Formato Evaluación de Gestión por...

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EVALUACIÓN DE GESTIÓN POR DEPENDENCIAS

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO VIAL

OFICINA DE CONTROL INTERNO

La Oficina de Control Interno, en desarrollo de las funciones establecidas en la Ley 87 de

1993 y de conformidad con la Ley 909 de 2004, sus decretos reglamentarios y de acuerdo

con los lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública y tomando

como insumo el informe consolidado del avance del plan de acción reportado por cada

proceso y consolidado por la Oficina Asesora de Planeación, procede a realizar el

correspondiente análisis y evaluación de los resultados de la gestión por dependencias para

la vigencia 2014, el cual consiste en el análisis de la información reportada en dichos planes

y como resultado la evaluación frente al cumplimiento de los compromisos establecidos y

la formulación de recomendaciones para la mejora.

Esta información deberá ser en tenida en cuenta para la evaluación del desempeño de los

servidores públicos, así como para la formulación de los acuerdos de gestión.

DEPENDENCIA A EVALUAR: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

3. OBJETIVOS INSTITUCIONALES RELACIONADOS CON LA DEPENDENCIA: Objetivo Institucional: Consolidar y Modernizar Organizacionalmente la UMV - Fortalecer la Gestión Institucional de la UMV

4. COMPROMISOS ASOCIADOS AL CUMPLIMIENTO DEL

OBJETIVO INSTITUCIONAL

5. MEDICIÓN DE COMPROMISOS

5.1. INDICADOR

5.2. RESULTADO

(%)

5.3. ANÁLISIS DEL RESULTADOS

Estrategia 1: Reformular los elementos estratégicos de la UMV tomando como referente el Plan de Desarrollo Bogotá Humana.

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Acompañamiento en la formulación de los planes de acción anuales de los procesos.

30% 30%

La Oficina Asesora de Planeación presto el acompañamiento programado en la formulación del Plan de acción del 100% de los procesos. Se realizó reformulación de los Planes de Acción en el mes de octubre de 2014. Así mismo la OAP realizo socialización sobre lineamientos para la formulación de los Planes de Acción para la vigencia 2015.

Seguimiento a la Ejecución presupuestal, a los planes de acción y a los proyectos de inversión

40% 39,8%

Las actividades propuestas para el cumplimiento de este compromiso son todas las relacionadas con la consolidación y análisis de indicadores, la aprobación de las viabilidades, la participación en la formulación de los proyectos de inversión y los seguimientos a los planes de acción 2014, el seguimiento a los proyectos de inversión y el registro de la información en el SEGPLAN. Asi mismo se programaron acciones relacionadas con la implementación del balanced scorecard y el cuadro de mando integral de la Alcaldía. En general las actividades propuestas fueron desarrolladas de acuerdo con lo programado, sin embargo la implementación del Balanced Scorecard fue suspendida, logrando tan solo un avance del 58% y la actualización del Tablero de Mando de la Alcaldía se logró en un 85%.

Fortalecimiento de los elementos del Sistema Integrado de Gestión

15% 15%

De acuerdo con los reportes de plan de acción de la vigencia 2014, se evidencia el desarrollo de las actividades propuestas para el fortalecimiento de los elementos del SIG

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Se evidencia mejora del proceso a través de la actualización del procedimiento de planes de acción, en el cual se unieron los formatos de planes de acción con el de programación y seguimiento.

Atención a los requerimientos de mejora continua

15% 15%

En esta actividad se reportaron las actividades realizadas en el marco de los hallazgos de la Contraloría de Bogotá.

Estrategia 2: Estrategia: Implementar el Sistema Integrado de Gestión en el marco de la norma NTD-SIG 1000 de 2011

Apropiación, fortalecimiento y consolidación del sistema integrado de gestión de la Entidad.

42% 41,0%

Para el logro de este compromiso la Oficina Asesora de Planeación propuso dos actividades. -Socialización y sensibilización sobre la Implementación de los Requisitos de la NTD SIG 001:2011, cumplimiento del 100% a esta actividad.

-Hacer seguimiento a las actividades formuladas por la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional (DDDI) para la vigencia, las cuales contienen aspectos de los subsistemas de gestión en algunos procesos, dentro de 56 acciones. Cumplimiento de esta actividad 95% de acuerdo con el reporte entregado por la OAP.

Planificación, armonización, seguimiento y control de los componentes del SIG.

43% 43%

Las actividades propuestas para este compromiso estuvieron enfocadas al acompañamiento a los procesos en la actualización del manual de procesos y procedimientos y de los indicadores de gestión cuando así lo requirieran los responsables de los procesos. Así mismo se propuso la revisión de la guía de administración del riesgo y la actualización del manual de SIG. De acuerdo con el reporte del Plan de acción, las actividades fueron realizadas al 100% y en la intranet de

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la entidad se observa el cumplimiento de estas actividades. Es necesario fortalecer el componente de acompañamiento a los procesos en la actualización y mejora de la documentación del Sistema de Gestión.

Armonización de los procesos y procedimientos en el marco de la Ley antitrámites, del Estatuto Anticorrupción y demás normas vigentes.

15% 15%

Se realizó el mapa de riesgos de corrupción y su correspondiente publicación en los tiempos establecidos. Se realizaron las socializaciones programadas en el Plan de Acción y adicionalmente las actividades programadas en el marco del PREMI y actividades lideradas por la Veeduría Distrital. Sin embargo se evidencia desconocimiento de los servidores de la Entidad (de planta y contratistas) en relación a estos riesgos.

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6. EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LOS COMPROMISOS DE LA DEPENDENCIA: Se observa que la reformulación de los Planes de Acción de los procesos fue realizada en el mes de octubre, fecha en la cual ya habían transcurrido las tres cuartas partes del plazo de ejecución. Se observan debilidades en el seguimiento que realiza la Oficina Asesora de Planeación a los planes de acción de los diferentes procesos en cuanto a la verificación de los soportes del avance a las actividades reportadas. La presentación de la Información para la elaboración del Informe de Gestión por Dependencias fue inoportuna debido a las debilidades en la consolidación de la información en el seguimiento de las actividades. La actividad definida en todos los planes de acción, relacionada con la actualización y verificación de los indicadores no es clara, cuando se realiza su lectura se entiende la “actualización de los indicadores” como una reformulación de los mismos, sin embargo de acuerdo con lo manifestado por servidora de la OAP esta hacer refkerencia al reporte periódico de los indicadores. Se observan debilidades en el procedimiento de Control de Documentos y en la herramienta tecnológica utilizada para la administración de la documentación del Sistema Integrado de Gestión. Durante la ejecución de la auditoria interna al proceso gestión financiera se identificó que la documentación de este proceso publicada en la intranet no era la vigente. El tiempo para el proceso de aprobación de los documentos es demasiado largo desde que se radica la solicitud en la Oficina Asesora de Planeación, hasta que son publicados en la Intranet.

7. RECOMENDACIONES DE MEJORAMIENTO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO: Se recomienda solicitar a los procesos los soportes de la información reportada en los planes de acción con el fin de facilitar la verificación de la veracidad de los reportes de avance. Para facilidad de seguimiento y consulta, se recomienda generar informes de seguimiento al Plan de Acción acumulados en cuanto a la relación de actividades realizadas y los soportes de las mismas. Se recomienda revisar la operatividad de la herramienta tecnológica utilizada para la administración de la documentación del Sistema Integrado de Gestión. Se recomienda optimizar las actividades de revisión y aprobación de documentos por parte de la Oficina Asesora de Planeación. Así como la Herramienta Tecnológica. Se recomienda que los documentos tales como caracterización de proceso, procedimientos, manuales e instructivos de los procesos sean publicados en pdf.

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Es necesario que se revise el procedimiento de identificación y control de producto no conforme y que se establezcan responsabilidades frente al mismo. Se recomienda que se evaluén las funciones del laboratorio y posibilidad de crear un proceso de control de calidad que permita tener un control real de los productos no conformes identificados, el tratamiento que requieren y la estadística con el fin de emprender acciones de mejora.

DEPENDENCIA A EVALUAR:

SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE MEJORAMIENTO DE LA MALLA VIAL

3. OBJETIVOS INSTITUCIONALES RELACIONADOS CON LA DEPENDENCIA: Objetivo Institucional: Mejorar la Malla Vial Local priorizada a partir de los Presupuestos Participativos fortaleciendo la participación ciudadana.

4. COMPROMISOS ASOCIADOS AL

CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO INSTITUCIONAL


5.1. INDICADOR

5.2. RESULTADO

(%)


Estrategia 1: Identificar y aplicar instrumentos de participación ciudadana para la Planificación que contribuyan al Desarrollo de la Malla Vial Local.

Gestión técnica de la malla vial local 25% 24,6%

Según reporte entregado por la OAP algunas actividades no se realizaron al 100%

Asistencia técnica 20% 20%

Algunas actividades no se cumplieron al 100%

Investigación Estratégica y aplicación de nuevas tecnologías

25% 18,7%

Según reporte de la OAP algunas actividades no se ejecutaron al 100% la actividad de efectuar seguimiento y reporte sobre el avance en la aplicación de nuevas tecnologías grano de caucho reciclado y otras no presento avance, según RESOLUCION 6981 de 2011.


15% 13,9%

Según información entregada por la OAP Las actividades se cumplieron al 100% pero en el reporte de porcentajes presentados en las casillas 15% y 13.9% no se cumple presenta inconsistencia

Atención a los requerimientos de mejora continua 15% 15%

Las actividades se cumplieron al 100%

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Estrategia 2: Atender y mantener la demanda actual de bienes y servicios.

Apoyar en la realización del estudio de factibilidad de los productos y/o servicios a comercializar por la UAERMV que permitan continuar con la política de mantenimiento de la malla vial local

31% 31%

Para el logro de este compromiso, se establecieron seis actividades con los siguientes productos: un documento con los productos y/servicios identificados, un documento con posibles productos o servicios que podría ofrecer la entidad, un estudio de mercado, una socialización de los documentos y la actualización de la información contenida en portafolio de servicios, de acuerdo con el reporte de plan de acción de proceso de Comercialización a 31 de diciembre de 2014 estas actividades fueron realizadas al 100% - Compromiso cumplido.

Diseñar y aplicar las estrategias necesarias que garanticen el desarrollo de na gestión comercial y de mercadeo eficiente, que permitan la obtención de beneficios para la UAERMV en las contrataciones y/o convenios que se celebren

39% 39%

Las actividades desarrolladas por el proceso de comercialización estuvieron enfocadas a mejorar el diseño del portafolio de servicios, organizar y mantener actualizada una base de datos, con la información de los insumos requeridos para desarrollar las actividades propias de la Entidad, la elaboración de un manual de estrategias comerciales y una encuesta de percepción. De acuerdo con el reporte de Plan de Acción presentado por el proceso a la OAP, el cumplimiento de este compromiso fue del 100%.


15% 15%

De acuerdo con el reporte suministrado por la OAP a 31 de diciembre de 2014 se reporta un avance del 100% que tiene una ponderación del 15% para la estrategia definida. Se observa actualización de la caracterización y creación del procedimiento Estudio del Sector; los procedimientos CSE-PR-001 Procedimiento D-A-E de Estrategias de Comercialización y CSE-PR-002 Procedimiento Atención

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al Cliente son de fecha 2012, aunque se reporta al 100% de cumplimiento, aún se encuentran en revisión. En relación a los indicadores de gestión la actividad propuesta fue la actualización de los indicadores, sin embargo la actividad reportada hace referencia a la medición de los indicadores.


15% 15%

El reporte del Plan de Acción registra cumplimiento del 100% de las actividades propuestas en el plan de mejoramiento del proceso. Sin embargo la Oficina de Control Interno no ha recibido reporte que soporte el cumplimiento de este Plan de Mejoramiento.

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6. EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LOS COMPROMISOS DE LA DEPENDENCIA: Estrategia No. 1 - Algunas actividades no se cumplieron al 100% - No se evidencio avance en la aplicación de mezcla asfáltica con asfalto con grano de caucho reciclado GCR como se registró en el avance del plan de acción entregado a la OAP, según lo establecido en la Resolución 6981 de 2011. -Cambio de tipo de intervención según lo priorizado y lo ejecutado. Estrategia No.2 - En general los compromisos establecidos en el Plan de Acción se cumplieron de acuerdo con lo

programado. - Se observa que la documentación del proceso no se encuentra actualizada al 100%, a la fecha los procedimientos CSE-PR-001 Procedimiento D-A-E de Estrategias de Comercialización y CSE-PR-002 Procedimiento Atención al Cliente se encuentran en proceso de revisión por parte de la OAP.

7. RECOMENDACIONES DE MEJORAMIENTO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO: Estrategia No. 1 - Revisar y actualizar las actividades de las acciones estratégicas si se requiere. - Mantener continua comunicación con las diferentes dependencias para un control efectivo de la información - Actualización, implementación, y socialización de formatos de calidad cuando se requiera - Coordinar con las diferentes dependencias la base de datos de las intervenciones programadas y ejecutadas, para consolidar dicha información real de las intervenciones - Generar canales de comunicación expeditos entre las áreas involucradas desde la planificación hasta la ejecución de las obras. Estrategia No.2 - Es importante resaltar, que la responsabilidad del Dueño del proceso en la actualización de la

documentación del Sistema Integrado de Gestión, va hasta la publicación de la Información en la herramienta tecnológica con la que dispone la Entidad, por esta razón se recomienda, hacer seguimiento a la revisión y aprobación que hace la OAP para su posterior publicación.

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SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE INTERVENCIÓN DE LA MALLA VIAL – GERENCIA DE PRODUCCIÓN



CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO

INSTITUCIONAL


5.1. INDICADOR 5.2. RESULTADO (%)


Estrategia 1: Administrar haciendo buen uso de los recursos de la entidad, de manera transparente, coordinada y efectiva con prácticas amigables con el medio ambiente, asegurando.

Organización de los procedimientos que garantice el control de los costos de producción.

10% 10%

Según registro entregado por la OAP, no se evidencio procedimiento de la conformación de los precios unitarios de productos fabricados por la Entidad. Esta actividad fue reprogramada en el mes de Octubre.

Evaluación e implementación de tecnologías apropiadas.

15% 15%

Se cumplió según lo programado.

Implementación de procedimientos del control de la calidad de insumos y productos.

15% 15%


Fortalecimiento y desarrollo de la capacidad operativa.

30% 27,1%

El compromiso no se cumplió en su totalidad. Quedó pendiente el arranque de la planta en el mes de enero de 2015. Las demás actividades se ejecutaron según lo programado.

Fortalecimiento de los elementos del Sistema Integrado de Gestión 15% 15%


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Atención a los requerimientos de mejora continua 15% 15%


Estrategia 2: Fortalecer la capacidad operativa de producción modernizando y tecnificando el proceso.

Fortalecimiento de la capacidad operativa y desarrollo de tecnologías limpias y amigables con el medio ambiente.

17% 17%


Implementación de un programa de mantenimiento que mejore el uso continúo de los bienes, maquinaria y equipos.

8% 8%


Desarrollo de un sistema de información que permita a la entidad conocer en tiempo real la operación de la maquinaria y equipos.

18% 18%


Fortalecimiento del recurso humano para garantizar operación segura, óptima y oportuna de la maquinaria y equipos de la unidad.

15% 15%


Mejoramiento continuo de la infraestructura de producción y de planta física de la unidad.

10% 5,8%

Esta actividad se encuentra suspendida.

Fortalecimiento de los elementos del Sistema Integrado de Gestión.

17% 17%


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6. EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LOS COMPROMISOS DE LA DEPENDENCIA: Estrategia No 1 -No se evidencio el procedimiento de conformación de los precios unitarios de productos fabricados por la Entidad. - Se han diligenciado los formatos establecidos por la OAP desde el mes de septiembre - Se adquirió la planta de producción de mezcla asfáltica en caliente - Se adquirió la planta de concreto ubicada en la mina la Esmeralda - El mapa de riesgos y anticorrupción del año 2014 no fue actualizado. - Se presentó y aprobó el plan de mejoramiento enviado del proceso - Se dio cumplimiento al seguimiento y solución al plan de mejoramiento de la contraloría. - Se observa que la estrategia registrada en el reporte de avance de plan de acción del proceso de producción con corte a 31 de diciembre de 2014, no corresponde a la definida en la Planeación Estratégica de la Entidad para el proceso de producción. Estrategia No. 2 - Los resultados de los indicadores de compromiso guardan equivalencia con lo formulado en el plan de acción.

7. RECOMENDACIONES DE MEJORAMIENTO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO: - Ajustar el mapa de riesgos y anticorrupción vigencia 2015 a los requerimientos del proceso - Mantener la información actualizada del proceso - Mantener continua comunicación con las diferentes dependencias para un control efectivo de la información. - Actualización, implementación, y socialización de formatos del proceso cuando se requiera. - Tener control y manejo efectivo y a tiempo de la recolección de escombros en las intervenciones. - Mantener control efectivo de los materiales sobrantes en obra. - Mantener un control efectivo y confiable de los materiales despachados a obra. - Control y seguimiento a la ejecución de los contratos de recolección y disposición final de escombros. - Reparación y /o reubicación de las instalaciones de laboratorio, para continuar con el proceso de certificación. - Reseñar los equipos que se encuentran en el laboratorio. - Establecer protocolos de seguridad para abastecimiento de combustible cuando se requiera - Capacitación permanente del personas técnico de las obras - Cumplimiento en tiempo y respuesta del personal profesional encargado de los materiales enviados a obras y de las posibles novedades que se presenten en las diferentes intervenciones. - Mantener rutas de evacuación apropiadas y seguras para el personal que labora en el laboratorio - Mantener estricto control del personal manejo de material radioactivo que se manejen en los equipos de laboratorio. -Continuar con el seguimiento y mejora de los puntos de control establecidos en los procedimientos.

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SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE INTERVENCIÓN DE LA MALLA VIAL – GERENCIA DE INTERVENCIÓN




INSTITUCIONAL


5.1. INDICADOR

5.2. RESULTADO

(%)


Estrategia 1: Desarrollar prácticas que optimicen los recursos y mejoren las intervenciones de la malla vial, garantizando el cumplimiento del mandato ciudadano sobre la priorización de vías.

Optimización de la calidad de las obras definiendo, analizando y mejorando los Procesos de Constructivos y de Control.

35% 33,9%

En el desarrollo de la auditoria, se evidencio que el plan de acción propuesto por el proceso no era el mismo que reposa en los archivos de la OAP, de las cinco actividades propuestas se evidencio que no hubo registro de las capacitaciones de personal de intervención, no se realizo seguimiento y control de calidad de las obras después de la intervención según reposan archivos en la OCI, la actividad propuesta de Revisar, actualizar e implementar el plan de calidad del proceso no fue desarrollado en el plan de acción. Las actividades no se cumplieron al 100%

Articulación entre las diferentes dependencias que participan en la Planeación e Intervención de la malla vial.

25% 22,0%

Las actividades no se cumplieron al 100%

Fortalecimiento del Control de los Costos de Intervención de la malla

10% 9,0% En la auditoría realizada La actividad de realizar seguimiento y control de los recursos utilizados en obra, no se

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vial. presento el costo por segmento (CIV) de las vías del Convenio 1292, no se cumplieron las actividades al 100%

Fortalecimiento de los elementos del Sistema Integrado de Gestión 15% 15%

En la actividad de actualización y/o verificación de la documentación del proceso, se verifico que los formatos no se encontraban actualizados., la actividad no se cumplió al 100%


15% 15% No se cumplió la actividad al 100% hallazgos sin cerrar.

6. EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LOS COMPROMISOS DE LA DEPENDENCIA: - Las actividades formuladas en el plan de acción no se cumplieron al 100% - La capacitación al personal de intervención debe ser realizada previa a la ejecución de las obras. No se evidencio registro de las mismas. - No se realizó visitas de control de calidad de ejecución de las obras, después de realizada la intervención. - Se verifico cambio del tipo de intervención de los segmentos priorizados vs. Ejecutados. - No se evidencio el costo por segmento del convenio 1292. - El seguimiento y solución al plan de mejoramiento de la contraloría no se cumplió aún persisten hallazgos

7. RECOMENDACIONES DE MEJORAMIENTO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO: -Mantener continua comunicación con las diferentes dependencias para un control efectivo de la información. -Realizar seguimientos técnicos después de la intervención para verificación de calidad de las obras - Actualización, implementación, y socialización de formatos de calidad cuando se requiera. - Capacitación técnica permanente al personal de obra. - Cumplimiento en tiempo y respuesta del personal profesional encargado de las obras relacionadas con las posibles novedades que se presenten en las diferentes intervenciones. - Tener control en el manejo adecuado de escombros y disposición final de estos. - Establecer protocolos de seguridad en los sitios de obra cuando se requiera. - Coordinar con las diferentes dependencias la base de datos de las intervenciones programadas y ejecutadas, para consolidar dicha información real de las intervenciones.

DEPENDENCIA A EVALUAR: SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE INTERVENCIÓN DE LA MALLA VIAL – GERENCIA DE GESTIÓN SOCIAL, AMBIENTAL Y DE ATENCIÓN AL USUARIO

3. OBJETIVOS INSTITUCIONALES RELACIONADOS CON LA DEPENDENCIA:

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Objetivo Institucional: Mejorar la Malla Vial Local priorizada a partir de los Presupuestos Participativos fortaleciendo la participación ciudadana.



INSTITUCIONAL




Estrategia 1: Fortalecer las relaciones comunidad - gobierno - ambiente, mediante la construcción colectiva de la política de mantenimiento de la malla vial local.

Apoyo a la Subdirección de Mejoramiento para estimular la participación del sector comunal y comunitario en el mantenimiento de la malla vial local.

6% 6%

Para el logro de este compromiso se programaron 3 actividades (Encuentros comunitarios, Diseño de material publicitario y reuniones con las alcaldías locales), en reporte de plan de acción presentado por los responsables de los procesos a la OAP con corte a 31 de diciembre de 2014, se observa que el cumplimiento de estas actividades fue satisfactorio. La OCI realizó auditoria al proceso a corte junio de 2014, en la cual detecto que frente a estas actividades no se encontraron las evidencias suficientes, de acuerdo con lo manifestado por el servidor auditado esto debido al desorden del archivo.

Fortalecimiento del control social de los veedores del proceso de cabildos de priorización de inversión de mantenimiento de la malla vial local.

16% 16%

Para este compromiso se determinaron 3 actividades (encuentros con veedores, reuniones con organizaciones y encuestas de satisfacción), en reporte de plan de acción presentado a la OAP con corte a 31 de diciembre de 2014, se observa un cumplimiento del total.

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Se evidencia debilidades en el reporte del plan de acción en las columnas programado-ejecutado

Generación de acciones pedagógicas y de intervención social que mejoren los niveles de apropiación de la calle por parte de la comunidad.

11% 8,0%

Para este compromiso se fijaron 4 actividades, (talleres de sensibilización, Compilar los imaginarios de la comunidad, Diseño e impresión de una cartilla,) las cuales fueron reportadas por el responsable del proceso a la OAP, a corte 30 de diciembre. Según el avance presentado, se cumplieron 2 actividades conforme a lo programado. La actividad relacionada con Diseño e impresión de una cartilla pedagógica del uso y cuidado de la vía, no se ejecutó y se encuentra reformulada en el plan de acción. En la auditoria interna realizada por la OCI en el mes de junio de 2014, se evidenció que las actividades no se ejecutaron de acuerdo a los plazos programados.

Fortalecimiento de los canales de comunicación interna para socializar la gestión de la Unidad, que coadyuve en la articulación de sus dependencias. 4% 3,1%

Para cumplir este compromiso se establecieron 6 actividades (Generar y desarrollar campañas internas, Diseñar e imprimir cartilla o folleto institucional, Producir un video o documental institucional, Apoyar y atender las diferentes solicitudes de comunicación las dependencias de la UMV, Realizar revista o periódico

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virtual de la UMV, Gestionar contrato pantallas virtuales), las cuales fueron reportadas con corte a 30 de diciembre. Según los porcentajes presentados, se cumplieron las actividades en un 100%. Se observa que en la reformulación del plan de acción hay una actividad que no se ejecuto, (Diseñar e imprimir cartilla o folleto institucional (Manual de Comunicaciones).

Posicionamiento de la política de mantenimiento de la malla vial local, frente a la ciudadanía por medio de campañas, acciones sociales y participación ciudadana, en articulación con las entidades que forman parte de ésta.

16% 15,6%

Para cumplir este compromiso se señalaron 8 actividades (Generar y desarrollar campañas o actividades de comunicación, Incentivar la sintonía interna del programa de radio, Actualización de la Página WEB, Fortalecimiento del uso de las Redes Sociales, Gestionar instrumentos de medición, Realizar programa de televisión, Planear, gestionar y ejecutar las diferentes acciones para la entrega de las vías, Participar y articular reuniones), en reporte de plan de acción presentado, con corte a 31 de diciembre de 2014, se observa que el cumplimiento de estas actividades fue satisfactorio. En la reformulación del plan de acción hay una actividad que no se ejecutó. (Gestionar instrumentos de medición de la efectividad de los diferentes medios de comunicación empleados en

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la difusión de la política de la malla vial local).

Fortalecimiento del Plan Institucional de Gestión Ambiental -PIGA - Fortalecimiento del Programa de Implementación del Plan de Manejo Ambiental - PIPMA.

11% 11%

Para alcanzar este compromiso se fijaron 23 actividades relacionadas con Elaboración Programa de PIGA, Ahorro y Uso Eficiente del Agua, Ahorro y Uso Eficiente de la Energía, Gestión Integral de Residuos, Plan de Manejo de RCD, Prácticas Ambientales Sostenibles, Consumo Sostenible y Programa de Mejoramiento de la Calidad del Aire. En reporte de plan de acción presentado a la OAP con corte a 31 de diciembre de 2014, se observa que las actividades se cumplieron satisfactoriamente. En la auditoria interna realizada por la OCI en el mes de junio de 2014, se observo la actividad referente a Adelantar la gestión para la realizar una caracterización de los vertimientos en la sede calle 3., no se cumplió, según lo manifestado por el auditado se hizo el estudio previo pero no se ha contratado por falta de presupuesto

Fortalecimiento de la Gestión Social y Atención al Usuario

6% 5,7%

Para el logro de este compromiso, se determinaron 5 actividades (Realizar Gestión Social, Elaboración Actas de Vecindad, Gestionar la realización de Talleres, Aplicar Encuestas de

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Satisfacción a los Usuarios, Recepcionar y tramitar las quejas y solicitudes de los usuarios), en reporte de plan de acción presentado por los responsables de los procesos a la OAP con corte a 31 de diciembre de 2014, se observa que el cumplimiento de estas actividades se cumplió. Se observa que la actividad relacionada con Gestionar la realización de Talleres sobre Mecanismos de Participación Social, Manejo y Resolución de Conflictos dirigidos a los Gestores Sociales y trabajadores oficiales (cuadrillas). No se ejecutó conforme a lo programado, en el mes de junio no se dio cumplimiento con la actividad.


15% 15%

Para cumplir este compromiso se determinaron 3 actividades, (Actualización y/o verificación de la documentación del proceso, Actualización y/o verificación del mapa de riesgos de gestión y anticorrupción, Actualización y/o verificación de los indicadores de gestión), en reporte de plan de acción presentado a la OAP con corte a 31 de diciembre de 2014, se observa que se cumplieron las actividades. En la auditoria interna realizada por la OCI en el mes

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de junio de 2014, se evidenció que los procedimientos del subproceso ambiental deben ser objeto de revisión y modificación, se utilizan formatos no aprobados por la OAP.


15% 15%

Para el cumplimiento de este compromiso se establecieron 2 actividades (Seguimiento y solución al plan de mejoramiento del proceso, Seguimiento y solución al plan de mejoramiento de la Contraloría), de acuerdo al reporte de plan de acción presentado a la OAP con corte a 31 de diciembre de 2014, las actividades se cumplieron en el 100%. En la auditoria interna realizada por la OCI, se evidenció que las acciones de mejora establecidas en el plan de mejoramiento de la auditoria anterior se cumplieron. En cuanto al cumplimiento de las acciones planteadas con la Contraloría de Bogotá, el plan de mejoramiento no se ha cumplido en el 100%.

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6. EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LOS COMPROMISOS DE LA DEPENDENCIA:

- Frente al plan de acción evidencio que: - Las actividades no se ejecutaron según lo programado, ni en las fechas establecidas

programadas, - Falta talleres de sensibilización en los frentes de obra, - No se tiene el personal en los diferentes frentes de obra para cumplir las actividades,

algunos procedimientos deben ser objeto de revisión y modificación, - Falta de presupuesto para cumplir con las actividades propias del proceso, algunos

formatos (subproceso ambiental, social y atención al usuario) no están aprobados, deben ser objeto de revisión, no se ha cumplido con el hallazgo suscrito con la Contraloría de Bogotá

- Falta obtener el permiso de emisiones atmosféricas por parte de la CAR y se está incumpliendo la norma.

7. RECOMENDACIONES DE MEJORAMIENTO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO:

Que el proceso GASA, tengan en cuenta los percances que no permitieron el cumplimiento de las actividades planteadas en el plan de acción 2014 para la formulación del plan de acción de 2015, acorde a la situación real y los recursos existentes.

Revisar y actualizar los procedimientos del subproceso ambiental los cuales deben estar aprobados por la OAP.

Socializar con todos los involucrados en el proceso GASA las modificaciones realizadas con el fin de reflejar la mejora continua del proceso.

Agilizar el proceso de contratación en la Secretaria General y posteriormente adelantar las gestiones ante la CAR, para obtener el permiso del funcionamiento de la planta la mina la esmeralda, para cumplir con el plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría de Bogotá.

Gestionar ante la alta dirección la reorganización del este proceso de acuerdo a la misionalidad y a las funciones, por cuanto en el Acuerdo 11 de 2010 en el artículo 11, no figura el Subproceso de Comunicaciones.

Evitar rotación de personal por seguridad ante la comunidad, generando riesgo, toda vez que se puede utilizar el nombre de la Entidad con fines personales.

Revisar y actualizar la caracterización del proceso de manera que se involucren todos los aspectos de los subprocesos Ambiental y Social y Atención al Usuario, la cual de estar aprobada por la OAP.

Revisar los procedimientos del subproceso ambiental, teniendo en cuenta las modificaciones realizadas en el programa de gestión ambiental según Resolución 242 de 2014, (programa consumo sostenible y programa de implementación de prácticas sostenibles).

Revisar y modificar los formatos de los subprocesos Ambiental, Social y de Atención al Usuario, los cuales deben estar aprobados por la OAP. Utilizar los formatos aprobados por la OAP.

La base de datos que contiene el subproceso de comunicaciones, se actualice permanentemente, con el fin de que la información que se va a socializar llegue a todos

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los funcionarios y contratistas.

Involucrar a los profesionales de los 3 subprocesos en la revisión y modificación de los procedimientos y formatos.

Organizar el archivo de gestión según las normas archivisticas.

Revisar, modificar los indicadores del proceso.

Establecer un protocolo de seguridad y capacitación a los operarios sobre el uso adecuado de los EPP, sensibilizar continuamente a los trabajadores en temas relacionados con salud ocupacional - accidentes, enfermedades profesionales.

Exigir el cumplimiento de los PMT en los frentes de obra, verificar continuamente los cerramientos, toda vez que en algunos frentes de obra se encuentran deteriorados y esto genera posible riesgos de accidentes a los residentes y trasuntes del sector.

Verificar continuamente que la maquinaria ubicada en los frentes de obra posean equipo de seguridad y carreteras.

Constatar continuamente que los sumideros se encuentren protegidos.


SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE INTERVENCIÓN DE LA MALLA VIAL

3. OBJETIVOS INSTITUCIONALES RELACIONADOS CON LA DEPENDENCIA: Objetivo Institucional: Atender la construcción y el desarrollo de obras específicas que se requieran para complementar la acción de otros organismos y entidades. Estrategia 1: Coordinar y desarrollar acciones que complementen la función de otras entidades distritales para la atención de emergencias, la mitigación de riesgos y la demolición de inmuebles por amenaza de ruina.




5.1. INDICADOR

5.2. RESULTADO

(%)


23

Fortalecer la reducción de la vulnerabilidad ciudadana con obras de mitigación

45% 37,2%

Para este compromiso las actividades a desarrollar estuvieron enfocadas en la Coordinación de la disponibilidad predial para la ejecución de las obras con el FOPAE, la Caja de Vivienda Popular y la Secretaria de Gobierno. El producto definido para esta actividad fue treinta (30) predios adquiridos o con promesa de compraventa. La actividad se reporta realizada al 100%. En cuanto a la realización de tres estudios y diseños de obras y la liquidación de 10 convenios. Se reporta un avance del 30%. Lo cual implica incumplimiento en esta actividad. En lo relacionado con la planeación, seguimiento, control a la ejecución y liquidación de los obras y la Planeación, seguimiento y control de mantenimiento preventivo de vías rurales con un componente de Bioingeniería, las actividades se reportan en un 100%

24

Fortalecimiento del Plan Institucional de Respuesta de Emergencias-PIRE que garantice una atención efectiva, eficiente y eficaz a las emergencias que se presenten en el Distrito.

15% 15%

De acuerdo con el reporte de seguimiento al Plan de Acción, en el marco de esta actividad se realizó la actualización del PIRE - Plan Institucional de Respuesta a Emergencia y se atendieron las tres emergencias presentadas en los meses de junio y diciembre por restitución de espacio público a través de convenios suscritos. Así mismo en los meses de enero, febrero, marzo, junio, julio, agosto, septiembre y Octubre a través de convenios interadministrativos suscritos se atendieron 5, 2 y 4 restituciones de espacio público, respectivamente.

Apoyo técnico a la demolición de inmuebles que amenazan ruina.

10% 10%

Esta situación no se presentó durante la vigencia 2014, lo cual no implica incumplimiento por parte del proceso, por cuanto se contó con la disponibilidad de recursos para atender las solicitudes que se hubieren presentado.


15% 13,8%

Las actividades relacionadas con este compromiso reportan un avance adecuado para el proceso, sin embargo, en las actividades relacionadas con la actualización de los procedimientos se observa que no se especifica cuáles son los documentos que fueron actualizados y en la verificación realizada en la intranet de la documentación del SIG, aún se encuentran publicadas las versiones aprobadas en el vigencia 2012 a excepción de la caracterización del proceso que fue aprobada en diciembre de 2013.

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15% 11,6%

En el marco de este compromiso se realizaron las actividades relacionadas con los hallazgos de la Contraloría las cuales se desarrollaron de acuerdo con lo solicitado. En cuanto al Plan de Mejoramiento del proceso, producto de la auditoria interna realizada en la vigencia 2013, no se han cerrado el 100% de las actividades propuestas.

6. EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LOS COMPROMISOS DE LA DEPENDENCIA: Se evidencia mejora del proceso en cuanto a la designación formal del Subdirector Técnico de Producción e Intervención como Directivo Responsable del Proceso de Apoyo Interinstitucional. Se observa incumplimiento del compromiso fortalecer la reducción de la vulnerabilidad ciudadana con obras de mitigación en cuanto a las metas: Realización de tres estudios y diseños de obras y Liquidación de 10 convenios; el cual reporta un avance del 30% sobre lo programado. Así mismo se evidenció falta de comunicación con el área financiera para la liquidación de los convenios por lo que la información no ha sido conciliada.

7. RECOMENDACIONES DE MEJORAMIENTO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO: Establecer canales de comunicación efectivos con el área financiera que garanticen la veracidad y confiabilidad de la información financiera de los convenios. Diseñar una estrategia y plan de choque para lograr la liquidación de los convenios. Revisar el 100% de la documentación del proceso y actualizar la que se requiera.

DEPENDENCIA A EVALUAR: SECRETARIA GENERAL

3. OBJETIVOS INSTITUCIONALES RELACIONADOS CON LA DEPENDENCIA: Objetivo Institucional: Consolidar y Modernizar Organizacionalmente la UMV - Fortalecer la Gestión Institucional de la UMV.

4. COMPROMISOS ASOCIADOS AL 5. MEDICIÓN DE COMPROMISOS

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Estrategia 1: Diseñar e implementar instrumentos para el desarrollo y fortalecimiento, capacitación y bienestar de servidoras y servidores públicos de la entidad.

Elaboración y ejecución de programas de bienestar social, capacitación y salud ocupacional conforme a las políticas de la Bogotá Humana y la normatividad legal vigente que conlleve al desarrollo del talento humano y el mejoramiento del clima organizacional.

50% 42,5%

Se realizan actividades relacionadas con espacios de integración, recreación y esparcimiento, informar de capacitaciones que dicten entidades estatales o contratadas por la Entidad, elaboración del PIC, acciones en salud ocupacional. Es de anotar que el proceso no cumplió lo relacionado con generar espacios para fomentar integración entre los servidores.

Fortalecimiento de la estructura administrativa de la Entidad

20% 20%

Se reformuló la actividad de proveer las vacantes existentes en la Entidad y se le quitó toda la ponderación. Esta actividad no tuvo ningún desarrollo durante el 2014. Las otras actividades tuvieron un avance adecuado.


15% 9,0%

El proceso no adelantó ninguna acción para la actualización y/o verificación de la documentación del proceso, por lo que la ejecución quedó en 0%. El proceso reporta los indicadores, sin embargo, no ha hecho

27

actividades para reformularlos o determinar que son los adecuados para el proceso, situación que se puso de presente por esta Oficina en el primer semestre de 2014.


15% 11,4%

No se cumplió cabalmente con la actividad, por cuanto el equipo dispuesto para esta labor presentó fallas técnicas.

Estrategia 2: Fortalecer las acciones de planeación, oportunidad y confiabilidad de la ejecución e información financiera.

Control y seguimiento presupuestal

40% 40%

A pesar de que cumplió con las actividades de la acción estratégica, no se evidencian informes mensuales de ejecución presupuestal.

Consolidación proceso contable 15% 15%

Se establece como cumplimiento de este compromiso el 100%. Sin embargo la actividad 2.4 “conciliar y verificar permanentemente los saldos contables con la información interna y externa no es real teniendo en cuenta que existen diferencias en los saldos de la operaciones entre las áreas de presupuesto contabilidad y tesorería.

Fortalecimiento de los elementos del sistema Integrado de gestión

15% 15%

El cumplimiento de esta estrategia no guarda concordancia con el indicador de cumplimiento.

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En la auditoría de fecha de cierre del mes de Diciembre no se habían actualizado y revisado los procedimientos del proceso, ni tampoco los indicadores.


15% 15%

El cumplimiento de las actividades de la estrategia de mejora continua no es congruente con el 100% de las actividades formuladas en plan de acción, teniendo en cuenta que no se cerraron seis (6) No conformidades formuladas en el Plan de Mejoramiento del proceso con cierre al 31 de Dic de 2014, Por lo que NO se cumplió con la actividad de seguimiento y solución al Plan de Mejoramiento del proceso Financiero.

Estrategia 3: Fortalecer el proceso de contratación de la Entidad.

Armonización del proceso de contratación con directrices de nivel central y las necesidades de la entidad.

20% 20%

Esta actividad se desarrolló de acuerdo a los requerimientos puntuales de la Entidad y se realizó por medio de socializaciones a los servidores públicos de la Entidad. Es necesario tener en cuenta que las actividades se desarrollaron primordialmente en el primer semestre del año.

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Fortalecimiento del proceso de planeación de la contratación requerida por la entidad

20% 20%

Esta estrategia se desarrolló por medio de 3 actividades: realizar la contratación de profesionales, convocar al comité de contratación y requerir a las dependencias para que envíe oportunamente los procesos de contratación. Se llama la atención por cuanto en algunos meses la ejecución de las actividades fue mayor a la programación, y en otros meses es bastante menor.

Fortalecimiento del registro de documentos en el expediente del proceso contractual.

15% 15%

Se desarrolla con la coordinación con la Financiera y supervisores de los contratos el completo archivo de los documentos en las carpetas de los contratos. No obstante el proceso reportó un avance en el 100%, durante la auditoría se pudo establecer que no se está adelantando un solo archivo de los procesos contractuales de la Entidad, sino que se archivan por separado las órdenes de pago con sus soportes y en otro los contratos, por lo que no se trata de un avance real.

30

Capacitación a los funcionarios y contratistas de la Unidad.

15% 13,9%

No se cumplió lo relacionado con las jornadas de capacitación a los funcionarios y así lo reportó el proceso. En lo relacionado con reuniones internas en la Oficina de Contratación, no obstante se informó un cumplimiento del 100%, no existe evidencia ni actas de la reuniones y en la auditoría interna al proceso no se evidenció cumplimiento a esta actividad.


15% 15%

El proceso realizó las actualizaciones a los formatos y procedimientos del mismo.


15% 15%

Se hicieron los avances y seguimientos correspondientes a los planes de mejoramiento internos y de entes de control.

Estrategia 4: Garantizar la atención al ciudadano en la forma más humana, pertinente y oportuna.

Medición del grado de satisfacción de la Atención al ciudadano.

18% 17,9%

Para este compromisose establecieron 3 actividades (aplicación formatos encuestas ciudadanos, Verificar y descargar mensualmente las respuestas de los requerimientos, Determinar la cantidad de respuestas Vs. Los requerimientos),

31

conforme al avance del plan de acción entregado a la OAP a corte 31 de diciembre de 2014, se observa que se cumplieron satisfactoriamente 2 actividades, una actividad no se cumplió en el 100%:

Afianzar la cultura de servicio al ciudadano

18% 9,0%

Para cumplir esta acción se fijaron 2 actividades (Realizar talleres de sensibilización, Elaborar y publicar Tips de cultura de servicio al ciudadano), conforme al avance del plan de acción entregado a la OAP a corte 31 de diciembre de 2014, se observa que de las dos actividades se cumplió únicamente una.

Fortalecimiento de la figura del defensor ciudadano en las localidades del Distrito.

17% 8,5%

Para cumplir este compromiso se definió una actividad (Realizar actividades que permitan ayudar al ciudadano en proteger sus derechos frente a las respuestas de la administración), De acuerdo con el avance del plan de acción entregado a la OAP a corte 31 de diciembre de 2014, no se cumplió al 100%, el avance descrito en el plan no concuerda con la meta propuesta, no se establecieron

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actividades que permitan fortalecer la figura del defensor al ciudadano.

Generar informes de gestión del área

17% 17%

Para el logro de esta acción se determinaron 3 actividades (Reporte mensual de PQRS a la Alcaldía mayor y a la Oficina de Control Interno, Reporte adopción de estándares e indicadores, Informe mensual de solicitudes y requerimientos misionales), conforme al avance del plan de acción entregado a la OAP a corte 31 de diciembre de 2014, se observa que las actividades se cumplieron satisfactoriamente. Realizada la auditoria acorte mayo de 2014, se encontró que no se estaba cumpliendo con el reporte mensual de PQRS a la Alcaldía mayor y al OCI, conforme a las fechas establecidas.


15% 15%

En esta acción se precisaron 3 actividades (creación y/o Actualización documentación del proceso, Actualización y/o verificación del mapa de riesgos de gestión y anticorrupción del, Actualización y/o

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verificación de los indicadores de gestión), de acuerdo al avance del plan de acción entregado a la OAP a corte 31 de diciembre de 2014, se observa que las actividades se cumplieron satisfactoriamente.


15% 15%

Para el logro de este propósito se fijó 1 actividad (Seguimiento y solución al plan de mejoramiento del proceso), de acuerdo al avance del plan de acción entregado a la OAP a corte 31 de diciembre de 2014, se cumplió satisfactoriamente. Realizada la auditoria con corte mayo de 2014, se encontró que las no se atendieron las no conformidades plasmadas en la auditoría interna.

Estrategia 5: Fortalecer el desarrollo e implementación de las Tecnologías de la Información y la Comunicación TIC en el marco del Plan de Desarrollo Bogotá Humana.

Fortalecimiento del equipo profesional y técnico y la infraestructura de gestión y soporte técnico.

20% 20,1%

De acuerdo con el reporte con corte a 31 de diciembre de 2014 este compromiso fue realizado en su totalidad, en cuanto a esta estrategia se observa que además de medir la ejecución de las actividades propuestas, es necesario revisar la calidad del servicio

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prestado, es decir, ¿el soporte fue el adecuado? ¿Cuánto tiempo promedio hubo interrupción en los servicios de redes? ¿Qué tan satisfechos están los servidores con el servicio prestado?

Implementación de sistemas de información que permita la integración de información para toma de decisiones en tiempo real.

20% 16,0%

Para el logro de este compromiso se plantearon cuatro actividades con los siguientes productos: Un documento análisis de los Sistemas de Información, la actualización de las licencias de software con que cuenta la entidad, implementación del aplicativo ORFEO y el 85% de la Entidad con software libre instalado. En el reporte de plan de acción a 31 de diciembre de 2014 se evidencia que el documento de análisis de los sistemas de información no fue culminado, su avance corresponde al 50%, las licencias de software no fueron actualizadas en el 100% por falta de presupuesto. Así mismo se reporta un avance del 100% en la implementación del ORFE, sin embargo a la fecha, la correspondencia de la

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Entidad se sigue manejando en físico.

Implementación de sistemas de seguridad informática y planes de contingencia que garanticen la continuidad de la operación de la entidad y la recuperación de la información en caso de emergencias.

15% 14,9%

Las actividades propuestas en la vigencia 2014 para el logro de este compromiso estuvieron enfocadas a la actualización de políticas, procedimientos y planes de contingencia, realización de backups, mantener actualizados los dominios de correo electrónico, el firewall y el inventario de hardware y software. La actividad relacionada con los procesos de backup reporta un seguimiento del 96% por cuanto se presentan problemas con la capacidad de almacenamiento para realizar copias de seguridad de información sensible de la entidad. El Plan de acción reporta que se realizó actualización de la caracterización del proceso sin embargo la versión publicada en la intranet es del año 2013. En relación a las políticas de información

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y tecnología estas fueron remitidas a la OAP el día 5 de diciembre de 2014, pero a la fecha no está la versión definitiva. No han sido aprobadas.

Implementación de apoyos tecnológicos, informáticos y de comunicaciones que faciliten la gestión de la entidad.

15% 12,8%

Para este compromiso las actividades programadas fueron las siguientes: - Actualización de servidores y sistemas de almacenamiento. - Actualización de la red de datos y voz de la entidad. Estas actividades no fueron realizadas al 100%debido a disponibilidad presupuestal. La ampliación del Sistema de comunicaciones en la Mina La Esmeralda se logró realizar al 100%


15% 15,0%

Aun cuando esta actividad fue reportada al 100%. En la verificación realizada en la intranet la información no se encuentra actualizada al 100%. Es importante tener en cuenta que este compromiso implica cumplir con cada una de las etapas de procedimiento de

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control de documentos.


15% 14,6%

De trece no conformidades establecidas en la auditoria al proceso de sistemas de información y tecnologías se encuentran pendientes por cerrar dos. Según lo manifestado en el reporte de plan de acción debido a temas presupuestales. Se resalta que este plan de mejoramiento corresponde a la auditoría realizada en la vigencia 2013 y aún tiene acciones sin cerrar.

Estrategia 6: Modernizar, adecuar y mantener funcionales los bienes, maquinaria y equipos para la gestión de la Unidad de Mantenimiento Vial.

Administración de los bienes de propiedad de la entidad.

70% 58,1%

No se cumplió con el 100% de las actividades propuestas en los planes de acción de 2013-2014. Teniendo en cuenta que la actividad representa un 70% y su indicador muestra un 58.1% no es coherente con el cumplimiento teniendo i en cuenta que: No se ha levantado el inventario de los bienes al servicio. No se ha realizado la

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oficialización de la puesta en marcha del sistema TridentInterprice No se han enajenado los bienes inservibles de la entidad.


15% 15%

Se dio cumplimiento y de acuerdo a la No conformidad levantada en la auditoría ,solamente queda pendiente la actualización y verificación de los indicadores los cuales tienen un avance del 75% .


15% 13,5%

Es coherente con el indicador y ya se encuentra aprobado el plan de mejoramiento de la auditoría por la OCI.

Estrategia 7:Fortalecer la gestión documental de la entidad.

Apropiación e implementación de instrumentos técnicos, tecnológicos y administrativos del proceso de gestión documental.

20% 15,5%

El proceso no cumplió con actividades fundamentales, no recibió transferencias, ni adelantó capacitaciones en Orfeo y no remitió el informe anual de avance del SIGA para el segundo semestre del 2014.

Organización de los Archivos de Gestión.

20% 15,8%

El archivo de historias laborales está atrasado, no cuenta con el personal suficiente, por lo que no se cumplió con la meta establecida. En relación con organización del

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archivo de contratos, tampoco se cumplió la meta y el archivo no se encuentra al día con la totalidad de soportes de las cuentas de cobro.

Organización del fondo documental acumulado Secretaría de Obras Públicas y Administración del Archivo Central.

20% 5,8%

Se hace referencia a un ingeniero industrial, sin saber a que funcionario se hace referencia, por cuanto no hace parte del proceso. Las TRD no se están aplicando en la Entidad, no se ha brindado la capacitación correspondiente. Las demás acciones de esta estrategia, presentó pobres resultados durante el año, sin que los mismos puedan ser justificados.

Capacitación en gestión documental.

10% 4,2%

No se realizó capacitación alguna por el proceso durante el 2014.


30% 18,8%

La actualización de documentos no se realizó, esta actividad se cedió a la OAP sin que se haya concluido.

40

6. EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LOS COMPROMISOS DE LA DEPENDENCIA: Talento Humano: Para este proceso, se evidenció falta de reinducción a funcionarios y contratistas, las cuales no se tienen formalmente establecidas en la Entidad. De igual manera, no se ha tenido ningún avance en la digitalización de las hojas de vida de funcionarios, actividad que se encuentra dentro del mapa de riesgos del proceso. Gestión Financiera : Al verificar las actividades establecidas dentro de las estrategias formuladas en el Plan de Acción del proceso se observa que la calificación de cumplimiento establecido con corte al 31 de Diciembre de 2014 fue del 100%. Lo anterior no guarda equivalencia con ese cumplimiento teniendo en cuenta que las dos últimas auditorías realizadas al proceso dejaron nuevamente como reiterativo el incumplimiento del Plan de Mejoramiento Interno del proceso. Así mismo el ultimo seguimiento al Plan de Mejoramiento realizado al proceso Financiero estableció seis No conformidades sin cerrar, por lo que no se puede establecer que se dio cumplimiento a la estrategia de Fortalecimiento de los elementos del SIG y a la Atención a los requerimientos para la Mejora continua. Contratación: En la verificación efectuada por la Oficina, se evidenció que el archivo del proceso no se lleva de acuerdo con las normas establecidas por el archivo distrital, las órdenes de pago y los soportes no se archivan con el contrato. De igual manera, se estableció la necesidad de replantear indicadores del proceso por cuanto no son suficientes para la medición de avance del proceso. Se evidenciaron falta de controles para el seguimiento de las pólizas de los contratos en curso, lo que pudo generar que algunos contratos se ejecutaran sin contar con pólizas vigentes. Por último, se evidenció que el proceso no cumple de manera efectiva con lo consagrado en el D. 371 de 2010, por cuanto no existen espacios de retroalimentación, ni una matriz adecuada para determinar riesgos en los procesos de contratación. Sistemas de Información: Este proceso en general cumple con los compromisos establecidos en la estrategia de fortalecimiento e implementación de las tecnologías de información, sin embargo se evidenciaron debilidades en las actividades relacionadas con el desarrollo e implementación de software, es el caso del sistema de información SI CAPITAL y del sistema de información ORFEO que aunque se reporta en un 100% se evidencia que no se encuentra en producción en las diferentes dependencias. Así mismo, se observan debilidades en cuanto a la generación de back ups y retrasos en el sistema de información misional que se está desarrollando. Administración de bienes e Infraestructura: Teniendo en cuenta que el resultado final de la estrategia No 6 “Modernizar, adecuar y mantener funcionales los bienes, maquinaria y equipos para la gestión de la Unidad de Mantenimiento Vial”.

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Arrojó como resultado un 86.6% se encuentra ponderado muy alto teniendo en cuenta que aún se encuentra pendiente por realizar el levantamiento de Inventario total de los bienes de la entidad, el replaqueteo de los mismos, poner en funcionamiento el sistema de información TridentInterprice de los módulos de activos fijos y llevar a cabo la enajenación de los bienes inservibles de la Entidad. Se debe tener en cuenta que la acción estratégica representa el 70% del cumplimiento del Plan de Acción. Gestión Documental: El proceso no cumplió con el plan de acción para el 2014, no existe compromiso de la alta dirección con el avance del proceso, no se destinaron recursos para intervenir el FDA, que tiene un retraso e incumplimiento de más de 5 años, en el proceso no existe un funcionario o contratista que tenga el perfil adecuado para liderar la intervención. No se dictan capacitaciones a los auxiliares administrativos, no existen criterios unificados para el archivo de la Entidad, cada archivo de gestión tiene su propia forma de archivo. No existen controles sistematizados para la radicación de correspondencia interna en la Entidad.

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7. RECOMENDACIONES DE MEJORAMIENTO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO: Talento Humano: Se recomienda que las acciones incluidas en el mapa de riesgos de la Entidad, se encuentren en el plan de acción del proceso. Se recomienda mantener actualizada el archivo de las hojas de vida de funcionarios y trabajadores oficiales de la Entidad. De igual manera, se recomienda que en el archivo de hojas de vida, no se guarde documentación de otros procesos de la Entidad. Se recomienda que el proceso modifique y replantee la capacitación que se hace a nuevos funcionarios en la Entidad. De igual manera, se recomienda adelantar jornadas de inducción y reinducción para los contratistas de la Entidad. Se recomienda que los autos que se profieran dentro de los procesos disciplinarios que se adelantan en la Entidad, se expidan de manera ágil y oportuna, para evitar demoras injustificadas en los procesos. Gestión Financiera: Forlalecer y revisar los procedimientos y formatos establecidos y aprobarlos por el SIG Adelantar la depuración de los saldos de los Fondos de Desarrollo Local y conciliar con las tres áreas (Contabilidad ,presupuesto y Tesorería los saldos con el fin de tener un saldo real de los dineros que se encuentran en los bancos de la Tesorería. Conciliar al 100% los saldos de la Operaciones recíprocas. Realizar mensualmente informes de seguimiento a la Ejecución del Presupuesto por fuentes de los recursos y todos sus componentes a la Dirección para la toma de decisiones. Adelantar la liquidación de los rendimientos financieros de los Fondos de Desarrollo Local. Implementar un Sistema Integrado de información Financiera eficiente en línea para las tres áreas. Contratación: Se recomienda verificar los indicadores del proceso para que los mismos sean suficientes y midan realmente la gestión del proceso. Se recomienda hacer mas eficiente la liquidación de contratos, por cuanto la demora que en la actualidad se presenta puede generar mayores costos para la Entidad y eventuales procesos judiciales iniciados por contratistas. El proceso debe plantear el plan de acción para el 2015, con aquellas acciones que no cumplió en el 2014 y nuevas acciones teniendo en cuenta que lo programado debe buscar una mejora continua en el proceso y deben ser realizables. En el mapa de riesgos, se deben proponer acciones efectivas y adecuadas a los eventuales riegos del proceso. De igual manea, el proceso debe emplear los formatos vigentes. Se recomienda que las carpetas de los contratos estén actualizadas, con los soportes de cumplimiento del contrato, informes de ejecución, certificados de interventor o supervisor, soportes de cada informe, órdenes de pago, para poder evaluar el cumplimiento del contrato en conjunto con toda la documentación. Se recomienda establecer controles adecuados y oportunos para todo el trámite de pólizas de los contratos que celebre la Entidad, y así evitar demoras en inicio de los contratos y ejecución de contratos sin pólizas vigentes.

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Se recomienda dar un mayor grado de cumplimiento a lo establecido en el D. 371 de 2010, en especial, estableciendo una metodología para la determinación de riesgos previsibles, generar espacios para retroalimentar a los abogados, entre otros. Sistemas de Información: Se recomienda tener en cuenta la disponibilidad de recursos presupuestales para la formulación de las acciones en el plan de acción. Se recomienda fortalecer el componente de desarrollo de software en este proceso. Es importante que para el año 2015 se destinen recursos al fortalecimiento del equipo de oficina de la Entidad. Administración de Bienes e Infraestructura Continuar con la depuración de los Inventaros. Llevar a cabo la subasta de los bienes inservibles Depurar la base de datos de los bienes al servicio de los funcionarios Implementar el sistema de actualización de activos en TridentInterprice en conjunto con el área contable. Gestión Documental: Se recomienda replantear los indicadores, así como el plan de acción para el proceso, por cuanto el cumplimiento para el 2014 fue deficiente. Por lo tanto, se debe articular de una mejor manera la elaboración del plan de acción, con la planeación presupuestal y contractual del proceso. Se recomienda dar cumplimiento a la Resolución 666 de 2013 por medio de la cual se crea y reglamenta todo lo relacionado con el Comité de Archivo en la Entidad. Se recomienda verificar todos los procedimientos del proceso y levantar aquellos que no existen y son relevantes como el de conservación de documentos. Se recomienda establecer un plan de acción para la intervención del FDA, en la que se establezca el compromiso de la alta dirección con el desarrollo del proceso. Así mismo, se debe establecer un programa de gestión documental, en consonancia con el D. 545 de 2009. Se debe implementar de manera definitiva el sistema ORFEO para todas las comunicaciones de la Entidad, en especial, para la documentación interna, por cuanto no existen controles con la radicación y asignación de números de correspondencia interna.

DEPENDENCIA A EVALUAR: OFICINA ASESORA JURIDICA

3. OBJETIVOS INSTITUCIONALES RELACIONADOS CON LA DEPENDENCIA: Objetivo Institucional: Consolidar y Modernizar Organizacionalmente la UMV - Fortalecer la Gestión Institucional de la UMV Estrategia 1: Generar los mecanismos que permitan la prevención del daño antijurídico y el fortalecimiento de la asesoría jurídica.

4. COMPROMISOS ASOCIADOS AL CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO

INSTITUCIONAL




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Formular políticas para la prevención del daño antijurídico.

35% 34,1%

El proceso desarrolla esta acción, por medio de 3 actividades: capacitación sobre políticas de defensa judicial, control y seguimiento a los derechos de petición y reuniones del Comité de Conciliación. Al respecto, no se reportó seguimiento a los derechos de petición para el mes de diciembre. De igual manera, si bien se cumplió con el número de reuniones del Comité de Conciliación, no se hicieron dos reuniones mensuales como se establece en la Ley.

Fortalecimiento de la actividad normativa y conceptual.

35% 35%

Al respecto, se actualizó el normograma y se recibió capacitación sobre derechos de petición. Sin embargo, estas actividades no tuvieron avances periódicos durante todo el año.

Fortalecimiento de la Jurisdicción Coactiva.

15% 15%

Tan solo tiene una actividad de calificación de cartera, que se hace revisando cada uno de los expedientes. Al respecto, llama la atención que durante todo el primer semestre del año el proceso programó un 17% y tan solo ejecutó un 8%. Durante los meses de agosto y septiembre no

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realizó ninguna actividad y en octubre, cuando no se programó ningún porcentaje de avance, se ejecutó un 52%.

Fortalecimiento de los elementos del Sistema Integrado de Gestión. 15% 15%

El mapa de riesgos del proceso se encuentra actualizado.

Armonización del proceso de contratación con directrices de nivel central y las necesidades de la entidad.

20% 20%

Esta actividad se programó durante varios meses, cuando se pudo desarrollar en un solo mes. Adicionalmente, verificado el reporte hubo un mes en el que se programó el 25% y no hubo ejecución y otro en el que programado un 35%, se ejecutó el 50%.

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6. EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LOS COMPROMISOS DE LA DEPENDENCIA: El proceso no efectuó la calificación del contingente judicial para el último trimestre del 2014. Adicionalmente, no cuenta con funcionarios de planta suficientes para todas las labores que debe adelantar, por lo que debe recurrir a contratistas, lo anterior, genera que, por ejemplo, las carpetas de los procesos no estén al día. Adicionalmente, la verificación de términos procesales se hace por internet, lo que puede conllevar riesgos por pérdida de términos judiciales. El proceso tiene la función de realizar seguimiento a los derechos de petición de la Entidad, sin embargo, éste no se realiza a todas las solicitudes. De igual manera, el proceso no tiene función relacionada con contratación, sin embargo, realiza funciones de este tipo. Los casos que se someten al Comité de Conciliación muchas veces se presentan con premura, muy cerca de la fecha de celebración de la audiencia.

7. RECOMENDACIONES DE MEJORAMIENTO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO: Se recomienda al proceso que en las necesidades de contratación de personal, se tenga en cuenta que debe dar prioridad a atender la defensa judicial de la Entidad. Se debe convocar al Comité de Conciliación con la periodicidad establecida en la Ley. Los asuntos que se sometan al comité deben ser presentados con la antelación adecuada previendo así que en caso de suspensión o no realización de la audiencia, no se declare fallida la conciliación. Se deben proponer estrategias y herramientas para lograr un verdadero control a los derechos de petición radicados en la Entidad, informando periódicamente al Director de la Entidad aquellas solicitudes que no tienen respuesta, para que sean atendidas oportunamente. Se recomienda dar mayor celeridad y avance a los procesos de jurisdicción coactiva, evitando que se presente prescripción en los mismos.

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