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FORMATO INFORME DE SEGUIMIENTO EI-F22 Página 1 de 13 SEGUIMIENTO GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y DE GESTIÓN FECHA DEL INFORME: 15 de enero 2020 MARCO LEGAL: Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan las normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública” Ley 87 de 1993 “…normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos de estado…” Decreto Nacional 648 de 2017“Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, reglamentario único del sector de la función pública” Decreto 124 de 2016 “Por el cual se sustituye el Título IV de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto 1081 de 2015, relativo al “Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” Decreto 943 de 2014 “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI)” Documento “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano – Versión 2.” año 2015 Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas 1. OBJETIVOS Y ALCANCE DEL INFORME: OBJETIVO DEL INFORME: Presentar los resultados del seguimiento al tercer cuatrimestre de la vigencia 2019, a la identificación, análisis, evaluación y gestión de los riesgos de corrupción y de gestión de cada uno de los procesos del Instituto Distrital de Turismo, de manera que se identifiquen observaciones y oportunidades de mejora y se tomen las acciones pertinentes. ALCANCE: El presente informe corresponde al periodo comprendido entre 01 de septiembre al 31 de diciembre de 2019. 2. RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO Total Hallazgos: No conformidades: 0 y Observaciones: 3
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SEGUIMIENTO GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y DE GESTIÓN
FECHA DEL INFORME: 15 de enero 2020
MARCO LEGAL:
Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan las normas orientadas a fortalecer los mecanismos
de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control
de la gestión pública”
Ley 87 de 1993 “…normas para el ejercicio del control interno en las entidades y
organismos de estado…”
Decreto Nacional 648 de 2017“Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015,
reglamentario único del sector de la función pública”
Decreto 124 de 2016 “Por el cual se sustituye el Título IV de la Parte 1 del Libro 2 del
Decreto 1081 de 2015, relativo al “Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”
Decreto 943 de 2014 “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno
(MECI)”
Documento “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano – Versión 2.” año 2015
Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI
2014
Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas
1. OBJETIVOS Y ALCANCE DEL INFORME:
OBJETIVO DEL INFORME:
Presentar los resultados del seguimiento al tercer cuatrimestre de la vigencia 2019, a la
identificación, análisis, evaluación y gestión de los riesgos de corrupción y de gestión de cada
uno de los procesos del Instituto Distrital de Turismo, de manera que se identifiquen
observaciones y oportunidades de mejora y se tomen las acciones pertinentes.
ALCANCE:
El presente informe corresponde al periodo comprendido entre 01 de septiembre al 31 de
diciembre de 2019.
2. RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO
Total Hallazgos: No conformidades: 0 y Observaciones: 3
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NOTAS:
Las observaciones son aspectos que eventualmente pueden llegar a ser una No Conformidad.
Las no conformidades son incumplimiento de requisitos.
3. DESARROLLO DEL INFORME:
Para el presente seguimiento se tomó como información, la base de los riesgos de corrupción y
gestión identificados por cada uno de los procesos, dentro del aplicativo de riesgos, los cuales
fueron revisados y formulados por los procesos al principio de la vigencia 2019 junto con la
Oficina Asesora de Planeación.
Se observa que el IDT cuenta con 37 riesgos de los cuales 24 (equivalentes a un 65%) son de
gestión y 13 (equivalentes a un 35%) son de corrupción.
A. Descripción de Hallazgo: marque con una X según corresponda No Conformidad (NC); Observación (OB) HALLAZO
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGOS OB
S NC
x No se está describiendo adecuadamente que ocurre con las observaciones o desviaciones
resultantes de ejecutar el control.
x
No se están teniendo en cuenta las observaciones realizadas por parte de la Asesoría de
Control Interno, de acuerdo al último seguimiento a riesgos realizado en el mes de
septiembre.
x La herramienta de Riesgos IDT, lleva registros de vigencias anteriores con seguimientos
en ocasiones bastante extensos, los cuales dificultan la revisión y monitoreo
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Se analizaron los riesgos distribuidos entre los procesos así:
Se evidenció, que todos los líderes técnicos y líderes de procesos, realizaron el registro de
avance a las acciones programadas dentro de los mapas de riesgos.
Durante la evaluación que realizó la Asesoría de Control Interno, se revisaron los ajustes
realizados a los riesgos de acuerdo al anterior informe, el diseño de controles, el avance de
las acciones de tratamiento programadas.
Como resultado de este análisis, se observaron varios aspectos que deben tener en cuenta
los procesos, los cuales son relacionados de manera detallada en el archivo de Excel
denominado “Seguimiento riesgos de corrupción- 3er Cuatrimestre 2019”, anexo al
presente informe, así mismo a continuación se describe las observaciones encontradas:
PROCESORIESGOS DE
GESTIÓN
RIESGOS DE
CORRUPCIÓN
TOTAL
RIESGOS
Evaluación Institucional 2 1 3
Direccionamiento Estratégico 4 0 4
Asesoría de Comunicaciones 1 0 1
Gestión de Información
Turística1 1 2
Gestión de Destino
Competitivo y Sostenible2 1 3
Promoción y Mercadeo
Turístico de Ciudad2 1 3
Gestión del Talento Humano 2 1 3
Gestión de Bienes y Servicios 2 1 3
Gestión Financiera 2 1 3
Atención al Ciudadano 1 1 2
Control Interno Disciplinario 1 1 2
Gestión Jurídica y Contractual 1 2 3
Gestión Documental 1 1 2
Gestión Tecnológica 2 1 3
TOTAL 24 13 37
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OBSERVACION No. 1
a. Situación o condición observada:
Aunque se evidencia que algunos procesos realizaron ajustes a la observación del seguimiento de
riesgos realizado en el mes de septiembre, referentes al item OBSERVACIONES o
DESVIACIONES, se observa que un gran porcentaje no realizó los ajustes correspondientes, por lo
anterior se reitera la siguiente observación.
Se observa que algunos procesos no están indicando dentro de la descripción del Control que pasa
con las OBSERVACIONES o DESVIACIONES resultantes de ejecutar el control.
PROCESO
RIESGO
OBSERVACIONES O
DESVIACIONES RESULTANTES
DE EJECUTAR EL CONTROL
Gestión Jurídica
y Contractual
Direccionamiento en la adjudicación
del contrato o limitación de
proponentes
El no cumplimiento de revisión de los
procesos de selección ante el comité
de contratación
Gestión
Documental
Pérdida de documentos, en beneficio
propio o particular
Incumplimiento de las fechas de las
transferencias dispuestas en el
Cronograma establecido por Gestión
Documental y retrasos en los tiempos
previstos.
Control Interno
Disciplinario
Desarrollo de la función disciplinaria,
por omisión o acción, para beneficio
de un tercero o de sí mismo.
Sistema general de alertas del proceso
en etapas de terminación del proceso
y dos capacitaciones anuales en
prevención de la falta disciplinaria.
Gestión
Financiera
Alteración de documentos soportes
para trámite de pagos para favorecer a
un tercero.
Se realizan conciliaciones mensuales
con el fin de efectuar el cruce de
información de los hechos
económicos, originados en el
Almacén General, Nómina y
Tesorería.
Se efectúa el comité para realizar el
seguimiento y control de las
diferentes situaciones del proceso
GF-C01-V7.
No pago de las obligaciones adquiridas
por el IDT
Se realiza control con el propósito de
validar y revisar cada uno de los
documentos de pago, por parte de los
líderes del proceso de Gestión
Financiera.
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Gestión del
Talento Humano
Nombrar el personal del IDT sin el
cumplimiento de los requisitos
exigidos para el cargo.
Se puede evidenciar incumplimiento
de los requisitos.
Inadecuada gestión de los planes y
programas de talento humana
Incumplimiento de las actividades
programadas y/o planeadas.
Incumplimiento de los requisitos del
Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo.
Incumplimiento del plan de trabajo
propuesto.
Promoción y
Mercadeo
Turístico de
Ciudad
Insuficiente merchandising, para
realizar la promoción de la ciudad.
En los informes de ejecución del
contratista se verifica el
cumplimiento de los compromisos;
entre ellos la producción de
merchandising
Direccionamient
o Estratégico
Inadecuada identificación y valoración
de aspectos, impactos y requisitos
legales del SGA, aplicable a la
entidad.
La no actualización de la
normatividad y ajuste a las
actividades derivadas de los
programas ambientales y
administrativos, pueden generar
incumplimiento de las mismas.
Comunicaciones Incumplimiento en la gestión de las
comunicaciones internas y externas
por la falta de información oportuna y
suficiente suministrada por todas las
dependencias sobre las actividades que
cada una de ellas realiza.
“Retrasos en la ejecución de la
solicitud por parte de la Asesoría de
Comunicaciones
b. Criterio afectado: Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en
entidades públicas versión 4. Octubre de 2018 variables a evaluar para el adecuado
diseño de controles
Paso No. 5: El control Debe indicar que pasa con las observaciones o desviaciones
resultantes de ejecutar el control, como se describe en la siguiente imagen.
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c. Implementar corrección y acción correctiva: los procesos relacionados en el cuadro
anterior, deberán tomar acciones con el fin de actualizar en la descripción del control que
pasa con las observaciones y desviaciones resultantes de ejecutar el control.
OBSERVACION No. 2
a. Situación o condición observada: Se observa que la Asesoría de Control Interno, realiza
periódicamente los seguimientos a los controles definidos dentro de los procesos de acuerdo
a la normatividad definida, y como resultado de estos seguimientos se generan
observaciones para cada uno de los riesgos, sin embargo la mayoría de procesos no se está
acogiendo dichas observaciones ni realizando los ajustes correspondientes como se
evidencia en los siguientes casos:
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PROCESO RIESGO Observación generada por Control Interno en el anterior
seguimiento y que no fue revisada o ajustada
Gestión
Jurídica y
Contractual
Direccionamien
to en la
adjudicación
del contrato o
limitación de
proponentes
* No se logró evidenciar la clase o tipología del riesgo (Estratégico,
gerencial, operativo, financiero, tecnológico, de cumplimiento o de
imagen).
* Modificar la evidencia en la descripción del control por: el cargue de
documentos “Evaluación Jurídica proceso…” en la plataforma SECOP.
* Ajustar el ítem de OBSERVACIONES O DESVIACIONES
RESULTANTES DE EJECUTAR EL CONTROL, dentro de la
descripción del control, el cual describe “El no cumplimiento de
revisión de los procesos de selección ante el comité de contratación” ,
toda vez que este debe indicar qué pasa con las observaciones o
desviaciones resultantes de ejecutar el control.
Gestión
Documental
Fallas en la
operación del
módulo de
gestión
documental.
“Documentos sin la imagen digitalizada correctamente, incompleta, no
legible”, toda vez que este debe indicar qué pasa con las observaciones
o desviaciones resultantes de ejecutar el control.
**Se observa que el control "Revisión de la digitalización de las
imágenes de manera mensual de forma aleatoria ", no se encuentra
referenciada dentro de algún procedimiento o lineamiento, por tanto se
recomienda realizar los ajustes pertinentes.
Control
Interno
Disciplinario
Expedición de
decisiones por
fuera del
término
establecido en
la ley
** Partiendo de que debe existir un control para cada causa detectada,
es necesario, que se identifique un control para la causa "Insuficiencia
de personal para atender los trámites
disciplinarios en término.
** Ajustar el ítem de OBSERVACIONES O DESVIACIONES
RESULTANTES DE EJECUTAR EL CONTROL, dentro de la
descripción del control, el cual describe “Informe del sistema general
de alertas del procesos próximos a su terminación”, toda vez que este
debe indicar qué pasa con las observaciones o desviaciones resultantes
de ejecutar el control.
** Revisar el propósito del control el cual describe: "Verificar que las
solicitudes de material cumplan con las especificaciones técnicas para
su producción" teniendo en cuenta que no es coherente con el control.
**Incluir en la descripción del control el procedimiento CD-P01
Procedimiento Control Disciplinario V2 (19-06-2019) teniendo en
cuenta que el punto de control está definido en una actividad Número
20,
Gestión
Financiera
Alteración de
documentos
soportes para
trámite de
pagos para
favorecer a un
tercero.
*Ajustar el ítem de OBSERVACIONES O DESVIACIONES
RESULTANTES DE EJECUTAR EL CONTROL, dentro de la
descripción del control, el cual describe “Se realizan conciliaciones
mensuales con el fin de efectuar el cruce de información de los hechos
económicos, originados en el Almacén General, Nómina y Tesorería”,
teniendo en cuenta que este debe indicar qué pasa con las
observaciones o desviaciones proveniente de ejecutar el control.
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*Ajustar el ítem de OBSERVACIONES O DESVIACIONES
RESULTANTES DE EJECUTAR EL CONTROL, dentro de la
descripción del control, el cual describe “Se efectúa el comité para
realizar el seguimiento y control de las diferentes situaciones del
proceso GF-C01-V7,”, teniendo en cuenta que este debe indicar qué
pasa con las observaciones o desviaciones provenientes de ejecutar el
control.
Gestión del
Talento
Humano
Nombrar el
personal del
IDT sin el
cumplimiento
de los
requisitos
exigidos para el
cargo.
* Ajustar el item de OBSERVACIONES O DESVIACIONES
RESULTANTES DE EJECUTAR EL CONTROL, dentro de la
descripción del control, el cual describe “Se puede evidenciar
incumplimiento de los requisitos” , teniendo en cuenta que este debe
indicar qué pasa con las observaciones o desviaciones resultantes de
ejecutar el control.
Promoción y
Mercadeo
Turístico de
Ciudad
Insuficiente
merchandising,
para realizar la
promoción de
la ciudad.
**Ajustar el ítem de OBSERVACIONES O DESVIACIONES
RESULTANTES DE EJECUTAR EL CONTROL, dentro del diseño
del control, el cual describe “En los informes de ejecución del
contratista se verifica el cumplimiento de los compromisos; entre ellos
la producción de merchandising”, teniendo en cuenta que este debe
indicar qué pasa con las observaciones o desviaciones resultantes de
ejecutar el control.
**Ajustar la periodicidad de la ejecución de acción “Reunión mensual
en la cual se establecerá la prioridad de los eventos a apoyar de acuerdo
a las necesidades del proceso” , teniendo en cuenta que las mismas
dependen de la demanda de los eventos
Direccionamien
to Estratégico
Inadecuada
apropiación del
Sistema
Integrado de
Gestión del
IDT
* Revisar la pertinencia para que la acción de tratamiento definida
como "Socializar a los líderes de procesos y/o líderes técnicos sobre los
elementos y cambios del SIG-MIPG”. Quede definida como un punto
de control, teniendo en cuenta que la causa identificada en el riesgo
"Desconocimiento en los cambios de la normatividad respectiva" debe
estar respaldado con un control.
Gestión
Tecnológica
Pérdida de la
confidencialida
d y/o integridad
de la
información, en
beneficio
propio y
particular
A pesar que el propósito del control, es verificar que los funcionarios y
contratistas conozcan las políticas de uso de seguridad de la
información, no se realizan capacitaciones a los nuevos funcionarios,
en el manejo de la información y el buen uso de ellos, se realizó la
socialización del manual de informática por medio de correo
electrónico enviado a la comunidad del IDT.
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Criterio afectado: Lo anterior, no permite evidenciar el cumplimiento integral de lo establecido la
Norma ISO 9001:20015 Capitulo 10. Mejora 10.1 Generalidades “La organización debe
determinar y seleccionar las oportunidades de mejora e implementar cualquier acción necesaria
para cumplir los requisitos del cliente y aumentar la satisfacción del cliente.
Estas deben incluir:
c. Mejorar el desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la calidad
Implementar corrección o acción correctiva: los procesos involucrados en el hallazgo deben
implementar acciones correctivas orientadas a ajustar las desviaciones presentadas en los controles
para mitigar los riesgos.
OBSEVACIÓN No. 3
a. Situación o condición observada: Se observa que los todos los procesos del IDT realizan
el seguimiento a las acciones de tratamiento de los riesgos dentro del aplicativo de Riesgos
IDT; sin embargo se observa que dicha herramienta, lleva registros de vigencias anteriores
con seguimientos en ocasiones bastante extensos, los cuales dificultan la revisión y
monitoreo tanto para los líderes técnicos, líderes de proceso y los auditores de Control
Interno, como se observa en los siguientes casos:
Seguimiento Direccionamiento estratégico
Riesgo: Desarticulación de la planeación institucional
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Criterio afectado:
Lo anterior, no permite evidenciar el cumplimiento integral de lo establecido la Norma ISO
9001:20015 7.5.2 Creación y actualización. Cuando se crea y actualiza información documentada,
la organización debe asegurarse de:
c) La revisión y aprobación con respecto a la idoneidad y adecuación.
Implementar corrección o acción correctiva: el proceso de direccionamiento estratégico,
debe implementar acciones correctivas para permitir un mejor seguimiento a la herramienta
de Riesgos.
4. CONCLUSIÓNES
FORTALEZAS
Se evidenció el seguimiento oportuno a la gestión de riesgos, teniendo en cuenta, que todos
los procesos realizaron el registro de avance a las acciones programadas dentro de los
mapas de riesgos con corte a 31 de diciembre de 2019.
El Cumplimiento con la agenda definida por la asesoría de Control Interno para realizar el
seguimiento cuatrimestral de la gestión de riesgos.
RECOMENDACIÓNES
Es conveniente que los seguimientos realizados a los controles y a las acciones de
tratamiento por los líderes técnicos se detallen de mejor manera, teniendo en cuenta en los
casos de capacitaciones o socializaciones no se define la fecha en que se llevaron a cabo.
La herramienta de Riesgos contiene el registro de los seguimientos realizados en vigencias
anteriores, lo que genera confusión por la magnitud de la información al momento de
registrar los seguimientos actuales por parte de esta Asesoría, por lo que se recomienda
adecuar la herramienta en pro de la mejora continua, implementando una pestaña que se
denomine HISTORIAL de seguimiento en vigencias anteriores.
Es conveniente que donde se establecen las evidencias del control se identifiquen los
registros que quedan de ejecutar el control, toda vez, que esta evidencia sirve como apoyó
para el seguimiento parte de un tercero y de esta forma verificar su cumplimiento.
De acuerdo a la incidencia y susceptibilidad de la información que constantemente se
maneja en el proceso de comunicaciones, se recomienda incluir el riesgo de corrupción, con
el fin de mitigar la fuga de información que puede afectar claramente la imagen de la
Entidad.
Aunque se observa que la mayoría de controles están inmersos dentro de los
procedimientos, es importante que estos se identifiquen con su correspondiente código.
Durante el presente seguimiento se observó que El riesgo "Fallas en la operación del
módulo de gestión documental", se materializó el día 31 de octubre debido a la fallas de
fluido eléctrico en el IDT, sin embargo la materialización de este riesgo es consecuencia de
la falla de fluido eléctrico el cual obedece al riesgo de gestión tecnológica "Interrupción en
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la prestación de los servicios”. Este último riesgo fue ajustado en cuanto a sus controles,
sin embargo es importante que se revisen estos controles teniendo en cuenta que es un
riesgo con el cual se convive permanentemente.
De acuerdo a la auditoría realizada en el último trimestre de la vigencia 2019, por parte de
la Asesoría de Control Interno al SG-SST, se evidenció la materialización de este riesgo
“Incumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo”; sin embargo el proceso ya adelanto el respectivo plan de mejoramiento para dar
cumplimiento a todos los requisitos legales que se exigen.
Es conveniente que en la revisión de los riesgos para la vigencia 2020, se formulen
acciones de tratamiento adicionales a las que se encuentran actualmente, teniendo en cuenta
que un alto porcentaje de las acciones que existen actualmente, presentan una similitud al
control propuesto.
Estudiar la oportunidad de identificar el control de cambios de cada uno de los riesgos
dentro de la herramienta, ya que esta no permite visualizar de manera clara los cambios
efectuados por cada uno de los procesos y por ende no permite tener trazabilidad a la
gestión.
ORIGINAL FIRMADO
VIVIANA ROCIO DURAN CASTRO Asesor(a) Control Interno
Elaboró: Alexander Villalobos – Profesional Contratista Control Interno
