FORMATO No 2 INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE … · 2011. 9. 14. · 1 04/01/2010 30/03/2010 12 1...

3 DDQ

1404001

La entidad realiza contratos de arrendamiento para el funcionamiento de la misma en los diferentesmunicipios del departamento y no exige garantíaúnica de cumplimiento, situación que denota unincumplimiento de la ley 80 de 1993 artículo 25numeral 19 y

Incluir dentro de los contratos dearrendamiento de la entidad almomento de su prórroga unacláusula que exija el optimomantenimiento del inmueble de talmanera que garanticerazonablemente la protección yconservación de los archivos yequipos de Ofic.

Garantizar el mantenimiento porparte de los arrendadores de los inmuebles tomados en arriendopara las RegistraduriasMunicipales de la DelegaciónDepartamental del Quindío detal manera que exista la certezade protección y conservación delos archivos

Elaborar los contratos dearrendamiento de los diferentes municipios del departamento,incluyendo la cláusula deexigencia de mantenimiento delos inmuebles

Contratos de arrendamiento

9 01/10/2010 28/02/2011 21 9 100% 21 21 21

4 DDQ

1301002

En todos los contratos se estipula una cláusula queenuncia: “Entrega y Restitución del Inmueble. LosDelegados Departamentales y/o el RegistradorMunicipal, recibirán el inmueble dado en arriendomediante acta y lo restituirán también el inmuebledado en

Elaborar las actas de recibo yrestitución de los inmueblestomados en arrendamiento de lasRegistradurias que conforman ladelegación departamental delQuindío

Recibir y restituir los inmueblesarrendados mediante actas queespecifiquen el estado de éstos

Verificación del estado delinmueble la cual quedaraconsignado en el acta deentrega y restitución del mismopara cada contrato

Actas por cada contrato 9 01/10/2010 28/02/2011 21 9 100% 21 21 21

levantamiento de informaciónpara el manual de funcionesespecificas y competenciaslaborales para la RNEC

Cargos a analizar 3182 01/07/2010 01/07/2011 52 64 2% 1 0 0

diseño y elaboración de losmanuales de funcionesespecificas y competenciaslaborales para la RNEC

manuales diseñados 3182 01/01/2011 15/04/2011 15 0% 0 0 15

estudio de cargas laborales yperfiles ocupacionales para laRNEC

estudio 1 01/01/2011 15/04/2011 15 0% 0 0 15

Ajuste del manual de funcionesespecificas y competenciaslaborales para la RNEC

manuales 3182 15/04/2011 01/07/2011 11 0% 0 0 0

Cultura de control se evidenció que un altoporcentaje de los entrevistados desconocen loscomponentes del Sistema de Control Interno y en laRegistraduría no se tiene adoptado un proceso parala asignación de las funciones específicas..."TH

VIGENCIA 2006 Ofc Centrales

Elaboración del estudio medianteel cual se presentará la información respecto de cargas laborales,funciones especificas y perfilesocupaciones para los cargos delNivel desconcentrado de laRegistraduria Nacional del EstadoCivil

Tener unas instalacioneslocativas adecuadas para elbuen funcionamiento de laDelegación

Porcentaje de Avance físico de ejecución de las Metas

Avance físico de ejecución de las Metas

01/10/2010

Objetivo

DELEGACIÓN DEPARTAMENTAL QUINDÍO

Adelantar las gestiones necesariasante el arrendador para lasreparaciones y el mantenimientodel inmueble. Igualmente exigirpara los contratos venideros unacláusula donde se exija alarrendador efectuar lasreparaciones y mantenimientonecesario del i

Existe contrato de arrendamiento para elfuncionamiento de la Delegación Quindío, el cual sepagó oportunamente y en el que se estipula “elarrendatario puede efectuar reparaciones quepermitan el mantenimiento del inmueble”. En visitarealizada por el gr

Puntaje atribuido a las Metas

vencidas (PAAVI)

Puntaje Logrado por

las Metas Vencidas (PLAVI)

Puntaje Logrado por

las Metas (PLAI)

Unidad de Medida de la Meta

Denominación de la Unidad de medida de la

Meta

FORMATO No 2 INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

Informe presentado a la Contraloría General de la República

REPRESENTANTE LEGAL: Carlos Ariel Sanchez Torres

MODALIDAD DE AUDITORIA: RegularPERIODO FISCAL:2006,2007,2008,2009

VIGENCIA 2006 Modalidad Regular

FECHA DE SUSCRIPCIÓN: 07 de abril de 2010

NIT: 8-99999404-9

ENTIDAD: REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

9

Fecha de Evaluación: 30 de junio de 2011

Causa del hallazgo

100%21 21

Descripción hallazgo

21

Acción de mejoramiento

21

Fecha iniciación de la Meta

28/02/2011Contratos de

arrendamiento 97

DDQ

No. Plazo en semanas de la Meta

contar con un estudio quepermita identificar las cargoslaborales, funcionesespecificas y perfilesocupaciones para los cargos dela Registraduria Nacional delEstado Civil, el cual determinarálas soluciones de carácterestructural que se requieren

Código hallazgo

Inclusión de cláusula decompromiso dentro de loscontratos de arrendamiento porparte del arrendador donde seexija efectuar las reparacionesy mantenimiento necesario delinmueble para la seguridad dearchivos y equipos de oficina

Descripción de las Metas Efecto del hallazgoFecha

terminación de la Meta

1404001

12021003TH

Página 1 Plan de Mejoramiento Institucional de la RNEC VIGENCIA 2009 Y 2010



ObjetivoPuntaje atribuido

a las Metas vencidas (PAAVI)

Puntaje Logrado por


Puntaje Logrado por

las Metas (PLAI)



MetaCausa del hallazgoDescripción hallazgo Acción de mejoramiento Fecha iniciación de

la MetaNo. Plazo en semanas de la Meta

Código hallazgo Descripción de las Metas Efecto del hallazgo

Fecha terminación de la

Meta

9ID 1202100

Quejas y Reclamos Las Delegaciones no cuentancon un área específica que atienda y trámite lasquejas y reclamos; estas son direccionadas a cadaárea, coordinación o funcionario que tenga la funciónrelacionada con el tema que se requiere.

No obstante para el plan de acciónde la vigencia 2008 programará unplan de auditoría para el niveldesconcentrado y las áreasmisionales de la entidad. Asímismo se realizará el informerespectivo.

Atender de una maneraadecuada las solicitudes einquietudes que tengan losusuarios en relación con lostramites adelantados ante lentidad

Diseño e implementación delWeb service

Web service integrado y en funcionamiento

1 04/01/2010 30/03/2010 12 1 100% 12 0 0

levantamiento de informaciónpara el manual de funcionesespecificas y competenciaslaborales para la RNEC


diseño y elaboración de losmanuales de funcionesespecificas y competenciaslaborales para la RNEC


estudio de cargas laborales yperfiles ocupacionales para laRNEC estudio 1 01/01/2011 15/04/2011 15 0% 0 0 15

Ajuste del manual de funcionesespecificas y competenciaslaborales para la RNEC manuales 3182 15/04/2011 01/07/2011 11 0% 0 0 0

Capacidad Administrativa y Operativa NivelDesconcentrado El nivel desconcentrado nocuenta con profesionales especializados,coordinadores y asesores, pese a que se cumplenfunciones misionales y de apoyo, motivo por el cuala los profesionales universit

levantamiento de informaciónpara el manual de funcionesespecificas y competenciaslaborales para la RNEC Cargos a analizar 3182 01/07/2010 01/07/2011 52 64 2% 1 0 0

El grado asignado a los registradores municipalesen el Decreto 1012 de 2000 es inferior a los cargosdel nivel del profesional universitario, funcionariosque cumplen las funciones establecidas en elartículo 40 del Decreto 1010/00, las cuales generanma

diseño y elaboración de losmanuales de funcionesespecificas y competenciaslaborales para la RNEC manuales diseñados 3182 01/01/2011 15/04/2011 15 0% 0 0 15

la Registraduría Especial del Municipio de Soledad,no cuenta con dos registradores de acuerdo con loestablecido en el Decreto 1010 de 2000, portratarse de un municipio con aproximadamente 600mil habitantes

estudio de cargas laborales yperfiles ocupacionales para laRNEC estudio 1 01/01/2011 15/04/2011 15 0% 0 0 15

Un alto porcentaje de las Registradurias Municipalesopera con un funcionario, el Registrador Municipal , situación que dificulta el manejo de las novedadesde incapacidad, vacaciones, compensatorios ydesplazamientos para atender otros eventos propiosde


manuales 3182 15/04/2011 01/07/2011 11 0% 0 0 0

28ID 1103100

Enrolamiento en vivo Como se muestra en elcuadro No. 6, la entidad presentó para la vigenciafiscal 2006 un Plan de Acción Estratégico, el cualincluyó 66 actividades y 109 acciones paramaterializar los objetivos, estrategias y metas en losdocumentos.

El subproyecto de enrolamiento envivo del PMT II, fue reprogramadode acuerdo con el otrosi 04 y 06 alcontrato 057 de 2005

Dotación, implementacióncapacitación y entrega deproductos objeto del programa

Cumplimiento de actividadespara el enrolamiento en vivodescritas en el PMT II

numero de enrolamientos en vivo

programados y ejecutados 7.420.000 01/01/2008 31/12/2008 52 7.423.783 100% 52 52 52

29ID 1402100

La oferta estimada es entre 120 y 130 registrosdiarios de servicio de cedulación, a cargo delcontratista; sin embargo, se trabaja por demanda,como se observó en Barranquilla, donde ante lasdificultades para agendar el servicio vía telefónica yutiliza

Poner en funcionamiento 300Booking a nivel nacional.

Atender a la población querequiera el servicio deIdentificación.

Distribución a nivel nacional.

300 300 04/01/2010 30/03/2010 12 300 100% 12 12 12

Estructura y Funciones Las Delegaciones yRegistradurias de Atlántico y Antioquia no cuentancon una estructura orgánica formalmente estableciday adoptada, según lo previsto en los Artículos 46 y47 del Decreto 1010/00, y la Resolución interna No.636 de

13TH

11TH 1202100

VIGENCIA 2006 Ofc Centrales

1202100










Puntaje Logrado por


Puntaje Logrado por

las Metas (PLAI)







Meta

30ID 1402100

Desde 1997 no se han evidenciado accionestendientes a lograr la transferencia de tecnologíafrente al consorcio SAGEM, toda vez que elcontratista quedó con la administración y el manejode la tecnología y producción de documentos deidentidad (Sistema AFIS y Fábrica de Cédulas),situación que continúa con el contrato 057

En desarrollo del contrato 057 de2005, esta previsto el diseño,suministro instalacion operación,capacitacion y entrega bajo lamodalidad llave en mano y deacuerdo con el cronograma deejecucion del proyecto;“CLAUSULA 7. OBLIGACIONESGENERALES DELCONTRATISTA: ELCONTRATISTA además de lasobligaciones específicas previstasque se establecen en la Cláusula 5del presente Contrato, cumplirá engeneral con las siguientes: … 7.37Garantizar la transferenciatecnológica durante la prestacióndel servicio objeto de contratación.CLASULA 8. OBLIGACIONESESPECÍFICAS DELCONTRATISTA: ELCONTRATISTA deberá en lascondiciones y plazos previstos enlos Términos de Referencia y ensu oferta si ellos fueran superiores,cumplir con las siguientesobligaciones por su cuenta yriesgo: 8.2.21 Entrenamiento delos funcionarios de LAREGISTRADURÍA en la operacióny uso del sistema ampliado yoptimizado suministrado.8.2.22Entrega y puesta en marcha de lasolución a nivel nacionaldesarrollando la transferencia

Dotación, implementacióncapacitación y entrega deproductos objeto del proyecto

Cumplimiento de los sub.proyectos y actividadescontempladas para eldesarrollo implementación,operación y entrega del PMT II

Ejecución del 100% de los subproyectos

para el desarrollo, implementación

capacitación y entrega del PMT II

9 01/07/2010 30/01/2011 30 9 100% 30 30 30

La Coordinación de Cobros porJurisdicción Coactiva iniciará lasacciones tendientes al recaudo delos recursos ordenados areintegro.

Recaudar el dinero adeudado ala Entidad por concepto deviáticos del CNE de acuerdo a lo establecido en la Ley 1066 del2006.

Continuar dando impulso a losprocesos de cobro coactivo,por concepto de vanticipo deviáticos vigencia 2002

procesos impulsados 30 13/09/2010 12/08/2011 48 0 0% 0 0 0

Como resultado de la gestión decobro y efectuados los pagoscorrespondientes la coordinaciónde contabilidad procederá a ladepuración de la cuenta realizandolos registros respectivos.

Reflejar en los EstadosFinancieros el saldo real de lacuenta 142011001

Realizar los registros contablesa que haya lugar.

Registros 100 13/09/2010 12/08/2011 48 20 20% 10 0 0

Valoración del riesgo. • La RNEC aún no cuentacon un Plan de Contingencia para salvaguardar yrecuperar la información misional de la entidad encaso de un siniestro. (GI)

Indispensable no sólopara la Registraduría,sino para todos lossectores y habitantes.

situación que expone alpaís al riesgo de pérdida dela información deidentificación de loscolombianos.

Exigir tanto al Contratista como a laInterventoria, la presentacióndefinitiva del Plan de Contingencia,y verificar su implementación talcomo está establecido en lacláusula 14.4.3 del contrato 057 de2005.

La implementación de un planintegral de contingencia querecoja todas las medidas yaestablecidas para cada uno delos subproyectos y subsistemasdel PMT II y garantizar así lasalvaguarda de los productosdel proyecto.

Capacitación y divulgaciónsobre el plan de contingenciaPMT II

Personas 100 01/09/2010 31/12/2010 52 100 100% 37 37 37

No existe una reglamentación sobre el uso delparque automotor del CNE y la RNEC, (GAF)

por lo que sedesconoce en qué lugarpermanecen losvehículos cuando sedesarrollan actividadesfuera de lasdependencias y elconsumo real decombustible.

Generando incertidumbresobre el estado y uso delparque automotor de laRNEC.

La Coordinación de Transporteverificará de forma mensual lapernoctancía de los vehículos deacuerdo con lo establecido en laResolución 3687 de 2006.

Controlar de manera eficaz eluso de los vehículos asignadospara desplazamiento defuncionarios

Presentación de informesmensuales a la DirecciónAdministrativa.

Informes 3 30/06/2010 31/12/2010 26 3 100% 26 26 26

MATRIZ DE HALLAZGOS RNEC 2007

11010021GI

42 OJ

GAF1702100

Anticipos La cuenta 1420 (Avances y Anticipos)por $111.738 millones, presenta $87 millones en lasubcuenta Avances para Viáticos, por concepto deanticipos entregados durante la vigencia 2002, paraefectos de cancelar viáticos a los jurados devotación,






Puntaje Logrado por


Puntaje Logrado por

las Metas (PLAI)







Meta

5PL 1904005

Implementación Sistema de Gestión de Calidady Modelo Estándar de Control Interno- MECÍ. Alcierre de la presente auditoría, la RNEC no cuentaaún con un manual de calidad y de procesos,producto de las asesorías contratadas con loscontratos 018 y el 032

Por cuanto al cierre dela auditoria mayo 12 de2008, no se conoció laefectividad de losmismos, ya que sóloexisten certificacionesde cumplimiento deactividades paraefectos de los pagos.

Por lo anterior, en la práctica se sigue planeando yejecutando sobreactividades, metas y tareasa cargo de cada área, comode hecho se observó en losplanes de 2007; sumado aque la asesoría para laimplementación de MECÍ,situación llama la atención

Presentar para aprobación alComité de Coordinación deControl Interno el Manual deCalidad.

Implementación del ModeloEstándar de Control Interno -MECÍ y el Sistema de Gestiónde Calidad en la Entidad.

Adopción del Manual deCalidad de la RegistraduríaNacional del Estrado Civil.

Resolución 100 01/07/2008 08/12/2008 23 100 100% 23 23 23

9PLOCI

1101100

Nivel de Ejecución Plan Acción. La Registraduríasólo ejecutó el 69% en promedio, respecto a loplaneado en el nivel estratégico, de acuerdo con lorendido en los formatos 4 A de la Cuenta Fiscal2007; mientras el Plan de Acción Operativo queincluye las

Lo anterior obedece aque no se cumplierontodas las metasprogramadas por cadauna de las áreas, asícomo otras en formaparcial, e inclusiveporque algunas seincluyeron porRegistraduría y sereportaron por FondoRotatorio.

situación por lo cual no sepuede conciliar y consolidarla ejecución de los dosplanes para sacar elpromedio de ejecuciónglobal.

La Oficina de Control Internorealizará seguimiento paradeterminar el grado decumplimiento y formular lasrecomendaciones que haya lugar.

Mejorar la gestión institucional através del seguimiento yevaluación de los planes deacción en la entidad.

Monitorear las actividades nocumplidas en el plan de acciónvigencia 2008 e incluirlas en elplan de acción de la vigencia2009.

Documento de seguimiento (Cuadro

comparativo)

1 01/01/2010 31/03/2010 13 1 100% 13 13 13

11 DI 1406100

El estudio de conveniencia y oportunidad nocontempla los perfiles de los contratistas, talescomo profesión, especialidad y experienciarequerida para cada uno de los cargos del Grupo deApoyo, exceptuando la legal. Tampoco define lasfunciones y/o tarea

Lo que afecta elcumplimiento delpropósito de la creacióndel Grupo, esto es, elcontrol en la ejecución eimplantación de estecomplejo macroproyecto.

No se ha cumplido con losobjetivos previstos en elestudio ni con lasobligaciones a cargo de loscontratistas, quienes sededicaron a otrasactividades y tareas,elemento que no garantizala minimización de losriesgos, que constituye elobjetivo que di

Definir los criterios para un efectivoseguimiento y monitoreo en laejecución de los subproyectos delPMT en su fase final.

Fortalecer los mecanismos deseguimiento y control de loscontratos 057 y 075 de 2005;

Establecer un cronograma decontrol por cada subproyectoidentificando los aspectosclaves a monitorear en la fasefinal del PMTII para asegurarque se cumplan los términosdel contrato 057/2005.

Cronogramas de control de

subproyectos

9 01/07/2010 30/01/2011 30 9 100% 30 0 0

12 DI 1503100

Gestión Dirección Grupo de Apoyo PMT IIDebilidades en la gestión del Director del Grupo deApoyo: No formulación de política y planes quevinculen a los coordinadores, profesionales ytécnicos a su cargo con los subproyectos enejecución; as

*Asegurar a la RNEC latransferencia de tecnología yconocimiento como resultado de laejecución del proyecto.

Optimizar la labor del Grupo deApoyo en pro del control ymonitoreo en la ejecución delPMTII y la optimización de losrecursos económicos asignados en el CONPES 3323.

*Patentes y demásdocumentos legales queaseguren a la RNEC latransferencia de conocimientotecnología según los términosdel contrato 057/05.

Actas de Recibo y/o Patentes de propiedad

(Acta Liquidación Contrato 057 de

2005). 1 01/08/2010 31/07/2011 52 1 100% 52 0 0

A la fecha, no se tiene clara la situación depropiedad del código fuente a pesar de estarcontemplado en el contrato

Lo anterior obedece afalta de gestión efectivapor parte de laInterventoria contratadamediante el contrato No. 075 del 2007

La entidad se expone alriesgo de no obtener elcumplimiento del objetocontractual dentro del plazofinal pactado, pese a la altaerogación de recursos enque ha incurrido e induce amejoramiento de la ofertaseleccionada contra lasrechazadas.

Actos administrativos con lasmedidas adoptadas por laInterventoría para garantizar laentrega oportuna de los bienesy servicios de conformidad conlos términos del contrato 057de 2005, con la firma de lossupervisores y/o responsablespor parte de la

Actas y Oficios firmados por las partes

1 01/08/2010 31/07/2011 52 1 100% 52 0 0

Elaborar cuadro de control confechas, productos a recibir (informes y actas deentregables, etc.) yresponsables por parte de laRNEC.

Cuadro de Control

12 02/01/2009 01/01/2010 52 12 100% 52 52 52

Actas sobre avance ycumplimiento de loscronogramas y planes detrabajo de los subproyectos delPMTII, a través de mesas detrabajo.

Actas de Avance.

12 02/01/2009 01/01/2010 52 12 100% 52 52 52

16PL 1103100

Consolidación de Resultados de Gestión. No existe un informe de gestión que detalle losresultados obtenidos dentro del giro normal de lasactividades que adelanta la Registraduría Nacionaldel Estado Civil.

Lo anterior teniendo encuenta que larenovación, ésta estácondicionada a laejecución del contrato.

lo anterior no permiteconocer el tiempo promedioque transcurre entre eltrámite de cédula en cadauno de los tres eventos,cédula por primera vez,duplicado y corrección.

Analizar, consolidar y divulgar elinforme de gestión final de laentidad.

Rendir informes de Gestión yresultados de la RegistraduríaNacional del Estado Civil.

Consolidación de Resultadosde Gestión mediante informeque detalle los resultadosobtenidos dentro del gironormal de las actividades queadelanta la RegistraduríaNacional del Estado Civil.

Consolidación de Resultados 1 01/08/2009 28/02/2010 30 1 100% 30 30 30

Lo anterior obedece adebilidades en laInterventoria, en lasupervisión y en lasfunciones desarrolladaspor el Grupo de Apoyo,este último contratadoespecíficamente paraprevenir riesgos detodo orden asociados ala ejecución delProyecto

De otra parte, se observó que se ha certificado elrecibo a satisfacción de los bienes y servicios, sinque en el informe de Interventoria sobre el avancedel proyecto se pueda establecer claramente losrecibidos de acuerdo al cronograma por cadasubproy

Monitorear en forma efectiva lafunción de la Interventoria y aplicarlas medidas necesarias a fin degarantizar que se el objeto delcontrato 057/05 en el tiempoestablecido y aprobados para cadabien y servicio tangible productode la ejecución del PMTI

Lo anterior Genera unagestión inefectiva en elcontrol y manejo de lossubproyectos contratados.

Fortalecer las herramientas desupervisión y control en laejecución del contrato deInterventoria 075 de 2005, paraminimizar los riesgos inherentesa la ejecución del PMTII ygarantizar el cumplimiento delcontrato en términos de calidady oportunidad.

15DI 1401100






Puntaje Logrado por


Puntaje Logrado por

las Metas (PLAI)







Meta

Informe sobre la Situación del Sistema ElectoralColombiano. Se evidenciaron inconsistencias en lacelebración, ejecución y pagos del contrato número.095, por $34.8 millones tales como:

el contratista presentó su propuesta el 6 de julio de2007, dos meses antes de la elaboración delestudio de necesidades, fechado 17 de septiembre

No se evidencia la participación la Delegada deAsuntos Electorales, como tampoco se concertócon el Consejo Nacional Electoral, órgano al cual lecompete directamente el asunto a contratar deacuerdo con las funciones y obligaciones asignadaspor la Cons

El estudio de necesidades carece del análisis demercado para fijación del monto a contratar, nodefine la experiencia requerida para este tipo deestudios de prospectivas y formulación depropuestas de reforma al sistema electoral

La experiencia que acredita la firma contratista hacereferencia a la de sus socios, en materia decontratación administrativa, sin mencionar el temaelectoral.En la cláusula 2 del contrato, obligaciones delcontratista, en ninguno de sus numerales se asegurael cumplimiento del objeto del contrato con laentrega del respectivo informe

El 7 de diciembre de 2007, como soporte delcumplimiento contractual, obra una comunicacióndirigida al Registrador Nacional del Estado Civil porel representante legal de la firma contratista, con lacual remite el informe final de la asesoría brindada e

Dicho informe, que obra en la carpeta contentiva delcontrato es un oficio que relaciona las actividadesdesarrolladas durante el segundo semestre de 2007

Contenido Cuenta Fiscal: No se relacionaron loscontratos 134 y 136, suscritos para realizarauditorias a los recursos transferidos durante lavigencia auditada a los movimientos y partidospolíticos(GAF)

Toda vez que sólo seallegaron con la cuenta:

Lo anterior ocasionadesconocimiento delartículo 38 de la Ley 130 de1994,

La Dirección Financiera - Grupo deGestión Financiera verificará que elcontenido de la Cuenta Fiscal seincluyan los resultados de lasauditorias externas contratadas.

Presentar la cuenta fiscal decumpliendo con losrequerimientos establecidos enla Resolución 5544 de 2003

Consolidación y presentacióncuenta fiscal anual.

Informe Cuenta Fiscal Anual Consolidada 1 01/01/2010 31/03/2010 13 1 100% 13 13 13

No se informa si ha surtido la entrega del informecorrespondiente al mes de diciembre de 2007 y losentregables, producto de Interventoria y auditoria.(GAF)

Lo anterior deconformidad a loestablecido en laResolución 5335 de2003.

Ocasionando que no sehayan presentado en lacuenta los recursospresupuestales invertidosen el fortalecimiento de lasactividades de GestiónAmbiental.

La Dirección Financiera - Grupo deGestión Financiera verificará que elcontenido de la Cuenta Fiscal seincluyan los resultados de lasauditorias externas contratadas.

Presentar la cuenta fiscal decumpliendo con losrequerimientos establecidos enla Resolución 5544 de 2003.

Consolidación y presentacióncuenta fiscal anual.

Informe Cuenta Fiscal Anual Consolidada

1 01/01/2010 31/03/2010 13 1 100% 13 13 13

8 2202100

La Registraduría Nacional del Estado Civil, noposee una base de datos actualizada y completa dela información sobre depuración del CensoElectoral, al presentarse diferencias entre lainformación reportada por la Dirección NacionalElectoral y la de Identificación ANI del nivel centralen lo relacionado con el Censo electoral,

Por falta de gestión ycontrol en ladepuración del CensoElectoral.

Con lo cual no existegarantía de completatransparencia del procesoelectoral que contribuya alfortalecimiento de lademocracia participativa.

Garantizar la efectividad en ladepuración del censo electoral entodos los niveles.

Continuar el proceso dedepuración del ANI

Informes Estadísticos

Informes trimestrales 4 01/09/2010 30/08/2011 52 3 75% 39 0 0

10 12 03 002

Los Delegados Departamentales no remitenmensualmente la relación de registros grabados alas registradurias municipales que no se encuentranen línea, ni a las notarias de su jurisdicción, con el finque cambien el NIP (número de identificaciónpersonal)

Debido a falta deatención a lasdirectrices ycompromisos institucionales por partede los DelegadosDepartamentales y de

Lo que afecta y retrasa laimplementación delproyecto de modernizacióntecnológica.

Generar mensualmente la relaciónde registros civiles.

Dar a conocer a losRegistradores Municipales queno se encuentran en línea, larelación de Registrospostgrabados en el mes, al igualque a las notarias.

Generar mensualmente larelación de registrospostgrabados y darlos aconocer.

12 archivos con la información de registro

civil postgrabados.100 01/01/2010 31/12/2010 52 100 100% 52 52 52

SANTANDER 2007

Lo anterior se originapor debilidades en elanálisis sobre lasnecesidades reales enmateria electoral, faltade control sobre laejecución del contrato ycomo consecuencia laentidad efectuó pagossin recibir los bienes yservicios pactados.

No se volverá a contratar masestudios, consultarías, etc., en lamedida que el Sistema electoral yaesta sobre diagnosticado

Lo anterior ocasiona falta decontrol sobre la ejecucióndel contrato, trayendo comoconsecuencia que laentidad efectúe pagos sinrecibir los bienes y serviciospactados.

Fortalecer y objetivar los análisissobre las necesidades reales en materia electoral.

Una vez finalizado los procesoselectorales se identifiquen lasdebilidades que se hayanpodido presentar a fin dedocumentarlos y tenerlos encuenta para fortalecersucesivamente el procesoelectoral necesidades

1

Informe sobre las debilidades y fortalezas del

respectivo proceso electoral

30/08/201021/06/2010

TOLIMA 2007

10

1301100

1202100

20 Del Elec

t

32 GAF

10 101 100% 10






Puntaje Logrado por


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las Metas (PLAI)







Meta

12 1102001

RIESGOS EN LA EJECUCIÓN DEL PMTII.OTROSÍ AL CONTRATO 057 DE 2005. Seevidenció que el 30 de enero de 2008, la RNECfirmó el 6° otrosí al contrato para el programa de“Ampliación de la producción y optimización de lossistemas de identificación y registr

durante la ejecución delcontrato se hanefectuado cambios ymodificaciones a loscronogramas yactividades, tal como seobserva a folios 13 y14, que impactan loprogramado inicialmente.

Riesgos en cuanto al logrodel impacto óptimo de locontratado, como es laexpedición ágil y oportunade los documentos deidentificación que segúnconstató la auditoría solopara el 2008 de 1.704.00cédulas programadasapenas a junio se habíanentregado

Evaluación por parte de laInterventoria y de la supervisión delcontrato de los cronogramas quepermitan recibir los sub. proyectosy componentes del proyecto en lostérminos y condiciones previstasen el contrato

Garantizar que lasmodificaciones contractualesfijadas en los Otrosi del contrato057 de 2005, no modifica elprecio del mismo ni altera elequilibrio económico delcontrato.

Recibir de conformidad con lostérminos de referencia, eldocumento CONPES, elcontrato principal, y lasmodificaciones el 100% de lossub. proyectos contratados informe final de

Interventoria 1 01/10/2010 30/12/2010 13 1 100% 13 13 13

1 1905003

La Registraduria Especial y Auxiliares deBarranquilla no tienen un adecuado Sistema dealmacenamiento, depósito y proceso de gestióndocumental, no se ha implementado las tablas deretención documental, la información no seencuentra clasificada, ni foli

Debido a la falta decapacitación yentrenamiento sobrefunción archivística altalento humano, elacatamiento de lanormatividad interna

Representa un alto riesgoen el manejo del archivo dela entidad, significandoposibles pérdidas odeterioro de ladocumentación.

Dotación de archivadores para laorganización y almacenamiento dela gestión documental de acuerdocon la disponibilidad presupuestal

Contribuir al mejoramiento delas condiciones para laorganización y almacenamientode la gestión documental.

Suministro de archivadores yestanterías metálicas deacuerdo con el consolidado derequerimientos de necesidadesde la Delegación y sujeto a ladisponibilidad presupuestal.

Archivadores 1 30/04/2010 30/07/2010 13 1 100% 13 13 13

30 1908001

Inexistencia de indicadores que midan la calidad dela producción en las Registradurias

Deficiencia en laimplementación deelementos de control -auto evaluación

Limita el análisis de lagestión de las laboresoperativas

Monitorear los indicadoresinstitucionales por procesos.

Fortalecer la gestión misional yde apoyo de la Entidad.

Realizar seguimiento a losindicadores por procesoscontenidos en el Plan deAcción 2009.

informe de seguimiento 2 13/07/2009 31/01/2010 29 2 100% 29 29 29

38 1907001

La Registraduría Nacional del Estado Civil, nosuministra material de protección a losRegistradores, tales como tapabocas, guantes, etc.,asumiendo riesgos máxime si se tiene en cuentaque deben manipular documentación antigua conpresencia de ácaros y

Inexistencia de medidas preventivas

Riesgo de responsabilidadsi se presentanenfermedades profesionales

Dotar a cada una de lasREGISTRADURIAS de estoselementos a través del almacéncentral.

Dotar a todas lasRegistradurias de laCircunscripción de loselementos esénciales

Enviar a cada Funcionario loselementos para su protección

Dotación de elementos de

seguridad100 12/07/2010 15/12/2010 22 100 100% 22 22 22

16 19 05 001

Se presenta incumplimiento de los aspectosadministrativos, normativos y técnicos aplicables enmateria archivística. Se presentan deficiencias en: laasignación de funcionario responsable, ausencia deregistros de transferencias, aplicación de TRD y tras

Los mencionadosincumplimientos seproducen pordebilidades en materiade capacitación yentrenamiento en la

El incumplimiento de lanorma representa un altoriesgo en el adecuadomanejo del archivodocumental de la entidad,representado en pérdidas o

Dar aplicabilidad a la Res. No.2252 de 2009 por medio de la cualse adoptan las Tablas deRetención Documental para laRegistraduría Nacional del EstadoCivil.

Adoptar las tablas de retencióndocumental en la Delegación deCaldas

Normalizar la gestióndocumental en la Delegaciónde Caldas Implementación

Tablas de Retención Documental

100 01/09/2010 30/08/2011 52 100 100% 52 0 0

1 FC 1906002

Procesos y procedimientos.Las acciones que comprometen la capacidadorganizacional del Consejo Nacional Electoral y laRegistraduría Nacional del Estado Civil comoOrganización Electoral, carecen de procesos yprocedimientos debidamente aprobados, docume

No hay un manual quepermita a las Entidadestener claridad de lasobligaciones constitucionales, legales y reglamentariasque les correspondedesarrollar en los

Incurrir en acciones fueradel marco normativo poromisión y negligencia, sinidentificar plenamente elresponsable de cumplirla.

Realizar el levantamiento yadopción de los Procesos yProcedimientos del FondoNacional de Financiación dePartidos y Campañas Electorales.

Implementar los manuales deProcesos y Procedimientos delFondo de Campañasdebidamente aprobadosmediante Acto Administrativo.

Acompañar y asesorar alFondo Nacional deFinanciación de Partidos yCampañas Electorales en ellevantamiento de los Manualesde sus Procesos yProcedimientos.

Resolución de aprobación del

manual.1 30/01/2010 15/02/2010 2 1 100% 2 2 2

2 FC 1906001

Control a egresos por funcionamiento En la evaluación a los desembolsos de recursospara funcionamiento de partidos y movimientospolíticos asignados por el Consejo NacionalElectoral..., observándose que los desembolsos sesustentan mediante resolución y se consignan en lacuenta del beneficiario mediante transferenciaelectrónica. ... no se adelanta control por parte delFondo al egreso del recurso, tal como lo estipula elnumeral 6 del artículo 8 de la Resolución 152 de1997, situación que no permite al Consejo NacionalElectoral conocer sobre los pagos efectuados.

No hay mecanismosmanuales o electrónicos de control que permitanal Fondo de campañastener informaciónactualizada de lospagos efectuados por la RNEC a los partidos omovimientos políticospor derechosadquiridos.

Ser deficiente lainformación a los partidos omovimientos políticos alcarecer de soportes queevidencien el pagoefectuado por la RNEC

Implementar el control por partedel FNC apoyándonos en ayudasinformáticas lo cual nos permitirátener acceso e información, sobrela relación financiera entre laOrganización Electoral y elMinisterio de Hacienda. Con estasayudas informáticas estarem

Adelantar control por parte delFondo al egreso del recurso, talcomo lo estipula el numeral 6del artículo 8 de la Resolución152 de 1997. Lo cual nospermitirá tener acceso a lainformación de todos los pagosque se realicen y que afecten elpresupuesto

Verificar el registro de lospagos efectudos a los partidospoliticos

Informe de seguimiento

1 01/09/2010 15/12/2010 15 1 100% 15 15 15

Establecer en el Contrato, lasobligaciones específicas einstrucciones de caráctertécnico, que debe seguir elcontratista para el suministro decombustible, controles quedebe aplicar y los reportes apresentar.

Obligaciones e instrucciones pactadas

en el Contrato1 5252 1 52 52100%02/01/2009

CONTRATACIÓN VIGENCIA 2008

31/12/20091202003

Carencia de criteriostécnicos sobrenecesidades.

FONDO DE CAMPAÑAS VIGENCIA 2008

DELEGACIÓN DEPARTAMENTAL DEL ATLÁNTICO

DELEGACIÓN DEPARTAMENTAL DE BOYACÁ

En estas condiciones seincumple lo dispuesto por lanormatividad en materia deausteridad del gastopúblico.

Incluir dentro de los estudiosprevios para la contratación delsuministro de combustibles, elinforme y análisis delcomportamiento histórico delconsumo para determinar lasnecesidades reales requeridaspara la operación del ParqueAutomotor de la Enti

CONSUMO DE COMBUSTIBLE. La entidad carecede criterios técnicos que determinen lasnecesidades reales sobre suministro decombustibles y los controles en el consumo, lo cualse refleja en la contratación relacionada con el tema,donde las obligaciones pac

11

DELEGACIÓN DEPARTAMENTAL DE CALDAS

Ejercer un control efectivo sobreel consumo de combustible delparque automotor






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las Metas (PLAI)







Meta

3 FC 1905001

Gestión documental y archivística.En la documentación que soporta los contratos 034y 036 de diciembre de 2006, se evidenciarondeficiencias en la organización de la misma nopudiéndose apreciar el orden cronológico de lasactuaciones.Así mismo, los expedientes administrativos deresorte constitucional y legal revisados en elConsejo Nacional Electoral carecen de foliación,tabla de contenido, orden cronológico y uniformidaden su presentación.

El orden de losdocumentos no se hacepor fecha deactuaciones, se insertansin fundamento y no hayhilamiento procesal.

No permite tener certeza dela transparencia de laactuación procesal, nicontractual; además, de nopermitir la consulta de lasactuaciones en cualquierade sus fases.

Ítem 2 Dando aplicación a la Ley 554 de2000, se diseñara unametodología unificada que permitaa los Despachos del CNE archivary foliar los expedientes en formaorganizada y cronológica

Dar aplicación a la metodologíaque se adopte a través de laPresidencia de la Corporación,con procedimientos claros quepermitan a los Despachos llevarsus expedientes de manera mas organizada

Solicitar capacitación al área dearchivo

comunicación

1 01/09/2010 30/11/2010 13 1 100% 13 13 13

4 GAF 1702012

Rezago presupuestal en reposición de votosSe evidenció que existen 9.050 cuentas sin certificara octubre de 2008(...) ( ...) aproximadamente el 80%de los informes son devueltos en variasoportunidades para que se realicen correccionesdilatando el proc

No hay una políticaespecífica que obliguea los beneficiarios apresentar dentro detérminos y llenos derequisitos, sin tantosvicios normativos, lascuentas de cobro.

La RNEC y el Ministerio deHacienda y Crédito Públicosin precisión presupuestalde pagos se ven obligadosa establecer cifra de milesde millones anualmentecomo apropiación paraposibles cobros.

Implementar un plan de acción quepermita evacuar los informes a lasagrupaciones políticas, como elmejorar la información sobre loscandidatos que haga efectiva lainmediatez en la comunicación, aligual que el lograr evacuar losinformes de ingresos y

Disminuir los niveles de omisiónen la rendición como eldescongestionar el número deinformes de ingresos y gastosque tengan derecho areposición de vigenciasanteriores al año 2008.

Actualizar el instructivo derendición de cuentas

Documento

1 01/09/2009 30/01/2010 22 1 100% 22 22 22

Ítem 2 Actualizar el Instructivo derendición de cuentas.

Ítem 2 Documento

1 01/09/2009 30/01/2010 22 1 100% 22 22 22

Realizar convenios conorganismos capacitados paradifundir de manera pedagógicala obligación de rendir cuentas.

Convenio 100 01/10/2009 12/04/2010 28 100 100% 28 28 28

Promocionar por los diferentesmedios de comunicaciónmasiva la obligación que tienenlos candidatos de rendir losinformes de ingresos y gastos.

Cartilla 1 01/10/2009 10/03/2010 23 1 100% 23 23 23

Ítem 3 Circular del asesor del Fondo alos delegados coninstrucciones sobre larecepción de cuentas.

Ítem 3Comunicación

1 01/10/2009 30/04/2010 30 1 100% 30 30 30

Circular del RegistradorNacional Del Estado Civil coninstrucciones a losregistradores sobre larecepción de informes.

Comunicación 1 01/10/2009 31/12/2010 65 1 100% 65 65 65

10 GI 1301002

Observancia de principios constitucionales ylegalesLa Entidad infringió el principio constitucional deeconomía e incurrió en extralimitación de funcionesal realizar los contratos de procesamientoelectrónico de datos (preconteo) por $5.656millones pa

Se desarrollaronacciones sin tener encuenta elcomportamiento histórico de lasconsultas internas delos partidos ymovimientos políticos yse efectuaroncontrataciones innecesarias.

Gastos exagerados eineficaces que implicanpagos onerosos y conposible detrimentos delerario público. Además, deir contra el orden imperativode la Constitución y la Ley.

Así como se hizo para el 26 deoctubre de 2008, la RNEC porintermedio de la Gerencia deInformática, continuará con laelaboración de los procedimientos,procesos y desarrollos de software para el procesamiento electrónicode los resultados en las Cons

Tener un software desarrolladopor la RNEC para elprocesamiento electrónico delos resultados en las consultasinternas de los partidos ymovimientos políticos

Utilizar software institucional

software 1 01/08/2009 31/07/2010 52 1 100% 52 52 52

Gestión a procesos por faltas electoralesEn el seguimiento realizado a los expedientesradicados en el Consejo Nacional Electoral y en losGrupos de Pagaduría y Jurisdicción Coactiva de laRegistraduría Nacional del Estado Civil, seevidenció:- Incumplimiento del artículo 24 de la Resolución1487 del 11 de marzo de 2003- Los partidos y movimientos políticos no remitieronlos informes de ingresos y gastos de todos loscandidatos que avalaron. - Los Registradores Departamentales y Municipalesrecepcionaron cuentas de Candidatos en contra delo estipulado por la norma.- Caducidad de la acción en el expediente de laResolución 184 del 2007 por $7 millones.- Las cuentas presentadas después del plazoestablecido en la Ley se califican comoextemporáneas, acto no contemplado en la norma.

7 GA 1301002

GESTIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTAL 2008

La no aplicación deprocesos yprocedimientos claros,por no existir un manualdentro de laOrganización Electoral yello da origen a variosprocedimientos quetransgreden la Ley.

Ítem 2Desarrollar las actividades quepermitan el informar a lascampañas sobre la obligación derendir informes públicos deingresos y gastos dentro de lostérminos; como de las funcionesque tienen los registradoresrespecto a la recepción deinformes

Disminuir los porcentajes decandidatos que incumplen lostérminos del artículo 18 literal cde la Ley 130 de 1994.

Actuaciones nodesarrolladas o malaplicadas, que ponen enriesgo la capacidadorganizacional en losdiferentes eventos delorden electoral.

GESTIÓN ADMINISTRATIVA






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Emitir circular reiterando a lossupervisores el cumplimiento delas obligaciones establecidas en elManual de Supervisión (ResoluciónNo. 0307 de 2009).Verificar que de la informacion quese allegué a la Oficina Jurídica,respecto al término de ejecuciónde los contratos en casos desuspensión y reinicio de losmismos, se anexe las pólizasdebidamente ajustadas a losestipulado en el contrato

Dar cumplimiento al manual desupervisión

La Oficina Jurídica emitirácircular, solicitando a lasupervisión de los contratos,cumplimiento a lo dispuesto por la Resolución 0307 de 2009,respecto a la obligación quetiene el contratista de mantenerla suficiencia de las garantías,teniendo en cuenta lascondiciones estipuladas en elcontrato y de acuerdo a laejecución del mismo.El abogado encargado delcontrato verificará ladocumentación relacionada conla ejecución contractual,asignada por la Coordinacióndel Grupo de Contratos, a finde determinar que los contratosestén amparados durante eltérmino de su ejecución.

Circular 1 01/09/2010 31/08/2011 52 1 100% 52 52 52

Impartir instrucciones para elcumplimiento a lo dispuesto en elestatuto contractual relacionadocon los requisitos de ejecución delcontrato.

Dar cumplimiento alordenamiento legal en materiade contratación

La oficina jurídica emitirácircular, para que, una vezinformado el supervisor sobreel cumplimiento de losrequisitos de ejecución delcontrato suscriba el acta deinicio dentro del términoestablecido en el manual sesupervisión.

Circular 1 01/09/2010 31/08/2011 52 1 100% 52 0 0

17 FC 1405100

Control ingresos privados campañasDel análisis a los ingresos y gastos de la vigencia2007 presentados por los partidos políticos, no seevidencia acciones de control por parte de laOrganización Electoral a la procedencia de losdineros privados

El no desarrolloadecuado de lasactividades en la faseprecontractual, condeficiencias en laelaboración de lostérminos.

Generar conflictos en laejecución contractual queponen en alto riesgo elobjeto de la contratación y la inversión asignada para ello.

Programar las visitas especialerspor parte de el FNC a los 12partidos con personeria juridicavigente

Verificar el origen de los dinerosprivados que reciben lospartidos para dar cumplimientoal artículo 20 de la Ley 130 de1994.

Comisionar por parte del CNE,al FC, la verificación de lasfuentes de los dineros privadosque ingresan a los partidos ymovimientos políticos para susostenimiento.

informes

12 01/01/2011 30/04/2011 17 12 100% 17 17 17

1 1103002

CIFRAS INFORME DE GESTIÓN Se presentadiferencia de 1.635.570 cédulas, entre las cifrassuministrados por la RNEC y las reportadas por laDirección de Nacional de Identificación.

Al efectuar lacomparación entre losdatos suministrados enel informe de gestión de la RNEC y lo reportadopor la DirecciónNacional deId tifi ió

Lo cual indica que no hayconsistencia en lainformación.

Verificación de la informaciónsuministrada por el contratistafrente a las Estadísticaspublicadas por la Entidad.

Consolidar la informaciónpublicada con respecto a lascifras de producción a fin deevitar diferencias en lainformación.

Informes estadísticos deproducción y entrega

Informe 12 01/10/2009 01/10/2010 52 12 100% 52 52 52

2 1201100

APLICATIVO DE REGISTRO CIVIL Con base enlas visitas a las Notarías se pudo determinar que elaplicativo que nos ocupa presenta inconsistencias almomento de ser diligenciados ciertos campos delformato de Registro Civil,

Debido a que, talescomo loscorrespondientes altema del hijoextramatrimonial, cambio de nombre,registro de matrimonios,matrimonio por escriturapública, seriales que sereportan, como no

Lo anterior por cuanto no esposible registrar el nombredel médico o funcionarioque expide el registro civilde defunción, no permiteincluir nuevos registrosciviles, entre otros.

Se adelantaran las gestiones antela superintendencia de notariado yregistro para que las notariasadquieran el programa PMT de laRegistraduria, el cual cumple conla totalidad de requerimientos decampos del formato de registrocivil (nacimiento, matri

Actualizar las notaria s a la ultimaversión del SIRC PMT II.

Incrementar el número denotarias que tienen PMT con laúltima versión del aplicativo delsistema de información deregistro civil. Cantidad de notarias

con el PMT I migradas al PMT II

54 15/09/2009 15/09/2010 52 54 100% 52 52 52

3 1201100

Así mismo, en las visitas realizadas, se pudieronestablecer deficiencias de las InterfasesAutomáticas con el AFIS.

Dichas deficiencias seven reflejadas en unerror de código derechazo que arroja elsistema al momento deconsultar información en l b d d t

Lo que refleja deficienciasde la interfase con el AFIS.

Implementar la Interfaz quepermita actualizar el ANI-AFIS

Mantener actualizado el ArchivoNacional de Identificación.

Puesta en marcha de la interfazANI-AFIS / -ANI

Soporte de entrega de la interfaz

1 01/09/2009 01/09/2010 52 1 100% 52 52 52

NIVEL CENTRAL 2008

16 OJ

GESTIÓN CONTRACTUALDar inicio a un procesocontractual con fechadiferente a laestablecida en elclausulado del mismo.

No cumplir cabalmente conla labor de supervisor e ircontra las normasreglamentarias de laEntidad, exponiendo lainversión estatal.

Gestión contractual.En la evaluación realizada al contrato No. 136 de2007 por $129 millones para: ”Realizar auditoriaExterna para los dineros destinados a la reposiciónde los gastos de campaña de las elecciones del 26de octubre de 2003…()”, se eviden

1405002






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Se adelantaran las gestiones paraque las notarias tengan la ultimaversión del aplicativo, la cualcumple con la totalidad derequerimientos de campos delformato de registro civil(nacimiento, matrimonio ydefunción).

Cantidad de notarias con el PMT I migradas

al PMT II10 15/09/2009 15/09/2010 52 10 100% 52 52 52

Se requerirá a la Delegación deSantander para que informe elavance de la instalación delaplicativo en la notarias yhospitales. ** Se aclara que en los hospitalesno se expiden certificados deregistro civil ya que esta funciónsolo compete a las Regi

Soporte documental de migración al PMT II 100 15/09/2009 15/09/2010 52 100 100% 52 52 52

5 1103002

Igualmente se estableció con base en las visitasrealizadas a las ciudades de Barranquilla yBucaramanga, que aún no han sido transportadas alsitio dedicado en el nivel central la totalidad de lastarjetas, que aunado a los inconvenientes que sepresenta

Dado a que no secuenta con el estudiode vulnerabilidadsísmica de la estructuradonde esta ubicada laplaca de reforzamiento,objeto del contrato 035de 2007 (FRR) cuyo

Lo que generó lasuspensión y liquidaciónunilateral del contrato.

Plan de trabajo para el envió a nivelnacional de todas lasDecadactilares de primera vez anivel nacional a oficinas centrales.

Centralización del MaterialDecadactilar primera vez, en elArchivo Nacional deIdentificación

Envió de las decadactilares anivel nacional Oficiar a las 33

Delegaciones departamentales para

el envió de la decadactilares a oficinas centrales

22.000.000 01/10/2009 31/12/2009 13 22000000 100% 13 13 13

Actualización de las bases dedatos en línea.

Actualización 100 01/10/2009 01/09/2010 48 100 100% 48 48 48

Actualización de las bases dedatos fuera de línea

Actualización 100 01/10/2009 01/09/2010 48 100 100% 48 48 48

7 1103002

MIGRACIÓN DE DOCUMENTOS: Se presentansolicitudes pendientes de entrega

A pesar que dichoenrolamiento se realizócon el PMT I, desde elaño 2000 al 2007

Lo cual perjudica alciudadano y deteriora lagestión de la Registraduría

Verificar en el sistema lassolicitudes que encuentranpendientes por expedición ycorresponden al periodocomprendido en el periodo 2000 y2007, para implementar un planchoque que permitan la entrega delos documentos de identidad a losci dadanos

Establecer si las solicitudes quese encuentran pendientes porexpedición cumplen con losrequisitos exigidos por laEntidad.

Plan de choque de validaciónde solicitudes entre el periodocomprendido entre el 2000 y2007.

Plan de choque 100 01/10/2009 31/03/2010 26 100 100% 26 26 26

8 1103002

CORRECCIÓN DE DOCUMENTOS: Lasdelegaciones de Atlántico y Santander, han devueltoun importante número de documentos quepresentan inconsistencias

Dichas devoluciones serealizan una vez elciudadano informa delos defectos en eldocumento, sinembargo, haysolicitudes que datandel año 2008 las cualesno han sido aúnresueltas

lo que agudiza el problemaexistente en la entrega decédulas.

Establecer la cantidad dedocumentos de identidad que porerrores en su fabricación has sidodevueltos por los ciudadanos parasu retraimiento y posterior entregaal ciudadano.

Minimizar en tiempo losprocesos llevados en oficinascentrales en retratamiento dedocumentos de identidad

Plan de choque para lainvestigación y retratamiento dedocumentos de identidadexpedidos con error.

Plan de choque 100 01/10/2009 30/06/2010 39 100 100% 39 39 39

10 1103002

CONTROL Y SEGUIMIENTO A TRANSFERENCIAVIRTUAL DE DATOS: el horario habilitado para elenvío de los lotes de los Set Transfer Set, no essuficientemente flexible para el cargue respectivo

dado que en ocasionesse presentanintermitencias en elservicio Web y con elservicio de energía, deacuerdo con loinformado por laDelegación delAtlántico.

Diagnostico a nivel Nacional sobrela transferencia virtual de datos yposterior estudio por parte de laGerencia de Informática encoordinación con la delegada parael registro civil y la identificaciónpara la flexibilización de losHorarios de carga.

Control y seguimiento para latransferencia virtual de datos.

Estudio de la transferenciavirtual de datos y emisión decircular.

Circular 1 15/01/2010 31/03/2010 11 1 100% 11 11 11

11 1103002

Mantenimiento de Booking Se observó que elmantenimiento de las Booking (estaciones deEnrolamiento en Vivo), debe realizarse en Bogotá

lo cual genera demorasy falta de oportunidaden la reparación ydevolución de lasmismas a las diferentesdelegadas

Afectando el proceso derenovación y solicitudes deduplicados.

Seguimiento por parte de laCoordinación de Recepción dematerial , Dirección Nacional deidentificación al Mantenimientopreventivo y correctivo de lamaquinas de para el Enrolamientoen Vivo.

Optimización en la prestación deservicio específicamente en elmantenimiento de la maquinas.

Seguimiento de losmantenimiento por parte de laCoordinación de Recepción deMaterial de la DirecciónNacional de Identificación.

Reportes de mantenimiento por maquina atendida

100 01/10/2009 10/09/2010 49 100 100% 49 49 49

Actualizar las notaria s a la ultimaversión del SIRC PMT II.

Incrementar el número denotarias que tienen PMT con laúltima versión del aplicativo delsistema de información deregistro civil.

situación que contribuirá aaclarar la información queactualmente contienen lasbases de datos del actualcenso.

1103002

Dado que comoresultado de las visitasefectuadas seobservaron listados decédulas quepresentaron errores queestán directamenterelacionados con laobligación delcontratista de tener uncontrol de calidad

ENROLAMIENTO Se puede concluir que elsubproyecto denominado Enrolamiento, Cláusula14.2.3 del contrato 057 de 2005, presentadebilidades relacionadas con la implementación ypuesta en marcha del mismo

Actualización de las bases dedatos existentes en las estacionesde enrolamiento (ANI, BDR) anivel Nacional.

Evitar los errores que se estánpresentando en el proceso deltramite de los documentos deidentidad.

Lo anterior, con el fin deque la información lleguedepurada al sistema degestión de producción y nogenere códigos de rechazopor estos conceptos.

4 1201100

EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS: El modulo deExpedición de Certificados está terminado, sinembargo, dicha herramienta en la Delegación deSantander aún no ha iniciado la instalar en Hospitalesy Notarías, lo cual no es coherente con el objetivodel PMT II,

Las gestiones que laRegistraduría adelantecon las Notaríaslograrán una mayorcobertura en laexpedición de losRegistros Civiles deDefunción, y permitirá asu vez, la confiabilidaddel censo electoral,

6






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Funcionamiento de las Booking En la estaciónubicada en el municipio de Girón se presentaronproblemas con la batería de la mencionada estacióny fue enviada a Bogotá para su correspondientemantenimiento; al momento de la visita la Booking,se encontraba

En el municipio de Florida blanca la Booking habíallegado hacía tres meses y los técnicos de SAGEMno se habían hecho presentes para su instalación

Las capacitaciones realizadas a los funcionarios dela Delegación de Santander para el manejo de lasBooking, se dieron con base en un manual que al ser consultado no contenía la versión actualizada sobreel manejo de las mismas.

lo anterior debido a faltade coordinación entre lacapacitación brindadapor el contratista y laRegistraduría Nacionaldel estado Civil.

Puede ocasionar que nohaya concordancia entre lainformación recibida y laimplementación de losnuevos sistemas deidentificación.

Reinducción a funcionarios para lacapacitación en el manejo de lasmaquinas de enrolamiento en vivoen Departamento de Santander.

Capacitación a los funcionariosresponsables de lafuncionamiento de la maquinasde enrolamiento en vivo en laDelegación de Santander

Reinducción a los operarios deBooking en la Circunscripciónde Santander.

Capacitación 1 01/08/2009 31/12/2009 22 1 100% 22 22 22

13 1103002

Proceso de envío de documentos. LasRegistradurias Especiales, Auxiliares y Municipales,recibieron cédulas que no fueron solicitadas nitramitadas por ellos. Igualmente, recibieron cédulasque no se encontraban en actas y cédulas queaparecen relacionada

Durante las visitasefectuadas seprecisaron lassiguientes situacionesrelacionadas con elproceso de envío dedocumentos por partedel contratista

Lo anterior denotadebilidades en laclasificación y envío de lascédulas, por parte delcontratista, que se puedenacentuar debido a lasdeficiencias del HELDDESK, que no cuenta con elpersonal suficiente para dar

l ió f t

Reiterar lo establecido en laCircular 015 de 2009, donde indicael procedimiento para dar reporte ysolución al proceso de envío,recepción y entrega dedocumentos.

Garantizar el correcto envío delos documentos a su lugarpreparación.

Realizar seguimiento mensual alos errores en los cualesincurre el proceso de envío dedocumentos de identificación yestablecer controles. Informes controles de

calidad 12 01/10/2009 01/10/2010 52 12 100% 52 52 52

17 1301002

Población Desplazada La RNEC no cumple con el mandato de la Corte de reportar informacióndiferenciada sobre la Atención a la PoblaciónDesplazada y los recursos empleados para tal fin

ya que las campañasque realiza no loestablecen

por lo tanto los recursos nose identifican paraPoblación Desplazada ycuales para las PoblacionesVulnerables

Mediante convenio con la AltaConsejera para la Acción Social yla Cooperación Internacionalrealizar un cruce de informaciónde las bases de datos de lapoblación atendida en campañasde documentación, durante losaño 2007 y 2008.

Depurar la informaciónestadística de la poblaciónvulnerable atendida durante losaños 2007 y 2008.

Elaboración de un informe.

Informe 100 15/09/2009 31/03/2010 28 100 100% 28 28 28

18 1301002

Indicadores de Gestión Atención a la PoblaciónDesplazada La RNEC no ha adoptado indicadoresde gestión para la Atención de la PoblaciónDesplazada como lo ordenó la Sala Tercera de laCorte Constitucional

lo anterior impideconocer la cobertura yla efectividad de losprogramas que laRegistraduría desarrollaen éste tema, ademásde la eficiencia en el

recursos ya que al no estardiferenciada la poblaciónatendida, tampoco sepuede discriminar el uso derecursos de la Entidad y deotros organismosdestinados para el Goce

Diseñar y desarrollar un moduloestadístico, que permita registrar el indicador diferencial, sobre laatención a la población desplazadaen el SIGES.

Consolidar la informacióndiferenciada sobre la atención ala población desplazada.

Elaborar informe que muestrelas cifras de poblacióndesplazada atendida.

Informe 2 01/10/2009 30/09/2010 52 2 100% 52 52 52

21 1103100

Oficinas piloto El indicador no muestra cual es eluniverso de oficinas piloto escogidas por laRegistraduría, además no permite apreciar si con lainstalación de las nuevas tecnologías en algunasoficinas escogidas para la prueba, se logra optimizaro me

establecer si lasestaciones alistadas en900 oficinas funcionancorrectamente, y hancontribuido a mejor elservicio al cliente, locual si demostraría laefectividad de lapresente acción.

No obstante se evidencióque hay debilidades enrelación con el modulo deauditoría.

Bajo una muestra de oficinas del10% del total de nuevas oficinasse realizará la verificación delmejoramiento de procesosanalizando los indicadores deproducción y calidad Y Revisandomediante el modulo de auditorialas transacciones realizadas porlos

Verificar el impacto favorable dela implementación de las nuevastecnología

Seguimiento de indicadorespara evaluar la optimización delos procesos con la aplicaciónde las nuevas tecnologías yverificación de la funcionalidady operabilidad del moduloestadístico como fuente deinformación para elaborarinformes.

Informe 2 17/09/2009 19/03/2010 26 2 100% 26 26 26

Plan de Acción Se presentan diferencias entre loreportado en el plan de acción y lo mostrado en elinforme de gestión 2008, así: Registros grabadossegún Plan de Acción 2008 = 4.728.406. Registrosgrabados según informe de gestión 2008=El informe de gestión solo muestra información yestadísticas para menores de edad, en el tema deenrolamiento en vivo.Al comparar la información consignada en el informede gestión, página 24 con lo presentado en elinforme de avance del plan de acción vigencia 2008,resulta una diferencia de 1.727.096.

Seguimiento de losmantenimiento por parte de laCoordinación de Recepción deMaterial de la DirecciónNacional de Identificación.

Reportes de mantenimiento por maquina atendida

52 52 52

52

Verificación Siges

100

Seguimiento trimestral de cifrasreportadas en cada acción porlas DelegacionesDepartamentales

5201/10/2009

lo anterior afectan lacredibilidad de lasrevelaciones de la entidadante la ciudadanía, y puedegenerar o inducir a que secometan errores que enúltima instancia puedenafectar, incluso el censoelectoral.

Seguimiento por parte de laCoordinación de Recepción dematerial , Dirección Nacional deidentificación al Mantenimientopreventivo y correctivo de lamaquinas de para el Enrolamientoen Vivo.

Verificación permanente de losinformes de Gestión que envíanlas Delegaciones Departamentales

Garantizar que las acciones acumplir tengan cifras reales

Optimización en la prestación deservicio específicamente en elmantenimiento de la maquinas.

52

12

Debido a que no secuenta con los mediosnecesarios paraefectuar elmantenimiento en dicharegional; igualmente porcuanto, se hanpresentado demoras enlas instalaciones quedebe efectuar elcontratista; asimismo,las instalaciones de lasdistintas dele

Lo anterior puede ocasionardaños en los equiposinstalados, atencióninadecuada de los usuariosy demoras en los tramitesde identificación.

1103002

22 1103002

Lo anterior indica faltade consistencia entre lainformación oficialreportada por la entidad, lo cual se debe adebilidades de controlinterno 100100

100 100%01/10/2010

01/10/2010 52

52

100%01/10/2009






Puntaje Logrado por


Puntaje Logrado por

las Metas (PLAI)







Meta

Búsqueda detallada ypersonalizada para la ubicación delos sancionados, generandoconciencia de pago yconfigurándose dicho hecho.

Realizar un recaudo efectivo. Realizar las accionestendientes para la ubicación delos sancionados. Reportes de consulta,

en cada proceso 100 01/10/2009 01/10/2010 52 100 100% 52 52 52

Los abogados adscritos a laoficina de Cobros Coactivosrealizarán labores puntuales concada proceso a fin de ubicar alsancionado y sus bienes, lo cualno da cabida a nombrar curadores.

Mayor agilidad en el proceso yreducción de costos en elnombramiento de curadores.

Evitar el nombramiento decuradores.

Procesos de cobros coactivos.

100 01/10/2009 01/10/2010 52 100 100% 52 52 52

Una vez el proceso sea radicadoen la oficina de Cobros Coactivosse verificará a través de consultaen el Archivo Nacional deIdentificación (ANI), el número deidentificación del sancionado, paraestablecer plena identidad.

Evitar nulidades en el procesopor falsa individualización.

Consultas en el ArchivoNacional de Identificación

Consulta en el Archivo Nacional de

Identificación100 01/10/2009 01/10/2010 52 100 100% 52 52 52

Se realizará un seguimiento delvalor de recaudos, apertura deprocesos y finalización de losmismos.

Evitar acumulación deactuaciones y realizar unrecaudo efectivo.

Elaboración de reportes deseguimiento semanalmente.

Reportes Semanales 11 01/10/2009 01/10/2010 52 15 100% 52 52 52

La liquidación de los procesos, losinformes de recaudo, las partidasconciliatoria y demás actuacionescontables serán atendidas por unprofesional en la materia.

Que las actuacionesadelantadas por la Oficina decobros coactivos seanelaborada por el personaladecuado e idóneo.

Contar con el personal idóneoen aspectos contables.

Informes Mensuales 4 01/10/2009 01/10/2010 52 4 100% 52 52 52

Actualización de los procesosvigentes discriminados en cadauno de los tres factores, paraenviar informe a la Oficina deContabilidad para que está detraslado a la Contaduría General -Boletín de Deudores Morosos.

Mantener actualizada la base dedatos de los procesos para elinforme que se envía a laContaduría General - Boletín deDeudores Morosos.

Reporte de la informaciónveraz.

Reportes 1 01/10/2009 01/10/2010 52 1 100% 52 52 52

Depuración Banco Popular -Gastos de Personal Partidas Conciliatorias 29 31/07/2009 31/03/2010 35 29 100% 35 35 35

Depuración Banco DaviviendaRed Bancafe

Partidas Conciliatorias 109 31/07/2009 31/03/2010 35 107 98% 34 34 35

La Coordinación de Cobros porJurisdicción Coactiva continuarácon las acciones tendientes alrecaudo de los recursosordenados a reintegrar, a través dela investigación de bienes yaplicación de medidas cautelares.

Recaudar el dinero adeudado ala Entidad por concepto deviáticos de los Delegados delConsejo Nacional Electoral

Recaudar el valor de$50.708.738

Numero de deudores 40 13/09/2010 12/08/2011 48 8 20% 10 0 0

Como resultado de la gestión decobro las Coordinaciones deContabilidad y Pagaduríaprocederán a la depuración de lacuenta, realizando los registroscontables y posterior reintegro a laDirección de Crédito Público y delTesoro Nacional

Reflejar en los EstadosFinancieros cifras razonables yconfiables

Realizar los registros contablesa que haya lugar.

Registros 100 31/07/2009 30/07/2010 52 25 25% 13 13 52

INFORME FINANCIERO RNEC 2008La cuenta Bancos por $616.7 millones presenta a 31 de diciembre de 2008 las siguientes partidasconciliatorias, pendientes de legalizar, algunas de las cuales registran antigüedad superior a los 10 mesesasí:

23 1701007

Gestión de cobro: Al efectuar seguimiento a lossaldos de esta cuenta, se determinó que la gestiónde cobro, tendiente a legalizar y recaudar estosvalores ha sido deficiente

por cuanto se observóque en el transcurso delos últimos 5 años sehan recaudado partidaspor cuantías de: Ley 1 $313 millones; Ley 2$86.7 millones y Ley 3$5.7 millones,equivalentes a un 7.08,1.7 y 4.2%respectivamente

El grado de recaudo poraño apenas es del 1.2%,aproximadamente, quedenota debilidades en lagestión de cobro por partede la entidad.

Reflejar en los EstadosFinancieros cifras razonables yconfiables

170401

La Coordinación de Contabilidadcon apoyo del Grupo dePagaduría, depurará las partidasconciliatorias pendientes y quepresentan antigüedad superior a10 meses correspondientes al año20081

2 1704100

La entidad registra en los estados contables al 31 de diciembre de 2008, Anticipos y Gastos de Viaje encuantía de $50.7 millones, los cuales datan desde elaño 2003

Lo anterior debido aque las entidadesbancarias no reportancon la debida celeridadlos documentossoportes de las distintas transacciones bancariasy las accionesemprendidas por laEntidad, no son losuficientemente diligentes para reducirlos tiempos

debido a que estosdineros fueronentregados por laentidad para eldesplazamiento de losjurados de votación delas elecciones de 2003y muchos de los cuales,no fueron legalizadosen su debidaoportunidad.

Lo anterior ocasiona,subestimaciones netas enlas cuentas de Efectivo ypatrimonio en cuantía de$75. 6 millones.

Ocasionando incertidumbreen las cuentas de deudoresy patrimonio por $50.7millones.






Puntaje Logrado por


Puntaje Logrado por

las Metas (PLAI)







Meta

3 1704002

No se ha hecho efectiva la implementación de unaplicativo que permita el manejo de los registroscontables de la cuenta Deudores, así comotampoco se presenta dentro del aplicativoestablecido en el sistema Leader, con el fin de llevarun control más efectivo de los Deudores de laRegistraduría, toda vez que los mismos se llevan através de hojas de Excel, y estas son susceptiblesde modificar

Lo anterior contribuyeque no hayaconsistencia entre lossaldos reportados porContabilidad y el áreade Cobro Coactivo,puesto que encontabilidad se registran 40 partidas por cuantíade $50.7 millones,mientras que enJurisdicción Coactivaaparecen 34

lo cual genera incertidumbresobre el saldo de la cuentaDeudores a 31 dediciembre de 2008, encuantía de $6.3 millones.

La Coordinación de Cobros porJurisdicción Coactiva radicará en laGerencia de Informática la solicitudde adquisición del modulo decobro coactivo a deudores,especificando las característicasque den cumplimiento a laorganización, control y seguridadde los reportes, la alimentaráautomáticamente el modulocontable.

Implementar un aplicativo quesistematice la información quegenera la Coordinación deCobros por JurisdicciónCoactiva el cual estará en líneacon el modulo de Contabilidad

Adquisición y puesta en marchadel modulo de Cobro deCobros Coactivos

1 100 31/07/2009 30/07/2010 52 100 100% 52 52 52

4 1601001

Mantener canon de $1’1 millones durante 14 años,sin tener en cuenta el IPC de cada vigencia.

Falta de control,seguimiento y manejode los bienesinmuebles de propiedad de la entidad.

Se produjo detrimento alerario al no procurar losbeneficios directos en elincremento anual del canoncon base al IPC por más de14 años que correspondena $354 millones. Falta decontrol, seguimiento ymanejo de los bienesinmuebles de propiedad de

En caso de no llegarse a unacuerdo en la Audiencia deConciliación iniciar las accionesjudiciales de restitución yregulación del canon.

Recuperar la tenencia delinmueble y lograr reajuste delcanon

Iniciar acciones judicialescontra el arrendamiento.

Acciones Interpuestas 1 01/02/2009 01/02/2010 52 1 100% 52 52 52

Rotular todas las AZ quecontienen la documentaciónelectoral que reposa en losPisos 12,13 y 15 de Bancol.

Marcación de acuerdo loestipulado en las TRDadoptadas por la RNEC en laResolucion 2252 de abril de2009 y la Ley General deArchivo 524 del 2000.

Archivo organizado 100 01/11/2009 31/12/2010 61 90 90% 55 55 61

Realizar índices de ubicación dela información que reposa en lospisos 12, 13 14 de Bancol.

Facilitar la ubicación de losdocumentos electoralesactualmente vigentes.

Archivo organizado 100 01/11/2009 30/10/2010 52 100 100% 52 52 52

Gestión en inmueblesPor la falta de procedimientos debidamenteestandarizados en materia de recursos físicos yfinancieros acordes con inventarios debidamentedepurados se generan costos innecesarios en elmantenimiento y sostenimiento de bienes que no u

Enajenar los inmuebles de laRegistradurias Auxiliares deEngativa y Tunjuelito, gestión quepuede ser realizada durante elprimer trimestre de cada vigencia.

Tramitar los documentos ygestiones necesarias,requeridas para esta labor.

Realizar toda la documentaciónrequerida ante las diferentesentidades tanto distritales comonacionales. Enajenaciones 2 28/07/2009 30/07/2010 52 0 0% 0 0 52

Ser han realizado estudios desdeel año para el reforzamientoestructural y diseño del edificioCórdoba

Conservar el bien inmueble,considerado por el DistritoCapital como patrimonio dePreservación Arquitectónica

Realizar la gestión yrecopilación de losdocumentos requeridos antelas entidades del DistritoCapital para sus adecuaciones

Ejecución Contrato 1 30/07/2009 30/07/2010 52 0 0% 0 0 52

Elaborar el inventario de losinmuebles a enajenar yconsolidar los documentossoportes requeridos

Informe 1 01/08/2009 31/12/2009 22 1 100% 22 22 22

Desarrollo del procesoenajenación en los términosestablecidos en el Decreto4444 de 2008

Proceso de enajenación

1 02/01/2010 31/08/2010 34 0 0% 0 0 34

Ejecutar el Contrato No. 055 de2007 y adquirir los estudiosnecesarios para intervenir elEdificio Córdoba.

Estudio de Vulnerabilidad y

Licencia.1 01/09/2010 30/08/2011 52 0% 0 0 0

Ejecutar el Proyecto deInversión "Construcción yAmpliación de la InfraestructuraAdministrativa a Nivel Nacional -2010".

Proyecto Ejecutado 1 01/06/2010 01/06/2011 52 0% 0 0 52

Gestión en la protección de la información deregistro e identificación.Por deficiencias en el soporte administrativo, laRegistraduría Nacional del Estado Civil no cuentacon políticas claras que protejan y garanticen lainformación que adquiere en los

Implementar medidas quepermitan la salvaguarda de lainformación (Adquisición dearchivadores)

Organizar y proteger lainformación

Solitud de archivadores

Archivadores 30 20/05/2009 20/05/2010 52 30 100% 52 52 52

NIVEL CENTRAL - REGISTRADURÍA DISTRITAL

5

Preservación y protección de la informaciónelectoral: Deficientes mecanismos de control ypreservación en el sistema de gestión documental alevidenciarse que los soportes del proceso electoraldepositados en la bodega de Pensilvania y losarchivos de la

La documentación electoral que seencontraba bajo custodia del Áreade Administrativa en la BodegaPensilvania, fue trasladada al tercer piso del Edificio Córdoba ubicadoen la Cra 7 con calle 17,y la mismaquedará bajo custodia del ÁreaElectoral, de igu

Información electoralexpuesta a posiblessustracciones, deterioro ydestrucción.

1904008

6 1604001

• Deterioro progresivo del Edificio Córdoba ubicadoen la carrera 7 No. 16-51 y considerado por elDistrito como patrimonio de preservaciónarquitectónica, que fue comprado con cesión dederechos litigiosos y que aún hoy subsisten, sinbeneficio instituci

Con el fin de subsanar estasituación, se esta ejecutando elContrato No. 055 de 2007 cuyoobjeto es realizar la consultoría delos estudios necesarios para larealización del proyecto dereforzamiento estructural, diseñoarquitectónico y complementarios

Se adquieren ycontratan bienes que noestán prestando ningúnservicio y sí ocasionangastos

No se cuenta con unaadecuada organización,protección y custodiade la documentaciónelectoral.

Se generan costosinnecesarios en elmantenimiento ysostenimiento de bienesque no utiliza la Entidad

Se genera alto riesgo a lavulneración de los derechosconstitucionales de laintimidad y seguridadnacional al no protegeradecuadamente lai f ió d i t

la RegistraduríaNacional del EstadoCivil no cuenta conpolíticas claras queprotejan y garanticen lainformación qued i l t

Contar con los Estudiosnecesarios para realizar laReconstrucción del EdificioCórdoba, ubicado en la Cra. 7No. 16 - 51/53.

Incluir el Inmueble dentro del Plande Enajenación 2010

Realizar la depuración de losbienes inmuebles que no seencuentran en uso






Puntaje Logrado por


Puntaje Logrado por

las Metas (PLAI)







Meta

La protección de la clave de usuarios no esrestringida y está expuesta físicamente a cualquierpersona.Los documentos no están salvaguardados y lasinstalaciones no cuentan con estructuras sólidaspara que se depositen en forma permanente otransitoria.

Divulgar y efectuar seguimiento alas políticas informáticasadoptadas con la Resolución 3257del 2005 .

Proteger la informaciónalmacenada en los Sistemas deInformación

Informe de seguimiento de laspolíticas informáticas ycontroles implementados

Informe 3 10/12/2009 30/06/2010 29 3 100% 29 29 29

9 1202001

Prestación del servicio de conectividad:Los servicios informáticos para el sistema deidentificación presentan fallas al no poseer nivelesde tolerancia para permanecer fuera de red, lo queafecta la efectividad del servicio a la población querequiere de una atención inmediata en la certificación de la contraseña, como mecanismo que habilitatemporalmente para ejercer algunos derechosciviles. Situación que impacta directamente en los jóvenes yciudadanos que optan por esta alternativa, al limitarleaún más sus derechos constitucionales y legales, yque afectan la labor misional de la Registraduría.

Fallas en el sistema deidentificación al noposeer niveles detolerancia parapermanecer fuera dered.

Se afecta la efectividad delservicio en perjuicio delusuario.

Efectuar seguimiento continuo alfuncionamiento del canal de 1024Kb, los consumos promedio sonde 200Kb; a principio del 2009 serealizó una valoración de la LANpor parte de la empresa contratistaUNE, dictaminando que ésta seencuentra en buen estado. Lacobertura a los servicios deInternet, intranet y correoinstitucional, la realizan, todas lasRegistradurías municipales y lasauxiliares.

Mantener la conectividad Tener un servicio continuo conlas Registradurias Auxiliares.

Informe de seguimiento a la

conectividad3 10/10/2009 30/06/2010 38 3 100% 38 38 38

Elaboración de Plan de Accióny Plan de Gestión AmbientalInstitucional.

Plan de acción y plan de gestión ambiental

2 15/01/2010 30/03/2010 11 2 100% 11 11 11

Realizar evaluación, control yseguimiento a los planes Informe trimestral de

evaluación, control y seguimiento

3 01/04/2010 31/12/2010 39 3 100% 39 39 39

Ofrecer un servicio fácil yoportuno Software instalado 1 01/09/2009 29/04/2010 34 1 100% 34 34 34

Informe de seguimiento alagendamiento

Informe trimestral de seguimiento 2 01/06/2010 30/12/2010 30 2 100% 30 30 30

Ofrecer un servicio fácil yoportuno

Software instalado 1 01/09/2009 29/04/2010 34 1 100% 34 34 34

Informe de seguimiento alagendamiento Informe trimestral de

seguimiento2 01/06/2010 30/12/2010 30 2 100% 30 30 30

Ofrecer un servicio fácil yoportuno Software instalado 1 01/09/2009 29/04/2010 34 1 100% 34 34 34

Informe de seguimiento alagendamiento Informe trimestral de

seguimiento 2 01/06/2010 30/12/2010 30 2 100% 30 30 30

52 52

6 GI

Formulación de metas. Las metas establecidas porla entidad en el plan de acción operativo, no soncoherentes con la capacidad instalada para suoperación.

información de registro eidentificación

Por deficiencias en elproceso de planeacióny determinación de laproducción en términosde la capacidadinstalada establecidapor la DelegaciónDepartamental deAntioquia.

1902002 adquiere en los eventoslegales que obliga a laspersonas colombianasa registrase eidentificarse

Lo anterior se da por faltade claridad con respecto alos mecanismos deformulación, y a la falta degestión administrativa paraestablecer la evaluación,control y seguimiento a losmismos con respecto alnivel desconcentrado, loque impide obtener los

Lo que origina inefectividadde las herramientasimplementadas para laplaneación y por endeafectando el proceso detoma de decisiones.

Dicha situación propicia lacorrupción, por cuanto lascitas agendadas sonacaparadas portramitadores externos, quevenden los códigos a losusuarios que requieren elservicio.

Las metas propuestasen este, no son metascorporativas ya quecorresponden más bien, al cumplimiento defunciones personales eindividuales de losfuncionarios de laDelegación Departamental y nadatienen que ver con lostres Ejes Estratégicos.

7

1 11 01 001

Coherencia entre el Plan Estratégico y el Plan deAcción . Entre el Plan Estratégico Institucional y elPlan de Acción Ambiental Operativo formulado porel nivel desconcentrado, no existe coherencia.

GERENCIA DEPARTAMENTAL DE ANTIOQUIA - PUNTO DE CONTROL DELEGACIÓN DEPARTAMENTAL ANTIOQUIA

11 03 0013

Desarrollar un software quepermita el agendamiento y controlde la asignación de citas

Reportar al responsable deProcesos los informes deavance de las actividades quehacen parte del Plan de Acciónpor Macroprocesos 2009.

Informes trimestrales de seguimiento

reportados

Lo anterior originacapacidad ociosa de losrecursos disponiblesafectando negativamente laeficiencia y eficacia de lasoperaciones y la imagen


Establecer la metodología para laformulación y ejecución del Plande Acción por Macroprocesos2009.

Continuar con el desarrollo delos objetivos establecidos en elPlan Estratégico 2008 - 201, através de la ejecución del plande acción 2009.

Permitiendo elacaparamiento por parte detramitadores externos

8 19 04 001

Parametrización del Call center . Para la asignaciónde citas el Call Center esta parametrizado para noaceptar más de dos llamadas del mismo número deteléfono durante el mes. En el agendamientorealizado en el segundo semestre de 2008 seencontraron en

Lo anterior debido afalta de control yseguimiento al proceso,afectando ladisponibilidad de citas alos usuarios querequieren el servicio

Agendamiento. La producción de los servicios queprestan las Registradurias Especial de Medellín ysus auxiliares, debe ser equivalente a las citasasignadas a través del Call Center. Al analizar lasestadísticas se encontró que el agendamiento esmayor a

debido a que gran partede las citas agendadasson acaparadas portramitadores externos,las cuales no alcanzan aser colocadas en sudebido a que elaplicativo con el queopera el Call Center nosolicita datosespecíficos quepermitan identificarclaramente al usuario.

5 22 03 100

19 02 001

Individualización de citas. El Agendamiento decitas que se realizan por intermedio del Call Centeren la Registraduría Especial de Medellín y susauxiliares, se realiza por medio de un código que nopermite la individualización de la persona que requier

Actualizar el Plan de acción y Plande gestión ambientalestableciendo parámetros queinteractúen con el Plan Estratégico.

Ejecutar actividades que llevenal cumplimiento de lasactividades propuestas enplanes y programas

Ofrecer a la ciudadanía unagendamiento oportuno, seguro,eficiente y fácil




52 523 100%30/04/20103 30/04/2009






Puntaje Logrado por


Puntaje Logrado por

las Metas (PLAI)







Meta

9 12 02 001

Satisfacción de la demanda. En la RegistraduríaEspecial de Medellín y sus auxiliares, elAgendamiento que se realiza a través del CallCenter para el otorgamiento de citas para losservicios de cedulación y tarjetas de identidad ensus diferentes modalidades, está parametrizado pordía. El horario para la obtención de las citas inicia alas 6:00 am y se cierra entre 7:00 y 7:30 am porcoparse la agenda diaria, teniendo el usuario quellamar al siguiente día para ver si puede acceder y sino es posible, debe continuar con esteprocedimiento hasta lograrlo. Adicionalmente lasllamadas realizadas por los usuarios conposterioridad al cierre de la agenda, no quedanregistradas en el sistema

Esta situación se debea que el Call Center noestá programado paraque el Agendamientosea por un tiempomayor al establecidoactualmente, y tambiéna que el sistema noregistra las llamadas noatendidas para efectode determinar lademanda insatisfecha.

Dicha situación propicia lacorrupción, por cuanto lascitas agendadas sonacaparadas portramitadores externos,afectando la satisfacción delos usuarios y por ende laimagen institucional.



Informe de seguimiento alagendamiento

Informe trimestral de seguimiento 2 01/06/2010 30/12/2010 30 2 100% 30 30 30

10 19 05 001

Plataforma Tecnológica. Se evidencio que lossistemas de información y la red de comunicacionesde la Delegación Departamental Antioquia esdeficiente por cuanto: - • La Plataforma Tecnológicano permite dar respuesta oportuna a la demanda desus procesos misionales por cuanto el canal decomunicaciones que posee actualmente es lentopara la transmisión en línea y en forma simultánea de la información por parte de las Registraduríasespeciales, auxiliares y municipales. •No existecobertura total de Internet, intranet, correoInterinstitucional y comunicación vía telefónica con elnivel central en las Registradurías (Especiales,Auxiliares y Municipales) adscritas a la DelegaciónDepartamental Antioquia.

Lo anterior debido a lafalta de efectividad delas estrategiasimplementadas paracumplir con losobjetivos propuesto porla entidad, restándoleeficiencia y eficacia a suproceso misional.

lo cual redunda en unservicio deficiente encalidad, e inoportuno para laciudadanía y afecta laimagen institucional.

Gestionar disponibilidadpresupuestal para la ampliación dela cobertura de la Internet, intranet,correo institucional y comunicaciónvía telefónica

Establecer conectividad enforma continua.

Requerimiento presupuestal

Requerimiento de C.D.P.

3 15/01/2010 30/03/2010 11 3 100% 11 11 11

11 19 05 001

Entrega de cédulas. La Registraduría tieneestablecida la entrega de la cédula en el lugar dondefue expedida, sin embargo cuando el ciudadanoconsulta en la página Web de la Registraduría si lacédula está disponible para ser reclamada y larespuesta es positiva, no es garantía de querealmente se encuentre en el lugar donde la solicitó,

debido a que antes deiniciar el proceso deenvío al niveldesconcentrado, lacédula ingresa a lapágina Web comodisponible, perorealmente todavía no seencuentra lista para laentrega

Afectando la imageninstitucional

En desarrollo del proyecto demodernización tecnológicacontempla una herramienta para laentrega de documentos deidentidad (El Sistema deseguimiento y control de entregade cédulas), la cual seráalimentada directamente por losregistradores especiales

Brindar a la ciudadaníainformación oportuna sobre elestado del trámite de la cédulade ciudadanía

Puesta en marcha software deentrega de cédulas PMTII

Software

100 01/06/2009 31/12/2009 30 100 100% 30 30 30

Levantamiento de informaciónpara el manual de funcionesespecíficas y competenciaslaborales para la RNEC


Diseño y elaboración de losmanuales de funcionesespecificas y competenciaslaborales de la RNEC

Manuales diseñados 3182 01/01/2011 15/04/2011 15 0 0% 0 0 15

Estudio de cargas laborales yperfiles ocupacionales para laRNEC

Estudio 1 01/01/2011 15/04/2011 15 0 0% 0 0 15


Manuales diseñados 3182 15/04/2011 01/07/2011 11 0 0% 0 0 0

15 15 05 001

Puestos de trabajo. Las condiciones locativas,ambientales, puestos de trabajo y atención al usuarioen las Registradurias auxiliares no son adecuadospara el desarrollo de la misión institucional (ruido,poca luz, calor, bienes muebles no aptos),

debido a la falta derecursos económicospara dar cumplimiento alas recomendacionesde la Administradora deRiesgos Profesionales -ARP y demás comitésinternos afines, que hanrealizado pronunciamientos sobre

lo que conlleva a que elservicio se preste sin lasmedidas adecuadasestablecidas por saludocupacional.

Teniendo en cuenta laslimitaciones para la atención denecesidades en materia deadecuación de oficinas, seatenderá de manera prioritaria laRegistraduria Especial de Bello yAuxiliar de Castilla en lorelacionado con mobiliario de oficia abierta.

Dotar a las registraduria decondiciones adecuadas para lospuestos de trabajo de losfuncionarios

Suscripción de un contrato parala adecuación de las sedes ensistema de oficina abierta

Contrato 1 01/06/2009 31/12/2009 30 1 100% 30 30 30

16 15 05 001

Medidas de seguridad para los archivos. LasRegistradurias Especiales, Auxiliares y Municipales,no cuentan con medidas de seguridad que puedanevitar o minimizar posibles riesgos en cuanto aincendios, inundaciones o robos,

debido a la falta degestión para laformulación de unprograma de seguridady contar con losequipos adecuados(entre otros, alarmas deincendio ymicrofilmación dearchivos),

lo que generaría en unmomento determinado,riesgos de pérdida deinformación, perjudicando ala entidad al tener querealizar reprocesas, y con elconsecuente perjuicio paralos ciudadanos por la nooportunidad en la entregade los documentos.

La Dirección Administrativagestionará la contratación para laadquisición de puertas deseguridad que brinden proteccióna los archivos de la delegación deAntioquia

Reforzar las condiciones deseguridad de los archivos

Instalación de puertas deseguridad para las áreas dearchivo y centro de acopio de laDelegación de Antioquia

Puertas de seguridad 2 01/06/2009 31/12/2009 30 2 100% 30 30 30

19 04 001

Capacidad instalada - Se evidenció que lacapacidad instalada de las Registradurias auxiliaresse ha disminuido y sus funciones se hanincrementado con nuevos procedimientos como sonentrega y renovación de cédulas en vivo,

lo anterior debido a queel nivel central dasoluciones parciales yno definitivas, a losrequerimientos de losDelegados conrespecto a lasnecesidades de losrecursos.

Elaboración del estudio medianteel cual se presentará la información respecto de cargas laborales,funciones especificas y perfilesocupacionales para los cargos delNivel desconcentrado de laRegistraduría Nacional del EstadoCivil

Contar con un estudio quepermita identificar las cargaslaborales, funciones especificasy perfiles ocupacionales paralos cargos de la RegistraduríaNacional del Estado Civil, el cualdeterminará las soluciones decarácter estructural que serequieren

12

afectando la producción ycalidad en los procesos ygenerando insatisfacción enlos usuarios.






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las Metas (PLAI)







Meta

21 19 02 001

Material enviado al centro de acopiodepartamental - Se evidencio que el Centro deAcopio de la Delegación departamental presentauna alta acumulación de material paraprocesamiento. Adicionalmente las condicionesactuales de espacio y archivadores no per

debido a que lademanda es mayor a lacapacidad deprocesamiento, lo quegenera demoras en laentrega de las cédulas,

con el riesgo de que enépoca electoral laspersonas que tiene entrámite la dicho documentono puedan ejercer elderecho al voto en épocaelectoral.

Reforzar el Centro de Acopio conpersonal contratado por laAdministración Local y conpersonal de planta de laDelegación Departamental.

Disminuir el acumulado deDecadactilares por procesar enel Centro de Acopio.

Reforzando el Centro deacopio con diecisiete (17)personas, para elaborar eltrabajo de captura dedecadactilares

Informe de resultado de labores realizadas

por contratistas1 15/01/2010 30/01/2010 2 1 100% 2 2 2

22 15 06 002

Cumplimiento de funciones. En la RegistraduríaEspecial de Envigado cuando se produce vacanciatemporal simultáneamente en dos o más cargos, yasea por vacaciones o incapacidades, las funcionesde entrega de cédulas y el agendamiento de citas,son función

Lo anterior debido a lafalta de gestiónadministrativa de laentidad, para establecermecanismos quepermitan cubrir lasnovedades laborales delos funcionarios.

Lo que implica que se estétrasladando el desarrollo delas funciones misionales apersonas ajenas a laentidad.

Reiterar solicitud al Ministerio deHacienda y Crédito Publico para paapropiación de recursos para lavinculación de personalsupernumerario que cubranvacaciones, incapacidades.

Prestar de manera continua elservicio en las registraduriasespeciales y municipales.

Cubrir las ausenciastemporales registraduriasespeciales y municipales Solicitud al Ministerio

de Hacienda de los recursos para contratar

personal supernumerario.

1 01/03/2010 01/04/2010 4 1 100% 4 4 4

23 19 03 001

Ingreso a las instalaciones. Las entidades debenproteger los recursos de la organización, buscandosu adecuada administración ante posibles riesgosque los puedan afectar. En las RegistraduríasEspeciales y Auxiliares, adscritas a la DelegaciónDepartamental Antioquia, existen deficiencias parala orientación de los usuarios,

debido a que sepermite a losciudadanos, ingresarhasta los puestos detrabajo, para solicitarinformación a quienesestán desarrollando losprocesos misionales( d l ió t j t d

afectando la concentracióny desempeño delfuncionario.

Señalizar y colocar avisos quepermitan la orientación de losciudadanos

Brindar una mejor orientación alusuario

Carteleras y señalización en laDelegación y registradurias

Señalización 132 01/01/2010 30/01/2010 4 132 100% 4 4 4

Sensibilizar y auto capacitar sobrelas herramientas implementadasdesde el nivel central,específicamente las Resoluciones8183 de 2008 Administración deRiesgos

Asesorar y acompañar en laactualización del mapa deriesgos institucional

Actualización del mapa deriesgos del Macroproceso

Mapa de riesgos

1 01/10/2009 30/01/2010 17 1 100% 17 17 17

Programa de auditoria a losprocesos que se llevan en ladelegación

Fortalecer el Sistema de ControlInterno

Programa de auditoria Auditorias

11 18/06/2009 30/05/2010 49 11 100% 49 49 49

2 12 02 100

Se determinaron dieciocho (18) situaciones queafectan la calidad, efectividad y confiabilidad de lasinscripciones de los hechos, actos y providenciassujetos a registro.Se observa desorden del archivo de seriales yantecedentes de registros civiles en lasregistradurías municipales de La Dorada, Supía,Manzanares, Pensilvania, Pácora, Neira y Anserma.

Los hechos sepresentan pordebilidades en losmecanismos deautocontrol de laentidad. Los hechos sepresentan pordebilidades en losmecanismos de

Las inconsistenciasdetectadas podrían alterarel valor probatorio delregistro y la situaciónjurídica de las personas, ypor ende, afectar laidentificación y el acceso alos beneficios del Estado.

Circularizar a todos registradoresespeciales y municipales acercade aplicar lo inherente a las normas de archivo.

Dar aplicabilidad al artículo 8 delDecreto 1260 de 1970 sobre elarchivo de Registro Civil y elseguimiento al mismo.

Realizar verificaciones a losregistros grabados y verificar lainformación grabada

Verificaciones mensuales al 10% de los registros grabados

12 01/01/2010 30/12/2010 52 12 100% 52 52 52

Ajustar los inventarios de cédulaspendientes de entrega en lasRegistradurias municipales

Unificar la información delsistema HLED con el inventariofísico de documentospendientes de entrega.

Inventarios mensuales en cadauna de las Registraduríasactualizados de cédulasrecibidas - cédulas entregadasy saldo

Inventarios registrados en el Siges

12 01/07/2009 29/06/2010 52 12 100% 52 52 52

Reporte al Nivel central sobrenovedades detectadas en laversión de HLED

Contar con un soporte de lassituaciones presentadas, de talforma que permitan laelaboración de directrices decontingencia para sortear lasmismas

Reportes de novedades cadavez que se detecteinconsistencias

Reporte trimestral de novedades

4 01/01/2010 30/12/2010 52 4 100% 52 52 52

Socializar instructivo yprocedimientos para laactualización de información deentrega de documentos en elsistema HLED

Unificar criterios yprocedimientos para todos losfuncionarios que operan elsistema de entrega dedocumentos

Instructivo con losprocedimientos descritos

Acta de socialización de Instructivo

elaborado 1 01/01/2010 01/02/2010 4 1 100% 4 4 4

Genera dificultades decontrol y seguimiento quelimitan el mejoramiento de la eficiencia y la eficacia de lainstitución mediante laretroalimentación y ajustede los procesos, de talmanera que los mismos seadecuen al plan o parámetro establecido y que

1 19 04 001

No se evidencia una participación activa por parte dela OCI en la valoración de riesgos, evaluación,seguimiento y fomento de la cultura del control; noexiste asesoría y acompañamiento a los procesosde cedulación y registro. Se carece de parámetrospara medir la eficacia y eficiencia de los mismos.

Las causas incluyen laausencia demecanismos einstrumentos quepermitan desarrollar lasfunciones definidas a laOficina de ControlInterno por el artículo30 del Decreto 1010 de2000; así comofalencias en lacomunicación

4 19 05 001

En los arqueos de cédulas pendientes de entregarealizados en las Registradurías Municipales de LaDorada, Chinchiná, Neira, Anserma, Riosucio, Supía,Pensilvania, Pácora y Manzanares se detectó unfaltante 1.397 documentos entre la información quereporta el HLED y el inventario físico realizado por lacomisión de auditoría.

El hecho se producepor debilidades en loscontroles establecidospara la entrega dedocumentos deidentidad y, de maneraparticular, pordeficiencias en elmontaje eimplementación delaplicativo de softwarediseñado para este fin.

Como efecto, se genera unriesgo por pérdida o usoindebido de los documentode identidad.

GERENCIA DEPARTAMENTAL DE CALDAS - PUNTO DE CONTROL DELEGACIÓN DEPARTAMENTAL CALDAS






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las Metas (PLAI)







Meta

Actualizar el inventario de formaspara trámites de identificación yseriales de Registro Civil.

Consolidar el inventarioactualizado de la papeleríautilizada en los diferentesservicios.

Actualizar inventario de materiade cedulación y registro

Inventario actualizado

1 01/01/2010 29/01/2010 4 1 100% 4 4 4

Permitir el seguimiento, control yestandarización de los insumosutilizados y por utilizar en lasregistradurias municipales.

Formato en Excel diseñado eimplementado

Formato implementado

1 01/01/2010 29/01/2010 4 1 100% 4 4 4

Eliminar las diferencias dematerial presentadas en cadaregistraduria, con respecto a losinformes que reposan enAlmacén.

Efectuar seguimiento mensualen cada una de lasregistradurias y en el almacénde la delegación sobre laexistencia de material

Informe de seguimiento mensual

al formato 12 01/01/2010 30/12/2010 52 12 100% 52 52 52

6 19 03 007

Se presentan elevados niveles de existencias dematerial utilizado en la elaboración de registrosciviles de matrimonio, defunción y nacimiento en lasRegistradurías Municipales visitadas. Se estimanexistencias para atender la demanda deinscripciones po

La situación seocasiona por la falta decontrol a los niveles deinventario de material ypor la deficienteaplicación de criteriosde austeridad.

Como consecuencia, segenera un riesgo en el usoindebido del mismo y uncosto de oportunidad almantener excesos dematerial. Así mismo, derivaen la asunción de costos

Llevar un estricto control de losinventarios para no realizarsolicitudes innecesarias dematerial

Ejercer control sobre el stock dematerial

Expedir circular para establecerla forma de solicitar material ymantener el soporte del análisisrealizado para determinar lacantidad de material a solicitar

Soporte de la solicitud bimensual de material

6 01/12/2009 01/12/2010 52 6 100% 52 52 52

Continuar con el envío de materialpara procesar al nivel central através de la WAN, de acuerdo alorden se solicitud de losciudadanos.

Procesar cronológicamente elmaterial de identificación

Informes de envío por ordencronológico

Reportes de envío por la WAN

100 01/07/2009 30/06/2010 52 100 100% 52 52 52

Solicitar al nivel central informesobre cédulas de la Delegación deCaldas con rechazos en el sistema

Informar a los ciudadanos sobreestado actual del trámite a fin dedar una pronta solución almismo.

Oficios de citación a losciudadanos

Citación a los ciudadanos

100 30/10/2009 30/06/2010 35 100 100% 35 35 35

Informe de producción históricapara ser tomado como insumoen la elaboración del Plan deAcción

Informe

1 01/03/2010 30/03/2010 4 1 100% 4 4 4

Elaboración del Plan de Acciónconcertado con losmacroprocesos.

Plan de Acción1 01/03/2010 30/03/2010 4 1 100% 4 4 4

Dar estricto cumplimiento a laCircular 018 del 17 de febrero de2009 sobre la elaboración del Plande Acción para la presentevigencia debidamente concertadocon los dueños de

Tener un plan de acciónajustado a la realidad de laDelegación

Verificación y seguimiento delPlan de Acción delmacroproceso de acuerdo a loconvenido con la Delegación

Informes de seguimiento

trimestrales al Plan de acción 3 01/04/2009 30/01/2010 43 3 100% 43 43 43

Gestionar ante el Nivel Central, lavinculación de personas paraproveer los cargos que estánvacantes, así como personalsupernumerario.

Contar con la planta de personalcompleta de acuerdo al decreto1012 del 2000.

Proveer cargos vacantes ycontratar supernumerarios deapoyo a los procesosmisionales

Solicitud

1 01/09/2010 31/03/2011 30 1 100% 30 30 30

Instruir a los registradores sobrelas políticas y directrices definidaspor el nivel central deldepartamento sobre exencionesdel pago de documentos, tarifas,horario, agendamiento, etc.

Dar información permanente alos usuarios sobre todos losservicios que se prestan y a quetienen derecho.

Publicidad visible en lasregistradurias sobre losservicios que se presta,exenciones, horario, etc quetienen derecho los usuarios

Instructivo a los registradores

1 15/01/2010 30/01/2010 2 1 100% 2 2 2

Circularizar a todas lasregistradurías del departamento,acerca de las pautas a tener encuenta en el momento delagendamiento de los ciudadanosque requieren servicios deidentificación

Unificación de criterios en elagendamioento de losciudadanos

Circular elaborada y enviada Reporte mensual sobre el resultado del

agendamiento6 01/01/2010 30/07/2010 30 6 100% 30 30 30

Hacer estudio de convenienciasobre el estado actual y laubicación de algunasregistradurías del departamento

Gestionar ante el nivel Centrallos recursos para adecuaciony/o adquisición de nuevas sedes que garanticen el facil accesode los usuarios a las mismas

Realización de estudios paralas registradurías

Estudios realizados

27 01/07/2009 30/03/2010 39 27 100% 39 39 39

5 19 03 007

Se determinaron diferencias en las existenciasfísicas de tarjetas decadactilares, seriales deregistro civil y formas continuas de tarjetas deidentidad frente a los registros de inventariosreportados a la Delegación Departamental.

Las debilidadesanotadas tienen suorigen en deficienciasde la planeacióninstitucional como partede un proceso degestión integral, escasaretroalimentación porparte del nivel central ycarencia de controles alproceso que permitanrealizar ajustes an

Las debilidadesanotadas se originan enla ausencia de uncontrol integral almanejo de material deproducción quearmonice las entradas ysalidas desde y hacia laDelegación.

12 02 100

Se determinó que la expedición de cédulas deciudadanía se efectúa sin tener en cuenta el ordencronológico de preparación de material, lo quegenera alta variabilidad en los tiempos de expedición para un mismo trámite.

w

El hecho genera un riesgode indebido uso del materialque puede conllevar a unainadecuada asignación ydistribución de los recursosentre las diferentesdependencias.

Lo anterior, afecta laeficiente prestación delservicio, la imageninstitucional y elcumplimiento de losprincipios de equidad y deceleridad de laadministración pública.

8

En las registradurías de La Dorada, Supía, Neira,Chinchiná y Pensilvania se determinaron situacionesque afectan la prestación del servicio, así:dificultades para atender la demanda de servicios;instalaciones con problemas para atención depersonas en circunstancias de debilidad manifiesta;carencia de criterios para el agendamiento detrámites; escasa publicidad sobre exenciones,vacancias temporales en las registradurías deNorcasia y San José, inexistencia de buzón dequejas y sugerencias.

10 12 02 002

Se presenta incumplimiento de las metasrelacionadas con: preparación y digitalización desolicitudes de cédulas de ciudadanía, renovación detarjetas de identidad para menores entre 14 y 18años y preparación de material.

Las mencionadasfalencias tienen origenen la ausencia deestrategias para afrontarel incremento en lademanda de losservicios que surgiócomo consecuencia dela obligatoriedad en larenovación de cédulasantes del 31 dediciembre de 2009 asícomo de latransferencia de losprotocolos de registrocivil por parte dealgunas notarías;inadecuada distribuciónde cargas de trabajo yasignación deresponsabilidades yausencia de unprograma orientado almejoramiento de lai f t t fí i

12 12 02 100

Realizar un analisis de loshistóricos de producción y asítener un parámetro para proyectarel Plan de acción en coordinacióncon los macroprocesos

Lo anterior, puede generarinsatisfacción en losusuarios del servicio;limitaciones para acceder alos servicios de la entidadpor parte de adultosmayores, discapacitados ymujeres embarazadas,entre otros. Tratándose delagendamiento, se generanproblemas de identificaciónde las personas que noposean documento deidentidad válido (primeravez y duplicado), con lasconsecuencias que estoconlleva.

Lo anterior, conlleva adificultades de control yseguimiento que limitan elmejoramiento de laeficiencia y la eficacia, de tal manera que los mismos seadecuen al plan o parámetro establecido y queconduzcan a la obtenciónde los resultadosesperados. L

Tener cifras reales en materiade identificación

Diseño e implementación deformato en Excel para el reportedel inventario de material en lasdiferentes Registradurias deldepartamento






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las Metas (PLAI)







Meta

Levantamiento de informaciónpara el manual de funcionesespecíficas y competenciaslaborales para la RNEC

Cargos a analizar

3182 01/07/2010 01/07/2011 52 64 2% 1 0 0

Diseño y eleboración de losmanuales de funcionesespecificas y competenciaslaborales de la RNEC

Manuales diseñados

3182 01/01/2011 15/04/2011 15 0% 0 0 15


Estudio1 01/01/2011 15/04/2011 15 0% 0 0 15


Manuales diseñados3182 15/04/2011 01/07/2011 11 0% 0 0 0

13 19 05 001

SSe determinó la inobservancia de la Circular 082de 2008 sobre el trámite y atención de la poblacióndesplazada, referentes a la elaboración del informedonde se relacionen y clasifiquen los derechos depetición; así como el diligenciamiento del registro dedocumentos de identificación expedidos en lajurisdicción.

Las causas del hechocorresponden a lainadecuada socialización de lasdisposiciones adoptadas para laatención y seguimientoa los trámites depoblación desplazada.

Las debilidades podríandificultar el seguimiento yevaluación por parte de laProcuraduría General de laNación, por medio del cualse registra la forma en quela entidad ha desempeñadolas labores tendientes a darla atención inmediata a lassolicitudes de este grupopoblacional.

Realizar informe de actividadessobre atención a la poblacióndesplazada

Verificar el cumplimiento de lacircular 082 de 2008

Informe mensual de recaudosse registra la cantidad depersonas desplazadasatendidas

Informe

27 01/07/2009 30/06/2010 52 27 100% 52 52 52

15 16 03 003

La Registraduría de Manizales cuenta condispositivos de autenticación y lectoras de código de barras que permanecen fuera de uso, en tanto que,las Registradurías municipales de Pácora yChinchiná no cuentan con dichos dispositivos.Además, existen equipos del PMT1 que seencuentran en mal estado o fuera de uso.

Dichas situaciones seproducen pordebilidades en laplanificación ydistribución de recursostecnológicos.

Afecta el principio deeconomía, dificulta la buenaprestación del servicio einfluye en la eficiencia delas operaciones.

Actualizar inventarios de equiposdel PMT 1

Dar de baja equipos del PMT 1en mal estado

Solicitar depuración deinventarios en lasRegistradurías de equiposobsoletos

Inventario depurado en la Delegación

1 01/10/2009 20/02/2010 20 1 100% 20 20 20

Teniendo en cuenta laslimitaciones presupuestales para laatención de necesidades enmateria de adecuación de oficinas,se atenderá de manera prioritaria laRegistraduria Municipal de LaDorada y se estudiara la necesidadde incluir las Registradurias de

Dotar a la registraduria municipalde condiciones locativasadecuadas para los funcionarios

Suscripción de un contrato parala mantenimiento de la sede aRegistraduria Municipal de LaDorada

Contrato

1 01/06/2009 31/12/2009 30 1 100% 30 30 30

Realizar requerimiento a laGerencia Adtiva y Financiera parala dotación de extintores, alarmas,la señalización y mecanismos deseguridad para las sedes de lasregistradurías

Dotar a las Registraduriasmunicipales de extintores,alarmas y señalización comomedida de seguridad decarácter preventivo.

Dotar de extintores, alarmas yseñalización a lasRegistradurías municipales

Inclusión en el Plan de compras

1 01/01/2010 31/03/2010 13 1 100% 13 13 13

Capacitación en Ley 594 de2000, Ley General de archivosy circular 045 de mayo 6 de2009 sobre tablas de retencióndocumental.

Capacitación

1 02/02/2010 28/02/2010 4 1 100% 4 4 4

Debido al tamaño del archivo ylos procesos electorales, seclasificará, depurara, foliará,encarpetará y se elaborará elinventario documental del 50%del archivo de gestión de laDelg. Deptal.

Clasificación y organización archivos

50 01/10/2009 30/09/2010 52 50 100% 52 52 52

Debido al tamaño del archivo ylos procesos electorales, seclasificará, depurara, foliará,encarpetará y se elaborará elinventario documental del 50%del archivo de gestión de laDelg. Deptal.


50 01/10/2010 30/09/2011 52 50 100% 52 0 017 19 05 001

infraestructura físicaque propenda por unamejor prestación delservicio.

16 16 04 100

Se determinaron deficiencias en el estado ymantenimiento de las instalaciones en lasRegistradurías Municipales de La Dorada, Pácora,Aguadas y Anserma. Así mismo, la totalidad de lasregistradurías visitadas presenta ausenciageneralizada de extintores, alarmas, señalización yadecuados mecanismos de seguridad.

Las situacionesdescritas, se presentanpor debilidades en laplanificación ydistribución de recursosfísicos

Como resultado, se generaun riesgo en la integridaddel archivo documental,representado en pérdidas odeterioro de ladocumentación. Ademásrepercute en ladisponibilidad, agilidad en larecuperación y consulta dela documentación.

En el caso de la Circular032 de 2008, se incumplelo dispuesto por la Ley 38de 1993, la cual estableceque todas las tarjetas quedieron origen a laexpedición de la cédula deciudadanía por primera vezdeben ser conservadas en

Continuar con la acción de daraplicabilidad a la Ley 594 de 2000archivística, así como a laResolución 2251 de 2009 sobretablas de retención documental

Tener un archivo certero, seguroy confiable de acuerdo a losprocedimientos y normaslegales para el efecto

Traen como consecuencialimitaciones para la buenaprestación del servicio ygeneran riesgos en laadecuada custodia yconservación dedocumentos y bienes de lainstitución.

Elaboración del estudio medianteel cual se presentará la información respecto de cargas laborales,funciones especificas y perfilesocupacionales para los cargos delNivel desconcentrado de laRegistraduría Nacional del EstadoCivil

Contar con un estudio quepermita identificar las cargaslaborales, funciones especificasy perfiles ocupacionales paralos cargos de la RegistraduríaNacional del Estado Civil, el cualdeterminará las soluciones decarácter estructural que serequieren

Existen deficiencias en materia archivística, como:inadecuada disposición de espacio, insuficientemobiliario, pocas restricciones de acceso, atraso enarchivo de alfabéticas, ausencia de inventariosdocumentales y de transferencias de archivos,inaplicación de TRD, procedimientos pararecuperación y préstamo de información, deteriorode seriales e incumplimiento del artículo 16 delDecreto 1260/70 y de las Circulares 032 y 136 de2008 sobre el envío de decadactilares al nivelcentral.

Los mencionadosincumplimientos seproducen pordebilidades en materiade capacitación yentrenamiento en lafunción archivística.Además de lainadecuada difusión alos funcionarios de laDelegación, de losinstructivos, criterios ynormativa interna, y laausencia de controlesal proceso.






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Meta

Capacitación sobre GestiónDocumental

Capacitación sobre gestión documental 1 15/01/2010 30/06/2010 24 1 100% 24 24 24

Circular con instruccionessobre la Gestión documentalelaborada y enviada

Circular instructiva

1 01/06/2010 30/06/2010 4 1 100% 4 4 4

Hacer requerimiento presupuestal(CDP) con destino al empaste detomos de registro civil, electoral,entre otros.

Disponer de los recursosnecesarios que permitan laconservación de losdocumentos

Requerimiento elaborado ypresentado

Elaboración del C.D.P.

1 01/01/2010 31/03/2010 13 1 100% 13 13 13

18 19 03 007

No existe un procedimiento unificado para el archivode las cédulas pendientes de entrega. Existeninadecuadas condiciones de seguridad en lasRegistradurías de La Dorada, Supía, Manzanares,Pácora, Neira y Chinchiná ya que los documentos seencuentran ubicados en un sitio de fácil acceso alpúblico.

Las situacionesdescritas obedecen adebilidades deplaneación para afrontarla recepción y manejode los altos volúmenesde cédulas fabricadas

Conducen a dificultadespara el control,conservación y custodia delos documentos.

Aplicar las Resoluciones 2252 y2366 de 2009 y sus anexos.Instructivo de organización dearchivos de gestión.

Adoptar el procedimiento para el archivo y control de documentos

Realizar arqueo mensual de alinventario de documentosexistentes en las Registradurias se lleva con el HLED

Reporte estadístico mensual del HLED por

cada registaduria

12 01/07/2009 30/06/2010 52 12 100% 52 52 52

20 17 01 010

Existen deficiencias en el seguimiento a recaudos:errores en diligenciamiento del formato de recaudos, ausencia de soportes, consignaciones soportandodos trámites, inconsistencias en adhesivos deseguridad. Presentan debilidades para seguimientode recaudos de copias de registros ycertificaciones. Falta referenciacion en recibos depago conforme a circular GAF 056/2008.

Los incumplimientos seoriginan por deficiencias en el seguimiento ycontrol de los informesy comprobantes depago. Para el caso deladhesivo de seguridad,la situación se generapor deficiencias deseguimiento y control almaterial enviado por elproveedor.

Conllevan el riesgo defraude a la Entidad y podríagenerar dificultades para eladecuado control de lospagos y revisión por partedel la DelegaciónDepartamental y GerenciaAdministrativa y Financierade la Entidad.

Controlar que en el informe derecaudo el consecutivo seacorrecto y en este refleje y seadjunten los soportes de cada unode los trámites realizados por losciudadanos.

Verificación el grado decumplimiento de la circular GAF056 de 2008 sobre recaudospor parte de las registraduriasdel departamento

Verificar informe de recaudo delas registradurias

Informe mensual por cada una de los 27 registradurias del

departamento

12 01/05/2009 30/04/2010 52 12 100% 52 52 52

22 19 03 007

La Entidad carece de mecanismos de control queimpidan que a un mismo ciudadano se le tramitenvarias copias de cédulas de ciudadanía en formaparalela. Se constataron 118 casos en los cuales auna misma persona le fueron tramitados dosdocumentos de identidad.

Lo anterior, debido aque el aplicativoinformático utilizadopara la preparación decédulas carece decontroles que permitanla depuración de lostrámites efectuados.

La falta de depuración delsistema genera cargas detrabajo adicionales quepueden conllevar aineficiencia y duplicidad deesfuerzos por parte de laorganización.

Solicitar ante el nivel central ladepuración permanente y definitivade la base de datos ANI

Contar con una BD actualizadapara dar información veraz yoportuna sobre identidad.

Solicitud de depuraciónrealizada

Oficio

1 01/07/2009 15/07/2009 2 1 100% 2 2 2

23 22 02 001

El ANI se encuentra desactualizado; de una muestrade 190 reclusos condenados, se hallaron 102cédulas vigentes. Asimismo, en muestra de 162registros de defunción; se determinó que 96 cédulas continúan vigentes, 4 tienen anotación de baja porpérdida de derechos políticos y 25 no figuran en elANI.

El hecho podríagenerarse por losperíodos de tiempo quepermanecen las basesde datos regionales ymunicipales sinactualización.

Lo anterior, podría permitirla comisión de ilícitos condocumentos de personasya fallecidas y generaincertidumbre para losprocesos de información yexpedición de lascertificaciones de lostrámites a los que hubierelugar. Además, ocasiona unriesgo p

Verificar la información existenteen cada una de las Oficinas quemaneja el Registro Civil deDefunción; verificación a nivelnacional que se lleva a cabomediante la modalidad decontratación

Mantener actualizado el ArchivoNacional de Identificación ANI,con las novedades reportadaspor Entes como: Registradurías,Fiscalias, Notarias, Funerarias,Juzgados y Parroquias.

Capturar la información que nose encuentre actualizada en laBase de Datos del ArchivoNacional de Identificación.

Oficinas a nivel nacional con

información de Registro civil de

Defunción 824 30/07/2009 30/07/2010 52 824 100% 52 52 52

24 13 02 100

Se observó personal ajeno a la entidad que realizalabores misionales en las RegistraduríasMunicipales de La Dorada, Supía y Chinchiná sinque se haya formalizado el tipo de vinculación quetienen con la Registraduría Nacional del Estado Civil

Los hechos se originanpor debilidades decontrol interno queimpiden una adecuadavaloración de losriesgos implícitos endicha situación.

Dichas situaciones generanriesgos en el quehacer de la institución teniendo encuenta las característicasde los procesos que laEntidad realiza y laresponsabilidad por lareserva de la información;así como originar el riesgode potenciales demandas la

Elaborar política para laelaboración de convenios ínteradministrativos para el apoyo delas labores administrativas de lasregistradurias especiales ymunicipales, de acuerdo con elconcepto SG-OJ 001417 del 9 demayo de 2009

Establecer los parámetros bajolos cuales se pueden elaborarconvenios ínter administrativos

Establecer controles decumplimiento a la políticaemitida por el Nivel Central e

Informes trimestrales de cumplimiento

4 04/01/2010 31/01/2010 4 4 100% 4 4 4

Teniendo en cuenta que el contrato 057 de 2005, por medio del cualse contrato el programa demodernización tecnológica, aun seencuentra en ejecución y termina el31 de diciembre ade 2009, solohasta esta fecha se obtendrán losproductos finales de este

Contar con los procedimientos Solo se obtendrá elprocedimiento al finalizar elcontrato

Manual de procedimiento

1 30/12/2009 30/03/2010 13 1 100% 13 13 13

GERENCIA DEPARTAMENTAL DE NORTE DE SANTANDER - PUNTO DE CONTROL DELEGACIÓN DEPARTAMENTAL NORTE DE SANTANDER

un archivo central. Unificar criterios para el manejoy salvaguarda de toda lainformación que maneja laentidad incluida la de registrocivil.

Instruir a los todos los funcionariosde la Delegación y Registradoressobre el programa de GestiónDocumental y las directricesadoptadas por la Entidad enmateria archivistica.

La renovación decédulas sin la existenciade manuales yprocedimiento nopermite agilizar lasactividades derenovación de cédulas

La inexistencia de unManual de Procesos yProcedimientos deIdentificación para lasDelegaciones Departamentales, obstaculizando larenovación de las cédulasde ciudadanía conforme lo6 1301002

La Delegación Departamental efectúa la renovaciónde cédulas sin contar con un procedimientoestablecido y adoptado mediante actoadministrativo, el cual debe estar ajustado a losdiferentes cambios que se presentaron con elsoftware del programa de modernizacióntecnológica.






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las Metas (PLAI)







Meta

Capacitaciones a losfuncionarios.

Listados de asistencia a Capacitación 2 01/01/2009 30/06/2009 26 2 100% 26 26 26

Comunicación a través demedio escrito o magnético,dirigida a todos los servidorespúblicos del Departamento

Circular

1 01/07/2009 31/07/2009 4 1 100% 4 4 4

Manual de procesos yprocedimientos, debidamenteactualizado

Manual de procesos y procedimientros

Actualizado1 01/10/2009 30/04/2010 30 0% 0 0 30

Diseñar un formato de controlde correspondenciaredirecionada

No. de solicitudes recibidas/No. de

solicitudes redireccionadas

100 01/05/2010 01/05/2011 52 0% 0 0 52

2 11 02 002

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIALas actividades funcionales del Grupo de TrabajoArchivo y Correspondencia están adecuadamentedefinidas en la Resolución 636 del 29 de enero de2003 y los procesos y procedimientos claramentedetallados en la Resolución 8185 del 05 dediciembre de 2008.La entidad al darle destino diferente al regulado, a ladocumentación recepcionada, genera actuacionesno establecidas en la normatividad, lo cual coloca enriesgo las labores misionales de la RNEC.

Se le esta dandodestino diferente alregulado, a ladocumentación recepcionada

La documentaciónrecepcionada no estramitada eficientementepor parte de la dependenciaresponsable.

El Grupo de Archivo yCorrespondencia efectuará unseguimiento permanente alcumplimiento de losprocedimientos establecidos parael trámite y distribución de lacorrespondencia externa condestino a las diferentesdependencias de la Entidad.

Asegurar que lacorrespondencia sea tramitadacorrectamente, de conformidadcon los procedimientosvigentes.

Elaboración y presentación a laDirección Administrativa delinforme trimestral deseguimiento y evaluación de laaplicación de losprocedimientos para el trámitede la correspondencia externa

Informes trismestrales 4 01/01/2010 31/12/2010 52 4 100% 52 52 52

Expedición de una Circular a lasoficinas autorizadas para ejercer lafunción de registro civil que reitere1) La obligación de conformararchivos independientes deregistros civiles de personasdesplazadas 2) La instrucción paraque todas las oficinas reporten alas delegaciones de estaobligación legal y c) La instruccióna Delgados y Registradoresindicandoles la obligación deagregar la nota referente a lainscripción de que trata el Decreto290 de 1999 en el momento depotgrabar dichos registros civilesde nacimiento

Reiterar a las oficinasautorizadas su obligación deconformar archivosindependientes y a losDelegados y Registradores lade agregar la nota referente enel momento de potgrabar dichosregistros civiles

Expedir una Circular con elalcance mencionado en laacción que permita cumplirdebidamente la función deregistro como lo estipula elDecreto 290 del 17 de febrerode 1999

Circular 1 01/03/2010 28/02/2011 52 1 100% 52 52 52

Elaboración de estadísticasmensuales que reporten losregistros civiles de nacimiento quese inscriban en virtud del decreto290 de 1999 detallando la oficinaen la cual reposan los

t d t

Mantener una informaciónactualizada de los registrosciviles de nacimiento de lapoblación desplazada

Actualizar por oficinamensualmente la informaciónde los registros civiles denaciimiento de la poblacióndesplazada Informe Mensual

8 05/04/2010 30/11/2010 34 8 100% 34 34 34

NIVEL CENTRAL- VIGENCIA 2009

No se cumple sus deberesfuncionales al no tener elconocimiento de los sitiosde existencia de archivosindependientes establecidos

1 11 02 002

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CENSOELECTORAL.Se evidencia la implementación de actividades porfuera del orden normativo por parte de la Direcciónde Censo Electoral, cuando determina que lacorrespondencia que modifica la base de datos nodebe ir directamente a novedades. La circunstancia mencionada riñe con los principiosbásicos de organización y funcionamiento de laEntidades del Orden Nacional establecidos en elartículo 15 de la Ley 489 del 29 de diciembre de1998, se aparta del propósito del DepartamentoAdministrativo de la Función Pública de orientar a lasEntidades en la puesta en marcha y desarrollo delMECI 1000:2005, omite la Resolución 1970 del 09de junio de 2003,lo cual podria afectar lo establecido en la Resolución 636 del 29 de enero de 2001 yademás, con el riesgo de desconocer el Decreto1010 del 06 de junio de 2000 en sus artículos 35 y38.

VIGENCIA 2009

Se evidencia laimplementación deactividades por fueradel orden normativo porparte de la Dirección deCenso Electoral,cuandodetermina que lacorrespondencia quemodifica la base dedatos no debe irdirectamente anovedades.

Los documentosdestinados a la depuraciondel censo electoral no sonatendidos estrictamentebajo los procediminetosestablecidos.

Corregir el procedimiento yactualizar el manual de procesos yprocedimientos, de tal forma quelas sentencias de los juzgados,llegan directamente a la Direcciónde Censo, pero con el único fin decontrolar las solicitudes recibidas yposteriormente redirecionarlas a laCordinacion de Novedades(Identificación) para el támiterespetivo.

Corregir y actualizar el manualde procesos y procedimientosde acuerdo con lo estipulado enla Resolución 1970 del 09 dejunio de 2003 y Resolución 636del 29 de enero de 2001

3 11 02 002

REGISTRO CIVIL DESPLAZADOSse observa debilidad en el cumplimiento de susactividades al no tener la certeza de los sitios deexistencia de archivos independientes establecidospor la norma tal como lo estipula el Decreto 290 del17 de febrero de 1999 que en su artículo 1 párrafo 3.De la misma forma se evidencia que no hace usodel instrumento tecnológico ajustado en laimplementación y desarrollo del PMT II al Sistemade Información de Registro Civil (SIRC), para tenerclaridad sobre las personas que se enuncian en elDecreto 290 de 1999.

Se evidencia que nohace uso delinstrumento tecnológico

Dar a conocer a los funcionariosde la Delegación Departamentallos procedimientos diseñadospara el trámite de renovación decédula de ciudadanía

Socialización del actoadministrativo y losprocedimientos diseñados para eltrámite de renovación de cedula deciudadanía

de ciudadanía conforme loordenaron las posterioresleyes.






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Meta

Difusión por medio de la Web,Cartas en municipioszonificados de los documentoscríticos y publicación enlistados públicos en lasRegistradurias Municipales.

Realizar informe bimensualdonde se reporte el numerode inconsistencias detectadasy comunicadas al ciudadano ycuantas de éstas fueronsolucionadas.

Circunstancia igual de grave se detectó en el D.C.en los documentos de identidad reprocesados bajola denominación de “retratamiento de datos”; endonde una muestra aleatoria de 693 cédulasdeterminó que el 66% fue atendida, destacando queen la Registraduría Auxiliar de los Mártires de unrequerimiento de 26 hay 26 pendientes, siendo estádependencia una de las que más desplazadosatiende y en la Registraduría Auxiliar de Usaquén deuna demanda de 123 documentos hay por elaborar117. Lo expuesto contraria objetivos propuestos enel CONPES 3323 del 20 de diciembre de 2004como beneficios del PMT II, la Ley 999 del 29 dediciembre de 2005, las cláusulas 23 y 24 del contrato 057 de 2005, la cláusula 10 del contrato 075 de2005 y la Ley 80 de 1993 en los numerales 1 y 2 delartículo 4. Se hace importante precisar que lainterventoría es una actividad que desarrolla laadministración para vigilar el cumplimiento de lasobligaciones nacidas de un contrato estatal y no seevidencian en la ejecución del contrato 075 de 2005y ello enmarca está conducta en trasgresión de laLey 734 de 2002 en sus artículos 22 y 23. Hallazgocon pres nta connotación disciplinaria

Auditoria de verificación yvalidación de cumplimiento deprocesos de tratamiento ycorrección de datos

Validar de cumplimiento deprocesos de tratamiento ycorrección de datos.Validar de correctaimplementación de datos en elsistema de producción PMT II

Validación de cumplimiento deprocesos y procedimientos

Informe de auditoria 1 01/02/2010 15/03/2010 6 1 100% 6 6 6

Presentar un informe detallado delas acciones adelantadas desde el1 de julio hasta el 31 de diciembrede 2009, fecha de terminación ycierre de los subproyectos queconformaban el Proyecto deModernización Tecnológica en susegunda fase - PMT II -.

Determinar el cumplimiento delas funciones de seguimientoque le corresponden al asesoren relación con el apoyo a lasupervisión de los contratos 057y 075 de 2005.NOTA: Dado que la Entidad enla actualidad no tiene GerentePMT II, las funciones las asumela Gerencia de Informatica y laDireccion Nacional deIdentificación

Informe detallado de lasfunciones de realizadas hastael 31 de diciembre de 2009 porel asesor - gerente del PMT IIen relación con el apoyo a lasupervisión de los contratos057 y 075 de 2005,

Informe de Gestión.

1 01/03/2010 01/04/2010 4 1 100% 4 4 4

Seguimiento, mediante lapresentación de informes por partede la supervisión del contrato, alcabal cumplimiento de losentregables contractuales de lossubproyectos, por parte delcontratista a la interventoría.

Asegurar el recibo de losentregables objeto del contrato057 de 20005, acorde a lasfunciones delegadas a laInterventoría en virtud delcontrato 075 de 2005.

Informes bimensuales deseguimiento de la supervisión.

Informe de seguimiento.

3 01/01/2010 30/06/2010 26 3 100% 26 26 26

3535 3553502/11/2010 100%5Informe Bimensual 01/03/2010

Que los ciudadanos cuyo tramite de cedula no haya podidoculminar, se eneteren pormedios idoneos de tal formaque puedan hacer los tramitesnecesarios para contar con sudocumento.

Se vislumbra un gran riesgode vulneración, al estarseincumpliendo con lasfunciones encomendadas.

Las deficienciasmencionadas hancontribuido a la generaciónde riesgos innecesarios a laprotección y salvaguarda delas actividadesconstitucionales y legales

Comunicarle a la ciudadania pordiferentes medios decomunicación, las cedulas deciudadania que no se pudieronprocesar por haber presentadoalguna dificultad.

4 12 02 002

INTERVENTORÍA PMT IISe evidencia el incumplimiento de los cimientosbásicos de generar una contratación para desarrollare implementar sistemas tecnológicos encaminadosa mejorar los procesos y procedimientos misionalesde la RNEC, los cuales se consignaron en losconsiderandos: primero y décimo segundo delcontrato interadministrativo de interventoría 075 del28 de diciembre de 2005.Las deficiencias mencionadas han contribuido a lageneración de riesgos innecesarios a la protección ysalvaguarda de las actividades constitucionales ylegales de de la Registraduría Nacional del EstadoCivil en la ejecución del contrato 057 de 2005,máxime que ha avanzado un 87.5% a 30 de junio de2009, como lo demuestran hechos de altanotoriedad pública como el enunciado por la mismaentidad a diferentes medios escritos, televisivos yradiales el día 29 de septiembre de 2009,argumentado que por inconvenientes técnicos delcontratista, 4.479 ciudadanos deben repetir eltrámite de renovación de su cédula de ciudadanía.

El incumplimiento de los cimientos básicos degenerar unacontratación paradesarrollar eimplementar sistemastecnológicos encaminados a mejorarlos procesos yprocedimientos misionales

GERENTE PMT IISe evidencia el incumplimiento de sus deberes deverificación acorde con la ejecución de los contratos057 y 075 de 2005, los cuales están dispuestospara desarrollar e implementar sistemastecnológicos que mejoren los procesos yprocedimientos misionales de la RNEC. Sinembargo, no se observan acciones que procuren laefectividad de los objetivos formulados en elCONPES 3323 del 20 de diciembre de 2004, lascláusulas 23 y 24 del contrato 057 de 2005, lacláusula 10 del contrato 075 de 2005, y por elcontrario se vislumbra un gran riesgo de vulneracióndel artículo 4 de la Ley 80 de 1993 en susnumerales 1 y 2. Al estarse incumpliendo con lasfunciones de Asesor establecidas en la Resolución6053 del 27 de diciembre de 2000 y el Decreto1010 del 06 de junio de 2000.La conducta descrita se enmarca como trasgresorade la Ley 734 de 2002 en sus artículos 22 y 23,Hallazgo con presunta connotación disciplinaria.

No se observanacciones que procurenla efectividad de losobjetivos formulados

5 12 02 002






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Meta

Gestionar la solicitud de laDelegacion de fecha 11 de juniode 2009, para la obtención de losrecursos presupuestales y realizarel mantenimiento. Lo anterior,teniendo en cuenta la limitadaasignación presupuestal aprobadapara la vigencia de 2009.

Realizar lo pertinente, para lacontratación del mantenimientode las UPS

Arregló de las Ups , bajo elcontrato 062 del 31 dediciembre de 2009 con elFondo Rotatorio.

Arreglo de 3 UPS 3 31/12/2009 15/02/2010 7 3 100% 7 7 7

Elaborar formato de Control, paralas solicitudes a niveldescentralizado.

Optimizar el procedimiento decontrol establecido, que permita hacer mas eficiente y oportunala atención a las solicitudes delnivel descentralizado.

1. Radicar cada solicitudrecibida. 2. Establecerfuncionario responsable de laatención. 3. Estableceracciones a seguir y tiempospara cada una 4. Respuesta alrequerimiento.

Solicitudes realizadas/ Solicitudes atendidas 100 30/06/2010 30/06/2011 52 100 100% 52 52 52

Se crearan procedimientos para eltratamieto de los requerimientosde funcionalibidad del SIRC delPMT

Que se realicen losprocedimientos acordes a lasituación actual de serviciotécnico en el ámbito de laadministración del SIRC delPMT

Con plazo al 30 de junio habercreado procedimientosacordes para el tratamieto delos requerimientos defuncionalibidad del SIRC delPMT

Manual de procedimientos

actualizado1 01/03/2010 30/06/2010 17 1 100% 17 17 17

Capacitación sobre losprocedimientos actuales y losnuevos a implementar para eltratamieto de los requerimientosde funcionalibidad del SIRC delPMT

Capacitación sobre losprocedimientos implementados

Diseñar un plan de capacitaciónsobre los procedimientosrelacionados conlafuncionalibidad del SIRC delPMT Plan de Capacitación 1 06/07/2010 02/11/2010 17 1 100% 17 17 17

Efectuar seguimiento a laimplementación de losprocedimientos

Verificar el avance y aplicaciónde los procedimientos

Elaborar informe deseguimiento

Informe de seguimiento bimensual

4 01/12/2010 30/07/2011 34 4 100% 34 0 0

GESTIÓN ELECTORALEn lo que respecta a las funciones en la gestiónelectoral se evidencia la falta de claridad paraestructurar uno de los objetivos propuestos en elCONPES 3323 del 20 de diciembre de 2004 comobeneficios del PMT II y orientados al PMT III; alobservar que existen criterios débiles en laplaneación al no presentar estudios técnicos yfinancieros para justificar y cumplir con lo proyectadopor el CONPES.Se observa la radicación ante la DNP de un proyectoindependiente y no como consecuencia de laimplementación y puesta en funcionamiento de lasherramientas tecnológicas de las fases I y II quedeben tender al Plan Integral de Modernización delos Procesos Electorales, de acuerdo a los estudiospreliminares aprobados desde el año 1984.

El desarrollar en forma aislada lo consignado en laLey 892 del 07 de julio de 1994, no llena lasexpectativas exigidas para el desarrollo de loproyectado en el programa de modernización.

Entrega de la 2da edición de la cartilla

del CompromisoÉtico (Esta edición la enviara

el nivel central en febrero)

120 15/02/2010 30/03/2010 6 120 100% 6 6 6

Actas de talleres de sensibilización

14 03/11/2009 01/11/2010 52 14 100% 52 52 52

39

Conocer y aplicar los valoreséticos de nuestra entidad atodos los funcionarios.

8 39 100 100%

En la Delegación Bolívar se observaron debilidadesen la identificación de los valores éticoscontemplados en el programa de Gestión Ética.

No se tenga un parámetrode comportamiento queoriente la actuación detodos los servidores, quegenere transparencia en latoma de decisiones ypropicie un clima deconfianza para el logro delos objetivos de la entidad yde los fines del Estado

39 3901/12/201001/03/2010100

Sensibilizar y aplicación de losvalores adoptados en la cartillade compromiso ético

Falta de aplicación delos valores descritos enla cartilla compromisoético y a las pocasactividades desensibilización realizadas en ladelegación.

1901

Afianzar, reforzar, socializar ysensibilizar los valores éticos denuestra entidad a todos y cada unode los funcionarios

Existen criterios débilesen la planeación al nopresentar estudiostécnicos y financierospara justificar y cumplircon lo proyectado

GERENCIA DEPARTAMENTAL DE BOLÍVAR - PUNTO DE CONTROL DELEGACIÓN DEPARTAMENTAL BOLÍVAR VIGENCIA 2009

1

7 12 02 001

GRUPO DE INFORMÁTICA REGISTRO CIVILSe evidencia que el grupo no ha respondido enforma eficaz al no comunicar las deficiencias delSIRC en forma oportuna a las instancias respectivas, dilatando hasta en 12 días la información.Circunstancia que impacta directamente en lapoblación y que por fallas técnicas impiden lasolución adecuada a registros anómalos de losmenores-mayores de 14 años. Así mismo, seobservan procedimientos incoherentes en un mismoproceso de Registro Civil por irregularidades defuncionamiento de aplicativos del PMT II y lagunasen la solución de la BD y la GED de Registro Civil,que no han sido tenidas en cuenta por lo actores dela implementacion y desarrollo del contrato 057 de2005, en el plan de contingencias, lo expuestoafecta el cabal cumplimiento de los objetivospropuestos en el CONPES 3323 del 20 dediciembre de 2004 como beneficios del PMT II, lascláusulas 23 y 24 del contrato 057 de 2005, lacláusula 10 del contrato 075 de 2005 y la Ley 80 de1993 en el numeral 1 del artículo 4.

Poner en marcha un SistemaBiometrico que permita la plenaidentidad a electores y evitarsuplantaciones, en las eleccionesatipicas de alcaldes yGobernadores realizadas en el2010, utilizando la imagen de lastarjetas decadactilares productodel PMT II.

Se limitan los derechos delos ciudadanos en laparticipación en losprocesos electorales

No se comunican lasdeficiencias del SIRCen forma oportuna a lasinstancias respectivas

11 03 002

22 02 001

GESTIÓN INFORMÁTICASe evidencia una deficiente gestión en el deberfuncional por parte del Gerente y los Coordinadoresde la Oficina de Informática al no atender en formaoportuna las necesidades de las dependencias quele solicitan asesoramiento y apoyo técnico, como loreflejaron las evidencias recaudadas, y solo el 29 deagosto de 2009 se verificó la necesidad promovida.Adicionalmente, dentro del proceso aleatorio detoma de una muestra técnica fuera del nivel centralde la RNEC y de la Registraduría Distrital, seestableció que la unidad del Centro de Acopio de laRegistraduría Delegada del Caquetá está fuera deservicio hace más de 3 meses, incidiendodirectamente como oficina de apoyo en acciones del orden misional que afectan el servicio a lacomunidad en dicho departamento.

Elecciones atipicas

Evitar al maximo las conductasque atentan contra la pureza delsufragio utilizando los beneficiosde la implementación del PMT II

Número de procesoseleccionarios de carácteratipico, donde se implementó yse puso en funcionamiento elsistema biometrico de plenaidentidad a votantes.

Las deficiencias incidendirectamente en accionesdel orden misional queafectan el servicio a lacomunidadLas deficienciasinciden directamente enacciones del orden misionalque afectan el servicio a lacomunidad

Las fallas técnicas impidenla solución adecuada aregistros anómalos, lo queimpacta directamente a lapoblacion

Se evidencia unadeficiente gestión en eldeber funcional porparte de losresponsables al noatender en formaoportuna lasnecesidades de lasdependencias que lesolicitan asesoramientoy apoyo técnico

6






Puntaje Logrado por


Puntaje Logrado por

las Metas (PLAI)







Meta

Elaborar la Metodología para laformulación del Plan de Acciónpor Macroprocesos yProcesos.

Metodología 1 01/02/2010 28/02/2010 4 1 100% 4 4 4

Concertar con lasDelegaciones Departamentalesy Registraduría Distrital lasactividades a incluir en el Plande Acción por Macroprocesos

Acciones concertadas 100 02/02/2010 28/02/2010 4 100 100% 4 4 4

Reportar al responsable deProcesos los informes deavance de las actividades quehacen parte del Plan de Acciónpor Macroprocesos.


reportados4 05/04/2010 31/01/2011 43 4 100% 43 43 43

Efectuar revisiones y análisisde los compromisos para elcumplimiento del Plan deAcción

Actas de reuniones con coordinares y

registradores Especiales

18 01/04/2010 31/12/2010 39 18 100% 39 39 39

Sensibilizar y autocapacitar sobrelas herramientas implementadasdesde el nivel central,especificamente las Resoluciones8183 de 2008 de Administraciónde Riesgos

Asesorar y acompañar en laactualización del mapa deriesgos instutucional

Actualización del mapa deriesgos por Macroproceso

Mapa de riesgos 1 01/01/2010 31/12/2010 52 1 100% 52 52 52

Seguimiento al cumplimiento delas normas, principios ydisposiciones institucionales paralograr con eficiencia la ejecuciónde los procesos.

Lograr el control y verificacióndel cumplimiento de lasacciones propuestas en el mapade riesgos

Informe de seguimiento almapa de riesgos Informes trimestrales

de seguimiento reportados

4 01/01/2010 31/12/2010 52 4 100% 52 52 52

Elaborar la Metodología para laformulación de los indicadoresde gestión por Macroprocesosy Procesos.

Metodología 1 01/02/2010 28/02/2010 4 1 100% 4 4 4

Concertar con lasDelegaciones Departamentalesy Registraduría Distrital lasactividades a incluir en losindicadores de gestión porMacroprocesos


Reportar al responsable deProcesos los informes deavance de las actividades quehacen parte de los indicadorsde gestión por Macroprocesos.


reportados4 05/04/2010 31/01/2011 43 4 100% 43 43 43

Capacitación sobre GestiónDocumental (Esta capacitaciónla dictara la Ger Adtiva yFinanciera en el primersemestre)

Capacitación sobre gestión documental

1 15/01/2010 30/06/2010 24 1 100% 24 24 24

Clasificar, depurar, foliar,encarpetar y se elaborar elinventario del archivo degestión de la Delg. Deptal.


100 01/01/2010 31/12/2010 52 100 100% 52 52 52

2 1101001

Se observó una débil participación de la delegadaen la formulación y seguimiento de los planes deacción y de las actividades que se desarrollan encada uno de los Procesos en el niveldesconcentrado.

Establecer la metodologia para laformulación y ejecución del Plande Acción por Macroprocesos.

Continuar con el desarrollo delos objetivos establecidos en elPlan Estratégico 2008 - 2010, através de la ejecución del plande acción.

Continuar con el desarrollo delos objetivos establecidos en elPlan Estratégico 2008 - 2010, através de la ejecución de losindicadores de gestión.

3

No permite medir laeficiencia y la eficacia de lagestión institucionalrealizada, limitando laobtención de mejoresresultados.

4

5 1907002

1202100

Continuar con la acción de daraplicabilidad a la Ley 594 de 2000de archivística, así como a laResolución 2251 de 2009 sobretablas de retención documental

Tener un archivo certero, seguroy confiable de acuerdo a losprocedimientos y normaslegales para el efecto

Establecer la metodologia para laformulación y ejecución deindicadores de gestión porMacroprocesos.

Puede originar pérdida de ladocumentación y falta deatención oportuna a lacomunidad. No cumpliendocon lo establecido en elPlan Estratégico en su ejeestratégico No. 2:Reorganización de la culturadel servicio al cliente, consu estrategia:Implementación del sistemad tió d lid d

No existen mecanismoso procedimientosefectivos decomunicación, teniendoen cuenta que estasactividades, hacenparte del cumplimientode los procesosmisionales y de apoyoque ejecuta laDelegación,

Debilidades de controlque no permitieronadvertir oportunamenteel problema,

Incide en que la entidad nodirija sus acciones hacia eluso eficiente de losrecursos y el mejoramientocontinuo en la prestacióndel servicio, para evitarcualquier pérdidaocasionada por lamaterialización de un riesgo.

1902001

Existen debilidades en la aplicación de loslineamientos institucionales para la administracióndel riesgo y en el seguimiento y evaluación delmapa de riesgos en la Delegación de Bolívar.

Falta de aplicación delos parámetros paraidentificar, analizar yevaluar los mismos,establecidos en la Guíapara la Administraciónde Riesgo Código: G-PDE-DM-001.

Afecta la continuidad ycumplimiento en eldesarrollo de los programasproyectos y metas con loscuales se pretendenalcanzar los objetivos, deacuerdo con lo expresadoen el instructivo para laformulación del plan deacción Código 1-PDE–DM–003

En la Delegada se evidencio que estánimplementado la Gestión Documental con laorganización de los archivos y las tablas deretención documental, la cual se debe fortalecer,debido al atraso en la Delegada para implementareste proceso.

Al indagar sobre la existencia y aplicación deindicadores de gestión en cada uno de los procesosde la Delegación, se observó que existen pero noson utilizados en la medición del desempeño de lasactividades

Se encuentra pendientela sensibilización a losfuncionarios, por partede la oficina deplaneación en loreferente a suaplicación,






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las Metas (PLAI)







Meta

• Durante el año de 2009 y bajo elcontrato 001 de 2009 EPMTELECOMUNICACIONES S.A.,se ha realizado la actualización deequipos de los enlaces dedicadossatelitales a nivel nacional incluidoel departamento de Bolívar, hastael momento se han actualizadoBarranco de Loba, Soplaviento,Montecristo, San Estanislao,Margarita y Hatillo de Loba, deigual forma a nivel central se hanrealizado ajustes para mejorar surendimiento.• La Gerencia de informática hamejorado en un 60% la conexióndel PMT ll en los Municipios deBolívar, llegando a 28 municipiosincluida la delegación con canaldedicado y a 6 municipios consolución conmutada.• Mediante el proyecto de inversión1161-00203-0000 “ADQUISICION DE EQUIPOS DECOMPUTO PARA LAREGISTRADURÍA NACIONALDEL ESTADO CIVIL, se estárealizando la contratación a fin deadquirir los equipos se computopara actualizar la tecnologíaexistente. Una vez ingresen alinventario de la Entidad, se tendráen cuenta el requerimiento hechopor la Delegación de Bolívar.

Garantizar el funcionamientoóptimo del flujo de información.

Solucionar los problemas decomunicaciones en los sitiosque lo permita la geografiacolombiana. Hacer el remplazo de hardwarehasta donde sea posible con laasignación del los recursos

Conectividad 60 30/01/2010 31/12/2010 48 60 100% 48 48 48

Divulgación oportuna de lasdirectrices tomadas en OficinasCentrales y Regionales hacia losregistradores y demas funcionariosde la circunscripciòn

Implementar canales decomunicación que permitan laintercomunicación y laretroalimentación con todos ycada uno de los funcionarios yregistradores municipales

Comunicación oportuna, eficazentre Delegación,Registradores y demásfuncionarios

Acta de reunión misional 12 09/11/2009 01/11/2010 51 12 100% 51 51 51

7 1905001

Se observaron debilidades en los aspectos dedivulgación y socialización, sobre la implementacióndel MECI y la NTCGP

Delegación no harevisado el proceso decomunicación buscandoarticular esfuerzos yacciones paraimplementar estoselementos

Dificulta que los servidoresse identifiquen con lospropósitos misionales y asífacilitar la coherencia internaentre los procesos y lasdependencias.

Fortalecer la capacitación a losfuncionarios, con foros temáticossobre el MECI y la NTCGP

Aplicar autocontroles en eldesarrollo de cada una de susactividades que realizan losfuncionarios y tener plenoconocimiento del MECI y laNTCGP

Capacitar y asesar por parte del SENA, CONTRALORIAGENERAL Y ESAP Actas de las

capacitaciones y talleres

4 01/12/2009 01/12/2010 52 4 100% 52 52 52

8 1101002

En el plan de acción de la Delegada, procesocertificación Documentación y Servicio (CDS), no seevidenció el establecimiento de metas para lascertificaciones de los registros civiles, sin tener encuenta las cifras programadas en el plan de accióngeneral.

No se tuvo en cuentalas cifras programadasen el Plan de Acciónpara este proceso,

No permite medir losresultados a través de losindicadores la eficiencia y laeficacia específicos paraestas actividades, además,se incumple con loestablecido en el PlanEstratégico en el ejeestratégico No 2:“Reorganización de lacultura del servicio alcliente, con su estrategia:Ampliación de la coberturade los servicios deidentificación.”

Incluir en el Plan de acción 2010las metas de las certificaciones deRegistro Civil

Medir la eficiencia en losprocesos de certificados deRegistro civil

controlar periodicamente laexpedición de certificados deRegistro Civil

Revisión y cuantificación de los

certificados de Registro Civil

100 01/01/2010 31/12/2010 52 100 100% 52 52 52

Se observó deficiencia en los mecanismos deInformación y retroalimentación entre la Delegación y las Registradurías Municipales,

Dificultades que sepresentan por laobsolescencia en losequipos y programasusados en los procesosde comunicación y porlas condicionesgeográficas,

19070036

No permite un flujo deinformación adecuado,ocasionando retrasos en lasactividades realizadas.






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las Metas (PLAI)







Meta

9 1101002

En la Postgrabación de los registros civiles almomento de una falla en el fluido eléctrico o en elsistema, no existe un plan de contingencia quepermita continuar con el proceso.

No existe un plan decontingencia quepermita continuar con elproceso,

Atraso en el registro de lainformación y demoras en laentrega de certificaciones ydocumentos, al usuario delservicio, no cumpliendo conlo establecido en el PlanEstratégico su ejeestratégico No 2:“Reorganización de lacultura del servicio alcliente, con su estrategia:Ampliación de la coberturade los servicios deidentificación.”

Tener un Plan de contingenciacuando falte el fluido eléctrico

Evitar al máximo la interrupciónde la labor de post-grabación ydemas labores que dependendel fluído eléctrico.

Solicitar a la GerenciaAdministrativa y la Gerencia deInformática la adquisición deuna (1) planta electrica o una (1) UPS

Adquisición de una planta elçectrica u una

UPS con suficiente capacidad

1 12/01/2010 04/02/2010 3 1 100% 3 3 3

10 1804100

Se observó que la casa ubicada en Cartagena,propiedad de la Registraduría sede DelegaciónBolívar, presenta unas reparaciones. Existenmateriales de construcción, una parte de la segundaplanta se encuentra destruida, actualmente no seejecutan ningún tipo de obra.

La anterior situaciónpodría estar originadapor inadecuadaplaneación oincumplimiento de loplaneado , o cese deactividades.

No obstante, laRegistraduría vienepagando un canon dearrendamiento por valor de$7.4 millones mensualincluido IVA, de una sedeque como hemosmanifestado en otrasobservaciones, presentadeficiencias de espacio, ycomodidad, lo cual afecta lacalidad del servicio.Pudiendo generar estasituación sanciones legalesy disciplinarias afectando elcumplimiento de la GestiónInstitucional

Gestionar ante el DepartamentoNacional de Planeación, laobtención de los recursospresupuestales para el proyectode inversión en "Construcción yampliación de la InfraestructuraAdministrativa" que permita realizarlas adecuaciones necesarias parael Inmueblue ubicado en CalleEstanco del Aguardiente Centrohistórico de la Ciudad deCartagena.Lo anterior, teniendo en cuenta lalimitada asignación presupuestalaprobada para la vigencia de 2010.

Contar con los recursosprespuestales que permitan larecuperación del inmueble.

Actualización del Proyecto deinversión "Construcción yampliación de la InfraestructuraAdministrativa a nivel Nacional"

Proyecto de inversión Actualizado 1 01/01/2010 31/12/2010 52 1 100% 52 52 52

11 1603002

En la Delegación Bolívar se pudo evidenciar queexisten debilidades en la custodia y conservaciónde documentos y recursos físicos debido a que nose cuenta con una infraestructura adecuada quepermita un buen ambiente laboral

No se cuenta con unainfraestructura adecuada que permitaun buen ambientelaboral,

Se afecta la realización delas actividades y eldesempeño de losfuncionarios. Esta situaciónse presenta en lassiguientes áreas

Gestionar el suministro dearchivadores y estantes metalicospara el archivo documental de lasdependencias de la Delegación deBolivar, los cuales serándistribuidos previa adjudicación delcontrato correspondiente.

Proporcionar elementosnecesarios para el archivo dedocumentos, que permitan suorganización y conservación.

Suministro de archivadores de4 gavetas y achivadores para elalmacenamiento yconservación de documentos. Archivadores y

estantes metalicos 20 01/01/2010 30/04/2010 17 20 100% 17 17 17

Suscripción del Otrosí alContrato de Arrendamiento

contratos de arrendamientos

1 06/10/2009 30/10/2009 3 1 100% 3 3 3

Pagos de los cánonestrimestrales de arrendamientospendientes

Nomina de arrendamiento 1 01/11/2009 30/11/2009 4 1 100% 4 4 4

Solicitar a los operadores delos servicios públicosoportunamente la expedicionde las facturas

Mensualmente 12 01/12/2009 01/12/2010 52 12 100% 52 52 52

Realizar los pagos dentro delos términos y los reembolsosde caja Menor oportunamente. Facturas canceladas

mensualmente 12 01/12/2009 01/12/2010 52 12 100% 52 52 52

Pagar oportunamente lasfacturas de servicios públicos

Esta situación se encuentrasubsanada con la suscripción delOtrosí al contrato deArrendamiento suscrito con laInmobiliaria Araujo y Segovia,aclarando su condición deintermediario, de conformidad conDecreto 522 de 2003, en suartículo 8o. Contratos dearrendamiento con intermediación.

1702009

En la Delegada, se presentan atrasos, en el pago delos servicios públicos, debido a la inoportunidad enel envió de las facturas al nivel central, lo cual podríagenerar multas e intereses moratorios

La Delegación Bolívar en la vigencia 2009, sepresentan dificultades para la cancelación deobligaciones financiera por pago por concepto delcanon de arrendamiento de una bodega ubicada enel barrio de manga de la ciudad de Cartagena,debido a la situación presentada con la inmobiliariaAraujo y Segovia.

1702009

Inoportunidad en elenvió de las facturas alnivel central, lo cualpodría generar multas eintereses moratorios,falta de control interno yde gestión en laDelegada por lainoportunidad en laatención de losrequerimientos para el

Definir la responsabilidad de lainmobiliaria Araujo y Segoviafrente a la liquidación del IVA ensu factura y proceder al trámitede pago

No se ha resuelto lasituación presentadacon la inmobiliariaAraujo y Segovia, sobreel manejo del IVA ,

Demora en el cumplimientode las obligacionescontractualmente contraídasy de esta manera se podríaestar incumpliendo loexpresado en el articulo 46del Decreto 1010 de 2000.Situación que se describe acontinuación:

12

13

Constitución de Cajas Menorespara la cancelación de facturas deservicios públicos

Podria ocasionarinterrupción en elfuncionamiento de lasdependencias misionales yde apoyo.






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las Metas (PLAI)







Meta

Elaborar la Metodología para laformulación de los indicadoresde gestión por Macroprocesosy Procesos.

Metodología 1 01/02/2010 28/02/2010 4 1 100% 4 4 4

Concertar con lasDelegaciones Departamentalesy Registraduría Distrital lasactividades a incluir en losindicadores de gestión porMacroprocesos


Reportar al responsable deProcesos los informes deavance de las actividades quehacen parte de los indicadorsde gestión por Macroprocesos.


reportados3 05/04/2010 31/01/2011 43 3 100% 43 43 43

Gestionar con los propietarios delos inmuebles, las respectivasreparaciones y adecuacioneslocativas de las RegistraduriasMunicipales de Valparaiso, Belénde los Andaquies y Puerto Rico.

Proyección de Oficios a lospropietarios de los inmueblespara reparaciones yadecuaciones locativas oficios 3 01/10/2009 31/12/2009 13 3 100% 13 13 13

Gestionar el traslado de las sedesde las Registradurias Municipalesde Albania, el Paujil y Cartagenadel Chaira.

Elaborar nuevos contratos dearrendamiento para cambios desedes de las RegistraduriasMunicipales

contratos de arrendamientos

3 01/12/2009 31/12/2009 4 3 100% 4 4 4

Gestionar ante oficinas centrales yla Gobernación Departamental laconsecución de 29 avisosinstitucionales y recursos físicos(Sillas, Archivadores, AiresAcondicionados, fotocopiadoras,computadores, impresoras, PBX,puertas, con cantoneras, filtros deoxono, de acuerdo a lasnecesidades de cadaRegistraduria Municipal yDelegación)

Mejorar la imagen corporativa delas 16 RegistraduriasMunicipales y DelegaciónDepartamental de Caquetá.

Elaborar oficios y correosinstitucionales para la GerenciaAdeministrativa y Financiera.

Correos Institucionales y oficios

4 01/07/2009 01/07/2010 52 4 100% 52 52 52

Teniendo en cuenta laslimitaciones presupuestales y quesólo es posible invertir recursos enlos inmuebles de propiedad de laEntidad, se analizánlasnecesidades de mantenimiento eincorporar dentro del proyecto demejoramiento y mantenimiento desedes para la vigencia 2010, lasadecuaciones locativas requeridasen las sedes de las RegistraduríasMunicipales de San José y Morelia

Mejorar las condiciones físicasde las instalaciones

Ejecución del proyecto deinversión en mantenimientopara las RegistraduríasMunicipales de San José yMorelia

Proyecto Ejecutado 100 01/01/2010 31/12/2010 52 100 100% 52 52 52

Aplicar Metodología para laformulación del Plan de Acciónpor Macroprocesos yProcesos.

Metodología 1 01/02/2010 28/02/2010 4 1 100% 4 4 4

Concertar el Plan de Accióncon los responsables deMacroprocesos


Reportar al responsable deProcesos los informes deavance de las actividades quehacen parte del Plan de Acciónpor Macroprocesos


reportados4 01/04/2010 31/12/2010 39 4 100% 39 39 39

Continuar con el desarrollo delos objetivos establecidos en elPlan Estratégico 2008 - 2010, através de la ejecución de losindicadores de gestión.

Aplicar la metodologia para laformulación y ejecución del Plande Acción por Macroprocesos.

16 03 002

GERENCIA DEPARTAMENTAL DE CAQUETÁ - PUNTO DE CONTROL DELEGACIÓN DEPARTAMENTAL CAQUETÁ VIGENCIA 2009

14 1202100

En el Macro proceso Identificación, ProcesosRegistro y actualización del Sistema (RAS) ycertificación Documentación y Servicio (CDS), laDelegada Departamental no tiene claramenteestablecidos los indicadores de gestión.

Porque algunas veceslos confunden con lasactividades,

Mejorar la Infraestructura de lasRegistradurias Municipales ymejorar el ambiente laboral delos funcionarios y atención ycomodidad y para los usuarios

1

2 11 01 002

La Registraduría Nacional del Estado CivilDelegación Caquetá, no cumplió con el 100% dealgunas metas programadas en su plan de acciónpara el primer semestre de 2009.

Deficiencia en laplaneación

Algunas registradurías municipales, no cuentan conadecuadas instalaciones físicas para la prestacióndel servicio, toda vez que presentan deterioro físico,humedad, muebles en regular estado y pocoespacio, además, la Registraduría Municipal deValparaíso no tiene su respectivo aviso deidentificación.

Escasez de recursos

Se afecta la medición de laeficiencia, en relación conlos recursos utilizadosfrente a los resultadosobtenidos y la eficacia, en elgrado de cumplimiento deobjetivos, planes yprogramas, metas, entérminos de cantidad,calidad y oportunidad. Nocumpliendo con loestablecido en el PlanEstratégico 2008-2011.

Incide en el mejoramientode la infraestructura yfortalecimiento de la imagencorporativa.

Establecer la metodologia para laformulación y ejecución deindicadores de gestión porMacroprocesos. (Esta respuestaes similar a la 4 porque losindicadores estan adoptados en lares 5802 del 01/09/09)

Continuar con el desarrollo delos objetivos establecidos en elPlan Estratégico 2008 - 2010, através de la ejecución del plande acción.

Afectando la evaluación dela gestión de la entidad






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las Metas (PLAI)







Meta

3 12 02 001

Los registros de defunción generados en el primersemestre de 2009 por la Registraduría Especial deFlorencia, se actualizaron en el Archivo Nacional deIdentificación (ANI) con las resoluciones pertinentessolo hasta el mes de Julio de 2009, evidenciandodemora en la actualización del Archivo Nacional deIdentificación ANI.

Deficiencia en losmecanismos de controlinterno

Afecta la confiabilidad de lainformación suministradapor el ANI.

Se implementará una Interfaseentre las Bases de Datos deRegistro Civil e Identificación parahacer más expeditó el proceso.

Mantener la consistencia entrelas Bases de Datos de RegistroCivil e Identificación para hacermás expeditó el proceso.

Resultado de laImplementación del Contrato057 de 2005.

Software 1 01/07/2009 31/12/2009 26 1 100% 26 26 26

Gestionar ante la Gerencia delTalento Humano la vinculación desupernumerarios, para el Centrode Acopio.

Mantener actualizados losprecesos de cedulación en elCentro de Acopio

Elaborar oficios para laGerencia del Talento Humano

Oficios 6 01/07/2009 31/12/2009 26 6 100% 26 26 26

Elaborar Oficios y correosinstitucionales

Oficios 3 01/07/2009 31/12/2009 26 3 100% 26 26 26

Cronograma con programaciónde metas y turnos Cronograma 1 01/01/2010 31/12/2010 52 1 100% 52 52 52

Monitoreo al cumplimiento delcronograma Monitoreo mensual 12 01/01/2010 31/12/2010 52 12 100% 52 52 52

Adelantar conveniosInterinstitucionales con entidadesestatales e institucioneseducativas.

Elaboración de Convenios

Convenios 3 01/01/2010 31/12/2010 52 3 100% 52 52 52

Implementar medidas deseguridad, que se solicitaran ala Gerencia Adtiva y financiera a travez de oficios

Oficios 3 01/03/2010 31/12/2010 44 3 100% 44 44 44

Designar a los funcionariosresponsables de la custodia del archivo

Acto administrativo de designación

1 01/04/2010 30/04/2010 4 1 100% 4 4 4

6 13 01 100

La Registraduría Nacional del Estado CivilDelegación Caquetá, en la organización de susarchivos físicos no está aplicando algunas reglas yprincipios generales de la función archivísticarespecto a la organización, conservación, uso ymanejo de los documento

Deficiencias delsistema de controlinterno

Se genera riesgo depérdida y de obtención deinformación oportuna

Desarrollar actividades decapacitación a los funcionariosresponsables de la organización ymanejo de los archivos de gestión,en aspectos conceptuales ymetodológicos de la funciónarchivística.

Fortalecer la aplicación de losprocedimientos del proceso degestión documental, deconformidad con la normatividadvigente.

Realizar evento de capacitaciónsobre función archivística

Capacitación 1 01/11/2009 30/04/2010 26 1 100% 26 26 26

La Oficina de Planeación elaboraráel procedimiento de PeticionesQuejas y Reclamos a nivel nacional

Elaboración del procedimientode Peticiones, Quejas,Reclamos y Sugerencias.

Procedimiento 1 12/01/2010 29/01/2010 2 1 100% 2 2 2

Aplicar políticas que permitan laevaluación y satisfacción de losusuarios del OrdenDepartamental.

Socialización y ejecución delProcedimiento de Peticiones,Quejas, Reclamos ySugerencias

Manual de procedimientos

1 01/02/2010 12/02/2010 2 1 100% 2 2 2

Determinar estrategias, quepermitan evaluar la satisfaccion delcliente en los servicios que prestanlas Registradurias Municipales enel Departamento

Elaborar circulares externas alos medios de comunicación de todo el Departamento Circulares 3 01/11/2009 31/12/2009 9 3 100% 9 9 9

Elaborar e instalar buzones desugerencias, quejas y reclamos

Instalar el buzon desugerencias quejas y reclamosen Florencia, para todo el

Buzón 1 01/12/2009 30/06/2010 30 1 100% 30 30 30

8 13 02 001

Se observa que dentro de la planta de personal quemaneja la Delegación Caquetá solo hay unprofesional capacitado para desarrollar las funcionesdel área de sistemas, así mismo en 13registradurías municipales el único funcionario es elregistrador; además algunos funcionarios realizantareas diferentes a las asignadas formalmente.

Deficiencias dePlaneación

Dificulta el manejo de lasnovedades de personal,afectando la continuidad y laeficiencia en la prestacióndel servicio

Gestionar ante la Gerencia delTalento Humano la designacion depersonal para suplir la necesidadde cada área

Proyectar oficios Enviar oficios a la Gerencia delTalento Humano

Ofcios 3 01/11/2009 31/12/2009 9 3 100% 9 9 9

Diseñar politicas administrativasque vinculen a los funcionarios enel cambio de cultura por la lectura.

Implementar estrategiaspedagógicas que permitanvincular a todos los funcionariosfrente a los nuevos enfoques yavances en los diferentesprocesos administrativos.

Programa de capacitación 1 01/12/2009 31/12/2009 4 1 100% 4 4 4

Realizar un plan de capacitación yactualización en informatica paratodos los funcionarios.

Fortalecer el recurso humano enla actulización y manejo deinformática.

Programa de capacitación

1 01/12/2009 31/12/2009 4 1 100% 4 4 4

Suplir a traves de mediomagneticos el Modelo Estandar deControl Inerno MECI y manualesde procedimientos

Recopilar información en DVDpara todos los funcionarios

DVD 1 01/12/2009 31/12/2009 4 1 100% 4 4 4

Evacuar el acumulado delCentro de Acopio con el fin defortalecer y optimizar losservicios misionales

Elaborar programa deCapacitación para todos losfuncionarios.

19 01 001

Tener un procedimientoestandarizado, para darrespuesta a las Peticiones,Quejas, Reclamos ySugerencias en los tiemposestablecidos.

Optimizar el servicio al cliente ymejorar la comunicación entre elusuario y la Entidad

5 16 01 100

La Registraduría Especial de Florencia, en suarchivo general de documentos no cuenta conadecuadas medidas de seguridad y su manejo estáa disposición de todos los funcionarios sin queexista un único responsable del mismo


Afecta el proceso demejora continua

Afecta el servicio al clienteLa Delegada no cuenta con políticas para evaluar lasatisfacción del cliente en los servicios decedulación y registro civil en las Registradurías, nitiene implementado un proceso de quejas yreclamos que sea conocido por los mismos y que lesirva como elemento de retroalimentación ymejoramiento continuo

Inexistencia deprocedimientos alrespecto

Los funcionarios no han interiorizado los conceptosdel Sistema de Gestión de Calidad y MECI, de igualmanera, no se realiza oportunamente la socializaciónde los informes de la oficina de control interno.

Deficiencia en losmecanismos delsistema de controlinterno

Genera riesgo en lasalvaguarda de lainformación

9

Adelantar planes de contigenciacon los Registradores Municipales.

4 12 02 001

7 19 07 001

Se presenta atraso en el centro de acopio en elproceso de digitación de las tarjetas decadactilaresy acumulación de material sin procesar deaproximadamente 10.000 tarjetas.

Deficiencia en lagestión, falta depersonal y equiposadecuados

Gestionar para implentar medidasde seguridad

Dar cumplimiento a la Ley 594de 2000.

Afectando la prestacióneficiente de los serviciosmisionales






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Puntaje Logrado por

las Metas (PLAI)







Meta

Definir funciones especificas a losfuncionarios de la RegistraduriaEspecial, acordes a la estructuraorganizacional de la DelegaciónDepartamental

Tener funciones definidas Asignación de Funcionesespecíficas.

Memorandos con asignación de

funciones específicas 6 01/12/2009 31/12/2009 4 6 100% 4 4 4

Hacer entrega de elementosfísicos correspondiente a lafunción y al cargo.

Asignar inventarios individualesa los funcionarios de laRegistraduria Especial

Inventarios individuales Formatos A-3, traslado de bienes 31 01/12/2009 31/12/2009 4 31 100% 4 4 4

11 13 01 100

Se asignan funciones sin que quede evidencia de lasituación administrativa

Deficiencias en losmecanismos de controlinterno

Afecta el control de lasresponsabilidades a cargo yel seguimiento y evaluaciónde las mismas

Definir funciones especificas a losfuncionarios de la RegistraduriaEspecial, acordes a la estructuraorganizacional de la DelegaciónDepartamental.

Instrucción de Actividadesespecificas

Elaborar memorandos y/ooficios para asignación deactidades especificias Memorando y/o oficios 13 01/12/2009 31/12/2009 4 13 100% 4 4 4

Levantamiento de informacionpara el manual de funcionesespecificas y competenciaslaborales para la RNEC

cargos a analizar 3182 01/07/2010 01/07/2011 52 64 2% 1 0 0

Diseño y elaboracion de losmanuales de funcionesespecificas y competenciaslaborales para la RNEC



estudio 1 01/01/2011 15/04/2011 15 0% 0 0 15

ajuste del manual de funcionesespecificas y competenciaslaborales para la RNEC

manuales 3182 15/04/2011 01/07/2011 11 0% 0 0 0

13 11 01 001

El Plan de Acción de la Registraduría Nacional delEstado Civil Delegación Caquetá, no incluyeactividades que permitan evaluar el avance ydesarrollo del Plan Estratégico 2008-2011 y solo selimita a evaluar el cumplimiento de las metas deproducción en los procesos de cedulación y registrocivil

Deficiencias dePlaneación

Afecta el seguimiento alcumplimiento del PlanEstratégico

Elaborar un Plan de AcciónOperativo, una vez se tengaconocimiento de la metodologiaque emita Oficinas Centrales de laRegistraduria Nacional del EstadoCivil.

Contar con un Plan de AcciónOperativo que permita evaluar ycumplir con el Plan Estrategico.

Elaboración del Plan de AcciónOperativo

Plan de Acción 1 04/01/2010 31/07/2010 30 1 100% 30 30 30

1 11 01 001

Plan de accion 2009 La Delegación del Meta fijaunas metas dentro de un plan de acción portrimestres, que no es articulado ni concertado nisocializado con los registradores municipales ni conlos responsables de las áreas de mayor movimientoen la Registraduría de Villavicencio,

deficiencia que sepresenta por falta de unmecanismo deplaneacion.

lo que genera que seelabore un documento conmetas que no correspondena un análisis de losresultados históricos de laDelegada, las cuales no sonde fácil cumplimiento deacuerdo con la realidad del E tid d

La Delegación del Meta socializarálas actividades con losregistradores municipales y laRegistraduría de Villavicencio deacuerdo con la circular No. 018 del 17 de febrero de 2009,

Buscar resultados concretos ymedibles a traves deindicadores institucionalesadoptados por la resolución5802 de septiembre 01 de2009, que permitan describiruna situación mas concreta conla realidad

La Delegación del Metaprogramara reuniones dedivulgación del plan operativoentre las registraduriasMunicipales y la RegistraduríaEspecial de Villavicencio

reunión de seguimiento trimestral 1 30/11/2009 31/12/2009 4 1 100% 4 4 4

2 12 02 001 12 02 002

Indicadorea de Gestión. La Delegación del Metano cuenta con indicadores de gestión,

deficiencia que sepresenta por falta de unmecanismo deplaneacion. debido a lafalta de participaciónactiva en los procesosde planeación del NivelC t l

Situación que genera que elplan de acción fijado para elprimer semestre de 2009no preste ningún efectoproductivo para la Entidad,ya que no se miden losresultados frente a las

t t bl id

Se socializara la Resolución 5802de Septiembre 01 de 2009, " Porla cual se adopta el Manual deIndicadores de la RegistraduríaNacional del Estado Civil"

Dar aplicabilidad al Manual deIndicadores por proceso.

Socializar el Manual deIndicadores

Reunión de seguimiento trimestral

1 30/11/2009 31/12/2009 4 1 100% 4 4 4

3 19 01 001 19 02 001

Mecanismos de Control de Interno. Se evidenciaque la operación de la Delegada bajo criterios deriesgo no se pueda considerar aceptables, por elcontrario los mecanismos subyacentes a cadaproceso generan alto riesgo en la administración delos procesos de identificación, de recursoshumanos, técnicos y logísticos. Los mecanismos decontrol interno con que cuenta la Delegación delMeta no garantizan el adecuado uso y control de losrecursos y no ha desarrollado ni ha propiciado unescenario en donde el Sistema de Control Internopermita un mejoramiento continuo en los procesosque ejecuta

Fallas en losmecanismos de controlinterno y el Sistema deGestion de calidad.

falencia que puede afectarla prestacion del servicio yel eficiente desarrollo de losprocesos de identificación.

Efectuar las Auditorías Internas alos procesos que maneja laRegistraduria Nacional y realizarcampañas de autocontrol a todoslos funcionarios de la Entidad.

Verificar la existencia yefectividad de los mecanismosde control en las actividadespropias de los diferentesprocesos que se realizan en laEntidad.

Que todos los procedimientosutilizados en los diferentesprocesos que se realizan ,cumpla con las normasconceptuales, técnicas y deprocedimientos establecidosen el Manual de Procesos yProcedimientos, dentro de unmarco de eficiencia, eficacia yeconomía.

Auditorias 3 01/09/2009 28/02/2010 26 3 100% 26 26 26

Genera riesgo de pérdidade elementos de trabajo

Elaboracion del estudio medianteel cual se presentará la informacion respecto de cargas laborales,funciones especificas y perfilesocupaciones para los cargos delNivel desconcentrado de laRegistraduria Nacional del EstadoCivil

Contar con un estudio quepermita identificar las cargoslaborales, funciones especificasy perfiles ocupaciones para loscargos de la RegistraduriaNacional del Estado Civil, el cualdeterminará las soluciones decarácter estructural que serequieren

12 15 01 002

10 19 03 006

La Registraduría Nacional del Estado CivilDelegación Caquetá, no cuenta con un sistema paraevaluar el desempeño de los funcionarios


La rotación de funcionarios en los procesos decedulación, registro civil y entrega de cédulas, no sehace a través de entrega formal, donde se detallenlos inventarios a cargo.

Deficiencias en losmecanismos de controlinterno

GERENCIA DEPARTAMENTAL DE META - PUNTO DE CONTROL DELEGACIÓN DEPARTAMENTAL META VIGENCIA 2009

Afecta la construcción deplanes de mejoramientoindividual en el proceso demejora continua






Puntaje Logrado por


Puntaje Logrado por

las Metas (PLAI)







Meta

Gestionar el suministro dearchivadores y estantes metalicospara el archivo documental de lasdependencias de la Delegación deMeta, los cuales serán distribuidosprevia adjudicación del contratocorrespondiente.

Proporcionar elementosnecesarios para el archivo dedocumentos, que permitan suorganización y consevación.

Suministro de archivadores de4 gavetas y achivadores para elalmacenamiento yconservación de documentos. Archivadores 40 01/11/2009 30/04/2010 26 40 100% 26 26 26

Desarrollar actividades decapacitación a los funcionariosresponsables de la organización ymanejo de los archivos de gestión,en aspectos conceptuales ymetodológicos de la funciónarchivística.

Fortalecer la aplicación de losprocedimientos del proceso degestión documental, deconformidad con la normatividadvigente.

Realizar evento de capacitaciónsobre función archivística

Capacitación 1 01/11/2009 30/04/2010 26 1 100% 26 26 26

Analizar las necesidades demantenimiento e incorporar dentrodel proyecto de mejoramiento ymantenimiento de sedes para lavigencia 2010, las adecuacioneslocativas requeridas para el áreade archivo de la Registraduriaespecial de Villavicencio.

Mejorar las condiciones físicasde las instalaciones para eladecuado archivo documental

Ejecución del proyecto deinversión en mantenimientopara la Registraduria especialde Villavicencio.















7 19 01 001

Bases de datos de cédulasLa Registraduría de Villavicencio no cuenta conbases de datos, donde se relacionen aquellascedulas que llevan mas de un año sin ser elaboradas por el nivel central, generando en la ciudadaníaretrasos mas largos de entrega de este documento,dado que solo al momento de que el ciudadano seacerca a llevar su cedula, pueden identificar la noelaboración y demora de estas y en muchos casostienen que iniciar nuevamente el procesos desolicitud.


Deficiencias en laprestacion del servicio.

Implementación en la DelegaciónDepartamental del Meta delSistema de Seguimiento y Controlcomo herramienta de seguimientoa las solicitudes de documentosde Identidad.

Realizar el seguimiento altiempo que llevan las solicitudesen trámite.

Realizar Serguimiento por partede los DelegadosDepartamentales a lassolicitudes en trámite.

Software 1 28/12/2009 31/07/2010 31 1 100% 31 31 31

Conlleva a que estosdocumentos se encuentrenen condiciones deinseguridad, enarchivadores deteriorados yjunto a otro tipo dedocumentación, generandoun posible deterioro ypérdida de información.

Falta de mecanismosde control yseguimiento en losprocesos de archivo yadeuacuacion de sitiosde archivo.

1103002

Situación que puedegenerar una confusión dedocumentos, deterioro yperdida, contrariando loslineamientos establecidospor la Ley de Archivo.

Material de Identificación. Existen material deidentificación, como documentos antecedentes deCertificado de nacido vivo, Defunción y Matrimoniolos cuales se encuentran en bolsas y sobres demanila en el mismo lugar de archivo de Registro Civily material electoral, correspondiente a los años del2000 al 2009 sin ninguna clase de seguridad y sin su debido empaste, 6

4

5

Archivo de Registro Civil Carenciade muebles y espacios físicos para el archivo delmaterial de registro civil, c

Falta de gestión de laDelegación del Meta,para la adquisición deelementos de archivo.

19 05 001

19 05 001

No permite que haya unadecuado proceso dearchivo que permitaestablecer una efectividaden el orden de lainformación.

falencias en losmecanismos de archivode la Delegacion

Archivo Documental. La Delegación del Meta nocumple con la función archivística por cuanto notiene un “Programa de Gestión Documental” , queconlleve a obtener un manual de gestión dedocumentos, capacitación y sensibilizaciónarchivística para los funcionarios responsables de lagestión documental, unidad administrativaresponsable del archivo, tablas de retencióndocumental, organización de los archivos ydocumentos, los documentos de las carpetas noestán debidamente foliadas; lo anterior, con el fin dellevar un orden que permita su consulta, control,inventario de los documentos, tecnología para laconservación de la información.






Puntaje Logrado por


Puntaje Logrado por

las Metas (PLAI)







Meta















10 19 01 001

Seguridad de tarjetas alfabéticas ydecadactilares: Las condiciones de control y seguridad de accesofísico a estos centros de archivo prácticamente noexisten, ya que las tarjetas alfabéticas se encuentraen archivadores sin seguridad y las decadactilaresesparcidas en diferentes sitios de de la Delegación,

Falta de gestión de laDelegación del Meta,para la adquisición deelementos de archivo.

Conlleva a que estosdocumentos se encuentrenen condiciones deinseguridad, enarchivadores deteriorados yjunto a otro tipo dedocumentación, generandoun posible deterioro ypérdida de información,d d fá il l

Ubicar las decadactilares y lastarjetas alfabéticas en losarchivadores solicitados al NivelCentral, en un sitio seguro y consus respectivos controles parapoder salvaguardar de maneraadecuada toda la información queellas tienen.

Tener todas las decadactilaresen un solo lugar en laDelegación, con las medidas deseguridad que se requiere.

Suministro de archivadores de4 gavetas y achivadores para elalmacenamiento, conservacióny seguridad de losdocumentos.

Archivadores

40 01/11/2009 30/04/2010 26 40 100% 26 26 26

11 19 01 001

Sistema BOOKING: Se observo que el sistema BOOKING no tiene uncontrol para detectar renovaciones realizadas conanterioridad con este sistema,.

Lo anterior denotadeficiencia enplaneación y en losmecanismos de controlinterno administrativo delos recursos.

Situación que genera queun ciudadano pueda renovarlas veces que quiera sucédula de ciudadanía,debido a que la base dedatos de estas maquinas nose encuentran actualizadas.

Se expedirá una circular paraformalizar el procedimiento paraque los administradores de loscentros de acopio periódicamenteefectuen la actualización de lasBases Locales de Datos de lasBooking en este caso de laDelegación Departamental delMeta.

Que se realice periódicamentela actualización de las BasesLocales de Datos de lasBooking, para evitar que unciudadano solicite en más deuna ocasión la renovación de sucédula de ciudadanía .

Conminar a los DelegadosDepartamentales yadministradores de los centrosde acopio a realizar lasactualizaciones periódicas yreportar las mismas.

Circular 1 01/11/2009 31/12/2009 9 1 100% 9 9 9

12 19 01 001

Devolución de cédulasSe observo devolución de cédulas al Nivel Central,en cantidad de 647, para el primer semestre de2009, las cuales fueron procesadas en el sistemaBOOKING, dado que presentaban erroresdiferentes en sus datos biográficos, entre las cuales287 salieron como expedidas en YUGOSLAVIAsiendo su expedición real el Municipio de PuertoGaitán Meta

deficiencias enmecanismos deseguimiento y controlde los procesos deidentificacion.

Situación que generadomalestar en la ciudadanía ypor otro lado el archivoNacional de IdentificaciónANI que actualiza el NivelCentral se procesa con losmismos errores.

Seguimiento al proceso desincronización de las Bases deDatos de Identificación,mensualmente a través de pruebascon los casos detectados,

Garantizar la consistencia en lainformación de datosbiograficos en las cédulas deciudadanía, evitando que estoserrores se trasladen al ANI

Verificación de las *Tablas deReferencia, con el fin que lascédulas salgan correctas yestos errores no se vuelvan atrasladar al ANI* DatosBiograficos, lugares depreparación, nacimiento yexpedición, etc.

Acta y Estadisticas 6 01/11/2009 30/04/2010 26 6 100% 26 26 26

13 19 01 001

Mantenimiento del Sistema BOOKING: El sistema BOOKING presenta lentitud progresivaen el procesamiento de Cedulación

Falta de mantenimientode los equipos para larenovación de lascedulas

Genera retrasosoperacionales en estosprocesos de identificación,con el consecuentedeterioro en la calidad de lainformación y de laprestación del servicio

Circular mediante la cual se danInstrucciones sobre el manejo ymantenimiento de las Booking.

Formalizar el procedimiento delmanejo y mantenimiento de lasBooking para lograr un mejormanejo en el trámite dedocumentos.

La nueva versión del softwaremejoro el desempeño de lasBooking por lo tanto se va arealizar el seguimiento a travésde reportes de losadministradores de los Centrosde Acopio procedimiento quese formalizará a través de unacircular

Circular 1 01/11/2009 31/12/2009 9 1 100% 9 9 9

Situación que puedegenerar una confusión dedocumentos, deterioro yperdida,


Situación que puedegenerar una confusión dedocumentos, deterioro yperdida,

19 05 001

Deterioro de las tarjetas decadactilaresSe observo que existe paquetes de tarjetasdecadactilares deterioradas de los años 2001,2002,2003 y 2006 que afectan la calidad delmaterial, situación generada por la acción dehumedad e inundaciones en los diferentes sitiosdonde se encuentran almacenadas, ya que seencontraban empacadas en cajas de cartón en elpiso, conllevando a un alto riesgo de desapariciónde información valiosa para la entidad ya que aquíreposan los datos y huellas de los ciudadanos.

19 01 001

Archivo físico de alfabéticas y decadactilaresLa Delegación del Meta carece de muebles y

espacios físicos para el archivo de las tarjetasdecadactilares, cuya organización o desorden esconocido por muy pocas personas, dado que seevidencio que dichos documentos están ubicadasen diferentes sitios de las oficinas de la DelegaciónDepartamental y la Registraduría Especial deVillavicencio, en donde los funcionarios tienen quecomprar de su propio pecunio estantería para tratarde organizarlas, situación que es contraria a loestablecido en las normas generales de archivo.


9

8






Puntaje Logrado por


Puntaje Logrado por

las Metas (PLAI)







Meta

Verificar implementación del nuevosistema o medio de conectividad.

Mejorar el servicio deconectividad

Implementar el nuevo medio osistema de conectividad. (Seinstaló el enlace por cobre(terrestre) en la DelegacionMeta y en los municipios deGranada, Puerto Lopez yAcacias; en el municipio de LaMacarena se entregó unmodem 3GSM de comcel.

Medio de comunicación

1 01/06/2009 31/10/2009 22 1 100% 22 22 22

Realización de estudio de campo,para verificar el estado deconectividad de los Mu nicipios LaUribe,Concordia y Mapiripán.

Mejorar el servicio deconectividad

Se está realizando ellevantamiento de Información ,para verificar estado deconectividad y álternativa desolución.

Documento 1 27/10/2009 31/12/2009 9 1 100% 9 9 9

Elaborar la Metodología para laformulación del Plan de Acciónpor Macroprocesos yProcesos.

Metodología 1 01/02/2010 28/02/2010 4 1 100% 4 4 4

Concertar con lasDelegaciones Departamentalesy Registraduría Distrital lasactividades a incluir en el Plande Acción por Macroprocesos


Reportar al responsable deProcesos los informes deavance de las actividades quehacen parte del Plan de Acciónpor Macroprocesos.


reportados3 05/04/2010 31/12/2010 39 3 100% 39 39 39

Gestionar el suministro dearchivadores y estantes metalicos

Proporcionar elementosnecesarios para el archivo de

Suministro de archivadores de4 gavetas y tarjetas alfabeticas.

Archivadores 20 01/11/2009 30/04/2010 26 20 100% 26 26 26

Desarrollar actividades decapacitación a los funcionariosresponsables de la organización y

Fortalecer la aplicación de losprocedimientos del proceso degestión documental, de

Realizar evento de capacitaciónsobre función archivística Capacitación 1 01/11/2009 30/04/2010 26 1 100% 26 26 26

Se dispondrá y adecuará conestantería, un espacio físico donde se concentrara el archivo resultante de la Gestión de la Registraduriaespecial y centro de Acopio

disponer de un espacio físicoque garantice razonablemente laorganización y conservación delos documentos memoria de lainstitución, en concordancia conla ley general de archivo

Adecuar en la RegistraduriaEspecial de Armenia, unespacio físico donde seráconcentrado y organizado elarchivo documental.

Espacio físico donde se concentrara el

archivo central de la Registraduria Especial de Armenia y Centro

de Acopio

1 01/01/2010 31/08/2010 35 1 100% 35 35 35

Dar aplicación al manual deprocesos y procedimientos encuanto a organización y envíode las tarjetas decadactilaresya procesadascorrespondientes a los años

Inventario pormenorizado 100 01/12/2010 30/06/2011 30 100 100% 30 30 30

Enviar al nivel central, las cajasde cartón con el materialdecadactilar debidamentearchivado

Envío de las cajas decadactilares al nivel

central100 01/12/2010 30/06/2011 30 100 100% 30 30 30

Al confrontar la información contenida en laejecución del Plan de Acción del primer semestrede 2009 con la reportada por la Delegación Quindíorespecto a las actividades realizadas en la Secciónde Registro Civil, se evidenció que la Delegación harealizado actividades que no se encuentranrelacionadas en la ejecución del Plan de Acción,

Sistema de comunicación: El Sistema de comunicación en la Delegación delMeta, actualmente no cuenta con una infraestructuraapropiada que soporte el procesamiento de datosde identificación para el desarrollo de los propósitosde la Entidad, dado que se observo que existen 3Registrarías Municipales de Granada, Puerto Lópezy Acacias las cuales cuentan con antenas satelitales,que no prestan un servicio eficiente para losprocesos de identificación que se realizan yconstantemente han solicitado se cambie el sistemade comunicación teniendo en cuenta que dichasRegistraduría se encuentran en Municipios Cercanos a la capital y cuentan con conexiones terrestres masrápidas y de mayor capacidad para el procesamiento de toda la información, de otra parte es de anotarque existen otras Registraduría que no cuentan conningún tipo de conexión como La Macarena, Uribe,Puerto Concordia y Mapiripan y requieren sistemasde comunicación eficientes para el normalfuncionamiento de los procesos de identificación.

19 01 001 19 05 001

Dar el tratamiento indicado en elmanual de procesos yprocedimientos, en locorrespondiente con el Archivoadecuado de las TarjetasDecadactilares y envío al nivelcentral

GERENCIA DEPARTAMENTAL DE QUINDÍO - PUNTO DE CONTROL DELEGACIÓN DEPARTAMENTAL QUINDÍO VIGENCIA 2009Continuar con el desarrollo delos objetivos establecidos en elPlan Estratégico 2008 - 2010, através de la ejecución del plande acción.

2

14

dejar por fuera actividadesque forman parte delcumplimiento del proceso yde la de la gestión realizada

Establecer la metodologia para laformulación y ejecución del Plande Acción por Macroprocesos.


Situación que generadeficiencias en la prestacion del servicio y en elprocesamiento de lainformacion deidentificacion.

Permitir la conservaciónadecuada de las tarjetasdecadactilares

La Delegación Quindío presenta debilidades en eluso, manejo y organización del archivo, por cuantono disponen de espacio físico adecuado para suconservación; se evidenció la existencia depaquetes de tarjetas decadactilares de los años2001, 2002 y 2003 empacadas en cajas de cartónen el piso en diferentes sitios de la oficina deArmenia, sin organizar ni archivar en debida formapor la carencia de muebles y espacios físicos,generando riesgo de deterioro y pérdida dedocumentos soportes de los datos y huellas de losciudadanos. Lo anterior contraviene la Ley 594 de2000.

Alto riesgo de deterioro ypérdida de informaciónvaliosa para la entidad;situación que no permiteuna adecuada conservacióny manejo de la información,

no disponen de unespacio físico nimobiliario adecuadopara la conservación delarchivo, incumplimientode la Ley de las normasarchivísticas

1103001

1904005

Debilidades en laformulación del Plan deAcción así como en elseguimiento a laejecución, evaluación ycontrol de la gestiónmisional

1






Puntaje Logrado por


Puntaje Logrado por

las Metas (PLAI)







Meta

La Delegación del Quindío haráuna propuesta para modificaren parte el diseño físico de laRegistraduria Especial deArmenia y ampliar su espaciodisponible para la atenciónciudadana

Documento propuesta 1 01/01/2010 31/01/2010 4 1 100% 4 4 4

Ejecución del proyecto deinversión en mantenimientopara la Registraduria Municipalde Armenia.


Taller de socialización ysensibilización de losproductos con los que cuenta la Registraduria nacional delEstado Civil, comoconsecuencia de laimplementación del MECI yNTGC (Incluye componenteAdministración del Riesgo)

Acta de temas tratados en el taller

1 01/01/2010 31/08/2010 35 1 100% 35 35 35

Evaluación individual a losfuncionarios de la Delegacióndel Quindío, con el fin de medirla efectividad de los talleresque se realicen acerca delMECI y NTGC

Evaluación 1 01/01/2010 31/08/2010 35 1 100% 35 35 35

Conminar a las notarias delterritorio nacional a utilizar elaplicativo de Registro Civil de PMTII

Ampliar el uso de la plataformaPMT II en las Notarías delTerritorio Nacional.

Cartas a las Notarías.

Cartas 812 01/07/2010 30/09/2010 13 812 100% 13 13 13

La Gerencia de Informactica,iniciará la ampliación de lacobertura tecnológica a los 16municipios que se relacionan.

Mejoramiento en la prestacióndel servicio.

Monitoreo

Informe 1 01/07/2010 31/12/2010 26 1 100% 26 26 26

La Gerencia de Informaticamoniteará la Red de la Delegaciónde santander y al canal de UNEcon la interfase SAGEM

Verificar el origen del problema,es decir si la falla es interno dela Delegación, de la interase odel canal.

Realizar monitoreo

Informe 2 01/07/2010 31/12/2010 26 2 100% 26 26 26

Aplicación de correctivospertinentes derivados delmonitoreo descrito en el itemanterior por parte de la Gerenciade Informatica

Mejoramiento del servicio Funcionamiento óptimo de lared.

Acta 1 01/07/2010 31/12/2010 26 1 100% 26 26 26

3 1905001

Se estableció que en el proceso de Registro Civilque administra la Gerencia de Informática de laRegistraduría Nacional del Estado Civil del nivelcentral, no funciona de manera eficiente y eficaz, alevidenciarse que a la fecha no existe un sistemaunificado de información, que permita alimentar yconsultar en forma eficaz información ciudadanaunificada

debido a la existenciade dos (2) bases dedatos ANI, una delCentro de Acopioadministrado porSAGEM y otra de laRegistraduría Nacionaldel Estado Civil

Tal hecho afecta laconfiabilidad y veracidad dela información en términosde efectividad, eficiencia,confidencialidad, integridad,disponibilidad ycumplimiento, con lo cual seocasiona doble trabajoafectando la prestación delservicio.

La Dirección Nacional deidentificación ajustará elprocedimiento para que lascorrecciones o modificaciones alANI, se reflejen en el aplicativo delPMT.

Disponer de informaciónactualizada y unificada

registro de las actualizacionesdel ANI en el aplicativo PMT

1. Implementación protocolo 2. Acta de seguimiento

2 26/07/2010 26/10/2010 13 2 100% 13 13 13

Mejorar las condiciones físicasde las instalaciones

2

1902002 1903006

por debilidades en suadministración, monitoreo deldesempeño y la calidadde los servicios de redprestados por eloperador UNE,ocasionando que no seconsolide el desarrollodel PMT II, en loreferente a laproducción de cédulas

El Modelo de madurez establecido en el COBIT 4.0en su literal DS3 señala: “Administrar el desempeñoy la capacidad de las herramientas informáticas”, elcual se incumple por parte de la Oficina de laGerencia Informática del Nivel Central, alpresentarse fallas continuas en la red interrumpiendoel servicio de las aplicaciones del PMT II, referentea registro civil y cedulación, causando elrepresamiento de las solicitudes

Los anteriores hechos segeneran por cuanto laOficina de GerenciaInformática del nivel central,en el proceso deModernización del PMT II,no ha realizado una gestiónefectiva en la actualizaciónde los mecanismos decomunicación, encondiciones similares a losrestantes municipios, con locual se afectanegativamente la prestacióndel servicio, en detrimentode los interesesciudadanos

Socializar a los funcionarios losproductos resultantes de laimplementación del MECI y NTGC1000

Que los funcionarios queprestan su servicio en laRegistraduria Nacional delEstado Civil Delegación delQuindío, conozcan y hagan usoefectivo de las herramientas conlas que se cuenta y que se hanimplementado como productodel MECI y NTGC

2202001

La Registraduría Municipal de Armenia, posee sedepropia, sin embargo, no cuenta con instalacionesfísicas adecuadas, presentando deterioro físico,humedad, muebles en mal estado y poco espacio,generando hacinamiento y conservación inadecuadade los documentos, contraviniendo lo contempladoen el Plan estratégico de la Entidad Plan Estratégico2008 – 2011 ”El servicio es nuestra identidad”, ensu Eje estratégico Mejoramiento de la Infraestructuraen todos los órdenes.

Ausencia deseguimiento yevaluación del mapa deriesgos, falta dedivulgación ysocialización del MECI y Gestión de Calidad.

situación que afecta lanormal operación delsistema en especial cuandoestos trámites son en línea.

1101002

Deterioro físico, de lasinstalaciones locativas,hacinamiento y unaconservación inadecuadade los documentos

Analizar las necesidades demantenimiento e incorporar dentrodel proyecto de mejoramiento ymantenimiento de sedes para lavigencia 2010, las adecuacioneslocativas requeridas para las áreasde la Registraduria Municipal deArmenia.

1103002

4

Por lo cual se remite ala DelegaciónDepartamental delEstado Civil deSantander, quien por nodisponer en un 100%del avance tecnológico,le obliga a remitirla alnivel central para queésta finalmente cumplacon el cometido.

Deficiencias en la valoración del riesgo y en los sistemasde información.

Al evaluar los mecanismos de Control Internoimplementados por el punto de control para atenuarel riesgo de las áreas, actividades y procesosevaluados, se presentan debilidades tales como:debilidades en la divulgación y socialización de laimplementación de sistemas administrativos, degestión y evaluación tales como MECI y NTCGP1000:2004 ya que no se consulta frecuentemente lapágina web y la intranet de la Registraduría comomedio de divulgación y socialización; deficiencias enla valoración del riesgo y en las actividades decontrol, toda vez que no se evidenció un plan decontingencia que permita dar respuesta oportuna a la ocurrencia de situaciones riesgosas, contraviniendolo estipulado en la Ley 87 de 1993, Art. 2 literal f yArt 4 literal k

Se estableció que no existe unificación en la basede datos de registro civil del nivel nacional, porcuanto las Notarías existentes en los municipios deDepartamento Santander, no se encuentran en líneapara digitalizar oportunamente la informacióncorrespondiente a los registros civiles elaborados(matrimonio, nacimiento o defunción); a su vez 16municipios no cuentan con un mecanismo eficientede comunicación que les permita prestar unadecuado servicio para la producción y grabación deregistros civiles

GERENCIA DEPARTAMENTAL DE SANTANDER - PUNTO DE CONTROL DELEGACIÓN DEPARTAMENTAL DE SANTANDER

1

incumplimiento del planestratégico de laentidad.

3






Puntaje Logrado por


Puntaje Logrado por

las Metas (PLAI)







Meta

4 2202002

En cumplimiento del contrato suscrito entre lasfirmas SAGEM y la Registraduría Nacional delEstado Civil, para la Modernización Tecnológica –PMT Fase II, el cual vence en junio de 2010, laGerencia Informática del Nivel Central, no ha dado aconocer los lineamientos establecidos en loreferente a planes o cronogramas de actividadespara efectuar la entrega de los servicios a su cargo,que le permita a la Delegación de la Registraduríade Santander, operar el Sistema de Información deRegistro Civil y Cedulación, sin el acompañamientode la firma contratista

por cuanto existenalgunas deficiencias enla validación de lainformación lo que conlleva a que no se

genere confianza en elmanejo de ésta, así comoun posible riesgo en laintegridad de la informacióny afectación de la memoriainstitucional.

Reiterar a las DelegacionesDepartamentales. Centros deAcopio y Registradurías delEstado Civil, la obligación deoperar los sistemas deIdentificación y Registro Civil, parala que fueron capacitados losfuncionarios a nivel nacional.

Asumir por completo la operación de los sistemas de Registro Civil e Identificación.

Una Circular. Circular 1 01/07/2010 30/09/2010 13 1 100% 13 13 13

5 1906003

La Delegación Departamental Santander carece deun espacio adecuado para la preservación ycustodia de la documentación pública queadministra, en términos de: seguridad, condicionestécnico-ambientales de ubicación, estructural,almacenamiento, estantería

generado por falta derecursos económicos yde gestiones

con lo cual se expone lainformación al riesgo deposible pérdida y deterioro,viéndose afectado lamemoria institucional y larecuperabilidad de lamisma.

Requerir a la DirecciónAdministrativa y financiera laasignaciòn de recursos paraimplementar un sistema modularde archivo en la Delegación deSantander, con el fin de efectuar la redistribución del espacio físico,

Dar aplicaciòn a la Ley Generalde Archivos en términos deseguridad y condicionestécnicas.

Oficio solicitando dentro delrubro asignado para la presentevigencia apropiación para talefecto y su ejecución. Oficio

Acta 2 01/07/2010 30/12/2010 26 2 100% 26 26 26

Diseñar y aplicar los indicadorescorporativos para cada área de laDelegación.

Registros periodicos deaplicación de indicadores

Documento 1 01/07/2010 30/12/2010 26 1 100% 26 26 26

Un plan de acción operativovigencia 2010 por cada uno de losmacroprocesos de la entidad.

Programación del PlanOperativo 2010.

Documento 1 01/07/2010 30/12/2010 26 1 100% 26 26 26

7 1903007

El Centro de Acopio de la DelegaciónDepartamental del Estado Civil de Santanderdesconoce cuál es el total de renovación de cédulasde ciudadanía pendientes por expedir, que setramitaron en las vigencias 2006 y 2007

ello por falta de controly seguimiento alproceso de expedición

lo cual acarreó que contra laDelegación Departamentalse interpusieran 241Acciones de Tutela y 677derechos de petición en lavigencia 2009, sin que laDelegación cuente con losmecanismos parasolucionar estasinconsistencias, viéndoseafectado la prestación delservicio generandodesgaste administrativo e

La Dirección Nacional deIdentificación realizará el cruce,entre el total de las solicitudes derenovación del departamento,cargadas en los años 2006 y 2007, frente al reporte de las cédulasproducidas y enviadas; en relacióncon las no enviadas, sedeterminará el motivo del rechazoy si es subsanable, se procederáa su tramite con prelación.

conocer el numero total desolicitud de renovaciones porproducir y si el rechazo essubsanable, acelerar dichotramite.

revisar el 100% de lassolicitudes de renovación deldepartamento de los años2006 y 2007 INFORME que

contiene el numero total de solicitudes de renovación de cédulas y total de solicitudes

de cedulas sin rechazo producidas y enviadas

1 26/07/2010 26/10/2010 13 1 100% 13 13 13

Establecer cuadros de control quepermitan medir porcentajes dematerial dañado (Decadactilar,Registro Civil y Tarjeta deIdentidad).

Implementar controles quepermitan minimizar el porcentajede material dañado.

Evaluación bimensual

Informes estadisticos 6 01/07/2010 30/06/2011 52 6 100% 52 52 52

Fomentar en los funcionarios laforma de contribuir a laconservación del medioambiente.

Sensibilización

Registro de asistencia 1 01/09/2010 30/09/2010 4 1 100% 4 4 4

Diseñar un folleto conrecomendaciones paracontribuir en la conservaciòn delmedio ambiente.

Elaboraciòn de folleto

Folleto 1 01/09/2010 30/09/2010 4 1 100% 4 4 4

Verificación de los soportesfaltantes de los RegistrosCiviles de Defunción

Acta de seguimiento 1 02/08/2010 31/08/2010 4 1 100% 4 4 4

Organización del Archivo fisico Archivo 1 02/08/2010 31/12/2010 22 1 100% 22 22 22

Visita a la RegistraduriaEspecial de Buenaventura paraverificar el cumplimiento de laorganización del Archivo deRegistro Civil.

Acta de seguiento 1 02/11/2010 29/12/2010 8 1 100% 8 8 8

Registro fotografico del archivofisico

Registro Fotografico 1 03/11/2010 19/12/2010 7 1 100% 7 7 7

Puede ocasionar pérdida oextravío de documentos.

1102002

Indicadores. En la Delegación del Valle del Caucano se evidenció la aplicación de los indicadores deeconomía, eficiencia, equidad, ni valoración decostos ambientales necesarios para la medición ycontrol de la gestión misional,

Tal hecho se presentapor debilidades en elsistema de controlinterno y porinadecuado direccionamiento haciala regional

GERENCIA DEPARTAMENTAL DE VALLE - PUNTO DE CONTROL DELEGACIÓN DEPARTAMENTAL DE VALLE

Crear herramientasmetodologicas para eladecuado desarrollo y mediciònde calidad de los procesos

1102100Culturizar y sensibilizar afuncionarios sobre valoración decostos ambientales.

Se evidenció que la Delegación Departamental deSantander, durante la vigencia 2009, no pudoautoevaluarse para conocer el grado decumplimiento de las asignaciones encomendadas,situación generada al recibir del nivel central laCircular DRN 079 del 13 de agosto del 2009, por elcual se le instruyó sobre la preparación de informesde gestión mas no sobre indicadores de gestión

Puede dar lugar a que seafecte la gestión de laentidad

Mejorar el archivo y custodia delos Registros Civiles deDefunción, que reposan en laRegistraduria Especial deBuenaventura

Emitir Boletin en el cual seimparten directrices en el procesode archivo de Registro Civil yDocumentos Antecedentes.

2

1

Serial Registros Civiles. Al revisar los soportes delos registros civiles de defunción en los meses deenero y febrero de 2009 en el municipio deBuenaventura, se encontró que el serial deidentificación de los siguientes registros presentainconsistencias o no cuenta con los soportesrespectivos

Debilidades en elproceso deidentificación y custodiade los documentos quesoportan el registro civilde defunción

1201003

Debilidades en laplaneación, formulacióny diseño de losindicadores,

con lo cual se pudiera estarafectando los resultados dela misión institucional al nopoder tomar los correctivosa tiempo y consolidar demanera acertada el informede gestión anualinstitucional.

6






Puntaje Logrado por


Puntaje Logrado por

las Metas (PLAI)







Meta

Seguimiento a Circular DRN -GTH 013 de 2010(Cumplimiento de ConveniosInteradministrativos)

Actas de Seguimenito 21 02/08/2010 30/06/2011 47 21 100% 47 47 47

Visitas a las Registradurìaspara verificación decumplimiento y desarrollo defunciones del personal de

Acta de seguimiento 10 01/09/2010 30/06/2011 43 10 100% 43 43 43

Solicitar mediante oficio aOficinas Centrales, apoyo conpersonal supernumerario en loscasos donde de acuerdo a laproducciòn se haga necesario

Oficio a Bogotá 1 01/09/2010 31/12/2010 17 1 100% 17 17 17

Crear usuarios en donde seaneceraio Usuarios creados 70 01/09/2010 30/01/2011 22 70 100% 22 22 22

Consolidar la informacion deusuarios y perfiles de cadaregistraduria

Registradurias consolidades 42 01/09/2010 30/01/2011 22 42 100% 22 22 22

5 2202002

Antivirus. Según inspección realizada a los equiposde cómputo: RCCALI03-RC, RCCALI04-RC yRCCALI09 ubicados en la delegación Cali y losequipos de cómputo de los municipios de Cartago yLa Victoria, utilizados para el proceso de registrocivil, no tienen actualizado el antivirus, se evidenciaque las últimas actualizaciones se realizaron el 27 dejulio, el 6 de octubre y el 20 de octubre de 2009.

Falta de mecanismosde control yprocedimientos quepermitan la actualizaciónautomática del antivirusen los equipos decómputo.

Riesgo de propagación devirus en la red y daños en lainformación

Solicitar a la Gerencia deInformatica (Oficinas Centrales)actualización del Antivirus y solicitar a la Gerencia de Talento Humano,autorización para que un Ingenierode Sistemas en el Valle se puedadesplazar por los diferentesmunicipios de tal manera que se

d h l t li i

Evitar daños o perdidas en losarchivos información contenidaen los equipos

Programación de visitas a lasRegistradurias Municipales, conel fin de actualizar Antivirus

Registro de visitas. 42 01/09/2010 31/12/2010 17 42 100% 17 17 17

6 1201100

Validez Registro Civil. Se formuló acción de tutela,ante la negativa de la RNEC para corregir laduplicidad presentada en su registro civil, noobstante, ser la competente para resolver dichasituación, remitió a otras instancias al solicitante, loque dio lugar a que la Superintendencia de Notariado y Registro Civil tuviera que intervenir para declarar lanulidad de uno de los registros por parte de laDirección Nacional de Registro Civil

Debilidades en laaplicación de lanormatividad,

Generando la afectación einconformidad en el servicioy desgastes innecesariosde la administración en eltrámite de tutelas y posiblepérdida de recursos pordemandas

Dar respuesta oportuna a losderechos de petición presentadosen la Entidad.Capacitar a RegistradoresMunicipales y funcionarios en lostemas de Registro Civil con el finde unificar criterios.

Evitar que se interponganacciones de tutela en contra dela Entidad.

Capacitación en temas deRegistro Civil

Capacitacion 1 02/08/2010 31/12/2010 22 1 100% 22 22 22

7 1201003

Producción de Cédulas por Primera Vez. Seevidenció la existencia de hasta cinco copias deldocumento de identificación de una mismapersona.Esta situación solo es evidenciada en elmomento en que se le va entregar el documento alciudadano, debido a que éstos llegan en diferentesvalijas.

Debilidades en lagestión y control,

Dificulta el cumplimiento dela gestión misional, afectarla transparencia de losprocesos y dar lugar a lapérdida o mala utilización delos recursos de la entidad

Establecer un mecanismo decontrol en el sistema deProducción de documentos quepermita evitar que un documentocon el mismo No. De preparaciónsea impreso más de una vez; estemismo control se implementara enla captura de información

Evitar que se realicenimpresiones multiples

Incluir un control en el Softwarepara evitar que se generenimpresión multiples del mismodocumento Software ajustado 1 02/08/2010 30/08/2010 4 1 100% 4 4 4

Elaboración de control deentrega y recibo de formulariospara inscripción cédulas Registro de Recibido 1 01/03/2011 31/08/2011 26 1 100% 26 0 0

Capacitacion Inscripción deCedulas

Capacitaciones 1 01/01/2011 31/08/2011 35 1 100% 35 0 0

Almacenamiento de Cintas enun lugar adecuado para suprotección.

Cintas o CD 100 01/09/2010 30/06/2011 43 100 100% 43 43 43

Oficiar al Centro de Acopiopara se hagan copias deseguridad semanalmente.

Oficio 1 01/09/2010 30/09/2010 4 1 100% 4 4 4

Solicitar a Oficinas Centrales se realicen las conexionesnecesarias para reubicar enlugares seguros los servidordel Centro de Acopio como los servidores instalados en lasdiferentes Registradurias

Oficio 1 01/09/2010 30/09/2010 4 1 100% 4 4 4

Mediante oficio ordenar a losRegistradores Municipalesdonde haya booking que sehagan copias de seguridaddiariamente.

Oficio 1 01/09/2010 30/09/2010 4 1 100% 4 4 4

Aclarar que las funciones delpersonal de apoyo obtenidomediante ConveniosInteradministrativos son deíndole administrativo y no debenrelacionarse con el desempeñode las funciones misionales, yaque correspondenexclusivamente a losfuncionarios de la RegistraduriaNacional del Estado Civil

9

4

Emitir Boletin dirigido a losRegistradores Especiales yMunicipales, donde se reitera queel personal de apoyo que sevincule a la Entidad a través deConvenios Interadministrativos,debe realizar unicamente laboresadministrativas.

8

Seguridad de Usuarios en los Sistemas deInformación. Se evidencia la falta de controles parael manejo de usuarios y contraseñas en el SistemaNacional de Registro Civil (SES), ya que existenfuncionarios que comparten el mismo usuario, comoes el caso del usuario registro2, que es utilizadopara el manejo de Registros civiles

Falta de mecanismosde control en cuanto alacceso y seguridad enlos sistemas deinformación

2202002

3 1202003

Falta de lineamientosespecíficos en losmecanismos de control,en cuanto a lageneración y custodiade copias de seguridadde la información yprotección de losequipos servidores.

Debilidades en lagestión

Formularios Inscripción de Cédulas – Disciplinario.Se evidenció la existencia de 136 copias originalesde formularios E3 (remanentes) sin numeración, lainscripción de cédulas en 86 fotocopias deformularios E3, los formularios se encontraron endesorden, en el formato Control se evidenció que 60formularios no se encuentran relacionados comoentregados y en las actas de cierre de inscripción decédulas presentan enmendaduras y algunas casillassin diligenciar

Falta de control en laaplicación de lasnormas

Funciones Misionales. En veintiuno municipios, seha delegado al registrador municipal la realización detodas las funciones de la sede a su cargo, dejandoen manos de diversas personas, el cumplimiento deactividades misionales. Además, en el Centro decustodia y entrega de cédulas de Cali, el personalencargado de seleccionar y clasificar las cédulas, espersonal de apoyo brindado por algunas entidadespúblicas.

2202002

Sistemas de Información . Se evidenció que noexisten copias de seguridad actualizadas de lainformación de los equipos para el proceso deduplicados y renovaciones de cédulas. Las copiasde seguridad generadas de los servidores deacopio se encuentran ubicadas sin ningunaprotección, ni restricción al personal no autorizado ylos equipos servidores no están protegidos yrestringidos a personal no autorizado

1201003

Puede dificultar elcumplimiento de la gestiónmisional, afectar latransparencia de losprocesos y dar lugar a lapérdida o mala utilización delos recursos de la entidad

Puede ocasionar pérdidade la información ó laindebida utilización de ésta

Establecer controles quegaranticen la seguridad de lossistemas de información.

Garantizar la seguridad de lainformación en los diferentessistemas de identificación.

Puede ocasionar riesgos defraudes relacionados confalsedad, suplantación ytranshumancia electoral.Hallazgo con presuntoalcance Disciplinario.

Proyectar Boletin siguiendodirectrices de la Dirección deCenso Electoral, con el fin de dar aconocer a los RegistradoresMunicipales el proceso deinscripción de Cédulas.Al recibir los formularios E-3 porparte de Oficinas Centrales,establecer un Control de entrega yrecibo de los mismos.

Utilizar formularios deinscripción originales o copiasdebidamente autorizados ynumerados, para que el procesode inscripción de Cédulas serealice con las indicaciones queimparta oficinas Centrales .Ejercer control sobre lautilización de los formularios.

Diluye lasresponsabilidades y puedecomprometer la integridad yconfiabilidad de lainformación por el riesgo depérdida ó alteración

Solicitar a los SeñoresRegistradores la relacion deusuarios que tienen acceso a losdiferentes aplicativos, con el perfilde cada usuario.Proyectar un boletin recordandolas politicas de seguridadinformatica

Concientizar al Registrador de laimportacia de que cadafuncionario tenga su propiousuario y contraseña para poderen caso necesario rastreartransaciones efectuadas por losmismos y determinarresponsables






Puntaje Logrado por


Puntaje Logrado por

las Metas (PLAI)







Meta

Dar respuesta oportuna dentrode los terminos de Ley.

Solicitudes atendidas 100 01/07/2010 31/12/2010 26 100 100% 26 26 26

Enviar comunicacionespersonalizadas a aquellosciudadnos que en supreparación de documentopresenten rechazos definitivos.

Comunicaciones 100 01/07/2010 31/12/2010 26 100 100% 26 26 26

Visitas a las RegistraduriasMunicipales, Notarias,Funerarias, Hospitales,Cementerios y Parroquias.

Visitas 824 01/07/2010 31/12/2010 26 824 100% 26 26 26

Boletin dirigido a losRegistradores solicitando larelación de cédulas inscritas enlos registros de defunción paraverificar si ya fueron dadas debaja en el ANI, y si no solicitarloa Oficinas Centrales a través de la Delegación.

Relaciones de cédulas de fallecidos. 20 02/08/2010 30/04/2011 39 20 100% 39 39 39

Boletin a los Registradorespara que se establezca el unicoarchivo de registro civil.

Boletin 1 01/09/2010 31/12/2010 17 1 100% 17 17 17

Capacitación y selección defuncionarios que cumplan conel perfil necesario para brindarinformación que requiera laciudadanía.

Evaluación 1 12/07/2010 31/08/2010 7 1 100% 7 7 7

Acondicionar el modulo parainformación al ciudadano. Modulo 1 02/08/2010 31/12/2010 22 1 100% 22 22 22

Señalización de las diferentesáreas del edificio.

Areas Señalizadas 100 01/09/2010 31/12/2010 17 100 100% 17 17 17

Entrega de archivadores ygaveteros

Formato A3 de traslado de bien

devolutivo 24 01/06/2010 30/09/2010 17 24 100% 17 17 17

Registro fotografico fotos 24 02/08/2010 31/08/2010 4 24 100% 4 4 4Boletin a los Registradorespara que se ubiquen lascédulas y el material deidentificación en lugares quebrinden seguridad

Boletin 1 01/09/2010 30/09/2010 4 1 100% 4 4 4

Boletin a RegistradoresMunicipales con el fin desolicitar el cambio decerraduras o instalación dealgun mecanismo que garanticela seguridad de las puertas deingreso a las instalaciones.

Boletin 1 01/09/2010 30/09/2010 4 1 100% 4 4 4

Oficiar a la Policia Valleinformando la dirección de lassedes de las Registraduríaspara que se brinde el apoyocon seguridad.

Oficio 1 01/09/2010 30/09/2010 4 1 100% 4 4 4

Solicitud de disponibilidadpresupuestal para cajas deseguridad para lasRegistradurias en donde secuenta con oficinascompartidas con otrasentidades.

Oficio 1 02/08/2010 31/12/2010 22 1 100% 22 22 22

Acondicionar modulo deinformacion para atención alciudadano. Señalización de todas las areas del edificio.

Falta de organización ygestión por parte de laDelegación

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12

Lo que puede dar lugar a lavulneración de derechosciviles y políticos.

1202001

1202003

Puede ocasionar posiblesfraudes y alteraciones enlos procesos electorales.

Debilidades en elcontrol del registro delas defunciones y laactualización de lossistemas con losregistros,

Incomodidad, problemas declima laboral, riesgos desalud ocupacional, erroresen las tareas realizadas,riesgos de accidentes detrabajo y mala prestacióndel servicio a los usuarios ypérdida de autonomía.

Oportunidad en la Prestación del Servicio. En larevisión de las tutelas de los señores identificadoscon cédulas: 66.712.060, 31.975.521, 16.822.126,27.275.567, 16.845.008, 31.255.776, 31.896.504, y16.661.280, se evidenció inoportunidad en laprestación del servicio ya que transcurrieron entre 2y 7, años entre el trámite y la entrega de estascédulas de ciudadanía.

Falta de seguimiento dela Delegación del Valledel Cauca y encumplimiento de laspolíticas trazadas por elnivel central para unaadecuada prestacióndel servicio deidentificación

Prestación del Servicio. En la sede de la oficinaprincipal de la Delegación del Valle, se evidencia losiguiente:� La atención al ciudadano es deficiente, ya que noexiste un punto de información u orientación almismo que requiere los servicios de laRegistraduría, dando lugar a que éstos transiten portodo el edificio buscando las oficinas requeridas.� No existe señalización que demarque las áreasque definen físicamente la organización ydistribución de los sitios de trabajo.� La única persona que direcciona al usuario es elguarda de seguridad, no está asignado para cumplircon dicha actividad.

Ausencia demecanismos de controlque garanticen laseguridad de lainformación física,deficiencias originadasen la adecuación de lasinstalaciones locativasen lo que se refiere a laseguridad, vigilancia,así como para laadquisición deelementos mueblesnecesarios para laadecuada guarda ycustodia del materialque maneja la RNEC.

Mejorar y agilizar la prestacióndel servicio para lograr unabuena orientación al ciudadano.

Brindar una mejor seguridad yprotección al material que semaneja en cada una de lasRegistradurias

Suministro de Archivadores ygaveteros a las diferentesregisitradurias de laCircunscripción del Valle delCauca. Gestionar el traslado de las sedesdonde exista la falencia deseguridad.

11

1201003

Ejecución del Proyecto deinversión de Levantamiento yDepuración Sistematica delArchivo Nacional de Identificación -ANI - Registro de Votantes a nivelNacional.

Depurar el Archivo Nacional deIdentificación ANI y el CensoElectoral.

Dar respuesta oportuna a lasolicitud de identificación de losciudadnos, Notificando aquellosciudadanos que presentenrechazos definitivos, con el fin quese dirijan a la registraduria máscercana, para que se le preparenuevo material, el cual tendra nivelde prioridad en la producción.

Evitar que se prolongen lostiempos de respuesta a lassolicitudes. Solucionar los inconvenientesque tengan los ciudadanos en eltramite de sus documentos deIdentidad

Un alto riesgo para elpersonal de la entidad, susbienes y equipos, así comotambién riesgo de pérdiday/ o alteración de cédulas,tarjetas alfabéticas,registros civiles y demásdocumentación.

Seguridad Sedes de las Registradurías. Noobstante, se pudo evidenciar que en las sedes de laRegistraduría de la Delegación del Valle no cuentancon servicios o sistemas o herramientas quegaranticen la seguridad de las personas,edificaciones, cédulas y documentos que contienenla información de los ciudadanos

1202001

Cédulas de Personas Fallecidas. De la muestraseleccionada de 300 inscritos, una vez verificadoslos números de las cédulas de las personas cuyosdecesos fueron registrados ante las notarias y lasdependencias de Medicina Legal de Santiago deCali, se encontró que un equivalente al 4% de lamuestra, aún siguen vigentes en el ANI, igualsituación se presentó con la revisión de la totalidadde registros de defunción correspondientes a losmeses de Enero y Febrero de 2009, en losmunicipios de Buenaventura y Tulúa.

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Puntaje Logrado por

las Metas (PLAI)







Meta

Oficio a Oficinas Centralessolicitando asignación depresupuesto paraadecuaciones de las sedespropias o en comodato.

Oficio 1 01/12/2010 31/12/2010 4 1 100% 4 4 4

Translado de la RegistraduriaEspecial de Cali ( oficinaprncipal y RegistraduriaAuxilliar Cali 2 )

Traslado 1 01/09/2010 31/12/2010 17 1 100% 17 17 17

Adecuaciòn de espacio yseguridad en las instalacionesde entrega de CedulasRegistraduria Especial de Cali

Traslado 1 01/09/2010 31/12/2010 17 1 100% 17 17 17

Oficiar a los Alcaldes de losmunicipios observados paraque se pueda brindar el apoyocon presupuesto para larealización de mejoraslocativas.

Oficio 1 01/09/2010 30/09/2010 4 1 100% 4 4 4

Mediante boletin solicitar a losRegistradores Municipales lareorganización yacondicionamiento de lasareas.

Boletin 1 01/09/2010 30/09/2010 4 1 100% 4 4 4

Capacitaciones Registro de asistencia 1 01/11/2010 31/03/2011 21 1 100% 21 21 21

Jornadas de depuración delarchivo

Acta de Registro 3 01/09/2010 31/12/2010 17 3 100% 17 17 17

Instalación de los implementosnecesarios para darcumplimiento a la Ley 594 de2000

Implementos 5 01/10/2010 31/12/2010 13 5 100% 13 13 13

Reubicación del equipo de aireacondicionado

Equipo de aire acondicionado 1 01/12/2010 31/12/2010 4 1 100% 4 4 4

Instalación del buzon desugerencias en el primer pisode la Registraduría de Cali

Buzon 1 02/08/2010 31/12/2010 22 1 100% 22 22 22

Visitas a la RegistraduríaEspecial de Cali, con el fin dehacer seguimiento a laspeticiones, quejas y reclamos.

Informes mensuales 8 01/11/2010 30/06/2011 34 8 100% 34 34 34

Diseño e implentación deformato para las quejas yreclamos

Formato para quejas y reclamos

1 02/08/2010 31/08/2010 4 1 100% 4 4 4

Oficio a los Registradores deCali, solicitando que las quejasy reclamos se atiendan deforma agil y oportuna.

Oficio 1 02/08/2010 31/08/2010 4 1 100% 4 4 4

Designar un funcionario de laRegistraduria de Cali, para laatención de quejas y reclamos.

Funcionario 1 01/09/2010 31/12/2010 17 1 100% 17 17 17

Oficiar al funcionario de ControlInterno para que realicesemanalmente eldireccionamiento de las quejasy reclamos.

Oficio 1 01/09/2010 31/12/2010 17 1 100% 17 17 17

Realización de Jornadas deIdentificación a la poblacionvulnerable en los diferentesMunicipios del Valle del Cauca

Jornadas 2 01/07/2010 30/09/2010 13 2 100% 13 13 13

Jornadas de identificación delnivel municipal para poblacióndesplazada por la violencia. Jornadas 10 02/09/2010 30/06/2011 43 10 100% 43 43 43

17 1202001

Falta deimplementación decontroles efectivos enel área decorrespondencia einobservancia de lasnormas,

debido a la falta demecanismos de controlque sirvan deretroalimentación entrela Entidad y laciudadanía.

Puede generar deterioro ypérdida de los documentos,demora en la entrega de lainformación a los distintosusuarios.

Organización y conservación delos documentos para garantizarun servicio eficiente y eficaz alusuario.

Continuar con la implemetación dela Ley de Archivistica.

Fallas en la gestión paragarantizar un ambientelaboral apropiado,debilidades en laadecuación de lasinstalciones locativas,así como en laadquisición deelementos muebles ydevolutivos.

Remodelación de las sedes,con el fin de mejorar el servicioy la imagen corporativa de laentidad.

Incomodidad, problemas declima laboral, riesgos desalud ocupacional, erroresen las tareas realizadas,riesgos de accidentes detrabajo y mala prestacióndel servicio a los usuarios ypérdida de autonomía.

Instalaciones Fisicas: Al inspeccionar la sedes delas registradurias Auxiliares y Registraduria Principalde la Registraduria de Cali, así como la de losMunicipios de Buenaventura,Tulua, Andalucia, Buga,Cartago, San Pedro y la Victoria, se evidencio queestas no cuentan con las instalaciones fisicasadecuadas

Peticiones, Quejas y Reclamos –PQRS. Seevidencia que no existe en la Delegación del Vallebuzones de sugerencias, líneas telefónicas, ni faxpara la prestación de este servicio, y además no seha divulgado hacia la ciudadanía los mecanismosexistentes para el mejoramiento de la Entidad,

Correspondencia y Archivo. El área decorrespondencia no cuenta con herramientasacordes para el recibo, clasificación, radicación ydistribución de los documentos, no se cuenta con laventilación, temperatura y humedad adecuadas,conservación unidades en mal estado, elementosdiferentes a los archivadores y muebles necesariospara el archivo, la información en general no seencuentra foliada y se evidenció gran parte de elladesordenada, mal identificados y/o mal archivados,presentan información repetida, existen documentosde una persona que hacen parte del archivo de otra,en algunos casos está incompleta, los expedientesestán archivados en AZ.

16 2002100

Atender el mayor numero depersonas en situación devulnerabilidad en temas deRegistro Civil de Nacimiento,Tarjeta de Identidad y cédula deciudadanía.

Solicitar presupuesto a la GerenciaAdministrativa y Financiera.Solicitar a los Registradores lareorganización o redistribución deáreas dentro de la sede de laRegistraduria.

Lo que dificulta elmejoramiento continuo de lagestión, mala prestación delservicio e insatisfacción delciudadano.

Instalar el buzon de sugerencias,establecer un formato de quejas yreclamos.

Canalizar las Peticiones, Quejas, Reclamos y sugerenciasplanteadas por los usuarios conel fin de mejorar el servicio de laentidad.

Lo que puede afectar laequidad en la prestación delservicio.

Realización de dos (2) Campañasmacro de identificación a zonasvulnerables. Solicitar a los Registradores queen acuerdo con la Alcaldia y dondeexista población desplazada por laviolencia se coordine una jornadade identificación.

14 1202003

15 1201003

Desplazados. No se evidenció que en la Delegacióndel Valle del Cauca se hayan realizado campañastendientes a la identificación de la poblacióndesplazada por la violencia

Falta de seguimiento ycontrol de loscompromisos adquiridos deactividades yprogramas.






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Meta

Establecer a nivel central yDelegaciones a relacion debienes objeto de la baja

Cantidad existente / Cantidad dad de baja

100 01/07/2010 31/12/2010 26 90 90% 24 24 26

Reporte de las resolucionesaprobadas por el comité debajas en oficinas centrales yDelegaciones Resoluciones

100 01/07/2010 31/12/2010 26 90 90% 24 24 26

Realizar la baja de los bienes ydemas material existe

Saneamiento de Estados Financieros y obtención de ingresos

para el FRR (LEY 134/94)

100 01/07/2010 31/12/2010 26 90 90% 24 24 26

2 1101002

Dentro del análisis realizado al SIGES comoherramienta de evaluación del Plan de Acción de laRNEC, se evidenciaron las siguientes deficiencias:• No permite la elaboración de informes, se re

Las situacionesdetectadas sepresentan por no haceruso de la flexibilidad enla reprogramación delPlan de Acción, pueseste permite replantearlas metas

Como consecuencia deello, no perder la capacidadde adaptación de dicho plana la realidad de la Entidad,plasmando eficazmente lamedición de la gestiónmisional.

Incluir en el instructivo para laformulación del Plan de acción laposibilidad de efectuar ajustes demejora

Permitir la modificación del Plande Acción, cuando se requieraajustar una o varias acciones

Instructivo que contengaactividad para modificar el Plan

Instructivo 1 05/01/2010 31/03/2010 12 1 100% 12 12 12

Concepto emitido por losAsesores Externos y laInterventoría donde seconceptúe si los bienesadquiridos mediante losadicionales 1 y 2 de diciembrede 2008 y 2009, constituyen ono obligaciones contractualesdel consorcio SAGEM en suoferta inicial.

Concepto 2 01/11/2010 30/12/2010 8 2 100% 8 8 8

Informe de la Supervisión delContrato 057 de 2005, querecoja los conceptos y solicite,la correspondiente acción en elActa de Liquidación delContrato. Es decir, bien seaque que se descuente o no, elvalor de los bienes adquiridos

Informe 1 01/12/2010 31/12/2010 4 1 100% 4 4 4

Esta situación se genera por deficiencias en laplaneación del contrato y por desconocimiento delas cláusulas contractuales, que conducen a unaduplicidad en la inversión de los recursos públicos,debido a que la adquisición contratada por losotrosíes y

Realizar la revisión de lasadiciones a fin de que seencuentren ajustadas a lascláusulas contractualespactadas y cumplan con loestablecido en la normatividaden materia contractual

Contratos 100 01/12/2010 31/12/2010 4 100 100% 4 4 4

4 1404004

El contrato 057 de 2005 estipula que su valor seentregará al contratista de la tabla No. 3. Si bien a lascancelaciones 2 a 6 relacionadas en el cuadro se les otorgó la naturaleza jurídica de PAGOS, el contratoestablece que la “transferencia de propieda

Por lo que se evidenciafalta de claridad alrespecto de lanaturaleza de estosrecursos que, adicionala lo ya mencionado, sonregistrados contablemente comoanticipos, sin tener encuenta que aldeterminarles dichanaturaleza automáticamente elvalor a

Esta situación se generapor debilidades en laelaboración de las cláusulascontractuales y en lacomunicación entre lasdependencias de laEntidad, que por generarfalta de claridad al respectode la naturaleza de losrecursos del contrato,pueden llevar

Verificar el cumplimiento de losrequisitos legales exigidos para lasfiguras contractuales utilizadas enla RNEC.

Realizar seguimiento yverificación de los requisitoscontractuales para evitardebilidades en la elaboraciónde cláusulas contractuales ycomunicación entredependencias

verificación de requisitos delos contratos

Contratos 100 01/09/2010 31/08/2011 52 100 100% 52 0 0

3

Por incumplimiento de laResolución 2211 de 2002, y por la falta de depuraciónde sus bienes, lo quepuede generar costosinnecesarios por conceptode bodegaje y vigilancia dedichos bienes.

La Coordinación de Almacen EInventarios, implementará la nuevanormatividad (Res, 8149/2010RNEC y 402/2010 FRR) para laBaja de Bienes

Esta situación se generapor deficiencias en laplaneación del contrato ypor desconocimiento de lascláusulas contractuales, queconducen a una duplicidaden la inversión de losrecursos públicos, debido aque la adquisicióncontratada por los otrosíesy

1602002

RNEC VIGENCIA 2009Se verificó que al cierre de la vigencia 2009 el saldode Propiedad, Planta y Equipo no Explotados –cuenta 163700, se incrementó en el 112%, al pasarde los $410,6 millones del 2008 a $870,2 millonesal 2009.

Realizar la baja de bienesreciclables oportunamentey deacuerdo con la normatividadvigente

Evaluar por parte de la Entidad,con base en los conceptos de laInterventoría y los AsesoresExternos, si los equipos objetodel contratos adicionales 1 y 2de 2008 y 2009, están incluídosdentro de las obligacionescontractuales del contratistaConsorci

Determinar con fundamento en losconceptos que se solicitarán a laInterventoría del Contrato 057 de2005, y los Asesores Técnicos yJurídicos Externos de laRegistraduría Nacional del EstadoCivil, si los bienes adquiridosmediante los adicionales 1 y 2 dediciembre de 2008 y 2009,constituyen o no, obligacionescontractuales del consorcioSAGEM en su oferta inicial, enmarco del contrato 057 de 2005,para decidir si se debe descontarel valor de dichos bienes de lasuma adeuda a ese contratista, enel proceso de liquidiación.

1

Con lo informado por laEntidad el incrementocorresponde a todoslos bienes deteriorados,obsoletos e inserviblesreintegrados al almacénpor las diferentes áreaspendientes de dar debaja.

1404004

El objeto de los contratos adicionales 1 y 2 de 1° dediciembre de 2008 y de 2009, respectivamente,relacionados con la adquisición de bienes(impresoras, escaners) para el PMT II, no debió serpagado por la Entidad, puesto que la naturaleza delcontrato En consecuencia, la Entidad no debió destinarrecursos adicionales al contrato para adquirir bienespropios del PMT II, pues estos se debían adquirircon cargo al valor inicial pactado, máxime cuando elparágrafo segundo de la cláusula 26 del contrato est

La Entidad no debiódestinar recursosadicionales al contratopara adquirir bienespropios del PMT II,pues estos se debíanadquirir con cargo alvalor inicial pactado,máxime cuando elparágrafo segundo dela cláusula 26 delcontrato establece que“Dado






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Meta

Enviar comunicación a lasDelegaciones Departementales,indicando el cumplimiento del art26 de la Resolución 5871 emitidapor la CGR, en el sentido de enviarlos soportes de las acciones demejoras del Plan de Mejoramiento

Dejar constancia delseguimiento realizado por laOCI, con sus respectivossoportes

Realizar seguimiento Plan deMejoramiento suscrito por laRegistraduría Nacional delEstado Civil, y soportar lasactas sobre el cumplimiento delPlan de Mejoramiento enviadaspor cada una de lasDelegaciones, con la evidenciaque permita validar los avan

Comunicación 1 01/07/2010 01/09/2010 9 1 100% 9 9 9

Efectuar la actualización delprocedimiento

Incluir en los procedimientos dela OCI, como lo establece elarticulo 26 de la Resolución5872 de 2007, la remisión desoportes por parte de lasDelegaciones, para realizar unadecuado seguimiento.

Actualización de ProcedimientoOCI

Procedimiento actualizado

1 01/08/2010 31/03/2011 35 1 100% 35 35 35

Incluir en las actas de liquidación lainformación correspondiente a laampliación de la vigencia delamparo correspondiente a lacalidad y estabilidad de la obra.

Dejar constancia en el acta deliquidación la informaciónrelacionada con la ampliación dela vigencia del amparo decalidad y estabilidad de la obra

Enunciar en el acta deliquidación el amparo ajustado y su fecha de aprobación. Acta de liquidación 100 01/09/2010 31/08/2011 52 100 100% 52 0 0

La supervisión realizaráseguimiento con relación a lapresentación de la ampliación dela cobertura del amparo de lapoliza por parte del contratista a laOficina Juridica, cuando haya alugar

Contar con la totalidad de ladocumentacion soporte en elarchivo contractual

La supervision deberá reliazarseguimiento en cuanto a laentrega oportuna de laampliación de la cobertura delamparo de la poliza cuandohaya lugar.

Polizas (ampliación de cobertura) 100 01/09/2010 31/08/2011 52 0%

7 1401003

En los estudios previos del contrato 061 de 2009mediante la compra (452 mts. de piso laminadoflotante, de tráfico comercial, que el nivel de calidadsea mínimo de AC 28, con una garantía de 10 añoscomo mínimo); principalmente cuando elrequerimiento i

No se señaló en lasespecificaciones delobjeto a contratar, dequé manera sedeterminó la necesidadde la cantidad y calidaddel bien a adquirir.

En las situaciones descritas, la falta de claridad en ladeterminación de lasnecesidades decontratación, puedeconllevar el riesgo deincurrir en sobrecoseos,faltantes o duplicidad en laadquisición de bienes yservicios para la Entidad.

Ampliar las justificaciones yespecificaciones técnicasestablecidas en los EstudiosPrevios para la contratación deObras Civiles

Fortalecer la Planeación,justificación y Ejecución deprocesos de contratación paraObra Civil.

Estudio de justificación yEspecificaciones técnicasdefinidas en los Estudiosprevios.

Estudios previos para la Contratación.

100 01/09/2010 31/08/2011 52 90 90% 47 0 0

Emitir circular reiterando a lossupervisores el cumplimiento delas obligaciones establecidas en elManual de Supervisión (ResoluciónNo. 307 de 2009)


La Oficina Jurídica emitirácircular, solicitando a lasupervision de los contratosremitir periodicamente, losinformes sobre la ejecución delos mismos.

Circular 1 01/09/2010 30/11/2010 13 1 100% 13 13 13

La certificación que se solicitadesde la coordinacion de contratosdebera contener el comprobantede pago correspondiente

Contar con la documentacionque soporta los pagosefectuados a los contratistas

La coordinación de contratossolicitará a la DirecciónFinanciera la certificación depagos anexando el

Certficación Comprobrante de

pago100 01/09/2010 31/08/2011 52 100 100% 52 0 0

Remitir a la Oficina Jurídica losinformes de supervisióncorrespondientes


Mediante comunicación escritase remitirá a la Oficina Jurídica -Grupo Contratos los informesde supervisión.

Informes de supervisión 100 01/09/2010 31/08/2011 52 0%

Una vez conocido losrequerimientos por parte de lasareas solicitantes, el Grupo de

Fortalecer la Planeación yEjecución de los contratos deObra Civil,

Incluir dentro de los estudiosprevios, los registrosfotograficos de las areas a

Estudios previos con Registro Fotografico. 100 01/11/2010 31/08/2011 43 90 90% 39 0 0

El Grupo de Compras verificaraque los estudios previos se ajusten a los requisitos legales.

Velar por el cumplimiento delas exigencias legales en laetapa precontractual

Revisión de los estudios ydocumentos previospresentados por las areassolicitantes

Estudios previos revisados

1 01/11/2010 01/09/2011 43 1 100% 43 0 0

9

8 1404004

Los archivos de los contratos de la muestraseleccionada no incluyen la totalidad de losdocumentos referentes a los pagos ni a lasupervisión, que hacen parte del archivo del procesocontractual, sino que estos se ubican en la oficina detesorería y del

El archivo desupervisión de obras nose encuentra foliado yse incluyen varias veceslos mismosdocumentos.

6

Sin embargo debeanotarse que si bien sesupedita el pago del10% final a laterminación y liquidación del contrato, no existeobligación contractualque obligue a laliquidación a verificar laexistencia de lamodificación de lapóliza.

En el acta de liquidación, noexiste constancia de laverificación de la ampliaciónde dicho amparo, aunque lapóliza fue aprobada.

La situación relacionada conla supervisión se genera porinobservancia de loestablecido en los puntos10 y 31, numeral 2.3.1,artículo 1° de la Resolución0307 de 2009 (Manual deInterventoria y supervisión) y del numeral 14 del CódigoDP-GAF-ABS-011 de

Sin embargo en dichasuspensión se observóque no se incluye unplazo para que la RNECfacilite las condicionespara que se puedaejecutar el contrato,

No obstante, la Oficinade Control Interno(OCI), no posee lossoportes que lovislumbren, como loestablece el artículo 26de la Resolución 5872de 2007, lo anterior,conlleva a que sepresenten las siguientes situaciones: No serealice un adecuadosegui

En el contrato 126 de 2009, cuya ejecución empezódesde el 21 de abril, por un término de 30 díascalendario, se presentó una suspensión en suejecución el día 5 de mayo de 2009, debido a que laRegistraduría no había desocupado áreas que ibana ser utili

En los contratos 104, 338 y 341 de 2009 pordisposición contractual, se establece la necesidadde ampliar la cobertura del amparo de estabilidad dela obra de la garantía única de cumplimiento, pues elperiodo de cobertura exigido por la RNEC (5 y 2años)1404003

5

1404004

Las situaciones descritasafectan el cumplimiento delprincipio de economía,especialmente frente a que“Los trámites se adelantarán con austeridad de tiempo,medios y gastos y se

Lo anterior, denota falta decontrol y seguimiento porparte de la Oficina deControl Interno a laefectividad de lasactividades propuestas enel Plan de Mejoramientosuscrito.

1908003

Del seguimiento efectuado al Plan de Mejoramientosuscrito por la Registraduría Nacional del EstadoCivil, se pudo establecer que la Entidad cuenta conactas sobre el cumplimiento del Plan deMejoramiento enviadas por cada una de lasDelegaciones, donde s






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Meta

Verificar que la informaciónallegada este ajustada alordenamiento legal, teniendo encuenta que el objeto a contratarcorresponda a la naturaleza delmismo.

Dar cumpliento al ordenamientolegal en materia de contratacion

La Oficina Jurídica Impartiráinstrucciones a los funcionariosde la Coordinación deContratos, para que verifiquenlos soportes allegados para laelaboración del contrato, a finde que se haya identificado endebida forma la naturaleza delcontrato, de acuerdo al bien oservicio a contratar y teniendoen cuenta el término deejecución del mismo, deacuerdo a lo dispuesto por elartículo 60 de la Ley 80 de1993 y el artículo 11 de la Ley1150 de 2007.

Memorando interno 1 01/09/2010 30/11/2010 13 1 100% 13 13 13

El Grupo de Mantenimiento yConstrucciones como responsablede la planeación y elaboración delos estudios previos para lacontratación de obra civil ,verificará la naturaleza del contratoa celebrar de acuerdo con lascondiciones, justificaciones yespecificaciones técnicas.

Asegurar la concordancia entreel rubro presupuestal y el objetodel contrato.

Definición de la naturaleza delcontrato a celebrar, de acuerdocon el objeto, especificacionestécnicas definidas en losEstudios previos para obra civil. Estudios previos para

la Contratación.100 01/09/2010 31/08/2011 52 90 90% 47 0 0

El Grupo de Compras verificaráque los estudios previos se ajusten a los requisitos legales.



Estudios previos revisados 100 01/11/2010 01/09/2011 43 90 90% 39 0 0

11 1404004

Se verificó que la Resolución 0307 “Por la cual seadopta el manual de funciones en materia desupervisión e interventoría de la Registraduría”,numeral 2.3.1 “Funciones Administrativas” en suquinto aparte establece que para los contratos querequieran

No se incluye comorequisito dentro dedicha disposición, laverificación delcumplimiento deaquellos exigidos parala ejecuciónestablecidos por elsegundo inciso delartículo 41 de la Ley 80de 1993, que como sunombre lo indica sonnecesarios para el

Lo anterior origina que elcumplimiento estricto de ladisposición de laResolución 0307, en virtudde la aplicación de lapresunción de legalidad,pueda generar unincumplimiento al citadoartículo de la Ley 80.

Impartir instrucciones para elcumplimiento a lo dispuesto en elestatuto contractual relacionadocon los requisitos de ejecución delcontrato.

Dar cumplimiento alordenamiento legal en materiade contratacion

La oficina juridica emitirácircular, para que, una vezinformado el supervisor sobreel cumplimiento de losrequisitos de ejecución delcontrato suscriba el acta deinicio dentro del términoestablecido en el manual sesupervisión.

Circular 1 01/09/2010 30/09/2010 4 1 100% 4 4 4

12 1401010

El contrato 370 de 9 Julio de 2009 celebrado conuna sociedad limitada, registra como término deejecución dos meses contados a partir delvencimiento de la garantía, realizada el 17 del mismo mes y año.

El certificado Cámarade Comercio de dichaempresa determina quela vigencia de la mismaes hasta el 08 de Mayode 2010.

Se incumple el artículo 6 dela Ley 80 de 1993 queestablece: “Las personasjurídicas nacionales yextranjeras deberánacreditar que su duración noserá inferior a la del plazodel contrato y un año más”.Esta situación genera el

Revisar de manera detallada todala documentación que soporta lacontratación.

Dar cumplimiento alordenamiento legal en materiade contratación

El abogado encargado delcontrato revisará de formadetallada la documentaciónallegada a la Oficina Jurídicapara elaborar dicho contrato. Lista de chequeo 100 01/09/2010 31/08/2011 52 100 100% 52 0 0

13 1402016

El contrato 040 de 2009, cuyo objeto es “prestarservicios profesionales para asesoría yacompañamiento de los procesos contractuales dela Dirección Administrativa y la GerenciaAdministrativa y Financiera de la RNEC”, fuecelebrado con una persona natur

En su hoja de vida solose relaciona concontratación estatal uncurso de tres días,realizado en julio de2007 (anterior a lasreglamentaciones de laLey 1150 de 2007) y 27meses de experiencia,de los cuales 10 fueronen un contrato anteriorcon la Enti

Esta situación se observadebido a que evidencia enla escogencia delcontratista, undesconocimiento delprincipio de selecciónobjetiva, cuando, frente aunas actividadesprincipalmente de carácterjurídico se contrata a unapersona cuyas calidades nos

Previa verificación de laideoneadad y experiencia porparte del Area solicitante y elGrupo Compras revisará que lasactividades que desarrollara elfuturo contratista este dentro delperfil de experiencia y formacionacademica requrida para el futurocontratista, la cual debera serrelacionada con el objeto delcontrato.

Aplicación de los principios deselección objetiva definidospara la contratacion por lamodalidad de prestacion deservicios.

Revision y comprobacion delcumplimiento del requisito deexperiencia del futurocontratista, basada en ladocumentacion aportada parasu acreditacion y lacertificacion emitida por el areasolicitante.

Revision ycomprobacion delcumplimiento delrequisito deexperiencia del futurocontratista en el 100%de los estudiosprevios relacionadoscontratacion porprestacion deservicios.

100 01/11/2010 31/12/2010 9 100 100% 9 9 9

10

Se generó la falta deconcordancia entre el rubropresupuestal con el que seejecutó el contrato(“Materiales y suministros” -A 000 2 0 4 4 10 C) y elobjeto real del mismo; asícomo, el no pago de lacontribución correspondiente al 5% detodo contrato d

Esta situación ocurrepor debilidades en laetapa previa a lasuscripción del contratoy en la revisión jurídicade sus condiciones,pues desde losestudios previos seidentifica el contrato acelebrar como decompraventa, cuandoexpresamente seincluye l

No hubo una correcta identificación de la naturalezadel contrato 393 de 2009, puesto que se clasificócomo de compraventa, cuando el objeto del contratoincluye la adquisición e instalación de pisos de viniloy dry-wall, lo que lo convierte en un contra

1404001






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Meta

Emitir circular e impartirinstrucciones para el cumplimientoa lo dispuesto en el estatutocontractual relacionado con laremision de todos los documentospor parte de la supervision.


La oficina juridica emitirácircular, para que, una vezinformado el supervisor sobreel cumplimiento de losrequisitos de ejecución delcontrato suscriba el acta deinicio dentro del términoestablecido en el manual sesupervisión.

Circular 1 01/09/2010 30/11/2010 13 1 100% 13 13 13

Remitir a la Oficina Juridica latotalidad de los documentos quesoportan la ejecución del contratopor parte de la supervisión.

Archivo contractual cuente conla documentacion soporte

La supervisión de los contratosdeberá remitir a la OficinaJuridica toda la documentaciónque debe reposar en la carpetacontractual

Documentos 100 01/09/2010 31/08/2011 52 0% 0 0 0

15 1402008

En el contrato 417 de 2009, en el requisito delegalización del contrato: pago del extracto depublicación en la Imprenta Nacional, el área decontratos de la Oficina Jurídica de la RNEC, revisólos mencionados documentos, pero no se evidenciarequerimiento al contratista por no aportar en debidaforma la referida consignación por haber canceladouna suma menor a la exigida (pagó el 02 deseptiembre de 2009 lo correspondiente a uncontrato de $35 millones, cuando el contrato suscritoes por $36 millones), es así como el día 2 deSeptiembre de 2009 la Oficina Jurídica le remitecopia del contrato al Supervisor informándole que elmismo se encuentra legalizado, y el siguiente día,remite al Gerente Administrativo y Financiero, entreotros documentos, la copia del pago del ExtractoÚnico de Publicación para efectos de la legalización,sin tener en cuenta el menor valor pagado.

De acuerdo con losarchivos que reposanen la carpetacontractual, la Entidadno advirtió la situación,solo hasta el 23 deOctubre de 2009,cuando, de acuerdo conel folio 105 de lacarpeta, el contratistaadmite el error y remitela consignación adicion

Esta observación denotadeficiencias en laverificación documental delcontrato, a cargo delSupervisor y de la OficinaJurídica, de acuerdo con lasResoluciones 8486 de2008 y 0307 de 2009 ygenera el riesgo deincumplimiento derequisitos contractuales.

Revisar los documentosrequeridos para la legalización delos contratos en el momento enque son allegados a laCoordinación del Grupo Contratos.

Mejorar la revisión de losdocumentos requeridos para lalegalizacion de los contratos.

El abogado encargado delcontrato revisará losdocumentos requeridos para lalegalización de los contratos enel momento en que le seanasignados por la Coordinacióndel Grupo Contratos, a fin deadvertir oportunamente lasposibles inconsistencias. En elcaso de presentarse, serequerirá a través dememorando interno y correoelectrónico las correcciones aque haya lugar.

Memorando interno

Correo electronico100 01/09/2010 31/08/2011 52 100 100% 52 0 0

Emitir circular reiterando a lossupervisores el cumplimiento delas obligaciones establecidas en elManual de Supervisión (ResoluciónNo. 0307 de 2009).Verificar que de la informacion quese allege a la Oficina Jurídica,respecto al término de ejecucionde los contratos en casos desuspensión y reinicio de losmismos, se anexe las polizasdebidamente ajustadas a loestipulado en el contrato

La Oficina Jurídica emitirácircular, solicitando a lasupervision de los contratos,cumplimiento a lo dispuesto por la Resolucion 0307 de 2009,respecto a la obligación quetiene el contratista de mantenerla suficiencia de las garantias,teniendo en cuenta lascondiciones estipuladas en elcontrato y de acuerdo a laejecución del mismo.El abogado encargado delcontrato verificará ladocumentación relacionada conla ejecución contractual,asignada por la Coordinacióndel Grupo de Contratos, a finde determinar que los contratosesten amparados durante eltérmino de su ejecución.

Circular 1 01/09/2010 30/11/2010 13 1 100% 13 13 13

La supervicion del contrato deberárevisar que las polizas seencuentren ajustadas a losestipulado en el contrato

La supervision remitirá a laOficina Jurídica las polizasdebidamente ajustadas a loestipulado en el contrato, paraaprobación.

Polizas 100 01/09/2010 31/08/2011 52 0% 0 0 0

14

Mantener la suficiencia de lasgarantías durante toda laejecución del contrato y deacuerdo a las vigenciasestipuladas en el mismo.

16

Lo descrito, genera laejecución de contratos sinel lleno de los requisitospara ello.

Esta situación segenera por debilidadesen el proceso desupervisión del contrato, evidenciadas en elincumplimiento de lasResoluciones 0307 de2009 numeral 2.3.1puntos 5 y 25 la 8486de 2008 en el códigoDP-GAF-ABS-011 página 4 de 8, queestablecen l

Hallazgo No.14 El Contrato 417 de 2009 exigía adicionalmente a losrequisitos de ejecución establecidos por ley, de lasuscripción de acta de inicio, de acuerdo con lacláusula cuarta, requisito del cual no se encontrósoporte documental en la carpeta contractual ni en lacarpeta de supervisión, verificada el 23 de Abril de2010.

Las situacionesdescritas denotan unadebilidad en la actividadde supervisión de loscontratos, en especialpor la no observanciadel artículo 12 Decreto4828 de 2008; de laResolución 0307 de2009, puntos 36 delnumeral 2.3.1“Responder por elcontrol,

1404004

1404004

Al respecto se evidenciaron las siguientessituaciones: a) El contrato 338 de 2009 exigía en lacláusula denominada RESPONSABILIDAD CIVILEXTRACONTRACTUAL “Que ampare laresponsabilidad civil extracontractual que pudieraocasionarse de las actuaciones, hechos u omisionesdel CONTRATISTA por un valor de 200 SMLMV,con una vigencia igual al término de ejecución delcontrato a partir de la expedición de la garantía“, confundamento en lo cual se constituyó la póliza deresponsabilidad civil extracontractual No. 21-40-101010212, aprobada el día 23 de junio de 2009;esta garantía tenía una vigencia desde 23 de Juniode 2009 hasta 7 de Agosto del mismo año. Alfinalizar la ejecución del contrato (Acta No. 04 deentrega y recibo a satisfacción de 24 de Agosto de2009), el contratista presentó otra póliza, cubriendodesde el 23 de Junio de 2009 hasta el 7 deSeptiembre de 2009, de lo que se desprende que elperiodo comprendido entre 8 de Agosto (fecha dereinicio del contrato) y el 21 de Agosto (fecha derecibo a satisfacción de las obras), no existiócobertura de amparo, que si bien, como se anotó,fue prorrogado en tiempo

Lo que genera el riesgo deno amparar posiblessituaciones que afecten elpatrimonio de la Entidad y elincumplimiento de losrequisitos pactados en elcontrato con relación alcubrimiento de los amparos.






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las Metas (PLAI)







Meta



La Oficina Jurídica Impartiráinstrucciones a los funcionariosde la Coordinación deContratos, para que verifiquenlos soportes allegados para laelaboración del contrato, a finde que se haya identificado endebida forma la naturaleza delcontrato, los amparos que sedeben garanrizar de acuerdo albien o servicio a contratar yteniendo en cuenta el términode ejecución del mismo, deacuerdo a lo dispuesto por elartículo 60 de la Ley 80 de1993 y el artículo 11 de la Ley1150 de 2007.

Memorando interno1 01/09/2010 31/08/2011 52 1 100% 52 0 0




Estudios previos revisados

100 01/11/2010 01/09/2011 43 90 90% 39 0 0

18 1402001

En la inclusión de bienes, servicios y obras en elPlan de Compras se evidencia que no se incluyenelementos adquiridos durante la vigencia, o seincluyen después de su adquisición.

La observación descritase presenta debido alincumplimiento de loestablecido por elartículo 9 numeral 3 delDecreto 3512 de 2003;del artículo 2 delAcuerdo 004 de 2006del Comité para la

Situación que generadeficiencias en laplaneación de las comprasde la Entidad. Por loanterior, se solicitará lainiciación de un procesoadministrativo sancionatorio

Una vez aprobado elrequerimiento, se verificaràpreviamente que los elementos acontratar esten incluidos en el Plande Compras. En caso de no estarincluidos, se procedera al registroantes de su adquisiciòn

Mejorar la planeaciòn de lasadquisiciones y el registroprevio en el Plan de Compras.

Modificaciones al Plan deCompras previas a lacontrataciòn

Registros 100 01/10/2010 31/12/2010 13 100 100% 13 13 13

19 1402001

Existen inconsistencias en las cantidadesingresadas en el Plan de Compras, pues se reportanpatrones de unidades de medida que no tienenrelación con el bien, servicio u obra descritos, ni conel valor ingresado.

Esta situación segenera por debilidadesen la planeación almomento de laelaboración ymodificación del Plande Compras.

generó el incumplimiento delas instrucciones dadas porel SICE frente aldiligenciamiento delSubsistema de ControlBásico del que hace parteel Plan de Compras,instrucciones que sonobligatorias al tenor delLiteral b. del artículo 13 delDecreto 3512

Incrementar el nivel de detalle enlas cantidades y unidades demedida de los bienes y serviciosadquiridos

Reflejar en el Plan de Comprasel detalle y las caracteristicas decada contrato.

Realizar los registros de lasmodificaciones del Plan deCompras a nivel de cantidad,unidades de medida y valoresunitarios.

Registros 100 01/10/2010 31/12/2010 13 100 100% 13 13 13

Emitir circular reiterando a lossupervisores el cumplimiento delas obligaciones establecidas en elManual de Supervisión (ResoluciónNo. 307 de 2009)

La Oficina Jurídica emitirácircular, solicitando a lasupervision de los contratosremitir el programa de inversióndel anticipo debidamenteaprobado, con los soportes dela inversión del mismo.

Circular 1 01/09/2010 30/11/2010 13 1 100% 13 13 13

Remitir el programa de inversióndel anticipo debidamenteaprobado, con los soportes de lainversión del mismo.

La Supervisión será laencagada de remitir a la OficinaJuridica el programa deinversión del anticipodebidamente aprobado, con los soportes de la inversión delmismo

Programas de inversión 100 01/09/2010 31/08/2011 52 0% 0 0 0




Estudios previos revisados 100 01/11/2010 01/09/2011 43 75 75% 33 0 0

21 1404004

Los informes presentados por el contratista delcontrato 043 de 2009, cuyo objeto es “Prestar losservicios de asesoría profesional, para realizar elseguimiento y evaluación del cumplimiento de lasactividades a cargo de la Dirección Administrativa yDir

Esta situación denotadebilidades en lasupervisión del contrato, pues la discrepancia dela información reportadapor el contratista no fueadvertida por laEntidad.

Genera el riesgo de recibircontratos que no cumplencon las exigencias de suobjeto.

El supervisor del Contrato solicitara al contratista la inclusión en losinformes mensuales deactividades, del seguimiento alcumplimiento de las metas de losPlanes de mejoramiento.

Fortalecer la labor desupervisión de los contratosacordes con las exigencia delobjeto.

Elaboración de requirimiento alcontratista; indicando el informede avance de la totalidad delPlan de Mejoramiento

Requerimiento 1 01/09/2010 30/09/2010 4 1 100% 4 4 4

22 1404004

En el contrato 417 de 2009, que tiene por obejto"Adelantar la segunda etapa del proyecto de diseñoe implementación de una politica integral deprevención del daño antijuridico ante el Comité deConciliacion y Defensa Judicial y la SecretariaGeneral de

Lo anterior muestradeficiencias desupervisión en sufunción de "Ejercervigilancia y controlsobre el cumplimientodel contratista de todaslas obligacionescontractuales".

Genera el riesgo de recibircontratos que no cumplen asatisfacción con lasobligaciones contractuales.

Remitir a la Oficina Jurídica losinformes de supervisióncorrespondientes


Mediante comunicación escritase remitirá a la Oficina Jurídica -Grupo Contratos los informesde supervisión del contrato No.417/09 Informe de supervisión 100 01/09/2010 30/09/2010 4 100 100% 4 4 4

Esta situacion genera ladesproteccion delpatrimonio de la Entidadfrente a eventualesocurrencias desiniestros noamparados

De acuerdo con loestipulado por el punto8 del numeral 2,3,1 y elpunto 1 del numeral2,3,3 de la Resolución0307 de 2009

Evidencia debilidades en elcontrato y revision juridicade la formacion del contrato, relacionados con elmantenimiento de lasvigencias de las polizas, deacuerdo con la Resolucion8487 de 2008.

20


140010

17 1404001

En el contrato 393 de 2009 los amparos constituidos dentro de la garantía única son cumplimiento delcontrato y calidad de los bienes, sin embargo debido a que el presente contrato es de obras, pero fuecelebrado como de compraventa no se ampararontodos los riesgos inherentes a este tipo de contrato.Entre ellos, como primera medida se encuentran losrelacionados con los perjuicios que se le ocasionana la Entidad como consecuencia del incumplimientode las obligaciones laborales a que esté obligado elcontratista garantizado, derivadas de la contratacióndel personal utilizado para la ejecución del contratoamparado. En segundo lugar, están los perjuiciosque se le ocasionan a la Entidad comoconsecuencia de cualquier tipo de daño o deteriorode la obra entregada, independientemente de sucausa cuando sean imputables al contratista. Y entercero aspecto, el perjuicio de responder anteeventuales reclamaciones de terceros derivadas dela responsabilidad extracontractual que pueda surgirde las actuaciones, hechos u omisiones de sucontratista. Riesgos que se cubren mediante losamparos de “Pago de salarios, prestaciones

Esta situación denotadeficiencias en lasupervisión, que generadebilidades de controlsobre los recursos

En todos los contratos de la muestra en los que sedispuso la entrega de anticipo al contratista, no seobserva el programa de inversión del anticipo, ni lacorrespondiente aprobación del mismo por parte delsupervisor del contrato.






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23 1404001

El contenido del contrato 393 de 2009 no exige lasuscripción de acta de liquidación, sin embargo porser un contrato de obra, y por ende, ser de tractosucesivo, es necesaria la realización de laliquidación, de conformidad con el artículo 60 de laLey

Esta situación segenera por la erróneaidentificación de uncontrato de obra comode compraventa.

Tiene efectos en elincumplimiento derequisitos exigidos por eltipo de contrato en especialde su liquidación.


Dar cumpliento al ordenamientolegal en materia de contratacion

La Oficina Jurídica Impartiráinstrucciones a los funcionariosde la Coordinación deContratos, para que verifiquenlos soportes allegados para laelaboración del contrato, a finde que se haya identificado endebida forma la naturaleza delcontrato, de acuerdo al bien oservicio a contratar y teniendoen cuenta el término deejecución del mismo, deacuerdo a lo dispuesto por elartículo 60 de la Ley 80 de1993 y el artículo 11 de la Ley1150 de 2007.

Memorando interno 1 01/09/2010 30/11/2010 13 1 100% 13 13 13

Brindar capacitacion y emitircircular reiterando a lossupervisores el cumplimiento delas obligaciones establecidas en elManual de Supervisión (ResoluciónNo. 307 de 2009)


Capacitar a los supervisores encuanto al cumplimiento de laResolucion 307 de 2009La Oficina Jurídica emitirácircular, solicitando a lasupervision de los contratosremitir periodicamente, losinformes sobre la ejecución delos mismos.

Capacitación Circular 1 01/07/2010 30/11/2010 22 1 100% 22 22 22

Remitir a la Oficina Juridica latotalidad de los documentos quesoportan la ejecución del contratopor parte de la supervisión.

Archivo contractual cuente conla documentacion soporte

La supervisión de los contratosdeberá remitir a la OficinaJuridica toda la documentaciónque debe reposar en la carpetacontractual.

Informes de supervisión 100 01/09/2010 31/08/2011 52 0% 0 0 0

Para la vigencia 2011, seactualizaran los Proyectos deInversión, orientados elmejoramienro y manteniminetode sedes, con el fin de incluir elcomponente de Viaticos yGastos de Viaje, como gastosinherentes a la ejecución ysupervisión de los contratos

Actualización Proyectos de

Inversión1 01/11/2010 30/06/2011 34 1 100% 34 34 34

Programación y realización devisitas técnicas para lasupervisión y recibo final de laobra.

Visitas Técnicas de supervisión para

contratos de obra civil100 01/11/2010 30/06/2011 100 100% 0 0 0

25

Por lo que estadeficiencia denota elriesgo de aceptar obrasy pagarlas sin quecumplan la totalidad delos requisitoscontratados.

Incumpliendo además laResolución 0307 de 2009“Manual de supervisión eInterventoria”.

Lo cual genera el riesgo deno recibir el objetocontratado de acuerdo conlas condiciones exigidas por la Entidad, teniendo efectosello, en la correcta inversiónde los recursos públicos.

De esta manera, Con lasituación evidenciadase contraviene elprincipio deresponsabilidad de lacontratación, en elaparte relacionado conla obligación de losservidores públicos devigilar la correctaejecución del objetocontratado, así comolas ResolucionesInternas de la RNEC yamencionadas; igualmente denotadebilidades en elseguimiento que laOficina Jurídica deberealizar al tenor delnumeral 31 del CódigoDP-GAF-ABS-010 de laResolución 8486 de2008.

24

Fortalecer las labores desupervisión de los contratos deobra civil, de conformidad conlas especificaciones tecnicas yde calidad requeridas

Los soportes de los contratos 104 y 338 de 2009mínima cuantía, cuyos objetos son la realización deobras de mantenimiento en las oficinas de laRegistraduría en Barranquilla y Soledad, Atlántico,respectivamente, muestran el cumplimiento de losmismos,

En ninguno de los contratos de la muestra existesoporte de las revisiones periódicas del desarrollodel contrato, ni informes de dicha actividad. Si biense verificó la existencia de actas como de inicio,suspensión, reinicio y recibo a satisfacción, asícomo las certificaciones de cumplido para efectosde los pagos, estos no constituyen un seguimientodurante el desarrollo de las actividades propias delobjeto contractual. La Entidad en su respuesta,manifiesta que ciertos contratos no requieren dedichos informes debido a su corto término y a sunaturaleza, indicando que en estos casos essuficiente con el recibo a satisfacción paraevidenciar el seguimiento y cumplimiento al objeto.Sin embargo, es necesario traer a colación que lasnormas de contratación, incluyendo el Manual deInterventoría y Supervisión (Resolución 0307 de2009) y el Manual de Procedimientos de la Entidad(Resolución 8486 de 2008) no establecenexcepción alguna para la realización de estaslabores.

El Grupo de Mantenimiento yConstrucciones como áreaencargada de la supervisión de loscontratos de obra, velara por elestricto cumplimiento del objeto yespecificaciones técnicas de loscontratos de obra civil, mediantevisitas en las sedes intervendidas.

1404004

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Revision de convenios entre laRegistraduría Nacional del EstadoCivil con las Entidades Bancarias

Hacer segumiento con el fin deque se cumplan los conveniosen cuanto a la exencion decobros por operacionesfinancieras y en la oportunidaden el suminisro de lainformación requerida por partede la Registraduría Nacional del Estado Civil

Documento

3 01/01/2011 31/03/2011 13 3 100% 13 13 13

Depuración Banco Popular -Gastos de Personal

Partidas conciliatorias48 01/09/2010 30/08/2011 52 46 96% 50 0 0

Depuración Banco Popular -Gastos Generales

Partidas conciliatorias 12 01/09/2010 30/08/2011 52 11 92% 48 0 0

Depuración Banco DaviviendaRed Bancafe

Partidas conciliatorias69 01/09/2010 30/08/2011 52 69 100% 52 0 0

27 1701009

El saldo de las cuentas 140102- Multas aCandidatos y Partidos Políticos y 411002Jurisdicción coactiva, se encuentran subestimadosen $3.904 millones cada una; valor registrado encuentas de orden.Así mismo, se observó que no se realiza el registroen C

No registran comodeudores, ingresosreales por concepto demultas impuestas através de Resolucionesejecutoriadas ydebilidades de ControlInterno.

Subestima el saldo dedeudores

La oficina de Cobros porJurisdicción coactiva adelanta elproceso de implementación delmodulo de cuentas por cobrar elcual quedará en linea con elaplicativo de Contabilidad y asíregistrar diariamente lastransacciones por cada proceso,identificando

Revelar con razonabilidad lainformación que conforman losestados contables

Una vez este en marcha elaplicativo de cuentas por cobrar la Coordinación de Contabilidad verificará el cumplimiento delprocedimiento establecido parael registro de las transacciones

Reportes

100 01/12/2010 30/11/2011 52 0% 0 0 0

1. Conformar de un equipo detrabajo que se encargará de laparte operativa del manejo deinventarios, encargados derequerir, conciliar y registrar lainformación remitida por lasdelegaciones departamentales.

conformacion equipo de trabajo 100%

100 01/07/2010 31/07/2010 4 100 100% 4 4 4

2. Envio de la circular129/2010, con el propósito deinformar el cronograma detoma física de inventarios en elámbito nacional a diciembre 31de cada vigencia, coordinandocon las áreas involucradas en el proceso contable el cierre deoperaciones que permita laactualización de la informacióny reiterando el cumplimiento delas “directrices y procedimientopara el levantamiento anual deinventario físico de bienesmuebles tangibles eintangibles”.

Circular de Inventarios 100 01/07/2010 06/08/2010 5 100 100% 5 5 5

3. Continuar con el proceso deactualización de inventariosfortaleciendo la aplicación delformato A1 tanto en oficinascentrales como en lasdelegaciones departamentales.

bienes reportados (nuevos) /

bienes actualizados en sistema LEADER

100 01/07/2010 30/11/2010 22 91 91% 20 20 22

bienes reportados (infentario fisico)

/ bienes actualizados en sistema LEADER

100 01/08/2010 30/11/2010 17 91 91% 16 16 17

bienes reportados POR NOVEDADES


100 01/12/2010 10/01/2011 6 91 91% 5 5 6

5. Individualización deinventarios de todos losfuncionarios de la entidad.

bienes reportados en infentario fisico /

bienes individualizados en sistema LEADER

100 01/08/2010 30/12/2010 4 91 91% 4 4 4

No fue posible cruzar los saldos contables de lacuenta de Propiedad Planta y Equipo con elinventario físico a diciembre 31 de 2009, por cuantoel mismo no se realizó.

Incertidumbre en el saldode la Cta Propiedad Planta y Equipo

Debilidades de Control Interno.

La Coordinación de Contabilidadcon apoyo del Grupo dePagaduría, depurará las partidasconciliatorias pendientes a 31 dediciembre de 2009

Incertidumbre por efecto delos ajustes o correcciones.

Actualizar el inventario de bienes propiedad del FRR ( Dados encomodatos a la RNEC porefectos de homologación),indivualizandolos en susrespectivos tenedores.

Debilidades de ControlInterno

180400228

1801004

Aplicar estrictamente las normasexistentes para el registro de loshechos economicos

Las conciliaciones bancarias elaboradas al 31 dediciembre de 2009 presentan partidas conciliatorias(algunas partidas con una antigüedad hasta de 20meses) diferentes a cheques pendientes de cobrarpor valor absoluto de $102.3 millones, lo que generainc

La coordinación de Almacén eInventarios, con el propósito deactualizar los inventarios de losbienes propiedad del FRR y laRNEC, implementará durante elsegundo semestre la nuevanormatividad para el levantamientoy actualización de inventarios (Resol. 8149/2010 RNEC, resol.402/2010 FRR y la circular129/2010)

26

4. Levantar el inventario físicode bienes a 31 de diciembre(cierre fiscal), registrando lasnovedades reportadas en elsistema LEADER (ingresos,traslados, bajas)






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Meta

No aplicación de laResolución 357 de2008 y el InstructivoNo. 9 de 2009 de laContaduría General dela Nación.

6. Realizar en Coordinacióncon el grupo de contabilidad,ánálisis, clasificación,reclasificación, depuración,conciliación entre los saldoscontables y el inventario físicode bienes en oficinas centralesy delegacionesdepartamentales.Los soportescontables lo constituirán lasdiferentes determinaciones delComité de SaneamientoContable

Saldo de Inventarios / Saldo Contabilidad

100 01/01/2011 30/01/2011 100 100% 0 0 0

1. Conformar de un equipo detrabajo que se encargará de laparte operativa del manejo deinventarios, encargados derequerir, conciliar y registrar lainformación remitida por lasdelegaciones departamentales.

conformacion equipo de trabajo 100% 100 01/07/2010 31/07/2010 4 100 100% 4 4 4

2. Envio de la circular129/2010, con el propósito deinformar el cronograma detoma física de inventarios en elámbito nacional a diciembre 31de cada vigencia, coordinandocon las áreas involucradas en el proceso contable el cierre deoperaciones que permita laactualización de la informacióny reiterando el cumplimiento delas “directrices y procedimientopara el levantamiento anual deinventario físico de bienesmuebles tangibles eintangibles”.

CIRCULAR DE INVENTARIOS

100 01/07/2010 06/08/2010 5 100 100% 5 5 5

3. Continuar con el proceso deactualización de inventariosfortaleciendo la aplicación delformato A1 tanto en oficinascentrales como en lasdelegaciones departamentales.

bienes reportados (nuevos) /

bienes actualizados en sistema LEADER

100 01/07/2010 30/11/2010 22 91 91% 20 20 22

bienes reportados (infentario fisico)


100 01/08/2010 30/11/2010 17 91 91% 16 16 17

bienes reportados POR NOVEDADES


100 01/12/2010 10/01/2011 6 91 91% 5 5 6

5. Individualización deinventarios de todos losfuncionarios de la entidad.

bienes reportados en infentario fisico /

bienes individualizados en sistema LEADER

100 01/08/2010 30/12/2010 22 91 91% 20 20 22

• De la Coordinación del Grupo de Almacén fueronhurtados 6 Monitores HP pantalla plana color negro,modelo LCD HP- COMPAQ placas 188737,188738, 188784, 188692, 188728, 188783 y 2computadores portátiles marca COMPAQ modelo672 S seriales CNU8152K56 y

6. Realizar en Coordinacióncon el grupo de contabilidad,ánálisis, clasificación,reclasificación, depuración,conciliación entre los saldoscontables y el inventario físicode bienes en oficinas centralesy delegacionesdepartamentales.Los soportescontables lo constituirán lasdiferentes determinaciones delComité de SaneamientoContable

Saldo de Inventarios / Saldo Contabilidad

100 01/01/2011 30/01/2011 4 100 100% 4 4 4

1804002


Del cruce de información de la base de datos de losinventarios, la cual sirve de soporte para losregistros contables y el formato A1, se determinaronentre otras, las siguientes situaciones que generanincertidumbre:

• Existen bienes que se encuentran relacionados enla base de datos y no se logró ubicar el formato A1suscrito por el funcionario que los tiene a su cargoen el inventario.


La coordinación de Almacén eInventarios, con el propósito deactualizar los inventarios de losbienes propiedad del FRR y laRNEC, implementará durante elsegundo semestre la nuevanormatividad para el levantamientoy actualización de inventarios (Resol. 8149/2010 RNEC, resol.402/2010 FRR y la circular129/2010)

Actualizar el inventario de bienes propiedad del FRR ( Dados encomodatos a la RNEC porefectos de homologación),indivualizandolos en susrespectivos tenedores.

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4. Levantar el inventario físicode bienes a 31 de diciembre(cierre fiscal), registrando lasnovedades reportadas en elsistema LEADER (ingresos,traslados, bajas)






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Meta

El saldo contable no refleja el valor real, por cuantolos avalúos son del año 2003, al 2005, por lo tanto,no da cumplimiento al manual de procedimientos dela Contaduría, General de la Nación, el cual señalaque se deben realizar cada 3 años. Así mismo,

De otra parte, no fue posible verificar los títulos depropiedad de los bienes contabilizados, toda vezque en la descripción de la base de datos delinventario, no identifica la característica de losbienes, solo se dice: terreno, construcción o edificio

31 1804002

Se estableció que en la base de datos de losinventarios y por ende en la contabilidad no seencuentran incluidas 3 unidades móviles a que hacereferencia el objeto del convenio celebrado entre laRegistraduría Nacional del Estado Civil, la oficina delal



Efectuar el ingreso de los bienes al Almacen de la Entidad.

Incorporar los bienes de lasunidades móviles en elinventario de la Entidad.

Entregar los soportes de latransferencia de los bienes porparte de los Cooperantes a laGerencia Administrativa yFinanciera de la RegistraduríaNacional del Estado Civil.

Informe con anexos

1 01/09/2010 30/11/2010 13 1 100% 13 13 13

32 1801002

El saldo de Cuentas por Pagar-Adquisición debienes y servicios (2401), se encuentra subestimado por $34 millones, correspondientes a equipos ymáquinas para oficina y equipo de sistemas, quetambién afectan la cuenta propiedad, Planta yEquipo (16) y

Debilidades de ControlInterno.

Subestimación en el saldode las cuentas.

La Dirección Financiera y susCoordinaciones elaborarán lacircular de cierre de vigencia con el fin de establecer las fechas decorte para la constitución de lascuentas por pagar y la ReservaPresupuestal

Revelar con razonabilidad lainformación que conforman losestados contables

Efectuar seguimiento a lasáreas involucradas en elproceso administrativo yfinanciero, con el fin de verificarel cumplimiento a loestablecido en la circular decierre.

Circular

1 01/11/2010 31/01/2011 13 1 100% 13 13 13

33 1903005

Contablemente no están registrados en las Cuentasde Orden los bienes Tangibles e Intangibles,entregados parcialmente en desarrollo del contrato057 de 2005, descrito anteriormente, el cual esmodalidad llave en mano.

Debilidades de ControlInterno.Desconocimiento de latécnica contable y elconcepto de laContaduría.

Subestimación en el saldode las cuenta

Recibir la propiedad de los bienestangibles e intangibles , verificadospor la Interventoría del contrato075 de 2005, y reflejados en elActa de Liquidación debidamente,actualizados y valorizados, para seincorporen debidamente a losEstados Financiero

Contar con Estados FinancierosConfiables, así como liquidardebidamente el Contrato 057 de2005.

Entregar el informe de laInterventoría que dé cuenta delos bienes tangibles eintangibles recibidos en lasolución PMT II, debidamentevalorizados y actualizados.

Informe con anexos 1 01/09/2010 31/12/2010 17 1 100% 17 17 17

34 1801100

Contablemente no figuran los siguientes procesosrelacionados en la Cuenta Fiscal, lo anterior,subestima el saldo de las cuentas 990505 y912002.La entidad aduce que, los procesos 42 y 44, seencuentran registrados en la cuenta 990505 y912002 por 8 y


Incertidumbre en los saldosde las cuentas.

Realizar mesa de trabajo con laDirección Financiera - GrupoContabilidad, a fin de unificarinformación relacionada con lascuantías de las demandas.

Evitar la ocurrencia de erroresque afecten los reportescontables.

Se unificará la información y loscriterios a analizar, a fin de queel grupo de contabilidad realicelas apropiacionespresupuestales con valoresexactos, para no incurrir enerrores de digitación quegenere observaciones del entede control.

Registro documental 1 03/05/2010 30/09/2010 21 1 100% 21 21 21

Establecer a nivel central larelacion de bienes objeto de labaja

Cantidad existente / Cantidad dad de baja 1 01/09/2010 31/12/2010 17 1 100% 17 17 17

Reporte de las resolucionesaprobadas por el comité debajas en oficinas centrales

Resoluciones1 01/09/2010 31/12/2010 17 1 100% 17 17 17

Realizar la baja de los bienes ydemas material existe

Sanemaineto de Estados Financieros y obtención de ingresos

para el FRR (LEY 134/94)

1 01/09/2010 31/12/2010 17 1 100% 17 17 17

En contravía de losprincipios de economía,eficacia y eficienciainherentes a la gestiónpública.

34 109 3429 2930/04/201101/09/2010

AvalúosRealizar los avalúoscorrespondientes a losinmuebles de propiedad de laEntidad


Actualizar la información contablede los bienes inmuebles propiedad de la Entidad

180300230

35 2105001

La Entidad no gestiona ladisposición de dichosbienes, de conformidad conlos artículos 21 y 22 delDecreto 4444 de 2008.

Mantener conciliada yactualizada la informacióncontable.

Realizar la baja de bienesreciclables oportunamentey deacuerdo con la normatividadvigente

La Coordinación de Almacen EInventarios, implementará la nuevanormatividad (Res, 8149/2010RNEC y 402/2010 FRR) para laBaja de Bienes

Al respaldo de la edificación existe un lote de bienesen desuso. A dichos elementos, no se les ha dadouna disposición final adecuada y lo que se ha hechoes ubicarlos al respaldo de la edificación a costocero, generándolos en desechos; condiciones que


85%128






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Puntaje Logrado por

las Metas (PLAI)







Meta

Procedimiento y controles 1 02/02/2011 30/10/2011 39 0% 0 0 0

2 1601100

Entradas a Almacén: Se observó que la legalizaciónde los bienes del segundo pago por valor de$3'212,1 del contrato 152 de 2009, se realizó el 28de abril de 2010 con la entrada a Almacén No. 40,de igual manera la legalización de los bienes delsegundo

Las situacionesdetectadas se presentar por no armonizar y/oactualizar los contratossuscritos con losprocedimientos de laEntidad.

Incumpliendo de unProcedimiento Interno.

La Coordinación de Almacén eInventarios ajustará elprocedimiento de ingreso debienes de tipo Electoral.

Reglamentar el proceso deregistro de bienes tipo electoral

Modificar el manual de procesoy procedimiento para el registrode bienes de procesoselectorales

nuevo proceso de registro de bienes

electorales100 01/09/2010 31/12/2010 17 100 100% 17 17 17

3 1601100

Reintegro de Sobrantes: Teniendo en cuenta lacláusula segunda Numeral 5 del contrato 608 de2009 y que no se definió un tiempo para loestablecido para la entrega de los sobrantes seobservó que el representante legal legalizó aentrega al 3 de junio a

Dificencias de Control Lo anterior, denota falta decontrol y seguimiento porparte de la Oficina deAlmacén y la demora en lalegalización de la entregade los elementos puedeconstituir un riesgo que loselementos sobrantes seanreutilizados.

La Coordinación de Almacen eInventarios solicitará a las áreas deelectoral y juridica elestablecimiento de plazo deentrega de bienes , elprocedimiento para reintegro debienes tipo Electoral, por cuanto, elalmacen depende de lainformación oportuna de estasareas.

Reglamentar el plazo delproceso de reintegro de bienestipo electoral

Registro oportuno de reintegrode bienes sobrantes delproceso electoral

cantidad de bienes reintegradso/cantidad de bienes registrados.

100 01/09/2010 31/12/2010 17 100 100% 17 17 17

Trasmisión de datos: según las pruebas practicadas,se evidenciaron debilidades.1) El total de las líneas telefónicas de los puestos de trasmisión visitados (Puestos de Votación), no seencontraban instaladas.2) El total de las lìneas que debìa proporcionar elcontratista no se encontraban habilitadas3) No se efectuaron los controles necesarios paradeterminar que la transmisión del puesto devotación era completa y permitia la finalización delproceso de la transmisión4) El protocolo para la solución de problenmas enlos puestos de votación no se habilitó por parte dela RNEC, ni por parte del contratista ( casoPestoleci)5) El transmisor no se presento en el puesto devotación , lo que era responsabilidad del Contratista.

6) Las medidas de seguridad de acceso ylocalización de los centrs de procesamientoprincipal CPP y alterno CPA-, no son suficientespara mitigar posibles eventos que contribuyan a lopretendido

Deficiencias de Control

Deficiencias de ControlInterno

Fortalecer las acciones decontrol que garanticen su totalcumplimiento

Lo que generó que latransmisión y la divulgaciónde los datos no fueraconcordante

0

Documentos 2 23930/07/201101/11/2010

39 00

100% 39 0

0%

04 2202100

1601100

Detallar en los estudios denecesidad y convenencia y en loslineamientos, la obligacióncontractual y los procedimientos aseguir en cada item

Asegurar el objetivo de losacuerdos contractuales

El Hallazgo se presentapor debilidades deControl en recibo de lasadquisiciones.

Evitar que lleguen a las mesasde votación en el país y en elexterior, kit electoralesincompletos, en mal estado oque estos hayan sidovulnerados.

30/10/20111 02/02/2011

Implementación y puesta enmarcha de control por parte dela firma contratista, para que entodos los KITS electoralesesten contenidos todos loselementos necesarios yespecialmente para que lossellos de los kits lleguen enperfecto estado a las mesasde votació. Presentación de unprocedimiento por parte delcontratista, aprobado por laRNEC, en el que sedeterminene los pasos a seguircuando estos sellos hayan sidovulnerados o no lleguen enbuen estado a las mesas .Capacitación a los funcionariossobre la obligatoriedad defirmas las actas de entrega delos kits electorales.

Capacitación

1

ESPECIAL RNEC VIGENCIA 2010 PROCESO ELECTORAL

Exigir al contratista que realice uncontrol riguroso del contenido,cuidado y conservación en eltransporte de los KITS quellegana las mesas de votación en elPaís y en el Exterior, con especialenfasis en la verificación del sellosde las cajas en el momento en queson entregados a la registraduria,Embajadas y Consulados. Exigir alcontratista adoptar y poner enmarcha un procedimiento especial,que será aprobado por laRegistraduria Ncional queconduzca a garantizar el buenestado de los sellos, situación quequedará refrendada con la firma derecibido por parte de losfuncionarios de la RNEC, de laEmbajada o del Consulado. en lasjornadas de capacitación que seprogramen en todo el País, sedará mayor instrucción a losregistradores, a cerca de laimportancia de firmar las actas deentrega de los KITS electorales,así mismo se exigirá al contratistaque capacite en el mismo sentidoa los funcionarios que participan endicho proceso.

En la entrega de los kits electorales del 14 de marzodel 2010 se revisaron seslectivamente 112 actascorrespondientes a 3021Kits de un total de 78.337Kits (1) equivalente al 38.5% y observo que en 27actas de entrega de Kits se deja constancia que los






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las Metas (PLAI)







Meta

7) No se pudo verificar el Plan de Recuoperaciónante contingencias, asi mismo, , se depende de laconfirmación fisica de del CCP para iniciar elprocesamiento en el CPA, por cuanto , técnicamentedeberían procesar se simultaneamente.

8) Las versione de la información de los boletinesoficiales , diferian en la presentación entre el CPPyel CPA.9)El protocolo de acción para el evento depresentarse diferencias entre el último boletin delCPP y el promer boletin del CPA, no estácontemplado

El procedimiento del ECO, no estaba operando.

5 1801002

Los Reintegros originados en los contratos seefectuaron en forma equivocada al Fondo Rotatoriode la Registradurìa Nacional del Estado, como seobserva ena los siguientes casos: 1) Analizando elreintegro No. 4 de mayo 21 de 2010, relacionadocon el cont

Falta de conocimientoen el manejo contabledel Almacen

Subestimación en lascuentas contables de laregistraduria ySobreestimación de las delFondo Rotatorio

SUBSANADO CORREGIDO POR LAENTIDAD EN DESARROLLODE LA AUDITORIAINFORME FINAL PAG.19 0 0% 0 0 0

En la registraduría de Tunja se presenta unadiferencia de 17 tarjetas decadactilares en el mesde Marzo, las cuales de acuerdo al reporte,obedecen a que no se encontraron en la caja delsuministro y pertenecen a los seriales del 30031284al 30031300

Elaborar una circular donde seespecifique los términos parareportar la falta de material seriadoremitido por la Delegación yreiterando la responsabilidad delmanejo del mismo.

Asignar responsabilidades en elcontrol de material seriadoremitido por la Delegación a lasRegistradurías delDepartamento.

Establecer una rutina de controlque permita detectar losfaltantes de manera oportuna yestablecer las posiblessoluciones.

CIRCULAR 1 14/02/2011 28/02/2011 2 1 100% 2 2 2

Así mismo en las diferentes Registraduríasvisitadas, realizada la confrontación entre losmovimientos de producción de cédulas y tarjetas deidentidad para mayores de 14 años y el informerendido por la registraduría correspondiente seencuentran diferencias

Ajustar de acuerdo al aplicativo derecaudos la rendición de informesmensuales y capacitar a losregistradores.

Obtener un control real de laproducción en las diferentesRegistradurías delDepartamento

Ejercer control de recaudos,detectar las fallas en larendición de informes demanera oportuna y establecerlas posibles soluciones.

DOCUMENTO 1 01/04/2011 30/04/2011 4 1 100% 4 4 4

2 1202002

En el seguimiento practicado a las tarjetas utilizadasen la Registraduría de Tunja se tiene que de las4114 TARJETAS DECADACTILARES utilizadas seanularon 66 que corresponde a 1.60% de lastarjetas utilizadas.

Indica que no se tienecuidado en eldiligenciamiento de lasmismas

Genera mal uso de estadocumentación.

Establecer un límite permitido dematerial dañado mensual deacuerdo a la producción de cadaregistraduría con el fin de capacitara los registradores que incumplandicha meta.

Disminuir la cantidad de materialdañado en cada Registraduría

Ejercer control del materialseriado entregado a lasRegistradurías.

DOCUMENTO 1 01/03/2011 30/03/2011 4 1 100% 4 4 4

En el proceso auditor se observó que de las cédulasque se tenían para entrega en el periodo objeto deanálisis (enero a Junio de 2010), fueron devueltaspor los usuarios 117 de las cédulas producidas porla Registraduría, por causas tales como errores enlos nombres o apellidos, fechas y/o lugares denacimiento o fechas de preparación.

Implementar y divulgarmecanismos que eviten trámitesde documentos con errores.

Disminuir la cantidad de erroresen la producción dedocumentos de identidad.

Diseñar y divulgar a través delgrupo de identificaciónprocedimientos que permitandisminuir errores en laproducción de documentos.

CIRCULAR 1 01/11/2010 31/01/2011 13 1 100% 13 13 13

En los oficios que se tramitan para efectuar ladevolución de las cédulas que son rechazadas porlos usuarios a la sede central no se especifica lacausa del rechazo y tampoco se tiene un cuadroestadístico de seguimiento a los errores frecuentesque dan lugar a esta devolución y tampoco se lehace el respectivo recorrido que permita determinarel estado es que se encuentran

Diseñar un cuadro en Excel dondese registren las devoluciones quese realizan en cada Registraduría aOficinas Centrales especificandoel error a corregir.

Conformar una estadìstica quepermita identificar la cantidad ymotivo de las devoluciones decédulas para corregir errores deproducción en oficinascentrales.

Solicitar informe mensual delcuadro de Excel diseñado pararegistro de documentosdevueltos a oficinas centralespara corregir errores deproducción.

INFORMES 12 01/01/2011 31/12/2011 52 0% 0 0 0

4 1301002

En el municipio de Chiquinquirá en el seguimientorealizado a los seriales de las tarjetas utilizadas seencuentra que en el mes de junio se suspende eluso de uno de ellos el terminado en 27691217 y seinicia uno nuevo que comienza en el numero27647301 y se le da continuidad en su uso hasta elnumero 67647347; pero así mismo apareceincorporado como utilizado el número 27690986que debió utilizarse de acuerdo a la secuencia en elmes de mayo

Todo esto debido a queen el momento de deiniciar a utilizar elmaterial no encontrómaterial consecutivo por tal razón procedió ainiciar uno nuevo comosucede en lasRegistradurías zonificadas deldepartamento teniendoen cuenta que las cajasno se encuentrannumeradas

Hecho demuestra desordeny afecta el Sistema deControl Interno de laEntidad.


Obtener un control real de laproducción, manejo deadhesivos y material seriado enlas diferentes Registradurías delDepartamento

Ejercer control en la rendiciónde informes, detectar las fallasde manera oportuna yestablecer las posiblessoluciones.

DOCUMENTO 1 01/11/2010 30/04/2011 26 1 100% 26 26 26

1601003 Lo cual puede generar maluso de esta documentación

1301002 Lo que está afectando a losusuarios de la registraduría.

3

Lo que significa que sepresentan errores en loprocesos deproducción

AUDITORIÍAS PUNTOS DE CONTROL VIGENCIA 2010

DELEGACIÓN DEPARTAMENTAL DE BOYACÁ

1

No se hace controlsobre el materialentregado por ladelegación, o en estano se hizo la revisióncorrespondiente






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las Metas (PLAI)







Meta

Revisado el seguimiento a los informes que realizael Registrador de Boavita se reporta como recibidoel mismo número desde enero y no se tiene un datoreal de las cedulas que efectivamente ha recibo estadependencia por lo tanto en varios meses no huboingreso real de cédulas

En el municipio de Boavita, efectuado el cruce entrecedulas disponibles para la entrega se encontró quesegún relación hay 260 y solo existen físicamente243 y en cuanto a tarjetas relacionan 49 y existenfísicamente 44

En está se está llevando igualmente, comoacumulado del mes anterior la información del añoinmediatamente anterior


Obtener un control real de laproducción, manejo deadhesivos y material seriado enlas diferentes Registradurías delDepartamento

Ejercer control en la rendiciónde informes, detectar las fallasde manera oportuna yestablecer las posiblessoluciones.

DOCUMENTO 1 01/04/2011 30/04/2011 4 1 100% 4 4 4

La Registraduría no tiene identificados y clasificadossus archivos, por lo que no se está dando plenocumplimiento a la Ley General de Archivo, lo querefleja ausencia de control y deficiencias en lainformación, como se observa en los siguientescasos:La Delegación de Boyacá no tiene identificados yclasificados sus archivos. Los archivos de registrocivil, seriales y antecedentes se encuentranempastados hasta el 2008.

Dar cumplimiento a lo exigido en la organización de Archivos por la Ley General de Archivos.

Solicitar informe semestral de aplicación de la Ley General de Archivos.

INFORMES 2 01/02/2011 31/12/2011 48 0% 0 0 0

En la Registraduría de La Uvita, los soportes de losantecedentes de Registro Civil no se encuentranseparados (defunciones, nacimientos, matrimonios)lo cual hace más dispendioso el respectivo cruce,los soportes se encuentran en AZ sin foliar, sinlogos, sin tablas de retención documental, archivossin empastar desde 1989. Además no se tieneestablecido un criterio único para el manejo delarchivo y de los antecedentes de registro civil.

Solicitar al comité de Archivo deoficinas centrales la creación detablas de Retención Documentalpara Registro civil y ajustarparámetros para el archivo deseriales y antecedentes deRegistro Civil.

Dar cumplimiento a la LeyGeneral de Archivos.

Elevar una solicitud ante elcomité de Archivo de oficinascentrales.

OFICIO 1 01/02/2011 28/02/2011 4 1 100% 4 4 4

En el Municipio de Puerto Boyacá, en laRegistraduría, el archivo que contiene registros denacimiento desde el año 1964 al 1975 seencuentran semi-destruidos, teniendo en cuenta elclima (temperaturas hasta de 40 ºc), lo cual dificultala consulta de los inscritos y entorpece lasatisfacción de los requerimientos de losciudadanos

Instalar el aire acondicionadodonado por la administraciónMunicipal a la Registraduría

Salvaguardar la conservación delos archivos de Registro Civil enPuerto Boyacá afectados por latemperatura del Municipio.

Proporcinar los elementos ymedios necesarios para lainstalación del aireacondicionado en laRegistraduría de PuertoBoyacá.

Aire acondicionado instalado 1 01/02/2011 30/06/2011 21 0% 0 0 21

En Sogamoso, pese a que la sede donde funcionala Registraduría es bastante amplia, la organizaciónde la misma no es la adecuada, teniendo en cuentaque se tienen espacios subutilizados.

Solicitar la adecuación de losespacios subutilizados en laRegistraduría de Sogamoso.

Corregir la distribución de losespacios en la Registraduría deSogamoso.

Oficiar al Registrador deSogamoso para que distribuyalos espacios en laRegistraduría.

Redistribución de la Registraduría de

Sogamoso1 01/02/2011 28/02/2011 4 1 100% 4 4 4

La Booking al momento de la visita (19/08/2010) nose encontraba en funcionamiento, creando trauma alciudadano para realizar sus trámitescorrespondientes.

En la respuesta de la entidad manifiesta queactualmente se están adecuando espacios paraorganizar archivos como antecedentes de registrocivil, cédulas, documentos electorales,correspondencia, etc. y en lo que se refiere a labooking, efectivamente se halla fuera de servicio envirtud del daño presentado en el touch pad y elesfero electrónico para la firma, debido a que lasbooking son propiedad del Consorcio SAGEM, elmantenimiento correctivo y preventivo de éstasmáquinas o el cambio de cualquiera de suscomponentes corresponde al mencionadoconsorcio; no estamos de acuerdo que estasituación cree trauma a los ciudadanos teniendo encuenta que existe la posibilidad de realizar lostrámites de renovación de cédula y de tarjeta deidentidad a través del equipo DCU.

0% 0 0

1 100% 4 4 4

048

01/02/2011 28/02/2011

01/02/2011

4OFICIO

Hacer seguimiento en la aplicaciónde la Ley General de Archivos encada registraduría delDepartamento y las diferentesdependencias de la Delegación.

Solicitar ante oficinas centralesmantenimiento preventivo de formafrecuente a las booking ymantenimiento correctivo oportunoen el momento en que se presentedaños en cualquier dispositivo dela máquina.

Muestra que la informaciónreportada por estaregistraduría no esconfiable.

Refleja deficiencias en lainformación reportada

Brindar atención a los usuariospara el trámite de losdocumentos a través de lasbooking con el fin de agilizar laexpedición de los mismos.

Oficiar a oficinas centralessolicitando matenimientopreventivo y correctivofrecuente, ágil y oportuno delas booking asignadas a losMunicipios de Boyacá.

El Registrador municipal de Puerto Boyacámanifiesta que existeuna diferencia en suinventario dedocumentos desde elmomento en el querecibió la mencionadaoficina pero realmentese requiere no prestarel servicio, cerrar laRegistraduría por eltérmino de dos o tresdías para adelantardicho trámite y ha sidoimposible teniendo encuenta la elevadaproducción con la quecuenta éstaRegistraduría

31/12/2011

Ajustar hoja en Excel del informesemanal de tal forma que permitahacer seguimiento de cédulaspendientes de entrega en cadaRegistraduría del Departamento.

Ejercer control de documentospendientes de entrega en cadaRegistraduría

Ejercer control del informesemanal a través de la hoja enExcel que remiten losregistradores semanalmente.

INFORMES 44Muestra que la informaciónreportada por estaregistraduría no esconfiable.

1

Lo cual refleja ausenciade control

5 Lo cual refleja ausenciade control 1905001

6 1907002

7 163002






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las Metas (PLAI)







Meta

Los seriales invalidados se dieron por errores deimpresión.

Solicitar a Oficinas Centralesmantenimiento preventivofrecuente para las impresoras dePMT

Disminuir la cantidad de materialserial dañado por errores deinpresión

Solicitar al nivel centralmantenimineto preventivofrecuente para las impresorasdel PMT.

OFICIO 1 01/02/2011 28/02/2011 4 1 100% 4 4 4

En las pruebas selectivas realizadas a los bienes sedeterminó la existencia de elementos que carecende la respectiva placa, y otros aspectos que seseñalan a continuación:

De acuerdo a los procedimientosestablecidos a nivel central parasolicitud de placas de bienesadquiridos en época electoral ópor donación de otras entidades;d l t l t á it

Actualizar inventarios de lasRegistradurías delDepartamento y de lasdiferentes dependencias de laDelegación departamental.

De acuerdo a losprocedimientos establecidos,solicitar ante oficinas centraleslas placas faltantes para ésteDepartamento.

OFICIO 1 01/02/2011 28/02/2011 4 1 100% 4 4 4

Actualizar inventarios en todas lasRegistradurías del Departamento ylas diferentes oficinas de laDelegación.

Llevar un control real de loselementos devolutivosasignados a cada Registrador ydemás funcionarios de laDelegación.

Solicitud de informe deactualización de inventarios.

INVENTARIOS ACTUALIZADOS 1 01/02/2011 28/02/2011 4 1 100% 4 4 4

Establecer un mecanismo paraanular las placas que ya no tienenvigencia en los diferenteselementos devolutivos de laRegistraduría y que tampoco sepueden retirar por evitar el dañodel elemento.

El informe reportado por losregistradores coincida con lasplacas vigentes de loselementos devolutivosexistentes en las Registraduríasy dependencias de laDelegación.

Elaborar una circular divulgandoel procedimiento establecidopara anular las placasobsoletas que no se puedanretirar de los elementosdevolutivos por evitar el dañodel mismo.

CIRCULAR 1 01/03/2011 31/03/2011 4 1 100% 4 4 4

En Duitama, en el inventario del Fondo Rotatoriohace falta incluir una impresora OKI MB 460 y unafotocopiadora; además, no se especifica en elinventario el material y el color (escritorios de 5 y 2gavetas) y otros que se registran con un número deplaca en el inventario pero verificado el elemento elnúmero es otro, tal como se evidenció con la mesade reseña que según inventario se identifica con elnúmero 31483 y realmente tiene el número 059153,también se evidenció elementos identificados connúmero de placa pero escrita con marcador y existeuna booking que no está en funcionamiento ytampoco se encuentra relacionada en el inventario.Así mismo, se encontró que existen elementos quecarecen de la respectiva placa que identifiquen alelemento, tal es el caso de CPU Pentium 4, monitorsync master 753s, impresora epson fx 2180, entreotros.

En la Registraduría de Chiquinquirá se encontró unlector 2D equipo PMT II identificado con la placa No.4788 según inventario, pero al momento de lainspección se verificó que este elemento no tieneplaca; además se evidenció que existen elementostales como escritorios, sillas y mesas relacionadosen el listado del inventario sin descripción decaracterísticas tales como tipo de material y color; locual dificulta su verificación.

En Boavita, existen diferencias en la descripción ycaracterísticas de los elementos, teniendo en cuentaque figura según inventario un tarjetero de placa114062 en madera pero realmente es en metal,tarjetero dos gavetas identificado con placa No.31007 en madera pero realmente es de metal,máquina de escribir con placa No. 31009 segúninventario es gris pero la que existe es de colorverde, contraviniendo con lo establecido en elmanejo de inventarios de los bienes en custodia alno tenerlos plenamente identificados.

0% 0 13131 01/02/2011 30/04/2011 0

Llevar un control real de loselementos devolutivosasignados a cada Registrador ydemás funcionarios de laDelegación.

INFORMESolicitud de informe deactualización de inventarios.

Lo anterior generaincertidumbre al momentode su verificación

En Puerto Boyacá, se encontró que existenelementos que se registran en listado del inventariocon un número de placa diferente al que realmentetiene el elemento, tal es el caso de una nevera quese registra con número de placa según inventario114293, cuando realmente esta posee el número25414, un monitor S75JD 17” con número de placasegún inventario 143416, cuando realmente estetiene la placa No. 85851; igualmente, se encontraronelementos sin placa, en algunos casos como elregulador que según listado de inventario tiene laplaca No. 140404 pero una vez verificado no se leencontró número de placa y también existenelementos que les coincide el número de serial perono el número de placa que se registra en elinventario, lo cual se evidencia con una calculadoramarca Casio y una impresora Epson.

Los elementos carecende su respectivo valorde adquisición, lo cualno posibilita conocer elmonto del inventarioque se maneja en laDelegación y menosaún en cada municipio.

Actualizar inventarios en todas lasRegistradurías del Departamento ylas diferentes oficinas de laDelegación.

8 1601004






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las Metas (PLAI)







Meta

No todos los elementos devolutivos se encuentranplaqueteados, tal es el caso de los bienes productode donaciones por parte de la Gobernación deBoyacá y de algunos municipios como apoyo a lospasados comicios electorales.

De acuerdo a los procedimientosestablecidos a nivel central parasolicitud de placas de bienesadquiridos en época electoral ópor donación de otras entidades;

Actualizar inventarios de lasRegistradurías delDepartamento y de lasdiferentes dependencias de laDelegación departamental.

De acuerdo a losprocedimientos establecidos,solicitar ante oficinas centraleslas placas faltantes para ésteDepartamento.

OFICIO 1 01/02/2011 28/02/2011 4 1 100% 4 4 4

Se oficiará la ampliación del anchode banda para hacer mas efectivala conectividad a internet.

Mejorar la calidad y prestacióndel servicio en la registraduría.

Se incluia la solicitud deampliacion de acho de bandapara la Registraduría de Soata,con el objetivo de tenermejores resultados y mayorcalidad en el servicio para elprimer semestre 2011.

OFICIO 1 01/12/2010 30/06/2011 30 1 100% 30 30 30

Solicitar a nivel central aumento depresupuesto para implementoscomo papel, esferos, cintas y tonerde impresora con el fin de dotar enmayor cantidad a las diferentesregistradurías del departamento.

Suplir las necesidades deelementos de consumo a lasRegistradurías delDepartamento.

Oficiar al nivel central con el finde obtener aumento depresupuesto para elementosdevolutivos.

OFICIO 1 01/02/2011 28/02/2011 4 1 100% 4 4 4

Solicitar ante oficinas centralesdefinir la puesta en funcionamientode los Rack instalados en algunasRegistradurías del Departamento.

Dar funcionalidad a los Rackinstalados en algunasRegistradurías delDepartamento.

Oficiar ante oficinas centrales lapuesta en funcionamiento delos Rack instalados en algunasRegistradurías delDepartamento.

OFICIO 1 01/02/2011 28/02/2011 4 1 100% 4 4 4

Implementar el funcionamiento delRack

Poner en funcionamiento la redabministrativa de laRegistraduría para que losrecursos y aplicaciones seancompartidos y se mejore lacalidad y resultado de la labordesempeñada.

Realizar pruebas para lainstalación y reqerimientos delfuncionamiento del Rack.Implementar las red internaadministrativa compartiendo losrecursos y aplicaciones que asilo requieran

PRUEBAS 3 01/01/2011 30/06/2011 26 0% 0 0 26

El manejo de los recursos físicos que incluyen losbienes muebles, las instalaciones y equipos depropiedad de la entidad se constituyen en una partemuy importante en la estructura del gasto público. Enrazón a lo anterior es necesario contar con una clarapolítica en el manejo de estos, así como generarsistemas de control que garanticen el uso adecuadode los mismos.

Redistribuir y adecuar lasinstalaciones de la Delegación deBoyacá.

Mejorar las condiciones detrabajo de los empleados de laDelegación de Boyacá yproporcionar un espacioadecuado para elalmacenamiento de losdiferentes elementos.

Contratar y ejecutar a través dela oficina Administrativa de laDelegación el rediseño yadecuación de las instalacionesde la Delegación de Boyacá.

EJECUCION DE CONTRATO 100 01/06/2011 31/12/2011 30 0% 0 0 0

No obstante, en prueba selectiva practicada a labodega de la Delegación de Boyacá, se evidencióque existe falta de ventilación y el espacio esreducido para el almacenamiento de los diferenteselementos. Igualmente, no está dotada deextinguidores, lo cual genera un alto riesgo en elevento de una emergencia y posibilita el daño de losdocumentos y elementos que allí se tienen.

Hacer mantenimieno a losextinguidores de la Delegación yubicarlos en los lugares dondepresten el servicio requerido encaso de emergencia.

Contar con un elemento visible e indispensable en caso deemergencia en cualquiera de lasdependencias de la Delegación.

Realizar mantenimiento a losextintores de la Delegación yubicarlos en sitios estratégicosde tal forma que permitan suutilización en caso deemergencias

MANTENIMIENTO 100 01/11/2010 28/02/2011 17 100 100% 17 17 17

12 1601003

Las existencias de los elementos de consumo no semanejan a través de kárdex ni se llevan en elsistema, lo cual no facilita su control y no permiteconocer periódicamente el stock de existencias conlo que facilita el uso inadecuado de ellos.

Por cuanto la oficina dela registraduría no setiene programa paraesta situación

Facilita que se hagaregularq uso de estoselementos

Solicitar a oficinas Centrales unaplicativo para el manejo de kardexde elementos devolutivos

Controlar el manejo deelementos de consumo de laDelegación de Boyacá, a travésde un aplicativo suministradopor oficinas centrales.

Oficiar a nivel central,solicitando aplicativo paramanejo de elementosdevolutivos.

OFICIO 1 01/02/2011 28/02/2011 4 1 100% 4 4 4

13 1602002

La entidad no ha agilizado el proceso de baja de loselementos que se tienen en bodega, con el fin depropiciar una mejor ubicación y conservación deestos; como en el caso de Duitama se encuentranequipos para dar de baja como: computadores,máquinas de escribir y CPU, en razón a que no sehan ejecutado los procedimientos establecidos paratal efecto.

Además no se tienenestablecidos un criterioúnico para el manejodel archivo y de losantecedentes deregistro civil

En consecuencia losciudadanos se venseriamente afectados almomento de cualquiertrámite legal

Actualizar inventarios en todas lasRegistradurías del Departamento ylas diferentes oficinas de laDelegación, con el fin de iniciar elproceso de baja de elementos quese tienen en bodega.

Adecuar espacios para brindarun mejor servicio de atención alos ciudadanos.

Actualizar inventarios e iniciar elproceso de baja de elementos.

INFORMES 100 01/02/2011 31/12/2011 48 0 0% 0 0 0

Se está afectando elservicio.

1603002

Afecta las condiciones detrabajo y la disponibilidad delos equipos entregadospara tal fin

11Debido entre otrascosas a problemas dediseño y adecuación

10 1603003

Se observó que la Oficina de la Registraduría deBoavita fue dotada de un equipo denominado Rackde Comunicaciones desde octubre de 2008 pero ala fecha no se ha puesto en funcionamiento,.

Debido a que elcontrato que integrabael sistema se terminó ydejo estos equipos sinutilizar

En la Registraduría de Soatá, el sistema presentadeficiencias teniendo en cuenta que el Internet nosiempre está disponible, lo cual impide darinformación oportuna y clara al ciudadano almomento de cualquier requerimiento, lasinstalaciones están en buen estado, bien organizada,pero presenta deficiencia en cuanto a dotación deescritorios, sillas, archivadores, papel tamaño carta yoficio, esferos, tinta y cintas para las impresoras, nose hace mantenimiento de equipos

Debido a que nocuentan con losrecursos financierossuficientes para ellodesde el Nivel Central;además, no se hacemantenimiento deequipos

Posibilta que el registradorno cumpla con susfunciones por la falta deelementos

9 1601001






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14 1603100

El espacio donde funciona la Delegación Boyacá, nose encuentra adecuadamente distribuido de acuerdoa las diferentes áreas de trabajo lo que ha hechoque personal de la Registraduría que tiene funciones totalmente diferentes según sus actividades tienenque compartir la oficina ocasionando dificultad en elmanejo de documentos y de espacio. Igualmente, el tapete que cubre los pisos seencuentra muy deteriorado; así mismo, lasinstalaciones eléctricas carecen de mantenimiento,de reparación y se encuentran cables sueltos y a lavista lo que puede producir eventuales accidentes. Además se presentan cables de instalacioneseléctricas a la vista, esto conlleva a produciraccidentes tanto de trabajo como de generarinterrupciones en los sistemas, los puestos detrabajo de los funcionarios responsables estándentro del mismo archivo y se adolece de lasmínimas condiciones laborales; además, ésta áreano se encuentra dotada de un equipo de seguridadindustrial (extintores, señalización, botiquín, etc.),generando un alto riesgo en el evento de unaemergencia.

Mejorar las condiciones detrabajo de los empleados de laDelegación de Boyacá yproporcionar un espacioadecuado a cada dependencia

Oficiar al arrendador de lasinstalaciones donde funciona laDelegación de Boyacá,solicitando mantenimiento aredes eléctricas y cambio depisos.

OFICIO 1 01/01/2010 31/01/2010 4 1 100% 4 4 4

El Centro de Acopio ha devuelto en lo corrido deeste año 3.240 cédulas y/o tarjetas tramitadas en lasdiferentes Registradurías por aspectos de trámite yde control de calidad del correspondienteregistrador tales como:

• No se evaluó la reseña y es de mala calidad• No se incluye el RH • En el ANI aparece con otro RH• El registro civil no está en base de datos• Ausencia de foto o de mala calidad de la misma • Falta fecha de expedición• Rechazo definitivo • Huellas trastocadas• Falta de firma • Cédulas cancelada por muerte

En el seguimiento a los municipios visitados por lacomisión de la Contraloría, con el objeto deidentificar cuantos documentos preparados fuerondevueltos se encontraron: 113 a Tunja, 94 aChiquinquirá, 92 a Duitama, 70 a Puerto Boyacá, 36a Soatá, y 124 a Sogamoso.

Así mismo, el Centro de Proceso de Cedulación deBogotá le ha devuelto al Departamento de Boyacá6.441 cédulas y/o tarjetas tramitadas en lasdiferentes registradurías, por causas similares a lasanteriores destacándose, de acuerdo alseguimientos hecho a los municipios visitados: quea Duitama le devolvieron 333, Boavita 83,Chiquinquirá 224, La Uvita 65, Pauna 65, PuertoBoyaca174, Soatá 57, Sogamoso 361, y a Tunja345; lo cual muestra falta de control en el procesode trámite de los correspondientes registradores. Además, se está incumpliendo con lo establecido en la Resolución 6053 de 2000 que en los numerales11, 12, 13, 14 y 15 establece dentro de lasfunciones de los registradores la preparación decédulas y tarjetas de identidad y el control de gestión sobre este proceso y con la Ley 734, Articulo 34

131 100% 13 131601003 1 01/11/2010 31/01/2011CIRCULAR15

Este hecho ha generadocuello de botella en el envióde la documentación a laoficina central y afectando el control del material remitido

Lo anterior entorpece elproceso de trámitecorrespondiente ya queal detectarse tanto en elcentro de acopiodepartamental como enel proceso que serealizan en el nivelcentral, las deficienciasenunciadas; el trámitede cedulación se dilatamás ya que esnecesario ubicarnuevamente a laspersonas que hicieronla solicitud decedulación y reiniciar elproceso.

Además, se estáincumpliendo con loestablecido en laResolución 6053 de 2000que en los numerales 11,12, 13, 14 y 15 establecedentro de las funciones delos registradores lapreparación de cédulas ytarjetas de identidad y elcontrol de gestión sobreeste proceso y con la Ley734, Articulo 34 numerales1 ,2 y 7

Implementar y divulgarmecanismos que eviten trámitesde documentos con errores.

13Disminuir la cantidad de erroresen la producción dedocumentos de identidad.

Diseñar y divulgar a través delgrupo de identificaciónprocedimientos que permitandisminuir errores en laproducción de documentos.

Solicitar al arrendador de lasinstalaciones de la Delegación deBoyacá, mantenimiento deinstalaciones eléctricas y cambiode pisos del inmueble.

Debido a que no se hanentregado los recursossuficientes para laadecuación de la oficina






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1 1101002

Indicadores Plan de Acción Delegación Cauca Arts.12, 13 y 41 Ley 42 de 1993. Art. 48 Ley 190 de1995; Ley 872 de 2003, Arts. 4 y 6. Decretoreglamentario 4110 de 2004, establecen a lasentidades públicas del orden nacional, el deber decontar con indicadores de gestión. Plan de Acción2010 de la Delegación del Cauca. El parágrafo delartículo 10, capítulo II del Decreto 1010 del 2000establece que el nivel desconcentrado tambiénparticipa “… en el diseño de los planes, la definiciónde las políticas, el establecimiento de los programasgenerales de la administración de la RegistraduríaNacional, y la ejecución de los planes, políticas,programas y proyectos administrativos, de registrocivil e identificación, del proceso electoral y de losmecanismos de participación ciudadana en quedeba ser parte la entidad. ”El Plan de Acción 2010de la Delegación del Cauca de la RegistraduríaNacional del Estado Civil no contiene indicadores deeconomía y eficiencia, necesarios para la medición ycontrol de la gestión misional del Punto de Control,en las siguientes actividades incluidas dentro delplan: La utilización eficiente de los elementos

i l b l éd l t t

Situaciones que sepresentan pordebilidades en laplaneación, formulacióny diseño de losindicadores

Lo que no permite que elPunto de Control poseaparámetros paraautoevaluación.

Solicitar a oficinas centrales seestablezcan los indicadores de yeficiencia al momento de laformulación del plan de accióninstitucional.

Medir el cumplimiento de lasactividades propuestas

Solicitar e incluir indicadores enla formulación del plan deacción institucional.

Plan de acción Institucional. 1 01/02/2011 31/03/2011 8 1 100% 8 8 8

Memorando para losregistradores municipales,reiterando sobre la revisión dedatos, fotos y huellas. Memorando 1 01/02/2011 31/03/2011 8 1 100% 8 8 8

Capacitación en mejoramientode toma de huellas

Capacitación 1 01/02/2011 30/06/2011 21 1 100% 21 21 21

Oficiar a oficinas centrales paraque se informe oportunamente delas cedulas pendientes.

Oficio a oficinas centrales para que

informen oportunamente las

cédulas pendientes y tarjeta de identidad.

1 28/01/2011 31/03/2011 9 1 100% 9 9 9

Implementar directrices queconlleven a minimizar el tiempo deentrega de las cedulas y tarjetasde identidad

Memorando a los 42 Registradores, para

que informen cédulas pendientes.

1 28/01/2011 31/03/2011 9 1 100% 9 9 9

4 1101002

Cedulas personas fallecidas y doble registro. Num.16 Art. 5 del Decreto 1010 de 2000.Art. 67 delCódigo Electoral De una muestra de 303 registrosde defunción realizados en el primer semestre de2010 en las Notarías 2ª y 3ª del Círculo de Popayán,se encontró que 52 equivalente al 17.2% de lamuestra aún siguen vigentes en el ANI, así: Elregistro civil de defunción se debe realizar una vezocurre el deceso para suspender el proceso decedulación si este se encuentra en curso o paracancelar el documento que ya ha sido expedido. Loanterior, por falta de control de la oportunidad delregistro y unificación de los sistemas de información, que genera riesgos de fraudes y alteración en losprocesos electorales y de identificación.

falta de control de laoportunidad del registroy unificación de lossistemas deinformación

que puede generar fraudesy alteración en los procesoselectorales y deidentificación

Reitrar mediante oficio a lasnotarias de la circusncripcióndepartamental para que envienoportunamente las copias deRegistro Civil de Defunción, sopena de reportarlos a laSuperintendecia de Notariado yRegistro para las sanciones a lugar.

Tener la información de losRegistros Civiles de Defunciónen el menor tiempo posible

Mantener actualizado el ArchivoNacional de Identificación (ANI)y el Censo Electoral

oficio 1 28/01/2011 30/12/2011 48 1 100% 48 0 0

Solucionar a la mayor brevedadposible los problemás deltrámite de los documentos deidentidad para beneficio de losciudadanos

DELEGACIÓN DEAPRTAMENTAL DE CAUCA

lo que vulnera laoportunidad en laprestación del servicio

tener conocimiento de losproblemas y exenciones quetengan las cedulas y darlessolución inmediata

Afectando directamente alusuario.

3 1101002

Hallazgo 3. Oportunidad en la Entrega de CédulasPlan Estratégico 2005-2009. Proyecto deModernización Tecnológica. Consejo de EstadoSala de lo contencioso administrativo Sección 4,radicación 76001-23-31-000-2006-00952-01 de 18de Mayo de 2006 . En las RegistraduríasMunicipales de Santander de Quilichao, Mercaderes,Caloto y Bolívar se logró constatar que el términoentre la presentación de la documentación requeridapara cedulación (primera vez, renovación yduplicados) supera los cuatro (4) mesesestablecidos por la RNEC para entregar eldocumento al ciudadano. Se detectaron casos demás de dos (2) años de mora en la entrega deldocumento de identidad. Lo anterior, por lasd bilid d l i t d i ió t

2 1101002

El Proyecto de Modernización Tecnológica PMT I yPMT II, implenetado a través del contrato 057 de2005 celebrado entre la RNEC y el consorcioSAGEM, en el Departamento del Cauca,comprendía la renovación del 100% del censoelectoral a diciembre 31 de 2009 prorrogado a 30de junio de 2010, el cual según ascendia aaproximadamente de 750.000 cedulas por renovar,sin embargo no ha cumplido los objetivosesperados, en atención a que de las 4.500renovaciones de cedulas de nueva generacióntramitadas en el primer semestre de 2010 el

Revisión exhaustiva y detallada enel momento de la captura de datosal usuario, fotografía y toma dehuellas, tanto en papel como enbooking

Minimizar los errores en lapreparación de documentos






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5 1101002

Equipos 7026 SAGEM.- Art. 44 de la ConstituciónNacional. Arts. 8, 10, 25 y 29 Ley 1098 de 2006 óCódigo de la Infancia y la Adolescencia. Esobligación del Estado garantizar el derechofundamental de los niños y niñas a ser registradosen el primer mes de vida. Contrato N° 057 de 2005SAGEM. Dentro de la etapa de ejecución delcontrato de Modernización de la plataformaTecnológica de la Registraduría contratada con lafirma SAGEM, el Contratista hizo entrega a losHospitales Francisco de Paula Santander (Santanderde Quilichao), ESE Suroccidente San Antonio dePadúa, (Bolívar), Universitario San José y SusanaLopez de Valencia de Popayán de Equipos decómputo para facilitar los registros civiles de losrecién nacidos; sin embargo no se asignó operariosni se capacitó o instruyó personal para realizar estalabor, ni tampoco se acordó con los entes de saludla prestación de este servicio. Por tanto, los equiposno están cumpliendo con la misión a la que fueronasignados incumpliendo en esta parte el objeto delcontrato de modernización. Lo anterior pordebilidades de la RNEC en el seguimiento y controll i d t t f t d l fi i i

Por debilidades de laRNEC en elseguimiento y control almencionado contrato

No permite la participaciónde otros oferentes

Oficiar a los diferentes Hospitalesy Clínicas, remitiendo copia delconvenio para que dispongan delpersonal necesario para esta labory remitir copia a laSuperintendencia Nacional deSalud.

Prestar un servicio oportuno alos recien nacidos en loshospitales y clinicas.

Reiterar a los hospitales yclinicas el cumplimiento de lasnormas.

Oficio 1 01/02/2011 30/06/2011 21 1 100% 21 21 21

6 1501006

Política de Talento Humano.- Lit. c) Art. 15, Lit. a)Num. 1° Art. 17, Lit. a) Num. 2 Art. 19 Ley 909 de2004. Plan Estratégico 2010-2011 - ResoluciónNumero 2195 del 16 de Abril de 2009. Pese a quela CGR detectó falencias en la política de talentohumano en auditoría anterior realizada a este Puntode Control – I Semestre de 2006 y de encontrarseincluidas acciones de mejora en similar sentido en elPlan de Mejoramiento Consolidado de la RNECvigente para el 2010, se encontró que durante elperíodo auditado en la Delegación delDepartamento del Cauca persisten las debilidadesen la Política de Fortalecimiento del Talento Humanopropuesta en el Plan Estratégico 2010-2011, através de la selección, vinculación de personalidóneo y el fortalecimiento de competencias,habilidades y aptitudes de sus servidores públicos,pues en 31 de las 42 registradurias municipales quela componen, la planta de personal está compuestapor un (1) funcionario, tales como Almaguer, Argelia,Balboa, Buenos Aires, Caldoso, Corinto, Florencia,Guapi, Inzá, Jambaló, La Sierra, La Vega, López deMicay, Mercaderes, entre otros. Lo anterior, porausencia de gestión de la RNEC en determinar las

Lo anterior, porausencia de gestión endeterminar las realesnecesidades delservicio de la RNEC ygestionar ante lasEntidades competentesla implementación deuna planta de personalacorde, afectando laadecuada y oportunaprestación del servicio ala ciudadanía en general

vulnerando el principio deespecificidad y especialidad de la función administrativa

Oficiar al nivel central para quegestione ante el Ministerio deHacienda y Credito Público, lainclucion en el anteproyecto depresupuesto Vigencia 2012, losrecursos para ampliar la planta depersonal de la RNEC.

Contar con el talento humanonecesario para atender el debermisonal de la Entidad.

Incluir en el Anteproyecto depresupuesto los recursos paraampliar la planta de personal.

Anteproyecto de presupuesto. 1 01/02/2011 27/04/2011 12 1 100% 12 12 12

7 1503001

Personal Supernumerario - Art. 83 Decreto 1042 de1978. Art. 21 Ley 909 de 2004. Ord. 1° Art. 35 Ley734 de 2002. Resolución 10644 del 14 deseptiembre de 2010. Las Entidades públicas podráncontemplar excepcionalmente en sus plantas depersonal empleos de carácter temporal o transitorio.Su creación deberá responder condicionesespecíficas enlistadas en el artículo 21 de la Ley909 de 2004. Además, la creación de estosempleos deben poseer justificación técnica y suingreso deberá efectuarse con base en las listas deelegibles vigentes para la provisión de empleos decarácter permanente. En este caso, medianteResolución 10644 del 14 de septiembre de 2010, laRNEC ha vinculado en la vigencia 2010 personalsupernumerario para la Delegación Cauca,verificando la Comisión Auditora que dicho personalno está supliendo vacancias ni licencias en el Puntode Control, designándoles y laborando enactividades “transversales” de naturaleza notransitorias. Lo anterior, por incumplimientonormativo, generando irregularidad en la vinculaciónlaboral del personal supernumerario y gastosd i i t ti itid

Lo anterior, porincumplimiento normativo,

Generando irregularidad enla vinculación laboral delpersonal supernumerario ygastos administrativos nopermitidos

Oficiar a la Gerencia de TalentoHumano para que la vinculacion serealice como se fundamenta en lasnecesidades funcionales de laDelegacion Departamental.

Continuar cumpliendo elregimen normativo vigente.

los nombramientos desupernumerarios se realicenacordes con las necesidadesdel servicio de lasdependencias de la DelegaciónDepartamental del Cauca

Solicitud 1 01/03/2011 31/03/2011 4 1 100% 4 4 4






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8 1405004

Contrato adecuación y mantenimiento locativo. Arts.3, 4, 25 Ley 80 de 1993. Cláusulas Contrato deObra 016 de 2009. Art. 3 y 6 de la Ley 610 de 2000.Ord. 34 Art. 48 de la Ley 734 de 2002.El 1 y 2 deseptiembre de 2010 se realizo visita de obra a lasinstalaciones de la Registraduría Civil del Municipiode Santander de Quilichao, con el fin de establecerla ejecución del contrato 016 de 2009 por$13.436.070. En la visita se midieron las actividadesde obra liquidadas y se estableció que lascantidades de los ítem: 6- Pañete muros y 9- Pinturasobre muros vinilo Tipo I, es menor que lo liquidadoen el documento "Cuadro Recibo de Cantidades deObra", que hace parte del acta de liquidación delcitado contrato. Realizados los cálculos sedetermino que el valor presuntamente sin ejecutar es por $2.2 millones. Lo anterior debido a falta deseguimiento y control a la ejecución del contrato loque pone en riesgo la calidad del trabajo efectuadoe incumplimiento del principio de economía. El valordel contrato $13,4 millones se canceló por cuentadel Fondo Rotatorio de la Registraduría . Cabe

t l R i t d i N i l d l E t d Ci il

Lo anterior, porincumplimiento de losdeberes de supervisióny control interno de laRNEC al desarrollo delos objetoscontractuales y loscorrespondientes pagos a contratistas,

Ocasionando presuntodetrimento al patrimonioestatal estimado en $2.2millones. Hallazgo conpresunta connotación fiscal

Requerir al contratista para quecumpla con las falenciaspresentadas en este contrato

Cumplimiento al contrato 016 de2.009 evitando acccionesadministrativas

Mejoramiento de la imageninstitucional en la sede deSantander de Quilichao

Requerimiento 1 22/01/2011 28/02/2011 5 1 100% 5 5 5

9 1405004

Contrato 439 de 2008 Arts. 3, 4, 26 y 32 Ley 80 de1993. Arts. 19 y 20 Decreto 568 de 1996. Ord. 1°Art. 35 Ley 734 de 2002. Contrato 439 de 2008,cuadros de obra ejecutada del acta de liquidacióndel 7 de octubre de 2010.La Registraduría Nacionaldel Estado Civil celebró el Contrato 439 de 2008con el Consorcio SFS, acumulando en el mismoobjeto contractual actividades que corresponde adiferentes modalidades de contratación pública, esto es, contrato de consultoría para los estudios ydiseños, y contrato de obra para la construcción,reconstrucción y obras complementarias, como seevidencia en la Cláusula Primera “…Realizar losestudios, diseños y construcción de las Oficinas delCentro de Acopio, la reconstrucción de la cubierta yobras complementarias en la DelegaciónDepartamental del Cauca…”.La RNEC expidió elCDP N° 3244 del 2 de diciembre de 2008 por$251,3 millones para garantizar la apropiación derecursos para la mencionada contratación. Secanceló un anticipo por $124,5 millones y sinterminar la ejecución del contrato ni haberloliquidado, se hizo uso de los recursos restantes en

Lo anterior, porincumplimiento normativo por parte dela Entidad contratante,

Afectando el principio detransparencia, selecciónobjetiva de la contrataciónpública y el principio deresponsabilidad eincumplimiento de los finesestatales.

Continuar dando cumplimiento a lanormatividad vigente tanto enmateria contractual comopresupuestal.

01/02/2011 31/12/2011

10 1405004

Incumplimiento del objeto Contractual, Estabilidadde Obra. Arts. 3, 4, 25 Ley 80 de 1993. Contrato439 de 2008, cuadros de obra ejecutada del acta deliquidación del 7 de octubre de 2010. Art. 3 Ley 610de 2000. En inspección física realizada el 2 denoviembre de 2010 a la obra ejecutada en elContrato 439 de 2008 se observó que el ítem 3.2.2Piso Madera incluido en el Capítulo 3. Otras ObrasEdificación Existente Complementarias por valortotal de $12,6 millones -ejecutado en la segundaplanta de la sede de la Registraduría Civil enPopayán- presenta deflectación en diferentessectores, esto es, ondulaciones causadas porerrores en el proceso constructivo al no dejardilataciones en la superficie instalada delmencionado piso de madera laminada, conforme sedemuestra en el registro fotográfico. Además, no seaportó evidencia de haber hecho efectiva la pólizade estabilidad.- Lo anterior debido a deficiencias enla supervisión de la ejecución del contrato, lo queconlleva a que la segunda planta de la sede no seesté utilizando en espera de que se adopte unamedida que garantice la calidad y estabilidad de laobra por lo tanto genera hacinamiento por los

Lo anterior debido adeficiencias en lasupervisión de laejecución del contrato,

Lo que conlleva a que lasegunda planta de la sedeno se esté utilizando enespera de que se adopteuna medida que garantice lacalidad y estabilidad de laobra y por lo tanto generahacinamiento por lospuestos de trabajodesplazados hacia otrasáreas.

Requerir al contratista para queexplique, cumpla y aclare lasfalencias presentadas en estecontrato

Cumplimiento al contrato 439 de2.008 evitando acccionesadministrativas

Mejoramiento de la imageninstitucional en la sede de laDelegacion Departamental yRegistraduria Especial dePopayan.

Requerimiento 1 01/01/2011 31/01/2011 4 1 100% 4 4 4






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11 1701006

DONACIÒN TERRENOS PARA SEDES.-Artículo209 de la Constitución Política. Artículo 8 Ley 42 de1993. Artículo 61 Decreto 2241 de 1986; articulo 26de ley 80 de 1993, ord. 4º .A la RNEC le fuerondonados por parte de los municipios de BuenosAires, Sotará, Totoró y Almaguer entre 1988 al 2000, cuatro (4) lotes para construcción de sedes propias.Sin embargo, la RNEC dejó vencer los términos dela condición resolutoria al no apropiar oportunamentelos recursos para su construcción y ordenó surestitución inmediata , pese a que la norma electoralobliga a atender con cargo a los recursos del FondoRotatorio los gastos relacionados con construcción ycompra de edificaciones que requiera laorganización electoral. Lo anterior, evidenciadebilidades en la administración de bienes yrecursos e ineficiencia para la apropiación oportunade los recursos públicos, afectando el principio deeconomía que debe orientar la gestión pública yocasionando gastos administrativos que hubiesenpodido ser evitados. Connotación administrativa

Lo anterior, evidenciadebilidades en laadministración debienes y recursos eineficiencia para laapropiación oportuna delos recursos públicos,

Afectando el principio deeconomía que debe orientar la gestión pública yocasionando cuantiososgastos administrativos quehubiesen podido serevitados

Oficiar a la Administracin centralpara que se solicite la apropiacionpresupuestal al Ministerio deHacienda para la construcccion delas sedes en los lotes donados.

tener claridad respecto a losbienes donados a la Entidad.

Contar con sedes propias enlos municipios lotes legalizados 100 01/02/2011 30/06/2011 21 0% 0 0 21

12 1802001

Instalaciones Locativas.- Arts. 1° y 53 de laConstitución Nacional. Arts. 80, 84, 92, 110, 111 yc.c. Ley 9 de 1979 y Arts. 3 y c.c. del Decreto 614de 1984. En las Registradurías Municipales deSantander de Quilichao, Caloto, Mercaderes yBolívar y en la Registraduría Especial de Popayán, la Contraloría General de la República evidenció el malestado de las instalaciones locativas, las cualespresentan, entre otras situaciones, alto grado dehumedad, paredes deterioradas, falta de ventilación,instalaciones eléctricas y telefónicas expuestas y enmal estado, carencia de espacios que garanticen laconservación y organización de los documentos yarchivos, estanterías y archivadores en mal estado oimprovisados, equipos de cómputo y mobiliarioobsoletos que permanecen expuestos, inadecuadadistribución de los puestos de trabajo y hacinamiento de los funcionarios, carencia del servicio de aseo yde condiciones de higiene básicas. En el registrofotográfico que evidencia la crítica situación de lasinstalaciones locativas donde operan lasRegistradurías Municipales del Departamento del

Lo anterior, generadopor falta de gestiónadministrativa ypresupuestal en procurade mejorar lascondiciones de lasinstalaciones de losmunicipios donde operala RNEC, así como elincumplimiento de lasobligaciones básicas enmateria de saludocupacional, especialmente lorelacionado con laprevención riesgosprofesionales

afectan de manera grave ydirecta la calidad en laprestación del servicio a laciudadanía y pone en riesgola salud, la vida y el trabajoen condiciones dignas delos servidores y contratistasque permanecen en dichasinstalaciones

Soliictar a la GerenciaAdministrativa y Financiera de laR.N.E.C., para que situe losrecursos necesarios para elmejoramiento requrido en nuestrassedes propias (Popayan, Bolívar,Santander y Timbiquí). Requerir alos contratistas de inmueblesarrenados, para que losmejoramientos respectivos,sopena del cambio de sedes

Mejoramiento locativo de lassedes

Mantener las sedes con unamejor disposición para laatención al usuario y mejorcalidad de vida laboral paranuestros empleados

Solicitud 1 01/02/2011 30/06/2011 21 1 100% 21 21 21

13 1701006

Seguridad y Servicio de Vigilancia Art. 43 Decreto1010 de 2000. N° 7.5.5 NTCGP1000:2009. Ley 9de 1979. Decreto 1295 de 1994. Resolución 2400de 1979. Resolución 1016 de 1989 A excepción delas sedes de Delegación del Cauca, la RegistraduríaEspecial de Popayán y la Municipal de Santander deQuilichao, las restantes 39 sedes de la RNEC en elCauca no cuentan con Sistema de Seguridadpersonal ni técnico Adicionalmente, no poseensistemas adecuados ni herramientas que permitangarantizar la seguridad de las personas,edificaciones, cédulas y demás documentos de laciudadanía.En las Registradurías Municipales deSantander de Quilichao, Bolívar, Caloto yMercaderes se evidenció que las puertas que dan alexterior y los accesos internos no poseen sistemasde seguridad ni alarmas, las puertas y cerraduras seencuentran deterioradas y algunos espacios nocuentan con ellas. Las ventanas por su estado dedeterioro ponen en riesgo la seguridad de lasinstalaciones. Estas situaciones obedecen a laausencia de mecanismos de control que garanticenun sistema de seguridad personal y técnico,deficiencias originadas en la falta adec ación de las

la ausencia demecanismos de controlque garanticen unsistema de seguridadpersonal y técnico,deficiencias originadasen la falta adecuaciónde las instalacioneslocativas en lo que serefiere a la seguridad,vigilancia, así comopara la adquisición deelementos mueblesnecesarios para laadecuada guarda ycustodia del materialque maneja la RNEC

Lo anterior genera, un altoriesgo para el personal de la entidad, sus bienes yequipos, así como tambiénriesgo de pérdida y/ oalteración de cédulas,tarjetas alfabéticas,registros civiles y demásdocumentación.

Oficiar a la Administración central,para que situe los recursosnecesarios para la contratación devigilancia en sedes propias ycontratadas, así copmo laadquisición de muebles paraguarda de material de la Institucióny en su defecto se celebre unconvenio de colaboracióninterintitucional con la PolicíaNacional, para que nos preste eseservicio

Garantizar la seguridad de losbienes y documentosinstitucionales

Mantener nuestras sedesvigiladas y documentosguardados para su custodia

oficio 1 01/02/2011 31/03/2011 8 1 100% 8 8 8






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Puntaje Logrado por

las Metas (PLAI)







Meta

14 1702100

Sistemas de Información Proceso de Cedulación.Párrafo 2 numeral 4.2.4. Artículo 6.3NTCGP1000:2009. Principios de seguridad en lainformación.- Analizados los sistemas deinformación para el proceso de cedulación seencontraron las siguientes debilidades: En ladelegación de la Registraduría del Estado Civil delDepartamento del Cauca así como en las sedes delas Registradurías Municipales visitadas seevidenció que no existen copias de seguridadactualizadas de la información para el proceso deduplicados y renovaciones de cédulas. Además, seconstató que las copias de seguridad se encuentranubicadas sin ninguna protección ni restricción apersonal no autorizado. Se evidenció que losequipos servidores carecen de protección yrestricción de acceso a personal no autorizado. LaRegistraduría Nacional asignó módems (Servicio deInternet Móvil) y un módem Inalámbrico con el fin deque ocho (8) municipios del Departamento delCauca pudieran acceder a la base de datos en línea.Sin embargo solamente fue posible el accesodurante un mes, pues el servicio fue suspendido porSAGEM Securty, responsable del acceso al enlace

Esta deficienciaobedece a la falta delineamientos específicos en losmecanismos de controlinterno para losprocesos deinformación en cuanto ala generación y custodiade copias de seguridady protección de losequipos servidores, asícomo también endeficiencias en lossistemas deinformación con el NivelCentral,

lo que genera riesgos depérdida de la información óla indebida utilización deésta, inoportunidad en laremisión de información alANI y demora en laexpedición de la nuevascédulas y renovacionesafectando a la ciudadanía.

Implementar los mecanismosnecesarios para que se realicenlas copias de seguridad y custodiade estas, además que se tenga elservidor, archivo alfabetico ydecadactilar con accesorestringido.

Solicitar a la gerencia deinformática a fin de que se desolución al servicio de Moden paralas Registradurias que tienen esteservicio.

Evitar eventuales pérdida dedocumentos e información delos archivos de las registradurias del Departamento del Cauca

Tener un archivo seguro ycopias de seguridad de todoslos tramites realizados a fin deresponder oportunamente encaso de ser requerido evitandodemoras en los trámites

Memorandos

Solicitud

2 01/02/2011 31/03/2011 8 2 100% 8 8 8

Dar de baja todos los bienesmuebles y equipos de oficinainservibles con el fin de que seactualice el inventario.

Resoluciòn de baja de los elementos 1 01/02/2011 31/07/2011 26 0% 0 0 0

Reportar al Almacen Centralpara Descargar los bienes dados debaja del inventario.

Inventario actualizado 1 01/02/2011 31/07/2011 26 1 100% 26 0 0

Dotar de nuevos equipos ymuebles a las oficinas de laDelegaciòn.

Solicitar a oficinas centrales ladotaciòn equipos y mueblesnuestras oficinas

Memorando

1 01/02/2011 31/07/2011 26 1 100% 26 0 0

16 1905001

Archivo y Gestión Documental.-Ley 594 de 2000.Acuerdos 048, 049 del 2000 y 042 del 2002 AGN.Instructivo I-GAF-GD-002 RNEC. Pese a laexistencia de tablas de retención documentaladoptadas por la RNEC, en el Punto de ControlDelegación del Cauca persisten las siguientesdebilidades: Inaplicabilidad de las tablas deretención documental. Las unidades deconservación se encuentran en mal estado y no sonreemplazadas paulatinamente. Se encuentranelementos diferentes a los archivadores y mueblesnecesarios para el archivo, lo que puede generarriesgo de daño o pérdida de la información. Lainformación en general no se encuentra foliada y seevidenció gran parte de ella desordenada. Lossoportes de los procesos misionales de la entidad,como los del registro civil, en algunos casos estándesorganizados, mal identificados y/o malarchivados. Lo anterior como consecuencia de lafalta de implementación de controles efectivos einobservancia de las normas, lo que puede generardeterioro y pérdida de los documentos, demora enla entrega de la información a los distintos usuarios.De esta situación se dará traslado al Archivo General

falta de implementaciónde controles efectivos einobservancia de lasnormas

lo que puede generardeterioro y pérdida de losdocumentos, demora en laentrega de la información alos distintos usuario

Oficiar a la Dirección Administrativay Financiera para la asignación derecursos para la implementaciónlogistica del Archivo. Oficiar a laGerencia del Talento Humano,para capacitación eimplementación del archivo.

Tener un archivo eficaz yeficiente

Evaluar las falencias. Adecuarel archivo General y Capacitar alos funcionario(s) encargado desu manejo.

Oficios 2 01/02/2011 31/12/2011 48 1 50% 24 0 0

15 1602002

Inventarios y Bajas de bienes.-Plan General deContabilidad, Título II Numeral 9.1.1.4 -163.Inventarios Art. 2° de la Resolución 357 de2008 de la Contaduría General de la Nación-Procedimientos de Control Interno ContableProcedimiento para la Implementación y Evaluacióndel Control Interno Contable Capitulo 4. ActividadesMínimas A Desarrollar. En contravía del PlanGeneral de Contabilidad y del Sistema de ControlInterno contable, el Punto de Control no realizóperiódicamente la toma física de inventarios yconciliación de saldos con los registros contables,pues en la Delegación del Departamento del CaucaRNEC se encontró que el último inventario físico seefectuó el 31 de diciembre de 2008.Adicionalmente, en las Registradurías Municipalesde Santander de Quilichao, Caloto, Bolívar yMercaderes y la Registraduría Especial de Popayán

estos valores incluidosen el balancedesfiguran los estadoscontables de la entidad

lo que ocasionasobrestimación de losactivos

Citar al comité de peritaje a fin deque se evalúen los bienesinservibles y se den de baja.

Solicitar los recursos necesariospara la reposición de los mueblesy equipos de oficina.

Descargar los bienes dados debaja de inventarios.

Sacar de inventario los bienesmuebles y equipos de oficinainservibles. Solicitar a oficinascentrales su reposición.






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las Metas (PLAI)







Meta

Proyectar una circular a cercade la obligatoriedad de adoptarestrategias unificadas deinformación de conformidadcon la política de informaciónadoptada por la Entidad en laResolución 2197 de 2009

Circular 1 01/01/2011 31/01/2011 4 1 100% 4 4 4

Informe de seguimientobimensual del cumplimientooportuno del reporte de lainformación estadística porparte de los Registradores

Informe 6 01/03/2011 31/01/2012 48 2 33% 16 0 0

Elaboración de un sistema deinformación que permita elcruce eficiente del materialdecadactilar asignado a cadamunicipio, su utilización yrespectivos saldos

Sistema de Información

automatizado1 01/12/2010 31/01/2011 9 1 100% 9 9 9

Informe mensual de utilizacióndel material decadactilar porparte de cada RegistraduriaMunicipal

Informe 11 01/01/2011 31/12/2011 52 4 36% 19 0 0

elaboración de un cronogramade mantenimiento

Cronograma 1 01/12/2010 01/12/2010 0 1 100% 0 0 0

Ejecución del cronograma demantenimiento

Documento soporte de visitas y

mantenimiento12 06/12/2010 28/02/2011 12 12 100% 12 12 12

5 1602002

En la Registraduria Nacional del Estado CivilDelegación Quindío aparecen relacionados en losinventarios, muebles y enseres, equipo de oficina yequipo de computación que se encuentrancatalogados como inservibles, a la fecha no se lesha dado de baja, disminuyendo el espacio físicodisponible; contraviniendo lo establecido encapítulos I, II artículo 3 numeral 3.1.2,III artículo4,5,6 y 7, IV, V y VI artículos 16 y 18 de laResolución interna No. 402 de 2010, por la cual seestablecen los procedimientos para la enajenaciónde bienes muebles, se actualiza la conformación delcomité de peritaje para la baja de bienes muebles en la RNEC.

Inaplicabilidad de laResolución No. 402 de2010 por medio de lacual se establecen losprocedimientos para laenajenación de bienesmuebles de propiedaddel Fondo Rotatorio dela RegistraduriaNacional del EstadoCivil, se actualiza laconformación delcomité de peritaje parala baja de bienesmuebles y se deleganunas funciones.

La situación expuestagenera un espacio físicodisminuido por los arrumesde bienes mueblesinservibles y genera riesgode enfermedades en losfuncionarios por la cantidadde polvo que acumulenafectando su bienestar.

Realizar en Proceso de Baja deBienes en la Delegación delQuindio

Depuración del inventario yeliminar inservibles que ocupanespacio físico importante.

Elaborar acto administrativo debaja de bienes, de acuerdo conla resolución 402 de 2010

Resolución 1 01/01/2011 28/02/2011 8 0% 0 0 8

bienes reportados (inventario físico)

________ bienes actualizados en

sistema LEADER

100 01/11/2010 30/11/2010 4 0% 0 0 4

2 50% 26 0 0

La anterior situación sepresenta debido a queel antivirus no lograconectarse a losservidores deactualización de virus enel momento en el queintenta realizar dichaoperación.

Falta de control sobrelos registros efectuadospor el centro de Acopiode la DelegaciónQuindío, y en el reportede seriales De las tarjetasdecadactilares

2

Desarrollar el mantenimiento delos equipos PMT II en lasDelegaciones Departamentalesdonde se incluya la actualizaciónde los antivirus y así contribuircon la protección de lainformación almacenada endichos equipos

DELEGACIÓN DEPARTAMENTAL DE QUINDÍO

1

Consolidar información quesustentados en su veracidad,garantice una acertada toma dedecisiones y rendición decuentas a la ciudadanía

Documento 4 01/02/2011 31/01/2012

Medir la gestión de lasDelegaciones Departamentalesa través de indicadores degestión

Basado en la informacionconsolidada en el sistemaSIGES, se medirá a traves dela aplicación de indicadores, los resultados obtenidos en laejecucion de las metasprogramadas y concertadascon el nivel central

52

Incumplimiento de las

1. Aplicar la circular 069/2010,Resolución 402/2010 FRR Y8149 /2010 RNEC, con elpropósito de levantar elinventario físico de bienes a 31de diciembre (cierre fiscal),

Conseguir la actualización de losantivirus que operan en losequipos de PMT II y realizar elproceso de vacunación de virusinformáticos en los mismos

4 2202002

La entidad cuenta con antivirus pero el software seencuentra desactualizado en los equipos de PMTII yno posee bases de datos de definición de virus aldía poniendo en peligro la información que allí sealmacena, incumpliendo lo establecido en el artículo2 de la Ley 87 de 1993, especialmente en losliterales a) y e). La anterior situación se presentadebido a que el antivirus no logra conectarse a losservidores de actualización de virus en el momentoen el que intenta realizar dicha operación.

La situación expuesta poneen riesgo la informaciónalmacenada en los equiposinformáticos.

Genera incertidumbre en lainformación consolidada dela Delegación y aumenta elriesgo de permitir posiblesadulteraciones en losdocumentos deidentificación para cometeractos contra la seguridadnacional.

Garantizar un control efectivo de latenencia y utilización de cada unade las tarjetas decadactilares quehan sido confiadas a losmunicipios

Evitar perdida de tarjetasdecadactilares y su posibleutilización en hechosfraudulentos

3 1905001 1903007

La Resolución 2534 del 31 de mayo de 2007establece el manual de procesos y procedimientospara la atención de solicitudes y expedición decédulas por parte de las Registradurias Especiales yMunicipales indicando en sus apartes el paso que sedebe seguir si se daña la tarjeta decadactilar porinconsistencias en los datos del ciudadano.Verificados los controles realizados por laDelegación Quindío a las tarjetas decadactilaresanuladas por la Registraduria Especial de Armenia,las Registradurias Municipales de Calarcá, Circasia,Montenegro, Quimbaya y La Tebaida, se pudoconstatar que ésta no supervisa correctamente los

Elaborar informes estadísticos deproducción, con información verazy oportuna.

Los indicadores de eficacia presentados por laRNEC-Delegación Quindío en el informe deejecución del Plan de Acción Operativo del primersemestre de 2010, no obedecen a las formulasespecificadas en las hojas de vida de losindicadores, como el caso de indicador F-PDE-DM-007 Actualización del sistema de información deIdentificación para CC del macroprocesoIdentificación, donde la formula del indicadorestablece el No. actualizaciones realizadas paraCédula de Ciudadanía en el Sistema de Informaciónsobre el Total población mayor de 18 años, mientrasque la Delegación muestra como indicador el mismo

Indicadores de eficaciapresentados no seencuentran acorde conlas formulas especificasen las hojas de vida delos indicadores

Esta situación no permiterealizar una evaluacióncompleta de la gestión dela RNEC DelegaciónQuindío por parte de laContraloría General de laRepública

Estructurar el plan de acciónoperativo estableciendo lasactividades y los indicadores quepermitan medir la gestión en lasDelegaciones Departamentales y asu vez, esto contribuya a losobjetivos de los procesos

1101100

La Resolución 2197 del 16 de abril de 2009 por lacual la Registraduria Nacional del Estado Civiladopta la política de información y comunicaciónpública en su articulo 1° establece el compromisode proporcionar información objetiva, relevante,verificable y pertinente, sin embargo, la DelegaciónDepartamental del Quindío en el informe deejecución del Plan de Acción Operativo del primersemestre de 2010 muestra datos que no sonconcordantes con los informes de actividadespresentados por las Registradurias Municipales deArmenia, Calarcá, Circasia, Montenegro, Quimbaya ySalento. Situación que denota carencia de criteriosunificados para el manejo de la información y demecanismos de control interno, lo que puedegenerar inconsistencias en la rendición de cuentasde los procesos misionales de la Registraduria

Información sobreproducción dedocumentos deidentificación, reportadade manerainconsistente

Emisión de información noconfiable para los usuariosexternos

1904001






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las Metas (PLAI)







Meta

bienes reportados POR NOVEDADES ________ bienes

actualizados en sistema LEADER

100 01/12/2010 10/01/2011 6 0% 0 0 6

2. Realizar en Coordinación con el grupo de contabilidad laconciliación entre los saldoscontables y el inventario físicode bienes en oficinas centralesy delegacionesdepartamentales.

SALDO INVENTARIOS

___________ SALDO CONTABILIDAD

100 01/01/2011 30/01/2011 4 0% 0 0 4

7 1604100

Verificados los títulos de bienes inmuebles dondefuncionan las Registradurias Municipales seestableció que las oficinas de Salento y Quimbaya,funcionan dentro de las instalaciones físicas de lasalcaldías de cada uno de estos Municipios,constatando que no existe documento que formaliceel uso de algunas instalaciones por parte de laRNEC pudiéndose generar inseguridad jurídica.Contraviniendo los artículos 39 y 41 de la Ley 80 de1993.

Inaplicabilidad de losartículos 39 y 41 de laley 80 de 1993.

Riesgo de originarse gastospor concepto dearrendamiento, por no existir por escrito el acuerdo devoluntades.

Gestionar la legalización de loscontratos de comodato de laRegistradurias de Quimbaya ySalento

Conseguir la certeza jurídica deluso de los inmuebles dondefuncionan las Registradurias deQuimbaya y Salento

Gestionar la legalización de loscontratos de comodato con lasadministraciones municipalesde Salento y Quimbaya

Oficios 2 01/10/2010 30/11/2010 9 2 100% 9 9 9

8 1302001

En la Registraduria Nacional del Estado CivilDelegación Quindío, se evidencia falta desupervisión de los grupos en la organizaciónadministrativa desconcentrada tales como: falta decoordinación para el desempeño de funciones delasistencial encargado del aseo y cafetería en lasinstalaciones locativas de la Registraduria Especialde Armenia, ausencia de instrucciones que permitanel uso racional de la energía eléctrica en laDelegación; de acuerdo a lo establecido en el títuloI, artículo 5, subtitulo III, numeral 10 literales a), b) Y14) de la Resolución Interna 8479 de fecha 12 dediciembre de 2008 y la Circular 2 de 2008 delDepartamento Administrativa de la Presidencia de laRepública Departamento de la Función Pública.(Párrafo cuarto)

Inaplicabilidad delartículo 4, literales a y bde la Resolución 8479de diciembre 12 de2008.

La situación expuestagenera inoperancia en elejercicio de la direcciónadministrativa de la entidaden el nivel desconcentrado.

Establecer acciones desupervisión en las diferentesactividades que se desarrollandentro de las actividadesmisionales y de apoyo

Garantizar el oportuno ejerciciode las funciones asignadas encumplimiento de los objetivosinstitucionales

Solicitar a los RegistradoresEspeciales de Armenia,informes periódicos de lasactividades de controlejecutadas dentro de sudespacho y en especial,aquellas relacionadas conquien desempeña la función deauxiliar de servicios generales

Informe 4 01/01/2011 31/12/2011 52 1 25% 13 0 0

9 1905001

En las Registradurias Municipales de Salento,Circasia, Quimbaya, Montenegro y Calarcá, seevidenció que las carpetas que contienen losdocumentos de las diferentes áreas, no seencuentran foliadas, no contienen tablas deretención documental, lo que indica que el archivode gestión documental no se encuentra al día, deacuerdo a los parámetros establecidos en la ley 594de 2000 por medio de la cual se dicta la ley generalde archivos (Artículos 11, 12 y 26). Situación que nogarantiza un control efectivo sobre los registros quemaneja la Entidad en sus diferentes procesos.

Inaplicabilidad de la LeyGeneral de Archivo 594de 2000.

Situación que no garantizaun control efectivo sobre losregistros que maneja laEntidad en sus diferentesprocesos.

Dar aplicación a la ley general dearchivo y tablas de retencióndocumental de la RNEC

Garantizar un registro oportuno yeficiente de la información ydocumentación generada comoproducto de la gestión de laRNEC

Exigir mediante circular, laaplicación a la ley general dearchivos y tablas de retencióndocumental adoptadasmediante resolución 2252 de2009, estableciendo un tiempoprudencial para suimplementación definitiva.

Circular 1 01/01/2011 31/01/2011 4 1 100% 4 4 4

10 1603002

Una vez realizada la visita a las RegistraduriasMunicipales, se evidenció que a las instalacioneslocativas no se les ha realizado mantenimiento, enespecial la Registraduria Municipal de Calarcásiendo propiedad de la entidad auditada, seencuentra en un alto grado de deterioro, poseehumedades, goteras, cielo raso en madera dañado,piso dañado, revoque de una parte de la plancha enel primer piso caído y otra por desprenderse. Lo que genera riesgo físico contra los funcionarios y equipode cómputo. Contraviniendo lo establecido en elobjetivo estratégico No. 4 correspondiente al planestratégico 2010-2011, el cual tiene como ejeestratégico 5. el mejoramiento de la infraestructuraen todos los órdenes.

Incumplimiento del4.objetivo estratégico,enmarcado en el ejeestratégico 5.Mejoramiento de lainfraestructura en todoslos órdenes.

Riesgo físico contra losfuncionarios y equipo decomputo de la RegistraduriaMunicipal de Calarcá.

Ejecutar los contratos de obra ymantenimiento en la edificacióndonde funciona la Registraduriamunicipal de Calarca Quindio

Garantizar una adecuadaconservación de lasinstalaciones físicas de laedificación donde funciona laRegistraduria municipal deCalarca

Realizar el mantenimiento físico de la edificación dondefunciona la Registraduriamunicipal de Calarca Quindio

Contrato 2 01/09/2010 31/12/2010 17 2 100% 17 17 17

Confrontar físicamente loselementos recibidos bien seaen calidad de comodato odonación, con la informacióncontenida en las actas deentrega o facturas

Certificado 6 01/11/2010 15/02/2011 15 6 100% 15 15 15

En el inventario de activos por localización originadopor el nivel central aparecen bienes muebles a cargode ex funcionarios de la Delegación Quindío, lo queindica que los inventarios individuales cargados a losfuncionarios de esta Delegación no se encuentranactualizados, lo que genera riesgo de pérdida de losbienes y evidencia falta de control sobre losmismos. Contraviniendo lo establecido en el artículo2 literal e) de la ley 87 de 1993.

Actualizar el inventario de bienes propiedad de la entidad,individualizándolos en susrespectivos tenedores

1601003

funciones delalmacenista de acuerdoal artículo quinto de laResolución No. 066 dejunio de 2008. Y de losDelegados Departamentales deacuerdo a la ResoluciónNo. 8479 de 12 dediciembre de 2008.

La situación expuestagenera riesgo de pérdidade los bienes y evidenciafalta de control sobre losmismos.

registrando las novedadesreportadas en el sistemaLEADER (ingresos, traslados,bajas) para la individualizaciónde inventarios de todos losfuncionarios de la Entidad, endelegaciones departamentalesy Oficinas centrales.

6Aplicar la normatividad para ellevantamiento y actualización deinventarios






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las Metas (PLAI)







Meta

bienes reportados (inventario físico)

________ bienes actualizados en

sistema LEADER

100 01/11/2010 30/11/2010 4 0% 0 0 4

bienes reportados POR NOVEDADES ________ bienes

actualizados en sistema LEADER

100 01/12/2010 10/01/2011 6 0% 0 0 6

Realizar en Coordinación con elgrupo de contabilidad laconciliación entre los saldoscontables y el inventario físicode bienes en oficinas centralesy delegacionesdepartamentales.

SALDO INVENTARIOS

___________ SALDO CONTABILIDAD

100 01/01/2011 30/01/2011 4 0% 0 0 4

Prohibir a los Registradoresmunicipales, el préstamo de lostomos de Registro Civil a losciudadanos

Circular 1 15/01/2011 31/01/2011 2 1 100% 2 2 2

Dotar de una fotocopiadora a laRegistraduria Municipal deCalarca

Acta 1 01/11/2010 30/11/2010 4 1 100% 4 4 4

Realizar el diagnostico delestado de los Centros deComputo de las Delegacionesde Antioquia, Atlantico,Santander y Valle.

Documento de diagnóstico 4 01/02/2011 04/05/2011 13 3 75% 10 10 13

Realizar las adecuacionesrequeridas acorde con losdiagnósticos realizados en losdepartamentos de Antioquia, Atlántico, Santander y Valle

Adecuaciones realizadas 4 01/05/2011 30/08/2011 17 0% 0 0 0

2 2202002

Se evidenció que el centro de Cómputo Principal nocumple con las normas de seguridad física yambiental estándar, toda vez que dentro de éste seencuentran ubicadas otras oficinas en donde laboranfuncionarios con elementos inflamables como papel,cajas de cartón y escritorios de madera; tampocoposee aire acondicionado focalizado y existenservidores con su respectivo cableado ubicados enel piso. Igualmente, en las DelegacionesDepartamentales de Antioquia, Valle, Santander yAtlántico se observaron las mismas circunstancias.

Se incumple el artículo2, literal f) de la Ley 87de 1993.

Situación que denotadebilidades en la seguridadfísica de los centros decómputo de la Entidad, estoconlleva un alto riesgo a laeventual ocurrencia de unincendio y por ende lapérdida de bienesmateriales y de informaciónconfidencial y de seguridadnacional.

Verificar las condiciones físicas delos centros de computo para queposteriormente se realice lasolicitud de presupuesto ycontratación de lo requerido.Para las Delegaciones deAntioquia, Atlántico, Santander yValle, este hallazgo se subsanacon las metas planteadas en elHallazgo No. 1.

Dar cumplimiento al artículo 2,literal f) de la Ley 87 de 1993,mejorando las condiciones deseguridad de los centros decomputo para evitar futurosinconvenientes.

Solicitar los recursos para ejecutar las adecuaciones del centro de cómputo del quinto piso en la sede CAN en el año 2012, acorde con el diagnóstico realizado

Solicitud de recursos 1 01/03/2011 30/04/2011 9 1 100% 9 9 9

11 1602003

Evitar la perdida de informaciónde Registro Civil, básica para laidentificación de los ciudadanos

Actualizar el inventario de bienes propiedad de la entidad,individualizándolos en susrespectivos tenedores

Aplicar la circular 069/2010,con el propósito de levantar elinventario físico de bienes a 31de diciembre (cierre fiscal),registrando las novedadesreportadas en el sistemaLEADER (ingresos, traslados,bajas) para la individualizaciónde inventarios de todos losfuncionarios de la Entidad, endelegaciones departamentalesy Oficinas centrales

Dar cumplimiento a lasnecesidades presentadas enlos centros de computo con elfin de mejorar las condicionesfísicas de los mismos dandocumplimiento al art. 2 literal f dela ley 87 de 1993, y el articulo 4de la Resolución 3257 deagosto 5 de 2005.

12 1603003

En la Registraduria Municipal de Calarcá, se estáprestando la documentación original, la cual se utilizafuera de las dependencias de la RNEC parafotocopiado en razón a que no se cuenta con unmecanismo de reproducción o fotocopiado quepermita facilitar el registro a los ciudadanos con losriesgos de pérdida, adulteración y los que segeneran respecto a confidencialidad de lai f ió I li d l t bl id l lit l

A la RegistraduriaMunicipal de Calarcá nose le ha suministradouna fotocopiadora paraagilizar el trámite de losdocumentos de registrocivil de los ciudadanos.

Riesgo de pérdida de lostomos que contienen losregistros de losdocumentos deidentificación de losciudadanos.

Evitar el préstamo de los tomoscontentivos de los RegistrosCiviles, a los ciudadanos

1 2202002

Se observó que los patch-cord que van del patchpanel al Switch de los centros de cómputo, no estándebidamente marquillados y ajustados dentro de losorganizadores del rack presentando gran cantidadde cableado a la vista como se aprecia en lasDelegaciones Departamentales de Antioquia,Atlántico, Santander y Valle. Es el caso que en laDelegación Departamental del Valle, parte delcableado eléctrico esta a la vista, sin el cumplimientode normas sobre ubicación y seguridad dentro delcentro de cómputo.

Aplicar la normatividad para ellevantamiento y actualización deinventario de bienes donados

AUDITORIA ESPECIAL - I SEMESTRE DE 2010GESTIÓN TECNOLÍGICA DE LA INFORMACIÓN

En la Registraduria Especial de Armenia y lasRegistradurias Municipales de Calarcá, Circasia yMontenegro, no se han legalizado los elementosrecibidos en calidad de donación en el procesoelectoral ante el nivel central para ser incluidos en elinventario físico de la Registraduria, lo querepresenta riesgo de pérdida y denota falta decontrol sobre los mismos. Incumpliendo loestablecido en el artículo 2 literal a) de la ley 87 de1993.

A la fecha no se hanlegalizados loselementos recibidoscomo donación de lasalcaldías municipales.

Esta situación puedeocasionar un corto eléctricoy por ende consecuenciasgraves de seguridad tantoen la sede como en losCentros de Cómputo, lo que implica pérdida de activosrepresentados en Hardwarey/o en Software, al igual quela información sensible de la Entidad.

Se realizarán los diagnósticoscorrespondientes para lasdelegaciones de Antioquia,Atlántico, Santander y Valle, con elobjetivo de ser atendidos losrequerimientos presentados endichos diagnósticos.

Por lo tanto se incumpleel artículo 2, literal a) y f)de la Ley 87 de 1993 yel artículo 4 de laResolución 3257 deagosto 5 de 2005.

Incrementa el riesgo depérdida de los elementos y Por ende falta de controlsobre los mismos






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Meta

Cronograma de actualización de Base de Datos de Booking para los departamentos de Santander y Valle mediante el contrato 258 de 2010

Cronograma 1 01/01/2011 16/03/2011 11 1 100% 11 11 11

Seguimiento del cronograma de actualización de las bases de datos de Booking de los departamentos Valle y Santander

Seguimiento realizado 100 01/03/2011 30/07/2011 22 100 100% 22 0 0

Realizar las actualizaciones delas bases de datos de lasbooking en las Delegacionesde Valle y Santander

Formato de Segumiento diligenciado

5 01/04/2011 30/08/2011 22 3 60% 13 0 0

4 2202002

El cliente de antivirus local en los equipos de PMTIIse encuentra desactualizado desde noviembre2009.

Incumpliendo el artículo2, literal a) de la Ley 87de 1993 y el literal 2 delartículo 2 de laResolución 3257 deagosto de 2005.

Situación que evidenciadebilidades en la gestiónadministrativa de la consolaantivirus a nivel central. Porlo tanto frente a un ataquede virus o de denegaciónde servicio, la Entidad seexpone a la pérdida dedatos sensibles.

La RNEC con el fin de contar con un sistema de Identificación (menores - Registro Civil SIRC y mayores - Cedulación) seguro confiable y actualizado con vulnerabilidad a cero en infraestructura computacional física y lógica, suscribió el contrato 258 de 2010 para efectuar, en el orden nacional, el mantenimiento preventivo y correctivo, en el cual se encuentra incluido el antivirus

Contar con un sistema de Identificación (menores - Registro Civil SIRC y mayores - Cedulación) seguro confiable y actualizado con vulnerabilidad a cero en infraestructura computacional física y lógica

Actualización de los antivirus en los equipos PMT II a través del contrato 258 de 2010

Actualizaciones realizadas de antivirus 100 17/09/2010 16/03/2011 26 100 100% 26 26 26

Oficialización del sistema de gestión de seguridad de información donde se encuentren las buenas practicas en el uso de las herramientas tecnológicas

Documento de sistema de gestión de

seguridad de la información

1 01/03/2011 30/06/2011 17 0% 0 0 17

Informe de seguimiento de cambio de Password en el aplicativo PMT II

Informe de seguimiento mensual del historial de cambio

de Password en el aplicativo PMT II por

parte de los formadores

departamentales

10 01/03/2011 30/12/2011 43 4 40% 17 0 0

6 2202003

Los equipos de cómputo no reciben mantenimientopreventivo desde noviembre de 2009, lo cual puedeconllevar a un deterioro físico acelerado, además,dentro de los Racks de comunicación se observópolvo y desaseo, en las Delegadas Departamentales y Municipales visitadas.

Por lo tanto, seincumple el artículo 2,literal a) de la Ley 87 de1993.

Situación que denotadebilidades en el PlanEstratégico de sistemas deinformación, por cuanto losequipos pueden presentarfallas por daño en piezaspor desgaste natural y quepuede afectar el procesonormal en lascomunicaciones y laefectividad del bien oservicio a producir.

Efectuar los mantenimientos yreposiciones que sean necesariospara contrarrestar el deterioro delos equipos de computo ycomunicaciones y a su vez nogenerar obsolescenciatecnológica.

Atender en el transcurso de este periodo el 100% de lassolicitudes requeridas, para quede esta forma la entidad cuentecon equipos óptimos para elcumplimiento de sus actividadesmisionales.

Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos PMT II a través del contrato 258 de 2010

Mantenimiento preventivo y correctivo realizado a través del seguimiento al cronograma

100 17/09/2010 16/03/2011 26 100 100% 26 26 26

(Equipos PMT): Plan de acción para actualizar las estaciones de trabajo PMT a Windows XP Service Pack 3 y los servidores de los centros de acopio a Windows Server 2003 al Service Pack que cuente con soporte por parte del fabricante que se encuentre vigente.

Plan de acción para actualizar las

estaciones de trabajo PMT a Windows XP Service Pack 3 y los

servidores de los centros de acopio a

Windows Server 2003 al Service Pack que cuente con soporte

por parte del fabricante que se

encuentre vigente. En este documento se presentará el detalle

1 01/04/2011 30/06/2011 13 1 100% 13 13 13

Seguimiento de las políticas deseguridad, ligada a laadministración del recursohumano, de red y de acceso a lainformación.

Mantener los equipos con lasactualizaciones requeridasfrente a los software utilizadosen la entidad mediante laadquisición de las mismas y asu vez dar a conocer a losfuncionarios las políticas de

Dar cumplimiento al artículo 2,literal e) de la Ley 87 de 1993,donde se verifique laactualización de las bases dedatos de Booking de lasRegistradurías Municipales deValle y Santander, Cumpliendocon el procedimientoestablecido.

Se evidenció que la Entidad tiene instalado sistemasoperativos cuyo soporte técnico ya finalizó por partedel fabricante, como es el caso de Windows XPService Pack 2 en donde el soporte finalizó el 13 dejulio de 2010 y Windows Server 2003 Service Pack1 que finalizó el 14 de abril de 2009. De igualmanera, se identificó que en equipos de cómputofacilitados por el Municipio de Bello (Ant.) a laRegistraduría Especial, se encuentran instaladosfalsos antivirus (rogueware).En las visitas realizadas se encontró que en algunos

Incumpliendo el artículo2, literal e) de la Ley 87de 1993.

Se evidenciarondeficiencias de gestión enla actualización de lasrespectivas bases de datos,lo que podría ocasionardemoras y sobrecostos enla expedición dedocumentos, ya que dichalabor se tiene que hacer deforma manual y en papel. En razón a que no se cumple elprocedimiento establecidopara la actualización.

Se incumple el artículo2 de la Ley 23 de 1982,sobre Derechos de

Verificar la actualización de lasbases de datos de Booking de lasRegistradurías Municipales deValle y Santander.Las actualizaciones son deacuerdo a lo establecido para estefin mediante la Circular No. 121 de2009, presentando el Formato deSegumiento señalado en lacomunicación RDRCI-DNI-092,para su respectivo segumiento porparte de la Dirección Nacional deIdentificación - CoordinaciónRecepción de Material

5 2202002

Los Password de ingreso de los usuarios a la VPNy al aplicativo PMTII, no son cambiadosperiódicamente, ni cuando hay cambio o rotación defuncionarios.

Esta situación denotadebilidades en laformulación de laspolíticas de seguridad,ligada a laadministración delrecurso humano, de redy de acceso a lainformación. De estaforma se incumple elartículo 2, literal a) de laLey 87 de 1993 y literal1 del artículo 2 de laResolución 3257 deagosto 5 de 2005.

Por lo tanto se expone lainformación a personal noautorizado y por ende a lapérdida de la misma enconsideración de que tratade información de carácterreservada y de SeguridadNacional.

Verificación del adecuado ingresoa la VPN y aplicativo PMT II

3 2202003La Base de Datos de las Booking de lasRegistradurías Municipales del Valle y Santander seencuentran desactualizadas.






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las Metas (PLAI)







Meta

equipos administrativos: Reposición gradual de equipos de computo con licenciamiento office, que no cuenten con soporte, a través del proyecto de inversión "Adquisición de equipos de computo para la RNEC"

Reposición gradual de equipos

350 01/03/2011 31/12/2011 44 0% 0 0 0

equipos administrativos: Oficialización del sistema de gestión de seguridad de información donde se encuentren las buenas practicas en el uso de las herramientas tecnológicas



1 01/03/2011 30/06/2011 17 0% 0 0 17

equipos administrativos: Implementación de una solución para la actualización del sistema operativo Windows

Solución de actualización del

sistema operativo Windows

implementado

1 01/03/2011 30/12/2011 43 1 100% 43 0 0

8 2202002

Se observó que la seguridad en las instalacionesfísicas de las Registradurías Municipales y Auxiliares es deficiente, existen servidores y equipos decomunicaciones sin la debida protección, tal es elcaso que a junio 08 de 2010, se presentó denuncioante la Fiscalía General de la Nación por el robo delportátil de la Booking EN-S-BO-P 0323 en elMunicipio de Bello (Antioquia) y hasta la fecha no seha realizado la reposición del equipo faltante,igualmente en la Registraduría Especial deBarranquilla (Atlántico), el 14 de octubre de 2009, sepresentó denuncia ante la Fiscalía General de laNación por el hurto de un Monitor plasma LCD serieCN-OMC-040-64180-5CG-02BL y CPU con serial8F3QP91 equipo perteneciente a PMTII.

Por lo tanto, seincumple el artículo 2,literales a) y f) de la Ley87 de 1993. Situaciónque evidenciódebilidades de gestiónen la administración delas instalaciones.

La Entidad se expone a lapérdida de bienesmateriales y de informaciónque tienen el carácter deinformación de seguridadnacional. Además, elacceso de personal noautorizado puede ocasionarvulnerabilidad sobre loselementos y bienes de laRNEC.

Ampliar la cobertura del servicio devigilancia con medio humano a laRegistraduría Especial de BelloAntioquia, haciedno énfasisDelegados Departamentales,Registradores Especiales,Municipales y Auxiliare; sobre elcuidado que y protección de losbienes puestos bajo suresponsabilidad, reiterándoles lasmedidas disciplinarias yadministrativas para quienes nocumplan los protocolos deseguridad establecidos.

Evitar la pérdida tanto deequipos como de información,

Registraduría Especial de Bello(Antioquia)

Contratar un servicio deviglancia de 24 horas de lunesa domingo, con medio humanoy arma

Servicio de vigilancia asignado

1 01/05/2011 31/12/2011 35 0% 0 0 0

9 2202003

Se observó que en algunas RegistraduríasMunicipales (Tenjo y Tabio en Cundinamarca entreotras) se instalaron elementos para la Red Landesde julio de 2008, compuesta de: Gabinete decomunicación con bandeja interna, multitoma x 4salidas dobles y ventilación forzada, UPS Powercom1 kva, switch de 5 puertos, tablero eléctrico para doscircuitos, punto de red (tres de datos y tres de voz),cinco tomas eléctricas reguladas y tres normales,tres patch cord color azul categoría 5E, Sistema dePuesta a Tierra (SPT) con tratamiento químico,componentes que se están deteriorando y a lafecha, solo se está utilizando la red eléctrica no asíla infraestructura de voz y datos.

De esta manera seincumple el literal c) delartículo 2, de la Ley 87de 1993.

Por lo tanto, se evidenció unposible detrimentopatrimonial por la inversiónen recursos tecnológicosque no están al servicio dela Entidad. De acuerdo conla información suministradapor la RNEC estasinstalaciones se realizaron a254 municipios mediante elcontrato 203/2008.

Sensibilización del uso adecuadode la infraestructura instalada enlos municipios, acorde a la gestiónde la Gerencia de Informática

Sensibilización a losRegistradores Municipales deTabio y Tenjo (Cundinamarca)en el uso de las herramientasinstaladas, con el fin deoptimizar el uso de los recursoscompartidos para e desarrollode las actividades misionales yadministrativas

Visita de un funcionario de la Gerencia de Informática a los municipios de Tabio y Tenjo (Cundinamarca), con el fin de sensibilizar, capacitar y dejar operativo la red LAN instalada con el fin de dar adecuado el uso para compartir los recursos.

Visitas realizadas 2 01/03/2011 15/06/2011 15 2 100% 15 15 15

10 2202002

Con la Resolución 3257 de Agosto 5 de 2005 de laRNEC, se adoptaron unas políticas de seguridadinformática y se evidenció que a la fecha, éstas nohan sido revisadas y actualizadas, con el objeto decontribuir a los controles y administración en elacceso, seguridad y confiabilidad en los diferentessistemas de información, y de esta forma lograr unmejoramiento continuo en proveer información a susdiferentes usuarios (internos y externos) habidacuenta, por la misma naturaleza de la Entidad.

Por lo tanto se incumpleel artículo 2, literal a) dela Ley 87 de 1993.

Situación que denotadebilidades en el desarrollode un Plan Estratégico enlos sistemas de informacióny que faciliten garantizar lapreservación de los activosinstitucionales como son lainformación, la plataformatecnológica y los sistemasde información.

Implementar y oficializar laspolíticas de seguridad informáticasegún los requerimientos exigidosy las necesidades de la Entidad.

Contar con las Políticasinformáticas actualizadas en prode la mejora continua de losprocesos de la entidad.

Oficialización del sistema degestión de seguridad deinformación donde seencuentren las buenaspracticas en el uso de lasherramientas tecnológicas



1 01/03/2011 30/06/2011 17 0% 0 0 17

seguridad informática ylicenciamientos de software; através de circulares o correosmasivos, para que de estamanera demos cumplimiento alartículo 2 de la Ley 23 de 1982,sobre Derechos de Autor, deconformidad con Numeral 1 delCapitulo III de la Circular No. 12de fecha 2 de febrero de 2007de la Dirección Nacional deDerechos de Autor y el artículo2, literales a) c) y e) de la Ley 87de 1993.

7 2202004

En las visitas realizadas se encontró que en algunosequipos de cómputo administrativos ellicenciamiento de Microsoft Office instalado “nopuede considerarse como original”, tal como sevisualiza al validar por Internet la licencia del uso delsoftware, el cual indica textualmente “Muchosclientes se sorprenden al saber que su copia deoffice no puede considerarse original”.Las versiones de Sistemas Operativos sin soporteno seguirán recibiendo actualizaciones de seguridadque protegen los equipos contra virus perjudiciales,Spyware y otro software malintencionado, quepueden hurtar información de seguridad nacional.Igualmente no se recibirán las actualizaciones delsoftware más recientes para mejorar la confiabilidadde los sistemas como son los nuevos controladoresde hardware.

Autor, de conformidadcon Numeral 1 delCapitulo III de laCircular No. 12 de fecha2 de febrero de 2007de la Dirección Nacionalde Derechos de Autor yel artículo 2, literales a)c) y e) de la Ley 87 de1993.

Situación que denotadeficiencias en las políticasde seguridad de red y deacceso a la información, asícomo falta de gestión en laadministración de lossistemas de información.

Se dará a conocer el documentode las políticas informáticas a nivelNacional y a su vez seestablecerán los protocolos delicenciamiento de software detodos los equipos de computo,para que estos sean oficializados.






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las Metas (PLAI)







Meta

Implementación de APN (Access Private Network) a través de los modem 3G, dado que con esta herramienta se garantizará la conectividad a Internet con parámetros establecidos y controlados por la RNEC.

Solución APN 1 01/03/2011 30/06/2011 17 0% 0 0 17

Oficialización del sistema de gestión de seguridad de información donde se encuentren las buenas practicas en el uso de las herramientas tecnológicas



1 01/03/2011 30/06/2011 17 0% 0 0 17

Documento dirigido a los formadores departamentales donde se les indica el correcto uso y responsabilidad del acceso de privilegios de administrador en las estaciones administrativas a nivel local del PC

Documento dirigido a formadores

1 01/04/2011 30/06/2011 13 1 100% 13 13 13

Realizar el procedimiento parael levantamiento y actualizacionde inventarios de propiedadplanta y equipo.

Procedimiento para el levantamiento y actualizacion de

inventarios

1 01/03/2011 30/05/2011 13 1 100% 13 13 13

Actualizar y ajustar elprocedimiento para el traslado,reintegro y/o devoluciòn debienes propiedad de la entidad,involucrando todas las areas yservidores responsables delmanejo de inventario.

procedimientos para el manejo de inventario (traslado, reintegros y/o devoluciones)

1 01/03/2011 30/05/2011 13 1 100% 13 13 13

Levantar el inventario físico debienes a 31 de diciembre(cierre fiscal), registrando lasnovedades reportadas en elsistema LEADER (ingresos,traslados, bajas)

Inventario Individualizado de bienes propiedad

planta y equipo de la Entidad.

100 01/03/2011 28/02/2012 52 0% 0 0 0

Levantar el inventario físico debienes a 31 de diciembre(cierre fiscal), determinando suestado, ubicación yresponsable, registrando lasnovedades reportadas en elsistema LEADER (ingresos,traslados, bajas)



100 01/03/2011 28/02/2012 52 0% 0 0 0

Levantar el inventario físico yplaqueteo de bienes en lasdelegaciones del Valle, Arauca,oficinas centrales yRegistraduria Distrital (con susauxiliares), según el plan piloto.

Plan piloto de plaqueteo de bienes en las delegaciones

del Valle, Arauca, oficinas centrales y

Registraduria Distrital (con sus auxiliares)

100 01/03/2011 30/08/2011 26 0% 0 0 0

Adicionalmente, es importante precisar que en lavisita practicada el 15 de octubre de 2010, a lasinstalaciones de la RNEC nivel central y bodega deFontibón no se encontraron los bienes descritos enel anexo 2 del acta correspondiente sobre la cual nose realiza comentario alguno.

Continuar con el levantamientodel inventario físico yplaqueteo de bienes otrasdelegaciones



100 01/06/2011 28/02/2012 39 0% 0 0 0

Dar cumplimiento al artículo 2,literales a) y f) de la Ley 87 de1993 y el artículo 4 de laResolución 3257 del 5 deagosto de 2005. para mitigar losproblemas presentados en elsistema.

Actualizar el inventario de bienes propiedad de la RNEC ,indivualizandolos en susrespectiva ubicación, estado ytenedores.

GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINACIERA - ALMACEN E INVENTARIOS

Deficiencia en elregistro de todos losbienes de propiedad dela Entidad, se precisandebilidades de control yriesgo de pérdida delos mismos como seevidencia en cada unade las actas suscritas

La cuenta Propiedad Plantay Equipo, se encuentrasubestimada.

1601002

En las actas de visita se evidenció que existenfísicamente bienes que no aparecen registrados enla base de datos de los inventarios, los cualesfueron comunicados por la CGR a la Entidad conoficio AE-RNEC-046 de fecha 24 de noviembre de2010, donde se adjunta el archivo en mediomagnético; asimismo, es de señalar y como se pudoestablecer que la información reportada por lasDelegaciones, relacionada con los traslados,reintegros y bajas, que remiten al nivel central no seactualiza oportunamente. Por la deficiencia en elregistro de todos los bienes de propiedad de laEntidad, se precisan debilidades de control y riesgode pérdida de los mismos como se evidencia encada una de las actas suscritas, lo cual afecta lacuenta Propiedad Planta y Equipo, al versesubestimada.

Mantener la Base de Datosactualizada.

La coordinacion de almacen einventarios con el fin de unificar yactualizar la identificacion de losbienes (propiedad, planta yequipos) de la entidad, realizara elplaqueteo y marcacion por mediode moto tool (herramienta electrica de marcacion) de los bienes de laentidad, retirando las placasantiguas que estos tengan.

13

Mejorar la conectividad a través demodem 3G para la implementaciónde APN.

La coordinacion de almacen einventarios, con el proposito deejercer un control sobre la custodiade los bienes entregados a losservidores de la Entidad, relizara ellevantamiento fisico de inventarios(propiedad planta y equipos),asimismo, actualizarà el manual deprocedimientos para inventarios.


12 1601003

Del análisis realizado a los inventariosindividualizados, se detectó que los responsablesque figuran en ellos, en su gran mayoría, se hanpensionado, retirado o trasladado de dependencia.

Deficiente control porparte de la RNEC eincumplimiento alprocedimiento señaladoen la Circular 062 en loreferente a “Deberes de los funcionarios …en cuanto a laobligación y el deberlegal de entregarformalmente todos losbienes que tengan a sucargo los funcionarios,por la ocurrencia decualquier novedad depersonal y mantener labase de datosactualizada.

11 2202002

Se evidenció que en las estaciones administrativasen las Registradurías Auxiliares en donde se puedenavegar en Internet, los usuarios ingresan conprivilegios de Administrador.Así mismo se observó que en las estaciones detrabajo de PMTII que operan con MODEM 3G,tienen un alto riesgo de vulnerabilidad; ya que estosmedios permiten conectividad a la www sinparámetros de restricción controlados por la RNEC.Es prudente señalar casos en que si un usuarioingresa al Computador como administrador o sin lasrestricciones que establece el filtro de contenidos,hace que el sistema sea vulnerable a los caballos deTroya y a otros eventos de riesgos para laseguridad; en este caso visitar un sitio de Internetpuede ser extremadamente perjudicial para elsistema, por cuanto no es conocido y podría tenercódigos de caballos de Troya que puedendescargarse y ejecutar sin intervención del usuario.Si se inician sesiones con privilegios deadministrador, un caballo de Troya podría volver aformatear el disco duro, eliminar todos los archivos,crear una nueva cuenta de usuario con accesoadministrativo permitir acceso remoto sustraer

Por lo tanto se incumpleel artículo 2, literales a)y f) de la Ley 87 de1993 y el artículo 4 dela Resolución 3257 del5 de agosto de 2005.

Lo anterior se precisa pordebilidades en políticas yestrategias efectivas enmateria de seguridad, ligadaa los recursos humanos enrelación a los diferentesniveles de usuarios oprivilegios, de red y deacceso a la información,que pueden afectar laoportunidad de laproducción, la seguridad yreserva de información queadministra que tiene altasensibilidad y es decarácter nacional.






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las Metas (PLAI)







Meta




100 01/03/2011 28/02/2012 52 0% 0 0 0

Levantar el inventario físico yplaqueteo de bienes en lasdelegaciones del Valle, Arauca,oficinas centrales yRegistraduria Distrital (con susauxiliares)



100 01/03/2011 30/08/2011 26 0% 0 0 0




100 01/06/2011 28/02/2012 39 0% 0 0 0

Dar de baja los bienesinservibles y obsoletos que seencuentran en las bodegasEdificio Cordoba y Fontibon, enforma permanente (cuando porla cantidad bienes seanecesario).

Registro de bajas reportadas 100 01/03/2011 31/12/2011 44 0% 0 0 0

Dar de baja los bienesinservibles y obsoletosreportados por lasdelegaciones y RegistraduriaDistrital, en forma permanente(cuando por la cantidad bienessea necesario).

Registro de bajas reportadas 100 01/03/2011 31/12/2011 44 0% 0 0 0

15 1602002

Según la base de datos de inventarios, las Bodegascontienen bienes clasificados como: en depósito, enservicio, no explotados, en mantenimiento,inservibles y de reintegros. Una vez verificado seestableció que los bienes allí señalados, no seencuentran técnicamente ubicados, separados yorganizados; inclusive en algunos casos seobservaron cajas de archivos documentales enmedio de los bienes. Lo anterior denota deficienciasen el almacenamiento y custodia, lo cual ocasionaadicionalmente un desgaste administrativo y riesgosde generar pérdidas

Deficiencias en elalmacenamiento ycustodia

Ocasiona desgasteadministrativo y riesgos degenerar pérdidas

La coordinacion de almacen einventarios determinarà los sitiosespecificos para la ubicación debienes según su estado (bienes endeposito, bienes paramantenimiento y/o reintegrados ybienes inservibles y obsoletos para dar de baja)

Ubicar técnicamente ,separados y organizados losbienes de acuerdo a su estado.

Determinar los sitiosespecificos para la ubicaciónde bienes según su estado(bienes en deposito, bienespara mantenimiento y/oreintegrados y bienesinservibles y obsoletos para darde baja)

Ubicación técnica de los bienes en las

bodegas, de acuerdo a su estado

100 01/03/2011 02/05/2011 9 100 100% 9 9 9




100 01/03/2011 28/02/2012 52 0% 0 0 0




100 01/03/2011 30/08/2011 26 0% 0 0 0




100 01/06/2011 28/02/2012 39 0% 0 0 0

Determinar los sitiosespecificos para la ubicaciónde bienes según su estado(bienes en deposito, bienespara mantenimiento y/oreintegrados y bienesinservibles y obsoletos para darde baja)

Ubicación técnica de los bienes en las

bodegas, de acuerdo a su estado

100 01/03/2011 02/05/2011 9 100 100% 9 9 9

Actualizar el inventario de bienes propiedad de la RNEC ,indivualizandolos en susrespectiva ubicación, estado ytenedores, adicionalmente seimplementará el procedimiento yla normatividad para la baja debienes determinados comoinservibles y obsoletos (RES,8149/2010 RNEC Y 402/2010FRR).

Actualizar el inventario de bienes propiedad de la RNEC ,

individualizandolos en sus respectiva ubicación, estado y

tenedores.Ubicar técnicamente , separados y organizados los

bienes de acuerdo a su estado.

La coordinacion de almacen e inventarios, con el proposito de

ejercer un control sobre la custodia de los bienes entregados a los

servidores de la Entidad, relizará el levantamiento fisico de inventarios (propiedad planta y equipos). De

igual maneradeterminará los sitios especificos para la ubicación de bienes según

su estado (bienes en deposito, bienes para mantenimiento y/o

reintegrados y bienes inservibles y obsoletos para dar de baja) y se

procederá a corregir el ingreso de las impresoras (500) del PMT II.

16 1601001

Según los reportes de información sobre losinventarios a cargo de la Almacenista, se pudoestablecer diferencias, así: con el denominado“Centrales-Almacén e Inventarios-Depósito ”, concorte a junio 30 de 2010, figuraban 2548 elementos,a la fecha de la visita el día 15 de octubre de 2010,un segundo reporte con solo 219 bienes y en lamisma fecha con el informe “Inventario de Activospor Cuenta ” aparecen 153 bienes.De acuerdo conlas verificaciones realizadas, algunos funcionarios yano se encontraban en la misma dependencia adonde se efectuaron los traslados Esto implica quehay exfuncionarios que aun aparecen con elementosa cargo, o que hayan asignado bienes a funcionariosque no han tenido conocimiento de este hecho. Enla citada base de datos de inventario existenelementos que en el momento de la visita no seencontraron en la bodega de depósito y laAlmacenista indicó que se encontraban “pendientede actualización de inventario” y otros quecorresponden a placas anuladas que al corte dejunio 30 de 2010 tenían valor.Asimismo, figuranrelacionadas 500 impresoras Epson FX 2190 por

Entre el 30 de junio y el15 de octubre de 2010,el Almacén efectuótraslados de bienes alos funcionarios quienesdeberían tener loselementos a cargo.Desconocimiento delnumeral 13 delprocedimiento DP-GAF-ARF-007.Deficiencias en laadministración, registro,manejo de los bienesde la Entidad,desconociendo losobjetivos y cualidadesde la informacióncontable, definidos enel Régimen de

No se tienen actualizadoslos inventarios con lasnovedades de personal,como se precisó en loseventos de traslados oretiros del servicio.No se depuran en debidaforma los inventarioscuando se supone queestán a cargo de unadeterminada persona.Afecta la razonabilidad delos saldos contables, todavez que los activos estánsobreestimados

14 1601004

Se determinó la existencia de innumerableselementos sin placa de inventario, lo cual dificulta suidentificación, ubicación y responsables; ejemplo deello, es la entrega de los Rack de comunicaciones,que aparecen sin placa, que fueron entregados adiferentes Registradurías Municipales y figura comoresponsable el Almacenista de cada Delegación.Adicionalmente, existen varios bienes que seencuentran en estado de obsolescencia yarrumados y placas que no corresponden al bienrelacionado.

Además de lo anterior y según información de laadministración, existen bienes inservibles quepueden haber sido dados de baja o se encuentranen las bodegas para darlos de baja y están dentrode la relación de los inventarios.

Se incumple elprocedimiento DP-GAF-ARF-002 en cuanto arevisar el número deplaca de identificacióndel bien, el cual debeser adherido en un lugarvisible y fijo. No se da cumplimientoal Numeral 9 delArtículo 43 del Decreto1010 de 2000,No se da aplicación a laCircular DRN-062 dejunio 16 de 2008, encuanto a lasresponsabilidades yobligaciones de losfuncionarios de laRNEC. Las placas deidentificación sonadheridas en cualquiersitio del bien.Ineficiente control en elseguimiento de losbienes de laRegistraduría.Se incumple el artículo1 de la Resolución2211 del 5 de junio de2008

Dificulta la identificación,ubicación y responsablesde los bienes.

Se ocasiona gastosadicionales por bodegaje yvigilancia

La coordinacion de almacen einventarios con el fin de unificar yactualizar la identificacion de losbienes (propiedad, planta yequipos) de la entidad, realizara elplaqueteo y marcacion por mediode moto tool (herramienta electrica de marcacion) de los bienes de laentidad, retirando las placasantiguas que estos tengan.Así mismo, realizará la baja debienes ubicados en el edificioCordoba y Bodega Fontibon(previa aprobacion del Comité dePeritaje para Baja de Bienes),igualmente, coordinarà yorientara la baja de bienes en lasdelegaciones. cumpliento con loestablecido en las resoluciones402/2010 FRR y 8149/2010RNEC






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las Metas (PLAI)







Meta

Relizar la correspondiente bajade bienes ingrseados demanera erronea y levantar elAlta de Inventario, registro elingreso de los bienes delPMTII, de acuerdo con lossoportes remitidos por lainterventoria y supervisores delcontrato 057/2005

Alta de Inventarios 1 01/10/2010 31/01/2011 17 1 100% 17 17 17




100 01/03/2011 28/02/2012 52 0% 0 0 0




100 01/03/2011 30/08/2011 26 0% 0 0 0




100 01/06/2011 28/02/2012 39 0% 0 0 0


procedimiento para el manejo de inventarios (traslado, reintegros y/o devoluciones)

1 01/03/2011 30/05/2011 13 1 100% 13 13 13


Levantamiento fisico de inventario de

bienes propiedad planta y equipo de la

Entidad.

100 01/03/2011 28/02/2012 52 0% 0 0 0




Entidad.

100 01/03/2011 30/08/2011 26 0% 0 0 0

Levantar el inventario físico yplaqueteo de bienes otrasdelegaciones



Entidad

100 01/06/2011 28/02/2012 39 0% 0 0 0

0% 0 0

Individualizacion inventario debienes propiedad de la RNEC


31/12/2011 44

Brindar seguridad en el manejode los registros del AplicativoLEADER, para la generacion deinformacion confiable.

Tomar las medidas pertinentespara la seguridad y fiabilidad delos reportes generados por elAplicativo, igualmente, laCoordinacion de Almacen eInventarios con el proposito debrindar seguridad en lainformacion reportada por elsistema de control deinventarios (aplicativoLEADER), solicitarà a laGerencia de informatica laimplementacion de controlespara el registro, traslado ydemas transacciones a realizaren sl sitema LEADER.

Ajustes al aplicativo reportados mediante actas de recibo de la

Coordinación de Almacen e Inventarios.

100 0

Lo cual denota falta decontrol y seguimiento a losbienes de la Entidad.

La coordinacion de almacen einventarios, con el proposito deejercer un control sobre la custodiade los bienes entregados a losservidores de la Entidad,actualizara los registros deacuerdo con el reporte delfuncionario responsable de losbienes

No se da aplicación alprocedimiento DP-GAF-ARF-007 en cuanto aregistrar la aceptacióncon firma, nombre ycédula del destinatariode los bienes.

19 1601003

Dentro de los inventarios de las dependenciasvisitadas se encuentra como responsable deelementos la Almacenista General de laRegistraduría en el Nivel Central.

01/03/2011

18 1601003

Existen elementos entregados a los Registradoresque aún no han sido incorporados al inventarioindividual y general, situaciones evidenciadas en lasvisitas realizadas, de lo cual se dejó constancia enlas actas respectivas.

Se incumple elprocedimiento DP-GAF-ARF-007 en cuanto a“designar el trámite delrequerimiento otraslado de bienes alfuncionario responsable”.

Lo anterior, denotadeficiencias en el control yseguimiento de los bienesque se entregan al interiorde la Entidad,

La coordinacion de almacen einventarios, con el proposito deejercer un control sobre la custodiade los bienes entregados a losservidores de la Entidad, relizara ellevantamiento fisico de inventarios(propiedad planta y equipos).

17 1804001

Comparando la Base de Datos de Inventario deelementos en depósito en el almacén, el día 15 deoctubre de 2010, existían 153 bienes y en el informe“Inventario de Activos por Cuenta ” también deelementos en depósito aparecen 219 bienes. Del análisis realizado a los informes, se identificaron73 elementos que figuran en el reporte contable“Inventario de Activos por Cuenta” y no en“Centrales-Almacén e Inventarios-Depósito”; de otraparte, se evidenció que 7 bienes están en esteúltimo El traslado de inventario No. 400 del 1 de juliode 2009, impreso y firmado, incluye el monitor placa188798, con el serial CNK8240DRV. Consultado enel sistema, dicho documento en octubre de 2010,aparece relacionado como un monitor pantalla planacon serial CNK8221J6H y con placa 188730 y no laplaca relacionada en el comprobante inicial. y no en

El aplicativo LEADERpresenta falencias en su funcionalidad y en losreportes producidos.

Incertidumbre respecto alcontrol de la cantidad debienes,

Implementacion de controles parael registro, traslado y demastransacciones a realizar en slsitema LEADER.

relacionadas 500 impresoras Epson FX 2190, por$910.7 millones que hacen parte del programaPMTII que no deberían estar incluidas en elinventario, por cuanto a junio 30 de 2010, continuabapendiente de legalizar el anticipo, correspondiente alcontrato 057 de 2005 (llave en mano), duplicandoasí el saldo del Activo.

el Régimen deContabilidad Pública,por la ContaduríaGeneral de la Nación.






Puntaje Logrado por


Puntaje Logrado por

las Metas (PLAI)







Meta

procedimientos para el el ingreso de

bienes propiedad de la entidad, producto de

donaciones y comodatos.

1 01/03/2011 30/08/2011 26 1 100% 26 0 0

Registro de bienes donados o en

comodato100 01/03/2011 31/12/2011 44 0% 0 0 0

Registrar la reposición de losbienes realizado por laaseguradora que correspondenal siniestro de San Fernando,Bolivar.

Alta de Ingreso por reposición

1 01/01/2011 28/02/2011 8 0% 0 0 8

Elaboración de comunicaciónreiterando el contenido de lacircular 111 de 2009.

Oficio 1 01/03/2011 30/03/2011 4 1 100% 4 4 4

Elaboración de informetrimestral de seguimiento a lossiniestros reportados

Informe de seguimiento

4 01/03/2011 01/03/2012 52 1 25% 13 0 0




100 01/03/2011 28/02/2012 52 0% 0 0 0


Plaqueteo de bienes en las delegaciones

del Valle, Arauca, oficinas centrales y

Registraduria Distrital (con sus auxiliares)

100 01/03/2011 30/08/2011 26 0% 0 0 0

Dar de baja los bienesinservibles y obsoletosreportados por lasdelegaciones y RegistraduriaDistrital, en forma permanente(cuando por la cantidad bienessea necesario).

registro de bienes dados de baja

100 01/03/2011 31/12/2011 44 0% 0 0 0

00%

1 100% 17 17 17

0 0

Actualizar el inventario de bienes propiedad de la RNEC, deacuerdo con los reportes debaja remitidos por laDelegaciones Departamentales,Registraduria Distrital y OficiansCentrales

Actualizar y ajustar elprocedimiento para el ingresode bienes de la entidad,producto de donaciones ycomodatos, socializandoloscon todos los servidores de laentidad.

Presevar el patrimonio de la Entidad

actualizar el registro de bienesen donación o comodato

Establecer el sustento legal quesoporte el registro contable deltraslado o traspaso de losbienes entregados por el FondoRotatorio a la RegistraduiriaNacional.

Expedir el Acto Administrativo Acto Administrativo1804001

Expedir el Acto Administrativo queestablezca la naturaleza de laentrega de bienes (propiedad,planta y equipos) que realiza el elFRR a la RNEC.

23

El Fondo Rotatorio de la RNEC le entregaprincipalmente bienes muebles en cumplimiento desu misión institucional a la RNEC. Si bien se efectúael respectivo registro contable del traspaso otraslado del elemento recibido,

01/03/2011

Lo que a su vez puedeconllevar a que se veaafectado el patrimonio de laEntidad.

Realizar Seguimiento a los siniestros reportados, mediante el

registro y/o reiteración de las instrucciones impartidas en la

circular 111 de 2009 relaciona con el aviso y actuaciones disciplinarias

en caso de siniestro.

17

21 1603002

De la información suministrada por la RNEC sobreelementos hurtados, perdidos o siniestrados de lasdiferentes dependencias, se presentan lassiguientes situaciones:En la pérdida de unos elementos comoconsecuencia del incendio en San Fernando(Bolívar), se está a la espera de que los Delegadosremitan la cuantificación de la pérdida y laidentificación completa de los bienes siniestrados(No. Placa). No se evidencia reclamación alguna a lacompañía de seguros, no obstante, que el hecho sedio el 25 de octubre de 2009. Hallazgo con presuntaincidencia Fiscal. Desde el mes de mayo de 2010, en el almacéngeneral de la RNEC se evidenció la pérdida de unaCámara de Video marca Sony modelo DCR- HC52,serial 741512. En la visita del 15 de octubre de2010, se estableció la no existencia del bien y laContraloría pudo constatar que el denuncio fuepresentado solamente el día de la actuación de estaEntidad.

Lo anterior, incumple elprocedimiento establecido en elnumeral 1 de la CircularGAF 111 del 28 deoctubre de 2009,además de mostrardebilidades administrativas paradeterminar lasresponsabilidad a quehaya lugar, como el nohacer efectivas lasreclamaciones dentrode los términos a lasaseguradoras. Asimismo, sedesconoce el numeral13 del artículo 35 de laLey 734 de 2002.

30/06/201101/03/2011

Carencia de undocumento administrativo quesoporte el traspaso delbien.

Origina que no se acoja ladoctrina de la ContaduríaGeneral de la Nación,

1

31/12/2011 44

22 1601003

Con oficio No.1186 del 29 de abril de 2009, losDelegados del Registrador en el Valle del Caucaremitieron el formato A4 “Baja de Bienes” con 1.237elementos inservibles para dar de baja, informaciónque corresponde a las diferentes Registradurías deese Departamento. Cruzada la informacióncontenida en el formato A4 con la base de datos delos inventarios suministrada por Oficina Central,algunos bienes aparecen relacionados y otros nocomo es el caso de los distinguidos con las placasnúmero: 111380, 11381, 141169, 111490, 111496,111887, 037421, 11945.Igual situación se detectó en las pruebas realizadasen la Registraduría Distrital de Bogotá; además,existen unos elementos con su respectiva placa enla Base de Datos, que no corresponden al biendescrito en el listado de bajas.

Denota debilidades enla administración de lainformación de losbienes e Implicadeficiencias en losmecanismos de controlinterno

Afecta el patrimonio de laEntidad

La coordinacion de almacen einventarios, con el proposito deejercer un control sobre la custodiade los bienes entregados a losservidores de la Entidad, relizara ellevantamiento fisico de inventarios(propiedad planta y equipos),asimismo, actualizarà el manual deprocedimientos para inventarios.

Registrar la reposición de los bienes realizado por la

aseguradora que corresponden al siniestro de camara de video

Alta de Ingreso por reposición 1

20 1601100

En los casos de donación, cesión o comodato debienes recibidos de los municipios, se evidenció lacarencia de registros contables y de documentosque acrediten la propiedad. Es el caso de la Alcaldía de Yumbo, quien solicitócon el oficio No. 200.06.01.088 del 5 de marzo de2008, a la Registraduría Municipal el reintegro de 2impresoras, 1 fax, 1 fotocopiadora, 1 monitor, 1 CPUy 2 memorias USB facilitados para el procesoelectoral de octubre de 2007. Durante la visita a esaDependencia no aparecieron la impresora de placaNo. 11282 y la CPU de placa No. 11286 (placas dela Alcaldía), no se pudo evidenciar documento sobrela devolución de estos bienes.

En consecuencia sedesconoce loestablecido en laCircular DRN-085 deJulio de 2005.

Lo anterior denotadebilidades de control yseguimiento al nodemostrarse a que titulo seposeen los bienes

Establecer las directrices yprocedimientos para el reporte delas donaciones y comodatos debienes muebles tangibles eintangibles.






Puntaje Logrado por


Puntaje Logrado por

las Metas (PLAI)







Meta

Depurar el inventario de bienes intangibles (licencias y software) a 31 de diciembre, propiedad de la Entidad, de acuerdo con la información remitida por la Gerencia de Informática

Registro de baja de bienes intangibles. 2 01/12/2010 15/01/2011 6 2 100% 6 6 6

Dar de baja los bienesinservibles y obsoletosreportados por la Gerencia deInformatica, en formapermanente (cuando por lacantidad bienes sea necesario).

registro de baja de bienes intangibles

100 01/03/2011 31/12/2011 44 0% 0 0 0

Actualizar y ajustar elprocedimiento para el manejode bienes intangiblespropiedad de la entidad,involucrando todas las areas yservidores responsables delmanejo de inventario.

procedimiento para el manejo de inventarios

(ingreso de bienes intangibles)

1 01/03/2011 30/05/2011 13 1 100% 13 13 13

se solicitará a los delegadosdepartamentales del valle,Antioquia Atlántico y Santander, yen general, intervenir las sedespropias con el presupuestoasignado para la vigencia 2011respecto del mantenimiento desedes y el cumplimiento de lapolítica No.1 del 28 de julio de2008

Contar con sedes coninfraestructura adecuada para sufuncionamiento y debidaatención al ciudadano

Suscripción y ejecución decontratos de mantenimientopara el mejoramiento de lassedes del FRR - RNEC

contratos suscritos y ejecutados

100 01/04/2011 31/12/2011 39 0% 0 0 0

Se solicitará por parte de ladirección administrativa a losdelegados departamentales delvalle, Antioquia Atlántico ySantander, y en general laexigencia de mantenimiento,conservación y cumplimiento de lapolítica No. 1 del 28 de julio de2008. a los propietarios de localesdonde funcionan sedes de laRNEC en arriendo

Contar con sedes que cuentencon la infraestructura adecuadapara su funcionamiento y debidaatención al ciudadano

Exigir a los propietarios deinmuebles en arrendamiento eldebido mantenimiento de lasede y su cumplimiento con lapolítica 1 de julio de 2008

Informe del Estados de bienes inmuebles

1 01/03/2011 31/12/2011 44 0% 0 0 0

Gestionar los tramites ante entesgubernamentales que permitan laintervención futura de la edificación

Contar con estudios previos necesarios para inscribir elproyecto en el plan de inversión2012

Obtener estudios, licencias permisos, cantidades de obra,planos presupuesto y demásnecesarios para la intervencióndel edificio

Documentos soporte 100 01/03/2011 31/12/2011 44 0% 0 0 0

se inicia por parte de la GerenciaAdministrativa y financiera elproceso de enajenación delinmueble ubicado en el municipiode Puerto Colombia - Atlántico

retirar de los Bienes activos delFRR - RNEC, el inmuebleubicado en el municipio dePuerto Colombia - Atlántico

incluir en el proceso de martillodel banco popular el remate elinmueble ubicado en elmunicipio de Puerto Colombia -Atlántico.

venta y enajenación del inmueble

1 01/04/2011 31/12/2011 39 0% 0 0 0

0 0

4 4

0

1 100% 4

0%

Generan riesgos, entreotras razones por losposibles accidentesocasionados por eldebilitamiento de lasestructuras físicas,incendios, escapes yfiltraciones de agua.Adicionalmente, no ofrecencomodidad a losfuncionarios y menos a losusuarios, quienes debenhacer fila en la parteexterior. Adicionalmente, noestán adecuadas para elacceso de personas condiscapacidad física.

Denota deficiencias en laoptimización de los bienesinmuebles, que a su vezafecta el patrimonio de laEntidad.

Se generan costos devigilancia, impuestos yservicios públicos.

1


01/02/2011Formalizar la tenencia de losinmuebles recibidos enadministración y Legalizar lasmejoras realizadas a lasconstrucciones

Se emitió la cirucular 018 del16 de febrero de2011solicitando los certificadosde Libertad y Tradición

t li d

No permitió determinar lacalidad de propietario oposeedor de los bienes, asu vez se expone al riesgode poder exigir cualquierderecho frente a terceros.

Continuar con la actualización yverificación de todos los soportesdocumentales de los bienesinmuebles, se han solicitado loscertificados de libertad y tradiciónactualizados

Se evidenció que en las instalaciones físicas delValle del Cauca (Auxiliar Cali 19 y Municipal deYumbo); Antioquia (Bello, Envigado, Sabaneta, etc.);Santander (Rionegro) y Atlántico (EspecialBarranquilla y Puerto Colombia), presentan deterioropor humedad, grietas en diferentes partes. El sitio en donde está el tanque del agua se encuentra averiado (Yumbo).

Se contraviene lonormado en el Numeral1 “Inmuebles dePropiedad con UsoInstitucional ” de laCircular No. 0032 demarzo 26 de 2009, asícomo la normativacontable.

Se incumple loestablecido en elNumeral 11 y 12 de laCircular GAF-DA-114de fecha 6 denoviembre de 2009 y lopreceptuado en laPolítica No. 1 del 28 dejulio de 2008.

27 1604100

Se detectó que el Edificio Córdoba, propiedad de laRegistraduría, presenta estado de abandono,deterioro y amenaza ruina y se ve afectado ademáspor el uso dado (Bodega de inservibles).De la misma manera, el inmueble ubicado enEngativá (pueblo), es utilizado como bodega.De otra parte, se cuenta con el inmueble adquiridomediante escritura pública 4126 de 1996, en laciudad de Puerto Colombia (Atlántico), el cual,presenta estado de abandono sin tomarse medidasal respecto

26 1604100

28/02/2011 4

Documentar y realizar elproceso para la legalización delos inmuebles de los cuales nose posee titulo de propiedad.

Informe 2 01/03/2011 01/03/2012 52

Circular

25 1604002

Las carpetas no contienen los Certificados deLibertad y Tradición expedidos por la respectivaOficina de Registro de Instrumentos Públicos, paraverificar la tradición actual de los inmuebles.No se encontró documento sobre el avalúoactualizado de la mayoría de los inmuebles. De otraparte el saldo de la cuenta Valorizaciones (1999) noregistra variación alguna por este concepto, duranteel primer semestre de 2010.

24 1804002

El saldo de la cuenta Intangibles (1970) seencuentra desagregado en la base de datos delinventario; sin embargo, no fue posible verificarlo,dado que la información difiere en su contenido conla suministrada por la Gerencia de Informática.El saldo de los Intangibles incluye registros delicenciamiento de antivirus que regularmente tieneuna vigencia de un año, encontrando múltiplesmarcas algunas de ellas ya perdieron vigencia.Adicionalmente, existe software demasiado antiguoque ya no dispone de un soporte por parte delfabricante. Los saldos contables de las cuentas de amortización de Licencias y Software (197507 y 197508), seencuentran de manera global en la contabilidad y enla base de datos de inventario que sirve de soportea la contabilidad.

La contabilidad auntiene registradosLicencias y Software novigentes.Lo anterior, evidenció elincumplimiento de laResolución 357 del 23de julio de 2008 y delManual deProcedimientos de laContaduría General dela Nación.

El saldo de la cuenta estésobrevalorado.Imposibilita la revisión yevaluación.

La coordinacion de almacen einventarios realizara la baja debienes intangibles de acuerdo conla informacion reportada por laGerencia de Informatica,adicionalmente, se ajustará elprocedimientos para el manejo debienes intangibles propiedad de laEntidad






Puntaje Logrado por


Puntaje Logrado por

las Metas (PLAI)







Meta

Realizar el procedimiento parael levantamiento y actualizacionde inventarios de propiedadplanta y equipos.

Procedimiento para el levantamiento y actualizacion de

inventarios

1 01/03/2011 30/05/2011 13 1 100% 13 13 13


Procedimiento para el manejo de inventarios (traslado, reintegros y/o devoluciones)

1 01/03/2011 30/05/2011 13 1 100% 13 13 13




Entidad.

100 01/03/2011 28/02/2012 52 0% 0 0 0

Dar de baja los bienesinservibles y obsoletosreportados por la Gerencia deInformatica, en formapermanente (cuando por lacantidad bienes sea necesario).

registro de bienes dados de baja

100 01/03/2011 31/12/2011 44 0% 0 0 0

Realizar los avalúos pendientes Informe de Avalúo 1 01/03/2011 31/01/2012 48 0% 0 0 00% 0 0 0

TOT 9461 8213 8734oro:

FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGALNombre: CARLOS ARIEL SANCHEZ TORRES

Correo electrónico:

Con

Columnas de calculo automático Informacion suministrada en el informe de laFila de Totales

Actualizar los estadosfinancieros de acuedo con larealidad económica de laEntidad, basados en elinventario de bienes propiedadde la RNEC tangibles eintangibles, indivualizandolos ensus respectiva ubicación, estado y tenedores.

Deficiencias en laadministración de losbienes muebles einmuebles. Aunado a lo anterior, seevidencian debilidadesen el Sistema deControl InternoContable, de acuerdocon la normativa.Se está inobservando lodispuesto en el PlanGeneral de ContabilidadPública en el numeral9.3 de la Sección VIII,Capitulo II, Titulo I,Libro I de la Parte I, enlo relacionado con lasNormas TécnicasRelativas a los Estados,Informes y ReportesContables.

Afecta la razonabilidad delos Estados Financieros alno reflejar la realidadeconómica de la RNEC ygenera riesgo en lasalvaguarda de los Activos.

La coordinacion de almacen einventarios, en equipo con laCoordinación de RecursosFísicos, continuará con larealización de los avalúoscomerciales de los bienesinmuebles.Adicionalmente levantará elinventario físico del inventariopropiedad, planta y equipo,registrando las novedades que deel resulten.

28 1801100

Con las observaciones plasmadas se evidenciódeficiencias en la Gestión por la no aplicación de lanormativa contable, toda vez, que no se dispone deunos inventarios físicos actualizados y depurados dela Entidad; desagregación del saldo AmortizaciónAcumuladas de Intangibles - Licencias y software;no se han efectuado los avalúos de los inmuebles ypor ende los ajustes por valorización.

PBEACumplimiento del Plan de MejoramientoAvance del plan de Mejoramiento

POMMVi / PBEAPuntaje base de evaluación de avance

Evaluación del Plan de Mejoramiento

PBECPuntaje base de evalaluación de cumplimientoPuntajes base de Evaluación:


FORMATO No 2 INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE … · 2011. 9. 14. · 1 04/01/2010 30/03/2010 12 1...

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