Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA

PERFIL DE PROYECTOETAPA PRÁCTICA Fecha:

Versión:

Página 1 de 7

1. IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DEL PROYECTO

ESTADOANTEPROYECTO

PROYECTO

LUGAR Y FECHA

PALABRAS CLAVESBase de datos, tablas, relaciones, modelo, consultas, inventario

REGIONAL AntioquiaCENTRO/COMPLEJO Centro de servicios y gestión empresarialÁREA DE FORMACIÓN Programas especialesPROGRAMA DE FORMACIÓN

Técnico en sistemas

FICHA DE CARACTERIZACIÓNDATOS DE CONTACTO EN LA COORDINACION DE LA I.E O EMPRESA DONDE SE REALIZA EL PROYECTO

NOMBRE:CARGO:TELEFONO: MOVIL:CORREO:

RESPONSABLE DEL PROYECTO

DIRECCIÓN ELECTRÓNICA

MÓVIL

PARTICIPANTES DEL PROYECTO

DIRECCIÓN ELECTRÓNICA

MÓVIL

BENEFICIARIOS DEL PROYECTO(Enliste a quiénes está afectado el problema que usted evidencio o la necesidad que usted piensa y beneficiara este proyecto. Si existe beneficiarios indirectos, enliste quienes son.)

--

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA realizar una las estrategias del marco lógico que están dentro del paréntesis para identificar el problema central que se piensa subsanar o mejorar de la situación actual. (¨Lluvia de ideas¨, ¨DOFA¨, ¨Espina de pescado¨, ¨Árbol de problema¨, etc.)

2.1. Realice un Resumen que describa la situación actual,incluyendo los antecedentes y la propuesta en general del proyecto. Incluya el Marco Teórico(Esto consiste en buscar documentos que contengan información relevante que permitan detectar, extraer y recopilar información de interés y relacionado a los problemas)

Diagnostico:

Para la elección del presente proyecto se utilizo como técnica, el método de lluvia de ideas, donde con el grupo de proyecto se definieron diferentes necesidades visibles ante nuestro entorno y como desde nuestro conocimiento en la media técnica se podían suplir.

Algunas de las ideas son:

La idea de la biblioteca se elije por:_______________ (explicar porque decidio este proyecto entre las ideas que tenían)

- Resumen:

Las bibliotecas son centros de formación y documentación que a lo largo de los años han sido reemplazado por la tecnología, lo que ha buscado que la mayoría de las bibliotecas de gran tamaño se conviertan en bibliotecas virtuales o especializadas en el uso de herramientas tecnológicas.

La biblioteca María pepa Hernandez está ubicada en el barrio la Candela de la ciudad de Medellín, es una pequeña extensión de la I.E candela lopez Echavarria, y presta servicio con prioridad a los estudiantes de la i.E pero también a la comunidad cercana al barrio, con préstamos de libros, uso de computadores y del espacio en general.

Uno de los problemas que se presenta en la biblioteca María Pepa Hernández es que cuenta con los elementos para que la biblioteca pueda trabajar de mejor manera al contar con computadores que podrían permitir la búsqueda de libros, pero sus empleados trabajan de manera tradicional, a través de fichas de papel y relentizando los procesos de búsqueda de libros y de inventario, ya que no se lleva un control correspondiente a los libros que son prestados y estos se pierden al permitir que las personas de la comunidad se queden más del tiempo permitido con el libro y que al momento de buscar el libro requerido se tome en cuenta la situación al verificar que muchos libros no están y que los usuarios no dan sus datos correctos.

En cuanto al uso de los computadores con los que se cuenta, no se prenden regularmente, ya que no cuentan con un servicio de internet, ni enciclopedias que puedan ser utilizadas por los usuarios para la búsqueda de tareas, contando entonces con programas básicos como Microsoft office.

Por lo tanto se ve la necesidad de crear un sistema de base de datos que sea implementada en los computadores existentes, que permita la búsqueda de los libros que se encuentran en el momento en la biblioteca y llevar un control de inventario de los libros que son prestados y lo que permanece en los stand, de manera que al un usuario solicitar un préstamo se tenga los datos exactos de ubicación y existencia, al tiempo que se puede guardar un buen registro de los datos del cliente, ampliando su información personal y generando una alerta que permita indicar cuando se cumple el tiempo del préstamo y se deba llamar al usuario o de lo contrario generar una multa.

- Marco Teórico:

La relación entre el manejo de la información y las bases de datos es cada vez más necesario y acertado, dado que las empresas sin importar su tamaño y actividad económica, buscan organizar de manera detallada todos los procesos que la conforman, como el manejo de su inventario, ventas realizadas, pagos a sus empleados, producción, entre otras cosas.

“Los inventarios o stocks se constituyen en la empresa con la finalidad de que las demandas de los clientes sean atendidas sin demora y para que la necesaria continuidad del proceso productivo no tenga que ser interrumpida por falta de materias primas”. (www.economia48.com, s.f.).

Objetivos en el control de inventarios. Existen varios objetivos en el control de inventarios, en ocasiones tienen que hacerse ciertas concesiones al intentar alcanzarlos, ya que el alcanzar todos a la vez no es posible (Hopeman, 2001). A continuación se mencionan los objetivos en el control de inventarios. Minimizar la inversión en el inventario. Minimizar los costos de almacenamiento. Minimizar las pérdidas por daños, obsolescencia y por artículos perecederos. Mantener un inventario suficiente para que la producción no carezca de materias primas, partes y suministros. Mantener un transporte eficiente de los inventarios, incluyendo las funciones de despacho y recibo. Mantener un sistema eficiente de información del inventario. Proporcionar informes sobre el valor del inventario a contabilidad Cooperar con adquisiciones de manera que se puedan lograr compras económicas y eficientes. Hacer predicciones sobre las necesidades del inventario

Por lo tanto un inventario es de gran ayuda para cualquier empresa o negocio aumentando su efectividad con la inclusión de la tecnología y sistemas de información que permitan su manejo más rápido y eficiente

Para (Date, 1998) Un sistema de bases de datos es básicamente un sistema computarizado cuyo propósito general es mantener información y hacer que esté disponible cuando se solicite. La información en cuestión puede ser cualquier cosa que se considere importante, necesaria para apoyar el proceso general de atender los asuntos del individuo o la organización a la cual debe servir el sistema.

No todos los sistemas que manejan información son bases de datos. ya que deben responder a algunas características como la independencia de los datos, reducción de redundancia para evitar que existan inconsistencias entre los datos y seguridad que permita tener control de los datos, lo que garantiza que la creación de esta al ser “inteligente” evita retraso de tiempo y procesos que pueden entorpecer una actividad o reducir en ciertos negocios la cantidad de clientes. (http://www.um.es/docencia/barzana/IAGP/Iagp6.html)

Para reresentar el mundo real se crean modelos de bases de datos que permiten conocer su estructura tales como;

Modelo Entidad-Relación que es una representación gráficav del modelo de la base de datos a desarrollar.

Sus elementos son:

Entidades

Son objetos concretos o abstractos que presentan interés para el sistema y sobre los que se recoge información que será representada en un sistema de bases de datos. Por ejemplo, clientes, proveedores y facturas serían entidades en el entorno de una empresa.

Atributos

Es una unidad básica e indivisible de información acerca de una entidad o una relación. Por ejemplo la entidad proveedor tendrá los atributos nombre, domicilio, población, CIF.

Dominios

Es el conjunto de valores que puede tomar cada atributo. Por ejemplo el dominio del atributo población, será la relación de todas las poblaciones del ámbito de

actuación de nuestra empresa.

Tablas

Es la forma de estructurar los datos en filas o registros y columnas o atributos.

Relación

Es la asociación que se efectúa entre entidades. Por ejemplo la relación entre las entidades facturas emitidas y clientes. (http://www.um.es/docencia/barzana/IAGP/Iagp6.html)

Finalmente las bases de datos requieren ser desarrolladas por medio de un programa o gestor de base de datos que nos permita desarrollar esa representación de modelo a un lenguaje que permita que funcione en el sistema de manera eficaz e independiente.

Los sistemas de administración de base de datos (DBMS) son un conjunto de programas que maneja todo el acceso a la base de datos. Conceptualmente, lo que sucede es lo siguiente (Date, 1998; Rustin, 1972):

1) Un usuario solicita acceso, empleando algún sublenguaje de datos determinado2) El DBMS interpreta esta solicitud y la analiza.3) El DBMS inspecciona, en orden, el esquema externo de ese usuario, la correspondencia externa/conceptual asociada, el esquema conceptual, la correspondencia conceptual/interna, y la definición de la estructura de almacenamiento. 4) El DBMS ejecuta las operaciones necesarias sobre la base de datos.

Ventajas y desventajas del uso de las bases de datos. Las ventajas de un sistema de base de datos sobre los métodos tradicionales de mantener registros en papel se enuncian a continuación (Date, 1998). Es compacto: No hacen falta archivos de papeles que pudieran ocupar mucho espacio. Es rápido: La máquina puede obtener y modificar datos con mucha mayor velocidad que un ser humano. Así es posible satisfacer con rapidez consultas de casos particulares, del momento, sin necesidad de búsquedas visuales o manuales que requieren mucho tiempo. Es menos laborioso: Se elimina gran parte del tedio de mantener archivos a mano. Las tareas mecánicas siempre serán mejor realizadas por las máquinas. Es actual: Se dispone en cualquier momento de información precisa y al día.

Entre las desventajas se menciona lo siguiente (Rustin, 1972):

Pueden requerir que se ingrese la misma información en muchos registros. Pueden ser de instalación compleja, usando muchas tablas. Es más difícil entender como se relaciona cada parte con la otra.

2.2. Pregunta problémica- (Redacte una pregunta que contenga o mencione el problema central que se detectó)

¿De qué manera la biblioteca María Pepa Hernández podría mejorar la efectividad de sus procesos, utilizando los recursos tecnológicos con los que cuenta que permita regular su inventario, estado de los libros y prestamos?

3. JUSTIFICACIÓN

3.1. NECESIDADES DEL NEGOCIO(La razón de este punto es Indicar las razones y el por qué se va a realizar el proyecto, cuales son los requerimientos generales de la I.E, la empresa o el área a mejorar.Debe detallar-escribir en una lista cuáles son las necesidadesque busca mejorar con el proyecto, cuales son los puntos en donde la organización eta fallando o le falta mejorar)

Actualmente los sistemas de información son de gran utilidad porque permiten que los procesos se elaboren de manera rápida y segura, la idea de crear una base de datos para la biblioteca María Pepa Hernández nace bajo la necesidad de aplicar los conceptos que vamos adquiriendo en la media técnica en un entorno que hace parte de la comunidad estudiantil, identificando diversos problemas que se ven reflejados en el bajo índice de estudiantes que asisten a la biblioteca y en el deterioro de la misma, al no contar con material que se requiere con una persona que optimice el proceso de búsqueda, ya que si hay

varias personas en la biblioteca, se debe esperar a que se atienda un estudiante a la vez, mientras se busca la ficha de ubicación de los libros y luego verificar que el libro si se encuentre dado que se pierden por el poco control que se lleva.

Al crear una base de datos que permita la búsqueda de ubicación de los libros e identifique su existencia permitirá que los estudiantes se sientan más satisfechos por el rápido servicio y la bibliotecaria solo tendría que verificar en el sistema su existencia y su ubicación.

La base de datos puede ser instalada en los computadores que tiene la biblioteca y podrán ser usados para permitir a los estudiantes que puedan desarrollar la búsqueda, en caso de no tener disponible en el momento una persona que pueda colaborarles.

Por medio de un control de inventarios que lleva la base de datos se puede identificar con exactitud que libros hay en el momento del préstamo y cuáles no, su estado y en caso de ser prestado a que persona fue prestado y sus datos.

Una vez prestado el libro, la base de datos fija una fecha límite entrega de tres días, que al no cumplirse, genera una alerta y un monto de multa por día de atraso, permitiendo culturizar a los usuarios y evitando que se pierdan los libros.

3.2.OBJETIVOS GENERAL(Cuál es la necesidad que va a cubrir el proyecto, este ítem debe ser desarrollado describiendo la acción que se va a realizar, la descripción debe comenzar con un verbo en infinitivo y no debe tener más de 10 líneas)

- Desarrollar una base de datos para la biblioteca María Pepa Hernández que permita búsqueda y control de inventario de los libros, dando uso y soporte a los computadores existentes.

3.3.OBJETIVO ESPECÍFICO DEL PROYECTO (Escriba en orden las acciones que se van a realizar para desarrollar el objetivo general, redactándolas con un verbo en infinitivo, guiarse de los procesos que tiene que hacer para completar/lograr el objetivo general, basado en el ciclo PHVA).

Planear:

- Verificar el estado de los equipos de cómputo que soportaran la base de datos y generar plan de mantenimiento de los mismos, para asegurar el funcionamiento de la base de datos a implementar.

- Desarrollar un esquema o modelo de base de datos (E-R) que permita visualizar, entender y aplicar correctamente los requerimientos del cliente.

Hacer:

- Desarrollar base de datos en Access como gestor principal que permita la implementación del modelo entidad- relación desarrollado.

Verificar:

- Desarrollar pruebas de registro de la base de datos con información real de la biblioteca que permitan validar su eficacia en los procesos requeridos.

Actuar:

- Implementar la base de datos en la biblioteca María Pepa Hernández.- Capacitar a la bibliotecóloga para su manejo y utilidad.

4. DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO

4.1. CONSIDERACIONES METODOLÓGICAS(en este ítem describa: que método piensa utilizar para elaborar o un producto, o como se piensa prestar el servicio, o cual va ser el proceso para constituir el negocio)

Se utilizara una metodología basada en el modelo PHVA que permita la aplicación de las diferentes competencias desarrolladas durante el proceso de articulación con la educación media, desarrollado de la siguiente manera:

Planear:-Obtención de la información y análisis de requerimientos.Se desarrolló una entrevista a la bibliotecóloga que permita identificar los procesos de la biblioteca y requerimientos frente a la propuesta planteada.

Analisis de la informacion bajo modelo de identificación de actores de la base de datos

Entidades:Usuarios o personasAutoresLibrosVolúmenesPrestamos

Relaciones:usuarios o personas se relaciona con prestamos al ser quien directamente realiza el prestamos del libro

libros se relaciona con autor por____________________________ (ANOTAR LAS RAZONES DE LAS RELACIONES ENTRE ENTIDADES)

.

-Diseño de la base de datos en modelo conceptual (MER);Se utilizara el Modelo Entidad Relación (MER), que básicamente define entidades, atributos, interrelaciones de los actores y procesos que intervienen en la base de datos.

-Diseño del modelo lógico:

Se definen las claves principales, candidatas y las foráneas de las entidades

.

Editorial: (cod_editorial , nombre)

autor(cod_autor, nombre,....)

usuario(cod_usuario,....)

HACER

Creación de tablas en access

( fotos de las tablas creadas)

Relaciones creadas en el Access

FOTOS DE LAS RELACIONES EN ACCESS

Creación de formularios ( fotos)

FOTOS DE LOS FORMULARIOS DESARROLLADOS EN ACCESS

Creación de consultas (fotos)

FOTOS DE CONSULTAS DESARROLLADAS EN ACCESS

VERIFICAR

INSERTAR DATOS Y REALES Y VERIFICAR POR MEDIO DE CONSULTAS Y FORMULARIOS, TOMAR FOTOS

ACTUAR

EVIDENCIA DE LA IMPLEMENTACION DE LA BASE DE DATOS

PLAN DE CAPACITACION DE BIBLIOTECOLOGA

ENTREGA MANUAL DE MANEJO DE LA BASE DE DATOS ( PANTALLAZOS)

4.2. CONSIDERACIÓN TÉCNICAS (resuelva los siguientes puntos relacionados con los requerimientos y detalles del negocio, producto o servicio)

4.2.1.1. Sector al que pertenece ( Marque con una X o rellene el cuadro con color, referenciando el sector económico al que pertenece su producto)

Primario

(Producto directamente provenientes de la naturaleza)

Secundario

(producto terminados, después de un proceso de transformación)

Terciario

(creación o prestación de servicios)

Cuaternario

(Investigación, desarrollo, innovación e información)

4.2.1.2. Descripción del o de los servicios( Que se va a obtener del proyecto;enliste cual o cuales van a ser los productos, Servicios o el negocio que va a obtener después de terminar el proyecto y describa brevemente cada uno de estos)

Producto: Base de datos de búsqueda y control de inventario de la biblioteca en un ejecutable de Access que permita abrir desde cualquier equipo.

Servicio: Instalación de la base de datos en computadores de la biblioteca.

Producto: Manual de uso de la base de datos en forma digital donde se muestra gráficamente el uso de cada uno de los formularios, desde e ingreso a la base de datos, agregar registros, consultar información y cierre de formularios.

Servicio: Capacitación de uso a la bibliotecóloga de manera personalizada.

4.2.1.3. Infraestructura (Describa que infraestructura o ambiente requiere para desarrollar su producto o servicio)

- Computador con las siguientes especificaciones mínimas para la elaboración:( DEFINIR ESPECIFICACIONES DE LOS EQUIPOS REQUERIDOS PARA DESARROLLAR LA BASE DE DATOS)

- Computador con las siguientes especificaciones mínimas para la instalación:( DEFINIR ESPECIFICACIONES DE LOS EQUIPOS REQUERIDOS PARA IMPLEMENTAR LA BASE DE DATOS)

x

4.2.1.4. Localización ( Escriba donde va a ser la ubicación del proyecto, donde va a quedar ubicado el negocio, donde se va a prestar el servicio o si es un producto escriba donde se va a entregar, distribuir o vender el producto)

- El producto será instalado en la biblioteca María pepa Hernández, ubicado en_________________________________

- Distribuidos en tres equipos de cómputo organizados conforme a las indicaciones de la bibliotecóloga. ( ANEXAR MAPA CREADO EN ALGUN PROGRAMA DE PLANOS)

-

4.2.1.5. Valor agregado ( Escriba cuales son las características que diferencian su negocio, producto o servicio de otros)

-El valor agregado que se da al proyecto es que la comunidad cercana no cuenta con bibliotecas que se manejen de manera digital, solo bibliotecas del municipio, por lo tanto aunque no es un producto nuevo ni diferenciador a muchos que existen en el mercado, aporta valor agregado al uso de la biblioteca de la I.E y comunidad cercana.

5. ALCANCE

ALCANCE (Describa en detalle el entregable final, delimitando hasta donde abarca el proyecto y teniendo en cuenta las restricciones y supuestos que se han podido apreciar.)

- Desarrollar e instalar Base de datos de búsqueda y control de inventario de la biblioteca María Pepa Hernández

6. RIESGOS Y RESTRICCIONES

6.1. RIESGOSDescripción del riesgo, nombre cuales riesgos pueden presentarse durante el proyecto. (El riesgo se define como aquél evento futuro que puede ocurrir y ocasionará un perjuicio para la ejecución del proyecto)

Impacto (Marque con una X el nivel de impacto que genera el riesgo al proyecto en:

Probabilidad de ocurrencia(Marque con una X si la probabilidad de que ocurra el riesgo es:

Describa la acción o estrategia que ayudara a mitigar el riesgo

Alto Medio

Bajo

Alto media

bajo

No funcione la base de datos

x

Los equipos de cómputo de la biblioteca presenten problemas que no puedan ser solucionados

x

Riesgo C)

6.2. RESTRICCIONES(Mencione cuales son las restricciones que el proyecto tiene antes de iniciar en cuanto a: tiempo, conocimientos y/o dificultad en encontrar algún requerimiento para el producto )A) El tiempo que tenemos para el desarrollo de la base de datos ya

que en el momento se están adquiriendo los conocimientos en la competencia de ofimática, dada la estructura curricular.

B) El tiempo de la bibliotecóloga ya que algunas veces no se encuentra disponible para proporcionar información

7. IMPACTO(describa como impacta su proyecto en siguientes aspectos)

7.1. Económico: // lo tienen en la ficha que habían desarrollado anteriormente

7.2. Social: // lo tienen en la ficha anterior

7.3. Ambiental: // lo tienen en la ficha anterior

7.4. Otros// lo tienen en la ficha anterior

8. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO(Mencione los nombres de los participantes del proyecto y cuáles van a ser las responsabilidades que estos van a tener en la ejecución del proyecto)

ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO

8.1. Nombre del participante Responsabilidades

- --

- --

9. PRESUPUESTO DEL PROYECTO(Enliste los recursos necesarios para realizar el producto, servicio o negocio, escriba la cantidad y el valor de estos. Adicionalmente señale si es necesario adquirir el recurso o la I.E, Empresa ya lo tiene. Los valores de los recursos que SI se necesitan adquirir se suman para conocer el Total de la inversión necesario.)

PRESUPUESTO DEL PROYECTO

Ítem Descripción

Unid. de medida

CantValor Total

Por AdquirirSi-No

1 Enliste la MATERIA PRIMA necesaria para la elaboración del

proyecto:

2Enliste la MAQUINARIA necesaria para la elaboración del proyecto:

3Enliste la MANO DE OBRA necesaria para la elaboración del proyectoTOTAL INVERSIÓN

10.FUENTES DE FINANCIACIÓN

FUENTES DE FINANCIACIÓNIdentifique cuales y de donde provienen los valores de inversiones y financiación otorgados en grado 10° y en grado 11° para el proyecto

FUENTEValor Vigencia año 1

Valor VigenciaAño 2

1. Recursos SENA2. Otros recursos (especificar):ABC.…

11.PROGRAMACIÓN DE LAEJECUCION

PROGRAMACIÓN - EJECUCION

Fecha de inicioFecha estimada de terminaciónDuración total en mesesEntregable Fecha entregaPlan de comunicación ( Enliste cuales van a ser las estrategias para dar a conocer su proyecto a los beneficiarios y al entorno donde se va a ejecutar el proyecto)

DIA MES AÑO

Estudio de Mercado (Identifique quienes y cuantos pueden ser los clientes de sus producto, servicio o negocio en el futuro)

DIA MES AÑO

Estudio legal (mencione cuáles son las leyes o normas que deben tener en cuenta usted para desarrollar su producto, servicio o negocio.)

DIA MES AÑO

° Estudio financiero (Identifique cuales son los posibles ingresos, gastos y la utilidad que va a tener su proyecto en el futuro.)

DIA MES AÑO

EDT (Estructura de Distribución del Trabajo)(enliste cuales son las fases del proceso de ejecución y sus entregables)

DIA MES AÑO

Elaboración de actividades o paquetes de trabajo( enliste cuales son las actividades que realizaran para hacer su producto, servicio o constituir la empresa)

DIA MES AÑO

*Ver la Anexo EDT para la programación de la ejecución° El estudio financiero solo será obligatorio para los proyecto de creación negocio

12. INDICADORES DEL PROYECTO

INDICADORES DEL PROYECTOCree mínimo 2 indicadores que permitan medir el cumplimiento durante la fases del proyecto, como mecanismos de control

N° Indicador Descripción FormulaResultado esperado

Resultado obtenido

123…

13.CONCLUSIONES DEL PROYECTO

CONCLUSIONES DEL PROYECTO (redacte en menos de 10 líneas cual fue el cumplimiento en cuanto al objetivos, el alcance y cuáles fueron los resultados obtenidos )

14.APROBACIÓN (Ítem para el evaluador)

APROBACIÓNEl evaluador o los evaluadores del proyecto resolverán este numeral, después de la presentación final del proyecto con su aprobación o no del proyecto.

La presentación debe mostrar los resultados obtenidos en cuanto a objetivos, alcance y exponer el producto y el proceso del proyecto.

NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMAAPROBADOSI NO

15.OBSERVACIONES(Ítem para el evaluador)

OBSERVACIONESSe redactan los comentarios y sugerenciasdel evaluador o evaluadores acerca del estado del proyecto, en el caso de que el proyecto requiera plan de mejoramiento se diligenciara en este punto.Fecha de Aprobación: DD/MM/AAObservaciones: