Proyecto Implementación Sistema de

Transferencia, Conservación y Disponibilización

de Documentos Digitales al Archivo Nacional

DOX Consultores

Ministerio de Hacienda. Programa de Modernización del Sector Público

Ministerio Secretaría General de la Presidencia

Santiago, Diciembre 2017

Archivo Nacional

SITUACIÓN ACTUAL

Archivo Nacional

Archivo Nacional de Chile

• Creada en 1927 bajo dependencia

del Ministerio de Educación, en

1929 se incorpora a la DIBAM.

• Única institución archivística

creada por Ley para cumplir con la

función de recopilar y conservar

los documentos de la

Administración Pública y el Poder

Judicial.

• En octubre se aprobó la Ley que

crea el Ministerio de las Culturas,

las Artes y el Patrimonio, el AN

pasa a ser parte del Servicio

Nacional del Patrimonio.

• 88 funcionarios.

“El Archivo Nacional tendrá como

misión reunir, organizar, preservar,

investigar y difundir el conjunto de

documentos, independientemente de

su edad, forma o soporte, producidos

orgánicamente y/o acumulados y

utilizados por una persona, familia o

institución en el curso de sus

actividades y funciones, así como

todos aquellos documentos relevantes

para la historia y desarrollo del país”.

Ley 21.045, creación Ministerio de las

Culturas, las Artes y el Patrimonio.

| 3 |

Archivo Nacional

Normativa vigente desactualizada, incompleta y débil.

Normativa actual que afecta a los archivos y su transferencia al AN

DFL N° 5200, 1929• No está preparada para el tamaño actual del Estado y el crecimiento del aparato

público.• Normativa que establece multas inoperantes.• No específica el soporte de los documentos.

Instructivo para Transferencias de Documentos tradicionales al Archivo Nacional, 2014• Directrices orientadas principalmente a transferencias documentales en soporte

papel, estableciendo requerimientos básicos. (http://www.dibam.cl/Recursos/Contenidos/Archivo%20Nacional/archivos/InstrucTransfDocFinal.pdf)

| 4 |

Archivo Nacional

Ciclo de vida de la información

ORGANIZAR

CATALOGAR

RACIONALIZAR

FASE ACTIVAFASE SEMIACTIVA

NA

CIM

IEN

TO

TR

AN

SF

ER

EN

CIA

ArchivoGestión

ARCHIVO FÍSICO

ARCHIVO

ELECTRÓNICO

FASE FINAL

ArchivoAdministración

e Histórico

TIEMPO

Expurgo

No existe una política pública.Debiera liderar un AN del SXXI.

Lo hace AN.Falta espacio.

No lo hace AN, sino cada organismo público sin criterio archivístico.

Info en embargo Fuente: Estudios Programa de Modernización

http://modernizacion.hacienda.cl/estudios/gestion-de-la-

informacion-y-el-conocimiento/estudio-gestion-documental

Capacidad limitada para recibir archivos físicos y sin capacidad para recibir archivos

electrónicos.

| 5 |

Archivo Nacional

Situación actual gestión documental del Estado de Chile

Conocimiento

• Limitado acceso a la información

de las instituciones públicas.

• Pérdida de información con valor

para las instituciones y la

ciudadanía.

Gestión del Estado

• Múltiples y divergentes sistemas

de gestión documental en el

Estado que no interoperan.

• Documentos gestionados

electrónicamente deben ser

impresos para su transferencia al

AN.

Costos

• Altos costos de horas de

personal en procesos internos.

• Altos costos económicos y de

horas en la transferencia,

disponibilización y consulta de

archivos físicos transferidos al

AN.

• Altos costos de almacenamiento

dentro de la institución y

dependencia con empresas

externas.

| 6 |

Archivo Nacional

SOLUCIÓN PROPUESTA

Archivo Nacional

Necesidad:

Proyecto Implementación Sistema

de Transferencia, Conservación y

Disponibilización de Documentos

Digitales al Archivo Nacional.

Archivo Nacional

Objetivos del proyecto

• Objetivo general

Dotar al Archivo Nacional de un sistema para recibir transferencias de

documentos electrónicos, producir directrices técnicas, proponer normativa

asociada y generar productos que faciliten su implementación.

• Objetivos específicos

Implementar un sistema basado en el modelo OAIS para recibir

documentación electrónica dentro del AN, conservarla y luego

disponibilizarla en un sistema accesible para instituciones y ciudadanía.

Generar directrices técnicas y propuestas normativas para la gestión

documental electrónica en la Administración Pública.

Generar productos que faciliten la adopción de directrices técnicas en la

Administración Pública, para permitir el buen manejo de documentos

electrónicos y su transferencia al AN.

| 9 |

Archivo Nacional

Solución propuesta

Portal de Capacitación y Difusión

Gestiona sus archivos

Gestiona sus archivos

Gestiona sus archivos

UN

IDA

DES

PR

OD

UC

TOR

AS

Componente Acceso a OAIS

Documentos electrónicos

normalizados

RECIBIR

CONSERVAR

DISPONIBILIZAR

Consultas de usuarios

Consultas de Instituciones

Directrices TécnicasNormativas

RETROALIMENTACIÓN

ARCHIVO NACIONAL

TRANSFERENCIA

ADMINISTRACIÓNPÚBLICA

OAIS

EXPURGO

| 10 |

Archivo Nacional

Receptor de

Transferencias

Disponibilizar Documentos

Solución Tecnológica

Instituciones

Ciudadanos

ARCHIVO NACIONAL

OAIS

https://oais.archivonacional.cl

Transferencia hacia el Archivo Nacional mediante PIT (Paquete de Información de Transferencia) sobre la base de estándares de OAIS.

PIT

HTTPS

Componente deAcceso al OAIS

<<Cliente de Servicio Web>>Transferencia hacia AN

<<Servicio Web>>Transferencia de Entrada

UN

IDA

D P

RO

DU

CTO

RA

(Ad

min

istr

ació

n P

úb

lica)

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

HTTPS

Uso de OpenAPI:Descripción mediante estándares de

interoperabilidad para especificaciones de servicio web y estructuras de datos.

| 12 |

Archivo Nacional

Piloto de la Solución desarrollada para la Formulación

Modelo de interacción

UN

IDA

D P

RO

DU

CTO

RA

(Ad

min

istr

ació

n P

úb

lica)

ARCHIVO NACIONAL

TRANSFERENCIAS

PIT OAIS

Servicio WebIntegración Transferencia de Entrada

| 13 |

Archivo Nacional

Piloto de la Solución desarrollada para la Formulación

Aprendizajes y desafíos

• La implementación de la solución TI debe ser guiada por la Archivística.

• El OAIS es un modelo implementable. Foco del piloto: proceso de transferencia.

• Validación de modelo de contar con una Componente de Acceso al OAIS con estándares de interoperabilidad (OpenAPI)

• Conceptualizar un modelo de metadatos para soportar múltiples procesos de negocios.

• Contar con una arquitectura escalable para el volumen de documentos esperado.

• Implementar procesos de almacenamiento y consultas sobre documentos.

APRENDIZAJES DESAFÍOS

| 14 |

Archivo Nacional

Componente 1

Gestión del Proyecto

Generar y

establecer equipos

responsables de la

gestión y ejecución

del Proyecto que

planifiquen,

supervisen, evalúen

y apliquen mejoras

al desarrollo de las

actividades del

proyecto.

Componente 2

Generación de

propuestas normativas

y directrices

Generar propuestas

normativas y

directrices

archivísticas para la

gestión documental

en la administración

pública.

Componente 3

Instalación y desarrollo

de Tecnología

Implementar un

sistema tecnológico

para recibir,

conservar y

disponibilizar

documentación

electrónica dentro

del AN.

Componente 4

Fortalecimiento

institucional

Fortalecer al

Archivo Nacional en

su vinculación con

las instituciones

productoras y como

órgano rector de la

archivística

nacional.

Componentes Proyecto Modernización

| 15 |

Archivo Nacional

Componentes Proyecto Modernización

Componente 1

Gestión del Proyecto

Generar y

establecer equipos

responsables de la

gestión y ejecución

del Proyecto que

planifiquen,

supervisen, evalúen

y apliquen mejoras

al desarrollo de las

actividades del

proyecto.

Componente 2

Generación de

propuestas normativas

y directrices

Generar propuestas

normativas y

directrices

archivísticas para la

gestión documental

en la administración

pública.

Componente 3

Instalación y desarrollo

de Tecnología

Implementar un

sistema tecnológico

para recibir,

conservar y

disponibilizar

documentación

electrónica dentro

del AN.

Componente 4

Fortalecimiento

institucional

Fortalecer al

Archivo Nacional en

su vinculación con

las instituciones

productoras y como

órgano rector de la

archivística

nacional.

| 16 |

Gerencia de

proyecto

Gestión

tecnológica

Gestión

interinstitucional

Propuesta

normativa legal

Propuesta

normativa

reglamentaria

Propuesta

directrices

técnicas

Laboratorio con

instituciones

pilotos

Diseño e

implementación

del sistema

tecnológico de

transferencias y

conservación de

archivos digitales

Implementación

del portal web

para búsqueda y

visualización de

documentos

Implementación

de plan de segu-

ridad de la

información

Actividades de

gestión del

cambio en la

institución

Portal web para

comunicar y

facilitar la

adopción de las

nuevas

normativas y

directrices

Actividades de

difusión

Archivo Nacional

Línea de tiempo | Desarrollo del proyecto

2018 2019 2020

Enero 2018

Componente 1: Gobernanza del proyecto.

Junio 2018

Componente 2: Generación de directrices y normativas

Diciembre 2020

Agosto 2019

Agosto 2018

Componente 3: Instalación y desarrollo tecnología

Diciembre 2020

Agosto 2018

Componente 4: Fortalecimiento institucional

Noviembre 2020

| 17 |

Archivo Nacional

Costos

Valor estimado del dólar al 05-01-2018 US$ 605

| 18 |

Componentes 2018 (CLP$) 2019 (CLP$) 2020 (CLP$)Total por año

(CLP$)US$

Gestión del Proyecto Total 110.000.000 97.200.000 97.200.000 304.400.000 503.140

Generación de Propuestas Normativas y

Directrices Técnicas94.800.000 20.800.000 - 115.600.000 191.074

Instalación y desarrollo de Tecnología

50.000.000 375.000.000 300.000.000 725.000.000 1.198.347

Fortalecimiento institucional - 42.000.000 42.000.000 69.421

Total 254.800.000 535.000.000 397.200.000 1.187.000.000 1.961.983

Archivo Nacional

Equipo del proyecto

Comité Directivo

Interinstitucional

PMO

Comité

Operativo

Comité de

Expertos

Comité de

Tecnología

ARCHIVO NACIONAL

Unidad

Coordinación de

Transferencias

Documentales

Coordinadora de

Política Digital

| 19 |

Archivo Nacional

Soporte Institucional

• Sólido equipo de trabajo

conformado.

• Más de 200 proyectos

realizados.

• Capacidades institucionales,

humanas y físicas para

implementar soluciones

tecnológicas.

• Sólida formación y experiencia

archivística.

• Diseño e implementación de

visitas técnicas a instituciones

públicas.

• Creación y actualización de

herramientas para transferencia

documental.

• Mantiene relación directa con

instituciones productoras.

Coordinación de Política Digital

DIBAM

Coordinación de Transferencias

Documentales del Archivo

Nacional

| 20 |

Archivo Nacional

Resultados

Archivo Nacional

Resultados al finalizar el proyecto

01Capacidad técnica

para recibir

transferencia de

archivos digitales de

un potencial de 33%

de las instituciones

públicas.

02Normativa y

directrices de

producción y

transferencia de

documentos digitales

publicadas y

difundidas.

03Tres instituciones

en régimen de

transferencia de

documentos

electrónicos en el

modelo del AN.

04Herramientas de

difusión y

capacitación de

adopción de la

normativa y

directrices en

funcionamiento.

al 31/Diciembre/2020

| 22 |

Archivo Nacional

Documentos Digitales transferidos al AN

Disponible para ser consultados en forma online

Número de documentos

transferidos al AN.

Número de instituciones

transfiriendo.

Número de documentos

disponibles para ser consultados

online.

Número de servicios disponibles

para usuarios.

Número de usuarios

(institucionales y particulares).

MA

YO

R

Tiempos en la transferencia.

Tiempos en la disponibilización de

los documentos transferidos.

Costo de conservación de

documentos en instituciones

productoras.

Costos de procesos técnicos para

disponibilización de los

documentos.

Cantidad de funcionarios

destinados a labores de

transparencia y recuperación de la

información.

MEN

OR

| 23 |

Archivo Nacional

Aporte a la modernización del Estado

Reconocimiento del AN

De su labor más allá de lo

patrimonial como un actor

relevante en la modernización

de la gestión pública.

Preservación Digital

Incorporación del concepto de

Preservación Digital en la

generación y conservación de

los documentos electrónicos.

Capital Humano

generando Valor

Reasignación de funciones y de

recursos en el AN e

Instituciones Productoras.

Potenciar la Gestión

Documental Electrónica

Incentivo de la gestión

documental electrónica en la

Administración Pública.

Vínculos con Otros

Fortalecimiento del vínculo del

Archivo Nacional con el resto de

las instituciones.

| 24 |

Archivo Nacional

GRACIAS