Formulacion evaluación gestión de proyectos

• Ciclo de vida

• Identifi- cación

• Diagnós- tico

• Estudio de alternativas

Temario

2012

CURSO DE EVALUACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Identificar los principales conceptos de la formulación, evaluación y gestión de proyectos.

Aplicar las herramientas que se utilizan en la evaluación de proyectos.

Objetivos

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario1. Curso de formulación y evaluación social

de proyectos de la CEPAL. Eduardo Aldunate. Año 2006.

2. Curso de gestión de proyectos de la ACAPOMIL. CRL (IPM) Hernán Joglar. Año 2003.

Bibliografía

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Temario

1. Diagnóstico de la situación actual.2. Estudio de las alternativas.3. Evaluación social de proyectos.4. Ventajas de la gestión de proyectos.5. Elementos esenciales de la gestión

de proyectos.

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Diagnóstico de la situación actual

• Area de Estudio• Area de Influencia• Determinación de la Oferta• Estimación de la Demanda• Cálculo del Déficit• Definición de la Línea Base

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Área de Estudio

• Zona geográfica que sirve para contextualizar el problema

• Su definición depende de:– La red de servicios existentes– Límites relevantes

• Geográficos• Administrativos - Políticos

– Condiciones de accesibilidad Transporte

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Area de estudio

EB

1

Límite comunal

Aer

opue

rto

Puente

Río

Autopista

EB

1

Estación de

Ferrocarril

EB

2

Ferrocarril

Ferrocarril

P

B

S

L

Policia

Bomberos

Centro de Salud

Liceo

P

B

S

L

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Área de Estudio

• Tipo de zona (urbana, rural, mixta)

Es necesario recopilar información sobre:

• Condiciones socio-económicas de la población

• Localización de la población

• Infraestructura de la zona

• Aspectos culturales

• Medio ambiente

• Institucionalidad

• Comercio, industria, agricultura

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Área de Estudio

Es necesario recopilar información sobre:• Tipo de zona (urbana, rural, mixta)

• Condiciones socio-económicas de la población

• Localización de la población

• Infraestructura de la zona

• Aspectos culturales

• Medio ambiente

• Institucionalidad

• Comercio, industria, agricultura

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Area de influencia

• Marca los límites dentro de los cuales una alternativa de proyecto puede constituir una solución al problema detectado.

• Puede ser igual al área de estudio o un subconjunto de ella.

• Cada alternativa de proyecto puede tener un área de influencia diferente.

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Área de influencia

EB

1

Límite comunal

Aer

opue

rto

Puente

Río

Autopista

EB

1

Estación de

Ferrocarril

EB

2

Ferrocarril

Ferrocarril

P

B

S

L

Policia

Bomberos

Centro de Salud

Liceo

P

B

S

L

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Area de influencia

• Para su delimitación se debe considerar:– Ubicación de la población afectada– Localización de la alternativa de proyecto– Condiciones de accesibilidad– Nivel socio-económico de la población– Aspectos administrativos e institucionales– Impacto ambiental

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Determinación de la Oferta

• Corresponde al volumen de servicio provisto en el área de estudio

• Debemos distinguir:– Oferta actual– Oferta disponible

• Para estimar la oferta disponible es necesario considerar:– La capacidad de la infraestructura existente– El equipamiento disponible y su estado – El personal y su nivel de calificación– El cumplimiento de normas de calidad de servicio

• Hay que determinar la evolución esperada de la situación actual

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Determinación de la Oferta:Infraestructura

• La capacidad de la infraestructura depende de:

– El número de unidades

– Las dimensiones o capacidad de cada unidad

– El estado de conservación

– Normas de calidad de servicio o de seguridad

20km/h

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Determinación de la Oferta:Equipamiento

• La capacidad del equipamiento depende de:– El número de unidades por tipo de equipo– La capacidad de cada unidad– La disponibilidad efectiva– Normas de calidad de servicio o de seguridad

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Determinación de la Oferta:Personal

• Es necesario conocer:– La cantidad de personal según especialidad– El número de horas de trabajo de cada uno– El rendimiento esperado en cada tarea– Normas de calidad de servicio o de seguridad

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Determinación de la Oferta Disponible

Oferta disponible = Min {Oferta de infraestructura,Oferta de Equipamiento, Oferta de Personal}

• Detectar “cuellos de botella”• Identificar ineficiencias• Optimizar la situación actual• Identificar alternativas de proyecto

Este análisis permite:

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Proyección de la oferta

• Asumir mantenimiento adecuado de la infraestructura y equipos

• Estimar vida útil técnica

• Considerar la reacción de la competencia

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Análisis de la demanda

• Corresponde al volúmen de servicio requerido en el área de estudio

• Se puede estimar con base en:– La población afectada – Registros históricos– Estudios específicos

• Encuestas - Matrices Origen Destino• Modelos - Simulaciones

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Proyección de la demanda

• Demanda sin proyecto y con proyecto• Demanda del proyecto• Estimar el aumento de la población• Determinar el aumento del consumo per

cápita– Elasticidad ingreso de la demanda– Elasticidad cruzada– Elasticidad precio

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Cálculo del déficit

• Diferencia entre oferta y demanda

• El déficit puede ser:– Cuantitativo– Cualitativo

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Estudio de alternativas

• Optimización de la situación actual• Dimensionamiento del proyecto• Estudio de localización• Aspectos tecnológicos• Organización e institucionalidad• Impacto ambiental

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Optimización de la situación actual

• Corresponde a la situación actual mejorada con medidas de bajo costo.

• Evita sobre-estimar beneficios y/o sobredimensionar el proyecto.

• Puede cambiar significativamente el dimensionamiento y los beneficios del proyecto.

• Puede contemplar:– Inversiones menores– Medidas de gestión– Reformas institucionales

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Optimización de la situación actual:Algunas medidas posibles

• Redistribución de personal

• Contratación de personal adicional

• Aumento de horarios de servicio

• Reasignación de población

• Cambios en el uso de la infraestructura

• Readecuación de recintos• Redistribución de equipos

• Reparaciones menores de infraestructura

• Reparación de equipos• Educación a usuarios• Capacitación de personal• Informatización• Cooperación ciudadana o

del sector privado

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Dimensionamiento del proyecto

• Usar unidades apropiadas para indicar el tamaño: Cantidad de producto por unidad de tiempo es normalmente la medida mas adecuada.

Tipo de proyecto Unidad de medida

Aeropuerto Pasajeros/día o /año

Operaciones/día

Energía Kw/hora

Vialidad urbana Veh./hora

Puertos Ton/día

Ferrocarril Ton/año o Pas/día

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Algunos factores condicionantes del tamaño del proyecto

• Población afectada y nivel de demanda

• Tecnología utilizada• Financiamiento para

inversión y operación• Localización del

proyecto• Disponibilidad de

insumos

• Fluctuaciones y estacionalidad de la demanda

• Riesgo asociado al proyecto

• Economías de escala• Capacidad de gestión

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Evolución del tamaño del proyecto

• Alta capacidad instalada• Expansión escalonada• Tamaño inicial bajo• Programa de inversiones

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Localización del proyecto

• Debe determinarse:– Macro-localización– Micro-localización

EB 1

2

• Factores locacionales se clasifican en:– Factores determinantes

=> decidir– Factores deseables

=> desempatar

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Factores locacionales

• Ubicación de la población objetivo

• Localización de materias primas o insumos

• Vías de comunicación y medios de transporte

• Infraestructura y servicios básicos

• Topografía y calidad de suelos

• Clima (temperaturas, pluviometría, vientos)

• Condiciones de salubridad

• Impacto ambiental

• Planes reguladores y ordenanzas

• Tendencias geográficas del desarrollo

• Precio de la tierra• Tamaño y tecnología• Incentivos fiscales• Políticas de

desconcentración• Preservación del patrimonio

histórico• Aspectos culturales• Presiones políticas o

sociales• Equidad• Seguridad

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Tendencias locacionales

Tendencia Ejemplo

Hacia los insumosMicrocentralgeneradora

Hacia el consumidor Estación de metro

IntermediaEstación de

transferencia de RSAsociada a la

tecnologíaPlanta de tratamiento

de Aguas NegrasAsociada a la

topografíaCarretera

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Selección de la tecnología:Factores incidentes

• Financiamiento• Tamaño y evolución

prevista• Economías de escala• Localización• Condiciones

ambientales• Usos, costumbres y

cultura• Insumos requeridos• Interés en aprovechar

insumos locales

• Confiabilidad y número de proveedores

• Servicio técnico• Experiencia acumulada• Existencia de personal

capacitado• Obsolescencia• Empleo generado• Aranceles o impuestos• Seguridad industrial• Aspectos ambientales

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Tecnología: Especificaciones

• Definición de objetivos• Definición del producto (bien o servicio)• Detallar el proceso productivo• Listar y cuantificar los insumos físicos• Especificaciones del equipamiento• Distribución espacial ("layout ")• Requerimientos de recursos humanos• Construcciones (arquitectura-ingeniería)• Especificación de obras complementarias• Programación de obras

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Tecnología: Es necesario asesorarse!

• Universidades• Centros de investigación tecnológica• Sistemas de información tecnológica• Experiencias exitosas• Especialistas (consultores)• Asociaciones profesionales• Gremios o asociaciones productoras• Firmas proveedoras (con precaución)

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Viabilidad y sostenibilidad

• Deben preverse aspectos:– Administrativos– Institucionales– Financieros– Sociales– Ambientales

• Durante las etapas de:– Construcción– Operación– Cierre

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Viabilidad de la ejecución

• Financiamiento• Mecanismo de ejecución• Supervisión técnica• Ordenanzas y regulaciones• Aspectos sociales• Aspectos ambientales

No proyectoal

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Viabilidad de puesta en marcha y sostenibilidad

• Responsable de la operación y mantención• Financiamiento de la operación y mantención

$

• Disponibilidad de personal• Ordenanzas y regulaciones• Participación comunitaria• Impacto ambiental• Capacitación• Supervisión

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

2012

2da. parte

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

¿De qué se trata ?

Estudiar y comparar los costos y los beneficios de un proyecto o programa para decidir la conveniencia de su ejecución.

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

¿Porqué evaluar ?

• Queremos obtener más de lo que gastamos.

- +• Debemos jerarquizar, ya que los recursos

no son suficientes para todas las necesidades.

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

¿Para quién evaluamos?

Persona o empresa:

Evaluación PrivadaEvaluación financieraEvaluación económica

Todos los habitantes del país por igual:

Evaluación socialEvaluación económicaEvaluación socio-económica

Todos los habitantes del país, privilegiando algún grupo: Evaluación social

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Determinación de Beneficios y Costos

• Identificación:¿cuáles?

Pasos a seguir:

• Cuantificación: ¿cuánto?

• Valoración:¿cuánto vale?

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Determinación de Beneficios y Costos

Tipo de evaluación:

Evaluación Acción Costos BeneficiosIdentificar Ö Ö

BeneficioCosto Cuantificar Ö Ö

Valorar Ö Ö

Identificar Ö ÖCosto

eficienciaCuantificar Ö ?Ö

Valorar Ö X

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Categorías de costos

• Inversión

• Operación

• Mantenimiento

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Costos de inversión

• Estudios y diseños• Gastos administrativos• Terrenos• Construcción• Permisos, patentes e impuestos• Supervisión y asesoría• Equipamiento• Reposiciones• Capital de trabajo• Capacitación• Abandono

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Costos de operación

• Sueldos y salarios• Servicios básicos• Arriendos• Materiales e insumos• Combustibles• Permisos, patentes• Publicidad• Impuestos

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Costos de mantenimiento

• Mantención mayor de equipos• Repuestos• Reposición equipamiento menor• Reparaciones periódicas

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Tipos de Beneficios

• Ingresos monetarios• Aumento de excedentes• Ahorro de costos• Otros:

– Revalorización de bienes

– Reducción de riesgos– Mejor imagen

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Flujo de ingresos y costos

• Ordena la información• Facilita detectar errores u omisiones• Simplifica los cálculos

48801880288018802880-512018802880890900-

10000Flujo neto

3000300030003000300030003000300020001000Beneficios

-1000-1000-1000-1000Mantención

-120-120-120-120-120-120-120-120-110-100Operación

2000-8000-

10000Inversión

109876543210Año

48801880288018802880-512018802880890900-

10000Flujo neto

3000300030003000300030003000300020001000Beneficios

-1000-1000-1000-1000Mantención

-120-120-120-120-120-120-120-120-110-100Operación

2000-8000-

10000Inversión

109876543210Año

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Valor del dinero en el tiempo

Efecto de la inflación:

El costo de oportunidad:

Hoy En un año

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Indicadores Beneficio - Costo

• VAN• TIR• Otros criterios

– Razón Beneficio/Costo– Período de recuperación del capital– VAN del año 1– Tasa de rentabilidad inmediata

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Valor Actual Neto (VAN)

VAN =i=0

i=n

B i - C i

(1 + r) i (r =r%

100)

Año Costos Beneficios Neto (1+r) i V.A.0 2500 -2500 1 -25001 150 1000 850 1.1 7732 150 1000 850 1.21 7023 300 1000 700 1.33 5264 150 1000 850 1.46 5825 650 1000 350 1.61 217

Ejemplo con tasa de descuento de 10 %

VAN = 300

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Tasa Interna de Retorno (TIR)

0 =i=0

i=n

B i - C i(1 + TIR) i

10% 15% 20%

Tasa

0

100

200

300

400

-100

-200

-300

VAN

VAN

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Indicadores Costo - Eficiencia

• Valor actual de los costos VAC• Costo anual equivalente CAE• VAC / VAB• CAE por beneficiario CAE/B

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Valor Actual de los Costos

VAC =i=0

i=n

C i(1 + r) i

Año Costos (1+r)i V.A.0 2500 1 25001 150 1.1 1362 150 1.21 1243 300 1.33 2264 150 1.46 1035 650 1.61 404

Ejemplo con tasa de descuento de 10 %

VAC = 3.493

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

VAC / VAB

• Permite comparar proyectos:• Con diferente Nº de

beneficiarios• Con diferente vida útil

• Puede también calcularse por:• Número de atenciones

entregadas• Unidades del bien producido• Vehículo

Cuando el número de beneficiarios por año es constante podemos utilizar también:

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Costo Anual Equivalente

CAE = VAC * FRC

FRC =(1 + r) - 1n

r * (1 + r) n

VAC = 3.493 r = 0,1 (10%) n = 5 años

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

¿Porqué requerimos la evaluación social?

• Los precios mienten!– No reflejan el verdadero costo para la sociedad– No reflejan el beneficio para la sociedad

• Hay bienes que no tienen precio • Existen externalidades

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

2012

3era. parte

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Y SUS VENTAJAS

LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Y SUS VENTAJAS

La Administración de Proyectos es la planificación, organización, dirección y control de los recursos de una organización, por un tiempo limitado, para alcanzar un objetivo específico, con costos y calidad preestablecidos.

Ventajas:

Minimiza la burocracia Se orienta al resultado Rápida respuesta al cliente Genera sinergíaMaximiza el rendimiento de los recursos Facilita el control Reduce el tiempo total Optimiza la coordinaciónHace visibles las capacidades y limitaciones

Fuente: Kerzner, Harold. “Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling”. John Wiley & Sons Inc. New York, NY. 1998.

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

ORIGEN DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

ORIGEN DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

La Dirección Integrada de Proyectos (DIP) emergió como una

respuesta a un número de fuerzas que demandaban nuevos

métodos de administración, entre las que destacan la creciente

demanda por bienes y servicios más complejos, sofisticados y

adaptados al cliente, como asimismo, el crecimiento exponencial

del conocimiento humano.

Ambas realidades requieren de altos niveles de coordinación y

cooperación entre grupos de profesionales de diferentes áreas,

actividades que no podían ser realizadas eficientemente con las

estructuras organizacionales y sistemas de administración

tradicional.

Fuente: A. Gaete / Administración de Proyectos / ACAPOMIL 2001

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

LA DIP AGREGA VALOR Y ASEGURA LA CALIDADLA DIP AGREGA VALOR Y ASEGURA LA CALIDAD

Fuente: A. Gaete / Administración de Proyectos / ACAPOMIL 2001

Necesidades

y requerimientos

del cliente

EspecificacionesCapacidad

OperacionalInstalada

¿#?

Calidad alcanzada

N E

C

Situación ideal:

Situación real:

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

ALGUNAS DIFICULTADES ASOCIADAS A LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS


INCERTIDUMBREPlanificar y presupuestar algo que no se ha

hecho.

Influencia de múltiples variables fuera de control.

Diferencia entre lo que el cliente quiere, lo que dice que quiere y lo que realmente requiere.

Falta de información respecto de errores cometidos hasta que sus consecuencias tienen alto costo.

Necesidad de satisfacer a un cliente mediante el trabajo de terceros, sobre los que se tiene poco poder.

Fuente: Forsberg, Kevin et al. “Visualizing Project Management: A Model for Business and Technical Success”. John Wiley & Sons Inc. New York, NY. 2001.

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario



FALTA DE APOYO DE LA ALTA ADMINISTRACIÓN

Dificultades del entorno son traspasadas directamente al proyecto.

Medidas de austeridad que destacan el todo pero perjudican al proyecto.

Intereses personales o de grupos al interior de la organización.

Falta de preparación de los integrantes del equipo.Fuente: Forsberg, Kevin et al. “Visualizing Project Management: A Model for Business and

Technical Success”. John Wiley & Sons Inc. New York, NY. 2001.

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario



COMUNICACIÓN POCO EFICIENTE

Equipos multidisciplinarios generan múltiples modelos para codificar la información.

Necesidad de mantener dispersión física.

Conocimiento tácito no documentable.


• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Elementos Esenciales de la APElementos Esenciales de la AP

Vocabulario común.

Trabajo en equipo.

Planificación del ciclo de vida del proyecto.

Componentes básicos de gestión de proyectos.

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario


• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

VOCABULARIO COMÚNVOCABULARIO COMÚN

¿Ha tratado alguna vez de recuperar una maleta perdida en un país donde no hablan ningún idioma conocido para UD?

۳۵۶كقصگ٩ؤإئثسعدجحظشيكورجئظكؤصن

EQUIPAJE PERDIDOSERÁ ENVIADO A SU HOTEL

(...pero en árabe)

CONSEJO: CUIDE SUS MALETAS, ... LA DESESPERACIÓN LLEGA ANTES QUE LA SOLUCIÓN.

TÉRMINOS

TÉRMINOS

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario


NUESTRA IMAGEN DE UN GRAN EQUIPO DE PROYECTO DEBE SER COMO LA DE UNA ORQUESTA. TODOS LEEN LAS PAUTAS EN UN VOCABULARIO Y SIMBOLOGÍA COMÚN PARA TOCAR LA NOTA PRECISA EN EL MOMENTO CORRECTO.

SEGURIDAD LOGÍSTICA PRUEBAS OPERAC. ABASTEC. PERSONAL MANUFACT. INSTALAC

INGENIERÍACALIDADCONTRATOS LEGALFINANZASNEGOCIOS SERVICIOSING. ESP.

TECNOLOG.INFORMAC. ADMINIST.

SUBCONTRAT. CLIENTE ING. SIST. PROVEED. SOCIOS OTROS

JEFE PROY.

PLAN DEPROY.

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario


• Como en una orquesta, los miembros de un equipo de proyecto tienen un lenguaje entendible para todos y muy específico en su significado.

• Este es un aspecto al que debe dedicarse tiempo y atención al inicio del proyecto.

• El vocabulario común debe ser difundido y debe quedar documentado.

VENTAJAS• Un glosario de terminología común y su significado ayudan

a la comunicación entre los miembros del equipo de proyecto, clarificando:– Responsabilidades individuales.– Alcance de las tareas por cumplir.– Disponibilidad de recursos para cada tarea.

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario


• El tiempo, recurso escaso en el ambiente de proyectos, es utilizado en mejor forma cuando hay una terminología común.

• La conveniencia de fijar un vocabulario común ayuda resolver las dificultades que surgen de:– La distinta formación y experiencia previa que tiene cada

integrante del equipo de proyecto.– La necesidad de transmitir información a terceros con gran

precisión.– La alta rentabilidad que se obtiene del hecho de capturar el

conocimiento que se genera en un trabajo y aprovecharlo para el próximo.

– El alto riesgo de cometer errores derivados de mala interpretaciones.

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

VOCABULARIO COMÚNALGUNAS MEDIDAS A CONSIDERAR


1. Toda organización bien administrada tiene definido su vocabulario explícitamente y lo tiene disponible tanto en papel como electrónicamente.

2. Siempre es bueno definir un glosario de términos al inicio del proyecto e incluirlo en los informes principales. Deben considerarse los términos que ayuden a clarificar conceptos y excluirse aquellos que confundan o que ya estén claros.

3. El lenguaje técnico de cada área debe ser empleado sólo entre personas técnicas del rubro en cuestión.

4. La “jerga” que nace de la cultura de una organización, dificulta la comunicación con clientes, contratistas, proveedores, etc.

5. El uso de siglas hace expedita la comunicación interna; pero dificulta la transferencia de ideas a terceros si no se han definido claramente.

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario



“Generalmente, cuando un ingeniero habla en un lenguaje que parece extranjero, lo está haciendo a propósito”.

“El comunicador más impresionante es aquel que no se empeña en impresionar a nadie; sólo trata de transmitir sus ideas en la forma más simple y clara”.

“Generalmente, cuando un ingeniero habla en un lenguaje que parece extranjero, lo está haciendo a propósito”.

“El comunicador más impresionante es aquel que no se empeña en impresionar a nadie; sólo trata de transmitir sus ideas en la forma más simple y clara”.

Fuente: Forsberg, Mooz & Ctterman. “Visualizing Project Management: A Model for Business and Technical Success”. John Wiley & Sons Inc. New York, NY. 2001.

A veces la vanidad traiciona:

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

VOCABULARIO COMÚNUNA TAREA NO TRIVIALVOCABULARIO COMÚNUNA TAREA NO TRIVIAL

• En 1878, James Murray, destacado editor de la época en Londres, aceptó la tarea de crear el “Oxford English Dictionary”.

• El alcance del trabajo había sido detalladamente estudiado varios años antes, estimándose una duración de dos años con una extensión de 60.000 palabras.

• El trabajo terminó 50 años atrasado e incluyó aproximadamente 6.000.000 de definiciones.

• En 1878, James Murray, destacado editor de la época en Londres, aceptó la tarea de crear el “Oxford English Dictionary”.

• El alcance del trabajo había sido detalladamente estudiado varios años antes, estimándose una duración de dos años con una extensión de 60.000 palabras.

• El trabajo terminó 50 años atrasado e incluyó aproximadamente 6.000.000 de definiciones.

Fuente: Drucker, Peter. “People and Performance”. Harper & Row. New York, NY. 1977.

¿Sabe cuál es uno de los proyectos que, más famosos por el error cometido en el dimensionamiento de su alcance?

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

VOCABULARIO COMÚNEJERCICIO

VOCABULARIO COMÚNEJERCICIO

En tres minutos, defina: • Integración,verificación y validación

RESPUESTA

• Integración: Combinación de entidades, elementos o componentes, para comprobar el funcionamiento y compatibilidad entre ellos.

• Verificación: Comprobación del cumplimiento de las especificaciones.

• Validación: Comprobación de la satisfacción del cliente.

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

Elementos Esenciales de la AP

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

TRABAJO EN EQUIPOTRABAJO EN EQUIPO

Pocos términos son más usados hoy para describir un entorno de trabajo deseable que el de “Trabajo en Equipo”. Sin embargo, casi nadie logra implementarlo. (Forzberg, Mooz y Cotterman)

GRUPOSGRUPOS

1. ENTREGA DEL MEJOR ESFUERZO.2. MÁXIMA COORDINACIÓN.3. COMPROMISO FUERTE CON LA TAREA.4. ORIENTADOS A UN OBJETIVO COMÚN.5. CON UNA MOTIVACIÓN COMPARTIDA.

1. ENTREGA DEL MEJOR ESFUERZO.2. MÁXIMA COORDINACIÓN.3. COMPROMISO FUERTE CON LA TAREA.4. ORIENTADOS A UN OBJETIVO COMÚN.5. CON UNA MOTIVACIÓN COMPARTIDA.

EQUIPOSEQUIPOS

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

TRABAJO EN EQUIPOTRABAJO EN EQUIPO

NUESTRA ANALOGÍA ENTRE UN EQUIPO DE PROYECTO Y UNA ORQUESTA NUEVAMENTE REVELA SU VALIDEZ. AMBOS SIGUEN UNA DIRECCIÓN COMÚN PREVIAMENTE ESTABLECIDA (PLAN O PAUTA) LA QUE ES MARCADA POR UN RESPONSABLE (JEFE DE PROYECTO O DIRECTOR). CADA MIEMBRO PUEDE TOCAR SOLO; PERO SU TRABAJO, ENTONCES, NO TIENE EL MISMO VALOR.

SEGURIDAD LOGÍSTICA PRUEBAS OPERAC. ABASTEC. PERSONAL MANUFACT. INSTALAC

INGENIERÍACALIDADCONTRATOS LEGALFINANZASNEGOCIOS SERVICIOSING. ESP.

TECNOLOG.INFORMAC. ADMINIST.

SUBCONTRAT. CLIENTE ING. SIST. PROVEED. SOCIOS OTROS

JEFE PROY.

PLAN DEPROY.

EQUIPO DE PROYECTO

EQUIPO DE PROYECTO

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

CARACTERÍSTICAS DEL TRABAJO EN EQUIPOCARACTERÍSTICAS DEL TRABAJO EN EQUIPO

METAS COMUNES.

EQUIPO

RECONOCIMEINTO DE INTERDE-PENDENCIAS Y RESPETO MUTUO.

CÓDIGO DE CONDUCTA COMÚN.

INCENTIVOS COMPARTIDOS.

ESPÍRITU DE CUERPO Y ENERGÍA.

• El problema más común que enfrentan los equipos es la falta de conocimientos y de entrenamiento para compartir esfuerzos y conseguir una meta en equipo.

• Generalmente no se distingue bien entre el trabajo en equipo “superficial” y el “real”.

• El trabajo en equipo real tiene las siguientes características:

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario


METAS COMUNESMETAS COMUNES

La procedencia y formación divergente de los miembros de un equipo de proyecto hace que su percepción de valor de la meta sea diferente:

• El objetivo del proyecto y su valor deben quedar explícitamente determinados.

• Cada miembro del equipo debe apreciar el valor que tiene para él (o ella) el realizar el esfuerzo.

• Los demás miembros deben conocer esa asignación de valor.

• Si alguien no visualiza valor en el proyecto no debe integrar el equipo.

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario


RECONOCIMEINTO DE INTERDEPENDENCIAS Y RESPETO MUTUO

RECONOCIMEINTO DE INTERDEPENDENCIAS Y RESPETO MUTUO

Las fuentes de dificultades más comunes en un equipo de proyectos emanan del entendimiento vago o contrapuesto de los roles de cada miembro y de las expectativas de su función. Para evitar dificultades es aconsejable:

• Definir específicamente las funciones, tareas, responsabilidades de cada miembro del equipo.

• Desarrollar una estructura organizacional interna y definir las interdependencias.

• Definir las atribuciones y autoridad de cada miembro del equipo.

• Actualizar la información anterior periódicamente.

• Ciclo de vida


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Temario


CÓDIGO DE CONDUCTA COMÚNCÓDIGO DE CONDUCTA COMÚN

La conductas correctas e incorrectas más comunes están claramente establecidas en los códigos de las organizaciones, pero si quedan aspectos poco claros, los conflictos emergen.• Las situaciones son más delicadas en las relaciones entre

organizaciones. Algunas fuentes de conflictos son:

ÁREASPROBLEMÁTICAS

ÁREASPROBLEMÁTICAS

CONFLICTOS DE INTERESESCONFLICTOS

DE INTERESESASIGNACIÓN DE PRECIOS

ASIGNACIÓN DE PRECIOS

SUSTITUCIÓN DE PRODUCTOSSUSTITUCIÓN

DE PRODUCTOSCARGOS

DE COSTOSCARGOS

DE COSTOSRECLAMOS INDEBIDOSRECLAMOS INDEBIDOS

• Ciclo de vida


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Temario


CÓDIGO DE CONDUCTA COMÚN (cont.)CÓDIGO DE CONDUCTA COMÚN (cont.)

En el ámbito interno del equipo de proyecto deben quedar claramente establecido el marco que rige los siguientes aspectos:

• Relaciones con el cliente

• Uso y cuidado de la propiedad de la organización

• Horarios de trabajo

• Seguridad

• Cuidado de la documentación

• Aceptación de regalos

• Estándares de calidad... y otros dependiendo de la situación.

• Ciclo de vida


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Temario


ESPÍRITU DE CUERPO Y ENERGÍAESPÍRITU DE CUERPO Y ENERGÍA

Esta característica sólo es posible llevarla a cabo cuando cada miembro del equipo conscientemente se “empeña” en poner los intereses del equipo por sobre los personales. Para ello es necesario un compromiso de:

• Compartir todo tipo de recursos.

• Privilegiar la interdependencia sobre la independencia.

• Deseo de entregarse por completo para obtener el éxito.

• Controlar las personalidades dominantes.

• Nunca pedir a los demás que hagan algo que no se está dispuesto a hacer.

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Temario


INCENTIVOS COMPARTIDOSINCENTIVOS COMPARTIDOS

• La participación equitativa en las recompensas es un elemento motivacional fundamental en el trabajo de un equipo.

• Los incentivos más eficientes son la valoración, por parte de la alta administración y de los pares, del aporte que el equipo hace a la organización.

• El reconocimiento público dedicado a todos los miembros del equipo es normalmente más rentable que un bono entregado al más eficiente de ellos.

• Ciclo de vida


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Temario

MEDIDAS QUE COLABORAN AL TRABAJO EN EQUIPO

MEDIDAS QUE COLABORAN AL TRABAJO EN EQUIPO

1. Planeamiento detallado.

2. Definición y comunicación de la forma en que se toman las decisiones.

3. Establecimiento de un centro de información del proyecto.

4. Enfrentar rápidamente los problemas con quienes no rinden al nivel requerido.

5. Eventos y reuniones sociales simples.

6. Capacitación y entrenamiento.

7. Correspondencia entre esfuerzos y recompensas.

8. Refuerzo permanente de los elementos críticos para el éxito del proyecto.

1. Planeamiento detallado.

2. Definición y comunicación de la forma en que se toman las decisiones.

3. Establecimiento de un centro de información del proyecto.

4. Enfrentar rápidamente los problemas con quienes no rinden al nivel requerido.

5. Eventos y reuniones sociales simples.

6. Capacitación y entrenamiento.

7. Correspondencia entre esfuerzos y recompensas.

8. Refuerzo permanente de los elementos críticos para el éxito del proyecto.

• Ciclo de vida


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Temario


• Ciclo de vida


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Temario

CICLO DE VIDA DEL PROYECTOCICLO DE VIDA DEL PROYECTO

• El ciclo de vida es el andamiaje que indica la forma general en que se desarrollará el trabajo.

• Es un marco de referencia que debe ser visualizado con anticipación y que sirve de guía para la planificación del proyecto.

• Existen muchos modelos de ciclo de vida de proyectos, dependiendo del tipo de organización y del rubro de trabajo.

• Incluso el ciclo puede ser adaptado al proyecto en cuestión conforme a sus necesidades y entorno.

• Sin embargo siempre debe tenerse en mente la estructura general de un ciclo de proyecto base.

• El ciclo de vida es el andamiaje que indica la forma general en que se desarrollará el trabajo.

• Es un marco de referencia que debe ser visualizado con anticipación y que sirve de guía para la planificación del proyecto.

• Existen muchos modelos de ciclo de vida de proyectos, dependiendo del tipo de organización y del rubro de trabajo.

• Incluso el ciclo puede ser adaptado al proyecto en cuestión conforme a sus necesidades y entorno.

• Sin embargo siempre debe tenerse en mente la estructura general de un ciclo de proyecto base.

ID Nombre de Tarea Duración20042002 2003

JanMarJan AprAug NovSep FebSepOct JulMay DecJun AugDec Nov MarFeb

1 87dEstudios Preliminares

2 87dEstablecimiento deRequerimientos del Sistema

3 45dDiseño Conceptual del Sistema

5 153dDiseño Físico del Sistema

6 0dInforme Final Etapa de Diseño

30dPuesta en Marcha del Sistema

4 0dInforme Final DiseñoConceptual

8

7 210dFuncionamiento del SistemaPiloto

86dImplementación del Sistema

10

9

1dTérmino del Proyecto

Oct Apr

RequerimientosOperacionales(Necesidades)

Análisis funcional delsistema

Configuración delSistema a base de

subsistemas

Diseño y desarrollo decomponentes de cada

subistema

CapacidadOperacional

(Sistema de Armas)

Integración delSistema de Armas

Integración deSubsistemas

Integración decomponentes

Validación

Verificación

Verificación

Verificación

verificación

verificación

verificación

• Ciclo de vida


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Temario

CICLO DE VIDA DEL PROYECTOCICLO DE VIDA DEL PROYECTO

ESTUDIO IMPLEMENTACIÓN OPERACIÓN

Definición req. del usuario

Definición Concepto

Especific.del sistema

FAS

ES Planif. de

adquisiciónSelección proveedor

Desarrollo Verificación Despliegueo Produc.

Operc.Mant. Apoyo

Desactivac.

PE

RÍO

DO

SP

UE

RTA

S D

E C

ON

TR

OL Aprobación

nueva iniciativa

Aprobación concepto

del sistema

Aprobación del desarrollo

Aprobación de produccióno calificación

formal

Aprobación operacional

Nuevas MisionesDet. Necesi-dad

Concepto opracional

Plan selecc.Proveedor.Espec. T/A.Llamado Lic.Asignac. Fdos.

Pruebas aceptación.Calificación formal.Audit. configuraciónfuncional y física.

Rev. periódica.Costos operac.Mejoras.Reemplazos.


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Temario

GASTOS POR PERÍODO DEL CICLO DE VIDAGASTOS POR PERÍODO DEL CICLO DE VIDA


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Temario

CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO O SISTEMACICLO DE VIDA DEL PRODUCTO O SISTEMA

Según Stevens, Jackson, Brook & Arnold:

Requerimientosdel usuario

Requerimientosdel sistema

ArquitecturaDesarrollo decomponentes

Integración yverificación

Instalación yvalidación

CapacidadOperacional

Cambios y retroalimentación

Revisión Revisión Revisión

Entrega decomponentes

Pruebas delsistema

Pruebas deaceptación

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTOCICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

FaseConceptual

FasePlanificación

FaseDefinición

yDiseño

FaseImplementación

FaseCierre

Recursos requeridos

TIEMPO

RE

CU

RS

OS

Fuente: Kerzner, Harold. “Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling”. John Wiley & Sons Inc. New York, NY. 1998.

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

ESFUERZOS DEL PROYECTO Y DEL CLIENTEESFUERZOS DEL PROYECTO Y DEL CLIENTE

A. Gaete / Administración de Proyectos / ACAPOMIL 2001

DefiniendoCapacidadrequerida

Definiendo loque el sistemadebe hacer

Optimizandoel costo-beneficio

Decidiendocambiospotenciales

Relacionandoentregables conrequerimientos

Verificandoy validando el producto

Trabajo delproveedor( PROYECTO)

Trabajo del cliente/usuario

Requeri-mientos delusuario

Requeri-mientos delsistema

Diseño(Arquitectura)delsistema

Diseño dedetalle ydesarrollode componentes

Aceptación,integración yverificación

Aceptación final delsistema

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Temario


• Ciclo de vida


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Temario

COMPONENTES DE GESTIÓN DE PROYECTOSCOMPONENTES DE GESTIÓN DE PROYECTOS

Componentes de Gestión

Componentes de Gestión

REQUERIMIENTOS

EQPO. DE PROY.

CUMPL. ESPEC.

VISIBILIDAD

ACC. CORRECT.

PLANIFICACIÓN

ORGANIZACIÓN

ADM. RIESGO

CONT.AVANCE

LIDERAZGO

• Muchas organizaciones y textos aplican el modelo tradicional de administración de Fayol (1916) y en él se basa la estructura del presente curso.

• Sin embargo, es conveniente mostrar, además, que versiones más modernas (2000-2003) de esta disciplina muestran una administración de proyectos más ajustadas al ambiente de proyectos y, por lo tanto, más completas.

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario


Project Objective

REQUERIMIENTOS

EQPO. DE PROYECTO

CUMPL. ESPEC.

VISIBILIDAD

ACC. CORRECT.

ORGANIZACIÓN

PLANIFICACIÓN

ADM. RIESGO

CONT.AVANCE

LIDERAZGO Fuente: Center for Systems Management. WWW.CSM.COM

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario


Relación entre nuestros diez componentes de gestión y el modelo

tradicional de la administración (según

Forsberg y Mooz)

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario


REQUERIMIENTOSDELPROYECTO

• Dentro de esta categoría se incluyen los requerimientos asignables al proyecto y los requerimientos del sistema que entregará como producto el proyecto.

• Bajo el título “Requerimientos del Proyecto” se agrupan todas las actividades relacionadas con identificación y formulación de requerimientos, desarrollo del concepto, descomposición de requerimientos, integración, verificación y validación de los requerimientos, es decir todo el recorrido del modelo “V”.

• Los requerimientos tienen una cierta dinámica. Esta característica debe ser minimizada en la medida que se avanza en el proceso.

Requerimientos 1

Requerimientos 2 Requerimientos 3

Requerimientos 4

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Temario


OPCIONESDEORGANIZACIÓN

• Dentro de esta categoría se analizan las fortalezas y debilidades de las diferentes estructuras que se pueden adoptar para llevar a cabo las tareas del proyecto.

• Bajo este título debe exponerse la solución que se adoptará en el proyecto para optimizar la distribución de responsabilidades, explotación de las capacidades colectivas y habilidades individuales, incentivo del trabajo en equipo y fomento de las comunicaciones francas y fluidas, dentro del equipo de proyecto.

<Process Nº 1

Function 4Function 3Function 2Function 1

ORGÁNICASORGÁNICAS PROCESOSPROCESOS

NameTitle

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Site Linkcost 1

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Site Linkcost 1

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RELACIONESRELACIONES

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario


EQUIPO DE PROYECTOEQUIPO DE PROYECTO

• Dentro de esta categoría se consideran los aspectos que rigen la decisión respecto de quienes deben integrar el equipo de proyecto.

• Las consideraciones preponderantes deben ser las de carácter técnico, es decir la preparación, experiencia y habilidades de quienes deberán cubrir los diferentes cargos en el proyecto.

• Las competencias exigibles en cargos claves deben ser explicitadas. Ej. Jefe del proyecto, jefe de negocio, ingeniero de sistema, jefe de planificación, jefe de relaciones con contratistas y proveedores. Ellos pueden incluso ser cambiados cuando cambian las fases del proyecto.

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario


PLANIFICACIÓN DEL PROYECTOPLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

• Comienza con la transformación de los requerimientos del sistema en tareas para el equipo de proyecto, incluyendo los plazos de entrega de resultados y asignación de recursos.

• Los planes se actualizan permanentemente para incluir los ajustes necesarios y mantener información actualizada.

• A menudo se observa que los planes se hacen, porque hay que tener un plan, pero no se usan. Este error hace que el proyecto reaccione a los acontecimientos diarios y corra el peligro de no seguir una dirección precisa hacia el logro de sus objetivos.

<Process Nº 1

Function 4Function 3Function 2Function 1

PROCESOS

IDTaskName

Duration

Jan 2002

15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

1 4dTask 1

3 3dTask 2

4 3dTask 3

5 3dTask 4

6 2dTask 5

29 30

2 0dMilestone

ACTIVIDADES Y TAREAS PREVISIONES DE AVANCE

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario


ADMINISTRACIÓN DEL RIESGOADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

• Muchas veces es un aspecto olvidado en el ambiente del proyecto.

• Está fuertemente asociada al aprovechamiento de las oportunidades que ofrece el mercado (entorno) y a la administración de las tecnologías y herramientas asociadas al sistema a producir.

• Su análisis debe contemplar las oportunidades y los riesgos asociados a ellas. Esta relación es variable a lo largo del proyecto, luego el análisis debe ser permanente.

• Oportunidades y riesgos tienden a no ser aparentes hasta que afloran como problemas, por lo tanto, el administrador de proyecto debe ser perceptivo en su análisis.

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario


CONTROL DEL PROYECTOCONTROL DEL PROYECTO

• Generalmente se hace un control erróneo puesto que se adopta una estructura de informes y estados de avance, que tienden a describir como las cosas “deben ser” sin que efectivamente se controle nada.

• El “CONTROL” significa asegurarse de que los eventos planificados se lleven a cabo de la forma en que fueron planificados y los que no fueron planificados no sucedan.

• Cada aspecto que deba ser controlado debe tener un estándar, una autoridad responsable, un mecanismo, una oportunidad y un procedimiento para determinar la varianza.

PREVISIONES DE AVANCE AVANCE REAL MEDICIONESTIEMPO

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario


VISIBILIDAD DEL PROYECTOVISIBILIDAD DEL PROYECTO

• Incluye todas las actividades, métodos y herramientas empleadas para asegurar que el equipo de proyecto se mantiene informado sobre los acontecimientos relacionados con el proyecto y hace lo propio con todas las partes interesadas: alta gerencia, cliente, usuarios, entes organizacionales relacionados, proveedores, contratistas, etc.

• El sistema para dar visibilidad al proyecto y técnicas asociadas, deben ser especialmente diseñados para servir en la particular situación de cada proyecto en lo referido a fases del proyecto, complejidad organizacional, dispersión geográfica, etc.

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario


ESTADO DEL PROYECTOESTADO DEL PROYECTO

• Normalmente se confundo con el estado de avance de actividades puntuales y no se relaciona el estado del proyecto en general.

• Cuando se habla de estado del proyecto se debe incluir tanto los aspectos relacionados con programación en el tiempo, presupuesto, avance en aspectos técnicos y vigencia del negocio que justificó el esfuerzo.

• El sistema para dar visibilidad al proyecto y técnicas asociadas, deben ser especialmente diseñados para servir en la particular situación de cada proyecto en lo referido a fases del proyecto, complejidad organizacional, dispersión geográfica, etc.

PRESUPUESTO ASPECTOS TÉCNICOS NEGOCIOTIEMPO

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario


ACCIONES CORRECTIVASACCIONES CORRECTIVAS

• Es el resultado de las actividades de control, de análisis del estado del proyecto y de la comunicación entre los gestores y partes interesadas.

• Normalmente se toman acciones correctivas importantes después de hacer un análisis del estado general del proyecto. Algunas técnicas para adoptar acciones correctivas son la contratación de horas extraordinarias, contratación de un nuevo turno de trabajo, uso de nuevas aproximaciones técnicas, cambios en el estilo de liderazgo, etc.

• Si no se implementan acciones correctivas, la marcha del proyecto queda fuera de control puesto que las variaciones entre lo planificado y lo ejecutado crecen cada vez más.

SEGUNDA EDICIÓN

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario


LIDERAZGOLIDERAZGO

• Es la componente de gestión más importante. El liderazgo es el elemento aglutinador que mantiene unidos a los otros 9 componentes y asegura de que todos ellos son implementados correcta y eficientemente.

• Representa la habilidad para inspirar a los subalternos una motivación permanente a nivel colectivo e individual para generar el resultado deseado y crear una cultura, positiva y emprendedora pero responsable, que sea propia del equipo de proyecto.

• Se ejerce a través de una aplicación especializada de técnicas para manejar diferentes personalidades, niveles de madurez, agrupar personas afines, administrar elementos motivadores.

• Ciclo de vida


• Diagnós- tico


Temario

FIN

2012

CURSO DE EVALUACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS

Formulacion evaluación gestión de proyectos

Education

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