Funcionalidad por módulos y Reportes SAP Business One

7/27/2019 Funcionalidad por mdulos y Reportes SAP Business One

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ANEXO 1

Descripcin detallada de Business-One

Mdulo de GESTIN

SAP Business Oneofrece las herramientas que le permiten personalizar los datosy crear archivos de respaldo para los mismos, definir las tasas de cambio dedivisas, configurar permisos y alertas.

Funcionalidad:

1. Sistema de Alarmas.2. Flujos de Autorizacin.3. Definicin de Lmites de Crdito.4. Administracin y definicin de Usuarios.5. Manejo de folios para documentos comerciales.6. Administracin y definicin de perodos Fiscales.

Descripcin:


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Informacin Confidencial

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El sistema permite administrar los distintos roles que pueda tener el personal dentrode la empresa a travs de autorizaciones y restricciones a todos los aspectos delsistema.

Puede crear flujos de autorizacin para la creacin de documentos comercialesen el sistema. El flujo de autorizacin define etapas especficas que se debencumplir para aprobar un documento y registrarlo en el sistema. Los flujos deautorizacin controlan:

Desviacin de lmite de crdito.

Desviacin de inventario comprometido.

Porcentaje de ganancia bruta.

Descuentos.

Desviacin de presupuesto

Documento total.

El Sistema de alarmas permite crear notificaciones por medio de correoelectrnico, fax, SMS o mensaje interno. Se pueden crear las alarmas que sedeseen siempre y cuando la informacin exista en la base de datos. No se puedencrear alarmas de eventos, es decir, que se mande una alarma porque algnusuario trat de modificar algn campo.

Permite la creacin de perodos fiscales. Los periodos le permiten llevar un controlms estricto sobre los ejercicios contables dentro de un ao fiscal. Tambin tiene laopcin de rehabilitar perodos concluidos, para correcciones posteriores o asientoscontables despus del perodo concluido.

Genera una numeracin especfica para cada documento de forma nativa alsistema. Inclusive se pueden crear distintas numeraciones, por bloques, y asignarlasa distintos vendedores. Esta opcin permite reservar un cierto nmero de facturas opedidos para que no se puedan imprimir y permite al sistema continuar con unanumeracin ntegra en la prctica.

Se pueden definir lmites de crdito para clientes y proveedores, con lo cual, ladireccin tiene mayor control sobre compras o ventas dependiendo de los montosinvolucrados en las transacciones comerciales.

La seguridad del sistema se basa en autorizaciones de los usuarios. Dichasautorizaciones son para los mdulos del sistema y a las funcionalidades quecontienen cada una. Otro aspecto a destacar son los tres niveles de autorizacin:autorizacin total, autorizacin para lectura, y acceso restricto a informacin oaccin.


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CRM

El mdulo de Oportunidades de Venta (CRM) puede ser utilizado para llevareste tipo de control y monitoreo.

Ante la capacidad de reporteo dinmico y esttico que ofrece el mdulo delCRM es perfecto para cubrir las necesidades de las empresascomercializadoras.

La solucin consiste en tres aspectos:

1. Vinculacin de Informacin a nivel documento.- El documento Oportunidad deVenta adems de ser un documento que permite llevar un control por etapa ofase, es tambin un encapsulador de informacin.

Esta capacidad permite que la oportunidad de venta tenga asociada el pedidodel cliente as como la orden de fabricacin interna para cuestiones de control ymonitoreo.

2. Alimentacin del avance a nivel Etapa.- En la oportunidad de venta, en la seccinde Etapas se puede llevar un control de las fases por las que ha atravesado laorden de fabricacin y llevar una bitcora de fechas y usuarios para controlardicho proceso.


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Fases del Proceso


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Anlisis Dinmico de las fases del Proceso

Vinculacin de Informacin


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Vinculacin de Informacin

Alimentacin del avance a nivel Etapa

En resumen, adaptar la funcionalidad del CRM de SAP Business One paramonitorear y agregar mayor control, por ejemplo a las rdenes de fabricacin uotro proceso que la empresa decida, es posible mediante ajustes,adaptaciones de campos y configuracin de bsquedas con formatos.

Sin embargo, hay que hacer notar que se pierde la funcionalidad original del

CRM, ya que no pueden coexistir varias fases o etapas en el CRM. Es por esoque si se utiliza esta solucin no se pueden alimentar las oportunidades para darseguimiento a la relacin comercial con clientes.

El alcance del mdulo esta acotado exclusivamente a la funcionalidadbrindada por el sistema de forma estndar sin configuracin adicional nidesarrollo a la medida.


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Actividades

Las actividades son parte de la herramienta para llevar el control de eventos,pendientes o actividades como: llamadas de telfono, reuniones, tareas u otrotipo de actividades relacionadas con servicio al cliente o el proceso comercialcon prospectos. El seguimiento de estas interacciones permite analizar las tareascon los clientes, tanto en actividades pendientes como histricas (cerradas).Estos movimientos se deben de capturar de forma manual y son responsabilidaddel usuario.

Las actividades pueden ser basadas en tiempo y se introducen al calendario deforma automtica. El calendario le permite visualizar, programar y actualizaractividades por fecha y por usuario.

Oportunidades de Venta

Puede utilizar las oportunidades para registrar, realizar el seguimiento y analizarcada paso de las posibilidades de ventas con un cliente o un cliente potencial,se puede actualizar en funcin del progreso de las actividades de ventas y lasnegociaciones.

Los datos se introducen en cada etapa del proceso de ventas, para permitir su

anlisis durante el proceso y despus de cerrar la oportunidad de ventas.

Puede crear los niveles del ciclo segn sus necesidades y actualizar unporcentaje de cierre (probabilidad de xito) para cada nivel. El sistema calculaun Importe ponderado para cada etapa en funcin del Importe potencialplanificado para la oportunidad. Puede modificar el porcentaje de cierre decada oportunidad en todos los niveles.

Puede utilizar en la oportunidad tantos niveles como desee y en cualquierorden.


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A continuacin se muestra un ejemplo:

Territorios

En SAP Business One los territorios sirven para administrar zonas geogrficas,marcas o categoras de artculos y sus jerarquas. Cuando se asigna un territorioal socio de negocio en su dato maestro, ste quedar configurado por defectopara las oportunidades de ventas que se generen con dicho socio.

En los informes de oportunidades se puede utilizar el territorio como parmetropara filtrar la visualizacin en funcin de las opciones necesarias del informe.

Anlisis de Oportunidades

Pipeline de oportunidades.- Es un informe que proporciona un resumen de todaslas oportunidades actualmente abiertas. Tambin indica el potencial de ventas,el nivel de ventas, el empleado responsable, etc. Al seleccionar cada

elemento, puede llamar un informe detallado de cada nivel.

Anlisis de Oportunidad Dinmico.- Con base al informe de pipeline deoportunidades, se pueden mostrar las oportunidades ms importantes (abiertaso cerradas), de una hasta treinta oportunidades, junto con todos los detallesdesde el punto en que se crearon hasta el momento en que se cerraron.

Puede utilizar este informe par analizar las oportunidades abiertas en el pipelinede ventas. Desde este informe es ms fcil identificar las oportunidades con msprobabilidades xito.


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FINANZAS

El manejo de todas las transacciones financieras y contables de la empresa serealizan en el mdulo de Finanzas en SAP Business One. Algunas de las principalesdefiniciones a nivel empresa se realizan de forma conjunta en esta seccin as

como en Gestin, dado que la naturaleza del catlogo contable y reglas decontabilizacin bsicas se realizan en ambos mdulos.

Plan de Cuentas

Organiza las cuentas de mayor de la empresa en una estructura jerrquica. Elnivel superior de la estructura (nivel 1) consta de secciones o grupos de cuentasde diferentes clases (activo, pasivo, capital, ingresos, gastos, etc.).

El sistema muestra la seccin como un cajn de armario (vase la figura). Cadacajn tiene un ttulo de seccin, que no se puede modificar. Los ttulos de nivelinferior se muestran en azul y las cuentas activas (contables) en negro. Lascuentas registradas en la Determinacin de cuentas de mayor (cuentas

primarias y/o asociadas) se muestran en verde.

Los niveles 2 a 4 pueden contener cuentas activas o ttulos (mayor), quecombinan varias cuentas activas. El nivel 5 slo contiene cuentas activas.

Tratar Plan de Cuentas

Se utiliza para aadir un nuevo ttulo, borrar una cuenta o mover ttulos ycuentas dentro de la estructura del plan de cuentas. Slo pueden borrarsecuentas que no tengan contabilizaciones.


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Multimoneda

La moneda local es la moneda en que la empresa est obligada legalmente amantener sus libros.

La moneda del sistema puede ser diferente de la moneda local en este caso, elsistema calcula automticamente todas las contabilizaciones en la monedalocal y gestiona un saldo de cuenta adicional en la moneda del sistema estofacilita la generacin de informes.

Moneda Extranjera es la moneda en la cual pueden realizar contabilizacionesen una moneda adicional a las anteriores y a su vez el sistemaautomticamente hace la conversin a la moneda local. El sistema utiliza el tipode cambio de la tabla de tipos de cambio (el cual se debe capturar de formadiaria y manualmente por el usuario) para convertir los importes en monedaextranjera a local y, a continuacin, en la moneda del sistema.

Impuestos

Se definen cdigos de impuestos para clientes y proveedores. Iva Acreditable eIva por Pagar.

El sistema cuenta con la funcionalidad del reconocimiento efectivo delimpuesto al momento del pago o cobro segn sea el correspondiente. Estonicamente si los documentos son efectuados por el documento comercialcorrespondiente (factura de clientes y/o factura de acreedores).


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Retencin de Impuestos de Honorarios, Arrendamiento, Fletes estas se pueden

definir al momento de la factura o al momento del pago.Asiento (Registro de Diario)

En SAP Business One, un asiento se contabiliza automticamente en muchosdocumentos, como facturas de deudores y acreedores. Asimismo, se puedecontabilizar un asiento manual directamente en una cuenta de mayor o en unacuenta de libro auxiliar de socio de negocio.

La informacin necesaria para contabilizar registros son cuentas, fechas decontabilizacin, de documento, numeracin de documentos y referenciasadicionales.

Documentos PreliminaresEs un procedimiento en dos pasos para crear asientos. Puede crear los asientospreviamente como documentos preliminares (borradores) corregirlos ycontabilizarlos ms adelante.

Los documentos preliminares se pueden modificar siempre que no se hayancontabilizado y pueden grabarse como no saldados siempre que se encuentreen el modo de documento preliminar.

Plantillas de Contabilizacin

Puede crear plantillas de contabilizacin para asientos que cuentan con una

estructura muy similar. Estos modelos pueden contener nmeros de cuenta,pero tambin puede limitarse a especificar la descripcin de la cuenta en unapartida individual si no sabe todava qu cuenta se va a utilizar para ella. Enlugar de importes fijos, slo se introducen porcentajes. Estos porcentajes indicancmo se distribuye el importe total entre las partidas individuales. El modelo decontabilizacin se archiva con un cdigo y una descripcin.

Contabilizaciones Peridicas

Funcin para asientos creados de forma regular. Las contabilizacionesperidicas utilizan un modelo de contabilizacin archivado con un cdigo yuna descripcin. En este modelo se define (entre otras cosas) la frecuencia conque se espera crear el asiento y la validez de la contabilizacin peridica. Las

entradas posibles del campo Frecuencia son las siguientes:

Diaria, semanal, mensual, trimestral, semestral y anual: Tambin debeespecificar la siguiente fecha de ejecucin para estas entradas.

Anular Transacciones

Funcionalidad para provisionar asientos de diario y que el sistema de formaautomtica avise cuando tenemos que anular dicha transaccin. Siempredicha fecha tiene que ser posterior a la fecha del sistema.


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Diferencias por Tipo de Cambio

Las cuentas de socios de negocio y de mayor que gestiona en una monedaextranjera contabilizan un saldo de cuenta en la moneda extranjeracorrespondiente y un saldo de cuenta en la moneda local. El saldo de lamoneda local contiene las posiciones en moneda extranjera convertidasmediante el tipo de campo en la tabla de tipos de cambio durante la fecha decontabilizacin o la fecha fiscal. En otras palabras, el saldo se basa en tipos decambio pasados. En el cierre del perodo, por tanto, debe valorar los saldos decuenta en moneda extranjera con el tipo de cambio en la fecha clave decontabilizacin.

Cuando ejecuta la funcin, el sistema genera una lista de propuestas para lascontabilizaciones de diferencias. Puede aceptar o rechazar cada propuesta de

forma individual.

Puede seleccionar cuentas en moneda extranjera y una moneda extranjera, ascomo especificar una fecha de ejecucin.

Puede introducir una fecha futura en el campo Anulacin automtica. Estopermite anular esta contabilizacin de forma automtica en el futuro.

Diferencias de Conversin

Adems de la moneda local, el sistema gestiona los datos en la moneda delsistema de forma paralela. Si la moneda local de la empresa es diferente a lamoneda de sistema, pueden surgir diferencias de tipo de cambio. El sistema

puede compensar estas diferencias automticamente.

Modelos de Informes Financieros

Para generar informes financieros, el sistema necesita un modelo queespecifique la estructura del informe. Estos modelos de informe financierodeben definirse previamente.

Tambin puede copiar la estructura del plan de cuentas y realizar lasmodificaciones necesarias. Puede utilizar los modelos de informe financiero paragenerar balances, estados financieros (totales y saldos de las cuentas de mayory de socios de negocio).

El modelo de informe financiero puede contener las cuentas de todos losgrupos. Muestra los totales de todos los grupos pero no ofrece ningn clculode subtotales.

Tambin puede crear informes de comparacin que comparen las cifras deuna empresa o un ejercicio especficos con las de una empresa o ejerciciodiferentes.


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Reconciliacin Interna

Hace referencia a la verificacin de igualdad y compensacin de posicionesabiertas del Haber con posiciones abiertas del Debe en una cuenta (por lotanto, son internas). Esto es necesario en cuentas donde un proceso empresarialno se considera completo hasta que cada importe del Haber tiene un importedel Debe correspondiente:

En el caso de las cuentas de deudor, un crdito (Debe) debe ir seguidode un cobro (Haber).En las cuentas de acreedor, un pasivo (Haber) debe ir seguido de un

pago efectuado (Debe).En el caso de cuentas de entrada de mercancas/recepcin defactura (GR/IR), cada factura recibida (Debe) debe corresponder auna entrada de mercancas (Haber), etc.

Gestionar Reconciliaciones Anteriores

La funcin Gestionar reconciliaciones anteriores permite revisar o cancelar unareconciliacin de usuario.


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Puede seleccionar reconciliaciones por cuenta, fecha de reconciliacin y

nmero de reconciliacin, as como cancelarlas individualmente o cancelarlasy realizar una nueva manualmente (restablecer). Esta funcin no permite anularcontabilizaciones de reconciliacin. Las contabilizaciones siguen existiendoaunque se cancele la reconciliacin.

Presupuestos

El presupuesto se define por cuenta contable. Este se introduce en la parte delDebe (parte de gastos y costos). El sistema slo comprueba un presupuestodeudor.

El sistema desglosa el presupuesto anual en presupuestos manuales con elMtodo de asignacin de presupuesto. Existen tres mtodos de asignacin ya

configurados:

Igual: Cada mes recibe una parte igual del presupuesto anual.

Ascendente: El presupuesto anual se asigna utilizando ponderacionesascendentes de 1 a 12.

Descendente: El presupuesto anual se asigna utilizando ponderacionesdescendentes de 12 a 1.

En lugar de introducir manualmente un presupuesto anual, puede introducir unacuenta superior y un porcentaje. A continuacin, el sistema deriva elpresupuesto de la cuenta subordinada como el porcentaje del presupuesto

anual de la cuenta superior. Tenga en cuenta que el importe inferior se aadejunto con el del superior.

El sistema tambin muestra los saldos actuales de las cuentas. Se puede utilizarvarios escenarios de presupuesto que pueden ser independientes o bienbasarse los unos en los otros.

Contabilidad de Costos

Para utilizar las funciones de contabilidad de costos en SAP Business One, debedefinir los departamentos o centros de costo de la empresa como centros debeneficio. Posteriormente podr afectar una cuenta de prdidas y gananciaspara cada centro de beneficios en cada perodo. Se puede combinar loscentros de beneficio en grupos mediante un cdigo de clasificacin.

Las normas de reparto definen cmo se distribuyen los costos o ingresoscontabilizados en una cuenta en los centros de beneficio.

Para que estos se vean reflejados en la contabilidad y se puedan emitir losreportes por centros de costos es necesario que al momento de contabilizar losdiferentes registros contables se especifique manualmente el centro decosto/beneficio correspondiente.


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Proyectos

Esta funcionalidad se utiliza para identificar las transacciones comerciales ycontables las cuales requieren una atencin en especfico (proyectos internos,externos o relevantes para la compaa). Se deben introducir en las partidasindividuales, o bien, en el asiento o el documento de marketing. Tambinpuede introducir proyectos en cuentas de mayor o de socios de negocio.

El proyecto correspondiente se registra automticamente en los documentosque contabiliza en estas cuentas. Lo cual puede generar varios informesestndar para un proyecto especfico; por ejemplo: Cuenta de prdidas y

ganancias, Balance de sumas y saldos, Informe presupuesto.

COMPRAS

Este mdulo contempla la gestin de la actividad entablada con los Proveedoresde la empresa, a travs del control y emisin de documentos de seguimiento delciclo de compras de insumos, materias primas, productos y/o servicios generales.

Flujo de Documentos

SAP Business One le permite controlar completamente el proceso de compras: lasnegociaciones con proveedores, las solicitudes de compras, la entrega de lospedidos de artculos y el procesamiento de las facturas recibidas.

1. Orden de compra: Cuando introduce una Orden de compra, se modifica elestatus de la mercanca sin afectar la Contabilidad. Sin embargo, lascantidades de las rdenes de compra se enumeran en la gestin de stocks.Puede visualizar las cantidades pedidas en diversos informes y ventanas,como el informe de status de almacn y la ventana de datos maestros deartculo.


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2. Entrada de mercancas: Se recomienda generar este documento en cuantorecibe las mercancas basado en la orden de compra previamente pactadacon proveedor.

Cuando registra una Entrada de mercancas, se aceptan las mercancas enel almacn y se actualizan las cantidades en el inventario.

Se genera un registro en el diario que contabiliza el valor de las mercancasen la cuenta de mayor asociada al inventario.

Si necesita corregir una Entrada de mercancas, deber crear unaDevolucin para anular el movimiento de inventario y contable.

3. Facturas de acreedores: Cuando se recibe una factura, se contabilizan lascuentas relacionadas con el proveedor como cuenta por pagar.

Si la entrega de un pedido no procede a la Factura en el sistema y se estncomprando artculos gestionados en el almacn, el stock se incrementa alcontabilizar la factura.

Se genera un registro en el diario que contabiliza la cantidad facturada y ladeuda con el proveedor.

Si necesita corregir una Factura de proveedores, deber crear una Nota decrdito de proveedores.

Los documentos de compras se procesan de la misma manera que losdocumentos de ventas, brindando as la capacidad de que el usuario pueda

participar en ms de un proceso operativo.

Flujo de Documentos Proceso de Compras


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Al crear un documento, siempre se puede hacer referencia a uno o varios

documentos creados con anterioridad. Cuando se crea un documento haciendoreferencia a otro existente, slo se visualizan los documentos pendientes. Todos losdocumentos para los que no se haya creado un documento subsiguiente tienen elstatus de abierto.

Los documentos abiertos permanecen con ese status hasta que todas los artculosse hayan transferido a un documento subsiguiente, o bien hasta que los cierre oanule manualmente.

No se pueden realizar modificaciones en documentos base que se hayan copiadontegramente en un documento subsiguiente.

Particin de Orden de Compra

SAP Business One permite partir una Orden de compra con artculos de variosalmacenes en una orden subordinada para cada almacn por separado.

Esta opcin puede ser til cuando los almacenes de la empresa se encuentran enciudades diferentes o incluso en otros estados.

Nota: No se pueden partir pedidos que contengan artculos de un almacnsolamente.

Entregas Parciales/ Exceso de Suministro

1. Si hace referencia a una Orden de compra al introducir una Entrada demercancas, podr incrementar o disminuir (Entrada parcial) la cantidadcopiada. Se pueden generar tantas entradas parciales como sea necesariopara completar la cantidad de la Orden de compra.


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2. Tambin puede aadir artculos adicionales en la Entrada de mercancas.Solicitud de Anticipo a Proveedores

Es posible crear una solicitud de anticipo para los proveedores basado en unaOrden de Compra o inclusive de una Entrada de Mercancas.

Este documento no crea ninguna contabilizacin de stocks ni contable. Si se creauna solicitud de anticipo de proveedor basada en una orden de compra oentrada de mercancas, el documento base no ser cerrado. De este modo, sepuede copiar el mismo documento base posteriormente a un documento decompras destino, por ejemplo: una factura de proveedor o una entrada demercancas.

Factura de Anticipo a ProveedoresLa factura de anticipo de proveedores es realmente una factura que secompensa con un pago recibido. A diferencia de la factura de proveedores, lafactura de anticipo de proveedores crea una registro en el sistema decontabilidad pero no tiene ninguna influencia sobre valores y cantidades de stock.

Factura de Reserva de Proveedores

Las facturas de reserva de proveedores se utilizan para crear una facturaproforma. A diferencia de las facturas estndar, las facturas reservadas nomodifican el stock en almacn pero si generan una cuenta por pagar con elproveedor.

La cantidad Disponible aumenta en funcin de la cantidad del pedido.

La Factura de reserva de proveedores se contabiliza antes de crear un Entradade mercancas. La cantidad Disponible aumenta segn la cantidad pedida, sise crea sin una Orden de compra como documento base.

La entrega se contabiliza ms adelante con referencia a la factura de reservade deudores. Esto reduce la cantidad En stock.

Las facturas de reserva de deudores crean contabilizaciones basadas envalores.


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Flujo de Documentos Factura Reserva

Precio de entrega

La funcin Precio de Entrega permite, a las empresas que importan mercancas,calcular los precios de compra de los artculos importados como: las tasas deaduanas, los gastos de transporte, seguros, impuestos y otros costos deimportacin.

El documento de Precio de Entrega debe basarse en la entrada de mercancas oen un Costo de Importacin previo. Est diseado para actualizar los costos de losartculos, lo cual es necesario para calcular la valoracin del inventario y lasganancias brutas, as como otros clculos relacionados con el inventario.

Se puede utilizar el documento de Precio de Entrega para crear una entrada en elregistro en el diario que refleje los Costos de importacin (aduanas, seguros,transporte, impuestos, etc.) en la contabilidad de la empresa.


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Flujo de Documentos recomendado Importacin

Contabilizacin de Diferencias de Precios

El precio de la Factura de proveedores puede diferir del precio introducidooriginalmente en la Entrada de mercancas. En este caso, el sistema identifica ycontabiliza la diferencia en la cuenta de existencias para ajustar el valor del stock.

Contabilizacin de Artculos Fuera de Stock en el Proceso de ComprasCuando compra artculos que no se gestionan como artculos de almacn (porejemplo, artculos de consumo propio), el sistema no inicia la contabilizacin deldocumento Entrada de mercancas, aunque haya creado uno. La contabilizacinse realiza hasta la Factura de proveedores afectando las cuentas de gasto y ladeuda con el proveedor.

En resumen, cuando un dato maestro de artculo no tiene la opcin de gestin deinventario, el sistema no genera ninguna contabilizacin de inventario aunque seregistren documentos de afectacin en el stock.

Modificaciones al Inventario en Compras

En el siguiente cuadro se muestra la afectacin al stock de los distintosdocumentos del mdulo de compras:


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MRP

El sistema cuenta con una herramienta de Recomendaciones de Compra basadoen la planificacin de necesidades (MRP) que permite analizar informacin actualy proyectarla meses hacia delante para determinar las cantidades y fechas en

riesgo para el ciclo de abastecimiento.Visin General

La Planificacin de necesidades de material (MRP) permite planificar necesidadesfuturas de material. Ell MRP crea recomendaciones de pedidos para artculos decompra, de forma que stos puedan satisfacer las necesidades.

El MRP puede tomar en cuenta: stock existente, previsiones de ventas, almacenesespecficos, rdenes de compra abiertas, pedidos de clientes abiertos y el nivel destock mnimo.


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Anlisis y Resultado MRP

Previsiones

Las previsiones se crean para planificar compras de manera anticipada, inclusoantes de recibir los pedidos de cliente reales.

SAP Business One utiliza la informacin de las previsiones en la ejecucin deplanificacin del MRP como fuente adicional de requerimientos de mercanca.

Puede recibirPedidos de cliente con poca antelacin, pero el tiempo en que llega

el producto puede ser demorado. Por lo tanto, algunas compaas solicitan elproducto segn la previsin de tal forma que cuando se reciben pedidos de clientesse puede suministrar las mercancas aunque los reciba con poca antelacin.

Esto se recomienda solamente para productos de alta rotacin donde el pronsticode ventas haya sido analizado previamente por la gerencia comercial paracomprometer los niveles de compra bajo este esquema.

INVENTARIO

Dato Maestro de Artculo

Los datos maestros de artculo muestran informacin general de compras y ventas,almacn y datos de planificacin para MRP.

SAP Business One permite administrar todos los artculos que adquiere, fabrica,vende o mantiene en stock. Los servicios tambin se pueden definir como artculos,a pesar de que slo son relevantes para ventas o para compras.

En cada artculo, introduce los datos relevantes para un rea determinada delsistema. Estos datos se utilizan automticamente en las compras, ventas,


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produccin, gestin del almacn y contabilidad financiera. Por lo tanto,

proporciona el soporte para los procesos en la empresa, por ejemplo: en Ventas,ayuda a crear pedidos, notas de entrega y facturas emitidas, ya que los precios,las unidades de venta y la ganancia bruta se calculan automticamente.

Nmeros de Serie

El seguimiento de los artculos se realiza a travs de sus nmeros de serie, los cualespueden proporcionar informacin adicional acerca de un artculo concreto y desu fecha de fabricacin, fecha de garanta, ubicacin en el almacn, etc.

El mtodo de trabajo consiste en introducir los nmeros de serie de los artculos quetienen especificada la gestin de nmeros de serie, cuando se producen entradaso salidas de stock y seleccionar los nmeros de serie correspondientes en los

documentos de ventas o liberacin.

Nmeros de Lote

Los lotes permiten dividir el stock de un artculo en grupos con criterios comunes. Esposible que desee implementar la gestin de lotes por razones prcticas o paracontrolar los productos de forma ms estricta.

Puede especificar en el registro maestro de artculo que el material se gestione enlotes. Tambin puede definir la cantidad de unidades del artculo relacionada concada lote y las propiedades adicionales como la fecha de vencimiento, laubicacin en el almacn, etc.

El mtodo de trabajo suele consistir en la creacin de lotes para artculos degestin por lotes durante la entrada de stocks y la seleccin de una determinadacantidad del lote correspondiente durante alguna salida de inventario(tpicamente por un concepto de venta).


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El usuario podr crear un informe de operaciones de nmero de lote para visualizar

todas las transacciones realizadas con cada uno de los lotes.

Artculos Alternativos

Utilice esta funcionalidad para definir artculos alternativos para los artculos que noestn en stock en un almacn determinado; se definen por artculo.

Es posible construir una jerarqua de artculos alternativos mediante la definicin de

alternativos para los alternativos.

Al momento de generar documentos comerciales, se puede abrir la lista deartculos alternativos y sustituir el artculo que no est en stock.

Nmeros de Catlogo de Socio de Negocio

Con esta funcin se pueden utilizar los cdigos de artculos del cliente o proveedoren un documento a travs del nmero de catlogo de Socios de Negocio.

Se puede introducir una relacin 1:n entre un socio de negocio y varios artculos ouna relacin 1:n entre un artculo y varios socios de negocio.

Estos nmeros de catlogo se pueden utilizar en documentos de compra y deventa.

Operaciones de Stock

Cuando se compra o se vende un artculo, el stock en almacn se reduce oincrementa automticamente cuando se introducen transacciones en compras yventas.


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La compra o venta de un artculo no es la nica transaccin que da como

resultado una entrada o salida de mercancas.Es posible que sea necesaria una entrada de mercancas, por ejemplo, si despusde realizar un inventario fsico determina que no ha tenido en cuenta parte de lacantidad almacenada.

Este grfico muestra un resumen sobre las diferentes posibilidades de movimientosde stock.

Entrada y Salidas de Mercanca

Utilice la entrada de mercancas para contabilizar cantidades sin hacer referenciaa una Orden de Compra especfica.

Utilice la salida de mercancas para contabilizar cantidades sin hacer referencia aun pedido de cliente especfico.

En el caso de entradas o salidas de mercanca, se deber especificar el almacnal que va a afectar la contabilizacin de mercancas. El sistema siempre utiliza elalmacn por defecto del registro maestro del artculo, si no especifica otro.

Transferencia de Stock

Se utiliza para trasladar stock de un almacn a otro. Las transferencias de stocktambin se pueden realizar como consignaciones para un cliente (generando unalmacn especfico por cliente).

El sistema utiliza el costo del artculo para calcular los precios para el registro en eldiario cuando se realiza la transferencia de stock entre almacenes.

Inventario Fsico

La funcin de inventario fsico se utiliza para:


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1. Preparar el inventario con listas de inventario impresas.2. Introducir los resultados del inventario en el sistema, una vez que el inventario

se realiz en un almacn.

3. A partir de los resultados de inventario, se utiliza la funcin Contabilizacin destocks para afectar tanto el inventario como contabilidad y actualizar el nivelde inventario correcto con base al conteo fsico.

Listas de Precios

Todos los artculos estn enlazados con todas las listas de precios del registromaestro de artculos.

Se pueden introducir precios en el propio registro maestro de artculos o en las listasde precios directamente.

Las diferentes listas de precios para los artculos le suministran la flexibilidad paraofrecer precios personalizados a sus clientes. Donde cada lista de precios se puedebasar en otra lista de precios multiplicando por un factor para actualizar los preciosde forma automtica.

Precios Especiales

Esta funcin permite definir precios especiales con base a las listas de precios. Unprecio especial se puede aplicar en un perodo de tiempo determinado (rango defechas) o por volumen en cuestion de cantidades.

Los precios especiales se asignan a:

Socios de Negocios.

Listas de Precios (Jerarquas y Ampliaciones en SAP).

Propiedad, Fabricante o Grupo (Grupos de Descuento en SAP).

Adicionalmente, el sistema cuenta con una funcin para el mantenimiento yactualizacin de los precios especiales. Dicha funcin permite actualizar una listade precios especfica, socios de negocio especficos, actualizar artculos conprecios especiales especficos, etc.

Gestin de Stock por Almacn

Esta funcin permite definir si el producto en cuestin manejar el nivel delinventario, nivel mnimo, mximo y punto de reorden. Esta opcin asigna lascaractersticas anteriores al producto en general o por cada almacn.

Se recomienda implementar la gestin de stock por almacn, ya que as segarantiza el nivel de inventario por almacn. Si no se utiliza la opcin gestin destock por almacn hay un riesgo de que un producto quede en stock negativo.


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Ejemplo: Un producto con stock de 100 piezas en el Almacn A y 50 piezas en elAlmacn B, si la gestin de stock por almacn est deshabilitada, al generar unasalida de 125 piezas del Almacn A el sistema deja en negativo 25 piezas delAlmacn A.

Esto es porque el nivel del inventario se gestiona a nivel global por artculo. Es poresta razn que se recomienda utilizar gestin de stock por almacn en todos losproductos.

VENTAS

La funcionalidad de este mdulo permite administrar a detalle la actividad

transaccional con los Clientes, es decir controlar y dar seguimiento mediante distintastransacciones al ciclo de venta en su totalidad.

Los parmetros base de este mdulo, as como los datos utilizados en los formatos delciclo de aprovisionamiento provienen de diferentes mdulos como son Gestin,Finanzas, Socios de Negocio e Inventarios. Siendo el primero de estos, donde serealiza la parametrizacin especfica del mdulo de Ventas.

Al crear un documento, siempre se puede hacer referencia a uno o variosdocumentos base creados con anterioridad (excepto en el caso de las ofertas).Cuando se crea un documento haciendo referencia a otro existente, slo sevisualizan los documentos pendientes. Todos los documentos para los que no se hayacreado un documento destino tienen el status de abierto.

Los documentos abiertos permanecen con ese status hasta que todas las partidas sehayan transferido a un documento destino o bien, hasta que los cierre o cancelemanualmente.

No se pueden realizar modificaciones en documentos base que se hayan copiadontegramente en un documento subsiguiente.

Propiedades de los Documentos de Ventas

Las ofertas, pedidos y notas de entrega son opcionales; sin embargo, si no se hacereferencia a una nota de entrega al contabilizar una factura de deudores, dichafactura afectar al stock.

1. Al crear un pedido, la cantidad Disponible se reduce y la cantidad deComprometido se incrementa en la cantidad que figura en el pedido decliente.

2. Al crear una entrega, la cantidad En stock y la cantidad de Comprometido sereducen.

3. Al crear una factura, la cantidad En stock se reduce si previamente no se hacreado una nota de entrega.


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1. Factura de deudor es el nico documento que hay que crear en el sistemanecesariamente para afectar cuentas por cobrar e Ingresos. Las ofertas, lospedidos y las entregas son opcionales.

2. Ofertas y pedidos pueden modificarse o cancelarse despus de haberloscreado. Puede deshabilitar la posibilidad de realizar modificaciones en lospedidos de cliente.

3. Entregas y Facturas de deudores no pueden modificarse despus de haberregistrado la transaccin.a) Si necesita corregir una entrega, deber crear una devolucin.b) Si necesita corregir una factura de cliente, cree una Nota de Crdito de

cliente.4. Referencias entre documentos Al crear un pedido, puede hacerlo con

referencia a una ofertade ventas.a) Puede crear una entrega haciendo referencia a una oferta, a un pedido

o a una factura de reserva de clientes.b) Puede crear una factura de cliente haciendo referencia a una oferta, a

un pedido o a una entrega.5. Contabilizaciones cuando se crea una entrega, tambin se contabiliza la

salida de mercancas. La cantidad En stock se reduce. Cuando se crea unafactura de cliente sin referencia a una entrega, la salida de mercancastambin se contabiliza y la cantidad En stock se reduce.

6. La salida de mercancas de la entrega y la factura de cliente contabilizan losvalores del libro mayor.


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Solicitud de Anticipo de Clientes

Es posible crear una solicitud de anticipo para los clientes de la empresa basadoen una cotizacin o pedido de cliente.

Este documento no crea ninguna contabilizacin de stocks ni contable. Si se crea

una solicitud de anticipo de cliente segn una entrega o pedido de cliente, eldocumento base no ser cerrado. De este modo, se puede copiar el mismodocumento base posteriormente a un documento de ventas superior, por ejemplo,una factura de cliente o una entrega.

Factura de Anticipo de Clientes

La factura de anticipo de clientes es realmente una factura que se compensa conun pago recibido. A diferencia de la factura de cliente, la factura de anticipo declientes crea una contabilizacin en el sistema de contabilidad pero no tieneninguna influencia sobre valores y cantidades de contabilidad de stock.

Proceso de Ventas con Picking

Con el Gestor de efectuar picking y embalar se introducen los criterios deseleccin para crear listas de picking. Puede realizar un seguimiento de los artculosen diferentes etapas del proceso de picking, desde el status abierto del principio,pasando por la liberacin de los artculos, hasta la creacin de la lista paraefectuar el picking de los artculos.

El Gestor de efectuar picking y embalar le permite liberar todos o parte de losartculos y efectuar un picking de artculos parcial o total. Tambin puede crearuna entrega en cualquier etapa del proceso de picking.


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Flujo de Documento Picking

Asistente de Creacin de Documentos

El asistente de creacin de documentos de SAP Business One es un procesosencillo utilizado para reunir las partidas de los documentos base con losdocumentos de destino, basados en distintos parmetros definidos por el usuario.

El sistema lleva al usuario por los pasos individuales necesarios para definir los

parmetros del resumen.

El asistente cuenta con una restriccin debido a que no maneja clientes definidoscomo multimoneda.

Proceso de facturacin con asistente de creacin de documentos


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Ventas a Clientes Ocasionales

SAP Business One proporciona la transaccin Factura cliente + pago para lasventas a clientes ocasionales o venta mostrador.

Requisitos:

El cliente paga el importe completo de una vez (por ejemplo, en una tienda).

El cliente no necesita ningn documento adicional a la factura, como un pedido ouna nota de entrega.

Parametrizaciones en el sistema:

El sistema maneja un cliente genrico que se llama automticamente

cuando se introduce la Factura cliente + pago. No se puede modificar elnmero de cliente en el documento. Sin embargo, se puede modificar sunombre y direccin en los campos correspondientes.

A partir de los valores propuestos en los parmetros de usuario, es posibleasignar un registro maestro de cliente separado para cada usuario en latransaccin Factura de deudores + Pago.

Funciones de Ventas

El sistema ofrece diferentes funciones para el proceso de ventas. No todasfuncionan en todos los documentos de ventas. En el siguiente cuadro se muestran

las diversas funciones para cada documento.

Principales funciones de documentos de venta


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Verficacin de Disponibilidad en Pedido de Clientes

Al crear un pedido de cliente e indica una cantidad de unidades de un artculomayor que la cantidad disponible del mismo aparece automticamente laventana Verificacin disponibilidad artculo.

Cantidad pedida: Cantidad de la lnea de artculo del pedido de cliente porunidad de medida de ventas.

Cantidad disponible: Cantidad disponible por unidad de medida de inventario(restando cantidad comprometida en pedidos y sumando cantidad solicitadaa proveedores).

Enlace de Pedido de Cliente con Orden de Compra

La activacin de la casilla de seleccin del campo Pedidos en la ficha Logsticadel pedido de cliente permite crear automticamente rdenes de compras paralos artculos del pedido de cliente.

El sistema crea pedidos de compra automticamente y establece un enlace entreel pedido de cliente y los pedidos de compras cuando se utiliza esta opcin.Mediante una pantalla de confirmacin se seleccionan las partidas a comprar ascomo la seleccin del proveedor.

Factura Reserva de Cliente

Las facturas de reserva de clientesse utilizan para crear una factura pro forma. A

diferencia de las facturas estndar, las facturas reservadas no modifican el stocken almacn.

La cantidad Disponible se reduce en funcin de la cantidad del pedido de cliente.

La factura de reserva de deudores se contabiliza antes de crear una nota deentrega. La cantidad Disponible (estatus) se reduce si previamente no se hacreado un pedido de cliente.

La entrega se contabiliza ms adelante con referencia a la factura de reservade deudores. Esto reduce la cantidad En stock.

Las facturas de reserva de deudores crean contabilizaciones basadas en los

montos del documento como una cuenta por cobrar.


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Flujo de Documentos Factura Reserva

BANCOS

Pagos Recibidos / Efectuados

El registro de las operaciones cada vez que la empresa recibe un pago de cliente,proveedor o cuenta contable se realiza a travs de los pagos recibidos oefectuados dependiendo de la naturaleza del movimiento. Es posible utilizardiversas formas de pago/cobro como medios de pago: Efectivo, Cheque, Tarjeta

de Crdito, Transferencia Bancaria. Una vez aadido el cobro/pago, se crear elasiento contable correspondiente.

Es posible crear un cobro para compensar la deuda de una factura de deudorespendiente o saldo inicial. Tambin puede crearse un cobro para un anticiporecibido antes de suministrar los bienes o servicios. Cuando se crea un cobro paracompensar (total o parcialmente) un documento u operacin, la reconciliacininterna se efecta automticamente.

Cuando se registra el pago recibido / efectuado, SAP genera el traslado delmonto correspondiente por impuesto a la cuenta definitiva. Al momento degenerar el documento factura el sistema traslada el impuesto a una cuentapuente transitoria hasta que se registre el documento de pago.

Depsitos

Funcionalidad que se utiliza para compensar registros efecutados en efectivo,cheques, tarjetas de crdito as como movimientos posfechados, ya que el sistemapuede manejar una cuenta transitoria para no ver afectado el saldo contable enel momento del registro.


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Asistente de Pago

El asistente de pago permite crear pagos y cobros de forma masiva paratransferencias bancarias y cheques. Los pagos se crean en funcin de los criteriosde seleccin y las vas de pago. Las ejecuciones del asistente de pagocomprenden operaciones y documentos de deudor y acreedor que no estnpagados por completo, abonados ni reconciliados, as como los pagos a cuentaasignados/sin reconciliar.

Cada ejecucin del asistente de pago se identifica mediante un nombre deejecucin del asistente y la fecha de la ejecucin de pagos.

Cuando se inicia el asistente de pago, se especifican varios criterios de seleccin:

Parmetros generales, como la fecha de la siguiente ejecucin de pagosplanificada, la clase (pago o cobro), el medio de pago (cheque otransferencia bancaria) y la serie de documento que se utiliza para creardocumentos de pago.

Los socios de negocio que verifica el sistema para localizar facturasvencidas.

Criterios de seleccin para los documentos que incluye el sistema.

Las vas de pago que utiliza el sistema.

En funcin de estos criterios, el sistema crea un informe de recomendacin que es

una lista de pagos propuestos. Puede aceptar o rechazar estas recomendaciones.Puede grabar las recomendaciones y continuar en una fecha posterior o bienpuede ejecutar los pagos. El pulsadorTrans.no incluida crea una lista de todas laspartidas abiertas que no se pudieron incluir en la ejecucin de pagos.


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Extractos Bancarios y Reconciliacin Externa

Al igual que en las cuentas de socios de negocio, las cuentas bancarias en SAPBusiness One tambin contienen partidas abiertas y reconciliadas. Las partidasabiertas se crean cuando:

El sistema realiza contabilizaciones directamente en la cuenta bancaria.

Se deposita efectivo, cheques y tarjetas de crdito.

Se contabilizan pagos mediante transferencias bancarias como medio depago.

Estas partidas no se reconcilian hasta que se recibe el extracto bancario, despus

de que el banco haya efectuado realmente el pago. Por tanto, slo las partidasreconciliadas de la cuenta bancaria reflejan el saldo actual de la cuenta en elbanco.

Cuando se lleva a cabo una reconciliacin externa, se reconcilian las partidasabiertas de una cuenta de mayor con las partidas abiertas de un extracto decuenta externa. En la mayora de los casos, el extracto de cuenta se recibe de unbanco y la cuenta que debe reconciliarse es la cuenta bancaria asociada.

Opciones de reconciliacin externa:

Reconciliacin Manual.

Reconciliacin Automtica.

Reconciliacin Semiautomtica.

El extracto de cuenta bancario se tiene que capturar de forma manual en laopcin de extracto de cuenta o por la va de Data Transfer por parte del usuario.

Confirmacin de Nmero de Cheque

Esta funcin permite verificar que los cheques se han impreso correctamente y quelos nmeros asignados a los cheques por SAP Business One coinciden con losnmeros de los cheques impresos.

Impresin de Documento

Esta funcin se utiliza para imprimir lotes de documentos segn los criterios deseleccin correspondientes. La ventaja de esta opcin es la impresin de variosdocumentos en recuenta ya registrados en SAP.

Esta funcin permite imprimir todos los tipos de documento disponibles, sinembargo, se asocian al mdulo de bancos para los siguientes documentos:

Pagos Recibidos.

Pagos Efectuados.


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Cheques para Pago.

Depsitos.Registros de Diario.

GESTIN

Descripcin de Modificaciones

Modificacin a las descripciones de los campos dentro del sistema. Estafuncionalidad se asocia al cambio de las etiquetas de los campos, pestaas yalgunas secciones dentro de un documento en SAP Business One. Estos cambiosaplican para toda la empresa, por lo tanto, dichos cambios los visualizan todos losusuarios.

Log de Modificaciones

Utilice el log de modificaciones para seguir las modificaciones en los documentosprincipales del ciclo de compras y ventas de SAP Business One.

Cada vez que actualiza, por ejemplo, las autorizaciones o las ventas, o losdocumentos de compra, el sistema sigue el cambio y lo graba en el Log demodificaciones. Por default, SAP guarda los ltimos 99 eventos por cada datomaestro y documento comercial; sin embargo, este parmetro se puede cambiardentro del mdulo de Gestin.

Parametrizaciones de Formulario

Al procesar un documento, se puede definir cules campos y columnas se debenvisualizar y activar o desactivar. De este modo se puede visualizar la informacindetallada utilizada con ms frecuencia para poder introducir los datos con mayorfacilidad.

Men de Usuario

Utilice la ficha Men de usuario del Men principal para configurar un menpersonal que incluya las ventanas, las opciones de men y las consultas que utilizacon mayor frecuencia.

El men personalizado del usuario no afecta los mens de otros usuarios o los

nativos de SAP Business One.

Acceso Rpido de Usuario

Se utiliza para definir teclas de acceso rpido propias con las que abrir lasventanas de uso ms frecuente.


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Calendario

El calendario se utiliza para visualizar, aadir o actualizar reuniones, llamadastelefnicas y otras actividades.

ANEXO 2

Reportes Estndares de SAP Business One

MODULO FINANZAS

FINANZAS

Cuentas De Libro Mayor Y Socios De Negocio: Este informe permitegenerar una lista de cuentas de mayor y/o socios de negocios. Esta ventana seutiliza para especificar criterios de seleccin para el informe.Para acceder al informe, seleccione Finanzas > Informes financieros >Contabilidad >Cuentas LM y socios de negocios >. Como alternativa, braladesde el mdulo Informes.Libro Mayor: Este informe permite generar una lista de asientos contabilizadosen la base de datos de la empresa de acuerdo con diversos criterios. Estaventana se utiliza para especificar criterios de seleccin para el informe.Para abrir la ventana, seleccione Finanzas > Informes financieros > Finanzas >Libro mayor. Tambin puede abrirla desde el mdulo Informes.

Antigedad De Saldos

Antigedad de Saldos de Clientes: Este informe enumera todos loscrditos pendientes de los clientes, clasificados por antigedad, y brinda unanlisis de cada crdito adeudado por el cliente.

Para abrir la ventana, seleccione una de las siguientes opciones:

Finanzas > Informes financieros > Finanzas > Antigedad >Antigedad de saldos de clientes.

Socios de negocios > Informes de socio de negocios > Antigedad >Antigedad de saldos de clientes.

Tambin puede abrirlo desde el mdulo Informes.

Antigedad de Saldos de Proveedores:En este informe se analizanlas deudas de los proveedores, clasificadas por su antigedad.


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Para abrir la ventana, seleccione una de las siguientes opciones:Finanzas > Informes financieros > Finanzas > Antigedad >Antigedad de saldos de proveedores.

Socios de negocios > Informes de socio de negocios > Antigedad >Antigedad de saldos de proveedores.

Tambin puede abrirlo desde el mdulo Informes.

Informe Diario de Operaciones: En este reporte se visualiza una lista detransacciones de acuerdo con el tipo de transaccin seleccionado.

Para abrir la ventana, seleccione Finanzas > Informes financieros > Finanzas >Informe diario operaciones.

Informe de Transaccin por Proyectos: En este informe se visualizan lasoperaciones realizadas en SAP Business One y se agrupan segn los proyectosrelacionados con ellas.

Para abrir la ventana, seleccione Finanzas > Informes financieros > Contabilidad> Informe de transaccin por proyectos . Como alternativa, brala desde elmdulo Informes.

Determinar Transaccin de Diario segn importes: Este listado cuentacon la facilidad de filtrar las transacciones contables mediante un rango demonto determinado, para identificar los movimientos contables por importe.

Determinar Transaccin de Diario segn mbito de importes en ME:Este listado cuenta con la facilidad de filtrar las transacciones contablesmediante un rango de monto determinado, para identificar los movimientoscontables por importe en ME.

Diario de Documentos: En este informe se visualizan en detalle los asientoscreados manual o automticamente mediante documentos creados en SAPBusiness One. La gran variedad de criterios de seleccin permite crear los

informes ms precisos segn los requisitos de la empresa.

Para abrir la ventana, seleccione Finanzas > Informes financieros > Contabilidad> Informe de diario de documentos. Como alternativa, brala desde el mduloInformes.


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Impuestos

Informe de Retencin de Impuesto: En este informe se visualizan losimportes de retencin de impuestos afectados y pagados durante perodosespecficos.

Criterio de Seleccin: Tipo de Retencin, Fechas de Contabilizacin, Tipode Movimiento.

Ventas Aplazadas y Libro de Compras: Este informe crea una listade todas las operaciones de ventas y compras, agrupadas por indicadorde impuestos o clase de impuesto.

Informe de Ventas y de Compras: En este informe se visualiza una listade todas las operaciones de ventas y compras que incluyen impuestodiferido (transitorio). Dado que el impuesto diferido slo se reconocecuando se realiza el pago, slo se incluyen las facturas de deudores yproveedores pagas.

FINANCIERO

Balance (Balance General): En este informe se visualizan los pasivos yactivos acumulados de una empresa hasta una fecha en particular, utilizandola frmula de contabilidad: Total Activo = Total Pasivo + Capital propio.

Balance Provisional (Balanza de Comprobacin): En este informe se

visualiza un resumen de todos los saldos de cuentas y/o socios de negocios parauna fecha especfica. El informe puede comprender todos los saldos de cuentasy socios de negocios de SAP Business One, o slo una parte de ellos.

Cuenta de Prdidas y Ganancias (Estado de Resultados): Esteinforme permite ver el saldo de todas las cuentas de mayor de prdidas yganancias. El resultado total de la cuenta es la prdida o ganancia de laempresa en el perodo seleccionado.

Flujo de Caja:Este informe permite analizar el flujo de caja en base a todoslos ingresos y costos, por ejemplo, cheques, tarjetas de crdito, operaciones decuentas peridicas, deudas con los clientes, etc. El usuario define el nivel dedetalle para los resultados individuales.

El informe brinda informacin sobre la liquidez de sus negocios que excede elalcance de una cuenta de prdidas y ganancias. Toma en consideracin si yase cancelaron los pagos pendientes y, si no, la probabilidad de que se cobrenesas deudas. Permite prever futuros ingresos y costos para facilitar las decisionesde negocios.

COMPARACIN


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Estos informes permiten revisar los resultados de actividades de negocios de dos

perodos de contabilizacin, o comparar dos empresas. Se consideran lossiguientes reportes financieros:

Balance.

Balance Provisional.

Cuentas de Perdidad y Ganancias.

PRESUPUESTO

Este informe analiza las actividades empresariales que se han llevado a cabodurante un perodo definido con referencia a un escenario de presupuesto

seleccionado. Adems tiene las modalidades de revisin por:

Informe de Presupuesto Balance.

Informe de Presupuesto Balance Test.

Informe de Presupuesto de Prdidas y Ganancias.

MDULO DE OPORTUNIDADES DE VENTAS

Los informes de oportunidades se utilizan para analizar las oportunidades yoptimizar el proceso de ventas, se pueden basar en todos los parmetros o sepueden filtrar de acuerdo con parmetros concretos.Al seleccionar un parmetrose abren una o ms ventanas donde se pueden seleccionar las diferentesopciones. Algunos informes se pueden visualizar en formato de grfico o de tabla.

Informe de previsin de oportunidades: presenta una proyeccin de lasoportunidades de ventas potenciales, basadas en las fechas previstas para todaslas oportunidades abiertas.

Informe de previsin de oportunidades a largo plazo: presenta unaprevisin de las oportunidades abiertas y cerradas agrupadas en funcin delperodo de tiempo seleccionado.

Informe estadstico de oportunidades: presenta el nmero de

oportunidades abiertas y cerradas, adems los datos se pueden ordenar paravisualizarlos de acuerdo con varias combinaciones de opciones y de agrupacin.

Anlisis de Etapas: proporciona un resumen de la tasa de xito de lasactividades de ventas. Contiene datos sobre cuantas oportunidades de ventashan concluido en un nivel concreto, o sobre cunto tiempo permanecen lasoportunidades de ventas en cada nivel del proceso de ventas.


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Reporte de distribucin fuente a lo largo del tiempo: presenta las

oportunidades de venta de acuerdo con su fuente, y puede agruparse paravisualizar perodos de tiempo especficos (por ejemplo das, semanas o meses).

Informe de oportunidades ganadas: visualiza informacin sobre lasoportunidades de ventas que ha tenido xito.

Informe de oportunidades perdidas: se puede utilizar para analizaroportunidades que no han tenido xito.

Mis oportunidades abiertas / cerradas: visualiza las oportunidadesrelacionadas con el usuario que ha iniciado sesin en SAP Business One.

Pipeline de oportunidades: proporciona un resumen de todas lasoportunidades actualmente abiertas. Tambin indica el potencial de ventas, elnivel de ventas, el empleado responsable, etc.

Al seleccionar cada elemento, puede llamar un informe detallado de cada nivel.

Anlisis de Oportunidad Dinmico: muestra las oportunidades msimportantes (abiertas o cerradas), de diez a treinta, junto con todos losdetalles desde el punto en que se crearon hasta el momento en que secerraron.

Puede utilizar este informe para analizar las oportunidades abiertas en elpipeline de ventas. Desde este informe es ms fcil identificar las

oportunidades con ms probabilidades xito.


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MDULO DE VENTAS

Anlisis de ventas: se puede identificar rpidamente los puntos dbiles de sucartera de ventas y productos. Proporciona informacin sobre ventas basada en

los siguientes criterios:

Clientes.

Artculos.

Empleados depto. Ventas.

Una combinacin de todo lo anterior.

Lista de partidas abiertas: permite al usuario visualizar ventas abiertas ydocumentos de compras. slo los documentos en status Abiertoaparecen en este

informe. En este informe tambin aparecen los documentos parcialmentecopiados en documentos destino.

Pedido Atrasado: Este informe visualiza una lista de pedidos del clienteatrasados o facturas de anticipo de deudores que no se pueden enviar debido acantidades faltantes de stock. Permite definir las prioridades y acelerar los pedidoso las rdenes de fabricacin.

Seleccionar:

Pasar a o hacer clic con el botn

Oportunidades: Pipeline


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El informe de Pedidos retrasados se puede ejecutar diaria, semanal o

mensualmente. En este informe se visualizan todos los pedidos de cliente con unacantidad pendiente segn los criterios de seleccin indicados

Arrastrar y vincular: El men Arrastrar y vincular es una etiqueta del menprincipal de SAP Business One. Es una herramienta interactiva que se puede utilizaren paralelo para mtodos de trabajo regulares. Utiliza consultas predefinidas paragenerar informes en el sistema, busca tanto en informes como en los datosmaestros, por ejemplo, en las Cuentas de mayor e Interlocutores comerciales. Lafuncin Filtro permite filtrar informes.

MDULO DE COMPRAS

Anlisis compras: Permite gestionar un negocio de manera eficiente, senecesita informacin detallada acerca del volumen de compras realizado por susproveedores. Deber ser capaz de determinar los productos que compra enmayor cantidad y cules de sus empleados de compras consiguen las mejoresoperaciones.

Esta informacin la proporciona el anlisis de compras y se refleja con mayorclaridad mediante la visualizacin de un grfico.

Lista de partidas abiertas: Slo los documentos con el status Pendienteaparecen en este informe.

En este informe tambin aparecen los documentos parcialmente copiados en

documentos destino. Tambin se pueden visualizar los documentos desde elinforme.

Arrastrar y vincular: El men Arrastrar y vincular es una etiqueta del menprincipal de SAP Business One. Es una herramienta interactiva que se puede utilizaren paralelo para mtodos de trabajo regulares. Utiliza consultas predefinidas paragenerar informes en el sistema, busca tanto en informes como en los datosmaestros, por ejemplo, en las Cuentas de mayor e Interlocutores comerciales. Lafuncin Filtro permite filtrar informes.

MDULO DE INVENTARIO

Lista de Artculos:Este informe crea una lista de artculos, teniendo en cuentalas opciones definidas.

Informe de ltimos precios: En este informe se visualizan los ltimos precios decompra y venta de un artculo, para un socio de negocios especfico o para todoslos socios de negocios.

Artculos inactivos:Utilice este informe para determinar los artculos que no sehan empleado para una operacin definida desde una fecha especfica.


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Lista de registros contables de inventario: La lista de contabilizacin de

stocks ofrece una visin general de todas las contabilizaciones del sistema, conbase en diferentes criterios de seleccin y opciones de clasificacin. Se puedegenerar un informe para almacenes especficos basado en uno de los criterios deseleccin siguientes:

Artculo.

Socio de negocios.

Otros: Permite especificar un criterio de seleccin que puede sercomo almacn o empleado del departamento de ventas.

Status de Stock:Utilice este informe para analizar el status actual del inventario yverificar las operaciones de stock planificadas para un artculo en particular.

Las operaciones de stock planificadas incluyen:

Stock que se va a expedir a clientes.

Stock que fue pedido por proveedores y que se recibir en elalmacn.

Informe de Stock en almacn: Este informe muestra los inventarios actualespor almacn basndose en la informacin de estos documentos. A continuacin,se pueden aplicar medidas como, por ejemplo, traslados de stock para suplir el

inventario de un almacn.

Informe de Auditora de Stock: Este informe ofrece un seguimiento deauditora para las operaciones de stock contabilizadas en el plan de cuentas.

Este informe se utiliza para realizar comparaciones entre la vista de contabilidad(cuentas de saldo stock) y la vista logstica (valor de stock visualizado por elinforme de auditora). El informe explica las modificaciones de valor en las cuentasde existencias.

Informe de Valoracin de Stocks:Si se trabaja con la gestin de inventariopermanente, se puede utilizar este informe para valorar todo el inventario delalmacn de todos los artculos en una fecha de notificacin. Normalmente, sevalorar el inventario del almacn en la fecha de notificacin del balance.

Este informe se considera un informe de gestin para verificar los escenarios desimulacin. Por ejemplo, se puede ver lo que ocurre si se valora un artculo basadoen un mtodo del clculo del costo distinto.

Este informe no se utilizar como informe de auditora. Para las auditoras, seutilizar el Informe de auditora de stock.


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Se puede seleccionar uno de los siguientes mtodos de determinacin para la

valoracin de inventario:Promedio ponderado.

FIFO.

Por lista de precios.

ltimo precio determinado.

Informe de Operaciones de nmero de Serie:El informe le permite mostrardiferentes operaciones de nmero de serie para el nmero de artculoseleccionado.

El contenido del informe vara segn las opciones que se seleccionen para obtenerel informe.

Informe de Operaciones de nmero de Lote: El informe le permite mostrardiferentes operaciones de nmero de lote para el nmero de artculoseleccionado.

El contenido del informe vara segn las opciones que se seleccionen para obtenerel informe.

MDULO DE GESTIN DE BANCOS

Registro de Cheques: Este informe genera un resumen de los cheques parapago creados en SAP Business One. Segn los criterios de seleccin que se definan,el informe lista los cheques para pago, agrupados segn las cuentas de origen, yproporciona informacin tal como si un cheque se ha impreso, su importe, el statusde confirmacin, etc.

Informe de Documentos de Pago Preliminar: Utilice esta funcin paravisualizar y procesar documentos preliminares de cobros y pagos efectuados.

Cheques p. pagos extendidos en informe seccin fechas:Enlista losregistros de los cheques creados, dicho informe se genera en base a un rangode fechas de estos Documentos.

MDULO DE PRODUCCIN

Informe de Lista de Materiales: Este informe suministra una lista detallada detodas las listas de materiales que ha creado.Para abrir la ventana, seleccione Produccin > Informes de produccin > Informede lista de materiales.


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Lista de partidas abiertas: permite al usuario visualizar las rdenes de

Fabricacin abiertas. Slo los documentos en status Planificacin aparecen en esteinforme. En este informe tambin aparecen los documentos parcialmentecopiados en documentos destino.

MDULO DE SERVICIOS

Llamadas de Servicio: Este informe proporciona informacin sobre llamadasde servicio pendientes y cerradas y permite analizar toda la informacin acercade la gestin de las llamadas de servicio en la empresa.

Llamadas de Servicio por Cola: Este informe proporciona informacinacerca de las llamadas de servicio en cada cola de servicio y permite verificar

todas las llamadas de servicio en espera en una cola.

Tiempo de respuesta por Informe de Responsable:Este informe le permiteanalizar el tiempo de respuesta de empleados asignado a llamadas de servicioespecficas. Si una llamada de servicio est en una cola, obtendr informacinsobre el tiempo que la llamada de servicio estuvo en la cola antes de que unempleado la respondiera.

Informe Tiempo Cierre Promedio: Este informe proporciona detalles sobre lacantidad de tiempo promedio que se necesita para cerrar las llamadas deservicio. Utilice este informe para comprobar el rendimiento del departamento deservicios.

Es posible visualizar llamadas de servicio con la misma fecha de cierre. Tambinpuede seleccionar llamadas de servicio finalizadas por un empleado determinado.

Informe Tarjeta Equipo del Cliente:Este informe proporciona informacin sobrelos artculos especficos comprados por cada cliente o asignados a stos.

Monitor Servicio:Utilice este informe para analizar la eficiencia y el rendimientode su departamento de servicio. Puede visualizar sus propias llamadas de servicio,o bien todas las llamadas de servicio pendientes.El informe presenta dos vistas dinmicas de las llamadas de servicio:

Llamadas de servicio abiertas

El grfico visualiza el porcentaje de llamadas de servicio pendientes en SAPBusiness One; que es el nmero de llamadas de servicio pendientes por minutodurante la ltima hora.

Llamadas de servicio atrasadas


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El grfico visualiza el porcentaje de llamadas de servicio atrasadas en SAP Business

One; que es el nmero de llamadas de servicio atrasadas por minuto durante laltima hora.

Mis Llamadas de Servicio:Utilice este informe para ver y analizar las llamadas deservicio que tiene asignadas. El informe muestra las llamadas de serviciopendientes, cerradas y atrasadas. Puede evaluar la prioridad de las llamadas deservicio y realizar las acciones necesarias. Usted tambin puede analizar su propiaeficiencia y rendimiento.

Mis Llamadas de Servicio Pendientes: Utilice este informe para ver y analizar lasllamadas de servicio pendientes de las que es responsable. Puede comprobarcada llamada de servicio, visualizar su progreso y realizar las acciones necesarias.

Mis Llamadas de Servicio Atrasadas: Utilice este informe para ver y analizar lasllamadas de servicio que han pasado su fecha de vencimiento. Puede comprobarcada llamada de servicio y evaluar su progreso, as como realizar las accionesnecesarias para solucionar el problema lo antes posible. Usted tambin puedeanalizar su propia eficiencia y rendimiento.

MDULO DE RECURSOS HUMANOS

Lista de Empleados: Utilice este procedimiento para visualizar e imprimir listasde empleados de la empresa de acuerdo con sus criterios de seleccin.

Informe de Ausentismo: Utilice este procedimiento para generar un informeque muestre el tiempo que los empleados han estado ausentes.

Agenda Telefnica: Utilice este procedimiento para crear una agendatelefnica que contenga los nmeros de empleados especficos de las sucursales ylos departamentos seleccionados.

Funcionalidad por módulos y Reportes SAP Business One

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