Funciones de base de datos en ExcelLas funciones de base de datos en Excel facilitan nuestro trabajo con informacin que est organizada como una base de datos, es decir, que se encuentra en un rango de celdas donde la primera fila tiene los ttulos de cada columna. Estas fusiones nos permiten contar, sumar, multiplicar los valores de una columna que cumplen con los criterios especificados e inclusive podremos extraer un registro que cumpla con ciertas condiciones.Ahora que ya sabemos cmo encontrar la posicin de un valor con la funcin COINCIDIR, solo nos falta encontrar el valor correspondiente en otra columna y para eso utilizamos la funcin INDICE. La forma ms simple de esta funcin requiere de solo dos argumentos, el primero de ellos es el rango de bsqueda y el segundo ser la posicin, dentro de dicho rango, que deseamos obtener.

En este ejemplo estamos buscando el telfono de Diana y ya sabemos, por la funcin COINCIDIR, que se encuentra en la posicin 3 bajo la columna Nombre. Ahora utilizamos la funcin INDICE sobre los datos de la columna Telfono y en su segundo argumento le indicamos que deseamos obtener la posicin devuelta por la funcin COINCIDIR. El resultado es correcto y la frmula recin creada es til para obtener el telfono de cualquier otra persona que indiquemos en la celda B1:

COMO SACAR LA SUMA La funcin SUMAR.SI sirve para sumar los valores en un funcin rango que cumple los criterios que se especifican. Por ejemplo, supongamos que en una columna que contiene nmeros, desea sumar slo los valores que son mayores que 5. Puede usar la siguiente frmula:=SUMAR.SI (B2:B25,">5") En este ejemplo, los criterios se aplican a los mismos valores que se estn sumando. Si lo desea, puede aplicar los criterios a un rango y sumar los valores correspondientes en un rango distinto. Por ejemplo, la frmula =SUMAR.SI (B2:B5, "Juan", C2:C5) suma slo los valores del rango C2:C5, donde las celdas correspondientes al rango B2:B5 son iguales a "Juan."Para sumar las celdas en funcin de criterios mltiples, vea la funcin SUMAR.SI.CONJUNTO. La funcin SUMA suma todos los nmeros especificados como argumento. Cada argumento puede ser un intervalo, una referencia de celda, una matriz, una constante, una frmula o el resultado de otra funcin. Por ejemplo, SUMA (A1:A5) suma todos los nmeros que estn contenidos en las celdas A1 hasta A5. Otro ejemplo, SUMA (A1, A3, A5) suma los nmeros que estn contenidos en las celdas A1, A3 y A5.La funcin suma es una de las mas usadas, prueba de esto es que Excel tiene un icono especial para efectuar sumas rpidas, con esto quiero decir que no hace falta poner =SUMA() para efectuar la suma de un cierto rango, lo que por cierto ahorra tiempo y evita errores, este icono se llama autosuma y para usarlo basta con seleccionar el rango que queremos sumar hacer clic en y el resultado aparece en la celda inmediatamente inferior al rango, aunque si queremos el resultado en otro lado basta con seleccionar la celda, luego el rango que queremos sumar, Enter y listo( Excel 2003 y 2007)

COMO SACAR LA RESTAUna de las primeras funciones que aprendemos a utilizar en Excel es la funcin SUMA, as que es prcticamente inevitable razonar que: Si existe una funcin para sumar, seguramente debe existir una funcin para restar. A muchos les parece extrao que no exista una funcin para restar en Excel, pero todo comienza a hacer ms sentido cuando nos damos cuenta de que podemos restar nmeros utilizando la funcin SUMA. Lo nico que debemos hacer es utilizar valores negativos y dejar que la funcin se encargue de realizar la operacin aritmtica. Considera como ejemplo la siguiente frmula:=SUMA (10, -3)En esta frmula he colocado el valor -3 como segundo argumento de la funcin SUMA y por lo tanto al realizar el clculo obtendr el resultado de la operacin diez menos tres:

Ya que la funcin SUMA nos permite indicar valores numricos o referencias, entonces tambin es posible restar el valor de varias celdas de la siguiente manera:

Observa que he especificado valores negativos en las celdas B1 y C1 y por lo tanto la funcin SUMA en realidad estar haciendo una resta de dichos nmeros. De esta manera podemos concluir que al no existir la funcin RESTA en Excel, podemos utilizar la funcin SUMA siempre y cuando indiquemos los valores negativos. COMO SACAR LA MULTIPLICACIN Usar frmulas para calcular productos de nmeros (multiplicar) y como siempre comenzaremos con la ms sencilla de ellas para ir complicando poco a poco los clculos. La frmula ms simple para una multiplicacin sera:

Frmula de Excel 2007 para multiplicar dos nmeros. No necesita mucha explicacin, pues vers que simplemente se trata de escribir las dos cifras a multiplicar, separadas por el signo de la multiplicacin * y naturalmente comenzando siempre por el signo = Para ello como siempre, un ejemplo. He creado una sencilla tabla donde introduzco unas cantidades: formula de multiplicar nmeros en celdas distintas en Excel

Podr indicarle a Excel 2007 que realice la operacin con los nmeros de cualquier celda. Por ejemplo en la imagen de arriba, quiero que realice la multiplicacin de 18x3 mediante la frmula que puedes ver (no hay ms que indicarle la ubicacin de las celdas --A2 y A3 en este caso--, separadas por el signo * y el resultado sera 54:

Y si quisiramos que realizase la multiplicacin de todos los nmeros contenidos en el rango de celdas (A2 hasta la A4), la frmula es sencilla como puedes ver en la imagen de arriba, pues comenzando con = como siempre, uso a continuacin la funcin PRODUCTO seguida del rango de celdas encerrado entre parntesis. Por tanto el resultado del producto de las tres cantidades sera 1.080: Formula Excel para calculas producto de un rango de celdas

COMO SACAR LA DIVISIN Las frmulas Excel para dividir nmeros. Ya sabes que comenzaremos por la frmula ms simple para dividir y luego aprenderemos alguna otra un poco ms complicada. La ms sencilla sera: frmula en Excel 2007, para dividir dos nmerosSeguro que no necesitas ms para comprenderla; comenzamos por = y a continuacin las dos cantidades separadas por el signo de divisin que es este: / Siguiendo con la costumbre, preparo una tablita sencilla con unas cantidades:Puedes observar que introduje dos cantidades en las celdas A2 y A3 as como una tercera en la celda B3 que nos servirn para lo que quiero explicarte. Primeramente vamos a realizar la divisin de ambas cantidades y para ello (ver imagen de arriba) no hay ms que separar ambas celdas por el signo de dividir. El resultado ser: Lo podremos complicar un poco ms. Por ejemplo vamos a combinar una frmula de manera que calcule el producto del rango A2 y A3 y que el resultado obtenido nos lo divida Excel por el nmero de la celda B3. Es muy fcil, pues dicha frmula sera esta tan sencilla:Frmula para dividir un rango por una celda en Excel Que nos dara inmediatamente el resultado pedido, sera este:Creo que tampoco es preciso dar muchas explicaciones, pues a estas alturas del curso supongo que sabes interpretar perfectamente el significado de la frmula de arriba, la cual no hace ms que combinar dos operaciones en una de forma sumamente sencilla para t verdad?. Pasaremos entonces a aprender a usar frmulas para porcentajes.

COMO SACAR EL PROMEDIO El promedio (media aritmtica) de los argumentos. Por ejemplo, si el funcin rango A1:A20 contiene nmeros, la frmula =PROMEDIO (A1:A20) devuelve el promedio de dichos nmeros.La funcin Promedio en Excel sirve para obtener la media aritmtica entre un grupo de valores que le pasemos como parmetros.Bsicamente, lo que hace es sumar todos los valores que le pasemos y los divide entre el conteo de los mismos.Como ves, a la funcin promedio le estoy pasando los valores 15 y 5 colocando una referencia a las celdas donde estn ubicados.El resultado que arroja la funcin Promedio es el mismo que obtuvimos manualmente:

As como he utilizado una referencia a un rango de celdas con los valores que deseo promediar, puedo utilizar valores constantes, tal y como te cont en la entrada donde explico qu son las frmulas:

COMO SACAR EL MXIMO La funcin MAX en Excel es de gran ayuda siempre que necesitemos obtener el valor mximo de un conjunto de valores que puede ser una lista de nmeros ubicados en uno o varios rangos de nuestra hoja de Excel.Sintaxis de la funcin MAX

Nmero1 (obligatorio): El primer nmero de la lista o el rango de celdas que contiene los nmeros a evaluar. Nmero2 (opcional): El segundo nmero de la lista o un rango de celdas con nmeros adicionales a incluir en la evaluacin.Podemos especificar un mximo de 255 nmeros en la funcin MAX en caso de enlistarlos directamente como argumentos pero podemos especificar rangos de celdas como argumentos de la funcin que a su vez pueden contener varios nmeros que sern evaluados.La funcin MAX considera nmeros negativos y el cero, por lo que dentro de una lista de nmeros negativos el valor mximo podra ser el cero. Observa el siguiente ejemplo:

Ejemplos de la funcin MAXEn el ejemplo anterior pudiste observar que podemos especificar los nmeros directamente en la funcin MAX, sin embargo de esta manera solamente podramos tener hasta 255 nmeros. Para aumentar la cantidad de nmeros que podemos incluir debemos colocarlos en un rango de celdas y especificar dicho rango como argumento de la funcin.

De la misma manera podemos indicar varios rangos para obtener el valor mximo de todos ellos. Observa que en el siguiente ejemplo los rangos proporcionados a la funcin MAX son de diferente tamao y no existe problema alguno para obtener el resultado correcto:

La funcin MAX nos permite obtener fcilmente el nmero mayor de toda una columna utilizando la siguiente frmula: =MAX(A:A) De esta manera he especificado a la funcin MAX que tome en cuenta todas las celdas de la columna A.

COMO SACAR EL MNIMO La funcin MIN en Excel nos devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores. Los argumentos de la funcin MIN pueden ser los nmeros, las celdas o los rangos que contienen los valores que deseamos evaluar.Sintaxis de la funcin MIN

Nmero1 (obligatorio): El primer nmero a considerar o la celda o rango que contiene los nmeros. Nmero2 (opcional): El segundo nmero de la lista o la celda o rango que contiene valores adicionales a considerar.A partir del segundo argumento todos los dems sern opcionales y hasta un mximo de 255 argumentos. Sin embargo, esto no quiere decir que solamente podemos incluir 255 nmeros en la funcin MIN ya que podremos indicar rangos con una cantidad de nmeros mayor.Al realizar la evaluacin de los nmeros especificados la funcin MIN tomar en cuenta tambin los nmeros negativos y el cero.Ejemplos de la funcin MINA continuacin mostrar algunos ejemplos utilizando la funcin MIN para dejar en claro su funcionamiento. Para el primer ejemplo, utilizar la funcin MIN especificando los nmeros que deseo evaluar como argumentos de la funcin:

La funcin MIN devuelve el nmero ms pequeo de la lista especificada. Ahora bien, har este mismo ejemplo pero ahora tomando los nmeros de un rango de celdas:

El resultado es el mismo que el anterior solo que en este ejemplo solamente estamos utilizando un solo argumento de la funcin MIN para obtener el valor mnimo de una lista de diez nmeros que se encuentra en un rango.Ya que la funcin MIN acepta como argumentos rangos de celdas que contienen una lista de nmeros, entonces podemos evaluar varias listas de nmeros y obtener el valor mnimos de todas ellas. A continuacin observa cmo son evaluados tres rangos de celdas para obtener el valor mnimo:

El valor regresado por la funcin MIN es el nmero 4 que se encuentra en la celda E8. De esta manera puedes observar que la cantidad de nmeros evaluados por la funcin MIN es prcticamente ilimitada. La nica restriccin que tenemos es que podemos especificar hasta 255 rangos como argumentos de la funcin.Excluir ceros de la funcin MINEn ocasiones nos encontramos con una lista de nmeros que contiene ceros pero necesitamos encontrar el valor mnimo mayor a cero. Para ello podemos utilizar la funcin MIN junto con la funcin SI para agregar una condicin:=MIN(SI(A1:A10>0, A1:A10))Lo importante de esta frmula es que debe ser utilizada en forma matricial por lo que debers pulsar la combinacin de teclas CTRL + MAYS + ENTRAR al terminar de introducirla. Observa en el siguiente ejemplo cmo la funcin MIN devuelve el valor 4 en lugar del valor cero.

Bibliografa

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http://www.deseoaprender.com/Excel2007/Tema14/formulas-para-multiplicar-numeros-en-excel-2007-leccion-2.html

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