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Funciones del Director General e importancia de la administración

Todas las empresas son dirigidas por un Director General, en ocasiones también nombrado Gerente

General. Esta persona está al frente y a la cabeza de la empresa, pues gobierna y toma las

decisiones más importantes dentro de ella.

De acuerdo con Robbins (2005), el Director General es la persona que define los objetivos que

necesita alcanzar una empresa y los medios que se requieren para lograrlo. Es decir, ¿qué se quiere

lograr? y ¿qué recursos son necesarios? En primer lugar debe mantener una comunicación

constante con el área de Dirección Administrativa, después debe indicar las tareas por realizar y

debe definir una estructura para la organización, motivar a las personas a dar su mejor esfuerzo,

mantener una comunicación constante y verificar que se cumpla con el desempeño esperado

Este puesto implica una gran responsabilidad. La siguiente tabla muestra que el Director General

debe asumir su responsabilidad al frente de la empresa, tanto al interior como al exterior.

Responsabilidades internas y externas del Director General

Internas

Accionistas Buscar que la empresa sea productiva y genere

utilidades.

Colaboradores

Cumplir con la Ley Federal del Trabajo, con Ley del

Seguro Social, hacer un pago justo por el trabajo y

proporcionar un lugar seguro y limpio para que los

empleados realicen su trabajo.

Externas

Gobierno y medio

ambiente

Cumplir las leyes, pagar los impuestos, realizar

operaciones licitas y proteger al medio ambiente.

Sociedad y clientes Produciendo bienes y servicios con calidad y

evitando cualquier actividad ilegal.

Tabla 1. Responsabilidades interna y externa del Director General

No es sencillo enlistar y enumerar las actividades de un director general, sin embargo, después de

grandes estudios, observaciones y análisis se determinaron diferentes enfoques para explicar el

trabajo que realizan. En esta ocasión explicaremos tres enfoques

1. Funciones administrativas

2. Rol del Gerente General

3. Habilidades administrativas

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Primer enfoque: funciones administrativas

A principios del siglo XX, un industrial francés llamado Henri Fayol afirmó que todos los

administradores realizan cinco funciones administrativas: planificar, organizar, dirigir, coordinar y

controlar. A continuación describiré en qué consiste administrar.

“Consiste en coordinar actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz

con otras personas y a través de ellas (Robbins, 2005, p.7).

“La eficiencia consiste en obtener los mayores resultados con la mínima inversión” (Robbins, 2005,

p. 7).

“La eficacia es hacer las cosas correctas” (Robbins, 2005, p. 8).

Observa la figura 1.

Figura 1. Necesidad universal de la administración (Robbins, 2005).

Las organizaciones que no tienen una administración funcional pierden clientes, en cambio, las que

están administradas de forma eficaz mantienen la lealtad de sus clientes. En otras palabras podemos

decir que administrar es el proceso de realizar eficazmente actividades, mediante la coordinación del

trabajo de un conjunto de personas para alcanzar los objetivos de la organización (Robbins, 2005).

Organizaciones de todos

los tamaños: pequeñas y

grandes

Todas las áreas de las

organizaciones:

Operación, Mercadotecnia,

Capital Humano,

Contabilidad, Sistemas de

Información, etc.

La administración se

necesita en…

Organizaciones de todo

tipo: lucrativas y no

lucrativas

Todos los niveles de las

organizaciones: abajo y

arriba

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Figura 2. Definición de administrar (Robbins, 2005).

Al definir administrar utilizamos la palabra proceso, “esto quiere decir que es una actividad

secuencial, múltiple, y no algo puntual o preciso” (Díez. Redondo, Barreiro y López, 2002, p. 43).

En la actualidad se reconocen cuatro funciones de la administración que conforman el proceso

administrativo:

1. Planear

2. Organizar

3. Dirigir

4. Controlar

Figura 3. Funciones de la Administración (Robbins, 2005 p. 9).

para alcanzar

Objetivo de

la

organización

de

realizar con un grupo de

Actividades Proceso Personas

eficazmente

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A continuación te explicaré a detalle las cuatro funciones o actividades de la administración.

1.- PLANEAR consiste en establecer una serie de pasos, los puedes agrupar de la siguiente manera.

Figura 4. Pasos de la planeación (Robbins, 2005).

2. ORGANIZAR implica un conjunto de actividades que sirven para identificar por orden de

importancia.

El director se encargará de dividir las diversas tareas que requiere la organización para que las

realicen distintas personas de acuerdo a sus capacidades. Es decir, tendrá que definir la estructura

organizacional también conocido como organigrama para determinar quién es responsable de cierta

tarea y quién reporta a quien.

A continuación te presento una definición de organigrama.

Es una representación gráfica de los diferentes niveles de la

empresa que muestra dependencia y señala los subalternos de

cada cargo, con sus relaciones directas e indirectas, si el cargo es

de línea, con sus funciones de autoridad y responsabilidad dados

por la organización (se acostumbra representar estos cargos con

líneas continuas) si es de staff, sus funciones son de consejo o

asesoría (se representan estos cargos con líneas punteadas) (Van

Den Berghe, 2010 p. 90).

Planear implica que el gerente y los directivos proyecten

de antemano sus metas y acciones. Para proyectar las

metas y acciones, hay que poseer un amplio conocimiento

de la organización, de las actividades que se realizan, de

la competencia, del mercado en general y del medio

socioeconómico actual y proyectado en el que opera o

planea realizar operaciones la compañía.

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De acuerdo con Gilli, Arostegui, Lesularuro y Schulman (2008), el organigrama representa la

estructura formal de la empresa, la división del trabajo, las posiciones que existen en la empresa,

cómo se agrupan y cómo fluye entre ellas la autoridad formal.

Para Gerald (1991), los organigramas son útiles en las empresas por las siguientes razones:

Comunican a personas ajenas a la empresa y al capital humano actual y nuevo que se va

incorporando a la empresa el puesto que ocupan dentro de ésta.

Reflejan relaciones formales de la compañía.

Muestran cuáles son los canales de comunicación.

Sirven como punto de arranque para realizar un cambio en la organización.

Es importante mencionar que una estructura organizacional u organigrama no es estático, tampoco

los puestos son fijos ya que, con los cambios que se viven en la actualidad, las empresas deben ser

dinámicas, flexibles y adaptarse a nuevas situaciones. Por ejemplo, pueden necesitar hacer

reestructuras internas, además las empresas al crecer requieren de más personal que cubra nuevos

puestos.

De acuerdo con Amauro (2008), existen diversos tipos de organigramas y éstos pueden ser

organizados según los siguientes criterios:

Personas

Funciones

Productos

Clientes

Área geográfica

Ejemplo de organigrama por funciones:

Este organigrama nos sirve para identificar las funciones o tareas se hacen dentro de la empresa.

Figura 5. Organigrama por funciones.

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Ejemplo de organigrama por área geográfica:

Figura 6. Organigrama por área geográfica.

Con base en Amauro (2008, p. 88), “la autoridad es el derecho legítimo que los jefes o gerentes

tienen de dirigir o gobernar el comportamiento de los integrantes de su equipo, llamados

subordinados, colaboradores o funcionarios”.

Las personas que se encuentran en la parte superior del organigrama tienen autoridad sobre las que

están en los niveles inferiores. Por ejemplo, en la figura que se muestra a continuación puedes

identificar que el Director Académico tiene una amplitud de control sobre 12 personas. También

puedes notar que cada maestro de cierta área tiene una amplitud de control sobre dos maestros de

apoyo. La amplitud de control es la cantidad de personas que están bajo la autoridad de un

superior.

Figura 7. Organigrama por áreas académicas.

Director Académico

Maestro de ciencias exactas

Maestro de ciencias sociales

Maestro del área de comunicación

Psicopedagogo

Maestro de apoyo

Maestro

de apoyo Maestro de apoyo

Maestro de apoyo

Maestro

de apoyo Maestro de apoyo

Tutor Tutor

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3. DIRIGIR

De acuerdo con Van Den Berghe (2010, p. 94) dirigir “es la forma como la gerencia y los

administradores lideran e influyen en sus subordinados, haciendo que se efectúen las tareas

asignadas dentro de la empresa.”

Para poder influir en las personas el director general debe esforzarse por comunicar claramente los

planes a todos sus colaboradores; además tiene que lograr motivarlos para que todas las personas

que integran la empresa cooperen y trabajen como un solo equipo. Adicionalmente debe proveer un

ambiente favorable dentro de la organización para que las personas puedan tener un mejor

desempeño y alcanzar una mayor productividad.

4. CONTROLAR

De acuerdo con Van Den Berghe (2010), esta función se debe realizar en todos los niveles de la

organización y sirve para asegurarse que la empresa ha trabajado conforme a los planes además

permite detectar las fallas para determinar las acciones correctivas adecuadas. Se lleva a cabo

observando y evaluando los resultados conforme los criterios establecidos con anterioridad.

Para que el gerente pueda dirigir mejor la organización…

debe

1. Conocer el mercado y el producto.

2. Identificar el tipo de competencia.

3. Formar o reformar la organización.

4. Evaluar y comprobar lo realizado con lo planeado.

5. Reaccionar rápidamente ante los hechos.

(Van Den Berghe, 2010 p. 96).

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La figura 8 muestra una clasificación de las habilidades y funciones gerenciales.

Habilidad Planeación Organización Dirección Control

Adquisición de poder

Saber escuchar

Elaborar presupuestos

Elegir estilo de liderazgo

*** ***

*** ***

*** ***

*** Preparación *** Formación de equipos eficaces

Delegación

Diseñar puestos motivadores

Cultivo de la confianza

Disciplina

Entrevistas

*** *** *** ***

*** *** ***

*** ***

*** *** Manejo de conflictos *** ***

Manejo de la resistencia al cambio *** *** ***

Tutelaje

Negociación

¿Cómo dar retroalimentación?

Interpretar la cultura organizacional

***

*** ***

*** *** Reconocimiento del entorno *** ***

Fijación de metas

Solución de problemas

Valoración de la diversidad

*** ***

*** *** *** ***

*** *** *** ***

Tabla 2. Habilidades y funciones gerenciales (Robbins, 2005, p. 13).

Como podrás notar, la habilidad de manejo de cambio, solución de problemas y valoración de la

diversidad son las que involucran más funciones del proceso de administración.

La importancia de la toma de decisiones

La esencia de las funciones del Director General es la toma de decisiones que beneficien en mayor

grado a la organización y busquen alcanzar su visión y objetivos. Observa la siguiente figura para

que te des una idea más clara de esta información.

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Figura 8. Toma de decisiones (Diez et al., 2002, p. 43).

La toma de decisiones en el día a día

La toma de decisiones casi nunca sigue el mismo camino. Al tomar decisiones se pueden presentar:

obstáculos, interrupciones, retrasos, urgencias e imprevistos. Es entonces cuando la creatividad del

director general se pone en acción para encontrar la solución más favorable para la empresa.

Segundo enfoque: rol del gerente general

Un segundo enfoque para entender el trabajo que realizan los gerentes generales es el resultado de

los estudios de Minztberg, quien realizó importantes observaciones del trabajo que realizan los

gerentes generales y como resultado identificó 10 roles o papeles principales que desempeñan los

gerentes y los agrupó en tres categorías.

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La siguiente tabla contiene información de los roles o funciones que desempeña el gerente general y

algunos ejemplos.

Roles

interpersonales

Representar la máxima autoridad de la empresa, pues es la conexión entre lo

que sucede fuera y dentro de la empresa.

Ejemplos:

Manejar las relaciones, acuerdos internos y externos.

Motivar y capacitar a todos sus colaboradores para que realicen su trabajo

de la mejor manera.

Roles

informativos

Son el conjunto de acciones para adquirir, guardar y comunicar información.

Ejemplos:

Estar siempre alerta ante los cambios económicos del país, del mundo, de

los cambios en la demanda y preferencias de los consumidores.

Transmitir una comunicación constante y clara a todas las áreas.

Roles de toma

de decisiones

Debe tomar decisiones sobre cuatro temas fundamentales:

1) emprender o no algo, 2) resolver conflictos,

3) distribuir recursos económicos y 4) negociar.

Ejemplos:

Decidir el rumbo de la empresa e introducir los cambios necesarios para

mantenerse competitiva.

Decidir si se deben introducir innovaciones o cambios en la forma de

trabajar de alguna área de la empresa.

Tabla 3. Roles del Gerente General según Mintzberg.

La diferencia entre un Director General y un Director Administrativo radica en que el primero no

puede dedicarse exclusivamente a realizar funciones administrativas ya que mantiene un contacto

continuo con el entorno externo de la empresa y está observando los cambios que se están

presentando afuera, es el representante de la empresa ante el exterior, por estas razones no se

encuentra presente el 100% del tiempo dentro de la empresa.

… identifica diez roles del gerente, agrupados en tres

tipos. Los roles interpersonales incluyen cabeza visible,

líder y enlace. Los roles informativos incluyen monitor,

difusor y portavoz. Por último los roles decisorios son

emprendedor, gestor de anomalías, asignador de recursos

y negociador (Mintzberg y Voyer, 1997 p. 30).)

Versión: Septiembre de 2012

Revisor: Blanca González

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El Director General es quien tiene la última palabra en todas las decisiones importantes de la

empresa en los casos en que suceden situaciones imprevistas en el entorno externo que afecten a la

empresa tanto de manera positiva como de forma negativa debe de tomar las medidas necesarias

para hacerles frente.

El Director General debe estar alerta de buscar nuevas oportunidades para la empresa en el entorno

global cambiante. Para poderlo comprender mejor imaginemos que el Director General es el piloto de

un avión y el Director Administrativo es el copiloto (Robbins, 2005).

Tercer enfoque: habilidades administrativas

Otra forma de comprender la complejidad del trabajo que realizan los directores generales es

conociendo las habilidades administrativas que ellos necesitan para desarrollar su trabajo. Estas

habilidades se agrupan en tres categorías y son el resultado de estudios realizado por Robert L. Katz.

Tipos de habilidades administrativas

Técnicas Ser competente y tener conocimientos sólidos en un campo especializado,

por ejemplo, en computación, finanzas o arquitectura.

De trato personal Capacidad de trabajar eficientemente dentro de un grupo de personas o de

manera individual.

Conceptuales Capacidad de pensar y reflexionar sobre situaciones complejas y abstractas.

Tabla 4. Tipos de habilidades administrativas (Robbins, p. 12).

El trabajo de un Director General es muy diverso y no termina a una hora fija, pues siempre se tiene

que relacionar y comunicar constantemente con las personas que integran la empresa y con lo que

sucede afuera de la empresa. Por lo tanto, es común que tenga que estar viajando y realizando

acuerdos, convenios y negociaciones externas.

Versión: Septiembre de 2012

Revisor: Blanca González

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Referencias

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Minztberg, B. & Voyer J. (1997). El proceso estratégico conceptos, contextos y

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Hispanoamericana. [Versión en línea]. Recuperado de

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Robbins, S. (2005). Administración. Estados Unidos: Pearson Education.

Van Den Berghe E. (2010). Gestión y gerencia empresariales. Colombia ECOE

Editoriales.