Fundamentos Archivisticos Admon Dctos

Compilado por: Lucely Delgado Compilado por: Lucely Delgado Sánchez, Instructora SENASánchez, Instructora SENA

33


44

DOCUMENTODOCUMENTO

Información registrada, cualquiera Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizadosea su forma o el medio utilizado

DOCUMENTO DE ARCHIVO:DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información Registro de información producida o recibida en razón de producida o recibida en razón de sus actividades o funcionessus actividades o funciones


55

Los documentos son Los documentos son importantes porque:importantes porque:

• Permiten la comunicación humana.Permiten la comunicación humana.• Son un medio valioso de información.Son un medio valioso de información.• Constituyen un medio probatorio ya que Constituyen un medio probatorio ya que

aseguran la comprobación de cualquier aseguran la comprobación de cualquier actividad ya sea técnica, económica u actividad ya sea técnica, económica u investigativa.investigativa.

• Dejan constancia por algún medio Dejan constancia por algún medio material de las gestiones administrativas.material de las gestiones administrativas.

• Sirven para la toma decisiones Sirven para la toma decisiones administrativas administrativas


77

Documento de ApoyoDocumento de Apoyo

Es aquel de carácter general (leyes, Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc) que por la información instructivos, etc) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series no forman parte de las series documentales de las oficinasdocumentales de las oficinas. .

No se transfieren al Archivo CentralNo se transfieren al Archivo Central


88

ELEMENTOS DE UN ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVODOCUMENTO DE ARCHIVO • Soporte: Soporte: hace relación a la parte material o física hace relación a la parte material o física

(papel, cinta, disco)(papel, cinta, disco)

• Técnica: Técnica: medio que fija y transmite el contenido: medio que fija y transmite el contenido: escritura, códigos, signos.escritura, códigos, signos.

• Estructura:Estructura: hace referencia al formulario y a las hace referencia al formulario y a las cláusulas. Por ejemplo en una carta, la estructura cláusulas. Por ejemplo en una carta, la estructura corresponde a: fecha, destinatario, vocativo, asunto, corresponde a: fecha, destinatario, vocativo, asunto, despedida, firma y cargo.despedida, firma y cargo.

• Contenido o asunto: Contenido o asunto: mensaje o información que mensaje o información que transmite el documentotransmite el documento


99

CARACTERES DE LOS CARACTERES DE LOS DOCUMENTOSDOCUMENTOS

• Externos:Externos: clase, tipo, forma, clase, tipo, forma, formato, cantidadformato, cantidad

• Internos: Internos: Entidad productora, Entidad productora, fecha y lugar de producción, fecha y lugar de producción, contenido sustantivo y orígenes contenido sustantivo y orígenes funcionales funcionales


1010


1111


1212


1313

CLASIFICACIÓN DE LOS CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVODOCUMENTOS DE ARCHIVO

• Según tipo documentalSegún tipo documental • Por la tradición documental o Por la tradición documental o

forma de transmisiónforma de transmisión• Por el tipo de función a la que Por el tipo de función a la que

sirven los documentos o por su sirven los documentos o por su contenidocontenido

• Por el ámbito jurídico al que Por el ámbito jurídico al que pertenecen o por su autor, pertenecen o por su autor, fuente.fuente.


1414

Sustantivos

Se derivan de las funciones específicas de la entidad. Ejemplo: Historias Clínicas, Hojas de Vida de estudiantes, Cartas de Navegación, Expedientes Judiciales, Proyectos vuelos espaciales, Etc.

Facilitativos

Son documentos comunes a todas las instituciones. Ejemplo: Historias laborales, Informes de Gestión, Actas de reuniones de trabajo, órdenes de pago, nóminas, contratos, convenios, Etc.


1515

CICLO VITAL DE LOS CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVODOCUMENTOS DE ARCHIVO

• Primera edad:Primera edad:

Planificación y tramitaciónPlanificación y tramitación

• Segunda edad:Segunda edad:

vigencia y Plazo precaucionalvigencia y Plazo precaucional

• Tercera edad:Tercera edad:

Fase permanente o histórica Fase permanente o histórica


1616

Permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos y su permanencia en cada fase de archivo

VALORACIÓNVALORACIÓN


1717

VALORACION VALORACION DOCUMENTALDOCUMENTAL

Consiste en determinar el valor Consiste en determinar el valor administrativo, legal,fiscal, contable administrativo, legal,fiscal, contable (valores primarios) y el valor histórico, (valores primarios) y el valor histórico, científico o cultural (valores científico o cultural (valores secundarios) de los documentos con el secundarios) de los documentos con el propósito de establecer su tiempo de propósito de establecer su tiempo de conservación en el archivo de gestión , conservación en el archivo de gestión , en el archivo central o su eliminación o en el archivo central o su eliminación o conservación permanente en el archivo conservación permanente en el archivo históricohistórico


1818


1919

VALOR ADMINISTRATIVOVALOR ADMINISTRATIVO

El que contiene un documento, una serie de El que contiene un documento, una serie de documentos o un grupo documental, para la entidad documentos o un grupo documental, para la entidad productora, relacionado con el trámite o asunto que productora, relacionado con el trámite o asunto que motivó su creación. motivó su creación.

Este valor se encuentra en todos los documentos Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institución u producidos o recibidos en cualquier institución u organismo para responder a una necesidad organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite y son administrativa mientras dure su trámite y son importantes por su utilidad referencial para la toma de importantes por su utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeación.decisiones y la planeación.


2020

VALOR JURIDICOVALOR JURIDICO

AAquel del que se derivan derechos u quel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el obligaciones legales regulados por el derecho común.derecho común.


2121

VALOR LEGALVALOR LEGAL

Aquel que tienen los documentos que sirven Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.de testimonio ante la ley.

VALOR FISCALVALOR FISCAL

Es la utilidad o aptitud que tienen los Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.Pública.


2222

VALOR CONTABLEVALOR CONTABLE

Es la utilidad o aptitud de los Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o económicos de una entidad pública o privadaprivada


2323

VALORES SECUNDARIOSVALORES SECUNDARIOS

Son aquellos que sirven de referencia para la Son aquellos que sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración; como fuente primaria para la historia la administración; como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Son el y como testimonio de la memoria colectiva. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los creó Patrimonio Documental de la comunidad que los creó y los utiliza.y los utiliza.

Algunos documentos nacen con valores permanentes, Algunos documentos nacen con valores permanentes, por las razones arriba citadas. Otros alcanzan estos por las razones arriba citadas. Otros alcanzan estos valores como resultado de la valoración. valores como resultado de la valoración.

Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos

Uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando su origen y orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produjo, para los ciudadanos

o para servir de fuentes para la historia.


2525

ORGANIZACIÓN DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOSARCHIVOS

““El objeto esencial de los archivos El objeto esencial de los archivos es de disponer de la documentación es de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la organizada, en tal forma que la información institucional sea información institucional sea recuperable para el uso de la recuperable para el uso de la administración en el servicio al administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la ciudadano y como fuente de la historia”historia”

Organización de los archivos

Importancia

Para laAdministraci

ón:Gestión y Control

Para losciudadanos

Para la ciencia,

la investigación y la cultura


2727

OBJETIVOS DE LOS OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOSARCHIVOS

• Constituir un centro activo de documentación e Constituir un centro activo de documentación e información, a disposición de toda la entidad.información, a disposición de toda la entidad.

• Asegurar una perfecta conservación de los Asegurar una perfecta conservación de los documentos del archivodocumentos del archivo

• Satisfacer eficazmente las exigencias de Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta de todas las oficinas y servicios de la consulta de todas las oficinas y servicios de la entidad.entidad.


2828

OBJETIVOS DE LOS OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOSARCHIVOS

• Permitir una rápida localización de Permitir una rápida localización de los documentoslos documentos

• Preservar la histórica de la empresaPreservar la histórica de la empresa


2929

FUNCIONES DEL ARCHIVOFUNCIONES DEL ARCHIVO

• Ser la memoria corporativa Ser la memoria corporativa • Reunir ordenadamente los documentosReunir ordenadamente los documentos• Asegurar la conservación de la Asegurar la conservación de la

informacióninformación• Soportar la toma de decisionesSoportar la toma de decisiones• El archivo puede desarrollar funciones El archivo puede desarrollar funciones

de: oficina de investigación, biblioteca, de: oficina de investigación, biblioteca, hemeroteca u oficina de estadística. hemeroteca u oficina de estadística.


3030

CLASES DE ARCHIVOSCLASES DE ARCHIVOS

• Según su organización: Según su organización: Centralizado, descentralizado Centralizado, descentralizado descentralizado con control descentralizado con control central y satélitescentral y satélites

• Según su naturaleza: Según su naturaleza: Públicos Públicos y privadosy privados

Gustavo A. Trujillo M.


3131

• Según su Jurisdicción o AlcanceSegún su Jurisdicción o Alcance: : Nacionales, distritales, departamentales, Nacionales, distritales, departamentales, municipales, empresariales o municipales, empresariales o institucionales, personales o familiares.institucionales, personales o familiares.

• Según su ciclo vitalSegún su ciclo vital: : Gestión, central o Gestión, central o intermedio e históricointermedio e histórico

• Según su accesoSegún su acceso: Públicos y reservados: Públicos y reservados

• Según su usoSegún su uso: : Activo, semiactivo e Activo, semiactivo e inactivoinactivo


3232

ARCHIVO ARCHIVO CENTRALIZADOCENTRALIZADO

Toda la información de la empresa se haya reunida Toda la información de la empresa se haya reunida en una sola oficina. en una sola oficina.

VENTAJAS:VENTAJAS:

• Cuenta con personal especializadoCuenta con personal especializado• Controla duplicidad de documentosControla duplicidad de documentos• Economiza tiempo y espacioEconomiza tiempo y espacio• Racionaliza la adquisición de materiales y equiposRacionaliza la adquisición de materiales y equipos• Responsabilidad centralizadaResponsabilidad centralizada• Facilita la unificación del sistema de archivoFacilita la unificación del sistema de archivo


3333

ARCHIVO ARCHIVO DESCENTRALIZADODESCENTRALIZADO

Cada dependencia es responsable de Cada dependencia es responsable de recibir, despachar, archivar y conservar recibir, despachar, archivar y conservar la documentación que le compete, bien la documentación que le compete, bien sea recibida o producida.sea recibida o producida.

Se presenta falta de control y se corren Se presenta falta de control y se corren riesgos de extravío de documentos.riesgos de extravío de documentos.


3434

ARCHIVO ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON DESCENTRALIZADO CON

CONTROL CENTRALCONTROL CENTRALEl trámite de la documentación está El trámite de la documentación está centralizado, pero las dependencias centralizado, pero las dependencias conservan la documentación conservan la documentación vigente.vigente.

Se cumple el ciclo vital de los Se cumple el ciclo vital de los archivos.archivos.


3535

ARCHIVOS SATÉLITESARCHIVOS SATÉLITES

Conservan información técnica, Conservan información técnica, muy especializada y de consulta muy especializada y de consulta permanente que necesariamente permanente que necesariamente deben estar descentralzaidosdeben estar descentralzaidos


3636

ORGANIZACIÓN DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS

Proceso archivístico que consiste en Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a:acciones orientadas a:

• ClasificarClasificar

• OrdenarOrdenar

• DescribirDescribir

Los documentos de una entidad.Los documentos de una entidad.


3737

GESTIÓN EN EL ARCHIVOGESTIÓN EN EL ARCHIVO

• Producción o Recepción: Producción o Recepción: En el En el cumplimiento de sus funciones.cumplimiento de sus funciones.

• Trámite: Trámite: Es el momento donde se da Es el momento donde se da la constancia de recibido.la constancia de recibido.

• Distribución: Distribución: Estudio documental Estudio documental para determinar series, subseries, para determinar series, subseries, expedientes para futuras consultas.expedientes para futuras consultas.


3838


• Consulta:Consulta: Derecho que tiene un Derecho que tiene un usuario, se debe llevar registros y usuario, se debe llevar registros y controles.controles.

• Retención:Retención: Es el plazo en términos Es el plazo en términos de tiempo que los documentos de tiempo que los documentos deben permanecer en el archivo de deben permanecer en el archivo de gestión o en el central.gestión o en el central.


3939


• Conservación:Conservación: Conjunto de medidas Conjunto de medidas para garantizar la integración física para garantizar la integración física de los documentos, lo mismo que el de los documentos, lo mismo que el manejo de la información.manejo de la información.

• Disposición Final:Disposición Final: Se relaciona con Se relaciona con el estudio de los valores del el estudio de los valores del documento.documento.


4040


• Eliminación:Eliminación: La destrucción de los La destrucción de los documentos que haya administrativos, legal, documentos que haya administrativos, legal, fiscal, técnico, contable y que no represente fiscal, técnico, contable y que no represente interés para la historia, cultura o interés para la historia, cultura o investigación.investigación.

• Conservación permanente: Conservación permanente: Se catalogan Se catalogan documentos de conservación permanente, documentos de conservación permanente, todos aquellos que informan sobre los todos aquellos que informan sobre los orígenes, la estructura, los objetivos, las orígenes, la estructura, los objetivos, las decisiones y otros de valor testimonial.decisiones y otros de valor testimonial.


4141

PROCESOS TÉCNICOS DE PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVOARCHIVO

SelecciónSelección

• Ciclo vital de los documentosCiclo vital de los documentos

• Valores de los documentosValores de los documentos

• Tablas de retenciónTablas de retención

• Expurgo, descarteExpurgo, descarte

• TransferenciaTransferencia


4242


Descripción:Descripción:

• InventariosInventarios

• GuíasGuías

• CatálogosCatálogos

• ÍndicesÍndices


4343


El servicioEl servicio

• UsuariosUsuarios

• Medios para la prestación del servicio: Medios para la prestación del servicio: correo, fax, reprografía, correo, fax, reprografía, telecomunicacionestelecomunicaciones

• DifusiónDifusión

• CapacitaciónCapacitación


4444


Conservación y preservación:Conservación y preservación:

Necesita apoyo de las DirectivasNecesita apoyo de las DirectivasCreación de documentos estrictamente Creación de documentos estrictamente necesarios (Técnica de diseño, control necesarios (Técnica de diseño, control del flujo documental para evitar del flujo documental para evitar duplicaciones innecesarias o la creación duplicaciones innecesarias o la creación de expedientes que se conviertan bien e de expedientes que se conviertan bien e una suma desordenada de documentosuna suma desordenada de documentos


4545

NUEVAS TÉCNOLOGIAS EN NUEVAS TÉCNOLOGIAS EN LOS ARCHIVOSLOS ARCHIVOS

• MicrofilmaciónMicrofilmación

• Archivos ÓpticosArchivos Ópticos

• Correo ElectrónicoCorreo Electrónico

• InternetInternet

• ScannerScanner


4646

PRINCIPIOS BASICOS DE PRINCIPIOS BASICOS DE ARCHIVOARCHIVO

• Principio de Procedencia:Principio de Procedencia:

Consiste en separar los documentos producidos Consiste en separar los documentos producidos por una institución u organismo de aquellos que por una institución u organismo de aquellos que produce otra institución u organismo, lo que produce otra institución u organismo, lo que indica que no se pueden mezclar.indica que no se pueden mezclar.

Es el proceso de clasificación, la procedencia Es el proceso de clasificación, la procedencia (productor) permite identificar los creadores de (productor) permite identificar los creadores de documentos, que bien pueden ser documentos, que bien pueden ser institucionales (Fondos documentales), y institucionales (Fondos documentales), y administrativos (secciones y subsecciones administrativos (secciones y subsecciones documentales.documentales.


4747

PRINCIPIOS BASICOS DE PRINCIPIOS BASICOS DE ARCHIVOARCHIVO

• Principio de Orden original:Principio de Orden original:

Se define como la ubicación física de Se define como la ubicación física de los documentos dentro de un los documentos dentro de un expediente, respetando el orden expediente, respetando el orden cronológico en que se recibieron, cronológico en que se recibieron, produjeron o tramitaron, con miras a produjeron o tramitaron, con miras a solucionar un asunto determinado.solucionar un asunto determinado.


4848

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

Carpeta No.__________Caja No.__________SECRETARIA GENERAL300.24 INFORMES300.24.02 Informes de ActividadesFechas Extremas: 1999-12-12 a 2000-12-12Folios: 155

Bogotá, enero22 de 20

DoctorCARLOS CARRILLOPresidenteFONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente Con el finPadarjjjhaf0

Noviembre 18 5


4949

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Archivo de Gestión Archivo Central

Archivo Histórico

Transferencias Primarias

Transferencias secundarias

Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital .


5050

SISTEMA DE ARCHIVOSSISTEMA DE ARCHIVOS

ARCHIVO CENTRAL Comité

de ArchivosComité

de Archivos

Oficina de Recibo

y despacho de Correspondencia

Oficina de Recibo

y despacho de Correspondencia

Archivo HistóricoArchivo Histórico

Archivos de Gestión

O de Oficina

Archivos de Gestión

O de Oficina

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