Fundamentos de costo 2012 - 01

FUNDAMENTOS DE COSTOSFUNDAMENTOS DE COSTOSCONCEPTOS GENERALESCONCEPTOS GENERALES

SESION 1SESION 1

GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE HIDROCARBUROS LÍQUIDOSDIVISIÓN DE PLANEAMIENTO Y DESARROLLO

UNIDAD DE PROYECTOS Y SISTEMAS

AGOSTO 2012

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1. Concepto de Costo

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Podemos definir el costo como la cantidad de recursos utilizados para el logro de un objetivo (obtener un producto o servicio). Estos recursos deben ser expresados en una unidad común, por lo cual los costos son expresados en términos monetarios.

Un proceso genera productos a partir del uso de recursos, mediante el proceso de transformación.

Proceso ProductivoProceso Productivo

InsumosInsumos Productos o Productos o ServiciosServicios

RecurRecursossos

RecurRecursossos

MerMermamaMerMermama

Sub Sub ProdProductosuctos

Sub Sub ProdProductosuctos

2. ¿Por qué analizar los costos?¿Cuándo hacerlo?

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Cuando se desea el logro de un objetivo se deben emplear recursos en ello.

En el caso de una empresa con fines de lucro (desde la bodega de la esquina hasta una empresa trasnacional) el objetivo es obtener utilidad mediante la realización de una actividad económica: la producción de un bien, su comercialización, o la prestación de un servicio.

En organizaciones de otro tipo (como una organización de ayuda humanitaria) cuyos objetivos no son de lucro sino de bien social por ejemplo, el objetivo no necesariamente puede ser medido en términos monetarios, sino en el cumplimiento de acciones que generen bienestar a los beneficiarios de las mismas.

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En una organización de lucro la utilidad se obtiene con la siguiente fórmula

U = I – C U = I – C

donde

U = Utilidad Total

I = Ingresos Totales

C = Costos Totales*

En ella podemos observar lo siguiente:• Si incrementamos los ingresos, la utilidad también se incrementará, pero si los

costos se incrementan, la utilidad será menor. • El costo es el único componente que está sujeto a control o modificación por

parte de la empresa, debido a que los ingresos dependen del comportamiento del mercado objetivo que por su naturaleza, es externo a la empresa.

• En una organización cuyo objetivo no es el lucro, se busca que los costos de las actividades que se realizan sean los mas bajos posibles (mejorar la eficiencia del uso de recursos), con el fin de liberar recursos para aumentar el ámbito de acción de la organización (aumentar sus beneficiarios), mejorar la calidad de las actividades realizadas, entre otros.

(*) en este punto los costos representan tanto los costos como los gastos. Veremos la diferencia mas adelante.

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Si desglosamos un poco la fórmula básica de la utilidad obtenemos lo siguiente:

U = Qv x (Pvu - Cu) U = Qv x (Pvu - Cu) donde

U = Utilidad

Qv = Cantidad vendida

Pvu = Precio de venta unitario

Cu = Costo unitario

Aquí podemos observar que el objetivo de un análisis de costo es obtener el costo unitario de un articulo. Si se obtiene este valor, se pueden tomar decisiones sin depender del nivel de actividad (volumen producido) en el que se planea ejecutar la operación.

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¿Cuando hacer un análisis de costo?

• Puede ser antes o después de la realización de una actividad.

• Hacerlo antes permite a quienes toman decisiones, planificar, escoger cursos de acción, proyectar el desempeño, determinar un patrón de medición (estándar) y establecer presupuestos.

• Hacerlo después nos permite verificar la eficiencia en la ejecución de las actividades.

• Hacer un control posterior del desempeño de los costos, y compararlos con los estimados permitirá determinar en qué puntos se está teniendo problemas (disminución en la productividad, aumento de los costos de los recursos, etc.) y tomar acciones correctivas para acercarnos al desempeño pre determinado.

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3. Diferencia entre costos y gastos

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• Un costo, es un flujo de uso de recursos expresado en términos monetarios del pasado, presente o futuro.

• Un gasto, es un costo comparado contra el ingreso efectuado en un periodo de análisis (los gastos son deducidos del ingreso en ese periodo).

• Sin embargo, al hacer un análisis de costo, siempre se incurre en un costo cuando efectivamente se utilizan recursos (independientemente de si estos son considerados como gasto).

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•Un costo debe entenderse además como un sacrificio de recursos. Así el costo de lograr el objetivo decidido mide el sacrificio que debemos hacer para obtenerlo.

•Cuando utilizamos recursos para la obtención de un objetivo, desistimos de tener la posibilidad de usar estos recursos para el logro de un objetivo alternativo.

•A este nivel, un análisis que permite medir el grado de sacrificio del uso de recursos para obtener un objetivo “A” vs. un objetivo “N” es la obtención del costo de oportunidad. En él se calcula la pérdida (o ganancia) de un beneficio que podría haberse realizado, y al cual se ha renunciado, por haber hecho uso del recurso en la alternativa escogida.

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• El costo de oportunidad – un ejemplo

El área de post venta de una empresa detecta que el desconocimiento de ciertos temas técnicos en el personal de operaciones genera reprocesos de productos y reclamos del usuario, valorizados en US$50.000,00 en promedio por temporada alta.

Entrenar al personal clave cuesta US$ 10.000,00 y reducirá la probabilidad estimada de problemas a un 5%.

RRHH presenta observaciones a la capacitación, y solicita a la gerencia usar ese dinero para contratar mas vendedores para la temporada alta, que estiman aumentarán las utilidades en US$ 30.000,00 . ¿Cuál sería el costo de oportunidad de aceptar la propuesta de RRHH?.

Alternativa 1: Capacitación

* Ingresos: Ahorro en reprocesos y reclamos

de US$ 47.500,00 por temporada

* Costos: Capacitación US$ 10.000,00 una sola vez

* Beneficios esperados: US$37.500,00

Alternativa 2: Contratación nuevos vendedores

* Ingresos: Aumento en utilidades US$ 30.000,00

* Costos: Contratación por temporada US$ 10.000,00

* Beneficios esperados: US$20.000,00

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Costo de oportunidad de Costo de oportunidad de usar los recursos en la usar los recursos en la

alternativa 2 es de US$ -alternativa 2 es de US$ -17.500,0017.500,00

Y esto sólo en una Y esto sólo en una temporada!!temporada!!

Costo de oportunidad de Costo de oportunidad de usar los recursos en la usar los recursos en la

alternativa 2 es de US$ -alternativa 2 es de US$ -17.500,0017.500,00

Y esto sólo en una Y esto sólo en una temporada!!temporada!!

4. Clasificación de los costos

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En base a la organización:

Tradicionalmente, los costos se clasifican para el análisis financiero de una empresa de la siguiente manera:

•Costos de Operación: Son los costos relacionados directamente con la producción de un producto o la prestación de un servicio.

•Costos de Administración: Son los costos como resultado de las actividades de soporte de la organización (Recursos Humanos, Contabilidad, Informática, Administración, Compras y Logística, etc.)

•Costos de Ventas: Son los relacionados con la comercialización de un producto: distribución, publicidad, promociones, comisiones de ventas, etc.

•Costos Financieros: Los relacionados con el financiamiento de las operaciones de la empresa: Comisión por emisión de cartas de crédito de importación, intereses y comisiones de líneas de crédito de capital de trabajo, etc.

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•Esta clasificación se puede apreciar en el estado de resultados que junto con el Balance General, es uno de los productos de la Contabilidad Financiera.•La información de la contabilidad financiera esta diseñada para decisores de alto nivel, y que no están envueltos en la gestión diaria de la empresa.•Este tipo de clasificación de los costos se conoce como costeo por absorción.

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Modelo de estado de resultados

Ventas netas 160000

(-) Costo de ventas 120000

UTILIDAD BRUTA (o de OPERACIÖN) 40000

(-) Gastos administrativos 5000

(-) Gatos de ventas 4000

(-) Depreciación 1000

UTILIDAD OPERATIVA 30000

(-) Gastos financieros 3000

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS 27000(-) Impuestos 8100

UTILIDAD NETA 18900

•En base a la variabilidad de la producción: Dado que el enfoque anterior resulta insuficiente para análisis gerenciales y toma de decisiones tácticas (de gestión operativa), la información de la contabilidad de costos estructura los costos de tal manera que además de obtener el estado de resultados, permite clasificar los costos de otra manera con el fin de realizar otros análisis (dentro de un rango de producción relevante):

Costos Fijos: Se pueden considerar como invariables, independientemente del volumen de producción. Por ejemplo el cargo fijo de suministro eléctrico es invariable así no se haya consumido energía en ese mes.

Costos Variables: Varían de acuerdo a las unidades producidas o la cantidad de servicios prestados. Por ejemplo la cantidad de pintura requerida para recubrir balones de glp será distinta para 20 unidades que para 50 unidades.

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VENTAS 100 000

- COSTO DE VENTAS (VARIABLE) 35 000--------------------------------------= CONTRIBUCIÓN MARGINAL 65 000

- COSTOS FIJOS 30 000--------------------------------------

= UTILIDAD BRUTA 25 000

(- ) Gastos de Administración 3 500

(-) Gastos de Ventas 1 800

(-) Gastos Financieros 500

-------------------------------------

= UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS 19 200 (-) Impuestos 5 760

UTILIDAD NETA 13 440

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•Esta organización de los costos permitirá obtener posteriormente el punto de equilibrio de una operación (concepto que se verá en detalle mas adelante).

•En base a su relación con el producto:

Los costos se clasifican como :

Costos Directos: Aquellos que se pueden identificar de forma directa en la composición de un producto.Costos Indirectos: Aquellos cuyo desembolso no es aplicable de forma directa a un producto o servicio.

•En base al método de cálculo:

Histórico: Son los costos que se han obtenido por análisis del desempeño pasado de la organización.Estándar: Son los que se han obtenido luego de la medición del trabajo necesario para ejecutar la tarea.

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4. Elementos del Costo

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Los costos de operación están compuestos de los siguientes elementos:

•Costo de Mano de Obra Directa

•Costo de Materiales Directos

•Costo de Mano de Obra Indirecta

•Costos de Material Indirecto

•Costos Generales de Manufactura.

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Costo de Mano de Obra DirectaCosto Primo

Costo de Materiales Directos

Costo de Mano de Obra Indirecta

Costo Indirecto de Fabricación

Costos de Materiales Indirecto

Costos Generales de Manufactura.

Costo de Mano de Obra Directa

Costo de Producción

Costo de Materiales Directos

Costo de Mano de Obra Indirecta



Costo de Mano de Obra Directa

Costo de Conversión

Costo de Materiales DirectosCosto de Mano de Obra Indirecta



Conceptualmente los costos también se agrupan como costo primo (costos directos) y costos indirecto de fabricación.

El costo de producción incluye el costo de producción directo mas el costo indirecto.

El costo de conversión (también llamado de transformación) se considera como el costo incurrido para transformar un insumo en un producto terminado.

Adicionalmente, los siguientes rubros:

•Gastos de Ventas

•Gastos de Administración

•Gastos Financieros

Tienen porciones fijas y variables. (Para el propósito de este curso no se entrará en detalle sobre estos rubros).

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Ejemplos de clasificación de costos

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Algunos ejemplos de costos:

Costo Directo Costo Indirecto Gasto de

Administración

Gasto de Ventas

Gasto Financiero

C.F. C.V. C.F. C.V.Sueldo de Gerente General de una empresa x Sueldo de un jefe de playa de un grifo x Combustible para venta en un grifo x Tinta azul en una fábrica de lapiceros x Costo de alcohol en una clínica. x Costo de recibo de electricidad del suministro de planta en una empresa que fabrica sillas metálicas x x Alquiler de “manga” para desembarco de un vuelo en una línea aérea. x Comisión por emisión de una carta de crédito de importación. xComisión de vendedores en una tienda de electrodomésticos x

Sueldo de mozos en un restaurante x Juguete ofrecido en la "Cajita Feliz" de un restaurante de comida rápida x

Recibo de internet de una oficina gubernamental x

1. La toma de decisiones se da a diferentes niveles de la organización, afectando la actividad de los niveles mas bajos. Un análisis de costo de oportunidad, tomado a nivel de directorio, condicionará a los niveles operativos a atender la alternativa escogida por el nivel superior, y su análisis de costo de oportunidad sobre los recursos disponibles se referirá al análisis de alternativas para atender dicho requerimiento (por ejemplo si el nivel gerencial determinó que la producción papel bond de 80 gr/m2 debe representar el 60% de su oferta comercial, las decisiones operativas se limitarán a escoger entre alternativas a optimizar programas productivos, tecnología a usar e insumos para ese tipo de papel bond, entre otras consideraciones operativas).

Bajo el mismo orden de ideas, el flujo de información ascenderá a través de la pirámide de decisiones de un nivel mas detallado a un nivel mas detallado (datos agregados).

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Algunas Observaciones:

2. El costo de oportunidad no solo debe tener consideraciones cuantitativas en su evaluación.

Por ejemplo invertir en establecer una sucursal en una determinada zona geográfica donde los impuestos municipales y costos de licencias de publicidad, permisos y demás sean menores, entre otros beneficios tributarios, pero el índice delincuencial es mayor podría alejar parte de nuestros clientes.

Varios criterios adicionales podrían considerarse en una evaluación de alternativas: nivel de servicio de proveedores, impactos al medio ambiente, vias de acceso, potenciales incumplimientos de la ley, entre otros.

(Se recomienda leer el artículo “Los valores corporativos no solo son un cálculo de costos y beneficios” disponible en el aula virtual)

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3. Para un análisis de costo a nivel de un proceso, o actividad económica, es necesario conocer las operaciones, etapas o pasos del proceso o actividad a costear, y decidir los puntos de control. Las operaciones son aquellas en las que el producto sufre una transformación y se le añade valor (por lo tanto hay sacrificio de y se usan recursos).

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4. Un tema muy importante y que a veces es descuidado por el analista, es definir LA UNIDAD DE COSTO. Por ello, la especificación del producto (normalmente en una ficha técnica o en un documento que detalle las actividades del servicio) deben estar definidas para la unidad de costo definida.

A nivel de costos totales su utilidad no es tan evidente pero si a niveles unitarios: ¿Se costea la producción de un litro de gaseosa? ¿O un litro de gaseosa embotellada?. ¿Una pastilla de 1 gr? ¿O un blíster de 10 un x 1 gr?

Esto tiene impacto no solo a nivel de operaciones sino a nivel comercial.

Ejemplo:

Una empresa produce transformadores eléctricos de alta tensión, que opera cierto tipo de aceite dieléctrico que es comprado según las especificaciones del lugar en el que el cliente utilizará el transformador.

Además cada transformador para su envío al cliente debe ser embalado (en estructuras de madera y plástico.

Si la unidad de costo es Transformador modelo 3XYZ tipo II, entonces el costo del aceite, es parte del costo de producción del transformador, pues es parte de las especificaciones del mismo. El embalaje, es también un costo, pero como no es incurrido en planta, es un gasto de distribución.

Entonces aquí apreciamos un tema de responsabilidad. Las eficiencias productivas podrán evaluar y optimizar aspectos de mejora en la producción, mientras que cualquier medida de análisis en distribución como el uso de embalajes corresponde al área logística, de distribución de la organización.

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5. La clasificación de costos fijos y variables es útil en la preparación de presupuestos para las operaciones futuras. Los costos clasificados como directos o indirectos con respecto al producto o al departamento son útiles para determinar la rentabilidad de las líneas de producto o la contribución de un departamento a las utilidades de la empresa.

6. Los costos fijos están relacionados estrechamente con la capacidad instalada para producir algo o para realizar alguna actividad.

7. Los costos fijos permanecerán constantes en un rango relevante de producción y dentro de un perído de tiempo. Los costos fijos totales no cambian, sin embargo, los Costos fijos unitarios si lo hacen según el nivel de producción.

Este comportamiento puede ser apreciado en el siguiente ejemplo.

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Costos Fijos Totales Costos fijos unitarios Producción real Nivel de producción máximo (capacidad instalada)

S/. 1,000.00 S/. 12.50 80 200 S/. 1,000.00 S/. 11.11 90 200 S/. 1,000.00 S/. 6.67 150 200 S/. 1,000.00 S/. 5.00 200 200

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Costos Fijos Totales Costos fijos unitarios Producción real Nivel de producción máximo (capacidad instalada)

S/. 2,000.00 S/. 8.00 250 400 S/. 2,000.00 S/. 6.67 300 400 S/. 2,000.00 S/. 5.26 380 400 S/. 2,000.00 S/. 5.00 400 400

Producto de una inversión para aumentar la capacidad instalada, de 200 un. a 400 un. (nuevo rango relevante). Los costos fijos aumentan a S/. 2000

La capacidad nominal de producción es de 200 unidades por periodo (rango relevante)

Gráficamente, en un gráfico Volumen producido vs costo incurrido, los costos se pueden comportar de la siguiente manera

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Costo Fijo = Costo fijo total Costo Fijo = Costo fijo total en el rango relevanteen el rango relevante

Costo Variable = costo Costo Variable = costo unitario * cantidadunitario * cantidad

Costo Total = costo fijo Costo Total = costo fijo + costo variable+ costo variable

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