Fundamentos

Gestión Proyectos JUAN CARLOS ARANGUREN – PMP – OCTUBRE 2015

Contenido

Introducción a proyectos

Proceso de Inicio

Proceso de planificación

Proceso de Ejecución

Proceso de Monitoreo y Control

Proceso de Cierre

Introducción a Proyectos

Proyecto vs Trabajo Operativo

Dirección de proyectos

Objetivos del proyecto y restricciones

Ciclo de vida de los proyectos

Proyecto vs Trabajo Operativo

Un proyecto es un esfuerzo temporal grupal para producir un producto, servicio, o resultado, que es único.

Es temporal dado que tiene un comienzo y un fin definido, y por lo tanto tiene un alcance y recursos definidos.

Es único ya que no es una acciones rutinarias, sino un conjunto específico de acciones diseñadas para lograr una meta particular.

Ejemplos de proyectos: Desarrollo de un software para mejorar un proceso de negocio, la construcción de un puente o de un edificio, un esfuerzo de recuperación luego de un desastre natural, o la entrada en un nuevo mercado para vender.

Dirección de Proyectos

Es la aplicación del conocimiento, de las habilidades, y de las técnicas

para ejecutar los proyectos en forma eficiente y efectiva.

Es una competencia estratégica para las organizaciones, y les permite

atar los resultados de los proyectos a las metas del negocio, y así

competir.

Comenzó a surgir como una profesión distinta a mediados del siglo 20.

Procesos y Ciclo de Vida Proyectos

INICIO

Define y

autoriza inicio

PLANEACIÓN

Refina objetivos

Curso de acción para el

éxito del proyecto

EJECUCIÓN

Integra recursos

para implementar

el plan

CIERRE

Formaliza la

aceptación

MONITOREO Y CONTROL

Supervisa el avance para aplicar medidas correctivas

Procesos de gestión Proyectos

INICIO PLANEACIÓN

PLANIFICAR

EJECUCIÓN

HACER

CIERRE

MONITOREO Y CONTROL

REVISAR AJUSTAR

Procesos gestión calidad

Demming:

Planear- Hacer

Revisar - Actuar

Procesos y Ciclo de Vida Proyectos

Objetivos del Proyecto

Se establecen al Inicio del proyecto.

Se detallan y perfeccionan durante la Planeación.

Son responsabilidad del Director de Proyecto

Son claros, alcanzables, y transferibles.

Como sabemos si el proyecto esta completo?

Simplemente tenemos que analizar si se cumplieron los objetivos.

Restricciones de un proyecto

Los Proyectos necesitan ser

ejecutados y entregados bajo

ciertas restricciones.

1. Alcance

2. Tiempo

3. Recursos ($)

4. Calidad

Escenarios Restricciones Restricción en Alcance, Tiempo, Calidad (inamovibles)

Variable de ajuste – ($) Presupuesto - número de recursos

Restricción en Tiempo, Calidad, Presupuesto (inamovibles)

Variable de ajuste – Alcance

Restricción en Alcance, Tiempo, Presupuesto (inamovibles)

Variable de ajuste – Calidad

Restricción en Alcance, Calidad, Presupuesto (inamovibles)

Variable de ajuste – Tiempo

Si cambia un componente de las restricciones del proyecto, el Director de Proyecto debe evaluar el impacto en el resto de las variables.

Proyecto Exitoso

Ciclo Vida del Software

Visión Integral de Proyecto

Areas conocimiento Integración

Alcance

Tiempo

Costo

Calidad

Recursos humanos

Comunicaciones

Riesgos

Adquisiciones

Interesados

10 areas especificas para la

Dirección de proyectos.

Proceso de Inicio

Procesos de Inicio

Acta de Constitución del proyecto

Registro de Interesados

Procesos de Gestion de Interesados

Procesos de Inicio

Factores ambientales Empresa (cultura, sistemas,

recursos humanos etc)

Activos de los procesos de la organización (politicas,

procesos, normas, info historica, lecciones

aperndidas)

Enunciado de trabajo por parte del patrocinador o

cliente

Acuerdos contractuales o requisito de negocios

Plan Estratégico: como encaja el proyecto en la estrategia de negocio.

Estándares de la industria

Disparadores del proyecto: problema, oportunidad del

mercado, requisito de negocio, cambio

tecnologico, legislación etc

Descripciones del producto o servicio

Acta de

Constitución

Registro de

Interesados

Registro de interesados

Mantener

Satisfecho

(Detractores)

(A- B)

Gestionar de cerca

(Defensores)

(A-A)

Monitorear

(Adversarios)

(B-B)

Mantener

Informados

(Aliados)

(B-A)

- interés +

-

Po

de

r

+

Procesos Gestión Interesados

Dinámica de Costos e Interesados

Proceso de Planificación

Procesos de planificación

Alcance

EDT

Planificar tiempo:

Definir, secuenciar, estimar recursos, estimar duración, definir cronograma

Proceso de Planificación

•Plan de proyecto Plan de

Integración

•Recopilar Requisitos

•Definir Alcance

•Crear EDT

Plan Alcance

•Definir Actividades

•Secuenciar Actividades

•Estimar Recursos

•Estimar Duración

•Desarrollar Cronograma

Plan Tiempo

•Planificar Costos

•Estimar Costos

•Determinar Presupuesto

Plan Costos

•Planificar la Calidad Plan Calidad

•Planificar Recurso Humano Plan de Recurso

humano

•Planear Comunicaciones Plan de

comunicaciones

•Identificar Riesgos

•Analisis Cualitativo Riesgos

•Analisis cuantitaivo Riesgos

•Plan Respuesta a Riesgos

Plan de Riesgos

•Planear adquisiciones Plan Adquisiciones

•Planificar Interesados Plan Interesados

ALCANCE

Es el trabajo que el proyecto hará para entregar el producto del proyecto, abarca el

alcance del producto.

Ejemplo:

construir una terminal de trenes que cumpla con estas especificaciones

tecnicas…

Planificar

Alcance

Recopilar

Requisitos Definir el Alcance Alcance

EDT

Diccionario EDT

EDT (WBS) Una EDT es una presentación simple y organizada del trabajo requerido para completar el

proyecto, se define con base a los entregables (paquetes de trabajo) definidos en el alcance

del proyecto.

EDT (WBS)

La EDT no incluye actividades, unicamente entregables, sub-entregables y paquetes

de trabajo (ultimo nivel de división de una EDT)

Ventajas de crear una EDT:

Herramienta de trabajo en equipo que involucra con sentido de pertenencia al

equipo de proyecto.

Tener una visión completa del proyecto para que el equipo comprenda rapidamente

su lugar en el proyecto.

Sirve como base para estimaciones de actividades, personas, tiempos, costos y

riesgos del proyecto.

Facilita la comunicación.

Facilita el control integrado de cambios.

Se define como se realizara la gestión del cronograma y tambien como se gestionaran los

cambios.

Plan de gestión de cronograma: considera

El nivel de precisión en los estimados de tiempo.

Como se estimará la reserva para contingencias (riesgos conocidos)

ó reserva de gestion (imprevistos).

Como y cuando se actualizará la linea base de tiempo.

Cual será los niveles de tolerancia de los desvío del cronograma de la linea base.

Que reglas se utilizaran para definir el porcentaje de avance del cronograma.

Que metodologia y reglas se utilizarán patra reportar el avance del cronograma, por

ejemplo: metodo del valor ganado etc.

Cómo y cuando se presentaran informes de avance.

PLANIFICAR TIEMPO - CRONOGRAMA

PLANIFICAR TIEMPO - CRONOGRAMA

Secuenciar

Actividades

Definir

Actividades

Estimar recursos

Linea base

Cronograma

Alcance

EDT - Diccionario

Estimar duración

actividades

Riesgos

Plan Gestión

cronograma Cronograma

PLANIFICAR TIEMPO - CRONOGRAMA

Secuenciar

Actividades

Definir

Actividades

Estimar recursos

Estimar duración

actividades

Descomposición

los paquetes de

trabajo

Determinar el

orden y

dependencia Calcular los

recursos

requeridos

Exige gran

esfuerzo y tiene

alto riesgo de no

acertarse

ESTIMACIÓN DURACIÓN ACTIVIDADES

•Por analogía, en función de actividades similares realizadas anteriormente.

Estimación Análoga

•Utiliza parametros en base a información historica para estimar la duración futura. (ej. tiempo cargue formularios)

Estimación Paramétrica

•Considera tres estimaciones: Pesimista, más probable y optmista. Duración=(P+4M+O/6)

Estimación PERT

DESARROLLO CRONOGRAMA

• Identificar cuales son las actividades criticas que forman el camino más largo del proyecto que por tanto no pueden atrasarse.

Método Ruta Crítica

•Modifica la organización del proyecto para mejorar la eficiencia de la asignación de recursos y lograr la nivelación de los mismos.

Optimización de recursos

•Consiste en acortar el cronograma del proyecto sin modificar el alcance. Dos técnicas: 1. Intensificación: Agregar más recursos (+costos). 2. Ejecución rápida: Paralelizar tareas (+riesgos)

Compresión del cronograma

•Adelantar y retrasar la vinculación entre actividades. Adelantos y

retrasos

Proceso de Ejecución

Procesos de Ejecución

Adquirir, Desarrollar, Dirigir el equipo

Proceso de Ejecución

• Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto

Integración

• Asegurar la Calidad Calidad

• Adquirir el equipo

• Desarrollar el equipo

• Dirigir el equipo

Recurso Humano

• Gestionar las comunicaciones

Comunicaciones

• Efectuar las adquisiciones Adquisiciones

• Gestionar los Interesados Interesados

Desarrollar el equipo Cuando el proyecto esta en ejecución hay que desarrollar las

capacidades individuales y grupales de los miembros del equipo.

Herramientas desarrollo de equipo Habilidades

Interpersonales

•Liderazgo

•Motivación

•Trabajo en equipo

•Empatia

•Creatividad

Capacitación

•Actividades de formación de competencias

Actividades de desarrollo de equipo

Reglas basicas

•Normas de convivencia, de reuniones, de entregas

Coubicación Reconocimiento y recompensas por

objetivos

Herramientas de evaluación

•Encuestas de actitud

•Pruebas de habilidad

•Grupos de enfoque

•Entrevistas focalizadas

Evaluación de

desempeno

del equipo

Dirigir el equipo

Evaluaciones de

desempeno

Observación y

conversación

Gestión

Conflictos

Solicitudes de

cambio

Plan de recursos

humanos

Informes de

desempeno

Habilidades

interpersonales

Registro de

conflictos

Actualizaciones

Cronograma

Prioridades

Costos

Personalidad

• Identificar la causa del

problema

• Analizar el problema

• Identificar alternativas solución

• Implementar una solución

• Revisar si decisión solucionó

problema

Proceso de Monitoreo y Control

Procesos de control

Control Cronograma

Control de cambios

Proceso de Control

• Controlar el trabajo

• Controlar los cambios Integración

• Validar Alcance

• Controlar Alcance Control

Alcance

• Controlar Cronograma

Tiempo

• Controlar Presupuesto Costos

• Controlar la Calidad Calidad

• Controlar Comunicaciones

Comunicaciones

• Controlar Riesgos Riesgos

• Administrar adquisiciones

Adquisiciones

• Controlar Interesados

Interesados

Control del cronograma

Software

Revisiones del

desempeno

proyecto-EV

Optimizar

recursos

Información

indicadores

desempeño Cronograma

Datos de

desempeno

trabajo

Adelantos y

retrasos

Pronóstico

cronograma

Determinar variación

planeado Vs. Real

Compresión

Simulaciones

Nivelar recursos

Acelerar los adelantos

o acortar los retrasos

respecto a la linea

base

Acelerar actividades

retrasadas agregando recursos o paralelizar

actividades

Analizar diferentes

escenarios para

intentar ajustar

cronograma

MS Project

Solicitudes de

Cambio

Control de cambios

Proceso de Cierre

Procesos de cierre

Cierre administrativo del proyecto

Proceso de Cierre

• Cerrar Proyecto Integración

• Cerrar adquisiciones Adquisiciones

Cierre del proyecto

Se busca la aceptación formal de los entregables por parte de cliente.

Todo proyecto que comienza debe cerrarse

Liberar los recursos

Archivar toda la información

Dejar por escrito las lecciones

aprendidas

Festejar!

Video bichos – gestión de proyectos

https://www.youtube.com/watch?v=zysGUTaPMTk

GRACIAS!

Referencias bibliograficas

Lledó Pablo, 2013: Director de Proyectos, 2da edición, Canadá, pablolledo

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