Gaceta Oficial Digital, martes 10 de julio de...

Año CVIII Panamá, R. de Panamá martes 10 de julio de 2012 Nº 27074

CONTENIDO

AUTORIDAD PANAMEÑA DE SEGURIDAD DE ALIMENTOSResolución Nº 044

(De jueves 21 de junio de 2012)

POR LA CUAL SE APRUEBA LA RENOVACIÓN DEL ESTABLECIMIENTO DENOMINADO PLANTA NESTLÉMÉXICO, S.A. DE C.V. FÁBRICA COATEPEC, ESTABLECIMIENTO NO. 205, COMO TRÁMITE PARA PODEREXPORTAR SUS PRODUCTOS LÁCTEOS A LA REPÚBLICA DE PANAMÁ.

AUTORIDAD PANAMEÑA DE SEGURIDAD DE ALIMENTOSResolución Nº 045

(De jueves 21 de junio de 2012)

POR LA CUAL SE APRUEBA LA RENOVACIÓN DEL ESTABLECIMIENTO DENOMINADO NESTLÉ MÉXICO,S.A. DE C.V. FÁBRICA LAGOS DE MORENO 0206, ESTABLECIMIENTO 206, COMO TRÁMITE PARA PODEREXPORTAR SUS PRODUCTOS LÁCTEOS A LA REPÚBLICA DE PANAMÁ.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICADecreto Nº 142-2012-DMySC(De martes 17 de abril de 2012)

POR EL CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENTO TITULADO "MANUAL DE PROCEDIMIENTOSADMINISTRATIVOS PARA LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIRIQUÍ (UNACHI), SEGUNDA VERSIÓN".

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICADecreto Nº 144-2012-DMySC

(De miércoles 18 de abril de 2012)

POR EL CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENTO TITULADO "PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARAEL TRÁMITE, REGISTRO Y PAGO A TRAVÉS DEL SISTEMA ELECTRÓNICO DE FONDOS (ACH) PARAACREDITAMIENTO DE SALARIO PARA LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIRIQUÍ (UNACHI), SEGUNDA VERSIÓN".

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICADecreto Nº 202-2012-DMySC(De lunes 21 de mayo de 2012)

POR EL CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENTO TITULADO "PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARALA SECCIÓN DE ALMACÉN DEL MINISTERIO DE GOBIERNO".

CONSEJO MUNICIPAL DE ARRAIJAN / PANAMÁAcuerdo Municipal Nº 31

(De martes 15 de mayo de 2012)

POR EL CUAL SE DECRETA LA SEGREGACIÓN Y ADJUDICACIÓN DEFINITIVA A TÍTULO DE COMPRAVENTA, DE UN LOTE DE TERRENO QUE FORMA PARTE DE LA FINCA MUNICIPAL NO. 4375 INSCRITA ENEL REGISTRO PÚBLICO AL TOMO 99, FOLIO 142, SECCIÓN DE LA PROPIEDAD, PROVINCIA DE PANAMÁ,A FAVOR DE HECTOR MATIAS ALVEO MAGALLON.

1No 27074 Gaceta Oficial Digital, martes 10 de julio de 2012



POR EL CUAL SE DECRETA LA SEGREGACIÓN Y ADJUDICACIÓN DEFINITIVA A TÍTULO DE COMPRAVENTA, DE UN LOTE DE TERRENO QUE FORMA PARTE DE LA FINCA MUNICIPAL NO. 4375 INSCRITA ENEL REGISTRO PÚBLICO AL TOMO 99, FOLIO 142, SECCIÓN DE LA PROPIEDAD, PROVINCIA DE PANAMÁ,A FAVOR DE LILIBETH BATISTA DE CALDERON.



POR EL CUAL SE DECRETA LA SEGREGACIÓN Y ADJUDICACIÓN DEFINITIVA A TÍTULO DE COMPRAVENTA, DE UN LOTE DE TERRENO QUE FORMA PARTE DE LA FINCA MUNICIPAL NO. 62218 INSCRITA ENEL REGISTRO PÚBLICO AL TOMO 1368, FOLIO 448, SECCIÓN DE LA PROPIEDAD, PROVINCIA DEPANAMÁ, A FAVOR DE EDUARDO DE JESUS GUARIN HERNANDEZ.

AVISOS / EDICTOS


No 27074 Gaceta Oficial Digital, martes 10 de julio de 2012 9

REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIRIQUÍ (UNACHI),

SEGUNDA VERSIÓN

ABRIL-2012


REPÚBLICA DE PANAMÁ

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI Contralora General

LUIS FELIPE ICAZA Subcontralor General

EDWIN RAÚL HERRERA Secretario General

DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

HARMODIO MADRID G. Director

CÉSAR G. CASTRO T. Subdirector

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS

PRÓSPERO ROSAS C. Jefe de Departamento

LEÓN WONG Supervisor


REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA

ELOY ÁLVAREZ DE LA CRUZ Director Encargado

ARIEL RUIZ G. Asesor Jurídico




Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos

LETICIA R. DE RODRÍGUEZ

Analista Administrativa

SERVIO MENDOZA


O TÉCNICO:

DIRECCIÓN DE FINANZAS

SALOMÓN DÍAZ AGUIRRE Analista de Sistemas-Finanzas

ARMANDO JOSÉ MORENO Analista de Fondos-Tesorería

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

DARIO CADAVID Asistente Administrativo

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIRIQUÍ

HÉCTOR REQUENA Rector

JOSÉ CORONEL Vicerrector Académico

CLOTILDE ARROCHA Vicerrectora de Investigación y Postgrado

PEDRO GONZÁLEZ Vicerrector Administrativo

MANUEL SEVILLA Secretario General

FELICIANO BATISTA Director General de los Centros

Regionales Universitarios


COLABORACIÓN:

MOISÉS CASTILLO Dirección de Planificación

HUMBERTO ARCE Dirección de Finanzas

EUGENIO MONTERO

Departamento de Presupuesto

NORMA DE ORTIZ Departamento de Contabilidad

ADRIAN MARTÍN

Departamento de Compras

AGZEL MARÍN Departamento de Almacén

JESSICA CARRASCO Unidad de Bienes Patrimoniales

ABELARDO RODRÍGUEZ Dirección de Servicios Administrativos

EQUIPO TÉCNICO:

DALVIER TUÑÓN OLIVER SERRANO

Rectoría


ÍNDICE

INTRODUCCIÓN

I. ASPECTOS GENERALES

A. Objetivo del Documento B. Base Legal

C. Alcance

II. NORMAS GENERALES DE CONTROL

Controles en el área de Compras y Almacén Controles en el área de Presupuesto C. Controles en el área de Tesorería D. Controles en el área de Contabilidad E. Controles en el área de Cobros (Tesorería) F. Controles en el área de Bienes Patrimoniales

III. PROCEDIMIENTOS

A. Procedimiento para la adquisición de bienes B. Procedimiento para la recepción de bienes C. Procedimiento para la recepción de servicios D. Procedimiento de ingresos por autogestión E. Procedimiento para la solicitud de viáticos F Procedimiento para el desembolso de caja menuda G. Procedimiento para el reembolso de caja menuda H. Procedimiento para el trámite de contrato de obras y servicios

IV. RÉGIMEN DE FORMULARIOS

1. Solicitud de Caja Menuda 2. Comprobante de Caja Menuda

ANEXOS

1. Aceptación Final de Servicios 2. Recepción de Materiales y Equipos 3. Despacho de Materiales y Equipos 4. Envío de Cheques 5. Detalle de Viáticos 6. Solicitud de Viáticos 7. Solicitud de Bienes y/o Servicios


8. Informe de Cuentas por Cobrar 9. División de Cheques 10. Anulación de Cheques 11. Comprobante de Cheque 12. Acta de Firma de Cheque

GLOSARIO


INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de la República a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, en uso de las atribuciones conferidas por la Constitución y la Ley, presenta el documento denominado “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIRIQUÍ (UNACHI)”, Segunda Versión. De igual manera se destaca, la observancia a lo dispuesto en el “Estatuto Universitario” así como los preceptos vinculantes emanados del Consejo Académico y documentos institucionales relacionados, mismos que cuentan con la aprobación y se encuentran oficializados por los estamentos y autoridades universitarias. El apropiado cumplimiento de los procedimientos aquí presentados, le garantizara resultados óptimos y oportunos a nuestros usuarios, así como un eficiente y adecuado uso de recursos institucionales. No obstante, se quiere dejar plasmado que los cambios en el quehacer gubernamental obligan a que nos mantengamos en constantes ajustes, a los que no escapan las normas, procedimientos y controles contenidos en este producto. Por consiguiente, valoramos el interés de los usuarios en presentar, recomendaciones que luego de ser debidamente analizadas y aprobadas, conlleven a modificaciones que lo fortalezcan. Para tal efecto, las sugerencias deberán hacerse a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad



A. Objetivo del Documento

Establecer una integración de los procesos administrativos e incorporar una tramitación novedosa aplicable para optimizar los procesos de compras, recepciones, ingresos, pagos, almacenes y otros, acorde con el Sistema de Administración Financiera para Panamá (SIAFPA).

B. Base Legal Constitución Política de la República de Panamá. Ley Núm. 32 de 8 de noviembre de 1984, “Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la

Contraloría General de la República”. Ley Núm. 4 de 16 de enero de 2006, “Que reorganiza la Universidad Autónoma de Chiriquí,

creada por la Ley 26 de 1994”. Gaceta Oficial Núm. 25,466. Texto Único de la Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006, “Por la cual se Regula la

Contratación Pública y se dictan Otras Disposiciones”. Decreto Núm. 214-DGA del 8 de octubre de 1999. “Por el cual se emiten las Normas de

Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”. Decreto Núm. 420-2005 DMySC del 26 de septiembre de 2005. “Por el cual se actualiza el

Manual General de Contabilidad Gubernamental”. Decreto Ejecutivo Núm. 366 de 28 de diciembre de 2006, “Por el cual se reglamenta la Ley.

22 de 27 de junio de 2006, que regula la Contratación Pública y dicta otra disposición”. Decreto Núm. 01-2007 DGCP de 17 de enero de 2007, “Por el cual se reglamenta el

procedimiento para contrataciones menores apremiantes”. Circular Núm. 12-2007 DC de 22 de febrero de 2007, “Responsabilidades en la

Administración de los Fondos, Bienes y Recursos Públicos”. Normas de Administración Presupuestaria Vigente. Manual de Caja Menuda Vigente.

C. Alcance

El ámbito de aplicación es en todas las Unidades Administrativas, Académicas, Extensiones y Centros Regionales de la UNACHÍ, con el propósito de que sea utilizado al momento de realizar recaudaciones, adquisición, contratación, recepción y despacho de bienes y servicios, así como para el pago respectivo.


II. NORMAS GENERALES DE CONTROL A. Controles en las áreas de Compras y Almacén

a.1 Adquisición (Compras)

Todas las compras de bienes y servicios en la UNACHI, estarán sujetas a lo que establece el Texto Único de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, que regula la Contratación Pública, el Sistema Integrado de Administración Financiera de Panamá (SIAFPA) y la Guía de Fiscalización de la Contraloría General de la República.

Toda solicitud de bienes se hará a través del documento denominado Solicitud de

Bienes y Servicios (Anexo Núm.7). Cuando se trate de obras, adjuntar a la solicitud de bienes y servicios los planos o su

equivalente de acuerdo al proyecto (detalle de cantidades y precios unitarios). Comunicar al Vicerrector Administrativo sobre las multas a los proveedores cuando

corresponda, tal como lo estipula la Ley de Contratación Pública vigente. Velar por la ejecución de la fianza, en caso de incumplimiento por parte del contratista

se comunique oportunamente a la Contraloría General de la República. Nota: En el caso que el monto contratado no requiera de fianza, el contratista debe

comunicar por escrito el compromiso de responder por los defectos que presenten las obras.

Confeccionar las solicitudes de bienes y servicios por rubro. Especificar en las órdenes de compras el lugar, período de entrega, garantía, período

de consumo, multa y exoneraciones de impuestos. El Departamento de Compras debe mantener un control o listado mensual de los

proveedores inhabilitados.

a.2 Recepción (Almacén)

El ingreso de bienes y servicios a la Institución, deberá ser verificado por la Unidad de Almacén, quien garantizará la recepción de bienes y servicios detallado en la orden de compra.

La recepción de bienes y servicios de equipos que requieran verificación técnica deben

ser atendidas por el Almacenista y el técnico que corresponda. El Almacén será responsable de la distribución de los bienes a las distintas unidades

gestoras.


Se programará la adquisición mensual de suministros, tomando en consideración los

niveles de consumo por unidad administrativa, se revisaran los estantes o anaqueles, las tarjetas de artículos y los bienes que no fueron despachados.

Cualquier material o bien que presente daños o deterioro en el momento de su

recepción deberá ser rechazado.

a. 2.1 Despacho (Almacén) El formulario de Despacho de Almacén deberá ser presentado y firmado al

momento de entregar el bien.

a. 2.2 Custodia de Bienes (Almacén)

Se mantendrá un sistema adecuado de mínimo y máximo que garanticen la rotación eficiente del inventario.

Mantener el sistema adecuado de seguridad del personal y de protección del inventario.

B. Controles en el área de Presupuesto

El objetivo del sistema de presupuesto es prever las fuentes y montos de los recursos monetarios para asignarlos anualmente y financiar los planes, programas y proyectos gubernamentales. Las normas de control interno para el área de presupuesto están orientadas a regular los aspectos claves del presupuesto. La ejecución del presupuesto de gastos se realiza en tres etapas a saber:

o Compromiso: Es el registro de la obligación adquirida por una institución pública,

conforme a los procedimientos y a las normas establecidas, que conlleva una erogación a favor de terceros con cargos a la disponibilidad de fondos de la respectiva partida presupuestaria del período fiscal vigente. Constituye la compra de bienes o servicios, independiente de la entrega, pago o consumo.

o Devengado: Es el registro de la obligación de pagar por los bienes o servicios recibidos,

entregados por el proveedor, sin considerar el momento en que se consumen. Su registro se hará mediante los informes de recepción de almacén o de servicios.

o Pago: Se refiere a la emisión y entrega de efectivo para caja menuda, cheque o la

transferencia electrónica de fondos a favor de los proveedores, por los bienes y servicios recibidos.

El SIAFPA será la herramienta para que la Universidad realice los registros

presupuestario, financiero y a través de la misma se emitirán los informes de su gestión.


Una vez Tesorería presente asientos de cheques anulados de los funcionarios, el Departamento de Presupuesto, deberá proceder a la reversión de los asientos y devolución al presupuesto de las partidas imputadas. Esto lo realiza Presupuesto (manualmente) en formato Excel para un control previo, ya que en Contabilidad el sistema (SIAFPA) lo realiza automáticamente.

C. Controles en el área de Tesorería

La Unidad de Tesorería tiene a su cargo la responsabilidad de establecer la programación de los ingresos para hacer frente a los pagos que debe realizar en función de las adquisiciones de bienes y servicios producto de la ejecución de su presupuesto aprobado.

La UNACHI debe centralizar la totalidad de sus recursos financieros para su manejo a

través de la Dirección de Finanzas, con el objeto de optimizar la liquidez y racionalizar la utilización de los fondos disponibles.

Los procedimientos de control aplicables para la seguridad y custodia de cheques

incluyen:

a. Giro de cheques en orden correlativo y cronológico, evitando reservar cheques en blanco para operaciones futuras.

b. Uso de sellos protectores que impidan la adulteración de los montos consignados. c. Uso de muebles con cerradura adecuadas para guardar los cheques en cartera y los cheques

no utilizados. d. Uso de registros de cheques en cartera y cheques anulados, que faciliten la práctica de

arqueos y la revisión de las conciliaciones. e. Sellar los comprobantes de pago de los cheques y documentos sustentadores con un sello

que tendrá la leyenda pagado mediante el cheque No.______el día________ de ________________.

f. Utilizar un sello para los cheques anulados que incluya la leyenda de anulado con la firma del responsable y fecha de anulación.

Los cheques en blanco que no sean utilizados y/o efectivos que no sean depositados al

concluir el día, deben ser custodiados en la caja fuerte de la Unidad de Tesorería.

Los Centros de Extensiones Regionales que reciban ingresos deberán depositar los mismos y enviar el comprobante de depósito a la Institución (Departamento de Tesorería) al día siguiente.

D. Controles en el área de Contabilidad

Mantener los registros contables al día. Entregar en forma oportuna los informes financieros.

E. Controles en el área de Cobros (Tesorería) Realizar la gestión de cobro, apegados a las normas y políticas administrativas.


F. Controles en el área de Bienes Patrimoniales

Las Extensiones, Centros Regionales, Facultades y Oficinas Administrativas, mantendrán y administrarán el inventario atendiendo las indicaciones que la Vicerrectoría Administrativa le confiera al Departamento de Bienes Patrimoniales.

En el caso de extravío de activos, el jefe del área donde ocurrió el hecho, deberá

coordinar con todos los estamentos internos y si fuera el caso externo, para ubicar el activo y presentar un informe completo sobre los esfuerzos para lograr la recuperación, dirigido al Rector y éste a su vez a la Unidad de Auditoría Interna y a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General.

De la reposición del bien o el valor descontado al funcionario responsable, se le debe

comunicar a la Unidad de Auditoría Interna y a la Oficina de Fiscalización General de la Contraloría General de la República.

Se debe mantener un sistema de control de activos y registro adecuado que faciliten la

actualización del inventario de bienes por área académica y administrativa.


III. PROCEDIMIENTOS

A. Procedimiento para la Adquisición de Bienes Unidad Ejecutora

Elabora la Solicitud de Bienes y/o Servicios (Anexo Núm.7). Remite la solicitud de Bienes y Servicios al Departamento de Almacén.

Departamento de Almacén

Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios. Verifica que el documento esté debidamente autorizado. Si hay existencia del bien despacha. De no haber le coloca sello “NO HAY EN

EXISTENCIA”. Coloca la numeración secuencial, la codifica y valoriza. Remite el documento a la Vicerrectoría Administrativa y de ser necesario agrega

observación. Envía la Solicitud de Bienes y Servicios a la Vicerrectoría Administrativa.

Vicerrectoría Administrativa

Recibe del Almacén Solicitud de Bienes y Servicios. Evalúa la Solicitud de Bienes y Servicios. Selecciona las opciones:

- Despachar por Almacén (Sección de Almacén) - Comprar por Caja Menuda (asigna partida, Sección de Tesorería)

Aprueba, ordenando la compra. Remite la Solicitud de Bienes y Servicios al Departamento de Compras para que

proceda.

Nota: De no contar con recursos la solicitud de bienes será devuelta a la Unidad Gestora.


Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios de la Vicerrectoría Administrativa. Procede a cotizar a:

- Catálogo electrónico de Convenio Marco. - Acto Público

Realiza el registro correspondiente en SIAFPA y PanamaCompra. Adjunta documentos sustentadores a la Solicitud de Bienes y Servicios. Verifica la disponibilidad presupuestaria de las partidas sugeridas. Remite la Solicitud de Bienes y Servicios al Departamento de Presupuesto.

Nota: Si existiera variación al monto asignado se comunicará a la Vicerrectoría Administrativa, antes de dar continuidad al siguiente paso.



Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios. Verifica la disponibilidad presupuestaria de las partidas sugeridas, de existir el recurso

se reservan las partidas (bloquea). Remite la Solicitud de Bienes y Servicios con los documentos sustentadores al

Departamento de Compras.


Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios Genera la solicitud y la Orden de Compra en SIAFPA (contado o crédito). Se aprueba y adjudica al proveedor Se genera la Orden de Compra Aprueba en PanamaCompra Genera Declaración Remite a la Vicerrectoría Administrativa la Orden de Compra con documentos Sustentadores.

Nota: Antes de iniciar el trámite de adquisición, la Oficina de Compras deberá consultar el Catálogo Electrónico de Bienes y Servicios en el portal PanamáCompra y en caso que el artículo solicitado esté allí, debe adquirirlo por esa vía obligatoriamente.

Registrar en SIAFPA después que presupuesto registra (bloquea la partida).

Vicerrectoría Administrativa

Recibe la Orden de Compra. Aprueba la Orden de Compra. Envía la Orden de Compra al Departamento de Contabilidad.

Departamento de Contabilidad

Recibe la Orden de Compra. Solicita número de gestión de cobro a Tesorería. Realiza asiento de diario Remite la Orden de Compra al Departamento de Tesorería

Departamento de Tesorería

Recibe la Orden de Compra. Proporciona número de gestión de cobro. Genera el cheque y adjunta documentos sustentadores (Solicitud de Bienes y Servicios,

Orden de Compra y otros). Remite el cheque con documentos sustentadores (Solicitud de Bienes y Servicios, Orden

de Compra y otros), al Departamento de Contabilidad.


Departamento de Contabilidad

Recibe el cheque con documentos sustentadores (Solicitud de Bienes y Servicios, Orden

de Compra y otros). Realiza asiento de diario. Envía el cheque con documentos sustentadores (Solicitud de Bienes y Servicios, Orden

de Compra y otros) al Departamento de Tesorería, quien a su vez lo enviará al Departamento de Presupuesto.



de Compra y otros). Registra cheque en el sistema y lo remite con documentos sustentadores (Solicitud de

Bienes y Servicios, Orden de Compra y otros) al Departamento de Tesorería y éste lo envía a la Rectoría.

Rectoría

Recibe el cheque con documentos sustentadores. Verifica y firma el cheque. Remite el cheque al Departamento de Tesorería y éste a su vez lo envía a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría.

Oficina de Fiscalización de la Contraloría


de Compra y otros). Verifica y refrenda el cheque según documento y delegación. Envía el cheque con documentos sustentadores (Solicitud de Bienes y Servicios, Orden

de Compra y otros) al Departamento de Tesorería.

Nota: De existir situaciones que no se ajusten a la Ley de Contratación, se remitirán los documentos a las instancias correspondientes para subsanar los eventos que se señalen.

Departamento de Tesorería


de Compra y otros) refrendado. Remite el cheque con documentos sustentadores (Solicitud de Bienes y Servicios, Orden

de Compra y otros) a Receptoría de Cuentas y Pagos hasta que el proveedor entregue el bien o servicio en el Almacén.

Distribuye la Orden de Compra de la siguiente manera:


- Original para el cheque (comprobante de pago). - Primera copia para Compras - Segunda copia para el Almacén - Tercera copia para Contabilidad - Cuarta copia para la Vicerrectoría Administrativa.

PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES

RECTORÍAO

VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA

1 2

5

PRESUPUESTO

4

OFICINA DEFISCALIZACIÓN

DE LACONTRALORÍA

UNIDAD EJECUTORA

COMPRAS TESORERÍA

7

1

3

2

5

6

8

6

CONTABILIDAD

3

4

ALMACÉN

8

9

ELABORA LA SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS. REMITE EL DOCUMENTO AL ALMACÉN.

9

10

10

11

12


VERIFICA LA EXISTENCIA DE LOS BIENES. DESPACHA SI HAY EN EXISTENCIA. DE NO HABER, SELLA “NO HAY EN EXISTENCIA”. REMITE LA SOLICITUD A LA VICERRECTORÍA, PARA AUTORIZAR SU COMPRA.

RECIBE LA SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS. PROCEDE A COTIZAR. REALIZA REGISTRO CORRESPONDIENTES EN SIAFPA Y PANAMACOMPRA. VERIFICA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA. REMITE LA SOLICITUD AL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO.

GENERA LA SOLICITUD Y LA ORDEN DE COMPRA EN SIAFPA. APRUEBA Y ADJUDICA AL PROVEEDOR. APRUEBA EN PANAMÁCOMPRA. REMITE LA ORDEN DE COMPRA Y DOCUMENTOS SUSTENTADORES A LA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA.

RECIBE LA SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS. VERIFICA LA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA DE LAS PARTIDAS. RESERVAN LAS PARTIDAS (BLOQUEA).

RECIBE LA ORDEN DE COMPRA, LA APRUEBA Y LA REMITE CON LOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES A CONTABILIDAD.

RECIBE LA ORDEN DE COMPRA CON DOCUMENTOS SUSTENTADORES. PROPORCIONA NÚMERO DE GESTIÓN DE COBRO. GENERA CHEQUE Y LO ENVÍA A CONTABILIDAD.

RECIBE EL CHEQUE CON DOCUMENTOS SUSTENTADORES. REALIZA ASIENTO DE DIARIO. ENVÍA CHEQUE CON EXPEDIENTE A TESORERÍA Y ESTE A VEZ A PRESUPUESTO,

REGISTRA EL CHEQUE EN EL SISTEMA. LO DEVUELVE A TESORERÍA Y ÉSTE LO ENVÍA

A LA RECTORÍA.

VERIFICA Y FIRMA EL CHEQUE CON LOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES. REFRENDA. REMITE CHEQUE A TESORERÍA.

RECIBE, ENTREGA EL CHEQUE. REMITE EXPEDIENTE A CONTABILIDAD PARA ARCHIVAR CON EL COMPROBANTE DE PAGO.

NOTA: NOTIFICA A COMPRAS PARA QUE LE NOTIFIQUE AL PROVEEDOR.

RECIBE LA SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS. EVALÚA LA REQUISICIÓN. APRUEBA. ORDENANDO LA COMPRA. LA REMITE A “COMPRAS” PARA QUE PROCEDA.

1112 13

14

7

SOLICITA NÚMERO DE GESTIÓN DE COBRO A TESORERÍA.. REALIZA ASIENTO DE DIARIO.

RECIBE Y FIRMA EL CHEQUE. LO REMITE A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN DE LA CONTRALORÍA.

13

14


DESCRIPCIÓN DE PROCESOS


B. Procedimiento para la Recepción de Bienes

1. Proveedor

Entrega los bienes en el Almacén cumpliendo con lo especificado en la Orden de Compra.

Presenta la Orden de Compra y la factura comercial en original y copia al Almacén.

Nota: El Almacén debe comunicar a Compras, el nombre del proveedor(es) que incumpla en el tiempo de entrega del bien.

2. Departamento de Almacén

Recibe el bien concerniente a la copia de la Orden de Compra que se le había hecho

llegar en días anteriores. Verifica los bienes recibidos contra la información contenida la Orden de Compra y la

factura comercial. En los casos de recibir los bienes que requieran evaluación técnica solicitar la asistencia del personal idóneo.

Sella el original y copia de la factura comercial presentada por el proveedor y se queda con la copia.

Entrega al Proveedor el original de la factura comercial, debidamente sellada. Adjunta copia de la Factura Comercial a la Orden de Compra. Prepara la recepción en original con copias. Remite el original a Contabilidad y copia a Bienes Patrimoniales de tratarse de activos. Archiva copia de la recepción con la Orden de Compra.

3. Departamento de Contabilidad

Recibe el original de la recepción del bien. Realiza el asiento contable relativo a la recepción de los bienes en el Almacén. Imprime, firma y archiva el Comprobante de Diario.

4. Departamento de Bienes Patrimoniales

Recibe copia de la recepción (si es un activo). Realiza los registros correspondientes. Identifica el bien colocando la placa de inventario.


PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE BIENES

1

2REALIZA LOS REGISTROS DE TRATARSE DE UN ACTIVO Y COLOCA PLACA DE INVENTARIO.

3

1 2 43

PROVEEDOR

ALMACÉN


4

PRESENTA LA ORDEN DE COMPRA, FACTURA COMERCIA Y ENTREGA LOS BIENES EN EL ALMACÉN.

RECIBE LOS BIENES CONTRA LA ORDEN DE COMPRA, SELLA LA FACTURA. COMPLETA Y FIRMA LA RECEPCIÓN DE ALMACÉN, ADJUNTA COPIA DE LA FACTURA A LA ORDEN DE COMPRA. GENERA Y FIRMA LA CERTIFICACIÓN DE RECIBO DE MATERIALES Y LA ADJUNTA A LA ORDEN DE COMPRA. ENVÍA

INFORME DE RECEPCIÓN A COMPRAS.

REALIZA EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE.IMPRIME, FIRMA Y ARCHIVA EL COMPROBANTE DE DIARIO.

CONTABILIDADBIENES

PATRIMONIALES




C. Procedimiento para la Recepción de Servicios 1. Proveedor o Contratista

Recibe la Orden de Proceder (Orden de Compra o Contrato). Ejecuta su labor en los términos y condiciones establecidas en la Orden de Compra o Contrato (Recibe supervisión del Departamento de Arquitectura de la Institución). Presenta la factura comercial y acta de aceptación en el Almacén.

Nota: Si es Orden de Compra se deberá cumplir con lo que establece el Artículo 84 del Texto Único de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006.

2. Departamento de Almacén

Recibe la factura y acta de aceptación final del proveedor. Verifica estos documentos contra la Orden de Compra o Contrato respectiva. Sella y firma la factura comercial y emite la aceptación final del servicio. Entrega al proveedor o contratista el original y copia a Contabilidad.


Realiza el asiento contable relativo a la recepción de los servicios contratados. Imprime, firma y archiva el Comprobante de Diario.


PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE SERVICIOS

1

2

3

1 2 3

PROVEEDOR

ALMACÉN


EJECUTA SU LABOR EN LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES ESTABLECIDAS EN LA ORDEN DE COMPRA O CONTRATO. PRESENTA FACTURA Y ACTA DE ACEPTACIÓN EN EL ALMACÉN.

SELLA Y FIRMA LA FACTURA COMERCIA PRESENTADA POR EL PROVEEDOR. RETIENE LA COPIA. EMITE LA RECEPCIÓN FINAL DE SERVICIO EN ORIGINAL QUE ENTREGA AL PROVEEDOR Y COPIA A CONTABILIDAD.

REALIZA EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE.IMPRIME, FIRMA Y ARCHIVA EL COMPROBANTE DE DIARIO.


CONTABILIDAD



D. Procedimiento de Ingresos por Autogestión

1. Unidad Administrativa o Académica

Define el tipo de ingreso. Llena el formulario correspondiente de solicitud para matrícula y/o otros productos. Solicita aprobación del Órgano o Unidad correspondiente. Solicita la apertura de la cuenta o código a Tesorería.

2. Departamento de Tesorería

Recibe la solicitud de la apertura de la cuenta o código (producto). Verifica que la solicitud esté aprobada por las debidas instancias. Verifica el sistema si existe o no este producto o cuenta. Si existe y si no está activado se procede a activarlo. Si no existe, procede a crearlo y comunica a la Unidad Ejecutora.

3. Solicitante

Informa el número de cédula o RUC, así como el producto requerido. Procede a realizar el pago por el servicio o producto solicitado.

4. Departamento Tesorería

Recibe la información del solicitante del producto. Verifica los datos. Recibe el dinero (recaudación). Prepara informe de ingresos diarios, imprime y sella y se remite una copia a los

Departamentos de Contabilidad, Presupuesto y la Oficina de Fiscalización. Deposita el dinero.

d.1 Recepción de Ingresos en concepto de Matrícula

d.1.1 Departamento de Tesorería (Cajero)

Recibe información del cliente con relación al producto solicitado, el cual puede

ser: Matrícula a crédito (Programas de Diversificada, Postgrado, Maestría, Doctorado), Matrícula de contado, Diplomas, Matrículas regulares o exoneraciones, examen de rehabilitación o Convocatoria.

Nota: Cuando se trate de Matrícula a crédito (Programas de Diversificada,

Postgrado, Maestría, Doctorado), debe adjuntar arreglo de pago debidamente aprobado, certificación de la Dirección General de Recursos Humanos o Secretaría General (para recibir descuento de 20% al cual tienen derecho los administrativos y docentes), certificación de CACSA (para recibir descuento de 5% según Convenio CACSA-UNACHI), Resolución de la Vicerrectoría de Investigación y Postgrado (para recibir descuento de exoneración de créditos o matrícula).


Matrícula de contado: el estudiante debe presentar tarjeta amarilla en la cual

constan las asignaturas a matricular, debidamente aprobada. Diplomas: debe presentar orden de pago de Secretaría General y dos timbres de

B/.1.00 por cada diploma a cancelar. Matrículas regulares con exoneración: presentar original y copia del recibo de

exoneración otorgado por la Dirección de Asuntos Estudiantiles o Secretaría General.

Examen de Rehabilitación o Convocatoria: debe presentar nota de aprobación del Decanato.

d.1.2 Supervisores de Tesorería

Verifican el total de recibos diarios facturados, los cuales deben contener la

documentación correspondiente (si es necesaria) y proceden a realizar los arqueos respectivos. De igual forma analizan el listado general de facturación contra los totales por caja para determinar si existen faltantes o sobrantes.

Se captura en el Módulo de Caja los informes de librería y cafetería recibidos

diariamente.

d.1.3 Jefe de Sección Se prepara informe de ingresos diarios, imprime y sella, se remite copias a los

Departamentos de Contabilidad, Presupuesto y a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría. El original se archiva con los comprobantes diarios en el área de Registros Contables y los recibos se envían a archivos de la Dirección de Finanzas.

Nota: En el caso de las Extensiones y Centros Regionales que no cuentan con un sistema automatizado para la recepción de ingresos, deben cobrar manualmente y remitir al día siguiente los arqueos con sus respectivas boletas de depósitos y los recibos facturados, para que se ingresen al sistema y luego se proceda a imprimir los informes correspondientes.

5. Departamento de Presupuesto

Revisa en SIAFPA los ingresos. Registra la información para la presentación de los informes internos.


Recibe el Informe con los recibos de caja. Valida la información contemplada en el Informe Diario. Genera comprobante de diario. Remite un Informe Presupuestario al MEF, Asamblea Legislativa y Contraloría General,

a través de los estados financieros.


7. Oficina de Fiscalización de la Contraloría General

Recibe copia del informe de ingresos diarios. Realiza la fiscalización correspondiente.

PROCEDIMIENTO DE INGRESOS POR AUTOGESTIÓN


DE LA CONTRALORÍA

1 2

CONTABILIDAD

4

UNIDADADMINISTRATIVA

OACADÉMICA

TESORERIA


DEFINE EL TIPO DE INGRESO (CUANDO SE SOLICITE EL SERVICIO), SOLICITA APROBACIÓN AL ÓRGANO O UNIDAD CORRESPONDIENTE. SOLICITA APERTURA DE LA CUENTA O CÓDIGO A TESORERÍA..

1

3

2

4

3


RECIBE LA SOLICITUD DE LA APERTURA DE LA CUENTA O CÓDIGO (PRODUCTO). VERIFICA QUE ESTE APROBADA POR LAS INSTANCIAS. LE COMUNICA A LA UNIDAD EJECUTORA SOLICITANTE.

SE PRESENTA EN TESORERÍA E INFORMA SU NÚMERO DE CEDULA O RUC CON RELACIÓN AL PRODUCTO SOLICITADO. REALIZA EL PAGO AL PRODUCTO SOLICITADO.


SOLICITANTE

5

RECIBE COPIA DEL INFORME DE LOS INGRESOS DIARIOS. REALIZA FISCALIZACIÓN CORRESPONDIENTE.

6

PRESUPUESTO

6 7

RECIBE EL DINERO DEL PAGO DEL PRODUCTO SOLICITADO. ANALIZA EL LISTADO GENERADO DE LA FACTURACIÓN CONTRA LOS TOTATES POR CAJA PARA DETERMINAR SI EXISTEN FALTANTES O SOBRANTES. GENERA EL INFORME DE INGRESOS DIARIOS EL CUAL REMITE COPIAS A PRESUPUESTO, CONTABILIDAD Y OFICINA DE FISCALIZACIÓN DE LA CONTRALORÍA.

7

RECIBE COPIA DEL INFORME DE LOS INGRESOS DIARIOS CON LOS RECIBOS DE CAJA. GENERA COMPROBANTE DE DIARIO. REMITE UN INFORME A PRESUPUESTARIO AL MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS Y A LA CONTRALORÍA GENERAL.

REVISA EN SIAFPA LOS INGRESOS DIARIOS. REGISTRA LA INFORMACIÓN PARA LA PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES INTERNOS.

5


E. Procedimiento para la solicitud de Viáticos

1. Unidad Gestora (Solicitante) Completa la Solicitud de Viáticos (Anexo Núm.6) y adjunta nota de invitación y

aprobación de su jefe inmediato.

2. Rectoría Recibe Solicitud de Viáticos para su autorización.

Nota: Cuando se trate de viáticos internacionales, deberá adjuntársele autorización de la Presidencia de la República.


Recibe Solicitud de Viáticos y documentos sustentadores. Elabora Detalle de Viático (Anexo Núm.5).

Nota: Las solicitudes de viáticos tramitadas por genérico en SIAFPA, requieren aprobación previa en la Gestión de Cobro por parte de la Oficina de Fiscalización de la Contraloría, para después confeccionar el cheque.

4. Vicerrectoría Administrativa

Recibe la solicitud de viático. Proporciona visto bueno a la solicitud y asigna la partida presupuestaria.


Recibe la solicitud de detalle de viáticos aprobados de Presupuesto con el

correspondiente bloqueo. Ingresa el detalle de viático al Sistema (SIAFPA).

Nota: Remite el documento con sus respectivas firmas al Departamento de Presupuesto para el bloqueo de la partida.

Registra el devengado en el Sistema (SIAFPA) e imprime el comprobante de diario y

elabora detalle de viático y remite documentos a Tesorería.

6. Departamento de Tesorería Recibe detalle de viático con documentos sustentadores Genera cheque. Remite el cheque a Contabilidad.


7. Departamento de Contabilidad Recibe cheque con documentos sustentadores. Registro el pagado en el sistema (SIAFPA). Envía cheque con documentos sustentadores a Tesorería.


Recibe cheque y documentos sustentadores y remite a Presupuesto.


Recibe cheque y documentos sustentadores. Registra en el sistema (SIAFPA). Devuelve el cheque con documentos sustentadores a la Tesorería.


Recibe el cheque con documentos sustentadores Remite el cheque a la Rectoría.

11. Rectoría

Recibe el cheque con documentos sustentadores. Verifica y firma el cheque. Remite el cheque y documentos sustentadores a Tesorería para que haga llegar el

documento a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría.

12. Oficina de Fiscalización de la Contraloría

Recibe el cheque con documentos sustentadores. Verifica si los documentos están debidamente presentados y realiza la correspondiente

fiscalización. Procede a su refrendo conforme a la delegación y remite el cheque con documentos

sustentadores al Departamento de Tesorería.


Recibe el cheque con documentos sustentadores refrendado. Entrega el cheque a la Sección de Pagos (Receptoría de Cuentas) para que lo retire el

beneficiario y firme de recibido conforme. Remite la copia del cheque con los documentos sustentadores a la Sección de Archivos

de la Dirección de Finanzas


.

PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE VIÁTICOS

RECTORÍA Y VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

1 2

5

PRESUPUESTO

4


DE LA CONTRALORÍA

UNIDAD GESTORA (SOLICITANTE) TESORERÍA

7

1

4

3

6

7

8

6

CONTABILIDAD

3

5

8

9

9

10



COMPLETA LA SOLICITUD DE VIÁTICOS. ADJUNTA NOTA DE INVITACIÓN Y APROBACIÓN DE SU JEFE INMEDIATO.

CAPTURA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA (SIAFPA).. REMITE DOCUMENTO DE VIÁTICO PARA BLOQUEO DE PARTIDA.

VERIFICA, PROPORCIONA VºBº, ASIGNA PARTIDA.

RECIBE DETALLE DE VIÁTICOS. GENERA LA GESTIÓN DE CONBRO PARA LA FIRMA DE LA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA, PARA QUE APRUEBE. UNA VEZ AUTORIZADO, CONFECCIONA CHEQUE. REMITE CHEQUE CON DOCUMENTOS SUSTENTADORES A CONTABILIDAD..

RECIBE CHEQUE CON DOCUMENTOS SUSTENTADORES. REGISTRA EL PAGO EN SIAFPA. ENVÍA CHEQUE A TESORERÍA.

RECIBE EL CHEQUE CON DOCUMENTOS SUSTENTADORES Y LO ENVÍA A

PRESUPUESTO.

RECIBE EL CHEQUE. REGISTRA EN EL SISTEMA Y LO DEVUELVE A LA DIRECCIÓN DE FINANZA (TESORERÍA).

RECIBE EL CHEQUE CON DOCUMENTOS SUSTENTADORES. Y LO ENVÍA A LA RECTORÍA PARA LA FIRMA.

RECIBE EL CHEQUE. REVISA Y PROCEDE A SU REFRENDO. LO REMITE A TESORERÍA.

10 11

RECIBE LA SALICITUD DE VIÁTICOS . ELABORA DETALLE DE VIÁTICO.2

11 RECIBE EL CHEQUE CON DOCUMENTOS SUSTENTADORES. VERIFICA Y PROCEDE A SU REFRENDO. LO REMITE A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN.


12

RECIBE EL CHEQUE CON DOCUMENTOS SUSTENTADORES. LO FIRMA Y LO ENVÍA A TESORERÍA PARA LA OFICINA DE FISCALIZACIOFICINA DE FISCALIZACIÓÓN DE LA N DE LA CONTRALORCONTRALORÍÍAA..

12

13

13ENTREGA EL CHEQUE A LA SECCISECCIÓÓN DE PAGOS (RECEPTORN DE PAGOS (RECEPTORÍÍA DE CUENTASA DE CUENTAS), PARA QUE LO RETIRE EL BENEFICIARIO. Y FIRME DE RECIBO CONFORME.


F. Procedimiento para el Desembolso de Caja Menuda

1. Unidad Académica/Administrativa (Solicitante)

Solicita al funcionario que autoriza, la necesidad de los recursos a través del documento de Solicitud de caja Menuda (Formulario Núm.1).

2. Vicerrectoría Administrativa (Autoriza)

Analiza la viabilidad de la Solicitud de Caja Menuda (siempre y cuando el desembolso se

ajuste a los requisitos del Manual de Caja Menuda Vigente y exista la disponibilidad de Fondos); de estar conforme firma la solicitud autorizándola.

Remite la solicitud a la Dirección de Finanzas (Tesorería-Custodio).

3. Dirección de Finanzas (Tesorería-Custodio)

Recibe instrucciones del desembolso. El Custodio completa el Comprobante de Caja Menuda (Formulario Núm.2), procede a

verificar el contenido del documento, constata la existencia de fondos (presupuestarios y financieros), y el estatus del funcionario para quien se le pide entregar dinero.

Solicita la firma del funcionario que autoriza el desembolso (Vicerrectoría Administrativa).

4. Vicerrectoría Administrativa Recibe el Comprobante de Caja menuda. Revisa y firma el Comprobante de Caja Menuda de estar conforme. Devuelve el Comprobante de Caja Menuda a Tesorería para que haga el desembolso.

5. Departamento de Tesorería (Custodio)

Recibe el Comprobante de Caja Menuda firmado para proceder a entregar el dinero. Al presentarse el funcionario a retirar el dinero, le solicita su firma al documento que firman

ambos y procede a la entrega del dinero para que proceda adquisición.

Nota: El funcionario realiza la compra, para lo cual exige el original de la factura o recibo del proveedor, expedido a nombre de la UNACHI. Anota su propio nombre y firma en la misma (en forma tal que no altere ni cubra, el contenido), como constancia de haber recibido a satisfacción y lo entrega al Custodio para que la adjunte al Comprobante.

Archiva temporalmente los Comprobantes de Caja Menuda en cartera para reembolsar.


PROCEDIMIENTO PARA EL DESEMBOLSO DE CAJA MENUDA

VICERRECTORÍAADMINISTRATIVA

(AUTORIZA)

1 2

UNIDAD ACADÉMICA/ADMINISTRATIVA

(SOLICITANTE) TESORERÍA(CUSTODIO)

1

3

2

4

5

3



RECIBE INSTRUCCIONES DEL DESEMBOLSO. EL CUSTODIO, COMPLETA EL COMPROBANTE DE CAJA MENUDA. REALIZA EVALUACIÓN Y ESTATUS DEL FUNCIONARIO QUE SE LE VA A ENTREGAR EL DINERO. GESTIONA LA FIRMA DE AUTORIZACIÓN DE DESEMBOLSO.

CONFECCIONA LA SOLICITUD DE CAJA MENUDA. LA REMITE A LA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA.

RECIBE LA SOLICITUD DE CAJA MENUDA. AUTORIZA LUEGO DE HACER UNA EVALUACIÓN.

RECIBE EL COMPROBANTE DE CAJA MENUDA FIRMADO (AUTORIZADO) Y LO MANTIENE HASTA QUE EL FUNCIONARIO SE PRESENTE A RETIRAR EL DINERO. CUANDO LO RETIRE, ESPERA QUE LO REVISE Y LO HACE FIRMAR. ENTREGA EL DINERO, LUEGO FIRMA Y ARCHIVA EL COMPROBANTE EN CARTERA PARA SER REEMBOLSADO.


4

5

RECIBE EL COMPROBANTE DE CAJA MENUDA. LO REVISA Y FIRMA. DEVUELVE EL COMPROBANTE A TESORERÍA (CUSTODIO).


G. Procedimiento para Reembolso de Caja Menuda

1. Unidad Gestora(Custodio)

Confecciona la Solicitud de Reembolso de Caja Menuda. El jefe de la unidad firma la Solicitud de Reembolso de la Caja Menuda. Envía la Solicitud de Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores al

Departamento de Presupuesto. 2. Departamento de Presupuesto

Recibe la solicitud de reembolso de la Caja Menuda y registra en el sistema (SIAFPA). Verifica y compromete los gastos contenidos en el reembolso. Envía la solicitud del reembolso de la Caja Menuda y documentos sustentadores al

Departamento de Tesorería.


Recibe electrónicamente y físicamente la solicitud de reembolso de la Caja Menuda. Genera la Gestión de Cobro y cheque, Envía el cheque de reembolso con documentos sustentadores al Departamento de

Contabilidad.

4. Departamento de Contabilidad Recibe el cheque con el reembolso y realizan el asiento contable correspondiente. Envía el cheque de reembolso con documentos sustentadores a la Rectoría.

5. Rectoría

Recibe el cheque del reembolso de caja menuda con documentos sustentadores. Firma el cheque y lo envía al Departamento de Tesorería ésta a su vez lo remite a la

Oficina de Fiscalización de la Contraloría General.

6. Oficina de Fiscalización de la Contraloría Recibe el cheque del reembolso de caja menuda con documentos sustentadores. Verifica y refrenda el cheque conforme a la delegación y lo envía el al Departamento de

Tesorería.


Recibe el cheque del reembolso de caja menuda con documentos sustentadores. Entrega el cheque al custodio de caja menuda. Remite el original de comprobante de pago a la Sección de Archivos de la Dirección de

Finanzas.


PROCEDIMIENTO PARA REEMBOLSO DE CAJA MENUDA

RECTORÍA

1 2 5

PRESUPUESTO

4


DE LACONTRALORÍA

UNIDAD GESTORA

(CUSTODIO)TESORERÍA

7

1

3

2

5

6

CONTABILIDAD

3

4

6



RECIBE ELECTRÓNICAMENTE Y FÍSICAMENTE LA SOLICITUD DE REEMBOLSO DE LA CAJA MENUDA. VERIFICA, GENERA LA GESTIÓN DE COBRO Y EL CHEQUE QUE ENVÍA A CONTABILIDAD.

CONFECCIONA LA SOLICITUD DE REEMBOLSO DE CAJA MENUDA Y LA RECAPITULACIÓN DE CAJA MENUDA. LA ENVÌA A PRESUPUESTO.

RECIBE LA SOLICITUD DE REEMBOLSO Y REGISTRA EN EL SISTEMA. COMPROMETE LOS GASTOS. ENVÍA EL REEMBOLSO A TESORERÍA.

RECIBE EL CHEQUE CON LA SOLICITUD DE REEMBOLSO Y DOCUMENTOS SUSTENTADORES. REALIZAN EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE. ENVÍA EL CHEQUE CON LA SOLICITUD DE REEMBOLSO Y DOCUMENTOS SUSTENTADORES A LA RECTORÍA.

RECIBE EL CHEQUE CON LA SOLICITUD DE REEMBOLSO Y DOCUMENTOS SUSTENTADORES, LO REVISA Y FIRMA EL CHEQUE. LO ENVÍA A TESORERÍA, PARA QUE LO REMITA A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN DE LA CONTRALORÍA..

ENTREGA EL CHEQUE A LA UNIDAD GESTORA (CUSTODIO DE CAJA MENUDA) REMITE COMPROBANTE DE PAGO (CHEQUE) JUNTO A LOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES A LA SECCIÓN DE ARCHICOS DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS.

7

RECIBE EL CHEQUE CON DOCUMENTOS SUSTENTADORES.VERIFICA Y FIRMA EL CHEQUE SEGÚN DELEGACIÓN DE MONTO. ENVÍA EL CHEQUE REFRENDADO AA TESORERÍA.



H. Procedimiento para el Trámite de Contratos de Obras y Servicios

1. Unidad Gestora Prepara la Solicitud de Bienes y Servicios par a solicitar que se le gestione el suministro

o servicio requerido. El encargado de la Unidad autoriza y firma la solicitud. Envía el documento al Almacén Universitario.

2. Departamento de Compras

Se autoriza la contratación por medio de contrato (previa consulta con la Dirección de

Finanzas, de acuerdo a requisición recibida de la Unidad de Almacén). Prepara el Pliego de Cargos (previamente proporcionado por la Unidad Técnica),

basándose en las “Condiciones generales para el desarrollo de Pliegos de Cargos” establecidas por el Ministerio de Economía y Finanzas vigentes.

Establece las especificaciones técnicas requeridas. Se registra en el sistema la información contenida en la requisición. El operador coloca sello en la Requisición y gestiona la firma. Se envía la solicitud de servicios al Departamento de Presupuesto.


Realiza el bloqueo presupuestario y firma como consecuencia de lo actuado. Remite la solicitud de servicios a Compras.


Recibe la solicitud debidamente autorizada y firmada con su respectiva partida

presupuestaria. Prepara el pliego de cargos con las especificaciones técnicas suministradas por el personal idóneo, basándose en las condiciones generales para el desarrollo de Pliego de Cargos, establecidas por el Ministerio de Economía y Finanzas vigente.

Envía pliego de cargos con el expediente a revisión a Asesoría Legal.

5. Departamento de Asesoría Legal

Recibe el pliego de cargos con el expediente. Verifica la información de acuerdo a legislaciones vigentes. Remite a Compras con las debidas observaciones (si las hubiera).


Recibe el pliego de cargos. Procede a evaluar las observaciones (si las hubiera). De lo contrario registra el acto en

el Sistema de PanamaCompra. Remite el pliego de cargos a la Rectoría.


7. Rectoría

Recibe el pliego de cargos. Remite el pliego de cargos a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría con su

respectiva nota de invitación al Acto. Envía notificación del acto público a las personas involucradas.

8. Oficina de Fiscalización de la Contraloría

Recibe el pliego de cargos con el expediente. Realiza el examen previo de Fiscalización, para asistir al acto según monto o delegación.


Realiza el Acto Público. Genera el Acta debidamente firmada y se publica en el Sistema de PanamCompra. Se folia el expediente y se remite a Asesoría Legal.

10. Dirección de Asesoría Legal

Recibe el documento debidamente foliado. Convoca la comisión verificadora y/o evaluadora para que emita informe y a su vez

recomienden al Rector la adjudicación. Envía el informe a la Rectoría.

11. Rectoría

Recibe el informe y recomendación. Confecciona resolución de adjudicación. Remite el expediente a Asesoría Legal y está a su vez lo remite a el Departamento de

Compras.


Recibe la Resolución con el debido informe. Publica en el Sistema de PanamaCompra. Adjudica e imprime la declaración. Remite el expediente a Asesoría Legal.

13. Dirección de Asesoría Legal

Recibe el expediente Prepara el contrato en original y cuatro copias. Consigue las firmas respectivas. Envía el expediente completo al Departamento de Compras.


14. Departamento de Compras Recibe el expediente completo. Registra y sella en el Sistema SIAFPA Remite el expediente al Departamento de Presupuesto


Recibe el expediente. Realiza el bloqueo presupuestario y firma como consecuencia de lo actuado. Remite el expediente a Compras.


Recibe el documento. Imprime la solicitud. Aprueba y adjudica al proveedor. Remite el expediente a la Vicerrectoría Administrativa.

17. Vicerrectoría Administrativa

Recibe el expediente con el Contrato. Firma la solicitud Remite el expediente con el Contrato y la solicitud a la Oficina de Fiscalización

Contraloría General.

18. Oficina de Fiscalización de la Contraloría General Recibe el expediente con el Contrato Revisa y realiza la fiscalización Refrenda según monto y delegación Remite el expediente con el Contrato a Contabilidad para que realice registro contable,

desglose el mismo y envíe copia a Compras.

19. Compras Recibe copia del Contrato refrendado y Publica en PanamaCompra.


2

1

3

2

5

6

8

4

9

ELABORA LA SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS PARA QUE SE LE GESTIONE SUMINISTRO O SERVICIOS REQUERIDOS EN EL DOCUMENTO. 10

11

12

AL AUTORIZARSE LA CONTRATACIÓN (PREVIA CONSULTA CON LA DIRECCIÓN FINANZAS, DE ACUERDO A REQUISICIÓN RECIBIDA DE LA UNIDAD DE ALMACÉN), PREPARA PLIEGO DE CARGO PROPORCIONADO POR LA UNIDAD TÉCNICA. REGISTRA EN EL SISTEMA, SELLA Y ENVIA SOLICITUD A PRESUPUESTO .

RECIBE LA SOLICITUD DEBIDAMENTE AUTORIZADA Y FIRMADA CON SU RESPECTIVA PARTIDA PRESUPUESTARIA. PREPARA EL PLIEGO DE CARGO CON LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS SUMINISTRADAS POR EL PERSONAL IDÓNEO. ENVÍA EL PLIEGO DE CARGO CON EL EXPEDIENTE A REVISIÓN A ASESORÍA LEGAL.

RECIBE EL PLIEGO DE CARGO CON EL EXPEDIENTE. VERIFICA LA INFORMACIÓN HACE OBSERVACIONES (SI LAS HUBIERA). REMITE A COMPRAS.

RECIBE EL INFORME CON RECOMENDACIÓN Y ADJUNTO EL EXPEDIENTE. CONFECCIONA EVALUA Y PREPARA RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN. REMITE EXPEDIANTE A ASESORÍA LEGAL PARA QUE LO ENVIE A LUEGO A COMPRAS.

RECIBE EL EXPEDIENTE Y PREPARA EL CONTRATO EN ORIGINAL Y COPIAS. CONSIGNA LAS FIRMAS. ENVÍA EL EXPEDIENTE A COMPRAS.

RECIBE LA SOLICITUD DE SERVICIOS. REALIZA BLOQUEO Y FIRMA EL DOCUMENTO EL CUAL REMITE A COMPRAS.

7

RECIBE EL EXPEDIENTE COMPLETO. REGISTRA Y SELLA EN SIAFPA. REMITE EL EXPEDIENTE A PRESUPUESTO.

RECIBE LA RESOLUCIÓN CON EL INFORME Y EL EXPEDIENTE. PUBLICA EN PANAMACOMPRA LA ADJUDICACIÓN. REMITE EXPEDIENTE A ASESORIA LEGAL.

13

14

3

4 5

6 7 8

9 10 11

1213

14

1

15

17 18

PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE CONTRATOS DE OBRAS Y SERVICIOSUNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIRIQUÍ RECTORÍA

YVICERRECTORÍA

ADMTIVAPRESUPUESTO


DE LACONTRALORÍA

UNIDAD GESTORA COMPRAS CONTABILIDAD


ASESORÍA LEGAL

RECTORÍA Y

VICERRECTORÍA ADMTIVAPRESUPUESTO


DE LACONTRALORÍA

UNIDAD GESTORA COMPRAS CONTABILIDAD


ASESORÍA LEGAL

16

15

16

17

18

RECIBE EL EXPEDIENTE. REALIZA EL BLOQUEO PRESUPUESTARIO Y FIRMA COMO CONSECUENCIA DE LO ACTUADO Y REMITE EL EXPEDIENTE A COMPRAS.

RECIBE EL EXPEDIENTE. IMPRIME SOLICITUD, APRUEBA Y ADJUDICA AL PROVEEDOR Y REMITE A LA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA.

RECIBE EL EXPEDIENTE. FIRMA LA SOLICITUD Y REMITE DOCUMENTOS A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN DE LA CONTRALORÍA GENERAL.

RECIBE EL CONTRATO CON EXPEDIENTE. REALIZA FISCALIZACIÓN Y REFRENDA, LUEGO LO ENVÍA A CONTABILIDAD PARA SU REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN.

RECIBE EL PLIEGO DE CARGO CON EL EXPEDIENTE. EVALUA LAS OBSERVACIONES (SI LAS HUBIERA). REGISTRA EN EL SISTEMA PANAMACOMPRA. REMITE EL PLIEGO Y EXPEDIENTE A LA RECTORÍA.

RECIBE EL PLIEGO DE CARGO CON EL EXPEDIENTE Y LO PROCEDE A REMITIRLO A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN DE LA CONTRALORÍA. NOTIFICAN DEL ACTO A LAS PERSONAS INVOLUCARADAS.

RECIBE EL PLIEGO DE CARGO CON EL EXPEDIENTE Y PROCEDE A REALIZA EL EXAMEN PREVIO DE FISCALIZACIÓN REMITE EL PLIEGO A COMPRAS.

RECIBE EL PLIEGO DE CARGO CON EL EXPEDIENTE Y PROCEDE A REALIZA EL ACTO PÚBLICO. GENERA EL ACTA, FIRMA Y SE SUBE A PANAM ACOMPRA. FOLEA EL EXPEDIENTE Y LO ENVÍA A ASESORÍA LEGAL.

RECIBE EL DOCUMENTO DEBIDAMENTE “FOLEADO”, CONVOCA A LA COMISIÓN VERIFICADORA Y/O EVALUADORA PARA EMITIR INFORME. ENVÍA INFORME A LA RECTORÍA.

DESCRIPCIÓN DE PROCESOS19

19 RECIBE COPIA DEL CONTRATO REFRENDADO Y PLUBLICA EN PANAMCOMPRA.


IV. RÉGIMEN DE FORMULARIOS


Formulario Núm. 1

REPÚBLICA DE PANAMÁ UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIRIQUÍ


SOLICITUD DE CAJA MENUDA

Panamá ______________de ________________________ de _______________ Unidad Administrativa Solicitante: ______________________________________________________________________________ Entréguese a: __________________________________________________________________ La suma de: ____________________________________________________ B/.____________ En Concepto de : __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Solicitado por:

__________________________ Nombre

___________________________

Firma

Autorizado por:

_________________________ Nombre

__________________________

Firma


SOLICITUD DE CAJA MENUDA

A. OBJETIVO: Autorizar la Solicitud al funcionario para la

adquisición de recursos para adquirir bienes y servicios que serán utilizados por la Institución., cuando las Unidades Administrativas Solicitante se encuentren físicamente alejadas tanto del que autoriza como del custodio.

B. ORIGEN: Unidades Administrativas Solicitante.

C. CONTENIDO:

1. Institución: Nombre de la Entidad. 2. Panamá: Día, mes y año en que se prepara el documento. 3. Unidad Administrativa

Solicitante: Nombre de la oficina que elabora la solicitud.

4. Entréguese a: Nombre completo del funcionario a quien va a realizar la compra o a realizar la misión oficial.

5. La suma de B/.: Suma entregada, escrita en letras y números. 6. En concepto de: Explicación, precisa y concisa de la labor o el gasto a

realizar. 7. Solicitado por: Nombre y Firma del funcionario asignado por la

Unidad Administrativa, para autorizar la entrega de fondos.

8. Autorizado por: Nombre y Firma del jefe o funcionario que autoriza.

D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Custodio del Fondo Copia: Archivo de la Unidad Administrativa Solicitante.

Nota: Esta Solicitud puede ser recibida a través de sistemas de correspondencia interna (INTRANET), bajo responsabilidad del funcionario que autoriza dicha solicitud (password y nombre del usuario)


Formulario Núm. 2


UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIRIQUÍ VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA

COMPROBANTE DE CAJA MENUDA

Núm. _________

Panamá __________ de ______________ de ______ Unidad Administrativa Solicitante:_____________________________________________ Entréguese a: ______________________________________________________________ La suma de: __________________________________________________ B/. __________ En concepto de:_____________________________________________________________

__________________________________________________________________________

PARA USO DEL CUSTODIO DE CAJA

Adelanto: ________________________________________________ B/. __________ Importe de Factura:________________________________________ __________ Sobrante: ________________________________________________ __________ Proveedor:_______________________________________________________________

CÓDIGO PRESUPUESTARIO CÓDIGO FINANCIERO VALOR

B/.

___________________ __________________ ______________________________

Autorizado por (firma) Entregado por (firma) Nombre del que recibe (letra Imprenta)

Firma: _________________________Cédula: ________________________


COMPROBANTE DE CAJA MENUDA

A. OBJETIVO: Formalizar la autorización de desembolso de los recursos y su entrega subsiguiente, para adquirir bienes y servicios que serán utilizados por la Institución.

B. ORIGEN: Unidad Administrativa Solicitante.

C. CONTENIDO: 1. Institución: Nombre de la Institución. 2. Núm.: Numeración secuencial establecida por la oficina. 3. Panamá: Día, mes y año en que se prepara el documento. 4. Unidad Administrativa

Solicitante: Nombre de la oficina que elabora la solicitud.

5. Entréguese a: Nombre completo del funcionario a quien se le entrega el dinero.

6. La suma de B/.: Suma entregada, escrita en letras y números. 7. En concepto de: Explicación, precisa y concisa del gasto a realizar.

PARA USO DEL CUSTODIO 8. Adelanto: Suma entregada por el custodio. 9. Importe de la Factura:

Suma efectivamente pagada, según la factura sustentadora.

10. Sobrante: Diferencia entre el adelanto entregado y el importe del desembolso, según factura.

11. Proveedor: Nombre de la persona natural o jurídica que proporcionó el bien o servicio.

12. Códigos Presupuestario Financiero:

Lo indicado, con los importes respectivos.

13. Valor: Monto en balboas que corresponde al gasto. 14. Firmas

Autorizado por: Entregado por: Nombre del que recibe:

Firma de los funcionarios que respectivamente, autoriza el desembolso, entrega el dinero y el que recibe (en este último caso, nombre, firma y número de cédula).

D DISTRIBUCIÓN: Original Custodio del Fondo – Para utilizarlo en el reembolso (Al

momento de confeccionar el reembolso, el custodio debe enviar adicional una copia para ser enviada al MEF en los casos de reembolso de Fondo Rotativo. El original queda en archivo en la Unidad de Contabilidad, Norma de Control Interno 214.06).

Copia Custodio del Fondo – Archivo Consecutivo. Copia Unidad Administrativa Solicitante.

Observaciones. Para una mejor conservación y manejo del documento, se recomienda que el mismo tenga las siguientes dimensiones: 7 x 71/2 (pulgadas). Dependiendo de los costos, se recomienda que las copias sean de distintos colores.

Por efectos de control, no se permite el uso de marquillas mecánicas para suplantar las

firmas autógrafas de los funcionarios.


ANEXOS


Anexo Núm.1


Anexo Núm.2


Anexo Núm.3


Anexo Núm.4


Anexo Núm.5


Anexo Núm.6


Anexo Núm.7


Anexo Núm. 8


Anexo Núm. 9


Anexo Núm. 10


Anexo Núm.11


Anexo Núm.12


GLOSARIO


GLOSARIO

1. Solicitud de bienes o servicios: Son las necesidades de bienes o servicios donde se

definen las características técnicas y condiciones para la adquisición de un bien o un servicio determinado.

2. Adquisición: Acto por el cual la entidad licitante determina, reconoce, declara y acepta, en base a la ley, reglamentos y el pliego de cargos, la propuesta más ventajosa a los intereses del Estado, poniendo fin al procedimiento precontractual.

3. Orden de Compra: Documento que utilizan las entidades estatales contratantes, mediante el cual se formaliza la relación contractual de una solicitud de precios.

4. Normas de Control Interno: Son los procedimientos que adopta una entidad para regular las adquisiciones, vigilar las existencias, custodiar sus recursos, salvaguardar sus activos, asegurar la exactitud en los registros contables y cumplir con las normas y políticas de la institución.

6.

7.

8.

9.

Contrato de Suministros: Cotizaciones: Proveedor: Refrendo:

Adquisición de bienes muebles, con independencia del tipo de bien, la modalidad o característica que revista el contrato, siempre que implique la entrega o instalación, reparación o mantenimiento de bienes en el tiempo y lugar fijado, de conformidad con las especificaciones técnicas descritas en el pliego de cargos, a un precio determinado. Documento que contiene las ofertas económicas de los Proveedores sobre un bien en particular que se desea adquirir. Persona natural o jurídica relacionada con la Institución en cuanto al suministro mediante compra/venta de bienes o servicios requeridos por la misma, para satisfacer las necesidades de funcionamiento o prestación de servicios. Es la acción de autorizar un despacho u otro documento por medio de la firma de persona hábil para ello.


10.

11.

Unidad Gestora: Sistema Informático:

Entidad que gestiona la adquisición de bienes o servicios mediante la ejecución del proceso de gestión de bienes, servicios y almacén. Conjunto de hardware y software que permite la automatización de los procesos que se realizan en una organización, facilitando y optimizando su ejecución.

12. SIAFPA Sistema de Administración Financiera para Panamá.




PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL TRÁMITE, REGISTRO Y PAGO A TRAVÉS DEL SISTEMA ELECTRÓNICO DE FONDOS (ACH)

PARA ACREDITAMIENTO DE SALARIO PARA LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIRIQUÍ (UNACHI), SEGUNDA VERSIÓN

ABRIL - 2012








CÉSAR G. CASTRO T. Subdirector

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS

PRÓSPERO ROSAS C. Jefe de Departamento




DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA

ELOY ÁLVAREZ DE LA CRUZ Director Encargado

ARIEL RUIZ G. Asesor Jurídico




Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos

LETICIA R. DE RODRÍGUEZ Analista Administrativa

SERVIO MENDOZA Apoyo Técnico



HÉCTOR REQUENA Rector

JOSÉ CORONEL Vicerrector Académico

CLOTILDE ARROCHA

Vicerrectora de Investigación y Postgrado

PEDRO GONZÁLEZ Vicerrector Administrativo

MANUEL SEVILLA Secretario General

FELICIANO BATISTA Director General de los Centros

Regionales Universitarios


EQUIPO TÉCNICO:

RECTORÍA

DALVIER TUÑÓN OLIVER SERRANO


HUMBERTO ARCE Director


ÍNDICE

INTRODUCCIÓN


A. Objetivos B. Concepto C. Base Legal D. Alcance E. Responsable y Responsabilidades F El Sistema ACH G. Vigencia

II. ASPECTOS DE CONTROL INTERNO

A. Generalidades B. Especificaciones del Área de Sistemas Computarizados

III. PROCEDIMIENTOS

A. Procedimiento para solicitar Acreditamiento de Salario (ACH) B. Procedimiento para el Pago de sueldos a Funcionarios de la Universidad

mediante Transferencia Electrónica de Fondos C. Procedimiento para la facturación de lo pagado y no pagado por ACH de los

funcionarios inscritos en el Sistema de Transferencia Electrónica de Fondos D. Procedimiento para las Recuperaciones de lo pagado por ACH de Salarios No Devengados

IV. ANEXO

1. Solicitud de Acreditamiento de Sueldo 2. Cálculo de Salarios 3. Informe de Cuentas por Cobrar 4. Anulación de Cheque 5. Acta de Anulación División 6. Comprobante de Cheque 7. Acta de Firma de Cheques 8. Cálculo de Cuentas por Cobrar 9. Informe de Cuentas por Cobrar 10. Actas de Anulación 11. Envío de Cheques

V. GLOSARIO


INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de la República, a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, en uso de las atribuciones conferidas por la Ley 32 de noviembre de 1984, presenta el documento denominado “PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL TRÁMITE, REGISTRO Y PAGO A TRAVÉS DEL SERVICIO DE ACREDITAMIENTO DE SALARIO DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIRIQUÍ (UNACHI)”, Segunda Versión.

El presente documento instituye los trámites estándares para la ejecución de las acciones y operaciones pertinente al pago de salario mediante la modalidad de transferencia bancaria o acreditamiento al cuentahabiente que se beneficia de este servicio bancario. De igual manera se destaca, la observancia a lo dispuesto en el “Estatuto Universitario” así como los preceptos vinculantes emanados del Consejo Académico y documentos institucionales relacionados, mismos que cumplen con la aprobación y oficializados por los estamentos y autoridades universitarias. El Capitulo Primero trata sobre los aspectos generales como son objetivos, base legal, concepto, alcance, responsable y responsabilidades, vigencia, entre otros. El Capitulo Segundo comprende los aspectos de control interno, que se relacionan con el ambiente y actividades de control y por otro lado el diseño de registros de datos fuente, de operación y de salida con el propósito de preservar la integridad de la información procesada por la entidad.

El Capítulo Tercero, describe los procedimientos que se llevan a cabo para solicitar, autorizar, transferir, pagar e informar los desembolsos por sueldos a los funcionarios beneficiados con el servicio de acreditamiento. Además, cuenta con un apéndice referente a anexo y glosario. Como práctica establecida en nuestra Dirección, estos Procedimientos no pretenden fijar pautas inflexibles, por consiguiente, estamos anuentes a considerar las recomendaciones que surjan de su aplicación, las que pedimos tengan a bien presentarlas a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad.



I. ASPECTOS GENERALES A. Objetivos

1. Objetivo General Instituir una regulación para generar el pago de sueldo mediante el Sistema Electrónico de Transferencias de Fondos (ACH), considerando los controles internos a fin de garantizar una gestión segura del proceso automático de las unidades ejecutoras de la Universidad autónoma de Chiriquí.

2. Objetivos Específicos

- Incorporar el pago mediante el sistema ACH, al sistema administrativo de gestión

de los recursos financieros y humanos. - Incorporar el ambiente y actividades de control para salvaguardar la gestión que

llevan a cabo las unidades ejecutoras que participan del pago de sueldos en la Universidad autónoma de Chiriquí.

- Describir el proceso de pago con el sistema ACH. B. Concepto

El Sistema Electrónico de Transferencia de Fondos (ACH), es un modelo compuesto por esquemas operativos, técnicos y de seguridad del ente regulador a través del Centro de Intercambio Automatizado, S.A. (CIASA).

C. Base Legal

Constitución Política de la República de Panamá.

Código Fiscal, Artículo 1089 y 1090, (de los empleados y agente de manejo)

Ley Núm. 32 de 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

Ley Núm. 4 de 16 de enero de 2006, “Que reorganiza la Universidad Autónoma de

Chiriquí, creada por la Ley 26 de 1994”.

Ley Núm. 67 de 14 de noviembre de 2008, “Que reforma la juridiscción de cuentas y reforma la Ley 32 de 1984, para juzgar la responsabilidad patrimonial derivadas de las supuestas irregularidades de todos los empleados y agentes de manejo”.

Decreto Núm. 92-2005 de 29 de marzo de 2005, “por el cual se crea el Manual de

Proceso para el Pago Mediante Orden de Transferencia de Fondos”.


Decreto Núm.420 de 26 de julio de 2005. “Por el cual se actualiza el Manual General de Contabilidad Gubernamental”.

Decreto Núm.214-DGA de 18 de octubre de 1999. “Por el cual se emiten las

Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá.”

Normas de Administración Presupuestaria Vigente.

Circular S/N del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) informando sobre el pago de planilla de los funcionarios a través del sistema ACH. (Anexo Núm1)

D. Alcance

El Sistema ACH, (Acreditamiento de sueldos) esta opera a nivel nacional, se encuentra disponible para todos los funcionarios de las Unidades Administrativas, Académicas, Extensiones y Centros Regionales de la UNACHÍ de la Universidad Autónoma de Chiriquí, con el propósito de utilizarse al momento de cobrar los pagos de sueldos de la planilla regular.

E. Responsables y Responsabilidades

e.1 Rectoría y la Vicerrectoría Administrativa Son los encargados de autorizar los traslados y pagos de la planilla de la UNACHI. En sus ausencias temporales lo asume la Dirección de Finanzas.

e.2 Dirección de Finanzas

A través de su Departamento de Planillas se autorizan los pagos de acreditamiento (transferencia electrónica) al Ministerio de Economía y Finanzas (Dirección General de Tesorería) ya que esta Dirección es la que autoriza al Banco Nacional de Panamá, a realizar los pagos en el Sistema Bancario Panameño.

Nota: En ausencia del Jefe de Planillas esta autorización la realiza el Rector, el

Vicerrector Administrativo o la Dirección de Finanzas.

F. El sistema ACH

1. Características Es un sistema automatizado bancario de transferencias de fondos a

cuentahabientes previamente inscritos. Es un sistema operativo selectivo con canales de acceso restringido

exclusivamente para introducir los datos que cargarán las sumas de dinero a las cuentas bancarias de los funcionarios inscritos.


Provee reportes o informe de las transacciones realizadas a los cuenta habientes.

G. Vigencia

El presente procedimiento entra en vigencia a partir de su oficialización y promulgación.

II. ASPECTOS DE CONTROL INTERNO A. Generalidades

El representante legal de la Universidad Autónoma de Chiriquí, es el máximo responsable del establecimiento, desarrollo, revisión y actualización de la estructura de control interno; de la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno. También, es competencia suya velar por las autorizaciones, responsabilidades, registros y archivos, documentos e informes que se presentan en el presente procedimiento que vincula al Sistema ACH.

Los funcionarios deberán gestionar por medio del Sistema de Transferencia

Electrónica de Fondos, los reportes pertinentes a las tres acciones ejecutadas que son las de importar registros, generar pago y enviar transferencia; y los mismos deben ser firmados por los empleados respectivos.

Los pagos que no realiza la UNACHI a través de ACH son:

- Cheques de Acreedores - Cheques a la Caja de Seguro Social - Cheques al SIACAP - Cheques de Transferencias de Fondos - Cheques que se dañan - Cheques de Pagos personal no inscrito - Cheques de Pagos Adicionales - Cheques de Décimo Tercer Mes - Cheques de devoluciones de Descuentos.

En el Departamento de Planillas se utilizan formularios que se encuentran en los

Anexos para el siguiente uso: Solicitud de Acreditamiento de Salarios (Formulario Anexo Núm.1): para inscribirse en el Sistema de ACH; Formulario de Cálculo de Salarios (Anexo Núm.2): se utiliza para el análisis de los documentos (Resoluciones) que se reciben, para pagos, ajustes de salarios, pagos de etapas, antigüedad, disminución de salarios, etc. (que fue modificado); Formulario denominado Informe de Cuentas por Cobrar, para realizar devolución de depósitos demás en ACH (Anexo Núm.3): para devolución por parte de los funcionarios, de sumas depositadas demás (se crea la cuenta) y se paga en Caja; Formulario de Anulación de Cheque (Anexo Núm.4): ; se utiliza para anular


cheques en su totalidad, que se han emitido, y no corresponden por alguna situación específica (cese, disminución de salario, cálculo incorrecto, etc.); n); Formulario Acta de Anulación División (Anexo Núm.5): cuando se emitan cheques con montos no correctos, o descuentos que no correspondan (se anulan y se rehacen con los montos correctos); Formulario Comprobante de Cheque (Anexo Núm.6): utilizado para documentar los cheques que se confeccionan manualmente; Formulario de Acta de Firma de Cheques (Anexo Núm.7): se utiliza para plasmar la información de la numeración por rangos de planillas que se generan en cheques y en talonarios de ACH; Formulario de Cálculo de Cuentas por Cobrar (Anexo Núm.8): se utiliza para determinar las cuentas por cobrar de acuerdo al análisis de las resoluciones recibidas, o al análisis de acreedores pagados en cheques anulados u otros casos que impliquen cuentas por cobrar; Formulario Informe de Cuentas por Cobrar para realizar Abonos o cancelación por Ventanilla de (Anexo Núm.9): al establecérsele cuentas por cobrar a los funcionarios, tienen la opción de pagar por ventanilla estos saldos a través de este formato; Formulario Acta de Anulación (Anexo Núm.10): se incluyen los cheques que han sido anulados en el formulario de anulación y en el formulario de división; Formulario de Envío de Cheques (Anexo Núm.11): utilizado para remitir los cheques de planilla quincenales, a receptoría de cuentas, por secuencia de cheques y departamentos que corresponda.

B. Especificaciones del Área de Sistemas Computarizados

Se debe diseñar controles de datos fuente, de operación y de salida con el propósito de salvaguardar los datos fuentes de origen, con la finalidad de preservar la integridad de la información procesada por la entidad.

El Administrador (a) del sistema es el responsable de establecer y hacer cumplir

las políticas a aplicarse, para definir las claves de acceso y designa el (los) funcionario(s) encargado(s) de :

- Importar del servidor el Archivo electrónico para el pago de sueldos y

emitir el reporte del mismo. - Generar el pago y emitir su respectivo reporte. - Validar en el sistema lo actuado en cada reporte.

El Departamento de Tesorería no modificará bajo ninguna circunstancia, el archivo depositado en el servidor acordado, ni en el que reciba por contingencia por medio magnético. Comunicará a la Dirección de Finanzas y a la Oficina de la Contraloría General de la República en la institución toda inconsistencia detectada que guarde relación con las operaciones vinculadas al sistema ACH.

Nota: El Departamento de Informática de UNACHI sólo da el aporte tecnológico en

caso de se requiere; previa autorización de la Dirección de Finanzas ya que la información se mantiene en el Departamento de Planillas.


La Dirección pertinente de cada entidad debe establecer y hacer cumplir las políticas respecto al mantenimiento de los equipos de computación de manera que permita optimizar su rendimiento.

En lo referente al mantenimiento correctivo, la Dirección de Informática y la

Dirección de Finanzas (Departamento de Planillas) deberán contar con un listado de proveedores especializados que puedan resolver desperfectos en el menor tiempo posible o efectuar contrato con empresas dedicadas a estos servicios.

En lo pertinente al mantenimiento preventivo, la Dirección de Informática y la

Dirección de Finanzas (Departamento de Planillas) deberán programar el mismo, con la finalidad de minimizar los efectos de las tareas de mantenimiento correctivo, para lo cual dicha programación deberá basarse en periodos cortos, accionar que deberá ser respaldado con estadística de los problemas, para lograr ajustar lo mejor posible este tipo de mantenimiento.

Para implementar las tareas de mantenimiento, la Dirección de Finanzas

(Departamento de Planillas) y la Dirección de Informática deben observar el cumplimiento de los siguientes factores:

- Establecer la periodicidad semanal, quincenal o, mensual. - Debe existir acceso expedito al mantenimiento correctivo. - Debe existir una adecuada protección de los dispositivos de

almacenamiento. - Seguridad de programas, de datos equipos de cómputo, deben establecer

mecanismos de seguridad en los programas y datos del sistema para proteger la información procesada por la entidad, garantizando su integridad y exactitud.

En lo que respecta a la seguridad lógica, la Dirección de Finanzas (Departamento

de Planillas) y la Dirección de Informática deben establecer los siguientes controles:

- Restricción de acceso a los archivos y programas. - Claves de acceso por usuario, de esta manera se evita transgresiones a la

confiabilidad de la información o al acceso a opciones no pertinentes a las funciones desempeñadas.

- Actualización de los programas antivirus.

En lo oportuno a seguridad física, se deben cumplir los siguientes controles:

- La Dirección de Informática mantendrá acceso restringido a la unidad que genera los archivos electrónicos.

- La Dirección de Finanzas (Departamento de Planillas) mantendrá acceso restringido a la unidad donde se ejecute el proceso que genere el pago de sueldo por transferencia electrónica.


- La Dirección de Informática y la Dirección de Finanzas (Departamento de Planilla), deben contar con equipo que protejan los computadores principales de la ausencia o fluctuaciones bruscas de energía eléctrica.

La Dirección de Informática generará un medio magnético con los registros

requeridos para el pago de sueldos por transferencia electrónica, cuando no se cuente por un lapso importante con la requerida comunicación a la red interinstitucional, este medio magnético será resguardado en valija con cierre de seguridad, y entregado a la Dirección de Finanzas (Departamento de Planillas) por el funcionario que designe la Dirección de Informática.

La Dirección de Finanzas designará el funcionario responsable de custodiar y

utilizar la llave (clave de acceso) requerida para abrir el programa de planilla (ACH), en el que se entregue el precitado medio magnético.

La Dirección de Informática y la Dirección de Finanzas, serán responsables de

establecer y hacer cumplir las políticas requeridas que garanticen una sostenible y efectiva seguridad lógica de los sistemas y física de los equipos involucrados en el pago de transferencias electrónico.


III. PROCEDIMIENTOS

A. Procedimiento para solicitar Acreditamiento de Salario (ACH)

1. Funcionario (Usuario) Llena la Solicitud de Acreditamiento. (Anexo Núm. 1). Adjunta fotocopia de cédula y último talonario de pago. Entrega en la Dirección de Finanzas. Nota: En Caso de que el asalariado decida cambiar de Cuenta, se utiliza este trámite.

2. Dirección de Finanzas

Recibe solicitud de Acreditamiento y documentos adjuntos. Plasma, firma y sella el acuse de recibo a la documentación.

3. Departamento de Planillas

Verifica, número de cédula y nombre de funcionario en la Base de Datos de la Universidad Autónoma de Chiriquí.

Procesa la información de la solicitud de Acreditamiento en el sistema. Envía archivos (prenota) de los usuarios inscritos por el Sistema de

Acreditamiento por medio de Internet al Ministerio de Economía y Finanzas. Nota: Cuando exista inconsistencia, el MEF envía reporte de los mismos para su

corrección.

4. Ministerio de Economía y Finanzas. Recibe y envía el archivo ACH (prenota) al Banco Nacional de Panamá, este recibe

y procesa la información, luego envía el archivo a través de la Red ACH a los diferentes Bancos del Sistema Bancario.

5. Funcionario (Usuario)

Se presenta al Banco en donde tramitó la solicitud de pago por Acreditamiento, presenta identificación y retira su tarjeta y Número de Pin (contraseña para retirar efectivo).


PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR ACREDITAMIENTO DE SALARIO (ACH)

FUNCIONARIO(USUARIO)

1 2

DEPARTAMENTODE

PLANILLLAS

3 4

DIRECCIÓN DE

FINANZAS

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIRIQUÍ (UNACHI) 01

5

1

2

3

LLENA LA SOLICITUD DE ACREDITAMIENTO. (ANEXO NÚM.1)

RECIBE SOLICITUD DE ACREDITAMIENTO CON DOCUMENTOS ADJUNTOS.

RECIBE Y ENVÍA EL ARCHIVO ACH (PRENOTA) AL BANCO NACIONAL DE PANAMÁ, ESTE RECIBE Y PROCESA LA INFORMACIÓN, LUEGO ENVÍA EL ARCHIVO A TRAVÉS DE LA RED ACH A LOS DIFERENTES BANCOS DEL SISTEMA BANCARIO.

SE PRESENTA AL BANCO EN DONDE SOLICITO SU PAGO POR ACREDITAMIENTO. PRESENTA IDENTIFICACIÓN Y RETIRA SU TARJETA Y NÚMERO DE PIN.

5


4


VERIFICA NÚMERO DE CEDULA Y NOMBRE DEL FUNCIONARIO EN LA BASE DE DATOS DE LA UNACHÍ. ENVÍA ARCHIVOS DE LOS USUARIOS INSCRITOS POR EL SISTEMA DE ACREDITAMIENTO POR MEDIO DEL MEF.

MINISTERIO DE

ECONOMIA YFINANZAS


B. Procedimiento para el Pago de sueldos a Funcionarios de la Universidad mediante Transferencia Electrónica de Fondos

Para realizar la transacción de acreditación o modificaciones de pago de cheque por ACH, el Departamento de Planilla debe incluir pago de planilla regular, vacaciones y planilla adicional, con los respectivos cheques de pago a acreedores y el neto a los servidores en forma de Acreditamiento y generará talonario de Pago (ACH), para la distribución quincenal, como constancia de la suma acreditada.

1. Departamento de Planilla

Prepara la planilla de pago de la quincena. Genera reporte preliminar de planilla por objeto de gasto por medio magnético. La remite a Presupuesto.


Recibe reporte preliminar de partidas presupuestarias. Verifica reporte y remite al departamento de planillas, indicando las correcciones

respectivas en caso de que exista errores en las partidas presupuestarias.

3. Departamento de Planillas Recibe reporte preliminar del pago proveniente del departamento de presupuesto. Realiza las correcciones en las partidas presupuestarias, si las hay. Envía el reporte de planilla a la Oficina de Fiscalización General de Contraloría,

el cual debe contener: a. Reporte de movimientos b. Reporte de totales c. documentos sustentadores (acciones de personal con sus respectivos

análisis). 4. Oficina de Fiscalización General de Contraloría

Recibe, revisa y verifica los documentos para darle recepción al SICO. Realiza el proceso de fiscalización a la planilla y documentos sustentadores, de no

haber corrección sella y firma de fiscalizado. De haberla, elabora nota para subsanar.

Jefatura examina lo actuado en el proceso de fiscalización y refrenda la planilla. Remite documentos al Departamento de Planilla.

5. Departamento de Planillas

Recibe la planilla de pago de la quincena. Genera y envía archivo de pago al MEF, a través de internet, con tres días

laborables anticipados a la fecha de pago.

6. Ministerio de Economía y Finanzas Recibe y verifica archivo de pago. Comunica a planilla a través de internet, correcciones en el archivo de pago,

provenientes de inconsistencias en las cuentas bancarias, si las hay.


Remite archivo de pago al Banco Nacional de Panamá.

7. Departamento de Planillas Recibe notificación de las correcciones. Realiza las correcciones en el archivo de pago. Nuevamente remite archivo de pago corregido al Ministerio de Economía y

Finanzas.

8. Departamento de Contabilidad Recibe informe final del Objeto de Gasto para sus registros respectivos. Registra los asientos contables de la Planilla a Pagar y Contribución a la Seguridad

Social. Recibe nota de debito del Banco Nacional del archivo de pago.


Recibe informe final del Objeto de Gasto para los registros respectivos.


PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE SUELDOS A FUNCIONARIOS DE LA UNIVERSIDAD

MEDIANTE TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA DE FONDOS

DEPARTAMENTO DE NILLA PLA

1 2

6

DEPARTAMENTO DECONTABILIDAD

34

DEPARTAMENTO DEPRESUPUESTO

OFICINA DEFISCALIZACIÓNGENERAL DE LA CONTRALORÍA


5

1

2

3

6

PREPARA LA PLANILLA DE PAGO DE LA QUINCENA. GENERA COPIA DE LA INFORMACIÓN IMPRESA SEA EN DISKETTE U OTRO MEDIO MAGNÉTICO

RECIBE REPORTE PRELIMIINAR DE PARTIDAS PRESUPUESTARIAS. VERIFICA REPORTE Y REMITE AL DEPARTAMENTO DE PLANILLAS, INDICANDO LAS CORRECCIONES RESPECTIVAS EN CASO DE QUE EXISTA ERRORES EN LAS PARTIDAS PRESUPUESTARIAS.

RECIBE INFORME FINAL. REGISTRA LOS ASIENTOS CONTABLES DE LA PLANILLA A PAGAR Y CONTRIBUCIÓN A LA SEGURIDAD SOCIAL.

REALIZA EL PROCESO DE FISCALIZACIÓN A LA PLANILLA Y DOCUMENTOS SUSTENTADORES, DE NO HABER CORRECCIÓN SELLA Y FIRMA DE FISCALIZADO. DE HABER CORRECCIÓN ELABORA NOTA PARA SUBSANAR.

GENERA Y ENVÍA ARCHIVO DE PAGO AL MEF A TRAVÉS DE INTERNET.

5


4

VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVAMINISTERIO DE

ECONOMÍA Y FINANZAS

78

9

REALIZA LAS CORRECCIONES EN LAS PARTIDAS PRESUPUESTARIAS, SI LAS HAY. ENVÍA EL REPORTE DE PLANILLA A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN GENERAL DE LA CONTRALORÍA.

RECIBE Y VERIFICA ARCHIVO DE PAGO. COMUNICA A PLANILLAS CORRECCIONES EN EL ARCHIVO DE PAGO (SI LAS HAY). REMITE ARCHIVO DE PAGO AL BANCO NACIONAL DE PANAMÁ.

RECIBE NOTICACIÓN DE LAS CORRECCIONES (SI LAS HUBIERA). LAS REALIZA Y LAS ENVÌA NUEVAMENTE AL MEF.

7

8

9 RECIBE INFORME FINAL. DEL OBJETO DEL GASTO PARA LOS REGISTROS CORRESPONDIENTES.


C. Procedimiento para la facturación de lo pagado y no pagado por ACH de los

funcionarios inscritos en el Sistema de Transferencia Electrónica de Fondos El Banco Nacional de Panamá envía Informe por medio magnético de lo pagado y no pagado por ACH de los funcionarios de la Universidad Autónoma de Chiriquí y acredita estás partidas no pagadas, que ya fueron debitadas en la autorización de acreditación.

1. Universidad Autónoma de Chiriquí (Dirección de Finanzas) Mensualmente emite Informe de facturación de los empleados por ACH. Accede al Sistema ACH. Verifica el balance contra informe de la Universidad enviado por el Banco

Nacional de Panamá. Registra las variantes. Registra, sella, firma el informe y lo envía con Memorando al jefe de Contabilidad.

Nota: En caso de fallecimiento del asalariado, se realiza los ajustes en los registros

contables y se inactiva en la base de datos de ACH que maneja la Universidad Autónoma de Chiriquí, de manera que la misma sea anulada en el informe magnético que se envía al Banco Nacional.


Recibe Memorando e información de la facturación de lo pagado y no pagado. Realiza los asientos contables respectivo.


PROCEDIMIENTO PARA LA FACTURACIÓN DE LO PAGADO Y NO PAGADO POR “ACH” DE LOSFUNCIONARIOS INSCRITOS EN EL SISTEMA DE TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA DE FONDOS

1 2

CONTABILIDADDIRECCIÓN DE

FINANZAS


1 MENSUALMENTE EMITE INFORME DE FACTURACIÓN DE LOS EMPLEADOS POR “ACH”. VERIFICA EL BALANCE CONTRA INFORME QUE ENVÍA EL BANCO NACIONAL DE PANAMÁ (ACREDITACIONES PAGADAS Y NO PAGADAS).

REALIZA LOS ASIENTOS CONTABLES RESPECTIVO. 2




D. Procedimiento para las Recuperaciones de lo pagado por ACH de salarios no

devengados

1. Dirección de Finanzas Envía nota un día antes del pago para suspender la acreditación. al Banco

respectivo en que el funcionario se ha acreditado.

2. Banco Recibe Nota y firma como acuse de recibo. Tramita la Nota de Crédito a favor de la Universidad Autónoma de Chiriquí. Envía Nota a la Universidad Autónoma de Chiriquí, notificando la gestión

solicitada.

3. Departamento de Planilla Recibe la notificación de acreditación. Verifica que el salario fue acreditado. Envía nota a Contabilidad para los asientos contables de la recuperación de las

deducciones y salario neto.

Nota: Se debe emitir reportes sobre los cobros realizados a los funcionarios, al Departamento de Presupuesto para que realice ajustes en sus registros, a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría y a Auditoría Interna. De igual manera notificarles sobre las bajas ocurridas en la planilla.

4. Departamento de Contabilidad Recibe notificación y registra la suspensión de acreditación, conforme a la Nota de

Crédito del Banco. Nota: Envía nota a la Caja de Seguro Social, solicitando el crédito a favor de la

Universidad por cuotas pagadas de más.

Registra la cuenta por cobrar.

5. Departamento de Tesorería Procede hacer el cobro del Personal Docente y Administrativo, y las deducciones a

recuperar.

6. Caja de Seguro Social Envía a Contabilidad la Nota de Crédito a favor de la Universidad Autónoma de

Chiriquí

7. Departamento de Contabilidad Registra la Nota de Crédito.


PROCEDIMIENTO PARA LAS RECUPERACIONES DE LO PAGADO POR ACHDE SALARIOS NO DEVENGADOS

1 2

CONTABILIDAD

34

DIRECCIÓN DEFINANZAS


1

2

ENVÍA NOTA AL BANCO NACIONAL, UN DÍA ANTES DEL PAGO PARA SUSPENDER LA ACREDITACIÓN.

TRAMITA LA NOTA DE CRÉDITO A FAVOR DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIRIQUÍ. 6


BANCO

5


PLANILLA

CAJA DESEGURO SOCIAL

RECIBE LA NOTA DE CRÉDITO, FIRMA, SELLA Y ENVÍA A CONTABILIDAD.

RECIBE NOTIFICACIÓN Y REGISTRA LA SUSPENSIÓN DE ACREDITACIÓN, CONFORME A LA NOTA DE CRÉDITO DEL BANCO NACIONAL.

3

4

PROCEDE HACER EL COBRO DEL PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO, Y LAS DEDUCCIONES A RECUPERAR.

5

7

ENVÍA A CONTABILIDAD LA NOTA DE CRÉDITO A FAVOR DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIRIQUI.

REGISTRA LA NOTA DE CRÉDITO.

6

7

TESORERÍA


ANEXOS


Anexo Núm.1

SOLICITUD DE ACREDITAMIENTO DE SUELDO

Circular: Circular General de Tesorería Ministerio de Economía y Finanzas Para: Funcionarios Estimados Señores: El Ministerio de Economía y Finanzas, iniciará el pago de la planilla de los funcionarios a través del Sistema ACH, el cual le permitirá a Usted contar con el pago de forma directa en el banco de su elección. Por ello, necesitamos la siguiente información:

Nombre del Funcionario ___________________________________________

Número de Cédula: _______________________________________________

Nombre del Banco: _______________________________________________

Número de la Cuenta: _____________________________________________

Selecciones el tipo de cuenta: ( ) Cuenta de Corriente ( ) Cuenta de Ahorro

Institución donde trabaja:___________________________________________________

Número de Teléfono ______________________________

Extensión: ______________________________________

Atentamente,_____________________________

Por este medio certifico que la información suministrada es veraz Aprobado por. (Nombre letra imprenta) ___________________________________ Firma: ___________________________ Cédula: __________________________ Los funcionarios deberán incluir copia de su Cédula junto con este formulario) Este Formulario debe ser entregado en la Oficina de Recursos Humanos de su institución.


GLOSARIO


GLOSARIO

1. A.C.H.: Siglas que significan. Transferencia Automática de Fondos. En el Proceso Sistema Electrónico de Pago.

2. PIN: Número de Contraseña para retirar efectivo del Banco designado.

3. SIACAP: Sistema de Ahorro y Capitalización privada.

4. SIAFPA: Sistema de administración Financiera de Panamá. 5. SICO: Sistema de Correspondencia.


PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA SECCIÓN DE

ALMACÉN DEL MINISTERIO DE GOBIERNO

MAYO DE 2012


República de Panamá


Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA SECCIÓN DE ALMACÉN DEL MINISTERIO DE GOBIERNO

MAYO DE 2012



CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Superior






CESAR G. CASTRO T. Subdirector

ARMANDO ÁLVAREZ G. Asistente Ejecutivo

PRÓSPERO ROSAS C. Jefe del Departamento de Procedimientos de

Fondos y Bienes Públicos


SERVIO O MNEDOZA Analista Coordinador

ROMELIO A. NÚÑEZ S.

Analista


ABRAHAM MUÑIZ Apoyo Técnico

República de Panamá MINISTERIO DE GOBIERNO

Despacho de la Ministra

JORGE RICARDO FÁBREGA Ministro

JAVIER TEJEIRA PULIDO Viceministro

ABDEL ALMENGOR Secretario General

JORGE CORREA Jefe de Compras

VICTOR HERRERA Jefe de Almacén

OFICINA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

NODIER GUERRA Jefe

MARYLEILA DE AIZPURÚA Analista


ÍNDICE INTRODUCCIÓN

I. GENERALIDADES A. Objetivo de los Procedimientos B. Base Legal C. Medidas de Seguridad y Organización Física

II. MEDIDAS DE CONTROL INTERNO

III. PROCEDIMIENTOS BÁSICOS A. Programación de Solicitudes Globales de Bienes Mapa de Proceso

B. Recepción de Bienes Mapa de Proceso C. Recepción de Bienes Donados Mapa de Proceso D. Despacho de Bienes

Mapa de Proceso E. Transferencia de Bienes del Almacén Central a los Almacenes Periféricos Mapa de Proceso F. Custodia de Bienes Mapa de Proceso G. Ajuste, Modificación, Anulación a las Recepciones o Despachos

Mapa de Proceso H. Toma de Inventario Físico Mapa de Proceso I. Sustracciones o Pérdidas de Bienes

Mapa de Proceso J. Descarte de Bienes Deteriorados Mapa de Proceso

IV. CODIFICACIÓN DE LOS ARTÍCULOS A. Para el Almacén B. Para el Registro Financiero

V. RÉGIMEN DE FORMULARIOS Formulario Núm.1: Recepción de Almacén Formulario Núm.2: Tarjeta Marbete Formulario Núm.3: Solicitud de Bienes y Servicios Formulario Núm.4: Despacho de Materiales Formulario Núm.5: Resumen de Inventario Formulario Núm.6: Informe de Despacho de Almacén Formulario Núm.7: Envío de Remesa


Formulario Núm.8: Custodia de Bienes de Entregas Parciales Formulario Núm.9: Requisición Formulario Núm.10: Ajuste, Anulación, Modificación a las Recepciones o

Despachos Formulario Núm.11: Hoja de Inventario Físico Formulario Núm.12: Tarjeta de Registro de Inventario Formulario Núm.13: Acta de Descartes


INTRODUCCIÓN La Contraloría General de la República, a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad y con el apoyo de la Sección del Almacén, Departamento de Compras y la Dirección de Administrativa del Ministerio de Gobierno, han preparado el manual “Procedimientos Administrativos para la Sección de Almacén del Ministerio de Gobierno”, con el propósito de establecer mecanismos de control interno en la administración de los bienes bajo la custodia de la Sección de Almacén. Los procedimientos administrativos que se incluyen, constituyen instrumentos de trabajo para los servidores públicos encargados del Almacén, en cuanto al movimiento de bienes de toda naturaleza que ingresan, consumen, transforman o se usan en la institución. El presente documento consta de cinco capítulos, en el primero se presentan las generalidades, que incluyen los objetivos, la base legal, las medidas de seguridad y organización física que deben estar presentes en toda unidad de almacén. El segundo, las medidas de control interno recomendadas el tercero, los procedimientos que deben seguirse para una mayor efectividad, con sus respectivos mapas de procesos. El cuarto incluye la codificación de los bienes o artículos. Por último, se presentan los diferentes formularios de uso obligatorio en la Sección de Almacén, así como sus debidas descripciones. La evolución y cambios administrativos en el quehacer gubernamental, exige mantener constantes ajustes, a los cuales no escaparán los procedimientos contenidos en el presente manual. En consecuencia, valoramos el interés de los usuarios del documento, en presentar sus observaciones útiles, para fortalecer y adecuar los conceptos presentados, a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General.

Contraloría General de la República Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad


I. GENERALIDADES

A. Objetivo de los Procedimientos

Permitir la identificación de las operaciones que se requieren para recibir, registrar, almacenar y despachar los bienes a adquirirse por compra, donación o permuta que necesiten las unidades ejecutoras para cumplir los fines de la institución, y de esta forma optimizar el aprovechamiento de los recursos disponibles con los debidos controles internos en forma oportuna y transparente, permitiendo su adecuada fiscalización.

Base Legal

Constitución Política de la República de Panamá de 1972, reformada por los Actos Reformatorios de 1978 y el Acto Constitucional de 1983, Acto Legislativo Núm.1 de 27 de julio de 2004, publicado en la Gaceta Oficial Núm. 25,176 de 15 de noviembre de 2004.

Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la

Contraloría General de la República.

Texto Único, Ley Núm.22 del 27 de junio de 2006, que regula la Contratación Pública.

Ley Núm.19 del 3 de mayo de 2010, por la cual se dicta el Régimen de Organización del Ministerio de Gobierno.

Decreto Núm.214.DGA de 8 de octubre de 1999, “Por el cual se emiten las Normas de

Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”.

Decreto Núm.214-DGA, de 8 de octubre de 1999, por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá.

Decreto Núm.420-2005 DMySC, de 26 de septiembre de 2005 por el cual se actualiza el

documento titulado Manual General de Contabilidad Gubernamental.

B. Medidas de Seguridad y Organización Física

A continuación se presentan las medidas mínimas en las áreas de seguridad y organización física, para una adecuada ejecución de los procesos básicos del Almacén.

El Almacén deberá contar con equipos e implementos de seguridad, que posibiliten la

protección contra robos, incendios y pérdidas de bienes; además, de garantizar la seguridad del personal contra accidentes.

Se deberán programar actividades concernientes al cuidado general del área del Almacén


tales como: control periódico de las condiciones ambientales, fumigación periódica, revisión del sistema eléctrico y de los extintores de incendios.

El Almacén deberá instalar los extintores de acuerdo al volumen y tipo de materiales que

se encuentren en el lugar de almacenamiento.

Se deberán instalar letreros alusivos a la seguridad y a la prohibición de fumar en el interior del recinto.

Las áreas de descarga deben contar con alfombras de hule como medida de seguridad.

No puede permitir envases rotos o deteriorados en las áreas de almacenamiento.

Deberá considerarse que gran parte de los productos almacenados propician la existencia

de animales roedores o insectos, por lo que deberán combatirse estas plagas para evitar el deterioro de los productos. Por otra parte, existen algunos artículos (telas, granos, etc.) susceptibles al deterioro por acción de insectos. Cuando se guarden estos productos, se requiere de un sistema de prevención de plagas.

Las condiciones ambientales para el funcionamiento del Almacén deben ser adecuadas,

lo que permitirá contar con instalaciones seguras y tener el espacio físico necesario, que facilite el arreglo y disposición conveniente de los bienes, así como el control e identificación de los mismos.

Para un buen sistema de almacenamiento, es indispensable que se tengan definidas las

áreas de recepción donde se puedan hacer las inspecciones de los bienes cuando son entregados por los proveedores, en las cuales se clasifiquen los bienes para la posterior ubicación en las estanterías.

Los bienes deberán estar debidamente clasificados y codificados numéricamente, de

acuerdo a un catálogo que suministrarán los servidores públicos responsables del Almacén, a cada una de las unidades ejecutoras y que deberán utilizar para solicitar un bien, a través del Formulario “Solicitud de Bienes y Servicios”. Si el artículo es totalmente nuevo, el Almacén actualizará el catálogo codificador de artículos.

Los artículos de rotación rápida deben almacenarse en sitios en los que se puedan

seleccionar y expedir al mismo tiempo; los de movimiento lento se colocarán en lugares más alejados.

Los artículos se deberán almacenar conforme al grado de protección que requiera cada

uno de ellos en particular. La temperatura, humedad, los riesgos, caducidad, polvo, agentes atmosféricos, entre otros, constituyen factores que deberán tenerse presente al asignárseles los lugares respectivos para su custodia.


La disposición ordenada de los artículos deberá contemplarse como un elemento esencial para los fines de localización, protección y surtido.

Para estibar los bienes voluminosos se deberá utilizar la máxima altura disponible en el

Almacén, tomando en cuenta la capacidad del piso y sobre todo la resistencia del empaque o envase que lo contenga.

Los artículos pequeños deben ser colocados en anaqueles o casilleros, los cuales deberán estar enumerados adecuadamente, con el objeto de facilitar su localización.

Para artículos sueltos es aconsejable utilizar accesorios como: gavetas, cajas, cestos,

frascos, etc., colocados en el interior de los anaqueles.

Se deberá tener un manejo delicado con aquellos grupos de artículos que requieren movilización y custodia especial, en virtud de alguna de las siguientes características: baja temperatura, autocombustión, influencias corrosivas, peligro de envenenamiento (por aspiración o ingestión), descomposición y explosión.

La custodia de bienes perecederos deberá contemplar medidas de conservación

adecuadas debido a su naturaleza, composición y estado físico, con el fin de evitar que sufran daño deterioro o descomposición.

Deberá establecerse obligatoriamente medidas prácticas de mantenimiento, con el objeto

de asegurar la higiene y el aseo en todas las áreas del almacén, evitando la presencia de costales (sacos grandes), cartones o cualquier envase roto en las áreas de depósito.

Los sistemas de clasificación y localización tienen por objeto el agrupamiento racional

de los bienes para su almacenamiento, así como el de conocer el lugar exacto de su colocación, de manera que sea posible guardarlos, surtirlos y despacharlos rápidamente. Una vez determinados los bienes, sujetos a almacenamiento, se sugiere tomar en consideración para su clasificación y colocación, las siguientes características:

• Tamaño • Peso • Volumen • Valor • Forma

Dichas características sirven de indicadores para seleccionar el lugar que deben ocupar

en el almacén. Un buen método de clasificación de los bienes, deberá comenzar por hacerse del conocimiento de la Sección de Almacén por medio de la copia de la Orden de Compra u otro documento contractual, los artículos que recibirá y el plazo de entrega, de forma que pueda planear el espacio para acomodarlos. Para ello habrá que tomarse en cuenta, entre otros, los máximos y mínimos de cada artículo para tener el espacio suficiente. Junto con los métodos de clasificación, existen procedimientos relativos a la localización, cuya finalidad debe proporcionar un medio rápido y efectivo para localizar y seleccionar los bienes que se vayan a despachar.

La disposición de las áreas de custodia se considerará previamente, a fin de evitar


interferencias o duplicaciones de los estudios hechos sobre el aprovechamiento máximo de espacio disponible. Por tanto, será necesario contar con un plano numerado en el que aparezcan marcadas todas las áreas de custodia del local, es decir las secciones, los estantes, los anaqueles y los casilleros.

Por ejemplo, una forma de distribuir el área de custodia para efectos de localización, es

dividir la Sección de Almacén en áreas de acuerdo con los pasillos principales, asignándole a cada una de éstas un número romano, lo más grande posible, que deberá colocarse en un lugar visible para ser rápida y fácilmente identificada.

También en los estantes debe colocarse en lugar visible, una letra la cual puede ser

mayúscula (tipo imprenta); a los anaqueles, una letra minúscula a los casilleros, un número ordinal. Así por ejemplo, un determinado artículo se puede encontrar localizado en la Sección II del almacén, en el estante C, anaquel a, casillero 6, lo cual quedaría simbolizado de la siguiente manera II-C-a-6. Ejemplo descriptivo:

Sección Estante Anaquel Casillero II C a 6

Corresponde al Departamento de Auditoría Interna del Ministerio de Gobierno, la

evaluación del cumplimiento por parte de las Unidades Administrativas, de las normas de control establecidas en estos procedimientos.

II. MEDIDAS DE CONTROL INTERNO

Luego de la contratación, el original de la Orden de Compra se entregará

exclusivamente al proveedor y la primera copia a la Sección de Almacén, por parte del Departamento de Compras.

Con la copia de las Órdenes de Compra, el Almacén establecerá un archivo

cronológico denominado “Órdenes de Compra Pendientes de Recepción”.

El servidor público que reciba físicamente la mercancía, no será el mismo que estampe el sello en la documentación (Orden de Compra y factura). Además, verificará si la báscula o pesa está calibrada adecuadamente, si se trata de entrega de mercancía por peso.

Los bienes recibidos, los cuales están detallados en la factura comercial, se verificarán

contra el original de la Orden de Compra, presentada por el proveedor al Almacén.

El Proveedor no podrá entregar bienes con sólo mediar copia de la Orden de Compra. tendrá que presentar el original de la misma.

El jefe de la Sección Almacén o el funcionario que esté designado, será responsable de


verificar y supervisar que todos los bienes que ingresen a la Sección de Almacén sean resguardados eficientemente.

Cuando la compra sea al contado, el servidor responsable de realizar la misma,

presentará los bienes adquiridos por la Sección de Almacén para su debida recepción, junto con toda la documentación. El encargado de la Sección de Almacén verificará en la factura comercial, la firma de recibido a satisfacción por parte del funcionario que realizó la compra.

Todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar a través de almacén, aún

cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita. Ello permite un control efectivo de los bienes adquiridos.

Hay bienes que por sus características especiales tienen que ser almacenados en otras

instalaciones, o enviados directamente a los encargados de su utilización. En estos casos, el encargado de almacén o al que se designe tendrá que efectuar la verificación directa y la tramitación de la documentación correspondiente (ejemplo Sistema Penitenciario).

Los lunes de cada semana, la Sección de Almacén deberá preparar un informe relativo

a las Órdenes de Compras pendientes de recepción. El mismo será remitido al Departamento de Compras.

Los bienes o equipos que ingresen a la Sección de Almacén deberán coincidir con el

tipo, calidad y demás condiciones estipuladas en la documentación que generó la adquisición.

Los bienes o equipos que ingresen o salgan de la Sección de Almacén, deberán ser

registrados en sus respectivos tarjetarios, con el fin de servir como instrumento de guía para el manejo del inventario. Igualmente, dichos registros deberán realizarse en el Kardex.

Cuando el ingreso de un suministro no coincide con la calidad indicada en la Orden de

Compra (especificaciones, características técnicas, entre otros), no se aceptará el mismo en la entrega, al menos que la máxima autoridad de la entidad disponga su aceptación por ser un caso de urgencia.

Si el proveedor realiza una entrega con una cantidad menor a la indicada en la Orden

de Compra, el Jefe de la Sección de Almacén hará mediante el Formulario “Custodia de Bienes de Entrega Parcial”, la custodia de la mercancía, las anotaciones y detalles pertinentes de la entrega, hasta tanto sea completada dicha cantidad, o que la Administración tome la decisión sobre el saldo pendiente, ya sea por anulación de este saldo o fijación de compromiso de la entrega restante para fecha posterior. En cualquiera de estos casos se tomarán las medidas necesarias para los ajustes o


modificaciones en los registros presupuestarios y contables.

Todo material o bien que presente daños o deterioro en el momento de su recepción y cuyo origen se deba al manejo inadecuado en su transportación, deberá informarse al Proveedor para tomar las medidas pertinentes.

Cuando en la Sección de Almacén se reciban bienes, remitirá la documentación al

Departamentos de Contabilidad para los registros pertinentes y comunicará a la Unidad de Bienes Patrimoniales para la colocación de las placas de inventario.

Los artículos o bienes adquiridos por medio de los trámites corrientes de Caja Menuda,

se harán llegar con carácter inmediato al solicitante, quien firmará la factura comercial, dando constancia de recibido conforme y remitirá copias de la misma a la Sección de Almacén en donde se archivará como documento de información y a Bienes Patrimoniales para su archivo.

Del Proveedor entregar la mercancía después de la fecha pactada en la Orden de

Compra, el Jefe de la Sección de Almacén informará al Jefe del Departamento de Compras para que calcule la multa correspondiente por los días de atraso en la entrega de los bienes.

Cuando se trate de bienes donados, se debe tener en cuenta lo siguiente:

Debe existir un documento formal de donación del bien a la institución (Acta o

Convenio), con las firmas responsables del donante y del representante legal de la institución.

Presentar una Nota de Intención del donante en la cual éste exprese explícitamente

su deseo de entregar un bien de su propiedad a la Institución.

Se deben presentar originales o copia certificada por autoridad competente de los documentos sustentadores de propiedad del bien del donante si el bien no es nuevo.

Si el bien donado es nuevo se requerirá presentar la factura original de compra del

mismo, para contactar su valor.

De no contar con el valor real del bien donado, se procederá a realizar un avalúo del mismo para dejar constancia de su valor y poder hacer el registro contable respectivo.

Se programarán las entregas de los bienes requeridos más usuales, de acuerdo con las

necesidades de las unidades solicitantes, observando las disposiciones administrativas existentes.


Es necesario comunicar por escrito a todas las unidades administrativas, que al preparar la solicitud de bienes al Almacén (Solicitud de Bienes y Servicios), se anote en forma clara y precisa el nombre, descripción y cantidad de los bienes solicitados.

Sólo los funcionarios que laboran en la Sección de Almacén deben tener acceso a sus

instalaciones y distribuir los bienes según su requerimiento y responsabilidades.

La Unidad de Despacho de bienes preparará un calendario de entrega (fechas y horas) a las diferentes dependencias y a las demás Unidades Administrativas solicitantes.

La Unidad de Despacho deberá presentar un Informe Diario que recoge en síntesis,

todas las salidas de bienes de la Sección de Almacén durante el día; el mismo es confeccionado de acuerdo a las solicitudes de materiales plasmadas en el formulario “Solicitud de Bienes y Servicios”.

El custodio de la Sección de Almacén debe mantener un adecuado y correcto registro

en cada una de las “Tarjetas Marbete” de las entradas, salidas, saldos y códigos de identificación de los artículos almacenados.

El custodio de la Sección de Almacén sólo entregará artículos almacenados cuando se

cumplan a cabalidad los requisitos estipulados en el procedimiento de Despachos de Bienes.

La jefatura debe informar al custodio de la Sección de Almacén, de los artículos que

recibirá y el plazo de entrega, de forma que se pueda planear el espacio para acomodarlos. Para ello habrá de tomarse en cuenta entre otros, los máximos y mínimos de cada artículo para tener el espacio suficiente.

La disposición de las áreas de custodia se considerará previamente, a fin de evitar

interferencias o duplicaciones de la información recolectada en las tomas de inventario. Por lo tanto, será necesario contar con un plano numerado en el que aparezcan marcadas todas las áreas de custodia del local, es decir, las secciones, los estantes, los anaqueles y los casilleros.

La custodia de bienes perecederos deberá contemplar medidas de conservación debido

a su naturaleza, composición y estado físico a fin de evitar que sufran daño, deterioro o descomposición.

La Sección de Almacén deberá consolidar la información de las solicitudes de bienes

utilizados en forma cíclica que estén debidamente autorizadas por los jefes respectivos de las diferentes Unidades Administrativas.

Las cantidades de aquellos bienes de uso rutinario, a las que no se les hayan tramitado

solicitudes, serán calculadas en base a los registros históricos de consumo.


La Sección de Almacén realizará un análisis matemático de las cantidades consolidadas de bienes solicitados por las Unidades Administrativas de la Institución, en contraposición a los informes de existencia de los mismos, para realizar una adecuada programación de las Requisiciones que serán enviadas a la Dirección Administrativa para su aprobación.

La Sección de Almacén mantendrá comunicación expedita y directa con los

Departamentos de Contabilidad, Bienes Patrimoniales y Tesorería, y viceversa, en especial en los casos de ajuste, modificación o anulación de registros de recepciones o despachos. De presentarse estos casos, serán informados a la Dirección Administrativa por el Departamento de Contabilidad, a través de memorando.

Si existiera discrepancia en la forma de ajuste o modificación entre los Departamentos

mencionados, la Dirección Administrativa evaluará y tomará la última decisión. Las mismas se deben notificar a la Oficina de Auditoría Interna.

En los casos en que se produzcan errores u omisiones en los registros de las

recepciones o despachos, se realizará el trámite de acuerdo al uso del formulario Ajuste, Anulación, Modificación a las Recepciones o Despachos, con el procedimiento.

III. PROCEDIMIENTOS BÁSICOS

A. Programación de Solicitudes Globales de Bienes

1. Almacén Jefatura

Recibe las diferentes solicitudes de materiales de uso cíclico o rutinario. Se consolida la información de estas solicitudes por tipo de bien. Basado en el análisis que se deriva de los informes de consumo de los bienes más utilizados (copias de pedidos y despachos en archivo), por cada una de las unidades administrativas de la Institución, se preparará trimestralmente el Formulario Núm.9 “Requisición”, que se hará según las necesidades de materiales o artículos, donde se anotará el precio estimado en base a los registros históricos o a través del Convenio Marco, suministrado por la Dirección General de Contrataciones Públicas. Las requisiciones son remitidas a la Dirección Administrativa.

2. Dirección Administrativa

Recibe las Requisiciones con las cantidades solicitadas globalmente, analiza y autoriza las Requisiciones.


Las envía al Departamento de Compras para el inicio del proceso de Adquisición de los Bienes.

Mapa de Proceso


B. Recepción de Bienes 1. Proveedor

Acude al Almacén para efectuar la entrega de la mercancía solicitada a través de la Orden de Compra o Contrato.

2. Sección de Almacén Unidad de Recepción

El funcionario responsable de la recepción recibe la mercancía y la documentación entregada por el proveedor y solicita a la Jefatura del Almacén la copia en archivo de la Orden de Compra correspondiente. Con la copia de la Orden de Compra, el funcionario encargado de la recepción confrontará los bienes con la información contenida en la factura comercial y la Orden de Compra original. Esta acción se hará cotejando renglón por renglón, la descripción, cantidad y características de cada producto. De haber alguna duda con respecto al producto, se llamará a la unidad solicitante para que efectúe la inspección del mismo y dé su visto bueno. De estar todo correcto, sella y coloca su firma en el original de la Orden de Compra y Factura, envía la documentación a la Jefatura o Supervisión.

3. Jefatura o Supervisión

El responsable estampará el sello de “recibido” en la documentación y la firmará. Simultáneamente reproducirá la factura y luego entregará los documentos originales al proveedor para que éste presente su Gestión de Cobro. Envía las copias de la Orden de Compra y factura a la Unidad de Kardex para su registro.

4. Unidad de Kardex

Actualiza el “Kardex” de cada artículo con la fecha de entrada, número de la Orden de Compra, factura y la cantidad del mismo. Envía las copias de la Orden de Compra y Factura a la Unidad de Registro para que genere en el sistema computarizado (aplicación informática de almacén para inventario), el Formulario Núm.1 “Recepción de Almacén” donde se detallará toda la información inherente a los bienes que se estén recibiendo.


5. Unidad de Registro

El captador registrará en el sistema computarizado la información contenida en la copia de la orden de compra, sella y firma de "registrado", dichos documentos. Genera la “Recepción de Almacén" en original y copia, seguidamente el capturador firmará y entregará al Jefe del Almacén o a quien corresponda, para que lo firme. Si la recepción es de activos, se sacará un juego de copias de la documentación registrada con excepción de la garantía que debe ser original, para remitirla diariamente a los Departamentos de Contabilidad y Bienes Patrimoniales para los registros correspondientes.


El Jefe de la Sección de Almacén o el supervisor cotejará el formulario Recepción de Almacén, contra las copias de los documentos fuentes, de estar todo correcto, lo firma y estampa sello de verificado, de lo contrario, se enviará a corregirse en la unidad correspondiente. Posteriormente estos documentos (copia de la Orden de Compra, copia de factura, copia de la garantía si es un activo o copia del acta si es donación) se archivarán en la Unidad de Recepción. Cuando el material o bien recibido sea especial, se requerirá de un personal técnico o de las unidades solicitantes, para que hagan las verificaciones correspondientes. En el caso de bienes que por su condición especial sean entregados directamente a las unidades administrativas usuarias, se le comunicará a la Unidad de Almacén para que se proceda a la inspección correspondiente y la cual deberá colocar el sello de "Recibido", en la factura y Orden de Compra. Estos documentos servirán para la preparación de la Recepción en el Almacén. El Jefe del Almacén o quien corresponda, hará llegar todas las recepciones y el resumen del día, originales generadas por el sistema, al Departamento de Contabilidad para su registro. Una copia se retendrá en la Sección de Almacén para el archivo interno. La segunda copia de las recepciones se enviará al Departamento de Tesorería. La Sección de Almacén llevará un archivo separado de la documentación que sustente las recepciones parciales hasta que sean completadas dichas entregas e informará a la Unidad de Contabilidad, en la medida que estos bienes se vayan recibiendo. Adicionándose las observaciones correspondientes en el formulario Recepción de Almacén.


7. Unidad de Custodia

Procede a almacenar los bienes de acuerdo al Fondo por el cual se adquirió el artículo y por el tipo de material. Actualiza en el Formulario Núm.2 “Tarjeta Marbete” el artículo con la fecha de entrada, número de la Orden de Compra y cantidad correspondiente.

Nota: El trámite de las Recepciones de Servicios se realizará a través de la Unidad Gestora o Unidad Administrativa que requiera de un servicio, para ello habrá un formulario que sustente que el servicio se recibió a satisfacción y un procedimiento escrito que detalla cómo llenar esta forma. Estas recepciones no entran por la Sección de Almacén para su registro, es responsabilidad de las unidades antes mencionadas hacer llegar los Informes de Recepciones a los Departamentos de Contabilidad y Tesorería para su debido registro. 8. Departamento de Contabilidad

Con base en la documentación remitida realiza los registros contables correspondientes. Archiva los documentos fuentes.


Mapa de Proceso


C. Recepción de Bienes Donados

Este procedimiento es idéntico al de Recepción de Bienes, con la variante que en vez de la presentación de la Orden de Compra por el Proveedor, en bienes donados se presentará una Acta de Donación (en el caso que el bien donado sea un activo, el Acta será redactada por el Departamento de Bienes Patrimoniales, pero si es un bien de consumo será redactada por la Dirección Administrativa), contendrá los siguientes datos: descripción del equipo o bien a recibir, marca, modelo, serie, año de fabricación, valor o costo del bien, factura, si el bien es totalmente nuevo. Debe existir un documento formal de donación del bien a la institución (Acta o Convenio), con las firmas responsables del donante y del representante legal de la institución. Presentar una Nota de Intención del donante en la cual éste exprese explícitamente su deseo de entregar un bien de su propiedad a la Institución. Se deben presentar originales o copia certificada por autoridad competente de los documentos sustentadores de propiedad del bien del donante si el bien no es nuevo. Si el bien donado es nuevo se requerirá presentar la factura original de compra del mismo. En los casos en que los bienes donados sean activos fijos y no presenten valores, los mismos serán estimados conjuntamente por las Secciones de Almacén y Bienes Patrimoniales y además se les colocará la placa de inventario.


Mapa de Proceso


D. Despacho de Bienes

1. Unidad Solicitante

Completa el Formulario Núm.3 “Solicitud de Bienes y Servicios” en original y tres copias, utilizando para ello el manual de codificador de artículos y firma el servidor responsable de la Unidad. Archiva la última copia del formulario Solicitud de Bienes y Servicios, como constancia para el posterior retiro de los bienes y remite el original y las copias restantes a la Sección de Almacén.

2. Sección de Almacén

Jefatura o Supervisión

Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios, verifica las firmas autorizadas y la existencia del bien solicitado, sella como constancia de esta acción y traslada dicho formulario a la Unidad de Despacho.

3. Unidad de Despacho

Recibe el formulario Solicitud de Bienes y Servicios, solicita al custodio los bienes para despacharlos y los verifica.


Recibe el formulario Solicitud de Bienes y Servicios, retira de los anaqueles los bienes solicitados y entrega a la Unidad de Despacho. Actualiza la Tarjeta Marbete de cada renglón de bienes, con la información contenida en la forma y establece el nuevo saldo de los bienes almacenados.

5. Unidad de Despacho

Recibe los bienes incluidos en la Solicitud de Despacho, elabora el Formulario Núm.4 “Despacho de Materiales”, detallando los bienes a despachar. Entrega los bienes al funcionario receptor de la unidad solicitante, que previamente ha sido llamado para retirar dichos bienes con la copia del formulario. Despacha el bien establecido en cada renglón y coloca la observación de no-existencia (N/E) en aquellos renglones en que se diera el caso. Firma la forma de recibido y entrega a la Jefatura o Supervisión.



Verifica que lo que se despacha, corresponda a lo contenido en la forma. Coteja según libros de Control por Fondo, la secuencia que le corresponde al despacho de los bienes, firma y remite el formulario a la Unidad de Kardex.

7. Unidad de Kardex

Actualiza el Formulario Núm.5 “Resumen de Inventario” de cada bien, con la información correspondiente al despacho y actualiza los saldos. Estampa el sello Registrado en Kardex, como constancia del registro del documento y envía la forma a la Unidad de Registro.

8. Unidad de Registro

Registra el despacho del bien o bienes en el sistema automatizado y sella como Registrado en la forma. El sistema genera el formulario de Despacho de Almacén y remite al Departamento de Contabilidad.


Recibe la documentación, efectúa los registros contables correspondientes al despacho. Archiva la documentación. Nota: El Jefe del Almacén o quien corresponda, hará llegar los originales generados por el

sistema de los Despachos de Almacén al Departamento de Contabilidad para su registro.

Copias de los Despacho al igual que la Solicitud de Bienes y Servicios, se retendrán en el Almacén para el archivo interno.


Mapa de Proceso


E. Transferencia de Bienes del Almacén Central a los Almacenes Periféricos

La centralización del control tiene como objetivo mantener un sistema de información confiable en materia de suministro. Para la transferencia de bienes del Almacén Central a los Almacenes Periféricos existentes, se deberá observar los puntos que a continuación se incidan.

1. Almacén Central

Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios, de parte de los Almacenes Periféricos correspondientes. Prepara el Formulario Núm.7 “Envío de Remesas”, en original y una copia. Registra la salida en el tarjetario general y simultáneamente registrará la entrada en el tarjetario especial del Almacén Periférico correspondiente. Entrega los bienes al funcionario responsable del Almacén Periférico.

2. Almacén Periférico

Recibe los materiales y otros suministros, procede a verificar, de estar correcto recibe conforme. Efectúa los registros correspondientes en el tarjetario. Custodia temporalmente los materiales o suministros. Una vez las Unidades Administrativas efectúan las solicitudes correspondientes, a través del formulario Solicitud de Bienes y Servicios, procede a confeccionar el formulario Despacho de Almacén. Despacha los bienes, y envía copia al Almacén Central.

3. Almacén Central

Recibe copia de los formularios de Despacho de Almacén. Al recibir la copia, efectúa los registros correspondientes en el tarjetario y envía al Departamento de Contabilidad.



Recibe copia de los formularios Despacho de Almacén. Efectúa los registros contables correspondientes al despacho.

Mapa de Proceso


F. Custodia de Bienes

La custodia consiste en asegurar la conservación y protección de los bienes, su fácil y segura identificación, su rápido manejo y el máximo aprovechamiento del espacio.

1. Proveedor

Entrega los bienes o materiales en la Sección de Almacén.

2. Almacén

Unidad de Recepción

Verifica la recepción conforme a lo establecido en la Orden de Compra y remite lo recepcionado a la Unidad de Custodia.


Toma los bienes y los clasifica de acuerdo al Fondo respectivo y al tipo de material. Se estiban los bienes estipulados en la Orden de Compra en un área específica. Anota en la Tarjeta Marbete la información contenida en la Orden de Compra, luego coloca el artículo en el anaquel correspondiente.

Nota: 1. Una Tarjeta Marbete se abrirá por cada bien que administre el Almacén, en ella se anotará la entrada, la salida y saldo, así como el código de identificación, los niveles de máximos y mínimos, de acuerdo al movimiento del artículo. La información contenida aquí deberá coincidir con la información proporcionada por el sistema.

2. En los casos en que se hagan entregas parciales la Jefatura del Almacén llenará el

Formulario Núm.8 “Custodia de Bienes de Entregas Parciales” y junto con el proveedor la refrendarán.

Una vez completadas las cantidades necesarias, de acuerdo a la Orden de Compra, se procede con el Procedimiento de Recepción de Bienes al Almacén.


Mapa de Proceso


G. Ajuste, Modificación, Anulación a las Recepciones o Despachos


Revisa el Informe de Almacén con la documentación adjunta (Órdenes de Compra, Facturas, Recepción de Almacén, Despacho de Almacén y Solicitud de bienes y Servicios) suministrada por la Sección de Almacén. Si detecta la omisión o error de información en los Informes del Almacén, ya sea en la recepción o despacho por parte de los servidores de alguna de estas unidades, solicita la(s) correcciones necesarias en las Recepciones o Despachos a través del Formulario Núm. 10 “Ajuste, Anulación, Modificación a las Recepciones o Despachos”. Envía el formulario junto con el documento con errores al Almacén para su debida subsanación.


Recibe el formulario junto con el documento y la entrega al Jefe o Supervisor, quien remite a la unidad de registro para efectuar las correcciones. La Unidad de Registro realiza la corrección en el sistema y se emite el documento corregido (Recepción o Despacho). Firma la forma como constancia de realizada la corrección y la envía al Jefe o Supervisor para su verificación, conjuntamente con el documento corregido. El Jefe o Supervisor verifica el documento corregido y de estar correcto, firma el formulario como constancia de verificado. Envía el documento corregido a las unidades de Contabilidad y Tesorería.

Nota: Si la Sección de Almacén es la Unidad Administrativa que detecta el error, ésta realizará las correcciones del caso en el sistema e informará inmediatamente a los otros Departamentos involucrados, enviando el formulario que corresponde con el documento corregido.


Mapa de Proceso


H. Toma de Inventario Físico

Una vez determinada y aprobada la fecha de toma de inventario, a través de la Dirección Administrativa, se debe solicitar la participación de las siguientes Unidades Administrativas, quienes conformarán la Comisión de Levantamiento de Inventario:

a. Un funcionario de Auditoria Interna b. Un funcionario de Contabilidad c. Un funcionario de Bienes Patrimoniales


Designa a través de memorando a los funcionarios subordinados a su área, para que realicen la toma de inventario al Almacén.

Nota: Según las (NCIG 3.4.3), el personal que interviene en la toma de inventarios, será independiente de aquellos que tienen la custodia de los bienes…”

Emite por escrito las directrices para la toma de inventario al personal que participará en este proceso. Aprueba mediante firma y remite a la Sección de Almacén.


Entrega actualizadas las Tarjetas Codificadoras de Movimiento de Bienes que están bajo su custodia, al encargado de realizar el inventario.

3. Funcionarios Responsables del Inventario

Los funcionarios designados proceden a ejecutar la verificación de los registros en el inventario, se contará la cantidad que aparece físicamente en la Sección de Almacén y se comparará con lo que está registrado en el inventario.

Registrar todas las diferencias tanto a favor como en contra. Devuelve las tarjetas al Jefe(a) del Almacén. Confecciona Informe del inventario en original y dos copias y remite a la Sección de Almacén.



El Jefe(a) firma como constancia de realizado el inventario y solicita al resto de los participantes la firma del mismo. Envía el original al Departamento de Contabilidad y copia a la Dirección Administrativa, la otra copia para los archivos de la Sección de Almacén.

Nota: La Comisión de Levantamiento de Inventario iinvestigan si existen diferencias durante el proceso de levantamiento del inventario de bienes, realiza los ajustes correspondientes, previa comunicación y autorización de la Dirección Administrativa o del funcionario responsable.

La s diferencias que se obtengan durante el proceso de inventario de bienes y conciliación con la información contable, se investiga y luego se practican los ajustes correspondientes, con previa autorización de la Dirección de Administración y Finanzas.

Mapa de Proceso


I. Sustracciones o Pérdidas de Bienes

1. Unidad Solicitante/Sección de Almacén

Presenta la denuncia del (de los) bien(es) perdidos a través de un memorando. Verifica en el inventario del Sistema, el tipo de bien que ha sido sustraído. Elabora un informe con la descripción del equipo y remite a la Dirección Administrativa.


Imparte instrucciones al Departamento de Seguridad para que proceda a realizar la investigación correspondiente. Notifica a Auditoria Interna para proceder con las acciones administrativas correctivas.

2.a Departamento de Seguridad

Realiza las investigaciones pertinentes en coordinación con la Dirección de Auditoría Interna para esclarecer los hechos, de ser necesario, se presentará denuncia formal a las autoridades competentes.

3. Dirección de Auditoría Interna

Hacen las verificaciones correspondientes y en conjunto con el Departamento de Seguridad preparan el informe. Distribución del Informe y sus copias:

Original: Departamento de Contabilidad. Primera copia: Dirección Administrativa. Segunda copia: Sección de Almacén. Tercera copia: Departamento de Seguridad. Cuarta copia: Despacho Superior. Quinta copia: Dirección de Auditoria Interna.


Mapa de Procesos


J. Descarte de Bienes Deteriorados

El descarte de bienes, es un proceso que consiste en retirar todos aquellos bienes, que han perdido la posibilidad de ser utilizados en la entidad, por haber sido expuestos a acciones de diferente naturaleza.

1. Sección de Almacén/Unidad Ejecutora

Solicita el descarte de los bienes que considera están inutilizados (Obsolescencia, daños, deterioro, pérdida, destrucción, excedencia, mantenimiento y/o reparación onerosa, reembolso y/o reposición o cualquier otra causa justificable), a través de memorando, a la Dirección Administrativa, en el cual indica el motivo y detalla los bienes a descartar (serie, modelo, marca, etc.).

2. Dirección de Administrativa

Recibe y revisa el memorando, de estar de acuerdo sella, firma y envía al Departamento de Bienes Patrimoniales.

3. Departamento de Bienes Patrimoniales

Verifica la información contenida en el memorando y el detalle de los bienes a descartar. Si son bienes que necesitan la opinión de un personal idóneo, la solicita y la adjunta a la documentación. Remite esta documentación a la Dirección de Catastro y Bienes Patrimoniales del Ministerio de Economía y Finanzas y al Departamento de Fiscalización de Bienes Patrimoniales de la Contraloría General.

4. Ministerio de Economía y Finanzas

Dirección de Catastro y Bienes Patrimoniales

Recibe la documentación, verifica y coordina con su personal para asistir a dicha actividad. Prepara nota dirigida al Departamento de Bienes Patrimoniales de la entidad, informando su participación en el Descarte.


5. Contraloría General Departamento de Fiscalización de Bienes Patrimoniales

Recibe la documentación, verifica y coordina con su personal para asistir a dicha actividad. Prepara nota dirigida al Departamento de Bienes Patrimoniales de la entidad, informando su participación en el Descarte.

6. Ministerio de Gobierno

Departamento de Bienes Patrimoniales

Recibe sendas confirmaciones de la participación del Ministerio de Economía y Finanzas y de la Contraloría General, coordina el descarte para el día programado. Llegado el día proceden a asistir los servidores públicos de las oficinas participantes. Verifican la información contenida en el memo de descarte, de haber bienes que necesitan opinión de algún personal idóneo, la solicitan. Levanta el Formulario Núm. 13 “Acta de Descarte”, adjuntan toda la documentación y proceden a la firma de los involucrados. Se toman fotografías en el momento del acto para la constancia del mismo. Distribuyen las copias, y las distribuye de la siguiente manera:

Original: Dirección Administrativa. Copias: Unidad de Almacén. Departamento de Contabilidad Departamento de Bienes Patrimoniales (Contraloría General) Dirección de Catastro y Bienes Patrimoniales (MEF)


Recibe copia del Acta de Descarte y efectúa los registros correspondientes

Nota: Cuando se eliminen accesorios o piezas de automóviles, computadoras, o cualquier equipo técnico, se solicitará la opinión técnica de los facultativos (mecánicos o técnicos informáticos), para corroborar su descarte, quienes firman también el “Acta de Descarte”.


Mapa de Procesos


IV. CODIFICACIÓN DE LOS ARTÍCULOS

Para llevar un control bien específico de los artículos que entran y salen del Almacén, esta unidad tendrá la responsabilidad de establecer el control, actualización y el registro de la información que genera la entrada y salida del bien. Para ello, establecerá un listado de Codificador de Artículos, que contendrá para cada artículo un número único en la base de datos. El codificador estará ordenado según las necesidades del Almacén, ya sea por orden alfabético o por orden de la secuencia numérica de los artículos. El número único para cada artículo contendrá los siguientes campos de dígitos:

A. Para el Almacén Ejemplo: A01.200.01.10.001 Arroz de primera

Nivel 1 Nivel 5 A01 001 es el artículo Ubicación Física del artículo en específicamente Almacén Nivel 4 10 es el subgrupo

Nivel 2 200 Es la cuenta presupuestaria

Nivel 3 01 Es el subgrupo específico B. Para el Registro Financiero

Los ocho primeros dígitos son fundamentales para el Sistema de Contabilidad Gubernamental. Los otros dígitos restantes son importantes para la Sección de Almacén y el Departamento de Contabilidad (identifican al artículo, el destino y uso que se le dio); dichos códigos son dígitos internos propios de esta Institución y pueden variar en cantidad.


La Sección del Almacén del Ministerio de Gobierno utilizará la codificación financiera establecida por el Departamento de Sistema de Contabilidad de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General, a través del respectivo Manual de Contabilidad Gubernamental autorizado.


RÉGIMEN DE FORMULARIOS


Formulario Núm. 1 República de Panamá

MINISTERIO DE GOBIERNO RECEPCIÓN DE ALMACÉN

Fecha: ___________________ Recepción: __________________ Proveedor: _________________ Orden de Compra: ______________ Condición: ______________ Requisición: ___________________ Facturas: ______________________

Cantidad Unidad Código Descripción Valor (B/.)

Unitario Total

Subtotal B/. _______________ Descuento _______________ I.T.B.M. _______________ TOTAL B/. _______________ Observaciones: __________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ Recibido por: _______________________________ Registrado por: ____________________ Verificado por: _________________________


RECEPCIÓN DE ALMACÉN

A. ORIGEN Sección de Almacén.

B. OBJETIVO: Anotar diariamente todas las recepciones de la Sección de Almacén, para ser enviadas al Departamento de Contabilidad y Tesorería

C. CONTENIDO:

Fecha: Anotar día, mes y año en que se confecciona la forma. Núm.: Colocar el número de la requisición. Recepción: Número secuencial prenumerado para las solicitudes. Proveedor: Anotar el nombre del proveedor. Orden de Compra: Anotar el número de la orden de compra que corresponda. Condición: Si la compra es al Crédito o al Contado. Facturas: Anotar el número de factura por parte del proveedor. Cantidad: Es el total por renglón recibido. Unidad: Unidad de medida utilizada (docena, libras, cada uno, etc.). Código: Código de identificación del artículo. Descripción: Especificar los bienes claramente. Valor

Unitario: Total:

Indicar los precios por artículo. Resultado de la multiplicación del precio unitario, por la cantidad de artículos.

Sub total: Indicar el subtotal de valor de la mercancía recibida. Descuento: Indicar el descuento si lo hay. I.T.B.M: Indicar el total del Impuesto. TOTAL: Indicar el gran total, luego de sumarles los rubros anteriores. Observaciones: Breve explicación para ampliar la información. Recibido por: Firma de la persona autorizada. Registrado por: Firma de quien registra en el sistema Revisado por: Firma del servidor que revisa la forma.

D. DISTRIBUCIÓN: Original: Departamento de Contabilidad. Copia: Sección de Almacén Copia: Unidad Administrativa Solicitante


Formulario Núm.2

MINISTERIO DE GOBIERNO

SECCIÓN DE ALMACÉN

Código ________________________________

TARJETA MARBETE Artículo ________________________________________________ Unidad ________________________________________________ Ubicación:______________________________________________ Cantidad Máxima: ___________Cantidad Mínima: _________

FECHA REFERENCIA ENTRADA SALIDA SALDO FIRMA


TARJETA MARBETE

A. OBJETIVO: Mantener información actualizada de la existencia de

materiales, suministros y otros bienes, para que sirva como fuente de consulta rápida.

B. ORIGEN: Unidad de Almacén y en las Oficinas Regionales, y

se coloca en los anaqueles respectivos.

C. CONTENIDO: Código: Utilizar los dígitos que identifican el artículo, que se

utiliza en el Almacén. Artículo: Nombre del artículo en referencia. Unidad: Se refiere a la medida común utilizada en control de

inventario (docena, resma, caja, cada uno, etc.). Ubicación: Se refiere al lugar donde se guarda el artículo. Cantidad máxima: Indica el volumen máximo que debe tenerse en

existencia según los cálculos de programación. Cantidad mínima: Indica el volumen mínimo que debe tenerse en

existencia según los cálculos de programación. Fecha:

Día, mes y año cuando se reciben o despachan los artículos.

Referencia: Nombre y número del documento que se emplea para darle entrada o salida al artículo.

Entrada: Indicar la cantidad del artículo que se recibe. Salida: Indicar la cantidad del artículo que se despacha. Saldo: Indicar la cantidad del artículo que queda disponible

en el Almacén. Firma: Firma del funcionario de custodia.

D. DISTRIBUCIÓN: Original Unidad de Almacén.


Formulario Núm. 3

MINISTERIO DE GOBIERNO UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE

SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS

BIENES

SERVICIOS Día________Mes_____________Año__________ Solicitud Núm.:______ Departamento o Sección: ____________________________________________

Importe Renglón Cantidad Unidad Código

Artículo Descripción

Unitario Total

OBSERVACIONES:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Preparado por: ______________ Autorizado por: ___________ Recibido por: ___________ Fecha: ____________ Fecha: _____________ Fecha: _____________


SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS

OBJETIVO: Dejar constancia de la solicitud de bienes. ORIGEN: Unidad Solicitante. CONTENIDO: Bienes/ Servicios: Elegir con un gancho o cruz el tipo de solicitud. Día, Mes y Año: Fecha cuando se confecciona el documento. Solicitud de Bienes Núm.: Anotar el número de la Solicitud de Bienes y Servicios. Departamento o Sección: Nombre de la Unidad Administrativa que solicita los Bienes o

Suministros. Renglón: Numeración de los renglones utilizados por cada producto. Cantidad: Cantidad de artículos solicitados. Unidad: Medida utilizada según tipo de pedido (docena, galones, cajas, etc.). Código de Artículo: Código de identificación del artículo. Descripción: Nombre y especificación del artículo solicitado. Importe Unitario: Valor por unidad del artículo. Total: Valor total del artículo (cantidad entregada por el valor unitario). Observaciones: Anotar cualesquiera aclaración necesaria de ampliar. Preparado por: Firma de la persona que prepara la solicitud y fecha de preparación Autorizado por: Firma de la persona que autoriza la solicitud y fecha de autorización. Recibido por: Firma del funcionario de almacén y fecha en que recibe la solicitud. DISTRIBUCIÓN:

Original: Unidad de Almacén 1ra. Copia: Unidad Administrativa Solicitante.


Formulario Núm. 4


DESPACHO DE MATERIALES

Fecha: _________ Núm.:_____________________ Unidad Solicitante: __________________________________ Solicitud Núm.: ___________

Cantidad

Unidad

Código

Descripción

Total Valor

Unitario Total

TOTAL

Observaciones: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________

_______________________ ______________________________ Recibido por Entregado por


DESPACHO DE MATERIALES

A. OBJETIVO: Registrar las salidas de los bienes del Almacén durante el

día, solicitado por las diferentes Unidades Administrativas

B. ORIGEN: Unidad de Almacén. C. CONTENIDO 1. Fecha: Anotar día, mes y año cuando se confecciona la forma. 2. Núm.: Número de Solicitud secuencial. 3. Unidad Solicitante: Nombre de la Dirección o la Unidad que solicita el pedido

al Almacén. 4.

Solicitud Núm.: Número asignado en el Almacén, de acuerdo al fondo por el cual se compró el bien.

5. Cantidad: Es el total por renglón recibido. 6. Unidad: Unidad de medida utilizada (docena, libras, cada uno, etc.).7. Código: Código de identificación del artículo. 8. Descripción: Especificar los bienes claramente. 9. Valor

Unitario: Total:


10 Total: Anotar la sumatoria total de cada renglón. 11 Observaciones: Breve explicación para ampliar la información. 12 Recibido por: Firma de la persona que recibe el bien. 13 Entregado por: Firma de quien entrega la mercancía.

D. DISTRIBUCIÓN: Original Departamento de Contabilidad Copia Sección de Almacén Copia Unidad Solicitante


Formulario Núm. 5


DEPARTAMENTO DE COMPRAS

SECCIÓN DE ALMACÉN RESUMEN DE INVENTARIO

AL ___________ DE _________ DE 20 _____

CUENTA :_____________

CANTIDAD MONTO SALDO

PRODUCTO P/UNITARIO

(B/.) ENTRADA SALIDA ENTRADAS SALIDA CANTIDAD

VALOR (B/.)

SUB TOTAL

Nombre del Funcionario de la Sección de Almacén

Firma del Funcionario de la Sección de Almacén


RESUMEN DE INVENTARIO

A. OBJETIVO: Llevar un registro manual o computarizado de la cantidad de bienes por artículo, con el fin de mantenerlos actualizados, garantizando el manejo, custodia y abasto de los bienes que se adquieren.

B. ORIGEN: Unidad de Almacén.

C. CONTENIDO: 1. Al ___ De_____ de 200_____ Indicar la fecha a la que se efectúa el inventario. 2. Cuenta: Indicar el número de la cuenta según el Codificador. 3. Producto: Nombre del producto en referencia. 4. P/Unitario: Indicar el precio por unidad del producto en

mención. 5. Cantidad: Indicar el número de productos. 6. Entradas: Indicar el número de productos recibidos. 7. Salidas: Indicar el número de productos entregados. 8. Monto: Indicar el valor del producto recibido.

9. Entradas: Indicar el valor del producto entregado. 10.

Salida: Anotar el número de factura que acompaña la orden

de compra. 11. Saldo: Indicar el saldo de los productos.

12. Cantidad: Indicar la cantidad de producto que queda en existencia.

13. Valor: Indicar el valor de los productos que quedan en existencia.

14. Subtotal: Indicar la cantidad y el monto por cuenta que queda en el almacén.

15. Nombre del Funcionario de la Sección de Almacén:

Indicar el nombre del funcionario responsable de levantar el inventario por parte de la Sección de Almacén.

Firma del Funcionario de la Sección de Almacén:

Colocar la firma del funcionario responsable de levantar el inventario por parte de la Sección de Almacén.

D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Unidad de Almacén. Copia Departamento de Contabilidad Dirección de Administración y Finanzas.


Formulario Núm. 6

República de Panamá MINISTERIO DE COBIERNO

INFORME DE DESPACHO DE ALMACÉN

Fondo ____________

Fecha: _____________ Despacho Núm.: _______ Departamento: ________________________ Dirección: ________________________

Renglón Código Cantidad Unidad Descripción Valor (B/.)

Unit. Total

Observaciones: ________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Entregado /Recibido por: ___________________ Registrado por: __________________________ Verificado por: _____________________


INFORME DE DESPACHO DE ALMACÉN

A. OBJETIVO: Informar a las distintas Unidades de los despachos

de Almacén, sobre los bienes entregados durante el día.


C. CONTENIDO:

Fondo: Indicar el nombre del fondo utilizado. Fecha:

Anotar día, mes y año en que se confecciona la forma.

Despacho Núm.: Número asignado en el Almacén, de acuerdo al fondo por el cual se compró el bien.

Departamento: Código que describe a la Unidad que solicitó el bien.

Dirección: Código de la Dirección. Renglón Secuencia de materiales recibidos. Código: Código de identificación del artículo. Cantidad:

Es el total por renglón recibido.

Unidad: Unidad de medida utilizada (docena, libras, cada uno, etc.).

Descripción: Especificar los bienes claramente. Valor

Unitario: Total:


Sub total: Indicar el subtotal de los artículos. Total: Indicar el total de los artículos. Observaciones: Breve explicación para ampliar la información. Entregado/Recibido por: Firma de la persona que recibe o entrega el bien. Registrado por: Firma de quien registra en el sistema Verificado por: Firma del Jefe de la Sección de Almacén, quien

verifica.

D. DISTRIBUCIÓN: Original: Departamento de Contabilidad. Copia: Sección de Almacén.


Formulario Núm.7


MINISTERIO DE GOBIERNO SECCIÓN DE ALMACÉN

ENVÍO DE REMESA UNIDAD SOLICITANTE:_______________________________ NÚM. ______________ FECHA DE LA SOLICITUD: ____________________________

COD. PRODUCTO PRECIO

UNITARIO (B/.) REMESA VALORES

FIRMA DEL FUNCIONARIO

DEL ALMACEN PERIFERICO

FIRMA DEL ALMACENISTA


ENVÍO DE REMESA

A. OBJETIVO: Despachar los bienes solicitados por los Almacenes

Periféricos.

B. ORIGEN: Sección de Almacén.

C. CONTENIDO: 1. Unidad Solicitante: Indicar el Nombre de la Unidad Administrativa

donde se encuentra el Almacén Periférico. 2. Núm. Indicar el número de la remesa entregada al almacén

Periférico. 3. Fecha de la Solicitud: Indicar la fecha en que se hizo la remesa. 4. Cod.: Indicar el código del bien solicitado. 5. Producto: Nombre exacto del bien solicitado. 6. Precio Unitario: Indicar el precio por unidad del bien solicitado. 7. Remesa: Colocar el número secuencial de la remesa. 8. Valores: Indicar el valor del producto. 9. Firma del Funcionario del Almacén

Periférico que recibe el bien: Firma del funcionario del Almacén Periférico responsable.

10. Firma del Funcionario de la Sección de Almacén:

Firma de funcionario responsable de la Sección del Almacén.

D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Sección de Almacén. Copia: Almacén Periférico.


Formulario Núm. 8

CUSTODIA DE BIENES DE ENTREGAS PARCIALES

Siendo las _____________ de hoy ______________________de ______, el Almacén del Ministerio de Gobierno, recibe en calidad de custodia, los materiales que se detallan a continuación, de la Orden de Compra Núm. ____________ del Fondo de _________.

RENGLÓN CANTIDAD RECIBIDA

DESCRIPCIÓN CANTIDAD PENDIENTE

El proveedor se compromete a completar la entrega, el ______de _____________ ____________________ de_________ en su totalidad. ___________________________ ____________________________________ Por el Almacén Nombre y Firma por el Proveedor ____________________________ Cédula


CUSTODIA DE BIENES DE ENTREGAS PARCIALES

A. OBJETIVO: Llevar el registro de artículos que son recibidos en

forma parcial, hasta tanto el proveedor lo complete.


C. CONTENIDO:

1. Fecha: Anotar el día, mes y año de la entrega parcial. 2. O/C Núm.: Anotar número de la orden de compra de los bienes

que se reciben. 3. Fondo:

Anotar la partida presupuestaria por la cual se compró el bien.

4.

Renglón: Anotar el número en la secuencia de la Orden de Compra, por el que el artículo se recibe en custodia.

5. Cantidad recibida: Cantidad en números de artículos recibidos. 6. Descripción: Detalle específico del renglón que se recibe. 7. Cantidad pendiente: Anotar la cantidad de bienes que quedan pendientes

de entrega. El Proveedor se compromete a

completar la entregar: Indicar la fecha en que el proveedor se compromete a entregar la mercancía.

8. Por el Almacén: Nombre y firma por el Almacén. 9. Nombre y Forma del Proveedor: Nombre y firma del proveedor.

10. Cédula: Anotar número de cédula del proveedor.

D. DISTRIBUCIÓN Original: Archivo de la Sección de Almacén. Copia: Departamento de Contabilidad.


Formulario Núm. 9

República de Panamá MINISTERIO DE GOBIERNO

DEPARTAMENTO DE ALMACÉN REQUISICIÓN Núm. _____________

PARA LA ADQUISICIÓN GLOBAL DE MATERIALES Y EQUIPOS

Renglón Cant.. (B/.)

Unidad Código Descripción Precio Estimado (B/.)

Unidad Total Subtotal

I.T.B.M. TOTAL

Certifico que después de haber realizado los análisis del consumo periódico, los materiales solicitados aquí, son estrictamente necesarios para llevar a cabo las funciones de las distintas Unidades Administrativas de esta Institución. Observaciones:

Jefe de Almacén Fecha

Director Administrativo Fecha

Jefe de Presupuesto Fecha

Jefe de Compras Fecha


REQUISICIÓN

A. OBJETIVO: Servir a la Sección de Almacén como medio, para solicitar globalmente materiales y equipos para el funcionamiento de la Institución, en forma trimestral.


C. CONTENIDO: 1. Requisición No.: Asignación del número de control consecutivo. 2. Renglón: Enumerar consecutivamente los artículos a solicitar. 3. Cantidad: Indicar el total que se pide por artículo. 4. Unidad:

Se refiere a la descripción del artículo o bien, como se despacha (resma, galón, paquete, etc.).

5. Código: 6. Precio Estimado:

a- Unitario: b- Total:

Valor por unidad del artículo. Valor total del artículo.

7. Subtotal: Valor de los artículos. 8. ITBM: Impuesto de los artículos 9. Total: Valor total de los artículos.

10. Observación: Anotar cualquier información adicional, que sea necesaria para una mejor comprensión de lo expuesto en el formato.

11. Firmas: Las indicadas 12.

Fechas: Anotar las fechas una vez firmada la forma.

13.

Partidas: Presupuesto indicará las partidas correspondientes al Fondo.

D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Departamento de Proveeduría y Compras. Copia: Unidad de Almacén.


Formulario Núm. 10

MINISTERIO DE GOBIERNO SECCIÓN DE ALMACÉN

Núm.________ AJUSTE, ANULACIÓN, MODIFICACIÓN A LAS

RECEPCIONES O DESPACHOS

Recepción - Despacho: Núm.________________ AJUSTE, ANULACIÓN O MODIFICACIÓN, DEBE SER: Fondo: __________________________________Fecha:__________________________ Proveedor:_____________________________Departamento:_____________________ Orden de Compra Núm.:___________________ Condición:_______________________ Requisición:____________________________ Facturas: ____________________, __________________, ______________________, _______________________, _____________________, ________________________ Renglón Código Cant. Descripción P.U.

(B/.) Total (B/.)

Marbete

Descuento: B/.____________ I.T.B.M.:___________ TOTAL B/.:________________ Observaciones: ______________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Preparado por: Corregido por: Verificado por: Recibido por (Contabilidad) Recibido por (Tesorería)


AJUSTE, ANULACIÓN MODIFICACIÓN A LAS RECEPCIONES O DESPACHOS

A. OBJETIVO: Realizar las debidas correcciones encontradas por parte de Contabilidad o Tesorería con respecto a algunos de los formularios entregados, con el fin de subsanar el informe respectivo en forma inmediata.


C. CONTENIDO: 1. Núm.:

Anotar el número secuencial a que corresponde este proceso.

2. Recepción/Despacho Núm.: Anotar el número de recepción o despacho a que corresponda.

3. Fondo: Anotar la partida presupuestaria que fue afectada. 4. Fecha: Anotar día, mes y año. 5. Proveedor: Anotar el nombre del proveedor. 6. Departamento: Anotar la unidad administrativa involucrada. 7. Orden de Compra: Anotar el número de compra, con la cual se adquirió

el bien. 8. Condición: Anotar el estado actual del bien. 9. Requisición: Anotar el número de requisición, si fuere el caso.

10. Facturas: Anotar los números de facturas, por la compra de los bienes.

11. Renglón: Anotar al renglón que corresponde en la orden de compra.

12. Código: Anotar el código del artículo. 13. Cantidad: Anotar la cantidad a modificar, anular o ajustar. 14. Descripción: Especificar el bien. 15. P.U.: Anotar el precio por unidad. 16. Total: Anotar la cantidad de bienes. 17. Marbete: Identificación del bien para activo fijo. 18. Descuento: Anotar el porcentaje de descuento, si fuere el caso. 19. ITBM: Impuesto de Transferencia de Bienes e Inmuebles. 20. Total: Anotar total final. 21. Observaciones: Anotar cualquier observación adicional. 22. Preparado, Corregido y Verificado

por: Nombre y firmas de los servidores públicos responsables de la acción

23. Recibido por: Nombres y firma de quien recibe en Contabilidad y Tesorería.

D. DISTRIBUCIÓN: Original: Departamento de Contabilidad Copia: Tesorería Copia: Unidad de Almacén


Formulario Núm.11

REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE GOBIERNO

HOJA DE INVENTARIO FÍSICO

Costo Diferencia Código Artículo

Descripción Unidad CotejoInicial

Cotejo CotejoFinal Unitario Total Faltante Importe

_________________ ____________________ ______________________________ Levantado por Verificado por Jefe de la Sección de Almacén


HOJA DE INVENTARIO FÍSICO

A. OBJETIVO: Llevar el registro y control de los bienes existentes en el Almacén.

B. ORIGEN: Sección de Almacén.

C. CONTENIDO 1. Fecha:

Anotar día, mes y año.

2. Código de Artículo: Anotar el código que identifica el bien o artículo.

3. Descripción:

Detalle cada bien considerado en el inventario.

4. Unidad:

Medida común utilizada (docena, resma, caja, etc.)

5. Conteo Inicial: Sumatoria inicial de las unidades inventariadas según tarjetario.

6. Cotejo:

Segunda sumatoria de comparación de las unidades inventariadas.

7. Cotejo Final: Sumatoria definitiva de unidades inventariadas. 8.

Costo Unitario: Total:

Costo de cada una de las unidades inventariadas. Costo total de las unidades inventariadas.

9.

Diferencia Faltante: Importe:

Anotar los bienes faltantes o sobrantes, determinados al confrontar los registros del inventario, con la existencia física. Valor de los bienes que resultan con diferencias.

10. Levantado por: Nombre completo de quien realiza el inventario. 11. Verificado por:

Nombre de quien tiene a su cargo de revisión del inventario.

12. Jefe de Almacén: Nombre y firma del Jefe del Almacén.

D. DISTRIBUCIÓN Original: Departamento de Contabilidad Copia: Sección de Almacén Copia: Dirección de Administración y Finanzas


Formulario Núm.12 MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS


SECCIÓN DE ALMACÉN

TARJETA DE REGISTRO DE INVENTARIO ARTÍCULO: CÓDIGO: TAMAÑO: TIPO DE PRODUCTO: MARCA: MODELO:

ENTRADAS SALILDAS SALDO FECHA

CANTIDAD

UNIDAD

O/C

PRECIO UNITARIO

VALOR TOTAL

FECHA

CANTIDAD

UNIDAD

CANTIDAD

UNIDAD

USUARIO

Nota: No tache, ni sobrescriba en ningún renglón.


Formulario Núm.13

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECCIÓN DE CATASTRO Y BIENES PATRIMONIALES

DEPARTAMENTO DE AVALUO DE BIENES PATRIMONIALES ACTA DE DESCARTE NÚM. _________________________

SIENDO LAS ___________________DEL DÍA_____________________ DE 20_______ SE PROCEDE AL DESCARTE DE: _________________________________________________________________________ UBICADO EN ________________________________________ PROVINCIA DE: ____________________________________________ PROPIEDAD DE: __________________________________________________________ SOLICITADO AL MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANAZAS MEDIANTE NOTA NÚM.: ____________________Y LA CONTRALORÍA GENERAL MEDIANTE NOTA NÚM.: ___________________________________ CUENTA ESPECIF.

SUB ESPECIF.

CÓDIGO DESCRIPCIÓN MARCA MODELO SERIE AÑO/ADQ. V/LIBRO

NOTA: EN VIRTUD DEL AVAZADO ESTADO DE DETERIORO DE LOS BIENES ARRIBA DESCRITOS, SE CONCLUYE QUE DEBEN ELIMINARSE DEL INVENTARIO Y DE LOS REGISTROS CONTABLES Y PROCEDER A SU DESTRUCCIÓN FUNDAMENTO LEY 22 DE 2006, DECRETO EJECUTIVO NÚM.34 DE 3 DE MAYO DE 1985. PARA CONSTANCIA DE LO ANTERIOR EXPUESTO FIRMAMOS: _________________________ _____________________ ___________________ AVALUADOR – CONTRALORÍA GENERAL INSTITUCIÓN MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS


Atendiendo al Artículo 777, del Código de Comercio, comunico que yo, JACQUELINE CHAN LIAO , con cédula8-835-268, he traspasado el negocio denominado MINI SÚPER VALLE DE ARRAIJÁN , ubicado en la provincia dePanamá, distrito de Arraiján, corregimiento de Vista Alegre, Urbanización Vacamonte, El Valle, calle principal, edificio139, local A, con aviso de operación No. 2012-331513, a GILBERTO CHEN ZHANG , con cédula 8-873-2025. Dado enPanamá, a los 2 días del mes de julio de 2012. Jacqueline Chan Liao. Céd. 8-835-268. L. 201-381433. Tercera publicación.

_______

REPÚBLICA DE PANAMÁ, REGISTRO PÚBLICO DE PANAMÁ. CERTIFICA CON VISTA A LA SOLICITUD12-1025927. QUE LA SOCIEDAD: ACUARIUS ASSOCIATES CORP. Se encuentra registrada en la Ficha: 340203,Rollo: 57907, Imagen: 25, desde el diecinueve de enero de mil novecientos noventa y ocho. DISUELTA. Que dichasociedad ha sido disuelta según Escritura Pública 5469 de 20 de junio de 2012 de la Notaría Tercera del Circuito dePanamá, inscrita a Ficha 340203, Documento 2198824, de la Sección de Personas desde el 27 de junio de 2012. Expedidoy firmado en la provincia de Panamá, el tres de julio de dos mil doce a las 03:32:20, p.m. Nota: Esta certificación pagóderechos por un valor de B/.30.00, comprobante No. 12-1025927. No. Certificado: S. Anónima 079039, fecha: Martes, 03de julio de 2012. ELIZABETH QUIJADA R. Certificador. //JERAPA25//. L- 201-381671. Única publicación.

______

REPÚBLICA DE PANAMÁ, REGISTRO PÚBLICO DE PANAMÁ. CERTIFICA CON VISTA A LA SOLICITUD12-1025928. QUE LA SOCIEDAD: MIRAFLORES CORP . Se encuentra registrada en la Ficha: 347753, Rollo: 60815,Imagen: 23, desde el ocho de julio de mil novecientos noventa y ocho. DISUELTA. Que dicha sociedad ha sido disueltasegún Escritura Pública 5470 de 20 de junio de 2012 de la Notaría Tercera del Circuito de Panamá, inscrita a Ficha347753, Documento 2198821, de la Sección de Personas desde el 27 de junio de 2012. Expedido y firmado en laprovincia de Panamá, el tres de julio de dos mil doce a las 03:33:00, p.m. Nota: Esta certificación pagó derechos por unvalor de B/.30.00, comprobante No. 12-1025928. No. Certificado: S. Anónima 079050, fecha: Martes, 03 de julio de2012. ELIZABETH QUIJADA R. Certificador. //JERAPA25//. L- 201-381672. Única publicación.

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REPÚBLICA DE PANAMÁ, REGISTRO PÚBLICO DE PANAMÁ. CERTIFICA CON VISTA A LA SOLICITUD12-1025926. QUE LA SOCIEDAD: WESTHAVEN PROPERTIES INC . Se encuentra registrada la Ficha 393581, Doc.189297, desde el cinco de enero de dos mil uno. DISUELTA. Que dicha sociedad ha sido disuelta según Escritura Pública5471 de 20 de junio de 2012 de la Notaría Tercera del Circuito de Panamá, inscrita a Ficha 393581, Documento 2198803,de la Sección de Personas desde el 27 de junio de 2012. Expedido y firmado en la provincia de Panamá, el tres de julio dedos mil doce a las 03:31:35, p.m. Nota: Esta certificación pagó derechos por un valor de B/.30.00, comprobante No.12-1025926. No. Certificado: S. Anónima 079038, fecha: Martes, 03 de julio de 2012. ELIZABETH QUIJADA R.Certificador. //JERAPA25//. L- 201-381673. Única publicación.

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AVISO DE DISOLUCIÓN. Se notifica al público en general, que mediante Escritura Pública número 13450 del 12 dejunio de 2012, expedida en la Notaría Cuarta del Circuito de Panamá, la sociedad BIENES RAÍCES EL DORADO, S.A., acuerda DISOLUCIÓN según consta en el Registro Público, Sección de Micropelículas Mercantil a Ficha 75322,Sigla S.A,. Documento 2201287, desde el 03 de julio de 2012. Panamá, 04 de julio de 2012. L. 201-381640. Única publicación.

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AVISO DE DISOLUCIÓN. Se notifica al público en general, que mediante Escritura Pública número 13218 del 11 dejunio de 2012, expedida en la Notaría Cuarta del Circuito de Panamá, la sociedad DONG FANG COMPANY, S.A.,acuerda DISOLUCIÓN según consta en el Registro Público, Sección de Micropelículas Mercantil a Ficha 422986, SiglaS.A,. Documento 2201285, desde el 03 de julio de 2012. Panamá, 04 de julio de 2012. L. 201-381639. Única publicación.

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AVISO DE DISOLUCIÓN. De conformidad con la ley, se avisa al público que mediante Escritura Pública No. 11,153 de19 de junio de 2012, de la Notaría Primera del Circuito e inscrita en la Sección de Mercantil del Registro Público, a laFicha 610830, Documento 2201483 el 3 de julio de 2012, ha sido disuelta la sociedad PANAMCORP INVESTMENTS INC. Panamá, 4 de julio de 2012. L. 201-381659. Única publicación.

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AVISO DE DISOLUCIÓN. Se informa al público que mediante la escritura pública número 10,854 de la Notaría Primeradel Circuito de Panamá del 14 de junio de 2012, se ha disuelto la sociedad OCPY HOLDINGS CORP. Este acto seinscribió el 20 de junio de 2012 en la Sección Mercantil del Registro Público de Panamá, a la Ficha 619398, Documento



2194122. L. 201-381603. Única publicación.

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AVISO DE DISOLUCIÓN. Se informa al público que mediante la escritura pública número 11,132 de la Notaría Primeradel Circuito de Panamá del 19 de junio de 2012, se ha disuelto la sociedad L T ARQUITECTOS, S.A. Este acto seinscribió el 28 de junio de 2012 en la Sección Mercantil del Registro Público de Panamá, a la Ficha 482269, Documento2198863. L. 201-381604. Única publicación.

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A QUIEN CONCIERNE. A solicitud de la parte interesada, la suscrita titular MARILUZ BATISTA MUÑOZ DEPORTER JR, con cédula de identidad personal 4-132-1272, propietaria del establecimiento comercial denominado RESTAURANTE CAIMITO S COUNTRY KITCHEN , ubicado en la provincia de Chiriquí, distrito de Dolega,corregimiento de Los Algarrobos, Urbanización Caimito, Calle Vía Boquete; el cual se dedica a la venta de comidascriollas, pizzas, pastas, refrescos, golosinas, venta de vinos, licores, cervezas nacionales y extranjeras en envases abiertoscomo acompañamiento y otras actividades asociadas, por lo cual se expidió el aviso de operación No.4-132-1272-2008-152249 en el mes de diciembre de 2008, para la explotación de la actividad comercial descritaanteriormente. Hago del conocimiento de la parte interesada el traspaso del aviso de operaciones No.4-132-1272-2008-152249 a la señora YAHAIRA PITTY VEGA , identificada con la cédula de identidad personalnúmero 4-738-996, a partir de la fecha. Dado en la ciudad de David, a los 31 días del mes de mayo de 2012. MariluzBatista. 4-132-1272. L. 201-378848. Primera publicación.

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AVISO. Yo, PAULINO ISRAEL CEDEÑO , con cédula No. 7-94-1687, con residencia en Tanara, corregimiento deChepo, distrito de Chepo, le traspaso los derechos de mi negocio denominado PARRILLADA Y BILLAR RANCHO ESCONDIDO al señor ALFRED FREISEL GUTIÉRREZ , con cédula de identidad personal No. 7-116-789. L.201-381664. Primera publicación.

AUTORIDAD NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE TIERRAS. EDICTO No. 8-7-147-2012. El SuscritoFuncionario Sustanciador de la Autoridad Nacional de Administración de Tierras. HACE CONSTAR: Que el señor (a) YONI SAMUEL ORTEGA CRUZ, vecino (a) de Altos de Ángel, Nuevo Tocumen, corregimiento 24 de Diciembre, deldistrito de Panamá, provincia de Panamá, portador de la cédula de identidad personal No. 8-898-90, ha solicitado a laDirección Nacional de Administración de Tierras, mediante solicitud No. 8-7-435-2010, según plano aprobado No.805-08-23008, la adjudicación del título oneroso, de una parcela de tierra nacional adjudicable, con una superficie total de23 Has + 2936.40 M2, ubicada en Agua Fría de Ipetí, corregimiento de Tortí, distrito de Chepo, provincia de Panamá.Globo A. 21 Has. + 6287.88 M2 . Norte: Terrenos nacionales ocupados por Juan Navarro, Luis Cruz. Sur: Quebrada sinnombre, terrenos nacionales por Aguedo Quintero. Este: Camino de tierra de 12.00 mts. a otras fincas, terrenos nacionalesocupados por Félix Batista. Oeste: Terrenos nacionales ocupados por Aguedo Quintero. Globo B. 0 Has. + 1730.20 M2 .Norte: Camino de tierra. Sur: Servidumbre pluvial de 10.00 mts., Escuela Charco Rico. Este: Camino de tierra. Oeste:Camino de tierra. Globo C. 1 Has. + 4918.32 M2 . Norte: Camino de tierra de 12.00 Mts. hacia Ipetí Colono. Sur:Servidumbre pluvial de 10.00 Mts. Este: Servidumbre pluvial de 10.00 Mts., cuadro de béisbol. Oeste: Camino de tierra.Para los efectos legales se fija el presente Edicto en lugar visible de este Despacho, en la Alcaldía del distrito de Chepo, oen la Corregiduría de Tortí, copia del mismo se le entregará al interesado para que lo haga publicar en los órganos depublicidad correspondientes, tal como lo ordena el artículo 108 del Código Agrario. Este Edicto tendrá una vigencia dequince (15) días a partir de la última publicación. Dado en Chepo, a los 25 días del mes de junio de 2012. (fdo.) JORGERAMOS. Funcionario Sustanciador. (fdo.) MIGDALIS MONTENEGRO. Secretaria Ad-Hoc. L.201-381525. Segunda publicación.

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REPÚBLICA DE PANAMA, MUNICIPIO DE ARRAIJÁN, EDICTO No. 350-12, Arraiján, 17 de abril de 2012. Elsuscrito Secretario General del Distrito de Arraiján. HACE SABER. Que el señor (a) VENUS GISELA BARSALLODE LEON, con cédula de identidad personal No. 8-384-718, con domicilio en el corregimiento de Arraiján Cabecera, hapresentado solicitud de adjudicación a título de COMPRA Y VENTA, de un lote de terreno que forma parte de la Finca18, inscrita al Tomo 21, Folio 32, de propiedad de este Municipio, ubicado en el corregimiento de Arraiján Cabecera,dentro de los siguientes linderos y medidas según plano No. 80101-122351. Norte: Ocupado por Manuel Reyes y mide:36.16 Mts. Sur: Ocupado por Rosa De León y mide: 26.83 Mts. Este: Servidumbre y mide: 29.72 Mts. Oeste: Resto librede la finca 18 y mide es una arista. Para que dentro del término de cinco (5) días siguientes a la última publicación se



hagan valer los derechos a que haya lugar. En atención a lo que dispone el Artículo Doce del Acuerdo No. 31 del 16 dejunio de 2009, se ordena la publicación del presente Edicto, por tres (3) días consecutivos en un periódico de circulaciónnacional por diez (10) días en la corregiduría del área y por diez (10) días en la Secretaría General de este despacho,copias del mismo se entregarán al interesado para tal efecto. Para que sirva de formal notificación a las partes, se fija elpresente edicto en un lugar visible de la alcaldía, hoy diecisiete (17) de abril de dos mil doce (2012), siendo las 10:00 dela mañana y por el término de diez días hábiles. FÍJESE Y PUBLÍQUESE. (fdo) YERIDETT MORENO. SecretariaGeneral del Municipio de Arraiján. L. 201-381650.

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REPÚBLICA DE PANAMÁ AUTORIDAD NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE TIERRAS DIRECCIÓNNACIONAL DE TITULACIÓN Y REGULARIZACIÓN PROVINCIA DE COCLÉ. EDICTO No. 030-2012. ELSUSCRITO FUNCIONARIO SUSTANCIADOR DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE TITULACIÓN YREGULARIZACIÓN DE TIERRA PROVINCIA DE COCLÉ. HACE SABER: Que EDITH RAQUEL CEDEÑO,vecino (a) de Santa Ana, corregimiento Santa Ana, distrito de Panamá, portador (a) de la cédula No. 2-83-1876, hasolicitado a la Dirección Nacional de Titulación y Regularización mediante solicitud No. 2-757-83, según plano aprobadoNo. 201-02-9530, adjudicación a título oneroso de una parcela de tierra baldía nacional adjudicable, con una superficietotal de 0 Has. + 2571.43 m2, ubicada en la localidad de El Pinzón, corregimiento de El Cristo, distrito de Aguadulce,provincia de Coclé, comprendida dentro de los siguientes linderos: Norte: Camino a Las Chapas hacia El Hato. Sur:Rufina Torres. Este: Rufina Torres. Oeste: Camino a quebrada El Cañafístulo hacia Las Chapas. Para los efectos legales,se fija el presente Edicto en lugar visible de la Dirección Nacional de Titulación y Regularización en la provincia de Cocléy en la corregiduría de El Cristo. Copia del mismo se hará publicar en el órgano de publicidad correspondiente, tal comolo ordena el Artículo 108 del Código Agrario. Este Edicto tendrá una vigencia de 15 días a partir de su última publicación.Dado en la ciudad de Penonomé, hoy 31 de mayo de 2012. (Fdo.) ING. ROBERTO CHANIS. Funcionario SustanciadorANATI-Coclé. (fdo.) MOISÉS ARIEL CALDERÓN. Secretario Ad-Hoc. L. 201-378017.

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REPÚBLICA DE PANAMÁ AUTORIDAD NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE TIERRAS DIRECCIÓNNACIONAL DE TITULACIÓN Y REGULARIZACIÓN. ANATI, CHIRIQUÍ. EDICTO No. 136-2012. El SuscritoFuncionario Sustanciador de la Autoridad Nacional de Administración de Tierras, en la provincia de Chiriquí al público.HACE CONSTAR: Que el señor (a) IVAN ALEXIS BEJERANO SANCHEZ, vecino (a) de Celmira, del corregimientoAserrío de Gariché, del distrito de Bugaba, provincia de Chiriquí, portador de la cédula de identidad personal No. 4-765-463, ha solicitado a la Autoridad Nacional de Administración de Tierras, mediante solicitud No. 4-0016-11, segúnplano aprobado No. 405-02-23647, la adjudicación del título oneroso de una parcela de tierra Baldía Nacionaladjudicable, con una superficie total de 0 Has. + 4,835.18 mts. El terreno está ubicado en la localidad de Celmira,corregimiento Aserrío de Gariché, distrito de Bugaba, provincia de Chiriquí, comprendido dentro de los siguienteslinderos: Norte: María Félix Flores. Sur: Lourdes Enith Araúz Guerra. Este: Camino, servidumbre. Oeste: Lourdes EnithAraúz Guerra. Para los efectos legales se fija el presente Edicto en lugar visible de este Despacho, en la Alcaldía delDistrito de Bugaba o en la corregiduría de Aserrío de Gariché, copias del mismo se le entregará al interesado para que lohaga publicar en los órganos de publicidad correspondientes, tal como lo ordena la Ley 37 de 1962. Este Edicto tendráuna vigencia de quince (15) días a partir de la última publicación. Dado en David, a los 22 días del mes de junio de 2012.(fdo.) LICDO. FABIO FRANCESCHI S. Funcionario Sustanciador. (fdo.) ENEIDA LOZADA V. Secretaria Ad-Hoc. L.201-380431.

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EDICTO No. 74 DIRECCIÓN DE INGENIERÍA MUNICIPAL DE LA CHORRERA.- SECCIÓN DE CATASTROALCALDÍA MUNICIPAL DEL DISTRITO DE LA CHORRERA. EL SUSCRITO ALCALDE DEL DISTRITO DE LACHORRERA, HACE SABER: QUE EL SEÑOR (A) IXI CARABALLO PEREZ, mujer, panameña, mayor de edad,soltera, residente en la Barriada Naos, celular No. 6608-1297, portadora de la cédula de identidad personal No.9-723-593, en su propio nombre en representación de su propia persona, ha solicitado a este Despacho que se le adjudiquea título de plena propiedad, en concepto de venta de un lote de terreno Municipal Urbano, localizado en el lugardenominado Calle Rubí, de la Barriada Las Palmitas, Corregimiento Barrio Balboa, donde se llevará a cabo unaconstrucción distingue con el número ___, y cuyos linderos y medidas son los siguientes: Norte: Finca 6028, Folio 104,Tomo 194 propiedad del Municipio de La Chorrera con: 20.00 Mts. Sur: Calle Rubí con: 20.00 Mts. Este: Finca 6028,Folio 104, Tomo 194 propiedad del Municipio de La Chorrera con: 25.00 Mts. Oeste: Finca 6028, Folio 104, Tomo 194propiedad del Municipio de La Chorrera. Área total del terreno quinientos metros cuadrados (500.00 Mts.2). Con base alo que dispone el Artículo 14 del Acuerdo Municipal No. 11-A del 6 de marzo de 1969, se fija el presente Edicto en unlugar visible al lote de terreno solicitado, por el término de diez (10) días, para que dentro de dicho plazo o término puedaoponerse la (s) que se encuentran afectadas. Entréguesele sendas copias del presente Edicto al interesado, para supublicación por una sola vez en un periódico de gran circulación y en la Gaceta Oficial. La Chorrera, 10 de mayo de dosmil doce. Alcalde: SR. TEMISTOCLES JAVIER HERRERA. Jefa de la Sección de Catastro. SRTA. IRISCELYS DIAZG. Es fiel copia de su original. La Chorrera, diez (10) de mayo de dos mil doce. (Fdo.) SRTA. IRISCELYS DIAZ G. Jefade la Sección de Catastro Municipal. L. 201-381545.



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EDICTO No. 85 DIRECCIÓN DE INGENIERÍA MUNICIPAL DE LA CHORRERA.- SECCIÓN DE CATASTROALCALDÍA MUNICIPAL DEL DISTRITO DE LA CHORRERA. EL SUSCRITO ALCALDE DEL DISTRITO DE LACHORRERA, HACE SABER: QUE EL SEÑOR (A) ERIC ALBERTO SANCHEZ CASTILLO , varón, panameño,mayor de edad, soltero, residente en la Barriada San Nicolás No. 2, Calle El Charo, casa No. 5082, celular No. 6594-6239,portador de la cédula de identidad personal No. 8-529-1590, en su propio nombre en representación de su propia persona,ha solicitado a este Despacho que se le adjudique a título de plena propiedad, en concepto de venta de un lote de terrenoMunicipal Urbano, localizado en el lugar denominado Calle 43 A Sur, de la Barriada Altos de San Francisco,Corregimiento Guadalupe, donde hay casa distingue con el número ___, y cuyos linderos y medidas son los siguientes:Norte: Autopista de La Chorrera - Arraiján con: 33.486 Mts. Sur: Vereda con: 22.82 Mts. Este: Calle 43 A Sur con: 18.10Mts. Oeste: Finca 58848, Tomo 1358, Folio 10266 propiedad del Municipio de La Chorrera con: 15.55 Mts. Área total delterreno cuatrocientos treinta y ocho metros cuadrados con setenta y nueve decímetros cuadrados (438.79 Mts.2). Con basea lo que dispone el Artículo 14 del Acuerdo Municipal No. 11-A del 6 de marzo de 1969, se fija el presente Edicto en unlugar visible al lote de terreno solicitado, por el término de diez (10) días, para que dentro de dicho plazo o término puedaoponerse la (s) que se encuentran afectadas. Entréguesele sendas copias del presente Edicto al interesado, para supublicación por una sola vez en un periódico de gran circulación y en la Gaceta Oficial. La Chorrera, 1 de junio de dosmil doce. Alcalde: (Fdo.) SR. TEMISTOCLES JAVIER HERRERA. Jefa de la Sección de Catastro. (Fdo.) SRTA.IRISCELYS DIAZ G. Certifico: Que para notificar a los interesados, fijo el presente edicto en un lugar público a laSecretaría de este Despacho y en un lugar visible al lote solicitado. CARMEN E. BRAVO DE OCAÑA. Sria. de laSección de Catastro. L. 201-380089.

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EDICTO No. 370 DIRECCIÓN DE INGENIERÍA MUNICIPAL DE LA CHORRERA.- SECCIÓN DE CATASTROALCALDÍA MUNICIPAL DEL DISTRITO DE LA CHORRERA. EL SUSCRITO ALCALDE DEL DISTRITO DE LACHORRERA, HACE SABER: QUE EL SEÑOR (A) DIANA EDITH FRIAS DE GARCIA , mujer, panameña, mayorde edad, con residencia en El Coco, Potrero Grande, Calle Principal, casa No. 7553, teléfono 244-4185, portadora de lacédula de identidad personal No. 8-701-643, en su propio nombre en representación de su propia persona, ha solicitado aeste Despacho que se le adjudique a título de plena propiedad, en concepto de venta de un lote de terreno MunicipalUrbano, localizado en el lugar denominado Calle 8va., de la Barriada Colinas del Coco, Corregimiento El Coco, donde sellevará a cabo una construcción distingue con el número ___, y cuyos linderos y medidas son los siguientes: Norte: Calle8va. con: 15.00 Mts. Sur: Finca 6028, Folio 104, Tomo 194 propiedad del Municipio de La Chorrera con: 15.00 Mts.Este: Finca 6028, Folio 104, Tomo 194 propiedad del Municipio de La Chorrera con: 30.00 Mts. Oeste: Finca 6028, Folio104, Tomo 194 propiedad del Municipio de La Chorrera con: 30.00 Mts. Área total del terreno cuatrocientos cincuentametros cuadrados (450.00 Mts.2). Con base a lo que dispone el Artículo 14 del Acuerdo Municipal No. 11-A del 6 demarzo de 1969, se fija el presente Edicto en un lugar visible al lote de terreno solicitado, por el término de diez (10) días,para que dentro de dicho plazo o término pueda oponerse la (s) que se encuentran afectadas. Entréguesele sendas copiasdel presente Edicto al interesado, para su publicación por una sola vez en un periódico de gran circulación y en la GacetaOficial. La Chorrera, 9 de febrero de dos mil doce. Alcalde: SR. TEMISTOCLES JAVIER HERRERA. Jefa de la Secciónde Catastro. SRTA. IRISCELYS DIAZ G. Es fiel copia de su original. La Chorrera, nueve (9) de febrero de dos mil doce.(Fdo.) SRTA. IRISCELYS DIAZ G. Jefa de la Sección de Catastro Municipal. L. 201-381450.

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AUTORIDAD NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE TIERRAS DIRECCION NACIONAL DE TITULACIÓN YREGULARIZACIÓN PROVINCIA DE DARIÉN. EDICTO No. 58-12. La Suscrita Funcionaria Sustanciadora de laDirección de Titulación y Regularización en la provincia de Darién al público: HACE SABER: Que el señor (a) JOSELYN JUDITH GONZALEZ BARRIOS , con cédula de identidad personal No. 8-728-1857, vecino (a) de Taimatí,corregimiento de Taimatí, distrito de Chepigana, ha solicitado a la Dirección Nacional de Titulación y Regularización,mediante solicitud No. 5-236-01, según plano aprobado No. 501-04-2089, la adjudicación a título oneroso de una parcelade tierra baldía nacional adjudicable, con una superficie de 120 Has. + 0627.87 m2, ubicada en la localidad de Río Jesús,corregimiento de Garachiné, distrito de Chepigana, provincia de Darién, comprendida dentro de los siguientes linderos:Norte: Río Sambú. Sur: Javier Gómez Velásquez, río Sambú, servidumbre de acceso a camino principal de Garachiné.Este: Río Sambú, Roberto Díaz y servidumbre de acceso a camino principal de Garachiné. Oeste: Río Sambú. Para losefectos legales, se fija el presente Edicto en lugar visible de este Despacho, en la Alcaldía Municipal del distrito deChepigana, de la corregiduría de Garachiné y copias del mismo se entregan al interesado para que lo haga publicar en losórganos de publicidad correspondientes, tal como lo ordena el artículo 108 del Código Agrario. Este Edicto tendrá unavigencia de quince (15) días a partir de la última publicación. Dado en Santa Fe, a los 11 días del mes de junio de 2012.(fdo.) TÉC. JANEYA VALENCIA. Funcionaria Sustanciadora de la Dirección de Titulación y Regularización/Darién.(fdo.) LEIDIANA ATENCIO. Secretaria Ad-Hoc. L.201-381610.

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AUTORIDAD NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE TIERRAS DIRECCIÓN REGIONAL DE VERAGUASSECCIÓN ADJUDICACIÓN DE TIERRAS. EDICTO No. 179-2012. EL SUSCRITO FUNCIONARIOSUSTANCIADOR DE LA DIRECCIÓN REGIONAL DE LA ANATI, EN LA PROVINCIA DE VERAGUAS ALPÚBLICO: HACE SABER: Que el señor (a) DORA ISABEL LEZCANO RIVERA, vecino (a) de Nuevo Chorrillo,corregimiento Nuevo Chorrillo, distrito Arraiján, provincia de Panamá, portador de la cédula No. 1-38-323, ha solicitadoa la Autoridad Nacional de Administración de Tierras, mediante solicitud No. 9-191, según plano aprobado No.902-03-14730, la adjudicación de título oneroso de una parcela de tierra baldía nacional adjudicable, con una superficie de9 Has + 9468.96 m2, ubicadas en la localidad de Los Muñoz, corregimiento Chitra, distrito de Calobre, provincia deVeraguas, comprendida dentro de los siguientes linderos: Norte: Hispano Tenorio, Jacinto Tenorio. Sur: Servidumbre de10.00 m. de ancho hacia El Arenal y a La Laguna de La Yeguada. Este: Herminio Urriola. Oeste: Raúl López. Para losefectos legales se fija el presente Edicto en lugar visible de este despacho, en la Alcaldía del distrito de Calobre y copiadel mismo se le entregará al interesado para que lo haga publicar en los órganos de publicidad correspondientes, tal comolo ordena el artículo 108 del Código Agrario. Este Edicto tendrá una vigencia de quince (15) días hábiles a partir de laúltima publicación. Dado en la ciudad de Santiago, a los 6 días del mes de junio de 2012. (fdo.) LICDO. FRANCISCOCARRIZO. Funcionario Sustanciador. (fdo.) SRA. ERIKA B. BATISTA. Secretaria. L. 201-380688.



Gaceta Oficial Digital, martes 10 de julio de...

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