Galicia Martinez Jakeline Esther1
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Repblica
Bolivariana
de
Venezuela.
Univers idad de l Zulia.
Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales
Divisin
de Estudios
para
Graduados
Programa: Especializacin en
Contadura
Pblica
Mencin :
Audi tor ia
GESTIN DE COMPRAS
EN LA
EMPRESAMERCADOS DE
ALIMENTOS
MERCAL C.A.)
Trabajo especial de
grado
presentado
para
optar
al ttulo de Especialista en
Contadura Pblica, mencin:
Auditoria
Elaborado por/Leda. Jakelin
Tutora:
Mg. Rosana Melen ~
Maracaibo,
Marzo 2010
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GESTIN
DE
COMPRAS EN LA EMPRESA
MERCADOS DE
ALIMENTOS
(MERCAL C.A.)
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DEDICATORIA
A mi hijo, Alejandro Briceo, con infinito amor,
por ser fuente de inspiracin
y
constancia.
A mi
esposo, por brindarme su
apoyo para el
logro de mis metas.
A mi
hermana
Araceii Galicia,
ejemplo
de
constancia y dedicacin
para
m, perseverante
y
valiente
en t odo momen to , siempre unidas
con
un
lazo
de
amor
perdurable.
A mi familia por
estar
siempre
presentes,
especialmente a mi ta Raquel Galicia, a mi
madre Fanny
Martnez
y a mi suegra Ana
Urdaneta, por ser mujeres maravillosas,
Madres
en
todos
los
momentos d e
la vida.
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AGRADECIMIENTO
En primer lugar, a Jehov por presentarme lo
marav i l loso d e la v id a
A la Universidad del Zulia, especialmente a la
profesora y
amiga,
Rosana
Melen
por su
valiosa colaboracin y apoyo en la elaboracin
de
este
trabajo.
A mis compaeros, por su constancia y
dedicacin en
todos
lo s t rabajos emprendidos.
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Galicia, Jakeline E. 2010) Gestin
de
Compras
en
la empresa Mercados
de
Alimentos, Mercal
C.A. .
Trabajo Especial
de
Grado presentado para optar al titulo
de Especialista en Contadura Pblica, Mencin: Auditoria. Maracaibo (Venezuela). La
Universidad
de
Zulia.
Facultad de
Ciencias Econmicas y Sociales. Divisin
de Estudios
para
Graduados. 147 Pg.
RESUMEN
La presente investigacin
estuvo
enfocada al anlisis de la Gestin de
Compras
en la
empresa Mercados de Alimentos, Mercal , C.A.)
del
municipio San Francisco. La
investigacin
se
catalog
de tipo
descriptiva,
no experimental, transeccional de campo,
ya que la
variable gestin
de compras se analizar con el
propsito
de detallar los
procesos que
all
se
realizan,
localizando
los
aspectos
medulares
o
las
reas
crticas
que permitan opt imizar los
procedimientos.
La poblacin objeto de
estudio fue
finita,
teniendo
como unidades de
anlisis
las
personas
que integran el departamento de
compras.
Se
utiliz la
tcnica
de l
cuestionario para obtener la informacin emprica, el
mismo fue val idado por cinco 5)
expertos
y la confiabilidad fue obtenida
aplicando
la
tcnica del test retest. Los resultados indican
que
la empresa cumple con
los
principios
bsicos de
la gestin
de compras,
utilizando metodologas recomendadas
en
la
literatura cientfica como las solicitudes de
cotizacin, anlisis
de precios, seleccin del
proveedor,
orden
de compra
y la supervisin
posterior,
adems se
mantienen buenas
relaciones con los proveedores,
sin embargo en
factores
implcitos
en
la gestin de
compras como
la tecnologa utilizada, el
transporte
para la distribucin de la mercanca,
el control
de
los
inventarios, los
equipos
y la
capacidad
de
almacenamiento,
las
relaciones
ganar-ganar con los
proveedores
y la planificacin
estratgica se presentan
debilidades
que
deben ser estudiadas en funcin de
disear
estrategias
que
permitan
optimizar los
procedimientos,
con
el fin
de
evitar prdidas
de
mercanca, retrasos
en los
pagos
e informacin poco confiable
para
los
indicadores.
Se
concluye que
la empresa
se encuentra
encaminada
a cumplir con los objetivos
de
una buena gestin
de
compras,
sin embargo se
requiere
de mayores
esfuerzos
para
solventar
los
problemas antes
men c i o n ad o s
Palabras
Clave: Gestin
de
compras, proveedores, polticas
de
compra,
Inventarios,
empresa Mercal.
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Galicia,
Jakeline E. 2010) Analyze the Purchasing Management
Company in
Mercados de Alimentos, C.A. Mercal,
CA) .
Trabajo Especial de Grado presentado
para optar al titulo
de Especialista
en Contadura Pblica, Mencin: Auditoria.
Maracaibo Venezuela). La Universidad de Zulia. Facultad de Ciencias Econmicas y
Sociales. Divisin de Estudios para Graduados. 147 Pages.
STR CT
This research was focused on the analysis of the Purchasing Management Company
in Mercados de Alimentos, C.A. Mercal, CA) in the municipality of San Francisco. The
investigation was classified a descriptive, not experimental, transactional field,
because
the variable purchasing management will be analyzed in order to detail the processes
that go on, pinpointing the essential aspects or critical
reas
to optimize the procedures.
The study population was
finite, with
the units of analysis the people who make the
purchasing department. We used the questionnaire technique to obtain empirical
information,
was validated by
five
5) experts and
reliability
was obtained using the
technique of test-retest. The results indcate that the company meets the basic principies
of purchasing management. using methodology recommended in the scientific literature
as requests for quotations, pricing analysis, supplier selection, order and surveillance,
besides maintaining good relations with suppliers, but
in
factors
involved in
purchasing
management as technology used, the transportaron for distribution of goods, control
inventory,
equipment and storage capacity, win-win relationships with suppliers and
strategic planning are presented weaknesses that must be studied in terms of design
strategies to optimize the procedures,
in
order to avoid loss of goods, payment delays
and unreliable information for indicators. We conclude that the company is on track to
meet
the
objectives of
good
shopping, but
greater
efforts
are needed
to solve the
above
problems.
Keywords:
Purchasing management, suppliers, purchasing policies, inventories,
company
Mercal.
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NDICE
GENER L
Pg.
Resumen.
8
Abstract. 9
ndice General. 10
Introduccin.
14
CAPITULO
I
EL
PROBLEMA
DE
INVESTIGACIN
1.1.
Planteamiento de l problema. 18
1.1.1
Formulacin del
problema. 25
1.1.2 Sistematizacin
del
problema 25
1.2. Objetivos
de
la investigacin.
25
1.2.1.
Objetivo general. 25
1.2.2. Objetivos especficos. 26
1.3. Justificacin del problema.
26
1 .3 .1 . J us tif ic ac in t e ri ca .
27
1.3.2.
Justificacin prctica.
27
1.3.3. Just ificacin metodolgica.
28
1.3.4.
Jus ti f icacin soc ia l . 28
1.4. Delimitacin
de
la investigacin. 28
1.4.1.
Espacial 29
1.4.2.
Temporal 29
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1.4.3. Poblacional 29
1.4.4. De
contenido
29
C PITULO
II
FUNDAMENTOS
TERICOS
2.1
Antecedentes
de la Investigacin. 32
2.2.
Bases
Tericas.
38
2.2.1. Anlisis
situacional de
la organizacin.
38
2.2.1.1.
Factores Internos. 38
2.2.1.2. Factores Externos. 41
2.2.2. Gestin de Compras 43
2.2.2.1.
Importancia de
l as compras. 49
2.2.2.2.
Proceso
de
compras.
51
2.2.2.3.
Planificacin de
las compras.
51
2.2.2.4.
Procedimiento
para realizar las compras.
53
2.2.2.5. Polticas de compras. 55
2.2.2.6.
Comit
de
Compras. 57
2.2.2.7. Licitacin.
58
2.2.3. Proveedores
61
2.2.3.1. Registro de Proveedores. 62
2.2 .3 .2 . Selecc in d e Prove e dore s 63
2.2.3.3. Negociacin.
64
2.2.3.4.
Acuerdos y vnculos con los proveedores. 65
3 5 P o d e r d e
los
P r o v e e d o r e s 6 7
-
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2.2.4.
Control Interno.
67
2.2.5.
Inventarios
70
2.2.5.1.
Tipos de Inventario 71
2.2.5.2. Mtodos
de Control de Inventario 73
2.6.
Definicin de
Trminos
Bsicos. 76
2.7. Sistema de
Variables.
78
2.7.1. Definicin Conceptual. 78
2.7.2.
Definicin
Operacional.
78
2.7.3. Operacionalizacin
de
la
Variable
80
CAPITULO III
FUNDAMENTOS METODOLGICOS
3.1 Tipo
de Investigacin 82
3.2 Diseo
de
la
investigacin
83
3.3
Poblacin
y
muestra
84
3.4
Fuentes
y tcnicas
de
recoleccin
de datos
85
3.5 Validez y
confiabilidad del
instrumento 87
3.6 Procedimiento de la investigacin 88
C PITULO IV
ANLISIS
Y DISCUSIN DE LOS
RESULTADOS.
4.1.
Situacin ac tua l d e Mercal 91
4.1.1.
Anlisis
situacional de Mercal. 95
4.1.1.1.
Fac tores Internos
95
4.1 .1 .2 . Fa c to re s Externos .
101
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4.2. Proceso de Compras de Mercal. 105
4.3. Vnculos con los proveedores. 113
4.4. Polticas establecidas para la gestin de compras. 118
4.4.1. Polticas
para
el
control interno. 118
4.4.2.
Polticas
para
el
manejo
de inventarios.
122
4.5. Estrategias aplicables a la gestin de compras. 131
Conclusiones y recomendaciones. 136
Bibliografa. 141
Anexos. 147
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INTRODUCCIN
Las compras
constituyen
un gran
reto que
se desarrollar
en
funcin
de
la
satisfaccin
de
los clientes,
ms an
cuando,
se
persiguen fines sociales
como
es el
caso
de
la empresa Mercados
de
Alimentos, C.A. Investigar sus procesos, clarificar lo s
conceptos y
manejar
los
trminos de compras
constituir la
base fundamental
para un
buen
desempeo en
la funcin
de compras.
El xito
de
cualquier
empresa
ya
sea
pblica,
privada,
industrial,
comercial
o
de
servicios depende fundamentalmente de las correctas adquisiciones
que realice;
a s
compras demandan conocimiento y experiencia,
as
como habilidad,
capacidad,
inteligencia,
empeo
e
ingenio por parte de
la s personas que
estn
involucradas
dentro
del departamento, de
tal
manera
que
puedan lograr negociaciones ptimas
con los
proveedores
y
condiciones favorables para las partes.
La forma
como
se
compra,
el precio,
las condiciones
de
compra,
la
cantidad
y la
calidad de los productos
que
se compran, el manejo correcto de los inventarios, la
relacin y la claridad
en
la s
negociaciones con
los
proveedores,
la
garanta,
el servicio y
la s ventas
son algunos de los elementos
que
debe
manejar
el
equipo de
compras y que
determinan el xito o fracaso
de una
gestin
comercial
y
muchas veces
el futuro de
la s
e m p r e s a s
La
gestin
de
compras
es
factor
relevante dentro
de
la s
organizaciones donde
intervienen
recursos humanos,
financieros, materiales, tecnolgicos,
etc.,
es
considerada
de vital importancia
ya
que
de ella
depende
la
permanencia
y expansin de
la s
organizaciones
en el tiempo.
-
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Mercal C.A. representa una alternativa para parte
de
la poblacin venezolana que
demanda
cada
vez
ms
productos
alimenticios de calidad y a precios accesibles, y
su
departamento de compras no
escapa del cumplimiento de los
requisitos fundamentales
mencionados
en los
prrafos anteriores
y
de los fundamentos tericos expresados en
textos
y
otros relacionados
ace rca de
as compras.
Al
conocer los procedimientos, se desarrollan
en
funcin
del
cumplimiento
de
los
objetivos organizacionales, formulando estrategias
susceptibles
de ser
medidas
para
determinar
que
tan eficientes y ef icaces han resultado.
Sin embargo,
en
un entorno cambiante, se debe estar alerta de las
nuevas
tendencias
de
la s organizaciones,
del
marco legal donde se desenvuelven, analizando
as
la s
oportunidades o amenazas y
estudiando
las fortalezas y debilidades en funcin
de tomar decisiones asert ivas
que permitan
hacer de la
gestin
de compras
una
funcin productiva.
Tomando en cuenta
adems
que el departamento
de
compras regionales del estado
Zulia
maneja instrucciones tanto de
las
sede central como de la
coordinacin
regional,
al
mismo tiempo se debe trabajar
en
equipo con otras re as d e
la
empresa
tales
como:
mercadeo,
abastecimiento, administracin, control de calidad y programas especiales,
lo que extiende la responsabilidad de
las
exigencias externas e internas.
Por
todo lo antes
expuesto se considera necesario desarrollar
la
investigacin en
el
rea
de compras de
Mercal,
ya que
la
misma es
considerada como una de la s reas
fundamentales
de
la
empresa
para
contribuir
con
el
logro
de
los objetivos
organizacionales.
En tal sentido, el
trabajo
de investigacin se
desarrollar en cuatro
4)
captulos; en
el primer captulo se plantear la problemtica existente en el Departamento de
Compras Regionales de Mercal , C.A. sus sntomas, causas y el contexto
donde se
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desenvuelve la investigacin,
igualmente
se
establecern
los objetivos de la
investigacin,
su
justificacin y la delimitacin.
En el segundo
capitulo se
describen los antecedentes
de
la investigacin,
proyectos
realizados por
estudiantes o
investigadores relacionados con
el objeto de
estudio,
tambin se definirn
la s bases tericas de l as fuentes secundarias constituidas por
textos
que
presentan conceptos
y experiencias
de
la
gestin de compras, se
discutirn
algunos
trminos
y se presentar la variable,
su
definicin conceptual,
operacional
y los
i n d i cad o re s a
t r av s
d e lo s
c u a l e s s e
m ed i r
la
var iab le d e
es tud io
En el
tercer
capitulo
se plantean
los
fundamentos
metodolgicos,
el tipo,
diseo
y
las
fuentes y tcnicas para
recolectar los datos
que
servirn
de
base
para describir,
analizar
y
elaborar
los resultados del proyecto.
El
cuarto
y ltimo
captulo
lo
constituye
el
anlisis
de
los resultados,
donde se
describe
detalladamente los resultados de la investigacin
orientados
a la gestin de
compras, la situacin
actual
de la empresa, el proceso de
compras, sus implicaciones,
sus
procedimientos,
el
marco
legal
y
las resul tas
del
instrumento
de
medicin.
Por
ltimo
se formulan la s
conclusiones como
sntesis
lgica del
anlisis realizado
y
se efectan la s recomendaciones pertinentes al estudio rea li zado de acuerdo a
lo s
r e s u l t ad o s
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apitulo I
Elpro lem de investigacin
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C PTULO
I
L PRO LEM INVESTIG CIN
En este captulo se explica la importancia de la gestin de compras en las
organizaciones, al igual
que
una introduccin breve del significado de empresa y su
funcionamiento,
se
plantear la problemtica existente en el Departamento de Compras
Regionales de Mercal, C.A. sus sntomas, causas y el contexto donde se desenvuelve
la investigacin, igualmente
se
establecern los objetivos de la investigacin, su
justificacin y la delimitacin.
1.1 Planteamiento del problema
La gestin de compras
es
una de las reas funcionales ms importantes dentro de
las organizaciones dedicadas a la comercializacin de productos; representa una gran
inversin
de la organizacin en insumos o productos terminados,
bien
sea para
abastecer la cadena productiva o para la distribucin y/o comercializacin de los
mismos, igualmente los
gerentes
y directores ejecutivos
de
todo el mundo reconocen de
una manera total, la importancia del
costo
de compra en los costos totales de la
empresa
y su gran incidencia en la s ventas
de
la s mismas.
El xito del departamento de compras depende fundamentalmente de las correctas
adquisiciones que se realicen, en el mundo de los negocios, el personal que integra
esta rea
debe poseer: capacidad, aptitud, experiencia, conocimiento en compras, en
relaciones con proveedores y empresas, inteligencia, empeo, pericia e ingenio
adems de valores personales e institucionales de fuertes races, ya que son mltiples
las situaciones
y desafos que
esta
funcin
presenta.
Segn Perrotin y Heusschen (2002) para gestionar las compras se debe establecer
un plan
de compras
que
ponga de
manifiesto
las
prioridades . La gestin
es una
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actividad gerencial que busca la lgica de las actividades dinmicas en
una
empresa,
aplicando instrumentos y mtodos
para
garantizar la permanencia de la
empresa
en el
mercado, y que constituye un mecanismo de orientacin y control.
En
este
sentido, la gestin
de
compras
se
enfoca
en
el desarrollo e integracin
de
las
actividades gerenciales en
todos
los
procesos aplicables
al
proceso
de
compras,
al
respecto
Heizer y
Render
(2001)
expresan que una gestin de compras
efectiva no slo
encuentra proveedores excepcionales
donde quiera que estn ,
sino
que tambin debe
encontrar proveedores que deseen correr
el riesgo
asociado con nuevos
productos. La
gestin de compras t iene
en cuenta numerosos
factores, ta le s como los
costos de
inventario y transporte, la disponibilidad del suministro, la eficacia de
la s entregas
y la
calidad
de
los proveedores.
Es por ello
que
los directivos
de
as organizaciones estn reconociendo la
importancia del ahorro potencial presente en la gestin de compras, optimizando
sus
procesos para lograr asegurar el aprovisionamiento del mercado, cumplir eficazmente
los planes de operacin e incrementar los niveles de competitividad.
Lagestin de compras, esta estrechamente vinculada con la satisfaccin del cliente y
con la creacin de estrategias; los esfuerzos orientados a optimizar las funciones y los
procesos que se
implementen formarn
parte
del xito
que
se pretende alcanzar
al
consolidar un departamento
de
compras.
Las compras son reconocidas como una funcin esencial dentro de la organizacin;
deben ser
controladas y
medidas
con
el fin
de
lograr
una
mayor eficiencia. Es por ello
que una
organizacin debe poseer un
departamento de compra
organizado y
estructurado, pues le permitir funcionar correctamente, adquiriendo los productos
necesarios, oportunamente
y
de
la mejor calidad y costo posible.
El sector alimenticio no escapa de los conceptos e ideas antes mencionados y es
mayor an la responsabilidad cuando se trabaja
con
productores agrcolas, donde la
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gestin de
compras esta condicionada por las
particularidades del sector, la dificultad
para hacer previsiones, os ciclos de produccin ganadera, los altos plazos de
fabricacin del producto, una demanda muy elstica, requisitos higinico - sanitarios y
un plazo de conservacin limitado de las materias primas (Alonso, 2008).
Ante todo
esto,
en los ltimos aos se han
experimentado
cambios en el sector
agroalimentario, en
aras
de
satisfacer la creciente demanda de los productos que
conforman
la cesta bsica; se han implementado polticas
gubernamentales
en
materia
agroalimentaria, entre ellas; crditos y condonacin de deudas a productores agrcolas,
otorgamiento de ttulos de propiedad, convenios de intercambio con otros pases,
subsidios alimentarios, automatizacin de los procesos en el sector agrcola y acucola,
entre otros Mendoza, 2005 .
Estos cambios, aunados a nivel de ingreso de a poblacin, el control de precios de
Sos
productos,
las
necesidades y
gustos
del consumidor, las capacidades y limitaciones
en cuanto a recursos financieros, tecnolgicos y humanos de los productores agrcolas
y hasta los cambios climticos,
entre
otros,
han
influido directamente en los eslabones
de
produccin, comercializacin y distribucin
de
este sector, ya que cada uno
de
ellos
puede
afectar
la
toma
de
decisiones
de cada
productor
en
referencia
a la
cantidad
producida, la
inversin en recursos,
el tipo
de producto
y la
calidad
del mismo.
Con respecto a las capacidades y limitaciones de los productores agrcolas, la
experiencia en
este
sector, ha mostrado que las relaciones de intercambio y tambin
los insumos de capital son factores determinantes de la productividad y competitividad
de la agricultura.
Se consideran aspectos
importantes el desarrollo de la infraestructura rural, el
fortalecimiento de los servicios de investigacin y extensin; el mejoramiento del capital
humano en las zonas rurales
a travs
de
los
servicios de salud, educacin,
y el acceso
a los recursos product ivos; y la
preservacin
de la capacidad de los recursos naturales
y del medio ambiente para obtener
resultados
productivos sostenibles. Aunque algunos
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pases se han centrado
principalmente en las polticas
macroeconmicas
y las polticas
de precios, stas continan siendo la debilidad de dichos
pases
y, para superarla,
hace
falta
que
tanto el sector pblico como el privado inviertan mucho
ms
en la agricultura.
Es por ello
que
se
necesita
de
una
combinacin
apropiada
y bien articulada
de
polticas macroeconmicas slidas y estables; una tecnologa que sea productiva y
robusta en el medio agrcola;
un
entorno institucional
slido;
una
infraestructura de
comunicaciones, y acuerdos
comerciales
e institucionales que favorezcan el acceso de
los agricultores al capital y los insumos a largo plazo, y
una
poltica de incentivos de
precio.
Tambin
se
necesita
capacidad
dinmica
para
que
la tecnologa, la utilizacin
de
los
recursos,
las
instituciones, los conocimientos y los
mercados e stn en
condiciones
de
abordar
los
problemas o limitaciones
que
afectan a determinados
sistemas de
productos bsicos, responder a los problemas de agotamiento o degradacin
de
los
recursos
naturales
y diversificar la produccin para aprovechar
las nuevas
oportunidades.
Venezuela, pas caracterizado
por
una
poblacin joven,
que
crece aceleradamente,
aumentando
considerablemente
la demanda de productos y
servicios en
todos los
sectores, a pesar de que,
segn
el Banco Central de
Venezuela
(2008),
en
los ltimos
aos los ndices inflacionarios han revelado un aumento constante de los precios de los
alimentos, an cuando actualmente esta implantado un sistema de regulacin para
algunos productos de la cesta bsica, que ocasiona el deterioro del poder adquisitivo y
el difcil acceso a la cesta
bsica
de
las personas de menos recursos
econmicos.
Sin embargo, para contrarrestar esta situacin el ejecutivo ha implementado una
serie de polticas, entre ellas la creacin de la Red Mercal, empresa establecida en
Venezuela
cuyo
propsito
fundamental
es
abastecer a la
poblacin
de
escasos
recursos
de
productos alimenticios en general a precios accesibles subsidiados por el
Estado. El gobierno
nacional pensando en
la
atencin de la s necesid ades de
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22
alimentacin en las comunidades instaur la red directa compuesta por Centros de
Acopio, Mdulos tipo I y Supermercales,
estos
ltimos bajo la administracin y
supervisin de la organizacin y la red indirecta estructurada por asociaciones
familiares (mercalitos o abastos), cooperativas o consejos comunales (mercales tipo II .
La administracin de estos mercados es independiente, Mercal les otorga los
productos a crdito, que una vez vendidos
deben
ser
cancelados
cumpliendo los
acuerdos establecidos
para los
precios de venta de
los productos.
Para pertenecer
a la
red deben solicitar un cdigo que los acredita como integrante de la misin y el costo
del transporte de la mercanca queda bajo su responsabilidad.
La
empresa
Mercados
de
Alimentos,
C.A.
(Mercal)
esta
conformada de la siguiente
fo rma :
1) Red comercial: donde se encuentran los Mdulos Tipo
I
Tipo
I
y Mercalitos,
orientados
al
expendido
de
productos
alimenticios,
tambin
se realizan mercados a
cielo abierto Megamercales ;
2) Red social conformada por casas de alimentacin dedicadas a la preparacin de
alimentos para ser entregados a
personas
de escasos
recursos
econmicos
de
la
comunidad y;
3) Programas especiales dedicados a efectuar jornadas especiales para abastecer a
sectores de
bajos recursos
econmicos
a
travs de entrega de
bolsas
de alimentos sin
costo
alguno. A
su
vez, la red social trabaja
en
coordinacin
de
un organismo llamado
Fundacin Programa de Alimentos Estratgicos (Fundaproal), encargado de censar las
comunidades y a las personas a las cuales se
les otorgar
el beneficio.
Cabe
destacar que Mercal funciona
en
conjunto con la Corporacin de
Abastecimiento y Servicios Agrcolas (CASA), quien provee productos principales entre
ellos: arroz,
azcar,
carotas, pollo, margarina, pasta larga y corta, etc., llamados
-
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23
nacionales . Para el resto
de
ios alimentos fue creado un fondo rotatorio para la
adquisicin de productos alimenticios
regionales, de
calidad, alto
contenido
nutricional,
de consumo masivo y primera necesidad, colocados en
puntos
de venta estratgicos al
menor precio. Los recursos asignados ai
mismo permanecen bajo
la responsabilidad
de
Coordinacin
Estadal
Zulia, principalmente del
departamento de
administracin y
compras
regionales.
En
esta
unidad existe un registro de proveedores, es decir,
aquellas empresas o cooperativas que
tienen
una
relacin comercial formal con Mercal.
Para a toma
de
decisiones se rene un comit
de concertacin
integrado por varios
departamentos coordinacin, compras regionales, administracin, mercadeo
y control
de calidad), con el fin de discutir
puntos
como: necesidades segn estudios de
mercado),
toneladas
de
productos
a comprar, calidad y
condiciones
de
entrega,
entre
otros aspectos.
Se han
establecido controles internos para certificar que la
mercanca
llegue a su
destino
en
buen estado, completa
y
con
la s
caractersticas
requeridas,
sin
embargo se
presentan debilidades
en
el proceso de
adquisicin
y distribucin
de
productos en la
unidad
de compras regionales Zulia, tal situacin obedece a factores como la
centralizacin
de
las decis iones,
las
polticas administrativas internas, falta
de
planificacin y seguimiento
de
las ordenes
de
compra, falta
de
control
en
los inventarios
con
respecto
al
resguardo
y registro de la s cantidades fsicas existentes, dificultades
con el servicio de transporte y la falta de voluntad
de
os involucrados para cumplir de
manera efectiva los
controles
internos establecidos
por
la empresa.
Por
otro lado
la dificultad
de
incluir
nuevos
proveedores, influye
de manera directa
en
el proceso
de
compra, resaltando el hecho
de que
la legislacin Venezolana es
exigente en cunto
a
los documentos que debe posee r una empre sa
o
cooperativa
para
poder
ofertar sus productos,
teniendo
en
cuenta
que la mayora
de
los trmites para la
obtencin
de requisitos como: Solvencia de Seguro Social, Registro Nacional
de
Contratistas,
Solvencia
Ince, etc., representan lapsos de tiempo
prolongados,
as
como
inversin
por par te
de
los interesados.
Sin
embargo, en el mes
de
Marzo
de
2008 la Ley
de Contrataciones
reemplaza
la Ley de Licitaciones, estableciendo nuevas directrices
-
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24
en materia
de
adquisiciones
de
productos y brindando mayor oportunidad a las
empresas o cooperativas que se encuentren en desarrollo.
Es importante sealar que
uno de
los objetivos
de
Mercal, C.A. al instituir
este
fondo
es
la bsqueda
de
alternativas para lograr la inclusin y desarrollo de pequeos,
medianos
productores
y
agroindustrias, as como
cooperativas instituidas
con
el fin
de
producir
o distribuir alimentos, y
entre
sus retos
se encuentra
disminuir
los niveles de
dependencia externa profundizando un sistema
de
compras regionales dando
participacin directa a las cooperativas en los eslabones de produccin, distribucin,
intercambio y consumo
de
la Red Mercal.
Cabe
destacar,
que para
contar con una gestin
de
compras eficiente
es
necesario
mejorar el abastecimiento, planificando y ejecutando las compras
que
requiere el
estado Zulia para proveer
efectivamente
la red comercial, lo
cual
ocasionara
un
buen
nivel en las ventas de los productos. Tomando
en
cuenta
adems
las oportunidades
de
la empresa con respecto a la satisfaccin de la demanda por parte de sus clientes de
los productos ofertados.
De igual forma, la
empresa
Mercados
de
Alimentos (Mercal),
debe ser
eficiente en
sus labores administrativas con respecto a la tramitacin de los documentos que
conforman los expedientes de compra, para no ocasionar retrasos en los pagos, que
podran afectar las relaciones con los proveedores los cuales perderan el inters en
cotizar sus productos al presentar la empresa inconvenientes administrativos para
efectuar las cancelaciones de las cuentas por pagar en el tiempo acordado.
Los aspectos antes
mencionados
requieren la revisin de los procesos desarrollados
en el departamento
de
compras, incluyendo los procedimientos administrativos que
parten de la planificacin, organizacin,
direccin
y control, analizando la
situacin
actual y
las
polticas implementadas con el objeto de lograr una
gestin
con altos
ndices
de
productividad y competitividad
que
garantice el aprovisionamiento
de
los
puntos
de venta de
la
empresa
y la
permanencia
a largo
plazo en
el
mercado, as como
-
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25
tomar en cuenta
los requisitos
indispensables en
la funcin
de
compras
en
relacin a
calidad,
cantidad,
precio
y servicio post venta,
que
se encuentran
inmersos en
un
proceso
de compras,
estableciendo
acuerdos
positivos
con proveedores
a
travs de
negociaciones transparentes
que garanticen relaciones ganar
- ganar.
1.1.1 . Formulac in del Prob lema
Cmo se
lleva a cabo la
gestin
de
compras en
la
empresa Mercados
de Alimentos,
C.A. y
cules son
los
aspectos
medulares
de su
gestin?
1.1.2.
Sistematizacin
Del
Problema.
Cual es la situacin de la
empresa
Mercados de Alimentos, C.A. (Mercal)?
Cmo se
lleva a
cabo
el
proceso de compra de
la
empresa Mercados de
Alimentos,
C.A.
Mercal ?
Cmo
son los
vnculos
con los proveedores
de
la
empresa
Mercados de Alimentos,
C.A.?
Cules
son las
polticas
internas
que
rigen la
gestin
de
compras
la
empresa
Mercados
de
Alimentos, C.A.
Mercal ?
Qu
estrategias
pueden formularse para mejorar la gestin de
compras en
la empresa
Mercados de Alimentos, C. A.?
1.2.
Objetivos de
la Investigacin.
1.2.1. Objetivo
General.
Analizar la gestin
de
compra
de
la empresa Mercados de Alimentos, C.A. (MERCAL)
-
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26
1.2.2.
Objetivos Especficos.
Diagnosticar la
situacin
actual
de
la empresa
Mercados de
Alimentos, C.A.
(MERCAL)
Describir
el
proceso
de
compras regionales
desarrollado
en
la
empresa
Mercados
de
Alimentos, C.A. (MERCAL)
Identificar los vnculos con los
proveedores
de la empresa Mercados
de
Alimentos,
C.A.
Analizar
la s
polticas internas
establecidas para
la gestin de
compras
en la
empresa Mercados de
Alimentos, C.A. (MERCAL).
Formular
estrategias aplicables a la gestin
de
compras
de
la empresa Mercados
de
Alimentos,
C.A. (MERCAL)
1.3. Justif icacin del Problema.
Hernndez y col. (2006) orientan al investigador en el
deber de
justificar la
investigacin, ya que
la mayora de ellas se
e fectan con
un
propsito
definido. La
justificacin
de
la investigacin indica el
por
qu de
a investigacin
exponiendo
sus
razones . Por medio de la justificacin
se
debe
demostrar que
el estudio es
necesario
e
importante.
Los constantes
cambios del ambiente
externo e interno obligan a las organizaciones
a asumir
nuevos
retos,
surge
la necesidad de mejorar los
procesos,
de
buscar
estrategias
que
permitan
cumplir las
metas
establecidas,
de
reorganizar y sistematizar
los
procedimientos, sin
dejar
de
lado
la
legislacin
que
regula
la
actividad comercial
en
la cual se desenvuelve la empresa.
-
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27
1 3 1 J u st if i cac i n t er i ca
La
investigacin
propuesta tericamente
se
sustenta
en
teoras
sobre
gestin
de
compras,
expuestas
por
autores como Cruz
2007 , Heredia 2007
Heizer y
Render
(2001), Mercado (2004),
Martnez
(2007), Montoya (2002),
Gonzlez
(2007), Ballou
(2004),
Santillana
(2003),
entre
otros.
Estos planteamientos
permitirn analizar
desde
una perspectiva terica la variable objeto de estudio y a partir de ellos
se
podrn discutir
y analizar
diferentes
concepciones tericas que
permitirn
contrastar aspectos
tericos
con situaciones
empricas,
profundizando
el conocimiento
existente sobre
la variable
anal izada e n
el
sec to r
es tud iado
1.3.2. Justificacin prctica.
Su
justificacin prctica
est basada en la necesidad de analizar la gestin de
compras , deb ido a
su
importancia dentro
de
la empresa Mercados de Alimentos , C.A
(Mercal). La investigacin permitir proponer alternativas
para optimizar
el
proceso
de
compras
en la empresa
analizada
en funcin
de cumplir os
objetivos corporativos.
De
igual forma esta investigacin
fortalece
la lnea de investigacin: Modernizacin
Empresarial desarrollada en el Centro de Estudios de la Empresa de la Facultad de
Ciencias Econmicas y Sociales de la Universidad
del
Zulia.
1.3.3. Justi ficacin metodolgica.
Desde
el
punto
de vista
metodolgico,
la investigacin
se fundamenta en
la
utilizacin
de procedimientos
y
tcnicas
de
recoleccin
de
datos, entre ellas
el
cuestionario, el
cual
permiti obtener informacin documental y
emprica
sobre la
variable
de investigacin
definida:
gestin de
compras.
-
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2 8
1.3 .4 .
Jus ti fi c ac in soc ia l
El estudio que
se plantea
se justifica socialmente por el impacto
que tendr
la
investigacin en el
sector
alimenticio, especficamente el referido a los
puntos
de ventas
pertenecientes
a la re d Mercal.
La investigacin,
se
basa
en el estudio
de
realidades que aqueja el sector alimentario
encargado de proveer alimentos a la poblacin venezolana, vinculados con la gestin
de adquisicin de
productos
que posteriormente se comercializarn en el
mercado
interno. Las situaciones actuales del departamento de
compras
ameritan anlisis para
identificar aspectos clave susceptibles de ser mejorados, con el propsito de
incrementar la eficiencia organizativa
de
instituciones
con
fines
netamente
social,
en
pro
de garantizar la
seguridad
alimentaria de la poblacin y
por
ende su beneficio.
En tal sentido, a importancia que reviste el estudio desde el punto de vista social,
incide no solamente
en
la mejora del proceso de compras, sino tambin en el impacto
que
stas tendrn
en
la colectividad,
en
la medida
que se
racionalicen procesos
vinculados a las compras,
se
mejorar el abastecimiento de productos ofertados por la
Red y con ello la posibilidad de
que
ios consumidores dispongan en la oportunidad
requerida
de
los bienes; esto por el derecho universal que posee cada
se r humano
de
alimentarse adecuadamente y al propsito que tiene el ejecutivo de mejorar el
acceso
a
la alimentacin de los sectores
de escasos
recursos econmicos, beneficiando a travs
de Mercados
de
Alimentos, C.A. (Mercal) a la poblacin venezolana
en
situacin
de
pobreza,
ofreciendo
productos de
buena calidad a
precios
accesibles, tratando
de
prestar
un
adecuado
servicio al cliente
que
satisfaga sus necesidades.
1 .4
Delimi tac in de l
Problema.
En
este
punto
se
establece el alcance temporal, geogrfico, poblacional y de
contenido
de investigacin, con la finalidad de
enfocar
de manera concreta el campo
-
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2 9
de inters. Por tal razn, se plantea delimitar el
tema
objeto de estudio, en funcin del:
espacio, tiempo, poblacin y contenido.
1.4.1. Delimitacin Espacial
La investigacin se desarroll en el Estado Zulia, especficamente en el municipio
San Francisco, donde
se encuentra
ubicado el departamento de compras regionales de
la Coordinacin Zulia .
1.4.2. Delimitacin
Temporal
El perodo comprendido para la recopilacin
de
los datos vinculados a la variable
es t u d i ad a s e r
el
a o 2 9
1.4.3. Delimitacin
Poblac iona l
La poblacin estuvo constituida por la
empresa
Mercados
de
Alimentos, C.A.
(Mercal), siendo los informantes clave las personas que laboran en el Departamento de
Compras; para ello, se solicit el permiso correspondiente a las autoridades
competentes para el apoyo en el suministro de la informacin emprica necesaria para
el desarrollo de la investigacin.
1.4.4 . Delimitacin
d e
Conten ido
La investigacin se delimita desde el punto de vista terico en autores que soportan
la variable objeto de estudio, entre estos
se pueden
mencionar Cruz (2007), Heredia
(2007) Heizer y Render (2001), Mercado (2004), Martnez (2007), Montoya (2002),
Gonzlez (2007),
entre
otros.
-
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apitulo
und amen t o s
e r i co s
-
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CAPTULO
F UN D ME NT OS T E R IC O S
En
este
capitulo, se describen los
antecedentes de
la investigacin,
proyectos
realizados por estudiantes o investigadores relacionados con el objeto de estudio y su
utilidad
para
la
investigacin, tambin se definirn la s bases tericas de
la s
fuentes
secundarias
constituidas
por
textos
que presentan conceptos
y experiencias de la
gestin de
compras,
se
discutirn
algunos trminos
y
se presentar
la
variable, su
definicin conceptual, operacional y los
indicadores
a travs de los
cuales
se medir la
variable
d e estudio
Una de
las
estrategias para lograr una eficiente gestin de
compras
implica la
existencia
dentro
de la
estructura
organizacional del departamento de compras. En
busca de
la optimizacin
de
los
procesos actuales de
la empresa
Mercados
de
Alimentos (Mercal, C.A.), el trabajo investigativo se
apoy
en la bsqueda de material
de referencia como
respuesta
para
sustentar
los criterios bases de la gestin de
compras,
es
por
ello
que
a
continuacin
se
presentan
los
antecedentes
y
bases
tericas
que sirvieron como
marco
referencial.
El marco ter ico lo define
Hernndez
Sampieri, (2006) como un compendio escrito
de
artculos, libros y otros
documentos que
describen el
estado pasado
y actual del
conocimiento sobre el problema
de
estudio. Ayuda a documentar cmo la investigacin
agrega
valor a la
literatura
existente.
Mientras
que Mndez
(2007)
manifiesta
que
el marco terico permite ubicar el tema
objeto
de
investigacin dentro del conjunto
de
las teoras existentes, con el propsito de
precisar en cul corriente de
pensamiento se
inscr ibe y en qu medida significa algo
nuevo o
complementario
(...)
se encuentra
completamente determinado
por
la s
caractersticas y necesidades de la investigacin. Lo
constituye
la presentacin de
-
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32
postulados
segn autores
e
investigadores que
hacen
referencia
al
problema
investigado
y que
permiten
una
visin completa de las formulaciones tericas sobre las
cuales ha
de
fundamentarse
el
conocimiento
cientfico
propuesto en la s fases de
la
observacin,
descripcin
y
explicacin.
2.1
Antecedentes
de la
Investigacin.
Los antecedentes constituyen
la
referencia de autores que
han
realizado
investigaciones que tratan sobre el tema planteado en nuestro trabajo y que permiten
distinguir los
diferentes planteamientos acerca
del mismo.
Vargas
(2002) en su investigacin Gestin de Compras e Inventar io de la empresa
que presta servicios
a la
Industria Petroqumica de
Venezuela
para optar
al titulo
de
Msc. en Gerencia de Empresas Mencin: Gerencia Industrial,
en
la
Universidad
del
Zulia,
destaca como propsito
principal
evaluar
la gestin
de compras
e
inventario
a
travs del sistema de informacin SAP,
en trminos
de
los beneficios
generados
por
su
implantacin en la s empresas Bariven
- El
tablazo.
El
estudio realizado se bas en
el
tipo de investigacin
descriptiva,
bajo la
modalidad
de campo,
combinada
con la
observacin mediante encuesta. La poblacin donde
se
implemento la
encuesta
estuvo
conformada por el cliente externo
(Pequiven)
quien
recibe
el servicio de
compras
e
inventario, y el cliente
interno
(analista
de
procura
de
Bariven el Tablazo), ambos de la
nmina
mayor. La poblacin objeto de estudio fue pequea por lo que no se consider
pertinente
aplicar muestreo.
Los
resultados
permitieron confirmar
que
la
evaluacin
de
la
gestin
de
compra
e
inventarios a travs del SAP presenta un
grado medianamente alto de integracin
y
adecuacin
al
negocio que puede ser mejorada
con la
actualizacin en
la
siguiente
versin
disponible. Igualmente
los resultados arrojaron
una aceptacin
mediana-alta del
cliente sobre
la
base de los servicios que actualmente
recibe
Bariven
el
Tablazo.
De
igual
forma se
determin que la informacin producida por el
sistema
es de
grado
-
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33
mediano-alto
basa da en
los atributos de
confiabilidad, facil idad y adecuacin con los
objetivos del
negocio.
Adicionalmente, este
estudio
permiti validar la interrelacin cualitativa de los
indicadores
tales como recursos
disponibles,
la
calidad
de
gestin
de
compra
e
inventarios
y la
satisfaccin
que
pudiera
generar al
cliente
final
en
un
plazo de
tiempo
determinado, todo ello, mediante
el
uso de la simulacin dinmica de sistemas.
El trabajo
de
Vargas fue considerado como antecedente
para esta
investigacin ya
que refiere la
gestin de
compras como componente
fundamental de
la investigacin,
destacando
los elementos
sistema
operativo , en su caso el
SAP como
herramienta
tecnolgica fundamental
para
la
optimizacin
de
los
procesos,
igualmente
refiere
el
tema de inventarios, conceptos que sern incluidos
dentro
de l
trabajo
efectuado en
Mercados de Alimentos, con el propsito de analizar la gestin de compras.
El
trabajo de investigacin de Morales (2006) Gestin
logstica
en la s empresas
del
sector procesadoras de pulpa de frutas en el Municipio Maracaibo para
optar
al titulo
de
Msc.
en Gerencia Empresarial, en
la
Universidad
Rafael Belloso
Chacn,
refiere un
estudio
realizado
con el propsito
de
analizar la gestin
logstica
para mejorar la
produccin de la s empresas del sector procesadoras de pulpa de frutas del Municipio
Maracaibo,
orientado
a satisfacer las necesidades y las exigencias
de
la demanda,
de
la forma ms
eficaz
y con el mnimo
costo posible
y
asegurando
un nivel ptimo
de
calidad,
a travs
de
la planificacin,
organizacin
y control
de
todas las
actividades
relacionadas con la obtencin, el traslado y el almacenamiento
de
materiales y
productos, desde
su
adquisicin hasta su consumo, a travs de la organizacin y como
un
sistema
integrado.
La investigacin
fue
de tipo descriptivo,
transversal,
de
campo,
utilizando un
diseo
no
experimental.
La
poblacin
objeto de
estudio
es finita y estuvo conformada por
diez
(10) personas.
Para
el tratamiento de la informacin
se
utiliz un cuestionario
de
tipo
-
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3 4
estructurado conformado por 39 tems, con tres (03) alternativas
de respues ta s
y
preguntas
cerradas.
Se
distribuyeron los datos en
tablas de
frecuencias y grficos cuya informacin
permiti
concluir
que
existen deficiencias
en
la
gestin
logstica
de
compras
e
inventarios,
debido a la
inexistencia
de procedimientos de seleccin de
fuentes
fiables,
no
se
estn cumpliendo en su totalidad
con los mecanismos
de
medicin
de niveles
de
stock de
inventario
de materia
prima y
de productos,
al observar
que
no
se satisface
la
demanda , aun cuando al analizar la calidad
de
servicio hacia
los
clientes, se concluy
que las empresas siempre establecen acciones correctivas por errores
o fallas,
ya que
disponen
de procedimientos
para
la recuperacin del
servicio, manteniendo
informado a
su
clientela
de
la situacin
de
su
pedido,
son
flexibles
de atender
algn
tipo
de
peticin
que
el
cliente puede hacerles
y casi
siempre
conocen
las necesidades de los
mismos,
a
travs de
la
aplicacin
de
encuestas.
Esta investigacin se tom
como
antecedente debido a
su
objetivo, el cual estuvo
orientado a analizar la gestin logstica, que se encuentra relacionada directamente con
la
gestin
de compras, se toma en cuenta factores como la demanda, los costos, la
calidad
de
los productos,
as
como
los procesos administrativos
relacionados con
los
inventarios
de materiales,
como
mantenerlos
y
su
distribucin, puntos relevantes a
considerar en
los factores internos que debe
tomar en cuenta
la
empresa para
optimizar
la
gestin de
compras.
Por
otro lado, el trabajo investigativo de Arrieta (2005) titulado Comportamiento de
compras
de la s
farmacias del Municipio
Maracaibo
y el
Impuesto
al Debito Bancario ,
para optar al t itulo de Msc. en Gerencia Empresarial, en la Universidad Rafael Bel loso
Chacn, tuvo como objetivo determinar la relacin entre el comportamiento de
compras
de las
farmacias del Municipio
Maracaibo
y el
Impuesto
al Debi to
Bancario.
En el
marco
terico
se revisaron las teoras que fundamentaron
el
anlisis
del
comportamiento del
consumidor y
servicios de
los
autores,
Schiffman y Lazar (2000), Stanton (1999)
Pride
y
Ferrel (1997)
Kotler
(1999);
entre otros.
-
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35
El
tipo de investigacin caracteriz una metodologa descriptiva, de carcter aplicada
calificndose el diseo como no experimental descriptivo transaccional de campo; para
la poblacin
se
aplic la tcnica del censo poblacional y qued constituida por cinco (5)
gerentes de Administracin de los grupos de
empresas
farmacuticas del Municipio
Maracaibo. La recoleccin de datos se llev a cabo a travs de las fuentes primarias; un
cuestionario de 28 preguntas; el cual fue sometido a juicio de expertos, arrojando una
confiabilidad de 0.77, permitiendo obtener las caractersticas y elementos para
determinar la relacin
entre
el comportamiento
de compras de las
farmacias del
Municipio Maracaibo y el Impuesto al Debito Bancario.
Este estudio
tuvo por objeto determinar la relacin antes
mencionada,
como fuente
de informacin para comercializar
de
manera eficiente y eficaz
este
tipo de productos,
ante
la
dinmica que
presenta actualmente la
economa
nacional, estableciendo la
necesidad de contar con organizaciones proactivas en sus respectivos negocios que
logren los
mayores
beneficios posibles.
El trabajo
sealado
anteriormente
se bas
principalmente en investigar como vender
o comercializar los productos farmacuticos de una manera eficaz, para ello se estudio
el proceso de obtencin de los mismos, explicando el comportamiento
de
compras, el
cual esta relacionado con la investigacin propuesta, Analizar la gestin de compras en
la empresa Mercados de Alimentos,
C.A.
debido al proceso que representa la
adquisicin de productos los cuales a su vez generan un stock
que debe ser
conservado en las mejores condiciones y que representa un costo para la organizacin,
con el propsito de suministrar al cliente final un producto de calidad en buen estado,
tomando en cuenta que los mismos deben tener una rotacin alta, por lo que se
necesita el mercadeo eficaz
de
la mercanca,
para
que
la gestin
pueda
considerarse
eficiente y as generar utilidad.
Otro trabajo fue el
presentado
por Pieiro (2005) titulado Satisfaccin del cliente
interno del Departamento
de Compras en
las plantas procesadoras de alimentos
balanceados para animales
del Municipio Maracaibo ,
para optar
al titulo
de
Msc.
en
Gerencia Empresarial, en la Universidad Rafael Belloso
Chacn.
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Los fundamentos tericos de esta investigacin estuvieron basados en diferentes
autores entre los cuales destacan Albrecht (1998), Horovitz (1994) Lovelock (1997),
Cobra (2000), Zeithaml y Bitner (2002), Cottle (1991) y Serna (1999). En cunto a la
metodologa fue
de
tipo descriptivo bajo la modalidad
de campo,
calificndose el
diseo como
no experimental - transversal. La poblacin objeto
de
estudio estuvo
conformada por diecisiete (17) empleados de las
empresas
Procrea, Planta Maracaibo y
Alimentos Protinal .
La tcnica de recoleccin de datos
para
la var iable fue la observacin mediante
encuesta,
utilizando como instrumento el cuestionario; a tal efecto
se
diseo un (1)
instrumento conformado por dos (2) partes: la primera, con preguntas de escala tipo
Likert de cinco (5) alternativas
de
respuestas, con 27 tems, y la segunda, por (4)
preguntas de seleccin mltiple, dirigido a los clientes internos del Departamento de
Compras. El mismo fue sometido a validacin por juicio
de
cinco (5) expertos en el
rea
de estudio, aplicando la tcnica de test-retest para el clculo de confiabilidad, cuyo
coeficiente result de 0,87, lo que indic una alta confiabilidad.
Las
respuestas emitidas
fueron
tabuladas,
permitiendo los resultados
de
dicha
investigacin dar a conocer las
necesidades
y expectativas principales
de
los clientes
internos,
quienes en su
mayora se sienten
satisfechos en relacin
a la s dimensiones
de la calidad en el servicio ofrecidas por el Departamento de Compras. Las
oportunidades de mejoras aportadas estn relacionadas con la informacin
sobre
el
status de las solicitudes y mayor comunicacin con los clientes internos de
este
departamento.
En
este
trabajo la autora
hace
referencia a la forma
de
compra en cunto a precio,
condiciones, cantidad y calidad de los productos que
se
adquieren, la relacin y la
claridad en las negociaciones con los proveedores, la garanta, el servicio y las ventas
que son algunos de los elementos
que
debe manejar el jefe de compras y
que
determinan el xito o
fracaso de una
gestin comercial y
muchas veces
el futuro
de
las
empresas,
por
esta
razn fue
considerado
como
antecedente de es ta
investigacin.
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La investigacin
denominada
Control de Compras de equipos mdicos en el
Hospital Universitario de Maracaibo Estado Zulia - Venezuela , presentado por
Milln
(2004)
para
optar al titulo de Magster en Gerencia Pblica en la Universidad del Zulia.
Divisin de estudios para graduados, presenta una investigacin de tipo descriptiva y de
campo, bajo
un
diseo
no experimental, transeccional.
Se
utiliz la
tcnica
de
observacin
participante
para obtener
la informacin
necesaria y
hacer
el anlisis
de
los mecanismos de control aplicados al proceso de
compras de equipos mdicos, as como las polticas, planes y normas que regulan
dicho proceso. El investigador considera
que
los problemas estn relacionados con
deficiencias de coordinacin y control
para
asegurar la efectividad
en
el funcionamiento
del
departamento
de
compras
del Hospital Universitario
de
Maracaibo.
Planteando que representa un grave problema la falta de control en el proceso de
compras
de equipos
mdicos por lo
que se
requiere analizar los controles aplicados
para la
ejecucin
de dicho proceso en el Hospital.
Los resultados mostraron la serie de procedimientos para el proceso de compras,
tales
como la determinacin de
necesidades,
planificacin, evaluacin, licitacin,
cumplimiento de la normativa legal y finiquito
de las compras, entre
otros; adems
de
los tipos y mecanismos de control aplicados (de validacin, perfeccin, ejecucin y
disciplinario) para las adquisiciones, dentro de las polticas y planes
de
la institucin.
Se concluye la importancia de la aplicacin de la normativa legal y administrativa
para
el control
de compras de
equipos
mdicos, con el objeto de: evitar
desviaciones
que generen daos
econmicos a la institucin,
salvaguardar
los
bienes de
la nacin y
garantizar
la
oportuna prestacin
de servicios.
La relevancia de
este
informe para el presente trabajo radica en la importancia del
control
durante
la
gestin
de compras, ya que
se
hace necesaria la
supervisin
de los
procedimientos
para que
los
mismos sean
efectivos
e investigar los
posibles
desvos
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que
ocurran con respecto a lo planeado. De igual modo,
se
relaciona con el trabajo
propuesto debido a que las dos empresas pertenecen al sector pblico y con la
especializacin porque en la auditoria interna
para
este tipo de empresas el objetivo
primordial es
salvaguardar
el patrimonio pblico.
2 2 B a s e s Ter icas
Las bases
tericas representan las consultas bibliogrficas y
de otros materiales
que
permitirn
la compresin
de
nuestro tema objeto
de
estudio,
se
toman en
cuenta
los
principales
conceptos
a ser
tratados
y
se
identifican los autores
de
las publicaciones:
2.2.1.
Anlisis situacional
de
la
organizacin
2 2 1 1 Fa c to re s In ternos .
Dentro
de
los factores internos se deben
considerar
los r el ac io na do s c on la s reas
funcionales
de
la organizacin, incluyendo
en
ellas
los
recursos
necesarios
para
su
operatividad; los factores internos,
segn
David (2003),
puede
ser
fortalezas
o
debilidades dependiendo del
aporte de
los mismos a la competitividad de la empresa.
Los
factores
internos
se
encuentran bajo el control
de
la organizacin,
razn
por la
cual
deben
gestionarse adecuadamente. En tal sentido, en cualquiera
de las reas
funcionales
de
la organizacin, el recurso
humano
que desarrolla las actividades debe
ser
constantemente capacitado para ejecutar
sus
funciones
con
eficiencia
y
como
lo
plantea
Bohlander
y col (2001)
su
capacitacin
es
necesaria
para
lograr los niveles
deseados de desempeo.
El
recurso humano,
as como
otros factores internos
a la
organizacin como
la
tecnologa utilizada en la
empresa,
marcan diferencia
en
organizaciones modernas y
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otras ms convencionales. Al respecto, Cruz
(2007) expresa que una empresa
moderna
debe
disponer de personal
idneo
para
cumplir en forma adecuada
con
los objetivos
de
la
compaa,
mientras que Martnez (2007), manifiesta que
para garantizar una buena
gestin se necesita
personal
competente
y
motivado, aunado
a
sistemas de
informacin
que
mejoren
el
rendimiento de
las
empresas
al
incrementar
la
calidad de
las decisiones
de
la gerencia.
Heredia
(2007)
expone
los factores
bsicos que integran
la
empresa,
identificando
entre ellos,
los
recursos
financieros.
Dentro del mb it o
financiero
describe
el
modelo de
gestin centralizado, donde exis te una unidad bsica de compras,
que se
encarga de
todas las asignaciones, con
el apoyo de la
unidad
administrativa, segn las
necesidades
y
requerimientos
de
las
dems
unidades,
en
este
modelo,
tanto
produccin
como las
otras
reas organizacionales
se
encuentran en constante
relacin
y dependen una
de
la otra
para
ejecutar las
tareas
especificas
de cada
una.
El mbito financiero
ayuda
a cumplir
con
los objetivos
de
compra, los
cuales segn
Heredia
(2007) son;
mantener
la continuidad del abastecimiento,
hacerlo con
la
inversin mnima
en existencia,
evitar duplicidad, desperdicios
e inuti lizacin de los
materiales
y
procurar precios bajos con altos niveles
de
calidad.
Baena y Col (2003) incluyen los factores tecnolgicos,
considerados
como el
conjunto de procesos que permiten utilizar el conocimiento (capital intelectual) como
factor
clave para
aadir y
generar
valor, incluye
todas
aquellas actividades
que
capacitan
a
una
organizacin
para
hacer
el mejor
uso
posible de la ciencia y la
tecnologa generada tanto
de
forma externa como
interna.
Este conocimiento conduce
hacia una
mejora de
sus
capacidades de
innovacin, de forma
que
ayuda a
promocionar
la
eficacia
y
eficiencia
de la
organizacin
para
obtener
ventajas
competitivas.
Del
mismo
modo
Perisee
(2000) manifiesta que
en
el procedimiento de compra es
indispensable el
software
de aplicacin, un aspecto crtico
para
el proceso de
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informacin
basada
en el uso de microcomputadoras, especialmente para la pequea y
mediana empresa.
Dadas las caractersticas propias de los
recursos
informticos, que
se encuentran
en
una constante
evolucin; no
solamente
son
importantes
la s
especificaciones
tcnicas
del software, tambin
es
fundamental la relacin con los proveedores de los mismos.
De esta relacin empresa - proveedor, y a
travs
de la mejor aplicacin de los
recursos informticos, depender la
capacidad
de la empresa para
poder
mejorar sus
procedimientos.
Ricoveri (2002), define los canales de distribucin como una estructura de negocios
de organizaciones interdependientes que va desde el punto del origen del producto
hasta el consumidor. Los productores se mueven a
travs
de
los canales de distribucin
por medio de
la distribucin fsica;
durante
su
traslado,
cada
producto debe
tener un
trato diferente dependiendo del tipo, estos pueden
ser
industriales, de consumo,
mayoristas, farmacuticos, etc.
Agrega
Ricoveri (2002) que las
decisiones
para la seleccin del
canal
de distribucin
deben ser
basadas en
tres
criterios gerenciales, la cobertura del mercado, el control y
los costos, y el principal beneficio radica en
que
el cliente encuentra el producto
deseado
sin
tener que
recorrer grandes distancias.
De igual modo dentro
de
los factores internos, se encuentran los descuentos por
cantidades compradas,
los
cuales segn O'Shaughnessy
(1991),
representa
una
estrategia
de
ventas
para lograr beneficios inmediatos,
cuando un
proveedor ofrece
descuentos
por volumen
el
precio por
unidad se
reduce
en funcin
de
las
cantidades,
estos
descuentos
tienen la ventaja de
que
producen lealtad
en
los compradores.
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Por
ltimo se
menciona la imagen corporativa de la empresa, la cual
se
relaciona con
lo que el pblico percibe, y pasa a formar parte de su pensamiento, haciendo que
existan diferencias
entre
las distintas
compaas
y
marcas
existentes
en el mercado
(Snchez, 2009)
Los factores internos son fundamentales para el xito de la organizacin; la forma
cmo stos
se
gestionen en
cada
una de las
reas
medulares de la empresa
contribuirn a su fortalecimiento,
adems
de
ser
stos la nica forma para contrarrestar
los efectos de las amenazas provenientes del contexto
en
el que operan las
organizaciones y
que
forman parte de los factores externos.
2 2 1 2 Fa c to re s Externos
Para efectuar las compras
es
necesario conocer el contexto donde la organizacin se
desenvuelve,
para
ello
se
realiza el
anlisis
de
los
factores externos, los cuales
se
encuentran fuera del mbito
de
accin
de
la empresa, por lo tanto no son susceptibles a
algn
grado
de manejo o
de
control y se toman como
marco
referencial
de
la actuacin
de
la
empresa.
Los factores externos tendrn impacto sobre las decisiones tomadas en
la organizacin, sin embargo existen factores internos en el contexto empresarial,
algunos (interpersonales e individuales) no manejables en su totalidad, ya que son
particulares de los seres humanos y se manifiestan como un reflejo directo de las
acciones y decisiones tomadas por terceros (Heredia, 2007).
David (2003),
asume
los planteamientos
de
Porter (1991)
para
analizar el contexto
organizacional, en tal sentido considera cinco fuerzas provenientes del entorno, que de
manera
directa o indirecta
afectan
la gestin organizacional,
estas son
las 1) fuerzas
econmicas, 2) fuerzas sociales, culturales, demogrficas y ambientales, 3) fuerzas
polticas, gubernamentales y legales, 4) fuerzas tecnolgicas y, 5) fuerzas competitivas.
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Segn David (2001), las
fuerzas
externas se
traducen
en
cambios
en la demanda
de
los
consumidores, afectan
la
segmentacin
del mercado, el tipo
de
servicio ofrecido,
as
como a proveedores y distribuidores.
Por
su
parte,
Francs
(2001)
agrega
entre
los
factores
externos,
los fsicos,
coincidiendo con
los
planteamientos de Porter (1991) y David (2003).
La
consideracin
de estos
factores
permiten segn David
(2003)
la identificacin y
evaluacin
de las
oportunidades y amenazas extemas, permitiendo a las empresas
elaborar
una
misin definida,
disear est rategias para
lograr objet ivos a largo plazo y
establecer
polticas
para lograr objetivos anuales.
Para gestionar
la s
compras adecuadamente, es fundamental el conocimiento
tanto
de los factores externos a la organizacin, sean stos positivos (oportunidades) o
negativos
(amenazas); como de
los
factores internos: fortalezas y debilidades,
ambos
influyen directamente en el establecimiento de objetivos, en el proceso decisorio, y en el
establecimiento
de estrategias y polticas que definirn el
xito
gerencial
sostenido.
Anl is i s d el M e rc ad o
Hair, y col. (2004) opina que la
tarea de
investigacin relacionada con el anlisis del
mercado
es
la evaluacin
de oportunidades,
que consiste
en
recolectar
informacin
sobre
mercados de
productos
con la finalidad de pronosticar como cambiarn . Las
compaas
renen informacin acerca de la s
tendencias
macro ambientales (polticas y
regulatorias,
econmicas
y
sociales
y
culturales
y
tecnolgicas)
y
evalan las
repercusiones que tendrn en
el
mercado
de
su
producto.
La
funcin
de la
investigacin
de
mercados
es recolectar y clasificar la
informacin
relat iva a diversas variables
macro
ambientales e interpretarla en el contexto de sus
consecuencias estratgicas para la
compaa.
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Aguilar (2006) manifiesta que este estudio requiere
de
un
anlisis de
la disponibilidad
del material,
de
los precios
actuales,
y
algunos
otros
aspectos importantes.
Para
realizar los anlisis
correspondientes,
el
comprador debe se r
un experto
en
los
mercados
de
los
materiales
que
regularmente compra. Deber
interpreta r los
movimientos
en los mercados
de
una manera
cuantitativa,
ya que
todo
movimiento en
ellos
ser de
gran inters porque
afecta
directamente a la empresa.
Deber llevar estadsticas,
registrar
hechos y
datos importantes
del
comportamiento
de los mercados de cada material, siendo esto una base importante para tomar
decisiones al
realizar
las
compras.
2.2.2.
Gestin
de compras.
Gest in .
Pacheco, Castaeda y Caicedo (2002) definen la gestin como la capacidad
organizada de supervivencia y proyeccin a largo plazo y el conjunto de instrumentos y
mtodos
que permiten la
adaptacin de
la organizacin al entorno,
es una
forma
de
regulacin
que
se constituye en mecanismo
de
orientacin y control y contribuye a la
vigencia de la lgica de las relaciones existentes, mediando entre los proyectos
globales y los comportamientos individuales, y garantizando una estabilidad dinmica .
Seguidamente
expone
que
la gestin integral
es
considerada como el sistema
que
desarrolla la habilidad humana hasta la plena capacidad a fin de mejorar la creatividad y
la prosperidad, utilizando el utillaje y las mquinas correctamente y eliminando cualquier
costo improductivo.
Como
describe
el autor la gestin implica tomar
en
cuenta
todos
los niveles de la
empresa tanto
estratgico, gerencial y operativo como el ambiente
externo
e interno en
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el cual
se desempea,
incluyendo la cultura organizacional y sobre todo el talento
humano, ya que la integracin de todo este s is tema tend r como consecuencia
decisiones y criterios de direccin que pueden significar el xito o fracaso de una
organizacin.
Compras.
Las
compras son
bsicas
para
el
progreso de
toda empresa pequea,
mediana
o
grande; comprador y vendedor ponen inters especial en
las
negociaciones que
rea l izan
Cruz (2007) define comprar como adquirir materias primas o cualquier otro artculo
con
las
caractersticas mnimas
necesarias
requeridas por una
empresa;
es decir,
precio, calidad, cantidad, condiciones
de entrega,
condiciones
de
pago,
as
como la
negociacin de los servicios
postventa.
Aguilar (2006) lo define como la adquisicin
de bienes
y servicios
de
calidad,
en
el
tiempo y precio
adecuados.
Procurando siempre comprar al proveedor
ms
confiable.
Ballou (2004) manifiesta que el proceso de compras involucra la adquisicin de
materias primas, suministros y
componentes para
la organizacin .
Al
definir el
concepto de compras
los
autores
coinciden
en que
el trmino
se
refiere a
adquirir productos
que son
requeridos en la empresa, en
este
sentido Cruz, (2007)
Aguilar
(2006)
y Ballou (2004) manifiestan la necesidad de detectar
las
reas
de
la
empresa donde van a ser empleados o consumidas, as como las caractersticas que
deben poseer los productos
tales
como: calidad, cantidad, precio, etc.
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Las gestin de
compras
no solo
representan
una funcin
para
adquirir materiales o
productos dentro
de
las organizaciones, es importante que la gerencia asuma
estrategias y
alianzas
con los proveedores para lograr una mayor productividad.
En funcin a lo anterior
se
define la gestin
de
compras,
segn
Heredia (2007) como
algo que
va
ms
all de la
simple
interpretacin de un intercambio
de
un bien o servicio
por una cantidad econmica pre-establecida.
Se
toma como base la planeacin, la
ejecucin y el control o seguimiento de todas y cada una de las
acciones
relacionadas
directa o indirectamente con las adquisiciones de la
empresa.
Sin embargo Martnez (2007), explica que la gestin de compras consiste en
satisfacer las
necesidades de
la
empresa
con
elementos
exteriores a la misma,
maximizando el valor del dinero invertido (criterio econmico), pero este objetivo a
corto plazo debe ser compatible con la contribucin
de compras en
armona con el resto
de los departamentos para lograr los objetivos de la empresa, bien
sea
coyunturales
(mejora de beneficios) o estratgicos (mejora de la posicin competitiva).
Por otro lado Fernndez de Valderrama (2005), destaca que los procesos de
compras se inician con la definicin de las necesidades que la compra debe de cubrir.
En esta fase, el comprador debe trabajar con el tcnico o usuario que requiere la
compra para conseguir plasmar de forma concreta y detallada todos los factores y
cuestiones que deben responder los proveedores potenciales en las ofertas que
presentan.
Como
se puede
observar, Fernndez (2005) incluye las negociaciones con los
proveedores
como condicin para mejorar la posicin competitiva
de
la empresa,
as
como
la comunicacin efectiva entre departamentos para detallar
las caracterst icas
detalladas
de los
productos.
La gestin de
compras es
considerada
una
de
las
mejores
fuentes
de incremento de
beneficios para las empresas de hoy en da, sin embargo el
fin
social que persigue
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Mercados
de
Alimentos, C. A. constituye un reto an ms importante y
esencial
para su
permanencia
a travs del tiempo, obligando a que
adems de
ser una funcin
estratgica
que
proporcione un
alto
nivel
de competitividad
y rentabilidad a la empresa,
cumpla
su misin
de
abastecer y servir a la poblacin
de
escasos
recursos
econmicos.
Es por ello que, la
empresa
al
querer
afrontar un entorno cada
vez
ms amplio y
cambiante,
debe abocarse a la investigacin para comprender,
analizar
y seleccionar
alternativas
que permitan su desarrollo y estabilidad en el
mercado.
La metodologa existente sobre la gestin
de
compras
constituyen
tambin
una
fuente
de
apoyo para la
elaboracin de
planes, y funciones
deben de
ser realizadas
eficiente y
efectivamente,
ya
que
es
el
departamento
de
compras
donde
se
invierte
gran
parte del dinero
de
la organizacin, por lo tanto, el personal asignado a
esta rea
tiene
la responsabilidad de adquirir los productos
seleccionando
los mejores proveedores, sin
descuidar algunos factores como costos, calidad y tiempo.
Perrotin y
Heusschen
(2002)
para gestionar
mejor
las compras se deben tomar
en
cuenta los
principales retos de
la
compra,
que
son:
El beneficio: es el reto ms fcil
de
evaluar. Depende en gran manera la
aptitud del comprador para poner en competencia real las fuentes
de
suministro.
La calidad del producto a comprar, definida en el pliego
de
condiciones.
El servicio
que puede
dar
el
proveedor,
ya
sea
el exigido
por
el
comprador
(Cumplimiento
de
los plazos, servicio postventa...), el
propuesto
por el
v en d ed o r
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