Garantice la confianza en el proyecto

Los ochenta llamaron... ... y no quieren que les devuelvan sus herramientas empresariales de administración de proyectos y carteras (PPM).Si su oficina de administración de proyectos (PMO) aún depende de los mismos procesos y sistemas, o unos similares, que se usaban cuando los colores fosforescentes y los cortes cubana estaban de moda, nunca podrá seguir el ritmo de las demandas del mercado actual ni los cambios en la tecnología. Los cronogramas de implementación de seis meses y los modelos de mando y control de antaño se están reemplazando activamente con métodos y prácticas de entrega continua, como aquellos ágiles y eficientes, con el fin de generar una mayor participación del cliente.

Los competidores y las empresas nuevas centradas en las aplicaciones listas para alterar el sector se están apurando a mejorar sus ofertas con mejores experiencias. Y, en esta carrera para satisfacer a los clientes, la velocidad de salida al mercado lo es todo. Está apretando los ciclos de vida de software, y las PMO de todas partes sienten la presión de hacer lo siguiente:

• respaldar el desarrollo rápido e iterativo que se necesita para el crecimiento y el éxito futuros de la empresa;

• reemplazar los sistemas heredados que hacen que las tareas, como la recolección de datos y la solución de problemas, sean una pesadilla operativa;

• implementar y mejorar las herramientas de panel, análisis y reporte, así como los procesos de planificación de recursos, previsión, administración de carteras y gobernanza;

• pasar de una estrategia de mando y control a una que promueva las relaciones y la colaboración.

de los ejecutivos de líneas empresariales sienten la presión de lanzar nuevas aplicaciones más rápido y consideran que “la demanda del cliente” y “las acciones competitivas” son los dos principales impulsores.1

94%1 CA y Vanson Bourne, investigación sobre la economía de las aplicaciones, 2014.

Entonces, ¿cómo hacen las organizaciones para adaptarse a este nuevo orden mundial? ¿De qué manera afectan todos

estos cambios la inversión que han realizado en sus soluciones actuales de PPM? Decidimos averiguarlo.

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et no gra fía

Volvimos a examinar cómo se llevan a cabo los proyectos en la economía de las aplicaciones

Analizamos en profundidad la forma en que las empresas manejan el trabajo cotidiano relacionado con la administración de proyectos, programas y carteras. Para obtener un panorama claro, realizamos una investigación etnográfica, que es una técnica usada para entrevistar y observar usuarios en sus ambientes de trabajo. En lugar de formular preguntas de una encuesta formal, incentivamos a los entrevistados a que contaran historias sobre sus experiencias que nos permitieran ir más allá de los patrones genéricos de trabajo y, de este modo, pudiéramos identificar sus motivaciones subyacentes y puntos débiles específicos.

Hablamos con más de 150 profesionales de administración de proyectos de una amplia variedad de organizaciones y los visitamos en su lugar de trabajo. Todos, desde gerentes financieros, de carteras, programas, proyectos y recursos hasta miembros de equipo, analistas de datos, propietarios de procesos y administradores, fueron entrevistados para que pudiéramos entender mejor su comportamiento, sus metas y sus criterios para el éxito. Solo los escuchamos y dejamos nuestras opiniones fuera de la ecuación.

Esto es lo que averiguamos...

es el estudio sistemático de personas y culturas

Para los miembros del equipo, es como presentar impuestos Para los equipos de proyectos, las tareas diarias o semanales de recolección de estado y registro de tiempo son muy parecidas a la presentación de impuestos, es decir, un ejercicio doloroso. Sin embargo, estas tareas son obligatorias, de modo que los equipos cumplen a regañadientes. Pero, en lugar de registrar el tiempo realmente dedicado, introducen un cálculo aproximado o lo que sea que se exija en la herramienta de administración de trabajo de la empresa para marcar la casilla en su lista de cosas por hacer. Llegar al punto en que pueden ingresar el tiempo es oneroso y, francamente, es un fastidio.

Como resultado, si entra basura, sale basura. Es decir, una mala contabilidad de un proyecto genera tiempo extra innecesario, cronogramas desintegrados, malos cálculos e incluso proyectos cancelados.

Por ejemplo, veamos el caso de Mike, un entusiasta miembro del equipo al que le gusta ponerse retos para aprender constantemente y aceptar varias tareas a la vez. A veces, se siente frustrado con procesos y requisitos de datos que hacen más lento su trabajo o no tienen sentido. Su prioridad es terminar el trabajo diario, por lo que cumple de la mejor manera posible y mantiene el enfoque en llevar a cabo sus responsabilidades antes de las fechas límite correspondientes. “Ojalá los gerentes no me obligaran a considerar el tiempo como si fuera un contador... Si hiciera las cosas de ese modo, no podría hacer mi trabajo”, dice Mike.

El problema es que los empleados, como Mike, tienen una gran aversión a los reportes de estado y al registro del tiempo debido a que estos son pasos adicionales en un día de trabajo que ya es ajetreado, que no son fáciles de acceder o no están integrados en su rutina diaria. Además, no tienen idea de cuál es el resultado de sus ingresos. Para ellos, es como si el Gran Hermano estuviera controlando cada paso que dan. No entienden la forma en que esta información ayuda a los gerentes a hacer malabarismos con varias demandas de un proyecto, cobrar tarifas rentables, hacer previsiones precisas y garantizar que todos los miembros del equipo tengan cargas de trabajo equilibradas.

de las empresas indican que la principal causa de las fallas de los proyectos son los cálculos incorrectos del tiempo de las tareas.228%

2 Octava encuesta mundial de administración de proyectos de Pulse of the Profession de PMI, 2016. 4

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La conveniencia es clave El hecho es que los equipos representan la población diaria más grande de usuarios de software de PPM, pero son los que obtienen el menor valor. Ellos sienten como si fueran las personas menos importantes en la organización, obligadas a usar herramientas engorrosas de estado y control de tiempo como medio de rendición de cuentas individual. No ven el impacto en su trabajo cotidiano, menos aún en el proyecto o el negocio en general.

CA Project & Portfolio Management (CA PPM) se ha rediseñado para ayudar a que los miembros del equipo entiendan los resultados de su contribución. Para ellos y todas las personas involucradas en proyectos importantes, la conveniencia es clave. Por lo tanto, hemos diseñado una interfaz elegante e intuitiva de parte de horas que facilita ingresar el tiempo, agregar notas y estar al tanto de cuáles son los partes de horas que se han aprobado y cuáles tienen la aprobación pendiente. De igual forma, hemos mejorado la experiencia del usuario para los gerentes de proyectos de modo que cuenten con un mejor acceso a las personas y una mayor capacidad para mantener el ritmo de los proyectos hasta su finalización.

Nuestra meta es otorgar a los gerentes una forma simple de conectarse con los equipos que respaldan, de modo que todos sean partícipes y estén satisfechos a lo largo de la vida de un proyecto. Desde los colaboradores que realizan el registro del tiempo hasta las partes involucradas que deben mantenerse informadas, el objetivo de CA PPM es ser una extensión intuitiva y natural de la forma en que se trabaja. Permitirá lo siguiente:

• otorgará a los equipos la confianza para ser sinceros;

• fomentará conversaciones sobre el cumplimiento;

• otorgará control sobre la forma en que se divulga la información.

Los gerentes de proyectos están en el negocio de las relaciones, pero sus herramientas no

Los gerentes de proyectos (PM) se comunican constantemente con los miembros del equipo, las partes involucradas clave y los clientes para mantener el control de los recursos y asegurarse de que los proyectos se lleven a cabo dentro del plazo y del presupuesto. Y no solo lo hacen a través del correo electrónico, llamadas en conferencia y reuniones, sino también herramientas de colaboración ad hoc, como Skype y Google Docs. El problema es que todos estos canales crean una pesadilla contextual en la que nada se controla ni está integrado con el proyecto en sí. De esta manera, los gerentes terminan destinando un montón de tiempo a la búsqueda de la información que necesitan para hacer su trabajo.

Este escenario le resulta demasiado conocido a la PM Nicole, quien se enorgullece de administrar varios proyectos simultáneamente. Usa las habilidades que adquirió como voluntaria para inspirar a sus equipos, lo que ha dado lugar a una comunicación más abierta y con mayor regularidad.

Y si bien han mejorado, aún debe recordarles que la mantengan al tanto del estado de las tareas y el tiempo que necesitan para realizarlas. Nicole explica: “No espero que mi equipo registre cada detalle, siempre y cuando yo sepa estamos avanzando”.

Como Nicole, los gerentes de proyectos están en el negocio de las relaciones y trabajan con personas de todos los niveles para encontrar la mejor forma de realizar los proyectos oportunamente. Necesitan herramientas que permitan la colaboración, pero que también respalden la dinámica de equipo y se integren con los procesos del trabajo. La información no puede estar escondida en hojas de cálculo y chats aislados; se debe poder acceder a ella a través de una sola vista unificada.

3 Mulcahy, Rita, PMP Exam Prep, octava edición de la guía de estudio, p. 364. 6

Los gerentes de proyectos destinan hasta el 90 por ciento de su tiempo a la comunicación.3

90%

Haga partícipe al equipo (no el parte de horas)

Con herramientas dispares, se puede obtener una solución de colaboración a corto plazo, pero, en última instancia, los PM deberán perseguir a los miembros del equipo para pedirles respuestas, documentos, decisiones, estados, etc. Esto suele crear conflictos internos, que es algo que, de hecho, los gerentes de proyectos intentan evitar. Desean que sus equipos estén contentos y sean productivos, y permitirles hacerse cargo de su propio trabajo.

En la conceptualización del futuro de CA PPM, quisimos proporcionar una forma mejor, una que permitiera que los equipos se conecten y se comuniquen abiertamente durante toda la vida de un proyecto. Dicha colaboración da como resultado algo más parecido a un proyecto social, en el que los equipos trabajan juntos con mayor libertad y se “autocorrigen” cuando sea necesario. Los miembros del equipo ya no necesitan depender de herramientas de colaboración desconectadas, sino que ahora cuentan con una solución que aprovecha su poder colectivo para generar resultados exitosos.

CA Technologies está diseñando la próxima generación de CA PPM con los PM en mente, que les permitirá hacer lo siguiente:

• fomentar la confianza dentro de los equipos;

• compartir conocimientos y actualizaciones;

• conocerse unos a otros en un nivel más personal;

• hacer partícipe al equipo (no el parte de horas);

• respaldar la propiedad de los proyectos basada en el equipo.

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Las PMO tienen demasiados datos y no suficiente información

En una cantidad cada vez mayor, empresas que buscan mayor eficiencia y un monitoreo más detallado de los proyectos están abriendo PMO. Sin embargo, para cumplir con su fin, las PMO necesitan acceso a datos precisos que puedan usar para tomar mejores decisiones empresariales. Pero, tal como dijimos anteriormente, la mayoría de los miembros de equipos realizan registros falsos de tiempo y estado. Y la mayor parte de la información queda afuera de los reportes, en debates en vivo, correos electrónicos y documentos en línea.

Para muchas PMO, como la de la empresa del ejemplo, la solución temporaria ha sido la exportación de datos de proyectos a Excel o PowerPoint porque

son más fáciles de manipular y manejar. Si bien estas son herramientas conocidas, no están diseñadas para la colaboración de equipo ni la comunicación con los líderes superiores en torno a un sinnúmero de otras actividades laborales. “Estas hojas de cálculo y presentaciones dispares proporcionan datos muy buenos, pero información inútil”, dice un ejecutivo.

El problema no es la falta de datos. En cambio, es una cuestión de agrupar datos confiables en una colección en la que se puedan realizar búsquedas o en un sistema que proporcione información, métricas y notificaciones.

La información está descentralizada y es difícil de usar

El 72 % de los líderes empresariales no están satisfechos con el tiempo que se requiere para obtener información de los datos4

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4 Wilson, Stuart, The Problem with Data Analytics and what 2015 Holds (El problema con el análisis de datos y lo que depara el año 2015), ITProPortal, 3 de enero de 2015.

Permita que los datos cuenten la historia Sobre la base de nuestra investigación, determinamos que los usuarios de PPM desean un sistema que los ayude a aprender y a mejorar la entrega de los proyectos, mientras que la gerencia requiere información que respalde que están tomando las decisiones correctas y que cuentan con la estrategia correcta de inversión. En apoyo de esta meta, la precisión de los datos y la accesibilidad a los datos son esenciales. En general, los usuarios no desean estar limitados a Excel® ni tener que mover los datos para generar información. Si ocurren errores, suele deberse a las malas actualizaciones de estado o registro de tiempo, lo que genera desconfianza en la gerencia, que se cuestionará la validez de los datos que reciben.

Volver a infundir confianza en los datos es uno de los objetivos principales de CA PPM. Con esta solución, la gerencia podrá obtener respuestas precisas, ya que sabrá que los equipos están comprometidos e ingresan los datos correctamente en una herramienta en la que las funciones están diseñadas para capturar información en el punto adecuado del proceso. Mientras más se use la solución, mayor será la precisión de la información, se tardará menos en obtener respuestas y se dedicará menos tiempo a la búsqueda de información. La visión para CA PPM es que funcione como un GPS, es decir, que proporcione notificaciones inteligentes que guíen a las PMO para evitar problemas en el camino.

Las PMO obtendrán datos que cuenten una historia precisa en la que puedan confiar como base para sus decisiones. Con la ayuda de CA PPM, los equipos podrán hacer lo siguiente:

• reducir la dependencia de Excel para lo básico;

• realizar análisis avanzados con otras herramientas de inteligencia empresarial;

• incorporar alertas y reportes de excepciones.

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Lo que determinamos a partir de nuestra investigación es que, en lo que respecta a la administración de proyectos, la mayoría de las organizaciones dan más importancia a las prácticas que a las personas. Ponen demasiado énfasis en los factores racionales, como procesos, políticas o procedimientos, y subestiman los impulsores emocionales, como la participación del equipo —la esencia de la excelencia en la entrega de proyectos—. Si bien se mantiene el enfoque en el control de calidad, presupuestos, cronogramas y análisis de rutas importantes, será necesario considerar los factores humanos, emocionales y sociales —esfuerzos menos tangibles de la administración de proyectos— de manera más equitativa.

Lamentablemente, incluso con todos los avances en tecnología de la información y comunicaciones, resulta sorprendente que las herramientas de PPM aún respalden un marco tradicional de PM, en lugar de entregar servicios que promuevan la participación del equipo. Como resultado, muchas herramientas de PPM funcionan de manera similar a las herramientas que se entregaban en las últimas décadas, a pesar de que la cultura y las conexiones han cambiado.

Una mala administración combinada con malas herramientas está generando un punto de inflexión en el que los proyectos quedan atrapados entre métodos tradicionales y ágiles.

Consenso en nuestras conclusiones

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Garantice la confianza en el proyecto Con los resultados de nuestro estudio en mano, hemos emprendido una misión para garantizar la confianza en los proyectos. Los usuarios

exigen una herramienta que sea conveniente, mantenga a todos informados y conectados fácilmente, y además, simplifique la colaboración en toda la vida de un proyecto. Desean un sistema de PM que haga partícipe al equipo y se convierta en una extensión intuitiva y natural de la forma en que trabajan. Y la gerencia espera no tener sorpresas y obtener datos que cuenten una historia precisa, de modo que se pueda confiar

en ellos para tomar decisiones empresariales sólidas.

En consecuencia, estamos diseñando nuestro CA PPM de última generación.

La conveniencia es clavePoder a través de la simplicidad para el usuario

Haga partícipe al equipo (no el parte de horas)

Éxito a través de la colaboración del equipo

Permita que los datos cuenten la historiaInformación a través de datos precisos

• Captura del tiempo y estado en tiempo real• Suscripción a estados, proyectos y conversaciones• Registro del tiempo social

• Intercambio de experiencia y capacidades• Conocimiento y transparencia del proyecto• Experiencia adaptada al usuario

• Búsqueda inteligente para encontrar lo que sea• Registro, obtención y evaluación de datos• Información sobre el estado del proyecto

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Obtenga más información sobre CA PPM

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CA Technologies (NASDAQ: CA) crea un software que impulsa la transformación en las empresas y les permite aprovechar las oportunidades de la economía de la aplicación. El software es el centro de cada empresa, en cada sector. Desde la planificación hasta el desarrollo, la administración y la seguridad, CA trabaja con empresas en todo el mundo para cambiar el estilo de vida, realizar transacciones y comunicarse, mediante entornos móviles, de nubes públicas y privadas, entornos distribuidos y centrales. Obtenga más información en ca.com/ar.

Cuando diseñamos software, no vemos funciones, sino que vemos las personas que usan nuestro software. El origen de nuestra metodología ha sido y continúa siendo la investigación. La aplicación en el mundo real de nuestra solución y la creciente demanda nos ayuda a entregar una impresionante experiencia al usuario que hace partícipes a los equipos en todos los niveles y permite resultados exitosos de los proyectos tanto ahora como en el futuro.