ANEXO No. 2 (Gua para el trmite de autorizaciones)

GASTOS ACEPTABLES Y NO ACEPTABLESApoyos Concertados y Convenios de Asociacin (Alianzas Estratgicas)

DEFINICIN DE GASTOS

Todo proyecto, para ser estudiado y aprobado, requiere una concepcin temtica, una propuesta enmarcada enlos campos que componen el sector y la construccin de una estructura financiera donde se detallen loscomponentes y las actividades junto con el correspondiente costeo. En materia financiera, existen parmetrospara establecer los costos, de los cuales se selecciona una primera aproximacin: costos fijos y costosvariables.

A. Costos fijos: Son aquellos que permanecen constantes durante un periodo de tiempo determinado sinimportar el volumen de operaciones que se realicen. Los costos fijos se consideran como tal en su monto globaly constituyen los costos mnimos causados por la operacin de cualquier organizacin. Es decir,independientemente de los proyectos que desarrolle la organizacin, requerir atender el pago de vigilancia,secretaria, recepcionista, contador y revisor fiscal.

B. Costos variables: Son aquellos que se modifican de acuerdo con el volumen de operaciones, es decir, si nohay proyectos no hay costos variables, y si se producen muchos proyectos el costo variable es alto. Ejemplo: elcosto de materiales para producir las escenografas depende del nmero de montajes que se hagan; el valorrequerido para el pago de artistas depende del nmero de obras que se pretenda presentar; lo mismo sucedercon los gastos de logstica, sonido, luces, etc.

Para el caso de los proyectos aprobados por las entidades adscritas, los costos admisibles son los variables,por cuanto se busca financiar el componente cultural, artstico, patrimonial, recreativo y deportivo.

Requisitos generales para que procedan los gastos

Los gastos que vayan a legalizarse, admisibles en ejecucin de proyectos aprobados, deben corresponder aaquellos egresos que constituyan gastos necesarios e indispensables para el desarrollo de las actividadesartsticas, culturales, patrimoniales, recreativas y deportivas , que soportan la programacin establecida en elproyecto presentado y aprobado por la Secretara Distrital de Cultura, Recreacin y Deporte (SCRD) o susentidades adscritas e incorporado al correspondiente contrato.

Los informes presentados deben hacer referencia a la totalidad de los pagos efectuados durante el trmino deejecucin del contrato y/o convenio, relacionados con los componentes y las actividades incluidas en elpresupuesto de gastos objeto del apoyo o convenio de asociacin. Los gastos deben estar respaldados, para suaceptacin, por factura o documento equivalente, con el cumplimiento de los requisitos establecidos en elEstatuto Tributario, junto con los correspondientes egresos o constancias de pago.

Por lo tanto, los gastos presupuestados que se pretenden legalizar deben cumplir con unas condicionesesenciales: tener relacin de causalidad, necesidad y proporcionalidad con las actividades artsticas, culturales,patrimoniales, recreativas y/o deportivas, apoyadas, segn se define a continuacin:

A. Causalidad: principio segn el cual nada puede existir sin una causa suficiente. Por lo tanto, los gastosaplicables a actividades artsticas, culturales, patrimoniales, recreativas y/o deportivas, deben corresponder alos normalmente aceptados pero con relacin directa con el objetivo que se pretende obtener a travs de losproyectos de la entidad adscrita.

B. Necesidad: Los gastos pretendidos constituyen insumos bsicos dentro del proceso artstico, cultural,patrimonial, recreativo y/o deportivo que se sigue, por lo cual son gastos imprescindibles para poder llevar acabo la actividad. Debe haber una clara separacin entre los gastos directos relacionados con la actividadapoyada y los gastos de operacin de la entidad beneficiaria de los recursos (vase el concepto de costos fijosy costos variables).

C. Proporcionalidad: La proporcin se mide de acuerdo con la magnitud y las caractersticas de cadaactividad. No se puede distorsionar la operatividad de un proyecto recargndolo con gastos por fuera delalcance de las actividades desarrolladas.

Requisitos especiales para que procedan los gastos

Los gastos que se consideren dentro del proyecto, requieren para su legalizacin el cumplimiento de cuatrorequisitos esenciales: consecuencia, realizacin, oportunidad e imputabilidad, los cuales aplican dentro delplazo de ejecucin del contrato de apoyo o convenio de asociacin.

Consecuencia: los gastos deben guardar correspondencia lgica con los principios de la contratacin.De la legalizacin de gastos no se pueden desatar consecuencias tales como el incumplimiento derequisitos legales o la modificacin de la esencia de la contratacin.

Quiere indicar lo anterior que si el contrato es de apoyo o convenio de asociacin, no existe unacontraprestacin directa de parte del contratista hacia el contratante . Por lo anterior, en eldesarrollo de las actividades del proyecto apoyado no puede considerarse ningn tipo de pago porsuministro de bienes o servicios por parte del contratista beneficiario del apoyo o asociado. Lo contrarioimplicara modificar la esencia del contrato hacia suministro o prestacin de servicios, caso en el cual elprocedimiento de contratacin es diferente y tiene consecuencias tributarias como la de facturar ycobrar el correspondiente impuesto sobre las ventas.

Realizacin: que corresponda a gastos ejecutados en la realizacin del proyecto y cuyo pago se hayaefectuado o corresponda contablemente a una obligacin constituida como cuenta por pagar.

Oportunidad: que se hayan ejecutado dentro del trmino de ejecucin establecido en el contrato quesoporta el apoyo entregado por la Secretara Distrital de Cultura, Recreacin y Deporte o sus entidadesadscritas.

Imputabilidad: que sean procedentes con las actividades desarrolladas en ejecucin del proyecto.

GASTOS ACEPTABLES:

Los programa de Apoyos Concertados y Alianzas Estratgicas de la Secretara Distrital de Cultura, Recreacin yDeporte y sus entidades adscritas apoyarn dentro de los gastos de los proyectos aspectos como losrelacionados en el cuadro siguiente:

Concepto de Gasto Descripcin

Gastos de transporte

Valor pagado por tiquetes areos o terrestres, movilizacin urbana y rural,necesarios para el desplazamiento de agentes artsticos, culturales,patrimoniales, recreativos y/o deportivos, poblacin a la cual va dirigido elproyecto, escenografas, instrumentos y otros materiales, cuando dichaactividad est considerada como necesaria para el desarrollo del proyecto

Gastos de alojamiento

Gastos de hotel ocasionados por el desplazamiento de agentes artsticos,culturales, patrimoniales, recreativos y/o deportivos y poblacin a la cual vadirigido el proyecto a destinos diferentes a su lugar habitual de trabajo y/oresidencia, para participar en el montaje de actividades necesarias para eldesarrollo del proyecto.

Gastos de alimentacin Gastos necesarios para atender la alimentacin del equipo de trabajo ypoblacin beneficiaria segn las caractersticas y actividades del proyecto.

Gastos de logstica de eventos

Gastos destinados al pago de acomodadores, guas y personal logsticonecesario para la realizacin de eventos (no incluye taquilleros).

Gastos de vigilancia en eventos

Gastos de personal destinado a proteccin de los montajes, equipos einsumos de produccin realizados por fuera de los escenarios propios de laentidad sin nimo de lucro siempre y cuando el desarrollo del evento sea elque genera la necesidad del servicio de vigilancia.

Gastos de alquiler

Gastos destinados a atender el pago del alquiler de instrumentos, vestuario,escenografa, equipos audiovisuales, sonido e iluminacin tales como:cmaras, equipos de cmputo, equipos de video beam, equipos de sonido,implementos deportivos, entre otros, que no sean de propiedad de la entidadsin nimo de lucro o de sus directivos y sean necesarios para el desarrollo delas actividades del proyecto en alguna de sus etapas.

Gastos originados por el alquiler de carpas, tarimas, plataformas, vallas deseparacin y vallas de contencin, alquiler de baos requeridos para elmontaje o necesarias para la ejecucin de actividades del proyecto.

Gastos en que incurre la organizacin para el montaje de las escenografasy/o exposiciones requeridas como complemento en el desarrollo de lasactividades del proyecto en alguna de sus etapas.

Gastos originados en el alquiler de los espacios que no sean de propiedadde la entidad sin nimo de lucro o de sus directivos y sean necesariospara el desarrollo de las actividades del proyecto, tales como: escenarios,aulas, auditorios, entre otros.

Gastos de recurso humano

Gastos que correspondan al personal estrictamente indispensable para laejecucin del proyecto: director del proyecto, as como el equipo profesional yde apoyo necesario para el desarrollo de las actividades del mismo, entreotros.

Gastos de personal paraprocesos de formacin

Gastos originados en el pago del personal necesario para realizar los talleres,foros, cursos y otras actividades de formacin, contempladas en losproyectos.

Gasto de materiales paraprocesos de formacin,circulacin,investigacin, creacin,agenciamiento,trasmisin, visibilizacin,proteccin ysalvaguarda.

Gastos necesarios para el desarrollo de los procesos de formacin,circulacin, investigacin, creacin, agenciamiento, trasmisin,visibilizacin, proteccin y salvaguarda. Deben especificarse qumateriales se requieren, cantidades y valores unitarios.