GD-P1-I1 Gestión Documental
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Gestión Documental Código GD-P1-I1 Versión 4 Instructivo de Organización de Archivos de Gestión Fecha Junio de 2018 Pagina 1 de 26 Objetivo El propósito de este Instructivo es normalizar la secuencia de actividades para la adecuada organización, conservación y transferencia de los archivos, de gestión y central de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico. ESTE INTRUCTIVO APLICA PARA LA ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN, CUSTODIA Y TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 1. ARCHIVO DE GESTIÓN La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada en cada área 1.1 Tabla De Retención Documental La TRD es un listado de series y sus correspondientes tipos documentales (producidos o recibidos estos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones) a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. La administración se beneficia con la elaboración de las TRD ya que estas: Facilitan el manejo de la información Contribuyen a la racionalización de la producción documental Permiten proporcionar un servicio eficaz y eficiente Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente
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Instructivo de Organización de Archivos de Gestión
Fecha
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Objetivo
El propósito de este Instructivo es normalizar la secuencia de actividades para la adecuada organización, conservación y transferencia de los
archivos, de gestión y central de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.
ESTE INTRUCTIVO APLICA PARA LA ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN, CUSTODIA Y TRANSFERENCIA DE
DOCUMENTOS
1. ARCHIVO DE GESTIÓN
La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada en cada área
1.1 Tabla De Retención Documental
La TRD es un listado de series y sus correspondientes tipos documentales (producidos o recibidos estos por una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones) a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
La administración se beneficia con la elaboración de las TRD ya que estas:
Facilitan el manejo de la información
Contribuyen a la racionalización de la producción documental
Permiten proporcionar un servicio eficaz y eficiente
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente
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Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo
Identificación
Permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación motivo de
análisis. La identificación de las SERIES dentro del fondo documental, se debe
realizar teniendo en cuenta la estructura de los procesos de la entidad productora
(mapa de procesos).
Valoración
El objetivo de la Valoración es proteger el Patrimonio
documental ya que permite el establecimiento de
los valores primarios y secundarios y su permanencia
en cada una de las fases de archivo.
Selección
Es el proceso mediante el cual se determina el destino
final de la documentación bien sea para su eliminación,
su conservación total o parcial.
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Eliminación
Es la destrucción de los documentos que han perdido el valor administrativo,
jurídico, legal fiscal o contable y que no tiene valor histórico o que carecen de
relevancia para la ciencia y la tecnología.
1.2 Clasificación
Se deben clasificar los documentos propios de cada dependencia, de acuerdo
a sus procesos y se ordenan según la Tabla de Retención Documental aprobada,
siendo ésta una herramienta que permite la codificación e identificación de cada
una de las series, subseries y tipologías documentales en cada dependencia.
La clasificación de los documentos corresponde a las Oficinas Productoras,
Dependencias y Áreas de la entidad, correspondiendo a una estructura organica
en sus diferentes niveles jerarquicos.
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Identificación de “Documentos de Apoyo”
Los documentos sobrantes que no fueron clasificados en
cada serie documental (tema) y son generados por otras
dependencias, se consideran documentos de apoyo y no se
deben transferir al archivo central (instructivos, normas,
informes de otras dependencias etc.), identifíquelos déjelos
en un sitio aparte, donde pueda consultarlos, si aún los
necesita.
01 ACTAS 01.01 Actas del Comité de
Contratación
-Agenda del día
-Cuadro de control de
asistencia
CÓDIGO
SERIE
NOMBRE
SERIE
CÓDIGO
SUBSERIE
CODIGO
SUBSERIE
NOMBRE DE LA
SUBSERIE
TIPOLOGÍA
DOCUMENTAL
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1.3 Ordenación
Hace referencia al orden en que se conservan los documentos dentro de cada unidad
documental, la ordenación de cada carpeta se hará de manera cronológica en forma
ascendente DIA, MES, AÑO, de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su
producción. El documento con fecha más antigua de la producción, es el que da
inicio al trámite y será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta; y el
documento con la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
No se deben archivar documentos duplicados en la misma carpeta.
En caso, que las revistas, periódicos, folletos, cartillas, fotos sueltas, o cualquier otro objeto hagan parte del expediente, se deben colocar en
la parte final de la carpeta, como anexos y se hará referencia respecto al folio al cual pertenecen, el N. de unidades anexas de cada tipo Ej.: 5
fotografías sueltas. Ciudad, fecha, asunto y tema al que hace referencia. Para los anexos en soporte electrónico CD, videos, Cassettes, entre
otros, se separarán del expediente dejando en el mismo la respectiva referencia cruzada.
Los documentos en papeles químicos o térmicos tipo fax, deben ser reemplazados por una fotocopia, la cual se conserva en la carpeta
correspondiente y se elimina el fax.
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1.4 Foliación
La documentación que se va a foliar debe estar depurada; la depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, de folios en blanco,
notas internas de distribución de la correspondencia, reportes de fax, sobres de correo sin sello de radicado, pastas de anillados, tarjetas de
invitación, copias de legislación y todos aquellos documentos que no formen parte del expediente.
Para el caso de series como contratos, investigaciones disciplinarias,
procesos jurídicos, etc. que están conformados por más de una unidad de
conservación (carpeta) se deben foliar de manera consecutiva, de tal forma
que la segunda será la continuación de la primera.
Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta
del folio, en el mismo sentido del texto del documento.
No se foliarán documentos que contienen texto por ambas caras utilizando números con suplementos como (1A, 1B) se registrará el
número correspondiente en la cara recta del folio.
Se debe escribir de manera legible sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, sin alterar membretes, sellos, texto o numeraciones
originales.
No se deben foliar las pastas, hojas-guarda y las hojas en blanco.
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Las fotografías cuando están sueltas se foliaran en el reverso, utilizando lápiz de mina
negra1
Si existen errores en la foliación, esta se anulara con una línea oblicua, evitando tachones.
La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra.
1.5 Conformación de Expedientes
La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las Series y Subseries que
corresponden a cada área.
Los expedientes deberán conformarse en legajos con un máximo de doscientos folios
(200), se utilizan carpetas en pasta dura, elaboradas en cartón rígido con refuerzo en tela.
1 En el formato de inventario se debe dejar constancia de las características del documento foliado como tamaño, asunto, título, fecha y aquellos que se consideren
pertinentes
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Los expedientes, que por su volumen ocupen más de un legajo, se deberá indicar cuál es la primera parte, la segunda parte, y así
sucesivamente. Ejemplo: 1/2, 2/2, etc.
1.6 Identificación y almacenamiento
CARPETAS
Las carpetas están compuestas por un Juego de Tapas separadas independientes (tapa y
contratapa), elaboradas en cartón rígido Yute Kraft, a diseño y medidas establecidas por la
Secretaría Distrital de Desarrollo Económico. El material es resistente al rasgado y al doblez.
Las aletas o solapas laterales de las tapas y contratapas cuentan con refuerzo en TELA
COLETTA de color negro, resistente a la abrasión.
La tapa frontal, cuenta con un rótulo impreso según diseño establecido por la entidad teniendo
en cuenta la normatividad vigente, el cual se debe diligenciar a lápiz colocando los datos
requeridos para la descripción documental. La capacidad máxima para el almacenamiento de
los documentos es de doscientos (200) folios.
CAJAS
Las cajas que se utilizan para el almacenamiento de carpetas de archivos, están elaboradas en
Cartón kraft corrugado troquelado pared sencilla con un acabado liso, resistente a la
compresión vertical y con dimensiones al armado de ancho: 21 cm., de alto: 26.5cm. y de
largo (o profundidad) 40 cm.
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La tapa frontal cuenta con un rótulo impreso esta se puede diligenciar con un marcador de punta
delgada o esfero, colocando los datos requeridos según diseño establecido.
En cuanto a su capacidad, las carpetas NO deben de quedar ajustadas al interior de la caja.
1.7 Registro en Base de datos
Registrar en el formato único de inventario
(FUID) los datos requeridos para la recuperación
de la información. Este se debe hacer en medio
magnético.
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1.8 Cómo Abrir el Archivo de Gestión:
1. Tome la TRD que corresponde a su Área e identifique las SERIES2 y Subseries3 correspondientes
2. Arme separadores 4 , escriba utilizando mayúscula sostenida el código y nombre de la serie (borde superior centrado).
3. Utilice las mismas especificaciones del Ítem anterior para las Subseries y escriba el nombre en el borde superior derecho
4. Coloque las láminas en el archivador como guía al inicio de cada expediente.
5. Coloque entre las láminas tantas carpetas, como expedientes necesite abrir y dentro de estas los expedientes que va ordenando según este
instructivo.5
6. Distribuya las gavetas o cajas de forma secuencial, numérelas y organice las series por código en forma ascendente como se encuentran en
la TRD
7. Coloque en la tapa de la gaveta o caja un índice de las series, subseries y expedientes que allí se encuentran.
2. ARCHIVO CENTRAL O INTEMEDIO
A este serán transferidos los archivos de gestión por Series una vez cumplido el tiempo de retención según la TRD, es decir, cuando están en el
segundo ciclo de vida (semiactivos).
2 Mayúscula Sostenida 3 La primera letra con mayúscula 4 Tamaño 40 cm. de ancho X 25 cm de alto aprox. 5 Si no utiliza archivador, sino caja, no coloque los separadores y no utilice carpetas colgantes, use carpetas de yute, numere y marque las cajas con lápiz según serie o subserie
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La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo estipulado en la TRD. Una vez agotados los valores primarios y
secundarios de las SERIES, el Comité de Archivos procederá a la valoración documental con miras a la selección o eliminación de la misma.
2.1 Ubicación Física de la Documentación en el Archivo Central
Para el ordenamiento físico e instalación de los expedientes se han instalado sistemas de muebles rodantes, que permiten un mayor
aprovechamiento de espacio; brindando seguridad y protección para los documentos, garantizando una consulta rápida y eficiente.
Los sistemas rodantes constan de:
Carros: Cada uno de los módulos rodantes, de doble consulta. Se identifican
Con números consecutivos, siempre de izquierda a derecha.
Cara: El conjunto de estantes ubicados a lado y lado del módulo.
Se identifican con las letras A y B.
Cuerpos: Cada uno de los estantes que conforman la cara de un módulo.
Se identifican con numeración consecutiva, de izquierda a derecha.
Entrepaños: Soporte metálico en donde se ubica la información, su numeración
es consecutiva por cuerpo de estantería.
Para la organización física de la documentación, el Archivo Central de la Secretaría de Desarrollo Económico se rige por un sistema centralizado,
asignando en un orden cronológico.
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Este sistema permite agrupar los expedientes y documentos que tratan del mismo asunto, así estos se generen o se reciban de diferentes
entidades, personas o dependencias de la Secretaría de Desarrollo Económico
Con esta organización, centraliza la responsabilidad en el manejo, control y administración de los documentos y trámites de la entidad
suministrando información de forma rápida y oportuna.
2.2 Transferencia de Archivos
La transferencia de los documentos de archivos de gestión, se realizará, con base en las series
documentales y tiempos definidos en las Tablas de Retención Documental para cada Dependencia,
acompañados con el acta de finalización.
En el Archivo Central solamente se conservarán los expedientes originales de las series reflejadas en
la TRD para cada dependencia
Se enviará memorando dirigido a la Subdirección Administrativa y Financiera, informando sobre la
transferencia primaria, quien dará el aval a Gestión Documental para continuar con la transferencia.
La documentación a transferir se debe entregar ordenada, depurada, identificada y relacionada en
el Formato Único de Inventario (FUID) adoptado por la entidad, el cual se debe entregar en medio
físico y magnético.6
Las dependencias deben transferir su documentación al Archivo Central en las fechas estipuladas en el
cronograma de transferencias.
6 No se recibirán transferencias que no cumplan con los requerimientos mínimos para la misma.
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Efectuada la transferencia y cotejada la documentación se firmarán los formatos debidamente diligenciados como
soporte de la transferencia.
La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo estipulado
en la TRD. Una vez agotados los valores primarios y secundarios de la
documentación, el Comité de Archivos procederá a la valoración documental con
miras a la selección o eliminación de la misma.
Como resultado de la valoración se llevará a cabo una selección para identificar la
documentación que se conservará permanentemente y la que se eliminará. De la
documentación a eliminar se hará un muestreo para dejar testimonio de la
información contenida en ella. (Formato Acta de Eliminación Documental)
2.3 Preparación de Transferencias Documentales
Para realizar esta labor debe disponerse de un espacio con buena ventilación,
iluminación e higiene, el personal, debe disponer de los elementos de seguridad
industrial, tales como gorras, guantes y tapabocas, dependiendo del volumen y estado
de la documentación a preparar.
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Eliminar material metálico: Clips, ganchos de cosedora, legajadores,
etc., procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la
documentación.
Con el fin de no separar la unidad documental de los expedientes, se puede cambiar el material metálico por elementos elaborados en material
plástico o con recubrimiento que eviten su oxidación.
En su defecto puede emplearse un fragmento o trozo de papel, como barrera entre el material metálico y la documentación.
Unidades de Conservación y Almacenamiento
Cada una de las unidades, dependiendo de su estado de conservación, deberá prepararse de la siguiente manera para la transferencia:
La documentación deberá almacenarse en cajas y carpetas
Cajas: El tamaño de las cajas y la identificación que se deben utilizar para transferir los archivos son iguales a las instrucciones dadas para
archivos de gestión.
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Carpetas: Juego de Tapas separadas independientes (tapa y contratapa), elaboradas en cartón rígido Yute Kraft, a diseño y medidas establecidas
por la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.
Embalaje
La cantidad de unidades de conservación a empacar en cada caja de transferencia deberá ser moderada para evitar el deterioro de la
documentación.
Al empacar se debe mantener el orden estricto del inventario
Las cajas de transferencia deben numerarse consecutivamente.
2.4 Traslado de Archivos de Gestión al Archivo Central
No deben relacionarse, en las transferencias, documentos o expedientes que hayan
sido solicitados, EN CALIDAD DE PRÉSTAMO, al Archivo Central. Ellos
deben devolverse con Memorando aparte porque ya tienen una ubicación, además,
se encuentran bajo la responsabilidad de un funcionario.
La verificación de los documentos transferidos deberá realizarse conjuntamente por
funcionarios de la Oficina productora y del Archivo Central, a partir del momento
de la entrega, con el fin de realizar inmediatamente las observaciones pertinentes y
firmar el acta correspondiente.
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3. CONSULTA Y CONTROL DE ARCHIVOS
Los préstamos se realizarán únicamente en el del Archivo Central de la Secretaría de
Desarrollo Económico, según lo establece el procedimiento.
Para el préstamo de carpetas o expedientes sueltos (contratos, historias laborales) el
Archivo Central, deberá diligenciar el formato
FT_07_PR_DOC_02_prestamo_dtos_afuera completando toda la información que
en ella se requiere y consignando en forma clara los nombres del responsable del
préstamo. Esta Tarjeta se debe colocar en el espacio asignado cuidando que la
identificación EN CALIDAD DE PRESTAMO sea visible para el Control
correspondiente.
Para el préstamo de los demás expedientes y documentos del Archivo Central de la
Secretaría de Desarrollo Económico, los usuarios internos deben diligenciar en todos
los casos, el formato de solicitud de préstamo de documentos formato
FT_06_PR_DOC_02_prestamo_dtos.
Los expedientes y documentos, en general, prestados a un funcionario, no pueden
cederse a otro, sin avisar previamente al Archivo Central, con el objeto, de trasladar
la responsabilidad del primero, sobre los documentos en préstamo.
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Los préstamos de documentos, se harán por un tiempo máximo de diez (10) días hábiles, con una sola prórroga por el mismo tiempo.
Los documentos y expedientes, una vez transferidos al Archivo Central no podrán ser retirados o desglosados en su información original.
El funcionario que tenga documentos en préstamo deberá hacer entrega de
ellos al Archivo Central antes de iniciar los siguientes procesos:
Retiro del servicio
Licencias
Traslados
Comisión
Vacaciones
Los funcionarios que no entreguen a tiempo al Archivo Central los
documentos en préstamo o que permitan que estos sufran pérdida,
deterioro o destrucción serán sancionados de acuerdo con la Ley 734 de
2003.
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Codificación Institucional.
La codificación de las dependencias son las establecidas en la Resolución 172 de 2007 de la SDDE "Por la cual se autorizan los cargos
responsables de firmar las comunicaciones oficiales y se adoptan los códigos y siglas de las dependencias de la Secretaría Distrital de
Desarrollo Económico”
CODIFICACIÓN DE ÁREAS DE LA SDDE
DEPENDENCIA SIGLA CÓDIGO TIPOLOGIA
1
Despacho de Secretario DS 10000 MISIONAL
2
Oficina Asesora de Planeación OAP 11000 APOYO
3
Oficina Asesora Jurídica OAJ 12000 APOYO
4 Oficina Asesora de Comunicaciones
OAC 13000 APOYO
5 Oficina Asesora de Control Interno
OACI 14000 APOYO
6 Subsecretaria De Desarrollo Económico y
Control Interno Disciplinario SDECD 20000 MISIONAL
7 Dirección De Estudios de Desarrollo
Económico DEDE 30000 MISIONAL
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8 Subdirección de Información y
Estadísticas SIE 31000 MISIONAL
9 Subdirección de Estudios Estratégicos
SEE 32000 MISIONAL
10 Dirección de Competitividad Bogotá
Región DCBR 40000 MISIONAL
11 Subdirección de Ciencia, Tecnología e
Innovación SCTI 41000 MISIONAL
12 Subdirección de Internacionalización
SI 42000 MISIONAL
13 Dirección de Desarrollo Empresarial y de
Empleo DDEE 50000 MISIONAL
14 Subdirección de Emprendimiento y
Negocios SEN 51000 MISIONAL
15 Subdirección de Empleo y Formación
SEF 52000 MISIONAL
16 Subdirección de Financiamiento e
Inclusión Financiera SFIF 53000 MISIONAL
17 Subdirección de intermediación,
Formalización y regulación empresarial. SIFRE 54000 MISIONAL
18 Dirección de Economía Rural Y
Abastecimiento Alimentario DERAA 60000 MISIONAL
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19 Subdirección de Economía Rural
SER 61000 MISIONAL
20 Subdirección de Abastecimiento
Alimentario SAA 62000 MISIONAL
21 Dirección de Gestión Corporativa
DGC 70000 APOYO
22 Subdirección Administrativa y Financiera
SAF 71000 APOYO
23 Subdirección de Informática y Sistemas
SIS 72000 APOYO
RECOMENDACIONES.
No son material de archivo los libros, revistas, periódicos, recortes de prensa, en general cualquier tipo de material bibliográfico.
No se debe almacenar en las carpetas los borradores de trabajo, sobres de correo cuando no constituyan a piezas probatorias, libros ni
documentos duplicados.
No dejar acumular la documentación para archivar.
Tener claro qué documentos debe conservar cada cual en su archivo.
Evitar la duplicidad de un mismo documento.
Retirar los ganchos y clips a los documentos.
No alterar los documentos, no doblar, no escribir en los documentos a lápiz o esfero.
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Evitar el uso del A-Z.
No exceder el volumen documental de las carpetas.
No Doblar el lomo de las carpetas.
Organizar cronológicamente la documentación.
Fechar y firmar cada uno de los documentos.
Foliar los documentos una vez concluida la vigencia.
No archivar borradores.
Inventario actualizado y específico de cada archivo.
BASE NORMATIVA
• Ley 594 de 2000: “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones".
• Decreto 514 de 2006: Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un subsistema interno de gestión documental
y archivo (SIGA), como parte del sistema de información administrativa del sector público.
• Acuerdo 05-2013 Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.
GLOSARIO
Archivos de Gestión: Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a
continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que lo soliciten.
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Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su
conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
Clasificación Documental: Labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo,
sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.
Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos emanadas de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplo: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus
características específicas.
Tipología Documental: Especie documental que revela el contenido y la estructura física del documento.
Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su
conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
Depuración: Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios
(duplicados, constancias, etc.). Es análogo a la selección natural.
Tipo Documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos
que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
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Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e
integridad.
Copia: Reproducción puntual de otro documento.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Folio: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas
de un libro, folleto, revista.
Clases de Documentos: Dentro de la clasificación de los documentos tenemos:
Documentos Facilitativos: Aquellos que soportan trámites comunes en todas las entidades, tales como: circulares, nómina, solicitud de
elementos, entre otros.
Documentos Específicos o Sustantivos: Aquellos generados o recibidos como producto de las actividades específicas de cada dependencia o
de la entidad; tales como notas, programas, etc.
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BIBLIOGRAFIA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Acuerdo No. 047 de 2000, Por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V
“Acceso a los Documentos de Archivo”, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por razones de conservación
Acuerdo 049 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos”
Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.
Acuerdo 056 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos para la Consulta “del capítulo V,
“Acceso a los documentos de archivo”, del reglamento general de archivos.
Acuerdo No. 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones
oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
Acuerdo No. 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las
Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la
Acuerdo No. 042. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las
entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental
y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26
Acuerdo No. 02 de 2004. Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos
Acumulados
Gestión de la correspondencia: memorias. Bogotá: AGN, 2002.
Gestión documental: bases para la elaboración de un programa. Bogotá: AGN, 1996.
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CAMBIOS EN EL DOCUMENTO
RESPONSABLE
FECHA
VERSIÓN
Adopción a través de la resolución 205 Subdirector Administrativo y Financiero 22/11/2008 1
Modificación por medio de la resolución 317 Subdirector Administrativo y Financiero 01/08/2011 2
Modificado por resolución 648 Subdirector Administrativo y Financiero 20/10/2017 3
Estandarización del documento Subdirector Administrativo y Financiero 18/06/2018 4
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
REVISIÓN
TÉCNICA
APROBACIÓN
TÉCNICA:
FECHA
Juan Alberto Rico Rengifo -
Profesional Universitario - DGC
/ Javier Suárez Gómez -
Profesional Universitario - SAF
Juan Armando Miranda /
Subdirector Administrativo y
financiero
Juan Armando Miranda
/ Subdirector
Administrativo y
financiero
Camilo Salgado /
Contratista OAP
Pedro Portilla / Jefe
OAP
Junio 2018
