Sage Despachos Caso de éxito

GEFICE-ASESORES DE EMPRESA mejora sus servicios y comunicación con clientes, con la ayuda de Sage Despachos

Cliente

GEFICE, S.L. (www.gefice.com)

Sector

Despacho Profesional

Localización

Barcelona, España

Solución

Sage Despachos

Objetivo

Dotarse de un sistema tecnológico que permita controlar todas las actividades del Despacho a través de una única base de datos y de manejar más ágilmente la información. El despliegue de TICs en la empresa, que posibiliten una interacción ágil y permanente con los clientes, al igual que el mejor conocimiento y satisfacción de sus necesidades.

GEFICE, S.L. es un proyecto

empresarial que se inició en Barcelona,

hace 27 años, de la mano de dos

jóvenes profesionales: Javier Quílez y

Nieves Rodríguez. Se trata de un

Despacho multidisciplinar, organizado

en las divisiones de Asesoría,

Consultoría y Servicios a Colectivos,

que hoy cuenta con un equipo de 11

empleados en continua formación.

Sus profesionales, titulados

universitarios en Económicas, Ciencias

Empresariales y Relaciones Laborales,

cubren las necesidades de los clientes

en ámbitos tan diversos como el

económico-fiscal, el laboral y el de

recursos humanos, o el financiero-

contable. La especialidad de GEFICE

es el asesoramiento fiscal y laboral, así

como la consultoría en Empresas

Familiares. El Despacho también realiza

la gestión de patrimonios particulares,

optimizando su fiscalidad.

“Aunque también asesoramos a grupos

multinacionales, nuestro cliente

mayoritario son las Pymes”, explica

Javier Quílez, Socio-Director de la

organización. En el sector con unas

ofertas de producto tan estructuradas,

como es el de los Despachos, una de

las principales vías para la

diferenciación de GEFICE ha sido

siempre el servicio al cliente. “Los

rasgos diferenciales de nuestra

organización son la flexibilidad, la

agilidad y la amabilidad con la que

tratamos a las organizaciones y

particulares que recurren a nuestros

servicios”, explica el portavoz del

Despacho.

En su día a día, GEFICE tampoco

descuida la aplicación de sus principios

básicos: seriedad, trabajo en equipo,

calidad en el servicio y confidencialidad,

y el uso de las nuevas tecnologías como

una vía para la mejora de su

desempeño.

“No puede existir un planteamiento de organización del Despacho que no tenga en cuenta las nuevas tecnologías”

Javier Quílez, Socio-Director de GEFICE-ASESORES DE EMPRESAS.

Asegurar el desempeño, con el

apoyo de una buena herramienta

de gestión

“Las nuevas tecnologías ya forman

parte de nuestra vida profesional y

personal. En consecuencia, no

puede existir un planteamiento de

organización del Despacho que no

las tenga en cuenta”, comenta

Javier Quílez.

En el ámbito de la gestión interna,

las cuestiones prioritarias para

GEFICE son el manejo de la

información y la gestión

documental. “La capacidad de

controlar todas las actividades del

Despacho a través de una única base

de datos y de manejar más ágilmente

la documentación, son cada vez más

importantes en nuestro día a día”,

explica el Socio-Director del

Despacho. “La interacción con los

clientes también debe ser ágil y

permanente: dos objetivos igualmente

imposibles de alcanzar sin la ayuda de

las TIC”.

Con este planteamiento en mente,

desde su misma fundación, GEFICE

se dotó de unas soluciones de gestión

modernas y avanzadas. Desde

entonces, el Despacho ha ido

realizando inversiones continuas en su

mejora. “En nuestra adaptación al

Sage Despachos Caso de Éxito

cambio tecnológico, siempre hemos ido

de la mano de Sage”, asegura Javier

Quílez. GEFICE empezó usando el

Centro de Cálculo de Sage Logic

Control, como un servicio externo para

la gestión de nóminas y para la

elaboración de declaraciones de renta.

A continuación, el Despacho empezó a

desplegar paulatinamente varias de las

soluciones del proveedor, para

automatizar sus procesos contables, de

nómina, etc. hasta la informatización de

todas sus áreas de negocio con

soluciones Sage. La primera que se

desplegó en GEFICE fue Sage Lab.

Varios años más tarde, el despacho

evolucionó a las soluciones Sage Win y,

después, a Sage Logic Class. Esta

última estuvo en funcionamiento hasta

septiembre de 2013, cuando GEFICE

implantó Sage Despachos.

“Uno de nuestros principales requisitos

en la adquisición de soluciones, ha sido

siempre la búsqueda de un proveedor

especializado en nuestro sector”,

explica el Socio-Director del Despacho.

“Migramos a Sage Despachos porque,

aunque fuera una plataforma similar a

Sage Logic Class, integra un conjunto

de módulos especialmente orientados a

nuestro sector e incorpora una serie de

utilidades muy prácticas para los

Despachos”.

Hoy, Sage Despachos es el núcleo del

sistema de información de GEFICE, que

cuenta con los módulos: contable,

fiscal, laboral, facturación, gestión

interna y CRM. La suite también se

utiliza de manera integrada con

Microsoft Office y con la base de datos

de Francis Lefebvre.

En palabras de Javier Quílez, la

migración ha sido muy fácil y ha

transcurrido sin ningún problema. “No

precisamos desarrollos adicionales,

salvo algunas parametrizaciones,

porque Sage Despachos es una

solución diseñada a la medida de

nuestro sector”, comenta el Socio-

Director. “Asimismo, en todo momento,

tuvimos a nuestro lado a los

profesionales de Sage, que nos

apoyaron en el despliegue de los

diferentes módulos”.

Hoy, todo el equipo utiliza Sage

Despachos en su día a día, en sus

respectivas áreas de especialización.

La migración a esta solución ha

requerido un período de adaptación por

parte de los empleados y ha supuesto

un cambio en la metodología de trabajo,

en algunas áreas. “Se trata asimismo de

una plataforma de gestión muy amplia y

con muchísimas posibilidades, en cuyo

aprovechamiento seguimos avanzando,

con la ayuda de los cursos online de

Sage”, añade el Socio-Director de

GEFICE.

Todos los módulos de la solución ya

están en producción, a excepción del

CRM, que GEFICE está empezando a

usar en la actualidad. Al completar este

paso, los planes de la organización

pasan por desplegar las soluciones de

comunicación y el Portal del Empleado

de Sage, con los que se pretende

mejorar la comunicación y el servicio a

clientes.

Beneficios obtenidos con el

despliegue de Sage Despachos

Uno de los principales beneficios de

Sage Despachos para GEFICE, ha sido

“el uso de una única base de datos, que

nos ha permitido estructurar y agilizar

todos los procesos de trabajo en la

organización”, comenta Javier Quílez.

El portavoz del Despacho también

afirma que ha resultado ser muy fácil de

utilizar. “Asimismo, ahora contamos con

un modelo de gestión, en el que todos

los procesos están soportados por

programas informáticos. Los propios

programas marcan el procedimiento a

seguir y esto ha sido beneficioso para el

despacho, porque nos ha obligado a

seguir un protocolo de trabajo,

erradicando la improvisación”.

En cuanto a las funcionalidades que

más útiles le han resultado a GEFICE,

en sus distintas áreas de actuación, en

la gestión interna “Sage Despachos nos

permite obtener la máxima información

analítica acerca de nuestra

organización. Con esta solución, hoy

conocemos al detalle la marcha de

nuestro negocio y podemos realizar un

seguimiento pormenorizado de todas las

tareas llevadas a cabo y que se

encuentran en ejecución”, afirma el

Socio-Director del Despacho.

“En nuestra adaptación al cambio tecnológico, siempre hemos ido de la mano de Sage”

Javier Quílez, Socio-Director de GEFICE-ASESORES DE EMPRESA.

Javier Quílez y Nieves Rodríguez, Fundadores

de GEFICE-ASESORES DE EMPRESA.

Sage Despachos Caso de Éxito

posibilidades”, explica el Socio-Director.

En la actualidad, GEFICE ya está

realizando pruebas con Sage One

Despachos y varios clientes

seleccionados.

“Está claro que, hoy, sería imposible

asegurar la calidad de los servicios

prestados por GEFICE, sin la ayuda de

las nuevas tecnologías”, asegura Javier

Quílez. “Las soluciones de Sage no sólo

nos permiten cumplir con lo

estrictamente legal, sino prestar un

servicio tecnológicamente eficiente en

las comunicaciones con nuestros

clientes”.

El Socio-Director considera que migrar a

Sage Despachos ha sido una buena

decisión, tanto para el presente, como

para el futuro, “porque Sage nos ha

demostrado que va siempre por delante

de nuestras necesidades”. El hecho de

que un importante número de

organizaciones a nivel internacional

utilice Sage Despachos, también es otro

punto a favor de la solución, porque

“vivimos en un mundo globalizado y

cualquier posibilidad de que las

organizaciones colaboren y se

comuniquen mejor, será para las

mismas una clara ventaja de futuro”,

concluye el portavoz de GEFICE-

ASESORES DE EMPRESA.

Miembro activo

del Club Sage Despachos

Pero la relación entre GEFICE y Sage

va más allá del estricto trato ‘cliente-

proveedor’. Desde 2013, la firma

también es miembro del Club

Sage Despachos. “Ingresamos en el

Club, porque nos ofrece diversas

ventajas y porque nos hace sentirnos

aún más vinculados a este proveedor”,

explica Javier Quílez.

Entre los beneficios de pertenecer al

Club, destacan en primer lugar las

oportunidades de formación. “En el

marco de esta iniciativa, profesionales

de nuestro despacho hicimos hace poco

un curso de perfeccionamiento directivo

que nos resultó muy útil y, en el futuro,

trataremos de seguir aprovechando las

oportunidades que se nos ofrecen en

este aspecto”, comenta el portavoz de

GEFICE.

“Sage Despachos es una solución muy completa, con un gran número de prestaciones que todavía estamos conociendo”

Javier Quílez, Socio-Director de GEFICE-ASESORES DE EMPRESA.

Javier Quílez, Socio-Director de GEFICE-ASESORES DE EMPRESA.

En cuanto a la gestión financiera y

contable, “este módulo específico de

Sage Despachos nos permite prestar un

buen servicio profesional a las

empresas, además de la capacidad de

desarrollar un abanico muy amplio de

informes que les resultan muy

beneficiosos a los clientes”, asegura

Javier Quílez. Estos mismos son los

beneficios que se obtienen vía el

módulo de gestión fiscal de

Sage Despachos. “La integración del

módulo fiscal con la gestión contable,

además, agiliza todos los procesos

internos para la preparación de los

impuestos”, añade el portavoz. La

solución también se ha convertido en

una herramienta clave para la

prestación de un servicio muy completo,

en el área laboral, tratándose de un

ámbito que, en la actualidad, se

encuentra inmerso en constantes

cambios legislativos.

“Sage Despachos es una solución muy

completa y con un gran número de

prestaciones, que todavía estamos

conociendo”, asegura Javier Quílez.

En la actualidad, el despacho está

abordando la puesta en marcha del

CRM. “Lo que más nos importa de este

módulo son sus capacidades para

gestionar las necesidades de nuestros

usuarios para comunicarnos mejor con

ellos”, explica el Socio-Directo de

GEFICE. “Esperamos que Sage CRM

nos permita definir muy bien las

características de cada cliente y

ofrecerle lo que realmente necesita”.

Por otro lado, el Despacho ya ha

establecido una línea de acción para la

incorporación de mejoras permanentes

a sus sistemas de gestión. Un primer

paso en la misma, será la adquisición y

el despliegue del módulo de Gestión

Documental de Sage Despachos, con el

que GEFICE pretende dar un salto

cualitativo en su gestión interna. A

continuación, también tiene planes de

desplegar las soluciones de

comunicación de Sage (Sage SPA,

Sage One Despachos y el Portal del

Empleado). “Todos estos aplicativos,

orientados a procesos específicos, nos

parecen muy útiles y con grandes

Sage Despachos Caso de Éxito

Pero sin duda, la más valorada por el Despacho, “está siendo la posibilidad de participar en los foros de debate, de tener voz y de ofrecer ideas acerca de las prestaciones de los programas de Sage”, asegura el Socio-Director de la firma. Beneficios

El uso de una única base de datos, que ha permitido estructurar y agilizar todos los procesos de trabajo en la organización.

Un modelo de gestión en el que todos los procesos están soportados por programas informáticos.

Las propias soluciones tecnológicas marcan un protocolo a seguir, erradicando la improvisación.

Conocimiento al detalle de la marcha del negocio y seguimiento pormenorizado de todas las tareas en ejecución.

La capacidad de obtener un amplio abanico de informes, en el área contable y financiera, muy útiles para los clientes.

Agilidad en la preparación de impuestos, con la integración de los módulos contable y fiscal.

La capacidad de ofrecer un servicio muy completo en el área laboral, inmersa en constantes cambios legislativos.

“Las soluciones de Sage nos permiten cumplir no sólo con lo estrictamente legal, sino prestar un servicio tecnológicamente eficiente en las comunicaciones con nuestros clientes”

Javier Quílez, Socio-Director de

GEFICE-ASESORES DE EMPRESA.

Si deseas más información sobre los productos y servicios de Sage, puedes ponerte en contacto con nosotros en el 902 01 34 49, enviando un email a despachos.es@sage.com o entrando en www.sage.es

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