Generalidades de la Investigación

Instituto Tecnoloacutegico de Costa Rica

Sede Regional San Carlos

Escuela de Administracioacuten de Empresas

Manual de Procedimientos para el Aacuterea de Transportes

del Instituto Tecnoloacutegico de Costa Rica Sede Regional

San Carlos

Praacutectica de Especialidad para optar por el grado de Bachiller

en Administracioacuten de Empresas

Trabajo Final Presentado por

Erick Palacios Rodriacuteguez

Profesora Asesora

Mildred Zuacutentildeiga Carvajal

Noviembre 2010

i

I DEDICATORIA

Este trabajo se lo dedico primeramente a dios nuestro creador por

darme las fortalezas y la sabiduriacutea para llegar hasta aquiacute y

finalizar con eacutexito esta etapa de mi vida

A miacute familia que siempre me ha brindado su apoyo incondicional en

las buenas y en las malas

A todas aquellas personas que siempre han creiacutedo en miacute y que me

han apoyado para ser mejor cada diacutea

ii

II AGRADECIMIENTO

A Dios por todo lo que me ha dado y permitido vivir

A Mi Madre por ser quien es consejera y guiacutea por ser mi voz de

aliento pero Sobre todo el mejor ejemplo de madre

A Mi Padre a quien no lo tengo tan presente pero lo llevo muy

dentro en mi corazoacuten

A mis hermanos Melvin y Joseacute Fabio Palacios por ser como son

A Mi Tiacutea Mariacutea de los Aacutengeles por su apoyo incondicional que

siempre me ha brindado

A mi amiga y novia Marilyn que me ha brindado su apoyo durante

esta etapa de mi vida

A los compantildeeros del Aacuterea de Transportes de la Sede Regional del

Instituto Tecnoloacutegico de Costa Rica en San Carlos por su

colaboracioacuten durante la elaboracioacuten de este trabajo (Evelyn Bustos

Luiacutes Carvajal Carlos Ramiacuterez Orlando Cordero Melvin Muntildeoz y

Allan Vaacutesquez)

A Mildred Zuacutentildeiga quien fue mi asesora en este trabajo por

brindarme mucho de su tiempo iexclSin ella no hubiera sido lo mismo

A Gabriela Viacutequez quien me brindoacute la oportunidad de realizar la

practica en esta bella Institucioacuten

A todos mis compantildeeros de generacioacuten y a todas las personas que

contribuyeron a concluir con eacutexito esta etapa de mi vida

Gracias a Todos

iv

III RESUMEN

El fin de este trabajo es documentar los procedimientos requeridos por el Aacuterea de

Transportes de la Sede Regional del Instituto Tecnoloacutegico de Costa Rica por

medio de un Manual de Procedimientos que permita mejorar el control interno y la

eficiencia administrativa Por tal motivo se desarrolloacute un documento formal que

permitiera contar con los procedimientos que se llevan a cabo en el Aacuterea de

Transportes de la Sede Regional de Instituto Tecnoloacutegico de Costa Rica

El Manual de Procedimiento es importante porque es una herramienta de

induccioacuten y una guiacutea a los demaacutes colaboradores de la Institucioacuten acerca de las

actividades o tareas a realizar logrando cumplir con lo establecido por la

Institucioacuten y a su vez obtener mayor eficiencia y eficacia en los procedimientos

El Manual de Procedimientos estaacute clasificado en cuatro sectores los cuales

representan a los que llevan a cabo cada uno de los procedimientos Dichos

procedimientos cuentan con objetivo del procedimiento alcance responsables del

procedimiento normas o poliacuteticas aplicadas conceptos importantes descripcioacuten

de actividades diagrama de flujo indicadores y anexos

Palabras claves Manual de Procedimiento Eficiencia Eficacia Anaacutelisis

v

IV ABSTRACT

The purpose of this work is to document the procedures required by the Transport

Area of the Instituto Tecnoloacutegico de Costa Rica San Carlos by means of a Manual

of Procedures to improve internal control and administrative efficiency For this

reason I developed a formal document that would have the procedures carried out

in the Transport Area

The Manual of Procedure is important because a tool of induction and one guides

other collaborators of the Institution brings over of the activities or tasks to

realizing managing to expire with the established for the Institution and in turn to

obtain major efficiency and efficiency in the procedures

The Procedures Manual is divided into four sectors which represent those who

carry out each of the procedures These procedures have objective scope

responsible for the procedure rules important concepts description of activities

flow charts indicators and annexes

Keywords Manual of Procedure Efficiency Efficiency Analysis

v

V TABLA DE CONTENIDOS

IDEDICATORIA I

IIAGRADECIMIENTO II

IIIRESUMEN IV

IVABSTRACT V

VTABLA DE CONTENIDOS V

VIINDICE DE FIGURAS VI

VIIIacuteNDICE DE TABLAS VII

INTRODUCCIOacuteN 1

IGENERALIDADES DE LA INVESTIGACIOacuteN 2

A ANTECEDENTES DEL AacuteREA DE TRANSPORTES DEL ITCR-SSC 2

1 Resentildea Histoacuterica 2

2 Misioacuten 15

3 Visioacuten 15

4 Valores del Aacuterea de Transportes del ITCR-SSC 15

5 Principios del Tecnoloacutegico de Costa Rica 3

6 Organigrama Estructural de la Sede Regional del Instituto Tecnoloacutegico de Costa Rica 5

7 Poliacuteticas generales del ITCR 6

8 Simbologiacutea 9

B JUSTIFICACIOacuteN DEL ESTUDIO 12

C PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 16

D OBJETIVOS 16

1 Objetivo General 16

2 Objetivos Especiacuteficos 17

E DELIMITACIONES DEL ESTUDIO 17

1 Alcances del estudio 17

2 Limitaciones del Estudio 19

IIMARCO TEOacuteRICO 21

A ADMINISTRACIOacuteN 21

1 Definiciones 21

2 Importancia 21

3 Funciones de la Administracioacuten 22

4 Proceso Administrativo 23

B EFICIENCIA Y EFICACIA 24

1 Eficiencia 24

2 Eficacia 24

C ANAacuteLISIS ADMINISTRATIVO 24

1 Definicioacuten 24

2 Estudios 24

3 Niveles de Enfoque del Anaacutelisis Administrativo 25

4 Premisas Baacutesicas del Anaacutelisis Administrativo 26

5 Ventajas de Aplicar el Anaacutelisis Administrativo 26

vi

6 Dificultades en el Trabajo de Anaacutelisis Administrativo 27

D ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 27


2 Organigramas 27

3 Usos e Importancia de los Organigramas 28

E MANUALES ADMINISTRATIVOS 28


2 Usos e Importancia de los Manuales Administrativos 29

3 Objetivos para los Manuales Administrativos 29

4 Clasificacioacuten de los Manuales Administrativos 30

F PROCEDIMIENTOS 32


2 Importancia de los Procedimientos 32

3 Objetivos del Estudio de los Procedimientos 33

4 Anaacutelisis de los Procedimientos 33

G MANUAL DE PROCEDIMIENTO 36


2 Objetivos de los Manuales de Procedimientos 36

3 Importancia de los Manuales de procedimiento 37

4 Contenido de un Manual de Procedimiento 37

5 Lineamientos para crear un Manual de Procedimientos 39

H DIAGRAMA DE FLUJO O FLUXOGRAMA 40


2 Importancia y Usos 40

3 Simbologiacutea de los Diagrama de Flujo o Fluxograma 41

I FORMAS Y FORMULARIOS 43


2 Importancia 43

3 Estilos de Formularios 43

4 Anaacutelisis de los Mismos 44

J MANUAL DE USUARIO 45


2 Componentes 45

K CONTROL INTERNO 45


2 Componentes Funcionales 46

3 Autoevaluacioacuten del Control Interno 47

4 SEVRI (Sistema Especiacutefico de Valoracioacuten del Riesgo Institucional) 47

5 CICI (Comisioacuten Institucional del Control Interno) 47

6 Funciones del CICI 48

L NORMAS ISO 48


2 Implementacioacuten 49

3 Beneficios de Implementar la Norma ISO 9000 de Calidad 50

4 Documentacioacuten del Sistema de Calidad 50

5 Estructura 51

vii

6 Auditoria de Certificacioacuten 52

M POLIacuteTICAS 52


2 Tipos de Poliacuteticas 53

N INVESTIGACIOacuteN 53


2 Tipos de Investigacioacuten 54

O FUENTES DE INFORMACIOacuteN 54

1 Fuentes Primarias 54

2 Fuentes Secundarias 54

P SUJETOS DE INVESTIGACIOacuteN 55


Q TEacuteCNICAS DE RECOLECCIOacuteN DE INFORMACIOacuteN 55


2 Tipos de Teacutecnica 55

R SELECCIOacuteN DE LA MUESTRA 56

1 Poblacioacuten 56

2 Muestra 56

3 Muestra no probabiliacutestica 56

IIIMARCO METODOLOacuteGICO 58

A TIPO DE ESTUDIO 58

B TIPO DE INVESTIGACIOacuteN 58

1 Exploratoria 58

2 Descriptiva 59

C FUENTES DE INFORMACIOacuteN 59

1 Primaria 59

2 Secundarias 59

D SUJETOS DE INFORMACIOacuteN 60

E SELECCIOacuteN DE LA MUESTRA 60

F TEacuteCNICAS DE RECOLECCIOacuteN DE LA INFORMACIOacuteN 60

a Entrevista 60

b Observacioacuten Directa 62

c Revisioacuten Bibliograacutefica 62

d Documentos de la Empresa 62

G CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 63

H CRONOGRAMA POR OBJETIVOS 66

I APLICACIOacuteN DE LAS TEacuteCNICAS DE ANAacuteLISIS 66

J METODOLOGIacuteA EMPLEADA EN CADA CAPITULO 67

a Generalidades de la Investigacioacuten 67

b Marco Teoacuterico 67

c Marco Metodoloacutegico 67

d Manual de Procedimientos 67

e Manual de Usuario 72

f Conclusiones y Recomendaciones 73

IVMANUAL DE PROCEDIMIENTOS 75

viii

A Procedimientos Realizados por el Funcionario(a) a Cargo del Aacuterea de Transportes 81 1 Verificacioacuten Registro y Aceptacioacuten del Tiempo Extraordinario a los Choferes 82 2 Uso del Servicio de Creacutedito y Cancelacioacuten de los Pagos Extraordinarios en Gasolinera 100 3 Realizacioacuten de la Revisioacuten Teacutecnica Vehicular 115 4 Manejo del Movimiento de la Tarjetahabiente 140 5 Manejo de los Paraacutemetros de la Tarjeta TECC 148 6 Manejo del Movimiento de una Maestra 157 7 Manejo del Movimiento de la Tarjeta TECC 167 8 Informe del Reporte de Kilometraje 175 9 Informe del Servicio de Transporte Interno a la Unidad de Contabilidad en Cartago 183 10 Informe del Consumo de Combustible por medio del Transporte Interno 191 11 Confeccioacuten del Expediente Vehicular 205 12 Manejo de la Solicitud del Servicio de Transportes 220 13 Realizacioacuten del Cambio de Aceite y Reciclaje del mismo a los Vehiacuteculos Institucionales 232 14 Realizacioacuten del cambio de las Llantas y el Reciclaje de las mismas en los Vehiacuteculos Institucionales 262 15 Mantenimiento Preventivo de los vehiacuteculos Institucionales con o sin Garantiacutea 278 16 Realizacioacuten de Viaacuteticos a Choferes 304 17 Realizacioacuten de Adelanto de Viaacuteticos a Choferes 317 18 Realizacioacuten de la Liquidacioacuten de Viaacuteticos a Choferes 328

B Procedimientos realizados por los choferes del Aacuterea de Transportes de la Sede 343 1 Realizacioacuten de Giras a la Sede Centra en Cartago (lunesmieacutercoles) 344 2 Tareas por realizar del Chofer que queda en planta 359 3 Lavado de los Vehiacuteculo Institucionales 381

C Procedimientos que deben realizar los funcionarios de la Sede cuando solicitan o utilizan los vehiacuteculos

institucionales que maneja el Aacuterea de transportes 386 1 Reservacioacuten del vehiacuteculo 387 2 Revisioacuten de la Entrada y Salida del Vehiacuteculo 398 3 Realizacioacuten de la Solicitud para Giras Internacionales con Transporte Interno 415

D Procedimientos a seguir por parte de choferes del Aacuterea de Transportes y Funcionarios del ITCR-SSC 432 1 Manejo de Accidentes con dantildeos a terceros 433 2 Manejo de Accidentes sin Dantildeos a Terceros 448

V MANUAL DE USUARIO 456

VII CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 473

CONCLUSIONES 474

RECOMENDACIONES 475

BIBLIOGRAFIacuteA 477

APEacuteNDICE 479

vi

VI INDICE DE FIGURAS

Figura 1 Valores del Aacuterea de Transportes del ITCR-SSC 15

Figura 2 Organigrama Estructural de la Sede Regional del Instituto Tecnoloacutegico de Costa Rica 5

Figura 3 Escudo Oficial del ITCR 12

Figura 4 Isotopo Mercadoloacutegico del ITCR 12

Figura 5 Funciones de la Administracioacuten 22

Figura 6 Proceso Administrativo 23

Figura 7 Contenido de un Manual de Procedimiento 37

Figura 8 Documentacioacuten del Sistema de Calidad 50

Figura 9 Buacutesqueda de la ventana de Windows 456

Figura 10 Opciones de internet 457

Figura 11 Ventana de Internet 457

Figura 12 Direccioacuten de la paacutegina del Banco Nacional de Costa Rica 458

Figura 13 Ingreso a la paacutegina del Banco Nacional de Costa Rica 459

Figura 14 Identificacioacuten bancaria 459

Figura 15 Tablero de identificacioacuten 460

Figura 16 Tablero de identificacioacuten con la contrasentildea 460

Figura 17 Interfaz de la cuenta online 461

Figura 18 Entrada a movimientos de Tarjetahabiente 461

Figura 19 Seleccioacuten del periodo de consulta de un movimiento de tarjeta habiente 462

Figura 20 Movimiento de la tarjeta habiente en un periodo determinado 462

Figura 21 Desconexioacuten del sistema estando en Movimiento de tarjeta TECC 463

Figura 22 Entrada a Paraacutemetro de Tarjeta TECC 464

Figura 23 Paraacutemetro de tarjeta TECC consulta de cuenta maestra 464

Figura 24 Paraacutemetro de tarjeta TECC consulta por funcionarios autorizados 464

Figura 25 Modificacioacuten de los paraacutemetros 465


Figura 27 Desconexioacuten del sistema estando en Paraacutemetro de tarjeta TECC 466

Figura 28 Interfaz de Movimiento de una Tarjeta 466

Figura 29 Interfaz de consulta de cuenta maestra 467

Figura 30 BN tarjeta de Creacutedito TECC Movimientos de cuenta maestra 467

Figura 31 Movimiento resumen de la cuenta maestra 468

Figura 32 Interfaz de movimiento de tarjetas usuarias 468

Figura 33 Desconexioacuten del sistema estando en Movimiento de una maestra 469

Figura 34 Interfaz de movimiento de una tarjeta TECC 470

Figura 35 Consulta de cuenta maestra movimiento de tarjeta TECC 470

Figura 36 Interfaz consultas de movimientos de tarjeta TECC 471

Figura 37Interfaz del periodo de consulta en movimiento de tarjeta TECC 471

Figura 38 Informe de todas las transacciones realizadas por un funcionario que cuente con la

tarjeta del BNCR-RECOPE para el pago de combustible 472

Figura 39 Desconexioacuten del sistema estando en el movimiento de la tarjeta TECC 472

vii

VII IacuteNDICE DE TABLAS

Tabla 1 Clasificacioacuten de los Manuales Administrativos 30

Tabla 2 Preguntas especiacuteficas que facilitan el anaacutelisis de los procedimientos 35

Tabla 3 Simbologiacutea de los Fluxograma 41

Tabla 4 Actividades Realizadas para la elaboracioacuten del proyecto de graduacioacuten 63

Tabla 5 Codificacioacuten de los procesos del Aacuterea de Transportes 69

Tabla 6 Encabezados de cada procedimiento 71

Tabla 7 Descripcioacuten de los pasos de cada uno de los procedimientos 71

1

INTRODUCCIOacuteN

El Instituto Tecnoloacutegico de Costa Rica es una institucioacuten universitaria de la

educacioacuten puacuteblica que tiene a su cargo la formacioacuten de nuevos profesionales en

diferentes campos y que satisface al mercado laboral antildeo con antildeo El ITCR es una

de las Universidades con mayor prestigio del paiacutes y una de las mejores en su

rama a nivel Latinoamericano por la calidad que brinda

Por estas razones es importantes que todas sus dependencias busquen

perfeccionar diacutea a diacutea para lograr que esta institucioacuten trascienda maacutes de lo que

hasta hoy lo ha hecho

Por tal motivo es importante la creacioacuten de un Manual de Procedimiento en el Aacuterea

de Transportes de la Sede Regional en San Carlos que permita la simplificacioacuten

de las funciones a traveacutes de una guiacutea de las tareas o actividades a desarrollar

obteniendo como resultado final un mejoramiento de la eficiencia y la eficacia

administrativa

Este trabajo estaacute estructurado de la siguiente manera

Capiacutetulo I Generalidades de la Investigacioacuten En este apartado el lector podraacute

contar con Antecedentes de la Institucioacuten Misioacuten Visioacuten Objetivos Justificacioacuten

del Estudio Problema Alcance y Limitaciones entre otros

Capiacutetulo II Marco Teoacuterico En este apartado se detalla por medio de consulta

literaria los principales conceptos utilizados durante el desarrollo del trabajo

permitiendo al lector y al usuario una claridad entre el principio y el final de la

investigacioacuten

Capiacutetulo III Marco Metodoloacutegico En el Marco Metodoloacutegico menciona cada una

de las etapas necesarias para la elaboracioacuten de dicho trabajo asiacute como el tipo de

investigacioacuten que se utilizoacute los meacutetodos de recoleccioacuten de la informacioacuten las

fuentes y los sujetos de la investigacioacuten

2

Capiacutetulo IV Manual de Procedimiento Describe cada uno de los procedimientos a

desarrollar con su respectivo diagrama de flujo

Capiacutetulo V Manual de Usuario Es un mecanismo que les permite a los usuarios

principiantes o avanzados poder entender y manejar un determinado sistema

Capiacutetulo VI Conclusiones y Recomendaciones Representan el mejoramiento que

se requiere hacer a los procedimientos

Capiacutetulo I Generalidades de la Investigacioacuten

I Capitulo Generalidades de la Investigacioacuten

2

I GENERALIDADES DE LA INVESTIGACIOacuteN

En este apartado se podraacute encontrar aspectos relevantes del Aacuterea de Transportes

como del Instituto Tecnoloacutegico de Costa Rica ambos de la Sede Regional San

Carlos asiacute como tambieacuten la justificacioacuten el planeamiento del problema objetivos y

delimitaciones del estudio

A Antecedentes del Aacuterea de Transportes del ITCR-SSC

1 Resentildea Histoacuterica

En el antildeo 1971 mediante la ley No 4777 fue creado el Instituto Tecnoloacutegico de

Costa Rica (ITCR) el cual es una institucioacuten autoacutenoma de educacioacuten superior

universitaria que cuenta con autonomiacutea de rango superior consagrada en el

artiacuteculo 84 de la Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica de Costa Rica

El Instituto Tecnoloacutegico de Costa Rica estaacute dedicado a la docencia la

investigacioacuten y la extensioacuten de la tecnologiacutea y ciencias conexas para el desarrollo

de Costa Rica

Para el antildeo 1975 el ITCR se extiende a la Zona Norte del paiacutes al inaugurar su

Sede en Santa Clara de San Carlos denominada Sede Regional San Carlos

2 Misioacuten

La misioacuten del TEC es Contribuir al desarrollo integral del paiacutes mediante la

formacioacuten de recursos humanos la investigacioacuten y la extensioacuten manteniendo el

liderazgo cientiacutefico tecnoloacutegico y teacutecnico la excelencia acadeacutemica y el estricto

apego a las normas eacuteticas humanistas y ambientales desde una perspectiva

universitaria estatal de calidad y competitividad a nivel nacional e internacional

Recopilado de (ITCR wwwteccr)


3

3 Visioacuten

La visioacuten del TEC es El Instituto Tecnoloacutegico de Costa Rica seraacute una Institucioacuten

de reconocido prestigio nacional e internacional que contribuiraacute decididamente a

la edificacioacuten de una sociedad maacutes solidaria incluyente respetuosa de los

derechos humanos y del ambiente mediante la soacutelida formacioacuten de recurso

humano la promocioacuten de la investigacioacuten e innovacioacuten tecnoloacutegica la iniciativa

emprendedora y la estrecha vinculacioacuten con los sectores sociales y productivos


4 Principios del Tecnoloacutegico de Costa Rica

Seguacuten el Estatuto Orgaacutenico del Instituto Tecnoloacutegico de Costa Rica en el artiacuteculo

3 se menciona que se deben seguir los siguientes principios

La buacutesqueda de la excelencia en el desarrollo de todas sus actividades

La vinculacioacuten permanente con la realidad costarricense como medio de

orientar sus poliacuteticas y acciones a las necesidades del paiacutes

El derecho exclusivo de la comunidad institucional constituida por

profesores(as) estudiantes y funcionarios(as) administrativos(as) de darse

su propio gobierno y de ejercerlo democraacuteticamente tanto para el

establecimiento de sus oacuterganos de deliberacioacuten y direccioacuten como para la

determinacioacuten de sus poliacuteticas

La plena capacidad juriacutedica del Instituto para adquirir derechos y contraer

obligaciones de conformidad con la Constitucioacuten Poliacutetica y las leyes de

Costa Rica

La libertad de caacutetedra entendida como el derecho de los profesores(as) de

proponer los programas acadeacutemicos y desarrollar los ya establecidos de

conformidad con sus propias convicciones filosoacuteficas cientiacuteficas poliacuteticas y

religiosas


4

La libertad de expresioacuten de las ideas filosoacuteficas cientiacuteficas poliacuteticas y

religiosas de los miembros de la comunidad del Instituto dentro de un

marco de respeto por las personas

La igualdad de oportunidades para el ingreso y permanencia de los y las

estudiantes en la Institucioacuten

La evaluacioacuten permanente de los resultados de las labores de la Institucioacuten

y de cada uno de sus integrantes

La responsabilidad de los individuos y oacuterganos del Instituto por las

consecuencias de sus acciones y decisiones

5

5 Organigrama Estructural de la Sede Regional del Instituto Tecnoloacutegico de Costa Rica

Figura 1 Organigrama Estructural de la Sede Regional del Instituto Tecnoloacutegico de Costa Rica

Rector

Soporte de Computo

Consejo Asesor

Direccioacuten

Administrativa

DEVESA

Escuela de Agronomiacutea

Escuela de Ciencias y

Letras

Servicios

Generales

Gestioacuten

Financiera y Adm de Bienes

Admisioacuten y

Registro

Biblioteca

Cultura y Deporte

Psicologiacutea

Trabajo Social

CIDASTH

Direccioacuten de Sede

Asesoriacutea

Legal

Carrera de

Administracioacuten de Empresas

Doctorado de

Ciencias Naturales

Carrera de

Computacioacuten

PPA

Carrera de

Turismo RuralSostenible

Colegio

Cientiacutefico Costarricense

CTEC

Regionalizacioacuten

Servicios Comedor

Servicios Transportes

Vigilancia

Central

Telefoacutenica

Matadero

ECOTEC

Ganado

CarneLeche

Maquinaria

Cultivos

SIRZEE

Maestriacutea en

Recursos Naturales

Abreviatura DEVESA Departamento de Vida Estudiantil y Servicios Acadeacutemicos CIDASTH Centro De Investigacioacuten en Agricultura Sostenible del Troacutepico Huacutemedo PPA Programa de Produccioacuten Agropecuaria ECOTEC Programa de Ecoturismo SIRSEE Sistema de Informacioacuten Regional de Zona Econoacutemica Especial CTEC Centro de Transferencia Tecnoloacutegica y Educacioacuten Continua

Simbologiacutea Liacutenea de Asesoriacutea

Liacutenea de Autoridad Formal

Unidad Organizativa

Liacutenea de Desconcentracioacuten Administrativa Autor Erick Palacios Rodriacuteguez Fecha de la Actualizacioacuten 200810


6

6 Poliacuteticas Generales del ITCR 2011-2015

Estas Poliacuteticas Generales con caraacutecter quinquenal fueron aprobadas en la Sesioacuten

Ordinaria 74-09 del Consejo Institucional realizada el 30 de setiembre del 2009

En este proceso se utilizoacute como referencia las 4 perspectivas que proporcionan la

estructura necesaria para el Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard

Estas Poliacuteticas fueron formuladas por la Asamblea Institucional Representativa la

cual creoacute una Comisioacuten Central que representoacute a todos los sectores

institucionales estableciendo tres ejes temaacuteticos con la finalidad de agrupar las

poliacuteticas establecidas Estos ejes son Docencia Investigacioacuten y Vinculacioacuten

Universitaria

No obstante en la Sesioacuten Ordinaria 77-2010 del Consejo Institucional efectuada

el 29 de setiembre del 2010 se aplican diversas modificaciones a dichas poliacuteticas

que se incorporan al documento final

En cuanto a la organizacioacuten de las poliacuteticas en el mapa transversal eacutestas se

agrupan tanto por los ejes temaacuteticos establecidos como por las perspectivas

sentildealadas en el Cuadro de Mando Integral

A continuacioacuten se presentaran recuadros que contienen las Poliacuteticas Generales

del ITCR vigentes de acuerdo a los ejes temaacuteticos indicados


7

PERSPECTIVA

EJE TEMAacuteTICO

1 DOCENCIA 2 INVESTIGACIOacuteN Y EXTENSIOacuteN 3 VINCULACIOacuteN UNIVERSITARIA OBJETIVOS

ESTRATEacuteGICOS

Poliacuteticas Generales

Poliacuteticas Especiacuteficas





Usuarios

11 Se desarrollaraacuten programas acadeacutemicos de

excelencia en las aacutereas de ciencia y tecnologiacutea

procurando ampliar las posibilidades de acceso la eficiencia y eficacia de los

servicios y programas hacia la poblacioacuten estudiantil

111 Se desarrollaraacuten estrategias planes y programas que busquen la permanencia exitosa de la poblacioacuten estudiantil de la Institucioacuten asiacute como la

oportuna conclusioacuten de sus estudios

112 Se

implementaraacuten mecanismos de vinculacioacuten y comunicacioacuten con los graduados en las Escuelas y en la Institucioacuten que permitan mejorar y actualizar los programas acadeacutemicos existentes asiacute como el disentildeo y desarrollo de programas de formacioacuten continua

113 Se fortaleceraacuten ampliaraacuten y diversificaraacuten la

oferta (pregrado grado y posgrado) y la proyeccioacuten acadeacutemica en las aacutereas de ciencia y tecnologiacutea con base en criterios de oportunidad pertinencia y disponibilidad de recursos institucionales promoviendo

y facilitando el uso efectivo de convenios de

cooperacioacuten y articulacioacuten

interinstitucionales e internacionales

114 Se reforzaraacuten en los procesos de atraccioacuten de estudiantes criterios que

favorezcan con particular eacutenfasis el ingreso de personas procedentes de las zonas de menor desarrollo socialcon

vocacioacuten hacia las opciones agroforestales y la

perspectiva de equidad de geacutenero

115 Se fortaleceraacuten los planes y programas que faciliten la permanencia exitosa entre las personas

referidas en la Poliacutetica Especiacutefica 112

21Se desarrollaraacuten proyectos de investigacioacuten y

extensioacuten innovadores y de impacto cientiacutefico y

tecnoloacutegico conforme a los fines principios y valores institucionales

211 Se implementaraacuten estrategias que

impulsen el proceso de innovacioacuten asiacute como el impacto cientiacutefico y

tecnoloacutegico en los proyectos de investigacioacuten y extensioacuten

212 Se fortaleceraacuten las iniciativas que incluyan

temaacuteticas de alta pertinencia social en los proyectos de

investigacioacuten y extensioacuten 213 Se impulsaraacute

la transferencia de conocimiento y procesos tecnoloacutegicos a los

grupos beneficiarios acorde con las poliacuteticas de propiedad intelectual institucionales

31 Se estableceraacute la accioacuten social como un mecanismo para

contribuir en la atencioacuten de las necesidades del paiacutes

seguacuten las distintas aacutereas de trabajo del ITCR orientadas por los ejes transversales

aprobados por el III Congreso

311 Se identificaraacuten y caracterizaraacuten los beneficiarios y los

planes y programa acadeacutemicos que incluyan la accioacuten social

como medio de vinculacioacuten en la institucioacuten 312 Se desarrollaraacuten

planes y programas acadeacutemicos que permitan mantener

relaciones sostenibles con los sectores sociales caracterizadas

por una clara comprensioacuten de sus expectativas y

necesidades

1 Fortalecer los programas acadeacutemicos en los

campos de ciencia y tecnologiacutea a nivel de pregrado grado y

posgrado 2 Mejorar el sistema de admisioacuten

permanencia exitosa y graduacioacuten de la Institucioacuten

3 Robustecer el viacutenculo de la

Institucioacuten con la sociedad en el marco del modelo del

desarrollo sostenible a traveacutes de la investigacioacuten cientiacutefica

y tecnoloacutegica la extensioacuten la educacioacuten continua y

la relacioacuten con los graduados

32 Se desarrollaraacute la prestacioacuten de servicios a terceros como una

forma de vinculacioacuten con la sociedad y fuente adicional de

financiamiento atendiendo a los fines y principios de la

Institucioacuten sin que vaya en detrimento de la academia ni el

ambiente y no represente una competencia desleal a

terceros

321 Se fomentaraacute la prestacioacuten de servicios de calidad con un alto

componente cientiacutefico-tecnoloacutegico


8

PERSPECTIVA

EJE TEMAacuteTICO


ESTRATEacuteGICOS







Procesos

13 Se gestionaraacute el mejoramiento continuo en todos los procesos acadeacutemicos que aseguren

la excelencia basados en los fines principios y valores institucionales

131 Se fortaleceraacuten procesos institucionales tendientes a establecer un sistema y una cultura de

calidad basada en la planificacioacuten estrateacutegica la evaluacioacuten la mejora continua y la rendicioacuten de

cuentas en todos los niveles de la Institucioacuten 132 Se continuaraacute de manera permanente y

exhaustiva el proceso de revisioacuten y modificacioacuten de la normativa universitaria estableciendo procedimientos oportunos eficientes y flexibles que permitan a la institucioacuten cumplir su compromiso con la equidad la calidad de vida la responsabilidad social universitaria

23 Se promoveraacute el mejoramiento de procesos relacionados con la investigacioacuten y la

extensioacuten asegurando la calidad pertinencia e impacto en sus resultados

231 Se simplificaraacuten los procesos administrativos que permitan facilitar el desarrollo de los proyectos

de investigacioacuten y extensioacuten asiacute como la atraccioacuten de recurso humano altamente

calificado sin comprometer requerimientos de transparencia control y rendicioacuten de cuentas

232 Se fortaleceraacuten los procesos de evaluacioacuten permanente de impactos y calidad del quehacer de los centros grupos y proyectos de investigacioacuten y extensioacuten orientados a promover el mejoramiento continuo 233 Se favoreceraacuten los proyectos y programas de investigacioacuten y extensioacuten que promuevan el trabajo interdisciplinario

interdepartamental e interinstitucional

35 Se planificaraacuten y ejecutaraacuten los procesos administrativos de manera que permitan una

mejor disponibilidad de tiempos y recursos asignados a las actividades de accioacuten

social

351 Se promoveraacuten las acciones de evaluacioacuten y mejoramiento de los procesos administrativos

que permitan el desarrollo de planes y programas de accioacuten social en forma eficiente y eficaz

4 Fortalecer los procesos acadeacutemicos mediante el

mejoramiento continuo el uso de tecnologiacuteas innovadoras la

internacionalizacioacuten y el emprendedurismo 5 Mejorar la generacioacuten y

transferencia de conocimiento cientiacutefico tecnoloacutegico y teacutecnico

innovador de calidad y pertinencia promoviendo enfoques

interdisciplinarios multidisciplinarios o transdisciplinarios

6 Contar con procesos

administrativos y de apoyo a la vida estudiantil aacutegiles

flexibles oportunos y de calidad para el desarrollo de las

actividades acadeacutemicas

36 Se promoveraacute que los

procesos administrativos relacionados con la prestacioacuten de servicios se desarrollen con

oportunidad y calidad

361 Se consolidaraacute

una oferta integrada de los

servicios cientiacuteficos y

tecnoloacutegicos de valor

agregado acorde con las

necesidades de la sociedad

37 Se planearaacuten y ejecutaraacuten los procesos de prestacioacuten de servicios y de accioacuten social de tal forma que se minimice y prevenga el impacto negativo sobre la salud y el ambiente

371 Se incluiraacuten

consideraciones de

seguridad y ambiente en

las fases de formulacioacuten

ejecucioacuten y evaluacioacuten de

planes programas y

proyectos de prestacioacuten de

servicios y accioacuten social

14 Se estimularaacute la visioacuten global los procesos de internacionalizacioacuten y la consolidacioacuten del emprendedurismo en los programas acadeacutemicos

141 Se fomentaraacuten los procesos de intercambio de caraacutecter cientiacutefico tecnoloacutegico y humaniacutestico con instituciones nacionales y extranjeras tanto de profesores como de estudiantes que promuevan la articulacioacuten y el aprendizaje en ambientes de trabajo internacionales

24 Se planificaraacuten y ejecutaraacuten los procesos acadeacutemicos relacionados con la investigacioacuten y la extensioacuten de tal forma que se minimice y prevenga el impacto negativo sobre la salud y el ambiente

241 Se fortaleceraacute la inclusioacuten de consideraciones de seguridad y ambiente en las fases de formulacioacuten ejecucioacuten y evaluacioacuten de proyectos de investigacioacuten y extensioacuten


9

PERSPECTIVA

EJE TEMAacuteTICO


ESTRATEacuteGICOS







Procesos
















social
























consideraciones de




planes programas y








10

PERSPECTIVA

EJE TEMAacuteTICO


ESTRATEacuteGICOS







Crecimiento y Aprendizaje

16 Se potenciaraacute el desarrollo del talento humano con la

motivacioacuten los conocimientos y habilidades para

alcanzar la excelencia acadeacutemica desde una perspectiva humaniacutestica que

contemple el compromiso con el ambiente y una cultura

de paz

161 Se fortaleceraacuten los esfuerzos para el

mejoramiento en la atraccioacuten y retencioacuten de recursos humanos

claves para el desarrollo institucional el desarrollo de las capacidades laborales

del personal acadeacutemico y de apoyo las capacidades para el

trabajo multidisciplinario y la satisfaccioacuten con su empleo

162 Se promoveraacuten los programas que

favorezcan un desarrollo integral del talento humano con particular

eacutenfasis en los aspectos vinculados con la salud la seguridad el

ambiente y la cultura de paz 163 Se

incorporaraacuten las tecnologiacuteas de informacioacuten y

comunicacioacuten en las escuelas departamentos de

apoyo programas y cursos facilitando las condiciones de iacutendole

organizativa de infraestructura y de apoyo pedagoacutegico

164 Se utilizaraacuten con preferencia plataformas educativas

de software libre para el establecimiento de los programas virtuales

25 Se Incrementaraacute la formacioacuten capacitacioacuten y

superacioacuten de los acadeacutemicos del ITCR en la formulacioacuten el

desarrollo la divulgacioacuten de resultados y la administracioacuten de

proyectos de investigacioacuten y extensioacuten

251 Se estimularaacuten las actividades que

promuevan la incursioacuten y permanencia de profesores en labores de

investigacioacuten y extensioacuten desde el inicio de su carrera con la institucioacuten asiacute como

planes y programas que faciliten la transferencia de conocimientos y

habilidades en investigacioacuten y extensioacuten desde

profesionales consolidados hacia profesionales joacutevenes

38 Se incrementaraacute la formacioacuten la capacitacioacuten y la

superacioacuten de las y los funcionarios del Instituto en la

formacioacuten el desarrollo sostenible y la administracioacuten de proyectos y

actividades de accioacuten social y prestacioacuten de servicios

381Se desarrollaraacuten planes y programas tendientes a la

sensibilizacioacuten y comunicacioacuten al personal para aumentar

su participacioacuten en actividades de accioacuten social y prestacioacuten de servicios

382 Se favoreceraacuten los planes y programas de accioacuten

social y prestacioacuten de servicios que promuevan el trabajo

interdisciplinario interdepartamental e interinstitucional

7 Desarrollar el talento humano orientado hacia la

excelencia acadeacutemica promoviendo enfoques interdisciplinarios

multidisciplinarios y transdisciplinarios 8 Fortalecer la incorporacioacuten de las

tecnologiacuteas de informacioacuten y comunicacioacuten en el

mejoramiento del quehacer acadeacutemico y las actividades de apoyo a la academia


11

Fuente Documento Oficial Oficina de Planificacioacuten Institucional ITCR

PERSPECTIVA

EJE TEMAacuteTICO


ESTRATEacuteGICOS







Financiera

12 Se destinaraacuten los recursos presupuestarios

necesarios para la planificacioacuten ejecucioacuten control y

evaluacioacuten exitosa de los programas acadeacutemicos acorde con los ejes de

conocimiento

121 Se fortaleceraacuten los procesos de ensentildeanza aprendizaje y los

servicios estudiantiles incrementando los recursos destinados a

estos fines

122 Se estableceraacuten las prioridades

presupuestarias con base en la planificacioacuten del crecimiento que las

Escuelas planteen en forma alineada con los fines principios

poliacuteticas institucionales los resultados de su gestioacuten la incorporacioacuten

de los ejes transversales establecidos en el III Congreso Institucional

en sus actividades asiacute como en la naturaleza y caraacutecter tecnoloacutegico de

la inversioacuten

123 Se intensificaraacuten acciones en coordinacioacuten entre

instancias institucionales y actores sociales externos tendientes a la

atraccioacuten y generacioacuten de fondos adicionales para el apoyo a


22 Se mejoraraacute la gestioacuten de fondos tanto internos (y)

externos para el fortalecimiento de la investigacioacuten como

eje central de la academia y la extensioacuten e instrumento para la

transferencia de sus resultados

221 Se gestaraacuten fondos externos para el impulso de los proyectos

de Investigacioacuten y Extensioacuten en coordinacioacuten con

entidades puacuteblicas y privadas nacionales e internacionales 222 Se

continuaraacuten los esfuerzos institucionales orientados a destinar

presupuestos que permitan un crecimiento sostenido de las

inversiones institucionales para investigacioacuten y

extensioacuten 223 Se destinaraacuten recursos institucionales

para promover la participacioacuten de los profesores en proyectos

externos mismos que seraacuten utilizados como fondos de contrapartida

33 Se asignaraacuten recursos para la accioacuten social de

manera que se logre una mayor proyeccioacuten institucional en el

aacutembito sociocultural productivo y organizativo

331 Se incorporaraacuten en forma paulatina los recursos materiales que

permitan mejorar las competencias en el talento humano y la

capacidad instalada de la institucioacuten para favorecer los planes y programas de prestacioacuten

de servicios y accioacuten social 332 Se consideraraacuten

como prioridad para asignacioacuten de recursos los planes y programas

de accioacuten social y prestacioacuten de servicios que incorporen en sus

actividades los ejes de conocimiento establecidos por el III

Congreso Institucional

9 Aumentar la atraccioacuten de recursos financieros

complementarios al FEES 10 Mejorar los

procesos de negociacioacuten del FEES que permitan contar oportunamente con

maacutes recursos financieros 11 Incrementar el

acceso a los recursos financieros provenientes del Fondo del Sistema

34 Se favoreceraacute la

prestacioacuten de servicios como una forma complementaria

de financiamiento

341 Se desarrollaraacuten

planes y programas de prestacioacuten de servicios que contribuyan a

complementar el crecimiento y consolidacioacuten de las

Escuelas


12

7 Simbologiacutea

Simbologiacutea utilizada por el ITCR para caracterizarse

Escudo Oficial Utilizado desde la creacioacuten del Instituto Se incluye en toda la

papeleriacutea oficial y en el estandarte del ITCR

Figura 2 Escudo Oficial del ITCR

Isotopo mercadoloacutegico Orientado al posicionamiento de la imagen Institucional

en el mercado

Figura 3 Isotopo Mercadoloacutegico del ITCR

8 Direccioacuten de Sede

La Direccioacuten de Sede impulsa sus esfuerzos a las aacutereas estrateacutegicas que ha

estipulado y estas aacutereas son

a Docencia

Impulsar un proceso de ensentildeanza-aprendizaje de calidad a partir de la existencia

de programas autoevaluados y acreditados mediante recursos humanos


13

tecnoloacutegicos financieros y naturales adecuados que permitan ofrecer soluciones

pertinentes a las necesidades de la sociedad

b Investigacioacuten

Potenciar la investigacioacuten como el eje de la actividad acadeacutemica que permita la

conformacioacuten de equipos de investigadores con liderazgo en aacutereas prioritarias

para el desarrollo de la Regioacuten Huetar Norte con el fin de generar modelos y

experiencias transferibles a los aacutembitos regional nacional e internacional

c Vinculacioacuten Social

Impactar positivamente el desarrollo sostenible de la Regioacuten Huetar Norte por

medio de la articulacioacuten de la Universidad con sociedad en las aacutereas educativas

(generacioacuten de valor agregado) y comunitario (planificacioacuten con visioacuten de

desarrollo

9 Direccioacuten Administrativa

La Direccioacuten Administrativa posee tres aacutereas o actividades estrateacutegicas en las

cuales dirige sus tareas estas aacutereas se pueden observar en la figura que se

presenta a continuacioacuten


14

Figura 4 Aacutereas Estrateacutegicas de la Direccioacuten de Administrativa

Fuente Brenda Villalobos Coacuterrales

De acuerdo a la figura anterior el Departamento Administrativo en la Unidad de

Servicios Generales cuenta con el Aacuterea de Transporte

Dicha Aacuterea al diacutea de hoy cuenta con 5 personas y 17 unidades de transporte El

fin de esta unidad es ofrecer el servicio de transporte a la Institucioacuten para el

cumplimiento de las obligaciones de sus funcionarios


15

10 Misioacuten

ldquoBrindar de la mejor manera el servicio de trasporte a la institucioacuten para que de

esta forma se puedan cumplir con las metas y objetivos planificadosrdquo

11 Visioacuten

ldquoSer una unidad integra e identificada con la institucioacuten que busca la mejora

continua en sus labores diarias de apoyo a la academia brindando un servicio de

calidad y acorde a las especificaciones estipuladasrdquo

12 Valores del Aacuterea de Transportes del ITCR-SSC

La siguiente lista de valores corresponde a aquellos que deberiacutean prevalecer en

esta aacuterea

Figura 5 Valores del Aacuterea de Transportes del ITCR-SSC

Fuente Erick Palacios Rodriacuteguez

Fecha 090810


16

B Justificacioacuten del Estudio

El Aacuterea de Transportes del Instituto Tecnoloacutegico de Costa Rica Sede Regional

San Carlos considera que es fundamental contar con una herramienta que facilite

el control interno y sea una guiacutea para los nuevos colaboradores en la ejecucioacuten de

las tareas diarias haciendo posible la aplicacioacuten de mejores meacutetodos de trabajo

Debido a que actualmente el Aacuterea de Transportes no contaba con una herramienta

formal que informara a la comunidad Institucional la realizacioacuten de las tareas o

actividades que en esta Aacuterea se realizan

Un Manual de Procedimientos formal es el que permitiraacute definir claramente las

funciones o tareas los responsables de realizar cada actividad especificando

iquestQueacute se debe hacer y iquestCoacutemo se deben realizar las funciones o tareas en dicha

Aacuterea para asiacute ser maacutes eficientes y competitivos en el trabajo Ademaacutes seriacutea un

medio de control en el momento que surgiese una confusioacuten o error

C Planteamiento del Problema

El problema consiste en que el Aacuterea de Transportes de la Sede Regional San

Carlos actualmente no cuenta con un Manual de Procedimientos que le permita

identificar y describir los procedimientos respectivos para que el trabajo se realice

de una manera eficaz y eficiente

D Objetivos

1 Objetivo General

Documentar los procedimientos requeridos por el Aacuterea de Transportes de la Sede

Regional del Instituto Tecnoloacutegico de Costa Rica por medio de un Manual de

Procedimientos que permita mejorar el control interno y la eficiencia administrativa


17

2 Objetivos Especiacuteficos

Documentar los principales procedimientos que se realizan actualmente en

el Aacuterea de Transportes de la Sede Regional del ITCR en San Carlos

Realizar un anaacutelisis de los procedimientos actuales del Aacuterea de Transportes

de la Sede Regional del ITCR en San Carlos

Realizar mejoras en los procedimientos para simplificar los procesos y ser

maacutes productivos

Analizar los formularios actuales con los que cuenta el Aacuterea de Transporte

para determinar si se necesita realizar modificaciones

E Delimitaciones del Estudio

1 Alcances del estudio

El Manual de Procedimientos tendraacute un alcance para todo el Aacuterea de Transportes

del Instituto Tecnoloacutegico de Costa Rica Sede Regional San Carlos debido a que

se pretende abarcar la mayoriacutea de los procedimientos que se realizan en dicha

Aacuterea

En total los procedimientos incluidos en el manual son

Tabla 1 Nombre de los Procedimientos

Nombre del Procedimiento

Procedimientos Realizados por el Funcionario(a) a Cargo del Aacuterea de Transportes

Verificacioacuten Registro y Aceptacioacuten del Tiempo Extraordinario a los Choferes

Uso del Servicio de Creacutedito y Cancelacioacuten de los Pagos Extraordinarios en Estaciones de Servicios

Realizacioacuten de la Revisioacuten Teacutecnica Vehicular

Manejo del Movimiento del Tarjetahabiente


18

Manejo de los Paraacutemetros de la Tarjeta TECC

Manejo del Movimiento de una Maestra

Manejo del Movimiento de la Tarjeta TECC

Informe del Reporte de kilometraje

Informe del Servicio de Transporte Interno a la Unidad de Contabilidad en Cartago

Informe del Consumo de Combustible por medio del Transporte Interno

Confeccioacuten del Expediente Vehicular

Manejo de la Solicitud del Servicio de Transportes

Realizacioacuten del Cambio de Aceite y Reciclaje de los mismos a los Vehiacuteculos Institucionales

Realizacioacuten del Cambio de Llantas y el Reciclaje de las Mismas en los Vehiacuteculos Institucionales

Manejo del Mantenimiento Preventivo de los Vehiacuteculos Institucionales con o sin Garantiacutea

Realizacioacuten de Viaacuteticos a Choferes

Realizacioacuten de Adelanto de Viaacuteticos a Choferes

Realizacioacuten de la Liquidacioacuten de Viaacuteticos a Choferes

Procedimientos Realizados por los Choferes del Aacuterea de Transportes

Realizacioacuten de Giras a la Sede Central en Cartago (lunesmieacutercoles)

Tareas a Realizar del Chofer que queda en Planta

Lavado de los Vehiacuteculo Institucionales

Procedimientos que deben Realizar los Funcionarios de la Sede cuando Solicitan o Utilizan los Vehiacuteculos Institucionales que Administra el Aacuterea de Transportes

Reservacioacuten de vehiacuteculo Institucional para realizar Giras

Revisioacuten de entrada y salida de vehiacuteculos


19

Realizacioacuten de la Solicitud para Giras Internacionales con Transporte Interno

Procesos a Seguir por Parte de Choferes del Aacuterea de Transportes y Funcionarios no Choferes del ITCR-SSC

Manejo de accidentes con dantildeos a terceros

Manejo de accidentes sin dantildeos a terceros

2 Limitaciones del Estudio

Algunas de las limitaciones que se presentaron en este trabajo son

No se contoacute con el 100 de las entrevistas a los Choferes debido a la

disponibilidad de tiempo y al desarrollo de sus labores

Los sujetos de informacioacuten en algunos casos no conocen en su totalidad

los diferentes pasos que se requieren para llevar a cabo determinado

procedimiento por lo que se debioacute complementar con datos recabados

directamente con la Encargada de Transportes o con funcionarios de

Asesoriacutea Legal

Capiacutetulo II

Marco Teoacuterico

II Capitulo Marco Teoacuterico

21

II MARCO TEOacuteRICO

A Administracioacuten

1 Definiciones

ldquoEs un proceso de disentildear y mantener un ambiente en el que los individuos

trabajando en grupos de manera eficiente alcancen objetivos seleccionadosrdquo

(Koontz amp Weihrich 2004 paacuteg 6)

ldquoLa administracioacuten es el proceso de planear organizar dirigir y controlar el empleo

de los recursos organizacionales para conseguir determinados objetivos con

eficiencia y eficaciardquo (Chiavenato 2001 paacuteg 3)

ldquoUna ciencia compuesta de principios teacutecnicas y praacutecticas cuya aplicacioacuten a

conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzos

cooperativos a traveacutes de los cuales se pueden alcanzar propoacutesitos comunes que

individualmente no se pueden lograr en los organismos socialesrdquo (Hernandez amp

Rodriacuteguez 2005 paacuteg 5)

El proceso de estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el logro

de metas para llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional (Hitt Black

amp Porter 2006)

2 Importancia

La administracioacuten es esencial para garantizar la coordinacioacuten de los esfuerzos

individuales y grupales en la obtencioacuten de los objetivos ayudando a la

organizacioacuten a mejorar diacutea con diacutea

La funcioacuten de administrar no es exclusiva del director de la empresa si no

tambieacuten corresponde al supervisor y demaacutes elementos que la empresa sea llevada

por el mejor camino hacia su crecimiento (Koontz)


22

3 Funciones de la Administracioacuten

Seguacuten Robbins amp Coulter (2005 paacuteg 9) las funciones de la administracioacuten son de

gran importancia porque permiten que la empresa no se salga de las manos

Figura 6 Funciones de la Administracioacuten


23

4 Proceso Administrativo

Figura 7 Proceso Administrativo

PR

OC

ESO

AD

MIN

ISTR

ATI

VO

FASES ELEMENTOS

PLANEACIOacuteN

ORGANIZACIOacuteN

DIRECCIOacuteN

CONTROL

o Pronoacutesticos o Objetivos o Poliacuteticas o Procedimientos o Programas o Procedimientos

o Tramo de control o Departamentalizacioacuten o Sistema de organizacioacuten o Organigramas o Obtencioacuten del personal o Preparacioacuten de los recursos

humanos

o Autoridad o Delegacioacuten de autoridad o Supervisioacuten o Motivacioacuten o Comunicacioacuten



Fecha 260710


24

B Eficiencia y Eficacia

Hoy en diacutea las organizaciones lo que buscan es obtener sus metas ya sea dinero

en empresas con fines de lucro o la obtencioacuten de beneficios en empresas sin fines

de lucro Sin embargo se requiere seguir estrictos lineamientos en la planeacioacuten

para poder obtener los resultados esperados

1 Eficiencia

Consiste en alcanzar los objetivos con la cantidad miacutenima de insumos (costo

tiempo el uso adecuado de factores materiales y humanos)

2 Eficacia

Consiste en alcanzar uacutenicamente los objetivos propuestos sin tomar en cuenta la

cantidad de insumos en que se incurra

C Anaacutelisis administrativo

1 Definicioacuten

ldquohellipes aquella parte de la administracioacuten que busca asegurar la eficiencia y

eficacia en la ejecucioacuten de tareas tanto de la empresa puacuteblica como la privada

Esto se logra mediante el empleo constante y experto de meacutetodos cientiacuteficos de la

administracioacuten aplicados al uso de los recursos financieros humanos y materiales

con que cuenta una institucioacuten para cumplir sus objetivosrdquo (Martiacutenez Gutieacuterrez

1999 paacuteg 2)

En la actualidad el anaacutelisis administrativo ayuda a que las empresas busquen

alcanzar la competitividad por medio de la eficiencia y la eficacia con que se

trabaje

2 Estudios

Martiacutenez (1999) menciona las tareas propias del anaacutelisis administrativo las cuales

se citan a continuacioacuten


25

a Anaacutelisis o estudio planeado del funcionamiento de una organizacioacuten

(seccioacuten o departamento) que incluya el examen de los objetivos

estructuracioacuten sistemas de trabajo meacutetodos y procedimientos asiacute como el

anaacutelisis de la relacioacuten de los recursos humanos respecto de las funciones

asignadas

b El estudio de un aacuterea de trabajo en especial con la finalidad de promover

mejores meacutetodos y procedimientos

c El estudio para la creacioacuten de nuevas unidades administrativas

d Control y disentildeo de formularios

e Organizacioacuten fiacutesica de oficinas

f Determinacioacuten de equipo y maacutequinas de oficina necesarios para la gestioacuten

administrativa

g Promocioacuten de meacutetodos modernos de administracioacuten

3 Niveles de Enfoque del Anaacutelisis Administrativo

a Macroaacutenalisis Administrativo

Es el estudio de la accioacuten conjunta de las instituciones cuando concurren en el

desempentildeo de una funcioacuten que forma parte de un sistema

b Microanaacutelisis Administrativo

Es un estudio minucioso de los aspectos internos de una organizacioacuten desde lo

general hasta el menor detalle operativo Evaluacutea la naturaleza doctrinaria del ente

sus fines estructura funciones departamentales puestos sistemas de trabajo

formas normas vigentes recursos y la distribucioacuten de planta el nivel maacutes general

hasta el de miacutenimo detalle operativo


26

4 Premisas Baacutesicas del Anaacutelisis Administrativo

A continuacioacuten se mencionan algunas de las premisas fundamentan en el anaacutelisis

administrativo seguacuten (Martiacutenez Gutieacuterrez 1999)

a La organizacioacuten y todo lo que ella encierra (sistema personal

procedimientos equipos) son dinaacutemicos o sea cambian seguacuten las

exigencias del medio ambiente

b La organizacioacuten y todo lo que ella implica puede ser objeto de

obsolescencia sino existe una conducta permanente de revisioacuten y

actualizacioacuten

c Debe existir una labor permanente de investigacioacuten pues siempre

habraacute una mejor forma de hacer las cosas Asiacute se comprende que

todo puede ser cuestionado en procura de una mejora constante

d Debe recordarse que siempre los recursos son escasos y limitados

en una organizacioacuten por tanto seraacute imperativo una utilizacioacuten

racional y maacutexima de los mismos

e Debe existir siempre una conducta de coacutemo hacer maacutes con los

mismos recursos (financieros humanos organizacionales) o hacer

lo mismo con menos

5 Ventajas de Aplicar el Anaacutelisis Administrativo

Reducir costos en el empleo de materiales de trabajo

Reducir tiempos ociosos por demoras injustificadas en los traacutemites

Reducir los problemas por carencia de los adecuados y suficientes

controles


27

Reducir las deficiencias debidas al desconocimiento operacional de

las unidades de trabajo Es un instrumento uacutetil para el

establecimiento de normas

Reducir los errores debidos a una inadecuada distribucioacuten de

labores entre el personal

6 Dificultades en el Trabajo de Anaacutelisis Administrativo

Resistencia al cambio

Problemas de apoyo de la maacutexima autoridad

Carencia de autoridad lineal

Trabajos o estudios no llevados a la praacutectica

D Estructura Organizacional

1 Definicioacuten

Seguacuten Mintzberg (2001) la estructura organizacional puede ser definida como las

distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una organizacioacuten

para alcanzar luego la coordinacioacuten del mismo orientaacutendolo al logro de los

objetivos

2 Organigramas

Es la graacutefica que representa la estructura formal de autoridad y de la divisioacuten

especializada del trabajo de una organizacioacuten por niveles jeraacuterquicos Constituye

el instrumento idoacuteneo para plasmar la disposicioacuten interna y formal de toda o una

parte (aacuterea o unidades administrativas) de la organizacioacuten en las que se muestran

las relaciones que guardan este siacute los oacuterganos que la componen (MIDEPLAN

2007)


28

3 Usos e Importancia de los Organigramas

Herramienta de Comunicacioacuten

Al ser el organigrama una fuente de consulta oficial le sirve al usuario para

obtener una imagen formal y de conocimiento general de la organizacioacuten ya que

brinda informacioacuten sobre divisioacuten de funciones niveles jeraacuterquicos liacuteneas de

autoridad y responsabilidad relaciones de dependencia y de coordinacioacuten

canales formales de comunicacioacuten la naturaleza lineal o staff de las unidades

entre otros Ademaacutes se emplea como instrumento de informacioacuten para los

funcionarios y puacuteblico en general debido a que les permite ver la posicioacuten relativa

que ocupan los puestos (MIDEPLAN 2007)

Instrumento de anaacutelisis

Sirve para diagnosticar y analizar las estructuras con miras a replantearlas y

adecuarlas a las necesidades del momento Puesto que el organigrama muestra

liacuteneas de autoridad para tomar decisiones el simple hecho de presentar la

organizacioacuten en un organigrama puede mostrar inconsistencias asiacute tambieacuten de

complejidades sus puntos fuertes y deacutebiles los cuales generan la necesidad de

su correccioacuten (MIDEPLAN 2007)

E Manuales Administrativos

1 Definicioacuten

ldquoSon documentos que sirven como medio de comunicacioacuten y coordinacioacuten que

permite registrar y transmitir en forma ordenada y sistemaacutetica informacioacuten de una

organizacioacuten (antecedentes legislacioacuten estructura objetivos poliacuteticas sistemas

procedimientos etceacutetera) asiacute como las instrucciones y lineamientos que se

consideren necesarios para el mejor desempentildeo de sus tareas (Franklin

Fincowsky 2001 paacuteg 147)


29

2 Usos e Importancia de los Manuales Administrativos

Las funciones de los manuales son proporcionar formalizacioacuten a la empresa

facilitar el acceso a la informacioacuten organizada estandarizar y uniformar el

desempentildeo de las personas agilizar el funcionamiento de la empresa evitando

peacuterdidas innecesarias de tiempo (Orozco 2007)

3 Objetivos para los Manuales Administrativos

Para Fincowsky (1998) en su libro Organizacioacuten de Empresas menciona algunos

objetivos importantes que se deben cumplir en los manuales administrativos estos

son

Presentar una Visioacuten de conjunto de la organizacioacuten (individual grupal o

sectorial)

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa para

definir responsabilidades evitar duplicaciones y detectar omisiones

Coadyuvar a la correcta realizacioacuten de las labores encomendadas al

personal y propiciar la uniformidad del trabajo

Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacioacuten del trabajo evitando la

repeticioacuten de instrucciones y directrices

Agilizar el estudio de la organizacioacuten

Facilitar el reclutamiento seleccioacuten e integracioacuten de personal

Determinar la responsabilidad de cada unidad y puesto en relacioacuten con

el resto de la organizacioacuten

Promover el aprovechamiento de racional de los recursos humanos

materiales financieros y tecnoloacutegicos disponibles


30

Funcionar como medio de relacioacuten y coordinacioacuten con otras

organizaciones

4 Clasificacioacuten de los Manuales Administrativos

Dentro de la clasificacioacuten de los manuales administrativos (Franklin Fincowsky

2001) propone dividirlos

Tabla 2 Clasificacioacuten de los Manuales Administrativos

Clasificacioacuten de los manuales administrativos

Por su naturaleza o aacuterea de aplicacioacuten

Micro administrativo Son los manuales que corresponden a

una sola organizacioacuten

Macro administrativos Son los documentos que contienen

informacioacuten de maacutes de una organizacioacuten

Meso administrativos Incluyen a una o maacutes organizaciones

de un mismo sector de actividad o ramo especiacutefico

Por su contenido

De organizacioacuten Estos manuales contienen informacioacuten

detallada referente a los antecedentes legislacioacuten

atribuciones estructura organigrama misioacuten y funciones

organizacionales

Cuando corresponden a un aacuterea especiacutefica incluyen la

descripcioacuten de puestos de manera opcional pueden presentar

el directorio de la organizacioacuten

De Procedimiento

Constituyen un instrumento teacutecnico que incorpora informacioacuten

sobre la sucesioacuten cronoloacutegica y secuencial de operaciones

concatenadas entre siacute para realizar una funcioacuten actividad o

tarea especiacutefica en una organizacioacuten

De calidad Son documentos que describen y consignan los


31

elementos del sistema de calidad el cual incluye informacioacuten

sobre el alcance poliacuteticas objetivos generales estructura

responsabilidades normas aplicables (con sus referencias)

definiciones lista de distribucioacuten y codificacioacuten de

procedimientos

De historia de la organizacioacuten Estos manuales son

documentos que refieren la historia de una organizacioacuten es

decir su creacioacuten crecimiento logros evolucioacuten situacioacuten y

composicioacuten

De poliacuteticas Estos manuales incluyen guiacuteas baacutesicas que

sirven como marco de actuacioacuten para realizar acciones disentildear

sistemas e implantar estrategias en una organizacioacuten

De contenido muacuteltiple Estos manuales concentran

informacioacuten relativa a diferentes toacutepicos o aspectos de una

organizacioacuten

De puestos Precisa la identificacioacuten y las relaciones

funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una

organizacioacuten

De teacutecnicas Este documento detalla los principios y criterios

necesarios para emplear las herramientas teacutecnicas que apoyan

la ejecucioacuten de procesos o funciones

De ventas Es un compendio de informacioacuten especiacutefica para

apoyar la funcioacuten de ventas

De produccioacuten Elemento de soporte que dirige y coordina

procesos de produccioacuten en todas sus fases Constituye un

auxiliar muy valioso para uniformar criterios y sistematizar

liacuteneas de trabajo en aacutereas de fabricacioacuten

De finanzas Manuales que respaldan el manejo y la

distribucioacuten de los recursos econoacutemicos en todos los niveles de


32

Fuente Elaboracioacuten Propia Fecha 090810

F Procedimientos

1 Definicioacuten

El procedimiento es una sucesioacuten loacutegica de pasos u operaciones que conducen a

la solucioacuten de un problema o a la produccioacuten de un bien o servicio Otra definicioacuten

de procedimiento es la que afirma que ldquoestaacute constituido sustancialmente por una

serie de normas operativas que dictan las reglas de conducta a seguir en todos los

casos que se tratardquo (Orozco 2007)

2 Importancia de los Procedimientos

Se puede concebir a los procedimientos como haacutebitos o costumbres de un

organismo social Estableciendo una analogiacutea fiacutesica directa con una persona

podemos ver la importancia que tiene en su vida Si una persona tiene haacutebitos o

costumbres negativas su vida estaraacute llena de obstaacuteculos y nunca se podraacute

una organizacioacuten en particular en las aacutereas responsables de

su captacioacuten aplicacioacuten resguardo y control

De personal Identificados tambieacuten como manuales de

relaciones industriales de reglas del empleado o de empleo

baacutesicamente incluyen informacioacuten sobre

Condiciones de trabajo organizacioacuten y control de personal

lineamientos para el anaacutelisis y valuacioacuten de puestos

reclutamiento seleccioacuten contratacioacuten e induccioacuten de personal

capacitacioacuten y desarrollo higiene y seguridad y prestaciones

De operacioacuten Estos manuales se utilizan para orientar el uso

de equipos y apoyar funciones altamente especializadas o cuyo

desarrollo demanda un conocimiento muy especiacutefico

De sistemas Instrumento de apoyo que permite el

funcionamiento oacuteptimo de sistemas de informacioacuten

administrativos informaacuteticos etc de una organizacioacuten


33

realizar plena ni satisfactoriamente Del mismo modo si todo organismo social

tiene procedimientos complejos iloacutegicos contradictorios etc tampoco podraacute

realizar los objetivos sentildealados De aquiacute la importancia del estudio y el

mejoramiento de los procedimientos (Martiacutenez 1999)

3 Objetivos del Estudio de los Procedimientos

El objetivo primordial baacutesico de todo estudio de procedimientos es simplificar los

meacutetodos de trabajo eliminar las operaciones y la papeleriacutea innecesaria con el fin

de reducir los costos y dar fluidez y eficacia a las actividades

Sin embargo este mismo autor sentildeala otros objetivos secundarios como los

siguientes

Eliminar operaciones combinaacutendolas entre siacute o suprimieacutendolas

Cambiar el orden de las operaciones para que se logre mayor eficacia

Eliminar transportes innecesarios o reducirlos al miacutenimo para ahorrar

tiempo

Eliminar las demoras con el mismo fin del tiempo

Centralizar las inspecciones conservando el control interno

Situar las inspecciones en los puntos claves

Eliminar estacionamientos aparentemente necesarios para evitar los

ldquocuellos de botellardquo (amontonamiento difiacutecil fluidez de traacutemites etc)

4 Anaacutelisis de los Procedimientos

1 Un procedimiento puede ser ya anticuado tal vez sea confuso mal interpretado

e inadecuado para ajustarse a una necesidad especifica El movimiento de los

papeles de trabajo quizaacute implique retardo congestioacuten malas condiciones de

1 Martiacutenez B (1999) El Anaacutelisis Administrativo


34

trabajo y necesite ayuda La estimacioacuten de un procedimiento incluye en realidad

tres consideraciones independientes

o iquestSatisface el procedimiento todas las necesidades actuales

o iquestEstaacute operando eficientemente

o iquestCuaacutel es su grado de efectividad

Para determinar si un procedimiento satisface las necesidades actuales entre

otras cosas deberaacuten considerarse los siguientes aspectos

iquestSe ha proyectado el procedimiento para promover el logro de los objetivos

de la compantildeiacutea y se ha ejecutado de una manera efectiva

iquestOpera el procedimiento dentro del esquema que se ha organizado

iquestProporciona el procedimiento de manera adecuada los meacutetodos de

control para obtener el maacuteximo de ejecucioacuten con el gasto miacutenimo de tiempo

y esfuerzo

iquestLas rutinas designadas en el procedimiento indican la ejecucioacuten en su

secuencia loacutegica

iquestEstipula el procedimiento los medios para la coordinacioacuten efectiva entre un

departamento y otro

iquestSe han establecido todas las funciones que se requieren

iquestHa sido designada la autoridad necesaria para hacer efectivas las

responsabilidades

iquestSe pueden hacer algunas modificaciones para mejorar la efectividad

El punto importante es estar seguros de que el procedimiento ha sido proyectado

para satisfacer los resultados finales que se desean Se debe determinar lo que

realmente se estaacute ajustando asiacute como doacutende coacutemo cuaacutendo y por quieacuten


35

Debe estudiarse individualmente cada paso del proceso y se debe prestar

atencioacuten a su eficacia Al mismo tiempo hay que estar siempre alerta por los

mejoramientos que sean posibles

Aunque tal vez sea difiacutecil determinar una medida precisa de operacioacuten de un

sistema o de un procedimiento el grado de dicha efectividad puede averiguarse

comprobando las actividades desde el punto de vista de la velocidad exactitud y

el movimiento ordenado de los papeles de trabajo (Brenes 2009)

Para el registro de datos se deben cumplir las teacutecnicas de la entrevista y de la

observacioacuten directa simultaacuteneamente cuidando de anotar todos los datos que se

vayan recabando del entrevistado y que se vayan observando en aacutereas de trabajo

en el momento de trabajar praacutecticamente

Una vez que se han registrado todos los datos del procedimiento se deberaacuten

revisar para asegurarse que estaacuten todas las operaciones Despueacutes deberaacuten

diagramar utilizando los siacutembolos que correspondan con el fin de observar

graacuteficamente el flujo de operaciones y documentos

Seguacuten Brenes 2009 el examen se basa en hacer una serie de preguntas con el

fin de determinar

Tabla 3 Preguntas especiacuteficas que facilitan el anaacutelisis de los procedimientos

Preguntas especiacuteficas que facilitan el anaacutelisis de los procedimientos

Propoacutesito

iquestQueacute hacer

iquestEs necesario

iquestPor queacute es necesario

iquestPara queacute

Objetivo Eliminar partes

innecesarias


36

Lugar

iquestDoacutende se hace

iquestEs necesario ahiacute

iquestEn queacute otro lugar podriacutea

hacerse

Objetivo Cambiar aacuterea

cuando sea posible

Sucesioacuten

iquestCuaacutendo se hace

iquestEs necesario entonces

iquestCuaacutendo podriacutea hacerse

iquestCuaacutendo deberiacutea

Objetivo Reordenar la

sucesioacuten

Persona

iquestQuieacuten lo hace

iquestPor queacute eacutel

iquestQuieacuten maacutes podriacutea hacerlo

iquestQuieacuten deberiacutea hacerlo

Objetivo Cambiar

responsables de la actividad

Medios

iquestCoacutemo se hace

iquestPor queacute se hace asiacute

iquestCoacutemo podriacutea hacerse

iquestCoacutemo deberiacutea hacerse

Objetivo Simplificar la

operacioacuten

G Manual de Procedimiento

1 Definicioacuten

Constituye un instrumento teacutecnico que incorpora informacioacuten sobre la sucesioacuten

cronoloacutegica y secuencial de operaciones concatenadas entre siacute para realizar una

funcioacuten actividad o tarea especiacutefica en una organizacioacuten (Flanklin Fincowsky

1998)

2 Objetivos de los Manuales de Procedimientos

Algunos de los objetivos maacutes importantes que menciona Martiacutenez (1999 paacuteg 5 )

son


37

a Difundir entre los empleados de una o varias unidades administrativas la

forma oacuteptima de realizar determinado trabajo

b Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su

alteracioacuten arbitraria

c Ensentildear el trabajo a nuevos empleados

d Facilitar la supervisioacuten del trabajo

e Reducir los costos al aumentar la eficiencia general

f Construir una base para el anaacutelisis posterior del trabajo y el mejoramiento

permanente de los sistemas procedimientos y meacutetodos

3 Importancia de los Manuales de procedimiento

La importancia radica en que los manuales de procedimientos son un medio de

direccioacuten o guiacutea para realizar las funciones establecidas ademaacutes es un medio aacutegil

para que un nuevo colaborador realice las funciones o para que se realicen

supervisiones En fin es una herramienta que contribuye a la obtencioacuten de los

objetivos propuestos por la organizacioacuten

4 Contenido de un Manual de Procedimiento

Seguacuten Martiacutenez (1999) un manual de procedimientos estaacute creado por los

componentes que se detallan a continuacioacuten

Figura 8 Contenido de un Manual de Procedimiento

Componentes del Manual de Procedimiento

Identificacioacuten

Diagrama de Flujo

Identificacioacuten

Iacutendice

Introduccioacuten

Objetivo del Procedimiento

Aacuterea de Aplicacioacuten

Poliacuteticas y Normas

Descripcioacuten del

Procedimiento

En este apartado se incluye los siguientes datos

Tiacutetulo Manual de procedimientos Lugar y fecha

Nombre de la empresa o unidad Numero de edicioacuten

Listado de todos los que se incluyen en el manual Nombre firma y puesto de quien realiza el manual

Nombre de la unidad que elabora el manual

Relacioacuten de los capiacutetulos que constituyen la estructura del documento

Es una especie de marco teoacuterico que explica el concepto de manual de procedimientos diagramas de flujo y formularios

Explica en queacute consiste cada concepto y describe la importancia y utilidad para la administracioacuten

Describe cuaacutel es el objetivo que pretende cumplir el procedimiento en cuestioacuten Por ejemplo ldquoSolicitud de Bienesrdquo es un

procedimiento que se utiliza para que las diferentes unidades de la organizacioacuten hagan una solicitud de bienes o

servicios que requieren para su operacioacuten normal

Se refiere a la cobertura o aacutembito de aplicacioacuten Por ejemplo Aacuterea de Compras Aacuterea de Recursos Humanos Aacuterea

Financiera Aacuterea de Produccioacuten etc

Debe indicarse las principales normas reglamentos lineamientos u otros que inciden directamente en el procedimiento

Por ejemplo ldquoPago por Caja Chicardquo una normativa que le afecta es el ldquoReglamento de pagos menores o de Fondo de

Trabajordquo ldquoLey de administracioacuten financierardquo y la ldquoLey de control internordquo

Es la descripcioacuten del procedimiento incluye secuencia descripcioacuten y responsable Es lo que se conoce como el

levantamiento del procedimiento

Es el fluxograma del procedimiento respectivo

Son los formularios que utilizan en el procedimiento respectivo



39

5 Lineamientos para crear un Manual de Procedimientos

Independientemente que exista o no un manual de procedimientos cuando se

enfrente a un problema por estudiar u optimizar un procedimiento resultaraacuten de

utilidad los lineamientos que Goacutemez sentildeala para el efecto

Seleccionar el trabajo o procedimiento que se va a estudiar

Registrar todos los datos relativos al procedimiento

Examinar criacuteticamente los datos del procedimiento teniendo en cuenta las

seis preguntas (queacute quieacuten cuaacutendo doacutende coacutemo y por queacute o para queacute)

Desarrollar el procedimiento lo maacutes adecuado posible seguacuten los objetivos y

poliacuteticas del organismo de que se trate

Adoptar el procedimiento propuesto

Mantener actualizado el procedimiento estableciendo los controles

necesarios

Seleccionar el procedimiento a estudiar

Se debe considerar tres tipos de factores para la seleccioacuten

De orden econoacutemico iquestQueacute ahorro puede lograrse

De orden teacutecnico un nuevo procedimiento no debe perjudicar la calidad

teacutecnica de los trabajadores

Reacciones humanas los empleados aceptaraacuten mejor los cambios en las

tareas que maacutes les desagradan

Registro de datos


40

H Diagrama de Flujo o Fluxograma

1 Definicioacuten

Es la representacioacuten graacutefica de la sucesioacuten en que se realizan las operaciones de

un procedimiento y el recorrido de formas y materiales en ella se muestran las

aacutereas o unidades administrativas o los puestos que intervienen en cada una de

las operaciones descritas (Franklin 2007 paacuteg 184)

2 Importancia y Usos

La importancia de su uso radica en que es una herramienta efectiva en el anaacutelisis

administrativo ya que facilita la apreciacioacuten y valoracioacuten del seguimiento del flujo

de trabajo a traveacutes de actividades y facilita su simplificacioacuten (Orozco 2007 paacuteg

104)

Seguacuten Orozco (2007) la importancia radica en baacutesicamente cuatro aspectos de

uso

En la planeacioacuten de sistemas Elaborar un fluxograma obliga a un previo

ordenamiento de la informacioacuten disponible asiacute como un anaacutelisis sistemaacutetico

y detallado de los diferentes procesos

El fluxograma permite racionalizar los procedimientos establecidos

Introduciendo cambios para lograr procedimientos de mayor eficacia y

simplificacioacuten de tareas

En la actualizacioacuten de sistemas Los cambios en los procedimientos son

faacutecilmente representables a traveacutes de variaciones incluidas en el

fluxograma lo cual permite visualizar y analizar las nuevas operaciones o

flujos de trabajo incluidos en el sistema

Simplificacioacuten de los sistemas El empleo de diagramas de flujo otorga

simplicidad a las operaciones desarrolladas facilita el anaacutelisis del flujo de

trabajo y del desempentildeo de las unidades involucradas


41

Ahorro de tiempo y costo El empleo del diagrama de flujo hace maacutes

accesible el anaacutelisis de los procedimientos de la organizacioacuten y apunta a la

localizacioacuten de puntos problemaacuteticos sin necesidad de reconstruir todo el

sistema

3 Simbologiacutea de los Diagrama de Flujo o Fluxograma

Los siguientes son los siacutembolos que plantea Orozco (2007 paacuteg 106) para la

elaboracioacuten de diagramas de flujo

Tabla 4 Simbologiacutea de los Diagrama de Flujo o Fluxograma

Proceso

Rectaacutengulo representa una

instruccioacuten que debe ser ejecutada

operaciones procesamientos

Decisioacuten

Rombo representa una pregunta e

indica el destino de flujo de

informacioacuten con base en respuestas

alternativas de siacute y no

Preparacioacuten

Hexaacutegono preparar acondicionar

Proceso predefinido Hace referencia

a un proceso ya establecido puede

ser parte o todo de un sistema

Documento

Rectaacutengulo segmentado indica

lectura o escritura de un documento o

producto impreso


42

EntradaSalida

Romboide operacioacuten burocraacutetica

rutinaria Indica entrada yo salida de

informacioacuten por cualquier parte del

sistema

Archivo

Triaacutengulo archivo guardar o

almacenamiento

Extraccioacuten de archivo

Triaacutengulo significa ldquosacar del archivo

o almacenamientordquo

Flechas

Liacutenea con punta flujo de informacioacuten

Indica la direccioacuten que sigue el flujo en

el sistema

Conector Interno

Circulo conexioacuten con otros pasos Se

utiliza para asociar partes o pasos

dentro del mismo sistema Pero que

por razones de disentildeo es poco

asequible Se coloca un ciacuterculo en

cada paso y en ambos ciacuterculos el

mismo siacutembolo de identidad para

mostrar que son el mismo

Conector externo

Cuadrado con punta conexioacuten con

otro proceso Se usa para medir un

sistema o parte de eacutel con otro

sistema

Terminal

Rectaacutengulo con lados coacutencavos

iniciofin del sistema Indica donde


43

comienza y donde termina el

algoritmo

Tarjeta

Rectaacutengulo sin una esquina

representa tarjeta ficha o cheque

Cinta magneacutetica

Circulo con tangente representa cinta

magneacutetica de grabacioacuten o video

Documentos

Rectaacutengulos segmentados

representa a un documento original y

ldquonrdquo nuacutemero de copias

I Formas y Formularios

1 Definicioacuten

ldquohellip es un documento impreso que transmite informacioacuten especiacutefica de una a otra

o de una unidad a otra El formulario es papel portador de datos e informacioacuten y es

parte integrante del meacutetodo Asiacute es un medio de transmitir informacioacuten y no un fin

en siacute mismo (Orozco 2007)

2 Importancia

Los formularios ahorran tiempo en las labores rutinarias disminuye el error

estandariza el trabajo facilita la tarea favorece el control aumenta la confianza

del funcionario y del usuario en la operacioacuten elige el tipo de informacioacuten necesaria

y se estructura su presentacioacuten en la formula evitando omisiones de esta y reunir

informacioacuten innecesaria Por todo lo anterior tambieacuten se disminuyen los tiempos

de trabajo

3 Estilos de Formularios

Dependiendo las necesidades de cada unidad y de la organizacioacuten asiacute deben ser

elaborados los formularios


44

De liacutenea

De columna

De casillas

Combinado

4 Anaacutelisis de los Mismos

A la hora de analizar un formulario no solo se debe tomar en consideracioacuten el

formato del mismo sino tambieacuten la funcionabilidad del mismo es decir que tan

eficiente es el uso y la informacioacuten que presenta el formulario

Asiacute lo muestra (Franklin 2004) quien indica

Al revisar el contenido de una forma en cuanto a condiciones materiales ndashtamantildeo

papel clase de impresioacuten encuadernacioacuten y frecuencia de uso- y consideraciones

funcionales ndashidentificacioacuten objetivo informacioacuten estructura tipo y secuencia de

datos-deben considerarse los aspectos que siguen

Formas cuyas dimensiones no coinciden con el tamantildeo de los equipos en

que se procesan o son excesivas para los datos que contienen

Duplicacioacuten de formas para un mismo fin

Exceso de formas de poco uso

Formas con un nuacutemero de copias innecesario

Formas cuyo disentildeo no satisface el propoacutesito para el que fueron creadas

Formas para traacutemites en los que no son necesarias o sin la forma y el

contenido requeridos


45

J Manual de Usuario

1 Definicioacuten

El manual de usuario es un documento teacutecnico de un determinado sistema que

intenta dar asistencia a sus usuarios Generalmente son incluidos a dispositivos

electroacutenicos hardware de computadora y aplicaciones El manual de usuario

puede venir tanto en forma de libro como en forma de documento digital e incluso

poder ser consultado por internet En general un manual de usuario deberiacutea poder

ser entendido por cualquier usuario principiante como asiacute tambieacuten serle uacutetil a

usuarios avanzados (Alegsa 1998)

2 Componentes

Seguacuten (Alegsa 1998) un Manual de Usuario suele tener

Un prefacio o introduccioacuten es aquella informacioacuten sobre coacutemo usar el

propio manual

Un iacutendice

Una guiacutea raacutepida sobre coacutemo usar las funciones principales del sistema

Una seccioacuten para la resolucioacuten de problemas

Una FAQ(Frequently-asked Questions) preguntas maacutes recientes

Informacioacuten de contacto

Un glosario

K Control Interno

De acuerdo a la ley general de Control Interno Nordm 8292 que establece los criterios

miacutenimos que deberaacuten observar la Contraloriacutea General de la Repuacuteblica y los entes

u oacuterganos sujetos a su fiscalizacioacuten en el establecimiento funcionamiento

mantenimiento perfeccionamiento y evaluacioacuten de sus sistemas de control


46

interno Muchos de los apartados del Control Interno se obtuvieron del Proyecto de

Graduacioacuten de la estudiante Brenda Villalobos Corrales

1 Definicioacuten

ART8 GCI Ley General de Control Interno Nordm 8292

Para efectos de esta Ley se entenderaacute por sistema de control interno la serie de

acciones ejecutadas por la administracioacuten activa disentildeadas para proporcionar

seguridad en la consecucioacuten de los siguientes objetivos

Proteger y conservar el patrimonio puacuteblico contra cualquier peacuterdida

despilfarro uso indebido irregularidad o acto ilegal

Exigir confiabilidad y oportunidad de la informacioacuten

Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones

Cumplir con el ordenamiento juriacutedico y teacutecnico

2 Componentes Funcionales

a Ambiente de Control Se refiere a las actitudes acciones valores como

fundamento para la operacioacuten exitosa de los demaacutes componentes

b Valoracioacuten de Riesgo Conlleva la existencia de un sistema de

identificacioacuten anaacutelisis y valoracioacuten de los riesgos

c Actividades de Control Comprende los meacutetodos poliacuteticas

procedimientos y otras medidas aplicadas para manejar y minimizar los

riesgos Ademaacutes de documentar actualizar y divulgar internamente las

poliacuteticas las normas y los procedimientos de control que garanticen el

cumplimiento del sistema de control interno institucional

d Sistemas de Informacioacuten Permite la generacioacuten captura procesamiento

y trasmisioacuten de informacioacuten relevante sobre actividades institucionales


47

e Seguimiento del sistema de control interno Consiste en la valoracioacuten de

la calidad de la gestioacuten institucional y del Sistema de Control Interno La

administracioacuten activa deberaacute fortalecer los componentes funcionales con el

fin de obtener un sistema sano y confiable

3 Autoevaluacioacuten del Control Interno

Es el proceso que conduce al perfeccionamiento del sistema de control Interno

Permite la deteccioacuten de cualquier desvioacute que aleje a la organizacioacuten del

cumplimiento de sus objetivos Debe realizarse una vez al antildeo

4 SEVRI (Sistema Especiacutefico de Valoracioacuten del Riesgo

Institucional)


El SEVRI es un conjunto de elementos que se interrelacionan para identificar

analizar evaluar administrar revisar documentar y comunicar los riesgos

relevantes de la Institucioacuten

Su objetivo es brindar informacioacuten oportuna y confiable para la toma de decisiones

ubicando a la Institucioacuten en un nivel de riesgo aceptable (Nivel de Riesgo

aceptable riesgo que la entidad acepta porque no afecta al logro de los objetivos

institucionales)

La normativa para el desarrollo de la SEVRI son las Directrices Generales para el

Establecimiento y Funcionamiento del Sistema Especiacutefico de Valoracioacuten de

Riesgo emitidas por la Contraloriacutea General de Repuacuteblica (R-CO-64-2005)

5 CICI (Comisioacuten Institucional del Control Interno)

Fue creada por el Consejo Institucional el 30 de noviembre del 2006 en la Sesioacuten

No 2492 Articulo 8 La CICI coadyuva con la Administracioacuten Activa (Jerarca y

titulares subordinados) del ITCR en las labores de facilitacioacuten asesoramiento


48

normalizacioacuten monitoreo vinculacioacuten del Sistema de Control Interno y del Sistema

Especiacutefico de Valoracioacuten de Riesgo Institucional

6 Funciones del CICI

Contribuir al cumplimiento de los alcances de la Ley General de Control

Interno

Servir de Enlace entre el Consejo Institucional y el ente teacutecnico

Preparar en conjunto con el ente teacutecnico la propuesta de trabajo anual de

acuerdo con lo establecido en la Ley General de Control Interno No 8292

en relacioacuten con las autoevaluaciones y la implementacioacuten del SEVRI

Establecer la coordinacioacuten respectiva con los enlaces en cada oacutergano

institucional o instancia jeraacuterquica

Hacer el seguimiento del plan de trabajo institucional relacionado con la

autoevaluacioacuten y la implementacioacuten del SEVRI que seraacute conducido por el

ente teacutecnico para verificar su cumplimiento y resultados asiacute como proponer

mejoras para el siguiente periacuteodo y hacer la comunicacioacuten respectiva al

Consejo Institucional

Servir de medio para verificar que las propuestas de mejora de cada

instancia que haya participado en autoevaluacioacuten sean incorporadas en la

medida de lo posible en el plan anual operativo del siguiente antildeo

L Normas ISO

A traveacutes del tiempo se ha visto que las empresas mejoran su desempentildeo y llegan

a ser maacutes competitivas por medio de las normas ISO

En el antildeo 2008 la estudiante Brenda Corrales Villalobos en su Proyecto Final de

Graduacioacuten propuso la utilizacioacuten de las Normas ISO para la Sede Regional del



49

A continuacioacuten se describen los aspectos maacutes importantes de las Normas ISO

9000 propuesta por (Corrales Villalobos 2008)

1 Definicioacuten

La familia de normas ISO 9000 son normas de calidad y gestioacuten continua de

calidad establecidas por la Organizacioacuten Internacional para la Estandarizacioacuten

(ISO) que se pueden aplicar en cualquier tipo de organizacioacuten o actividad

sistemaacutetica que esteacute orientada a la produccioacuten de bienes o servicios Se

componen de estaacutendares y guiacuteas relacionados con sistemas de gestioacuten y de

herramientas especiacuteficas como los meacutetodos de auditoriacutea (el proceso de verificar

que los sistemas de gestioacuten cumplen con el estaacutendar)

2 Implementacioacuten

De igual forma (Corrales 2008) establece que ldquola Implantacioacuten de la Norma

requiere baacutesicamente el acondicionamiento de los procesos de la Empresa a los

requerimientos de la Norma la documentacioacuten de dichos procesos en

procedimientos como de las responsabilidades y registros a generarrdquo

Ademaacutes sentildeala que las etapas de la implementacioacuten de la Norma son

Capacitar al personal a cargo de la implantacioacuten

Sensibilizar a la organizacioacuten al cambio cultural que se busca

Determinar aquellos elementos que la Norma exige y no estaacuten presentes en

dichos procesos

Levantar los procesos existentes en la Empresa

Redisentildear los procesos para que cumplan las exigencias de la Norma

Documentar los procesos y definiciones exigidas por la Norma


50

Asegurar que se cumplan los procesos definidos a traveacutes de auditoriacuteas

perioacutedicas

Certificacioacuten de la empresa por una auditoriacutea de tercera parte

3 Beneficios de Implementar la Norma ISO 9000 de Calidad

Seguacuten (Corrales 2008) detalla que las ventajas de que una empresa cuente con la

certificacioacuten ISO 9000 son las siguientes

Reduccioacuten de rechazos e incidencias en la produccioacuten y prestacioacuten del

servicio

Aumento de la productividad

Mayor compromiso con los requisitos del cliente

Mejora continua

4 Documentacioacuten del Sistema de Calidad

Para (Corrales 2008) la Norma exige que el Sistema de Calidad esteacute

documentados basaacutendose en la siguiente estructura

Figura 9 Documentacioacuten del Sistema de Calidad

Manual de Calidad

Procedimientos

Instructivos del TrabajoPlanes de Calidad

Registros o Documentos


51

5 Estructura

Como menciona (Corrales 2008) ldquono existe un uacutenico modo de documentar un

procedimiento cada organizacioacuten debe decidir coacutemo documentarlo lo que siacute es

importante es establecer una estructura para los procedimientos Deberiacutea

estructurarse incluyendo como miacutenimordquo

Tiacutetulo

Nuacutemero Es importante dar una codificacioacuten a los procedimientos cada

empresa establece la codificacioacuten que le resulte maacutes sencilla y uacutetil

Fecha de emisioacuten y aprobacioacuten

Nuacutemero de paacutegina y total de paacuteginas

Autoridad emisora y autoridad aprobadora Debe establecerse de manera

clara quien ha emitido el procedimiento y quien lo aprueba ello ayudaraacute a

aclarar responsabilidades y a tener establecidas de una forma clara las

competencias a la hora de hacer modificaciones en el procedimiento

Objetivo Debe de explicar de un modo preciso cual es ellos objetivos de

dicho procedimiento

Alcance Es importante delimitar el procedimiento es decir si cumplimento

es por ejemplo soacutelo para un determinado Departamento si es de obligado

cumplimiento para toda la organizacioacuten etc

Referencias En caso necesario se estableceraacuten los documentos

relacionados con los procedimientos que sean precisos como pudiera ser

normativa leyes otros procedimientos etc

Definiciones En caso necesario deberiacutean incluirse las definiciones de

algunos teacuterminos que sean empleados en el procedimiento y que por su

complejidad o por su ambiguumledad sea importante delimitar


52

Responsables Un aspecto fundamental para que los procedimientos sean

uacutetiles es la clara delimitacioacuten de las responsabilidades del mismo

Descripcioacuten de actividades Explicacioacuten de coacutemo deben llevarse a cabo las

distintas actividades Debe secuencia loacutegica de actuaciones y estar

explicada de forma concisa Deberiacutea ademaacutes establecer los documentos y

procedimientos de apoyo necesarios

Indicadores Un aspecto fundamental para que los procedimientos se

desarrolloacute eficaz y eficientemente es establecer medidas (indicadores) que

permitan ldquogobernarrdquo el proceso es decir conseguir los objetivos definidos

Anexos En caso necesario se incluiraacuten otros documentos que ayuden a la

mejor compresioacuten del procedimiento

6 Auditoria de Certificacioacuten

Seguacuten (Corrales 2008) ldquocuando el sistema haya estado operando durante

aproximadamente cuatro a seis meses usted podraacute considerar si estaacute listo para la

auditoria de certificacioacuten Este periacuteodo es necesario a fin de demostrar que tiene

un sistema praacutectico que puede operar en el largo plazo El propoacutesito de la auditoria

seraacute determinar si el sistema de administracioacuten de calidad cumple con todos los

requisitos aplicables de ISO 9001 Esto supone que el sistema incluye los

procedimientos documentados adecuados y que se realizan en forma rutinariardquo

M Poliacuteticas

1 Definicioacuten

Las poliacuteticas son enunciados o interpretaciones generales que orientan el

pensamiento de los administradores en la toma de decisiones Su propoacutesito es

asegurar que las decisiones no rebasen ciertos liacutemites (koontz amp Weihrich 2004

paacuteg 157)


53

2 Tipos de Poliacuteticas

De acuerdo con (Bernal Torres amp Sierra Arango 2008) existen diversos tipos de

poliacuteticas como

a Poliacuteticas de precios

b Poliacuteticas de ventas

c Poliacuteticas para formulacioacuten de planes estrateacutegicos

d Poliacuteticas de contratacioacuten de personal

e Poliacuteticas de salarios

f Poliacuteticas de presupuestos

g Poliacuteticas de endeudamiento

h Poliacuteticas de financiamiento

N Investigacioacuten

1 Definicioacuten

ldquoSeguacuten (Definicioacutende 2008) es la buacutesqueda de conocimientos o de soluciones a

ciertos problemas Cabe destacar que una investigacioacuten en especial en el campo

cientiacutefico es un proceso sistemaacutetico (se recogen datos a partir de un plan

preestablecido que una vez interpretados modificaraacuten o antildeadiraacuten conocimientos

a los ya existentes) organizado (es necesario especificar los detalles relacionados

con el estudio) y objetivo (sus conclusiones no se basan en impresiones

subjetivas sino en hechos que se han observado y medido) Las actividades que

se realizan dentro de un proceso investigativo incluyen la medicioacuten de fenoacutemenos

la comparacioacuten de los resultados obtenidos y la interpretacioacuten de eacutestos en funcioacuten

de los conocimientos actuales Tambieacuten se pueden realizar encuestas para buscar

el objetivordquo


54

2 Tipos de Investigacioacuten

a Investigacioacuten Exploratoria

Proporciona un panorama amplio y general acerca del fenoacutemeno que se desea

investigar Es una etapa previa de la investigacioacuten y tiene como finalidad sentar las

bases y dar los lineamientos generales que permita que nuestro estudio sea lo

maacutes completo posible (Benassini 2001)

b Investigacioacuten Descriptiva

Comprende la descripcioacuten registro anaacutelisis e interpretacioacuten de la naturaleza

actual y la composicioacuten o procesos de los fenoacutemenos El enfoque se hace sobre

conclusiones dominantes o sobre coacutemo una persona grupo o cosa se conduce o

funciona en el presente (Benassini 2001)

O Fuentes de Informacioacuten

Las fuentes son hechos o documentos a los que acude el investigador y que le

permiten obtener informacioacuten Las teacutecnicas son los medios empleados para

recolectar la informacioacuten (Meacutendez Aacutelvarez 2009)

1 Fuentes Primarias

Informacioacuten oral o escrita que es recopilada directamente por el investigador a

traveacutes de relatos o escritos transmitidos por los participantes en un suceso o

acontecimiento (Meacutendez Aacutelvarez 2009)

2 Fuentes Secundarias

Informacioacuten escrita que ha sido recopilada y transcrita por personas que han

recibido tal informacioacuten a traveacutes de otras fuentes escritas o por un participante en

un suceso o acontecimiento (Meacutendez Aacutelvarez 2009)


55

P Sujetos de Investigacioacuten

1 Definicioacuten

Los sujetos de investigacioacuten son validadores del material consultado que con

fundamento y propiedad validan los datos encontrados en las fuentes consultadas

Q Teacutecnicas de Recoleccioacuten de Informacioacuten

1 Definicioacuten

Son los medios que utiliza el investigador para obtener la informacioacuten de primera

mano es decir la informacioacuten requerida por medio de las fuentes primarias

2 Tipos de Teacutecnica

a Observacioacuten

La observacioacuten es una teacutecnica utilizada para obtener datos referentes a alguna

actividad en donde el investigador observa lo que le interesa y toma nota de los

procedimientos que se estaacuten realizando

b Entrevista

Una entrevista visita a la persona que tiene la informacioacuten y la obtiene de ella a

traveacutes de una serie de preguntas que vienen planteadas en un cuestionario o

boleta en la cual se anotan las respuestas (Goacutemez Barrantes paacuteg 33)

c Cuestionario

Es un instrumento utilizado para recolectar datos este a su vez estaacute disentildeado

para poder cuantificar y universalizar la informacioacuten Su finalidad es conseguir la

comparacioacuten de la informacioacuten obtenida El cuestionario estaacute formado por una

serie de preguntas escritas las cuales llevan un orden y una estructura que

facilita la calidad de la informacioacuten obtenida ahorrando tiempo y recursos


56

R Seleccioacuten de la Muestra

Para la seleccioacuten de la muestra se basoacute en (Hernaacutendez Fernaacutendez amp Baptista

2004)

1 Poblacioacuten

Es un conjunto de todos los casos que concuerdan con determinadas

especificaciones

2 Muestra

Unidad de anaacutelisis o conjunto de personas contextos eventos o sucesos sobre el

(la) cual se recolectan los datos sin que necesariamente sea representativo(a) del

universo

3 Muestra no probabiliacutestica

Subgrupo de la poblacioacuten en la que la eleccioacuten de los elementos no depende de la

probabilidad sino de las caracteriacutesticas de la investigacioacuten

III Capiacutetulo Marco Metodoloacutegico

IV Capitulo Marco Metodoloacutegico

58

III MARCO METODOLOacuteGICO

En el presente capiacutetulo se describen los elementos metodoloacutegicos que

respaldaron la elaboracioacuten del presente trabajo A si mismo se detalla el tipo de

investigacioacuten las fuentes de informacioacuten y las etapas que se llevaron a cabo para

la elaboracioacuten del Manual de Procedimientos Permitiendo al lector contar con

claridad necesaria para poder comprender dicho trabajo

Para la realizacioacuten de este trabajo se desarrolloacute solo un tomo debido a que en el

Aacuterea de Transportes nunca se habiacutea desarrollado un Manual de Procedimiento

Por ello se tuvo que investigar y documentar cada uno de los procedimientos

solicitado por el Aacuterea de Transportes Estos procedimientos a su vez quedan ya

analizados y mejorados

A Tipo de Estudio

Se determina por la naturaleza de la investigacioacuten que el presente trabajo es un

Estudio Cualitativo ya que el fin del mismo es conocer y describir la forma en la

cual se llevan a cabo los diferentes procedimientos del Aacuterea de Transportes

B Tipo de Investigacioacuten

Para este trabajo fue necesario aplicar la investigacioacuten exploratoria y descriptiva A

continuacioacuten se explicara la utilizacioacuten de ambas para la elaboracioacuten del Manual

de Procedimientos

1 Exploratoria

Se utilizoacute el tipo de investigacioacuten exploratoria debido a que permitioacute al

investigador conocer maacutes a fondo la situacioacuten del aacuterea de transportes del Instituto

Tecnoloacutegico de Costa Rica Sede Regional San Carlos


59

2 Descriptiva

Se contoacute con la investigacioacuten descriptiva porque permite describir de una forma

concreta y objetiva los procesos que en el Aacuterea de Transportes se realizan

C Fuentes de Informacioacuten

Esta investigacioacuten utilizoacute fuentes de informacioacuten tanto primaria como secundaria

las cuales se obtuvieron de la investigacioacuten exploratoria como descriptiva con el

fin de obtener suficientes datos que permitieran al investigador obtener una

perspectiva maacutes amplia de los procesos

1 Primaria

a Entrevista

La informacioacuten de la fuente primaria se obtuvo por medio de una entrevista a los

funcionarios del Aacuterea de Transporte mediante la aplicacioacuten de un cuestionario

estructurado el cual detallara las actividades especiacuteficas de los procedimientos

b Observacioacuten Directa

La observacioacuten directa permitioacute seguir el orden secuencial de cada procedimiento

e identificar algunas mejoras que puedan surgir

2 Secundarias

a Revisioacuten Bibliograacutefica

Se consultaron libros relacionados con los temas en estudio como Anaacutelisis

Administrativo y Administracioacuten de la Organizacioacuten

b Documentos de la empresa

Se utilizoacute informacioacuten interna del Aacuterea de Transportes y externa del Instituto

Tecnoloacutegico de Costa Rica para poder realizar el trabajo de una mejor manera y

cumpliendo con las normas y poliacuteticas establecidas para dicha Aacuterea


60

D Sujetos de Informacioacuten

Para efectos de este trabajo los sujetos de investigacioacuten son todos los funcionarios

que realizan alguacuten tipo de traacutemite en el Aacuterea de Transportes del Instituto

Tecnoloacutegico de Costa Rica Sede Regional San Carlos los Funcionarios no

Choferes y las Secretarias de los diferentes Departamentos y Unidades debido a

que ellos son las personas maacutes idoacuteneas para brindar informacioacuten veraz

pertinente y necesaria para el desarrollo del Manual de Procedimientos

E Seleccioacuten de la Muestra

Debido a que se trata de un estudio Cuantitativo se seleccionoacute la muestra

mediante el Meacutetodo no Probabiliacutestico ya que la poblacioacuten que conforma la misma

es muy especiacutefica acorde con las caracteriacutesticas de la investigacioacuten

F Teacutecnicas de Recoleccioacuten de la Informacioacuten

a Entrevista

Se les consultoacute a los colaboradores y usuarios del Aacuterea de Transportes del

Instituto Tecnoloacutegico Sede San Carlos acerca de las labores diarias en el Aacuterea de

Transportes ademaacutes de los pasos a seguir para realizar cada uno de los

diferentes procedimientos

Para la entrevista se elaboroacute un cuestionario estructurado de tal forma que

permitiera obtener la informacioacuten necesaria para la realizacioacuten del Manual de

Procedimiento El cuestionario utilizado fue realizado por la estudiante Brenda

Villalobos Corrales en su Proyecto de Graduacioacuten a dicho cuestionario se le

realizaron algunos cambios de estructura y contenido

Como se indicoacute en la seleccioacuten de la muestra la poblacioacuten para la realizacioacuten de

la investigacioacuten variacutea de acuerdo a cada uno de los procedimientos por lo que a

continuacioacuten se indica el tipo muestra no probabiliacutestica que se utilizoacute


61

Para Funcionarios del Aacuterea de Transportes Para la realizacioacuten de los

procedimientos que compete uacutenicamente el Aacuterea de Transportes se aplicoacute

una entrevista para lo cual se seleccionoacute el meacutetodo no probabiliacutestico de

Sujeto Tipo los cuales fueron los Choacuteferes y la Encargada del Aacuterea de

Transportes a los que se aplicoacute dicha encuesta seguacuten su relacioacuten

Para Funcionarios no Choacuteferes autorizados para el uso de Vehiacuteculos

Institucionales Para este caso se seleccionoacute la muestra mediante el

Meacutetodo no Probabiliacutestico de Sujeto Tipo la cual estaacute compuesta por los

funcionarios no choacuteferes que tengan permiso de conducir vehiacuteculos

institucionales en la Sede Regional del Instituto Tecnoloacutegico de Costa Rica


Para determinar los miembros de la poblacioacuten que conformaron la muestra

se revisoacute la base de datos de los funcionarios aceptados por el Aacuterea de

Transportes para el manejo de vehiacuteculos institucionales en donde se pudo

obtener un total de 75 funcionarios con permiso de conducir vehiacuteculos

Institucionales (no se consideran dentro de estos a los choacuteferes de la

Unidad de Transportes)

En el muestreo se seleccionoacute al azar la semana del 16 al 30 de agosto del

2010 para realizar las entrevistas respectivas a los funcionarios que

hicieron uso de los vehiacuteculos Institucionales en dicha semana como

muestra representativa

En lo que corresponde a los procedimientos de Accidentes de Traacutensito y

Giras Internacionales se utilizoacute la seleccioacuten de muestra por el meacutetodo no

probabiliacutestico de experto para lo cual se le solicitoacute a la Encargada del Aacuterea

de Transportes que nombrara funcionarios (choacuteferes y funcionarios no

choacuteferes) que hubieran llevado a cabos dichos procedimientos

Para procedimientos Administrativos realizados por las secretarias de cada

Dependencia Para hacer uso de los vehiacuteculos Institucionales se requiere


62

previamente de la realizacioacuten de la gira un traacutemite administrativo como lo

es la reservacioacuten del vehiacuteculo

Para este caso se seleccionoacute la muestra mediante el Meacutetodo no

Probabiliacutestico de Sujeto Tipo los cuales fueron las secretarias de las

diferentes dependencias de la Sede Regional San Carlos quienes son las

encargadas de llevar a cabo el procedimiento de reservacioacuten de los

vehiacuteculos institucionales para las diferentes giras


Se realizoacute una observacioacuten muy detallada de cada uno de los procedimientos del

estudio en donde se compara lo descrito por el encargado a realizar cada

procedimiento con la realidad

c Revisioacuten Bibliograacutefica

El fin de la revisioacuten bibliograacutefica consistioacute en poder desarrollar de la mejor manera

los pasos a seguir para la elaboracioacuten adecuada del manual de procedimientos y

todo lo que este conlleva

d Documentos de la Empresa

La documentacioacuten de la empresa permitioacute conocer maacutes a fondo las directrices que

se deben cumplir y acatar en cada uno de los procedimientos realizados ademaacutes

de algunos formularios con los que se estaacuten rigiendo actualmente como guiacutea de

determinados procedimientos


63

G Cronograma de Actividades

Tabla 5 Actividades Realizadas para la elaboracioacuten del proyecto de graduacioacuten

Semana Descripcioacuten de Actividades

Semana 1

En la primera semana en el Aacuterea de Transportes del Instituto

Tecnoloacutegico de Costa Rica Sede Regional San Carlos se dio una

induccioacuten general del aacuterea y algunas explicaciones igualmente

generales de queacute era lo que se queriacutea de la praacutectica con la

Encargada de Transportes y con la Directora Administrativa en

donde definieron cuaacuteles procedimientos eran los que preferiacutean que

se hicieran para el mejoramiento del aacuterea

Ademaacutes con el transcurso de los diacuteas se fue conociendo a los

choferes del aacuterea ya que no todos los diacuteas estaacuten ellos en el plantel

vehicular por asuntos laborales Sin embargo la Encargada de

Transportes pudo ir presentando poco a poco al personal para poder

entablar una buena relacioacuten

Semana 2

Se decidioacute empezar a trabajar con lo establecido en el cronograma

por tal motivo se comenzoacute con el marco teoacuterico tratando de buscar

conceptos necesarios que permitieran la elaboracioacuten de un manual

de procedimientos

A su vez se recibioacute la primera visita de la asesora de la praacutectica la

MBA Mildred Zuacutentildeiga Carvajal la cual buscaba poder explicarle a la

encargada de transporte algunos aspectos generales de la praacutectica

Todaviacutea en esta semana se siguioacute trabajando con algunos conceptos

del marco teoacuterico

Semana 3

Se realizoacute una reunioacuten con la asesora de la praacutectica y con los demaacutes

practicantes que la asesora tiene para definir algunos aspectos

importantes y explicar normativas que maneja la Escuela de

Administracioacuten de Empresas en lo que se refiere a la numeracioacuten y

orden que debe llevar el documento escrito


64

Tambieacuten se empezoacute la elaboracioacuten del marco metodoloacutegico de la

praacutectica y se mejoroacute el formato del documento Se decidioacute enviar el

documento a la primera revisioacuten para que la asesora hiciera las

correcciones pertinentes para su mejoramiento

Semana 4

Se realizaron todas las correcciones que se hicieron por parte de la

asesora MBA Mildred Zuacutentildeiga Carvajal Tambieacuten se realizaron

algunas modificaciones al cuestionario hecho por Brenda Corrales

Villalobos en su trabajo final de graduacioacuten y se empezoacute a modificar

el organigrama de la Sede Regional del Instituto Tecnoloacutegico de

Costa Rica

Igualmente se inicioacute la confeccioacuten de los encabezados de cada

procedimiento y de las tablas de descripcioacuten de procedimientos

Semana 5

Se realizoacute una reunioacuten con la asesora de la praacutectica la MBA Mildred

Zuacutentildeiga Carvajal en la cual se expusieron algunas dudas referentes

al organigrama de la Sede algunos aspectos de contenido del

documento se presentoacute el cuestionario a utilizar para la recoleccioacuten

de la informacioacuten

De la misma manera se inicioacute con la aplicacioacuten de los cuestionarios

a las personas involucradas en el procedimiento y se comenzoacute con el

anaacutelisis y elaboracioacuten del manual de procedimiento

Semana 6

Se trabajoacute en la elaboracioacuten de los procedimientos asimismo se

realizoacute trabajo de campo para conocer mejor algunos procedimientos

Tambieacuten se siguioacute aplicando cuestionarios que permitieran obtener

informacioacuten necesaria para la elaboracioacuten de los procedimientos

Semana 7

Se siguioacute trabajando en la elaboracioacuten del manual de procedimiento

en lo que corresponde al anaacutelisis de datos ademaacutes se visitoacute las

instalaciones de la unidad de transportes del Instituto Tecnoloacutegico de


65

Costa Rica en Cartago para observar su funcionamiento

Semana 8

Se continuoacute con la elaboracioacuten del manual de procedimiento en los

que fue la recopilacioacuten y documentacioacuten de algunos procedimientos

Ademaacutes se procedioacute a la revisioacuten semanal por parte de la asesora del

proyecto

Semana 9 Se procedioacute a recolectar informacioacuten de los procedimientos asiacute como

darles los uacuteltimos retoques a los ya existentes

Semana 10 Se empezoacute la elaboracioacuten de los diagramas de flujo y se continuoacute

con la recopilacioacuten de informacioacuten

Semana 11

Se comenzoacute a verificar algunos procedimientos ya documentados

con la Encargada de Transportes Ademaacutes se continuoacute recopilando

informacioacuten de algunos procedimientos faltantes

Semana 12

Se presentoacute la primera revisioacuten de los fluxogramas ya elaborados a

la asesora del proyecto para su correccioacuten Ademaacutes se empezoacute a

recolectar los documentos necesarios para la realizacioacuten de dichos

procedimientos

Semana 13 Se concluyeron todos los fluxogramas y se corrigieron ademaacutes se

continuoacute realizando los uacuteltimos retoques del trabajo

Semana 14

Se realizaron todas las partes introductorias y formales del

documento escrito y se documentaron las recomendaciones y

conclusiones del trabajo


66

H Cronograma por Objetivos

Tabla 6 Actividades realizadas para la obtencioacuten de los objetivos

Objetivos Actividades

Documentar los principales

procedimientos que se realizan

actualmente en el Aacuterea de Transportes

de la Sede Regional del ITCR en San

Carlos

Se documentaron aquellos procedimientos que

fueron considerados por su importancia y valor para

el Aacuterea de Transportes

Realizar un anaacutelisis de los

procedimientos actuales del Aacuterea de

Transportes de la Sede Regional del

ITCR en San Carlos

Con el desarrollo de cada procedimiento se fue

realizando un anaacutelisis que permitioacute aportar mejoras

u observaciones a los procedimientos

Realizar mejoras en los procedimientos

para simplificar los procesos y ser maacutes

productivos

Las mejoras se propusieron de acuerdo a resultados

obtenidos de la herramienta de recopilacioacuten de la

informacioacuten la observacioacuten y la praacutectica de dichos

procedimientos

Analizar los formularios actuales con

los que cuenta el Aacuterea de Transporte

para determinar si se necesita realizar

modificaciones

De acuerdo a los resultados obtenidos de la

herramienta de recoleccioacuten de informacioacuten y a la

observacioacuten se pudo identificar la utilizacioacuten de los

formularios

I Aplicacioacuten de las Teacutecnicas de Anaacutelisis

Una vez recopilada toda la informacioacuten necesaria de las diferentes fuentes de

informacioacuten se procede a ordenarla y a analizarla debido a que es importante

revisar que la informacioacuten que se estaacute utilizando sea oportuna para el desarrollo

del manual de procedimientos para al Aacuterea de Transportes del Instituto


67

Tecnoloacutegico de Costa Rica Sede Regional San Carlos porque lo que se pretende

es mejorar el control interno y la eficiencia administrativa

J Metodologiacutea Empleada en cada Capitulo

a Generalidades de la Investigacioacuten

Para la recoleccioacuten de la informacioacuten se solicitoacute a la Direccioacuten Administrativa y al

Aacuterea de Transportes de la Sede documentos con informacioacuten valiosa para la

elaboracioacuten de las generalidades de la investigacioacuten

b Marco Teoacuterico

Para la realizacioacuten del marco teoacuterico se recurrioacute al uso de libros de

Administracioacuten Anaacutelisis Administrativo Estructuras Organizacionales Ademaacutes se

navegoacute por internet para comparar y tener una mejor visioacuten sobre algunos

conceptos Asiacute mismo se consultoacute otros trabajos de dicha iacutendole para conocer la

estructura utilizada como algunos conceptos utilizados

c Marco Metodoloacutegico

En este apartado se tomoacute como referencia aspectos que la Escuela de

Administracioacuten de Empresas del ITCR utiliza para practicantes que optan por un

tiacutetulo de Bachiller Universitario Estos aspectos se desarrollaron de tal manera que

fueran claros para que cualquier lector pueda conocer la metodologiacutea utilizada

d Manual de Procedimientos

Se realizoacute un cuestionario con preguntas cerradas y abiertas de tal manera que

permitiera obtener la informacioacuten necesaria para su elaboracioacuten El cuestionario

seraacute aplicado por medio de una entrevista el cual permitiraacute ir contestando dudas

que surjan para agilizar el proceso de recoleccioacuten de la informacioacuten

Con la finalizacioacuten de los cuestionarios se procede a la codificacioacuten de los

procedimientos tomando como base la codificacioacuten propuesta por Brenda Isabel


68

Corrales Villalobos en su proyecto de Trabajo Final de Graduacioacuten el cual planteoacute

hacerlo por niveles tomando como base un nivel Ejecutivo un Nivel Intermedio-

para efecto de codificacioacuten- y un Nivel Operativo de la Direccioacuten de Sede y la

Direccioacuten Administrativa Esta Ex-estudiante le asignoacute dos iniciales en mayuacutescula

al nivel ejecutivo un nuacutemero romano al nivel intermedio un nuacutemero araacutebigo al

nivel operativo y una letra minuacutescula al nuacutemero del procedimiento Para efectos de

comprensioacuten ella elaboroacute el siguiente cuadro

Para representar los procedimientos a realizar se puede decir que ldquoDArdquo se refiere

a al nivel ejecutivo que corresponde al Departamento de Direccioacuten Administrativa

el nivel intermedio se refiere a Servicios Generales el cual estaacute representado por

ldquoIIrdquo asimismo el nivel operativo que corresponde al Aacuterea de Transportes estaacute

identificado con un nuacutemero ldquo2rdquo y el nuacutemero del procedimiento seraacute representado

por una letra en minuacutescula ademaacutes se agregoacute un nuacutemero que identifica la

clasificacioacuten de los procedimientos debido a que la codificacioacuten propuesta por

Brenda Villalobos Corrales en su proyecto de graduacioacuten no estimo que las letras

del abecedario se agotaban por lo que se procedioacute a la utilizacioacuten de un numero

despueacutes de la letra en minuacutescula para identificarlo de acuerdo al orden en la

clasificacioacuten de los procedimientos

Para este estudio la codificacioacuten quedoacute representada de la siguiente manera Para

los procedimientos realizados por el Funcionario(a) a cargo del Aacuterea de

Transportes llevaraacute el nuacutemero 1 despueacutes del de la letra del abecedario en

minuacutescula designada para dicho procedimiento Para los procedimientos

Fuente Brenda Villalobos Fecha 050910


69

realizados por los Choferes del Aacuterea de Transportes llevaraacute el nuacutemero 2 despueacutes

de la letra del abecedario en minuacutescula designada para dicho procedimiento Para

los procedimientos realizados por los Funcionarios de la Sede cuando solicitan o

utilizan los vehiacuteculos institucionales que maneja el Aacuterea de Transportes llevaraacute el

nuacutemero 3 despueacutes de la letra del abecedario en minuacutescula en minuacutescula

designada para dicho procedimiento y para los procedimientos realizados por los

Choferes del Aacuterea de Transportes con los Funcionarios del ITCR-SSC llevaraacute el

nuacutemero 4 despueacutes de la letra del abecedario en minuacutescula designada para dicho

procedimiento

Tabla 7 Codificacioacuten de los procesos del Aacuterea de Transportes




Uso del Servicio de Creacutedito y Cancelacioacuten de los Pagos Extraordinarios en Estaciones de

Servicios









70





Realizacioacuten del Cambio de Llantas y el Reciclaje de las Mismas en los Vehiacuteculos

Institucionales









Procedimientos que deben Realizar los Funcionarios de la Sede cuando Solicitan o

Utilizan los Vehiacuteculos Institucionales que Administra el Aacuterea de Transportes





71

Procesos a Seguir por Parte de Choferes del Aacuterea de Transportes y Funcionarios no

Choferes del ITCR-SSC



Una vez concluida la codificacioacuten se procede al levantamiento de los

procedimientos al anaacutelisis y a las revisiones que se aplica a cada uno para sus

posibles modificaciones siempre buscando su respectiva mejora

Es importante considerar que el levantamiento de los procedimientos actuales se

ejecutoacute siguiendo el orden que establece Enrique Benjamiacuten Franklin en su libro

Organizacioacuten de Empresas quien establece que todo procedimiento debe incluir

Tabla 8 Encabezados de cada procedimiento

Proceso

Responsable

Revisado por Aprobado por Fecha de Aprobacioacuten

Nordm de Revisioacuten

Nordm de Versioacuten

Rige a Partir de

Proacutexima Revisioacuten

Elaborado por

Coacutedigo del

Proceso

Nordm de Paacutegina


72

Tabla 9 Descripcioacuten de los pasos de cada uno de los procedimientos

Proceso

Codificacioacuten

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

Elaboroacute

Revisoacute Aproboacute

e Manual de Usuario

Para la elaboracioacuten de este trabajo de graduacioacuten se tuvo que recurrir a la

creacioacuten de un manual de usuario para asiacute poder desarrollar cuatro

procedimientos ya que es un mecanismo que les permite a los usuarios



73

f Conclusiones y Recomendaciones

En el apartado de Manual de Procedimiento hicieron las mejoras respectivas

cuando el procedimiento lo requiso

Conforme se avanzoacute en el trabajo se fueron digitando las conclusiones y

recomendaciones que responderaacuten a los objetivos de la investigacioacuten y a las

mejoras de los procedimientos

Capiacutetulo IV

Manual de Procedimientos

IV Capitulo Manual de Procedimientos

75

IV MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

En este capiacutetulo se muestra la descripcioacuten de los procedimientos realizados en el

Aacuterea de Transportes del ITCR de la Sede Regional San Carlos Cabe mencionar

que cada procedimiento presenta objetivo alcance responsables normativa

aplicable formularios o documentos indicadores descripcioacuten de procedimientos

diagrama de flujo entre otros

Ademaacutes cada procedimiento fue codificado con el fin de cumplir con las directrices

de las normas ISO 9000 esta codificacioacuten es importante para poder identificar los

procedimientos debido a que cada uno identifica el Aacuterea y la clasificacioacuten

correspondiente lo cual genera que la identificacioacuten sea maacutes sencilla y efectiva




Uso del Servicio de Creacutedito y Cancelacioacuten de los Pagos Extraordinarios en la Estacioacuten

de Servicios








76





Realizacioacuten del Cambio de Aceite y Reciclaje de los mismos a los Vehiacuteculos

Institucionales


Institucionales

Manejo del Mantenimiento Preventivo de los Vehiacuteculos Institucionales con o sin

Garantiacutea












77







Para el levantamiento de los procedimientos se seguiraacute el orden establecido por

Enrique Benjamiacuten Franklin (2001 paacutegs 157 - 160) el cual menciona que los

procedimientos deben poseer

Encabezado brinda la informacioacuten primordial para realizar el procedimiento para

este caso se elaboroacute la tabla que se presenta a continuacioacuten

Tabla 10 Encabezado de cada procedimiento

Coacutedigo del Proceso Nordm de Paacutegina

Nordm de Revisioacuten Nordm de Versioacuten

Proceso Rige a Partir de Proacutexima Revisioacuten

Responsable Elaborado por

Revisado por Aprobado por Fecha de aprobacioacuten


78

Iacutendice o tabla de contenido identifica el orden numeacuterico de cada

procedimiento

Introduccioacuten es el resumen del procedimiento

Objetivo es el fin o propoacutesito del procedimiento

Aacuterea de aplicacioacuten o alcance de los procedimientos es el aacuterea o lugar

en donde se desarrolla todo el procedimiento

Responsables son los participantes que llevan a cabo el procedimiento

Poliacuteticas o normas de operacioacuten representan los lineamientos que

facilita el desarrollo de las actividades

Documentos cualquier tipo de documentos internos o externo utilizados

en la realizacioacuten del procedimiento

Sistemas de informacioacuten software utilizado en la ejecucioacuten del

procedimiento

Herramientas instrumentos utilizados en la realizacioacuten del procedimiento

Frecuencia nuacutemero de veces que el procedimiento es ejecutado en un

periodo determinado

Conceptos palabras o teacuterminos que se utilizan en el procedimiento y

requieren de una ampliacioacuten de su significado para mejorar su

comprensioacuten

Descripcioacuten de las operaciones es la secuencia de pasos para la

realizacioacuten del procedimiento


79


Proceso

Codificacioacuten

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

Elaboroacute


Diagrama de Flujo o Fluxograma es la representacioacuten graacutefica de cada

uno de los procedimientos desarrollados en el trabajo

Indicadores permite identificar si el procedimiento se estaacute realizando de la

manera maacutes eficiente

Anexos son aquellos formularios de informacioacuten que se utilizaron en el

respectivo procedimiento


80

Tabla de contenidos




institucionales que maneja el Aacuterea de Transportes 386 1 Reservacioacuten del vehiacuteculo 387 2 Revisioacuten de la Entrada y Salida del Vehiacuteculo 398 3 Realizacioacuten de la Solicitud para Giras Internacionales con Transporte Interno 415



81

A Procedimientos Realizados por el Funcionario(a) a Cargo del Aacuterea de

Transportes


DAII2a1 81 a 97


1 1


Verificacioacuten Registro y Aceptacioacuten del Tiempo Extraordinario a los Choferes Noviembre 2010


Encargada(o) del Aacuterea de Transportes Erick Palacios Rodriacuteguez


Evelyn Bustos Rojas Mildred Zuacutentildeiga Carvajal Noviembre 2010

Tabla de contenido

a Introduccioacuten 82

b Objetivo o Propoacutesito 82

c Alcance 82

d Responsables 82

e Normas y Poliacuteticas 83

f Documentos Internos 83

g Documentos Externos 83

h Sistemas de Informacioacuten 83

i Herramientas 83

j Frecuencia 84

k Conceptos 84

l Descripcioacuten de operaciones 84

m Diagrama de Flujo o Fluxograma 88

n Indicadores 96

o Anexos 96


82

1 Verificacioacuten Registro y Aceptacioacuten del Tiempo Extraordinario a los Choferes

a Introduccioacuten

Este procedimiento se basa en verificar las horas extras de los choferes por parte

del encargado(a) del Aacuterea de Transportes mediante los mecanismos disentildeados

para este fin como lo son El informe de tiempo extraordinario creado por los

mismos choferes y el Control de entrada y salida del vehiacuteculo emitido por los

Oficiales de Seguridad del ITCR-SSC con el fin de llevar un control estricto de las

horas realizadas

b Objetivo o Propoacutesito

Registrar y verificar las horas extras realizadas por los choferes del Aacuterea de

Transportes

c Alcance

Involucra a toda el Aacuterea de Transportes ademaacutes de la Unidad de Vigilancia

Encargado de la Gira Direccioacuten del Departamento Administrativo y Direccioacuten de

Sede

d Responsables

Choferes

Encargado(a) de Transportes

Secretaria(o) del Departamento de Direccioacuten Administrativa

Secretaria(o) de Direccioacuten de Sede

Director(a) del Departamento Administrativo

Director(a) de Sede

Abreviaturas DEVESA Departamento de Vida Estudiantil y Servicios Acadeacutemicos CIDASTH Centro de Investigacioacuten en Agricultura Sostenible del

Troacutepico Huacutemedo PPA Programa de Produccioacuten Agropecuaria ECOTEC Programa de Eco Turismo CTEC Centro De Transferencia Tecnoloacutegica y Educacioacuten Continua SIRZEE Sistema de Informacioacuten Regional de Zona Econoacutemica

Especial

Simbologiacutea Relacioacuten de Coordinacioacuten Relacioacuten de Asesoriacutea Relacioacuten de Autoridad

Oacutergano Elaborado por Erick Palacios Rodriacuteguez Fecha 200810


83

e Normas y Poliacuteticas

El Encargado(a) de Transportes debe informar con antelacioacuten las fechas de

entrega del Informe de Tiempo Extraordinario

El chofer que no presente el Informe de Tiempo Extraordinario no tendraacute

derecho a cobrar las horas extras trabajadas

El Informe de Tiempo Extraordinario debe contar con las firmas del

Encargado(a) de la Gira para que tenga validez

El Encargado(a) de Transportes debe realizar un Informe mensual de

Tiempo Extra Trabajado para cada Chofer

Artiacuteculo 8 de la Segunda Convencioacuten Colectiva y sus Reformas emitido por

el Instituto Tecnoloacutegico de Costa Rica

f Documentos Internos

Control de entrada y salida de vehiacuteculos Ver anexo 1

Informe de tiempo extraordinario Ver anexo 2

Informe de horas extras trabajadas Ver anexo 3

g Documentos Externos

NA

h Sistemas de Informacioacuten

Microsoft Excel

i Herramientas

Computadora Impresora Teleacutefono


84

j Frecuencia

Se realiza un control semanal de los informes de horas extras y al final de mes se

presenta un Informe total a la Direccioacuten de Sede

k Conceptos

Tiempo extraordinario Retribucioacuten eventual al personal que presta sus

servicios en horas adicionales a la jornada ordinaria de trabajo cuando

necesidades impostergables de la entidad asiacute lo requiera ajustaacutendose a las

disposiciones legales y teacutecnicas vigentes Recopilado del departamento

Financiero Contable en la Unidad de Anaacutelisis Financiero y Presupuesto en

su artiacuteculo de clasificador por objetivo del gasto

Nuacutemero de Solicitud Se designa con el teacutermino de solicitud a aquel

documento o memorial a traveacutes del cual se solicita algo a alguien

referencia obtenida de

httpwwwdefinicionabccomcomunicacionsolicitudphp

Centro de Costo Coacutedigo numeacuterico asignado para identificar la Unidad

Ejecutora el cual permite identificar el programa departamento o escuela al

cual pertenece la unidad Recopilado del manual para la confeccioacuten del

formulario ldquoSolicitud de Modificacioacuten Presupuestariardquo 2008

l Descripcioacuten de operaciones

Verificacioacuten Registro y Aceptacioacuten del Tiempo Extraordinario a los


DAII2a1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1 Se facilita los formularios del Informe de Tiempo

Extraordinario a los choferes

Encargado(a) de

Transportes


85

2 Reciben el formulario del Informe de Tiempo Extraordinario Chofer(es)

3 Completa el Informe de Tiempo Extraordinario de acuerdo a

las giras realizadas Chofer(es)

4 Entregan el Informe de Tiempo Extraordinario al

Encargado(a) de Transporte al final de la semana Chofer(es)

5 Recibe el Informe de Tiempo Extraordinario de los choferes Encargado(a) de

Transportes

6

Realiza una minuciosa revisioacuten del Informe de Tiempo

Extraordinario verificando el Encargado(a) de la Gira asiacute

como las firmas correspondientes hora inicial hora final

fecha centro de costo dependencia solicitante y nuacutemero de

solicitud A su vez se deberaacute revisar si presenta algunas

observaciones ya sea del encargado de gira o del chofer

Encargado(a) de

Transportes

7

iquestLos datos de las especificaciones estaacuten correcta y acorde

con lo establecido

Si Continuacutea

No Se devuelve al paso 3

Encargado(a) de

Transportes

8

Verifica el Informe de Tiempo Extraordinario con el

formulario que presentan los Oficiales de Seguridad de la

Sede ldquoControl de entrada y salida de vehiacuteculosrdquo utilizando

un control cruzado

Encargado(a) de

Transportes

9

iquestConcuerda la informacioacuten de los dos informes

Si Va al paso 11

No Continua

Encargado(a) de

Transportes

10 Se utiliza solo la informacioacuten presentada por el servicio de

vigilancia de la Sede (Control de entrada y salida de

Encargado(a) de

Transportes


86

vehiacuteculos)

11

Procede a llenar el Informe de Tiempo Extra Trabajado con

la informacioacuten de los formularios revisados tanto de Informe

de Tiempo Extraordinario presentados por choferes como

del Control de Entrada y Salida de vehiacuteculos del Aacuterea de

Vigilancia

Encargado(a) de

Transportes

12 Imprime el original y 3 copia del Informe de Tiempo Extra

Trabajado

Encargado(a) de

Transportes

13

Archiva el Informe de Tiempo Extraordinario presentado por

los choferes y una copia del Informe de Tiempo Extra

Trabajado

Encargado(a) de

Transportes

14 Entrega una copia del Informe de Tiempo Extra Trabajado a

los Choferes

Encargado(a) de

Transportes

15 Firma el informe original de tiempo extra trabajado Encargado(a) de

Transportes

16

Introduce el Informe original de Tiempo Extra Trabajado en

un sobre identificando la persona encargada de continuar el

proceso en el Departamento Financiero Contable en

Cartago

Encargado(a) de

Transportes

17

Se enviacutea el sobre que contiene el Informe original de

Tiempo Extra Trabajado por correspondencia interna o se

entrega personalmente a la Secretaria(o) de Direccioacuten del

Departamento Administrativa

Encargado(a) de

Transportes

18

Recibe el sobre que contiene el Informe de Tiempo Extra

Trabajado y lo entrega al Director(a) del Departamento

Administrativo

Secretaria(o)

Departamento

Administrativo


87

19

Abre el sobre y revisa el Informe de Tiempo Extras

Trabajada iquestEstaacute Correcto

Si Continua

No va al paso 11 y continuacutea

Director(a)

Administrativa

20 Firma el Informe de Tiempo Extra Trabajado y se traslada a

la Direccioacuten de Sede

Director(a)

Administrativa

21 Con la aprobacioacuten del Director(a) Administrativo se procede

a firmar el Informe de Tiempo Extra Trabajado

Director(a) de

Sede

22

Entrega el sobre que contiene el Informe de Tiempo Extra

Trabajado a la Secretaria(o) de Direccioacuten de Sede

debidamente firmado

Director(a) de

Sede

23 Recibe el Sobre con el Informe de Tiempo Extra Trabajado

y lo sella debidamente

Secretaria(o) de


24

Enviacutea el Informe de Tiempo Extra Trabajado por

correspondencia interna al Departamento Financiero

Contable en Cartago

Secretaria(o) de


25 Confecciona un memorando haciendo constar que se envioacute

el Informe de Tiempo Extra Trabajado

Secretaria(o) de


26 Enviacutea el memorando al Encargado(a) de Transportes Secretaria(o) de


27

Una vez que se haya recibido el memorando haciendo

constar que el Informe de Tiempo Extra Trabajado se envioacute

se debe enviar por correspondencia interna una copia del

Informe de Tiempo Extra Trabajado al Departamento de

Recursos Humanos en Cartago

Encargado(a) de

Transportes


88

Fin del proceso

Elaboroacute Erick Palacios R

Revisoacute Evelyn Bustos Rojas

Aproboacute Mildred Zuacutentildeiga Carvajal

m Diagrama de Flujo o Fluxograma


90


91

8 Verifica el Informe de Tiempo Extraordinario

con el formulario que presentan los Oficiales de

Seguridad de la Sede ldquoControl de entrada y salida

de vehiacuteculosrdquo utilizando un control cruzado

9 iquestConcuerda la informacioacuten de los dos informes

Si Va al paso 11

No Continua

10 Se utiliza solo la informacioacuten presentada por el

servicio de vigilancia de la Sede (Control de

entrada y salida de vehiacuteculos)

11 Procede a llenar el Informe de Tiempo Extra

Trabajado con la informacioacuten de los formularios

revisados tanto de Informe de Tiempo

Extraordinario presentados por choferes como del

Control de Entrada y Salida de vehiacuteculos del Aacuterea

de Vigilancia

11

Si

No

119

2

8

10

8

19

3


92

12 Imprime el original y 3 copia del Informe de

Tiempo Extra Trabajado

13 Archiva el Informe de Tiempo Extraordinario

presentado por los choferes y una copia del

Informe de Tiempo Extra Trabajado

14 Entrega una copia del Informe de Tiempo

Extra Trabajado a los Choferes

15 Firma el informe original de tiempo extra

trabajado

32

1

12

13

14

13

15

3

4


93

16 Introduce el Informe original de Tiempo Extra

Trabajado en un sobre identificando la persona

encargada de continuar el proceso en el

Departamento Financiero Contable en Cartago

17 Se enviacutea el sobre que contiene el Informe

original de Tiempo Extra Trabajado por

correspondencia interna o se entrega

personalmente a la Secretaria(o) de Direccioacuten del


18 Recibe el sobre que contiene el Informe de

Tiempo Extra Trabajado y lo entrega al Director(a)

del Departamento Administrativo

19 Abre el sobre y revisa el Informe de Tiempo

Extras Trabajada iquestEstaacute Correcto

Si Continua

No va al paso 11 y continuacutea 19No

Si

11

16

17

18

19

4

5


94

20 Firma el Informe de Tiempo Extra Trabajado y

se traslada a la Direccioacuten de Sede

21 Con la aprobacioacuten del Director(a)

Administrativo se procede a firmar el Informe de


22 Entrega el sobre que contiene el Informe de

Tiempo Extra Trabajado a la Secretaria(o) de

Direccioacuten de Sede debidamente firmado

23 Recibe el Sobre con el Informe de Tiempo

Extra Trabajado y lo sella debidamente

24 Enviacutea el Informe de Tiempo Extra Trabajado

por correspondencia interna al Departamento

Financiero Contable en Cartago

22

23

24

20

21

5

6


95

25 Confecciona un memorando haciendo constar

que se envioacute el Informe de Tiempo Extra

Trabajado

26 Enviacutea el memorando al Encargado(a) de

Transportes

27 Una vez que se haya recibido el memorando

haciendo constar que el Informe de Tiempo Extra

Trabajado se envioacute se debe enviar por

correspondencia interna una copia del Informe de

Tiempo Extra Trabajado al Departamento de


Fin del Procedimiento



Elaboroacute Erick Palacios Rodriacuteguez

Fin

25

26

27

6

Fin

25

26

27

6


96

n Indicadores

Nuacutemero de Informes de Tiempo Extraordinario elaborados correctamente

Cantidad de horas extras realizadas semanalmente y mensualmente

o Anexos

Anexo 1 Control de Entrada y Salida de Vehiacuteculos


97

Anexo 2 Informe de Tiempo Trabajado


98

Anexo 3 Informe de Horas Extras Trabajadas


DAII2b1 99 a 113


1 1


Uso del Servicio de Creacutedito y Cancelacioacuten de los Pagos Extraordinarios en Estaciones de Servicio Noviembre 2010





Tabla de Contenido



c Alcance 100

d Responsables 100





i Herramientas 101

j Frecuencia 101

k Conceptos 101


mDiagrama de Flujo o Fluxograma 105

nIndicadores 113

oAnexos 113


100

2 Uso del Servicio de Creacutedito y Cancelacioacuten de los Pagos Extraordinarios en Gasolinera

a Introduccioacuten

Debido a la gran utilizacioacuten de combustible que requiere la flotilla vehicular del

ITCR de la Sede Regional San Carlos se crea una alianza con una Gasolinera la

cual abastece los vehiacuteculos institucionales con periodo de pago de 8 diacuteas lo que

beneficia que otros Funcionarios no Choferes de la Sede puedan pasar a solicitar

combustible a creacutedito siempre y cuando esteacute autorizado por el Aacuterea de

Transportes del ITCR de la Sede Regional San Carlos


Agilizar el funcionamiento del Aacuterea de Transportes al poder contar con el

abastecimiento adecuado de combustible para satisfacer las necesidades

cotidianas de la Sede Regional del Instituto Tecnoloacutegico de Costa Rica

c Alcance

Involucra al Aacuterea de Transportes funcionarios no choferes y Gasolinera

d Responsables

Funcionarios no Choferes


Encargado(a) de la Gasolinera

Pistero(a) de la Gasolinera


Solo los funcionarios autorizados por el Encargado(a) del Aacuterea de

Transportes podraacuten hacer uso del servicio a creacutedito


101

Ninguacuten funcionario no chofer puede pedir que le llenen recipiente de

combustible excepto el Encargado(a) del Aacuterea de Transportes

Todo funcionario(a) autorizado por el Encargado(a) del Aacuterea de

Transportes deberaacute revisar que la factura de compra de combustible

cumpla con lo solicitado en el artiacuteculo 19 del Reglamento de ldquoCaja Chica

de Tesoreriacuteardquo

Los motivos para pasar a cargar combustible son a) Que estuvieran de

gira y regresen con poco combustible b) Si alguacuten vehiacuteculo ocupara

combustible porque sale de gira el siguiente diacutea en horario matutino


NA


Facturas a creacutedito Ver anexo 1


Microsoft Excel

i Herramientas


j Frecuencia

La utilizacioacuten del servicio se realiza cada vez que un vehiacuteculo requiera de

combustible y lo conduzca un Funcionario no Chofer y el pago de las factura a

creacutedito se realiza cada 8 diacuteas

k Conceptos

Factura de creacutedito La factura de creacutedito es un tiacutetulo valor que acompantildea a

la factura normal bajo ciertas circunstancias en toda venta o locacioacuten de


102

servicios en las que se fije un plazo para la cancelacioacuten del precio

Recopilado de httpwwwamealdoniscomarinformes18-04-

2002_factura_de_creditohtml

Verificar Comprobar la verdad o autenticidad de una cosa Recopilado de

httpesthefreedictionarycomverificar


Uso del Servicio de Creacutedito y Cancelacioacuten de los Pagos Extraordinarios en la Estaciones de Servicios

DAII2b1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1 Requiere de combustible por lo que le comunica al pistero

(a) la necesidad del suministro de combustible a creacutedito

Funcionario(a) no

Chofer

2

Verifica que sea un vehiacuteculo del ITCR iquestEs un Vehiacuteculo del

ITCR

Si continua

No termina el proceso

Pistero(a)

3 Llena el tanque de combustible del vehiacuteculo Pistero(a)

4

Indica al pistero como debe completar la factura para que

tenga validez La factura debe poseer el nombre del ITCR

debe indicar la cantidad de litros el valor del combustible el

tipo del combustible la fecha nuacutemero de placa del vehiacuteculo

kilometraje encargado de la venta nombre cedula y firma

del funcionario

Funcionario(a) no

Chofer

5 Pide copia de la factura al pistero(a) para firmarla y anotar el Funcionario(a) no


103

nuacutemero de ceacutedula Chofer

6 Entrega la factura Pistero(a)

7 Recibe la factura la firma y le agrega el nuacutemero de ceacutedula Funcionario(a) no

Chofer

8 Devuelve la factura al pistero Funcionario(a) no

Chofer

9 Recibe la factura y entrega la copia de la factura a creacutedito Pistero

10 Recibe la copia de la factura a creacutedito y la guarda para luego

entregarla al Encargado(a) de Transportes

Funcionario(a) no

Chofer

11 Entrega la copia de la factura a creacutedito al Encargado(a) de

Transportes

Funcionarios no

Choferes

12 Recibe la copia de la factura a creacutedito Encargado(a) de

Transportes

13

Procede a verificar la(s) factura(s) esta(s) deberaacute(n) contar

con la firma del funcionario nuacutemero de placa del vehiacuteculo

cantidad de litros suministrados monto de la factura

combustible utilizado y que este a nombre del ITCR

Encargado(a) de

Transportes

14

iquestEstaacute(n) Correcta(s) la(s) factura(s)

Si continua

No Devuelve la factura al funcionario no chofer para que se

dirija a la Gasolinera para la correccioacuten de la factura y se

devuelve al paso 4

Encargado(a) de

Transportes

15 Una vez verificada la factura se archivan para tener un

adecuado control

Encargado(a) de

Transportes


104

16

Se realiza un informe de las facturas a creacutedito para conocer

cuaacutento se adeuda a la Gasolinera para asiacute poder realizar un

control cruzado el diacutea que se va a cancelar

Encargado(a) de

Transportes

17 Imprime el Informe de las facturas a creacutedito Encargado(a) de

Transportes

18 Se traslada a la Gasolinera a cancelar la(s) factura(s) a

creacutedito

Encargado(a) de

Transportes

19 Se solicitan las facturas a creacutedito que esteacuten a nombre del

ITCR al Encargado(a) de la Gasolinera

Encargado(a) de

Transportes

20 Entrega las facturas originales a creacutedito al Encargado(a) de

Transportes del ITCR-SSC

Encargado de la

Gasolinera

21

Recibe la(s) factura(s) a creacutedito y confronta el monto del

informe de facturas a creacutedito en la Gasolinera con el total de

las facturas a cancelar dado por la Gasolinera

Encargado(a) de

Transportes

22

iquestEs el mismo monto

Si va al paso 27

No continua

Encargado(a) de

Transportes

23

Identifica la(s) factura(s) originales de las cuales no cuenta

con la copia para corroborar que la persona que la firma

corresponda a un funcionario del ITCR-SSC

Encargado(a) de

Transportes

24

iquestEs funcionario del ITCR-SSC

Si va al paso 27

No continua

Encargado(a) de

Transportes


105

25 Le indica al encargado(a) de la Gasolinera que la(s)

facturas(s) no pertenecen al ITCR

Encargado(a) de

Transportes

26 Corrobora y elimina del monto total el monto de la(s)

factura(s)

Encargado(a) de la

Gasolinera

27 Indica el monto total a pagar por el servicio a creacutedito

brindado

Encargado(a) de la

Gasolinera

28 Cancela las facturas con la tarjeta de BN-RECOPE otorgado

para tal fin

Encargado(a) de

Transportes

29 Archiva las facturas para utilizarlas en el informe de

combustible mensual

Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso

Elaboroacute

Erick Palacios R

Revisoacute

Evelyn Bustos Rojas

Aproboacute




107

4 Indica al pistero como debe completar la factura para que

tenga validez La factura debe estar a nombre del ITCR debe

indicar la cantidad de litros el valor del combustible el tipo del

combustible la fecha nuacutemero de placa del vehiacuteculo kilometraje

encargado de la venta nombre cedula y firma del funcionario

5 Pide copia de la factura al pistero(a) para firmarla y anotar el

nuacutemero de ceacutedula

6 Entrega la factura

7 Recibe la factura la firma y le agrega el nuacutemero de ceacutedula

5

6

7

4

14

7

1

2


108

8 Devuelve la factura al pistero

9 Recibe la factura y entrega la copia de la factura a creacutedito



11 Entrega la copia de la factura al Encargado(a) de

Transportes

12 Recibe la copia de la factura a creacutedito

13 Procede a verificar la(s) factura(s) esta(s) deberaacute(n) contar


cantidad de litros suministrados monto de la factura combustible

utilizado y que este a nombre del ITCR

1

9

12

13

11

8

10

2

3


109

14 iquestEstaacute(n) Correcta(s) la(s) factura(s)

Si continua



devuelve al paso 4


adecuado control

16 Se realiza un informe de las facturas a creacutedito para conocer



17 Imprime el Informe de las facturas a creacutedito

No

Si

14 4

15

17

14

16

3

4


110


creacutedito





21 Recibe la(s) factura(s) a creacutedito y confronta el monto del

informe de facturas a creacutedito en la Gasolinera con el total de las

facturas a cancelar dado por la Gasolinera

22 iquestEs el mismo monto

Si va al paso 27

No continua

22 27Si

No

21

20

19

18

4

5


111

23 Identifica la(s) factura(s) originales de las cuales no cuenta



24 iquestEs funcionario del ITCR-SSC

Si va al paso 27

No continua




factura(s)

2724No

Si

26

25

23

5

6


112


brindado


para tal fin


combustible mensual





Fin

29

28

27

24

22

6

n Indicadores

Cantidad de vehiacuteculos que han sido abastecidos de combustibles a la

semana en la Gasolinera

Monto semanal que se cancela por el servicio a creacutedito en la Gasolinera

o Anexos

Anexo 1 Factura a creacutedito de la Gasolinera


DAII2c1 114 a 136


1 1


Realizacioacuten de la Revisioacuten Teacutecnica Vehicular Noviembre 2010





Tabla de contenido



c Alcance 115

d Responsables 115





i Herramientas 117

j Frecuencia 117

k Conceptos 117



n Indicadores 136

o Anexos 136


115

3 Realizacioacuten de la Revisioacuten Teacutecnica Vehicular

a Introduccioacuten

La Revisioacuten Teacutecnica Vehicular en este paiacutes es obligatoria para todos los vehiacuteculos

registrados para transitar por las carreteras nacionales por lo cual se convierte en

un procedimiento que se esteacute realizando continuamente en el Aacuterea de

Transportes ya que cuenta con automotores de maacutes de 2 antildeos de antiguumledad por

lo que es importante brindar paso a paso lo que se debe realizar para la Revisioacuten

Teacutecnica Vehicular


Verificar que el vehiacuteculo cuenta con las condiciones miacutenimas de seguridad de

acuerdo con lo establecido en la Ley de Traacutensito 7331 garantizando a su vez su

circulacioacuten a nivel nacional

c Alcance

Toda el Aacuterea de Transportes la Tesoreriacutea de la Sede el Departamento

Administrativo y empresas internas como Riteve SyC y el taller designado por el

Aacuterea de Transportes de la Sede

d Responsables

Encargado(a) del Taller


Chofer

Secretaria(o) de Direccioacuten Administrativo

Director(a) Departamento Administrativo


116

Tesorero(a) de la Unidad de Gestioacuten Financiera y Administracioacuten de Bienes

Cajero(a) de Tesoreriacutea

Secretaria(o) de Riteve SyC

Encargados de la Revisioacuten Teacutecnica


Ley de Traacutensito 7331 en su artiacuteculo 19 sobre los derechos de circulacioacuten

del vehiacuteculo

Los vales tendraacuten que ser presentados con antelacioacuten para no atrasar o

entorpecer el proceso y la existencia de fondos en Tesoreriacutea

La Revisioacuten Teacutecnica Vehicular se realiza de acuerdo al nuacutemero final de la

placa el cual indica el mes en que se tendraacute que llevar el vehiacuteculo a

Revisioacuten Teacutecnica


Certificado de Tiacutetulo de Propiedad Ver anexo 1

Derechos de Circulacioacuten Ver anexo 2

Comprobante Exoneracioacuten de Impuestos Compra de Caja Chica Ver anexo 3

Licencia de Conducir Ver anexo 4

Cedula de identidad Ver anexo 5


Factura

Tarjeta de Revisioacuten Teacutecnica Ver anexo 6


117

Calcomaniacutea o Stickers Ver anexo 7


Microsoft Excel

Internet

i Herramientas


j Frecuencia

Cada vez que un Vehiacuteculo Institucional requiera realizar la Revisioacuten Teacutecnica

Vehicular

k Conceptos

Riteve es un organismo de inspeccioacuten que determina la conformidad de

los vehiacuteculos con la normativa vigente en el paiacutes mediante la verificacioacuten

de su estado mecaacutenico y nivel de emisiones contaminantes Obtenido de

httpwwwrtvcocrEmpresaaspxSeccion=2

Calcomaniacutea etiqueta adhesiva de tamantildeo variable usada con fines de

control para la regulacioacuten del traacutensito o con fines publicitarlos Recopilado

de la Ley de Traacutensito 7331

Inspeccioacuten Teacutecnica de Vehiacuteculos Es un Servicio con el que se pretende

reducir la incidencia de los accidentes por fallos mecaacutenicos sobre la

seguridad vial Obtenido en httpwwwitvandaluciacom

Chofer Persona autorizada que guiacutea opera maneja y controla un

vehiacuteculo Reglamento del Transporte obtenido del Reglamento de

Transportes del ITCR


118

Cinturoacuten de seguridad Sujeta al viajero a su asiento en algunos

vehiacuteculos Obtenido de wwwwordreferencecom

Derechos de circulacioacuten Autorizacioacuten formal otorgada por el Estado y el

Instituto Nacional de Seguros para que un vehiacuteculo debidamente inscrito

pueda circular libremente por todo el territorio nacional Obtenido de la Ley

de Traacutensito 7331

Alineacioacuten de la direccioacuten Es cuando todos los componentes de la

suspensioacuten y la direccioacuten se encuentran en buenas condiciones y cuando

los rines y las llantas ruedan derechas y en liacutenea recta Obtenido de

httpwwwvelocidadmaximacomforumshowthreadphpt=137963

Amortiguadores Dispositivo para evitar el efecto de las sacudidas

bruscas como la violencia de un choque la intensidad de un sonido o la

trepidacioacuten de una maacutequina o automoacutevil wwwwordreferencecom

Suspensioacuten Es el encargado de mantener las ruedas en contacto con el

suelo absorbiendo las vibraciones y movimiento provocados por las

ruedas en el desplazamiento del vehiacuteculo Obtenido de

httpwwwalmuronetsitiosMecanicasuspensionaspsw12=1

Fenoacutemetro Instrumento para la medicioacuten del esfuerzo y equilibrio de

frenado entre ruedas de un mismo eje del vehiacuteculo

Plantel vehicular lugar designado por una institucioacuten para parquear los

vehiacuteculos de la empresa Obtenido de

httpwwwcongresometroesp13JM20Perez20Gavirapdf

Oscilaciones Es el movimiento que realiza un cuerpo al ir de una posicioacuten

extrema hasta la otra Obtenido de

httpraulcaroyiespanaesFISICA2620oscilacionespdf


119

Regloscopio Aparato para comprobar y corregir el reglaje de los faros de

un automoacutevil Obtenido de httpwwwsignificado-

decomregloscopio_106369html

Holguras Espacio que queda entre dos piezas que han de encajar una en

otra Obtenido de wwwwordreferencecom



DAII2c1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1

Revisa los expedientes vehiculares o las placas de los

vehiacuteculos para conocer queacute vehiacuteculo tiene que realizar la

Revisioacuten Teacutecnica Vehicular

Encargado(a) de

Transportes

2

Llamar a Riteve SyC para solicitar una cita y asiacute conocer el

diacutea y la hora que tendraacute que llevarse el vehiacuteculo o ingresar a

la paacutegina del Riteve SyC buscar la opcioacuten cita previa

escoger la estacioacuten que quiere llevar el vehiacuteculo escoger la

fecha y la hora maacutes conveniente y escribir la matriacutecula del

vehiacuteculo como del teleacutefono de la persona solicitante Luego

le da enviar y automaacuteticamente le apareceraacute la fecha y la

hora de la cita con el coacutedigo de referencia

Encargado(a) de

Transportes

3

Una vez solicitada la cita se enviacutea el vehiacuteculo a un chequeo

general en un taller de la zona para verificar el estado actual

del vehiacuteculo

Encargado(a) de

Transportes

4 Programa al chofer para que lleve el vehiacuteculo al taller para

su revisioacuten previa

Encargado(a) de

Transportes


120

5 Entrega el carro al taller designado para que realice una

revisioacuten previa Chofer

6 Revisa el vehiacuteculo Encargado(a) del

Taller

7

iquestSe encuentra bien el vehiacuteculo

Si va al paso 9

No continua

Encargado(a) del

Taller

8 Realizan las reparaciones pertinentes para que apruebe la

revisioacuten teacutecnica vehicular y continua el proceso

Encargado(a) del

Taller

9

Llama al encargado(a) del Transportes del ITCR-SSC para

comunicarle que el vehiacuteculo se encuentra listo e indica el

monto de la revisioacuten

Encargado(a) del

Taller

10 Realiza las gestiones para solicitar un vale para cancelar en

el taller y para pagar la revisioacuten teacutecnica

Encargado(a) de

Transportes

11 Enviacutea a un chofer a la Direccioacuten Administrativa para la

confeccioacuten y autorizacioacuten del vale

Encargado(a) de

Transportes

12

Llega a Direccioacuten Administrativa y le brinda los datos a la

Secretaria(o) de la Direccioacuten Administrativa para la

confeccioacuten del vale

Chofer

13 Confecciona el vale y lo enviacutea a la Direccioacuten Administrativa

para su autorizacioacuten

Secretaria(o) de

Direccioacuten

Administrativa

14 Firma el vale y lo devuelve a la Secretaria(o) de la Direccioacuten

Administrativa

Director(a) del

Departamento

Administrativo

15 Recibe y entrega el vale al chofer Secretaria(o) de

Direccioacuten


121

Administrativa

16

Recibe el vale y se dirige a la Unidad de Gestioacuten Financiera

y Administracioacuten de Bienes para el traacutemite correspondiente

a la solicitud del vale

Chofer

17 Entrega la autorizacioacuten al Tesorero de la Unidad para que

autorice el vale Chofer

18 Recibe y revisa el vale

Tesorero(a) de la

Unidad de Gestioacuten

Financiera y

Administracioacuten de

Bienes

19

iquestEstaacute correcto el vale

Si continua

No va al paso 12

Tesorero(a) de la


Financiera y


Bienes

20 Entrega el vale al chofer

Tesorero(a) de la


Financiera y


Bienes

21 Pasa a la Caja de la Tesoreriacutea donde presentan el vale Chofer

22 Entrega el vale al cajero(a) Chofer

23

Revisa que el vale tengan las autorizaciones

correspondientes

Cajero(a)

24 iquestEl vale cuenta con las autorizaciones

No lo devuelve para que se completen y continua con el Cajero(a)


122

paso 22

Si continua

25

Realiza el traacutemite correspondiente para otorgar el vale e

imprime el recibo de dinero y lo entrega al chofer para su

firma

Cajero(a)

26 Firma el recibido del dinero y lo devuelve al Cajero(a) Chofer

27 Entrega el dinero y el comprobante de exoneracioacuten de

impuestos compra de caja chica Cajero(a)

28 Recibe el dinero y el comprobante de exoneracioacuten de

impuestos compra de caja chica Chofer

29 Se traslada al Aacuterea de Transportes donde se le indicara el

momento para ir a retirar el vehiacuteculo del taller Chofer

30 Cuando otro Chofer esteacute disponible les indica que vayan a

recoger el vehiacuteculo al taller

Encargado(a) de

Transportes

31 Los choferes se dirigen a recoger el vehiacuteculo que se

encuentra en el taller Chofer

32 Llegan al taller presentan el comprobante de exoneracioacuten

de impuestos y cancela las factura Chofer

33 Entrega la factura y la copia del comprobante de

exoneracioacuten de impuestos

Encargado(a) del

Taller

34 Recibe la factura y la copia del comprobante de exoneracioacuten

de impuestos Chofer

35 Se traslada con el vehiacuteculo al plantel vehicular del Aacuterea de

Transportes de la Sede Chofer

36

Antes de la cita se deberaacute revisar el automotor para verificar

que cuente con todas las herramientas necesarias y

comprueba que todo funcione de la mejor manera

Chofer


123

37

iquestEstaacute todo correcto

Si va al paso 39

No Continua

Chofer

38 Se completan las herramientas de otro vehiacuteculo mientras se

gestiona la compra respectiva Chofer

39

Entrega la solicitud del servicio de transporte al chofer para

que pueda ir a Riteve SyC a realizar la Revisioacuten Teacutecnica

Vehicular

Encargado(a) de

Transportes

40 Conduce el automotor a Riteve SyC a su respectiva revisioacuten Chofer

41 Llega a Riteve SyC se parquea el vehiacuteculo y se realiza el

registro correspondiente Chofer

42

Registra el vehiacuteculo ante la Secretaria de Riteve SyC

donde facilita los datos del vehiacuteculo y los datos de la

persona que lo conduce

Chofer

43 Cancela el servicio y solicita la factura a nombre del ITCR Chofer

44 Entrega la factura y un comprobante que se entrega al

Encargado de realizar la Revisioacuten Teacutecnica

Secretaria Riteve

SyC

45 Procede a realizar fila con el vehiacuteculo para la revisioacuten del

mismo Chofer

46

Cuando le corresponda su turno de pasar al vehiacuteculo el

chofer deberaacute seguir todas las indicaciones del Encargado

de la Revisioacuten Teacutecnica En donde el primer paso es la

inspeccioacuten visual que busca revisar las condiciones como

luces direccionales luz de freno escobillas cinturones

seguros de puertas equipo de seguridad ademaacutes de la

buacutesqueda de holguras en el chasis Segundo se revisan los

Chofer


124

amortiguadores cuyo objetivo es medir la diferencia de la

amortiguacioacuten y la suspensioacuten a traveacutes de oscilaciones a las

que el vehiacuteculo es sometido Tercero es la revisioacuten por

medio de un regloscopios la alineacioacuten de las luces y su

intensidad y busca asegurar la visibilidad del conductor en

carretera Cuarto Es el Fenoacutemetro cuyo objetivo es revisar

las condiciones de los frenos traseros delanteros y de

mano Quinto Emisioacuten de gases Que se encarga de revisar

la emisioacuten de gases contaminantes Sexto Es la entrega de

los resultados

47 Entrega los resultados de la Revisioacuten Teacutecnica Vehicular

Encargado(a) de la


Vehicular

48

iquestAprueba la Revisioacuten Teacutecnica Vehicular

Si va al paso 50

No Continua

Chofer

49

Se recibe la Tarjeta de Revisioacuten Teacutecnica con los resultados

de la revisioacuten en donde se identifica el diacutea y la hora para

volver a realizar la revisioacuten teacutecnica vehicular y continua con

el paso 52

Chofer

50 Recibe la calcomaniacutea y la Tarjeta de Revisioacuten Teacutecnica con

los resultados de la Revisioacuten Teacutecnica Vehicular Chofer

51

Pega la calcomaniacutea en el parabrisas del vehiacuteculo y se

guarda la Tarjeta de Revisioacuten Teacutecnica con los demaacutes

documentos del vehiacuteculo

Chofer

52 Regresa al plantel vehicular del ITCR-SSC Chofer

53 Entrega la factura al encargado(a) del Aacuterea de Transportes Chofer

54 Recibe la factura y agrega al dorso el monto en letras y en Encargado(a) de


125

nuacutemeros ademaacutes la codificacioacuten de la misma Transportes

55 Enviacutea la factura al Director(a) del Departamento

Administrativo para que la firme

Encargado(a) de

Transportes

56 Recibe firma la factura y la entrega al Encargado(a) de

Transportes

Director(a) del

Departamento

Administrativo

57 Recibe la factura y la entrega al chofer para que liquide el

vale

Encargado(a) de

Transportes

58 Recibe la factura y se dirige a Tesoreriacutea a liquidar el vale Chofer

59 Entrega la factura al Cajero(a) y el efectivo en caso de que

sobrara Chofer

60 Recibe la factura y realiza la liquidacioacuten del vale Cajero(a)

Fin del Proceso

Elaboroacute


Revisoacute

Evelyn Bustos Rojas

Aproboacute




127

4 Programa al chofer para que lleve el vehiacuteculo

al taller para su revisioacuten previa

5 Entrega el carro al taller designado para que

realice una revisioacuten previa

6 Revisa el vehiacuteculo iquestSe encuentra bien

Si va al paso 8

No continua

7 iquestSe encuentra bien el vehiacuteculo

Si va al paso 9

No continua

8 Realizan las reparaciones pertinentes para

que apruebe la revisioacuten teacutecnica vehicular y

continua el proceso

7

No

Si

8

5

4

6 8Si

No

9

6

1

2


128

9 Llama al encargado(a) del Transportes del

ITCR-SSC para comunicarle que el vehiacuteculo se

encuentra listo e indica el monto de la revisioacuten

10 Realiza las gestiones para solicitar un vale

para cancelar en el taller y para pagar la

revisioacuten teacutecnica

11 Enviacutea a un chofer a la Direccioacuten

Administrativa para la confeccioacuten y

autorizacioacuten de los vales

12 Llega a direccioacuten Administrativa y le brinda

los datos a la Secretaria(o) de la Direccioacuten

Administrativa para la confeccioacuten del vale

13 Confecciona el vales y lo enviacutea a la

Direccioacuten Administrativa para su autorizacioacuten

14 Firma el vale y lo devuelve a la

Secretaria(o) de la Direccioacuten Administrativa

15 Recibe y entrega el vale al chofer

13

13

15

12

10

9

11

7

19

14

2

2

3


129

16 Recibe el vale y se dirige a la Unidad de

Gestioacuten Financiera y Administracioacuten de Bienes

para el traacutemite correspondiente a la solicitud del

vale

17 Entrega la autorizacioacuten al Tesorero de la

Unidad para que autorice el vale


19 iquestEstaacute correcto el vale

Si continua

No va al paso 13


21 Pasa a la Caja de la Tesoreriacutea donde

presenta el vale

22 Entrega el vale al cajero(a)

No

Si

1913

22

21

20

16

17

18

22

3

4


130

23 Revisa que los vales tengan las

autorizaciones correspondientes

24 iquestEl vale cuentan con las autorizaciones

No lo devuelve para que se complete y

continua con el paso 22

Si continua

25 Realiza el traacutemite correspondiente para

otorgar el vale e imprime el recibo de dinero y

lo entrega al chofer para su firma

26 Firma el recibido del dinero y lo devuelve al

cajero

27 Entrega el dinero y el comprobante de

exoneracioacuten de impuestos compra de caja

chica

28 Recibe el dinero y el comprobante de


chica

29 Se traslada al Aacuterea de Transportes donde

se le indicara el momento para ir a retirar el

vehiacuteculo del taller

24No

Si

22

29

28

27

25

23

26

4

5


131

30 Cuando otro Chofer esteacute disponible les

indica que vayan a recoger el vehiacuteculo al taller

31 Los choferes se dirigen a recoger el

vehiacuteculo que se encuentra en el taller

32 Llegan al taller presentan el comprobante

de exoneracioacuten de impuestos y cancela las

factura

33 Entrega la factura y la copia del

comprobante de exoneracioacuten de impuestos

34 Recibe la factura y la copia del


35 Se traslada con el vehiacuteculo al plantel

vehicular del Aacuterea de Transportes de la Sede

36 Antes de la cita se deberaacute revisar el

automotor para verificar que cuente con todas

las herramientas necesarias y comprueba que

todo funcione de la mejor manera

36

34

35

33

32

31

30

5

6


132

37 iquestEstaacute todo correcto

Si va al paso 39

No Continua

38 Se completan las herramientas de otro

vehiacuteculo mientras se gestiona la compra

respectiva

39 Entrega la solicitud del servicio de

transporte al chofer para que pueda ir a Riteve

SyC a realizar la Revisioacuten Teacutecnica Vehicular

40 Conduce el automotor a Riteve SyC a su

respectiva revisioacuten

41 Llega a Riteve SyC se parquea el vehiacuteculo

y se realizar el registro correspondiente

42 Registra el vehiacuteculo ante la Secretaria de

Riteve SyC donde facilita los datos del

vehiacuteculo y los datos de la persona que lo

conduce

43 Cancela el servicio y solicita la factura a

nombre del ITCR

3

Si39

No

37

3

42

43

40

39

41

38

37

6

7


133

44 Entrega la factura y un comprobante que se

entrega al Encargado de realizar la Revisioacuten

Teacutecnica

45Procede a realizar fila con el vehiacuteculo para

la revisioacuten del mismo

46 Cuando le corresponda su turno de pasar al

vehiacuteculo el chofer deberaacute seguir todas las

indicaciones del Encargado de la Revisioacuten

Teacutecnica En donde el primer paso es la

inspeccioacuten visual que busca revisar las

condiciones como luces direccionales luz de

freno escobillas cinturones seguros de puertas

equipo de seguridad ademaacutes de la buacutesqueda de

holguras en el chasis Segundo se revisan los

amortiguadores cuyo objetivo es medir la

diferencia de la amortiguacioacuten y la suspensioacuten a

traveacutes de oscilaciones a las que el vehiacuteculo es

sometido Tercero es la revisioacuten por medio de

un regloscopios la alineacioacuten de las luces y su

intensidad y busca asegurar la visibilidad del

conductor en carretera Cuarto Es el

Fenoacutemetro cuyo objetivo es revisar las

condiciones de los frenos traseros delanteros y

de mano Quinto Emisioacuten de gases Que se

encarga de revisar la emisioacuten de gases

contaminantes Sexto Es la entrega de los

resultados

47 Entrega los resultados de la Revisioacuten


47

46

45

44

7

8


134

48 iquestAprueba la Revisioacuten Teacutecnica Vehicular

Si va al paso 41

No Continua

49Se recibe la Tarjeta de Revisioacuten Teacutecnica con

los resultados de la revisioacuten en donde se

identifica el diacutea y la hora para volver a realizar

la revisioacuten teacutecnica vehicular y continua con el

paso 52

50 Recibe la calcomaniacutea y la Tarjeta de

Revisioacuten Teacutecnica con los resultados de la


51 Pega la calcomaniacutea en el parabrisas del

vehiacuteculo y se guarda la Tarjeta de Revisioacuten

Teacutecnica con los demaacutes documentos del

vehiacuteculo

52 Regresa al plantel vehicular del ITCR-SSC

53 Entrega la factura al encargado(a) del Aacuterea

de Transportes

54 Recibe la factura y agrega al dorso el

monto en letras y en nuacutemeros ademaacutes la

codificacioacuten de la misma

48

Si

No

50

54

53

52

51

50

49

8

9

55 Enviacutea la factura al Director(a) del

Departamento Administrativo para que la firme

56 Recibe firma la factura y la entrega al


57 Recibe la factura y la entrega al chofer

para que liquide el vale

58 Recibe la factura y se dirige a Tesoreriacutea a

liquidar el vale

59 Entrega la factura al Cajero(a) y el efectivo

en caso de que sobrara

60 Recibe la factura y realiza la liquidacioacuten del

vale

Fin del Procediminento




Fin

60

58

57

59

55

56

9

n Indicadores

Cantidad de vehiacuteculos institucionales que cumplen con la Revisioacuten Teacutecnica

Vehicular

Cantidad de vehiacuteculos institucionales que no cumplen con la Revisioacuten

Teacutecnica Vehicular y deben ir a re inspeccioacuten

o Anexos

Anexo 1 Tiacutetulo de Propiedad del Vehiacuteculo

Anexo 2 Derechos de Circulacioacuten


137

Anexo 3 Comprobante Exoneracioacuten de Impuestos Compra por Caja Chica

Anexo 4 Cedula de Identidad

Anexo 5 Licencia de Conducir


138

Anexo 6 Tarjeta de Revisioacuten Teacutecnica

Anexo 7 Calcomaniacutea de Revisioacuten Teacutecnica Vehicular


139


DAII2d1 139 a 146


1 1


Manejo del Movimiento de la Tarjetahabiente Noviembre 2010





Tabla de Contenido



c Alcance 140

d Responsables 140





i Herramientas 141

j Frecuencia 141

k Conceptos 141



n Indicadores 145

o Anexos 146


140

4 Manejo del Movimiento de la Tarjetahabiente

a Introduccioacuten

Para el consumo de combustible se cuenta con el mecanismo proporcionado por

la Refinadora Costarricense de Petroacuteleo (RECOPE) mediante tarjeta de deacutebito a

cada uno de los choferes y funcionarios(as) autorizados(as) Para lo cual se

cuenta con un monto de dinero que se le deposita a RECOPE y el cual se le

habita al ITCR en una cuenta de deacutebito en el BNCR


Generar una consulta de las compras de combustible hechas por medio de la

tarjeta ldquoFlotardquo BNCR-RECOPE para visualizar los movimientos realizados

c Alcance

Este procedimiento es verificado por parte del Encargado(a) del Aacuterea de

Transportes Director(a) del Departamento Administrativa Director de Sede

ademaacutes del Banco Nacional de Costa Rica

d Responsables



Solo tendraacuten uso al sistema aquellas personas autorizadas por el

Director(a) del Departamento Administrativo de la Sede Regional del


La tarjeta madre se registra en el Banco con el nombre del Encargado(a)

del Aacuterea de Transportes del ITCR Sede Regional San Carlos


141

La tarjeta madre solo la poseeraacute el encargado(a) del Aacuterea de Transportes

del ITCR Sede Regional San Carlos

Manual de Uso de Tarjeta Electroacutenica Compra de Combustible de

RECOPE

Solo se tendraacute 3 minutos para ingresar la clave antes de que el tiempo

expire Si esto sucede deberaacute presionar la tecla especial f5 para recargar el

teclado virtual


NA


Informe del Movimiento de la Tarjeta TECC Ver anexo 1


BN Banking

i Herramientas

Computadora Internet Impresora

j Frecuencia

Una vez al mes el Banco emite un informe pero se puede consultar en cualquier

momento

k Conceptos

Internet Banking Sistema del Banco Nacional de Costa Rica que

permitiraacute a los administradores definidos por el cliente a acceder las

cuentas maestras para las cuales fue autorizado y a los tarjeta habientes

consultar sus transacciones de compra de combustible Obtenido de


142

httpwwwrecopegocrinfo_clientescliente_directoMANUAL20USO20

TARJETA20ELECTRONICApdf

Tarjetahabiente Persona poseedor(a) de la tarjeta Obtenido de

httpwwwsignificado-decomtarjetahabiente_120248html

Online Cualquier trabajo que una organizacioacuten o persona presta a traveacutes

de internet Obtenido de

httpwwwalegsacomarDicservicio20onlinephp

Interfaz Es la parte de una aplicacioacuten que el usuario ve y con la cual

interactuacutea Obtenido de

httpwwwmonografiascomtrabajos6inusinusshtml

Tarjeta TECC Convenio de Operaciones del Uso de la Tarjeta Electroacutenica

para el pago de Compra de Combustible suscrito entre Refinadora

Costarricense de Petroacuteleo y Banco Nacional de Costa Rica el cual incluye

los sistemas informativos de RECOPE y BNCR


Manejo del Movimiento de una Tarjetahabiente

DAII2d1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1 Busca la opcioacuten de acceso a internet en el computador Encargado(a) de

Transportes

2 Escribe la direccioacuten de la paacutegina del Banco Nacional de

Costa Rica en el lugar correspondiente wwwbncrficr

Encargado(a) de

Transportes

3 Una vez ingresado a la paacutegina del Banco Nacional de Costa Encargado(a) de


143

Rica selecciona la casilla de BN internet Banking Transportes

4

Ingresa en la casilla de identificacioacuten el nuacutemero de cedula

de la persona duentildea de la cuenta y pulsar el botoacuten de

ingresar

Encargado(a) de

Transportes

5

Ingresa la clave para ingresar a la cuenta online haciendo

clic en el cuadro blanco del teclado virtual utilice el teclado

fiacutesico para ingresar las letras y el teclado virtual para

ingresar los nuacutemeros de su contrasentildea Al terminar haga

clic en el botoacuten de la fecha para continuar Este botoacuten estaraacute

siempre en la esquina inferior derecha del teclado virtual

Encargado(a) de

Transportes

6 Elige la casilla que dice tarjeta en la barra de menuacute que

aparece en la interfaz

Encargado(a) de

Transportes

7 Selecciona la opcioacuten ldquoconvenio BNCR-RECOPErdquo Encargado(a) de

Transportes

8 Selecciona la opcioacuten de Movimientos de Tarjetahabiente Encargado(a) de

Transportes

9 Selecciona el periodo a consultar en la opcioacuten que aparece

en la interface

Encargado(a) de

Transportes

10 Se podraacute ver todas las transacciones realizadas por medio

de la tarjeta madre en el periodo determinado

Encargado(a) de

Transportes

11 Cierra la sesioacuten en el sistema desconectando el BN Internet

Banking

Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso

Elaboroacute


Revisoacute

Evelyn Bustos Rojas

Aproboacute



144


Procedimiento

Responsable Encargado(a) de

Transportes

Coacutedigo

DAII2d1Paacutegina 135 a 142

Inicio del Procedimiento

1 Busca la opcioacuten de acceso a internet en el

computador

2 Escribe la direccioacuten de la paacutegina del Banco

Nacional de Costa Rica en el lugar

correspondiente wwwbncrficr

3 Una vez ingresado a la paacutegina del Banco

Nacional de Costa Rica selecciona la casilla

de BN internet Banking

4 Ingresa en la casilla de identificacioacuten el

nuacutemero de ceacutedula de la persona duentildea de la

cuenta y pulsar el botoacuten de ingresar

5 Ingresa la clave para ingresar a la cuenta

online haciendo clic en el cuadro blanco del

teclado virtual utilice el teclado fiacutesico para

ingresar las letras y el teclado virtual para

ingresar los nuacutemeros de su contrasentildea Al

terminar haga clic en el botoacuten de la fecha

para continuar Este botoacuten estaraacute siempre en

la esquina inferior derecha del teclado virtual

6 Elige la casilla que dice tarjeta en la barra

de menuacute que aparece en la interfaz


INSTITUTO TECNOLOGICO DE COSTA RICA

Manejo del Movimiento de una

Tarjetahabiente

DESCRIPCIOacuteN

Diagrama de Flujo

Inicio

2

4

5

1

1

6

3

n Indicadores

Nuacutemero de Consultas de los Movimientos de la Cuenta Maestra

7 Selecciona la opcioacuten ldquoconvenio BNCR-

RECOPErdquo

8 Selecciona la opcioacuten de movimientos de

tarjetahabiente

9 Selecciona el periodo a consultar en la

opcioacuten que aparece en la interface

10 Se podraacute ver todas las transacciones

realizadas por medio de la tarjeta madre en el

periodo determinado

11 Cierra la sesioacuten en el sistema

desconectando el BN Internet Banking





Fin

1

7

8

9

11

10


146

o Anexos

Anexo 1 Informe del Movimiento de Tarjeta TECC


147


DAII2e1 148 a 155


1 1


Manejo de los Paraacutemetros de la Tarjeta TECC Noviembre 2010





Tabla de Contenido



c Alcance 148

d Responsables 148





i Herramientas 149

j Frecuencia 149

k Conceptos 149



n Indicadores 155


148

5 Manejo de los Paraacutemetros de la Tarjeta TECC

a Introduccioacuten

La utilizacioacuten de una cuenta bancaria necesita que alguien de las pautas a seguir

por esta razoacuten el que posea la tarjeta madre daraacute los paraacutemetros para su uso

permitiendo que las tarjetas que esteacuten disponibles puedan ser utilizadas de la

mejor manera Ademaacutes estos paraacutemetros ayudan en caso de que se extraviara

una tarjeta ya que se puede bloquear o cancelar viacutea Internet Banking asimismo

se puede modificar el nuacutemero y monto maacuteximo de transacciones diarias


Modificar los paraacutemetros de horario monto y frecuencia de cada una de las

tarjetas ldquoFlotardquo BNCR-RECOPE que utilizan los Choferes y Funcionarios no

Choferes para la compra de combustible

c Alcance

Este procedimiento es verificado por parte del Encargado(a) de Transportes

Director(a) Departamento Administrativa Director de Sede ademaacutes del Banco

Nacional de Costa Rica

d Responsables




Departamento Administrativo de la Sede Regional del Instituto Tecnoloacutegico

de Costa Rica

La tarjeta madre se registraraacute en el Banco con el nombre del Encargado(a)

de Transportes del ITCR Sede Regional San Carlos


149

Las tarjetas BN-RECOPE de los funcionarios tendraacuten un nuacutemero y un

monto maacuteximo de compras diarias

Solo para la compra de combustible se podraacute utilizar dichas tarjetas ldquoFlotardquo

BN-RECOPE


RECOPE



teclado virtual


NA


NA


BN Banking

i Herramientas


j Frecuencia

Se puede revisar y cambiar los paraacutemetros de las tarjetas TECC cuando asiacute se

requiera

k Conceptos

BN Banking Sistema del Banco Nacional de Costa Rica que permitiraacute a

los administradores definidos por el cliente a acceder las cuentas maestras


150

para las cuales fue autorizado y a los tarjeta habientes consultar sus

transacciones de compra de combustible

Monto Maacuteximo de Consumo Monto diario asignado en colones seguacuten el

vehiacuteculo que usualmente utiliza el funcionario tarjeta habiente

Horario Seraacute definido seguacuten horario habitual funciones y disponibilidad del

funcionario tarjeta habiente

Paraacutemetros Cantidad de transacciones por diacutea sin superar el liacutemite diario

establecido

Todos los conceptos mencionados anteriormente fueron sustraiacutedos del Manual

del Uso de Tarjeta Electroacutenica BNCR-RECOPE


Manejo de los Paraacutemetros de Tarjeta TECC

DAII2e1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado


Transportes



Encargado(a) de

Transportes

3 Una vez ingresado a la paacutegina del Banco Nacional de Costa

Rica se seleccionara la casilla de BN internet Banking

Encargado(a) de

Transportes

4 Ingresa en la casilla de identificacioacuten el nuacutemero de ceacutedula

de la persona duentildea de la cuenta

Encargado(a) de

Transportes


151

5







Encargado(a) de

Transportes

6 Elegir la casilla que dice tarjeta en la barra de menuacute que

aparece en la interface

Encargado(a) de

Transportes


Transportes

8 Selecciona la opcioacuten de Paraacutemetros de Tarjeta TECC Encargado(a) de

Transportes

9

Ya seleccionada la opcioacuten de paraacutemetro de tarjeta TECC se

abriraacute un recuadro con el nombre de ldquoparaacutemetro de tarjeta

TECC consulta de cuenta maestrardquo Luego se tendraacute que

seleccionar el nuacutemero de cuenta que aparece en el costado

izquierdo ahiacute se abriraacuten todas las cuentas que nacen de la

tarjeta madre

Encargado(a) de

Transportes

10 Selecciona el nuacutemero de tarjeta de alguacuten funcionario

autorizado

Encargado(a) de

Transportes

11

Una vez seleccionada la tarjeta el sistema muestra los datos

a modificar del usuario Estado de la tarjeta hora de entrada

y salida del funcionario el monto maacuteximo diario autorizado y

el nuacutemero maacuteximo de las transacciones por diacutea

Encargado(a) de

Transportes

12 Para modificar alguno de los datos mostrados presione el

botoacuten de ldquoModificar Paraacutemetrosrdquo para tener acceso a los

Encargado(a) de

Transportes


152

datos y modificar cualquiera de ellos

13

Una vez modificados los paraacutemetros requeridos se procesan

los cambios para lo cual se debe presionar el botoacuten

ldquoProcesarrdquo

Encargado(a) de

Transportes

14 Cancela la sesioacuten en el sistema desconectando el BN

Internet Banking

Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso






153

Procedimiento


TransportesCoacutedigo DAII2e1 Paacutegina 142 a 151 Paacutegina a



computador





Nacional de Costa Rica selecciona la casilla de

BN internet Banking

4 Ingresa en la casilla de identificacioacuten el nuacutemero

de ceacutedula de la persona duentildea de la cuenta y

pulsar el botoacuten de ingresar

5 Ingresa la clave para ingresar a la cuenta online

haciendo clic en el cuadro blanco del teclado

virtual utilice el teclado fiacutesico para ingresar las

letras y el teclado virtual para ingresar los nuacutemeros

de su contrasentildea Al terminar haga clic en el botoacuten

de la fecha para continuar Este botoacuten estaraacute

siempre en la esquina inferior derecha del teclado

virtual

6 Elige la casilla que dice tarjeta en la barra de

menuacute que aparece en la interfaz


DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

Manejo de los Parametros de la Tarjeta

TECC


Inicio

2

4

5

1

3

6

1


154


RECOPErdquo

8 Selecciona la opcioacuten de Paraacutemetros de Tarjeta

TECC

9 Ya seleccionada la opcioacuten de paraacutemetro de

tarjeta TECC se abriraacute un recuadro con el nombre

de ldquoparaacutemetro de tarjeta TECC consulta de cuenta

maestrardquo Luego se tendraacute que seleccionar el

nuacutemero de cuenta que aparece en el costado

izquierdo ahiacute se abriraacuten todas las cuentas que

nacen de la tarjeta madre

10 Selecciona el nuacutemero de tarjeta de alguacuten

funcionario autorizado

11 Una vez seleccionada la tarjeta el sistema

muestra los datos a modificar del usuario Estado

de la tarjeta hora de entrada y salida del

funcionario el monto maacuteximo diario autorizado y el

nuacutemero maacuteximo de las transacciones por diacutea

12 Para modificar alguno de los datos mostrados

presione el botoacuten de ldquoModificar Paraacutemetrosrdquo para

tener acceso a los datos y modificar cualquiera de

ellos

13 Una vez modificados los paraacutemetros requeridos

se procesan los cambios para lo cual se debe

presionar el botoacuten ldquoProcesarrdquo

14 Cancela la sesioacuten en el sistema desconectando

el BN Internet Banking





Fin

1

7

8

9

10

11

12

13

14


155

n Indicadores

Nuacutemero de veces que es necesario cancelar una tarjeta al antildeo

Nuacutemero de veces que es necesario bloquear una tarjeta al antildeo

Nuacutemero de veces que se requiere activar una tarjeta al antildeo


156


DAII2f1 157 a 164


1 1


Manejo del Movimiento de una Maestra Noviembre 2010





Tabla de Contenido



c Alcance 157

d Responsables 157





i Herramientas 158

j Frecuencia 158

k Conceptos 158



n Indicadores 163

o Anexos 164


157

6 Manejo del Movimiento de una Maestra

a Introduccioacuten

El movimiento de una maestra permite conocer dos informes que le permite al

Encargado(a) de Transportes llevar un control de las compras de combustible asiacute

como la toma de decisiones que puede surgir de acuerdo a los movimientos

ejecutados Uno de los informes ldquoMovimientos Resuacutemenes por Maestrardquo muestra

en un periodo determinado los totales consumidos en combustibles por funcionario

autorizado El otro de los informes ldquoMovimiento de Tarjetas Usuarias por Maestrardquo

muestra todas las compras realizadas por funcionario autorizado en un periodo

determinado y desglosadas


Realizar controles y seguimiento de las tarjetas que utilizan los choferes y

funcionarios no choferes asiacute como el control de saldos de la cuenta maestra

c Alcance

Este procedimiento es verificado por parte del encargado(a) del Aacuterea de

Transportes Director(a) del Departamento Administrativo Director de Sede


d Responsables




departamento administrativo de la Sede Regional del Instituto Tecnoloacutegico

de Costa Rica




158




BN-RECOPE


RECOPE



teclado virtual


NA


Informe de Movimientos Resuacutemenes por Maestra Ver anexo 1

Informe de Movimientos de Tarjetas Usuarias por Maestra Ver anexo 2


BN Banking

i Herramientas


j Frecuencia

En cualquier momento que se requiera se podraacute revisar los informes

k Conceptos


159




consultar sus transacciones de compra de combustible





Cuenta Maestra Cuenta virtual que combina el concepto de tarjeta de

creacutedito y deacutebito e identifica el cliente o a la dependencia presupuestaria

utilizado hasta 5 niveles nivel 1 RECOPE nivel 2 Gerencia Administrativa

y Financiera nivel 3 Direccioacuten Financiera nivel 4 Departamento

Administrativo de Tesoreriacutea y nivel 5 Aacuterea de Ingreso La cuenta maestra

tiene asociada la tarjeta maestra y las tarjetas usuarias

Estacioacuten de Servicios Establecimiento que se ubican el territorio nacional

cuya actividad principal es la venta al consumidor final de los productos

derivados del petroacuteleo

Todos los conceptos mencionados anteriormente fueron sustraiacutedos del Manual de

uso de tarjeta electroacutenica BNCR-RECOPE


Manejo del Movimientos de una Maestra

DAII2f1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado



160

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

4

Ingresa en la casilla de identificacioacuten el nuacutemero haciendo





siempre en la esquina inferior derecha del teclado virtual De

cedula de la persona duentildea de la cuenta

Encargado(a) de

Transportes

5 Ingresa la clave para ingresar a la cuenta online Encargado(a) de

Transportes

6 Selecciona la casilla que dice tarjeta Encargado(a) de

Transportes


Transportes

8 Selecciona la opcioacuten de Movimientos de una Maestra Encargado(a) de

Transportes

9 Elige el nuacutemero de cuenta que aparece en el costado

izquierdo perteneciente a la cuenta madre

Encargado(a) de

Transportes

10

Selecciona el lapso de tiempo que desea consultar y el tipo

de detalle que desea la informacioacuten movimiento resumen

por maestra o movimientos de tarjetas usuarias por maestra

Encargado(a) de

Transportes


161


Internet Banking

Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso






162

Procedimiento

Responsable Encargado de

Transportes Coacutedigo DAII2f1 Paacutegina 151 a 158



computador






BN internet Banking











virtual



DIAGRAMA DE FLUJO



DESCRIPCIOacuteN


Inicio

2

4

5

1

1

3

5


163

n Indicadores

Nuacutemero de veces que se revisa los informes de movimientos resumen por

maestra al mes


RECOPErdquo

8 Selecciona la opcioacuten de Movimientos de una

Maestra

9 Elige el nuacutemero de cuenta que aparece en el

costado izquierdo perteneciente a la cuenta madre

10 Selecciona el lapso de tiempo que desea

consultar y el tipo de detalle que desea la

informacioacuten movimiento resumen por maestra o

movimientos de tarjetas usuarias por maestra







Fin

1

7

9

8

10

11


164

Nuacutemero de veces que se revisa los informes de movimientos de tarjeta

usuarias por maestra al mes

o Anexos

Anexo 1 Informe de Movimientos Resuacutemenes por Maestra


165

Anexo 2 Informe de Movimientos de Tarjetas Usuarias por Maestra


166


DAII2g1 167 a 172


1 1


Manejo del Movimiento de la Tarjeta TECC Noviembre 2010





Tabla de Contenido



c Alcance 167

d Responsables 167





i Herramientas 168

j Frecuencia 168

k Conceptos 168



n Indicadores 172

o Anexos 172


167

7 Manejo del Movimiento de la Tarjeta TECC

a Introduccioacuten

El Movimiento de una Tarjeta TECC permite ver las transacciones realizadas de

todas las tarjetas en un periodo determinado lo cual refleja una manera maacutes

detallada de las compras realizadas por una sola tarjeta


Comparar y controlar todas las transacciones realizadas por cada uno de los

funcionarios autorizados que presentan tarjeta ldquoflotardquo

c Alcance




d Responsables





de Costa Rica






BN-RECOPE


168


RECOPE



teclado virtual


NA


Informe de Movimiento de Tarjeta TECC Ver anexo 1


BN Internet Banking

i Herramientas

Computadora

Internet

Impresora

j Frecuencia

Se puede consultar en cualquier momento que se considere necesario

k Conceptos






169








Manejo del Movimientos de la Tarjeta TECC

DAII2g1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1 Se busca la opcioacuten de acceso a internet en el computador Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

3 Una vez ingresado a la paacutegina del Banco nacional de Costa


Encargado(a) de

Transportes

4 Ingresa en la casilla de identificacioacuten el nuacutemero de cedula


Encargado(a) de

Transportes

5






Encargado(a) de

Transportes


170



Transportes


Transportes

8

Selecciona el nuacutemero de cuenta que aparece en el costado

izquierdo ahiacute se muestran todas las cuentas de los

funcionarios autorizados en donde se podraacute consultar el

nuacutemero de tarjeta designada para cada funcionario

Encargado(a) de

Transportes

9 Se seleccionara el periodo a consultar para ver el

movimiento de esa tarjeta durante el periodo consultado

Encargado(a) de

Transportes

10

Se obtendraacute un informe detallado que indica todas las

transacciones hechas con la tarjeta ldquoFlotardquo del BNCR-

RECOPE

Encargado(a) de

Transportes


Internet Banking

Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso






171

Procedimiento


TransportesCoacutedigo DAII2g1 Paacutegina a



computador






BN internet Banking











virtual



DIAGRAMA DE FLUJO


Manejo Movimiento de Tarjeta TECC

DESCRIPCIOacuteN


Inicio

2

4

5

1

1

3

6


172

n Indicadores

Cantidad de informes de Movimientos de Tarjeta TECC realizadas al mes

o Anexos


RECOPErdquo

8 Selecciona el nuacutemero de cuenta que aparece en

el costado izquierdo ahiacute se muestran todas las

cuentas de los funcionarios autorizados en donde

se podraacute consultar el nuacutemero de tarjeta designada

para cada funcionario

9 Se seleccionara el periodo a consultar para ver

el movimiento de esa tarjeta durante el periodo

consultado

10 Se obtendraacute un informe detallado que indica

todas las transacciones hechas con la tarjeta

ldquoFlotardquo del BNCR-RECOPE







Fin

1

7

8

9

10

11


173

Anexo 1 Movimiento de Tarjeta TECC


174


DAII2h1 175 a 181


1 1


Informe del Reporte de kilometraje Noviembre 2010





Tabla de Contenido



c Alcance 175

d Responsables 175





i Herramientas 176

j Frecuencia 176

k Conceptos 176



n Indicadores 180

o Anexos 180


175

8 Informe del Reporte de Kilometraje

a Introduccioacuten

Este procedimiento identifica el costo de cada gira de acuerdo al kilometraje

recorrido permitiendo contar con una base de datos en la cual se puede obtener

informacioacuten valiosa para la toma de decisiones debido a que se identifica el centro

de costos el nuacutemero de solicitud dependencia solicitante la ruta el diacutea mes

antildeo el kiloacutemetro inicial y final la diferencia de kilometraje el chofer el vehiacuteculo y

el costo de la gira


Llevar un control detallado de los costos de las giras realizadas de acuerdo al

kilometraje del vehiacuteculo

c Alcance

Incluye toda el Aacuterea de Transportes y los funcionarios no choferes de la Sede

d Responsables


Chofer


Normativa 3040405 del Manual sobre Normas Teacutecnicas de Control Interno

Relativos al Control sobre el Uso y Mantenimiento de Vehiacuteculos Emitido

por la Contraloriacutea General de la Repuacuteblica

Cumplir con las tarifas vigentes seguacuten lo establecido por la Unidad de

Contabilidad en Cartago



176

Solicitud del Servicio de Transportes Ver anexo 1

Informe del Reporte de Kilometraje Ver anexo 2

Tabla de Pago de Kilometraje ITCR


NA


Microsoft Excel

i Herramientas

Computadora Impresora Fax Teleacutefono

j Frecuencia

Semanalmente

k Conceptos

Kilometraje Nuacutemero de kiloacutemetros recorridos o distancia existente entre

dos puntos Obtenido de

httpwwwelpaiscomdiccionarioscastellanokilometraje

Centro de costo Coacutedigo numeacuterico asignado para identificar la Unidad


cual pertenece la unidad Obtenido del manual para la confeccioacuten del

formulario ldquosolicitud de modificacioacuten presupuestariardquo 2008

Solicitud Documento o memorial en que se solicita algo a alguien

Obtenido de httpwwwwordreferencecomdefinicionsolicitud



177

Informe del Reporte de Kilometraje

DAII2h1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1

Una vez realizada las giras las Solicitudes del Servicio de

Transportes son dejadas en el buzoacuten del Aacuterea de

Transportes o entregadas al encargado(a) de transportes

Chofer o

Funcionario No

Chofer

2 Recibe o recolecta del buzoacuten las Solicitudes del Servicio de

Transportes

Encargado(a) de

Transportes

3

Revisa las Solicitudes del Servicio de Transporte iquestCuenta

con todos los requisitos

Si va al paso 8

No continua

Encargado(a) de

Transportes

4

Devuelve la solicitud del servicio de transportes al chofer o

funcionario no chofer para que recolecte la informacioacuten

faltante o erroacutenea

Encargado(a) de

Transportes

5 Recibe la Solitud del Servicio de Transportes y recolecta la

informacioacuten faltante o erroacutenea

Chofer o

funcionario no

chofer

6 Una vez corregida la Solicitud del Servicio de Transportes se

enviacutea al Encargado(a) de Transporte

Chofer o

funcionario no

chofer

7 Se vuelve a revisar la solicitud del servicio de transporte

iquestEstaacute Correcto

Encargado(a) de

Transportes


178

Si continua

No pasa al paso 4

8 Ingresar al sistema correspondiente Encargado(a) de

Transportes

9

Digita los datos correspondientes como nuacutemero de solicitud

centro de costo dependencia solicitante ruta diacutea mes antildeo

kilometro inicial kilometro final diferencia chofer vehiacuteculo

costo

Encargado(a) de

Transportes

10 Se obtiene la diferencia del kilometraje Encargado(a) de

Transportes

11 Se obtiene el costo de cada gira Encargado(a) de

Transportes

12

Una vez digitados todos los datos se archivan las

Solicitudes del Servicio de Transportes por centro de costo

para su utilizacioacuten en otro proceso

Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso






179

Procedimiento

ResponsableEncargado de

Transportes

Coacutedigo

DAII2h1


1 Una vez realizada las giras las Solicitudes del

Servicio de Transportes son dejadas en el buzoacuten

del Aacuterea de Transportes o entregadas al

encargado(a) de transportes

2 Recibe o recolecta del buzoacuten las Solicitudes del

Servicio de Transportes

3 Revisa las Solicitudes del Servicio de

Transporte iquestCuenta con todos los requisitos

Si va al paso 8

No continua

4 Devuelve la solicitud del servicio de transportes

al chofer o funcionario no chofer para que

recolecte la informacioacuten faltante o erroacutenea

5 Recibe la Solitud del Servicio de Transportes y

recolecta la informacioacuten faltante o erroacutenea

6 Una vez corregida la Solicitud del Servicio de

Transportes se enviacutea al Encargado(a) de

Transporte

7 Se vuelve a revisar la solicitud del servicio de

transporte iquestEstaacute Correcto

Si continua

No pasa al paso 4

Paacutegina 167 a 174



DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

Encargado(a) de Transportes Chofer o Funcionarios no Choferes

Inicio

3Si

No

8

5

7 4

Si

No

1

1

2

4

6

7


180

n Indicadores

Cantidad de giras realizadas en una semana mes o antildeo

o Anexos

Anexo 1 Solicitud del Servicio de Transportes

8 Ingresar al sistema correspondiente

9 Digita los datos correspondientes como nuacutemero

de solicitud centro de costo dependencia

solicitante ruta diacutea mes antildeo kilometro inicial

kilometro final diferencia chofer vehiacuteculo costo

10 Se obtiene la diferencia del kilometraje

11 Se obtiene el costo de cada gira

12 Una vez digitados todos los datos se archivan

las Solicitudes del Servicio de Transportes por

centro de costo para su utilizacioacuten en otro proceso





Fin

9

1

12

8

3

10

11


181

Anexo 2 Informe del Reporte de Kilometraje


182


DAII2i1 182 a 189


1 1


Informe del Servicio de Transporte Interno a la Unidad de Contabilidad en Cartago Noviembre 2010





Tabla de Contenido



c Alcance 183

d Responsables 183





i Herramientas 184

j Frecuencia 184

k Conceptos 184



n Indicadores 188

nAnexo 188


183

9 Informe del Servicio de Transporte Interno a la Unidad de Contabilidad en Cartago

a Introduccioacuten

En este proceso se registra contablemente Solicitudes de Transportes por medio

de su respectivo Centro de Costos lo cual va descontando los gastos incurridos

por el servicio de transportes a cada uno de los Departamentos Unidades Aacutereas

Escuelas Carreras Dependencia o Proyectos


Realizacioacuten del Registro Contable de las diferentes boletas de solicitud del servicio

de transportes de las giras realizadas semanalmente

c Alcance

Toda el Aacuterea de Transportes Oficiales de Seguridad Direccioacuten de Sede y

Direccioacuten de Departamento Administrativo de la Sede Ademaacutes del Departamento

Financiero Contable del ITCR en Cartago

d Responsables


Choferes o Funcionarios no Choferes

Unidad Contable en Cartago


Las Solicitudes del Servicio de Transportes realizadas para los fines de

semana deben estar firmadas por Direccioacuten de Sede o Direccioacuten del


Las Solicitudes del Servicio de Transportes deben contar con el Centro de

Costos respectivo a la Dependencia Solicitante u otra Dependencia y las

firmas correspondientes


184


Solicitud de Servicios de Transportes


Tabla de pago de kilometraje ITCR


NA


Microsoft Excel

i Herramientas

Impresora computadora teleacutefono internet fax

j Frecuencia

Semanal

k Conceptos

Centro de Costos Coacutedigo numeacuterico asignado para identificar la Unidad


cual pertenece la unidad Obtenido de Manual para la confeccioacuten del


Codificar Operacioacuten consistente en representar una informacioacuten mediante

un coacutedigo Obtenido en

httpwwwdefinicionescommxdefinicionCcodificar



185

Informe de Servicios de Transporte Interno a la Unidad de Contabilidad en Cartago

DAII2i1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1

Se utilizan las Solicitudes del Servicio de Transportes que se

encuentran archivadas para realizar el Informe de Transporte

Interno a la Unidad de Contabilidad en Cartago

Encargado(a) de

Transporte

2

Se ingresa al archivo de Reporte del Kilometraje en el

sistema para obtener los datos pertinentes para la

elaboracioacuten del Informe de Transporte Interno a la Unidad de


Encargado(a) de

Transporte

3

Una vez obtenido los datos de los costos por kilometraje de

acuerdo al Informe del Reporte de Kilometraje se suma la

totalidad de acuerdo al centro de costos

Encargado(a) de

Transporte

4 Se realiza el oficio (Memorando) con los datos semanales de

los gastos totales realizados por cada centro de costos

Encargada de

Transporte

5 Imprime original y copia el memorando Encargada de

Transporte

6 Firma y se sella el memorando original y archiva la copia Encargada de

Transporte

7

Se identifica un sobre con el nombre del funcionario

encargado de seguir el proceso en Cartago y la Unidad a la

que pertenece En el sobre se le incluye el memorando y las

solicitudes del servicio de transportes de la semana

Encargada de

Transporte


186

8 Se enviacutea el sobre por medio de correspondencia interna al


Encargada de

Transporte

9

Reciben el Informe de servicios de transporte

iquestEstaacute correcto

Si continua

No se devuelve al paso 2

Unidad Contable

Cartago

10

Registra en los sistemas contables los montos

correspondientes a cada centro de costo para su deduccioacuten

del presupuesto disponible

Unidad Contable

Cartago

Fin del Proceso






187

Procedimiento


Transportes

Coacutedigo

DAII2i1


1 Se utilizan las Solicitudes del Servicio de

Transportes que se encuentran archivadas para

realizar el Informe de Transporte Interno a la

Unidad de Contabilidad en Cartago

2 Se ingresa al archivo de Reporte del Kilometraje

en el sistema para obtener los datos pertinentes

para la elaboracioacuten del Informe de Transporte


3 Una vez obtenido los datos de los costos por

kilometraje de acuerdo al Informe del Reporte de

Kilometraje se suma la totalidad de acuerdo al

centro de costos

4 Se realiza el oficio (Memorando) con los datos

semanales de los gastos totales realizados por cada

centro de costos

5 Imprime original y copia el memorando

6 Firma y se sella el memorando original y archiva

la copia

7 Se identifica un sobre con el nombre del

funcionario encargado de seguir el proceso en

Cartago y la Unidad a la que pertenece En el sobre

se le incluye el memorando y las solicitudes del

servicio de transportes de la semana



Informe del Servicio de Transporte

Interno a la Unidad de Contabilidad de

Cartago

DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

Encargado(a) de Transportes Unidad Contable en Cartago

Inicio

1

1

2

4

1

5

6

9

3

1

5

7


188

n Indicadores

Cantidad de solicitudes de Servicio de Transportes elaboradas

mensualmente

n Anexo


8 Se enviacutea el sobre por medio de correspondencia

interna al Departamento Financiero Contable en

Cartago

9 Reciben el Informe de servicios de transporte


Si continua


10 Registra en los sistemas contables los montos

correspondientes a cada centro de costo para su

deduccioacuten del presupuesto disponible





Fin

1

9

Si

No

2

10

8


189



190


DAII2j1 190 a 203


1 1


Informe del Consumo de Combustible por medio del Transporte Interno Noviembre 2010





Tabla de Contenido



c Alcance 191

d Responsables 191





i Herramientas 192

j Frecuencia 192

k Conceptos 192


m Diagrama de flujo o Fluxograma 196

n Indicadores 198

o Anexos 202


191

10 Informe del Consumo de Combustible por medio del Transporte Interno

a Introduccioacuten

En este procedimiento se lleva un control detallado del consumo de combustible

realizadas mensualmente por el Aacuterea de Transportes de la Sede Regional del

ITCR


Garantizar el control adecuado del consumo de combustible para los vehiacuteculos

Institucionales

c Alcance

Incluye toda el Aacuterea de Transportes y el Tesorero de la Unidad Financiera y

Administracioacuten de Bienes

d Responsables

Tesorero de la Unidad Gestioacuten Financiera y Administracioacuten de Bienes


Chofer o Funcionario no Chofer


Firmar cada factura al dorso

Escribir el monto en letra y en nuacutemero a cada factura al dorso

Agregarle un consecutivo a cada factura al dorso

Colocarle el sello del Aacuterea de Transporte al dorso de cada factura

Las facturas de combustible a creacutedito se cancelan con la tarjeta madre la

cual solamente la posee el Encargado(a) del Aacuterea de Transportes


192

En caso de que el tarjetahabiente no lleve a corregir la(s) facturas

defectuosa(s) se le haraacute las gestiones para que se la deduzcan de su

salario


Control de Compra de Combustible por medio de Tarjetas Ver anexo 1


Informe del Detalle de Pagos a Aplicar por Maestra Ver anexo 2

Facturas Ver anexo 3

Vouchers Ver anexo 4


Microsoft Word

Microsoft Excel

BN Internet Banking

i Herramientas

Fax Teleacutefono Computadora Impresora

j Frecuencia

Mensual

k Conceptos

Combustible Es cualquier material capaz de liberar energiacutea cuando se quema y

luego cambiar o transformar su estructura quiacutemica Obtenido de

httpeswikipediaorgwikiCombustible

Tarjeta Es una tarjeta plaacutestica con una banda magneacutetica un microchip y un

nuacutemero en relieve Es emitida por un banco o entidad financiera que autoriza a la


193

persona a cuyo favor es emitida utilizarla como medio de pago en los negocios

adheridos al sistema mediante su firma y la exhibicioacuten de la tarjeta Obtenido de

httpeswikipediaorgwikiTarjeta_de_crC3A9dito

Codificar Operacioacuten consistente en representar una informacioacuten mediante un

coacutedigo Obtenido en httpwwwdefinicionescommxdefinicionCcodificar

Memorando es un escrito breve por el que se intercambia informacioacuten entre

diferentes departamentos de una organizacioacuten para comunicar alguna indicacioacuten

recomendacioacuten instruccioacuten o disposicioacuten Obtenido de

httpeswikipediaorgwikiMemorando



DAII2j1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1

Recibe las facturas de consumo de combustible realizadas por

los tarjetahabientes o funcionarios autorizados por el Aacuterea de

Transportes de la Sede

Encargado(a) de

Transportes

2 Clasifica las facturas por tarjetahabiente autorizado por el


Encargado(a) de

Transportes

3

Revisan las facturas de compra de combustible iquestEstaacuten

correctas

Si Continua el proceso en el paso 9

No continua

Encargado(a) de

Transportes

4 Se devuelven la(s) facturas al tarjetahabiente o funcionario

autorizado por el Aacuterea de Transportes de la Sede para que se

Encargado(a) de

Transportes


194

corrija

5 Recibe la factura y se dirige a la gasolinera donde se solicita

el arreglo de la factura

Chofer o

Funcionario No

Chofer

6 Una vez corregida la factura por el Encargado de la

Gasolinera la entrega al Encargado(a) de Transportes

Chofer o

Funcionario No

Chofer

7 Recibe la factura corregida y verifica que contenga los datos

correspondientes

Encargado(a) de

Transportes

8

iquestEstaacuten correctos los datos de la factura

Si continua


Encargado(a) de

Transportes

9 Digita los datos de la factura en el documento de control de

gastos de combustible ya sea por medio de tarjeta o efectivo

Encargado(a) de

Transportes

10

iquestLos pagos son por medio de tarjeta

Si continuacutea el proceso

No va al paso 12

Encargado(a) de

Transportes

11

Revisa y compara las facturas con el informe del detalle de

pagos a aplicar por cuenta maestra del Banco Nacional de

Costa Rica

Encargado(a) de

Transportes

12 Codifica las facturas agrega el monto en letra y en nuacutemero

firma y sella cada factura al dorso

Encargado(a) de

Transportes

13 Una vez selladas firmadas codificadas las facturas Le

adjunta al informe del detalle de pagos a aplicar por cuenta

Encargado(a) de

Transportes


195

maestra del Banco Nacional de Costa Rica para cada chofer

de acuerdo a las facturas realizadas mediante el pago de

tarjeta y a las que son pagadas mediante efectivo les adjunta

el control de gasto del combustible para cada chofer

14 Elabora el Informe del Consumo de Combustible por medio de

Transporte Interno

Encargado(a) de

Transportes

15

Elabora un memorando dirigido al Tesorero de la Unidad de

Gestioacuten Financiera y Administracioacuten de Bienes de la Sede

acerca de los totales del Informe del Consumo de

Combustible por medio de Transporte Interno

Encargado(a) de

Transportes

16

Etiqueta un sobre con los datos del funcionario encargado de

seguir con el proceso en la Unidad Gestioacuten Financiera y

Administracioacuten de Bienes de la Sede en donde se agrega

dicho informe con un memorando del total consumido y las

facturas realizadas

Encargado(a) de

Transportes

17

Enviacutea el sobre que contiene el Informe del Consumo de

Combustible y el memorando que estaacute dirigido a la Unidad de

Contabilidad en Cartago al Tesorero de la Unidad de Gestioacuten

Financiera y Administracioacuten de Bienes

Encargado(a) de

Transportes

18

Recibe el informe y lo revisa iquestEstaacute correcto

Si continua

No devuelve el informe con los documentos al Encargado(a)

de Transporte y continua en el paso 3

Tesorero de la

Unidad de

Gestioacuten

Financiera y

Administracioacuten

de Bienes

19 Firma el Informe del Consumo de Combustible por medio de

Transporte Interno

Tesorero de la

Unidad de


196

Gestioacuten

Financiera y

Administracioacuten

de Bienes

20

Enviacutea el Informe de Consumo de Combustible del Transporte

Interno a la Unidad de Contabilidad en Cartago por

Correspondencia Interna

Tesorero de la

Unidad de

Gestioacuten

Financiera y

Administracioacuten

de Bienes

Fin del Proceso




m Diagrama de flujo o Fluxograma

Procedimiento


Transportes

Coacutedigo

DAII2j1Paacutegina 183 a 196

Chofer o Funcionarios no Choferes


1 Recibe las facturas de consumo de combustible

realizadas por los tarjetahabientes o funcionarios

autorizados por el Aacuterea de Transportes de la Sede

2 Clasifica las facturas por tarjetahabiente

autorizado por el Aacuterea de Transportes de la Sede

3 Revisan las facturas de compra de combustible

iquestEstaacuten correctas

Si Va al paso 5

No continua

4 Se devuelven la(s) facturas al tarjetahabiente o

funcionario autorizado por el Aacuterea de Transportes

de la Sede para que se corrija



Informe del Consumo de Combustible por medio de Transporte

Interno

DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

Tesorero de la Unidad de Gestioacuten

Financiera y Administracioacuten de bienes

Inicio

3 5

Si

No

1

1

2

4

8


198

5 Recibe la factura y se dirige a la gasolinera

donde se solicita el arreglo de la factura

6 Una vez corregida la factura por el Encargado

de la Gasolinera la entrega al Encargado(a) de

Transportes

7 Recibe la factura corregida y verifica que

contenga los datos correspondientes

8 iquestEstaacuten correctos los datos de la factura

Si continua


9 Digita los datos de la factura en el documento de

control de gastos de combustible ya sea por medio

de tarjeta o efectivo

10 iquestLos pagos son por medio de tarjeta


No va al paso 12

8No

4

Si

9

10 12No

Si

6

5

7

17

1

2


199

11 Revisa y compara las facturas con el informe

del detalle de pagos a aplicar por cuenta maestra

del Banco Nacional de Costa Rica

12 Codifica las facturas agrega el monto en letra

y en nuacutemero firma y sella cada factura al dorso

13 Una vez selladas firmadas codificadas las

facturas Le adjunta al informe del detalle de

pagos a aplicar por cuenta maestra del Banco

Nacional de Costa Rica para cada chofer de

acuerdo a las facturas realizadas mediante el pago

de tarjeta y a las que son pagadas mediante

efectivo les adjunta el control de gasto del

combustible para cada chofer

14 Elabora el Informe del Consumo de


15 Elabora un memorando dirigido al Tesorero de

la Unidad de Gestioacuten Financiera y Administracioacuten

de Bienes acerca de los totales del Informe del

Consumo de Combustible por medio de Transporte

Interno

12

14

15

3

11

10

2

13


200

16Etiqueta un sobre con los datos del funcionario

encargado de seguir con el proceso en la Unidad

Gestioacuten Financiera y Administracioacuten de Bienes de

la Sede en donde se agrega dicho informe con un

memorando del total consumido y las facturas

realizadas

17 Enviacutea el sobre que contiene el Informe del

Consumo de Combustible y el memorando que estaacute

dirigido a la Unidad de Contabilidad en Cartago al

Tesorero de la Unidad de Gestioacuten Financiera y


18 Recibe el informe y lo revisa iquestEstaacute correcto

Si continua

No devuelve el informe con los documentos al

Encargado(a) de Transporte y continua en el paso

3

19 Firma el Informe del Consumo de Combustible

por medio de Transporte Interno

3

918No

Si

19

17

18

16

4


201

20 Enviacutea el Informe de Consumo de Combustible

del Transporte Interno a la Unidad de Contabilidad

en Cartago por Correspondencia Interna





Fin

20

4

4

n Indicadores

Informes de consumo de combustible por medio del Transporte Interno

elaborados correctamente por mes

o Anexos

Anexo 1 Control de Compra de Combustible por medio de Tarjetas

Anexo 2 Informe del Detalle de Pagos a aplicar por Maestra


203

Anexo 3 Facturas

Anexo 4 Vouchers


204


DAII2k1 204 a 218


1 1


Confeccioacuten del Expediente Vehicular Noviembre 2010





Tabla de Contenido

aIntroduccioacuten 205

bObjetivo o Propoacutesito 205

aAlcance 205

bResponsables 205

cNormas y Poliacuteticas 205

dDocumentos Internos 205

gDocumentos Externos 206

hSistemas de Informacioacuten 206

i Herramientas 206

j Frecuencia 206

kConceptos 206

lDescripcioacuten de operaciones 207


n Indicadores 210

oAnexos 210


205

11 Confeccioacuten del Expediente Vehicular

a Introduccioacuten

El expediente vehicular permite mantener un control detallado de un automotor

(documentos vehiculares nuacutemero de motor serie facturas etc) A su vez

proporciona informacioacuten importante para la toma de decisiones futuras


Llevar un control de cada vehiacuteculo con su documentacioacuten en un expediente

individual por vehiacuteculo

a Alcance

Toda el Aacuterea de Transportes y encargado de proveeduriacutea

b Responsables


Encargado(a) de Proveeduriacutea

c Normas y Poliacuteticas


relativas al control sobre el uso y mantenimiento de vehiacuteculos Emitido por

la Contraloriacutea General de la Repuacuteblica

El expediente debe contar con todas las copias u originales de las facturas

realizadas y de los gastos incurridos en cada vehiacuteculo

d Documentos Internos

Na


206


o Tiacutetulo de propiedad Ver anexo 1

o Derecho de circulacioacuten Ver anexo 2

o Tarjeta de revisioacuten teacutecnica vehicular Ver anexo 3

o Copias de facturas Ver anexo 4

o Documentos de mantenimiento 5

o Poacuteliza(s) de seguro(s) Ver anexo 6

o Procesos judiciales en los que han participado alguacuten vehiacuteculo Institucional

Ver anexo 7

o Caracteriacutesticas del vehiacuteculo Ver anexo 8

o Documento de accidentes en el que participo el Vehiacuteculo Institucional Ver

anexo 9


Microsoft Word

Microsoft Excel

i Herramientas


j Frecuencia

Mensual

k Conceptos


207

Poacuteliza Documento que sirve para demostrar la validez de un contrato en

seguros bolsa y en otros negocios en eacutel aparecen las condiciones

caracteriacutesticas claacuteusulas etc Obtenido de

httpesthefreedictionarycompC3B3liza


Confeccioacuten del expediente vehicular

DAII2K1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1

Cuando la Sede realiza una adquisicioacuten vehicular el

Encargado(a) de Transportes deberaacute crear un folder en donde

se identifique caracteriacutesticas lubricantes reparaciones

dependencia al cual estaacute asignado el vehiacuteculo combustible

kilometraje seguros nuacutemero de activos nuacutemero de motor

capacidad fecha de adquisicioacuten garantiacutea del fabricante

ubicacioacuten actual del vehiacuteculo etc

Encargado(a) de

Transportes

2 Solicita a Proveeduriacutea copias de las facturas de compra y

Tiacutetulo de Propiedad del Vehiacuteculo

Encargado(a) de

Transportes

3 Enviacutea por medio de correspondencia interna los documentos

pertinentes del vehiacuteculo

Funcionario(a) de

Proveeduriacutea

4 Recibe los documentos del vehiacuteculo que ha sido adquirido

recientemente

Encargado(a) de

Transportes

5

En orden cronoloacutegico se deberaacute agregar al folder todos los

documentos referentes a mantenimientos preventivos

reparaciones Revisioacuten Teacutecnica Vehicular Derecho de

Circulacioacuten

Encargado(a) de

Transportes


208

6

En caso de que el vehiacuteculo sufriera un accidente en el

expediente tendraacute que agregaacutersele las causas del accidente

fotos de los dantildeos chofer que sufrioacute el accidente y las

facturas por los gastos ocasionados

Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso






209

Procedimiento


Transportes

Coacutedigo

DAII2k1


1 Cuando la Sede realiza una adquisicioacuten

vehicular el Encargado(a) de Transportes deberaacute

crear un folder en donde se identifique

caracteriacutesticas lubricantes reparaciones

dependencia al cual estaacute asignado el vehiacuteculo

combustible kilometraje seguros nuacutemero de

activos nuacutemero de motor capacidad fecha de

adquisicioacuten garantiacutea del fabricante ubicacioacuten

actual del vehiacuteculo etc

2 Solicita a Proveeduriacutea copias de las facturas de

compra y Tiacutetulo de Propiedad del Vehiacuteculo

3 Enviacutea por medio de correspondencia interna los

documentos pertinentes del vehiacuteculo

4 Recibe los documentos del vehiacuteculo que ha sido

adquirido recientemente

5 En orden cronoloacutegico se deberaacute agregar al folder

todos los documentos referentes a mantenimientos

preventivos reparaciones Revisioacuten Teacutecnica

Vehicular Derecho de Circulacioacuten

6 En caso de que el vehiacuteculo sufriera un accidente

en el expediente tendraacute que agregaacutersele las causas

del accidente fotos de los dantildeos chofer que sufrioacute

el accidente y las facturas por los gastos

ocasionados






Confeccioacuten del Expediente

Vehiacutecular

DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO


Encargado(a) de Transportes Funcionario(a) de Proveeduriacutea

Fin

Inicio

1

2

4

5

6

3


210

n Indicadores

Cantidad de Vehiacuteculos con el expediente vehicular al diacutea

o Anexos

Anexo 1 Tiacutetulo de Propiedad

Anexo 2 Derecho de Circulacioacuten


211


Anexo 4 Facturas


212


213

Anexo 5 Documentos de Mantenimiento


214

Anexo 6 Poacutelizas


215

Anexo 7 Procesos Judiciales


216

Anexo 8 Accidentes


217

Anexo 9 Caracteriacutesticas del Vehiacuteculo


218


219


DAII2l1 219 a 230


1 1


Manejo de la Solicitud del Servicio de Transportes Noviembre 2010





Tabla de Contenidos



c Alcance 220

d Responsables 220





i Herramientas 221

j Frecuencia 221

k Conceptos 221



nIndicadores 226

oAnexo 230


220

12 Manejo de la Solicitud del Servicio de Transportes

a Introduccioacuten

Cada Solicitud del Servicio de Transportes es un documento que se utiliza para

conocer datos importantes de la gira como la ruta kilometraje encargado de gira

y las personas que viajaron Ademaacutes es una herramienta que ayuda en la

elaboracioacuten de otros procedimientos y es un instrumento de respaldo con que

cuenta el Aacuterea de Transportes


Ayuda a describir datos importantes para la realizacioacuten de otros procedimientos y

como medio de respaldo de las giras realizadas

c Alcance

Toda el Aacuterea de Transportes Correspondencia Interna y los funcionarios no

choferes que hacen uso del servicio de transportes

d Responsables


Chofer o funcionario no chofer



La copia de la Solicitud del Servicio de Transportes debe conservarse como

miacutenimo 2 antildeos para desecharse


Solicitud del Servicio de Transportes


221


NA


Microsoft Word

Microsoft Excel

i Herramientas

Impresora Teleacutefono Fax Internet

j Frecuencia

Diario

k Conceptos

Solicitud es aquel documento o memorial a traveacutes del cual se solicita algo

a alguien Recopilado de


Conductor Persona autorizada que guiacutea opera maneja y controla un

vehiacuteculo Obtenido del Reglamento de transportes del Instituto Tecnoloacutegico

de Costa Rica


Manejo de la Solicitud del Servicio de Transportes DAII2l1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1 Se recibe las Solicitudes del Servicio de Transporte por medio Encargado(a) de


222

de correspondencia interna Transportes

2

Revisa que las Solicitudes del Servicio de Transportes

cuenten con los datos correspondientes iquestPresenta todos los

datos

Si va al paso 6

No continua

Encargado(a) de

Transportes

3 Se devuelve a la dependencia solicitante para que elabore

Solicitud del Servicio de Transportes con los datos faltante

Encargado(a) de

Transportes

4 Elabora la Solicitud del Servicio de Transporte y la enviacutea por

Correspondencia Interna al Encargado(a) de Transportes

Secretaria de la

Dependencia

Solicitante

5 Recibe la Solicitud del Servicio de Transportes y continuacutea con

el paso 2

Encargado(a) de

Transportes

6 Archiva las Solicitudes del Servicio de Transportes de acuerdo

al diacutea de la gira

Encargado(a) de

Transportes

7 Un diacutea antes de la gira se desarchiva la Solicitud original del

Servicio de Transporte

Encargado(a) de

Transportes

8 Firma sella la Solicitud del Servicio de Transporte para

autorizarla

Encargado(a) de

Transportes

9

iquestLa gira sale en horario no laboral

Si continuacutea

No retirar la solicitud del servicio de transportes en la oficina

de transportes y continua en el paso 11

Encargado(a) de

Transportes

10 Se entrega la original de la Solicitud del Servicio de Encargado(a) de


223

Transportes en la casetilla de los Oficiales de Seguridad de la

Sede para que la puedan retirar

Transportes

11 Recoge la solicitud y se dirige a realizar la gira solicitada

Chofer o

funcionario no

chofer

12

Al regreso de la gira se entrega la Solicitud del Servicio de

Transportes al Encargado(a) de Transportes o en el buzoacuten del

Aacuterea de Transportes

Chofer o

funcionario no

chofer

13 Recibe o recoge del buzoacuten la solicitud del servicio de

transporte

Encargado(a) de

Transportes

14

Revisa la solicitud de servicio de transportes iquestEsta correcta

Si pasa al paso 18

No continua el proceso

Encargado(a) de

Transportes

15

Localiza al chofer que realizo la gira y le entrega la Solicitud

del Servicio de Transportes

Encargado(a) de

Transportes

16 Completa los datos faltantes o erroacuteneos en la Solicitud del


Chofer o

funcionario no

chofer

17 Devuelve la Solicitud del Servicio de Transportes al


Chofer o

funcionario no

chofer

18 Recibe y clasifica las Solicitudes del Servicio de Transporte

por centro de costos

Encargado(a) de

Transportes


224

19 Utiliza las de solicitudes del Servicio de Transportes para la

elaboracioacuten del Informe de Reporte de Kilometraje

Encargado(a) de

Transportes

20 Realiza con el informe de kilometraje el Informe de Servicios

de Transporte Interno a la Unidad de Contabilidad en Cartago

Encargado(a) de

Transportes

21


seguir con el proceso en la Unidad de Contabilidad en

Cartago en donde se agrega dicho informe

Encargado(a) de

Transportes

22 Enviacutea por Servicio de Correspondencia Interna a la Unidad de

Contabilidad en Cartago el sobre

Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso





Procedimiento


Transportes

Coacutedigo

DAII2l1Paacutegina 212 a 223

Secretaria de la

Dependencia Solicitante


1 Se recibe las Solicitudes del Servicio de

Transporte por medio de correspondencia interna

2 Revisa que las Solicitudes del Servicio de

Transportes cuenten con los datos

correspondientes iquestPresenta todos los datos

Si va al paso 6

No continua

3 Se devuelve a la dependencia solicitante para

que elabore Solicitud del Servicio de Transportes

con los datos faltante

4 Elabora la Solicitud del Servicio de Transporte y

la enviacutea por Correspondencia Interna al


Chofer o Funcionario No

Chofer



DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

Encargado(a) de

Transportes

Inicio

1

2 6Si

No

3

4

4

1


226

5 Recibe la Solicitud del Servicio de Transportes y


6 Archiva las Solicitudes del Servicio de

Transportes de acuerdo al diacutea de la gira

7 Un diacutea antes de la gira se desarchiva la

Solicitud original del Servicio de Transporte

8 Firma sella la Solicitud del Servicio de

Transporte para autorizarla

9 iquestLa gira sale en horario no laboral

Si continuacutea

No retirar la solicitud del servicio de transportes en

la oficina de transportes y continua en el paso 11

10 Se entrega la original de la Solicitud del

Servicio de Transportes en la casetilla de los

Oficiales de Seguridad de la Sede para que la

puedan retirar

5

6

7

8

9

2

Si

No11

10

2

1


227

11 Recoge la solicitud y se dirige a realizar la gira

solicitada

12 Al regreso de la gira se entrega la Solicitud del

Servicio de Transportes al Encargado(a) de

Transportes o en el buzoacuten del Aacuterea de

Transportes

13 Recibe o recoge del buzoacuten la solicitud del

servicio de transporte

14 Revisa la solicitud de servicio de transportes

iquestEsta correcta

Si pasa al paso 18


15 Localiza al chofer que realizo la gira y le

entrega la Solicitud del Servicio de Transportes

11

12

13

Si

No

1814

15

9

2

3


228

16 Completa los datos faltantes o erroacuteneos en la


17 Devuelve la Solicitud del Servicio de

Transportes al Encargado(a) de Transportes

18 Recibe y clasifica las Solicitudes del Servicio

de Transporte por centro de costos

19 Utiliza las de solicitudes del Servicio de

Transportes para la elaboracioacuten del Informe de

Reporte de Kilometraje

20 Realiza con el informe de kilometraje el

Informe de Servicios de Transporte Interno a la


16

17

18

19

20

14

3

4


229

21 Etiqueta un sobre con los datos del funcionario


de Contabilidad en Cartago en donde se agrega

dicho informe

22 Enviacutea por Servicio de Correspondencia Interna

a la Unidad de Contabilidad en Cartago el sobre





Fin

21

22

4

n Indicadores

Cantidad de Solicitudes del Servicio de Transportes realizadas a la semana

o Observacioacuten

Falta en la capacidad para atender a la Comunidad Institucional debido a que la

demanda diaria del servicio de transportes es mayor a la que se puede atender

p Anexo


231


DAII2m1 231 a 260


1 1


Realizacioacuten del Cambio de Aceite y Reciclaje de los mismos a los Vehiacuteculos Institucionales Noviembre 2010





Tabla de contenido



c Alcance 232

d Responsables 232





i Herramientas 234

j Frecuencia 234

k Conceptos 234


m Indicadores 243

n Anexos 259


232

13 Realizacioacuten del Cambio de Aceite y Reciclaje del mismo a los Vehiacuteculos Institucionales

a Introduccioacuten

Este procedimiento busca identificar todo el procedimiento que incurre un Vehiacuteculo

Institucional a la hora de realizar un cambio de aceite y el destino final del mismo

El aceite es cambiado en lugares autorizados por el Aacuterea de Transportes de la

Sede Regional del Instituto Tecnoloacutegico de Costa Rica o en las mismas agencias

en donde se adquirioacute el vehiacuteculo Este al final es recolectado por Geocycle una

empresa de la firma Holcim Costa Rica la cual se encarga de recolectar este

producto para alimentar las calderas de Holcim al utilizarlo como combustible

alternativo al procesarlo en el horno de cemento a 2600ordm centiacutegrados lo que

reduce el nivel de contaminacioacuten estando por debajo de los estaacutendares

mundiales siendo un proceso compatible y certificado


Proporcionar un ambiente maacutes agradable en pro del medio ambiente al reciclar

los aceites utilizados por los vehiacuteculos pertenecientes al plantel de transportes del

Instituto Tecnoloacutegico de Costa Rica Sede Regional San Carlos

c Alcance

Incluye el toda el Aacuterea de Transportes Departamento Administrativo la Unidad de

Gestioacuten Financiera y Administracioacuten de Bienes e Instituciones externas

d Responsables


Chofer


Director(a) del Departamento Administrativa


233

Encargado(a) del Taller o Agencia

Secretaria(o) del Taller o Agencia




Programa de Gestioacuten Ambiental de la Sede

Art 19 del Reglamento de Operacioacuten de Fondos Fijos de Caja Chica

El cambio de aceite se realizara cada 5000 kiloacutemetros a todos los

vehiacuteculos que cumplan con esa distancia

Los vehiacuteculos que se encuentre en garantiacutea debe realizar el cambio de

aceite en la agencia o en los talleres autorizados por las mismas

Solo se podraacute ir a talleres autorizados por el Aacuterea de Transportes a realizar

el cambio de aceite

Todas las facturas presentadas al Encargado(a) del Aacuterea de Transporte

deben entregarse al Encargado(a) de Proveeduriacutea


Solicitud de Servicios de Transportes Ver anexo 1

Comprobante Exoneracioacuten de Impuestos Compra por Caja Chica Ver anexo 2


Factura Ver anexo 3



234

Excel

i Herramientas

Impresora computadora teleacutefono internet fax ampo

j Frecuencia

NA

k Conceptos

Aceite son mezclas liacutequidas de color amarillento que provienen del

petroacuteleo crudo o de sustancias vegetales (en estos casos se habla de

biodiesel o biocombustibles) Obtenido de httpdefiniciondeaceite

Reciclaje de aceite Reutilizacioacuten del aceite para otra actividad

Kilometraje Total de los kiloacutemetros recorridos por un vehiacuteculo en cierto

tiempo Obtenido en httpwwwwordreferencecomdefinicionkilometraje

Carter Pieza que encierra el motor por su parte inferior y sirve para

recoger el aceite utilizado en la lubricacioacuten del motor Obtenido de

httpmotorterraesinformacion-utilidadesdiccionario-

motordefinicioncfmid=181


Realizacioacuten del Cambio de Aceite y Reciclaje del mismo a los Vehiacuteculos Institucionales

DAII2m1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado


235

1

Revisando los expedientes vehiculares o el kilometraje de los

vehiacuteculos para conocer en queacute momento un vehiacuteculo tiene

que realizar el cambio de aceite

Encargado(a) de

Transportes

2

iquestLe corresponde a un vehiacuteculo realizar el cambio de aceite


Si continua

Encargado(a) de

Transportes

3

iquestEl vehiacuteculo se encuentra en garantiacutea

Si continua

No va al paso 37

Encargado(a) de

Transportes

4

Llama a la Unidad de Gestioacuten Financiera y Administracioacuten de

Bienes y pregunta en Proveeduriacutea por la Orden de Compras

asignada a la Agencia Vehicular para cubrir la garantiacutea

Encargado(a) de

Transportes

5

Se verifica si existe la Orden de Compra iquestHay Orden de

Compra

Si continua

No se realiza cuando exista una Orden de Compra

destinada para dicha agencia vehicular y continua

Encargado(a) de

Proveeduriacutea

6 Entrega copia de la Orden de Compra a Funcionarios del


Encargado(a) de

Proveeduriacutea

7

Recibe la copia de la Orden de Compra y se dirige a la

Agencia Vehicular o al Taller Autorizado por la Agencia

Vehicular para la realizacioacuten del cambio de aceite

Chofer

8 iquestEl vehiacuteculo es de marca Toyota Chofer


236

Si continua

No va al paso 10

9 Se dirige a la sucursal de la Agencia Vehicular en donde se

presenta la Orden de Compra y retira el aceite Chofer

10

Llega al taller autorizado por la Agencia o al Taller autorizado

por el Aacuterea de Transportes para la realizacioacuten del Cambio de

Aceite

Chofer

11 Estando en el lugar donde se realiza el cambio de aceite se

debe parquear el vehiacuteculo en el lugar designado por el taller Chofer

12 Prepara el equipo de almacenamiento para la recoleccioacuten del

aceite

Encargado del

Taller o Agencia

13 Quita el tapoacuten o tornillo del Carter con el fin de sacar el

aceite ya utilizado en el recipiente de recoleccioacuten

Encargado del

Taller o Agencia

14

Revisan el filtro de aceite iquestNecesitan cambiarse


No sigue en el paso 16

Encargado del

Taller o Agencia

15 Cambia el filtro de aceite por uno nuevo Encargado del

Taller o Agencia

16

iquestEl vehiacuteculo es de diesel

Si continua

No sigue al paso 19

Encargado del

Taller o Agencia

17 Revisan el filtro de diesel iquestNecesita cambiarse

Si continua

Encargado del

Taller o Agencia


237

No va al paso 19

18 Se cambia el filtro de diesel Encargado del

Taller o Agencia

19

Revisa el filtro de aire iquestNecesita cambiarse

Si va al paso 21

No continua

Encargado del

Taller o Agencia

20 Sopla el filtro de aire Encargado del

Taller o Agencia

21 Cambia el filtro de aire por uno nuevo Encargado del

Taller o Agencia

22 Coloca el tapoacuten o tornillo del Carter y se retira el recipiente

recolector del aceite quemado

Encargado del

Taller o Agencia

23 Quita la tapa del aceite y vierte el aceite nuevo al motor del

vehiacuteculo

Encargado del

Taller o Agencia

24 Pone la tapa del aceite Encargado del

Taller o Agencia

25

Revisa el vehiacuteculo iquestFunciona correctamente

Si va al paso 27

No continua

Encargado del

Taller o Agencia

26 Chequea y repara alguna deficiencia que se haya omitido en

el proceso

27 Retira el vehiacuteculo de la fosa o lugar designado para el

cambio del aceite y se parquea en el lugar designado

Encargado del

Taller o Agencia


238

28 Completa la calcomaniacutea con los datos del proacuteximo cambio y

se pega en el parabrisas del vehiacuteculo

Encargado del

Taller o Agencia

29 Confecciona la factura con los datos requeridos Secretaria(o) del

Taller

30

Recibe la factura y la revisa que contenga la informacioacuten

necesaria iquestEsta correcta

Si sigue al paso 33

No continua

Chofer

31 Devuelve la factura para que se corrija Chofer

32 Recibe la factura y la vuelve a confeccionar Secretaria(o) del

Taller

33 Entrega la factura Secretaria(o) del

Taller

34 Recibe la factura y la cancela por medio de una Orden de

Compra Chofer

35 Se retira hacia el plantel del ITCR-SSC a dejar el vehiacuteculo

entregar la factura Chofer

36 Recibe la factura y archiva el kilometraje del proacuteximo cambio

de aceite Fin del procedimiento

Encargado(a) de

Transportes

37 Realiza las gestiones para solicitar un vale para cancelar los

servicios recibidos por el taller en donde se realizara el

cambio de aceite

Encargado(a) de

Transportes

38 Enviacutea a un chofer a la Direccioacuten del Departamento

Administrativo donde se autorizaran los vales

Encargado(a) de

Transportes


239

39 Llega a la Direccioacuten del Departamento Administrativo y le

brinda los datos a la Secretaria(o) de dicho Departamento Chofer

40 Confecciona el vale y lo enviacutea a la Direccioacuten del

Departamento Administrativo para que los autorice y los

firme

Secretaria(o) del

Departamento de

Direccioacuten

Administrativo

41 Firma el vale y lo devuelve a la Secretaria(o) del

Departamento de Direccioacuten Administrativo

Director(a)

Administrativa

42

Recibe y entrega el vale al chofer

Secretaria(o) del

Departamento de

Direccioacuten

Administrativo

43 Recibe el vale y se dirige a la Unidad de Gestioacuten Financiera


de solicitud de vales

Chofer

44 Entrega el vale autorizado al Tesorero de la Unidad para que

lo autorice Chofer

45 Recibe y revisa el vale iquestEstaacute correcto

Si continua

No va al paso 40

Tesorero(a)

46 Firma y entrega el vale al Chofer Tesorero(a)

47 Recibe el vale y pasa a la Caja de la Tesoreriacutea donde lo

presenta Chofer

48 Recibe y revisa que el vale tenga las autorizaciones Cajero(a)


240

correspondientes iquestCuenta con las autorizaciones

Si continua

No se devuelve para su correccioacuten y continuacutea

49 Realiza el traacutemite correspondiente para otorgar vales e


firma

Cajero(a)

50 Recibe y firma el recibido del dinero Chofer

51 Devuelve el recibido del dinero Chofer

52 Recibe el recibido del dinero y entrega el comprobante de

exoneracioacuten de impuestos compra de caja chica y el dinero Cajero(a)




momento para llevar el vehiacuteculo al taller Chofer

55 Enviacutea el vehiacuteculo al taller

Encargado(a) de

Transportes

56



Aceite

Chofer




aceite

Encargado del

Taller o Agencia


241



Encargado del

Taller o Agencia

60




Encargado del

Taller o Agencia


Taller o Agencia

62


Si continua

No sigue al paso 64

Encargado del

Taller o Agencia

63

Revisan el filtro de diesel iquestNecesita cambiarse

Si continua

No va al paso 65

Encargado del

Taller o Agencia


Taller o Agencia

65


Si va al paso 67

No continua

Encargado del

Taller o Agencia


Taller o Agencia


Taller o Agencia

68 Coloca el tapoacuten o tornillo del Carter y se retira el recipiente Encargado del


242

recolector del aceite quemado Taller o Agencia


vehiacuteculo

Encargado del

Taller o Agencia


Taller o Agencia

71


Si va al paso 73

No continua

Encargado del Taller o Agencia


el proceso

Encargado del

Taller o Agencia



Encargado del

Taller o Agencia



Encargado del

Taller o Agencia

75 Entrega el Comprobante de Exoneracioacuten de Impuestos

Compra de Caja Chica Chofer


Taller

77



Si sigue al paso 80

No continua

Chofer




243

Taller

80 Cancela la factura en efectivo Chofer

81 Entrega la factura al chofer

Secretaria(o) del

Taller

82 Se dirige hacia el plantel del ITCR-SSC a dejar el vehiacuteculo y


83 Recibe la factura y le agrega al dorso de la factura el monto

en letras y en nuacutemeros ademaacutes se codifica la factura

Encargado(a) de

Transportes

84 Entrega la factura al chofer que solicito el vale para realizar

el cambio de aceite para que la traslade al Director(a) del

Departamento Administrativo para su firma

Encargado(a) de

Transportes

85 Recibe y traslada la factura al Departamento de Direccioacuten

Administrativa Chofer

86 Recibe y firma la factura y la entrega al Chofer

Director(a)

Administrativa

87 Recibe la factura y la traslada a la Caja de Tesoreriacutea para

que realice la liquidacioacuten del vale Chofer

88 Recibe la factura y realiza el traacutemite de liquidacioacuten del vale Cajero(a)

Fin del Proceso





Procedimiento

Responsable

Encargado

de

Transportes

En

ca

rga

do

(a)

de

Tra

nsp

ort

es

En

ca

rga

do

de

Pro

ve

ed

uriacute

a

Ch

ofe

r

Se

cre

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el

De

pa

rta

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En

ca

rga

do

(a)

de

l

Ta

lle

r o

Ag

en

cia

Se

cre

tari

a(o

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el

Ta

lle

r o

Ag

en

cia

Te

so

rero

(a)

de

la

Un

ida

d d

e

Ge

stioacute

n

Fin

an

cie

ra y

Ad

min

istr

acioacute

n d

e

Bie

ne

s

Ca

jero

(a)

Incio de procedimiento

1 Revisando los expedientes vehiculares o el

kilometraje de los vehiacuteculos para conocer en

queacute momento un vehiacuteculo tiene que realizar el

cambio de aceite

2 iquestLe corresponde a un vehiacuteculo realizar el

cambio de aceite


Si continua

3 iquestEl vehiacuteculo se encuentra en garantiacutea

Si continua

No va al paso 29

4 Llama a la Unidad de Gestioacuten Financiera y

Administracioacuten de Bienes y pregunta en

Proveeduriacutea por la Orden de Compras asignada

a la Agencia Vehicular para cubrir la garantiacutea


Realizacioacuten del Cambio de Aceite y Reciclaje del mismo a los Vehiacuteculos

Institucionales

DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

Paacutegina 224 a 253Coacutedigo DAII2m1

1

2

Si

No

3

Si

No

4

37

Inicio

Fin

1


245

5 Se verifica si existe la Orden de Compra

iquestHay Orden de Compra

Si continua

No termina

6 Entrega copia de la Orden de Compra a un

Chofer del Aacuterea de Transportes

7 Recibe la copia de la Orden de Compra y se

dirige a la Agencia Vehicular o al Taller

Autorizado por la Agencia Vehicular para la

realizacioacuten del cambio de aceite

8 iquestEl vehiacuteculo es de marca Toyota

Si continua

No va al paso 10

9 Se dirige a la sucursal de la Agencia

Vehicular en donde se presenta la Orden de

Compra y retira el aceite y filtros

5

5

Si

No

6

7

8 10

Si

No

9

Fin

1

2


246

10 Llega al taller autorizado por la Agencia o al

Taller autorizado por el Aacuterea de Transportes

para la realizacioacuten del Cambio de Aceite

11 Estando en el lugar donde se realiza el

cambio de aceite se debe parquear el vehiacuteculo

en el lugar designado por el taller

12 Prepara el equipo de almacenamiento para

la recoleccioacuten del aceite

13 Quita el tapoacuten o tornillo del Carter con el fin

de sacar el aceite ya utilizado en el recipiente

de recoleccioacuten

14 Revisan el filtro de aceite iquestNecesitan

cambiarse



15 Cambia el filtro de aceite por uno nuevo

10

11

Si

12

13

No14 16

15

8

2

3


247

16 iquestEl vehiacuteculo es de diesel

Si continua

No sigue al paso 18

17 Revisan el filtro de diesel iquestNecesita

cambiarse

Si continua

No va al paso 19

18 Cambia el filtro de diesel

19 Revisa el filtro de aire iquestNecesita

cambiarse

Si va al paso 21

No continua

20 Sopla el filtro de aire

21 Cambia el filtro de aire por uno nuevo

No

Si

No

No

Si

16

18

20

21

18

17 19

19 21

14

Si

16

19

3

4


248

22 Coloca el tapoacuten o tornillo del carter y se

retira el recipiente recolector del aceite

quemado

23Quita la tapa del aceite y vierte el aceite

nuevo al motor del vehiacuteculo

24 Pone la tapa del aceite

25 Revisa el vehiacuteculo iquestFunciona

correctamente

Si va al paso 27

No continua

26 Chequea y repara alguna deficiencia que se

haya omitido en el proceso

27 Retira el vehiacuteculo de la fosa o lugar

designado para el cambio del aceite y se

parquea en el lugar designado

28 Completa la calcomaniacutea con los datos del

proacuteximo cambio y se pega en el parabrisas del

vehiacuteculo

22

23

24

No

Si25 27

26

27

28

28

25

4

5


249

29 Confecciona la factura con los datos

requeridos

30 Recibe la factura y la revisa que contenga

la informacioacuten necesaria iquestEsta correcta

Si sigue al paso 33

No continua

31 Devuelve la factura para que se corrija

32 Recibe la factura y la vuelve a

confeccionar


34 Recibe la factura y la cancela por medio de

una Orden de Compra

29

No

Si3330

31

32

32

33

34

30

5

6


250

35 Se retira hacia el plantel del ITCR-SSC a

dejar el vehiacuteculo y entregar la factura

36 Recibe la factura y archiva el kilometraje

del proacuteximo cambio de aceite Fin del

procedimiento


para cancelar los servicios recibidos por el taller

en donde se realizara el cambio de aceite

38 Enviacutea a un chofer a la Direccioacuten del

Departamento Administrativo donde se

autorizaran los vales

39 Llega a la Direccioacuten del Departamento

Administrativo y le brinda los datos a la

Secretaria(o) de dicho Departamento

40 Confecciona el vale y lo enviacutea a la

Direccioacuten del Departamento Administrativo

para que los autorice y los firme

35

36

37

38

39

40

40

Fin

3

45

6

7


251


Secretaria(o) del Departamento de Direccioacuten

Administrativo




para el traacutemite correspondiente de solicitud de

vales

44 Entrega el vale autorizado al Tesorero de la

Unidad para que lo autorice


Si continua

No va al paso 40

46 Firma la autorizacioacuten y entrega el vale al

Chofer

41

41

42

43

44

40

Si

No45

46

7

8


252

47 Recibe vale y pasa a la Caja de la Tesoreriacutea

donde lo presenta

48 Recibe y revisa que el vale tenga las

autorizaciones correspondientes iquestCuenta con

las autorizaciones

Si continua

No devuelve para su correccioacuten y continua


otorgar vales e imprime el recibo de dinero y lo

entrega al chofer para su firma

50 Recibe y firma el recibido del dinero

51Devuelve el recibido del dinero

52 Recibe el recibido del dinero y entrega el


compra de caja chica y el dinero

47

48

No

Si

48

49

50

50

51

52

48

8

9


253



chica


se le indicara el momento para llevar el vehiacuteculo

al taller


56 Llega al taller autorizado por el Aacuterea de

Transportes para la realizacioacuten del cambio de

aceite








de recoleccioacuten

53

54

55

56

57

58

59

9

10


254


cambiarse





Si continua

No sigue al paso 64


cambiarse

Si continua

No va al paso 65

64 Se cambia el filtro de diesel


cambiarse

Si va al paso 21

No continua

No60

Si

61

62

64

60

62

62No

Si

65No

Si

63

No

Si

6765

60

62

63

10

11


255





quemado

69 Quita la tapa del aceite y vierte el aceite




correctamente

Si va al paso 73

No continua



66

67

68

69

70

No

Si71

72

73

11

12


256






vehiacuteculo

75 Entrega el Comprobante de Exoneracioacuten de

Impuestos Compra de Caja Chica


requeridos



Si sigue al paso 80

No continua


73

74

74

76

77 79No

Si

78

75

71

12

13


257


confeccionar

80 Cancela la factura en efectivo


82 Se dirige hacia el plantel del ITCR-SSC a


83 Recibe la factura y le agrega al dorso de la

factura el monto en letras y en nuacutemeros

ademaacutes se codifica la factura

84 Entrega la factura al chofer que solicito el

vale para realizar el cambio de aceite para que

la traslade al Director(a) del Departamento

Administrativo para su firma

79

79

80

81

82

83

83

84

77

13

14


258

85 Recibe y traslada la factura al

Departamento de Direccioacuten Administrativa

86 Recibe y firma la factura y la entrega al

Chofer

87 Recibe la factura y la traslada a la Caja de

Tesoreriacutea para que realice la liquidacioacuten del

vale

88 Recibe la factura y realiza el traacutemite de

liquidacioacuten del vale





85

85

86

87

88

Fin

14

n Indicadores

Cantidad de vehiacuteculos que se le realizan cambio de aceite al antildeo

o Anexos




260

Anexo 3 Facturas


261


DAII2n1 261 a 276


1 1


Realizacioacuten del Cambio de Llantas y el Reciclaje de las Mismas en los Vehiacuteculos Institucionales Noviembre 2010





Tabla de Contenido



cAlcance 262

dResponsables 262



aDocumentos Externos 263


i Herramientas 263

j Frecuencia 263

k Conceptos 263


nIndicadores 270

oAnexos 276


262

14 Realizacioacuten del cambio de las Llantas y el Reciclaje de las mismas en los Vehiacuteculos Institucionales

a Introduccioacuten

Este procedimiento identifica como se hace para realizar el cambio de las llantas

de los vehiacuteculos institucionales y que se hacen con ellas despueacutes de desecharlas


Ayudar al medio ambiente a poder escoger una opcioacuten adecuada para el manejo

de las llantas utilizadas

c Alcance

Aplica para el Aacuterea de Transportes Unidad de Gestioacuten Financiera y

Administracioacuten de Bienes y empresas externas (Talleres o agencias Geocycle y

Holcim)

d Responsables


Chofer


Secretaria(o) del Departamento Administrativo

Tesorero de la Unidad de Gestioacuten Financiera y Administracioacuten de Bienes

Cajera(o) de Tesoreriacutea

Encargado (a) del Taller

Secretaria(o) del Taller



263


Solo las llanta(s) que sufran alguacuten dantildeo o desperfecto estando en gira se

podraacuten comprar y cambiar donde el chofer del vehiacuteculo asiacute lo establezca

Toda llanta cambiada deben traerse al plantel de transportes del ITCR Sede

Regional San Carlos

Reglamento Sobre Llantas de Desecho Publicado en La Gaceta No 92 del

15 de mayo de 2007




NA

a Documentos Externos

Factura de compra de llanta(s)

Factura de cambio de llanta(s) Ver anexo 1


NA

i Herramientas

Teleacutefono Computadora Internet Impresora

j Frecuencia

NA

k Conceptos


264

Llanta Pieza de caucho con caacutemara de aire o sin ella que se monta sobre

el aro de cualquier tipo de vehiacuteculo Obtenido del Reglamento Sobre

Llantas de Desecho

Llanta Usada Llanta que ha sido empleada para rodamiento sobre

cualquier superficie por parte de personas fiacutesicas o juriacutedicas en vehiacuteculos o

equipos y que su propietario decide sustituir Obtenido del Reglamento

Sobre Llantas de Desecho

Reciclaje Reciclar es el proceso mediante el cual productos de desecho

son nuevamente utilizados Obtenido de

httpwwweducarednetconcurso586reciclajehtm


Realizacioacuten del Cambio de Llantas y Reciclaje de las mismas en los Vehiacuteculos Institucionales

DAII2n1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1

Deben estar revisando las llantas de los vehiacuteculos iquestEstaacuten

las llantas de un vehiacuteculo en buen estado

Si termina el proceso

No continua

Choferes

2 Se le comunica al Encargado(a) de Transportes para tome

una decisioacuten al respecto Choferes

3

Revisa la llanta(s) y corrobora que esteacuten en mal estado o no

son aptas para circular iquestEstaacuten en buen estado las llantas

No continuacutea

Encargado(a) de

Transportes


265


4 Autoriza el cambio de llanta(s) Encargado(a) de

Transportes

5

iquestHay llanta(s) disponible(s) para el vehiacuteculo en la bodega de

Transportes

Si va al paso 20

No continua

Encargado(a) de

Transportes

6

Se procede a realizar los traacutemites para realizar la compra de

la llanta(s) en un lugar determinado por el Aacuterea de

Transportes para lo cual se solicita un vale

Encargado(a) de

Transportes


Administrativo donde se autorizara un vale

Encargado(a) de

Transportes

8

Llega a Direccioacuten del Departamento Administrativo y le

brinda los datos a la Secretaria(o) de la Direccioacuten del

Departamento Administrativo

Chofer


Departamento Administrativo para que lo autorice y lo firme

Secretaria de

Direccioacuten

Administrativa



Director(a)

Administrativa


Secretaria de

Direccioacuten

Administrativa

12 Recibe el vale y se dirige a la Unidad de Gestioacuten Financiera Chofer


266

y Administracioacuten de Bienes

13 Entrega el vale ya autorizado al Tesorero de la Unidad para

que lo autorice Chofer

14

Revisa el vale iquestEstaacute correcto

Si continua

No se devuelve al paso 9 y continuacutea

Tesorero(a)

15 Entrega el vale al chofer Tesorero(a)


presenta Chofer

17

Revisa que el vale tenga las autorizaciones


Si Continua

No lo devuelve para que complete las autoridades y

continuacutea con el paso 13

Cajero(a)

18


imprime el recibo del dinero y lo entrega al chofer para su

firma

Cajero(a)





momento para ir a realizar el cambio de las llantas Chofer

22 Se programa a un chofer y se enviacutea el vehiacuteculo al

establecimiento designado ya sea con las llantas o con el Encargado(a) de


267

efectivo para realizar la compra e instalacioacuten de las llanta Transportes

23 Lleva el vehiacuteculo al establecimiento establecido por el Aacuterea

de Transportes para el cambio de las llantas Chofer

24 Parque el vehiacuteculo en el lugar correspondiente Chofer

25 Retira la(s) llanta(s) usadas y le coloca la(s) nueva(s) Encargado del

Taller

26 Una vez realizado el cambio de llanta(s) solicita la factura a

cancelar a la Secretaria del establecimiento Chofer

27 Entrega el dinero y el Comprobante de Exoneracioacuten de

Impuesto Compra de Caja Chica Chofer

28 Confecciona la factura y la entrega al chofer Secretaria del

Taller

29

Recibe la factura y la revisa que esta correcta iquestEsta

Correcta

Si continua

No Se corrige la factura y continuacutea

Chofer

30 Recibe la factura ya corregida y se devuelve al plantel de

Transportes del ITCR-SSC con las llantas usadas Chofer

31 Entrega la factura al Encargado(a) de Transportes Chofer

32 Recibe la factura le escribe el monto en letras y en nuacutemero

en el dorso y su codificacioacuten respectiva

Encargada(o) de

Transportes

33 Devuelve la factura al chofer que solicito el vale para su

liquidacioacuten

Encargada(o) de

Transportes


268

34 Recibe la factura y la presenta en la caja de Tesoreriacutea para

que se realice el traacutemite de liquidacioacuten del vale Chofer

35 Presenta la factura a Caja para la liquidacioacuten del vale Cajero(a)

36 Las llantas usadas se guardan en la bodega de Transportes Chofer

37

Una vez teniendo una cantidad considerable de llantas

usadas se toma la decisioacuten de llevarlas al establecimiento

respectivo para que las reciclen

Encargado(a) de

Transportes

38 Enviacutea a un chofer a dejar las llantas usadas al

establecimiento respectivo

Encargado(a) de

Transportes

39 Traslada las llantas usadas al establecimiento respectivo Chofer

40 Recibe las llantas usadas y las entrega a la empresa

Geocycle una firma de Holcim para que las reciclen

Encargado del

Establecimiento

Fin del proceso





Procedimiento

Responsable

Encargado

de

Transportes

Chofe

res

Encarg

ado(a

) de

Tra

nsport

es

Secre

tari

a(o

) de

Dir

eccioacute

n

Adm

inis

trativa

Dir

ecto

r(a)

del

Depart

am

ento

Adm

inis

trativo

Te

so

rero

(a)

de

la

Un

ida

d d

e

Ge

stioacute

n

Fin

an

cie

ra y

Ad

min

istr

acioacute

n d

e

Bie

ne

s

Caje

ro(a

)

Encarg

ado d

el

Talle

r

Secre

tari

a d

el

Talle

r


1 Deben estar revisando las llantas de los

vehiacuteculos iquestEstaacuten las llantas de un vehiacuteculo en

buen estado


No continua

2 Se le comunica al Encargado(a) de

Transportes para tome una decisioacuten al respecto

3 Revisa la llanta(s) y corrobora que esteacuten en

mal estado o no son aptas para circular iquestEstaacuten

en buen estado las llantas

No continuacutea


4 Autoriza el cambio de llanta(s)


Realizacioacuten del Cambio de Llantas y Reciclaje de las mismas en los Vehiacuteculos

Institucionales

Coacutedigo DAII2n1 Paacutegina 254 a 269

DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

1

1Si

No

3Si

No

4

2

Inicio

Fin

Fin

1


270

5 iquestHay llanta(s) disponible(s) para el vehiacuteculo

en la bodega de Transportes

Si va al paso 20

No continua

6 Se procede a realizar los traacutemites para

realizar la compra de la llanta(s) en un lugar

determinado por el Aacuterea de Transportes para

lo cual se solicita un vale



autorizara un vale

8 Llega a Direccioacuten del Departamento


Secretaria(o) de la Direccioacuten del Departamento

Administrativo

9 Confecciona el vale y lo enviacutea a la Direccioacuten

del Departamento Administrativo para que lo

autorice y lo firme

5

Si

No

6

7

9

22

8

9

1

2


271



Administrativo




13 Entrega el vale ya autorizado al Tesorero de

la Unidad para que lo autorice

14 Revisa el vale iquestEstaacute correcto

Si continua



11

Si

12

No14 16

15

14

10

10

13

17

2

3


272

16 Recibe el vale y pasa a la Caja de la

Tesoreriacutea donde lo presenta

17 Revisa que el vale tenga las autorizaciones

correspondientes iquestCuenta con las

autorizaciones

Si Continua

No lo devuelve para que complete las

autoridades y continua con el paso 13


otorgar el vale e imprime el recibo del dinero y





chica

Si

No

18

19

20

17

16

19

14

13

3

4


273


se le indicara el momento para ir a realizar el

cambio de las llantas

22 Se programa a un chofer y se enviacutea el

vehiacuteculo al establecimiento designado ya sea

con las llantas o con el efectivo para realizar la

compra e instalacioacuten de las llanta

23 Lleva el vehiacuteculo al establecimiento

establecido por el Aacuterea de Transportes para el


24 Parque el vehiacuteculo en el lugar

correspondiente

25 Retira la(s) llanta(s) usadas y le coloca la(s)

nueva(s)

26 Una vez realizado el cambio de llanta(s)

solicita la factura a cancelar a la Secretaria del

establecimiento

21

22

23

24

25

26

5

4

5


274

27 Entrega el dinero y el Comprobante de

Exoneracioacuten de Impuesto Compra de Caja

Chica

28 Confecciona la factura y la entrega al

chofer

29 Recibe la factura y la revisa que este

correcta iquestEsta Correcta

Si continua


30 Recibe la factura ya corregida y se

devuelve al plantel de Transportes del ITCR-

SSC con las llantas usadas

31 Entrega la factura al Encargado(a) de

Transportes

32 Recibe la factura le escribe el monto en

letras y en nuacutemero en el dorso y su codificacioacuten

respectiva

27

28

28

30

Si

29

31

32

32

29

No29

5

6


275

33 Devuelve la factura al chofer que solicito el

vale para su liquidacioacuten

34 Recibe la factura y la presenta en la caja de

Tesoreriacutea para que se realice el traacutemite de


35 Presenta la factura a Caja para la


36 Las llantas usadas se guardan en la bodega

de Transportes

37Una vez teniendo una cantidad considerable

de llantas usadas se toma la decisioacuten de

llevarlas al establecimiento respectivo para que

las reciclen

38 Enviacutea a un chofer a dejar las llantas usadas

al establecimiento respectivo

39 Traslada las llantas usadas al


40 Recibe las llantas usadas y las entrega a la

empresa Geocycle una firma de Holcim para

que las reciclen





33

34

35

36

37

38

39

40

Fin

6

n Indicadores

Cantidad de llantas desechadas

Cantidad de llantas recicladas

o Anexos

Anexo 1 Factura de cambio de llantas


277


DAII2ntilde1 277 a 301


1 1


Manejo del Mantenimiento Preventivo de los Vehiacuteculos Institucionales con o sin Garantiacutea Noviembre 2010





Tabla de Contenido



c Alcance 278

d Responsables 278





i Herramientas 279

j Frecuencia 280

k Conceptos 280



n Indicadores 289

o Anexos 300


278

15 Mantenimiento Preventivo de los vehiacuteculos Institucionales con o sin Garantiacutea

a Introduccioacuten

Este procedimiento se distingue porque brinda los pasos a seguir para realizar el

Mantenimiento Preventivo de los vehiacuteculos Institucionales


Brindar un mantenimiento adecuado a los vehiacuteculos con el fin de asegurar su

adecuado funcionamiento

c Alcance

Toda el Aacuterea de Transportes y empresas externas (Agencias vehiculares talleres

autorizados por el Aacuterea de Transportes)

d Responsables

o Encargado(a) de Transportes

o Chofer

o Tesorero de la Unidad de Gestioacuten Financiera y Administracioacuten de Bienes

o Cajero(a) de Tesoreriacutea

o Secretaria(o) del Departamento de Direccioacuten Administrativa

o Director(a) del Departamento de Direccioacuten Administrativa

o Encargado(a) del Taller

o Secretaria(o) del Taller


279


Normativa 31602 del manual sobre normas teacutecnicas de control interno

relativas al control sobre el uso y mantenimiento de vehiacuteculos emitido por


Artiacuteculo 8 inciso c y f del Reglamento de Transportes del Instituto

Tecnoloacutegico de Costa Rica

Cada 10000 kiloacutemetros se realizan los mantenimientos preventivos de los

vehiacuteculos

Vehiacuteculos con garantiacuteas tendraacuten que ir a su respectiva Agencia o Talleres

autorizados para realizar el mantenimiento Los vehiacuteculos sin garantiacuteas

seraacuten enviados a talleres de la zona autorizados por el Aacuterea de

Transportes para realizar el mantenimiento preventivo




Orden de compra Ver anexo 1


Factura de mantenimiento preventivo del vehiacuteculo Ver anexo 2

Reporte Teacutecnico Ver anexo 3


NA

i Herramientas



280

j Frecuencia

NA

k Conceptos

Mantenimiento accioacuten eficaz para mejorar aspectos operativos relevantes

de un establecimiento tales como funcionalidad seguridad productividad

confort imagen corporativa salubridad e higiene

Mantenimiento preventivo Es aquel que se hace con anticipacioacuten y de

manera programada con el fin de evitar desperfectos


Mantenimiento Preventivo de los Vehiacuteculos con o sin garantiacutea

DAII2ntilde1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1

Revisa continuamente el kilometraje de los vehiacuteculos para

conocer el momento que se tendraacute que enviar un vehiacuteculo a

mantenimiento

Encargado(a) de

Transportes

2

iquestRequiere ir un vehiacuteculo a mantenimiento

Si continuacutea


Encargado(a) de

Transportes

3

Revisa si el vehiacuteculo estaacute en garantiacutea iquestEstaacute en garantiacutea

Si continua

No va al paso 29

Encargado(a) de

Transportes

4 Llama a la Unidad de Gestioacuten Financiera y Administracioacuten de Encargado(a) de


281



Transportes

5


Compra

Si continua

No una Orden de Compra para la agencia respectiva y

continua

Encargado(a) de

Proveeduriacutea



Encargado(a) de

Proveeduriacutea

7 Recibe la copia de la Orden de Compra Chofer

8 Se solicita una cita en la Agencia o Taller Autorizado por la

agencia para realizar dicho mantenimiento

Encargado(a) de

Transportes

9 Programa a un chofer para que lleve el vehiacuteculo a

mantenimiento

Encargado(a) de

Transportes

10 Enviacutea el vehiacuteculo al Taller o Agencia designado para

realiacutezale su respectivo mantenimiento

Encargado(a) de

Transportes

11 Lleva el vehiacuteculo a la Agencia o Taller designado Chofer

12 Llega a la Agencia o Taller se presenta ante el Encargado

del Taller o Agencia y espera hasta que sea atendido Chofer

13

Atiende al chofer del vehiacuteculo le toma datos del vehiacuteculo e

introduce el vehiacuteculo en el lugar donde le daraacuten el

mantenimiento preventivo

Encargado del

Taller

14 Espera hasta que sea entregado el vehiacuteculo Chofer


282

15 Realiza una revisioacuten general al vehiacuteculo y le comunica al

chofer cuando lo puede retirar

Encargado del

Taller

16 Concluida la revisioacuten entrega un Reporte Teacutecnico de la

inspeccioacuten ajuste o reparacioacuten del vehiacuteculo al chofer

Encargado del

Taller

17 Recibe el reporte teacutecnico y presenta la orden de compra Chofer

18 Recibe la orden de compra Secretaria(o) del

Taller o Agencia

19 Confecciona la factura con los datos correspondiente al

servicio brindado

Secretaria(o) del

Taller o Agencia

20 Entrega la factura al chofer Secretaria(o) del

Taller o Agencia

21

Recibe la factura iquestPresenta los datos requeridos

Si va al paso 25

No continua

Chofer

22 Se devuelve la factura para su correccioacuten Chofer

23 Recibe la factura y la corrige Secretaria(o) del

Taller o Agencia


Taller o Agencia

25 Recibe la factura Chofer

26 Retira el vehiacuteculo y se regresa al plantel vehicular del ITCR-

SSC Chofer


283

27 Al llegar al plantel entrega la factura y el Reporte Teacutecnico al

Encargado(a) de Transportes Chofer

28 Recibe la factura y el Reporte Teacutecnico y los archiva Fin del

Procedimiento

Encargado(a) de

Transportes


servicios recibidos por el taller en donde se realizara


Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes





firme

Secretaria(o) del

Departamento de

Direccioacuten

Administrativo



Director(a)

Administrativa

34

Entrega el vale al chofer

Secretaria(o) del

Departamento de

Direccioacuten

Administrativo




Chofer

36 Entrega el vale autorizado al Tesorero de la Unidad para que Chofer


284

lo autorice


Si continua


Tesorero(a)

38 Entrega el vale al Chofer Tesorero(a)

39 Recibe los vales y pasa a la Caja de la Tesoreriacutea donde

presentan los vales Chofer

40 Recibe y revisa que el vale tenga las autorizaciones


Si continua

No lo devuelve para que complete las autorizaciones y


Cajero(a)



firma

Cajero(a)


43 Devuelve el recibido del dinero al cajero(a) Chofer





46 Se traslada al Aacuterea de Transportes donde se le indicara en



285


mantenimiento

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes




51




Encargado del

Taller




Encargado del

Taller



Encargado del

Taller

55 Recibe el reporte teacutecnico Chofer




Taller

58



Si va al paso 61

Chofer


286

No continua


60 Recibe la factura y la corrige o la vuelve a confeccionar Secretaria(o) del

Taller



Taller



64 Recibe la factura y le agrega al dorso de la misma el monto


Encargado(a) de

Transportes

65

Entrega la factura al chofer que solicito el vale para realizar



Encargado(a) de

Transportes



67 Recibe y firma la factura y la entrega al Chofer Director(a)

Administrativa




Fin del proceso





287


Procedimiento

Responsable

Encargado

de

Transportes

Encarg

ado d

e

Tra

nsport

es

Encarg

ado(a

) de

Pro

veeduriacute

a

Chofe

r

Encarg

ado(a

) del

Talle

r

Secre

tari

a(o

) de la

Agencia

o T

alle

r

Secre

tari

a(o

) del

Depart

am

ento

de

Dir

eccioacute

n

Adm

inis

trativa

Dir

ecto

r(a)

del

Depart

am

ento

de

Dir

eccioacute

n

Adm

inis

trativa

Tesore

ro

Caje

ro


1 Revisa continuamente el kilometraje de los

vehiacuteculos para conocer el momento que se

tendraacute que enviar un vehiacuteculo a mantenimiento

2 iquestRequiere ir un vehiacuteculo a mantenimiento

Si continuacutea


3 Revisa si el vehiacuteculo estaacute en garantiacutea iquestEstaacute

en garantiacutea

Si continua

No va al paso 29






Mantenimiento Preventivo de los Vehiacuteculos Institucionales Con o Sin Garantiacutea


DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

1

3

Si

No

4

Inicio

2

No

Si

Fin

29

1


289



Si continua

No una Orden de Compra para la agencia

respectiva y continua

6 Entrega copia de la Orden de Compra a

Funcionarios del Aacuterea de Transportes

7 Recibe la copia de la Orden de Compra

8 Se solicita una cita en la Agencia o Taller

Autorizado por la agencia para realizar dicho

mantenimiento

9 Programa a un chofer para que lleve el

vehiacuteculo a mantenimiento

10 Enviacutea el vehiacuteculo al Taller o Agencia

designado para realiacutezale su respectivo

mantenimiento

5

Si

No

6

7

9

8

10

5

1

2


290

11 Lleva el vehiacuteculo a la Agencia o Taller

designado

12 Llega a la Agencia o Taller se presenta

ante el Encargado del Taller o Agencia y

espera hasta que sea atendido

13 Atiende al chofer del vehiacuteculo le toma

datos del vehiacuteculo e introduce el vehiacuteculo en el

lugar donde le daraacuten el mantenimiento

preventivo

14 Espera hasta que sea entregado el vehiacuteculo

15 Realiza una revisioacuten general al vehiacuteculo y le

comunica al chofer cuando lo puede retirar

16 Concluida la revisioacuten entrega un Reporte

Teacutecnico de la inspeccioacuten ajuste o reparacioacuten

del vehiacuteculo al chofer

11

12

15

14

13

16

40

2

3


291

17 Recibe el reporte teacutecnico y presenta la

orden de compra

18 Recibe la orden de compra


correspondiente al servicio brindado


21 Recibe la factura iquestPresenta los datos

requeridos

Si va al paso 25

No continua

22 Se devuelve la factura para su correccioacuten

23 Recibe la factura y la corrige

Si

20

22

23

17

18

No

Si21 25

23

19

3

4


292


25 Recibe la factura

26 Retira el vehiacuteculo y se regresa al plantel

vehicular del ITCR-SSC

27 Al llegar al plantel entrega la factura y el

Reporte Teacutecnico al Encargado(a) de

Transportes

28 Recibe la factura y el Reporte Teacutecnico y los

archiva Fin del Procedimiento



en donde se realizara mantenimiento preventivo

24

25

26

27

28

29

21

Fin

3

4

5


293












Administrativo





vales



30

31

32

33

34

35

36

32

33

37

5

6


294


Si continua

Nose devuelve al paso 31

38 Entrega el vale al Chofer

39 Recibe los vales y pasa a la Caja de la

Tesoreriacutea donde presentan los vales



las autorizaciones

Si continua


autorizaciones y continuacutea con el paso 13





43 Devuelve el recibido del dinero al cajero(a)

38

39

37No

Si

31

40No

Si

13

41

42

43

42

6

7


295






chica


se le indicara en momento para llevar el

vehiacuteculo al taller





mantenimiento

44

45

46

47

48

7

8


296


designado







preventivo







49

50

51

52

53

54

8

9


297

55 Recibe el reporte teacutecnico




requeridos



Si va al paso 61

No continua


60 Recibe la factura y la corrige o la vuelve a

confeccionar

55

56

57

6158Si

No

59

60

60

9

10


298






misma el monto en letras y en nuacutemeros ademaacutes

se codifica la factura







61

62

63

64

64

65

66

58

10

11


299


Chofer



vale







Fin

67

67

68

69

11

n Indicadores

Cantidad de veces que se realizan mantenimientos preventivos al antildeo

Nuacutemeros de talleres autorizados para realizar el mantenimiento preventivo

o Anexos

Anexo 1 Orden de Compra


301

Anexo 2 Factura


302

Anexo 3 Reporte teacutecnico


303


DAII2o1 203 a 315


1 1


Realizacioacuten de Viaacuteticos a Choferes Noviembre 2010





Tabla de Contenido



c Alcance 304

d Responsables 304





i Herramientas 305

j Frecuencia 305

k Conceptos 305


mIndicadores 308

nAnexos 314


304

16 Realizacioacuten de Viaacuteticos a Choferes

a Introduccioacuten

Este procedimiento se apega a lo establecido por la Contraloriacutea General de la

Repuacuteblica que establece montos para viaacuteticos a funcionarios puacuteblicos de acuerdo

al lugar de destino


Cancelar a los choferes que se les programo giras que clasifican para el pago de

viaacuteticos los montos correspondientes de acuerdo a la normativa que la regula

c Alcance

Incluye el Aacuterea de Transportes y la Unidad de Gestioacuten Financiera y Administracioacuten

de Bienes

d Responsables


o Director(a) del Departamento Administrativo

o Director(a) de Sede



o Choferes


Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Puacuteblicos

Art 16 del Reglamento de Operacioacuten de Fondos de Caja Chica del ITCR



305

Liquidacioacuten de Gastos de Viaje y Transporte emitido por los Choferes Ver Anexo

1

Liquidacioacuten de Gastos de Viaje y Transporte emitido por el Encargado(a) de

Transportes Ver anexo 2


Facturas

Voucher


Excel

i Herramientas

Computadora Impresora Teleacutefono Fax

j Frecuencia

Semanal

k Conceptos

Viaacuteticos Erogaciones por concepto de atencioacuten de hospedaje alimenta-

cioacuten y otros gastos menores relacionados que las instituciones puacuteblicas

reconocen a sus servidores cuando estos deban desplazarse en forma

transitoria de su centro de trabajo a alguacuten lugar del territorio nacional con el

propoacutesito de cumplir con las funciones de su cargo o las sentildealadas en

convenios suscritos entre la institucioacuten y el beneficiario del viaacutetico Obtenido

del Reglamento de gastos de viaje y de transporte para funcionarios

puacuteblicos

Justificantes de Gastos Para el reconocimiento de los gastos de

hospedaje la Administracioacuten requeriraacute del funcionario la presentacioacuten de


306

facturas las cuales deberaacuten ser emitidas a nombre del funcionario que

realiza la gira Obtenido de Reglamento de gastos de viaje y de transporte

para funcionarios puacuteblicos



DAII2o1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1

Presenta el formulario completo de Liquidacioacuten de Gasto de

Viaje y Transporte ademaacutes de las facturas correspondientes

a los gastos de hospedaje alimentacioacuten incurridos en la gira

al Encargado(a) de Transportes

Chofer

2 Recibe el formulario de Liquidacioacuten de Gasto de Viaje y

Transporte y las facturas de gastos incurridos en la gira

Encargado(a) de

Transportes

3

Analiza ambos documentos los cuales deben contar con

todas las caracteriacutesticas necesarias para su tramitacioacuten

iquestEstaacute(n) correcto(s)

Si va al paso 8

No continua

Encargado(a) de

Transportes

4 Se devuelve la(s) factura(s) o el formulario de Liquidacioacuten de

Gasto de Viaje y Transporte al chofer para su correccioacuten

Encargado(a) de

Transportes

5

Recibe la(s) factura(s) y el formulario de Liquidacioacuten de

Gasto de Viaje y Transporte para su correccioacuten para luego

devolverlo al Encargado(a) de Transportes

Chofer

6 Recibe los documentos ya corregidos Encargado(a) de


307

Transportes

7 Codifica las facturas y escribe el monto en letras y en

nuacutemero al dorso de la(s) factura(s)

Encargado(a) de

Transportes

8 Digita los datos en la hoja de Liquidacioacuten de Gasto de

Viaacuteticos y Transporte

Encargado(a) de

Transportes

9 Firma y se sella la hoja de Liquidacioacuten de Gasto de Viaacuteticos

y Transporte

Encargado(a) de

Transportes

10 Entrega la hoja de Liquidacioacuten de Gasto de Viaacuteticos y

Transporte al chofer correspondiente

Encargado(a) de

Transportes

11

Se traslada a Direccioacuten Administrativa en donde se entrega

la hoja de Liquidacioacuten de Gasto de Viaacuteticos y Transporte al


Chofer

12

Revisa la Liquidacioacuten de Gasto de Viaacuteticos y Transporte

iquestEsta Correcta

Si continua

No va al paso 8

Director(a) del

Departamento

Administrativa

13 Firma y se entrega el documento de Liquidacioacuten de Gasto de

Viaacuteticos y Transporte al chofer

Director(a) del

Departamento

Administrativa

14

Recibe la hoja de Liquidacioacuten de Gasto de Viaacuteticos y

Transporte y la traslada a la Tesoreriacutea en la Unidad de


Chofer

15

Entrega la hoja de Liquidacioacuten de Gasto de Viaacuteticos y

Transporte al Tesorero(a) de la Unidad de Gestioacuten

Financiera y Administracioacuten de Bienes para su aprobacioacuten

Chofer


308

16

Revisa que cuente con todos los requisitos que este proceso

requiere iquestEstaacute correcto

Si continua


Tesorero(a)

17 Firma y entrega la hoja de Liquidacioacuten de Gasto de Viaacuteticos

y Transporte al Chofer Tesorero(a)

18


Transporte y pasa a la caja de Tesoreriacutea para su

liquidacioacuten

Chofer

19


Transporte y las facturas correspondientes a la caja en

Tesoreriacutea

Chofer

20

Verifica que contenga la informacioacuten necesaria y sin errores

iquestEsta correcta(s)

Si continua


Cajero(a)

21 Realiza el traacutemite correspondiente e imprime el recibo y lo

entrega al chofer para su firma Cajero(a)

22 Recibe y firma el recibido de dinero Chofer

23 Entrega el efectivo correspondiente Cajero(a)

Fin del Proceso





Procedimiento


Transportes

Coacutedigo

DAII2o1

Cho

fere

s

Enc

arga

do(a

) de

Tran

spor

tes

Dire

ctor

(a) d

el

Dep

arta

men

to

Adm

inis

trativ

o

Teso

rero

(a) d

e la

Uni

dad

de G

estioacute

n

Fina

ncie

ra y

Adm

inis

traci

oacuten d

e

Bie

nes

Caj

ero(

a)


1 Presenta el formulario completo de

Liquidacioacuten de Gasto de Viaje y Transporte

ademaacutes de las facturas correspondientes a los

gastos de hospedaje alimentacioacuten incurridos en

la gira al Encargado(a) de Transportes

2 Recibe el formulario de Liquidacioacuten de Gasto

de Viaje y Transporte y las facturas de gastos

incurridos en la gira

3 Analiza ambos documentos los cuales deben

contar con todas las caracteriacutesticas necesarias

para su tramitacioacuten iquestEstaacute(n) correcto(s)

Si va al paso 8

No continua




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

1

3Si

No

2

Inicio

8

1


310

4 Se devuelve la(s) factura(s) o el formulario

de Liquidacioacuten de Gasto de Viaje y Transporte

al chofer para su correccioacuten

5 Recibe la(s) factura(s) y el formulario de


para su correccioacuten para luego devolverlo al


6 Recibe los documentos ya corregidos

7 Codifica las facturas y escribe el monto en

letras y en nuacutemero al dorso de la(s) factura(s)

8 Digita los datos en la hoja de Liquidacioacuten de

Gasto de Viaacuteticos y Transporte

9 Firma y se sella la hoja de Liquidacioacuten de


4

5

5

6

7

9

3

12

16

20

8

1

2


311

10 Entrega la hoja de Liquidacioacuten de Gasto de


correspondiente

11 Se traslada a Direccioacuten Administrativa en

donde se entrega la hoja de Liquidacioacuten de

Gasto de Viaacuteticos y Transporte al Director(a)


12 Revisa la Liquidacioacuten de Gasto de Viaacuteticos

y Transporte iquestEsta Correcta

Si continua

No va al paso 8

13 Firma y se entrega el documento de

Liquidacioacuten de Gasto de Viaacuteticos y Transporte

al chofer

14 Recibe la hoja de Liquidacioacuten de Gasto de

Viaacuteticos y Transporte y la traslada a la

Tesoreriacutea en la Unidad de Gestioacuten Financiera y


11

14

13

10

12

Si

No8

13

2

3


312


Viaacuteticos y Transporte al Tesorero(a) de la

Unidad de Gestioacuten Financiera y Administracioacuten

de Bienes para su aprobacioacuten

16 Revisa que cuente con todos los requisitos

que este proceso requiere iquestEstaacute correcto

Si continua


17 Firma y entrega la hoja de Liquidacioacuten de

Gasto de Viaacuteticos y Transporte al Chofer


Viaacuteticos y Transporte y pasa a la caja de

Tesoreriacutea para su liquidacioacuten


Viaacuteticos y Transporte y las facturas

correspondientes a la caja en Tesoreriacutea

Si

No

15

8

17

18

16

17

19

3

4


313

20 Verifica que contenga la informacioacuten

necesaria y sin errores


Si continua


21 Realiza el traacutemite correspondiente e

imprime el recibo y lo entrega al chofer para su

firma

22 Recibe y firma el recibido de dinero

23 Entrega el efectivo correspondiente





21

22

23

Fin

8

No

Si

20

22

4

n Indicadores

Monto mensual correspondiente a liquidacioacuten de viaacuteticos

Monto mensual de liquidacioacuten de viaacuteticos por chofer

o Anexos

Anexo 1 Liquidacioacuten de Gastos de Viaje y Transporte emitido por los Choferes

Anexo 2 Liquidacioacuten de Gastos de Viaje y Transporte emitido por el Encargado(a)

de Transportes


315


316


DAII2p1 316 a 326


1 1


Realizacioacuten de Adelanto de Viaacuteticos a Choferes Noviembre 2010





Tabla de Contenido



c Alcance 317

d Responsables 317





i Herramientas 318

j Frecuencia 318

k Conceptos 318



nIndicadores 322

oAnexos 326


317

17 Realizacioacuten de Adelanto de Viaacuteticos a Choferes

a Introduccioacuten

Este procedimiento permite documentar todos los pasos que se requiere seguir

para que un chofer pueda solicitar un adelanto de viatico para la realizacioacuten de

una gira designada


Brindarle un adelanto de dinero al Chofer que se le programe una gira cuyo

destino sea lejos de la Sede y que requiera de dinero para solventar los gastos

que se incurran en la gira como lo son Hospedaje alimentacioacuten peajes

parqueos etc

c Alcance

Alcanza toda el Aacuterea de Transportes la Direccioacuten del Departamento

Administrativo la Tesoreriacutea de la Unidad Gestioacuten Financiera y Administracioacuten de

Bienes

d Responsables


Choferes





Articulo 8 del Reglamento de Gasto de Viaje y Transporte para

Funcionarios Puacuteblicos


318


Autorizacioacuten de Adelantos para Giras Ver anexo 1


Factura


Excel

i Herramientas


j Frecuencia

Cada vez que un chofer requiera un adelanto de viaacuteticos

k Conceptos

Adelanto Por adelanto debe entenderse la suma total estimada para los

gastos de viaje que correspondan al periacuteodo de la gira Obtenido del

Reglamento de gastos de viaje y de transporte para funcionarios puacuteblicos








puacuteblicos

Justificantes de gastos Para el reconocimiento de los gastos de




319




Realizacioacuten de Adelantos de Viaacuteticos a Choferes

DAII2p1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1

Si requiere un adelanto de viaacuteticos le solicita un adelanto de

viaacuteticos al Encargado(a) de Transportes para una

determinada gira

Chofer

2

Brinda los datos necesarios para la confeccioacuten de la

Autorizacioacuten de Adelantos para Giras como nombre y

nuacutemero de cedula del funcionario lugares a visitar el

propoacutesito de la gira fecha de emisioacuten del documento el

periodo estimado del viaje y el monto del adelanto

Chofer

3

Digita los datos emitidos por el chofer para la confeccioacuten de

la Autorizacioacuten de Adelantos para Giras con su respectiva

codificacioacuten

Encargado(a) de

Transportes

4 Imprime el documento ldquoAutorizacioacuten de Adelantos para

Girasrdquo con dos copias y firma

Encargado(a) de

Transportes

5 Archiva una copia del documento ldquoAutorizacioacuten de Adelantos

para Girasrdquo

Encargado(a) de

Transportes

6 Entrega el original y una copia al chofer del documento

ldquoAutorizacioacuten de Adelantos para Girasrdquo

Encargado(a) de

Transportes

7 Recibe el original y una copia del documento ldquoAutorizacioacuten Chofer


320

Adelantos para Girasrdquo

8

Se dirige a la Unidad de Gestioacuten Financiera y Administracioacuten

de Bienes y presenta el documento ldquoAutorizacioacuten de

Adelanto para Girasrdquo al Tesorero de dicha Unidad

Chofer

9

Revisa el documento ldquoAutorizacioacuten de Adelanto para Girasrdquo iquestEsta Correcto

Si continua


Tesorero

10 Autoriza y firma el documento ldquoAutorizacioacuten de Adelanto

para Girasrdquo Tesorero

11 Entrega el documento de ldquoAutorizacioacuten de Adelanto para

Girasrdquo al chofer Tesorero

12 Recibe la ldquoAutorizacioacuten de Adelanto para Girasrdquo y lo

entrega en la caja de Tesoreriacutea Chofer

13

Recibe y revisa que el documento contenga la informacioacuten

requerida iquestEstaacute Correcto

Si continua


Cajero(a)

14 Realiza el traacutemite correspondiente imprime el recibido y lo


15 Firma y devuelve el recibido del dinero Chofer

16 Entrega el dinero del adelanto Cajero(a)

Fin del Proceso





Procedimiento

Responsable Encargado

de

Transportes

Coacutedigo DAII2p1 Paacutegina308 a 318

Cho

fere

s

Enca

rgad

o(a)

de

Tran

spor

tes

Teso

rero

(a) d

e la

Uni

dad

de

Ges

tioacuten

Fina

ncie

ra y

Adm

inis

traci

oacuten

de B

iene

s

Caj

ero(

a)


1 Si requiere un adelanto de viaacuteticos le solicita

un adelanto de viaacuteticos al Encargado(a) de

Transportes para una determinada gira

2 Brinda los datos necesarios para la

confeccioacuten de la Autorizacioacuten de Adelantos

para Giras como nombre y nuacutemero de cedula

del funcionario lugares a visitar el propoacutesito de

la gira fecha de emisioacuten del documento el

periodo estimado del viaje y el monto del

adelanto

3 Digita los datos emitidos por el chofer para la


para Giras con su respectiva codificacioacuten


DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

Realizacioacuten de Adelanto de Viaacuteticos a

Choferes

1

2

Inicio

3

9

13

1


322

4 Imprime el documento ldquoAutorizacioacuten de

Adelantos para Girasrdquo con dos copias y firma

5 Archiva una copia del documento


6 Entrega el original y una copia al chofer del

documento ldquoAutorizacioacuten de Adelantos para

Girasrdquo

7 Recibe el original y una copia del documento

ldquoAutorizacioacuten Adelantos para Girasrdquo

2

6

2

1

4

1

7

2

1

55

1

2


323

8 Se dirige a la Unidad de Gestioacuten Financiera y

Administracioacuten de Bienes y presenta el

documento original de ldquoAutorizacioacuten de

Adelanto para Girasrdquo al Tesorero de dicha

Unidad

9 Revisa el documento ldquoAutorizacioacuten de

Adelanto para Girasrdquo iquestEsta Correcto

Si continua


10 Autoriza y firma el documento

ldquoAutorizacioacuten de Adelanto para Girasrdquo

11 Entrega el documento de ldquoAutorizacioacuten de

Adelanto para Girasrdquo al chofer

3

8

9

8

No

Si

9 3

10

11

2


324

12 Recibe la ldquoAutorizacioacuten de Adelanto para

Girasrdquo y lo entrega en la caja de Tesoreriacutea

13 Recibe y revisa que el documento contenga

la informacioacuten requerida iquestEstaacute Correcto

Si continua


14 Realiza el traacutemite correspondiente imprime

el recibido y lo entrega al chofer para su firma

15 Firma y devuelve el recibido del dinero15

14

13

3

Si

No13

15

12

3

4


325

16 Entrega el dinero del adelanto

17 Recibe el dinero del adelanto





16

Fin

17

4

n Indicadores

Adelantos de viaacuteticos solicitados por chofer al mes

Total de adelantos de viaacuteticos realizados en un mes

o Anexos

Anexo 1 Autorizacioacuten de Adelantos para Giras


327


DAII2q1 327 a 342


1 1


Realizacioacuten de la Liquidacioacuten de Viaacuteticos a Choferes Noviembre 2010





Tabla de Contenido



c Alcance 328

d Responsables 328





i Herramientas 329

j Frecuencia 329

k Conceptos 329



nIndicadores 340

oAnexos 340


328

18 Realizacioacuten de la Liquidacioacuten de Viaacuteticos a Choferes

a Introduccioacuten

En este procedimiento se registra la cancelacioacuten de los adelantos de viaacuteticos o de

los viaacuteticos proporcionados a los choferes


Llevar un control de la liquidacioacuten de los viaacuteticos solicitados para cada una de las

giras realizadas

c Alcance

Incluye toda el Aacuterea de Transportes y la Unidad de Gestioacuten Financiera y


d Responsables


Choferes




Reglamento de Gasto de Viaje y Transporte para Funcionarios Puacuteblicos

emitido por la Contraloriacutea General de la Republica en sus artiacuteculos 8 9 10

11 18 19 21 23 y 24

Para poder liquidar los viaacuteticos anteriormente tuvo que existir un adelanto

de viaacuteticos al chofer encargado de realizar la gira


329

En caso donde no se presente comprobante de hospedaje se reportaraacute

uacutenicamente el monto estipulado por la Contraloriacutea General de la Repuacuteblica


Autorizacioacuten de Adelantos para Giras

Liquidacioacuten de Gastos de Viaje y Transportes (choferes)

Liquidacioacuten de Gastos de Viaje y Transportes (Encargado(a) de Transportes)


Facturas


Microsoft Excel

i Herramientas


j Frecuencia

Semanalmente

k Conceptos




Liquidacioacuten Pago completo de una deuda o de una cuenta Obtenido de

httpesthefreedictionarycomliquidaciC3B3n




330






puacuteblicos








DAII2q1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1

Presenta al Encargado de Transportes el formulario de

Liquidacioacuten de Gastos de Viaje y Transporte Ademaacutes

entrega las facturas

Chofer

2 Recibe el formulario de ldquoLiquidacioacuten de Gastos de Viaje y

Transportesrdquo y las facturas

Encargado(a) de

Transportes

3

Revisa el formulario de ldquoLiquidacioacuten de Gastos de Viaje y

Transportesrdquo y las facturas iquestEstaacuten ambos documentos

Correctas

Si continua

No Se devuelve al chofer para que lo corrija y pasa al paso

Encargado de

Transportes(a)


331

1

4 Escribe en el dorso de la factura el monto en letras y en

nuacutemeros y codificacioacuten

Encargado(a) de

Transportes

5

Ingresa en el sistema los datos necesarios para la

confeccioacuten del documento de liquidacioacuten de gastos de viaje y

transporte y el monto del adelanto otorgado

Encargado(a) de

Transportes

6

Se imprime original y dos copias del documento de

Liquidacioacuten de Gasto de Viaje y Transporte emitido por el


Encargado(a) de

Transportes

7 Firma el original y se archiva una copia del documento de


Encargado(a) de

Transportes

8

Entrega el original y copia del documento de Liquidacioacuten de

Gastos de Viaje y Transporte ademaacutes de las facturas al

chofer

Encargado(a) de

Transportes

9

Recibe el documento de Liquidacioacuten de Gasto de Viaje y

Transporte y traslada el original al Tesorero(a) de la Unidad

de Gestioacuten Financiera y Administracioacuten de Bienes para su

aprobacioacuten

Chofer

10

Recibe y revisa el documento de Gasto de Viaje y

Transporte emitido por el Encargado(a) de Transportes

Tesorero(a)

11

iquestEsta correcto el documento de Gasto de Viaje y Transporte

emitido por el Encargado(a) de Transportes

Si continua

No va al paso 3

Tesorero(a)


332

12 Firma el documento de Gasto de Viaje y Transporte emitido

por el Encargado(a) de Transportes Tesorero(a)

13 Entrega el documento de Liquidacioacuten de Gastos de Viaje y

Transporte al chofer Tesorero(a)

14

Recibe el documento Liquidacioacuten de Gastos de Viaje y

Transporte y pasa a la caja de Tesoreriacutea para que le

realicen la cancelacioacuten de los viaacuteticos

Chofer

15 Recibe y revisa el documento de Liquidacioacuten de Gastos de

Viaje y Transporte Cajero(a)

16

iquestContiene la informacioacuten correspondiente y sin errores

Si continua


Cajero(a)

17

El monto total de los viaacuteticos es mayor que el monto del

adelanto otorgado

Si Continua con el paso 21

No Continua

Cajero(a)

18 Solicita la diferencia de dinero al Chofer Cajero(a)

19 Entrega la diferencia de dinero al Cajero Chofer

20

Recibe el dinero realiza el traacutemite correspondiente e

imprime el original y una copia del recibo y continuacutea con el

paso 22

Cajero(a)

21 Ingresa al sistema y realiza el traacutemite correspondiente El Cajero(a)


333

sistema le imprime dos recibos uno por el monto adelantado

y otro por la diferencia que debe de cancelar

22 Entrega el recibido para la firma correspondiente Cajero(a)

23 Recibe el recibo y lo entrega al cajero(a) Chofer

24 Entrega copia del recibo y el monto restante a cancelar

cuando se requiere Cajero(a)

25 Recibe el dinero y copia del recibo y se retira de la Caja de

Tesoreriacutea Chofer

Fin del Proceso





Procedimiento


Transportes Coacutedigo DAII2q1

Ch

ofe

res

En

ca

rga

do

(a)

de

Tra

nsp

ort

es

Te

so

rero

(a)

de

la

Un

ida

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Ge

stioacute

n

Fin

an

cie

ra y

Ad

min

istr

acioacute

n d

e

Bie

ne

s

Ca

jero

(a)


1 Presenta al Encargado de Transportes el formulario de





3 Revisa el formulario de ldquoLiquidacioacuten de Gastos de Viaje y


Correctas

Si continua


1




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

1

2

Inicio

3

3

Si

No1

11

1


335



5 Ingresa en el sistema los datos necesarios para la



6 Se imprime original y dos copias del documento de





8 Entrega el original y copia del documento de Liquidacioacuten

de Gastos de Viaje y Transporte ademaacutes de las facturas al

chofer

2

1

6

1

8

5

4

16

2

1

77

1

2


336

9 Recibe el documento de Liquidacioacuten de Gasto de Viaje y



aprobacioacuten

10 Recibe y revisa el documento de Gasto de Viaje y


11 iquestEsta correcto el documento de Gasto de Viaje y


Si continua

No va al paso 3

12 Firma el documento de Gasto de Viaje y Transporte


13 Entrega el documento de Liquidacioacuten de Gastos de Viaje

y Transporte al chofer

10

3

Si

No

12

11

13

1

8

2

3


337

14 Recibe el documento Liquidacioacuten de Gastos de Viaje y



15 Recibe y revisa el documento de Liquidacioacuten de Gastos

de Viaje y Transporte

16 iquestContiene la informacioacuten correspondiente y sin errores

Si continua


17 El monto total de los viaacuteticos es mayor que el monto del

adelanto otorgado


No Continua

18 Solicita la diferencia de dinero al chofer

14

15

5

Si

No16

18

2117

3

4


338

19 Entrega la diferencia de dinero al Cajero

20 Recibe el dinero realiza el traacutemite correspondiente e


paso 22

21 Ingresa al sistema y realiza el traacutemite correspondiente El



22 Entrega el recibido para la firma correspondiente

19

20

1

2022

21

21

22

4

5


339

23 Recibe el recibo y lo entrega al cajero(a)


cuando se requiere

25 Recibe el dinero y copia del recibo y se retira de la Caja

de Tesoreriacutea





Fin

23

24

25

5

n Indicadores

Adelantos de viaacuteticos cancelados mensualmente

o Anexos



341

Anexo 2 Liquidacioacuten de Gastos de Viaje y Transportes elaborado por el


Anexo 3 Liquidacioacuten de Gastos de Viaje y Transportes elaborado por los

Choferes


342


343

B Procedimientos realizados por los choferes del Aacuterea de Transportes

de la Sede


DAII2a2 343 a 356


1 1


Realizacioacuten de Giras a la Sede Central en Cartago (lunesmieacutercoles) Noviembre 2010


Chofer Erick Palacios Rodriacuteguez



Tabla de contenido



c Alcance 344

d Responsables 344





i Herramientas 345

j Frecuencia 345

k Conceptos 345



n Indicadores 350

o Anexos 353


344

1 Realizacioacuten de Giras a la Sede Centra en Cartago (lunesmieacutercoles)

a Introduccioacuten

Las giras a la Sede Central en Cartago los diacuteas lunes y mieacutercoles permiten a la

academia cumplir con las obligaciones que se presentan diariamente permitiendo

realizar el enviacuteo de documentacioacuten de un lugar a otro como del traslado de

funcionarios y de algunos mandados a San Joseacute o Cartago Esto facilita la

comunicacioacuten de la Sede Regional con el centro acadeacutemico y el Campus Central

del Instituto Tecnoloacutegico de Costa Rica


Con el fin de brindarle un servicio de soporte a la academia los diacuteas lunes y

mieacutercoles de cada semana se realiza una gira donde los funcionarios se trasladan

a San Joseacute o Cartago para realizar diferentes gestiones

c Alcance

Toda el Aacuterea de Transportes

d Responsables

Choferes



Ley de traacutensito 7331 En lo establecido en los artiacuteculos 4 5 31 78 79 80 y

81

Reglamento de transportes del Instituto Tecnoloacutegico de Costa Rica en lo

estipulado en el artiacuteculos 2 22 y 29


345



Documentos del vehiacuteculo Ver anexo 2

Formulario de Control de entrada y salida de vehiacuteculos Ver anexo 3


Documentos personales del Chofer Ver anexo 4


Word Excel

i Herramientas

Impresora Teleacutefono Computadora

j Frecuencia

Dos veces a la semana

k Conceptos

Encargado de gira funcionario del Instituto asignado por su departamento

como responsable de la gira y de los usuarios de un vehiacuteculo oficial

Recopilado del reglamento de transportes del ITCR

Chofer persona autorizada que guiacutea opera maneja y controla un vehiacuteculo


Licencia de conducir permiso formal otorgado por el Estado que faculta

a una persona para conducir un vehiacuteculo durante un periodo determinado y

cuya validez estaacute supeditada al acatamiento de las disposiciones de la Ley

No 7331 Recopilado del reglamento de transportes del ITCR


346

Pasajero Usuario(a) del servicio de transportes institucional que haya sido

autorizado (funcionario o no) para viajar en un vehiacuteculo propiedad del

ITCR Recopilado del reglamento de transportes del ITCR


Realizacioacuten de Giras a la Sede Central en Cartago (Lunesmieacutercoles)

DAII2a2

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1 Programa una semana antes las giras de lunes y mieacutercoles

a Cartago con los respectivos choferes

Encargado(a) de

Transportes

2

Un diacutea antes confirma la gira se adjunta la lista de

funcionarios o pasajeros que viajaraacuten a la Solicitud del

Servicio de Transporte y se enviacutea a la oficina de choferes

Encargado(a) de

Transportes

3 Recoge las llaves del vehiacuteculo y la boleta de transportes Chofer

4

Revisa el vehiacuteculo antes de salir iquestEstaacute bien

Si va al paso 8

No continua

Chofer

5 Se llama al Encargado(a) de Transportes para que de los

lineamientos a seguir Chofer

6 Brinda los lineamientos a seguir Encargado(a) de

Transportes

7 Recibe los lineamientos a seguir Chofer

8 Revisa la Solicitud del Servicio de Transporte iquestHay lista de Chofer


347

pasajeros o funcionarios que viajan

Si continua

No va al paso 11

9 Recoge a los funcionarios o pasajeros en los lugares

establecido sobre la ruta Chofer

10 Se deja en el lugar de destino a los funcionarios si fueran

particulares se dejan sobre la viacutea principal Chofer

11

Al llegar la Sede Central Cartago se realizan mandados

internos se entrega y recoge la correspondencia en el

Centro de Archivo o donde corresponda

Chofer

12 Realiza los mandados externos a la Campus Central de

ITCR Chofer

13

Retorna a la Sede en San Carlos iquestTiene que recoger

funcionarios o pasajeros

Si continua


Chofer

14

Recoge a los funcionarios o pasajeros en el parqueo de la

Rectoriacutea en el Campus Central Cartago o en el lugar

acordado previamente establecidas sobre la ruta

Chofer

15

Regresa(n) a la Sede Regional dejando los pasajeros en los

lugares establecidos en la Solicitud del Servicio de

Transporte si lo(s) hay

Chofer

16 Revisa el vehiacuteculo en el plantel de transportes y termina de

llenar el formulario de ldquoControl de Entrada y Salida del Chofer


348

Vehiacuteculordquo

17 Completa la Solicitud de Servicio de Transporte en lo que

corresponde a los espacios de reporte operativos Chofer

18

Se guardan todos los mandados realizados ademaacutes se

dejan las llaves del vehiacuteculo y la Solicitud de Servicio de

Transportes en la Oficina de Choferes en el plantel de

Transportes de la Sede Regional del ITCR-SSC

Chofer

Fin del proceso





Procedimiento


Transportes

Coacutedigo

DAII2a2


1 Programa una semana antes las giras de lunes y

mieacutercoles a Cartago con los respectivos choferes

2 Un diacutea antes confirma la gira se adjunta la lista

de funcionarios o pasajeros que viajaraacuten a la

Solicitud del Servicio de Transporte y se enviacutea a la

oficina de choferes

3 Recoge las llaves del vehiacuteculo y la boleta de

transportes

4 Revisa el vehiacuteculo antes de salir iquestEstaacute bien

Si va al paso 8

No continua


Realizacioacuten de Giras a la Sede Central

en Cartago (lunesmieacutercoles)

DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO



Inicio

1

3

2

4

4 8Si

No

1


350

5 Se llama al Encargado(a) de Transportes para

que de los lineamientos a seguir

6 Brinda los lineamientos a seguir

7 Recibe los lineamientos a seguir

8 Revisa la Solicitud del Servicio de Transporte

iquestHay lista de pasajeros o funcionarios que viajan

Si continua

No continua en el paso 11

5

7

6

8

Si

No11

4

1

2


351

9 Recoge a los funcionarios o pasajeros en los

lugares establecido sobre la ruta

10 Se deja en el lugar de destino a los

funcionarios si fueran particulares se dejan sobre

la viacutea principal

11 Al llegar la Sede Central Cartago se realizan

mandados internos se entrega y recoge la

correspondencia en el Centro de Archivo o donde

corresponda

12 Realiza los mandados externos a la Campus

Central de ITCR

13 Retorna a la Sede en San Carlos iquestTiene que

recoger funcionarios o pasajeros

Si continua


9

10

11

12

13

No

Si

1513

8

2

3


352

14 Recoge a los funcionarios o pasajeros en el

parqueo de la Rectoriacutea en el Campus Central

Cartago o en el lugar acordado previamente

establecidas sobre la ruta

15 Regresa(n) a la Sede Regional dejando los

pasajeros en los lugares establecidos en la Solicitud

del Servicio de Transporte si lo(s) hay

16 Revisa el vehiacuteculo en el plantel de transportes y

termina de llenar el formulario de ldquoControl de

Entrada y Salida del Vehiacuteculordquo

17 Completa la Solicitud de Servicio de Transporte

en lo que corresponde a los espacios de reporte

operativos

18 Se guardan todos los mandados realizados

ademaacutes se dejan las llaves del vehiacuteculo y la

Solicitud de Servicio de Transportes en la Oficina

de Choferes en el plantel de Transportes de la

Sede Regional del ITCR-SSC





Fin

14

15

16

16

17

18

13

3

n Indicadores

Cantidad de giras realizadas a la Sede Central los diacuteas lunes y mieacutercoles

Cantidad de mandados realizados en las giras a la Sede Central los diacuteas

lunes y mieacutercoles

o Observaciones

No se cuenta con un casillero o buzoacuten para entregar la correspondencia de

cada uno de los choferes en el Aacuterea de Transportes que garantice la

seguridad y privacidad de la correspondencia Se debe emplear un sistema

de buzoacuten el cual permita a los Choferes del Aacuterea de Transportes recibir la

documentacioacuten diaria o personal sin que a esta tenga acceso otras

personas


354

p Anexos



355

Anexo 2 Documentos del vehiacuteculo (Tiacutetulo de Propiedad Derecho de Circulacioacuten

y Tarjeta de Revisioacuten Teacutecnica) en su respectivo orden


356


357

Anexo 3 Formulario de Control de entrada y salida de vehiacuteculos

Anexo 4 Documentos personales del Chofer (Ceacutedula de Identidad y Licencia de

Conducir) ambos en su respectivo orden


358


DAII2b2 358 a 379


1 1


Tareas a Realizar del Chofer que Queda en Planta Noviembre 2010





Tabla de Contenido



c Alcance 359

d Responsables 359





i Herramientas 360

j Frecuencia 360

k Conceptos 360



n Indicadores 367

o Anexos 376


359

2 Tareas por realizar del Chofer que queda en planta

a Introduccioacuten

El procedimiento de las tareas por realizar del chofer que queda en planta busca

identificar cada una de las actividades que tienen que realizar el chofer que queda

disponible para poder garantizar el cumplimiento de las labores cotidianas de la

Sede ya sean dentro o fuera de la institucioacuten


Garantizar el cumplimiento de las labores cotidianas de la Sede del ITCR Sede

Regional San Carlos que demandan las diferentes Escuelas Departamentos o

Unidades

c Alcance


d Responsables

Choferes


Encargado de Proveeduriacutea

Pistero(a)

Encargado de la Soda Comedor

Encargado de la Lecheriacutea

Dependiente de la Tienda o Establecimiento


360


Ley de traacutensito 7331 en lo establecido en los artiacuteculos 4 5 31 78 79 80 y

81


estipulado en el art 2 22 y 29


Solicitud del Servicio de Transporte Ver anexo 1


Formulario del control de entrada y salida de Vehiacuteculo Ver anexo 3


Factura



Word Excel

i Herramientas


j Frecuencia

Diacuteas laborales

k Conceptos

Encargado de gira Funcionario del Instituto asignado por su departamento

como responsable de la gira y usuarios de un vehiacuteculo oficial


361





No 7331



ITCR


Tareas a realizar del Chofer que queda en planta

DAII2b2

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1

Los viernes de cada semana realiza la programacioacuten de

cada chofer para la semana siguiente en donde se designa

a los choferes que le corresponderaacute realizar las tareas en

planta de la proacutexima semana

Encargado(a) de

Transportes

2 Solicita la Solicitud del Servicio de Transporte para la

realizacioacuten de mandados al Encargado(a) de Transporte Chofer

3 Recoge la Solicitud de Servicio de Transporte y la llave del

vehiacuteculo designado para dicho fin Chofer

4

Revisa el vehiacuteculo a utilizar iquestEstaacute bien

Si va al paso 6

No continua

Chofer

5 Reporta el vehiacuteculo al Encargado(a) de Transportes y se Chofer


362

cambia de automotor si fuera el caso

6

Se dirige a la Soda Comedor y busca al Encargado de la

Soda Comedor iquestHay que traer leche

Si continua

No va al paso 14

Chofer

7 Entrega los recipientes al chofer Encargado(a) de

Soda Comedor

8 Recibe los recipientes para transportar la leche y se traslada

a la Lecheriacutea de la Sede Chofer

9

Llega a la Lecheriacutea y localiza al Encargado de la Lecheriacutea iquestEstaacute en el Encargado de la Lecheriacutea

Si va al paso 11

No continua

Chofer

10 Se dejan los recipientes en la lecheriacutea y se regresa

posteriormente para continuar el proceso Chofer

11 Recibe y llena los recipientes luego se los entrega al chofer Encargado de la

Lecheriacutea

12 Recibe los recipientes y los entrega en la Soda Comedor Chofer

13 Reciben los recipientes Encargado de

Soda Comedor

14

Se dirige a Tesoreriacutea a ver si hay depoacutesitos cambio de

Cheque de Reintegro de Trabajo de los Fondos de Trabajo

de Tesoreriacutea y Proveeduriacutea cambio de dinero para la caja

de Tesoreriacutea iquestHay

Si continua

No va al paso 29

Chofer


363

15 Entrega los depoacutesitos correspondientes al chofer Cajero(a) de

Tesoreriacutea

16

Recibe los depoacutesitos y se dirige a Florencia o Ciudad

Quesada a realizar las transacciones dependiendo del

Banco en el cual se requiera realizar la transaccioacuten

Chofer

17 Realizan las transacciones solicitadas Chofer

18

Verifica que el vehiacuteculo cuente con combustible iquestEstaacute bien

Si sigue al paso 29

No continua

Chofer

19 Se dirige a la Gasolinera en donde solicita el servicio de

combustible al vehiacuteculo Chofer

20 Cancela utilizando la tarjeta ldquoflotardquo de RECOPE que maneja

cada chofer del Aacuterea de Transportes Chofer

21 Se entregan los datos necesarios para la realizacioacuten de la

factura Chofer

22 Realiza la factura y la entrega al chofer con el Vouchers

correspondiente Pistero

23

Recibe y revisa la factura iquestPresenta los datos

correspondientes para su aceptacioacuten

Si va al paso 29

No continua

Chofer

24 Entrega la factura al pistero para que sea corregida Chofer

25 Recibe y corrige la factura Pistero(a)


364

26 Entrega la factura al chofer Pistero(a)

27 Recibe la factura ya corregida Chofer

28 Se dirigen a la Sede del TEC-SSC donde se entregan

recibos y valores en la Tesoreriacutea Chofer

29

Pregunta en proveeduriacutea si necesitan realizar compras

Si continuacutea

No se regresa al Aacuterea de Transportes y termina el proceso

Chofer

30

Recibe del Encargado(a) de los Mandados la lista de

mandados asiacute como oacuterdenes de compra dinero

comprobantes de exoneracioacuten de impuestos u otro

documento que se requiera para realizar los mismos

Encargado(a) de

Proveeduriacutea

31 Se dirige a realizar los mandados chofer

32 Llega al lugar solicitado Chofer

33

Entra al establecimiento y verifica con el dependiente la existencia de los artiacuteculos solicitados iquestHay artiacuteculos disponibles

Si va al paso 35

No continua

Chofer

34 Se busca otro lugar para realizar la compra Chofer

35 Realizan la(s) compra(s) y mandados solicitados Chofer

36

Entrega el Comprobante de Exoneracioacuten de Impuestos

Compra Caja Chica para que realicen la exoneracioacuten de los

bienes

Chofer

37 Indica el monto a cancelar por lo adquirido Dependiente de la

tienda


365

38 Cancela la compra con el dinero proporcionado por el

encargado(a) de los Mandados Chofer

39 Entrega la factura la copia de la boleta de exoneracioacuten y el

vuelto si existiese

Dependiente de la

Tienda

40

Recibe y revisa la factura iquestPresenta toda la informacioacuten requerida

Si va al paso 45

No continua

Chofer

41 Devuelve la factura para que la corrija Chofer

42 Recibe la factura y la corrige o confecciona una nueva Dependiente de la

Tienda

43 Entrega la factura ya corregida al chofer Dependiente de la

Tienda


45 Recibe el dinero sobrante si lo hubo y la copia del

Comprobante de Exoneracioacuten de Impuestos Chofer

46 Realiza los demaacutes mandados (entregar o recoger

documentos etc) Chofer

47 Se dirigen a la Sede y entrega las compras al encargado de

los mandados ademaacutes de las facturas y del dinero sobrante Chofer

Fin del proceso





Procedimiento


Transportes

En

ca

rga

do

de

Tra

nsp

ort

es

Ch

ofe

r

En

ca

rga

do

(a)

de

la S

od

a C

om

ed

or

En

ca

rga

do

(a)

de

la L

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Ca

jero

(a)

de

Te

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Pis

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(a)

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(a)

de

los M

an

da

do

s

De

pe

nd

ien

te d

e la

Tie

nd

a o

Esta

ble

cim

ien

to


1 Los viernes de cada semana realiza la

programacioacuten de cada chofer para la semana

siguiente en donde se designa a los choferes

que le corresponderaacute realizar las tareas en


2 Solicita la Solicitud del Servicio de

Transporte para la realizacioacuten de mandados al

Encargado(a) de Transporte

3 Recoge la Solicitud de Servicio de

Transporte y la llave del vehiacuteculo designado

para dicho fin


Tareas a Realizar del Chofer que Queda en Planta

Coacutedigo DAII2b2 Paacutegina 349 a 370

DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

1

Inicio

2

3

1


367

9 Llega a la Lecheriacutea y localiza al Encargado

de la Lecheriacutea iquestEstaacute en el Encargado de la

Lecheriacutea

Si va al paso 11

No continua

10 Se dejan los recipientes en la lecheriacutea y se

regresa posteriormente para continuar el

proceso

11 Recibe y llena los recipientes luego se los

entrega al chofer

12 Recibe los recipientes firma el recibido y

los entrega en la Soda Comedor

9

11

12

10

9 11

No

Si

9

2

3


368

13 Reciben los recipientes

14 Se dirige a Tesoreriacutea a ver si hay depoacutesitos

cambio de Cheque de Reintegro de Trabajo de

los Fondos de Trabajo de Tesoreriacutea y

Proveeduriacutea cambio de dinero para la caja de

Tesoreriacutea iquestHay

Si continua

No va al paso 18

15 Entrega los depoacutesitos correspondientes al

chofer

16 Recibe los depoacutesitos y se dirige a Florencia

o Ciudad Quesada a realizar las transacciones

dependiendo del Banco en el cual se requiera

realizar la transaccioacuten

17 Realizan las transacciones solicitadas

15

14

13

16

17

Si

29No

14

6

3

4


369

18 Verifica que el vehiacuteculo cuente con

combustible iquestEstaacute bien

Si sigue al paso 27

No continua

19 Se dirige a la Gasolinera en donde solicita

el servicio de combustible al vehiacuteculo

20 Cancela utilizando la tarjeta ldquoflotardquo de

RECOPE que maneja cada chofer del Aacuterea de

Transportes

21 Se entregan los datos necesarios para la

realizacioacuten de la factura

22 Realiza la factura y la entrega al chofer con

el Vouchers correspondiente

19

20

18

No

Si2918

21

22

22

4

5


370

23 Recibe y revisa la factura iquestPresenta los

datos correspondientes para su aceptacioacuten

Si va al paso 28

No continua

24 Entrega la factura al pistero para que sea

corregida

25 Recibe y corrige la factura


27 Recibe la factura ya corregida

24

22

Si

No

2923

27

26

25

5

6


371

28 Se dirigen a la Sede del TEC-SSC donde se

entregan recibos y valores en la Tesoreriacutea

29 iquestSe necesita realizar compras para

Proveeduriacutea

Si continuacutea

No se regresa al Aacuterea de Transportes y

termina el proceso

30 Recibe del Encargado(a) de los Mandados

la lista de mandados asiacute como oacuterdenes de

compra dinero comprobantes de exoneracioacuten

de impuestos u otro documento que se requiera

para realizar los mismos

31 Se dirige a realizar los mandados

32 Llega al lugar solicitado

28

No

31

Si

No29

30

32

Fin

14

18

23

6

7


372

33 Entra al establecimiento y verifica con el

dependiente la existencia de los artiacuteculos

solicitados iquestHay artiacuteculos disponibles

Si va al paso 35

No continua

34 Se busca otro lugar para realizar la compra

35 Realizan la(s) compra(s) y mandados

solicitados


Impuestos Compra Caja Chica para que

realicen la exoneracioacuten de los bienes

37 Indica el monto a cancelar por lo adquirido

34

35

36

37

33

Si3533

No

7

8


373

38 Cancela la compra con el dinero

proporcionado por el encargado(a) de

Proveeduriacutea

39 Entrega la factura la copia de la boleta de

exoneracioacuten y el vuelto si existiese

40 Recibe y revisa la factura iquestPresenta toda la

informacioacuten requerida

Si va al paso 45

No continua

41 Devuelve la factura para que la corrija

38

39

40

40No

Si

45

41

9

8


374

42 Recibe la factura y la corrige o confecciona

una nueva

43 Entrega la factura ya corregida al chofer


45 Recibe el dinero sobrante si lo hubo y la

copia del Comprobante de Exoneracioacuten de

Impuestos

42

43

42

45

9

44

10


375

46 Realiza los demaacutes mandados (entregar o

recoger documentos etc)

47 Se dirigen a la Sede y entrega las compras

al encargado de los mandados ademaacutes de las

facturas y del dinero sobrante





Fin

46

47

10

n Indicadores

Cantidad de mandados solicitados cada diacutea

Cantidad de mandados realizados en el diacutea

o Anexos


Anexo 2 Documentos del vehiacuteculo


377


378



379

Anexo 4 Documentos personales del Chofer (ceacutedula de Identidad y Licencia de

Conducir)


380


DAII2c2 380 a 385


1 1


Lavado de los Vehiacuteculo Institucionales Noviembre 2010





Tabla de Contenido



c Alcance 381

d Responsables 381





i Herramientas 381

j Frecuencia 382

k Conceptos 382



n Indicadores 385

o Observacioacuten 385


381

3 Lavado de los Vehiacuteculo Institucionales

a Introduccioacuten

Este procedimiento lo realiza el o los chofer(es) disponible(s) que se encuentren

en el plantel de transportes de la Institucioacuten con el fin de embellecer la imagen del

aacuterea como de los vehiacuteculos al brindarle una limpieza garantizaacutendole al proacuteximo

usuario un servicio agradable y limpio


Mantener limpios los vehiacuteculos designados a los choferes para dar una mejor

imagen de los mismos a las personas y usuarios

c Alcance

Incluye toda el Aacuterea de Transportes

d Responsables

Choferes


Manual de Puestos de los Choferes del Instituto Tecnoloacutegico de Costa Rica


NA


NA


NA

i Herramientas


382

Recipiente Champuacute para el lavado de la carroceriacutea Champuacute para el lavado de las

alfombras Limpiador para vidrios Liquido desodorante Liquido abrillantador

j Frecuencia

Semanalmente

k Conceptos


vehiacuteculo

Guardabarro Pieza curva que se coloca sobre las ruedas del coche o

bicicleta para protegerlo de las salpicaduras de barro Obtenido de

httpwwwwordreferencecomdefinicionguardabarros

Aro Pieza de hierro o de otra materia riacutegida en figura de circunferencia

Obtenido de httpwwwwordreferencecomdefinicionaro

Dash es un panel de control situado en frente del conductor de un

automoacutevil instrumentacioacuten de vivienda y los controles para la operacioacuten del

vehiacuteculo Obtenido de

httptranslategooglecocrtranslatehl=esamplangpair=en|esampu=httpenwiki

pediaorgwikiDashboard


Lavado de los Vehiacuteculos Institucionales

DAII2c2

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1 Parquea el vehiacuteculo en el lugar designado para lavarlos Chofer


383

2

Deberaacute lavar los guardapolvos las llantas aros y las partes

maacutes bajas del automotor y se vierte agua de manera

constante de acuerdo al grado de suciedad

Chofer

3 Busca un recipiente en donde vierte champuacute para vehiacuteculo y

agua Chofer

4 Remoja el vehiacuteculo y se utiliza una esponja para lavarlo con

el liacutequido preparado a base de champuacute y agua Chofer

5 Vierte agua constante para que el champuacute no se adhiera a la

pintura del carro y se manche Chofer

6 Al terminar de lavar toda la carroceriacutea deberaacute pasarle un

pantildeo para que seque el vehiacuteculo Chofer

7 Limpiar el interior con un liacutequido desodorante y lavar las

alfombras con el champuacute de alfombras Chofer

8 Ya lavado el vehiacuteculo tendraacute que limpiar los vidrios con un

liacutequido especial que los desengrasa Chofer

9 Estando secas las llantas se les agregara un liacutequido especial

para darle brillo Chofer

10 Vuelve a parquear el vehiacuteculo en la posicioacuten donde le

corresponde Chofer

Fin del proceso






384

Procedimiento

Coacutedigo DAII2c2 Paacutegina 371 a 376


1 Parquea el vehiacuteculo en el lugar designado para

lavarlos

2 Deberaacute lavar los guardapolvos las llantas aros y

las partes maacutes bajas del automotor y se vierte agua

de manera constante de acuerdo al grado de

suciedad

3 Busca un recipiente en donde vierte champuacute

para vehiacuteculo y agua

4 Remoja el vehiacuteculo y se utiliza una esponja para

lavarlo con el liacutequido preparado a base de champuacute

y agua

5 Vierte agua constante para que el champuacute no se

adhiera a la pintura del carro y se manche

6 Al terminar de lavar toda la carroceriacutea deberaacute

pasarle un pantildeo para que seque el vehiacuteculo

7 Limpiar el interior con un liacutequido desodorante y

lavar las alfombras con el champuacute de alfombras

8 Ya lavado el vehiacuteculo tendraacute que limpiar los

vidrios con un liacutequido especial que los desengrasa

Chofer

Responsable Encargado de Transportes



DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

1

1

3

6

7

8

2

4

5


385

n Indicadores

Nuacutemeros de vehiacuteculos lavados por chofer a la semana

o Observacioacuten

En ocasiones los Choferes del Aacuterea de Transportes no mantienen limpio el

vehiacuteculo designado tarea contemplada en el Manual de Puestos de la

Institucioacuten ya sea por falta de tiempo o intereacutes en el mismo Para lo cual se

deberaacute establecer un mecanismo que les permita a los Choferes mantener

los vehiacuteculos limpios en aquellos casos que sea por falta de tiempo

9 Estando secas las llantas se les agregara un

liacutequido especial para darle brillo

10 Vuelve a parquear el vehiacuteculo en la posicioacuten

donde le corresponde





Fin

1

9

10


386

C Procedimientos que deben realizar los funcionarios de la Sede cuando

solicitan o utilizan los vehiacuteculos institucionales que maneja el Aacuterea de

Transportes


DAII2a3 386 a 396


1 1


Reservacioacuten de vehiacuteculo Institucional para realizar Giras Noviembre 2010


Encargado de Gira Erick Palacios Rodriacuteguez



Tabla de Contenido



c Alcance 387

d Responsables 387





i Herramientas 388

j Frecuencia 388

k Conceptos 388



n Indicadores 393

o Anexos 396


387

1 Reservacioacuten del vehiacuteculo

a Introduccioacuten

Los diferentes funcionarios que requieran el servicio de Transporte Interno deben

previamente solicitar y verificar la disponibilidad de vehiacuteculos y asiacute realizar la

reservacioacuten correspondiente


Garantizarle el transporte a la dependencia solicitante para cumplir con el

desarrollo de la Academia

c Alcance

Toda el Aacuterea de Transportes y Departamento Escuela Unidad Aacuterea o


d Responsables

Encargado de la Gira


Secretaria(o) de la dependencia

Director o Coordinador de la Dependencia Solicitante


La Solicitud del Servicio de Transportes debe estar como miacutenimos 2 diacuteas

antes de la gira

Las solicitudes del servicio de transportes deben cumplir con la informacioacuten

solicitada de lo contrario se devolveraacuten al solicitante


388

Si el Encargado de la Gira es la persona que conduce el automotor deberaacute

estar inscrito en el Aacuterea de Transportes de la Sede como conductor




NA


Microsoft Word

i Herramientas

Teleacutefono Fax Impresora Computadora

j Frecuencia

De lunes a Viernes

k Conceptos

Conductor(a) oficial Persona autorizada que guiacutea opera maneja y

controla un vehiacuteculo



cual pertenece la unidad

Encargado de gira Funcionario(a) del Instituto asignado por su

departamento como responsable de la gira y usuario de un vehiacuteculo oficial


389


Reservacioacuten de Vehiacuteculo Institucionales para realizar Giras

DAII2a3

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1

Llama al Encargado(a) de Transportes para conocer si hay

disponibilidad de vehiacuteculo para una fecha determinada

iquestHay disponibilidad

Si va al paso 3

No termina

Encargado(a) de la

Gira

2 Se reserva el vehiacuteculo en la programacioacuten para la fecha

establecida

Encargado(a) de

Transporte

3

iquestHay disponibilidad de chofer

Si va al paso 6

No continua

Encargado(a) de la

Gira

4

Busca un conductor para la gira iquestExiste conductor

Si va al paso 7

No continua

Encargado(a) de la

Gira

5 Se comunica con el Encargado de Transporte para cancelar

la gira

Encargado(a) de la

Gira

6 Cancela la gira fin del procedimiento Encargado(a) de

Transporte

7 Programa a un chofer para la fecha establecida Encargado(a) de


390

Transporte

8 Le comunica a la Secretaria de la Dependencia Solicitante

que confeccione la Solicitud del Servicio de Transporte

Encargado(a) de la

Gira

9 Confecciona la Solicitud del Servicio de Transportes

Secretaria(o) de la

Dependencia

Solicitante

10

Traslada la Solicitud del Servicio de Transporte al

Director(a) o Coordinador(a) de la Dependencia solicitante

para que la Autorice

Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante

11

Verifica que el centro de costo de la dependencia cuente con

los fondos suficientes para realizar la gira iquestPosee los

fondos suficientes

Si va al paso 14

No continua

Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante

12 Le comunica al Encargado de la Gira que no es posible la

gira por falta de recursos

Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante

13 Recibe el comunicado y se lo hace saber al Encargado(a) de

Transporte Fin del Procedimiento

Encargado(a) de

Gira

14 Firma y sella la Solicitud del Servicio de Transporte

Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante


391

15 Enviacutea la Solicitud por Correspondencia Interna al Aacuterea de


Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante

16 Recibe la Solicitud del Servicio de Transporte

Encargado(a)

Correspondencia

Interna

17 Traslada la Solicitud del Servicio de Transporte al


Encargado(a)

Correspondencia

Interna

18 Entrega la Solicitud del Servicio de Transporte al


Encargado(a)

Correspondencia

Interna

19

Recibe y revisa la Solicitud del Servicio de Transporte iquestEsta

Correcta

Si continua

No va al paso 8

Encargado(a) de

Transportes

20 Archiva la Solicitud del Servicio de Transporte Encargado(a) de

Transportes

Fin del proceso





Procedimiento

Coacutedigo DAII2a3

En

ca

rga

do

(a)

de

la

Gir

a

En

ca

rga

do

(a)

de

Tra

nsp

ort

es

Dir

ecto

r(a

) o

Co

ord

ina

do

r(a

) d

e la

De

pe

nd

en

cia

So

licita

nte

Se

cre

tari

a(o

) d

e la

De

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nd

en

cia

So

licita

nte

En

ca

rga

do

(a)

de

la

Co

rre

sp

on

de

ncia

Inte

rna


1 Llama al Encargado(a) de Transportes para conocer si hay

disponibilidad de vehiacuteculo para una fecha determinada iquestHay

disponibilidad

Si va al paso 3

No termina


establecida




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

Responsable Encargado(a) de Gira

1

Si

No

2

Inicio

1 3

1

1


393

3 iquestHay disponibilidad de chofer

Si va al paso 7

No continua

4 Busca un conductor para la gira iquestExiste conductor

Si va al paso 6

No continua

5 Se comunica con el Encargado de Transporte para cancelar la gira

6 Cancela la gira fin del procedimiento

7 Programa a un chofer para la fecha establecida

8 Le comunica a la Secretaria de la Dependencia Solicitante que

confeccione la Solicitud del Servicio de Transporte

3

5

7

6

4 7

Si

Si

No

No

7

4

3

8

19

1

2


394


10 Traslada la Solicitud del Servicio de Transporte al Director(a) o

Coordinador(a) de la Dependencia solicitante para que la Autorice

11 Verifica que el centro de costo de la dependencia cuente con los

fondos suficientes para realizar la gira iquestPosee los fondos suficientes

Si va al paso 14

No continua

12 Le comunica al Encargado de la Gira que no es posible la gira por

falta de recursos






11

12

13

9

12Si

No

1411Si

14

10

Fin

15

2

3


395


17 Traslada la Solicitud del Servicio de Transporte al Encargado(a)

de Transportes

18 Entrega la Solicitud del Servicio de Transporte al Encargado(a) de

Transportes

19 Recibe y revisa la Solicitud del Servicio de Transporte iquestEsta

Correcta

Si continua

No va al paso 8

20 Archiva la Solicitud del Servicio de Transporte





Fin

8No

Si

19

20

16

17

18

3

n Indicadores

Cantidad de solicitudes que cumplen con los requerimientos solicitados

o Observaciones

Divulgar y hacer de caraacutecter obligatorio la observancia del Reglamento de

Transporte del Instituto Tecnoloacutegico de Costa Rica a todos aquellos Funcionarios

autorizados por el Aacuterea de Transportes para utilizar vehiacuteculos Institucionales

p Anexos



397


DAII2b3 397 a 413


1 1


Revisioacuten de Entrada y Salida del Vehiacuteculo Noviembre 2010


Funcionario no chofer Erick Palacios Rodriacuteguez



Tabla de Contenido



c Alcance 398

d Responsables 398





i Herramientas 399

j Frecuencia 399

k Conceptos 399



n Indicadores 411

o Observaciones 411

p Anexos 412


398

2 Revisioacuten de la Entrada y Salida del Vehiacuteculo

a Introduccioacuten

Este procedimiento lo que busca es poder llevar un control adecuado del estado

actual de los vehiacuteculos Institucionales tanto en la salida como en la llegada de los

vehiacuteculos a las Instalaciones del ITCR Sede Regional San Carlos debido a que

estos son utilizados diariamente por diferentes funcionarios lo que ocasiona que

la vida uacutetil se reduzca Ademaacutes se busca identificar dantildeos para llevar a cabo el

traacutemite correspondiente


Cumplir con las medidas de seguridad establecidas para que los vehiacuteculos puedan

circular en buen estado en las carreteras nacionales

c Alcance

Incluye toda el Aacuterea de Transportes el Aacuterea de Vigilancia y el Conductor del

Vehiacuteculo

d Responsables

Oficial de seguridad




Normativa 3040403 y 31401 del Manual sobre Normas Teacutecnicas de

Control Interno Relativas al Control Sobre el Uso y Mantenimiento de

Vehiacuteculos


399

Articulo 5 del Reglamento de Transportes del Instituto Tecnoloacutegico de

Costa Rica

En caso de que el conductor saliera en horas no laborales y el vehiacuteculo

presenta dantildeos Este deberaacute recurrir al guarda de seguridad para que

levante un informe del estado del vehiacuteculo



Control de entrada y salida de vehiacuteculo Ver anexo 2

Control de entrada y salida de vehiacuteculo (Vigilancia) Ver anexo 3


NA


NA

i Herramientas

Teleacutefono

j Frecuencia

Todos los diacuteas

k Conceptos

Conductor(a) oficial Persona autorizada que guiacutea opera maneja y controla un

vehiacuteculo Obtenido del Reglamento de Transportes del ITCR


400

Vehiacuteculo Oficial Vehiacuteculo con permiso de circulacioacuten oficial otorgado por el

Estado Costarricense seguacuten lo establece la Ley No 7331 Ley de Traacutensito por

Viacuteas Puacuteblicas y Terrestres que es destinado a prestar el servicio regular de

transporte para el desarrollo normal de funciones y actividades del ITCR Obtenido

del Reglamento de Transportes del ITCR

Formulario de Control Foacutermula de control interno que se utiliza para la salida y

chequeo de las condiciones generales de un vehiacuteculo institucional Obtenido del

Reglamento de Transportes del ITCR


Revisioacuten de la Entrada y Salida del Vehiacuteculo

DAII2b3

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1 Se presenta al Aacuterea de Transportes donde recibiraacute los

documentos pertinentes para realizar la gira

Chofer o

Funcionario no

Chofer

2

Entrega la Solicitud del Servicio de Transporte y el formulario

de Control de Entrada y Salida del Vehiacuteculo ademaacutes de las

llaves del mismo

Encargado(a) de

Transportes

3 Recibe los documentos y las llaves del vehiacuteculo

Chofer o

Funcionario no

Chofer

4

Recibe los documentos y las llaves del vehiacuteculo revisa que

no tenga ninguacuten dantildeo iquestTiene alguacuten dantildeo

Si Continua

Chofer o

Funcionario no

Chofer


401


5 Llama al encargado del Aacuterea de Transportes

Chofer o

Funcionario no

Chofer

6 Se realiza un reporte de los dantildeos del vehiacuteculo Encargado(a) de

Transportes

7

Revisa el agua las luces liquido de freno aceite de

transmisioacuten aceite de motor agua para las escobillas

herramientas como gata chaleco reflector triaacutengulos llave

rana Ademaacutes revisa si se encuentran los papeles del

vehiacuteculo iquestEstaacute correcto

Si va al paso 10

No continua

Chofer o

Funcionario no

Chofer

8

Se comunica con el Encargado(a) de Transportes para

cambiar el vehiacuteculo de lo contrario no se recomendara salir

del plantel vehicular

Chofer o

Funcionario no

Chofer

9

Se trata de solucionar el problema o se cambia el vehiacuteculo

por otro que este en buen estado y que no esteacute programado

para otra gira

Encargado(a) de

Transportes

10

Anota en el formulario de Control de Entrada y Salida del

Vehiacuteculo el kiloacutemetro inicial la hora de salida placa del

vehiacuteculo el consecutivo de la solicitud de servicio de

transportes nombre del conductor(a) y algunas

observaciones

Chofer o

Funcionario no

Chofer

11 Entregar la copia del formulario de Control de Entrada y

Salida del Vehiacuteculo en el buzoacuten de transportes o al

Chofer o

Funcionario no


402

encargado(a) del Aacuterea antes de salir del plantel como

medida de control

Chofer

12 Recibe la copia y la archiva Encargado(a) de

Transportes

13

iquestLa gira requiere salir de las instalaciones del ITCR-SSC

Si continua

No va al paso 23

Chofer o

Funcionario no

Chofer

14

En la casetilla de Vigilancia deberaacute brindar algunos datos

como nuacutemero de placa del vehiacuteculo nuacutemero de solicitud

del servicio de transportes kilometraje del vehiacuteculo cantidad

de combustible y ruta

Chofer o

Funcionario no

Chofer

15

El Oficial de Seguridad toma nota de los datos

proporcionados por el conductor en el formulario de Control

de Entrada y Salida del Vehiacuteculo Ademaacutes de la hora de

salida y revisar que el vehiacuteculo no cuente con alguacuten dantildeo o

golpe

Oficial de

seguridad

16

El Oficial de seguridad revisa el Vehiacuteculo iquestEl vehiacuteculo

presenta alguacuten golpe o dantildeo

Si continua

No va al paso 18

Oficial de

seguridad

17 Se realiza un reporte de los dantildeos que presenta el vehiacuteculo Oficial de

seguridad

18 Sale de la Sede a realizar la Gira

Chofer o

Funcionario no

Chofer

19 De regreso de la gira al pasar por la Casetilla de Vigilancia el Chofer o


403

conductor deberaacute brindar algunos datos como nuacutemero de

placa del vehiacuteculo nuacutemero de Solicitud del Servicio de

Transportes kilometraje del vehiacuteculo cantidad del

combustible

Funcionario no

Chofer

20

El Oficial de seguridad toma nota de los datos



entrada

Oficial de

seguridad

21

El Oficial de Seguridad revisa el Vehiacuteculo iquestEl vehiacuteculo

presenta alguacuten golpe adicional al que ya poseiacutea

Si continua

No va al paso 23

Oficial de

seguridad


seguridad

23

Llegado al plantel vehicular parquea el vehiacuteculo registra en

la Solicitud del Servicio de Transportes asiacute como en el

Control de Entrada y Salida de Vehiacuteculo el kilometraje final y

la hora de entrada ademaacutes de la cantidad de combustible

que presenta el automotor Tambieacuten chequea el vehiacuteculo en

el exterior e interior como medida de control se realiza

observaciones si fuera el caso

Chofer o

Funcionario no

Chofer

24 Se cierra el vehiacuteculo como corresponde

Chofer o

Funcionario no

Chofer

25

Se entrega la boleta de Solicitud del Servicio de Transporte y

el formulario de Control de Entrada y Salida del Vehiacuteculo al

Encargado(a) de Transportes o en el buzoacuten de Transportes

Chofer o

Funcionario no

Chofer


404

Fin del proceso





Procedimiento


Transportes

Coacutedigo

DAII2b3 Paacutegina 388 a 402





2 Entrega la Solicitud del Servicio de Transporte y el formulario de

Control de Entrada y Salida del Vehiculo ademas de las llaves del

mismo



Revisioacuten de la entrada y salida del vehiacuteculo

DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

Chofer o Funcionario No Chofer Oficiales de Seguridad de la Sede

Inicio

1

2

3

1


406

4 Recibe los documentos y las llaves del vehiacuteculo revisa que no

tenga ninguacuten dantildeo iquestTiene alguacuten dantildeo

Si Continua



6 Se realiza un reporte de los dantildeos del vehiacuteculo

7 Revisa el agua las luces liquido de freno aceite de transmisioacuten

aceite de motor agua para las escobillas herramientas como

gata chaleco reflector triaacutengulos llave rana Ademaacutes revisa si se

encuentran los papeles del vehiacuteculo iquestEstaacute correcto

Si va al paso 10

No continua

4

5

6

4 7

Si

No

7

7Si

No

10

2

4

1


407

8 Se comunica con el Encargado(a) de Transportes para cambiar

el vehiacuteculo de lo contrario no se recomendara salir del plantel

vehicular

9 Se trata de solucionar el problema o se cambia el vehiacuteculo por

otro que este en buen estado y que no esteacute programado para otra

gira

10 Anota en el formulario de Control de Entrada y Salida del

Vehiacuteculo el kiloacutemetro inicial la hora de salida placa del vehiacuteculo

el consecutivo de la solicitud de servicio de transportes nombre del

conductor(a) y algunas observaciones


Salida del Vehiacuteculo en el buzoacuten de transportes o al encargado(a)

del Aacuterea antes de salir del plantel como medida de control

12 Recibe o recolecta la copia y la archiva

13 iquestLa gira requiere salir de las instalaciones del ITCR-SSC

Si continua

No va al paso 17

8

9

10

2

12 12

13

Si

23

7

11

3


408

14 En la casetilla de Vigilancia deberaacute brindar algunos datos

como nuacutemero de placa del vehiacuteculo nuacutemero de solicitud del

servicio de transportes kilometraje del vehiacuteculo cantidad de

combustible y ruta

15 El Oficial de Seguridad toma nota de los datos proporcionados

por el conductor en el formulario de Control de Entrada y Salida

del Vehiacuteculo Ademaacutes de la hora de salida y revisar que el vehiacuteculo

no cuente con alguacuten dantildeo o golpe

16 El Oficial de seguridad revisa el Vehiacuteculo iquestEl vehiacuteculo


Si continua

No va al paso 18

17 Se realiza un reporte de los dantildeos que presenta el vehiacuteculo


14

16

18

15

16

Si

No18

17

16

3

4


409

19 De regreso de la gira al pasar por la Casetilla de Vigilancia el

conductor deberaacute brindar algunos datos como nuacutemero de placa del

vehiacuteculo nuacutemero de Solicitud del Servicio de Transportes

kilometraje del vehiacuteculo cantidad del combustible

20 El Oficial de seguridad toma nota de los datos proporcionados


del Vehiacuteculo Ademaacutes de la hora de entrada

21 El Oficial de Seguridad revisa el Vehiacuteculo iquestEl vehiacuteculo


Si continua

No va al paso 23


23 Llegado al plantel vehicular parquea el vehiacuteculo registra en la

Solicitud del Servicio de Transportes asiacute como en el Control de

Entrada y Salida de Vehiacuteculo el kilometraje final y la hora de

entrada ademaacutes de la cantidad de combustible que presenta el

automotor Tambieacuten chequea el vehiacuteculo en el exterior e interior

como medida de control se realiza observaciones si fuera el caso

20

19

21

Si

No21 23

22

23

13

21

4

5


410


25 Se entrega la boleta de Solicitud del Servicio de Transporte y el

formulario de Control de Entrada y Salida del Vehiacuteculo al






Fin

24

25

5

n Indicadores

Cantidad de formularios de Control de Entrada y Salida del Vehiacuteculo que cumplen

con lo solicitado

Cantidad de copias semanales de formularios de Control de Entrada y Salida de

Vehiacuteculos entregados a la hora de salir de gira

o Observaciones

a La revisioacuten del vehiacuteculo designado para la realizacioacuten de la gira no se estaacute

realizando de la mejor manera ya sea porque no se contemplan el

formulario de control respectivo o por falta de conocimiento baacutesico de

elementos mecaacutenicos (revisioacuten de agua aceite liacutequido de frenos liacutequido de

radiador aceite hidraacuteulico entre otros) Para este caso se recomiendo

capacitar a los funcionarios que hacen uso de los vehiacuteculos Institucionales

en mecaacutenica baacutesica al menos una vez al semestre

b En ocasiones a los Oficiales de Seguridad no les es posible detectar los

golpes o dantildeos ocasionados a los vehiacuteculos Institucionales debido a que

en caso de fuertes aguaceros o porque tiene que atender varios vehiacuteculos a

la vez en el puesto de control de la Sede se les dificulta examinar de la

mejor manera los vehiacuteculos Para facilitar la revisioacuten de los vehiacuteculos

Institucionales por parte de los Oficiales de Seguridad se recomienda

techar al menos el aacuterea de la pluma o control de acceso a la Sede donde el

vehiacuteculo lo pueda parquear bajo techo y asiacute en las ocasiones de lluvia les

sea posible revisar y tomar los datos del vehiacuteculo de la mejor manera

c Existencia significativa de reservas de formularios en stock en blanco

situacioacuten derivada de compras de grandes voluacutemenes de estos

documentos por lo que pueden llegar a ser obsoletos a la hora de su

utilizacioacuten Por lo que se recomienda no contar con existencias

significativas de formularios en stock debido a que pueden llegar a ser

obsoletos en un tiempo determinado Ademaacutes si se realizan actualizaciones


412

constantes de los documentos y formularios estos quedariacutean obsoletos y

sin ninguna utilidad

p Anexos

Anexo 1 Solicitud del Servicio de Transporte


413

Anexo 2 Formulario de Control de Entrada y Salida de Vehiacuteculos

Anexo 3 Control de Entrada y Salida de Vehiacuteculos emitido por los Oficiales de

Seguridad de la Sede


414


DAII2c3 414 a 431


1 1


Realizacioacuten de la Solicitud para Giras Internacionales con Transporte Interno Noviembre 2010


Encargado de la Gira Erick Palacios Rodriacuteguez



Tabla de Contenido



c Alcance 415

d Responsables 415





i Herramientas 417

j Frecuencia 417

k Conceptos 417


m Indicadores 421

n Anexos 429


415

3 Realizacioacuten de la Solicitud para Giras Internacionales con Transporte Interno

a Introduccioacuten

Eventualmente algunos funcionarios requieren desplazarse a otro paiacutes a realizar o

participar de actividades acadeacutemicas o administrativas para lo cual lo pueden

hacer viacutea terrestre Por lo tanto se requiere de gestionar ciertos traacutemites legales y

de operacioacuten internos para lograr realizar la gira Internacional


Dar a conocer los pasos a seguir para realizar una Gira Internacional por medio de

Transporte Interno

c Alcance

Incluye toda el Aacuterea de Transportes las Escuelas Carreras o Dependencias

solicitantes Aduanas Migracioacuten Instituto Nacional de Seguros (INS) Registro

Puacuteblico Tribunales de Justicia

d Responsables

Encargado(a) de la Gira


Director(a) de Sede

Rector(a) de la Universidad


Asesoriacutea Legal

Encargado(a) del Registro Puacuteblico


416

Encargado(a) del Instituto Nacional de Seguros

Chofer

Encargado(a) en los Tribunales de Justicia

Encargado(a) de Aduanas


Normativa 31307 del Manual Sobre Normas Teacutecnicas de Control Interno

relativas al Control sobre el Uso y Mantenimiento de Vehiacuteculos Emitido por


El Registro civil cuenta con diez diacuteas para tramitar el proceso de salida del

paiacutes de automotores

La realizacioacuten de las Giras Internacionales deben solicitarse con suficiente

tiempo de antelacioacuten para coordinar choferes vehiacuteculos y demaacutes traacutemites

correspondientes

Eacutel o los Choferes designados para la gira debe(n) realizar los traacutemites

correspondientes para conocer si tienen cuentas pendientes con la leyes de

Costa Rica o del paiacutes a visitar de lo contrario no podraacute realizar la gira

Todas las personas que realizaran la gira deben poseer pasaporte al diacutea y

por lo menos que tengan un periodo expiracioacuten de 4 meses de lo contrario

no podraacute(n) viajar




Solicitud de Salida del Paiacutes para Automotores


417

Poacuteliza de Seguro Extraterritorial Ver anexo 2

Documentos Personales (Ceacutedula y Licencia) Ver anexo 3

Certificaciones Registrales


Microsoft Excel

Microsoft Word

i Herramientas

Teleacutefono Fax Computadora Impresora

j Frecuencia

Cada vez que se requiera Transporte Interno para realizar una Gira Internacional

k Conceptos


Obtenido del Reglamento de Transportes del ITCR

Centro de costos Coacutedigo numeacuterico asignado para identificar la Unidad



Encargado de la gira Funcionario(a) del Instituto asignado por su



Pasajero(a) Usuario(a) del servicio de transporte institucional que haya

sido autorizado (funcionario o no) para viajar en un vehiacuteculo propiedad del

ITCR Obtenido del Reglamento de Transportes del ITCR


418

Gira Internacional Excursioacuten internacional por diferentes lugares con

vuelta al punto de partida Obtenido de

httpwwwwordreferencecomdefiniciongira



DAII2c3

Secuencia Descripcioacuten Responsable

1 Existe la necesidad de realizar una Gira Internacional Encargado(a) de

la Gira

2 Verifica que la Dependencia a la cual pertenece cuente con

los recursos suficientes para la realizacioacuten de la gira

Encargado(a) de

la Gira

3

iquestExisten los recursos suficientes para realizar la gira

Si continua


Encargado(a) de

la Gira

4 Se comunica con el Encargado(a) de Transportes para

solicitar transporte para la fecha establecida

Encargado(a) de

la Gira

5

Programa la gira y brinda al menos dos nuacutemeros de placas

de vehiacuteculos y dos choferes para que realice la solicitud

pertinente

Encargado(a) de

Transportes

6 Confecciona un memorando y lo enviacutea a la Direccioacuten de

Sede con copia al Departamento solicitante del servicio

Encargado(a) de

la Gira

7 Recibe el memorando el cual contiene la justificacioacuten de la Director(a) de


419

gira iquestCuenta con todos los requisitos

Si continua

No va al paso 6

Sede

8 Se transfiere el memorando al Rector(a) de Institucioacuten Director(a) de

Sede

9

Recibe el memorando iquestVerifica que contenga todos los

requisitos establecidos para dar el visto bueno

Si continua


Rector(a) de la

Universidad

10 Traslada el memorando al Consejo Institucional para que

brinde la aprobacioacuten de la gira

Rector(a) de la

Universidad

11

Recibe el memorando y autoriza la gira iquestSe aprueba la gira

Si continua

No termina

Consejo

Institucional

12 Traslada el memorando al Departamento de Asesoriacutea Legal Consejo

Institucional

13

Recibe el memorando con la autorizacioacuten de la gira

Internacional y confecciona la Solicitud de Salida del Paiacutes

para Automotores y la presenta ante el Registro Nacional

Asesoriacutea Legal

14 Recibe la solicitud y entrega una carta con la autorizacioacuten de

la salida de vehiacuteculo(s)

Encargado(a) del

Registro Nacional

15

Una vez obtenida la carta emitida por el Registro Nacional se

le trasfiere la carta al Encargado(a) de Transportes para que

continuacutee el proceso

Asesoriacutea Legal


420

16

Recibe la carta con la Autorizacioacuten de la salida de

Vehiacuteculo(a) y realiza las gestiones necesarias para solicitar

la Poacuteliza extraterritorial ante la Aseguradora

Encargado(a) de

Transportes

17 Entrega la Poacuteliza extraterritorial al Encargado(a) de

Transportes

Encargado(a) de

la Aseguradora

18 Recibe la poacuteliza extraterritorial Encargado(a) de

Transportes

19

Se le comunica a la Secretaria(o) de la Dependencia los

datos necesarios para que confeccione la Solicitud del


Encargado(a) de

la Gira

20 Confecciona la Solicitud del Servicio de Transportes Secretaria(o) de la

Dependencia

21 Imprime original y copia de la Solicitud del Servicio de

Transporte

Secretaria(o) de la

Dependencia

22

Traslada la Solicitud del Servicio de Transportes al

Director(a) o Coordinador(a) de la Dependencia para que la

firme y la selle

Secretaria(o) de la

Dependencia

23 Recibe las Solicitudes del Servicio de Transporte

Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante

24 Firma y sella las Solicitudes del Servicio de Transporte

Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante


421

25

Enviacutea por Correspondencia Interna las Solicitudes del

Servicio de Transporte al Director(a) de la Sede para que la

Firme y la Selle

Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante

26 Recibe la Solicitud del Servicio de Transporte y la entrega al


Director(a) de la

Sede

27 Firma y sella la Solicitud del Servicio de Transporte y la

enviacutea al Director(a) de la Sede

Director(a) de la

Sede

28 Enviacutea por medio de la Correspondencia Interna la Solicitud

del Servicio de Transporte

Director(a) de la

Sede

29 Recibe la Solicitud del Servicio de Transportes y la traslada


Encargado(a) de

la

Correspondencia

Interna

30

Recibe la Solicitud del Servicio de Transporte y la revisa

iquestEsta Correcta

Si Continua

No va al paso 20

Encargado(a) de

Transportes

31 Recibe la Solicitud Servicio de Transportes y se archiva

hasta la fecha establecida

Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso




m Diagrama de Flujo

Procedimiento

ResponsableEncargado(a)

de la Gira

En

ca

rga

do

(a)

de

la

Gir

a

En

ca

rga

do

(a)

de

Tra

nsp

ort

es

Dir

ecto

r(a

) d

e la

Se

de

Re

cto

r(a

) d

e la

Un

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Co

nse

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stitu

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na

l

De

pa

rta

me

nto

de

Ase

so

riacutea

Le

ga

l

En

ca

rga

do

(a)

de

l

Re

gis

tro

Na

cio

na

l

En

ca

rga

do

(a)

de

la

Ase

gu

rad

ora

Se

cre

tari

a(o

) d

e la

De

pe

nd

en

cia

So

licita

nte

Dir

eccto

r(a

) o

Co

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do

r(a

) d

e

la D

ep

en

de

ncia

So

licita

nte

En

ca

rga

do

(a)

de

la

Co

rre

sp

on

de

ncia

Inte

rna


1 Existe la necesidad de realizar una Gira

Internacional

2 Verifica que la Dependencia a la cual

pertenece cuente con los recursos suficientes

para la realizacioacuten de la gira

3 iquestExisten los recursos suficientes para

realizar la gira

Si continua



DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO



1

2

3

3

Si

NoFin

Inicio

1


423

4 Se comunica con el Encargado(a) de

Transportes para solicitar transporte para la

fecha establecida

5 Programa la gira y brinda al menos dos

nuacutemeros de placas de vehiacuteculos y dos choferes

para que realice la solicitud pertinente

6 Confecciona un memorando y lo enviacutea a la

Direccioacuten de Sede con copia al Departamento

solicitante del servicio

7 Recibe el memorando el cual contiene la

justificacioacuten de la gira iquestCuenta con todos los

requisitos

Si continua

No va al paso 6

8 Se transfiere el memorando al Rector(a) de

la Institucioacuten

4

5

1

6

7

7No

Si

8

7

fin

1

2


424

9 Recibe el memorando iquestVerifica que

contenga todos los requisitos establecidos para

dar el visto bueno

Si continua


10 Traslada el memorando al Consejo

Institucional para que brinde la aprobacioacuten de la

gira

11 Recibe el memorando y aprueva la gira iquestSe

aprueba la gira

Si continua

No termina

12 Traslada el memorando al Departamento de

Asesoriacutea Legal

9

9

10

No

Si

11

11No

Si

12

fin

finfin

2

3


425

13 Recibe el memorando con la autorizacioacuten de

la gira Internacional y confecciona la Solicitud

de Salida del Paiacutes para Automotores y la

presenta ante el Registro Nacional

14 Entrega una carta con la aprobacioacuten de la

salida de vehiacuteculo(s)

15 Una vez obtenida la carta emitida por el

Registro Nacional se le trasfiere la carta al

Encargado(a) de Transportes para que


16 Recibe la carta con la Autorizacioacuten de la

salida de Vehiacuteculo(a) y realiza las gestiones

necesarias para solicitar la Poacuteliza extraterritorial

ante la Aseguradora

17 Entrega la Poacuteliza extraterritorial al


13

14

15

16

13

14

17

3

4


426

18 Recibe la poacuteliza extraterritorial

19 Se le Comunica a la Secretaria(o) de la

Dependencia los datos necesarios para que

confeccione la Solicitud del Servicio de

Transportes

20 Confecciona la Solicitud del Servicio de

Transportes

21 Imprime original y copia de la Solicitud del


22 Traslada la Solicitud del Servicio de

Transportes al Director(a) o Coordinador(a) de

la Dependencia para que la firme y la selle

19

20

1

21

22

18

30

4

5


427

23 Recibe las Solicitudes del Servicio de

Transporte

24 Firma y sella las Solicitudes del Servicio de

Transporte

25 Enviacutea por Correspondencia Interna las

Solicitudes del Servicio de Transporte al

Director(a) de la Sede para que la Firme y la

Selle

26 Recibe la Solicitud del Servicio de

Transporte y la entrega al Director(a) de la

Sede

27 Firma y sella la Solicitud del Servicio de

Transporte

1

23

25

26

1

24

1

23

5

6


428

28 Enviacutea por medio de la Correspondencia

Interna la Solicitud del Servicio de Transporte


Transportes y la traslada al Encargado(a) de

Transportes


Transporte y la revisa iquestEsta Correcta

Si Continua

No va al paso 20

31 Recibe la Solicitud Servicio de Transportes

y se archiva hasta la fecha establecida





28

29

30

Si

No30 20

Fin

1

31

6

n Indicadores

Giras internacionales realizadas en un antildeo por medio del Transporte

Interno

o Anexos



430

Anexo 2 Poacuteliza de Seguro Extraterritorial

Anexo 3 Documentos Personales (Ceacutedula Licencia y Pasaporte)


431


432

D Procedimientos a seguir por parte de choferes del Aacuterea de

Transportes y Funcionarios del ITCR-SSC


DAII2a4 432 a 446


1 1


Manejo de Accidentes con Dantildeos a Terceros Noviembre 2010


Chofer o Funcionario no chofer Erick Palacios Rodriacuteguez



Tabla de Contenido



c Alcance 433

d Responsables 433





i Herramientas 434

j Frecuencia 434

k Conceptos 434


m Indicadores 438

n Anexo 443


433

1 Manejo de Accidentes con dantildeos a terceros

a Introduccioacuten

Los seguros de los vehiacuteculos en una Institucioacuten son de gran valor ya que se

garantiza la reparacioacuten del vehiacuteculo Institucional cuando sufre un accidente de

traacutensito Por esta razoacuten el seguro con dantildeos a terceros es tan importante debido a

que permite proteger en caso de lesioacuten y muerte a personas terceras al ITCR

afectadas en el accidente y reparaciones del vehiacuteculo Institucional o vehiacuteculo

colisionado de forma accidental


Proteccioacuten de los vehiacuteculos institucionales y de las personas afectadas en caso de

un accidente de traacutensito salvaguardando las finanzas y la imagen del ITCR-SSC

c Alcance

Incluye toda el Aacuterea de Transportes Instituto Nacional de Seguros (INS) y

Ministerio de Obras Puacuteblicas y Transportes (MOPT)

d Responsables

Choferes o funcionarios(as) no Choferes

Encargado de Aacuterea de Transportes

Parameacutedicos

Oficial de traacutensito

Tercero involucrado



434

Normas para la Conduccioacuten de Vehiacuteculos por parte de Funcionarios No

Choferes del Instituto Tecnoloacutegico de Costa Rica en sus artiacuteculos 20 21 y

25

Ley de Traacutensito por Viacuteas Puacuteblicas y Terrestres 7331

Reglamento de Transportes del Instituto Tecnoloacutegico de Costa Rica

capitulo 6 Accidentes


Aviso de Accidente Flotilla Automoacuteviles cuando el Evento Afecte a un Tercero

Ver anexo 1

Documentos del Vehiacuteculo Ver Anexo 2



Acta de Transito (Parte) Ver anexo 4


NA

i Herramientas

Teleacutefono

j Frecuencia

NA

k Conceptos



435

Accidente cualquier suceso que es provocado por una accioacuten violenta y

repentina ocasionada por un agente externo involuntario Obtenido de

httpeswikipediaorgwikiAccidente





ITCR

Permiso de conducir Autorizacioacuten formal otorgada por el Departamento

de Servicios Generales en la Sede Central y por el Departamento

Administrativo en las Sedes Regionales que faculta a los funcionarios del

Instituto y al personal involucrado con programas y proyectos

institucionales para conducir vehiacuteculos oficiales durante un periacuteodo dado

previa instruccioacuten sobre el vehiacuteculo a utilizar

Parameacutedico es un diplomado de atencioacuten de emergencias meacutedicas

usualmente miembro de un servicio extra hospitalario de atencioacuten de

emergencias responde ha y atiende emergencias y urgencias meacutedicas y de

trauma en el ambiente o nivel pre-hospitalario Obtenido de

httpeswikipediaorgwikiParamC3A9dico




No 7331



ITCR



436

Manejo de Accidentes con Dantildeos a Terceros

DAII2a4

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1 Ocurre un accidente de traacutensito durante una gira en el cual

afecto a alguien o algo

Chofer o

Funcionario no

Chofer

2

iquestHay personas afectadas

Si continua

No va al paso 4

Chofer o

Funcionario no

Chofer

3 Se llama al nuacutemero de Emergencias 9-1-1 y sigue las

indicaciones

Chofer o

Funcionario no

Chofer

4 Llama al traacutensito para que realice el levantamiento de los

hechos

Chofer o

Funcionario no

Chofer

5 Llama a la Aseguradora para que realice la evaluacioacuten de

los dantildeos

Chofer o

Funcionario no

Chofer


informarle acerca de los hechos

Chofer o

Funcionario no

Chofer


437

7 El Encargado(a) de Transportes le comunica los pasos a

seguir

Encargado(a)

Transportes

8

Confecciona el documento Aviso de Accidente Flotilla

Automoacuteviles cuando el Evento Afecte a un Tercero el cual

se encuentra en la guantera del vehiacuteculo Institucional

Chofer o

Funcionario no

Chofer

9

El Oficial de Traacutensito realiza el Acta del Accidente y la

entrega al Chofer o Funcionario no Chofer para que firme

original y copia Oficial de Transito

10 Firma original y copia del Acta que elaboro el Oficial de

Traacutensito

Chofer o

Funcionario no

Chofer

11 Entrega el acta al Chofer o Funcionario no Chofer implicado

en el accidente Oficial de Transito

12 Recibe el acta y la guarda

Chofer o

Funcionario no

Chofer

13

Una vez llegado el Encargado(a) de la Aseguradora tomara

fotos de los hechos y realizara un acta con copia de la

evaluacioacuten de los dantildeos sufridos por el vehiacuteculo

Encargado(a) de la

Aseguradora

14 Le entrega el Acta original al Chofer o Funcionario no Chofer

para que la firme y se la quede

Encargado(a) de la

Aseguradora

15 Recibe y firma original y copia del acta para luego

guardarla

Chofer o

Funcionario no

Chofer

16 El Oficial de Transito dicta su veredicto iquestEl vehiacuteculo se Encargado(a) de la


438

encuentra en condiciones para seguir la gira


No continua

Aseguradora

17 Llama al Encargado de Transportes para que solicite una

gruacutea que recoja el vehiacuteculo

Chofer o

Funcionario no

Chofer

18 Hace las gestiones para enviar una gruacutea y un vehiacuteculo al

lugar de los hechos por los pasajeros del vehiacuteculo

Encargado(a)

Transportes

19 Enviacutea por el vehiacuteculo y la(s) personas afectadas por el

accidente

Encargado(a)

Transportes

20

Entrega el documento de Aviso de Accidente Seguro

Responsabilidad Civil General y el Acta recibida de la

Aseguradora al Encargado(a) de Transportes

Chofer o

Funcionario no

Chofer

Fin del proceso




m Diagrama de Flujo

Procedimiento

ResponsableChofer o Funcionario

no ChoferCoacutedigo DAII2a4 Paacutegina 421 a 435

Chofe

r o F

unci

onar

io

no C

hofe

r

Enca

rgad

o(a

) de

Tra

nsp

ort

es

Ofi

cial

de

Tra

nsi

to

Enca

rgad

o(a

) de

la

Ase

gura

dora


1 Ocurre un accidente de traacutensito durante una gira en el

cual afecto a alguien o algo

2 iquestHay personas afectadas

Si continua

No va al paso 4


indicaciones



DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

1

2 4

3

Si

No

1


440

4 Llama al traacutensito para que realice el levantamiento de

los hechos

5 Llama a la Aseguradora para que realice la evaluacioacuten

de los dantildeos



7 El Encargado(a) de Transportes le comunica los pasos

a seguir

8 Confecciona el documento Aviso de Accidente Flotilla

Automoacuteviles cuando el Evento Afecte a un Tercero el

cual se encuentra en la guantera del vehiacuteculo Institucional

2

4

5

6

7

8

1


441

9 El Oficial de Traacutensito realiza el Acta del Accidente y la


original y copia

10 Firma original y copia del Acta que elaboro el Oficial

de Traacutensito

11 Entrega el acta al Chofer o Funcionario no Chofer

implicado en el accidente


13 Una vez llegado el Encargado(a) de la Aseguradora

tomara fotos de los hechos y realizara un acta con copia

de la evaluacioacuten de los dantildeos sufridos por el vehiacuteculo

11

13

13

1

9

1

10

12

2

3


442

18 Hace las gestiones para enviar una gruacutea y un vehiacuteculo

al lugar de los hechos por los pasajeros del vehiacuteculo

19 Enviacutea por el vehiacuteculo y la(s) personas afectadas en el

accidente

20 Entrega el documento de Aviso de Accidente Seguro







Fin

18

19

20

4

n Indicadores

Cantidad de accidentes con dantildeos a terceros ocasionados en un antildeo

o Anexo

Anexo 1 Aviso de Accidente Flotilla Automoacuteviles cuando el Evento Afecte a un

Tercero

VII Capitulo Conclusiones y Recomendaciones

444

Anexo 2 Documentos del Vehiacuteculo (Derecho de Circulacioacuten Tiacutetulo de Propiedad

Tarjeta de Revisioacuten Teacutecnica)


445

Anexo 3 Documentos Personales del Chofer (Licencia y Ceacutedula de Identidad)


446

Anexo 4 Acta de Transito (Parte)


447


DAII2b4 447 a 454


1 1


Manejo de Accidentes sin Dantildeos a Terceros Noviembre 2010





Tabla de Contenido



c Alcance 448

d Responsables 448





i Herramientas 449

j Frecuencia 449

k Conceptos 449


m Indicadores 452

n Anexos 454


448

2 Manejo de Accidentes sin Dantildeos a Terceros

a Introduccioacuten

En este procedimiento se identifican los pasos a seguir en caso de un Accidente

sin dantildeos a Terceros por parte de un funcionario de la Sede


Cumplir con el proceso pertinente para el manejo de los accidente sin dantildeos a

terceros

c Alcance


d Responsables

Choferes o funcionarios no Choferes



Normas para la Conduccioacuten de Vehiacuteculos por parte de Funcionarios no


25

Manual sobre Normas Teacutecnicas de Control Interno relativas al Control sobre

el Uso y Mantenimiento de Vehiacuteculos emitido por la Contraloriacutea General de

la Repuacuteblica en su norma 31503 31701 31702 31703





449


Aviso de Accidente Seguro Responsabilidad Civil General Ver anexo 1


NA


NA

i Herramientas

Teleacutefono

j Frecuencia

NA

k Conceptos






Encargado de gira Funcionario(a) del Instituto asignado por su departamento

como responsable de la gira y usuario de un vehiacuteculo oficial Obtenido del


Pasajero(a) Usuario(a) del servicio de transporte institucional que haya sido

autorizado (funcionario o no) para viajar en un vehiacuteculo propiedad del ITCR



450

Permiso de conducir Autorizacioacuten formal otorgada por el Departamento de

Servicios Generales en la Sede Central y por el Departamento Administrativo

en las Sedes Regionales que faculta a los funcionarios del Instituto y al

personal involucrado con programas y proyectos institucionales para conducir

vehiacuteculos oficiales durante un periacuteodo dado previa instruccioacuten sobre el

vehiacuteculo a utilizar Obtenido del Reglamento de Transportes del ITCR






Licencia de conducir permiso formal otorgado por el Estado que faculta a

una persona para conducir un vehiacuteculo durante un periodo determinado y cuya

validez estaacute supeditada al acatamiento de las disposiciones de la Ley No

7331 Obtenido del Reglamento de Transportes del ITCR




INS Instituto Nacional de Seguros

MOPT Ministerio de Obras Puacuteblicas y Transportes


Manejo de Accidentes sin Dantildeos a Terceros

DAII2b4

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado


451

1

Durante una gira un funcionario tiene un accidente de

traacutensito en el cual no afecta a alguien o algo de terceros

Chofer o

Funcionario no

Chofer

2

Se comunica al Encargado(a) de Transportes para

comunicarle los hechos

Chofer o

Funcionario no

Chofer


seguir

Encargado(a) de

Transportes

4

Verifica el estado del vehiacuteculo iquestEstaacute en condiciones para

continuar la gira

Si va al paso 6

No Continua

Chofer o

Funcionario no

Chofer

5

Confecciona el Aviso de Accidente Seguro Responsabilidad

Civil General que seraacute entregado al Encargado(a) de

Transportes y lo guarda

Chofer o

Funcionario no

Chofer

6

Le comunica al Encargado(a) de Transportes que el vehiacuteculo

no puede continuar la gira

Chofer o

Funcionario no

Chofer


lugar de los hechos por los pasajeros del Vehiacuteculo

Encargado(a) de

Transportes


452

8

Entrega la el documento de Aviso de Accidente Seguro

Responsabilidad Civil General al Encargado(a) de

Transportes

Chofer o

Funcionario no

Chofer

Fin del proceso






453

Procedimiento


Transportes

Coacutedigo

DAII2b4


1 Durante una gira un funcionario tiene un

accidente de traacutensito en el cual no afecta a alguien

o algo de terceros

2 Se comunica al Encargado(a) de Transportes

para comunicarle los hechos

3 El Encargado(a) de Transportes le comunica los

pasos a seguir

4 Verifica el estado del vehiacuteculo iquestEstaacute en

condiciones para continuar la gira

Si va al paso 6

No Continua

5 Confecciona el Aviso de Accidente Seguro

Responsabilidad Civil General que seraacute entregado

al Encargado(a) de Transportes y lo guarda

6 Le comunica al Encargado(a) de Transportes

que el vehiacuteculo no puede continuar la gira

7 Hace las gestiones para enviar una gruacutea y un

vehiacuteculo al lugar de los hechos por los pasajeros del

Vehiacuteculo

8 Entrega la el documento de Aviso de Accidente

Seguro Responsabilidad Civil General al



Encargado(a) de Transprortes







DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO


Fin

Inicio

1

3

6

7

8

2

5

4 6Si

No


454

n Indicadores

Cantidad de accidentes sin dantildeos a terceros ocasionados en un antildeo

o Anexos

Anexo 1 Aviso de Accidente Seguro Responsabilidad Civil General


455

V Capiacutetulo Manual de Usuario


456

V MANUAL DE USUARIO

El Manual de Usuario en este documento se basa en explicar paso a paso la

utilizacioacuten de los procedimientos realizados por medio de Internet Banking del

Baco Nacional de Costa Rica con el fin de proporcionarle a un nuevo usuario la

utilizacioacuten del mismo

Este documento tendraacute 4 procedimientos que requieren de un Manual de Usuario

para poderse desarrollar los cuales son

A Manejo del Movimiento de la Tarjetahabiente

B Manejo de los Paraacutemetro de la Tarjeta TECC

C Manejo del Movimientos de una Maestra

D Manejo del Movimientos de la Tarjeta TECC

Acceso

Para todos estos 4 procedimientos el acceso va a hacer igual hasta el ingreso a la

paacutegina principal del Banco Nacional de Costa Rica

1 Lo primero que se debe realizar es abrir la ventana de Windows para

buscar las opciones que conecten con internet Ver figura 9

Figura 10 Buacutesqueda de la ventana de Windows


457

2 Se encuentran las opciones de internet y se da doble clic encima de

cualquiera de las opciones de internet Ver figura 10 Apareceraacute una interfaz

con una ventana de internet Ver figura 11

Figura 11 Opciones de internet

Figura 12 Ventana de Internet


458

3 Se escribe la direccioacuten de la paacutegina del Banco Nacional de Costa Rica en el

lugar correspondiente wwwbncrficr como se muestra en figura 12

Figura 13 Direccioacuten de la paacutegina del Banco Nacional de Costa Rica

4 Se ingresa a la paacutegina del Banco nacional de Costa Rica en donde se

selecciona daacutendole doble clic derecho a la casilla de BN internet Banking

Ver figura 13


459

Figura 14 Ingreso a la paacutegina del Banco Nacional de Costa Rica

5 Se coloca en la casilla de identificacioacuten el nuacutemero de cedula de la persona

duentildea de la cuenta Ver figura 14

Figura 15 Identificacioacuten bancaria

6 Apenas se ingresa la identificacioacuten apareceraacute un tablero en el cual se

tendraacute que poner la clave para ingresar a la cuenta online Ver figura 15

En este paso haga clic en el cuadro blanco del teclado virtual utilice el

teclado fiacutesico para ingresar las letras y el teclado virtual para ingresar los

nuacutemeros de su contrasentildea Al terminar haga clic en el botoacuten de la fecha

para continuar Este botoacuten estaraacute siempre en la esquina inferior derecha del

teclado virtual Ver figura 16


460

Figura 16 Tablero de identificacioacuten

Figura 17 Tablero de identificacioacuten con la contrasentildea


1 Se deberaacute dar doble clic derecho a la casilla en donde se encuentra la

opcioacuten tarjeta Ver figura 17 Ahiacute apareceraacute varias opciones donde se

deberaacute seleccionar la que dice ldquoconvenio BNCR-RECOPErdquo y

posteriormente seleccionar con doble clic derecho la opcioacuten de movimientos

de tarjetahabiente Ver figura 18


461

Figura 18 Interfaz de la cuenta online

Figura 19 Entrada a movimientos de Tarjetahabiente

2 Posteriormente al ingreso apareceraacute el nuacutemero de tarjeta madre y los

periodos disponibles para consultar Ver figura 19


462

Figura 20 Seleccioacuten del periodo de consulta de un movimiento de tarjeta habiente

3 Una vez seleccionado el periodo a consultar se podraacute ver solo los

movimientos de la tarjeta madre en un periodo determinado Ver figura 20

Figura 21 Movimiento de la tarjeta habiente en un periodo determinado

4 Ya finalizado el procedimiento se cerrara la seccioacuten de trabajo de BN

Internet Banking en la casilla de desconexioacuten como aparece en la figura

21


463

Figura 22 Desconexioacuten del sistema estando en Movimiento de tarjeta TECC


1 Se deberaacute poner el cursor sobre la casilla donde dice Tarjeta Ver figura 17

esperar que le abra varias opciones para elegir la que dice ldquoconvenio

BNCR-RECOPErdquo y seleccionar con doble clic derecho la opcioacuten paraacutemetro

de tarjeta TECC Ver figura 22


464

Figura 23 Entrada a Paraacutemetro de Tarjeta TECC

2 Ya seleccionada la opcioacuten de paraacutemetro de tarjeta TECC se abriraacute un

recuadro con el nombre de ldquoparaacutemetro de tarjeta TECC consulta de cuenta

maestrardquo Ver figura 23 Luego se tendraacute que dar doble clic derecho sobre

el nuacutemero de cuenta que aparece en el costado izquierdo ahiacute se abriraacuten

todas las cuentas que nacen de la tarjeta madre

Figura 24 Paraacutemetro de tarjeta TECC consulta de cuenta maestra

3 En este paso se pueda ver el nuacutemero de tarjeta del funcionario autorizado

el nombre del funcionario la marca de la tarjeta y el estado de la tarjeta En

esta interfaz se daraacute doble clic sobre la tarjeta del funcionario que se quiere

consultar Ver figura 24

Figura 25 Paraacutemetro de tarjeta TECC consulta por funcionarios autorizados

4 Una vez seleccionada la tarjeta el sistema mostrara los datos a modificar

del usuario Estado de la tarjeta hora de entrada y salida del funcionario el

monto maacuteximo diario autorizado y el nuacutemero maacuteximo de las transacciones

por diacutea


465

Para modificar alguno de los datos mostrados presione el botoacuten de

ldquoModificar Paraacutemetrosrdquo para tener acceso a los datos y modificar cualquiera

de ellos Ver figura 25

Figura 26 Modificacioacuten de los paraacutemetros

5 Una vez modificados los paraacutemetros requeridos se procesan los cambios

para lo cual se debe presionar el botoacuten ldquoProcesarrdquo Ver Figura 26




27


466

Figura 28 Desconexioacuten del sistema estando en Paraacutemetro de tarjeta TECC

C Manejo del Movimiento de una Maestra



BNCR-RECOPErdquo y seleccionar con doble clic derecho la opcioacuten

movimientos de una maestra Ver figura 28

Figura 29 Interfaz de Movimiento de una Tarjeta


467

2 Ya seleccionada la opcioacuten de movimientos de una maestra se abriraacute un

recuadro con el nombre de ldquoBN-Tarjeta de creacutedito TECC consulta de

cuenta maestrardquo Ver figura 29 Luego se tendraacute que dar doble clic derecho

sobre el nuacutemero de cuenta que aparece en el costado izquierdo ahiacute se

abriraacuten la cuenta madre la cual permite conocer el periodo a consultar

ademaacutes de ver el resumen de movimientos por maestra o movimientos de

tarjetas usuarias Ver figura 30

Figura 30 Interfaz de consulta de cuenta maestra

Figura 31 BN tarjeta de Creacutedito TECC Movimientos de cuenta maestra

3 Seleccionando la opcioacuten de movimiento resumen por tarjeta en un periodo

determinado en la figura 30 se abriraacute un resumen que indica el monto

total por periacuteodo determinado da cada funcionario ademaacutes muestra el

monto disponible que presenta la cuenta maestra Ver figura 31


468

Figura 32 Movimiento resumen de la cuenta maestra

4 Seleccionando la opcioacuten de movimiento de tarjetas usuarias por

movimiento se abriraacute un estado de todas las transacciones hechas por los

funcionarios autorizados en un periodo determinado En este estado se

muestra la fecha hora el lugar el monto y otros detalles especificados por

el funcionario autorizado Ver figura 32

Figura 33 Interfaz de movimiento de tarjetas usuarias


469



33

Figura 34 Desconexioacuten del sistema estando en Movimiento de una maestra

D Manejo del Movimiento de la Tarjeta TECC


esperar que le abra varias opciones para elegir la opcioacuten que dice

ldquoconvenio BNCR-RECOPErdquo y seleccionar con doble clic derecho la opcioacuten

movimientos de tarjeta TECC Ver figura 34


470

Figura 35 Interfaz de movimiento de una tarjeta TECC

1 Ya seleccionada la opcioacuten de movimientos de tarjeta TECC se abriraacute un

recuadro con el nombre de ldquoMovimiento de tarjeta TECC consulta de

cuenta maestrardquo Luego se tendraacute que dar doble clic derecho sobre el

nuacutemero de cuenta que aparece en el costado izquierdo ahiacute se abriraacuten

todas las cuentas de los funcionarios autorizados en donde se podraacute

consultar el nuacutemero de tarjeta designada para cada funcionario Ver figura

35

Figura 36 Consulta de cuenta maestra movimiento de tarjeta TECC

2 Se selecciona dando doble clic derecho sobre el nuacutemero de tarjeta al

funcionario que quiere revisar Ver figura 36


471

Figura 37 Interfaz consultas de movimientos de tarjeta TECC

3 Luego se seleccionara el periodo a consultar para ver el movimiento de esa

tarjeta durante el periodo Ver figura 37

Figura 38Interfaz del periodo de consulta en movimiento de tarjeta TECC

4 Ya seleccionado el periodo seleccionado saldraacute un informe detallado que

indicando todas las transacciones hechas con la tarjeta del BNCR-

RECOPE Ver figura 38


472

Figura 39 Informe de todas las transacciones realizadas por un funcionario que cuente con la tarjeta del BNCR-RECOPE para el pago de combustible



39

Figura 40 Desconexioacuten del sistema estando en el movimiento de la tarjeta TECC


473

VII Capiacutetulo Conclusiones y Recomendaciones


474

VII CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

1 El Aacuterea de Transportes tiene la necesidad de contar con un Manual de

Procedimientos que permita a los Funcionarios del Aacuterea como a los demaacutes

miembros de la comunidad Institucional de la Sede conocer y aplicar la

forma maacutes eficiente y eficaz de realizar los procesos que tienen a su cargo

2 El Organigrama Estructural de la Institucioacuten se encuentra desactualizado

ya que su uacuteltima modificacioacuten fue en el antildeo 2008 y desde entonces se han

presentado cambios en el mismo

3 Algunos de los formularios o documentos con los que cuenta el Aacuterea de

Transporte no cumplen con su fin ya que no cuentan con la informacioacuten

necesaria o bien no tiene el espacio suficiente para escribir los datos

solicitados y ademaacutes algunos de los datos solicitados deben ser

nuevamente valorados y actualizados

4 El Reglamento de Transportes o Normativas que regulan el uso de los

Vehiacuteculos Institucionales no estaacuten siendo aplicados tanto por los Choferes

como los Funcionarios no Choferes


475

Recomendaciones

Utilizar el Manual de Procedimientos como una herramienta en procesos de

induccioacuten en el Aacuterea de Transportes de la Sede Regional del Instituto


Divulgar y hacer de conocimiento y cumplimiento al Manual de

Procedimiento propuesto a los encargados de realizar los procedimientos

ya que es una guiacutea que permite mejorar la ejecucioacuten de los mismos

Brindarle capacitacioacuten a los funcionarios con respecto a los procedimientos

establecidos en el Aacuterea en la cual se desempentildea cada uno de ellos

Tambieacuten es importante que el empleado cuente con un ejemplar del Manual

de Procedimientos para que este tenga una base referencial en la cual

pueda verificar cuaacutel es la viacutea establecida para desempentildear un proceso

determinado

Se deben actualizar algunos de los formularios y documentos a utilizar para

mejorar la calidad y cantidad de la informacioacuten requerida para que cumpla

adecuadamente sus fines

Elaborar o adquirir un programa de coacutemputo para la realizacioacuten de algunos

de los procedimientos debido a que se realizan en Microsoft Excel o

Microsoft Word una solucioacuten en este sentido evitariacutea la duplicidad de

funciones al tener que llevar un control cruzado entre los diferentes

formularios

Divulgar las medidas baacutesicas a la hora de utilizar un vehiacuteculo Institucional

para poder sensibilizar a los Funcionarios autorizados por el Aacuterea de

Transportes sobre la importancia de revisar el vehiacuteculo antes y despueacutes de

cada gira para seguridad Institucional y personal

Debido a que el presente estudio solo contempla el Manual de

Procedimientos del Aacuterea de Transportes seria valioso que se aplicaran


476

otras herramientas de Anaacutelisis Administrativo como un estudio de Clima

Organizacional asiacute ayudariacutea al Aacuterea de Transportes a mejorar y a ser maacutes

competitiva de cara a las crecientes necesidades Institucionales

Se recomienda que cada vez que se hagan modificaciones al Organigrama

de la Sede se actualice para que las personas externas a la Sede puedan

conocer la estructura organizacional de la Sede Regional tal y como es

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Weiers R (1986) Investigacioacuten de Mercados Meacutexico Prentice Hall

APEacuteNDICE

Cuestionario para el Levantamiento de Procesos


Sede Regional de San Carlos

El siguiente cuestionario se realiza con el fin de recolectar informacioacuten que sirva como base para la elaboracioacuten de un documento formal de dicho proceso Toda la informacioacuten brindada seraacute de caraacutecter confidencial 1 Nombre del Procedimiento ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 2 Encargado del proceso y puesto que ocupa ________________________________________________________________ 3 Nombre completo de su jefe inmediato y puesto que ocupa ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 4 iquestQuieacutenes son las personas que estaacuten involucradas en el procedimiento ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 5 iquestCuaacutel es el propoacutesito principal de este procedimiento ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 6 Existe alguna norma o poliacutetica que se utiliceacute en la ejecucioacuten del proceso ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________

480

7 Se utilizan documentos internos y externos en el desarrollo de proceso 1 Siacute iquestCuaacuteles 2 No Continuar en la pregunta 8 Documentos internos __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Documentos Externo __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

8 iquestDurante el desarrollo del procedimiento se utilizan formularios

1 Si continuar 2 No ( pasar a la pregunta 10 )

9 iquestCuaacuteles formularios utiliza en el proceso ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________

10 iquestConsidera usted que existen teacuterminos o conceptos dentro del procedimiento que requieren ser detallados para mejorar su comprensioacuten Siacute iquestCuaacuteles No Continuar en la pregunta 10 ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 11 iquestQueacute herramientas se utilizan para llevar a cabo el procedimiento incluir (software y Hardware etc) ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________

481

12 Describa detalladamente la secuencia de los pasos que usted realiza para llevar a cabo el procedimiento ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________

482

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 13 Que indicadores o medidas se pueden tomar en cuenta para que el procedimiento se desarrolle de forma eficaz y eficiente ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 14 Detalle algunas recomendaciones u observaciones que considere importante para lograr una mayor eficiencia y eficacia en el proceso __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

Muchas Gracias por su Colaboracioacuten

i

I DEDICATORIA

Este trabajo se lo dedico primeramente a dios nuestro creador por

darme las fortalezas y la sabiduriacutea para llegar hasta aquiacute y

finalizar con eacutexito esta etapa de mi vida

A miacute familia que siempre me ha brindado su apoyo incondicional en

las buenas y en las malas

A todas aquellas personas que siempre han creiacutedo en miacute y que me

han apoyado para ser mejor cada diacutea

ii

II AGRADECIMIENTO















Allan Vaacutesquez)







Gracias a Todos

iv

III RESUMEN

















v

IV ABSTRACT















v


IDEDICATORIA I

IIAGRADECIMIENTO II

IIIRESUMEN IV

IVABSTRACT V




INTRODUCCIOacuteN 1




2 Misioacuten 15

3 Visioacuten 15





8 Simbologiacutea 9



D OBJETIVOS 16








1 Definiciones 21

2 Importancia 21




1 Eficiencia 24

2 Eficacia 24



2 Estudios 24




vi




2 Organigramas 27







F PROCEDIMIENTOS 32

















2 Importancia 43





2 Componentes 45








L NORMAS ISO 48





5 Estructura 51

vii


M POLIacuteTICAS 52















1 Poblacioacuten 56

2 Muestra 56





1 Exploratoria 58

2 Descriptiva 59


1 Primaria 59

2 Secundarias 59




a Entrevista 60















viii








CONCLUSIONES 474

RECOMENDACIONES 475


APEacuteNDICE 479

vi










































vii









1

INTRODUCCIOacuteN













administrativa








investigacioacuten





2









2














de Costa Rica



2 Misioacuten








3

3 Visioacuten





















Costa Rica




religiosas


4










5



Rector

Soporte de Computo

Consejo Asesor

Direccioacuten

Administrativa

DEVESA



Letras

Servicios

Generales

Gestioacuten


Admisioacuten y

Registro

Biblioteca

Cultura y Deporte

Psicologiacutea

Trabajo Social

CIDASTH


Asesoriacutea

Legal

Carrera de


Doctorado de

Ciencias Naturales

Carrera de

Computacioacuten

PPA

Carrera de


Colegio


CTEC


Servicios Comedor


Vigilancia

Central

Telefoacutenica

Matadero

ECOTEC

Ganado

CarneLeche

Maquinaria

Cultivos

SIRZEE

Maestriacutea en

Recursos Naturales




Unidad Organizativa



6










Universitaria










7

PERSPECTIVA

EJE TEMAacuteTICO


ESTRATEacuteGICOS







Usuarios







112 Se


































necesidades















terceros




8

PERSPECTIVA

EJE TEMAacuteTICO


ESTRATEacuteGICOS







Procesos
















social
























consideraciones de




planes programas y








9

PERSPECTIVA

EJE TEMAacuteTICO


ESTRATEacuteGICOS







Procesos
















social
























consideraciones de




planes programas y








10

PERSPECTIVA

EJE TEMAacuteTICO


ESTRATEacuteGICOS












de paz










































11


PERSPECTIVA

EJE TEMAacuteTICO


ESTRATEacuteGICOS







Financiera




conocimiento



estos fines







la inversioacuten




































de financiamiento




Escuelas


12

7 Simbologiacutea






en el mercado





a Docencia




13












desarrollo






14









15

10 Misioacuten



11 Visioacuten






esta aacuterea



Fecha 090810


16



















D Objetivos

1 Objetivo General





17















Aacuterea










18























19













Asesoriacutea Legal

Capiacutetulo II

Marco Teoacuterico


21



1 Definiciones














amp Porter 2006)

2 Importancia








22






23



PR

OC

ESO

AD

MIN

ISTR

ATI

VO

FASES ELEMENTOS

PLANEACIOacuteN

ORGANIZACIOacuteN

DIRECCIOacuteN

CONTROL



humanos




Fecha 260710


24






1 Eficiencia



2 Eficacia




1 Definicioacuten






1999 paacuteg 2)



trabaje

2 Estudios




25





asignadas







administrativa













26









actualizacioacuten









lo mismo con menos





controles


27












1 Definicioacuten




objetivos

2 Organigramas






2007)


28



















1 Definicioacuten








29









son


sectorial)














30


organizaciones













Por su contenido




organizacionales




De Procedimiento







31





procedimientos




composicioacuten






organizacioacuten



organizacioacuten













32


F Procedimientos

1 Definicioacuten



























33










siguientes




tiempo












34













y esfuerzo




departamento y otro



responsabilidades






35

















fin de determinar



Propoacutesito


iquestEs necesario


iquestPara queacute


innecesarias


36

Lugar




hacerse


cuando sea posible

Sucesioacuten






sucesioacuten

Persona





Objetivo Cambiar


Medios






operacioacuten


1 Definicioacuten




1998)



son


37





















Identificacioacuten

Diagrama de Flujo

Identificacioacuten

Iacutendice

Introduccioacuten





Procedimiento























39













necesarios








Registro de datos


40


1 Definicioacuten









104)


uso















41




sistema





Proceso




Decisioacuten





Preparacioacuten





Documento



producto impreso


42

EntradaSalida




sistema

Archivo


almacenamiento




Flechas



el sistema

Conector Interno









Conector externo




sistema

Terminal




43


algoritmo

Tarjeta






Documentos





1 Definicioacuten





2 Importancia






de trabajo





44

De liacutenea

De columna

De casillas

Combinado



















45

J Manual de Usuario

1 Definicioacuten








2 Componentes



propio manual

Un iacutendice





Un glosario

K Control Interno






46



1 Definicioacuten























47










Institucional)








institucionales)









48





Interno















L Normas ISO







49



1 Definicioacuten

















dichos procesos





50


perioacutedicas






servicio



Mejora continua





Manual de Calidad

Procedimientos




51

5 Estructura





Tiacutetulo










dicho procedimiento











52




















M Poliacuteticas

1 Definicioacuten




paacuteg 157)


53



poliacuteticas como










1 Definicioacuten











el objetivordquo


54
















1 Fuentes Primarias









55


1 Definicioacuten




1 Definicioacuten




a Observacioacuten




b Entrevista




c Cuestionario







56



2004)

1 Poblacioacuten


especificaciones

2 Muestra



universo






58












A Tipo de Estudio







de Procedimientos

1 Exploratoria





59

2 Descriptiva








1 Primaria

a Entrevista







2 Secundarias









60













a Entrevista














61






























62






















63




Semana 1













Semana 2




de procedimientos






Semana 3







64





Semana 4






Costa Rica



Semana 5









Semana 6





Semana 7





65


Semana 8




proyecto





Semana 11




Semana 12




procedimientos



Semana 14





66








Carlos







ITCR en San Carlos






productivos




procedimientos




modificaciones




formularios







67



























68

























69









procedimiento






Servicios









70






Institucionales















71












Proceso

Responsable




Rige a Partir de


Elaborado por

Coacutedigo del

Proceso



72


Proceso

Codificacioacuten

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

Elaboroacute


e Manual de Usuario






73







Capiacutetulo IV



75















de Servicios








76






Institucionales


Institucionales


Garantiacutea












77



















78


procedimiento











procedimiento



periodo determinado



comprensioacuten




79


Proceso

Codificacioacuten

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

Elaboroacute









80

Tabla de contenidos







81


Transportes


DAII2a1 81 a 97


1 1







Tabla de contenido



c Alcance 82

d Responsables 82





i Herramientas 83

j Frecuencia 84

k Conceptos 84



n Indicadores 96

o Anexos 96


82


a Introduccioacuten






horas realizadas



Transportes

c Alcance



Sede

d Responsables

Choferes





Director(a) de Sede



Especial




83

















NA


Microsoft Excel

i Herramientas



84

j Frecuencia



k Conceptos


















DAII2a1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado



Encargado(a) de

Transportes


85







Transportes

6







Encargado(a) de

Transportes

7


con lo establecido

Si Continuacutea


Encargado(a) de

Transportes

8




un control cruzado

Encargado(a) de

Transportes

9


Si Va al paso 11

No Continua

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


86

vehiacuteculos)

11





Vigilancia

Encargado(a) de

Transportes


Trabajado

Encargado(a) de

Transportes

13



Trabajado

Encargado(a) de

Transportes


los Choferes

Encargado(a) de

Transportes


Transportes

16




Cartago

Encargado(a) de

Transportes

17





Encargado(a) de

Transportes

18



Administrativo

Secretaria(o)

Departamento

Administrativo


87

19



Si Continua


Director(a)

Administrativa



Director(a)

Administrativa



Director(a) de

Sede

22



debidamente firmado

Director(a) de

Sede



Secretaria(o) de


24



Contable en Cartago

Secretaria(o) de




Secretaria(o) de




27






Encargado(a) de

Transportes


88

Fin del proceso






90


91






Si Va al paso 11

No Continua









de Vigilancia

11

Si

No

119

2

8

10

8

19

3


92









trabajado

32

1

12

13

14

13

15

3

4


93















Si Continua


Si

11

16

17

18

19

4

5


94














22

23

24

20

21

5

6


95



Trabajado


Transportes











Fin

25

26

27

6

Fin

25

26

27

6


96

n Indicadores



o Anexos



97



98



DAII2b1 99 a 113


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 100

d Responsables 100





i Herramientas 101

j Frecuencia 101

k Conceptos 101



nIndicadores 113

oAnexos 113


100


a Introduccioacuten











c Alcance


d Responsables









101











NA




Microsoft Excel

i Herramientas


j Frecuencia




k Conceptos




102








DAII2b1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado



Funcionario(a) no

Chofer

2


ITCR

Si continua


Pistero(a)


4






del funcionario

Funcionario(a) no

Chofer



103




Chofer


Chofer




Funcionario(a) no

Chofer


Transportes

Funcionarios no

Choferes


Transportes

13





Encargado(a) de

Transportes

14


Si continua



devuelve al paso 4

Encargado(a) de

Transportes


adecuado control

Encargado(a) de

Transportes


104

16




Encargado(a) de

Transportes


Transportes


creacutedito

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Encargado de la

Gasolinera

21




Encargado(a) de

Transportes

22


Si va al paso 27

No continua

Encargado(a) de

Transportes

23




Encargado(a) de

Transportes

24


Si va al paso 27

No continua

Encargado(a) de

Transportes


105



Encargado(a) de

Transportes


factura(s)

Encargado(a) de la

Gasolinera


brindado

Encargado(a) de la

Gasolinera


para tal fin

Encargado(a) de

Transportes


combustible mensual

Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso

Elaboroacute

Erick Palacios R

Revisoacute

Evelyn Bustos Rojas

Aproboacute




107










5

6

7

4

14

7

1

2


108






Transportes






1

9

12

13

11

8

10

2

3


109


Si continua



devuelve al paso 4


adecuado control





No

Si

14 4

15

17

14

16

3

4


110


creacutedito









Si va al paso 27

No continua

22 27Si

No

21

20

19

18

4

5


111





Si va al paso 27

No continua




factura(s)

2724No

Si

26

25

23

5

6


112


brindado


para tal fin


combustible mensual





Fin

29

28

27

24

22

6

n Indicadores




o Anexos



DAII2c1 114 a 136


1 1







Tabla de contenido



c Alcance 115

d Responsables 115





i Herramientas 117

j Frecuencia 117

k Conceptos 117



n Indicadores 136

o Anexos 136


115


a Introduccioacuten











c Alcance




d Responsables



Chofer




116







del vehiacuteculo













Factura



117



Microsoft Excel

Internet

i Herramientas


j Frecuencia


Vehicular

k Conceptos















118



























119








DAII2c1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1




Encargado(a) de

Transportes

2









Encargado(a) de

Transportes

3



del vehiacuteculo

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


120




Taller

7


Si va al paso 9

No continua

Encargado(a) del

Taller



Encargado(a) del

Taller

9




Encargado(a) del

Taller



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

12




Chofer



Secretaria(o) de

Direccioacuten

Administrativa


Administrativa

Director(a) del

Departamento

Administrativo


Direccioacuten


121

Administrativa

16




Chofer




Tesorero(a) de la


Financiera y


Bienes

19


Si continua

No va al paso 12

Tesorero(a) de la


Financiera y


Bienes


Tesorero(a) de la


Financiera y


Bienes



23


correspondientes

Cajero(a)




122

paso 22

Si continua

25



firma

Cajero(a)










Encargado(a) de

Transportes







Encargado(a) del

Taller


de impuestos Chofer



36




Chofer


123

37


Si va al paso 39

No Continua

Chofer



39



Vehicular

Encargado(a) de

Transportes




42




Chofer




Secretaria Riteve

SyC


mismo Chofer

46








Chofer


124










los resultados


Encargado(a) de la


Vehicular

48


Si va al paso 50

No Continua

Chofer

49




el paso 52

Chofer



51




Chofer





125




Encargado(a) de

Transportes


Transportes

Director(a) del

Departamento

Administrativo


vale

Encargado(a) de

Transportes



sobrara Chofer


Fin del Proceso

Elaboroacute


Revisoacute

Evelyn Bustos Rojas

Aproboacute




127






Si va al paso 8

No continua


Si va al paso 9

No continua



continua el proceso

7

No

Si

8

5

4

6 8Si

No

9

6

1

2


128


















13

13

15

12

10

9

11

7

19

14

2

2

3


129




vale





Si continua

No va al paso 13



presenta el vale


No

Si

1913

22

21

20

16

17

18

22

3

4


130






Si continua





cajero



chica



chica




24No

Si

22

29

28

27

25

23

26

4

5


131







factura











36

34

35

33

32

31

30

5

6


132


Si va al paso 39

No Continua



respectiva











conduce


nombre del ITCR

3

Si39

No

37

3

42

43

40

39

41

38

37

6

7


133



Teacutecnica
























resultados



47

46

45

44

7

8


134


Si va al paso 41

No Continua





paso 52







vehiacuteculo



de Transportes




48

Si

No

50

54

53

52

51

50

49

8

9








liquidar el vale




vale





Fin

60

58

57

59

55

56

9

n Indicadores


Vehicular



o Anexos




137





138




139


DAII2d1 139 a 146


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 140

d Responsables 140





i Herramientas 141

j Frecuencia 141

k Conceptos 141



n Indicadores 145

o Anexos 146


140


a Introduccioacuten









c Alcance




d Responsables









141




RECOPE



teclado virtual


NA




BN Banking

i Herramientas


j Frecuencia


momento

k Conceptos






142

















DAII2d1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado


Transportes



Encargado(a) de

Transportes



143


4



ingresar

Encargado(a) de

Transportes

5







Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


Transportes


Transportes


en la interface

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


Banking

Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso

Elaboroacute


Revisoacute

Evelyn Bustos Rojas

Aproboacute



144


Procedimiento


Transportes

Coacutedigo




computador























Tarjetahabiente

DESCRIPCIOacuteN

Diagrama de Flujo

Inicio

2

4

5

1

1

6

3

n Indicadores



RECOPErdquo


tarjetahabiente





periodo determinado







Fin

1

7

8

9

11

10


146

o Anexos



147


DAII2e1 148 a 155


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 148

d Responsables 148





i Herramientas 149

j Frecuencia 149

k Conceptos 149



n Indicadores 155


148


a Introduccioacuten











c Alcance




d Responsables





de Costa Rica




149




BN-RECOPE


RECOPE



teclado virtual


NA


NA


BN Banking

i Herramientas


j Frecuencia


requiera

k Conceptos




150








establecido





DAII2e1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado


Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


151

5







Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


Transportes


Transportes

9






tarjeta madre

Encargado(a) de

Transportes


autorizado

Encargado(a) de

Transportes

11





Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


152


13



ldquoProcesarrdquo

Encargado(a) de

Transportes


Internet Banking

Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso






153

Procedimiento





computador






BN internet Banking











virtual




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO


TECC


Inicio

2

4

5

1

3

6

1


154


RECOPErdquo


TECC


















ellos










Fin

1

7

8

9

10

11

12

13

14


155

n Indicadores





156


DAII2f1 157 a 164


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 157

d Responsables 157





i Herramientas 158

j Frecuencia 158

k Conceptos 158



n Indicadores 163

o Anexos 164


157


a Introduccioacuten












c Alcance




d Responsables





de Costa Rica




158




BN-RECOPE


RECOPE



teclado virtual


NA





BN Banking

i Herramientas


j Frecuencia


k Conceptos


159






















DAII2f1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado



160

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

4








Encargado(a) de

Transportes


Transportes


Transportes


Transportes


Transportes



Encargado(a) de

Transportes

10




Encargado(a) de

Transportes


161


Internet Banking

Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso






162

Procedimiento





computador






BN internet Banking











virtual



DIAGRAMA DE FLUJO



DESCRIPCIOacuteN


Inicio

2

4

5

1

1

3

5


163

n Indicadores


maestra al mes


RECOPErdquo


Maestra













Fin

1

7

9

8

10

11


164



o Anexos



165



166


DAII2g1 167 a 172


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 167

d Responsables 167





i Herramientas 168

j Frecuencia 168

k Conceptos 168



n Indicadores 172

o Anexos 172


167


a Introduccioacuten







c Alcance




d Responsables





de Costa Rica






BN-RECOPE


168


RECOPE



teclado virtual


NA




BN Internet Banking

i Herramientas

Computadora

Internet

Impresora

j Frecuencia


k Conceptos






169









DAII2g1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado


Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

5






Encargado(a) de

Transportes


170



Transportes


Transportes

8





Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

10



RECOPE

Encargado(a) de

Transportes


Internet Banking

Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso






171

Procedimiento





computador






BN internet Banking











virtual



DIAGRAMA DE FLUJO



DESCRIPCIOacuteN


Inicio

2

4

5

1

1

3

6


172

n Indicadores


o Anexos


RECOPErdquo








consultado










Fin

1

7

8

9

10

11


173



174


DAII2h1 175 a 181


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 175

d Responsables 175





i Herramientas 176

j Frecuencia 176

k Conceptos 176



n Indicadores 180

o Anexos 180


175


a Introduccioacuten






el costo de la gira




c Alcance


d Responsables


Chofer









176





NA


Microsoft Excel

i Herramientas


j Frecuencia

Semanalmente

k Conceptos












177


DAII2h1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1




Chofer o

Funcionario No

Chofer


Transportes

Encargado(a) de

Transportes

3



Si va al paso 8

No continua

Encargado(a) de

Transportes

4




Encargado(a) de

Transportes



Chofer o

funcionario no

chofer



Chofer o

funcionario no

chofer



Encargado(a) de

Transportes


178

Si continua

No pasa al paso 4


Transportes

9




costo

Encargado(a) de

Transportes


Transportes


Transportes

12




Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso






179

Procedimiento


Transportes

Coacutedigo

DAII2h1










Si va al paso 8

No continua








Transporte



Si continua

No pasa al paso 4




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO


Inicio

3Si

No

8

5

7 4

Si

No

1

1

2

4

6

7


180

n Indicadores


o Anexos
















Fin

9

1

12

8

3

10

11


181



182


DAII2i1 182 a 189


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 183

d Responsables 183





i Herramientas 184

j Frecuencia 184

k Conceptos 184



n Indicadores 188

nAnexo 188


183


a Introduccioacuten








c Alcance




d Responsables












184






NA


Microsoft Excel

i Herramientas


j Frecuencia

Semanal

k Conceptos










185


DAII2i1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1




Encargado(a) de

Transporte

2





Encargado(a) de

Transporte

3




Encargado(a) de

Transporte



Encargada de

Transporte


Transporte


Transporte

7





Encargada de

Transporte


186



Encargada de

Transporte

9



Si continua


Unidad Contable

Cartago

10




Unidad Contable

Cartago

Fin del Proceso






187

Procedimiento


Transportes

Coacutedigo

DAII2i1













centro de costos



centro de costos



la copia










Cartago

DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO


Inicio

1

1

2

4

1

5

6

9

3

1

5

7


188

n Indicadores


mensualmente

n Anexo




Cartago



Si continua









Fin

1

9

Si

No

2

10

8


189



190


DAII2j1 190 a 203


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 191

d Responsables 191





i Herramientas 192

j Frecuencia 192

k Conceptos 192



n Indicadores 198

o Anexos 202


191


a Introduccioacuten



ITCR



Institucionales

c Alcance



d Responsables












192



salario








Microsoft Word

Microsoft Excel

BN Internet Banking

i Herramientas


j Frecuencia

Mensual

k Conceptos







193












DAII2j1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1




Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

3


correctas


No continua

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


194

corrija



Chofer o

Funcionario No

Chofer



Chofer o

Funcionario No

Chofer


correspondientes

Encargado(a) de

Transportes

8


Si continua


Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

10



No va al paso 12

Encargado(a) de

Transportes

11



Costa Rica

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


195






Transporte Interno

Encargado(a) de

Transportes

15





Encargado(a) de

Transportes

16





facturas realizadas

Encargado(a) de

Transportes

17





Encargado(a) de

Transportes

18


Si continua



Tesorero de la

Unidad de

Gestioacuten

Financiera y

Administracioacuten

de Bienes


Transporte Interno

Tesorero de la

Unidad de


196

Gestioacuten

Financiera y

Administracioacuten

de Bienes

20




Tesorero de la

Unidad de

Gestioacuten

Financiera y

Administracioacuten

de Bienes

Fin del Proceso





Procedimiento


Transportes

Coacutedigo











Si Va al paso 5

No continua







Interno

DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO



Inicio

3 5

Si

No

1

1

2

4

8


198





Transportes




Si continua







No va al paso 12

8No

4

Si

9

10 12No

Si

6

5

7

17

1

2


199




















Interno

12

14

15

3

11

10

2

13


200






realizadas







Si continua



3



3

918No

Si

19

17

18

16

4


201








Fin

20

4

4

n Indicadores



o Anexos




203

Anexo 3 Facturas

Anexo 4 Vouchers


204


DAII2k1 204 a 218


1 1







Tabla de Contenido



aAlcance 205

bResponsables 205





i Herramientas 206

j Frecuencia 206

kConceptos 206



n Indicadores 210

oAnexos 210


205


a Introduccioacuten







a Alcance


b Responsables










Na


206









Ver anexo 7



anexo 9


Microsoft Word

Microsoft Excel

i Herramientas


j Frecuencia

Mensual

k Conceptos


207







DAII2K1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1








Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Funcionario(a) de

Proveeduriacutea


recientemente

Encargado(a) de

Transportes

5




Circulacioacuten

Encargado(a) de

Transportes


208

6





Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso






209

Procedimiento


Transportes

Coacutedigo

DAII2k1

























ocasionados







Vehiacutecular

DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO



Fin

Inicio

1

2

4

5

6

3


210

n Indicadores


o Anexos




211


Anexo 4 Facturas


212


213



214



215



216

Anexo 8 Accidentes


217



218


219


DAII2l1 219 a 230


1 1







Tabla de Contenidos



c Alcance 220

d Responsables 220





i Herramientas 221

j Frecuencia 221

k Conceptos 221



nIndicadores 226

oAnexo 230


220


a Introduccioacuten









c Alcance



d Responsables










221


NA


Microsoft Word

Microsoft Excel

i Herramientas


j Frecuencia

Diario

k Conceptos






de Costa Rica



Secuencia

Descripcioacuten

Encargado



222


2



datos

Si va al paso 6

No continua

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Secretaria de la

Dependencia

Solicitante


el paso 2

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


autorizarla

Encargado(a) de

Transportes

9


Si continuacutea



Encargado(a) de

Transportes



223



Transportes


Chofer o

funcionario no

chofer

12




Chofer o

funcionario no

chofer


transporte

Encargado(a) de

Transportes

14


Si pasa al paso 18


Encargado(a) de

Transportes

15



Encargado(a) de

Transportes



Chofer o

funcionario no

chofer



Chofer o

funcionario no

chofer



Encargado(a) de

Transportes


224



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

21




Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso





Procedimiento


Transportes

Coacutedigo


Secretaria de la








Si va al paso 6

No continua








Chofer



DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

Encargado(a) de

Transportes

Inicio

1

2 6Si

No

3

4

4

1


226










Si continuacutea






puedan retirar

5

6

7

8

9

2

Si

No11

10

2

1


227


solicitada




Transportes




iquestEsta correcta

Si pasa al paso 18




11

12

13

Si

No

1814

15

9

2

3


228













16

17

18

19

20

14

3

4


229




dicho informe







Fin

21

22

4

n Indicadores


o Observacioacuten



p Anexo


231


DAII2m1 231 a 260


1 1







Tabla de contenido



c Alcance 232

d Responsables 232





i Herramientas 234

j Frecuencia 234

k Conceptos 234


m Indicadores 243

n Anexos 259


232


a Introduccioacuten















c Alcance



d Responsables


Chofer




233













el cambio de aceite







Factura Ver anexo 3



234

Excel

i Herramientas


j Frecuencia

NA

k Conceptos













DAII2m1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado


235

1




Encargado(a) de

Transportes

2



Si continua

Encargado(a) de

Transportes

3


Si continua

No va al paso 37

Encargado(a) de

Transportes

4




Encargado(a) de

Transportes

5


Compra

Si continua



Encargado(a) de

Proveeduriacutea



Encargado(a) de

Proveeduriacutea

7




Chofer



236

Si continua

No va al paso 10



10



Aceite

Chofer




aceite

Encargado del

Taller o Agencia



Encargado del

Taller o Agencia

14




Encargado del

Taller o Agencia


Taller o Agencia

16


Si continua

No sigue al paso 19

Encargado del

Taller o Agencia


Si continua

Encargado del

Taller o Agencia


237

No va al paso 19


Taller o Agencia

19


Si va al paso 21

No continua

Encargado del

Taller o Agencia


Taller o Agencia


Taller o Agencia



Encargado del

Taller o Agencia


vehiacuteculo

Encargado del

Taller o Agencia


Taller o Agencia

25


Si va al paso 27

No continua

Encargado del

Taller o Agencia


el proceso



Encargado del

Taller o Agencia


238



Encargado del

Taller o Agencia


Taller

30



Si sigue al paso 33

No continua

Chofer



Taller


Taller


Compra Chofer





Encargado(a) de

Transportes



cambio de aceite

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


239





firme

Secretaria(o) del

Departamento de

Direccioacuten

Administrativo



Director(a)

Administrativa

42


Secretaria(o) del

Departamento de

Direccioacuten

Administrativo




Chofer


lo autorice Chofer


Si continua

No va al paso 40

Tesorero(a)



presenta Chofer



240


Si continua




firma

Cajero(a)










Encargado(a) de

Transportes

56



Aceite

Chofer




aceite

Encargado del

Taller o Agencia


241



Encargado del

Taller o Agencia

60




Encargado del

Taller o Agencia


Taller o Agencia

62


Si continua

No sigue al paso 64

Encargado del

Taller o Agencia

63


Si continua

No va al paso 65

Encargado del

Taller o Agencia


Taller o Agencia

65


Si va al paso 67

No continua

Encargado del

Taller o Agencia


Taller o Agencia


Taller o Agencia



242



vehiacuteculo

Encargado del

Taller o Agencia


Taller o Agencia

71


Si va al paso 73

No continua



el proceso

Encargado del

Taller o Agencia



Encargado del

Taller o Agencia



Encargado del

Taller o Agencia




Taller

77



Si sigue al paso 80

No continua

Chofer




243

Taller



Secretaria(o) del

Taller





Encargado(a) de

Transportes




Encargado(a) de

Transportes




Director(a)

Administrativa




Fin del Proceso





Procedimiento

Responsable

Encargado

de

Transportes

En

ca

rga

do

(a)

de

Tra

nsp

ort

es

En

ca

rga

do

de

Pro

ve

ed

uriacute

a

Ch

ofe

r

Se

cre

tari

a(o

) d

e

Dir

eccioacute

n

Ad

min

istr

ativa

Dir

ecto

r(a

) d

el

De

pa

rta

me

nto

Ad

min

istr

ativo

En

ca

rga

do

(a)

de

l

Ta

lle

r o

Ag

en

cia

Se

cre

tari

a(o

) d

el

Ta

lle

r o

Ag

en

cia

Te

so

rero

(a)

de

la

Un

ida

d d

e

Ge

stioacute

n

Fin

an

cie

ra y

Ad

min

istr

acioacute

n d

e

Bie

ne

s

Ca

jero

(a)





cambio de aceite


cambio de aceite


Si continua


Si continua

No va al paso 29







Institucionales

DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO


1

2

Si

No

3

Si

No

4

37

Inicio

Fin

1


245



Si continua

No termina








Si continua

No va al paso 10




5

5

Si

No

6

7

8 10

Si

No

9

Fin

1

2


246











de recoleccioacuten


cambiarse




10

11

Si

12

13

No14 16

15

8

2

3


247


Si continua

No sigue al paso 18


cambiarse

Si continua

No va al paso 19



cambiarse

Si va al paso 21

No continua



No

Si

No

No

Si

16

18

20

21

18

17 19

19 21

14

Si

16

19

3

4


248



quemado





correctamente

Si va al paso 27

No continua








vehiacuteculo

22

23

24

No

Si25 27

26

27

28

28

25

4

5


249


requeridos



Si sigue al paso 33

No continua



confeccionar



una Orden de Compra

29

No

Si3330

31

32

32

33

34

30

5

6


250





procedimiento













35

36

37

38

39

40

40

Fin

3

45

6

7


251



Administrativo





vales




Si continua

No va al paso 40


Chofer

41

41

42

43

44

40

Si

No45

46

7

8


252


donde lo presenta



las autorizaciones

Si continua










47

48

No

Si

48

49

50

50

51

52

48

8

9


253



chica



al taller




aceite








de recoleccioacuten

53

54

55

56

57

58

59

9

10


254


cambiarse





Si continua

No sigue al paso 64


cambiarse

Si continua

No va al paso 65



cambiarse

Si va al paso 21

No continua

No60

Si

61

62

64

60

62

62No

Si

65No

Si

63

No

Si

6765

60

62

63

10

11


255





quemado





correctamente

Si va al paso 73

No continua



66

67

68

69

70

No

Si71

72

73

11

12


256






vehiacuteculo




requeridos



Si sigue al paso 80

No continua


73

74

74

76

77 79No

Si

78

75

71

12

13


257


confeccionar












79

79

80

81

82

83

83

84

77

13

14


258




Chofer



vale







85

85

86

87

88

Fin

14

n Indicadores


o Anexos




260

Anexo 3 Facturas


261


DAII2n1 261 a 276


1 1







Tabla de Contenido



cAlcance 262

dResponsables 262





i Herramientas 263

j Frecuencia 263

k Conceptos 263


nIndicadores 270

oAnexos 276


262


a Introduccioacuten






c Alcance



Holcim)

d Responsables


Chofer









263





Regional San Carlos


15 de mayo de 2007




NA





NA

i Herramientas


j Frecuencia

NA

k Conceptos


264



Llantas de Desecho










DAII2n1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1




No continua

Choferes



3



No continuacutea

Encargado(a) de

Transportes


265



Transportes

5


Transportes

Si va al paso 20

No continua

Encargado(a) de

Transportes

6




Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

8




Chofer



Secretaria de

Direccioacuten

Administrativa



Director(a)

Administrativa


Secretaria de

Direccioacuten

Administrativa



266




14


Si continua


Tesorero(a)



presenta Chofer

17



Si Continua



Cajero(a)

18



firma

Cajero(a)









267






Taller






Taller

29


Correcta

Si continua


Chofer






Encargada(o) de

Transportes


liquidacioacuten

Encargada(o) de

Transportes


268





37




Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes




Encargado del

Establecimiento

Fin del proceso





Procedimiento

Responsable

Encargado

de

Transportes

Chofe

res

Encarg

ado(a

) de

Tra

nsport

es

Secre

tari

a(o

) de

Dir

eccioacute

n

Adm

inis

trativa

Dir

ecto

r(a)

del

Depart

am

ento

Adm

inis

trativo

Te

so

rero

(a)

de

la

Un

ida

d d

e

Ge

stioacute

n

Fin

an

cie

ra y

Ad

min

istr

acioacute

n d

e

Bie

ne

s

Caje

ro(a

)

Encarg

ado d

el

Talle

r

Secre

tari

a d

el

Talle

r




buen estado


No continua






No continuacutea





Institucionales


DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

1

1Si

No

3Si

No

4

2

Inicio

Fin

Fin

1


270



Si va al paso 20

No continua







autorizara un vale




Administrativo



autorice y lo firme

5

Si

No

6

7

9

22

8

9

1

2


271



Administrativo







Si continua



11

Si

12

No14 16

15

14

10

10

13

17

2

3


272





autorizaciones

Si Continua









chica

Si

No

18

19

20

17

16

19

14

13

3

4


273












correspondiente


nueva(s)



establecimiento

21

22

23

24

25

26

5

4

5


274



Chica


chofer



Si continua






Transportes



respectiva

27

28

28

30

Si

29

31

32

32

29

No29

5

6


275









de Transportes




las reciclen







que las reciclen





33

34

35

36

37

38

39

40

Fin

6

n Indicadores



o Anexos



277




1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 278

d Responsables 278





i Herramientas 279

j Frecuencia 280

k Conceptos 280



n Indicadores 289

o Anexos 300


278


a Introduccioacuten






c Alcance



d Responsables


o Chofer








279








vehiacuteculos













NA

i Herramientas



280

j Frecuencia

NA

k Conceptos








DAII2ntilde1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1



mantenimiento

Encargado(a) de

Transportes

2


Si continuacutea


Encargado(a) de

Transportes

3


Si continua

No va al paso 29

Encargado(a) de

Transportes



281



Transportes

5


Compra

Si continua


continua

Encargado(a) de

Proveeduriacutea



Encargado(a) de

Proveeduriacutea




Encargado(a) de

Transportes


mantenimiento

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes




13




Encargado del

Taller



282



Encargado del

Taller



Encargado del

Taller



Taller o Agencia


servicio brindado

Secretaria(o) del

Taller o Agencia


Taller o Agencia

21


Si va al paso 25

No continua

Chofer



Taller o Agencia


Taller o Agencia



SSC Chofer


283




Procedimiento

Encargado(a) de

Transportes




Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes





firme

Secretaria(o) del

Departamento de

Direccioacuten

Administrativo



Director(a)

Administrativa

34


Secretaria(o) del

Departamento de

Direccioacuten

Administrativo




Chofer



284

lo autorice


Si continua


Tesorero(a)






Si continua



Cajero(a)



firma

Cajero(a)










285


mantenimiento

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes




51




Encargado del

Taller




Encargado del

Taller



Encargado del

Taller





Taller

58



Si va al paso 61

Chofer


286

No continua



Taller



Taller





Encargado(a) de

Transportes

65




Encargado(a) de

Transportes




Administrativa




Fin del proceso





287


Procedimiento

Responsable

Encargado

de

Transportes

Encarg

ado d

e

Tra

nsport

es

Encarg

ado(a

) de

Pro

veeduriacute

a

Chofe

r

Encarg

ado(a

) del

Talle

r

Secre

tari

a(o

) de la

Agencia

o T

alle

r

Secre

tari

a(o

) del

Depart

am

ento

de

Dir

eccioacute

n

Adm

inis

trativa

Dir

ecto

r(a)

del

Depart

am

ento

de

Dir

eccioacute

n

Adm

inis

trativa

Tesore

ro

Caje

ro






Si continuacutea



en garantiacutea

Si continua

No va al paso 29








DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

1

3

Si

No

4

Inicio

2

No

Si

Fin

29

1


289



Si continua








mantenimiento





mantenimiento

5

Si

No

6

7

9

8

10

5

1

2


290


designado







preventivo







11

12

15

14

13

16

40

2

3


291


orden de compra






requeridos

Si va al paso 25

No continua



Si

20

22

23

17

18

No

Si21 25

23

19

3

4


292







Transportes






24

25

26

27

28

29

21

Fin

3

4

5


293












Administrativo





vales



30

31

32

33

34

35

36

32

33

37

5

6


294


Si continua







las autorizaciones

Si continua








38

39

37No

Si

31

40No

Si

13

41

42

43

42

6

7


295






chica








mantenimiento

44

45

46

47

48

7

8


296


designado







preventivo







49

50

51

52

53

54

8

9


297





requeridos



Si va al paso 61

No continua



confeccionar

55

56

57

6158Si

No

59

60

60

9

10


298














61

62

63

64

64

65

66

58

10

11


299


Chofer



vale







Fin

67

67

68

69

11

n Indicadores



o Anexos



301

Anexo 2 Factura


302



303


DAII2o1 203 a 315


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 304

d Responsables 304





i Herramientas 305

j Frecuencia 305

k Conceptos 305


mIndicadores 308

nAnexos 314


304


a Introduccioacuten



al lugar de destino




c Alcance


de Bienes

d Responsables






o Choferes






305


1




Facturas

Voucher


Excel

i Herramientas


j Frecuencia

Semanal

k Conceptos








puacuteblicos




306






DAII2o1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1





Chofer



Encargado(a) de

Transportes

3




Si va al paso 8

No continua

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

5




Chofer



307

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


y Transporte

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

11




Chofer

12


iquestEsta Correcta

Si continua

No va al paso 8

Director(a) del

Departamento

Administrativa



Director(a) del

Departamento

Administrativa

14




Chofer

15




Chofer


308

16



Si continua


Tesorero(a)



18



liquidacioacuten

Chofer

19



Tesoreriacutea

Chofer

20



Si continua


Cajero(a)





Fin del Proceso





Procedimiento


Transportes

Coacutedigo

DAII2o1

Cho

fere

s

Enc

arga

do(a

) de

Tran

spor

tes

Dire

ctor

(a) d

el

Dep

arta

men

to

Adm

inis

trativ

o

Teso

rero

(a) d

e la

Uni

dad

de G

estioacute

n

Fina

ncie

ra y

Adm

inis

traci

oacuten d

e

Bie

nes

Caj

ero(

a)













Si va al paso 8

No continua




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

1

3Si

No

2

Inicio

8

1


310















4

5

5

6

7

9

3

12

16

20

8

1

2


311



correspondiente







Si continua

No va al paso 8



al chofer





11

14

13

10

12

Si

No8

13

2

3


312







Si continua










Si

No

15

8

17

18

16

17

19

3

4


313




Si continua




firma







21

22

23

Fin

8

No

Si

20

22

4

n Indicadores



o Anexos



de Transportes


315


316


DAII2p1 316 a 326


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 317

d Responsables 317





i Herramientas 318

j Frecuencia 318

k Conceptos 318



nIndicadores 322

oAnexos 326


317


a Introduccioacuten



una gira designada





parqueos etc

c Alcance



Bienes

d Responsables


Choferes








318




Factura


Excel

i Herramientas


j Frecuencia


k Conceptos











puacuteblicos





319





DAII2p1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1



determinada gira

Chofer

2






Chofer

3



codificacioacuten

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


para Girasrdquo

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



320


8




Chofer

9


Si continua


Tesorero







13



Si continua


Cajero(a)





Fin del Proceso





Procedimiento


de

Transportes


Cho

fere

s

Enca

rgad

o(a)

de

Tran

spor

tes

Teso

rero

(a) d

e la

Uni

dad

de

Ges

tioacuten

Fina

ncie

ra y

Adm

inis

traci

oacuten

de B

iene

s

Caj

ero(

a)











adelanto





DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO


Choferes

1

2

Inicio

3

9

13

1


322







Girasrdquo



2

6

2

1

4

1

7

2

1

55

1

2


323





Unidad



Si continua






3

8

9

8

No

Si

9 3

10

11

2


324





Si continua





14

13

3

Si

No13

15

12

3

4


325







16

Fin

17

4

n Indicadores



o Anexos



327


DAII2q1 327 a 342


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 328

d Responsables 328





i Herramientas 329

j Frecuencia 329

k Conceptos 329



nIndicadores 340

oAnexos 340


328


a Introduccioacuten





giras realizadas

c Alcance



d Responsables


Choferes






11 18 19 21 23 y 24




329








Facturas


Microsoft Excel

i Herramientas


j Frecuencia

Semanalmente

k Conceptos









330






puacuteblicos








DAII2q1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1




Chofer



Encargado(a) de

Transportes

3



Correctas

Si continua


Encargado de

Transportes(a)


331

1



Encargado(a) de

Transportes

5




Encargado(a) de

Transportes

6




Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

8



chofer

Encargado(a) de

Transportes

9




aprobacioacuten

Chofer

10



Tesorero(a)

11



Si continua

No va al paso 3

Tesorero(a)


332





14




Chofer



16


Si continua


Cajero(a)

17


adelanto otorgado


No Continua

Cajero(a)



20



paso 22

Cajero(a)



333









Fin del Proceso





Procedimiento



Ch

ofe

res

En

ca

rga

do

(a)

de

Tra

nsp

ort

es

Te

so

rero

(a)

de

la

Un

ida

d d

e

Ge

stioacute

n

Fin

an

cie

ra y

Ad

min

istr

acioacute

n d

e

Bie

ne

s

Ca

jero

(a)









Correctas

Si continua


1




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

1

2

Inicio

3

3

Si

No1

11

1


335













chofer

2

1

6

1

8

5

4

16

2

1

77

1

2


336




aprobacioacuten





Si continua

No va al paso 3





10

3

Si

No

12

11

13

1

8

2

3


337







Si continua



adelanto otorgado


No Continua


14

15

5

Si

No16

18

2117

3

4


338




paso 22





19

20

1

2022

21

21

22

4

5


339



cuando se requiere


de Tesoreriacutea





Fin

23

24

25

5

n Indicadores


o Anexos



341




Choferes


342


343


de la Sede


DAII2a2 343 a 356


1 1







Tabla de contenido



c Alcance 344

d Responsables 344





i Herramientas 345

j Frecuencia 345

k Conceptos 345



n Indicadores 350

o Anexos 353


344


a Introduccioacuten











c Alcance


d Responsables

Choferes




81




345








Word Excel

i Herramientas


j Frecuencia


k Conceptos











346






DAII2a2

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado



Encargado(a) de

Transportes

2




Encargado(a) de

Transportes


4


Si va al paso 8

No continua

Chofer




Transportes




347


Si continua

No va al paso 11





11




Chofer


ITCR Chofer

13



Si continua


Chofer

14




Chofer

15




Chofer




348

Vehiacuteculordquo



18





Chofer

Fin del proceso





Procedimiento


Transportes

Coacutedigo

DAII2a2







oficina de choferes


transportes


Si va al paso 8

No continua




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO



Inicio

1

3

2

4

4 8Si

No

1


350







Si continua


5

7

6

8

Si

No11

4

1

2


351









corresponda


Central de ITCR



Si continua


9

10

11

12

13

No

Si

1513

8

2

3


352













operativos










Fin

14

15

16

16

17

18

13

3

n Indicadores




o Observaciones






personas


354

p Anexos



355




356


357





358


DAII2b2 358 a 379


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 359

d Responsables 359





i Herramientas 360

j Frecuencia 360

k Conceptos 360



n Indicadores 367

o Anexos 376


359


a Introduccioacuten








Unidades

c Alcance


d Responsables

Choferes



Pistero(a)





360



81








Factura



Word Excel

i Herramientas


j Frecuencia

Diacuteas laborales

k Conceptos




361





No 7331



ITCR



DAII2b2

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1





Encargado(a) de

Transportes





4


Si va al paso 6

No continua

Chofer



362


6



Si continua

No va al paso 14

Chofer


Soda Comedor



9


Si va al paso 11

No continua

Chofer




Lecheriacutea



Soda Comedor

14





Si continua

No va al paso 29

Chofer


363


Tesoreriacutea

16




Chofer


18


Si sigue al paso 29

No continua

Chofer






factura Chofer



23



Si va al paso 29

No continua

Chofer




364





29


Si continuacutea


Chofer

30





Encargado(a) de

Proveeduriacutea



33


Si va al paso 35

No continua

Chofer



36



bienes

Chofer


tienda


365




vuelto si existiese

Dependiente de la

Tienda

40


Si va al paso 45

No continua

Chofer



Tienda


Tienda








Fin del proceso





Procedimiento


Transportes

En

ca

rga

do

de

Tra

nsp

ort

es

Ch

ofe

r

En

ca

rga

do

(a)

de

la S

od

a C

om

ed

or

En

ca

rga

do

(a)

de

la L

ech

eriacute

a

Ca

jero

(a)

de

Te

so

reriacute

a

Pis

tero

(a)

En

ca

rga

do

(a)

de

los M

an

da

do

s

De

pe

nd

ien

te d

e la

Tie

nd

a o

Esta

ble

cim

ien

to












para dicho fin




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

1

Inicio

2

3

1


367



Lecheriacutea

Si va al paso 11

No continua



proceso


entrega al chofer



9

11

12

10

9 11

No

Si

9

2

3


368







Si continua

No va al paso 18


chofer






15

14

13

16

17

Si

29No

14

6

3

4


369



Si sigue al paso 27

No continua





Transportes





19

20

18

No

Si2918

21

22

22

4

5


370



Si va al paso 28

No continua


corregida




24

22

Si

No

2923

27

26

25

5

6


371




Proveeduriacutea

Si continuacutea


termina el proceso








28

No

31

Si

No29

30

32

Fin

14

18

23

6

7


372




Si va al paso 35

No continua



solicitados





34

35

36

37

33

Si3533

No

7

8


373



Proveeduriacutea





Si va al paso 45

No continua


38

39

40

40No

Si

45

41

9

8


374


una nueva





Impuestos

42

43

42

45

9

44

10


375










Fin

46

47

10

n Indicadores



o Anexos




377


378



379


Conducir)


380


DAII2c2 380 a 385


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 381

d Responsables 381





i Herramientas 381

j Frecuencia 382

k Conceptos 382



n Indicadores 385



381


a Introduccioacuten








c Alcance


d Responsables

Choferes




NA


NA


NA

i Herramientas


382



j Frecuencia

Semanalmente

k Conceptos


vehiacuteculo













DAII2c2

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado



383

2




Chofer


agua Chofer














corresponde Chofer

Fin del proceso






384

Procedimiento




lavarlos




suciedad





y agua









Chofer




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

1

1

3

6

7

8

2

4

5


385

n Indicadores


o Observacioacuten














Fin

1

9

10


386



Transportes


DAII2a3 386 a 396


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 387

d Responsables 387





i Herramientas 388

j Frecuencia 388

k Conceptos 388



n Indicadores 393

o Anexos 396


387


a Introduccioacuten







c Alcance



d Responsables







antes de la gira




388






NA


Microsoft Word

i Herramientas


j Frecuencia

De lunes a Viernes

k Conceptos









389



DAII2a3

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1




Si va al paso 3

No termina

Encargado(a) de la

Gira


establecida

Encargado(a) de

Transporte

3


Si va al paso 6

No continua

Encargado(a) de la

Gira

4


Si va al paso 7

No continua

Encargado(a) de la

Gira


la gira

Encargado(a) de la

Gira


Transporte



390

Transporte



Encargado(a) de la

Gira


Secretaria(o) de la

Dependencia

Solicitante

10




Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante

11



fondos suficientes

Si va al paso 14

No continua

Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante



Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante



Encargado(a) de

Gira


Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante


391



Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante


Encargado(a)

Correspondencia

Interna



Encargado(a)

Correspondencia

Interna



Encargado(a)

Correspondencia

Interna

19


Correcta

Si continua

No va al paso 8

Encargado(a) de

Transportes


Transportes

Fin del proceso





Procedimiento

Coacutedigo DAII2a3

En

ca

rga

do

(a)

de

la

Gir

a

En

ca

rga

do

(a)

de

Tra

nsp

ort

es

Dir

ecto

r(a

) o

Co

ord

ina

do

r(a

) d

e la

De

pe

nd

en

cia

So

licita

nte

Se

cre

tari

a(o

) d

e la

De

pe

nd

en

cia

So

licita

nte

En

ca

rga

do

(a)

de

la

Co

rre

sp

on

de

ncia

Inte

rna




disponibilidad

Si va al paso 3

No termina


establecida




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO


1

Si

No

2

Inicio

1 3

1

1


393


Si va al paso 7

No continua


Si va al paso 6

No continua






3

5

7

6

4 7

Si

Si

No

No

7

4

3

8

19

1

2


394






Si va al paso 14

No continua


falta de recursos






11

12

13

9

12Si

No

1411Si

14

10

Fin

15

2

3


395



de Transportes


Transportes


Correcta

Si continua

No va al paso 8






Fin

8No

Si

19

20

16

17

18

3

n Indicadores


o Observaciones




p Anexos



397


DAII2b3 397 a 413


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 398

d Responsables 398





i Herramientas 399

j Frecuencia 399

k Conceptos 399



n Indicadores 411

o Observaciones 411

p Anexos 412


398


a Introduccioacuten










c Alcance


Vehiacuteculo

d Responsables







Vehiacuteculos


399


Costa Rica









NA


NA

i Herramientas

Teleacutefono

j Frecuencia

Todos los diacuteas

k Conceptos




400











DAII2b3

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado



Chofer o

Funcionario no

Chofer

2



llaves del mismo

Encargado(a) de

Transportes


Chofer o

Funcionario no

Chofer

4



Si Continua

Chofer o

Funcionario no

Chofer


401



Chofer o

Funcionario no

Chofer


Transportes

7






Si va al paso 10

No continua

Chofer o

Funcionario no

Chofer

8




Chofer o

Funcionario no

Chofer

9



para otra gira

Encargado(a) de

Transportes

10





observaciones

Chofer o

Funcionario no

Chofer



Chofer o

Funcionario no


402


medida de control

Chofer


Transportes

13


Si continua

No va al paso 23

Chofer o

Funcionario no

Chofer

14





Chofer o

Funcionario no

Chofer

15





golpe

Oficial de

seguridad

16



Si continua

No va al paso 18

Oficial de

seguridad


seguridad


Chofer o

Funcionario no

Chofer



403




combustible

Funcionario no

Chofer

20




entrada

Oficial de

seguridad

21



Si continua

No va al paso 23

Oficial de

seguridad


seguridad

23








Chofer o

Funcionario no

Chofer


Chofer o

Funcionario no

Chofer

25




Chofer o

Funcionario no

Chofer


404

Fin del proceso





Procedimiento


Transportes

Coacutedigo








mismo




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO


Inicio

1

2

3

1


406



Si Continua








Si va al paso 10

No continua

4

5

6

4 7

Si

No

7

7Si

No

10

2

4

1


407



vehicular



gira










Si continua

No va al paso 17

8

9

10

2

12 12

13

Si

23

7

11

3


408




combustible y ruta







Si continua

No va al paso 18



14

16

18

15

16

Si

No18

17

16

3

4


409










Si continua

No va al paso 23








20

19

21

Si

No21 23

22

23

13

21

4

5


410









Fin

24

25

5

n Indicadores


con lo solicitado



o Observaciones
























412



p Anexos



413





414


DAII2c3 414 a 431


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 415

d Responsables 415





i Herramientas 417

j Frecuencia 417

k Conceptos 417


m Indicadores 421

n Anexos 429


415


a Introduccioacuten







Transporte Interno

c Alcance




d Responsables



Director(a) de Sede



Asesoriacutea Legal



416


Chofer











correspondientes












417





Microsoft Excel

Microsoft Word

i Herramientas


j Frecuencia


k Conceptos













418






DAII2c3



la Gira



Encargado(a) de

la Gira

3


Si continua


Encargado(a) de

la Gira



Encargado(a) de

la Gira

5



pertinente

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

la Gira



419


Si continua

No va al paso 6

Sede


Sede

9



Si continua


Rector(a) de la

Universidad



Rector(a) de la

Universidad

11


Si continua

No termina

Consejo

Institucional


Institucional

13




Asesoriacutea Legal



Encargado(a) del

Registro Nacional

15




Asesoriacutea Legal


420

16




Encargado(a) de

Transportes


Transportes

Encargado(a) de

la Aseguradora


Transportes

19




Encargado(a) de

la Gira


Dependencia


Transporte

Secretaria(o) de la

Dependencia

22



firme y la selle

Secretaria(o) de la

Dependencia


Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante


Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante


421

25



Firme y la Selle

Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante



Director(a) de la

Sede



Director(a) de la

Sede



Director(a) de la

Sede



Encargado(a) de

la

Correspondencia

Interna

30


iquestEsta Correcta

Si Continua

No va al paso 20

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso




m Diagrama de Flujo

Procedimiento


de la Gira

En

ca

rga

do

(a)

de

la

Gir

a

En

ca

rga

do

(a)

de

Tra

nsp

ort

es

Dir

ecto

r(a

) d

e la

Se

de

Re

cto

r(a

) d

e la

Un

ive

rsid

ad

Co

nse

jo In

stitu

cio

na

l

De

pa

rta

me

nto

de

Ase

so

riacutea

Le

ga

l

En

ca

rga

do

(a)

de

l

Re

gis

tro

Na

cio

na

l

En

ca

rga

do

(a)

de

la

Ase

gu

rad

ora

Se

cre

tari

a(o

) d

e la

De

pe

nd

en

cia

So

licita

nte

Dir

eccto

r(a

) o

Co

ord

ina

do

r(a

) d

e

la D

ep

en

de

ncia

So

licita

nte

En

ca

rga

do

(a)

de

la

Co

rre

sp

on

de

ncia

Inte

rna



Internacional





realizar la gira

Si continua



DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO



1

2

3

3

Si

NoFin

Inicio

1


423



fecha establecida









requisitos

Si continua

No va al paso 6


la Institucioacuten

4

5

1

6

7

7No

Si

8

7

fin

1

2


424



dar el visto bueno

Si continua




gira


aprueba la gira

Si continua

No termina


Asesoriacutea Legal

9

9

10

No

Si

11

11No

Si

12

fin

finfin

2

3


425














ante la Aseguradora



13

14

15

16

13

14

17

3

4


426





Transportes


Transportes






19

20

1

21

22

18

30

4

5


427


Transporte


Transporte




Selle



Sede


Transporte

1

23

25

26

1

24

1

23

5

6


428





Transportes



Si Continua

No va al paso 20







28

29

30

Si

No30 20

Fin

1

31

6

n Indicadores


Interno

o Anexos



430




431


432




DAII2a4 432 a 446


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 433

d Responsables 433





i Herramientas 434

j Frecuencia 434

k Conceptos 434


m Indicadores 438

n Anexo 443


433


a Introduccioacuten










c Alcance



d Responsables



Parameacutedicos


Tercero involucrado



434



25






Ver anexo 1






NA

i Herramientas

Teleacutefono

j Frecuencia

NA

k Conceptos



435








ITCR















No 7331



ITCR



436


DAII2a4

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado



Chofer o

Funcionario no

Chofer

2


Si continua

No va al paso 4

Chofer o

Funcionario no

Chofer


indicaciones

Chofer o

Funcionario no

Chofer


hechos

Chofer o

Funcionario no

Chofer


los dantildeos

Chofer o

Funcionario no

Chofer



Chofer o

Funcionario no

Chofer


437


seguir

Encargado(a)

Transportes

8




Chofer o

Funcionario no

Chofer

9





Traacutensito

Chofer o

Funcionario no

Chofer




Chofer o

Funcionario no

Chofer

13




Encargado(a) de la

Aseguradora



Encargado(a) de la

Aseguradora


guardarla

Chofer o

Funcionario no

Chofer



438



No continua

Aseguradora



Chofer o

Funcionario no

Chofer



Encargado(a)

Transportes


accidente

Encargado(a)

Transportes

20




Chofer o

Funcionario no

Chofer

Fin del proceso




m Diagrama de Flujo

Procedimiento



Chofe

r o F

unci

onar

io

no C

hofe

r

Enca

rgad

o(a

) de

Tra

nsp

ort

es

Ofi

cial

de

Tra

nsi

to

Enca

rgad

o(a

) de

la

Ase

gura

dora





Si continua

No va al paso 4


indicaciones



DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

1

2 4

3

Si

No

1


440


los hechos


de los dantildeos




a seguir




2

4

5

6

7

8

1


441



original y copia


de Traacutensito







11

13

13

1

9

1

10

12

2

3


442




accidente








Fin

18

19

20

4

n Indicadores


o Anexo


Tercero


444




445



446



447


DAII2b4 447 a 454


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 448

d Responsables 448





i Herramientas 449

j Frecuencia 449

k Conceptos 449


m Indicadores 452

n Anexos 454


448


a Introduccioacuten





terceros

c Alcance


d Responsables






25








449




NA


NA

i Herramientas

Teleacutefono

j Frecuencia

NA

k Conceptos













450























DAII2b4

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado


451

1



Chofer o

Funcionario no

Chofer

2



Chofer o

Funcionario no

Chofer


seguir

Encargado(a) de

Transportes

4


continuar la gira

Si va al paso 6

No Continua

Chofer o

Funcionario no

Chofer

5




Chofer o

Funcionario no

Chofer

6



Chofer o

Funcionario no

Chofer



Encargado(a) de

Transportes


452

8



Transportes

Chofer o

Funcionario no

Chofer

Fin del proceso






453

Procedimiento


Transportes

Coacutedigo

DAII2b4




o algo de terceros




pasos a seguir



Si va al paso 6

No Continua








Vehiacuteculo












DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO


Fin

Inicio

1

3

6

7

8

2

5

4 6Si

No


454

n Indicadores


o Anexos



455



456

V MANUAL DE USUARIO











Acceso







457







458






Ver figura 13


459













460










461






462







21


463








464
















por diacutea


465










27


466









467















468









469



33








470








35





471









472




39



473



474


Conclusiones

















475

Recomendaciones












determinado








formularios








476







BIBLIOGRAFIacuteA















Hill


EUNED






McGraw Hill


478








APEacuteNDICE





480






481


482



ii

II AGRADECIMIENTO















Allan Vaacutesquez)







Gracias a Todos

iv

III RESUMEN

















v

IV ABSTRACT















v


IDEDICATORIA I

IIAGRADECIMIENTO II

IIIRESUMEN IV

IVABSTRACT V




INTRODUCCIOacuteN 1




2 Misioacuten 15

3 Visioacuten 15





8 Simbologiacutea 9



D OBJETIVOS 16








1 Definiciones 21

2 Importancia 21




1 Eficiencia 24

2 Eficacia 24



2 Estudios 24




vi




2 Organigramas 27







F PROCEDIMIENTOS 32

















2 Importancia 43





2 Componentes 45








L NORMAS ISO 48





5 Estructura 51

vii


M POLIacuteTICAS 52















1 Poblacioacuten 56

2 Muestra 56





1 Exploratoria 58

2 Descriptiva 59


1 Primaria 59

2 Secundarias 59




a Entrevista 60















viii








CONCLUSIONES 474

RECOMENDACIONES 475


APEacuteNDICE 479

vi










































vii









1

INTRODUCCIOacuteN













administrativa








investigacioacuten





2









2














de Costa Rica



2 Misioacuten








3

3 Visioacuten





















Costa Rica




religiosas


4










5



Rector

Soporte de Computo

Consejo Asesor

Direccioacuten

Administrativa

DEVESA



Letras

Servicios

Generales

Gestioacuten


Admisioacuten y

Registro

Biblioteca

Cultura y Deporte

Psicologiacutea

Trabajo Social

CIDASTH


Asesoriacutea

Legal

Carrera de


Doctorado de

Ciencias Naturales

Carrera de

Computacioacuten

PPA

Carrera de


Colegio


CTEC


Servicios Comedor


Vigilancia

Central

Telefoacutenica

Matadero

ECOTEC

Ganado

CarneLeche

Maquinaria

Cultivos

SIRZEE

Maestriacutea en

Recursos Naturales




Unidad Organizativa



6










Universitaria










7

PERSPECTIVA

EJE TEMAacuteTICO


ESTRATEacuteGICOS







Usuarios







112 Se


































necesidades















terceros




8

PERSPECTIVA

EJE TEMAacuteTICO


ESTRATEacuteGICOS







Procesos
















social
























consideraciones de




planes programas y








9

PERSPECTIVA

EJE TEMAacuteTICO


ESTRATEacuteGICOS







Procesos
















social
























consideraciones de




planes programas y








10

PERSPECTIVA

EJE TEMAacuteTICO


ESTRATEacuteGICOS












de paz










































11


PERSPECTIVA

EJE TEMAacuteTICO


ESTRATEacuteGICOS







Financiera




conocimiento



estos fines







la inversioacuten




































de financiamiento




Escuelas


12

7 Simbologiacutea






en el mercado





a Docencia




13












desarrollo






14









15

10 Misioacuten



11 Visioacuten






esta aacuterea



Fecha 090810


16



















D Objetivos

1 Objetivo General





17















Aacuterea










18























19













Asesoriacutea Legal

Capiacutetulo II

Marco Teoacuterico


21



1 Definiciones














amp Porter 2006)

2 Importancia








22






23



PR

OC

ESO

AD

MIN

ISTR

ATI

VO

FASES ELEMENTOS

PLANEACIOacuteN

ORGANIZACIOacuteN

DIRECCIOacuteN

CONTROL



humanos




Fecha 260710


24






1 Eficiencia



2 Eficacia




1 Definicioacuten






1999 paacuteg 2)



trabaje

2 Estudios




25





asignadas







administrativa













26









actualizacioacuten









lo mismo con menos





controles


27












1 Definicioacuten




objetivos

2 Organigramas






2007)


28



















1 Definicioacuten








29









son


sectorial)














30


organizaciones













Por su contenido




organizacionales




De Procedimiento







31





procedimientos




composicioacuten






organizacioacuten



organizacioacuten













32


F Procedimientos

1 Definicioacuten



























33










siguientes




tiempo












34













y esfuerzo




departamento y otro



responsabilidades






35

















fin de determinar



Propoacutesito


iquestEs necesario


iquestPara queacute


innecesarias


36

Lugar




hacerse


cuando sea posible

Sucesioacuten






sucesioacuten

Persona





Objetivo Cambiar


Medios






operacioacuten


1 Definicioacuten




1998)



son


37





















Identificacioacuten

Diagrama de Flujo

Identificacioacuten

Iacutendice

Introduccioacuten





Procedimiento























39













necesarios








Registro de datos


40


1 Definicioacuten









104)


uso















41




sistema





Proceso




Decisioacuten





Preparacioacuten





Documento



producto impreso


42

EntradaSalida




sistema

Archivo


almacenamiento




Flechas



el sistema

Conector Interno









Conector externo




sistema

Terminal




43


algoritmo

Tarjeta






Documentos





1 Definicioacuten





2 Importancia






de trabajo





44

De liacutenea

De columna

De casillas

Combinado



















45

J Manual de Usuario

1 Definicioacuten








2 Componentes



propio manual

Un iacutendice





Un glosario

K Control Interno






46



1 Definicioacuten























47










Institucional)








institucionales)









48





Interno















L Normas ISO







49



1 Definicioacuten

















dichos procesos





50


perioacutedicas






servicio



Mejora continua





Manual de Calidad

Procedimientos




51

5 Estructura





Tiacutetulo










dicho procedimiento











52




















M Poliacuteticas

1 Definicioacuten




paacuteg 157)


53



poliacuteticas como










1 Definicioacuten











el objetivordquo


54
















1 Fuentes Primarias









55


1 Definicioacuten




1 Definicioacuten




a Observacioacuten




b Entrevista




c Cuestionario







56



2004)

1 Poblacioacuten


especificaciones

2 Muestra



universo






58












A Tipo de Estudio







de Procedimientos

1 Exploratoria





59

2 Descriptiva








1 Primaria

a Entrevista







2 Secundarias









60













a Entrevista














61






























62






















63




Semana 1













Semana 2




de procedimientos






Semana 3







64





Semana 4






Costa Rica



Semana 5









Semana 6





Semana 7





65


Semana 8




proyecto





Semana 11




Semana 12




procedimientos



Semana 14





66








Carlos







ITCR en San Carlos






productivos




procedimientos




modificaciones




formularios







67



























68

























69









procedimiento






Servicios









70






Institucionales















71












Proceso

Responsable




Rige a Partir de


Elaborado por

Coacutedigo del

Proceso



72


Proceso

Codificacioacuten

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

Elaboroacute


e Manual de Usuario






73







Capiacutetulo IV



75















de Servicios








76






Institucionales


Institucionales


Garantiacutea












77



















78


procedimiento











procedimiento



periodo determinado



comprensioacuten




79


Proceso

Codificacioacuten

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

Elaboroacute









80

Tabla de contenidos







81


Transportes


DAII2a1 81 a 97


1 1







Tabla de contenido



c Alcance 82

d Responsables 82





i Herramientas 83

j Frecuencia 84

k Conceptos 84



n Indicadores 96

o Anexos 96


82


a Introduccioacuten






horas realizadas



Transportes

c Alcance



Sede

d Responsables

Choferes





Director(a) de Sede



Especial




83

















NA


Microsoft Excel

i Herramientas



84

j Frecuencia



k Conceptos


















DAII2a1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado



Encargado(a) de

Transportes


85







Transportes

6







Encargado(a) de

Transportes

7


con lo establecido

Si Continuacutea


Encargado(a) de

Transportes

8




un control cruzado

Encargado(a) de

Transportes

9


Si Va al paso 11

No Continua

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


86

vehiacuteculos)

11





Vigilancia

Encargado(a) de

Transportes


Trabajado

Encargado(a) de

Transportes

13



Trabajado

Encargado(a) de

Transportes


los Choferes

Encargado(a) de

Transportes


Transportes

16




Cartago

Encargado(a) de

Transportes

17





Encargado(a) de

Transportes

18



Administrativo

Secretaria(o)

Departamento

Administrativo


87

19



Si Continua


Director(a)

Administrativa



Director(a)

Administrativa



Director(a) de

Sede

22



debidamente firmado

Director(a) de

Sede



Secretaria(o) de


24



Contable en Cartago

Secretaria(o) de




Secretaria(o) de




27






Encargado(a) de

Transportes


88

Fin del proceso






90


91






Si Va al paso 11

No Continua









de Vigilancia

11

Si

No

119

2

8

10

8

19

3


92









trabajado

32

1

12

13

14

13

15

3

4


93















Si Continua


Si

11

16

17

18

19

4

5


94














22

23

24

20

21

5

6


95



Trabajado


Transportes











Fin

25

26

27

6

Fin

25

26

27

6


96

n Indicadores



o Anexos



97



98



DAII2b1 99 a 113


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 100

d Responsables 100





i Herramientas 101

j Frecuencia 101

k Conceptos 101



nIndicadores 113

oAnexos 113


100


a Introduccioacuten











c Alcance


d Responsables









101











NA




Microsoft Excel

i Herramientas


j Frecuencia




k Conceptos




102








DAII2b1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado



Funcionario(a) no

Chofer

2


ITCR

Si continua


Pistero(a)


4






del funcionario

Funcionario(a) no

Chofer



103




Chofer


Chofer




Funcionario(a) no

Chofer


Transportes

Funcionarios no

Choferes


Transportes

13





Encargado(a) de

Transportes

14


Si continua



devuelve al paso 4

Encargado(a) de

Transportes


adecuado control

Encargado(a) de

Transportes


104

16




Encargado(a) de

Transportes


Transportes


creacutedito

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Encargado de la

Gasolinera

21




Encargado(a) de

Transportes

22


Si va al paso 27

No continua

Encargado(a) de

Transportes

23




Encargado(a) de

Transportes

24


Si va al paso 27

No continua

Encargado(a) de

Transportes


105



Encargado(a) de

Transportes


factura(s)

Encargado(a) de la

Gasolinera


brindado

Encargado(a) de la

Gasolinera


para tal fin

Encargado(a) de

Transportes


combustible mensual

Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso

Elaboroacute

Erick Palacios R

Revisoacute

Evelyn Bustos Rojas

Aproboacute




107










5

6

7

4

14

7

1

2


108






Transportes






1

9

12

13

11

8

10

2

3


109


Si continua



devuelve al paso 4


adecuado control





No

Si

14 4

15

17

14

16

3

4


110


creacutedito









Si va al paso 27

No continua

22 27Si

No

21

20

19

18

4

5


111





Si va al paso 27

No continua




factura(s)

2724No

Si

26

25

23

5

6


112


brindado


para tal fin


combustible mensual





Fin

29

28

27

24

22

6

n Indicadores




o Anexos



DAII2c1 114 a 136


1 1







Tabla de contenido



c Alcance 115

d Responsables 115





i Herramientas 117

j Frecuencia 117

k Conceptos 117



n Indicadores 136

o Anexos 136


115


a Introduccioacuten











c Alcance




d Responsables



Chofer




116







del vehiacuteculo













Factura



117



Microsoft Excel

Internet

i Herramientas


j Frecuencia


Vehicular

k Conceptos















118



























119








DAII2c1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1




Encargado(a) de

Transportes

2









Encargado(a) de

Transportes

3



del vehiacuteculo

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


120




Taller

7


Si va al paso 9

No continua

Encargado(a) del

Taller



Encargado(a) del

Taller

9




Encargado(a) del

Taller



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

12




Chofer



Secretaria(o) de

Direccioacuten

Administrativa


Administrativa

Director(a) del

Departamento

Administrativo


Direccioacuten


121

Administrativa

16




Chofer




Tesorero(a) de la


Financiera y


Bienes

19


Si continua

No va al paso 12

Tesorero(a) de la


Financiera y


Bienes


Tesorero(a) de la


Financiera y


Bienes



23


correspondientes

Cajero(a)




122

paso 22

Si continua

25



firma

Cajero(a)










Encargado(a) de

Transportes







Encargado(a) del

Taller


de impuestos Chofer



36




Chofer


123

37


Si va al paso 39

No Continua

Chofer



39



Vehicular

Encargado(a) de

Transportes




42




Chofer




Secretaria Riteve

SyC


mismo Chofer

46








Chofer


124










los resultados


Encargado(a) de la


Vehicular

48


Si va al paso 50

No Continua

Chofer

49




el paso 52

Chofer



51




Chofer





125




Encargado(a) de

Transportes


Transportes

Director(a) del

Departamento

Administrativo


vale

Encargado(a) de

Transportes



sobrara Chofer


Fin del Proceso

Elaboroacute


Revisoacute

Evelyn Bustos Rojas

Aproboacute




127






Si va al paso 8

No continua


Si va al paso 9

No continua



continua el proceso

7

No

Si

8

5

4

6 8Si

No

9

6

1

2


128


















13

13

15

12

10

9

11

7

19

14

2

2

3


129




vale





Si continua

No va al paso 13



presenta el vale


No

Si

1913

22

21

20

16

17

18

22

3

4


130






Si continua





cajero



chica



chica




24No

Si

22

29

28

27

25

23

26

4

5


131







factura











36

34

35

33

32

31

30

5

6


132


Si va al paso 39

No Continua



respectiva











conduce


nombre del ITCR

3

Si39

No

37

3

42

43

40

39

41

38

37

6

7


133



Teacutecnica
























resultados



47

46

45

44

7

8


134


Si va al paso 41

No Continua





paso 52







vehiacuteculo



de Transportes




48

Si

No

50

54

53

52

51

50

49

8

9








liquidar el vale




vale





Fin

60

58

57

59

55

56

9

n Indicadores


Vehicular



o Anexos




137





138




139


DAII2d1 139 a 146


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 140

d Responsables 140





i Herramientas 141

j Frecuencia 141

k Conceptos 141



n Indicadores 145

o Anexos 146


140


a Introduccioacuten









c Alcance




d Responsables









141




RECOPE



teclado virtual


NA




BN Banking

i Herramientas


j Frecuencia


momento

k Conceptos






142

















DAII2d1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado


Transportes



Encargado(a) de

Transportes



143


4



ingresar

Encargado(a) de

Transportes

5







Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


Transportes


Transportes


en la interface

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


Banking

Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso

Elaboroacute


Revisoacute

Evelyn Bustos Rojas

Aproboacute



144


Procedimiento


Transportes

Coacutedigo




computador























Tarjetahabiente

DESCRIPCIOacuteN

Diagrama de Flujo

Inicio

2

4

5

1

1

6

3

n Indicadores



RECOPErdquo


tarjetahabiente





periodo determinado







Fin

1

7

8

9

11

10


146

o Anexos



147


DAII2e1 148 a 155


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 148

d Responsables 148





i Herramientas 149

j Frecuencia 149

k Conceptos 149



n Indicadores 155


148


a Introduccioacuten











c Alcance




d Responsables





de Costa Rica




149




BN-RECOPE


RECOPE



teclado virtual


NA


NA


BN Banking

i Herramientas


j Frecuencia


requiera

k Conceptos




150








establecido





DAII2e1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado


Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


151

5







Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


Transportes


Transportes

9






tarjeta madre

Encargado(a) de

Transportes


autorizado

Encargado(a) de

Transportes

11





Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


152


13



ldquoProcesarrdquo

Encargado(a) de

Transportes


Internet Banking

Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso






153

Procedimiento





computador






BN internet Banking











virtual




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO


TECC


Inicio

2

4

5

1

3

6

1


154


RECOPErdquo


TECC


















ellos










Fin

1

7

8

9

10

11

12

13

14


155

n Indicadores





156


DAII2f1 157 a 164


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 157

d Responsables 157





i Herramientas 158

j Frecuencia 158

k Conceptos 158



n Indicadores 163

o Anexos 164


157


a Introduccioacuten












c Alcance




d Responsables





de Costa Rica




158




BN-RECOPE


RECOPE



teclado virtual


NA





BN Banking

i Herramientas


j Frecuencia


k Conceptos


159






















DAII2f1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado



160

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

4








Encargado(a) de

Transportes


Transportes


Transportes


Transportes


Transportes



Encargado(a) de

Transportes

10




Encargado(a) de

Transportes


161


Internet Banking

Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso






162

Procedimiento





computador






BN internet Banking











virtual



DIAGRAMA DE FLUJO



DESCRIPCIOacuteN


Inicio

2

4

5

1

1

3

5


163

n Indicadores


maestra al mes


RECOPErdquo


Maestra













Fin

1

7

9

8

10

11


164



o Anexos



165



166


DAII2g1 167 a 172


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 167

d Responsables 167





i Herramientas 168

j Frecuencia 168

k Conceptos 168



n Indicadores 172

o Anexos 172


167


a Introduccioacuten







c Alcance




d Responsables





de Costa Rica






BN-RECOPE


168


RECOPE



teclado virtual


NA




BN Internet Banking

i Herramientas

Computadora

Internet

Impresora

j Frecuencia


k Conceptos






169









DAII2g1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado


Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

5






Encargado(a) de

Transportes


170



Transportes


Transportes

8





Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

10



RECOPE

Encargado(a) de

Transportes


Internet Banking

Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso






171

Procedimiento





computador






BN internet Banking











virtual



DIAGRAMA DE FLUJO



DESCRIPCIOacuteN


Inicio

2

4

5

1

1

3

6


172

n Indicadores


o Anexos


RECOPErdquo








consultado










Fin

1

7

8

9

10

11


173



174


DAII2h1 175 a 181


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 175

d Responsables 175





i Herramientas 176

j Frecuencia 176

k Conceptos 176



n Indicadores 180

o Anexos 180


175


a Introduccioacuten






el costo de la gira




c Alcance


d Responsables


Chofer









176





NA


Microsoft Excel

i Herramientas


j Frecuencia

Semanalmente

k Conceptos












177


DAII2h1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1




Chofer o

Funcionario No

Chofer


Transportes

Encargado(a) de

Transportes

3



Si va al paso 8

No continua

Encargado(a) de

Transportes

4




Encargado(a) de

Transportes



Chofer o

funcionario no

chofer



Chofer o

funcionario no

chofer



Encargado(a) de

Transportes


178

Si continua

No pasa al paso 4


Transportes

9




costo

Encargado(a) de

Transportes


Transportes


Transportes

12




Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso






179

Procedimiento


Transportes

Coacutedigo

DAII2h1










Si va al paso 8

No continua








Transporte



Si continua

No pasa al paso 4




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO


Inicio

3Si

No

8

5

7 4

Si

No

1

1

2

4

6

7


180

n Indicadores


o Anexos
















Fin

9

1

12

8

3

10

11


181



182


DAII2i1 182 a 189


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 183

d Responsables 183





i Herramientas 184

j Frecuencia 184

k Conceptos 184



n Indicadores 188

nAnexo 188


183


a Introduccioacuten








c Alcance




d Responsables












184






NA


Microsoft Excel

i Herramientas


j Frecuencia

Semanal

k Conceptos










185


DAII2i1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1




Encargado(a) de

Transporte

2





Encargado(a) de

Transporte

3




Encargado(a) de

Transporte



Encargada de

Transporte


Transporte


Transporte

7





Encargada de

Transporte


186



Encargada de

Transporte

9



Si continua


Unidad Contable

Cartago

10




Unidad Contable

Cartago

Fin del Proceso






187

Procedimiento


Transportes

Coacutedigo

DAII2i1













centro de costos



centro de costos



la copia










Cartago

DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO


Inicio

1

1

2

4

1

5

6

9

3

1

5

7


188

n Indicadores


mensualmente

n Anexo




Cartago



Si continua









Fin

1

9

Si

No

2

10

8


189



190


DAII2j1 190 a 203


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 191

d Responsables 191





i Herramientas 192

j Frecuencia 192

k Conceptos 192



n Indicadores 198

o Anexos 202


191


a Introduccioacuten



ITCR



Institucionales

c Alcance



d Responsables












192



salario








Microsoft Word

Microsoft Excel

BN Internet Banking

i Herramientas


j Frecuencia

Mensual

k Conceptos







193












DAII2j1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1




Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

3


correctas


No continua

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


194

corrija



Chofer o

Funcionario No

Chofer



Chofer o

Funcionario No

Chofer


correspondientes

Encargado(a) de

Transportes

8


Si continua


Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

10



No va al paso 12

Encargado(a) de

Transportes

11



Costa Rica

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


195






Transporte Interno

Encargado(a) de

Transportes

15





Encargado(a) de

Transportes

16





facturas realizadas

Encargado(a) de

Transportes

17





Encargado(a) de

Transportes

18


Si continua



Tesorero de la

Unidad de

Gestioacuten

Financiera y

Administracioacuten

de Bienes


Transporte Interno

Tesorero de la

Unidad de


196

Gestioacuten

Financiera y

Administracioacuten

de Bienes

20




Tesorero de la

Unidad de

Gestioacuten

Financiera y

Administracioacuten

de Bienes

Fin del Proceso





Procedimiento


Transportes

Coacutedigo











Si Va al paso 5

No continua







Interno

DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO



Inicio

3 5

Si

No

1

1

2

4

8


198





Transportes




Si continua







No va al paso 12

8No

4

Si

9

10 12No

Si

6

5

7

17

1

2


199




















Interno

12

14

15

3

11

10

2

13


200






realizadas







Si continua



3



3

918No

Si

19

17

18

16

4


201








Fin

20

4

4

n Indicadores



o Anexos




203

Anexo 3 Facturas

Anexo 4 Vouchers


204


DAII2k1 204 a 218


1 1







Tabla de Contenido



aAlcance 205

bResponsables 205





i Herramientas 206

j Frecuencia 206

kConceptos 206



n Indicadores 210

oAnexos 210


205


a Introduccioacuten







a Alcance


b Responsables










Na


206









Ver anexo 7



anexo 9


Microsoft Word

Microsoft Excel

i Herramientas


j Frecuencia

Mensual

k Conceptos


207







DAII2K1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1








Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Funcionario(a) de

Proveeduriacutea


recientemente

Encargado(a) de

Transportes

5




Circulacioacuten

Encargado(a) de

Transportes


208

6





Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso






209

Procedimiento


Transportes

Coacutedigo

DAII2k1

























ocasionados







Vehiacutecular

DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO



Fin

Inicio

1

2

4

5

6

3


210

n Indicadores


o Anexos




211


Anexo 4 Facturas


212


213



214



215



216

Anexo 8 Accidentes


217



218


219


DAII2l1 219 a 230


1 1







Tabla de Contenidos



c Alcance 220

d Responsables 220





i Herramientas 221

j Frecuencia 221

k Conceptos 221



nIndicadores 226

oAnexo 230


220


a Introduccioacuten









c Alcance



d Responsables










221


NA


Microsoft Word

Microsoft Excel

i Herramientas


j Frecuencia

Diario

k Conceptos






de Costa Rica



Secuencia

Descripcioacuten

Encargado



222


2



datos

Si va al paso 6

No continua

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Secretaria de la

Dependencia

Solicitante


el paso 2

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


autorizarla

Encargado(a) de

Transportes

9


Si continuacutea



Encargado(a) de

Transportes



223



Transportes


Chofer o

funcionario no

chofer

12




Chofer o

funcionario no

chofer


transporte

Encargado(a) de

Transportes

14


Si pasa al paso 18


Encargado(a) de

Transportes

15



Encargado(a) de

Transportes



Chofer o

funcionario no

chofer



Chofer o

funcionario no

chofer



Encargado(a) de

Transportes


224



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

21




Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso





Procedimiento


Transportes

Coacutedigo


Secretaria de la








Si va al paso 6

No continua








Chofer



DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

Encargado(a) de

Transportes

Inicio

1

2 6Si

No

3

4

4

1


226










Si continuacutea






puedan retirar

5

6

7

8

9

2

Si

No11

10

2

1


227


solicitada




Transportes




iquestEsta correcta

Si pasa al paso 18




11

12

13

Si

No

1814

15

9

2

3


228













16

17

18

19

20

14

3

4


229




dicho informe







Fin

21

22

4

n Indicadores


o Observacioacuten



p Anexo


231


DAII2m1 231 a 260


1 1







Tabla de contenido



c Alcance 232

d Responsables 232





i Herramientas 234

j Frecuencia 234

k Conceptos 234


m Indicadores 243

n Anexos 259


232


a Introduccioacuten















c Alcance



d Responsables


Chofer




233













el cambio de aceite







Factura Ver anexo 3



234

Excel

i Herramientas


j Frecuencia

NA

k Conceptos













DAII2m1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado


235

1




Encargado(a) de

Transportes

2



Si continua

Encargado(a) de

Transportes

3


Si continua

No va al paso 37

Encargado(a) de

Transportes

4




Encargado(a) de

Transportes

5


Compra

Si continua



Encargado(a) de

Proveeduriacutea



Encargado(a) de

Proveeduriacutea

7




Chofer



236

Si continua

No va al paso 10



10



Aceite

Chofer




aceite

Encargado del

Taller o Agencia



Encargado del

Taller o Agencia

14




Encargado del

Taller o Agencia


Taller o Agencia

16


Si continua

No sigue al paso 19

Encargado del

Taller o Agencia


Si continua

Encargado del

Taller o Agencia


237

No va al paso 19


Taller o Agencia

19


Si va al paso 21

No continua

Encargado del

Taller o Agencia


Taller o Agencia


Taller o Agencia



Encargado del

Taller o Agencia


vehiacuteculo

Encargado del

Taller o Agencia


Taller o Agencia

25


Si va al paso 27

No continua

Encargado del

Taller o Agencia


el proceso



Encargado del

Taller o Agencia


238



Encargado del

Taller o Agencia


Taller

30



Si sigue al paso 33

No continua

Chofer



Taller


Taller


Compra Chofer





Encargado(a) de

Transportes



cambio de aceite

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


239





firme

Secretaria(o) del

Departamento de

Direccioacuten

Administrativo



Director(a)

Administrativa

42


Secretaria(o) del

Departamento de

Direccioacuten

Administrativo




Chofer


lo autorice Chofer


Si continua

No va al paso 40

Tesorero(a)



presenta Chofer



240


Si continua




firma

Cajero(a)










Encargado(a) de

Transportes

56



Aceite

Chofer




aceite

Encargado del

Taller o Agencia


241



Encargado del

Taller o Agencia

60




Encargado del

Taller o Agencia


Taller o Agencia

62


Si continua

No sigue al paso 64

Encargado del

Taller o Agencia

63


Si continua

No va al paso 65

Encargado del

Taller o Agencia


Taller o Agencia

65


Si va al paso 67

No continua

Encargado del

Taller o Agencia


Taller o Agencia


Taller o Agencia



242



vehiacuteculo

Encargado del

Taller o Agencia


Taller o Agencia

71


Si va al paso 73

No continua



el proceso

Encargado del

Taller o Agencia



Encargado del

Taller o Agencia



Encargado del

Taller o Agencia




Taller

77



Si sigue al paso 80

No continua

Chofer




243

Taller



Secretaria(o) del

Taller





Encargado(a) de

Transportes




Encargado(a) de

Transportes




Director(a)

Administrativa




Fin del Proceso





Procedimiento

Responsable

Encargado

de

Transportes

En

ca

rga

do

(a)

de

Tra

nsp

ort

es

En

ca

rga

do

de

Pro

ve

ed

uriacute

a

Ch

ofe

r

Se

cre

tari

a(o

) d

e

Dir

eccioacute

n

Ad

min

istr

ativa

Dir

ecto

r(a

) d

el

De

pa

rta

me

nto

Ad

min

istr

ativo

En

ca

rga

do

(a)

de

l

Ta

lle

r o

Ag

en

cia

Se

cre

tari

a(o

) d

el

Ta

lle

r o

Ag

en

cia

Te

so

rero

(a)

de

la

Un

ida

d d

e

Ge

stioacute

n

Fin

an

cie

ra y

Ad

min

istr

acioacute

n d

e

Bie

ne

s

Ca

jero

(a)





cambio de aceite


cambio de aceite


Si continua


Si continua

No va al paso 29







Institucionales

DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO


1

2

Si

No

3

Si

No

4

37

Inicio

Fin

1


245



Si continua

No termina








Si continua

No va al paso 10




5

5

Si

No

6

7

8 10

Si

No

9

Fin

1

2


246











de recoleccioacuten


cambiarse




10

11

Si

12

13

No14 16

15

8

2

3


247


Si continua

No sigue al paso 18


cambiarse

Si continua

No va al paso 19



cambiarse

Si va al paso 21

No continua



No

Si

No

No

Si

16

18

20

21

18

17 19

19 21

14

Si

16

19

3

4


248



quemado





correctamente

Si va al paso 27

No continua








vehiacuteculo

22

23

24

No

Si25 27

26

27

28

28

25

4

5


249


requeridos



Si sigue al paso 33

No continua



confeccionar



una Orden de Compra

29

No

Si3330

31

32

32

33

34

30

5

6


250





procedimiento













35

36

37

38

39

40

40

Fin

3

45

6

7


251



Administrativo





vales




Si continua

No va al paso 40


Chofer

41

41

42

43

44

40

Si

No45

46

7

8


252


donde lo presenta



las autorizaciones

Si continua










47

48

No

Si

48

49

50

50

51

52

48

8

9


253



chica



al taller




aceite








de recoleccioacuten

53

54

55

56

57

58

59

9

10


254


cambiarse





Si continua

No sigue al paso 64


cambiarse

Si continua

No va al paso 65



cambiarse

Si va al paso 21

No continua

No60

Si

61

62

64

60

62

62No

Si

65No

Si

63

No

Si

6765

60

62

63

10

11


255





quemado





correctamente

Si va al paso 73

No continua



66

67

68

69

70

No

Si71

72

73

11

12


256






vehiacuteculo




requeridos



Si sigue al paso 80

No continua


73

74

74

76

77 79No

Si

78

75

71

12

13


257


confeccionar












79

79

80

81

82

83

83

84

77

13

14


258




Chofer



vale







85

85

86

87

88

Fin

14

n Indicadores


o Anexos




260

Anexo 3 Facturas


261


DAII2n1 261 a 276


1 1







Tabla de Contenido



cAlcance 262

dResponsables 262





i Herramientas 263

j Frecuencia 263

k Conceptos 263


nIndicadores 270

oAnexos 276


262


a Introduccioacuten






c Alcance



Holcim)

d Responsables


Chofer









263





Regional San Carlos


15 de mayo de 2007




NA





NA

i Herramientas


j Frecuencia

NA

k Conceptos


264



Llantas de Desecho










DAII2n1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1




No continua

Choferes



3



No continuacutea

Encargado(a) de

Transportes


265



Transportes

5


Transportes

Si va al paso 20

No continua

Encargado(a) de

Transportes

6




Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

8




Chofer



Secretaria de

Direccioacuten

Administrativa



Director(a)

Administrativa


Secretaria de

Direccioacuten

Administrativa



266




14


Si continua


Tesorero(a)



presenta Chofer

17



Si Continua



Cajero(a)

18



firma

Cajero(a)









267






Taller






Taller

29


Correcta

Si continua


Chofer






Encargada(o) de

Transportes


liquidacioacuten

Encargada(o) de

Transportes


268





37




Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes




Encargado del

Establecimiento

Fin del proceso





Procedimiento

Responsable

Encargado

de

Transportes

Chofe

res

Encarg

ado(a

) de

Tra

nsport

es

Secre

tari

a(o

) de

Dir

eccioacute

n

Adm

inis

trativa

Dir

ecto

r(a)

del

Depart

am

ento

Adm

inis

trativo

Te

so

rero

(a)

de

la

Un

ida

d d

e

Ge

stioacute

n

Fin

an

cie

ra y

Ad

min

istr

acioacute

n d

e

Bie

ne

s

Caje

ro(a

)

Encarg

ado d

el

Talle

r

Secre

tari

a d

el

Talle

r




buen estado


No continua






No continuacutea





Institucionales


DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

1

1Si

No

3Si

No

4

2

Inicio

Fin

Fin

1


270



Si va al paso 20

No continua







autorizara un vale




Administrativo



autorice y lo firme

5

Si

No

6

7

9

22

8

9

1

2


271



Administrativo







Si continua



11

Si

12

No14 16

15

14

10

10

13

17

2

3


272





autorizaciones

Si Continua









chica

Si

No

18

19

20

17

16

19

14

13

3

4


273












correspondiente


nueva(s)



establecimiento

21

22

23

24

25

26

5

4

5


274



Chica


chofer



Si continua






Transportes



respectiva

27

28

28

30

Si

29

31

32

32

29

No29

5

6


275









de Transportes




las reciclen







que las reciclen





33

34

35

36

37

38

39

40

Fin

6

n Indicadores



o Anexos



277




1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 278

d Responsables 278





i Herramientas 279

j Frecuencia 280

k Conceptos 280



n Indicadores 289

o Anexos 300


278


a Introduccioacuten






c Alcance



d Responsables


o Chofer








279








vehiacuteculos













NA

i Herramientas



280

j Frecuencia

NA

k Conceptos








DAII2ntilde1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1



mantenimiento

Encargado(a) de

Transportes

2


Si continuacutea


Encargado(a) de

Transportes

3


Si continua

No va al paso 29

Encargado(a) de

Transportes



281



Transportes

5


Compra

Si continua


continua

Encargado(a) de

Proveeduriacutea



Encargado(a) de

Proveeduriacutea




Encargado(a) de

Transportes


mantenimiento

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes




13




Encargado del

Taller



282



Encargado del

Taller



Encargado del

Taller



Taller o Agencia


servicio brindado

Secretaria(o) del

Taller o Agencia


Taller o Agencia

21


Si va al paso 25

No continua

Chofer



Taller o Agencia


Taller o Agencia



SSC Chofer


283




Procedimiento

Encargado(a) de

Transportes




Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes





firme

Secretaria(o) del

Departamento de

Direccioacuten

Administrativo



Director(a)

Administrativa

34


Secretaria(o) del

Departamento de

Direccioacuten

Administrativo




Chofer



284

lo autorice


Si continua


Tesorero(a)






Si continua



Cajero(a)



firma

Cajero(a)










285


mantenimiento

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes




51




Encargado del

Taller




Encargado del

Taller



Encargado del

Taller





Taller

58



Si va al paso 61

Chofer


286

No continua



Taller



Taller





Encargado(a) de

Transportes

65




Encargado(a) de

Transportes




Administrativa




Fin del proceso





287


Procedimiento

Responsable

Encargado

de

Transportes

Encarg

ado d

e

Tra

nsport

es

Encarg

ado(a

) de

Pro

veeduriacute

a

Chofe

r

Encarg

ado(a

) del

Talle

r

Secre

tari

a(o

) de la

Agencia

o T

alle

r

Secre

tari

a(o

) del

Depart

am

ento

de

Dir

eccioacute

n

Adm

inis

trativa

Dir

ecto

r(a)

del

Depart

am

ento

de

Dir

eccioacute

n

Adm

inis

trativa

Tesore

ro

Caje

ro






Si continuacutea



en garantiacutea

Si continua

No va al paso 29








DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

1

3

Si

No

4

Inicio

2

No

Si

Fin

29

1


289



Si continua








mantenimiento





mantenimiento

5

Si

No

6

7

9

8

10

5

1

2


290


designado







preventivo







11

12

15

14

13

16

40

2

3


291


orden de compra






requeridos

Si va al paso 25

No continua



Si

20

22

23

17

18

No

Si21 25

23

19

3

4


292







Transportes






24

25

26

27

28

29

21

Fin

3

4

5


293












Administrativo





vales



30

31

32

33

34

35

36

32

33

37

5

6


294


Si continua







las autorizaciones

Si continua








38

39

37No

Si

31

40No

Si

13

41

42

43

42

6

7


295






chica








mantenimiento

44

45

46

47

48

7

8


296


designado







preventivo







49

50

51

52

53

54

8

9


297





requeridos



Si va al paso 61

No continua



confeccionar

55

56

57

6158Si

No

59

60

60

9

10


298














61

62

63

64

64

65

66

58

10

11


299


Chofer



vale







Fin

67

67

68

69

11

n Indicadores



o Anexos



301

Anexo 2 Factura


302



303


DAII2o1 203 a 315


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 304

d Responsables 304





i Herramientas 305

j Frecuencia 305

k Conceptos 305


mIndicadores 308

nAnexos 314


304


a Introduccioacuten



al lugar de destino




c Alcance


de Bienes

d Responsables






o Choferes






305


1




Facturas

Voucher


Excel

i Herramientas


j Frecuencia

Semanal

k Conceptos








puacuteblicos




306






DAII2o1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1





Chofer



Encargado(a) de

Transportes

3




Si va al paso 8

No continua

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

5




Chofer



307

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


y Transporte

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

11




Chofer

12


iquestEsta Correcta

Si continua

No va al paso 8

Director(a) del

Departamento

Administrativa



Director(a) del

Departamento

Administrativa

14




Chofer

15




Chofer


308

16



Si continua


Tesorero(a)



18



liquidacioacuten

Chofer

19



Tesoreriacutea

Chofer

20



Si continua


Cajero(a)





Fin del Proceso





Procedimiento


Transportes

Coacutedigo

DAII2o1

Cho

fere

s

Enc

arga

do(a

) de

Tran

spor

tes

Dire

ctor

(a) d

el

Dep

arta

men

to

Adm

inis

trativ

o

Teso

rero

(a) d

e la

Uni

dad

de G

estioacute

n

Fina

ncie

ra y

Adm

inis

traci

oacuten d

e

Bie

nes

Caj

ero(

a)













Si va al paso 8

No continua




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

1

3Si

No

2

Inicio

8

1


310















4

5

5

6

7

9

3

12

16

20

8

1

2


311



correspondiente







Si continua

No va al paso 8



al chofer





11

14

13

10

12

Si

No8

13

2

3


312







Si continua










Si

No

15

8

17

18

16

17

19

3

4


313




Si continua




firma







21

22

23

Fin

8

No

Si

20

22

4

n Indicadores



o Anexos



de Transportes


315


316


DAII2p1 316 a 326


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 317

d Responsables 317





i Herramientas 318

j Frecuencia 318

k Conceptos 318



nIndicadores 322

oAnexos 326


317


a Introduccioacuten



una gira designada





parqueos etc

c Alcance



Bienes

d Responsables


Choferes








318




Factura


Excel

i Herramientas


j Frecuencia


k Conceptos











puacuteblicos





319





DAII2p1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1



determinada gira

Chofer

2






Chofer

3



codificacioacuten

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


para Girasrdquo

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



320


8




Chofer

9


Si continua


Tesorero







13



Si continua


Cajero(a)





Fin del Proceso





Procedimiento


de

Transportes


Cho

fere

s

Enca

rgad

o(a)

de

Tran

spor

tes

Teso

rero

(a) d

e la

Uni

dad

de

Ges

tioacuten

Fina

ncie

ra y

Adm

inis

traci

oacuten

de B

iene

s

Caj

ero(

a)











adelanto





DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO


Choferes

1

2

Inicio

3

9

13

1


322







Girasrdquo



2

6

2

1

4

1

7

2

1

55

1

2


323





Unidad



Si continua






3

8

9

8

No

Si

9 3

10

11

2


324





Si continua





14

13

3

Si

No13

15

12

3

4


325







16

Fin

17

4

n Indicadores



o Anexos



327


DAII2q1 327 a 342


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 328

d Responsables 328





i Herramientas 329

j Frecuencia 329

k Conceptos 329



nIndicadores 340

oAnexos 340


328


a Introduccioacuten





giras realizadas

c Alcance



d Responsables


Choferes






11 18 19 21 23 y 24




329








Facturas


Microsoft Excel

i Herramientas


j Frecuencia

Semanalmente

k Conceptos









330






puacuteblicos








DAII2q1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1




Chofer



Encargado(a) de

Transportes

3



Correctas

Si continua


Encargado de

Transportes(a)


331

1



Encargado(a) de

Transportes

5




Encargado(a) de

Transportes

6




Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

8



chofer

Encargado(a) de

Transportes

9




aprobacioacuten

Chofer

10



Tesorero(a)

11



Si continua

No va al paso 3

Tesorero(a)


332





14




Chofer



16


Si continua


Cajero(a)

17


adelanto otorgado


No Continua

Cajero(a)



20



paso 22

Cajero(a)



333









Fin del Proceso





Procedimiento



Ch

ofe

res

En

ca

rga

do

(a)

de

Tra

nsp

ort

es

Te

so

rero

(a)

de

la

Un

ida

d d

e

Ge

stioacute

n

Fin

an

cie

ra y

Ad

min

istr

acioacute

n d

e

Bie

ne

s

Ca

jero

(a)









Correctas

Si continua


1




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

1

2

Inicio

3

3

Si

No1

11

1


335













chofer

2

1

6

1

8

5

4

16

2

1

77

1

2


336




aprobacioacuten





Si continua

No va al paso 3





10

3

Si

No

12

11

13

1

8

2

3


337







Si continua



adelanto otorgado


No Continua


14

15

5

Si

No16

18

2117

3

4


338




paso 22





19

20

1

2022

21

21

22

4

5


339



cuando se requiere


de Tesoreriacutea





Fin

23

24

25

5

n Indicadores


o Anexos



341




Choferes


342


343


de la Sede


DAII2a2 343 a 356


1 1







Tabla de contenido



c Alcance 344

d Responsables 344





i Herramientas 345

j Frecuencia 345

k Conceptos 345



n Indicadores 350

o Anexos 353


344


a Introduccioacuten











c Alcance


d Responsables

Choferes




81




345








Word Excel

i Herramientas


j Frecuencia


k Conceptos











346






DAII2a2

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado



Encargado(a) de

Transportes

2




Encargado(a) de

Transportes


4


Si va al paso 8

No continua

Chofer




Transportes




347


Si continua

No va al paso 11





11




Chofer


ITCR Chofer

13



Si continua


Chofer

14




Chofer

15




Chofer




348

Vehiacuteculordquo



18





Chofer

Fin del proceso





Procedimiento


Transportes

Coacutedigo

DAII2a2







oficina de choferes


transportes


Si va al paso 8

No continua




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO



Inicio

1

3

2

4

4 8Si

No

1


350







Si continua


5

7

6

8

Si

No11

4

1

2


351









corresponda


Central de ITCR



Si continua


9

10

11

12

13

No

Si

1513

8

2

3


352













operativos










Fin

14

15

16

16

17

18

13

3

n Indicadores




o Observaciones






personas


354

p Anexos



355




356


357





358


DAII2b2 358 a 379


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 359

d Responsables 359





i Herramientas 360

j Frecuencia 360

k Conceptos 360



n Indicadores 367

o Anexos 376


359


a Introduccioacuten








Unidades

c Alcance


d Responsables

Choferes



Pistero(a)





360



81








Factura



Word Excel

i Herramientas


j Frecuencia

Diacuteas laborales

k Conceptos




361





No 7331



ITCR



DAII2b2

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1





Encargado(a) de

Transportes





4


Si va al paso 6

No continua

Chofer



362


6



Si continua

No va al paso 14

Chofer


Soda Comedor



9


Si va al paso 11

No continua

Chofer




Lecheriacutea



Soda Comedor

14





Si continua

No va al paso 29

Chofer


363


Tesoreriacutea

16




Chofer


18


Si sigue al paso 29

No continua

Chofer






factura Chofer



23



Si va al paso 29

No continua

Chofer




364





29


Si continuacutea


Chofer

30





Encargado(a) de

Proveeduriacutea



33


Si va al paso 35

No continua

Chofer



36



bienes

Chofer


tienda


365




vuelto si existiese

Dependiente de la

Tienda

40


Si va al paso 45

No continua

Chofer



Tienda


Tienda








Fin del proceso





Procedimiento


Transportes

En

ca

rga

do

de

Tra

nsp

ort

es

Ch

ofe

r

En

ca

rga

do

(a)

de

la S

od

a C

om

ed

or

En

ca

rga

do

(a)

de

la L

ech

eriacute

a

Ca

jero

(a)

de

Te

so

reriacute

a

Pis

tero

(a)

En

ca

rga

do

(a)

de

los M

an

da

do

s

De

pe

nd

ien

te d

e la

Tie

nd

a o

Esta

ble

cim

ien

to












para dicho fin




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

1

Inicio

2

3

1


367



Lecheriacutea

Si va al paso 11

No continua



proceso


entrega al chofer



9

11

12

10

9 11

No

Si

9

2

3


368







Si continua

No va al paso 18


chofer






15

14

13

16

17

Si

29No

14

6

3

4


369



Si sigue al paso 27

No continua





Transportes





19

20

18

No

Si2918

21

22

22

4

5


370



Si va al paso 28

No continua


corregida




24

22

Si

No

2923

27

26

25

5

6


371




Proveeduriacutea

Si continuacutea


termina el proceso








28

No

31

Si

No29

30

32

Fin

14

18

23

6

7


372




Si va al paso 35

No continua



solicitados





34

35

36

37

33

Si3533

No

7

8


373



Proveeduriacutea





Si va al paso 45

No continua


38

39

40

40No

Si

45

41

9

8


374


una nueva





Impuestos

42

43

42

45

9

44

10


375










Fin

46

47

10

n Indicadores



o Anexos




377


378



379


Conducir)


380


DAII2c2 380 a 385


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 381

d Responsables 381





i Herramientas 381

j Frecuencia 382

k Conceptos 382



n Indicadores 385



381


a Introduccioacuten








c Alcance


d Responsables

Choferes




NA


NA


NA

i Herramientas


382



j Frecuencia

Semanalmente

k Conceptos


vehiacuteculo













DAII2c2

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado



383

2




Chofer


agua Chofer














corresponde Chofer

Fin del proceso






384

Procedimiento




lavarlos




suciedad





y agua









Chofer




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

1

1

3

6

7

8

2

4

5


385

n Indicadores


o Observacioacuten














Fin

1

9

10


386



Transportes


DAII2a3 386 a 396


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 387

d Responsables 387





i Herramientas 388

j Frecuencia 388

k Conceptos 388



n Indicadores 393

o Anexos 396


387


a Introduccioacuten







c Alcance



d Responsables







antes de la gira




388






NA


Microsoft Word

i Herramientas


j Frecuencia

De lunes a Viernes

k Conceptos









389



DAII2a3

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1




Si va al paso 3

No termina

Encargado(a) de la

Gira


establecida

Encargado(a) de

Transporte

3


Si va al paso 6

No continua

Encargado(a) de la

Gira

4


Si va al paso 7

No continua

Encargado(a) de la

Gira


la gira

Encargado(a) de la

Gira


Transporte



390

Transporte



Encargado(a) de la

Gira


Secretaria(o) de la

Dependencia

Solicitante

10




Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante

11



fondos suficientes

Si va al paso 14

No continua

Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante



Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante



Encargado(a) de

Gira


Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante


391



Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante


Encargado(a)

Correspondencia

Interna



Encargado(a)

Correspondencia

Interna



Encargado(a)

Correspondencia

Interna

19


Correcta

Si continua

No va al paso 8

Encargado(a) de

Transportes


Transportes

Fin del proceso





Procedimiento

Coacutedigo DAII2a3

En

ca

rga

do

(a)

de

la

Gir

a

En

ca

rga

do

(a)

de

Tra

nsp

ort

es

Dir

ecto

r(a

) o

Co

ord

ina

do

r(a

) d

e la

De

pe

nd

en

cia

So

licita

nte

Se

cre

tari

a(o

) d

e la

De

pe

nd

en

cia

So

licita

nte

En

ca

rga

do

(a)

de

la

Co

rre

sp

on

de

ncia

Inte

rna




disponibilidad

Si va al paso 3

No termina


establecida




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO


1

Si

No

2

Inicio

1 3

1

1


393


Si va al paso 7

No continua


Si va al paso 6

No continua






3

5

7

6

4 7

Si

Si

No

No

7

4

3

8

19

1

2


394






Si va al paso 14

No continua


falta de recursos






11

12

13

9

12Si

No

1411Si

14

10

Fin

15

2

3


395



de Transportes


Transportes


Correcta

Si continua

No va al paso 8






Fin

8No

Si

19

20

16

17

18

3

n Indicadores


o Observaciones




p Anexos



397


DAII2b3 397 a 413


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 398

d Responsables 398





i Herramientas 399

j Frecuencia 399

k Conceptos 399



n Indicadores 411

o Observaciones 411

p Anexos 412


398


a Introduccioacuten










c Alcance


Vehiacuteculo

d Responsables







Vehiacuteculos


399


Costa Rica









NA


NA

i Herramientas

Teleacutefono

j Frecuencia

Todos los diacuteas

k Conceptos




400











DAII2b3

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado



Chofer o

Funcionario no

Chofer

2



llaves del mismo

Encargado(a) de

Transportes


Chofer o

Funcionario no

Chofer

4



Si Continua

Chofer o

Funcionario no

Chofer


401



Chofer o

Funcionario no

Chofer


Transportes

7






Si va al paso 10

No continua

Chofer o

Funcionario no

Chofer

8




Chofer o

Funcionario no

Chofer

9



para otra gira

Encargado(a) de

Transportes

10





observaciones

Chofer o

Funcionario no

Chofer



Chofer o

Funcionario no


402


medida de control

Chofer


Transportes

13


Si continua

No va al paso 23

Chofer o

Funcionario no

Chofer

14





Chofer o

Funcionario no

Chofer

15





golpe

Oficial de

seguridad

16



Si continua

No va al paso 18

Oficial de

seguridad


seguridad


Chofer o

Funcionario no

Chofer



403




combustible

Funcionario no

Chofer

20




entrada

Oficial de

seguridad

21



Si continua

No va al paso 23

Oficial de

seguridad


seguridad

23








Chofer o

Funcionario no

Chofer


Chofer o

Funcionario no

Chofer

25




Chofer o

Funcionario no

Chofer


404

Fin del proceso





Procedimiento


Transportes

Coacutedigo








mismo




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO


Inicio

1

2

3

1


406



Si Continua








Si va al paso 10

No continua

4

5

6

4 7

Si

No

7

7Si

No

10

2

4

1


407



vehicular



gira










Si continua

No va al paso 17

8

9

10

2

12 12

13

Si

23

7

11

3


408




combustible y ruta







Si continua

No va al paso 18



14

16

18

15

16

Si

No18

17

16

3

4


409










Si continua

No va al paso 23








20

19

21

Si

No21 23

22

23

13

21

4

5


410









Fin

24

25

5

n Indicadores


con lo solicitado



o Observaciones
























412



p Anexos



413





414


DAII2c3 414 a 431


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 415

d Responsables 415





i Herramientas 417

j Frecuencia 417

k Conceptos 417


m Indicadores 421

n Anexos 429


415


a Introduccioacuten







Transporte Interno

c Alcance




d Responsables



Director(a) de Sede



Asesoriacutea Legal



416


Chofer











correspondientes












417





Microsoft Excel

Microsoft Word

i Herramientas


j Frecuencia


k Conceptos













418






DAII2c3



la Gira



Encargado(a) de

la Gira

3


Si continua


Encargado(a) de

la Gira



Encargado(a) de

la Gira

5



pertinente

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

la Gira



419


Si continua

No va al paso 6

Sede


Sede

9



Si continua


Rector(a) de la

Universidad



Rector(a) de la

Universidad

11


Si continua

No termina

Consejo

Institucional


Institucional

13




Asesoriacutea Legal



Encargado(a) del

Registro Nacional

15




Asesoriacutea Legal


420

16




Encargado(a) de

Transportes


Transportes

Encargado(a) de

la Aseguradora


Transportes

19




Encargado(a) de

la Gira


Dependencia


Transporte

Secretaria(o) de la

Dependencia

22



firme y la selle

Secretaria(o) de la

Dependencia


Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante


Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante


421

25



Firme y la Selle

Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante



Director(a) de la

Sede



Director(a) de la

Sede



Director(a) de la

Sede



Encargado(a) de

la

Correspondencia

Interna

30


iquestEsta Correcta

Si Continua

No va al paso 20

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso




m Diagrama de Flujo

Procedimiento


de la Gira

En

ca

rga

do

(a)

de

la

Gir

a

En

ca

rga

do

(a)

de

Tra

nsp

ort

es

Dir

ecto

r(a

) d

e la

Se

de

Re

cto

r(a

) d

e la

Un

ive

rsid

ad

Co

nse

jo In

stitu

cio

na

l

De

pa

rta

me

nto

de

Ase

so

riacutea

Le

ga

l

En

ca

rga

do

(a)

de

l

Re

gis

tro

Na

cio

na

l

En

ca

rga

do

(a)

de

la

Ase

gu

rad

ora

Se

cre

tari

a(o

) d

e la

De

pe

nd

en

cia

So

licita

nte

Dir

eccto

r(a

) o

Co

ord

ina

do

r(a

) d

e

la D

ep

en

de

ncia

So

licita

nte

En

ca

rga

do

(a)

de

la

Co

rre

sp

on

de

ncia

Inte

rna



Internacional





realizar la gira

Si continua



DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO



1

2

3

3

Si

NoFin

Inicio

1


423



fecha establecida









requisitos

Si continua

No va al paso 6


la Institucioacuten

4

5

1

6

7

7No

Si

8

7

fin

1

2


424



dar el visto bueno

Si continua




gira


aprueba la gira

Si continua

No termina


Asesoriacutea Legal

9

9

10

No

Si

11

11No

Si

12

fin

finfin

2

3


425














ante la Aseguradora



13

14

15

16

13

14

17

3

4


426





Transportes


Transportes






19

20

1

21

22

18

30

4

5


427


Transporte


Transporte




Selle



Sede


Transporte

1

23

25

26

1

24

1

23

5

6


428





Transportes



Si Continua

No va al paso 20







28

29

30

Si

No30 20

Fin

1

31

6

n Indicadores


Interno

o Anexos



430




431


432




DAII2a4 432 a 446


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 433

d Responsables 433





i Herramientas 434

j Frecuencia 434

k Conceptos 434


m Indicadores 438

n Anexo 443


433


a Introduccioacuten










c Alcance



d Responsables



Parameacutedicos


Tercero involucrado



434



25






Ver anexo 1






NA

i Herramientas

Teleacutefono

j Frecuencia

NA

k Conceptos



435








ITCR















No 7331



ITCR



436


DAII2a4

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado



Chofer o

Funcionario no

Chofer

2


Si continua

No va al paso 4

Chofer o

Funcionario no

Chofer


indicaciones

Chofer o

Funcionario no

Chofer


hechos

Chofer o

Funcionario no

Chofer


los dantildeos

Chofer o

Funcionario no

Chofer



Chofer o

Funcionario no

Chofer


437


seguir

Encargado(a)

Transportes

8




Chofer o

Funcionario no

Chofer

9





Traacutensito

Chofer o

Funcionario no

Chofer




Chofer o

Funcionario no

Chofer

13




Encargado(a) de la

Aseguradora



Encargado(a) de la

Aseguradora


guardarla

Chofer o

Funcionario no

Chofer



438



No continua

Aseguradora



Chofer o

Funcionario no

Chofer



Encargado(a)

Transportes


accidente

Encargado(a)

Transportes

20




Chofer o

Funcionario no

Chofer

Fin del proceso




m Diagrama de Flujo

Procedimiento



Chofe

r o F

unci

onar

io

no C

hofe

r

Enca

rgad

o(a

) de

Tra

nsp

ort

es

Ofi

cial

de

Tra

nsi

to

Enca

rgad

o(a

) de

la

Ase

gura

dora





Si continua

No va al paso 4


indicaciones



DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

1

2 4

3

Si

No

1


440


los hechos


de los dantildeos




a seguir




2

4

5

6

7

8

1


441



original y copia


de Traacutensito







11

13

13

1

9

1

10

12

2

3


442




accidente








Fin

18

19

20

4

n Indicadores


o Anexo


Tercero


444




445



446



447


DAII2b4 447 a 454


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 448

d Responsables 448





i Herramientas 449

j Frecuencia 449

k Conceptos 449


m Indicadores 452

n Anexos 454


448


a Introduccioacuten





terceros

c Alcance


d Responsables






25








449




NA


NA

i Herramientas

Teleacutefono

j Frecuencia

NA

k Conceptos













450























DAII2b4

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado


451

1



Chofer o

Funcionario no

Chofer

2



Chofer o

Funcionario no

Chofer


seguir

Encargado(a) de

Transportes

4


continuar la gira

Si va al paso 6

No Continua

Chofer o

Funcionario no

Chofer

5




Chofer o

Funcionario no

Chofer

6



Chofer o

Funcionario no

Chofer



Encargado(a) de

Transportes


452

8



Transportes

Chofer o

Funcionario no

Chofer

Fin del proceso






453

Procedimiento


Transportes

Coacutedigo

DAII2b4




o algo de terceros




pasos a seguir



Si va al paso 6

No Continua








Vehiacuteculo












DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO


Fin

Inicio

1

3

6

7

8

2

5

4 6Si

No


454

n Indicadores


o Anexos



455



456

V MANUAL DE USUARIO











Acceso







457







458






Ver figura 13


459













460










461






462







21


463








464
















por diacutea


465










27


466









467















468









469



33








470








35





471









472




39



473



474


Conclusiones

















475

Recomendaciones












determinado








formularios








476







BIBLIOGRAFIacuteA















Hill


EUNED






McGraw Hill


478








APEacuteNDICE





480






481


482



iv

III RESUMEN

















v

IV ABSTRACT















v


IDEDICATORIA I

IIAGRADECIMIENTO II

IIIRESUMEN IV

IVABSTRACT V




INTRODUCCIOacuteN 1




2 Misioacuten 15

3 Visioacuten 15





8 Simbologiacutea 9



D OBJETIVOS 16








1 Definiciones 21

2 Importancia 21




1 Eficiencia 24

2 Eficacia 24



2 Estudios 24




vi




2 Organigramas 27







F PROCEDIMIENTOS 32

















2 Importancia 43





2 Componentes 45








L NORMAS ISO 48





5 Estructura 51

vii


M POLIacuteTICAS 52















1 Poblacioacuten 56

2 Muestra 56





1 Exploratoria 58

2 Descriptiva 59


1 Primaria 59

2 Secundarias 59




a Entrevista 60















viii








CONCLUSIONES 474

RECOMENDACIONES 475


APEacuteNDICE 479

vi










































vii









1

INTRODUCCIOacuteN













administrativa








investigacioacuten





2









2














de Costa Rica



2 Misioacuten








3

3 Visioacuten





















Costa Rica




religiosas


4










5



Rector

Soporte de Computo

Consejo Asesor

Direccioacuten

Administrativa

DEVESA



Letras

Servicios

Generales

Gestioacuten


Admisioacuten y

Registro

Biblioteca

Cultura y Deporte

Psicologiacutea

Trabajo Social

CIDASTH


Asesoriacutea

Legal

Carrera de


Doctorado de

Ciencias Naturales

Carrera de

Computacioacuten

PPA

Carrera de


Colegio


CTEC


Servicios Comedor


Vigilancia

Central

Telefoacutenica

Matadero

ECOTEC

Ganado

CarneLeche

Maquinaria

Cultivos

SIRZEE

Maestriacutea en

Recursos Naturales




Unidad Organizativa



6










Universitaria










7

PERSPECTIVA

EJE TEMAacuteTICO


ESTRATEacuteGICOS







Usuarios







112 Se


































necesidades















terceros




8

PERSPECTIVA

EJE TEMAacuteTICO


ESTRATEacuteGICOS







Procesos
















social
























consideraciones de




planes programas y








9

PERSPECTIVA

EJE TEMAacuteTICO


ESTRATEacuteGICOS







Procesos
















social
























consideraciones de




planes programas y








10

PERSPECTIVA

EJE TEMAacuteTICO


ESTRATEacuteGICOS












de paz










































11


PERSPECTIVA

EJE TEMAacuteTICO


ESTRATEacuteGICOS







Financiera




conocimiento



estos fines







la inversioacuten




































de financiamiento




Escuelas


12

7 Simbologiacutea






en el mercado





a Docencia




13












desarrollo






14









15

10 Misioacuten



11 Visioacuten






esta aacuterea



Fecha 090810


16



















D Objetivos

1 Objetivo General





17















Aacuterea










18























19













Asesoriacutea Legal

Capiacutetulo II

Marco Teoacuterico


21



1 Definiciones














amp Porter 2006)

2 Importancia








22






23



PR

OC

ESO

AD

MIN

ISTR

ATI

VO

FASES ELEMENTOS

PLANEACIOacuteN

ORGANIZACIOacuteN

DIRECCIOacuteN

CONTROL



humanos




Fecha 260710


24






1 Eficiencia



2 Eficacia




1 Definicioacuten






1999 paacuteg 2)



trabaje

2 Estudios




25





asignadas







administrativa













26









actualizacioacuten









lo mismo con menos





controles


27












1 Definicioacuten




objetivos

2 Organigramas






2007)


28



















1 Definicioacuten








29









son


sectorial)














30


organizaciones













Por su contenido




organizacionales




De Procedimiento







31





procedimientos




composicioacuten






organizacioacuten



organizacioacuten













32


F Procedimientos

1 Definicioacuten



























33










siguientes




tiempo












34













y esfuerzo




departamento y otro



responsabilidades






35

















fin de determinar



Propoacutesito


iquestEs necesario


iquestPara queacute


innecesarias


36

Lugar




hacerse


cuando sea posible

Sucesioacuten






sucesioacuten

Persona





Objetivo Cambiar


Medios






operacioacuten


1 Definicioacuten




1998)



son


37





















Identificacioacuten

Diagrama de Flujo

Identificacioacuten

Iacutendice

Introduccioacuten





Procedimiento























39













necesarios








Registro de datos


40


1 Definicioacuten









104)


uso















41




sistema





Proceso




Decisioacuten





Preparacioacuten





Documento



producto impreso


42

EntradaSalida




sistema

Archivo


almacenamiento




Flechas



el sistema

Conector Interno









Conector externo




sistema

Terminal




43


algoritmo

Tarjeta






Documentos





1 Definicioacuten





2 Importancia






de trabajo





44

De liacutenea

De columna

De casillas

Combinado



















45

J Manual de Usuario

1 Definicioacuten








2 Componentes



propio manual

Un iacutendice





Un glosario

K Control Interno






46



1 Definicioacuten























47










Institucional)








institucionales)









48





Interno















L Normas ISO







49



1 Definicioacuten

















dichos procesos





50


perioacutedicas






servicio



Mejora continua





Manual de Calidad

Procedimientos




51

5 Estructura





Tiacutetulo










dicho procedimiento











52




















M Poliacuteticas

1 Definicioacuten




paacuteg 157)


53



poliacuteticas como










1 Definicioacuten











el objetivordquo


54
















1 Fuentes Primarias









55


1 Definicioacuten




1 Definicioacuten




a Observacioacuten




b Entrevista




c Cuestionario







56



2004)

1 Poblacioacuten


especificaciones

2 Muestra



universo






58












A Tipo de Estudio







de Procedimientos

1 Exploratoria





59

2 Descriptiva








1 Primaria

a Entrevista







2 Secundarias









60













a Entrevista














61






























62






















63




Semana 1













Semana 2




de procedimientos






Semana 3







64





Semana 4






Costa Rica



Semana 5









Semana 6





Semana 7





65


Semana 8




proyecto





Semana 11




Semana 12




procedimientos



Semana 14





66








Carlos







ITCR en San Carlos






productivos




procedimientos




modificaciones




formularios







67



























68

























69









procedimiento






Servicios









70






Institucionales















71












Proceso

Responsable




Rige a Partir de


Elaborado por

Coacutedigo del

Proceso



72


Proceso

Codificacioacuten

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

Elaboroacute


e Manual de Usuario






73







Capiacutetulo IV



75















de Servicios








76






Institucionales


Institucionales


Garantiacutea












77



















78


procedimiento











procedimiento



periodo determinado



comprensioacuten




79


Proceso

Codificacioacuten

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

Elaboroacute









80

Tabla de contenidos







81


Transportes


DAII2a1 81 a 97


1 1







Tabla de contenido



c Alcance 82

d Responsables 82





i Herramientas 83

j Frecuencia 84

k Conceptos 84



n Indicadores 96

o Anexos 96


82


a Introduccioacuten






horas realizadas



Transportes

c Alcance



Sede

d Responsables

Choferes





Director(a) de Sede



Especial




83

















NA


Microsoft Excel

i Herramientas



84

j Frecuencia



k Conceptos


















DAII2a1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado



Encargado(a) de

Transportes


85







Transportes

6







Encargado(a) de

Transportes

7


con lo establecido

Si Continuacutea


Encargado(a) de

Transportes

8




un control cruzado

Encargado(a) de

Transportes

9


Si Va al paso 11

No Continua

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


86

vehiacuteculos)

11





Vigilancia

Encargado(a) de

Transportes


Trabajado

Encargado(a) de

Transportes

13



Trabajado

Encargado(a) de

Transportes


los Choferes

Encargado(a) de

Transportes


Transportes

16




Cartago

Encargado(a) de

Transportes

17





Encargado(a) de

Transportes

18



Administrativo

Secretaria(o)

Departamento

Administrativo


87

19



Si Continua


Director(a)

Administrativa



Director(a)

Administrativa



Director(a) de

Sede

22



debidamente firmado

Director(a) de

Sede



Secretaria(o) de


24



Contable en Cartago

Secretaria(o) de




Secretaria(o) de




27






Encargado(a) de

Transportes


88

Fin del proceso






90


91






Si Va al paso 11

No Continua









de Vigilancia

11

Si

No

119

2

8

10

8

19

3


92









trabajado

32

1

12

13

14

13

15

3

4


93















Si Continua


Si

11

16

17

18

19

4

5


94














22

23

24

20

21

5

6


95



Trabajado


Transportes











Fin

25

26

27

6

Fin

25

26

27

6


96

n Indicadores



o Anexos



97



98



DAII2b1 99 a 113


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 100

d Responsables 100





i Herramientas 101

j Frecuencia 101

k Conceptos 101



nIndicadores 113

oAnexos 113


100


a Introduccioacuten











c Alcance


d Responsables









101











NA




Microsoft Excel

i Herramientas


j Frecuencia




k Conceptos




102








DAII2b1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado



Funcionario(a) no

Chofer

2


ITCR

Si continua


Pistero(a)


4






del funcionario

Funcionario(a) no

Chofer



103




Chofer


Chofer




Funcionario(a) no

Chofer


Transportes

Funcionarios no

Choferes


Transportes

13





Encargado(a) de

Transportes

14


Si continua



devuelve al paso 4

Encargado(a) de

Transportes


adecuado control

Encargado(a) de

Transportes


104

16




Encargado(a) de

Transportes


Transportes


creacutedito

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Encargado de la

Gasolinera

21




Encargado(a) de

Transportes

22


Si va al paso 27

No continua

Encargado(a) de

Transportes

23




Encargado(a) de

Transportes

24


Si va al paso 27

No continua

Encargado(a) de

Transportes


105



Encargado(a) de

Transportes


factura(s)

Encargado(a) de la

Gasolinera


brindado

Encargado(a) de la

Gasolinera


para tal fin

Encargado(a) de

Transportes


combustible mensual

Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso

Elaboroacute

Erick Palacios R

Revisoacute

Evelyn Bustos Rojas

Aproboacute




107










5

6

7

4

14

7

1

2


108






Transportes






1

9

12

13

11

8

10

2

3


109


Si continua



devuelve al paso 4


adecuado control





No

Si

14 4

15

17

14

16

3

4


110


creacutedito









Si va al paso 27

No continua

22 27Si

No

21

20

19

18

4

5


111





Si va al paso 27

No continua




factura(s)

2724No

Si

26

25

23

5

6


112


brindado


para tal fin


combustible mensual





Fin

29

28

27

24

22

6

n Indicadores




o Anexos



DAII2c1 114 a 136


1 1







Tabla de contenido



c Alcance 115

d Responsables 115





i Herramientas 117

j Frecuencia 117

k Conceptos 117



n Indicadores 136

o Anexos 136


115


a Introduccioacuten











c Alcance




d Responsables



Chofer




116







del vehiacuteculo













Factura



117



Microsoft Excel

Internet

i Herramientas


j Frecuencia


Vehicular

k Conceptos















118



























119








DAII2c1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1




Encargado(a) de

Transportes

2









Encargado(a) de

Transportes

3



del vehiacuteculo

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


120




Taller

7


Si va al paso 9

No continua

Encargado(a) del

Taller



Encargado(a) del

Taller

9




Encargado(a) del

Taller



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

12




Chofer



Secretaria(o) de

Direccioacuten

Administrativa


Administrativa

Director(a) del

Departamento

Administrativo


Direccioacuten


121

Administrativa

16




Chofer




Tesorero(a) de la


Financiera y


Bienes

19


Si continua

No va al paso 12

Tesorero(a) de la


Financiera y


Bienes


Tesorero(a) de la


Financiera y


Bienes



23


correspondientes

Cajero(a)




122

paso 22

Si continua

25



firma

Cajero(a)










Encargado(a) de

Transportes







Encargado(a) del

Taller


de impuestos Chofer



36




Chofer


123

37


Si va al paso 39

No Continua

Chofer



39



Vehicular

Encargado(a) de

Transportes




42




Chofer




Secretaria Riteve

SyC


mismo Chofer

46








Chofer


124










los resultados


Encargado(a) de la


Vehicular

48


Si va al paso 50

No Continua

Chofer

49




el paso 52

Chofer



51




Chofer





125




Encargado(a) de

Transportes


Transportes

Director(a) del

Departamento

Administrativo


vale

Encargado(a) de

Transportes



sobrara Chofer


Fin del Proceso

Elaboroacute


Revisoacute

Evelyn Bustos Rojas

Aproboacute




127






Si va al paso 8

No continua


Si va al paso 9

No continua



continua el proceso

7

No

Si

8

5

4

6 8Si

No

9

6

1

2


128


















13

13

15

12

10

9

11

7

19

14

2

2

3


129




vale





Si continua

No va al paso 13



presenta el vale


No

Si

1913

22

21

20

16

17

18

22

3

4


130






Si continua





cajero



chica



chica




24No

Si

22

29

28

27

25

23

26

4

5


131







factura











36

34

35

33

32

31

30

5

6


132


Si va al paso 39

No Continua



respectiva











conduce


nombre del ITCR

3

Si39

No

37

3

42

43

40

39

41

38

37

6

7


133



Teacutecnica
























resultados



47

46

45

44

7

8


134


Si va al paso 41

No Continua





paso 52







vehiacuteculo



de Transportes




48

Si

No

50

54

53

52

51

50

49

8

9








liquidar el vale




vale





Fin

60

58

57

59

55

56

9

n Indicadores


Vehicular



o Anexos




137





138




139


DAII2d1 139 a 146


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 140

d Responsables 140





i Herramientas 141

j Frecuencia 141

k Conceptos 141



n Indicadores 145

o Anexos 146


140


a Introduccioacuten









c Alcance




d Responsables









141




RECOPE



teclado virtual


NA




BN Banking

i Herramientas


j Frecuencia


momento

k Conceptos






142

















DAII2d1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado


Transportes



Encargado(a) de

Transportes



143


4



ingresar

Encargado(a) de

Transportes

5







Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


Transportes


Transportes


en la interface

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


Banking

Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso

Elaboroacute


Revisoacute

Evelyn Bustos Rojas

Aproboacute



144


Procedimiento


Transportes

Coacutedigo




computador























Tarjetahabiente

DESCRIPCIOacuteN

Diagrama de Flujo

Inicio

2

4

5

1

1

6

3

n Indicadores



RECOPErdquo


tarjetahabiente





periodo determinado







Fin

1

7

8

9

11

10


146

o Anexos



147


DAII2e1 148 a 155


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 148

d Responsables 148





i Herramientas 149

j Frecuencia 149

k Conceptos 149



n Indicadores 155


148


a Introduccioacuten











c Alcance




d Responsables





de Costa Rica




149




BN-RECOPE


RECOPE



teclado virtual


NA


NA


BN Banking

i Herramientas


j Frecuencia


requiera

k Conceptos




150








establecido





DAII2e1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado


Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


151

5







Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


Transportes


Transportes

9






tarjeta madre

Encargado(a) de

Transportes


autorizado

Encargado(a) de

Transportes

11





Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


152


13



ldquoProcesarrdquo

Encargado(a) de

Transportes


Internet Banking

Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso






153

Procedimiento





computador






BN internet Banking











virtual




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO


TECC


Inicio

2

4

5

1

3

6

1


154


RECOPErdquo


TECC


















ellos










Fin

1

7

8

9

10

11

12

13

14


155

n Indicadores





156


DAII2f1 157 a 164


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 157

d Responsables 157





i Herramientas 158

j Frecuencia 158

k Conceptos 158



n Indicadores 163

o Anexos 164


157


a Introduccioacuten












c Alcance




d Responsables





de Costa Rica




158




BN-RECOPE


RECOPE



teclado virtual


NA





BN Banking

i Herramientas


j Frecuencia


k Conceptos


159






















DAII2f1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado



160

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

4








Encargado(a) de

Transportes


Transportes


Transportes


Transportes


Transportes



Encargado(a) de

Transportes

10




Encargado(a) de

Transportes


161


Internet Banking

Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso






162

Procedimiento





computador






BN internet Banking











virtual



DIAGRAMA DE FLUJO



DESCRIPCIOacuteN


Inicio

2

4

5

1

1

3

5


163

n Indicadores


maestra al mes


RECOPErdquo


Maestra













Fin

1

7

9

8

10

11


164



o Anexos



165



166


DAII2g1 167 a 172


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 167

d Responsables 167





i Herramientas 168

j Frecuencia 168

k Conceptos 168



n Indicadores 172

o Anexos 172


167


a Introduccioacuten







c Alcance




d Responsables





de Costa Rica






BN-RECOPE


168


RECOPE



teclado virtual


NA




BN Internet Banking

i Herramientas

Computadora

Internet

Impresora

j Frecuencia


k Conceptos






169









DAII2g1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado


Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

5






Encargado(a) de

Transportes


170



Transportes


Transportes

8





Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

10



RECOPE

Encargado(a) de

Transportes


Internet Banking

Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso






171

Procedimiento





computador






BN internet Banking











virtual



DIAGRAMA DE FLUJO



DESCRIPCIOacuteN


Inicio

2

4

5

1

1

3

6


172

n Indicadores


o Anexos


RECOPErdquo








consultado










Fin

1

7

8

9

10

11


173



174


DAII2h1 175 a 181


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 175

d Responsables 175





i Herramientas 176

j Frecuencia 176

k Conceptos 176



n Indicadores 180

o Anexos 180


175


a Introduccioacuten






el costo de la gira




c Alcance


d Responsables


Chofer









176





NA


Microsoft Excel

i Herramientas


j Frecuencia

Semanalmente

k Conceptos












177


DAII2h1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1




Chofer o

Funcionario No

Chofer


Transportes

Encargado(a) de

Transportes

3



Si va al paso 8

No continua

Encargado(a) de

Transportes

4




Encargado(a) de

Transportes



Chofer o

funcionario no

chofer



Chofer o

funcionario no

chofer



Encargado(a) de

Transportes


178

Si continua

No pasa al paso 4


Transportes

9




costo

Encargado(a) de

Transportes


Transportes


Transportes

12




Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso






179

Procedimiento


Transportes

Coacutedigo

DAII2h1










Si va al paso 8

No continua








Transporte



Si continua

No pasa al paso 4




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO


Inicio

3Si

No

8

5

7 4

Si

No

1

1

2

4

6

7


180

n Indicadores


o Anexos
















Fin

9

1

12

8

3

10

11


181



182


DAII2i1 182 a 189


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 183

d Responsables 183





i Herramientas 184

j Frecuencia 184

k Conceptos 184



n Indicadores 188

nAnexo 188


183


a Introduccioacuten








c Alcance




d Responsables












184






NA


Microsoft Excel

i Herramientas


j Frecuencia

Semanal

k Conceptos










185


DAII2i1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1




Encargado(a) de

Transporte

2





Encargado(a) de

Transporte

3




Encargado(a) de

Transporte



Encargada de

Transporte


Transporte


Transporte

7





Encargada de

Transporte


186



Encargada de

Transporte

9



Si continua


Unidad Contable

Cartago

10




Unidad Contable

Cartago

Fin del Proceso






187

Procedimiento


Transportes

Coacutedigo

DAII2i1













centro de costos



centro de costos



la copia










Cartago

DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO


Inicio

1

1

2

4

1

5

6

9

3

1

5

7


188

n Indicadores


mensualmente

n Anexo




Cartago



Si continua









Fin

1

9

Si

No

2

10

8


189



190


DAII2j1 190 a 203


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 191

d Responsables 191





i Herramientas 192

j Frecuencia 192

k Conceptos 192



n Indicadores 198

o Anexos 202


191


a Introduccioacuten



ITCR



Institucionales

c Alcance



d Responsables












192



salario








Microsoft Word

Microsoft Excel

BN Internet Banking

i Herramientas


j Frecuencia

Mensual

k Conceptos







193












DAII2j1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1




Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

3


correctas


No continua

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


194

corrija



Chofer o

Funcionario No

Chofer



Chofer o

Funcionario No

Chofer


correspondientes

Encargado(a) de

Transportes

8


Si continua


Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

10



No va al paso 12

Encargado(a) de

Transportes

11



Costa Rica

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


195






Transporte Interno

Encargado(a) de

Transportes

15





Encargado(a) de

Transportes

16





facturas realizadas

Encargado(a) de

Transportes

17





Encargado(a) de

Transportes

18


Si continua



Tesorero de la

Unidad de

Gestioacuten

Financiera y

Administracioacuten

de Bienes


Transporte Interno

Tesorero de la

Unidad de


196

Gestioacuten

Financiera y

Administracioacuten

de Bienes

20




Tesorero de la

Unidad de

Gestioacuten

Financiera y

Administracioacuten

de Bienes

Fin del Proceso





Procedimiento


Transportes

Coacutedigo











Si Va al paso 5

No continua







Interno

DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO



Inicio

3 5

Si

No

1

1

2

4

8


198





Transportes




Si continua







No va al paso 12

8No

4

Si

9

10 12No

Si

6

5

7

17

1

2


199




















Interno

12

14

15

3

11

10

2

13


200






realizadas







Si continua



3



3

918No

Si

19

17

18

16

4


201








Fin

20

4

4

n Indicadores



o Anexos




203

Anexo 3 Facturas

Anexo 4 Vouchers


204


DAII2k1 204 a 218


1 1







Tabla de Contenido



aAlcance 205

bResponsables 205





i Herramientas 206

j Frecuencia 206

kConceptos 206



n Indicadores 210

oAnexos 210


205


a Introduccioacuten







a Alcance


b Responsables










Na


206









Ver anexo 7



anexo 9


Microsoft Word

Microsoft Excel

i Herramientas


j Frecuencia

Mensual

k Conceptos


207







DAII2K1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1








Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Funcionario(a) de

Proveeduriacutea


recientemente

Encargado(a) de

Transportes

5




Circulacioacuten

Encargado(a) de

Transportes


208

6





Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso






209

Procedimiento


Transportes

Coacutedigo

DAII2k1

























ocasionados







Vehiacutecular

DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO



Fin

Inicio

1

2

4

5

6

3


210

n Indicadores


o Anexos




211


Anexo 4 Facturas


212


213



214



215



216

Anexo 8 Accidentes


217



218


219


DAII2l1 219 a 230


1 1







Tabla de Contenidos



c Alcance 220

d Responsables 220





i Herramientas 221

j Frecuencia 221

k Conceptos 221



nIndicadores 226

oAnexo 230


220


a Introduccioacuten









c Alcance



d Responsables










221


NA


Microsoft Word

Microsoft Excel

i Herramientas


j Frecuencia

Diario

k Conceptos






de Costa Rica



Secuencia

Descripcioacuten

Encargado



222


2



datos

Si va al paso 6

No continua

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Secretaria de la

Dependencia

Solicitante


el paso 2

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


autorizarla

Encargado(a) de

Transportes

9


Si continuacutea



Encargado(a) de

Transportes



223



Transportes


Chofer o

funcionario no

chofer

12




Chofer o

funcionario no

chofer


transporte

Encargado(a) de

Transportes

14


Si pasa al paso 18


Encargado(a) de

Transportes

15



Encargado(a) de

Transportes



Chofer o

funcionario no

chofer



Chofer o

funcionario no

chofer



Encargado(a) de

Transportes


224



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

21




Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso





Procedimiento


Transportes

Coacutedigo


Secretaria de la








Si va al paso 6

No continua








Chofer



DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

Encargado(a) de

Transportes

Inicio

1

2 6Si

No

3

4

4

1


226










Si continuacutea






puedan retirar

5

6

7

8

9

2

Si

No11

10

2

1


227


solicitada




Transportes




iquestEsta correcta

Si pasa al paso 18




11

12

13

Si

No

1814

15

9

2

3


228













16

17

18

19

20

14

3

4


229




dicho informe







Fin

21

22

4

n Indicadores


o Observacioacuten



p Anexo


231


DAII2m1 231 a 260


1 1







Tabla de contenido



c Alcance 232

d Responsables 232





i Herramientas 234

j Frecuencia 234

k Conceptos 234


m Indicadores 243

n Anexos 259


232


a Introduccioacuten















c Alcance



d Responsables


Chofer




233













el cambio de aceite







Factura Ver anexo 3



234

Excel

i Herramientas


j Frecuencia

NA

k Conceptos













DAII2m1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado


235

1




Encargado(a) de

Transportes

2



Si continua

Encargado(a) de

Transportes

3


Si continua

No va al paso 37

Encargado(a) de

Transportes

4




Encargado(a) de

Transportes

5


Compra

Si continua



Encargado(a) de

Proveeduriacutea



Encargado(a) de

Proveeduriacutea

7




Chofer



236

Si continua

No va al paso 10



10



Aceite

Chofer




aceite

Encargado del

Taller o Agencia



Encargado del

Taller o Agencia

14




Encargado del

Taller o Agencia


Taller o Agencia

16


Si continua

No sigue al paso 19

Encargado del

Taller o Agencia


Si continua

Encargado del

Taller o Agencia


237

No va al paso 19


Taller o Agencia

19


Si va al paso 21

No continua

Encargado del

Taller o Agencia


Taller o Agencia


Taller o Agencia



Encargado del

Taller o Agencia


vehiacuteculo

Encargado del

Taller o Agencia


Taller o Agencia

25


Si va al paso 27

No continua

Encargado del

Taller o Agencia


el proceso



Encargado del

Taller o Agencia


238



Encargado del

Taller o Agencia


Taller

30



Si sigue al paso 33

No continua

Chofer



Taller


Taller


Compra Chofer





Encargado(a) de

Transportes



cambio de aceite

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


239





firme

Secretaria(o) del

Departamento de

Direccioacuten

Administrativo



Director(a)

Administrativa

42


Secretaria(o) del

Departamento de

Direccioacuten

Administrativo




Chofer


lo autorice Chofer


Si continua

No va al paso 40

Tesorero(a)



presenta Chofer



240


Si continua




firma

Cajero(a)










Encargado(a) de

Transportes

56



Aceite

Chofer




aceite

Encargado del

Taller o Agencia


241



Encargado del

Taller o Agencia

60




Encargado del

Taller o Agencia


Taller o Agencia

62


Si continua

No sigue al paso 64

Encargado del

Taller o Agencia

63


Si continua

No va al paso 65

Encargado del

Taller o Agencia


Taller o Agencia

65


Si va al paso 67

No continua

Encargado del

Taller o Agencia


Taller o Agencia


Taller o Agencia



242



vehiacuteculo

Encargado del

Taller o Agencia


Taller o Agencia

71


Si va al paso 73

No continua



el proceso

Encargado del

Taller o Agencia



Encargado del

Taller o Agencia



Encargado del

Taller o Agencia




Taller

77



Si sigue al paso 80

No continua

Chofer




243

Taller



Secretaria(o) del

Taller





Encargado(a) de

Transportes




Encargado(a) de

Transportes




Director(a)

Administrativa




Fin del Proceso





Procedimiento

Responsable

Encargado

de

Transportes

En

ca

rga

do

(a)

de

Tra

nsp

ort

es

En

ca

rga

do

de

Pro

ve

ed

uriacute

a

Ch

ofe

r

Se

cre

tari

a(o

) d

e

Dir

eccioacute

n

Ad

min

istr

ativa

Dir

ecto

r(a

) d

el

De

pa

rta

me

nto

Ad

min

istr

ativo

En

ca

rga

do

(a)

de

l

Ta

lle

r o

Ag

en

cia

Se

cre

tari

a(o

) d

el

Ta

lle

r o

Ag

en

cia

Te

so

rero

(a)

de

la

Un

ida

d d

e

Ge

stioacute

n

Fin

an

cie

ra y

Ad

min

istr

acioacute

n d

e

Bie

ne

s

Ca

jero

(a)





cambio de aceite


cambio de aceite


Si continua


Si continua

No va al paso 29







Institucionales

DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO


1

2

Si

No

3

Si

No

4

37

Inicio

Fin

1


245



Si continua

No termina








Si continua

No va al paso 10




5

5

Si

No

6

7

8 10

Si

No

9

Fin

1

2


246











de recoleccioacuten


cambiarse




10

11

Si

12

13

No14 16

15

8

2

3


247


Si continua

No sigue al paso 18


cambiarse

Si continua

No va al paso 19



cambiarse

Si va al paso 21

No continua



No

Si

No

No

Si

16

18

20

21

18

17 19

19 21

14

Si

16

19

3

4


248



quemado





correctamente

Si va al paso 27

No continua








vehiacuteculo

22

23

24

No

Si25 27

26

27

28

28

25

4

5


249


requeridos



Si sigue al paso 33

No continua



confeccionar



una Orden de Compra

29

No

Si3330

31

32

32

33

34

30

5

6


250





procedimiento













35

36

37

38

39

40

40

Fin

3

45

6

7


251



Administrativo





vales




Si continua

No va al paso 40


Chofer

41

41

42

43

44

40

Si

No45

46

7

8


252


donde lo presenta



las autorizaciones

Si continua










47

48

No

Si

48

49

50

50

51

52

48

8

9


253



chica



al taller




aceite








de recoleccioacuten

53

54

55

56

57

58

59

9

10


254


cambiarse





Si continua

No sigue al paso 64


cambiarse

Si continua

No va al paso 65



cambiarse

Si va al paso 21

No continua

No60

Si

61

62

64

60

62

62No

Si

65No

Si

63

No

Si

6765

60

62

63

10

11


255





quemado





correctamente

Si va al paso 73

No continua



66

67

68

69

70

No

Si71

72

73

11

12


256






vehiacuteculo




requeridos



Si sigue al paso 80

No continua


73

74

74

76

77 79No

Si

78

75

71

12

13


257


confeccionar












79

79

80

81

82

83

83

84

77

13

14


258




Chofer



vale







85

85

86

87

88

Fin

14

n Indicadores


o Anexos




260

Anexo 3 Facturas


261


DAII2n1 261 a 276


1 1







Tabla de Contenido



cAlcance 262

dResponsables 262





i Herramientas 263

j Frecuencia 263

k Conceptos 263


nIndicadores 270

oAnexos 276


262


a Introduccioacuten






c Alcance



Holcim)

d Responsables


Chofer









263





Regional San Carlos


15 de mayo de 2007




NA





NA

i Herramientas


j Frecuencia

NA

k Conceptos


264



Llantas de Desecho










DAII2n1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1




No continua

Choferes



3



No continuacutea

Encargado(a) de

Transportes


265



Transportes

5


Transportes

Si va al paso 20

No continua

Encargado(a) de

Transportes

6




Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

8




Chofer



Secretaria de

Direccioacuten

Administrativa



Director(a)

Administrativa


Secretaria de

Direccioacuten

Administrativa



266




14


Si continua


Tesorero(a)



presenta Chofer

17



Si Continua



Cajero(a)

18



firma

Cajero(a)









267






Taller






Taller

29


Correcta

Si continua


Chofer






Encargada(o) de

Transportes


liquidacioacuten

Encargada(o) de

Transportes


268





37




Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes




Encargado del

Establecimiento

Fin del proceso





Procedimiento

Responsable

Encargado

de

Transportes

Chofe

res

Encarg

ado(a

) de

Tra

nsport

es

Secre

tari

a(o

) de

Dir

eccioacute

n

Adm

inis

trativa

Dir

ecto

r(a)

del

Depart

am

ento

Adm

inis

trativo

Te

so

rero

(a)

de

la

Un

ida

d d

e

Ge

stioacute

n

Fin

an

cie

ra y

Ad

min

istr

acioacute

n d

e

Bie

ne

s

Caje

ro(a

)

Encarg

ado d

el

Talle

r

Secre

tari

a d

el

Talle

r




buen estado


No continua






No continuacutea





Institucionales


DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

1

1Si

No

3Si

No

4

2

Inicio

Fin

Fin

1


270



Si va al paso 20

No continua







autorizara un vale




Administrativo



autorice y lo firme

5

Si

No

6

7

9

22

8

9

1

2


271



Administrativo







Si continua



11

Si

12

No14 16

15

14

10

10

13

17

2

3


272





autorizaciones

Si Continua









chica

Si

No

18

19

20

17

16

19

14

13

3

4


273












correspondiente


nueva(s)



establecimiento

21

22

23

24

25

26

5

4

5


274



Chica


chofer



Si continua






Transportes



respectiva

27

28

28

30

Si

29

31

32

32

29

No29

5

6


275









de Transportes




las reciclen







que las reciclen





33

34

35

36

37

38

39

40

Fin

6

n Indicadores



o Anexos



277




1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 278

d Responsables 278





i Herramientas 279

j Frecuencia 280

k Conceptos 280



n Indicadores 289

o Anexos 300


278


a Introduccioacuten






c Alcance



d Responsables


o Chofer








279








vehiacuteculos













NA

i Herramientas



280

j Frecuencia

NA

k Conceptos








DAII2ntilde1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1



mantenimiento

Encargado(a) de

Transportes

2


Si continuacutea


Encargado(a) de

Transportes

3


Si continua

No va al paso 29

Encargado(a) de

Transportes



281



Transportes

5


Compra

Si continua


continua

Encargado(a) de

Proveeduriacutea



Encargado(a) de

Proveeduriacutea




Encargado(a) de

Transportes


mantenimiento

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes




13




Encargado del

Taller



282



Encargado del

Taller



Encargado del

Taller



Taller o Agencia


servicio brindado

Secretaria(o) del

Taller o Agencia


Taller o Agencia

21


Si va al paso 25

No continua

Chofer



Taller o Agencia


Taller o Agencia



SSC Chofer


283




Procedimiento

Encargado(a) de

Transportes




Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes





firme

Secretaria(o) del

Departamento de

Direccioacuten

Administrativo



Director(a)

Administrativa

34


Secretaria(o) del

Departamento de

Direccioacuten

Administrativo




Chofer



284

lo autorice


Si continua


Tesorero(a)






Si continua



Cajero(a)



firma

Cajero(a)










285


mantenimiento

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes




51




Encargado del

Taller




Encargado del

Taller



Encargado del

Taller





Taller

58



Si va al paso 61

Chofer


286

No continua



Taller



Taller





Encargado(a) de

Transportes

65




Encargado(a) de

Transportes




Administrativa




Fin del proceso





287


Procedimiento

Responsable

Encargado

de

Transportes

Encarg

ado d

e

Tra

nsport

es

Encarg

ado(a

) de

Pro

veeduriacute

a

Chofe

r

Encarg

ado(a

) del

Talle

r

Secre

tari

a(o

) de la

Agencia

o T

alle

r

Secre

tari

a(o

) del

Depart

am

ento

de

Dir

eccioacute

n

Adm

inis

trativa

Dir

ecto

r(a)

del

Depart

am

ento

de

Dir

eccioacute

n

Adm

inis

trativa

Tesore

ro

Caje

ro






Si continuacutea



en garantiacutea

Si continua

No va al paso 29








DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

1

3

Si

No

4

Inicio

2

No

Si

Fin

29

1


289



Si continua








mantenimiento





mantenimiento

5

Si

No

6

7

9

8

10

5

1

2


290


designado







preventivo







11

12

15

14

13

16

40

2

3


291


orden de compra






requeridos

Si va al paso 25

No continua



Si

20

22

23

17

18

No

Si21 25

23

19

3

4


292







Transportes






24

25

26

27

28

29

21

Fin

3

4

5


293












Administrativo





vales



30

31

32

33

34

35

36

32

33

37

5

6


294


Si continua







las autorizaciones

Si continua








38

39

37No

Si

31

40No

Si

13

41

42

43

42

6

7


295






chica








mantenimiento

44

45

46

47

48

7

8


296


designado







preventivo







49

50

51

52

53

54

8

9


297





requeridos



Si va al paso 61

No continua



confeccionar

55

56

57

6158Si

No

59

60

60

9

10


298














61

62

63

64

64

65

66

58

10

11


299


Chofer



vale







Fin

67

67

68

69

11

n Indicadores



o Anexos



301

Anexo 2 Factura


302



303


DAII2o1 203 a 315


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 304

d Responsables 304





i Herramientas 305

j Frecuencia 305

k Conceptos 305


mIndicadores 308

nAnexos 314


304


a Introduccioacuten



al lugar de destino




c Alcance


de Bienes

d Responsables






o Choferes






305


1




Facturas

Voucher


Excel

i Herramientas


j Frecuencia

Semanal

k Conceptos








puacuteblicos




306






DAII2o1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1





Chofer



Encargado(a) de

Transportes

3




Si va al paso 8

No continua

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

5




Chofer



307

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


y Transporte

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

11




Chofer

12


iquestEsta Correcta

Si continua

No va al paso 8

Director(a) del

Departamento

Administrativa



Director(a) del

Departamento

Administrativa

14




Chofer

15




Chofer


308

16



Si continua


Tesorero(a)



18



liquidacioacuten

Chofer

19



Tesoreriacutea

Chofer

20



Si continua


Cajero(a)





Fin del Proceso





Procedimiento


Transportes

Coacutedigo

DAII2o1

Cho

fere

s

Enc

arga

do(a

) de

Tran

spor

tes

Dire

ctor

(a) d

el

Dep

arta

men

to

Adm

inis

trativ

o

Teso

rero

(a) d

e la

Uni

dad

de G

estioacute

n

Fina

ncie

ra y

Adm

inis

traci

oacuten d

e

Bie

nes

Caj

ero(

a)













Si va al paso 8

No continua




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

1

3Si

No

2

Inicio

8

1


310















4

5

5

6

7

9

3

12

16

20

8

1

2


311



correspondiente







Si continua

No va al paso 8



al chofer





11

14

13

10

12

Si

No8

13

2

3


312







Si continua










Si

No

15

8

17

18

16

17

19

3

4


313




Si continua




firma







21

22

23

Fin

8

No

Si

20

22

4

n Indicadores



o Anexos



de Transportes


315


316


DAII2p1 316 a 326


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 317

d Responsables 317





i Herramientas 318

j Frecuencia 318

k Conceptos 318



nIndicadores 322

oAnexos 326


317


a Introduccioacuten



una gira designada





parqueos etc

c Alcance



Bienes

d Responsables


Choferes








318




Factura


Excel

i Herramientas


j Frecuencia


k Conceptos











puacuteblicos





319





DAII2p1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1



determinada gira

Chofer

2






Chofer

3



codificacioacuten

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes


para Girasrdquo

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes



320


8




Chofer

9


Si continua


Tesorero







13



Si continua


Cajero(a)





Fin del Proceso





Procedimiento


de

Transportes


Cho

fere

s

Enca

rgad

o(a)

de

Tran

spor

tes

Teso

rero

(a) d

e la

Uni

dad

de

Ges

tioacuten

Fina

ncie

ra y

Adm

inis

traci

oacuten

de B

iene

s

Caj

ero(

a)











adelanto





DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO


Choferes

1

2

Inicio

3

9

13

1


322







Girasrdquo



2

6

2

1

4

1

7

2

1

55

1

2


323





Unidad



Si continua






3

8

9

8

No

Si

9 3

10

11

2


324





Si continua





14

13

3

Si

No13

15

12

3

4


325







16

Fin

17

4

n Indicadores



o Anexos



327


DAII2q1 327 a 342


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 328

d Responsables 328





i Herramientas 329

j Frecuencia 329

k Conceptos 329



nIndicadores 340

oAnexos 340


328


a Introduccioacuten





giras realizadas

c Alcance



d Responsables


Choferes






11 18 19 21 23 y 24




329








Facturas


Microsoft Excel

i Herramientas


j Frecuencia

Semanalmente

k Conceptos









330






puacuteblicos








DAII2q1

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1




Chofer



Encargado(a) de

Transportes

3



Correctas

Si continua


Encargado de

Transportes(a)


331

1



Encargado(a) de

Transportes

5




Encargado(a) de

Transportes

6




Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

8



chofer

Encargado(a) de

Transportes

9




aprobacioacuten

Chofer

10



Tesorero(a)

11



Si continua

No va al paso 3

Tesorero(a)


332





14




Chofer



16


Si continua


Cajero(a)

17


adelanto otorgado


No Continua

Cajero(a)



20



paso 22

Cajero(a)



333









Fin del Proceso





Procedimiento



Ch

ofe

res

En

ca

rga

do

(a)

de

Tra

nsp

ort

es

Te

so

rero

(a)

de

la

Un

ida

d d

e

Ge

stioacute

n

Fin

an

cie

ra y

Ad

min

istr

acioacute

n d

e

Bie

ne

s

Ca

jero

(a)









Correctas

Si continua


1




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

1

2

Inicio

3

3

Si

No1

11

1


335













chofer

2

1

6

1

8

5

4

16

2

1

77

1

2


336




aprobacioacuten





Si continua

No va al paso 3





10

3

Si

No

12

11

13

1

8

2

3


337







Si continua



adelanto otorgado


No Continua


14

15

5

Si

No16

18

2117

3

4


338




paso 22





19

20

1

2022

21

21

22

4

5


339



cuando se requiere


de Tesoreriacutea





Fin

23

24

25

5

n Indicadores


o Anexos



341




Choferes


342


343


de la Sede


DAII2a2 343 a 356


1 1







Tabla de contenido



c Alcance 344

d Responsables 344





i Herramientas 345

j Frecuencia 345

k Conceptos 345



n Indicadores 350

o Anexos 353


344


a Introduccioacuten











c Alcance


d Responsables

Choferes




81




345








Word Excel

i Herramientas


j Frecuencia


k Conceptos











346






DAII2a2

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado



Encargado(a) de

Transportes

2




Encargado(a) de

Transportes


4


Si va al paso 8

No continua

Chofer




Transportes




347


Si continua

No va al paso 11





11




Chofer


ITCR Chofer

13



Si continua


Chofer

14




Chofer

15




Chofer




348

Vehiacuteculordquo



18





Chofer

Fin del proceso





Procedimiento


Transportes

Coacutedigo

DAII2a2







oficina de choferes


transportes


Si va al paso 8

No continua




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO



Inicio

1

3

2

4

4 8Si

No

1


350







Si continua


5

7

6

8

Si

No11

4

1

2


351









corresponda


Central de ITCR



Si continua


9

10

11

12

13

No

Si

1513

8

2

3


352













operativos










Fin

14

15

16

16

17

18

13

3

n Indicadores




o Observaciones






personas


354

p Anexos



355




356


357





358


DAII2b2 358 a 379


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 359

d Responsables 359





i Herramientas 360

j Frecuencia 360

k Conceptos 360



n Indicadores 367

o Anexos 376


359


a Introduccioacuten








Unidades

c Alcance


d Responsables

Choferes



Pistero(a)





360



81








Factura



Word Excel

i Herramientas


j Frecuencia

Diacuteas laborales

k Conceptos




361





No 7331



ITCR



DAII2b2

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1





Encargado(a) de

Transportes





4


Si va al paso 6

No continua

Chofer



362


6



Si continua

No va al paso 14

Chofer


Soda Comedor



9


Si va al paso 11

No continua

Chofer




Lecheriacutea



Soda Comedor

14





Si continua

No va al paso 29

Chofer


363


Tesoreriacutea

16




Chofer


18


Si sigue al paso 29

No continua

Chofer






factura Chofer



23



Si va al paso 29

No continua

Chofer




364





29


Si continuacutea


Chofer

30





Encargado(a) de

Proveeduriacutea



33


Si va al paso 35

No continua

Chofer



36



bienes

Chofer


tienda


365




vuelto si existiese

Dependiente de la

Tienda

40


Si va al paso 45

No continua

Chofer



Tienda


Tienda








Fin del proceso





Procedimiento


Transportes

En

ca

rga

do

de

Tra

nsp

ort

es

Ch

ofe

r

En

ca

rga

do

(a)

de

la S

od

a C

om

ed

or

En

ca

rga

do

(a)

de

la L

ech

eriacute

a

Ca

jero

(a)

de

Te

so

reriacute

a

Pis

tero

(a)

En

ca

rga

do

(a)

de

los M

an

da

do

s

De

pe

nd

ien

te d

e la

Tie

nd

a o

Esta

ble

cim

ien

to












para dicho fin




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

1

Inicio

2

3

1


367



Lecheriacutea

Si va al paso 11

No continua



proceso


entrega al chofer



9

11

12

10

9 11

No

Si

9

2

3


368







Si continua

No va al paso 18


chofer






15

14

13

16

17

Si

29No

14

6

3

4


369



Si sigue al paso 27

No continua





Transportes





19

20

18

No

Si2918

21

22

22

4

5


370



Si va al paso 28

No continua


corregida




24

22

Si

No

2923

27

26

25

5

6


371




Proveeduriacutea

Si continuacutea


termina el proceso








28

No

31

Si

No29

30

32

Fin

14

18

23

6

7


372




Si va al paso 35

No continua



solicitados





34

35

36

37

33

Si3533

No

7

8


373



Proveeduriacutea





Si va al paso 45

No continua


38

39

40

40No

Si

45

41

9

8


374


una nueva





Impuestos

42

43

42

45

9

44

10


375










Fin

46

47

10

n Indicadores



o Anexos




377


378



379


Conducir)


380


DAII2c2 380 a 385


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 381

d Responsables 381





i Herramientas 381

j Frecuencia 382

k Conceptos 382



n Indicadores 385



381


a Introduccioacuten








c Alcance


d Responsables

Choferes




NA


NA


NA

i Herramientas


382



j Frecuencia

Semanalmente

k Conceptos


vehiacuteculo













DAII2c2

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado



383

2




Chofer


agua Chofer














corresponde Chofer

Fin del proceso






384

Procedimiento




lavarlos




suciedad





y agua









Chofer




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

1

1

3

6

7

8

2

4

5


385

n Indicadores


o Observacioacuten














Fin

1

9

10


386



Transportes


DAII2a3 386 a 396


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 387

d Responsables 387





i Herramientas 388

j Frecuencia 388

k Conceptos 388



n Indicadores 393

o Anexos 396


387


a Introduccioacuten







c Alcance



d Responsables







antes de la gira




388






NA


Microsoft Word

i Herramientas


j Frecuencia

De lunes a Viernes

k Conceptos









389



DAII2a3

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado

1




Si va al paso 3

No termina

Encargado(a) de la

Gira


establecida

Encargado(a) de

Transporte

3


Si va al paso 6

No continua

Encargado(a) de la

Gira

4


Si va al paso 7

No continua

Encargado(a) de la

Gira


la gira

Encargado(a) de la

Gira


Transporte



390

Transporte



Encargado(a) de la

Gira


Secretaria(o) de la

Dependencia

Solicitante

10




Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante

11



fondos suficientes

Si va al paso 14

No continua

Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante



Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante



Encargado(a) de

Gira


Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante


391



Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante


Encargado(a)

Correspondencia

Interna



Encargado(a)

Correspondencia

Interna



Encargado(a)

Correspondencia

Interna

19


Correcta

Si continua

No va al paso 8

Encargado(a) de

Transportes


Transportes

Fin del proceso





Procedimiento

Coacutedigo DAII2a3

En

ca

rga

do

(a)

de

la

Gir

a

En

ca

rga

do

(a)

de

Tra

nsp

ort

es

Dir

ecto

r(a

) o

Co

ord

ina

do

r(a

) d

e la

De

pe

nd

en

cia

So

licita

nte

Se

cre

tari

a(o

) d

e la

De

pe

nd

en

cia

So

licita

nte

En

ca

rga

do

(a)

de

la

Co

rre

sp

on

de

ncia

Inte

rna




disponibilidad

Si va al paso 3

No termina


establecida




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO


1

Si

No

2

Inicio

1 3

1

1


393


Si va al paso 7

No continua


Si va al paso 6

No continua






3

5

7

6

4 7

Si

Si

No

No

7

4

3

8

19

1

2


394






Si va al paso 14

No continua


falta de recursos






11

12

13

9

12Si

No

1411Si

14

10

Fin

15

2

3


395



de Transportes


Transportes


Correcta

Si continua

No va al paso 8






Fin

8No

Si

19

20

16

17

18

3

n Indicadores


o Observaciones




p Anexos



397


DAII2b3 397 a 413


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 398

d Responsables 398





i Herramientas 399

j Frecuencia 399

k Conceptos 399



n Indicadores 411

o Observaciones 411

p Anexos 412


398


a Introduccioacuten










c Alcance


Vehiacuteculo

d Responsables







Vehiacuteculos


399


Costa Rica









NA


NA

i Herramientas

Teleacutefono

j Frecuencia

Todos los diacuteas

k Conceptos




400











DAII2b3

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado



Chofer o

Funcionario no

Chofer

2



llaves del mismo

Encargado(a) de

Transportes


Chofer o

Funcionario no

Chofer

4



Si Continua

Chofer o

Funcionario no

Chofer


401



Chofer o

Funcionario no

Chofer


Transportes

7






Si va al paso 10

No continua

Chofer o

Funcionario no

Chofer

8




Chofer o

Funcionario no

Chofer

9



para otra gira

Encargado(a) de

Transportes

10





observaciones

Chofer o

Funcionario no

Chofer



Chofer o

Funcionario no


402


medida de control

Chofer


Transportes

13


Si continua

No va al paso 23

Chofer o

Funcionario no

Chofer

14





Chofer o

Funcionario no

Chofer

15





golpe

Oficial de

seguridad

16



Si continua

No va al paso 18

Oficial de

seguridad


seguridad


Chofer o

Funcionario no

Chofer



403




combustible

Funcionario no

Chofer

20




entrada

Oficial de

seguridad

21



Si continua

No va al paso 23

Oficial de

seguridad


seguridad

23








Chofer o

Funcionario no

Chofer


Chofer o

Funcionario no

Chofer

25




Chofer o

Funcionario no

Chofer


404

Fin del proceso





Procedimiento


Transportes

Coacutedigo








mismo




DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO


Inicio

1

2

3

1


406



Si Continua








Si va al paso 10

No continua

4

5

6

4 7

Si

No

7

7Si

No

10

2

4

1


407



vehicular



gira










Si continua

No va al paso 17

8

9

10

2

12 12

13

Si

23

7

11

3


408




combustible y ruta







Si continua

No va al paso 18



14

16

18

15

16

Si

No18

17

16

3

4


409










Si continua

No va al paso 23








20

19

21

Si

No21 23

22

23

13

21

4

5


410









Fin

24

25

5

n Indicadores


con lo solicitado



o Observaciones
























412



p Anexos



413





414


DAII2c3 414 a 431


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 415

d Responsables 415





i Herramientas 417

j Frecuencia 417

k Conceptos 417


m Indicadores 421

n Anexos 429


415


a Introduccioacuten







Transporte Interno

c Alcance




d Responsables



Director(a) de Sede



Asesoriacutea Legal



416


Chofer











correspondientes












417





Microsoft Excel

Microsoft Word

i Herramientas


j Frecuencia


k Conceptos













418






DAII2c3



la Gira



Encargado(a) de

la Gira

3


Si continua


Encargado(a) de

la Gira



Encargado(a) de

la Gira

5



pertinente

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

la Gira



419


Si continua

No va al paso 6

Sede


Sede

9



Si continua


Rector(a) de la

Universidad



Rector(a) de la

Universidad

11


Si continua

No termina

Consejo

Institucional


Institucional

13




Asesoriacutea Legal



Encargado(a) del

Registro Nacional

15




Asesoriacutea Legal


420

16




Encargado(a) de

Transportes


Transportes

Encargado(a) de

la Aseguradora


Transportes

19




Encargado(a) de

la Gira


Dependencia


Transporte

Secretaria(o) de la

Dependencia

22



firme y la selle

Secretaria(o) de la

Dependencia


Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante


Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante


421

25



Firme y la Selle

Director(a) o

Coordinador(a) de

la Dependencia

Solicitante



Director(a) de la

Sede



Director(a) de la

Sede



Director(a) de la

Sede



Encargado(a) de

la

Correspondencia

Interna

30


iquestEsta Correcta

Si Continua

No va al paso 20

Encargado(a) de

Transportes



Encargado(a) de

Transportes

Fin del Proceso




m Diagrama de Flujo

Procedimiento


de la Gira

En

ca

rga

do

(a)

de

la

Gir

a

En

ca

rga

do

(a)

de

Tra

nsp

ort

es

Dir

ecto

r(a

) d

e la

Se

de

Re

cto

r(a

) d

e la

Un

ive

rsid

ad

Co

nse

jo In

stitu

cio

na

l

De

pa

rta

me

nto

de

Ase

so

riacutea

Le

ga

l

En

ca

rga

do

(a)

de

l

Re

gis

tro

Na

cio

na

l

En

ca

rga

do

(a)

de

la

Ase

gu

rad

ora

Se

cre

tari

a(o

) d

e la

De

pe

nd

en

cia

So

licita

nte

Dir

eccto

r(a

) o

Co

ord

ina

do

r(a

) d

e

la D

ep

en

de

ncia

So

licita

nte

En

ca

rga

do

(a)

de

la

Co

rre

sp

on

de

ncia

Inte

rna



Internacional





realizar la gira

Si continua



DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO



1

2

3

3

Si

NoFin

Inicio

1


423



fecha establecida









requisitos

Si continua

No va al paso 6


la Institucioacuten

4

5

1

6

7

7No

Si

8

7

fin

1

2


424



dar el visto bueno

Si continua




gira


aprueba la gira

Si continua

No termina


Asesoriacutea Legal

9

9

10

No

Si

11

11No

Si

12

fin

finfin

2

3


425














ante la Aseguradora



13

14

15

16

13

14

17

3

4


426





Transportes


Transportes






19

20

1

21

22

18

30

4

5


427


Transporte


Transporte




Selle



Sede


Transporte

1

23

25

26

1

24

1

23

5

6


428





Transportes



Si Continua

No va al paso 20







28

29

30

Si

No30 20

Fin

1

31

6

n Indicadores


Interno

o Anexos



430




431


432




DAII2a4 432 a 446


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 433

d Responsables 433





i Herramientas 434

j Frecuencia 434

k Conceptos 434


m Indicadores 438

n Anexo 443


433


a Introduccioacuten










c Alcance



d Responsables



Parameacutedicos


Tercero involucrado



434



25






Ver anexo 1






NA

i Herramientas

Teleacutefono

j Frecuencia

NA

k Conceptos



435








ITCR















No 7331



ITCR



436


DAII2a4

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado



Chofer o

Funcionario no

Chofer

2


Si continua

No va al paso 4

Chofer o

Funcionario no

Chofer


indicaciones

Chofer o

Funcionario no

Chofer


hechos

Chofer o

Funcionario no

Chofer


los dantildeos

Chofer o

Funcionario no

Chofer



Chofer o

Funcionario no

Chofer


437


seguir

Encargado(a)

Transportes

8




Chofer o

Funcionario no

Chofer

9





Traacutensito

Chofer o

Funcionario no

Chofer




Chofer o

Funcionario no

Chofer

13




Encargado(a) de la

Aseguradora



Encargado(a) de la

Aseguradora


guardarla

Chofer o

Funcionario no

Chofer



438



No continua

Aseguradora



Chofer o

Funcionario no

Chofer



Encargado(a)

Transportes


accidente

Encargado(a)

Transportes

20




Chofer o

Funcionario no

Chofer

Fin del proceso




m Diagrama de Flujo

Procedimiento



Chofe

r o F

unci

onar

io

no C

hofe

r

Enca

rgad

o(a

) de

Tra

nsp

ort

es

Ofi

cial

de

Tra

nsi

to

Enca

rgad

o(a

) de

la

Ase

gura

dora





Si continua

No va al paso 4


indicaciones



DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

1

2 4

3

Si

No

1


440


los hechos


de los dantildeos




a seguir




2

4

5

6

7

8

1


441



original y copia


de Traacutensito







11

13

13

1

9

1

10

12

2

3


442




accidente








Fin

18

19

20

4

n Indicadores


o Anexo


Tercero


444




445



446



447


DAII2b4 447 a 454


1 1







Tabla de Contenido



c Alcance 448

d Responsables 448





i Herramientas 449

j Frecuencia 449

k Conceptos 449


m Indicadores 452

n Anexos 454


448


a Introduccioacuten





terceros

c Alcance


d Responsables






25








449




NA


NA

i Herramientas

Teleacutefono

j Frecuencia

NA

k Conceptos













450























DAII2b4

Secuencia

Descripcioacuten

Encargado


451

1



Chofer o

Funcionario no

Chofer

2



Chofer o

Funcionario no

Chofer


seguir

Encargado(a) de

Transportes

4


continuar la gira

Si va al paso 6

No Continua

Chofer o

Funcionario no

Chofer

5




Chofer o

Funcionario no

Chofer

6



Chofer o

Funcionario no

Chofer



Encargado(a) de

Transportes


452

8



Transportes

Chofer o

Funcionario no

Chofer

Fin del proceso






453

Procedimiento


Transportes

Coacutedigo

DAII2b4




o algo de terceros




pasos a seguir



Si va al paso 6

No Continua








Vehiacuteculo












DESCRIPCIOacuteN

DIAGRAMA DE FLUJO


Fin

Inicio

1

3

6

7

8

2

5

4 6Si

No


454

n Indicadores


o Anexos



455



456

V MANUAL DE USUARIO











Acceso







457







458






Ver figura 13


459













460










461






462







21


463








464
















por diacutea


465










27


466









467















468









469



33








470








35





471









472




39



473



474


Conclusiones

















475

Recomendaciones












determinado








formularios








476







BIBLIOGRAFIacuteA















Hill


EUNED






McGraw Hill


478








APEacuteNDICE





480






481


482



Generalidades de la Investigación

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