Generalidades de los eventos

Universidad de Oriente Programación y Organización

de Eventos

Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

El termino Evento es utilizado para hacer referencia a congresos, seminarios, convenciones, conferencias, foros, coloquios y reuniones; planificados y organizados con cierta anterioridad para de esta forma lograr una excelente ejecución y un éxito en el mismo.Licda. Cristina Elena Marcano Lárez. Msc

son todos aquellos servicios de Alimentos y Bebidas, los cuales son contratados en bodas reuniones, fiestas, bailes, entre otros; que se celebran en un hotel. El personal que labora en esta área es el encargado de vender y ofrecer el servicio de Ay B a clientes tales como: grupos, planificadores de reuniones y organizaciones comunitarias; por otro lado es el encargado de coordinar servicios de alimentos en las áreas funcionales, es decir, las salas de reuniones y banquetes donde se llevan a cabo los eventos contratados o funciones.

Licda. Cristina Elena Marcano Lárez. Msc

Banquete

asamblea, reunión, junta de personas para deliberar sobre ciertos temas de interés general o cuestiones previamente fijadas. Se expones los conceptos fundamentales de nuevas investigaciones, se plantean problemas y sus posibles soluciones.


Congreso:

Reunión de personas de una agrupación para intercambio de conceptos y experiencias, generación de nuevas ideas, dar a conocer productos, servicios o procesos y métodos de trabajo, así como solucionar problemas específicos o celebrar algún aniversario. Es el intercambio de experiencias y conocimientos por un grupo de personas de la misma profesión o giro, de determinada esfera. Puede ser nacional o internacional.

Convención


discurso destinado a un público que trata de asuntos de índole literaria, artística, científica, política en donde se pueden elaborar preguntas sobre el tema tratado. Generalmente son expositores expertos que proporcionan información especializada. Técnica formal que permite la comunicación en un solo sentido.


Conferencia:

reunión para discutir diferentes asuntos delante de un auditorio. Discusión libre y abierta sobre algún tema de interés general en un clima informal. Se nombra un secretario para coordinar las intervenciones.

Foro


Junta de personas para tratar un asunto en específico o algún tema en común. Celebración de algún festejo.

Reunión


Serie de conferencias sobre un tema determinado. Se reúnen personas de un mismo sector, rama o giro para hacer un estudio sistemático de un tema o una problemática planteada. Es formativo e informativo.


Seminario

En general para organizar cualquier evento o reunión es necesario seguir unos pasos básicos para su realización y obtener el éxito sin contratiempos, estos pasos son:Programación (pre-evento), Realización (evento) y finalización del evento (pos- evento).

Programación: Corresponde a la organización, lo que debe realizarse en equipo mediante la asignación de funciones y tareas para coordinar ejecutar y evaluar:•Nombra comités para asignar tareas específicas.•Elaborar la lista de asistentes de acuerdo con los objetivos del evento.•Definir la fecha exacta de realización.


•Determinar el sitio o lugar de acuerdo con el N° de participantes y objetivos del evento.

•Coordinar actividades sociales extra evento: cóctel o copa de champaña, recorrido por la ciudad y lugares turísticos.

•Si algunos participantes llegan de otras ciudades deben tenerse en cuenta alojamientos, desplazamientos, reservaciones de áreas, etc.


•Elaborar y distribuir invitaciones oportunamente, puede hacerse por cartas, Tarjetas, Memorando, telefónicamente con tres días de anticipación como mínimo.

•Disponer de recursos necesarios: papel, televisor, marcadores, proyectores, lapiceros, computadoras, etc.

•Organizar oportunamente el sitio teniendo en cuenta números de sillas, notación en cada puesto de libreta, lápiz, bolígrafo, etc.

•Determinar la duración de cada sesión de 90 a 120 min.Recursos financieros


•Si se va a adornar el recinto con flores estas deben ser naturales y colocadas en mesas auxiliares ubicadas en tal manera que no obstaculicen el recorrido del público.•La temperatura ambiental debe ser agradable y adecuada al sitio de una reunión.•La iluminación debe ser óptima.. Licda. Cristina Elena Marcano Lárez. Msc

-Los baños deben de estar impecables.•El lugar y el personal para distribución de refrigerios deben estar previamente definidos.

•Durante la reunión no deben pasarse llamadas, si es urgente se toma por escrito y se pasará el mensaje.

•Si se actúa como secretaria de la reunión se lee el orden del día y el acta anterior y se tomará nota para elaborar la nueva acta.


•Retirados los asistentes se recogerán carpetas, equipos y lo que se haya utilizado.

•Aclarar inquietudes que hayan sucedido durante la ejecución de evento.

•Elaborara una lista por separado de acciones que deben seguirse.

•Comunicar a los interesados sobre las decisiones derivadas de la reunión.


•Enviar el borrador por separado a la persona encargada de su revisión, el cual mecanografiarse a doble interlínea con el fin de dejar espacio para hacer correcciones si es necesario.

•Agradecer a las personas que colaboraron a la realización del evento.


•FLEITMAN, Jack. Eventos y Exposiciones una Organización Exitosa. Editorial McGraw-Hill. México 1997.

•FOSTER, Dennis. Operaciones, Métodos y control de costos. Editorial McGraw-Hill. México. 1995


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