EQUIPO 8

RESUMEN. LA VIDA DE UN PROYECTO

Un proyecto es un intento por lograr un objetivo especifico mediante un grupo único de tareas interrelacionadas y la utilización efectiva de los recursos, objetivo claramente definido en los términos de alcance programa y costo.

La responsabilidad del gerente de proyecto es lograr el objetivo del proyecto y que se determine el objetivo del alcance del trabajo con calidad dentro del presupuesto, a tiempo y a satisfacción del cliente.

La primera fase del ciclo del proyecto incluye la identificación de una necesidad, un problema o una oportunidad.

La segunda fase es el desarrollo de una solución propuesta al desarrollo del problema.

La tercera fase es la propuesta en practica de la solución de la propuesta.(desarrollar el proyecto).

La fase final es terminar el proyecto, lo que incluye evaluar su ejecución con el fin de mejorara proyectos futuros

La administración de proyectos incluye primero establecer un plan y después

ponerlo en practica para el logro del objetivo del proyecto

Este esfuerzo de planeación incluye definir con claridad los objetivos, dividir y subdividir el alcance del proyecto en piezas importantes denominadas paquetes de trabajo, definir las actividades especificas que necesitan realizarse para cada paquete de trabajado.

El dedicar tiempo para desarrollar un plan bien pensado es critico para lograr el desarrollo exitoso de cualquier proyecto.

La clave par el control efectivo del proyecto es medir el progreso real y compáralo con el planeado sobre una base oportuna y periódica, y si es necesario llevar acabo la reacción correctiva

El beneficio definitivo de poner en practica técnicas de administración de proyectos es tener a un cliente satisfecho, tanto si usted es el cliente e su propio proyecto como si lo es un negocio, a quien le paga el cliente para realizar un proyecto.

El completar el alcance total del proyecto con claridad, a tiempo y dentro del propuesto proporciona una gran sensación de satisfacción para todos los que participan en el proyecto.

Identificar las necesidades, problemas u oportunidades.

Caso de estudio.

La feria estatal de Minnesota.

Jim Sinclair encargado de la organización de la feria estatal de Minnesota en 1995. Para poder obtener los equipos de juegos mecánicos que deseaba, Desarrollo una solicitud de propuesta (SDP) que describía exactamente lo que quería, algunas reglas del SDP eran que cada pieza del equipo tenían que ser propiedad total de la persona que la traía, ninguna persona podría proveer mas de seis juegos mecánicos , ni al mismo tiempo traer alimentos y juegos.Estableciendo bien las reglas, la respuesta al SDP fue abrumadora en cantidad y calidad, la respuesta fue mayor de lo prevista.Recibió 156 respuestas que le ofrecían un total de 530 juegos mecánicos, 400 juegos de otro tipo y 150 concesiones para alimentos y bebidas, se evaluó cada una de las respuestas y se eligieron proveedores.

Las atracciones que se eligieron para la feria fueron 66 juegos mecánicos, 62 de otro tipo y 14 instalaciones de alimentos logrando un gran éxito. Fue un evento de 2 semanas que alcanzo 1,673,312 personas , rompiendo las marcas anteriores que habían sido de 52,000 personas y los ingresos brutos totalizaron mas de 4.4 millones de dólares.Todo esto se logro debido a que el líder del proyecto desarrollo una SDP del mas alto grado.

Funcionarios del Banco de Boston dieron a conocer como crearon una solicitud de propuesta efectiva que lo abarca todo. Kevin Roden director de los sistemas de banca para el consumidor , George Swick, gerente de proyectos de la infraestructura, señalaron que su fuente de trabajo estaba en los requerimientos del negocio. Realizan un análisis costo-beneficio y examinarían los productos y servicios disponibles, solo después de asegurarse que el proyecto cumpliría con las necesidades del negocio, de no ser así no se seguiría adelante con el.El banco tenia por metas mejorar las ventas y el servicio al cliente, aumentar las gamas de productos, como los fondos mutualistas y los prestamos a negocios pequeños en las sucursales del banco, dedujeron que seria mas efectivo en cuanto a costos, contratar externamente gran parte del trabajo, por lo tanto desarrollaron dos SDP.La primera para la adquisición, entrega e instalación del sistema, la segunda para soporte y mantenimiento. Se recibieron 11 respuestas a las SDP de las cuales se eligieron a IBM y Anderson Consulting. Las sucursales tendrán una renovación completa.El banco informo los numerosos beneficios de desarrollar un SDP . La lección principal a aprender del banco Boston es que el aplicar por anticipado la disciplina y las técnicas de administración de proyectos a una propuesta da como resultado una SDR mas amplia.

El ciclo de vida del proyecto consta de cuatro fases:

Identificar las necesidadesProponer una solución Realizar el proyectoTerminarlo

La primera fase identificación de necesidades se familiariza con : Identificar las necesidades y seleccionar proyectos, desarrollar las solicitudes de propuestas, el proceso de solicitar propuestas.

Fase inicial del ciclo de vida del proyecto, se comienza con el reconocimiento de una necesidad, un problema o una oportunidad y termina con la emisión de una SDP.

El cliente identifica un problema, una necesidad o una oportunidad para llevar acabo un proyecto dando como resultado la mejoría en la condición ya existente.

Ejem: La administración de una compañía reconoce que el tiempo que utilizara para emitir facturas y realizar cobros a sus clientes es demasiado largo, al reconocer varios problemas u oportunidades de mejoría, parpara una SDP en la que le pide a contratistas que presenten propuestas para poner en practica un sistema automatizado de facturación y cobros.

Antes de prepara las SDP el cliente tiene que definir con claridad el problema o la necesidad, esto significa recopilar información sobre la magnitud del problema.

Es importante cuantificar el problema para determinar si los beneficios esperados de poner en practica una solución, compensan los costos de realizar un proyecto, una vez determinado la magnitud del beneficio de mejora el cliente determina el presupuesto para poner en practica el proyecto.

Hay situaciones donde la compañía a identificado varias necesidades, pero sus fondos y personal disponible para llevar acabo proyectos que resuelvan esos requerimientos son limitados, en esos casos la compañía tiene que pasar por una toma de decisiones para solucionar aquellas necesidades que cuando se satisfagan darán como resultado el mayor beneficio por el costo gastado.

Ciclo de vida del proyecto.

El propósito de una SDP es exponer en forma amplia y detallada, lo que se quiere desde el punto de vista del cliente para resolver la necesidad.

Una buena SDP permite comprender que es lo que espera el cliente de modo que se pueda elaborar una propuesta bien preparada que satisfará los requisitos del cliente, a precio realista.

Una SDP debe ser amplia y proporcionar información suficiente y detallada, para que se pueda preparar una propuesta inteligente que corresponda a las necesidades del cliente.

Ejem: SDP

Como se realiza una SDP formal para contratistas externos:

1.Una SDP tiene que proporciona una descripción de trabajo (DDT).

2.La SDP tiene que incluir los requisitos del cliente, que definen las especificaciones y los atributos.

3.La SDP debe especificar las entregas que el cliente espera que le proporcione el contratista o el equipo de l proyecto.

4.La SDP debe relacionar cualesquiera artículos suministrados por el cliente.

5.La SDP podrá expresar las aprobaciones que requiere el cliente.

6.Algunas SDP mencionan el tipo de contrato que piensa usar el cliente.

7.Una SDP podría expresar las condiciones de pago que piensa usar el cliente.

8.La SDP expresar el programa requerido para la determinación del proyecto.

9.La SDP debe proporcionar instrucciones para el formato y el contenido de las propuestas del contratista.

10.La SDP debe de señalar fecha de vencimiento para la cual el cliente espera que os posibles contratistas presenten sus propuestas.

11. Una SDP quizá incluya los criterios de evaluación.

• La experiencia con criterios similares al contratista.

• El enfoque técnico propuesto por el contratista.

• El programa.

• Los costos

12. En algún caso raro una SDP señala los fondos que tiene disponibles el cliente para gastar en el proyecto

PROPUESTASDespués de preparar la SDP , el cliente solicita propuestas al notificar a los posibles

contratistas que tiene disponible la SDP.

Un cliente puede seleccionar por anticipado un grupo de contratistas , enviándole a cada uno de ellos una copia de la SDP, o también puede publicar un anuncio, en el sentido de que tiene disponible una SDP y dando instrucciones sobre como los contratistas interesados pueden, obtener un ejemplar.

Los clientes de empresas o de gobierno pueden convocar a una reunión de postores para explicares la SDP y contestar preguntas de los interesados.

No todos los ciclos de vida de proyectos incluyen la preparación de una solicitud de propuesta por escrito y las posteriores propuestas de los contratistas.

Hay otros proyectos en que las solicitudes no se ponen por escrito en una SDP formal sino que se comunican a varios proveedores (contratistas)

Aunque los proyectos pueden ser sistemáticos o informales todos inician, con la identificación de una necesidad, un problema, o una oportunidad y después se pasa e que el cliente defina el alcance, los requisitos, el presupuesto y el programa de lo que se tiene que lograr.

Soluciones Propuestas

El desarrollo de las propuestas de SDP propuestas por los contratistas interesados o por el equipo interno del proyecto del cliente , como respuesta a una solicitud de propuestas, es la segunda fase de ciclo de vida del proyecto.

Esta fase se inicia cuando queda disponible la SDP al terminar la fase de identificación de necesidades y se termina cuando se llega a un acuerdo con la persona, organización o contratista.

Una vez que se a preparado la propuesta, la administración puede decidir si seguir adelante o no con el proyecto, o quizá modificándolo en el proceso, una ves que se a tomado la decisión de seguir adelante el proyecto pasa directamente al a tercera fase del ciclo de vida, que consiste en crear un plan detallad para el proyecto y después ponerlo en practica para lograr su objetivo.

Ciclo de vida de un proyecto.

Los contratistas deben fomentar relaciones con los posibles clientes, mucho antes que estos preparen solicitudes de propuesta, los contratistas deben ayudar a identificar áreas delas cuales se puedan beneficiar de la puesta en practica de los proyectos que satisfacen , necesidades, problemas, oportunidades.

Estas actividades previas a la SDP se consideran como mercadotecnia o desarrollo de negocios y se realizan sin costo alguno para el cliente.

Al hacer un buen trabajo de mercadotecnia previa a la SDP/Propuesta, el contratista quizá obtenga un contrato del cliente sin que este tenga que competir con otros contratistas.

Los esfuerzos previos a la SDP/Propuesta son cruciales para establecer las bases para, con el tiempo, ganar un contrato del cliente a fin de desarrollar el proyecto.

Los contratistas interesados en presentar una propuesta como respuesta a una SDP tiene que ser realista sobre las probabilidades de ser seleccionado como el contratista ganador.

El hecho de evaluar si seguir o no con la preparación de una propuesta se conoce como la decisión de licitar/no licitar.

Factores que se deben tomar en cuenta para decidir si licitar/no licitar:

1.Competencia-

2.Riesgo.

3.Misión.

4.Ampliación de capacidades.

5. Reputación.

6. Fondos del cliente.

7. Recursos par la propuesta.

8. Recursos para el proyecto.

Si después de que se le otorga el contrato, el contratista descubre que el equipo se tiene que integrar con peonas distintas, a las ya planeadas, quizá disminuyan las posibilidades de terminar con éxito el proyecto, el resultado podría ser un cliente descontento que no pedirá en el futuro al contratista que respondo sus SDP.

Los contratistas necesitan ser realistas sobre su capacidad para preparar propuestas y sobre la probabilidad de ganar el contrato.

El presentar muchas propuestas no ganadoras con respuesta a un SDP puede dañar la reputación del contratista.

Por lo tanto lo mas difícil para el contratista es decidir no presentar una licitación a una SDP.

El proceso de propuestas es un proceso competitivo. Por lo tanto cada contratista debe recordar que su propuesta competirá , para ser seleccionada por el cliente como la ganadora . El cliente elegirá aquella que espera le proporcione el mejor valor .

Una propuesta es un documento vendedor, por lo cual debe de convencer al cliente de que:Comprende lo que esta buscando el cliente.Puede llevar a cabo el proyecto propuesto.Proporcionara el mayor valor pera el cliente.Es el mejor contratista para solucionar el problema.Aprovechara su experiencia exitosa con proyectos anteriores similares.Hará el trabajo en forma profesional.Completara el proyecto dentro de lo propuesto y desacuerdo al programa.Dejara satisfecho al cliente.

En la propuesta el contratista debe resaltar os factores únicos que lo diferencian de los demás competidores.

Las propuestas deben estar redactadas en forma sencilla y concisa, debe usar terminología con la que este familiarizado el cliente, evitar las abreviaturas, siglas, jergas y otras palabras.

Las propuestas tienen que ser realistas, a lo ojos del cliente, en términos de alcance, costo y programa.

PREPARACION DE LA PROPUESTALa preparación de un a propuesta puede ser una tarea directa, realizada por una sola persona, o puede ser un esfuerzo con uso intensivo de recursos que requiera de un equipo de organizaciones o personas con diversos conocimientos o habilidades.

El desarrollo de una propuesta amplia para un gran proyecto se debe considerar como un proyecto en si mismo, por lo tanto el gerente de propuestas necesita reunirse con el equipo con el fin de desarrollar un programa para terminar la propuesta en la fecha máxima establecida por el cliente.

Las propuestas como respuestas a las SDP de proyectos técnicos muy grandes pueden consistir en varios volúmenes con documentos que incluyen dibujos de ingeniería y cientos de paginas de texto.

Los clientes no les pagan a los contratistas para preparar propuestas, los contratistas absorben estos costos como normales de mercadotecnia al realizar estas operaciones , se espera obtener contratos y utilidades sobre los mismos.

La propuesta debe contener el detalle suficiente para convencer al cliente de que le puede proporcionar el mejor valor.

CONTENIDO DE LA PROPUESTA

Frecuentemente las propuestas se realizan en 3 sesiones : técnica, administrativa y de costos., en caso de grandes propuestas estas deben de estar en volúmenes por separado .

Algunas SDP expresan que las propuestas que excedan un cierto numero de paginas no serán aceptadas por el cliente.

SECCION TECNICA

El objetivo es convencer al cliente de que el contratista comprende la necesidad o el problema que puede proporcionarle la solución menos riesgosa o mas benéfica.

Esta sección debe contener los siguientes elementos:

1.Comprensión del problema.

2.Enfoque o solución propuesta.

a) descripción de cómo el contratista recopilaría ,analizaría, y evaluaría datos e información sobre el problema.

b)Los métodos que usaría el contratista para evaluar soluciones alternativas o desarrollar aun mas la solución propuesta al problema.

c)La lógica para el enfoque de la solución propuesta.

3.La confirmación de que el enfoque propuesto cumpliría con cada uno de los requisitos físicos, operacionales y de desempeño, establecidos en el SDP del cliente.

4.Beneficio para el cliente

SECCION ADMINISTRATIVA.

El objetivo es convencer al cliente de que el contratista puede hacer el trabajo propuesto(el proyecto) y lograr los resultados deseados.

Debe contener los siguientes elementos:

1.Descripción de las tareas de trabajo

2.Productos o servicios a entregar

3.Programa del proyecto

4.Organización del proyecto

5.Experiencia relacionada

6.Equipos e instalaciones.

SECCION DE COSTOS

El objetivo es convencer al cliente de que el precio del contratista para el proyecto propuesto es realista y razonable.

Normalmente la sección de costos en tabulaciones de los precios estimado por el contratista de elementos como los siguientes:

1.Mano de obra

2.Materiales

3.Subcontratistas y asesores

4.Alquiler de equipos e instalaciones

5.Viajes

6.Documentación

7.Gastos indirectos

8.Aumentos

9.Contingencias

10.Horarios o utilidades.

Los contratistas deben tener cuidado en no exagerar el precio del proyecto propuesto, ya que puede que el cliente elija a quien le ofrezca precios inferiores , pero se debe de tener cuidado al establecer precios demasiado bajos para el proyecto ya que quizá pierdan dinero en lugar de obtener una utilidad o tengan que pedir fondos adicionales al cliente lo que pudiera dañar la reputación del contratista.

Al determinar el precio para el proyecto propuesto, el contratita tiene que tomar en cuenta las partidas siguientes:

I.Confiabilidad de los estimados del costo

II.Riesgo

III.Valor del proyecto para el contratista

IV.Presupuesto del cliente

V.Competencia

Normalmente la SDP proporcionara instrucciones con relación a la fecha de vencimiento en que se tiene que presentar las propuestas, y el nombre y la dirección de la persona a quien se le debe entregar la propuesta.

Algunos clientes requieren que el contratista proporcione varias copias de la propuesta, porque esta será distribuida a varias personas dentro de la organización , para su evaluación y revisión

Los contratistas tienen que continuar siendo proactivos incluso después de haber entregado la propuesta, deben de llamar al cliente para confirmar que la documentación haya sido bien recibida, después de algunos días se le debe preguntar al cliente si tiene algunas preguntas o necesita que se le aclare alguna cosa de la propuesta

Los clientes evalúan las propuestas de los clientes en diferentes formas, algunos seleccionan primero 3 de los precios mas bajos para una evaluación adicional, otros eliminan inicialmente las propuestas que exceden el presupuesto, o aquellas cuya función técnica no cumpla con los requisitos establecidos, en caso de proyectos grandes crean un equipo de revisión de propuestas que utiliza tarjeta de calificación para determinar si cada uno cumple con los requisitos y para clasificar con criterios la evaluación

Entre los criterios que pueden ser utilizados por el cliente al evaluar las propuestas de contratistas se incluyen los siguientes:Cumplimento con la descripción del trabajo y los requisitos del cliente presentados en la SDP Comprensión por parte del contratista sobre los problemas o necesidades del cliente.Lo correcto y practico del enfoque propuesto por el contratista para solucionar el problema.La experiencia y el éxito del contratista en los proyectos similares.La experiencia del personal clave que será asignado para rebajar en el proyecto.La capacidad administrativaRealismo del programa del contratistaPrecio

en caso de recibir gran numero de propuestas el cliente puede solicitar un a presentación oral de la propuesta y esto ofrece al contratista una oportunidad mas de convencer al cliente de que su propuesta le proporciona el mejor valor.

Un contrato es un vehículo para establecer buenas relaciones entre el cliente y el contratista y llegar a una expresión mutua con claras expectativas que aseguren el éxito del proyecto.

El contrato debe especificar con claridad las partidas que se espera proporcione el contratista, también especificara que el resultado del proyecto cumplirá con ciertas especificaciones, o que se proporcionara cierta documentación.

Básicamente son dos tipos de contratos que existen: de precio fijo y de reembolso de costo.

CONTRATOS DE PRECIO FIJO

El cliente y el contratista acuerdan un precio para el trabajo propuesto, el precio permanece fijo amenos que el cliente y el contratista estén desacuerdo en los cambios.

CONTRATO DE REEMBOLSO DE COSTO.