Gerencia de la Información Nelson Jos é P é rez D í az [email protected].

Gerencia de laGerencia de la

InformaciónInformación

Nelson José Pérez Dí[email protected]

Gerencia de la Información

AgendaAgenda• Sesión No. 4 – Felicitaciones • Sesiòn No. 5 - Evolución de los SI en las Organizaciones - Marco Conceptual de los DSS - Ejemplo: INFOPLUSX - Entidades de Recursos de Información (ERI´s) - Metodología para la Conformación de ERI´s - Ejemplo

- Asignación de Trabajo No. 2


¿DONDE ESTÁ LA INFORMACIÓN EN SU ¿DONDE ESTÁ LA INFORMACIÓN EN SU ORGANIZACIÓN?ORGANIZACIÓN?Principalmente en tres tipos de repositorios:

Documentos impresos (papel)Información no estructurada pero que normalmente contieneinformación adicional valiosa como notas, firmas, sellos u otras. Es laforma más común y sencilla de almacenar y transferir la información.

Documentos electrónicosInformación normalmente estructurada. No contiene información adicional. De uso creciente dentro de las organizaciones. Requiere detecnología adicional (PC´s) para manejarla y consultarla.

Datos estructurados (bases de datos)Información estructurada. No contiene información adicional. Requierede importantes inversiones tecnológicas para poder manejarla y consultarla.


Ponga a trabajar sus documentos en forma ordenada y sin que salgan de su oficina, ni de su lugar de

almacenamiento ...

“80% de los documentos son papeles”.

“Registrar la información en papel es la forma más sencilla, barata y eficiente de almacenar la información”

“Es la forma natural del ser humano de almacenar información”

“Los documentos en las empresas se duplican cada 5 años”


INFORMACIÓNINFORMACIÓN

INFORMACIÓNINFORMACIÓNINFORMACIÓNINFORMACIÓN

INFORMACIÓNINFORMACIÓN

““Ciclo de Deming”Ciclo de Deming”

PLANIFICARPLANIFICAR

(Documentar lo que haremos)(Documentar lo que haremos)

VERIFICARVERIFICAR

(Registrar lo que hicimos)(Registrar lo que hicimos)

HACERHACER(Hacer lo (Hacer lo establecido)establecido)ACTUARACTUAR

(Actuar sobre (Actuar sobre la diferencia)la diferencia)

LA INFORMACIÓN ES UNO DE LOS FACTORES LA INFORMACIÓN ES UNO DE LOS FACTORES CRÍTICOS DEL ÉXITO EN TODO PROCESO ... CRÍTICOS DEL ÉXITO EN TODO PROCESO ...

““20% del tiempo de ejecutivos se pierde buscando o esperando por información”20% del tiempo de ejecutivos se pierde buscando o esperando por información”

ESPECIFICAESPECIFICA ACTUALIZADAACTUALIZADA

OPORTUNAOPORTUNA MINIMO COSTOMINIMO COSTO

PONGA LA INFORMACIÓN AL ALCANCE DE SUS COLABORADORES PARA LA TOMA PONGA LA INFORMACIÓN AL ALCANCE DE SUS COLABORADORES PARA LA TOMA DE DESICIONESDE DESICIONES


DIRECCIONDIRECCION

CLIENTESCLIENTES

PROVEEDORESPROVEEDORES

Gerencia nnGerencia nn

Gerencia xxGerencia xx

DOCUMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN DESCENTRALIZADADESCENTRALIZADA

BUSQUE ELIMINAR LAS ISLAS DE INFORMACIÓNBUSQUE ELIMINAR LAS ISLAS DE INFORMACIÓNSEAN GEOGRÁFICAS Y FUNCIONALESSEAN GEOGRÁFICAS Y FUNCIONALES

Sucursal ssSucursal ss

Proyecto zzProyecto zz

DIRECCIONDIRECCION

CLIENTESCLIENTES

PROVEEDORESPROVEEDORES

Gerencia nnGerencia nn

Gerencia xxGerencia xx

Sucursal ssSucursal ss

Proyecto zzProyecto zz

“Los documentos se copian 10 veces en promedio”“Un documento recuperado no vuelve al lugar de origen en el 50% de los casos”.“El 7% de la documentación se extravía”.


INFORMACIÓNINFORMACIÓNCONOCIMIENTOCONOCIMIENTO

Documentos/planosDocumentos/planos

ALMACENAR Y RECUPERAR LA INFORMACIÓN...ALMACENAR Y RECUPERAR LA INFORMACIÓN...

ArchivoArchivo

ArchivoArchivo

CarpetaCarpeta

CarpetaCarpeta BodegaBodega

PC/Serv.PC/Serv.

PapelPapel

ElectrónicosElectrónicos

Búsqueda Búsqueda Rescate Rescate Obtención de la Obtención de la InformaciónInformación Distribución Distribución

copias

transporte

fugas pérdidasdeterioros


OBTENGA Y ENTREGUE LA INFORMACIÓN ESPECÍFICA EN EL LUGAR Y MOMENTO REQUERIDOS (JUST IN TIME)

Internet

USUARIOSUSUARIOSAUTOSERVICIOAUTOSERVICIOCONTROLADO Y CONTROLADO Y AUDITADOAUDITADO

Internet

Internet Internet

INFORMACIÓNINFORMACIÓNCONOCIMIENTOCONOCIMIENTO

Documentos/planosDocumentos/planos

ElectrónicosElectrónicos

CarpetaCarpeta ArchivoArchivo BodegaBodega

CarpetaCarpeta ArchivoArchivo PC/Serv.PC/Serv.

PapelPapel

TECNOLOGIA

Gerencia de la InformaciónLas 5 Fuerzas de Las 5 Fuerzas de

PorterPorterSubstitutos

Proveedores Clientes

GobiernoCompetidoresPotenciales

Ventaja Competitiva

Poder de Negociaciónde los Proveedores

Amenaza de Prod/Serv. Substitutos

Amenaza de NuevosCompetidores

Políticas Gubernamentales

Poder de Negociaciónde los Clientes

Rivalidadentre

Competidores

EMPRESA


La Sexta Fuerza es :

Internet


Es aquella que usa información (y T&SI como apoyo) para afectar significativamente los cambios en los patrones de trabajo, es decir:

– Cómo se hace el trabajo– Quién hace el trabajo– Cómo se definen los roles y posiciones

Las Organizaciones Basadas en Información

Empowerment Mejoramiento y cambio

contínuo en los procesos Velocidad de respuesta Trabajo interoganizaciona; Estructura más plana

Características


Apoyar la globalización del negocio Manejar la complejidad de la dinámica organizacional Usar el tiempo como ventaja competitiva:

– Disminuir los tiempos totales en los procesos transaccionales al procesarla directamente de principio a fin

– Disminuir las inconsistencias y asincronismos Trabajar más inteligentemente vs. más duramente:

– Ampliar las actividades de cada empleado y lograr que sus tareas sean significativas, aumentando la satisfacción del mismo con el trabajo realizado

Mejorar la calidad, productividad y atención al cliente



Inf. Organizacional Documentos Organizacionales

Inteligencia

Conocimiento

Información

Datos

Papeles Oficiales (actas, minutas)

Informes (internos, externos)

Documentos y Formatos Administrativos

Material Impreso Externo (revistas, libros)

Registros de Control

Propaganda Organizacional

Documentos Informales (fotocopias)

“Integrada por todas las fuentes, servicios y sistemas que aportan y procesan la información corporativa”,

Horton



Identificación del Valor Real de la Información


Procesamientode Transacciones

Solicitud yAnálisis deInformación

Automatizaciónde Tareas

SatisfacerNecesidades

de Información

Apoyar e ImpactarEstrategias de

Negocio

Apoyar eImpactar elAprendizaje

Organizacional

Codificacióny Distribución

de Conocimiento

PED

SIG

SE

SSD

SIE

SGA

Eficiencia Efectividad Competitividad Crecimiento Sostenido

Evolución Organizacional de los Sistemas de Información


Sistema para el soporte de decisiones

(DSS)“Decision Support

Systems”

El campo de interés es la eficacia en la toma de decisiones. Un MIS

ayuda a que se “hagan correctamente las cosas”, un DSS

ayuda a “hacer las cosas correctas.”

Base de modelos

Base de Datos extensa

Acceso a base de datos extensa

MMSDBMS

Bases de datos

Computadora con acceso a

redes

Gestor de diálogos

Sistema para el Soporte de Decisiones (DSS)


Sistemasde Soporte a las Decisiones

Orientado haciala Efectividad

DecisionesSemiestructuradas

DiferentesNiveles de

Gestión Soporte individualGrupal, organizacional

Ambientes de Decisiónsecuenciales, independientes

y concurrentes

Soporte de Exploración,identificación, y solución

(problemas/oportunidades)

Acceso flexible ainformación interna / externa

Soporte de distintosestilos y perfiles cognoscitivos

Sistema controladopor el usuario

Abierto, adaptable, yflexible

Evoluciona junto aldecisor

Facilidad de usoy construcción

Uso de modelos cuantitativos,cualitativos, determinísticos

y probabilísticos

Características de los DSS


DecisorDecisor

Diálogo Hombre/MáquinaDiálogo Hombre/Máquina

Gestión deModelos

Gestión deModelos

Gestión deDatos

Gestión deDatos

InformaciónExterna

Base de Datosdel DSS

Base de DatosInterna

OportunidadesAlternativasSugerencias

PreguntasProblemas /Síntomas de Problema

Intuición

Experiencia /Juicio

Estructura de un DSS


Diálogo Hombre/MáquinaDiálogo Hombre/MáquinaGestión deModelos

Gestión deModelos

ProcesadorConsultas

ProcesadorConsultas

CaptaciónDirectaDatos

CaptaciónDirectaDatos

Sistema de Gestiónde Base Datos

Sistema de Gestiónde Base Datos

Integridad, Seguridad, Concurrencia, Recuperación, Auditoría,

Diccionario /Directorio(Metadata)

Diccionario /Directorio(Metadata)

Base de Datosdel DSS

ExtracciónSumarizaciónAgregaciónDerivación

InformaciónExterna

Base de DatosInterna

1.- Captura y extrae datos de las basesde datos internas.

2.- Captura y extrae datos de fuentesexternas.

3.- Interrelaciona las fuentes anteriorespara formular métricas.

4.- Maneja la entrada de datos personaleso no oficiales bajo el juicio del decisor.

5.- Funciones tradicionales de los sistemas de bases de datos.

Gestión de Datos


Diálogo Hombre/MáquinaDiálogo Hombre/MáquinaGestión de

DatosGestión de

Datos

Ejecución de modelosProcesador de comandos

Construcción e Integración

Ejecución de modelosProcesador de comandos

Construcción e Integración

Diccionariode ModelosDiccionariode Modelos

Gestión Base deModelos

EliminaciónInserción

Modificación

Gestión Base deModelos

EliminaciónInserción

Modificación

Base de Modelos

Optimización, Simulación, Estadísticas,Modelos Financieros, etc.

1.- Permite crear nuevos modelos a partir o node bloques básicos y modelos existentes.

2.- Permite la manipulación de los modelos:análisis de sensibilidad, what-if, goal seeking.

3.- Facilita la integración de modelos a travésde datos intermedios.

4.- Provee directorio de modelos.

Gestión de Modelos


Proceso de Modelar / Tomar Decisiones

Realidad

Fase de Inteligencia

Objetivos Organizacionales.Procedimientos de búsqueda y monitoreo.Recolectar datos.Identificación del problema.Clasificación del problema.Declaración del problema.

Fase de Diseño

Formular un modelo.Fijar un criterio para definir las opciones.Búsqueda de alternativas.Predecir y medir resultados.

Fase de Alternativas

Solución al modelo.Análisis de sensibilidad.Selección de las mejores alternativas.Plan de implementación.Diseño de un sistema de control.

ImplementaciónSolución

Falla

Éxito

Exploración


Sistemasde Información Ejecutivos

Monitoreo del ambiente interno / externo

.- Filtraje y sumarización de información relevante y oportuna..- Resaltar varianzas..- Monitorear / resaltar factores críticos de éxito.

Consultas - SQL,Bases de Datos Relacionales,Gráficas.

Soporte a la comunicación

.- Requerir acción.

.- Discutir / negociar.

.- Seguir progresando.

.- Recibir resultado.

.- Reconocer fin de asignación.

Correo electrónico,Sistemas de oficina.

Sistema de Información de Ejecutivos (SIE)


EjemploINFOPLUS - X


Definición de ERI´s (Entidades de Recursos de Información)

Estrategias deNegocio

InventarioBase de RI

Elementosde Evaluación

Interna

Infograficación

Conformaciónde ERIs


ERI

ERI

ERI

Distribución de RecursosFCEs

Disponibilidadde Recursos

CaracterísticasInternas

Estructura sobre el manejo de RI

Conjunto de Personas,Información, y Tecnología

que tienen un objetivoinformacional común


Industria Informacional

Canales de Transmisión Servicios de Contenido

Canales de Comunicación

Tecnologías Integradoras Tecnologías de Información

Tecnologías de Comunicación Servicios

Paquetes de Contenido

Servicios de Distribución multipunto

Redes Tv & Radio

teletexto

Tv Cable

Satélites

Teléfono

Serviciosde Correo

BD electrónicas

Videotext

Sistemas accesoBolsa

Noticias

Periódicos

Revistas

InformesDirectorios

CDRom

Banca Bolsa

Transferenciaelectrónica de

fondos

Sistemas Expertos

Ofimática

Mediosópticos

Computadoras

Fax

Modem

Reconocimientode voz

Conmutadores

RadioTv

Teléfonos

Teletransmisiones

Correo


Primera Etapa:Inventario Base de RI

Definir función y términos de referencia

Seleccionar categorías y tipos de recursos

Diseñar Hojas de datos para inventario

Revisar documentación

de Recursos

Entrevistar usuarios,abastecedores,manejadores, yadministradores

Identificar yrevisar externos

Asentar datos reales de inventario

Añadir comentarios y consolidarla información

Información preliminar de inventario de recursos


Segunda Etapa:Levantamiento Gráfico Costo - Valor

Segunda Etapa:Levantamiento Gráfico Costo - Valor

Información preliminar de inventario de recursos

Identificar elementos de costos decada entidad de recursos

Definir objetivos de costo

Seleccionar método(s) de costo

Medir y establecer rangos de información en los costos de ERI

Identificar la naturaleza de valoresde cada ERI

Evaluar y establecer rangos deinformación en los valores de ERI

Comparar costos y valores

Conocimiento de Costos y Valores


Tercera Etapa:Medir Costos y Determinar Valores


Inventario preliminar de RI Costos y Valores

Revisar costos de ERIs

Relacionar ERIs aSistemas de Información

Asignar valoresa ERIs

3

Seleccionar sistemade coordenadas para

mapas

Preparar mapa deinformación de

recursos

2

Revisar Tipología

Preparar hojas detrabajo para gestión

de recursos

Matriz de usuario

Matriz de proveedor /manejador

Matriz del Gerente

1


321

Determinar naturalezabásica y características

de los recursos

Determinar conocimientode costos y naturaleza

de controles financieros

Revisar distribución derecursos informacionales,

prácticas gerenciales yjustificación.

Análisis de naturaleza,función, gestión, costoy valores de recursos

informacionalespotenciales



Gerencia de la InformaciónCuarta Etapa:

Levantamiento Gráfico de Síntesis

Análisis de naturaleza,función, gestión, costoy valores de recursos

informacionalespotenciales

Identificar recursosinformacionales críticos.

Identificar pros ycontras de recursos

Base de conocimiento completasobre recursos informacionales

corporativos

Gerencia de la InformaciónLa Comunidad de Recursos de Información

Comunidad proveedora

de RI

Comunidad gestora

de RI

Comunidad manejadora

de RI

Comunidad usuariade RI

Políticas yNormas

Políticas yNormas

Políticas yNormas

Responsabilidades:Definición,Liberación,Cualidad,Cargos Retroactivos.

Funciones:Recolectar datos,Cuidado,Persistencia.

Funciones:Monitorear,Control,Presupuesto,Estandarizar.

Funciones:Educar,Administrar,Planificar.

Responsabilidades:Perspectiva inter-funcional,Efectuar GRI,Enfocarse hacia la información.

ProveerInformación

ProveerInformación

Presentar Información

Funciones:Planificación,Requisitos,Consumidor.

Responsabilidades:Compartir,Analizar costo/beneficio,Contabilizar,Privacía.

Funciones:Almacenamiento,Distribución,Telecomunicaciones,Desarrollo de SI,Procesamiento.

Responsabilidades:Acceso,Seguridad,Integridad,Disponibilidad,Tiempo de Respuesta.


Descubrimiento de Recursos de Información

Levantamiento: Conducción del inventario

preliminar de recursos.

Costo/Valor: Medir costos y evaluar

valores.

Análisis: Revisar inventario, costos

y valores.

Síntesis: Identificar recursos de

información corporativay sus fortalezas y

debilidades.


Percepción de Recursos y Activos: Alta Dirección

Puede que carezcan de una percepción clara de lo que son sus recursos y activos informacionales.

Dificultad para versu información comorecurso corporativo

Puede existir dependenciacompleta de recursos internos,

ignorando posibilidadesexternas

No existen políticascorporativas en cuanto

a clasificación,categorización, etc.


Gestión de Información

ActivosInformacionales

RecursosInformacionales

Valor >= Carga

Efectividad Eficiencia

La información se administra como un recurso.Se utiliza y actúa sobre la información, en vez de sobrela gerencia de los recursos involucrados en su manejo,

producción o almacenamiento de la información.

Personal,Capital,

Materiales

Vs

MaquinariaProducción


Infograficación

Unidad

Nivel A B C Z

Estratégico

Táctico

Operativo

SvISvI

FIFI

SISI

SvISvI

SISI

División lógica o física que establece criterios de separación sobre la generacióny uso de información

SvISvI : Servicio de Información

SISI : Sistema de Información

FIFI : Fuente de Información


Utilidad de la Infograficación

Detectar Brechas Informacionales.

Hacer la Información Accesible.

Aumentar la Distribución / Circulación de la Información.

Evaluar los márgenes de ganancias.

Asistir en la Planificación Estratégica.

Agregar valor a los Bienes Informacionales.

Gerencia de la InformaciónBeneficios de la Infograficación

Permite visualizar la distribución física o lógica de los RI.

Genera una base de datos como instrumento localizadorcentral.

Suministra una base estructural para crear un programainformacional estratégico.

Provee un instrumento para gerenciar la administracióny el presupuesto.

Refuerza el consenso y credibilidad de la GRI.

Ayuda al establecimiento de normas y lineamientos.

Premite correlacionar el trabajo informacional con las características de la TI asignadas.


¿Cómo afecta la GRI el Trabajo de los Niveles Organizacionales?

Mejor rendimiento financiero,Mayor productividad de la empresa,Mejor retorno en inversiones de tecnología,Reducción de tiempo para la implementación de estrategias,Gestión clara y consolidada,Información externa e interna disponible.

Mejor control de opreaciones,Mayor productividad en funciones de trabajos individuales,Fuentes confiables de información de alta calidad,Soluciones más rápidas a problemas cotidianos,Clara percepción de la función gerencial..

Reducción en tiempo de cobertura del sistema de información,Mayor productividad para desarrolladores de sistemas de información,Soluciones integradas para usos múltiples,Menos tiempo para suministrar resultados,Mayor credibilidad en el personal del sistema,Gerencia clara y concisa.


Definición de ERI´s (Entidades de Recursos de Información)

Estrategias deNegocio

InventarioBase de RI

Elementosde Evaluación

Interna

Infograficación



ERI

ERI

ERI

Distribución de RecursosFCEs

Disponibilidadde Recursos

CaracterísticasInternas

Estructura sobre el manejo de RI

Conjunto de Personas,Información, y Tecnología

que tienen un objetivoinformacional común

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