Gerencia de proyectos

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GERENCIA DE PROYECTOS

Ing. Ángel OviedoMaestrante del Postgrado Gerencia de Proyectos de

Ingeniería

Universidad Nacional Experimental Francisco de Miranda


Tabla de contenido

Introducción ObjetivosDatos históricosUtilidad Actividades de la Gerencia de Proyectos Propósitos del itinerario en el proyectoTres técnicas para la Gerencia de ProyectosCaracterísticas del PERT y CPMTiempos considerados en el proyectoModelos de costo (Crashing)Ventajas de los sistemas PERT y CPM Desventajas del PERT y CPMResumen


Introducción

La planificación, dirección y control de recursos como dinero, gente, materiales, energía y comunicación cumpliendo con las limitaciones técnicas, de costos y de tiempo. Esto se conoce como Gerencia de Proyectos.


Objetivo general

Conocer las herramientas de mayor utilidad para la administración de proyectos en cualquier tipo de empresa.


Objetivos específicos

• Describir las técnicas de PERT y CPM.

• Construir un Diagrama de Redes.• Construir un Diagrama de Gantt.• Describir la actividad de “crashing”

para resolver problemas.


Datos históricos

Hasta mediados del siglo XX, los proyectos fueron administrados con métodos y técnicas informales. Los gráficos de Gantt eran los de mayor utilidad. A partir de los años cincuenta, se comenzaron a utilizar los modelos matemáticos de PERT y CPM que hasta la fecha, es la base metodológica utilizada por los gerentes de proyectos.

En el 1969, se fundó el Instituto de Gerencia de Proyectos mejor conocido como PMI, por sus siglas en inglés, Project Management Institute. En la actualidad es la que establece los estándares en toda materia relacionada a la Gerencia de Proyectos. Su estatuto propone que todos los proyectos, sin importar su naturaleza, utilicen las mismas herramientas y bases metodológicas.


Utilidad

La Gerencia de Proyectos se utiliza para:

• Asegurar que los proyectos se hagan dentro del presupuesto y recursos disponibles.

• Asegurar que los proyectos se hagan dentro del itinerario planificado.

• Mejorar la efectividad en la ejecución de un proyecto empresarial.


Utilidad (Cont.)

La Gerencia de proyectos se relaciona con las actividades administrativas de planificación, dirección y control de recursos (personal, equipo y materiales) para satisfacer los requerimientos técnicos, de costo y de tiempo para completar un proyecto, según sea propuesto.


Actividades de la Gerencia de Proyectos

Planificación: Objetivos,recursos, estructura de división de trabajo yorganización

Itinerarios, actividades del proyecto, tiempo de comienzo y terminación del proyecto, redes

Control: Monitorear, comparar, revisar y tomar acción correctiva


Componentes de planificación, itinerarios y control del proyecto

Antes y durante el Proyecto

Planificación del proyecto1. Establecer metas 2. Definir el proyecto3. Relacionar las necesidades con las actividades del proyecto4. Organizar el equipo de trabajo

Itinerarios (schedules) del proyecto1. Relacionar recursos con actividades específicas2. Interrelacionar las actividades unas con otras3. Revisión y actualización regularmente

Estimados de costo y tiempoPresupuestoDiagramas de ingenieríaGráficas de análisis financieroDetalles sobre materiales disponibles

CPM/PERTGantt chartsPresentaciones gráficasAnálisis financiero

Control del proyecto1. Monitorear recursos, costos, calidad, y presupuestos2. Revisar y cambiar planes si es necesario3. Hacer cambios para situaciones surgidas

Reportes e informes• de presupuesto• de actividades atrasadas

Antes del proyecto Durante el proyecto


Organización del proyecto

Usualmente se establece una estructura temporera.

Se utiliza personal especializado de la misma empresa u organización.

La dirige el gerente de proyecto quien:– Coordina actividades– Monitorea los itinerarios (“schedules”)– Controla los costos.

En la organización del proyecto se desarrolla una estructura

permanente llamada matriz de la organización.


WBS (“Work Breakdown Structure”)

Es la división del proyecto completo en un plan más detallado por etapas o componentes. Esto puede ser en cuatro niveles:

Nivel Componente1. Proyecto principal2. Tareas principales en el proyecto3. Subtareas en las tareas principales4. Actividades (work packages) a ser completadas


Itinerarios (scheduling)del proyecto

Identificar relaciones de precedencia

Actividades secuenciales

Determinar tiempo y costo por actividades

Estimados de requerimientos de materiales y trabajadores

Determinar actividades críticas


Propósitos del itinerario en el proyecto

Mostrar la relación de cada actividad con otra y con el proyecto en su totalidad.Identificar las relaciones de precedencia entre las distintas actividades.Estimular el establecimiento de estimados realistas en cuanto tiempo y costo por cada actividad. Hacer mejor uso del recurso humano, de capital y de los materialesPermite identificar los centros de trabajo críticos.


Tres técnicas para la gerencia de proyectos

1 - Gantt chart

2 - Método de la ruta crítica (Critical Path Method - CPM)

3 - Técnica de Evaluación y Revisión de Programas (Program Evaluation & Review Technique - PERT)


El Gantt Chart

•Es una técnica no matemática simple y que muestra visualmente la relación entre las distintas actividades.•Identifica las relaciones de precedencia.•Permite hacer un mejor uso de los recursos humanos, materiales y monetarios para el proyecto.


Formato del Gantt Chart

E F M A M J J

Periodo de tiempo (meses)Actividad

Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3


Actividades y relaciones de precedencia

Actividad Descripción Relación de precedencia

A Construir componentes internos -

B Modificar techo y piso -

C Construir chimenea A

D Vertir cemento e instalar marcos A, B

E Instalar sistema de calefacción C

F Instalación de sistemas de detección de contaminantes

C

G Instalación de dispositivo anticontaminante del aire

D, E

H Inspeccionar y hacer pruebas F, G


Gantt ChartActividades del ejemplo 4

Proyecto de ConstrucciónProyecto de Construcción

A Construir componentes internosB Modificar techo y piso C Construir chimenea D Vertir cemento e instalar marcos E Instalar sistema de calefacción F Instalación de sistemas de detección de contaminantes G Instalación de dispositivo anticontaminante del aire H Inspeccionar y hacer pruebas

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1112 13 1415 16


Informes de controles del proyecto

• Informes detallados sobre costos por tareas. • Tablas de distribución de costos.• Resúmenes sobre costos y horas de labor incurridas en el proyecto• Pronósticos sobre materiales y gastos• Informes sobre las varianzas• Informes sobre análisis de tiempo de tareas• Informes para indicar status de los trabajos


Características del PERT y CPM

• Ambas son técnicas de redes (network)

• CPM, fue desarrollado por DuPont para plantas químicas en 1957

• PERT, fue desarrollado en 1958 por Booz, Allen & Hamilton en el U.S. Navy, para el misil Polaris

• Ambas consideran relaciones de precedencia e interdependencia de las actividades.

• Ambas utilizan un estimado de tiempo de actividades diferente.


Preguntas contestadas por las técnicas de PERT y CPM

¿Está el proyecto al día, adelantado o atrasado con relación al itinerario (schedule)?¿Está el proyecto cumpliendo con el presupuesto designado para este?¿Hay disponibles suficientes recursos para completar el proyecto a tiempo?

Si el proyecto se terminará antes de tiempo, ¿de qué manera se logrará a un menor costo?


Seis pasos comunes para PERT y CPM

Definir el proyecto y preparar los WBS.Establecer y desarrollar las relaciones entre actividades.Establecer qué actividades deben preceder y cuáles deben seguir a otras.Establecer la red (network) que conecta entre sí todas las actividades. Pueden ser A-O-N ó A-O-A.Asignar estimados de tiempo y costo a cada actividadDeterminar la actividad que consume el mayor período de tiempo en la secuencia de actividades (Ruta Crítica)Utilizar la red de actividades para ayudar a desarrollar el plan, establecer los itinerarios, monitorear y controlar el proyecto


Requisitos para utilizar el Método del paso crítico (CPM)

El proyecto debe tener:

Actividades bien definidas o tareas cuya fecha de terminación impacten al proyecto,

Cada tarea o función debe ser independiente y

Las actividades deben seguir una secuencia establecida.


Técnicas y métodos para determinar los itinerarios (schedules) del proyecto

•CPM con un estimado de tiempo sencilloSe utiliza cuando se conoce con exactitud el estimado de tiempo de una actividad.Para determinar el estimado de tiempo para completar el proyecto y para cada actividad por separado.

•CPM con tres estimados de tiempo (PERT)Se utiliza cuando los estimados de tiempo son poco certeros.

•Modelos de tiempo y costo (“Crashing”)Se usa cuando el factor costo es una mayor consideración para la planificación del proyecto. Se utiliza para determinar el menor costo permisible para minimizar el período de tiempo que conlleva el proyecto.


Pasos para el uso del PERT con estimados de tiempo

1. Identificar cada actividad a realizarse como parte del proyecto.

2. Determinar la secuencia de las actividades a realizarse y representarlo mediante una red (network).

3. Establecer los tres estimados de tiempo.

4. Calcular el tiempo esperado para cada actividad.

5. Determinar el paso crítico.

6. Calcular la varianza de los estimados de tiempo.

7. Determinar la probabilidad de completar el proyecto en un período de tiempo específico.


Tiempo optimista (optimistic time - a)

Tiempo más probable (most-likely time -m)

Tiempo pesimista (pessimistic time - b)

Tiempo esperado: t = (a + 4m + b)/6

Varianza de tiempo: v = (b - a)2/6

Tiempo de actividades considerados en el PERT


Tiempos considerados en el proyecto

Tiempo esperado del proyecto (T )Es la suma de todos los tiempos de las actividades de la ruta crítica, t

Varianza del proyecto (V)Es la suma de las varianzas de las actividades de la ruta crítica, v

Es usado para determinar la probabilidad de completar el proyecto


6

pesimista tiempo+ probable) más 4(tiempo +optimista tiemp = Esperado Tiempo 6

pesimista tiempo+ probable) más 4(tiempo +optimista tiemp = Esperado Tiempo

Ejemplo 5PERT con estimados de tiempo

Tarea Predecesor Tiempo optimista (a)

Tiempo más probable (m)

Tiempo pesimista (b)

Tiempo Esperado

Varianza

A N/A 3 6 15

B N/A 2 4 14

C A 6 12 30

D A 2 5 8

E C 5 11 17

F D 3 6 15

G B 3 9 27

H E,F 1 4 7

I G,H 4 19 28

22 )6

Optim. - Pessim.( = actividad, la de Varianza

22 )6

Optim. - Pessim.( = actividad, la de Varianza


Variabilidad en tiempo de completar actividades que no forman parte

de la ruta crítica

La variabilidad para estas actividades se debe considerar para determinar la probabilidad de completar el proyecto en un período de tiempo específico.

Las variaciones de las actividades que no forman parte de la ruta crítica pueden causar cambios en las que sí forman parte.


Modelos de costo (Crashing)

La estrategia de crashing pretende reducir el tiempo de la actividad de la Ruta Crítica de manera que el tiempo total para completar el proyecto se reduzca.

Crash time es el tiempo de más corta duración de una actividad. Se pretende encontrar la forma más costo efectiva para completar el proyecto en una fecha previa a la establecida originalmente.. Esta técnica se utiliza cuando se

adelanta la fecha de terminación del proyecto o cuando el mismo está atrasado


El tiempo que se pueda acortar dependerá de la naturaleza de la actividad en cuestión. Usualmente se logra añadiendo recursos al proyecto, lo cual pudiera implicar un costo mayor. Esta estrategia se analiza principalmente cuando existe la posibilidad de imposición de multas o penalidades por terminación tardía de un proyecto. También se evalúa la misma cuando existe la posibilidad de otorgamiento de alguna bonificación o descuento por terminación temprana del proyecto.

Modelos de costo (Crashing)


Acct.

Mat. Eng.

Mkt.

Fin.

1- Cantidad de tiempo permisible.

2- Considerar si el acortar tiempo permitirá completar el proyecto a tiempo.

3- Que el costo total de crashing sea el menor posible.

Factores a considerar al evaluar la estrategia de crashing


Pasos para ejecutar la estrategia de crashing

1 - Determine el crash cost por período de tiempo.

2 - Utilizando los estimados de tiempo actuales, se determina la ruta crítica.

3 - Si sólo hay una ruta crítica, seleccione la actividad en esa ruta que: (a) pueda ser acortada, y (b) que tenga el menor “costo de crashing” por período. Note que una sola actividad puede ser común a más de un ruta crítica.

4 - Actualice el tiempo de todas las actividades.

crashing) de tiemponormal (tiempo

normal costo crashing de (costoperíodopor crashing de Costo


•Útil para establecer itinerarios y control de proyectos grandes•No es un método matemáticamente complejo•La representación gráfica permite identificar más fácilmente la relación entre actividades del proyecto•El análisis de la ruta crítica permite identificar tareas que merecen atención prioritaria

Ventajas de los sistemasPERT y CPM


•La documentación del proyecto y las representaciones gráficas permiten establecer responsabilidadessobre las tareas•Es aplicable a una gran variedad de proyectos•Es útil para monitorear itinerarios y costos

Ventajas de los sistemasPERT y CPM (Cont.)


•Asume que todas las actividades están claramente definidas, son independientes y estables•Se requiere establecer la relación de precedencia entre actividades•Subjetividad en los estimados de tiempo•El énfasis excesivo a las actividades de la ruta crítica puede producir que no se atiendan otras actividades igualmente importantes

Desventajas del PERT y CPM


En resumen

Se ha demostrado que las técnicas de PERT, CPM y otras uilizadas en la Gerencia de Proyectos son claves para las funciones de planificación y control de proyectos. Estas permiten al Gerente de Proyecto entender la situación actual de cada actividad y saber cuáles son o no son críticas.

El éxito de las empresas dependerá en gran medida de qué tan definida se presente cada tarea y cada actividad de un proyecto. Esto servirá de guía para todo proceso y facilitará la toma de decisiones eficientes y efectivas que estén fundamentadas en información y datos confiables.

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