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Gerencia y auditoria de proyectosBY Wilmar Suarez

Introduccin a la gerencia de proyectos

La gerencia de proyectos es la aplicacin de tcnicas, herramientas y procedimientos en la planificacin, la direccin, la coordinacin y el control de metas preestablecidas de alcance, costo, tiempo y calidad del proyecto

Aspectos bsicos

1. Integracin del proyecto

2. Recursos humanos

3. comunicaciones del proyecto

4. Riesgos del proyecto

5. Adquisiciones del proyecto

6. Interesados en el proyecto Metas Restricciones

Tipo de trabajos En cualquier empresa u organizacin se deben tener en cuenta dos tipos de trabajos:Trabajo Operativo Trabajo de Proyecto

Continuo, un servicio repetitivoEntregable nico

Enfoque pmi (Project Management Institute) rene las buenas experiencias o las buenas practicas para recopilarlas en su documento oficial el PMBOOK, esta compuesto por 5 grupos de procesos. Y 10 reas del conocimiento.

Equipo de gerencia de proyectosEl equipo de gerencia de proyectos debe tener conocimientos y experiencias en las siguientes reas:

Fundamentos en la gerencia de proyectosConocimientos, normas y regulaciones del rea de aplicacin propia del proyecto Comprensin del entorno del proyectoConocimientos y habilidades de gerencia general Habilidades interpersonales

Fundamentos de la gerencia de proyectos definicin del ciclo de vida interesados en el proyecto

los cinco grupos de procesos las diez reas del conocimiento

Conocimientos, normas y regulaciones

Se requiere que al menos un miembro del equipo de gerencia del proyecto tenga conocimientos profundos, de todo lo relacionado con el rea de aplicacin propia del proyecto.

Entorno del proyecto

Conocimientos y habilidades de gerencia general Mercadeo Gestin financiera Compras y adquisiciones Ventas y comercializacin Contratos y derecho mercantil Fabricacin y distribucin Aspectos legales Rentabilidad Logstica y cadena de suministroPlanificacin estratgica

Influencia de la organizacinNegociacin y gestin de conflictosResolucin de problemasCapacidad de improvisacin

Habilidades interpersonales

Contexto de la gerencia de proyectos

Grupo de proyectos

Grupo de programas

Ciclo de vida del proyecto

FASE EntradasSalidasProducto entregable IdeaEquipo de direccin de proyectoActaenunciado del alcancePlan Lnea baseavanceaceptacinaprobacinentregaproducto

Fase inicial de conceptualizacin

Fase intermediaSub fases de definicin

Sub fases de ejecucin del proyecto

Existen dos visiones de mirar el proyecto:

Mirar el entregable final o resultado del proyecto

Mirar el esfuerzo necesario para lograr el entregable final

FASE FINAL Contempla la aprobacin de los entregables del proyecto

Entrega formal y cierre del proyecto

Nivel de costos y de personal

Poder de los interesados y costo de los cambios

Relacin entre los interesados y el proyecto

grupos de procesos

Procesos de iniciacin

definen y autorizan el proyecto o una fase del mismo.Desarrollar el acta de constitucin del proyecto Identificar a los interesados Los principales resultados de este proceso son la definicin del alcance inicial, la asignacin de los recursos econmicos, la identificacin de los interesados, y la seleccin y presentacin del GERENTE DEL PROYECTO

Procesos de planificacin

Definen y refinan los objetivos, preparan la hoja de ruta para alcanzar metas de tiempo, costo y calidad

Procesos de ejecucin

Implica la coordinacin del personal y de recursos para realizar las actividades del plan de proyecto

Procesos de seguimiento y control

Se encarga de observar, analizar y regular el desarrollo de la ejecucin del proyecto

Procesos de cierre Son los procesos que formalizan la aceptacin del producto, servicio o resultado y terminan, de una manera ordenada, los contratos y el proyecto

Limites del proyecto

reas de conocimiento

GRUPOS DE PROCESOSINICIACION PLANEACION EJECUCION SEGUIMIENTO Y CONTROLCIERRE 1. GESTION DE LA INTEGRACION desarrollo del acta de constitucin del proyectodesarrollar el plan de gestin del proyectomonitorear y controlar el trabajo del proyectocerrar el proyecto o fase2. GESTION DEL ALCANCE planificar la gestin, recopilar requisitos, definir el alcance, crear la EDTvalidar el alcance, controlar el alcance 3. GESTION DEL TIEMPO planificar el cronograma, definir las actividades, estimar recursos para las actividades, estimar duracin de las actividades, desarrollar el cronogramacontrolar el cronograma 4. GESTION DE LOS COSTOS planificar la gestin de los costos, estimar costos, determinar el presupuestocontrolar los costos 5. GESTION DE LA CALIDAD planificar la gestin de la calidadrealizar el seguimiento de la calidadcontrolar la calidad 6.GESTION DE LOS RECURSOS HUMANOS planificar la gestin de los recursos humanosadquirir el equipo de proyecto, desarrollar el equipo de proyecto, dirigir el equipo de proyecto7. GESTION DE LAS COMUNICACIONES planificar la gestin de las comunicaciones gestionar las comunicaciones controlar las comunicaciones 8. GESTION DE LOS RIESGOS planificar los riesgos, identificar los riesgos, anlisis de riesgos, controlar los riesgos 9. GESTION DE LAS ADQUISICIONES planificar la gestin de las adquisiciones ejecutar las adquisiciones controlar las adquisiciones 10. GESTION DE LOS INTERESADOS identificar los interesados planificar la gestin de los interesados gestionar el compromiso de las interesados controlar el compromiso de las interesados cerrar las adquisiciones

Interacciones entre los procesos

Planificacin del proyecto La planificacin detallada de un proyecto es bsica para el xito de su ejecucin.

Que? Cmo?Quien?Cundo, en que orden?Qu tan bien? Cunto?Cundo?

Enunciado del trabajo del proyectoDescripcin narrativa de los bienes o servicios que debe suministrar el proyecto

Descripcin de la necesidad del negocio Descripcin del alcance del productoMencin del plan estratgico

OBJETIVO DEL PROYECTOENTREGABLESREQUERIMIENTOS TECNICOSFECHAS IMPORTANTESLIMITES Y EXCLUSIONESREVISIONES CON EL CLIENTE

OBJETIVO DEL PROYECTO ENTREGABLES FECHAS IMPORTANTES REQUERIMIENTOS TECNICOS LIMITES Y EXCLUSIONES CONCEPTOdebe responder a los interrogantes que, cuando y cuanto, que se espera lograr con la ejecucin del proyectohacer una lista con los principales productos que debe arrojar el proyecto corresponde a puntos naturales y significativos de control en el proyecto se relacionan las especificaciones tcnicas que deben satisfacer el producto del proyectose registra el nombre del cliente o del representante con quien se adelantan revisiones del alcance del enunciado del trabajo del proyecto EJEMPLO disear y construir un sistema de tratamiento de aguas residuales para un condominio compuesto por X casas, en X meses a un costo de XXXX dolarescasas con el sistema de tratamiento, diseo del sistema, construccin de lneas de flujo, estudios de terrenos X dia, diseo de el sistema X dia , licencia de construccion X diabombas para el sistema de tratamiento, tubera de X pulgadas, tubera de X material, conexiones e instalaciones elctricas.X persona represntate legar revisa el avance y el desarrollo hasta la fecha del proyecto

PROCESOS DE LA GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTOPLANIFICAR LA GESTION DEL ALCANCE RECOPILAR LOS REQUISITOS DEFINIR EL ALCANCE CREAR LA EDT VERIFICAR EL ALCANCE CONTROLAR EL ALCANCE ACTIVIDADES PROPIAS DEL PROCESO describir las actividades de la gestin del alcance plan de gestin de los requisitos anlisis del producto elaboracin de la EDTcompletar los entregables medir rendimiento del alcance del proyecto y del producto organizacin para la ejecucin del plan de gestin del alcance definir quienes son los interesados enunciado del alcance del proyectodiccionario de la EDTrealizar la inspeccin de control de calidadgestionar los cambios en el alcance de la lnea base programa para la ejecucin del plan de gestin del alcance recopilacin de datos sobre requisitos lnea base del alcance solicitud de los cambios costo de la ejecucion del plan de gestion del alcance documentacion de los requisitos ejecutar acciones correctivas o reparar defectos nivelar los requisitos de los interesados y clasificarlos por orden de importancia repetir realizar la inspeccin de control de calidad resolver los requisitos en importancia , preparar matriz de rastreabilidad de requisitos reunin con el cliente

Recopilacin de datos sobre requisitos Tcnicas de recopilacin

Revisin de registros histricos entrevistasGrupos focalesLluvia de ideasRevisin de registros histricos Mapas mentalesDiagramas de afinidadCuestionarios y encuestasLos requisitos son suministrados por los interesados

Ejemplo de matriz de rastreabilidad

requisitos objetivosdotar municipio con sitio de encuentros culturalesfomentar habito de lectura en los nioscentralizar servicios de biblioteca municipalproporcionar sitios de reunin a la comunidaddotar al municipio con sala de cine y teatro1. rea de lectura 1.1 peridicosX (GAV)1.2 revistasX (MCC)1.3 sillas -30X (HCF)1.4 escritorios para usuariosX (GAV)2. rea de libros 2.1 libros - 250.000X (MCC)2.2 categoras diferentesX (GAV)2.3 sealizacin en parte superior X (HCF)3. computadores3.1 para uso publico - 50X (MCC)3.2 para servicio de visitantesX (GAV)3.3 para empleados - 15X (HCF)3.4 impresoras - 5

CREAR LA ESTRUCTURA DE DESGLOCE DE TRABAJO Es un elemento obligatorio en la gestin de proyectos, muestra todo el alcance en el proyecto desglosado en entregables fciles de manejar. Caractersticas:Primer nivel: Titulo del proyectoSiguiente nivel: ciclo de vida del proyectoSiguientes niveles: desglose del proyecto en piezas (paquetes de trabajo)La suma de los desgloses debe ser igual al 100%

En la EDT debe estar incluidos los entregables del cliente, el alcance completo del proyecto: alcance del producto y esfuerzos de gestin de proyectos. Se debe enumerar cada nivel y cada paquete de trabajo

Diccionario de la edt Es un documento que proporciona una descripcin del trabajo que se debe realizar para cada paquete de trabajo.

Ejemplo de la edt

Ejemplo diccionario de la edt

Duracin de cada actividadEl grupo encargado del estudio del proyecto debe proceder a asignar la duracin propia de cada actividad de acuerdo con la disponibilidad esperada de recursos humanos y materiales. Mtodo del camino critico (CPM)Mtodo PERTTres tiempos de duracin: To = tiempo optimista Tp= tiempo pesimista Tmp = tiempo mas probable

Es la varianza de la distribucinEl tiempo esperado, la media aritmtica de la distribucin 5 semanas 12 semanas10 semanasTiempo probabilstico

Matriz de predecesoras

Sigue un orden lgico secuencial de los procesos o actividades.

Regla

Anlisis de la actividad correspondiente y define la actividad a realizarse inmediatamente

actividades inmediatamente siguientesA-1A-2A-3A-4A-5A-6actividades inmediatas precedentes A-1A-2A-3A-4A-5A-6

Diagrama de red Red CMP

Diagrama de Gantt

Cronograma de actividades

Red PERT

Fecha de ocurrencia mas prxima

Matriz de riesgos

MATRIZ DE RIESGOS CATEGORIA DESCRIPCION DEL RIESGO FUENTE DEL RIESGOVALORACION DEL RIESGORESPUESTA AL RIESGOPIC

P: probabilidad I : impacto C: consecuencia

Gestin de los recursos humanos

Consiste en planificar la manera como va a actuar cada miembro del equipo del proyecto,

La verdad es que las personas son las que hacen realidad los proyectos y por ello es importante saber dirigir, motivar y retribuir el esfuerzo invertido

organizacinEs un conjunto de personas con diferentes destrezas, conocimientos y experiencias que se unen para trabajar eficientemente en el logro de los objetivos comunes .

Diferenciacin: proceso de agrupacin por especialidades.Integracin: coordinacin de todas las diferentes reas para lograr las metas establecidas.

Diferenciacin e integracin

Estructuras organizacionales Depende de las caractersticas del proyecto: Tamao importancia y complejidad El entorno organizacional en que se desenvuelva Cantidad, calidad de personal y recursos disponibles De la organizacin matriz Del impacto en el medio ambiente, de las circunstancias y del gerente del proyecto.

Tipos de estructuras organizacionales

Estructura organizacional Nombre que recibe el gerente del proyectoAutoridad Estructura tradicional Poca o ninguna Estructura organizacional matricial dbilAgilizado o activador del proyectoLimitada Estructura Organizacional Matricial equilibrada Coordinador del proyectoBaja o moderada Estructura Organizacional Matricial fuerte Gerente del proyectoModerada a alta Estructura matricial orientada a proyectos Gerente del proyectoAlta a casi total

Estructura tradicional

El cliente no es el foco de las actividades e inters, Dificulta el manejo integral del proyectoLo tpico es que los proyectos no terminen en el plazo estipulado

Estructura matricial dbil

Se constituye en el nexo entre el gerente general y los departamentos operacionales No puede tomar o forzar decisiones personalmente Permite la unidad de las comunicaciones

Estructura matricial equilibrada

Mantiene mucho de la organizacin por proyectos El gerente del proyecto demasiada responsabilidad y autoridad Planifica el trabajo, distribuye y controla

Estructura matricial fuerte

Responde plenamente por las metas Planifica el trabajo, distribuye y controla Convoca los departamentos funcionales para las tareas que exigen la intervencin de estos Puede solicitar la contratacin de personal

Estructura orientada a proyectos

Los gerentes de proyecto cuentan con una alta autoridad y una gran independencia Estructura recomendada con proyectos de nuevas empresas en los que se desea mantener el control

Criterios para determinar el tipo de estructura

caractersticas del proyectoESTRUCTURA ORGANIZACIONAL tradicionalmatricialorientada a proyectosdbil equilibrada fuerteincertidumbrebajamoderadamoderada a altaalta muy altatecnologiaestandar estandarestandarcomplejanuevacomplejidadbajamoderadamoderada a altaalta muy altaduracioncortamediamoderada a largalargamuy largatamaopequeomedianomediano a grande grande muy grande importanciabajamoderadamoderada a altaalta muy altainterdependencia internabajamoderadamoderada a altaalta muy altainterdependencia externabajamoderadamoderada a altaalta muy altacriticidad del plazo bajamoderadamoderada a altaalta muy altacriticidad de los recursosbajamoderadamoderada a altaalta muy altadiferenciacion bajamoderadamoderada a altaalta muy altaclientesdiversosdiversosdiversos3 o 4uno

Esquema general de la organizacin

PARTICIPANTES DEFINICIONFUNCIONES PATROCINADOR es la persona o entidad que proporciona los recursos financieros para el proyectodefinir los requisitos que se deben cumplir estar a favor del proyecto y defenderlo ser el vocero del proyecto reunir todo el apoyo que requiere el proyecto asegurar la credibilidad a lo largo del proyectoelaborar y entregar el enunciado del trabajo del proyectosuministrar la informacin sobre el alcance establecer hitos, eventos clave del proyectofijar las restricciones de mayor prioridadotorgar autoridad al gerente del proyectoayudar en la organizacin del trabajo asignar prioridad a los proyectos GERENTE DEL PROYECTO se encarga de lograr el entregable final del proyecto dentro de las limitaciones de tiempo y presupuestomantenerse a cargo del proyectoseleccionar y organizar el equipo de trabjo garantizar unas relaciones profesionales negociar con gerentes funcionales, contratistascoordinar las actuaciones entre el proyecto y los interesados clave seleccionar procesos apropiados para el proyectoidentificar los esfuerzos de planificacin del proyecto

Funciones de los participantes

PARTICIPANTES DEFINICIONFUNCIONES EQUIPO DEL PROYECTO lo conforman las personas que llevan a cabo el trabajo del proyectoidentificar e involucrar a los interesados identificar requisitos identificar restricciones y supuestos preparar la EDT apoyar, a los responsables de las actividades del cronograma apoyar el trabajo asociado con la matriz de predecesorassuministrar estimativos de tiempo y costoparticipar en el proceso de gestion de los riesgosdar cabal cumplimiento a los planes de calidad y comunicacinejecutar el plan para la gestin del proyecto aplicar las mejoras que se establezcan para los distintos procesos recomendar cambios al proyecto y acciones correctivas GRUPO DE INTERESADOS el papel de los interesados en el proyecto lo determinan, de comn acuerdo, el gerente del proyecto y los interesadosla preparacin de la carta del proyecto o acta de constitucin elaboracin del plan para la gestin del proyectodiscusin y aprobacin de cambios al proyecto la identificaciones de restricciones la identificacin de requisitos la gestin de los riesgos

PARTICIPANTES DEFINICIONFUNCIONES GERENTE FUNCIONAL es aquel que gestiona y es propietario de los recursos de un determinado departamento, tiene a cargo la direccin del trabajo tcnico asignar algunos miembros de su departamento al equipo del proyectoacordar con el gerente del proyecto los recursosinformar al gerente general sobre otros proyectosparticipar en la planeacin inicial del proyectoaportar su experiencia sobre la materia propia del proyectoaprobar el programa final para laejecucion del proyectorecomendar cambios al proyecto y acciones correctivas gestionar las actividades asignadas a su area funcional colaborar con los problemas asociados al desempeo del equipoprocurar permanentemente la mejor utilizacin del personal

Plan de recursos humanos

Requiere poder establecer y describir las actividades de los procedimientos, adquisicin, desarrollo y direccin del equipo.

La organizacin para la ejecucin del proyectoLa descripcin de cargos La matriz de asignacin de responsabilidades RACILa estructura de desglose de la organizacin El plan de asignacin de personal

Descripcin de cargos

CARGOFUNCIONES HERRAMIENTAS REQUISTOS O PERFIL GERENTE DEL PROYECTO1.1.1.2.2.2.3.3.DIRECTOR TECNICO 1.1.2.1.2.3.INGENIERO RESIDENTE1.1.1.2.2.2.3.3.OBRERO1.1.1.2.2.2.3.3.

Matriz de asignacin de responsabilidades RACI

R esponsabilidadA probarC onsultarI nformar

Sistema de reconocimientos y recompensas

Puede incluir los siguientes aspectos:

Expresar las gracias con frecuencia Premios a los miembros del equipo del mesRecomendar incremento salarialEntregar premios por desempeoEnviar notas de reconocimiento al gerente Programar reuniones sociales Proporcionar capacitacin con dineros del proyecto

Dirigir el equipo

Se tienen en cuenta las siguientes acciones :

Promover un buen nivel de comunicaciones Aplicar tcnicas apropiadas de negocios y de solucin de conflictos Mantener un liderazgo Tomar decisiones con prontitudLlevar un registro de conflictos y polmicasMantener contacto frecuente Influir en los interesados Realizar evaluaciones de desempeo

Desarrollar el equipo del proyecto

Etapas de la construccin del equipo

Gestin de conflictos

En los proyectos el conflicto es inevitable, puede ser beneficioso y su solucin se logra mediante la apertura;

los gerentes dedican casi la mitad del tiempo en la bsqueda de soluciones a las diferencias que surgen entre los miembros del equipo del proyecto.

para evitar los conflictos el gerente debe:

la meta, hacia donde va el proyectoLos objetivos y las restricciones del proyectoEl contenido de la carta del proyecto (acta de constitucin del proyecto)Todas las decisiones que se consideren clave Los cambios

Registro de conflictos o polmicas

Gestin de las adquisiciones del proyecto

La gestin de las adquisiciones exige conocimientos legales, habilidades de negociacin y total comprensin del proceso de las adiciones.

Las adquisiciones no se pueden llevar a cabo sin la directa participacin del gerente del proyecto

Planificar la gestin de las adquisiciones

Determinar que hace la entidad ejecutante y que no hace Procedimientos para efectuar las adquisiciones Organizacin para la ejecucin del plan de gestin de las adquisiciones Programa para la ejecucin del plan de gestin de las adquisiciones Presupuesto para la ejecucin del plan de gestin de las adquisiciones

Efectuar las adquisiciones

Para cada adquisicin preparar el enunciado del trabajoPreparar la oferta por parte de los proveedores Para cada adquisicin definir el tipo de contrato adecuadoRecibir propuestasPreparar los documentos con el mayor detalle posibleEvaluar propuestas y obtener lista de proveedores Establecer los criterios de seleccin de proveedoresRecibir presentaciones de los proveedores Evitar los documentos de las adquisiciones a los proveedoresComprar con estimados creados dentro de la empresa Celebrar una audiencia de licitacionesAdelantar negociacionesResponder las preguntas de los proveedoresBuscar posibles proveedores

Tipos de enunciados del trabajo de las adquisiciones

Tipo de enunciado tipo de enunciado tipo de enunciado de desempeo funcional diseoDescribe lo que el entregable final debe ser capaz de hacer

EJ: una balanza que permita medir hasta milsimas de gramoManifiesta cual es el entregable final que se quiere tener.

EJ: una bodega con un espacio que sirva como viviendaExpresa el trabajo que se debe realizar.

EJ: una casa igual a la que muestran los planos

Tipos de contratos

Los tres tipos de contratos que se obtienen en la practica son:

PF: el cliente y el contratista acuerdan un precio que no variar.CR: El cliente acepta pagar a un contratista todos los costos realesen los que incurrandurante el proyecto, ms unos honorarios acordados.TM: Es una combinacin de los anteriores, con uncomponente fijo(precio hora, precio por metro cuadrado, etc.) y un componente variable (la cantidad de horas, metros cuadrado, etc.

Controlar las adquisiciones

Se refiere a la gestin entre comprador y vendedor; para tal proceso se debe concentrar en el proceso de las actividades descritas en el plan de gestin de las adquisiciones correspondientes a controlar las adquisiciones, algunos aspectos:

Realizar inspecciones y auditorias Informar sobre el desempeoMantener registros de todoAutorizar los pagos al proveedorRealizar las presentaciones de costosInterpretar el contratoMantener correspondencia con el proveedorReuniones de revisin de desempeoInterpretar el contrato

Secuencia proceso de adquisiciones

Cerrar las adquisiciones

Consiste en reunir todo lo sucedido durante el desarrollo del contrato y verificar que todo el trabajo y los entregables reciben ACEPTACION; de igual manera las retenciones por cada adquisicin del proyecto ya estn canceladas

El comprador entrega al proveedor un documento formal donde informa que el contrato ha terminado y queda cerrado

Cerrar las adquisiciones

Efectuar una auditoria de las adquisiciones para una revisin estructurada de los procesos de las adquisiciones Lograr un convenio negociado con casos referentes a reclamaciones, facturas y otros asunto. Crear lecciones aprendidas, incluye lo que fue bien, lo que fue mal y lo que se puede hacer mejor la prxima vezPreparar un informe de desempeo del trabajo Verificacin del producto, establecer si el trabajo se termino en forma correcta y satisfactoria Emitir la aceptacin finalActualizar los registrosRealizar el cierre financiero, mediante pagos finales

Gestin de los interesados en el proyecto

La gestin de los Interesados es el proceso de desarrollar estrategias de gestin adecuadas para lograr la participacin eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con base en el anlisis de sus necesidades, intereses y el posible impacto en el xito del proyecto.

Procesos de la gestin de los interesados

NOMBRE DEL PROCESO CORRESPONDE AL GRUPO DE PROCESOS DE Identificar a los interesados Iniciacin Planificar la gestin de los interesadosPlanificacin Gestionar el compromiso de los interesados Ejecucin Controlar el compromiso de los interesados Seguimiento y control

Identificar a los interesados

Identifica las personas, grupos y las organizaciones que pueden impactar o ser impactadas por las decisiones, actividades y resultados del proyecto.

Es conveniente conocer sus necesidades, intereses y potencial impacto sobre el xito del proyecto

Gestionar el compromiso de los interesados

Es un proceso de comunicacin y trabajo con los interesados con el fin de conocer sus necesidades y expectativas

Fomentar el compromiso efectivo de los interesado en las actividades del proyecto a todo lo largo del ciclo de vida del proyecto

Controlar el compromiso de los interesados

Es un proceso durante todo el tiempo del proyecto, de monitoreo de las relaciones de los interesados y de ajuste de las estrategias y planes para comprometer a los interesados

stakeholders

Son todas aquellas personas u organizaciones que por razones del proyecto puedan ver afectados, positiva o negativamente, sus intereses; tambin pueden influir en el proyecto o sus entregables Identificarlos a todos Determinar sus requisitos Determinar sus expectativasDeterminar sus intereses Determinar su nivel de influenciaPlanificar comunicacin Comunicarse con ellos Gestionar sus expectativas e influencias

Interesados

Interesados

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Planificar la gestin de los interesados

Metodologa: lista de actividades, descripcin de cada actividad

Organizacin para la ejecucin del plan de gestin de los interesados: organigrama, descripcin de cargos, matriz RACI

Programa para la ejecucin del plan de gestin de los interesados: diagrama de Gantt

Presupuesto para la ejecucin del plan de gestin de los interesados: costo de cada actividad y costo total

Nivel de compromiso de los interesados

Habilidades que debe manejar el gerente del proyecto

Es necesario que el gerente aplique sus habilidades interpersonales y habilidades gerenciales con los interesados en el proyecto, estas son algunas:Construir confianzaResolver conflictosEscucha activaSuperar resistencia al cambioFacilitar en consenso hacia los objetivos del proyecto Influir sobre la gente para que apoye el proyectoNegociar acuerdos que satisfagan las necesidades del proyecto Modificar el comportamiento organizacional para aceptar los resultados del proyecto

Gestionar las expectativas de los interesados

Si todos los interesados tienen una imagen diferente del futuro, el comn denominador son los conflictos.

Se deben conocer las expectativas de los interesados Resolver polmicas mediante reuniones, cara a cara, llamadas, correos electrnicos, entrevistas personales, fotos, etc.

Es importante aclarar cada polmica y afrontarla de tal manera que se puedan hallar soluciones

De igual manera debe asignarse una persona que haga un registro escrito y un seguimiento. Esto valdr como apoyo en el cierre del proyecto.

Controlar el compromiso de los interesados

Se recomienda que el control del compromiso de los interesados se pueda llevar adelante con la utilizacin de herramientas:

SISTEMAS DE GESTIN DE INFORMACINJUICIO DE EXPERTOSREUNIONES

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Gracias!