Gerente de Operaciones. FileStorage La solución para Administrar – Almacenar – Ordenar Depurar...
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Gerente de Operaciones
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Gerente de Operaciones
FileStorage
La solución para• Administrar – Almacenar – Ordenar
Depurar – Transportar - Digitalizar
archivos
Estadísticas
TOMEMOS CONCIENCIASeamos ordenados y
utilicemos menos papel
informaciónarchivodigital
archivofísico
La solución para
• Administrar• Almacenar• Ordenar• Depurar• Transportar• Depurar• Digitalizar
archivos
FileStorage S.A.
Instalaciones
Quito: San Isidro del Inca,
Calderón y Granados
Guayaquil: Vía Daule
Servicios
• Seguridad• Capacidad• Capacitación• Seguro• Facturación
detallada• Acceso vía web• Consultas
1 800 ARCHIVOS
www.file.com.ec
• Instituciones públicas y privadas• Bancos y entidades financieras• Aseguradoras• Industrias• Importadores• Farmacéuticas• Empresas de servicios• Comercios
Clientes +250
Gracias a todos
Gracias a todos
Gracias a todos
Gracias a todos
Archivos
Problemas
• Falta de control de los documentos y su localización
• Altos índices de demoras, errores y extravío
• Espacios improductivos ocupados con archivos pasivos o vencidos
• Ausencia de convicción de disponer la totalidad de los documentos
• Pérdida de oportunidades de negociación por la demora de obtener información
Soluciones
• Valorar el orden• Cuantificar el valor
del archivo• Comprometerse
con la tarea • Invertir tiempo
Seguridad
• Codificación de las cajas
• Vigilancia las 24 Hs• Control de accesos• Sist. de prevención de
incendios• Alarma con monitoreo• Control de plagas y
roedores
Cajas
• Cajas especialmente diseñadas para archivos.
• Construidas bajo normas ISO 9001.
• Permiten precintos de seguridad.
• Medidas: alto 27largo 42ancho 37
Empaque
Guía de Remisión
• Empresa• Departamento• Numero de
caja• Fecha de
vencimiento• Fecha hasta• Fecha desde• Subdescripción• Descripción
Guía de Remisión
• Empresa• Departamento• Numero de
caja• Fecha hasta• Fecha desde• Subdescripción• Descripción
OPCIONAL
Solicitud de Servicio
• Empresa• Nombre• Apellido• Cedula de
Identidad• Nivel de acceso• Firma del
autorizante• Firma del
autorizado
Empaque• No mezclar en una caja
diferentes documentos• No sobrepasar el limite de altura
de la caja• No escribir nada en el exterior
de la caja• No forzar la caja al momento de
ser llenada• No archivar diferentes
departamentos en la misma caja
Sugerencias
• Ser preciso al momento de tomar nota del contenido de la caja
• Siempre archivar de la misma forma• No colocar archivos de diferentes años
en la misma caja• Para la fecha de fin de
almacenamiento se debe tomar la ultima fecha conocida
Herramientas
www.file.com.ec
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Consultas
Servicio de Consultas
• Consultas puerta a puerta
• Consultas Normales• Consultas Urgentes• Consultas en File• Revisión personal• Entregas o retiros
programados• Consulta E-MAIL• Consulta FAX
Recomendaciones
• No modificar el contenido de la caja
• Devolver la caja al terminar de utilizarla
• No escribir nada en el exterior de la caja
• No retirar las etiquetas identificatorias
Facturacion
Facturación
• Se realiza un corte mensual (día 20)
• Los insumos y servicios de empaque (mes vencido)
• El servicio de Custodia y administración se factura por mes adelantado.
• Se entrega una detalle por unidad de costos
Preguntas
Agenda
PREGUNTAS
FINMUCHAS GRACIAS
