Gestión efectiva del tiempo para la productividad

Dra. Leticia Artiles Visbal, PhD

Gerente General GESTCON

• Elevar tus niveles de productividad,• Utilizando mejores técnicas de la gestión del

tiempo. • Consigue cumplir los objetivos en tiempo

record, • Cambiando tu antigua forma de hacer las

cosas. Hacer cosas diferentes para obtener respuestas diferentes

¿Qué hacer?

Tiempo: • Magnitud física con la que medimos la

duración o separación de acontecimientos, sujetos a cambio, de los sistemas sujetos a observación; esto es,

• Perceptible para un observador o aparato de

medida.• http://es.wikipedia.org/wiki/Tiempo

LA GESTIÓN DEL TIEMPO

X’X

“Un día alguien me dijo que el tiempo cronológico, al igual que el atmosférico, no se podía gestionar. Que todos teníamos el mismo y que

lo que cabía gestionar era nuestra productividad dentro de ese tiempo.” Manuel Gross

TIEMPO VIDA COTIDIANA

ACTIVIDADES ORDINARIAS RUTINARIAS

INTERACCIONES PERSONALES: REDES , ENTORNO

(ALTERIDAD)

MODOS Y ESTILOS DE VIDATerritorio, estrato social, sexo, género, raza, etnia, edad, capacidades

especiales, parentesco, tipo de familia, biografía.

• ¿Cómo nos organizamos?, • ¿Cómo conciliar diferentes

espacios optimizando el tiempo?,

• ¿Qué herramientas nos pueden ayudar a optimizar el tiempo?

• ¿Cómo organizan su tiempo las mujeres y los hombres?

• ¿Cómo influye la organización del tiempo en la gestión organizacional?

¿Que hacemos con el tiempo?

• Entender la importancia de la planificación del tiempo a nivel individual y organizacional.

• Identificar herramientas que contribuyen a manejar el tiempo de manera efectiva

• Aprender a conciliar el tiempo sin morir en el intento

OBJETIVOS, SABERES Y VALORES

TOME LA HOJA DE PAPEL. SEXO: F/M•Describa brevemente sus actividades en el día de ayer •Ubique sus actividades en las siguientes categorías• Sus acciones la realizó para la empresa (E), para usted (P), para otros (O)• Sus acciones con referencia a la prioridad la clasifica como: (I) importante (U) urgente, (=0) neutro

HAGAMOS ESTE EJERCICIO

HORA ACTIVIDAD Para quién I/U/0

5:am Me levante, aseo personal básico Para mi

5:15 Rutina de ejercicios

5:45 Baño, afeitado,

6:00 Tomo desayuno, preparo refacción

6:15 Revisión del carro, salida

7:00 Revisión, e-mail, agenda de trabajo del día

8.00 Reunión con el equipo de trabajo

¿Quién soy?

?

¿Tienes conciencia del tiempo que tienes?

• Cuáles son sus horas más productivas• ¿Tiene rutinas? ¿Le son útiles? ¿Le dan

resultado?• ¿Cuál es su nivel de dependencia de las TIC? • Tiene claras sus prioridades y dentro de ellas

las importantes• Se planifica (a que tiempo)

¿Qué tiene y que no tiene?

El día comienza con la gestión individual de su tiempo

PRINCIPIOS DE MI ORGANIZACIÓN PERSONAL

PERSONALVALORACIÓN TAREASINICIO DÍA/ SEMANA

PRIORIDADES FAMILIAR

LABORAL

PRIORICEARTICULE

UTILICE MEDIOS DE FACILITACIÓN

•TIC•PERSONAS

•RED PERSONAL DE APOYO•TIEMPOS MUERTOS

MOVILIDAD•/ESPERA

MOVILIDAD

Observación

1. Conocimiento (competencia para lo que hago)

2. Establezco prioridades

3. Evalúo mi tiempo real e identifico las brechas

4. Tengo agenda propia ordenada o improvisado

5. Se decir que NO

6. Delego y controlo

7. Establezco prioridades

8. Soy perfeccionista

9. Tengo habilidad para manejar mi tiempo

10. Cuando me siento congestionado/a lo digo

DiagnósticoColoque si=1/ no=0

¿Qué podemos hacer???

•Falta de objetivos previamente definidos. O teoría a salto de mata.

• No distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente.

• La incorrecta gestión de la agenda de trabajo propia.

• Negación de la propia evidencia. No aceptar que no podemos hacerlo todo.

• La insuficiente delegación de tareas.

• Exceso de información para analizar, información desordenada, imprecisa o tardía.

• Se hace imprescindible que para organizar nuestro tiempo deberemos, en primer lugar, determinar :

– qué acciones o tareas son las más importantes, as que inciden de alguna forma en las áreas estratégicas de la empresa, a los objetivos, a los costes o a los ingresos.

Factores que intervienen en la incorrecta gestión del tiempo

• Reserve un tiempo para organizar sus tiempos• Si la tarea es demasiado grande “trocéala” “divídala”• Valora los imprevistos – la experiencia evidencia los de

mayor frecuencia• Retroalimenta y replanifica.(Flexibilidad- Recolocación)• Valoración tiempo real con holgura• Prioriza (urgente vs importante)• Delega todo lo que puede ser delegado. No se es

imprescindible• Planifica el ocio

PLANIFICAR

• Tomemos la hoja de diario

• Formemos grupos

• Analicen las actividades que desarrollaron

• ¿Fueron iguales para mujeres y hombres?

• ¿En que se diferenciaron?

• ¿Cuáles pueden ser mejoradas?

EJERCICIO COLECTIVO

PASTEL INEEE

Entropía50%

Rutina Diaria49%

Creatividad1%

INEEE: INEFICIENCIA, INEFICACIA, INEFECTIVIDADINEEE: INEFICIENCIA, INEFICACIA, INEFECTIVIDAD

Deterioro ProcesosDeterioro Procesosfundamentalesfundamentales

AmbienteAmbienteExternoExterno

Fortalecimiento Procesos Fortalecimiento Procesos fundamentalesfundamentales

AmbienteAmbienteExternoExterno

Un sistema gerencial que obliga a sus niveles superiores a un trabajo de apaga incendios, - porque deben dar preferencia al factor urgencia por sobre el factor trascendencia de los problemas que debe atender-, es sin duda un sistema que esta en crisis

Urgente: • Necesita una acción de

solución rápida• Necesita ser solucionado

de forma inmediata

Importante • Asunto vital por encima de

otros muchos• Relación de jerarquía• Relatividad por el

involucramiento de la subjetividad

Lo urgente y lo importante

Ejercicio Grupal: Imaginen su empresa y señalen en un día de trabajo las acciones según la matriz

URGENTE

NO IMPORTANTE

NO URGENTE

IMPORTANTE

• Obliga a la mente a cambiar de objetivos, lo que resulta estresante para el cerebro y gasta mucha energía

• Las distracciones en la oficina “comen” una media 2.1 horas diarias

• Se cambia el foco de atención hasta 20 veces por hora

Multitarea

Haz una organización de las diversas tareas que realizas.– Estructura un diagrama– Tarea 1 - Resultado 1– Tarea 2 - Resultado 2 …

• Acorde a los resultados defina cual es mas importante para el resultado del trabajo individual y de la organización

• Planifique el día siguiente (Incorpore la entropía a la rutina diaria) = eficiencia

Estrategias necesarias

Planifico “hoy”/mañana

Actividades - Resultados

Prioridad para el día Evaluación

Resultado 1 Actividad 1.1 No importante Mueva las actividades en función del resultado + importante

Actividad 1.2 Urgente/no importante

Actividad 1. 3

Resultado 2 Actividad 2.1 Importante y urgente

Actividad 2.2

Resultado 3 Actividad 3. 1 Importante/Urgente

….

Diagrama multitareaUtilice la matriz de Eisenhower

Análisis diario

1. Enfocarse al objetivo no en el proceso

2. Pequeños descansos frecuentes (2h/15 min)

3. 20% de actividades – 80% resultados

4. Dedícate a ti mismo/a la primera hora del día

5. Envía e-mail con objetivos específicos que no requieran respuestas constantes

Recomendaciones para ser más productivo/a

REFLEXIÓN MATRIZ DE EISENHOWER

¿UTILIZAMOS BIEN NUESTRO TIEMPO?¿QUÉ PODEMOS MEJORAR?

¿Cómo organizar una reunión?

• Planificación diferenciada– Reuniones sistemáticas– Reuniones de urgencia/importancia– Reuniones operativas– Reuniones electrónicas en tiempo real (skype,

webinar, ellluminate)– Reuniones electrónicas no en tiempo real– Tipo: informativas, generación de ideas

Bases de Pilar JericóClasificación

• Definición del objetivo (Resultado)• Orden del día• Hora de inicio/final (revise sexo y características personales

de los/las integrantes de la reunión)• Circulación (depende de urgencia/importancia: correo,

teléfono, cara a cara). Utilice las TIC, solicite respuesta, coordinación “nube”

• Defina el tiempo• Al inicio pregunte o involucre si todos conocen el para qué y

por qué están (Evitar voy para una reunión pero no se para qué?

Primera fase organizativa y de convocatoria

• Preparar y enviar la información de un modo abreviado• Convoque a los que estime necesarios para aportar al tema

(cara-cara, o electrónicamente). Tenga en cuenta las características personales de cada cual

• Tenga en cuenta que toda reunión después de 45 minutos la acción decae (Articule los puntos a tratar entre informativos y generadores)

• Indique que es recomendable traer proposiciones, escritas, previamente elaboradas (si el tiempo lo permite) es útil generar una discusión electrónica previa y la reunión utilizarla para concertar acuerdos y responsabilidades

Segunda fase organizativa

• Distribuya los roles en la reunión (tenga en cuenta las características de las personas– Saber (conocimiento)– Saber hacer: habilidades/competencias– Querer hacer: motivación– Saber estar: compromiso– Poder hacer: lo permitido por la organización

• Toma de acuerdos: tiempos, responsables– Decisiones claras y plan de acción– Definición de indicadores de seguimiento/monitoreo

Tercera fase organizativa

1. Designa tiempos específicos para tareas repetitivas (planifica horas correos, redes)

2. Reconoce la diferencia entre lo urgente y lo importante: refuerza lo importante

3. Aprende a desenfocar la cosas que no te acercan al objetivo, a la obtención de resultado

Recomendaciones para ser más productivo/a

• Organización de una empresa• Asignación de roles (directivo, asistente,

comercial…..)• Definan un objetivo y prepare una reunión.

Señale los pasos que usted daría, a quien convocaría de la empresa, cómo la organizaria

• Exposición

Ejercicio: Roles empresa

ALGUNAS LEYES DE UTILIZACIÓN DEL TIEMPO

El recurso escaso es nuestro tiempodependiendo como lo invirtamos, estaremos condicionando nuestra

satisfacción personal

Ley de Parkinson• El tiempo invertido en un trabajo varía en función del

tiempo disponible

Ley de Pareto• El 20% del tiempo de trabajo de una persona contribuye a

generar el 80% de sus resultados y viceversa

Ley del Criterio ABC

• Una pequeña parte del tiempo de trabajo lo destinamos a las tareas “tipo A” que son las que proporcionan la mayor parte de los resultados”.

Leyes a tener en cuenta

Ley de Illich (O de la Productividad Negativa a partir de un umbral)

• Tras un cierto número de horas, la productividad del tiempo invertido decrece primero y se hace negativa después”

 Ley de Swoboda o Ley de los Ritmos Biológicos• “Cada persona está sometida a múltiples ritmos biológicos

que deben ser tenidos en cuenta en la programación de las actividades

Ley del Valor Económico del Tiempo• Establecer el valor de cada hora de trabajo (coste de hora),

determina la pérdida generada por el tiempo improductivo”

Leyes a tener en cuenta

• Es recomendable utilizar herramientas para realizar un diagnóstico de “t” que permita incrementar la productividad.– Personal– De la empresa

• Revise la productividad (depende de los “t”)• Cómo influye el “t” en la gestión

organizacional

Estrategias necesarias

GRACIAS