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Gestió n Dócumental Nuevo módulo de NivelSQL que permite gestionar la documentación digital de la empresa, tanto la relacionada con documentos comerciales (facturas, albaranes, PDS, ...) como cualquier otro documento ajeno a la actividad de la empresa (impuestos administraciones públicas, archivos personales, …)

Si tenemos activa la gestión documental, en los mantenimientos de NivelSQL (Entidades), se incluye un botón en la barra de tareas para administrar sú gestión documental.

Si el registro sobre el que estamos posicionados, una factura, un albarán, un articulo, … ya tiene algún documento digital asociado el icono cambia a rojo, así no tenemos la necesidad de entrar a la gestión documental para saber si tiene o no algún documento asociado.

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Añadir un documento digital Pulsaremos el botón de la gestión documental para añadir un documento digital, para las entidades de tipo documento, presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, … tenemos dos maneras de asociar un documento: ‘Capturar desde escáner’ y ‘Seleccionar archivo’.

Para las demás entidades, artículos, clientes, proveedores, marcas, … tendremos además la posibilidad de añadir documentos con ‘Capturar desde webcam’ y ‘Añadir un enlace’.

A continuación explicaremos las distintas formas de asociar un documento digital a la gestión documental

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Capturar desde escáner Pulsando el botón ‘Capturar desde escáner’ accedemos al escáner, donde podemos configurar: Escáner: De entre todos los que tengamos configurado en nuestro ordenador Origen del papel: cristal del escáner, alimentador de documentos o automático Doble cara: Poder escanear documentos a doble cara Resolución: Calidad de la imagen escaneada Color formato: Escala de grises o color

Cuando tengamos listos el/los documento/s en el escáner pulsaremos el botón de ‘Escanear’.

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Una vez realizado el escaneo tendremos todas las páginas escaneadas en la columna de la izquierda, podemos seleccionar la página que queremos ver en la columna central, con la posibilidad de modificar la imagen, girar 90º a la izquierda, girar 90º a la derecha, cambiar el brillo o el contraste.

Si queremos eliminar alguna de las imágenes, podemos, sobre la previsualización sombreada en azul (columna de la izquierda) pulsar el botón suprimir o el botón derecho del ratón, apareciendo la opción para borrar.

Para finalizar pulsaremos el botón ‘Aceptar’ y nos generara un archivo en formato PDF con todas las imágenes escaneadas, que asociara automáticamente a la gestión documental del registro en el que estábamos.

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Seleccionar archivo

Pulsando el botón ‘Seleccionar archivo’ aparece la ventana de Windows para escoger el archivo, seleccionamos uno y se asociara automáticamente a la gestión documental del registro en el que estábamos.

Capturar desde webcam

Pulsando el botón ‘Capturar desde webcam’, aparece la ventana con la imagen de la webcam, capturamos la imagen deseada y se asociara automáticamente a la gestión documental del registro en el que estábamos.

Añadir un enlace

Pulsamos ‘Añadir un enlace’ y rellenamos el tipo de enlace y la dirección web, asociándose a la gestión documental del registro en el que estábamos

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Clasificación de los documentos asociados a un registro Tenemos la posibilidad de ver la gestión documental de las entidades clasificadas en carpetas, por defecto las entidades tendrán una carpeta inicial con sú nombre, por ejemplo ‘Pedidos venta’, ‘Artículos’ o ‘Albaranes venta’, y dentro de ésta podemos crear tantas carpetas y subcarpetas como queramos, hasta 3 niveles a partir de la carpeta inicial. Cuando asociamos un archivo este se incluira en la carpeta que tengamos seleccionada en ese momento.

Para ver el contenido de una carpeta, la seleccionamos en el árbol de la izquierda, y a la derecha aparecerán los archivos incluidos en ella.

En el ejemplo que ponemos a continuación tenemos la gestión documental de la factura de venta 0/95, con

dos documentos asociados, podemos tener los documentos en la carpeta inicial ‘Facturas venta’ …

… o distribuidos por las carpetas que hemos creado previamente para la entidad ‘Facturas venta’, en este ejemplo nos hemos llevado un documento a la carpeta ‘Documento comercial’ y el otro a la carpeta ‘Albaranes asociados’.

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Herramientas para gestionar las carpetas

Pulsando el botón derecho del ratón sobre una carpeta, aparece un menú para que podamos elegir: Solo administrador: Para marcar o desmarcar una carpeta con el privilegio de administrador. Nueva carpeta: Para crear una subcarpeta dentro de la carpeta que tenemos seleccionada. Cambiar nombre: Para renombrar la carpeta seleccionada. Eliminar carpeta: Para eliminar la carpeta (siempre que no contenga ningún archivo en ningún registro de la entidad)

Como cambiar un archivo de carpeta

Pulsamos el botón derecho del ratón sobre el archivo que queremos cambiar de carpeta, y elegimos la opción ‘Cambiar de carpeta’ …

… nos aparece una ventana con la estructura de carpetas que tenemos definida para la entidad, y haciendo doble click sobre el nivel al que queremos llevarnos el documento, el archivo cambiara de carpeta.

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Carpetas ‘Solo administrador’ Si marcamos una carpeta como ‘Solo administrador’, los usuarios que NO sean administradores no podrán ver dichas carpetas, ni su contenido, para ellos esas carpetas no existen. Cuando una carpeta tiene los privilegios de solo administrador, también lo tienen sus subcarpetas y así sucesivamente. En el siguiente ejemplo vamos a darle privilegios de solo administrador a la carpeta ‘Manuales’:

1) Botón derecho del ratón sobre la carpeta ‘Manuales’ y marcamos la opción ‘Solo administrador’. 2) Observamos como el icono de la carpeta ‘Manuales’ y de sus subcarpetas ha cambiado, pasando a tener un filo rojo, que nos indica que esas carpetas tienen el privilegio de solo administrador y son invisibles para los usuarios que no lo son. Si volvemos a pulsar sobre la carpeta aparece marcada la opción ‘Solo administrador.’

Como saber si una carpeta esta vacía o contiene documentos Las carpetas con contenido tienen un icono de una carpeta con fondo marrón y las carpetas vacías una carpeta con fondo blanco, independientemente de si tienen o no la condicion de ‘Solo administrador’.

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En el ejemplo que mostramos a continuación podemos ver como la carpeta ‘Albaranes venta’ esta vacía y la de ‘Documentos comerciales’ tiene un archivo.

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Ver y modificar un adjunto

Ver adjunto

Para ver un archivo, podemos pulsar botón derecho del ratón sobre la linea del archivo y elegir la opción ‘Ver adjunto’ o hacer doble click sobre la línea, según el tipo de archivo y la configuración de nuestro Windows el archivo se abrirá con un programa u otro.

Modificar adjunto

Pulsamos botón derecho del ratón y elegimos la opción ‘Modificar adjunto’ …

… aparece la ventana del adjunto con todos los registros a los que esta asignado.

Pulsando ‘Modificar datos asignación’ podemos cambiar la fecha, descripción o clave del archivo.

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Gestion documental de un cliente o un proveedor En los mantenimientos de clientes y proveedores tenemos un segundo botón para poder ver la gestión documental del sujeto. Solo tienen aceso a estos mantenimientos los usuarios que sean administradores.

Gestion documental del cliente Desde este mantenimiento vemos los documento digitales asociados al cliente, sus presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, partes de servicio, presupuestos de alquiler, contratos de alquiler, contratos y partes de aviso. Podemos cambiar de cliente sin necesidad de salir de la pantalla, el funcionamiento es igual al anterior, pudiendo crear carpetas, renombraralas, eliminarlas, y mover los archivos de carpetas.

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Gestion documental del Proveedor Desde este mantenimiento vemos los documento digitales asociados al proveedor, sus pedidos, albaranes y facturas.