1NuevaAplicacindeGestindeContratos MercadoPblicoGobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompraQu es gestionar un contrato? Definir bien las reglas del juego entre un organismo comprador y los proveedores minimizando los riesgos del proceso y manejando eficaz y eficientemente su cumplimientoGobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompraPara qu gestionar los contratos? Registro detallado y actualizado Seguimiento y control Administrar adecuadamente una compraGobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompraPrincipales Elementos Levantados en Diagnstico ao 2010Deficiente Gestin de Contratos en el Mercado PblicoInexistencia de modelo general de contratos para el sector pblico.Roles para gestin de contratos no estn claramente definidos No se cuenta con alarmas ni definiciones para monitoreoEvaluacin de proveedores limitada y no difundidaNo hay gestin del conocimientoExistencia de diversos sistemas o formas de registro asociados a la Gestin de ContratosGobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompraDeficiente gestin de contratos en el abastecimiento de bienes y servicios por parte de los SSPP.Incapacidad de contar con informacin actualizada de la cartera de contratosInadecuado control de condiciones de entrega de bienes / serviciosIncapacidad para controlar garantas y aplicar sanciones.Extensionesy ampliaciones de contratos sin control.Compromiso de recursos fiscalesRiesgo para el EstadoProcesos manuales para generar algn nivel de informacinNo hay registro ni incentivos para el buen desempeo del proveedor.Transparencia afectadaIneficiencia en la gestinQu sucede si no hacemos gestin de contratos?Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompraNueva Aplicacin de Gestin de ContratosGobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompraObjetivo de la Nueva Aplicacin de Gestin de ContratosProveer a los organismos pblicos, a los proveedores y la ciudadana en general de una herramienta para gestionar y controlar los contratos en lnea, fortaleciendo la transparencia y favoreciendo el ahorroGobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompraQu se puede hacer con la Aplicacin de Gestin de Contratos? Generar una Ficha de Contrato, que tendr toda la informacin asociada al contrato. Contar con un sistema que le enviar alertas para recordar plazos de contratos vencidos, realizar renovaciones de stos, entre otras. Llevar un registro organizado de las garantas entregadas por cada uno de sus proveedores. Saber oportunamente si es necesario imponer sanciones o trmino anticipado a un contrato.Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompraQu busca ofrecer la Aplicacin?Informacin Repositorio nico de informacin Acceso simple a informacin de contratos Trazabilidad completa de adquisicionesGestin Registro de cumplimiento de hitos y pagos Registro de Modificaciones al contratoMonitoreo Alertas tempranas de hitos de cumplimiento Ayuda a la toma de decisiones para prximos contratosGobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompraVentajas de la Gestin de Contratos Verificar las fechas de cumplimiento de sus proveedores. Verificar si las condiciones del contrato se cumplen cabalmente. Consultar aspectos especficos de cada uno de los contratos que se encuentra gestionando. Pagar oportunamente a sus proveedores.Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompraBeneficios y Beneficiarios Beneficios y BeneficiariosEstado y SSPPGarantizarcumplimiento de condiciones pactadasMejorar visibilidad y costo de informacinMayor eficienciaAsegura transparencia y reduce riesgoUsuariosProveedoresDefinicin de alarmas (pagos, garantas y vencimiento de contrato)Visibilidad del proceso (estado del contrato)Reduccin de riesgoCiudadanaTransparenciaAcceso a informacinControl ciudadanoMejora acceso a informacin.Reduce su riesgo y responsabilidad.Permite centrarse en la gestin y no en actividades de bajo valorGobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompraCaractersticas de la Nueva Gestin de Contratos: AmbientesLa generacin y publicacin de la Ficha de Contrato se realiza en el sitio web www.mercadopublico.clLa gestin de la Ficha de Contrato se realiza en el computador del usuario.Trabajo OnlineTrabajo OfflineGobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompraCaractersticas de la Nueva Gestin de Contratos: RolesSe definen dos Nuevos roles: Crea la ficha de contrato Gestiona la informacin contenida en la Ficha de Contrato.1. Administrador de Contrato Valida las modificaciones realizadas por el administrador de contrato Publica la ficha de contrato actualizada en Mercado Pblico.2. Supervisor de ContratoGobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompraCiclo de la Aplicacin de Gestin de Contratos 1. Crear/BuscarFicha de Contrato en Mercado Pblico(Administrador)2. Descargar Ficha en Computador(Administrador)3. CompletarInformacin en Computador (Administrador)4. Subir Ficha a Mercado Pblico (Administrador)5. Validar Informacin(Supervisor)6. Publicar Ficha en Mercado Pblico (Supervisor)Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompraCundo se crea una Ficha de Contrato? Las fichas se crean slo cuando se haya firmado el contrato y cuando se haya firmado la resolucin o decreto que lo aprueba. NO ANTES. La Aplicacin de gestin de contratos slo permite la gestin de contratos generados a travs de la plataforma Mercado Pblico, incluidos los de trato directo o convenio marco en donde se emite una orden de compra. Se puede usar la aplicacin para crear fichas de contrato para licitaciones adjudicadas u rdenes de compra aceptadas por el proveedor. Si se firma un contrato, entonces se elabora una ficha.Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompraCundo se crea una Ficha de Contrato? El uso de la aplicacin se hace obligatorio para las compras superiores a las 1000 UTM, pero para las que son inferiores a dicho monto, su uso puede ser optativo dependiendo de cada caso. Si al momento de crear en el portal las bases para una licitacin entre 100 y 1000 UTM se elige la opcin de crear un contrato, entonces se deber crear una ficha para ese contrato. Si en una licitacin entre 100 y 1000 UTM se elige la opcin de dejar la Orden de Compra, entonces el uso de la aplicacin se vuelve optativo, al igual que en las compras inferiores a 100 UTM. En caso de que haya ms de una oferta adjudicada en una licitacin, se generarn tantas fichas de contratos como contratos se hayan firmado asociados a esta licitacin (por lo general es un contrato por proveedor).Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompraQu informacin contiene la Ficha de Contrato? Unidad de Compra Objeto del Contrato Datos del Proveedor Productos o Servicios adjudicados Fechas de Vigencia Monto del Contrato Renovacin de Contrato Pagos realizados Garantas entregadas por el proveedor Sanciones Trmino anticipado de ContratoGobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompraEjemplo de Ficha de Contrato PublicadaGobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompraQu hacemos en el ambiente Online? Se crea la ficha de contratos desde una licitacin adjudicada o desde una orden de compra. Se busca la ficha para consultar sus contenidos y sus alarmas, y tambin para poder descargarla o subirla. Se ingresa informacin bsica, como por ejemplo: N de Resolucin Fechas de Vigencia y Duracin del Contrato Monto total del Contrato y Moneda Nmero de Cuotas de Pago Nmero de Garantas Clusulas de Renovacin, Trmino Anticipado y/o Modificacin del Contrato Se adjuntan archivos anexos tales como el Contrato o las Resoluciones o Decretos correspondientes. Se crean contratos conexos que se adjuntan a las Fichas de Contrato.Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompraQu hacemos en el ambiente Online? Una vez que se us el Editor de Fichas de Contrato para completar la Ficha, se ingresa a Mercado Pblico para subir la ficha y almacenarla ah. Cuando la Ficha de Contratos ha sido subida a Mercado Pblico, el usuario Supervisor puede consultarla para revisar y validar los datos que ingres el Administrador. Tambin el supervisor puede publicar la Ficha para que pueda ser consultada por cualquier usuario de Mercado Pblico. El usuario que tenga el rol de usuario Administrador o Supervisor tambin puede configurar las alarmas estableciendo una configuracin estndar para todas las fichas que gestiona, que puede ser modificada en cualquier instante y que es individual para cada usuario.Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompraVentana para crear Fichas de Contrato527838-4-CL11Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompraVentana para Buscar Fichas de ContratoGobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompraQu hacemos en el ambiente Offline? Se carga la Ficha en el Editor que el usuario tiene instalado en su computador. Con el Editor, el usuario completa la Ficha ingresando los siguientes datos y adjuntando la documentacin correspondiente: Informacin de Contacto del Proveedor Registros Contables Renovacin del Contrato Trmino Anticipado Pagos Informacin de las Garantas SancionesGobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompraVentana del Editor de Fichas de ContratoGobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompraEn qu est hoy la Aplicacin? La aplicacin actualmente est restringida slo a 21 organismos pblicos, y ChileCompra se encuentra en fase de liberacin de la aplicacin a todos los organismos. A fines de Mayo se podr ejercitar en el sitio de capacitacin, donde podrn generar fichas de contrato. A partir de Junio se dispondr de un curso de e-learning de Gestin de contratos, al cual se pondrn inscribir desde el sitio de Formacin ChileCompra. El manual lo podrn descargar tambin desde el sitio web: http://foros.chilecompra.cl/mail/Manual_contratos_03feb2012.rarGobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompraResumiendo La Aplicacin de Gestin de Contratos permite crear una ficha digital que cubre toda la informacin de lo que ocurre desde la firma de un contrato en adelante. Las fichas son de acceso pblico, y quedan disponibles al ser publicadas en la pgina de Mercado Pblico. Para trabajar con la aplicacin se usa tanto el Portal a travs de la cuenta de usuario y un software para editar las fichas de contrato. Para usar la Aplicacin en su ambiente Online (Portal) se requiere tener los perfiles de usuario Administrador o Supervisor de Contratos. La aplicacin se usa para todos los contratos que se firmen desde su entrada en vigencia en adelante.Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Direccin ChileCompraEn conclusin Eficiencia en el uso de tiempo y recursos Eficacia en la gestin Transparencia en los procesos de compra Confianza en el funcionamiento del sistemaGestionar contratos permite que haya ms:28Gestin de Contratos