Gestión de las adquisiciones del proyecto · todas las adquisiciones satisfacen las necesidades...

Maestría en Gestión de la Tecnología de la

Información

Gestión de las adquisiciones

del proyecto

Bogotá D.C., agosto de 2016


“Incluye los procesos necesarios para comprar oadquirir productos, servicios o resultados que espreciso obtener fuera del equipo del proyecto”(PMBoK, 2013:355)

“Incluye los procesos de gestión del contrato y decontrol de cambios requeridos para desarrollar yadministrar contratos u órdenes de compra emitidospor miembros autorizados del equipo del proyecto”(PMBoK, 2013:355)


Los procesos que hacen parte de la gestión de lasadquisiciones son:

1. Planificar la gestión de las adquisiciones

2. Efectuar las adquisiciones

3. Controlar las adquisiciones

4. Cerrar las adquisiciones


• Implica contratos, que son documentos legales que seestablecen entre un comprador y un vendedor.

• Un contrato representa un acuerdo vinculante entre laspartes, en virtud del cual el vendedor se obliga a proveer losproductos, servicios o resultados especificados, y elcomprador se obliga a proporcionar dinero o cualquier otracontraprestación válida.

• Los acuerdos puede ser simples o complejos. Se reflejan enlos entregables y el esfuerzo requerido.


• Un contrato de adquisiciones incluye términos y condiciones,y puede incorporar otros aspectos especificados por elcomprador para establecer lo que el vendedor debe realizar oproporcionar.

• Es responsabilidad del equipo del proyecto asegurar quetodas las adquisiciones satisfacen las necesidades especificasdel proyecto.

• Se deben respetar las políticas de adquisiciones de laorganización.


• Denominación de los contratos:

– Acuerdos

– Convenios

– Subcontratos

– Órdenes de Compra

– Otro Sí

• La mayoría de organizaciones cuentan con políticas yprocedimientos documentados que definen específicamente lasreglas de adquisición, así como quién está autorizado a firmar yadministrar dichos acuerdos de la organización.


• Las diferentes actividades involucradas en los procesos deGestión de las Adquisiciones del Proyecto conforman el ciclode vida de un contrato.

• Una gestión activa y buena redacción de los términos ycondiciones del contrato permite identificar algunos riesgosque pueden evitarse, mitigarse o transferirse al vendedor.

• Celebrar contratos es un método de asignar laresponsabilidad de gestionar o compartir posibles riesgos.


• El ciclo de vida de cada contrato puede finalizar durantecualquier fase del ciclo de vida del proyecto.

• Dependiendo del área de aplicación, el vendedor puede serdenominado contratista, subcontratista, proveedor,proveedor de servicios o distribuidor.

• Dependiendo de la posición del comprador en el ciclo deadquisición del proyecto puede denominarse cliente,contratista principal, contratista, organización compradora,organismo gubernamental, solicitante del servicio osimplemente comprador.

1. Planificar la gestión las adquisiciones

– Consiste en documentar las decisiones de compra para el proyecto,especificar la forma de hacerlo e identificar posibles vendedores.

– Identifica las necesidades del proyecto que pueden satisfacerse demejor manera, o deben satisfacerse, mediante la adquisición deproductos, servicios o resultados fuera de la organización delproyecto.

– Este proceso determina si se requiere apoyo externo, qué adquirir,de qué manera, qué cantidad y cuándo hacerlo.


“El proceso de documentar las decisiones deadquisiciones del proyecto, especificar elenfoque e identificar a los proveedorespotenciales” (PMBoK, 2013:355)

1 Planificar la gestión de las adquisiciones.

Entradas

• 1. Plan para la dirección del proyecto

• 2. Documentación de requisitos

• 3. Registro de riesgos

• 4. Recursos requeridos para las actividades

• 5. Cronograma del proyecto

• 6. Estimación de costos de las actividades

• 7. Registro de interesados

• 8. Factores ambientales de la empresa

• 9. Activos de los procesos de la organización

Herramientas y Técnicas

• 1. Análisis de hacer o comprar

• 2. Juicio de expertos

• 3. Investigación de mercado

• 4. Reuniones

Salidas

• 1. Plan de gestión de las adquisiciones

• 2. Enunciados del trabajo relativo a adquisiciones

• 3. Documentos de las adquisiciones

• 4. Criterios de selección de proveedores

• 5. Decisiones de hacer o comprar

• 6. Solicitudes de cambio

• 7. Actualizaciones a los documentos del proyecto


– Incluye la consideración de posibles vendedores.

– Considera el responsable legal de solicitar los documentos necesarios,permisos y licencias de acuerdo a lo requerido por la organización.

– Los requisitos del cronograma pueden influir considerablemente en laestrategia durante el proceso de Planificar las Adquisiciones.

– Influye directamente dentro del desarrollo del cronograma deplaneación del proyecto.

– Incluye considerablemente los riesgos derivados de hacer o comprar.

– Incluye la revisión del tipo de contrato que se planea utilizar para lamitigación de riesgos.


• Tipos de contrato.

– Contrato a precio fijo

• Implica establecer un precio total fijo para un producto o servicio definido.

• Pueden incluir incentivos financieros para quienes alcancen o superen los objetivos seleccionados.

• Mejoran las fechas de entrega.


• Tipos de contrato


• Mejoran el desempeño de costos.

• Mejoran el desempeño técnico.

• Todo aquello que pueda ser cuantificado.

• Todo aquello que pueda ser medible.

• Los vendedores se encuentran obligados por ley a cumplir dichos contratos bajo el riesgo de afrontar eventuales daños y perjuicios financieros en caso de incumplimiento.


• Tipos de contratos


• Cerrado– Es el más común.

– El precio se fija al inicio y no está sujeto a cambios.

– Cualquier cambio de costos por causa de un desempeñoadverso es responsabilidad del vendedor, quien está obligadoa completar el esfuerzo.

– Se debe especificar con precisión el producto o servicio aadquirir.



– Contrato a precio fijo• Más honorarios con incentivos

– Confiere cierta flexibilidad al comprador y al vendedor.

– Permite ciertas desviaciones de desempeño.

– Existen incentivos financieros, relacionados con elcumplimiento de las métricas establecidas.

– Se relacionan con los costos del cronograma o el desempeñotécnico del vendedor.

– Los objetivos se establecen al principio.

– El precio final del contrato se determina luego de completartodo el trabajo.

– Se fija precio tope.




• Ajuste económico al precio– Se utiliza cuando el período de desempeño del

vendedor abarca un período considerable de años.

– Permite ajustes finales, predefinidos al precio delcontrato, por cambios inflacionarios, aumentos odisminuciones del costo de las materias primasespecíficas.

– Se debe tomar como referencia algún índicefinanciero confiable.

– Procura proteger tanto al vendedor como alcomprador.



– Contrato de costos reembolsables• Implica efectuar pagos (reembolsos de costos) al

vendedor por todos los costos legítimos y reales en queincurriera para completar el trabajo.

• Más honorarios que representen las ganancias delvendedor.

• Pueden incluir cláusulas de incentivos financieros.

• Proporciona al proyecto flexibilidad para reorientar aun vendedor si el alcance del trabajo no puededefinirse con precisión al inicio y requieremodificaciones, o cuando puede implicar riesgos.



– Contrato de costos reembolsables

• Más honorarios fijos– Al vendedor se le reembolsan todos los costos autorizados

para realizar el trabajo del contrato, a la vez que recibe elpago de sus honorarios fijos calculados como porcentaje delos costos del proyecto estimados al inicio.

– Los honorarios se pagan únicamente por el trabajocompletado y no varían en función del desempeño delvendedor.

– El monto de los honorarios no cambia.




• Más honorarios con incentivos– Se le reembolsan todos los costos autorizados para realizar el

trabajo del contrato y recibe honorarios con incentivospredeterminados.

– Si los costos finales son inferiores o superiores a los costosoriginales estimados, entonces el comprador y el vendedorcomparten las desviaciones de costos de acuerdo con unafórmula prenegociada.




• Más honorarios por cumplimiento de objetivos– Se reembolsan todos los costos legítimos pero la mayor parte

de los honorarios es obtenida basándose sólo en la satisfacción de cierto criterio subjetivo general de desempeño definido e incorporado dentro del contrato.

– Los honorarios se establecen basándose únicamente en la determinación subjetiva del desempeño del vendedor por parte del comprador y, por lo general, no es sujeto de apelación.



– Contrato de costos por tiempo y materiales

• Son un tipo híbrido de acuerdo contractual que contiene aspectos tanto de los contratos de costos reembolsables como de los contratos de precio fijo.

• Se utilizan para aumentar personal, para la adquisición de expertos o de cualquier tipo de apoyo externo cuando no es posible establecer con rapidez un enunciado preciso del trabajo.




• Pueden estar sujetos a un aumento de costos para el comprador.

• El valor y la cantidad pueden no estar definidos por el comprador en el momento de la adjudicación del contrato.




• Pueden aumentar en cuanto a su valor contractual como si fuesen contratos de costos reembolsables.

• Las organizaciones establecen valores máximos y plazos límites en todos los contratos por tiempo y materiales para evitar el aumento desmedido de costos.

• Las tarifas por unidad de mano de obra o de materiales pueden establecerse por anticipado, incluyendo las ganancias de vendedor.

Resumen

Item Proceso Que Sucede Resultado

1 Planeación de adquisiciones Construir o comprar Decisión, tipo de contrato, alcance del trabajo

2 Planeación de la contratación Creación de RFP RFP terminado

3 Solicitud respuesta vendedores RFQ Propuesta creada

4 Selección proveedor Escoger uno Contrato firmado

5 Administración contrato Administrar Asegurar terminación

6 Cierre contractual Terminar Entregado


“El proceso de obtener respuestas de losproveedores, seleccionados y adjudicarles uncontrato” (PMBoK, 2013:355)


Entradas

• 1. Plan de gestión de las adquisiciones


• 3. Criterios de selección de proveedores

• 4. Propuesta de los vendedores

• 5. Documentos del proyecto

• 6. Decisiones de hacer o comprar

• 7. Enunciados del trabajo relativo a adquisiciones

• 8. Activos de los procesos de la organización


• 1. Conferencia de oferentes

• 3. Técnicas de evaluación de propuestas

• 3. Estimaciones independientes

• 4. Juicio de expertos

• 5. Publicidad

• 6. Técnicas analíticas

• 7. Negociación de adquisiciones

Salidas

• 1. Vendedores seleccionados

• 2. Acuerdos

• 3. Calendarios de recursos

• 4. Solicitudes de cambio

• 5. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

• 6. Actualizaciones a los documentos del proyecto


En este proceso el equipo recibirá ofertas ypropuestas, y aplicará los criterios deselección definidos previamente a fin deseleccionar uno o más vendedores queestén calificados para efectuar el trabajo.


“El proceso de gestionar las relaciones deadquisiciones, monitorear la ejecución decontratos y efectuar cambios y correccionessegún corresponda” (PMBoK, 2013:355)


Entradas

•1. Plan para la dirección del proyecto

•2. Documentos de las adquisiciones

•3. Acuerdos

•4. Solicitudes de cambio aprobadas

•5. Informes de desempeño del trabajo

•6. Datos de desempeño del trabajo


•1. Sistema de control de cambios del contrato

•2. Revisiones del desempeño de las adquisiciones

•3. Inspecciones y auditorías

•4. Informar el desempeño

•5. Sistemas de pago

•6. Administración de reclamaciones

•7. Sistema de gestión de registros

Salidas

•1. Información de desempeño del trabajo

•2. Solicitudes de cambio

•3. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

•4. Actualizaciones a los documentos del proyecto

•5. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización


Es el proceso que consiste en gestionar lasrelaciones de adquisiciones, monitorear laejecución de los contratos y efectuar los cambiosy correcciones según sea necesario.

Tanto el comprador como el vendedor controla elcontrato de adquisiciones con finalidadessimilares.


Debido a la naturaleza legal de la relacióncontractual resulta fundamental que el equipo dedirección del proyecto esté atento a lasimplicaciones legales de las medidas tomadas aladministrar una adquisición.

Muchas organizaciones tratan la administración decontratos como una función administrativa separadade la organización del proyecto.


Controlar las adquisiciones tiene un componentede gestión financiera que implica monitoreo delos pagos efectuados al vendedor.

Incluye gestionar la finalización anticipada deltrabajo contratado, de conformidad con lacláusula de rescisión del contrato.


“El proceso de finalizar cadaadquisición para el proyecto” (PMBoK,2013:355)


Entradas

• 1. Plan para la dirección del proyecto



• 1. Auditorías de la adquisición

• 2. Negociación de adquisiciones

• 3. Sistema de gestión de registros

Salidas

• 1. Adquisiciones cerradas

• 2. Actualizaciones a los activos procesos de la organización


–Es el proceso de finalización de cada adquisición para elproyecto.

–Brinda apoyo para cerrar el proyecto o la fase.

– Implica verificar que la totalidad del trabajo y de losentregable sean aceptables.

–Implica finalizar reclamaciones abiertas y actualizarregistros a fin de reflejar los resultados finales.

–Archivar información para el futuro.

–Las reclamaciones no resueltas pueden estar sujetas alitigio luego del cierre.

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GRACIAS POR SU ATENCIÓN

Este material se basa en la Guía de los FundamentosPara la Dirección de Proyectos (Guía del PMBok) Quinta Edición

Del PMI

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