Gestión de Proyectos con Enfoque PMI

Gestión de Proyectoscon Enfoque PMIUso de Project y Excel 2013

Francisco Toro López

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Tercera edición

El libro describe los procesos y pasos de integración y planeación de proyectos, desde su concepción preliminar hasta el establecimiento de los mecanismos de control y cierre, haciendo énfasis en la importancia de cumplir con los objetivos pactados, el balance entre los presupuestos disponibles y necesarios, el cumplimiento de los requisitos de calidad del producto o servicio a ser entregado, el tiempo y el seguimiento de las expectativas propias de los interesados en diversos tipos de proyectos.

En forma metódica se explican los principios, valores y métodos recomendados por el Project Management Institute (PMI) para la gestión de proyectos, acudiendo a ejemplos que reúnen características muy semejantes a las reales, y que sirve para explicar el rol y las responsabilidades del equipo a quien se le encarga el desarrollo de este proyecto ejemplo.

A lo largo del libro se refuerza el uso de principios prácticos y recomendaciones para guiar al interesado en cómo desarrollar este trabajo en forma profesional, con el objetivo de que las utilicen en su futuro desempeño laboral. Es claro en el libro el cómo se debe trabajar metódicamente para lograr el éxito en un proyecto.

Colección: Ciencias administrativasÁrea: Administración

Gestión de Proyectoscon Enfoque PMI

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ISBN 978-958-771-047-2

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e-ISBN 978-958-771-048-9


Ingeniero químico de la Universidad Nacional de Colombia y participante del programa de Maestría en Ingeniería de Sistemas de la Universidad Nacional de Colombia. Obtuvo el título de Máster en Business Administration de North Dakota State University, con el respaldo de una beca de la Organización de Estados Americanos en 1983 y la certi�cación PMP (Project Management Professional) del PMI (Project Management Institute) en el 2009. Es miembro activo de la Asociación Colombiana de Ingenieros de Sistemas desde 1992.

Desarrolla su experiencia profesional actual como consultor de la Cámara de Comercio de Bogotá y director de programación de la Constructora Esmeralda. Fue consultor e instructor en asocio con Unisys de Colombia y High Computer en diversas empresas multinacionales y nacionales radicadas en Colombia, Puerto Rico y República Dominicana. También trabajó como consultor en documentos multimedia de educación bilingüe para los estudiantes de origen latino para el HISD, uno de los distritos escolares más grandes de Houston, Texas. Fue fundador de Mesys Ltda., empresa dedicada a la consultoría y capacitación en sistemas de computación.

Actualmente es profesor de las universidades EAN, Autónoma de Colombia, Piloto y Universidad Virtual de Colombia en programas de posgrado. Ha sido conferencista, asesor y catedrático de las universidades Interamericana de Puerto Rico, del Rosario, Católica y del Instituto Tecnológico de Santo Domingo.

Otros títulos de interés

Administración de proyectos en informática


Gerencia de proyectos aplicaciones en salud


Evaluación �nanciera de proyectos

Jhonny de Jesús Meza

Proyectos: enfoque gerencialJorge Eliécer Prieto

Gerencia de proyectos con proyect

José Miguel Hernández

Proyectos de inversión para las PyME

Juan Antonio Flórez


Ingeniero químico de la Universidad Nacional de Colombia y participante del programa de Maestría en Ingeniería de Sistemas de la Universidad Nacional de Colombia. Obtuvo el título de Máster en Business Administration de North Dakota State University, con el respaldo de una beca de la Organización de Estados Americanos en 1983 y la certi�cación PMP (Project Management Professional) del PMI (Project Management Institute) en el 2009. Es miembro activo de la Asociación Colombiana de Ingenieros de Sistemas desde 1992.

Desarrolla su experiencia profesional actual como consultor de la Cámara de Comercio de Bogotá y director de programación de la Constructora Esmeralda. Fue consultor e instructor en asocio con Unisys de Colombia y High Computer en diversas empresas multinacionales y nacionales radicadas en Colombia, Puerto Rico y República Dominicana. También trabajó como consultor en documentos multimedia de educación bilingüe para los estudiantes de origen latino para el HISD, uno de los distritos escolares más grandes de Houston, Texas. Fue fundador de Mesys Ltda., empresa dedicada a la consultoría y capacitación en sistemas de computación.

Actualmente es profesor de las universidades EAN, Autónoma de Colombia, Piloto y Universidad Virtual de Colombia en programas de posgrado. Ha sido conferencista, asesor y catedrático de las universidades Interamericana de Puerto Rico, del Rosario, Católica y del Instituto Tecnológico de Santo Domingo.

Gestión de proyectos con enfoque PMI

Uso de Project y Excel 2013

Tercera edición

Francisco J. Toro López

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Tabla de contenidoObservaciones generales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .XVIIIntroducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . XIX

Capítulo 1. Consideraciones generales sobre proyectos ........................... 1Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3Objetivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4Fundamentos de la administración de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4Fases de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Definición y creación del plan básico del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Desarrollo y supervisión del proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Cierre y evaluación del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Metodologías empleadas para administrar proyectos . . . . . . . . . . . . . . . 13

La asignación de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16Los costos de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Herramientas de Microsoft empleadas en proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . 21Elementos característicos de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Hoja de cálculo Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Elementos fundamentales de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27Introducción a Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Objetivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32Descripción de los principales elementos de Project . . . . . . . . . . . . . 32La barra de herramientas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34La edición de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Capítulo 2. Planeación de proyectos ...................................................... 51Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Registro de un proyecto y de sus tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54Vistas de información de un proyecto con MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

La ventana Diagrama de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58Formularios individuales de tareas y de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Consideraciones generales y supuestos de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . 63Definición de indicadores de meta parcial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

Los enlaces entre tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65Los diferentes vínculos entre tareas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Asignación de relaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73Holguras y tiempos de antelación y retardo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74Creación y asignación de calendarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75La asignación de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78Visualizar información de tareas y recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84Cambios en las escalas de tiempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

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GESTIÓN DE PROYECTOS CON ENFOQUE PMI Y USO DE PROJECT Y EXCEL 2013 FRANCISCO J. TORO LÓPEZ

Vista Uso de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89Vista Uso de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89Cambios de columnas y renglones de las diferentes vistas y presentaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Programación flexible o paulatina (Rolling wave) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92Tiempo versus costos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93La optimización del tiempo versus costo usando métodos de optimización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

Cálculo de probabilidades de terminar un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . 105Escenarios de duraciones de las tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Glosario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

Capítulo 3. Evaluación y control de proyectos ..................................... 111Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115Hitos ..... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117Acceso a los recursos disponibles para una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

Agrupando las tareas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120Formatos de diagramas de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121Duraciones y costos de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Costos provenientes de los recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123Incrementos o decrementos en las tasas de un recurso . . . . . . . . . . 127Cambiar el perfil de trabajo de un recurso. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

Costo fijo de tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130Problemas en el cronograma y en costos de tareas . . . . . . . . . . . . . 131

Recursos insuficientes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131Problemas en la asignación de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

Uso de los recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137Más sobre resolución de sobreasignaciones de recursos . . . . . . . . . 141Fondo de recursos disponibles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

El plan base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150¿Qué es un plan base? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151Aprobación del plan base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151¿Cómo se presenta y posteriormente se utiliza un plan base? . . . . . 154

Reportes de avance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156Actualizar todo el proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159Reporte de avance en una tarea según el trabajo real de los recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

El seguimiento y el control del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162Revisión del estado general del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163Revisión del progreso en el tiempo de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . 163Análisis de rendimientos de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

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Capítulo 4. Técnicas para intercambiar y compartir información ...................................................... 233Intercomunicar información de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236Requisitos para el administrador del grupo de trabajo . . . . . . . . . . . . . 237

Cambiar el sistema de mensajería del grupo de trabajo de uno de sus integrantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243Personalizar los mensajes que van a ser publicados por parte del grupo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

Integración de información a través de redes internet/intranet . . . . . . . 249Trabajar con hipervínculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252Ir a un archivo con hipervínculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253Copiar, pegar y mover un hipervínculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253Cambiar el destino de un hipervínculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

Compartir datos de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255Guardar un proyecto en formato de base de datos . . . . . . . . . . . . . 257

Información de recursos disponibles para varios proyectos. . . . . . . . . . 260Compartir información con otros integrantes del equipo . . . . . . . . . . . 261Manejo de “objetos” entre diferentes aplicaciones de Windows . . . . . . 261Los asistentes de intercambio de datos entre Project y Office . . . . . . . . 263Reporte de avance en tareas a través de reportes desde Excel . . . . . . . . 270

Uso de plantillas de proyectos en Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273Analizar datos a escala temporal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276

El soporte de internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281Características internet/intranet de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282Exportar datos de un proyecto a páginas de la web . . . . . . . . . . . . . 282Visualizar un proyecto como un documento XML . . . . . . . . . . . . . . 283Cambios y mejoras a un documento XML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284Trabajar con hipervínculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287Crear un hipervínculo a un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287Crear un hipervínculo a una tarea, a un recurso o a una asignación de recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288Ir a un archivo que tiene hipervínculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289Crear, copiar, pegar o mover un hipervínculo . . . . . . . . . . . . . . . . . 289Uso de macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290

Glosario ............................................................................................... 294

Capítulo 5. Microsoft Project en ambientes corporativos .................... 297La integración de proyectos corporativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300Microsoft Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301

Creación de proyectos a partir de plantillas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306Plantillas de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308Guardar un proyecto como plantilla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312Recursos empresariales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312

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Publicar un proyecto en Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315Seguimiento de proyectos con Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . . 316

Reporte del trabajo real a través de Project Web Access . . . . . . . . . . . . 316Creación de informes y vistas para estandarizar . . . . . . . . . . . . . . . 317Conclusiones del ejercicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331

La administración de proyectos corporativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347La integración y colaboración de recursos corporativos . . . . . . . . . . . . 354Glosario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358

Apéndices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359A. Acerca de la configuración de las herramientas MS-Project/Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359B. Archivos de recursos compartidos entre proyectos . . . . . . . . . . . 359C. Optimización de los proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362

Índice temático. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365

Bibliografía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

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Listado de FigurasFigura 1.1 Las dimensiones básicas de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5Figura 1.2 Procesos administrativos de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Figura 1.3 Fases de planeación, ejecución y control de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . 12Figura 1.4 Desglose de un proyecto de construcción de un edificio . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Figura 1.5 Diagrama de Gantt aplicado a la construcción de un edificio . . . . . . . . . . . . . 14Figura 1.6 La ruta crítica en la construcción de un edificio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Figura 1.7 Cantidad de recursos vs. duración de una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17Figura 1.8 Tipos de costos dependiendo de su comportamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Figura 1.9 Tablas de información de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24Figura 1.10 Ventana del menú principal de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Figura 1.11 Guía de procedimientos generales de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Figura 1.12 Ventana principal de MS-Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29Figura 1.13 Cargando el complemento Solver de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29Figura 1.14 Ícono de Solver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30Figura 1.15 Empleo del valor presente neto con Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Figura 1.16 Ventana principal de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32Figura 1.17 Personalizando la barra de herramientas de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . 33Figura 1.18 Carga de complementos de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34Figura 1.19 La barra de herramientas de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34Figura 1.20 Íconos de la barra de herramientas de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Figura 1.21 Los botones de esquema de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36Figura 1.22 Ventana de estilos de barra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39Figura 1.23 Vista general del diagrama de red (PERT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40Figura 1.24 Vista general de MS-Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42Figura 1.25 Duración vs. recursos asignados a una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46Figura 2.1 Información general de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55Figura 2.2 Opciones para personalizar el manejo de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56Figura 2.3 Vista del diagrama de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57Figura 2.4 Dividiendo la ventana en dos: diagrama de Gantt e información de recursos . . 58Figura 2.5 La ventana de información de una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60Figura 2.6 El formulario de información de los recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61Figura 2.7 Ventana de opciones generales de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63Figura 2.8 Información de tarea repetitiva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66Figura 2.9 Propiedades generales de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67Figura 2.10 Información general de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67Figura 2.11 Especificando mostrar el número de esquema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70Figura 2.12 Las dependencias entre tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74Figura 2.13 La ventana de creación de calendarios laborales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76Figura 2.14 La ventana de cambios a la semana laboral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77Figura 2.15 La asignación de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79Figura 2.16 Diagrama de Gantt después de asignar recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83Figura 2.17 Diseño de las barras de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84Figura 2.18 Las escalas de tiempo o temporales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86Figura 2.19 Seleccionando diferentes tipos de tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

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Figura 2.20 Uso de dos ventanas con diferentes tipos de información . . . . . . . . . . . . . . . 88Figura 2.21 La programación de recursos por cada tarea empleando dos ventanas. . . . . . 89Figura 2.22 Cambiando el contenido de una vista mediante la inserción de columnas . . . 91Figura 2.23 Cambiando campos de una columna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91Figura 2.24 Costo vs. tiempo de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94Figura 2.25 Costos de una tarea en función del tiempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96Figura 2.26 Seleccionando las tareas críticas de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98Figura 2.27 Pegando funciones en Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100Figura 2.28 Los parámetros del Solver de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104Figura 2.29 El cálculo del valor de la función objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105Figura 2.30 Cambiando el criterio de tareas críticas en función de la demora entre ellas . 108Figura 2.31 Opciones del análisis PERT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108Figura 2.32 Tres duraciones factibles del análisis PERT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109Figura 3.1 Información general de una tarea. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118Figura 3.2 Prioridad de una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119Figura 3.3 Cambiando el formato de los diagramas de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121Figura 3.4 Acceso a diferentes vistas y formularios de recursos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123Figura 3.5 Formulario de información del recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125Figura 3.6 Información de costos de un recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128Figura 3.7 Información de la asignación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129Figura 3.8 Personalizando el perfil de trabajo de un recurso asignado a una tarea . . . . . 130Figura 3.9 Prioridad de una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132Figura 3.10 Filtrando información de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134Figura 3.11 Vista Uso de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135Figura 3.12 La asignación de un recurso a una tarea en particular . . . . . . . . . . . . . . . . . 136Figura 3.13 Uso de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137Figura 3.14 Información de tarifas de un recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138Figura 3.15 La nivelación de los recursos del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141Figura 3.16 La nivelación de un recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143Figura 3.17 Redistribuir un recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144Figura 3.18 Opciones de redistribución de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145Figura 3.19 Pantalla mostrando información de un recurso sobreasignado en tareas . . . 147Figura 3.20 Resultados de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149Figura 3.21 Guardando la línea base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152Figura 3.22 La presentación del Gantt de seguimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153Figura 3.23 Tipos de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155Figura 3.24 Actualizar un proyecto a partir de cierta fecha . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159Figura 3.25 Información de la asignación de un recurso a una tarea. . . . . . . . . . . . . . . . 160Figura 3.26 La planeación vs. la ejecución de un proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163Figura 3.27 Las líneas de progreso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164Figura 3.28 Líneas de progreso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165Figura 3.29 Formato de la fecha de estado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166Figura 3.30 Expresión gráfica de algunos indicadores de seguimiento y control . . . . . . . 169Figura 3.31 Tabla de valores acumulados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181Figura 3.32 Formateando las barras del diagrama de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184Figura 3.33 El organizador de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185Figura 3.34 Filtro de tareas que usen un determinado recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

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Figura 3.35 Definición de un filtro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186Figura 3.36 Configurando un informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188Figura 3.37 Personalizando un informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189Figura 3.38 Informes visuales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191Figura 3.39 Informe del trabajo presupuestado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192Figura 3.40 Nueva plantilla de informes visuales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193Figura 3.41 Seleccionando campos para un informe visual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194Figura 3.42 Creando un campo de variación presupuestal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195Figura 3.43 Cambiando el nombre de un nuevo campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196Figura 3.44 Creando la fórmula de un campo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196Figura 3.45 Asignando una fórmula para las tareas de resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197Figura 3.46 Seleccionando indicadores gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197Figura 3.47 Mostrando indicadores gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198Figura 3.48 Gráfica del CPI y SPI vs. fechas de corte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198Figura 3.49 Cambiando el nombre al campo Fecha de corte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200Figura 3.50 Establece la fecha de corte como valor del nuevo campo . . . . . . . . . . . . . . 201Figura 3.51 Establece un filtro por el nivel de esquema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202Figura 3.52 Creación de una tabla de seguimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203Figura 3.53 Asignando variables y filtro a la tabla de indicadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204Figura 3.54 Variables de seguimiento claves en la curva S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204Figura 3.55 Copiando una imagen en formato pantalla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206Figura 3.56 El organizador de filtros, informes, tablas, etcétera. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207Figura 3.57 Cambiando el diseño de las cajas del diagrama PERT . . . . . . . . . . . . . . . . . 209Figura 3.58 Las dependencias entre tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210Figura 3.59 Relaciones entre tareas y el diagrama PERT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211Figura 3.60 Opción Inspeccionar tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215Figura 3.61 Analizando casos que afectan un cronograma de tareas . . . . . . . . . . . . . . . 215Figura 3.62 Dar el nombre al archivo de un proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216Figura 3.63 El contenido general visualizado de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216Figura 3.64 Insertando un proyecto en otro proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219Figura 3.65 Resultado de insertar un proyecto en otro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221Figura 3.66 Proyectos vinculados entre sí . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222Figura 3.67 Ventana de tareas predecesoras y sucesoras externas . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223Figura 3.68 El fondo común de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224Figura 3.69 Usando recursos de otro proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226Figura 3.70 Seleccionando campos de una vista. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227Figura 4.1 Información de un recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242Figura 4.2 El grupo de trabajo de un recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243Figura 4.3 Obteniendo acceso a direcciones Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244Figura 4.4 Personalizando los campos de mensajes del grupo de trabajo . . . . . . . . . . . . 244Figura 4.5 Personalizando parámetros y reportes de los recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246Figura 4.6 Habilitando archivos en Microsoft Office Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . 246Figura 4.7 Seleccionando destinatarios de listas de correo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250Figura 4.8 Especificando un hipervínculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252Figura 4.9 Ver un hipervínculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254Figura 4.10 Copiando un hipervínculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254Figura 4.11 Niveles de seguridad al pasar de versiones anteriores . . . . . . . . . . . . . . . . . 258

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Figura 4.12 Guardando un archivo de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258Figura 4.13 Definiendo tipos de datos y encabezados del formato de exportación . . . . . 259Figura 4.14 Seleccionando los campos del nuevo archivo en formato CSV . . . . . . . . . . 259Figura 4.15 Compartiendo recursos de varios proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260Figura 4.16 Notas de una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262Figura 4.17 Formulario información del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264Figura 4.18 El asistente de importación de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265Figura 4.19 Tareas como tipo de datos con inclusión de encabezados . . . . . . . . . . . . . . 266Figura 4.20 La equivalencia de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267Figura 4.21 Guardando nueva equivalencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268Figura 4.22 Nuevo proyecto creado con datos en Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268Figura 4.23 Datos asumidos de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269Figura 4.24 Combinando datos de recursos creados desde Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270Figura 4.25 Reportando el avance en porcentaje en tareas mediante Excel. . . . . . . . . . . 270Figura 4.26 Archivo Excel para el reporte del trabajo realmente hecho por un recurso . . 271Figura 4.27 La plantilla preformateada PROJPLAN de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273Figura 4.28 Plantilla PROJPLAN de Excel para reportar tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274Figura 4.29 Plantilla PROJPLAN de Excel para reportar recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274Figura 4.30 Plantilla PROJPLAN de Excel para reportar asignaciones de recursos a tareas . . 274Figura 4.31 Más plantillas de MS Office para proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275Figura 4.32 Especificar plantilla de Excel del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275Figura 4.33 Tipos de proyectos que pueden ser creados mediante plantillas. . . . . . . . . . 276Figura 4.34 Seleccione la opción de PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277Figura 4.35 La barra Análisis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277Figura 4.36 El primer paso en el análisis de Office de imágenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278Figura 4.37 Seleccionando opciones de la imagen que se va a exportar . . . . . . . . . . . . . 278Figura 4.38 Especificando el manejador gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279Figura 4.39 Campos que se van a incluir o excluir de la imagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279Figura 4.40 Fin del análisis de datos en forma gráfica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280Figura 4.41 Vista en PowerPoint de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281Figura 4.42 Guardando información de un proyecto en formato XML . . . . . . . . . . . . . . 283Figura 4.43 Mostrando un proyecto como un documento web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284Figura 4.44 Guardando un archivo XML de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286Figura 4.45 Navegando un archivo XML de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286Figura 4.46 Insertando hipervínculos a datos de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288Figura 4.47 Pegando hipervínculos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290Figura 4.48 Grabar macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291Figura 5.1 La comunicación e integración con Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303Figura 5.2 La publicación de proyectos en Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304Figura 5.3 Los reportes de cambios y actualizaciones con Project Server . . . . . . . . . . . . 304Figura 5.4 La revisión y aprobación de cambios con Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . 305Figura 5.5 Los ejecutivos vigilan el portafolio de proyectos con Project Server . . . . . . . . 305Figura 5.6 Las entidades y su integración con Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306Figura 5.7 Plantillas de proyecto disponibles en Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307Figura 5.8 Guía de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308Figura 5.9 Plantilla de nuevos productos comerciales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309Figura 5.10 Plantillas varias y utilizables desde Microsoft Office Online . . . . . . . . . . . . 310

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Figura 5.11 Especificar un recurso como genérico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313Figura 5.12 Observando recursos genéricos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314Figura 5.13 Vista principal de Project Web Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318Figura 5.14 Vista seleccionada de un proyecto desde Project Web Access . . . . . . . . . . . 319Figura 5.15 Vista ampliada de un proyecto desde Project Web Access . . . . . . . . . . . . . . 320Figura 5.16 Filtro de información para mostrar proyectos activos, publicados y con un propietario definido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321Figura 5.17 Seleccionando tipos de proyectos por ciertas propiedades . . . . . . . . . . . . . . 322Figura 5.18 Impresión de un informe personalizado de varios proyectos . . . . . . . . . . . . 323Figura 5.19 Exportando una cuadrícula desde Project Web Access a Excel . . . . . . . . . . 324Figura 5.20 Ventana de Excel abierta mediante Project Web Access . . . . . . . . . . . . . . . 324Figura 5.21 Abriendo archivos de Project desde Microsoft Project Server . . . . . . . . . . . . 326Figura 5.22 Agregar la barra de herramientas Análisis desde la ventana principal. . . . . . 326Figura 5.23 Seleccionar la ventana del proyecto completo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327Figura 5.24 Copiando la imagen con el asistente de imagen en Office . . . . . . . . . . . . . . 328Figura 5.25 Determinando la sección de la escala temporal y el tamaño de la imagen . . 329Figura 5.26 Acabar copiando la imagen con el asistente de Office . . . . . . . . . . . . . . . . . 329Figura 5.27 Muestra de un proyecto con PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330Figura 5.28 Asistente de Visio para crear diagramas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331Figura 5.29 Las ayudas de Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333Figura 5.30 Verificando períodos laborables a partir de plantillas de proyectos . . . . . . . 334Figura 5.31 Paso final para verificar períodos laborables guardados en plantillas . . . . . . 335Figura 5.32 Seleccionando una plantilla de proyectos de una empresa . . . . . . . . . . . . . 336Figura 5.33 La guía de proyectos usada para generar un nuevo proyecto . . . . . . . . . . . . 336Figura 5.34 Asignando fecha de inicio y cantidad de usuarios de un nuevo proyecto . . . 338Figura 5.35 Confirmando la duración y fecha de terminación de un proyecto . . . . . . . . 339Figura 5.36 Asignando un jefe de proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340Figura 5.37 Asignar un jefe de proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341Figura 5.38 Designar un jefe de proyecto insustituible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342Figura 5.39 Guardando un proyecto en una localización específica . . . . . . . . . . . . . . . . 343Figura 5.40 El asistente de sustitución de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344Figura 5.41 Asignando recursos a un proyecto de una localidad específica . . . . . . . . . . 345Figura 5.42 Paso final del asistente de sustitución de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346Figura 5.43 Resultados de un proceso de sustitución de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346Figura 5.44 Vista general del estado de varios proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348Figura 5.45 Vista de resúmenes ejecutivos de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349Figura 5.46 Vista detallada de tareas de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350Figura 5.47 Analizando las razones de atraso en una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351Figura 5.48 Vista tridimensional de los recursos asignados a una tarea . . . . . . . . . . . . . . 352Figura 5.49 Analizando la cantidad de trabajo de un recurso en varios proyectos . . . . . 353Figura 5.50 Diagrama de la carga de trabajo de un recurso en varios proyectos . . . . . . . 353Figura 5.51 Seleccionando un proyecto y una vista de análisis de un proyecto . . . . . . . 355Figura 5.52 Investigando y reportando problemas en un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . 356Figura 5.53 Reportar un nuevo problema de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357

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Listado de tablasTabla 1.1 Proyecto de siete tareas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38Tabla 1.2 Ejemplo de funciones financieras de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Tabla 1.3 Información parcial de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Tabla 1.4 Datos de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Tabla 1.5 Calculando eficiencias de recursos en tres escenarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Tabla 2.1 Tipos de relaciones entre tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73Tabla 2.2 Tipos de tarea en función de la cantidad de recursos o de trabajo . . . . . . . . . . 81Tabla 2.3 Los recursos que serán asignados a tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81Tabla 2.4 Costos de tareas críticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98Tabla 2.5 Duraciones y costos normal y extremo de tareas críticas. . . . . . . . . . . . . . . . . 100Tabla 2.6 Costos extremos e incrementales de las tareas críticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103Tabla 2.7 El cálculo de la probabilidad de cumplir con un valor de la función objetivo 106Tabla 3.1 Indicadores usados en la fase de seguimiento y ajuste de un proyecto . . . . . . 168Tabla 3.2 Indicadores, fórmulas y procesos de cálculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180Tabla 3.3 Fórmulas con base en una tarifa de la tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182Tabla 4.1 Construyendo tablas en Excel para enviar datos a Project . . . . . . . . . . . . . . . . 263Tabla 4.2 Datos de Excel para crear un archivo en Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264Tabla 4.3 Datos básicos de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

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IntroducciónEste libro está dirigido principalmente a administradores, coordinadores o asistentes de proyectos que requieren planear, programar y manejar variada información de una manera funcional y eficiente. A su vez, el texto tiene como objetivo principal y general desarrollar en el responsable de un proyecto las habilidades necesarias para aplicar las herramientas de Microsoft™, Project y Office en su versión 2013, a la administración de proyectos de una manera general.

De lo anterior se deduce que el responsable de un proyecto está familiarizado con los conceptos generales del sistema operativo Microsoft Windows. Al finalizar la lectura del presente libro, el responsable de un proyecto será capaz de:

• Diseñar un proyecto usando herramientas computarizadas.

• Programar las tareas y los recursos asociados a ellas.

• Realizar un esquema de la organización de un proyecto.

• Utilizar toda la información asociada al proyecto de diversas maneras.

• Usar y ajustar los calendarios de trabajo.

• Analizar y ajustar asignaciones de recursos y costos, de acuerdo con el avance del proyecto.

• Producir e imprimir reportes con información resumida o detallada del proyecto.

• Manejar y analizar varios proyectos que, por compartir recursos o actividades, ameritan ser manejados como un proyecto global.

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• Reconocer y emplear de modo eficiente herramientas computarizadas de proyectos para administrar la información de uno o varios proyectos, de acuerdo con las necesidades que se presenten.

La explicación de estos temas supone un conocimiento básico, por parte del lector, de los conceptos de planeación y control de proyectos que se administran mediante una segmentación y secuencia lógica de sus tareas; también supone un conocimiento general y funcional de las herramientas de Microsoft™, específicamente las de Office™ en su versión 2013, y un claro interés en armonizar la responsabilidad en la administración de proyectos con el uso de herramientas computarizadas orientadas al usuario final.

El capítulo 5 está dirigido a personas interesadas en planear y controlar los tiempos, costos y cantidad de trabajo de una empresa corporativa que desarrolla proyectos combinando recursos y actividades de diferentes departamentos y complementando variadas funciones de la empresa. El propósito es desarrollar en los responsables de un sistema integrado de proyectos las habilidades necesarias para aplicar mecanismos de planeación y control de proyectos corporativos y los beneficios derivados de la administración de esta clase de proyectos. Este ejercicio se hace de una manera práctica y enfocada hacia los diferentes objetivos que se deseen alcanzar, contando también con el soporte de herramientas computarizadas. Se hace una breve introducción a la herramienta Project Server porque aparece en los catálogos de Microsoft™ como la apropiada para el manejo de proyectos corporativos, pero no es la intención de este autor profundizar en su estudio.

Para los interesados en el manejo de herramientas distintas a las de Microsoft™ existe software libre muy bueno como el GanttProject y Planner, pero se recomienda especialmente OpenWorkbench y OpenProj. Estas herramientas pueden ser descargadas de http://openproj.org/. Son muy similares al MS-Project y pueden importar y exportar archivos con formato de este aplicativo. Por el momento, y tal como se ha comprobado, no funciona muy bien bajo el sistema Windows Vista™.

También puede ensayar con este sitio: http://www.openworkbench.org/, que está muy orientado a la planificación por recursos. Es un producto derivado de NikuWorkBench de Computer Associates™, el cual lo integra en Clarity.

Capítulo 1

Consideraciones generales

sobre proyectos

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1. Consideraciones generales sobre proyectos

IntroducciónEn este capítulo se revisan, de manera práctica, los principios de la teoría de la administración de proyectos. Se hace una descripción de las metodologías más comunes y de las características generales de dos herramientas de Microsoft™: Project y Excel, con énfasis en la manera como se debe preparar y presentar la información mediante la referencia permanente al empleo de diversas alternativas, menús y vistas más importantes de este par de herramientas.

Este capítulo consta de las siguientes secciones:

• Fundamentos de la administración de proyectos.

• Metodologías empleadas para administrar proyectos.

• Herramientas de Microsoft para administrar proyectos.

• Elementos característicos de MS-Project.

• Hoja de cálculo de Excel.

• Elementos fundamentales de Excel.

• Introducción a Project.

• Más sobre el empleo de Excel.

La primera parte, que se refiere a la administración de proyectos, cubre los aspectos de creación de las fases en la administración de un proyecto, la definición y creación del plan de un proyecto, los mecanismos de seguimiento y el cierre de un proyecto, las metodologías e instrumentos empleados en la identificación de las tareas y la conversión en módulos del proyecto. Igualmente, se verán, en la segunda parte, los diferentes métodos gráficos para el manejo de proyectos, tales como las gráficas de Gantt, el llamado CPM (Critical Path Method) y el PERT (Program Evaluation Review Technique), y finalmente se analizarán las formas de afrontar los problemas de limitaciones en la asignación de recursos.

Se recomienda empezar planes de capacitación a las personas que administran proyectos, de manera que vean que el plan del proyecto se vive de principio a fin y no es simplemente una foto. Los siguientes numerales tratan específicamente sobre el uso de estas herramientas de computación para manejo de proyectos.

Otros títulos de interés

Administración de proyectos en informática


Gerencia de proyectos aplicaciones en salud


Evaluación �nanciera de proyectos

Jhonny de Jesús Meza

Proyectos: enfoque gerencialJorge Eliécer Prieto

Gerencia de proyectos con proyect

José Miguel Hernández

Proyectos de inversión para las PyME

Juan Antonio Flórez

El libro describe los procesos y pasos de integración y planeación de proyectos, desde su concepción preliminar hasta el establecimiento de los mecanismos de control y cierre, haciendo énfasis en la importancia de cumplir con los objetivos pactados, el balance entre los presupuestos disponibles y necesarios, el cumplimiento de los requisitos de calidad del producto o servicio a ser entregado, el tiempo y el seguimiento de las expectativas propias de los interesados en diversos tipos de proyectos.

En forma metódica se explican los principios, valores y métodos recomendados por el Project Management Institute (PMI) para la gestión de proyectos, acudiendo a ejemplos que reúnen características muy semejantes a las reales, y que sirve para explicar el rol y las responsabilidades del equipo a quien se le encarga el desarrollo de este proyecto ejemplo.

A lo largo del libro se refuerza el uso de principios prácticos y recomendaciones para guiar al interesado en cómo desarrollar este trabajo en forma profesional, con el objetivo de que las utilicen en su futuro desempeño laboral. Es claro en el libro el cómo se debe trabajar metódicamente para lograr el éxito en un proyecto.

Colección: Ciencias administrativasÁrea: Administración

Gestión de Proyectoscon Enfoque PMI

ISBN 978-958-771-047-2

9 789587 710472

e-ISBN 978-958-771-048-9

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