GESTIÓN DE PROPUESTAS · También incluye la evaluación de las normas y principios de...

MACROPROCESO MISIONAL MPM-01-01-11

PROCESO: CONTROL FISCAL MICRO FECHA

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SUBPROCESO: AUDITORIA EXTERNA Página 1 de 158

INFORME FINAL DE AUDITORÍA

AUDITORIA ESPECIAL

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA, NORTE DE SANTANDER

VIGENCIA 2014

CONTRALORIA GENERAL DEL DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER

Cúcuta, Septiembre de 2015



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UNIVERSIDAD DE PAMPLONA

CLAUDIA PATRICIA RODRIGUEZ AYALA

Contralor General del Departamento Norte de Santander

ANA MARÍA DIAZ ESPINEL

Contralor Auxiliar Delegado para Auditorías

EQUIPO AUDITOR:

NANCY SERRANO MOLINA

MAGALY VILLAMIZAR BRICEÑO

NUBIA STELLA PEÑARANDA ABRIL

DICTAMEN: LUZ MARINA MURCIA REYES



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1. DICTAMEN INTEGRAL 5

1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO 5

1.1.1 Control de Gestión 5

1.1.2. Control Financiero y Presupuestal 6

1.1.2.1 Opinión sobre los Estados Contables 6

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 12

2.1 CONTROL DE GESTIÓN 12

2.1.1. Factores Evaluados 12

2.1.1.1 Ejecución Contractual 12

2.1.1.2 Resultado, Evaluación Rendición de la Cuenta 137

2.1.1.3 Legalidad 150

2.1.1.4 Gestión Ambiental 151

2.1.1.5 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento 152

2.1.1.6 Control Fiscal Interno 153

2.2 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 154

2.2.1 Estados Contables 154

2.2.2 Gestión Presupuestal 154

2.2.3 Gestión Financiera 154

3. OTRAS ACTUACIONES 155

3.1. ATENCIÓN DE QUEJAS 155

3.2 BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR 155

4. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS CON

PRESUNTA INCIDENCIA 158

5. ANEXOS 158



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San José de Cúcuta, septiembre de 2015

Doctor ELIO DANIEL SERRANO VELASCO

Rector

Universidad de Pamplona

Asunto: Informe final auditoría especial vigencia 2014.

La Contraloría General del Departamento Norte de Santander con fundamento en las

facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó

Auditoría Modalidad Especial al municipio que usted representa, a través de la evaluación

de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos y

los resultados de la gestión a 31 de diciembre de 2014.

Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la

Entidad y analizada por la Contraloría General del Departamento Norte de Santander, que

a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el

concepto sobre la gestión adelantada por la UNIVERSIDAD DE PAMPLONA, que incluya

pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales.

El informe contiene la evaluación del aspecto contractual, que una vez se detecten deficiencias por la comisión de auditoría, deben ser corregidos por la Entidad, lo cual contribuye a su mejoramiento continuo y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. Se remite el presente INFORME FINAL para que en un término de quince (15) días hábiles contados a partir del recibido del mismo, realice el Plan de Mejoramiento incluyendo los hallazgos administrativos confirmados en éste informe, el cual se debe enviar a la Contraloría General del Departamento en medio físico y de forma digital a los correos [email protected] y/o [email protected]. De no allegar el Plan de Mejoramiento, se trasladará el hecho al proceso sancionatorio, según lo reglamenta la Resolución interna 0705 del 30 de noviembre de 2011 de ésta Departamental. NOTA: Es de mencionar, que la presente auditoria se ejecutó espacialmente desde las

oficinas de esta Departamental, conforme a las directrices establecidas por la alta

dirección según memorando de asignación del 27 de mayo hogaño, desarrollándose, con

base en los soportes allegados, que se analizan bajo la presunción de lo establecido en

Art. 83 CP/91 “Las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas deberán

ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que

aquellos adelanten ante éstas”.

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]



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1. DICTAMEN INTEGRAL

1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO

Con base en la calificación total de 83.2 puntos, sobre la Evaluación de Gestión y

Resultados, la Contraloría General del Departamento Norte de Santander Fenece la

cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2014.

Componente PonderaciónCalificación

Total

1. Control de Gestión 0.7 56.2

2. Control de Resultados 0 0.0

3. Control Financiero 0.3 27.0

Calificación total 1.00 83.2

Fenecimiento

Concepto de la Gestión Fiscal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

0.0

90.1

FENECE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Concepto

FENECE

NO FENECE

80.3

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA AUDITADA

Calificación Parcial

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Concepto

FAVORABLE

DESFAVORABLE

FAVORABLE

DESCARGAR

CONTROL DE REVISION

Fuente: Matriz de calificación

Elaboró: Equipo Auditor

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación:

La Contraloría General del Departamento Norte de Santander como resultado de la

auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Gestión, es Favorable –

como consecuencia de la calificación de 80.3 puntos, resultante de ponderar los factores

que se relacionan a continuación:

Factores PonderaciónCalificación

Total

1. Gestión Contractual 0.63 51.7

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 0.02 1.5

3. Legalidad 0.05 4.8

4. Gestión Ambiental 0.10 9.3

5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS) 0.00 0.0

6. Plan de Mejoramiento 0.10 4.2

7. Control Fiscal Interno 0.10 8.7

1.00 80.3

Concepto de Gestión a emitir

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

41.8

Favorable

Desfavorable

86.7

Favorable

Concepto

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Calificación total

0.0

93.3

82.1

76.9

95.9


ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

CONTROL DE GESTIÓN



1.1.1 Control de Gestión



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Contraloría General del Departamento Norte de Santander como resultado de la auditoría

adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es Favorable, como

consecuencia de la calificación de 90.1 puntos, resultante de ponderar los factores que se

relacionan a continuación:

Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Estados Contables 0.70 63.0

2. Gestión presupuestal 0.10 8.3

3. Gestión financiera 0.20 18.8

Calificación total 1.00 90.1

Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Concepto

83.3

Favorable

Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Favorable

TABLA 3

90.0


CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

93.8



1.1.2.1 Opinión sobre los Estados Contables

Los estados Financieros fueron analizados por la Dra. LUZ MARINA MURCIA REYES, Contadora Público con T.P. 45798 T y Profesional Especializada de Control Fiscal de esta Departamental, el cual mediante oficio de abril del presente, dictamino textualmente lo siguiente: He examinado el Balance General, el Estado de Actividad Económica y Social, Estado de Cambio en el Patrimonio y las Notas a los Estados Contables con corte a 31 de diciembre de 2014, allegados a esta departamental por la administración de la UNIVERSIDAD DE PAMPLONA, examen practicado de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas. Se conceptúa que dichos estados financieros y sus correspondientes notas fueron preparados bajo la responsabilidad de la administración de la Entidad y certificados por el Representante Legal y Contador Público con sus firmas, lo cual, indican que son Estados Fidedignos, cuyas cuentas fueron tomadas de los Libros de Contabilidad de la entidad y las cifras registradas en ellos presentan en forma aceptable la realidad financiera. Mi responsabilidad consiste en examinarlos y expresar una opinión sobre ellos de conformidad con las normas de auditoría de aceptación general en Colombia, es necesario planificar y aplicar determinadas técnicas y procedimientos, para obtener una seguridad sobre si los estados financieros son razonables. Una auditoria además incluye el examen, con base en pruebas selectivas, de la evidencia que respaldan las cifras, las revelaciones y las notas informativas de los estados financieros. También incluye la evaluación de las normas y principios de Contabilidad utilizadas y de las principales estimaciones efectuadas por la administración, así como la evaluación de la presentación de los estados financieros en conjunto. Considero que son una base razonable para fundamentar este dictamen de la siguiente manera:

1.1.2. Control Financiero y Presupuestal



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DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA SANCIONATORIA CONDICION: Revisados los saldos del grupo de Disponible, correspondiente a Depósitos en instituciones financieras por valor de $31.982.787.155 de los cuales existen en cuentas corrientes $3.480.594.329 y en cuentas de ahorro $28.502.192.826. No se pudo efectuar la verificación del saldo de Efectivo con lo consignado en las conciliaciones bancarias, toda vez que no se allegaron copias de los extractos bancarios y El Balance de Comprobación allegado, está expresado a nivel de Cuentas, por lo que fue imposible para esta Contraloría realizar un análisis de las cuentas auxiliares que lo conforman. CRITERIO: LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA, está incumpliendo con lo dispuesto en el artículo 13 la Resolución 705 de 2011, que reglamenta la forma, términos y procedimientos para la Rendición de la Cuenta Anualizada. DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICION: Se observaron las siguientes revelaciones en las notas a los Estados Financieros: En el grupo de Propiedades, Planta y Equipo, según revelaciones en las notas a los Estados Financieros, se expresa que se está realizando Depreciación De manera global aplicando el método de línea recta sobre el saldo de bienes con corte a 31 de diciembre de 2013, teniendo en cuenta que no existe un inventario detallado de los mismos, por lo que se está trabajando en su actualización. La cuenta de Pasivos Estimados - Corresponde al cálculo actuarial del pasivo pensional el cual está pendiente de actualización. Otros Deudores.- se ajustaron saldos de cajas menores de los años 2004, 2005,2006 Y 2007 por valor de $191.52 millones, las cuales no fue posible su recuperación por su caducidad, falta de documentación y actos administrativos, dicho valor se registró en cuenta de orden. Igualmente se verificó el valor registrado como ingresos en el Balance de Comprobación por valor de $112.785.730.848 frente al valor registrado como recaudo en la ejecución activa por $145.659.388.000, lo cual arroja una diferencia por valor de $32.873.657.152, La Universidad deberá aclarar la diferencia mediante conciliación y soportarla respectivamente. Igualmente se verificó el valor registrado como egresos en el Balance de Comprobación por valor de $25.994.551.632 y por costo de ventas la suma de $76.942.162.045 para un gran total de $102.936.713.677, frente al valor registrado en compromisos en la ejecución pasiva por $115.485.393.000, lo cual arroja una diferencia por valor de $12.548.679.323. La Universidad deberá aclarar la diferencia mediante conciliación y soportarla respectivamente.



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CRITERIO: La Universidad de Pamplona, no está dando cumplimiento a lo dispuesto en la Resolución 225 de 2006, en lo relacionado a Principios de Contabilidad Pública, numerales 116 Registro y 117 Causación. En mi opinión, los estados financieros de la UNIVERSIDAD DE PAMPLONA, presentan razonablemente la situación financiera por el año terminado a 31 de diciembre de 2014, excepto por los hechos mencionado anteriormente y otros aspectos que no se presenta como información adicional necesaria y complementaria en las notas a los estados financieros de los hechos financieros, económicos y sociales más relevantes de forma clara y de manera cualitativa y cuantitativa. DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA SANCIONATORIA Revisados los saldos del grupo de Disponible, correspondiente a Depósitos en instituciones financieras por valor de $31.982.787.155 de los cuales existen en cuentas corrientes $3.480.594.329 y en cuentas de ahorro $28.502.192.826. No se pudo efectuarla verificación del saldo de Efectivo con lo consignado en las conciliaciones bancarias, toda vez que no se allegaron copias de los extractos bancarios y El Balance de Comprobación allegado, está expresado a nivel de Cuentas, por lo que fue imposible para esta Contraloría realizar un análisis de las cuentas auxiliares que lo conforman. LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA, está incumpliendo con lo dispuesto en el artículo 13 la Resolución 705 de 2011, que reglamenta la forma, términos y procedimientos para la Rendición de la Cuenta Anualizada. Descargo Se adjunta el balance de Comprobación de la Universidad de Pamplona, con corte a 31 de diciembre de 2014, a nivel de auxiliares. Folios 703 – 705 CONCLUSION DE LA CONTRALORIA: La Universidad de Pamplona allegó 3 folios, los cuales registran los saldos de los depósitos en instituciones financieras, los cuales ascienden a $31.982.787.155, registrados en el Balance General, así mismo envió las copias de los extractos bancarios que hacen parte integral de las conciliaciones bancarias, lo cual permitió la verificación del Efectivo. Es preciso aclarar que la Universidad no rindió el Balance de comprobación a nivel de ocho dígitos, tal como lo expresa el parágrafo 2 del Artículo 4 de la Resolución 705, impidiendo verificar cada una de las partidas que conforman el Balance. Es posible que la Universidad de Pamplona, por desconocimiento del proceso de rendición de la cuenta, no esté registrando en la plataforma SIA, los documentos y soportes necesarios que respaldan las operaciones y la gestión administrativa realizada por la Entidad, ocasionando con ello obstrucción al momento de revisar y verificar la información, de otra parte esto le acarreará posteriormente la imposición de sanciones. POR LO ANTERIOR SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA SANCIONATORIA.

2. HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA SANCIONATORIA



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DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA Se observaron las siguientes revelaciones en las notas a los Estados Financieros: En el grupo de Propiedades, Planta y Equipo, según revelaciones en las notas a los Estados Financieros, se expresa que se está realizando Depreciación De manera global aplicando el método de línea recta sobre el saldo de bienes con corte a 31 de diciembre de 2013, teniendo en cuenta que no existe un inventario detallado de los mismos, por lo que se está trabajando en su actualización. La cuenta de Pasivos Estimados - Corresponde al cálculo actuarial del pasivo pensional el cual está pendiente de actualización. Otros Deudores.- se ajustaron saldos de cajas menores de los años 2004, 2005,2006 Y 2007 por valor de $191.52 millones, las cuales no fue posible su recuperación por su caducidad, falta de documentación y actos administrativos, dicho valor se registró en cuenta de orden. Igualmente se verificó el valor registrado como ingresos en el Balance de Comprobación por valor de $112.785.730.848 frente al valor registrado como recaudo en la ejecución activa por $145.659.388.000, lo cual arroja una diferencia por valor de $32.873.657.152, La Universidad deberá aclarar la diferencia mediante conciliación y soportarla respectivamente. Igualmente se verificó el valor registrado como egresos en el Balance de Comprobación por valor de $25.994.551.632 y por costo de ventas la suma de $76.942.162.045 para un gran total de $102.936.713.677, frente al valor registrado en compromisos en la ejecución pasiva por $115.485.393.000, lo cual arroja una diferencia por valor de $12.548.679.323. La Universidad deberá aclarar la diferencia mediante conciliación y soportarla respectivamente. La Universidad de Pamplona, no está dando cumplimiento a lo dispuesto en la Resolución 225 de 2006, en lo relacionado a Principios de Contabilidad Pública, numerales 116 Registro y 117 Causación. En mi opinión, los estados financieros de la UNIVERSIDAD DE PAMPLONA, presentan razonablemente la situación financiera por el año terminado a 31 de diciembre de 2014, excepto por los hechos mencionado anteriormente y otros aspectos que no se presenta como información adicional necesaria y complementaria en las notas a los estados financieros de los hechos financieros, económicos y sociales más relevantes de forma clara y de manera cualitativa y cuantitativa. Descargo Si bien es cierto, que al hacer la comparación entre lo recaudado en la ejecución presupuestal Activa (Ingresos) y el valor total registrado en la cuenta contable 4 INGRESOS existe una diferencia de $ 32.873.657.152, no se debería hacer dicha similitud, por lo siguiente: En la ejecución presupuestal activa, se registran como recaudo los excedentes de la

vigencia anterior (2013), capital semilla y lo destinado para el pago de reservas que en su mayoría corresponde a saldo den bancos, los cuales no se pueden registran nuevamente en la cuenta contable 4 INGRESOS porque estaría duplicando el mismo.

Las devoluciones de matrículas se registran como un gasto en el presupuesto y en

la cuenta contable 4 se registran descontando el ingreso.



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El recaudo por concepto de capital semilla el cual se recibe incluido en la matrícula

de los estudiantes de pregrado, en el balance de Comprobación se registra en una cuenta del pasivo Ingresos para Terceros.

Los ingresos recibidos en diciembre por concepto de matrículas para la siguiente vigencia (2015), en la contabilidad se registra en una cuenta pasiva llamada Ingresos recibidos por anticipado

Los ingresos recibidos de convenios y contratos se registran en una cuenta del

pasivo llamada Ingresos recibidos para terceros y se va registrando en la cuenta contable 4 INGRESOS, teniendo en cuenta la ejecución del gasto, así como se menciona en las Notas a los Estados Financieros.

Así mismo informo que en la contabilidad se registran notas contables que no

generan flujo de efectivo por lo tanto no se registran en la ejecución presupuestal de gastos.

La devolución del IVA realizada por la DIAN en el presupuesto se registra en el rubro

1.1.1.02.01.03 DEVOLUCION DEL IVA y contablemente se registra un crédito a la cuenta contable 14706601 DEVOLUCIÓN DE IVA PARA ENTIDADES DE EDUCACIÓN SUPERIOR- RECURSOS PROPIOS, por lo tanto no afecta la cuenta contable 4 de INGRESOS

Por lo anterior se puede concluir que los ingresos presupuestales Vs ingresos contables no pueden ser iguales por cuanto todo lo recaudado en la ejecución Activa no necesariamente se deben registrar en la cuenta contable 4 INGRESOS, se registran de acuerdo a su naturaleza. Al realizar la comparación entre los Gastos y los costos de ventas según el balance de comprobación y los compromisos registrados en la ejecución presupuestal Pasiva de la vigencia 2014, se evidencia que existe diferencia, por las siguientes consideraciones: La adquisición de bienes inmuebles y bienes muebles se registra contablemente en

la cuenta 16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO, como es el caso de la adquisición del Inmueble antiguo Colegio del Rosario entre otros. Los bienes devolutivos que se registran en la cuenta de GASTOS y COSTO DE VENTAS son aquellos que por ser de menor cuantía no se justifica depreciarlos normalmente de acuerdo a su vida útil, teniendo en cuenta que el numeral 14 del Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo, de la Contaduría General del Departamento.

Las devoluciones en matricula se registran en la ejecución Pasiva y en la

contabilidad se registran disminuyendo el ingreso por venta de servicios. La devolución del capital semilla se registra en la ejecución pasiva y en la

contabilidad disminuye el saldo de la cuenta pasiva ingresos recibidos para terceros. Las cajas menores se registran en la ejecución pasiva, en el momento del

desembolso y cada vez que la legalice, pero si al finalizar la vigencia no se legaliza en su totalidad, se constituye una cuenta de cobro a nombre del responsable y en la vigencia actual en el momento en que se reciban los soportes, su registro se realiza en la cuenta contable del gastos o Costo de Venta según sea el caso sin afectar nuevamente la ejecución Pasiva.

En las cuentas de gastos y costos de ventas se registran movimientos que no

generan flujo de efectivo como son: depreciación, provisión para deudores, amortización de Cargos Diferidos, amortización de Intangibles, los cuales no se registran en la ejecución Pasiva.



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Los contratos que quedaron en reservas al finalizar la vigencia, no se causaron en

contabilidad debido a que el servicio y los bienes contrataron no se recibieron. La adquisición de bienes inmuebles y bienes muebles se registra contablemente en

la cuenta 16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO y no en la cuenta de GASTOS ni COSTO DE VENTAS por ser bienes devolutivos y para uso de la Universidad.

Por lo anterior se puede concluir que los Compromisos presupuestales Vs Gastos y Costos de Ventas no pueden ser iguales por cuanto todo lo comprometido en la vigencia no necesariamente se deben registrar en la cuenta contable 5GASTOS Y 6 COSTOS DE VENTAS, su registro se hace de acuerdo a su naturaleza, teniendo en cuenta si el bien o el servicio se ha recibido. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA: La Universidad de Pamplona explicó las razones por las cuales la ejecución de ingresos no puede ser igual a los ingresos registrados en el Balance General, pero no determinó con exactitud las partidas que componen la diferencia observada por esta Contraloría al momento de revisar la Cuenta Anualizada, no pudiéndose establecer si existen o no irregularidades en la información presentada. La Universidad de Pamplona no rindió descargos relacionados con la Depuración pendiente por realizar a los saldos En el grupo de Propiedades, Planta y Equipo, en La cuenta de Pasivos Estimados y en la cuenta de Otros Deudores. Es posible que la Universidad de Pamplona, por desconocimiento del proceso de rendición de la cuenta, no esté registrando en la plataforma SIA, los documentos y soportes necesarios que respaldan las operaciones y la gestión administrativa realizada por la Entidad, ocasionando con ello obstrucción al momento de revisar y verificar la información. POR LO ANTERIOR SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO.

2.HALLAZGO ADMINISTRATIVO

PLAN DE MEJORAMIENTO

La Entidad debe diligenciar y presentar el plan de mejoramiento adjunto que le permite

solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor, dentro de los quince

(15) días siguientes al recibo del informe final.

El plan de mejoramiento presentado debe contener las acciones que se implementarán

por parte de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades

detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y

los responsables de su desarrollo.

Atentamente,

CLAUDIA PATRICIA RODRIGUEZ AYALA

Contralora General del Departamento Norte de Santander



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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2.1 CONTROL DE GESTIÓN

Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de

Gestión es Favorable, como consecuencia de la evaluación de los siguientes

Factores:

2.1.1.1 Ejecución Contractual

En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por

la Universidad de Pamplona, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna

de rendición de cuentas en línea de la Contraloría General del Departamento Norte de

Santander, se determinó que la entidad celebró la siguiente contratación:

Según lo reportado en el SIA (Sistema Integral de Auditoría de la página web de esta Departamental), celebro un total de 2654 contratos en la vigencia 2014 por valor de $39.710.421.381, distribuidos así:

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR $

Arrendamiento 35 $622,013,485

Compraventa (bienes inmuebles) 1 $7.500.000.000

Consultoría 3 $14,866,661

Obra 4 $455,035,555

Apoyo a gestión 293 $1,364,719,888

Interventoría 3 $138,718,136

Mantenimiento y reparación 5 $43,208,161

Otros 125 $5,664,195,049

Prestación de servicios 2163 $22.812.973.771

Servicio de transporte 6 $383,326,240

Suministros 16 $711,364,435

TOTAL 2.654 $39,710,421,381

Fuente: Formato F20_1A_AGR del SIA Elaboró: Equipo Auditor

Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la Ejecución Contractual, es 82.1 EFICIENTE como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:

2.1.1. Factores Evaluados



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Prestación Servicios QContratos

SuministrosQ

Contratos

Consultoría y

Otros

QContratos

Obra PúblicaQ

Cumplimiento de las especificaciones técnicas 100 14 46 13 0 0 100 1 75.00 0.50 37.5

Cumplimiento deducciones de ley 100 16 100 13 0 0 100 1 100.00 0.05 5.0

Cumplimiento del objeto contractual 97 1 100 13 0 0 100 1 99.83 0.20 20.0

Labores de Interventoría y seguimiento 97 16 100 13 0 0 100 1 98.33 0.20 19.7

Liquidación de los contratos 0 13 0 13 0 0 0 1 0.00 0.05 0.0

1.00 82.1

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

GESTIÓN CONTRACTUAL

VARIABLES A EVALUAR Promedio PonderaciónPuntaje

Atribuido

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL

TABLA 1-1

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

Calificación

Eficiente

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo auditor

Según memorando de asignación del 27 de mayo del presente, seleccionaron 31 contratos por valor de $14.536.261.492 equivalente al 36.6% del valor total contratado, como se refleja a continuación: ES DE ANOTAR QUE LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA CUENTA CON SU ESTATUTO DE CONTRATACIÓN, EL CUAL SE ENCUENTRA REGLAMENTADO EN EL ACUERDO NÚMERO 002 DEL 12 DE ENERO DE 2007 “POR EL CUAL SE MODIFICA Y ACTUALIZA EL ESTATUTO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA”

HALLAZGOS

OBSERVACIONES ADMINISTRATIVAS COMUNES PARA LOS PROCESOS CONTRACTUALES ANALIZADOS

De la muestra contractual analizada y materia de esta auditoría, se evidencia las siguientes observaciones comunes para los procesos contractuales desarrollados: DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA

Los estudios de conveniencia deberán contar con toda la información que permita soportar el proceso contractual, y para ello es necesario que estos cumplan con ciertos requisitos como son una descripción clara de la necesidad que se pretende satisfacer, la identificación del objeto a contratar y las condiciones técnicas exigidas, entre otros aspectos. En los estudios de conveniencia de los procesos contractuales celebrados, no se menciona específicamente la necesidad que pretende satisfacer, esta se encuentra de manera general, no hay detalle de las especificaciones técnicas exigidas. Lo descrito en los estudios de conveniencia no permite efectuar un adecuado seguimiento al proceso contractual ejecutado, dificultando de esta manera la labor del supervisor y/o interventor y de los organismos de control. DESCARGO DE LA ENTIDAD Conforme a lo establecido en el artículo 25 literales d y f del estatuto de contratación de la Universidad se debe realizar por la misma el estudio en el cual se analicen las razones de conveniencia y oportunidad del contrato, y cuando sea necesario, el estudio deberá estar



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acompañado de los diseños, planos y evaluaciones de pre factibilidad o factibilidad. No se rige nuestra contratación por lo establecido en la Ley 80 de 1993 en virtud del principio de autonomía consagrado en el artículo 69 de la Constitución Política de Colombia y Ley 30 de 1992. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Para dar respuesta a la alegación presentada por la Universidad de Pamplona, es necesario traer a colación la siguiente normatividad: El artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 señaló:

“Las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen

contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la

Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual,

acorde con su régimen legal especial, los principios de la función

administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la

Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas

al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la

contratación estatal.”

El artículo 209 de la Constitución Política expresa:

“La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se

desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia,

economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la

descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

La Sección Tercera del Consejo de Estado en la Sentencia dictada el 29 de agosto de 2007 en el proceso número 850012331000030901 radicado interno 15324, Consejero Ponente, Dr Mauricio Fajardo Gómez, al manifestar:

Sentencia Proferida por la Sección Tercera de la Sala Contencioso Administrativa del Consejo de Estado, Consejera Ponente: RUTH STELLA CORREA PALACIO, el 3 de diciembre de 2007:



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En conclusión, la departamental plantea una oportunidad de mejora con el fin de que la Universidad efectué una gestión contractual aplicando los principios de la administración pública y elaborando unos estudios previos claros, que detallen la necesidad que se pretende satisfacer, la identificación del objeto a contratar y las condiciones técnicas exigidas, entre otros aspectos. Esta situación puede presentarse porque no se ha definido claramente los aspectos que deben contener los estudios previos, generándose con ello dudas que dificultan la labor del supervisor y/o interventor y de los organismos de control, por lo tanto, se confirma el HALLAZGO. 3. HALLAZGO ADMINISTRATIVO.



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DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA En los procesos contractuales debe existir un informe detallado de supervisión y/o interventoría, de conformidad con lo establecido en la Ley 1474 de 2011. En el proceso contractual revisado no aparece un informe detallado por parte del supervisor y /o interventor, este se basa en una constancia de cumplimiento, en donde no se especifica las actividades efectuadas por parte del contratista. DESCARGO DE LA ENTIDAD La Ley 1474 de 2011 y específicamente el capítulo VII DISPOSICIONES PARA PREVENIR Y COMBATIR LA CORRUPCION EN LA CONTRATACION PUBLICA, contempla disposiciones relacionadas precisamente con la contratación pública respecto de interventores y supervisores, hace referencia en su mayoría a lo contemplado en la Ley 80 de 1993 que regula la contratación en las entidades estatales a las que aplica esta norma. La Universidad por su autonomía, no está sujeta a la Ley 80 de 1993, tiene su estatuto propio y la reglamentación correspondiente a la supervisión e interventoría. Lo anterior en virtud de lo establecido en el artículo 69 de la Constitución Política que reza: “Artículo 69. Se garantiza la autonomía universitaria. Las universidades podrán darse sus directivas y regirse por sus propios estatutos, de acuerdo con la ley. La ley establecerá un régimen especial para las universidades del Estado. El Estado fortalecerá la investigación científica en las universidades oficiales y privadas y ofrecerá las condiciones especiales para su desarrollo. El Estado facilitará mecanismos financieros que hagan posible el acceso de todas las personas aptas a la educación superior”. A su vez el artículo 28 de la Ley 30 de 1992 establece: “Artículo 28. La autonomía universitaria consagrada en la Constitución Política de Colombia y de conformidad con la presente ley, reconoce a las universidades el derecho a darse y modificar sus estatutos, designar sus autoridades académicas y administrativas, crear, organizar y desarrollar sus programas académicos, definir y organizar sus labores formativas, académicas, docentes, científicas y culturales, otorgar los títulos correspondientes, seleccionar a sus profesores, admitir a sus alumnos y adoptar sus correspondientes regímenes, y establecer, arbitrar y aplicar sus recursos para el cumplimiento de su misión social y de función institucional”. La Ley 30 de 1992 establece respecto a la contratación en las Universidades estatales u oficiales lo siguiente:

“Artículo 93. Salvo las excepciones consagradas en la presente ley, los contratos que para el cumplimiento de sus funciones celebren las universidades estatales u oficiales, se regirán por las normas del derecho privado y sus efectos estarán sujetos a las normas civiles y comerciales, según la naturaleza de los contratos.

Parágrafo. Se exceptúan de lo anterior los contratos de empréstito, los cuales se someterán a las reglas previstas para ellos por el Decreto 222 de 1983 y demás disposiciones que lo modifiquen, complementen o sustituyan.

Artículo 94. Para su validez, los contratos que celebren las universidades estatales u oficiales, además del cumplimiento de los requisitos propios de la contratación entre particulares, estarán sujetos a los requisitos de aprobación y registro presupuestal, a la sujeción de los pagos según la suficiencia de las respectivas apropiaciones, publicación en el Diario Oficial y pago del impuesto de timbre nacional cuando a éste haya lugar”.



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Los informes de supervisión deberán indicar el cumplimiento del objeto contractual de conformidad con lo estipulado en el artículo 83 de la ley 1474 de 2011: “La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos” Si bien es cierto la normatividad planteada por la entidad universitaria, no es menos cierto que el Estatuto Anticorrupción, exige un mayor control por parte de los supervisores y/o interventores, en donde es importante efectuar un seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico, que permita dar certeza del cumplimiento del objeto contractual. Esta situación puede presentarse porque no se ha establecido los puntos que deben contener los informes del supervisor y/o interventor, lo que conlleva a informes que no certifican el cumplimiento del objeto contractual, por lo expuesto, se confirma el hallazgo administrativo. 4.HALLAZGO ADMINISTRATIVO DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA En los expedientes de los contratos de prestación de servicios no se evidencia una relación del personal que ejecutó la labor. Así mismo no se cuenta con la historia laboral de los mismos y los documentos que soportan las competencias y habilidades de cada uno. No hay consulta de antecedentes disciplinarios, fiscales y judiciales del personal operativo. DESCARGO DE LA ENTIDAD En el caso de contratos de prestación de servicios profesionales y personales, efectivamente la Institución verifica los documentos necesarios para la celebración del contrato (Hoja de vida, soportes, antecedentes disciplinarios, fiscales y judiciales). Por otra parte, en los contratos de prestación de servicios celebrados con personas jurídicas son ellos quienes verifican el cumplimiento de los requisitos del personal a su cargo. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Para efectos de optimizar el control durante la etapa de examen del proceso auditor estas precisiones antes expuestas deben compartirse con la entidad de control toda vez que no facilitan la revisión de estos documentos que se encuentra sujetos de verificación en nuestros protocolos quedando por tanto sujetos a una etapa de descargos que por economía pudiere evitarse centrar alguna discusión y mayor aun inconformidad al no encontrar en el historial del contrato, los documentos que motivan la observación preliminar, razón por la cual se deben tomar las acciones de mejora respectivas para coadyuvar en el suministro de la información y documentación y orientaciones a que haya lugar como las que originaron estos hechos en el mismo trabajo de campo del equipo de



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auditoría y poder verificar la existencia de estos documentos. Se valida el hallazgo en búsqueda de la mejora administrativa comentada 5. HALLAZGO ADMINISTRATIVO 2.1.1.1.1 Obra Pública De un universo de 04 contratos por valor de $455.035.555 se analizó 01 contrato por valor de $195.391.243 equivalente al 43% del valor total contratado en la modalidad, de los cuales de evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado: 2.1.1.1.2 Suministros De un universo de 09 contratos por valor de $711,364,435, se analizó 01 contrato por valor de $64,652,165.00 equivalente al 9% del valor total contratado en la modalidad, de los cuales se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado: 2.1.1.1.3 Otros De un universo de 125 contratos por valor de $5,664,195,049, se analizaron 12 contratos por valor de $2,209,597,973 equivalente al 39% del valor total contratado en la modalidad, de los cuales se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:

CONTRATO DE PROMESA DE VENTA Y DE ARRENDAMIENTO No. 1137

Contratista: SOR LUCIA TOVAR PINZON

Valor:$7.500.000.000



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Fecha: 24 DE ENERO DE 2014 Plazo:

Certificado Disponibilidad: 73 DEL 7 DE ENERO DE 2014 Y 295 DEL 22 DE ENERO DE 2014 Rubro presupuestal: 2.1.2.01.04.02.05 ARRENDAMIENTOS $15.000.000 2.1.2.03.02.02.04 ARRENDAMIENTOS 10.000.000 2.1.03.02.11 ARRENDAMIENTOS 25.000.000 $50.000.000 2.2.1.03.02.02 – PROYECTO 3.2.2. PLAN MAESTRO DE REGULARIZACIÓN Y MANEJO $ 7.500.000.000 La Universidad de Pamplona dentro de la etapa de ejecución de la Auditoría no allegó la siguiente documentación: Estudios previos, Registro Presupuestal, Pólizas, Acta de Inicio, Comprobantes de egreso, informe de supervisión, designación del supervisor, acta de liquidación. Revisados los documentos soportes allegados por la Universidad de Pamplona no se encuentra un ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO, no se tiene en cuenta un estudio técnico ni económico para la determinación del valor del contrato, específicamente con lo relacionado al canón de arrendamiento. Se aprecia un avalúo comercial con fecha 21 de diciembre a cargo del arquitecto de la Universidad Nacional de Colombia J. Guillermo Vera Ramírez, por valor de $ 8.680.522.632 DESCARGO DE LA ENTIDAD Respecto del acta de inicio y acta de liquidación contrato de compra venta del Colegio El Rosario, es pertinente aclarar que por la naturaleza jurídica del mismo y por tratarse de un contrato de ejecución instantánea, no requiere las mencionadas actas. Según el artículo 53 del estatuto de contratación de la Universidad, son objeto de liquidación los contratos de tracto sucesivo entre otros.



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Se anexan estudios previos, solicitud de CDP, CDP, Registro presupuestal y comprobantes de egreso por el valor del inmueble. (Folios 1- 44). CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA El ente Universitario allegó en la etapa de alegación requerimiento de servicios FDE-VA-16 sin fecha con visto bueno del Vicerrector Administrativo y Financiero, valoración del requerimiento (formato sin codificación), sin fecha firmado por el Rector de la Universidad, Proyectos de inversión especiales FDE.PL-23 del 7 de enero de 2014 suscrito por el director de la Oficina de planeación, informe del rector referente a las instalaciones del inmueble, estudio técnico y financiero de la adquisición del bien inmueble sin fecha elaborado por el Director de la Oficina de Planeación, solicitud CDP 073 del 7-1-2014, Certificado de Disponibilidad Presupuestal número 73 del 7 de enero de 2014 por valor de $7.500.000.000, registro presupuestal número 10601 del 27-6-2014 por valor de $7.500.000.000, comprobante de egreso número 26803 del 1-8-2014 por $4.500.000.000 y comprobante de egreso número 26804 del 1-8-2014 por $3.000.000.000. Así mismo anexo el acuerdo número 047 del 18 de junio de 2014 por la cual se concede autorización al señor rector de la Universidad de Pamplona, para celebrar la compraventa de un inmueble Una vez revisada y valorada la información allegada y relacionada por el Ente Universitario, en donde se observa lo enunciado por la departamental y en concordancia con el principio de la buena fé, se levanta la observación descrita en el informe preliminar. DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA Verificados los balances de comprobación de las vigencias 2013 y 2014 no se observa la afectación contable de la adquisición del presente predio, específicamente en la cuenta 16. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO. De acuerdo a lo anterior la Universidad de Pamplona no está dando cumplimiento a lo establecido en la contabilidad pública, así como la aplicación de los principios generales de la contratación como la transparencia y economía. DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexa el documento REVISAR MOVIMIENTOS generado del sistema Gestasoft módulo Contabilidad, que corresponde al registro de la causación No. CAPG-109155 de fecha 01/07/2014 por valor de $7.500.000.000, en donde se demuestra la contabilización de la adquisición del inmueble ubicado en la carrera 5 # 3-39 donde funcionaba El Colegio el Rosario en la ciudad de Pamplona, en la cuenta contable 16400147 INMUEBLE COLEGIO NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO. (Folio 45) CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Universidad de Pamplona allegó a la departamental el movimiento CAPG-109155 del 1-7-2014 por valor de $7.500.000.000, en donde se detalla la causación contable del inmueble, es por ello que luego de valorada la información presentada por el ente universitario, se levanta la observación descrita por la Contraloría. DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA En las clausulas octava y novena del Contrato se establece lo siguiente:



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Dentro de la documentación anexa no se evidencia que la Universidad de Pamplona haya dado cumplimiento a lo establecido en las cláusulas 8 y 9 de la minuta de contractual. DESCARGO DE LA ENTIDAD Sobre esta observación se remite escritura pública número 487 del 03 de julio de 2014 y en su cláusula cuarta estipula lo siguiente “La vendedora declara que el inmueble que transfiere se encuentra libre de censo, hipoteca, embargo, pleitos pendientes (…)” y por lo anterior se infiere que el bien inmueble se encuentra libre de cualquier gravamen desde el momento de la suscripción del contrato de compra venta. (Folio 46 – 47). Así mismo folios de matrícula inmobiliaria en donde se determina que fue inscrita la escritura de compraventa sin ninguna limitante. Folios 48-51 Respecto de la cláusula novena del contrato de compra venta con relación a los gastos notariales, se anexan los documentos soporte de pagos. (Folio 52 – 56) CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Universidad de Pamplona presentó en la etapa de descargos la siguiente información: escritura pública número 487 del 3 de julio de 2014, impuesto de registro del 16 de julio de 2014 $18.750.000, causación de pago número 21440 del 14-7-2014 $39.395.500, comprobante de egreso número 20942 del 15-7-2014 $39.395.500. Luego de analizada la anterior información, la cual evidencia el cumplimiento de las cláusulas 8 y 9 de la minuta de contractual referenciada, se levanta la observación administrativa.



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ORDEN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS NO. 838 DE 2014

Contratista: JESÚS ALEJANDRO PÉREZ CONTRERAS Objeto: Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor de la Universidad de Pamplona para la vigencia 2014 Valor: $65.000.000 Fecha: 23 de enero de 2014 Plazo: hasta el 31 de diciembre de 2014 Certificado Disponibilidad: No. 122 del 14 de enero de 2014 Rubro presupuestal: No. 2.2.1.03.02.02- PROYECTO 3.2.2 PLAN MAESTRO DE REGULARIZACIÓN Y MANEJO Registro Presupuestal:No.1051 del 23 de enero de 2014 Pólizas: Número 96-44101099414 Seguros del Estado del 27-1-2014 amparos: cumplimiento, salarios, indemnización, calidad Resolución número 12 del 27 de enero de 2014 por la cual se aprueba póliza de cumplimiento. Acta de Inicio: de fecha 27 de enero de 2014 Constancia de cumplimiento: Acta de recibo de bienes y servicios registro “FAD-11 v.04” del 10 de febrero de 2014 por valor de $15.694.486, del 25 de marzo de 2014 por valor de $24.326.286, del 14 de julio de 2014 $13.000.000 En el estudio de conveniencia fechado el 14 de enero de 2014, no menciona específicamente la necesidad que pretende satisfacer, esta se encuentra de manera general, no se discriminan o relaciona el parque automotor de la universidad, el estado mecánico actual de los vehículos y no existe ningún soporte que avale lo señalado anteriormente (informe técnico, registro fotográfico, etc.). No hay detalle de las especificaciones técnicas exigidas ni en los estudios previos ni en las invitaciones. Así mismo en el citado estudio de conveniencia no se aclara cada cuanto son los mantenimientos correctivos y preventivos, no se establece un parámetro técnico y un control en los kilómetros recorridos mensualmente, que indiquen el momento apropiado para realizar dichos mantenimientos y reemplazo de las partes cuando sea necesario. Comprobantes de egreso:

Número 3080 del 28-2-2014 por valor de $15.694.486 descuentos $1.222.933 valor a pagar $14.471.553

Número 7371 del 31-3-2014 por valor de $24.326.286 descuentos $ 1.877.732 valor a pagar $22.448.554

Número 11975 del 5-5-2014 por valor de $6.699.000 descuentos $ 704.600 valor a pagar $5.994.400

Número 16163 del 4-6-2014 por valor de $18.280.228 descuentos $ 1.329.427 valor a pagar $16.950.801

Facturas: No 135 del 11-02-2014 por valor de $15.694.486, No. 136 del 25-3-2014 por valor de $24.326.286, No. 140 del 25-4-2014 por valor de $6.699.000. No. 141 por valor de $18.280.228, No. 151 del 14 de julio de 2014 por valor de $13.000.000 ADICIÓN No. 001 DEL 2 DE JULIO DE 2014 POR VALOR DE $13.000.000



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Registro Presupuestal No. 10952 del 2-7-2014 $13.000.000 Rubro afectado 2.1.1.03.02.18 – Otras adquisiciones de servicios Certificado de disponibilidad presupuestal 1809 del 26-5-2014 Certificado número 25876 del 30-7-2014 por valor de $ 13.000.000 descuentos $ 977.255 valor a pagar $12.022.745 Acta de liquidación del 9 de febrero de 2015. DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA

A. AFECTACIÓN PRESUPUESTAL Las afectaciones presupuestales deben sujetarse a la naturaleza del gasto, bien sea de funcionamiento o inversión.

El primer contrato celebrado fue afectado presupuestalmente a un rubro de INVERSIÓN, en donde se resalta el hecho que la labor ejecutada corresponde a un gasto administrativo relacionado con el mantenimiento del parque automotor de la Institución de Educación Superior. Es de anotar que el adicional número 01 de este contrato por valor de $13.000.000, si conto con la afectación presupuestal a un gasto de funcionamiento.

DESCARGO DE LA ENTIDAD La afectación del presupuesto de inversión se realizó bajo los siguientes criterios: 1. Todo gasto en educación superior de cualquier universidad pública se considera gasto público social (funcionamiento e inversión). 2. La Universidad de Pamplona en el Acuerdo No. 066 del 2010 establece en su artículo 5 “Principios del sistema presupuestal”, la programación integral que menciona lo siguiente: “Todos los proyectos de inversión deben contemplar simultáneamente los gastos de inversión, de funcionamiento y las obras complementarias que las exigencias técnicas y administrativas demanden como necesarios para su ejecución y operación de conformidad con los procedimientos y normas legales” 3. Basado en lo anterior, la Oficina de Planeación, consideró que la naturaleza del gasto debía efectuarse por los rubros de inversión y considerando que el transporte de los estudiantes, docentes y administrativos apoyan las políticas de bienestar de la institución. 4. La Oficina de Planeación apoyada en el manual de clasificación presupuestal del gasto de inversión expedido el 21 de septiembre de 2011 por parte del Departamento Nacional de Planeación, página No. 16 ilustra el siguiente ejemplo: Programas de inversión 00212 Mantenimiento de equipos, materiales, suministros y servicios propios del sector. Comprende los gastos encaminados a optimizar y/o recuperar uno o varios bienes físicos muebles para el desarrollo de un sector económico y/o la población en general. Ejemplo: Ministerio de Defensa Nacional – Ejército – Mantenimiento de vehículos blindados de uso del ejército. Conforme a lo anterior, el gasto de mantenimiento de vehículos los cuales están destinados al cumplimiento de la misión de la Universidad en la que se incluye el transporte de estudiantes entre otros, es viable técnicamente afectar el presupuesto de inversión para tal efecto.



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA Como quiera que no existe una unidad de criterio al momento de afectar presupuestalmente el gasto, toda vez que el contrato inicial se registro en el rubro 2.2.1.03.02.02- PROYECTO 3.2.2 PLAN MAESTRO DE REGULARIZACIÓN Y MANEJO y el adicional se apropió el rubro 2.1.1.03.02.18 – Otras adquisiciones de servicios. Es posible que la Universidad de Pamplona no tenga definidas o muy claras las disposiciones generales del presupuesto que definen los gastos que se puedan apropiar por cada uno de los rubros que los componen, generando con ello una ambigüedad en los conceptos. Por lo expuesto anteriormente se confirma el hallazgo administrativo. 6. HALLAZGO ADMINISTRATIVO.

B. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS SIN DOCUMENTOS SOPORTES REFERENCIADOS

Cuando en un registro se mencione un documento como soporte o referencia, se debe tener presente que la fecha de expedición del mismo no sea posterior al del documento en elaboración. En la constancia de cumplimiento registro “FAD-11 v.04” del 10 de febrero de 2014, se menciona la factura de venta número 135, cuya fecha de expedición es el 11 de febrero de 2014, lo que da entender que el registro FAD-11 se elaboró sin contar con el documento soporte. DESCARGO DE LA ENTIDAD Por error en la elaboración del acta se digitó mal la fecha del documento, resultando anterior a la de la factura. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Siendo aceptada la inconformidad de la Contraloría por parte de la entidad auditada, ha de tenerse el hallazgo administrativo pretendiendo mejora empresarial en cuanto al registro y rendición de la información. 7. HALLAZGO ADMINISTRATIVO.

C. DESCRIPCIÓN DE LOS CONCEPTOS EN LAS FACTURAS

En las facturas de venta, es importante describir claramente el concepto por el cual se expide el respectivo título valor. En la factura número 135 del 11 de febrero de 2014 por valor de $15.694.486, se describe lo siguiente:



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En la facturas NO SE relaciona o descrimina el valor afectado a cada uno de los vehículos, se evidencia un registro elaborado por el contratista “Formato de Mantenimiento Preventivo y correctivo del vehículo” el cual no se encuentra recibido por algún funcionario de la Universidad, al igual no está avalado por el supervisor del contrato, así mismo no coinciden los valores descritos en el formato de mantenimiento preventivo y correctivo con lo señalado en la factura. NO SE DETALLAN ASPECTOS IMPORTANTES COMO MARCAS, REFERENCIAS MEDIDAS PARA LAS NEUMATICOS, QUE PERMITAN OBTENER ELEMENTOS DE COMPARACIÓN Y EFECTUAR UN ESTUDIO DE PRECIOS. DESCARGO DE LA ENTIDAD En el formato adjunto a cada factura elaborado por el contratista “Formato de Mantenimiento Preventivo y Correctivo del vehículo”, se detalla cada ítem y su valor. En relación a que éste no se encuentra firmado por el supervisor, es debido a que el contratista entrega dos paquetes con la evidencias, uno a la oficina de contratación y otro con la misma información, en la oficina de Recursos Físicos el cual si se encuentra firmado por el supervisor tal y como se demuestra en las copias anexas. Folios 57 – 91 CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Universidad de Pamplona allegó en la etapa de alegación el Formato de Mantenimiento Preventivo y correctivo del vehículo en los folios 57-91, el cual contiene una firma de recibido, pero no detalla el cargo, nombre e identificación del funcionario que da fe de la prestación del servicio. Así mismo no se detallan los aspectos importantes como marcas, referencias medidas para los neumáticos, que permitan obtener elementos de comparación y efectuar un estudio de precios. También se mantiene lo descrito por la departamental relacionado con el visto bueno del supervisor del contrato en los formatos mantenimiento preventivo y correctivo y los valores de los con lo descritos en las facturas. Como se comento en apartes anteriores, esta situación puede presentarse porque no se ha establecido los criterios que deben contener los informes del supervisor y/o interventor, lo que conlleva a informes que no certifican el cumplimiento del objeto contractual, por lo expuesto, se confirma el hallazgo administrativo. 8. HALLAZGO ADMINISTRATIVO.



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D. DATOS DE LOS REGISTROS

Los registros bien sea físicos o electrónicos deben contar con ciertos datos que permitan efectuar una trazabilidad como fecha, proceso que los origina, etc. Dentro de la documentación allegada se aprecia un registro fotográfico el cual no posee fecha, vehículo al cual se le realiza el mantenimiento, actividades ejecutadas, entre otros aspectos. DESCARGO DE LA ENTIDAD Todos los vehículos de la institución cuentan con una hoja de vida (FGI-07 v.01) en donde se resaltan los mantenimientos que se realizan y las reparaciones que se hacen como también los cambios de repuestos que por desgaste natural deben realizarse o daños fortuitos. También se cuenta con la ficha en donde se realiza la Programación de Mantenimiento General, (FGI-01 v0.0) Se anexan formatos. Folios 92 - 103 Este control se realiza con el fin de mantener los vehículos en óptimas condiciones, un vehículo debería durar un mínimo de 500,000 kilómetros sin reparaciones significativas. Mantenimiento proactivo Mantenimiento Proactivo es la detección y corrección de las causas de las fallas. Con un mantenimiento proactivo se puede corregir la tendencia de desgaste, la curva de degradación o el desgaste que está sufriendo un vehículo. Ejemplos: • Escuchamos el sonido de una pieza o lata suelta. Podemos dejar que suene hasta caerse, o ser proactivos y buscar el perno suelto para asegurarlo y evitar que se caiga. • Observamos desgaste desigual de las llantas delanteras. Podemos dejar que se gasten, o podemos ser proactivos y llevar el vehículo al taller para alinear la dirección, extendiendo la vida útil de las llantas y mejorar la seguridad de los ocupantes. • Observamos un filtro de aire sucio. Podemos dejarlo hasta mañana y gastar más combustible, aceptando menos fuerza del motor, soplarlo con aire comprimido (que acortará la vida útil del motor) o ser proactivos y cambiar el filtro para devolver la protección, la economía y la fuerza original. Mantenimiento preventivo La finalidad del mantenimiento preventivo es: Encontrar y corregir los problemas menores antes de que estos provoquen fallas. El mantenimiento preventivo puede ser definido como una lista completa de actividades, para asegurar el correcto funcionamiento de los vehículos. El mantenimiento preventivo es una actividad programada de inspecciones, tanto de funcionamiento como de seguridad, ajustes, reparaciones, análisis, limpieza, lubricación, calibración, que deben llevarse a cabo en forma periódica basándose en un plan establecido. El propósito es prever averías o desperfectos en su estado inicial y corregirlas para mantener el vehículo en completa operación a los niveles y eficiencia óptimos. El mantenimiento preventivo permite detectar fallas repetitivas, desgastes, para aumentar la vida útil de los vehículos y disminuir costos de reparaciones. Se describen algunos mantenimientos preventivos que se realizan a nuestros vehículos.



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Aceite del motor El aceite en el motor cambia dependiendo de lo caliente o frío que esté el motor. Las temperaturas externas influenciarán la temperatura interna del motor, por lo que se debe asegurar que se está usando el aceite adecuado para las condiciones actuales. Refrigerador del motor El refrigerante del motor no solo está pensado para prevenir que el motor del vehículo se recaliente, sino que también es responsable de proteger el motor contra la corrosión. Todo vehículo necesita un cierto promedio de refrigerante y agua. La Batería La batería se ve reducida también bajo circunstancias de los diferentes climas. Una cuidadosa inspección de la batería, cables, terminales y fluido, le asegurará que el vehículo está preparado para un buen desempeño. Es importante comprobar los cables de la batería en busca de fisuras o roturas. Los terminales deberían encajar adecuadamente sin hacer perder el contacto. El fluido se puede revisar levantando las tapas en la parte superior y verificando el nivel. Si está bajo, habrá que llenarlo con agua destilada. Mientras que este inspeccionando la batería, busque la fecha de fabricación ya que le puede dar una pista de cuando empieza a perder carga. Las Llantas Montar las llantas correctas en el vehículo, le puede dar una gran ventaja. Muchos fabricantes de vehículos y llantas aconsejan cambiar las cuatro ruedas. Si no cambia las cuatro, la diferencia entre ellas puede traer problemas CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA En los folios citados por el ente universitario (92 a 99) se anexó un formato denominado Hoja de Vida de Vehículo identificado con el código FGI-07 en el cual se encuentra una columna denominada MOTIVO DEL MANTENIMIENTO, la cual no describe cuales son las piezas desgastadas, cual es la falla técnica, el funcionario, cargo y firma de la persona que efectúa la observación, así mismo en la columna de TRABAJO REALIZADO no se detalla la fecha del mantenimiento, y no hay una trazabilidad de los trabajos practicados a cada vehículo, el formato no cuenta con una autorización o aprobación por parte del responsable del gasto. Es de anotarse que esta información no fue allegada en la eta Esta situación puede presentarse por la falta de socialización de los formatos, conllevando a la utilización de registros de poca utilidad. Por lo expuesto se confirma el hallazgo descrito por la departamental en procura de la mejora continua de la entidad. 9. HALLAZGO ADMINISTRATIVO.

E. FICHA TECNICA DE LOS EQUIPOS Y VEHÍCULOS Los bienes tangibles deben contar, en especial los vehículos y equipos con una ficha técnica en donde se detalle las reparaciones y mantenimientos efectuados. En la documentación allegada no se evidencia la necesidad primaria del daño, ausencia de ficha técnica (bitácora y programación) y hoja de vida de los vehículos donde se registre el record de reparaciones y mantenimientos realizados a cada uno. No hay un



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reporte de daños por parte de un técnico o encargado correspondiente en donde se indique cada una de las fallas. DESCARGO DE LA ENTIDAD La Institución tiene 8 vehículos, que prestan el servicio de transporte a las diferentes actividades académicas y administrativas así: • Turbo OWG-645 – para transporte pesado, asignada a la oficina de Recursos Físicos y Apoyo Logístico. • Bus OWG-620 – para transporte de personas, cupo 50 personas, asignada a la oficina de Recursos Físicos y Apoyo Logístico. • Bus OWG-621 – para transporte de personas, cupo 50 pasajeros asignada a la oficina de Recursos Físicos y Apoyo Logístico. • Camioneta 4*2 OWG 643 – Para transporte de personal y transporte de material pequeño. Cupo 5 personas, asignada a la oficina de Recursos Físicos y Apoyo Logístico. • Camioneta 4*2 OWG 644 – Para transporte de personal y transporte de material pequeño. Cupo 5 personas asignada a la oficina de Recursos Físicos y Apoyo Logístico. • Camioneta Toyota BZL-109 Blindada, asignada a la rectoría, cupo 5 personas. Todos los vehículos anteriormente descritos cuentan con una ficha técnica (HGI-05 v.00), la cual se anexa. Folios 104 - 113 Como se puede apreciar, si se cuenta con el registro del parque automotor de la Universidad. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Universidad de Pamplona en su etapa de alegación allegó la Ficha Técnica de Vehículo, formato HGI-05 v.00 folios 104 a 113, la cual no está actualizada ni cuenta con la firma de algún responsable. Esta situación puede presentarse por la falta de inclusión de todos los documentos en el expediente contractual, lo que puede generar un incumplimiento de la normatividad vigente. Por lo expuesto se confirma el hallazgo descrito por la departamental en procura de la mejora continua de la entidad. 10. HALLAZGO ADMINISTRATIVO

F. ENTRADAS A ALMACÉN

Los bienes adquiridos por la administración contaran con su respectiva entrada al área de almacén. Dentro de la documentación allegada por la Universidad de Pamplona no se evidencia la correspondiente entrada a almacén de los diferentes elementos de consumo adquiridos en la presente contratación. DESCARGO DE LA ENTIDAD Se propondrá implementar el trámite administrativo correspondiente en el sistema Gestasoft desde los diferentes módulos con el objeto diferenciar el costo de repuestos y el



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de los servicios y solicitar el acompañamiento de la oficina de almacén para verificar entradas y salidas de los diferentes bienes adquiridos. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Siendo aceptada la inconformidad de la Contraloría por parte de la entidad auditada, con las precisiones realizadas frente a las entradas de almacén, ha de tenerse el hallazgo administrativo pretendiendo la mejora empresarial en cuanto al registro de la información respectiva. 11. HALLAZGO ADMINISTRATIVO

G. REGISTRO DEL PARQUE AUTOMOTOR El parque automotor de una entidad debe estar registrado en el RUNT. Consultado en el RUNT el parque automotor citado por la Universidad de Pamplona, no aparece registrado tres (3) vehículos con el nit de la UNIVERSIDAD DE PAMPLONA. No hay evidencias del SOAT, pago de impuestos, tarjetas de propiedad, siendo estos los siguientes: BUS OWG 620, BUS OWG 621, HYUNDAI MICROBUS FLL-663. DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexa Resolución de la Inspección de tránsito y transporte por la cual se pide la corrección de datos de los vehículos de placa OWG620 yOWG621 del 02 de marzo de 2015, los cuales por error no estaban registrados con el NIT de la Universidad. Folios 114 - 115 Se anexan las tarjetas de propiedad, SOAT, pago de impuestos de los tres (3) vehículos de la Universidad. Folios 116 – 186, CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Universidad de Pamplona en la etapa de alegación allegó la siguiente información: RUNT de las placas FLL-663, resolución ITTP No. 2015058 del 2 de marzo de 2015, SOAT Seguros del Estado del 8-5-2015 vehículo OWG620 vigente del 19-5-2015 al 18-5-2016, declaración del impuesto sobre vehículos número 157618330 con sello de cancelado de IFINORTE del 22 de mayo de 2015 vehículo OWG 620 de las vigencias 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 y 2015, SOAT Seguros del Estado del 8-5-2015 vehículo FLL663 vigente del 19-5-2015 al 18-5-2016, SOAT Seguros del Estado del 8-5-2015 vehículo OWG-621 vigente del 19-5-2015 al 18-5-2016, comprobante de egreso número 12164 del 14-5-2015 por valor de $4.770.000 Tesorería del Departamento Norte de Santander por concepto de pago de impuestos de los buses placas OWG-621 y OWG-620 con su correspondiente, solicitud de certificado, certificado de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal, declaración del impuesto sobre vehículos con sello de cancelado de IFINORTE del 22 de mayo de 2015 vehículo OWG 621 de las vigencias 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 y 2015, tarjeta de propiedad FLL-663, SOAT Seguros del Estado del 8-5-2015 vehículo FLL-663 vigente del 19-5-2015 al 18-5-2016, comprobante de egreso número 14422 del 1-6-2015 por valor de $3.077.708 Secretaria de Hacienda de Santander por concepto de pago de impuestos del vehículo placa FLL-663 con su correspondiente, solicitud de certificado, certificado de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal, ajuste al CDP, formulario de vehículos automotores Secretaría de Hacienda de Santander vigencias , 2013, 2014 y 2015, comprobante de egreso número 13805 del 29-5-2015 por valor de $3.752.531 Secretaria de Hacienda de Santander por concepto de pago de impuestos del vehículo placa FLL-663 con su correspondiente, solicitud de certificado, certificado de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal, ajuste al CDP, formulario de vehículos automotores Secretaría de Hacienda de Santander vigencias 2009, 2010, 2011, 2012



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Una vez analizada la información allegada correspondiente al pago de los impuestos de rodamiento de los vehículos BUS OWG 620, BUS OWG 621 y HYUNDAI MICROBUS FLL-663, se observa que la Universidad canceló lo correspondiente a sanciones e intereses de mora de vigencias anteriores, como a continuación detallamos:

VEHICULO - PLACASVIGENCIA SANCION

INTERESES DE

MORATOTAL

No.

DECLARACION

COMPROBANTE

DE EGRESO

FECHA DE

PAGO

2014 142,000$ 35,000$ 177,000$ 159018331 12164 14-5-2015 22-5-2015

2013 194,000$ 108,000$ 302,000$ 151818332 12164 14-5-2015 22-5-2015

2012 77,000$ 32,000$ 109,000$ 158818329 12164 14-5-2015 22-5-2015

2011 84,000$ 47,000$ 131,000$ 152318328 12164 14-5-2015 22-5-2015

2010 114,000$ 81,000$ 195,000$ 151718327 12164 14-5-2015 22-5-2015

2014 142,000$ 35,000$ 177,000$ 155018311 12164 14-5-2015 22-5-2015

2013 194,000$ 108,000$ 302,000$ 151118306 12164 14-5-2015 22-5-2015

2012 100,000$ 42,000$ 142,000$ 151618295 12164 14-5-2015 22-5-2015

2011 94,000$ 53,000$ 147,000$ 152218292 12164 14-5-2015 22-5-2015

2010 109,000$ 77,000$ 186,000$ 157418289 12164 14-5-2015 22-5-2015

2014 186,000$ 85,000$ 271,000$ 45478120 14422 1-6-2015 1-6-2015

2013 762,000$ 211,000$ 973,000$ 45478034 14422 1-6-2015 1-6-2015

2012 158,000$ 69,000$ 227,000$ 45478077 13805 29-5-2015 29-5-2015

2011 176,000$ 103,000$ 279,000$ 45478009 14422 1-6-2015 1-6-2015

2010 366,000$ 258,000$ 624,000$ 45477982 13805 29-5-2015 29-5-2015

2009 354,000$ 294,000$ 648,000$ 45477886 13805 29-5-2015 29-5-2015

3,252,000$ 1,638,000$ 4,890,000$ TOTAL

BUS FLL663 -

GOBERNACION DE

SANTANDER

BUS OWG-621

OWG-620 SECRETARIA

DE HACIENDA NORTE

DE SANTANDER

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Una revisada y analizada la información allegada por el ente universitario se levanta la observación administrativa, toda vez que se cuenta con el respectivo registro en el RUNT de parque automotor. Sin embargo, se detecto el pago de unas sanciones e intereses por concepto de impuesto de rodamiento correspondientes a otras vigencias, las cuales asciende a la suma de $4.890.000. Lo anterior conlleva a un hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal por la suma de cuatro millones ochocientos noventa mil pesos m/cte ($4.890.000). 12. HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR LA SUMA DE $4.890.000. DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA El artículo 6 de la ley 105 de 1993 señala: Reposición del Parque Automotor del Servicio Público de pasajeros y/o mixto. La vida útil máxima de los vehículos terrestres de servicio público colectivo de pasajeros y/o mixto será de veinte (20) años. Se excluyen de esta reposición el parque automotor de servicio público colectivo de pasajeros y/o mixto (camperos, chivas) de servicio público colectivo de pasajeros y/o mixto del sector rural, siempre y cuando reúnan los requisitos técnicos de seguridad exigidos por las normas y con la certificación establecidas por ellas. El Ministerio de Transporte exigirá la reposición del parque automotor, garantizando que se sustituyan por nuevos los vehículos que hayan cumplido su ciclo de vida útil. Y en el Parágrafo 2º establece que “el Ministerio de Transporte definirá, reglamentará y fijará los requisitos para la transformación de los vehículos terrestres que vienen operando en el servicio público de pasajeros y/o mixto de tal forma que se les prolongue su vida útil hasta por 10 años y por una sola vez”.



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Lo cual determina que la vida útil máxima para los vehículos terrestres del servicio público colectivo de pasajeros y/o mixto, será de 30 años. En el folio 69 de la información allegada se observa una relación de vehículos de la Universidad en el cual se detallan los dos (2) siguientes vehículos: BUS de placa OWG 620 modelo 82 marca INTERNACIONAL y el BUS de placa OWG 621 modelo 81 marca INTERNACIONAL, es decir con 32 y 33 años para la época de los hechos (2014). La anterior situación es contraria a lo dispuesto en la normatividad vigente. Así mismo es importante señalar que dentro del mantenimiento efectuado, se encuentra entre otros los siguientes gastos:

VEHICULO DESCRIPCION VALOR $ FECHA **

VALOR CONTRATADO (con adición)

BUS OWG 620

Varios 4.133.000 7-2-2014

$78.000.000 Varios 3.235.000 22-3-2014

Varios 7.846.000 2-5-2014

Varios 3.979.000 12-5-2014

BUS OWG 621

Varios 3.936.000 27-1-2014

Varios 138.000 9-4-2014

Varios 1.231.000 3-5-2014

Llantas 7.839.000 10-7-2014

** Para la fecha se consideró la descrita en el formato mantenimiento preventivo y correctivo diligenciado por el contratista DESCARGO DE LA ENTIDAD Tal como lo establece el artículo mencionado por la comisión auditora, dicha norma modificada por el artículo 2 de la Ley 276 de 1996, aplica a “los vehículos terrestres de servicio público colectivo de pasajeros y/o mixto”. Para el caso de los vehículos relacionados, los mismos no son de servicio público colectivo de pasajeros y/o mixtos, por lo que su actividad, circulación o periodo de vida útil no están regulados por esta norma. Los vehículos de la Universidad de Pamplona relacionados en la observación son de servicio oficial y particular y su regulación está contenida en el Código Nacional de Tránsito, Ley 769 de 2002. Respecto del uso de los vehículos contempla esta norma lo siguiente: Artículo 2 Definiciones: “Vehículo de servicio público: Vehículo automotor homologado, destinado al transporte de pasajeros, carga o ambos por las vías de uso público mediante el cobro de una tarifa, porte, flete o pasaje”. Así mismo, los buses de servicio público deben estar afiliados a una empresa habilitada por el Ministerio para la prestación de este servicio, situación que tampoco se da en este caso. “Vehículo de servicio particular: Vehículo automotor destinado a satisfacer las necesidades privadas de movilización de personas, animales o cosas”.



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“Vehículo de servicio oficial: Vehículo automotor destinado al servicio de entidades públicas”. “ARTÍCULO 44. CLASIFICACIÓN. Las placas se clasifican, en razón del servicio del vehículo, así: De servicio oficial, público, particular, diplomático, consular y de misiones especiales. Conforme consta en las tarjetas de propiedad de estos dos vehículos se determina sin lugar a equívocos que son de servicio oficial y privado y no de servicio público”. En el literal g del punto 6 se encuentran los soportes que son las tarjetas de propiedad contenidas en folios 116, 125 y 144, en donde se puede verificar el uso de estos dos vehículos que es oficial y particular. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Una vez analizada la información allegada por la Universidad de Pamplona, se levanta la observación administrativa con presunta incidencia disciplinaria descrita por la departamental. DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR VALOR DE $78.000.000 Revisados los soportes del Contrato 838, se puede evidenciar que presuntamente la UNIVERSIDAD DE PAMPLONA, está incurriendo en una gestión antieconómica, toda vez que se están realizando los mantenimientos correctivos sin tener en cuenta un parámetro técnico y un control en los kilómetros recorridos mensualmente, que indiquen el momento apropiado para realizar dichos mantenimientos y reemplazo de las partes cuando sea necesario.

Así mismo no se cuenta con entradas a almacén de los repuestos adquiridos, no hay un informe técnico de las condiciones de los vehículos, no hay informes de supervisión e informe fotográfico, en las facturas y demás documentos no se detallan marcas, referencias, número de los neumáticos, recibido por parte de los funcionarios de la universidad, entre otros aspectos relevantes que permitan efectuar un proceso de estudio de mercados.

Aunado a lo anterior se encuentra el hecho que se efectúa mantenimiento a vehículos que de acuerdo a la norma deberían estar en proceso de desintegración y que ya cumplieron su vida útil (superior a 30 años).

Otro aspecto importante es el relacionado con el cambio eléctrico de los buses, se desconoce las razones de este servicio, el cual puede originarse bien sea por un deterioro total del vehículo o incendio.

Como resultado del análisis a la ejecución del contrato 838, se presume la ocurrencia de un presunto daño patrimonial al Estado, por valor de $ 78.000.000

DESCARGO DE LA ENTIDAD En el descargo correspondiente al literal c del punto 6 se adjuntan las fichas técnicas y la programación de mantenimiento general. Folios 92 - 113 En relación a la vida útil de los vehículos, valga lo expuesto en el numeral 7. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA El ente universitario allegó en su etapa de alegación la hoja de vida de los vehículos formato FGI-07, la ficha técnica de vehículo HGI-05, registros RUT, tarjetas de propiedad,



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pagos de impuestos, resolución de tránsito y transporte, facturas, certificación de supervisor, actas de recibo y en aplicación del principio de la buena fe, se levanta la observación con incidencia fiscal señalada en el informe preliminar.

Sin embargo, se mantiene un hallazgo administrativo relacionada con el informe técnico en el que se determinen los criterios para efectuar el mantenimiento correctivo y el registro que señale el control en los kilómetros de recorrido mensual, que indiquen el momento apropiado para realizar dichos mantenimientos y reemplazo de las partes cuando sea necesario.

Así mismo efectuar entradas a almacén de los repuestos adquiridos, informe técnico de las condiciones de los vehículos, informe fotográfico del estado de los vehículos, en las facturas y demás documentos detallar marcas, referencias, número de los neumáticos, entre otros aspectos.

Por lo expuesto se establece un hallazgo administrativo. 13. HALLAZGO ADMINISTRATIVO

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS NO. 870 DE 2014 Contratista: FUNDACIÓN INSTITUCIONAL PRESTADORA DE SERVICIOS DE SALUD DE LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA. Representante Legal ALFREDO JULIO BERNAL CAÑÓN Objeto: Prestar el servicio de salud para la comunidad estudiantil de la Universidad de Pamplona Valor: $ 199.873.963 Fecha: 24 de enero de 2014 Plazo: diez (10) meses Certificado Disponibilidad: No. 284 del 22 de enero de 2014 Solicitud de cotización: 22 de enero de 2014 a la IPS DE LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA El requerimiento de servicios se encuentra borroso lo cual no permite su lectura. Rubro presupuestal: No. 2.2.1.04.06.02- PROYECTO 4.6.2 FORTALECIMIENTO DEL BIENESTAR UNIVERSITARIO $ 186.873.963 Y 2.2.1.04.06.01- PROYECTO 4.6.1 FORTALECIMIENTO DEL BIENESTAR UNIVERSITARIO $13.000.000 Registro Presupuestal: No.1548 del 24 de enero de 2014 Acta de inicio 15-2-2014, suscrita por los señores ALFREDO JULIO BERNAL CAÑON – Director Ejecutivo de la IPS Unipamplona y GERMAN GRANADOS VILLAMIZAR – Supervisor del Contrato. Pólizas: Número 3001366 La Previsora del 13-2-2014 amparos: cumplimiento, pago de salarios, calidad Resolución número 30 del 14 de febrero de 2014 por la cual se aprueba póliza de cumplimiento. Con oficio fechado 29 de diciembre de 2014 la Subdirectora Financiera de la IPS de Pamplona, solicito al Vicerrector Administrativo y Financiero de la Universidad de Pamplona, efectuar cruce de cuentas de los valores adeudados por la IPS UNIPAMPLONA por concepto de arrendamiento.



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FACTURAS Factura No. 0029 del 5 de mayo de 2014 $19.987.396 período del 15-2-2014 al 14-3-2014 Factura No. 0030 del 30 de mayo de 2014 $19.987.396 período del 15-3-2014 al 14-4-2014 Factura No. 0031 del 13 de junio de 2014 $19.987.396 período del 15-4-2014 al 14-5-2014 Factura No. 0035 del 1 de agosto de 2014 $19.987.396 período del 15-5-2014 al 14-6-2014 Factura No. 0038 del 29 de septiembre de 2014 $19.987.396 período del 19-8-2014 al 18-9-2014 Factura No. 0040 del 5 de noviembre de 2014 $19.987.396 período del 19-9-2014 al 18-10-2014 Factura No. 0043 del 26 de noviembre de 2014 $19.987.396 período del 19-10-2014 al 18-11-2014 Factura No. 0045 del 29 de diciembre de 2014 $19.987.396 período del 19-11-2014 al 18-12-2014 Acta de recibo de bienes y servicios No. 870-01 registro FAD-11 v.04 del 18-12-2014 en la cual el supervisor del contrato da constancia del cumplimiento del contrato. Comprobante de egreso: Número 3001 del 27-02-2015 por valor de $159.899.168 con los siguientes descuentos: estampilla pro Erasmo Meoz $ 3.197.983,36, impuesto de industria y comercio $ 1.279.193,54, descuento pro ancianos $ 4.796.975, retención por servicios prestados $ 3.197.983. Total pagado $147.427.032,90. Recibo de caja 285 del 2 de marzo de 2015, con el siguiente concepto “arrendamientos Fundación IPS Clínica Unipamplona”, por valor de $147.427.032,90. DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA

Cuando en un documento se mencione un documento como soporte o referencia, se debe tener presente que la fecha de expedición del registro no sea posterior al del documento en elaboración. La Propuesta de la IPS UNIVERSIDAD DE PAMPLONA por valor de $199.873.963, no cuenta con fecha, firmas y oficio remisorio. Es de anotar que los documentos anexos a la propuesta como Certificado de antecedentes disciplinarios y fiscales tienen por fecha 24 de enero de 2014. A pesar de lo anterior, la Evaluación de la propuesta oferentes de servicios formato identificado bajo el código “FDE.VA-22 v.00” tiene por fecha 23 de enero de 2014 elaborada por la profesional universitaria de la Vicerrectoria Administrativa. Lo anterior nos da entender que se elaboró el documento “FDE.VA-22 v.00” sin contar con los soportes de la propuesta. Así mismo se observa el ACTA DE 40.AC00.290 registro FAC-08 v.01 del 24 de enero de 2014 8:00 a.m., en ella se realiza el analisis y estudio previos a la contratación de dos procesos: vigilancia y atención médica universitaria. El cual también fue elaborado sin contar con los documentos soportes necesarios. Vale la pena señalar que dentro del expediente contractual allegado esta acta se encuentra hasta la página 4 y no está lo relacionado con la prestación de servicios médicos (páginas 5 a 7). Al igual la solicitud de compra formato FDE.VA-23 V.00 tiene por fecha 24 de enero de 2014 y en la documentación allegada sólo consta de una página, siendo la correcta de 4 páginas.



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DESCARGO DE LA ENTIDAD El procedimiento precontractual de la Universidad de Pamplona es el siguiente: a) Se invita a cotizar a los proponentes, mediante correo electrónico o en físico; el proponente solo debe adjuntar la propuesta. b) Se realiza la evaluación de las ofertas presentadas, y se lleva para ser aprobada por la junta asesora de contratos (cuantías mayores a 150 smmlv). c) Se solicita al proponente favorecido mediante “Solicitud de compra”, que allegue la documentación requerida para la celebración del contrato. De acuerdo a lo anterior, los documentos pueden tener fecha posterior a la evaluación, más no a la fecha de celebración del contrato. Se anexa FDE.VA-23 “Solicitud de compra”. Al revisar el documento se pudo comprobar que había un error en la numeración de página, puesto que este solo contiene 2 hojas. Folios 187 – 188 Se anexa acta de reunión de junta asesora de contratos FAC 08 V.01. Folios 189 – 195 CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Se acepta parcialmente la alegación presentada por el ente Universitario, sin embargo, se mantiene el hallazgo administrativo pretendiendo la mejora empresarial en cuanto al registro de la información respectiva, que busca reducir errores en las fechas de elaboración de documentos. 14. HALLAZGO ADMINISTRATIVO. DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON PRESUNTO TRASLADO A OTRA ENTIDAD Efectuada la consulta en la base de datos del FOSYGA se encuentra el representante legal de la IPS ALFREDO JULIO BERNAL CAÑÓN identificado con la cédula de ciudadanía número 79799508, afiliado en calidad de BENEFICIARIO en Antioquia – Medellín. Así mismo al consultar en el RUAF SISPRO no se evidencia la afiliación activa del citado señor en la ARL y PARAFISCALES. DESCARGO DE LA ENTIDAD El señor ALFREDO JULIO BERNAL CAÑÓN prestó sus servicios como gerente de la IPS por el periodo de tiempo comprendido entre enero de 2014 y 15 de marzo de 2015. Durante ese periodo de tiempo reportó los pagos a seguridad social que se anexan. A la fecha ya no ejerce este cargo. Folios 196 – 199 CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Universidad de Pamplona allegó en la etapa de alegación el histórico de FEDECAJAS en donde aparecen relacionadas las planillas números 4976524, 4937116, 4885815, 4835244, periodo de enero a abril de 2014. Una vez analizada la información presentada por la Universidad de Pamplona en la cual se evidencia el pago de aportes a Seguridad Social del señor ALFREDO JULIO BERNAL CAÑÓN, se levanta la observación descrita por la Contraloría Departamental.



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DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA En el numeral 8 de la clausula tercera del contrato 870 se establece “corren por cuenta del CONTRATISTA los sueldos del personal destinado a prestar el servicio, horas extras, dominicales y festivos, recargos nocturnos, indemnizaciones, vacaciones, ausencia temporales, primas, afiliación al sistema de seguridad social en salud, riesgos laborales, pensión, caja de compensación familiar, auxilio de transporte y todas las prestaciones sociales que se causen en la ejecución del presente contrato.” No fue posible verificar el cumplimiento del citado numeral, toda vez que no hay registro de los médicos y auxiliares de enfermería de las diferentes sedes, que prestaron el servicio objeto del presente contrato. DESCARGO DE LA ENTIDAD El personal que laboró en la prestación del servicio médico es el siguiente: Wbeimar Valderrama Baquero- Médico Aldwing Hamid Omaña Ortiz - Médico Helmunt Rosado Garrido - Médico Maria Liceidi Franco – Auxiliar de Enfermería Rosalba Rondon – Auxiliar de Enfermería Se anexan certificados de aportes de las auxiliares de enfermería ROSALBA RONDON MENDOZA y MARIA LICEIDI FRANCO AMAYA. (CD 11) Se anexan certificados de aportes de los médicos ALDWING OMAÑA, HELMUTH ROSADO GARRIDO y WBEIMAR VALDERRAMA BAQUERO. (CD 12) CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA El CD 11 allegado por la Universidad de Pamplona cuenta con cuatro archivos, que contiene la siguiente información: Primer archivo: 32 folios de un registro denominado Control de Asistencia código FBU-01 en actividades de hábitos saludables, prevención del chikunguya, tamizaje de salud mental, prevención del cáncer del seno, cáncer de cuello uterino, a cargo del grupo de enfermeras para los meses de septiembre, octubre, noviembre y diciembre de 2014 dirigido a los estudiantes y docentes de la Universidad. Es de anotar que en el citado registro aparece los siguientes datos:



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Segundo (2) archivo: están escaneados 144 folios que corresponden al registro de control de asistencia, solicitud de consultas y formato Diabetes Mellitus Tipo B. Tercer (3) archivo: se encuentran 3 folios y corresponde al histórico del pago de seguridad social de la enfermera MARÍA LICEIDI FRANCO AMAYA de los periodos de septiembre de 2014 a julio de 2015, con un ingreso base de cotización de $ 888.000 para el 2014 y $ 952.000 en el año 2015. Cuarto (4) archivo: está 3 folios y corresponde al histórico del pago de seguridad social de la enfermera ROSALBA RONDON MENDOZA de los periodos de noviembre de 2014 a julio de 2015, con un ingreso base de cotización de $770.000 para el 2014 y $ 929.000 en el año 2015. El CD 12 cuenta con el histórico de los aportes al Sistema de Seguridad Social de febrero a diciembre de 2014 de los doctores.

Aldwing Hamid Omaña Ortiz

Helmuth Rosado Garrido

Wbeimar Valderrama Baquero Es de anotar que dentro de la documentación allegada en los dos (2) CDS 11 y 12 no fue posible verificar el pago de todas las prestaciones sociales enunciadas en el numeral 8 de la clausula tercera del contrato 870 como horas extras, dominicales y festivos, recargos nocturnos, étc, sólo se evidencia el pago de seguridad y aportes parafiscales. Lo anterior puede presentarse porque el contratista no allega toda la información soporte en la etapa de ejecución y esta no reposa en el expediente contractual, conllevando a ello a que no exista la evidencia requerida en el citado numeral de la clausula tercera. Por lo expuesto se confirma el hallazgo administrativo. 15. HALLAZGO ADMINISTRATIVO DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR VALOR DE $159.899.168 Revisados los soportes del Contrato 870, NO se puede evidenciar el cumplimiento y finalidad del contrato en mención, toda vez que se desconoce cuántos alumnos se



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atendieron mensualmente en cada sede, no reposa un registro en donde conste la atención del mismo y se identifique cada uno de los usuarios atendidos especificando el número de cédula o registro civil si es el caso.

Así mismo no se relaciona el régimen al cual pertenecen los alumnos CONTRIBUTIVO, SUBSIDIADO o POBLACION POBRE NO CUBIERTA O EN PERIODOS DE CARENCIA.

Se desconoce si el valor mensual se calcula con la prestación o no del servicio.

No hay un registro donde se detallen los médicos y auxiliares de enfermería que prestaron el servicio en cada una de las sedes.

Al igual no se conoce como se fijaron el valor para el presente contrato, toda vez se trata de un servicio de baja complejidad de atención “consulta externa”, y su tarifa en el SOAT año 2014 es de $21.000 y el valor mensual cobrado por la IPS fue de $19.987.396.

Se desconoce cuántos pacientes se trasladaron en ambulancias y si esta fue básica o medicalizada, que rutas cubrieron y como se calcula su valor en las facturas.

Es de anotar que la IPS Universidad de Pamplona en la factura número 031 del 13 de junio de 2014 cobra el periodo de 15 de abril al 14 de mayo de 2014, detallándose periodos de vacaciones como es la Semana Santa la cual abarca desde el 14 al 20 de abril de 2014.

POR LO EXPUESTO SE ELEVA A UN PRESUNTO FISCAL EL VALOR TOTAL PAGADO EL CUAL CORRESPONDE A $159.899.168 SEGÚN COMPROBANTE DE EGRESO NÚMERO 3001 DEL 27-02-2015. DESCARGO DE LA ENTIDAD El servicio suministrado por la IPS Unipamplona, consistió en la atención a la comunidad universitaria mediante consulta de medicina general y la atención suministrada por el personal de auxiliar de enfermería (recepción de citas, toma de signos vitales y apoyo a actividades de promoción de la salud y prevención de la enfermedad, de las cuales se anexa soporte CD 11 y 13. En el CD 14 se anexa los soportes de consultas y atención en la sede de Villa del Rosario. A continuación se presenta resumen del número de consultas:

MES DR. HELMUTH ROSADO

Dr. ALWING OMAÑA

Dr WBEIMAR VALDERRAMA

TOTAL

FEBRERO 61 18 0 79

MARZO 167 2 14 183

ABRIL 189 45 27 261

MAYO 202 31 14 247

JUNIO 75 34 6 115

JULIO 0 0 0 0

AGOSTO 69 16 19 104

SEPTIEMBRE 362 62 60 484

OCTUBRE 239 48 42 329

NOVIEMBRE 191 22 50 263



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DICIEMBRE 14 11 13 38

TOTAL ANUAL 1569 296 245 2116

Con respecto al valor del contrato, se tiene en cuenta que es una obligación de la Universidad mantener la oferta médica para los eventos que puedan presentarse durante el calendario académico que requiere lógicamente la disponibilidad de un personal mínimo para tal labor. Ello implica un número mínimo de profesionales con disponibilidad en los campus de Pamplona y Villa del Rosario, un mínimo de elementos necesarios para esa atención así como dotación biomédica, recolección de residuos hospitalarios y demás aspectos detallados en la propuesta. Folios 209 - 222 Así mismo, la ejecución del contrato requirió la realización de la obra para la remodelación de la consulta prioritaria en el Campus Pamplona y Villa del Rosario conforme a los soportes que se allegan con el presente. Folios 200 - 208 CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA

En el CD 13 la Universidad de Pamplona adjuntó la siguiente información:

Un archivo de consultas medicas con 73 folios en donde se allega el formato “Control de Asistencia a las actividades individuales “, código FBU-38, que corresponden a las actividades del segundo semestre en el cual se detallan los siguientes datos:

Y otro archivo de control de asistencia con 66 folios, en el cual se evidencia las actividades del primer semestre. En el CD 14 se relacionan los siguientes archivos:



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Los dos primeros archivos corresponden a un informe de actividades desarrolladas por los médicos y enfermeras antes mencionadas y los siguientes son registros de actividades en los formatos antes enunciados.

Es de anotar que existen diferencias entre lo requerido en el formato FDE.VA-21 y la propuesta de la FUNDACIÓN INSTITUCIONAL PRESTADORA DE SERVICIOS DE

SALUD DE LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA, así: SOLICITUD DE COTIZACION FDE.VA-21 PROPUESTA DE LA FUNDACION

CONTRATO



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De acuerdo a lo certificado y expresado por la Universidad de Pamplona en la etapa de alegación como informes de actividades, pagos de seguridad social y registro de actividades, observamos que el servicio se ejecutó con tres (3) médicos y dos (2) enfermeras. Así mismo no ha evidencias de la dotación biomédica y de la recolección de residuos hospitalarios. Como quiera que la propuesta establece un valor global y no se detalla el costo de cada una de las actividades, se llevara a cabo una indagación preliminar con el fin de determinar el presunto detrimento. 16. HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR DETERMINAR.

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 442 DE 2014 Contratista: CALIDAD TOTAL SAS. NIT. 807.008.252-3 Representante Legal MARTHA CASTELLANOS DIAZ 60.308.312 Objeto: Prestar el servicio de aseo y servicios generales para la Universidad de Pamplona Valor: $ 1.193.985.491 incluido IVA Fecha: 22 de enero de 2014 Plazo: 8.5 meses Certificado Disponibilidad: No. 71 del 7 de enero de 2014 por valor de $1.194.725.392 Rubro presupuestal: No. 2.2.6.02.01.01.01 – CONCESION INFRAESTRUCTURA PARA EL SERVICIO PÚBLICO DE EDUCACIÓN FORMAL COLEGIO BICENTENARIO 2014 $ 116.400.000 Y 2.1.1.03.02.07 ASEO Y OTROS SERVICIOS $1.078.325.392, PARA UN TOTAL DE $1.194.725.392 Solicitud de cotización: del 16 de enero de 2014 a tres empresas de servicios a través de correo electrónico. Registro presupuestal No. 1025 del 22-1-2014 por valor de $1.193.985.491. Rubros 2.2.6.02.01.01.01 – CONCESION INFRAESTRUCTURA PARA EL SERVICIO PÚBLICO DE EDUCACIÓN FORMAL COLEGIO BICENTENARIO 2014 $ 116.327.912.74 Y 2.1.1.03.02.07 ASEO Y OTROS SERVICIOS $1.077.657.578,26

Los requerimientos de servicios NO CUENTA CON LA FECHA DE ELABORACIÓN. Invitación a cotizar mediante correo electrónico del 16 de enero de 2014 a WILCOL LTDA, SERVISUMINISTROS, CALIDAD TOTAL Acta de cierre 20 de enero de 2014, dos propuestas Servisuministros y Calidad Total.



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Solicitud de compra del 22-1-2014 Póliza número 460-47-994000010433 del 28-01-2014 Aseguradora Solidaria de Colombia, amparos: cumplimiento, pagos de salarios y calidad del servicio. Póliza número 460-74-994000002261 del 27-01-2014 Aseguradora Solidaria de Colombia, amparos: predios, labores y operaciones. Resolución número 015 del 28 de enero de 2014 por la cual se aprueba póliza de cumplimiento. Resolución número 016 del 28 de enero de 2014 por la cual se aprueba póliza de responsabilidad civil extracontractual. Factura de venta número C-0823 del 21 de marzo de 2014 por valor de $33.645.345, por el período comprendido en el mes de febrero de 2014. Factura de venta número C-0822 del 21 de marzo de 2014 por valor de $106.823.536, por el período comprendido en el mes de febrero de 2014. Factura de venta número C-0863 del 29 de marzo de 2014 por valor de $106.823.536, por el período comprendido en el mes de marzo de 2014. Factura de venta número C-0864 del 29 de marzo de 2014 por valor de $33.645.345, por el período comprendido en el mes de marzo de 2014. Factura de venta número C-0916 del 29 de abril de 2014 por valor de $106.823.536, por el período comprendido en el mes de abril de 2014. Factura de venta número C-0917 del 29 de abril de 2014 por valor de $33.645.345, por el período comprendido en el mes de abril de 2014. Factura de venta número C-0970 del 30 de mayo de 2014 por valor de $106.823.536, por el período comprendido en el mes de mayo de 2014. Factura de venta número C-0971 del 30 de mayo de 2014 por valor de $33.645.345, por el período comprendido en el mes de mayo de 2014. Factura de venta número C-1025 del 27 de junio de 2014 por valor de $33.645.345, por el período comprendido en el mes de junio de 2014. Factura de venta número C-1028 del 27 de junio de 2014 por valor de $106.823.536, por el período comprendido en el mes de junio de 2014. Factura de venta número C-1066 del 29 de julio de 2014 por valor de $2.243.022, por el período comprendido en el mes de julio de 2014. Factura de venta número C-1081 del 29 de julio de 2014 por valor de $78.278.275, por el período comprendido en el mes de julio de 2014. Factura de venta número C-1082 del 29 de julio de 2014 por valor de $31.402.323, por el período comprendido en el mes de julio de 2014. Factura de venta número C-1087 del 29 de julio de 2014 por valor de $7.747.760, por el período comprendido en el mes de julio de 2014.



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Factura de venta número C-1123 del 25 de agosto de 2014 por valor de $2.243.022, por el período comprendido en el mes de agosto de 2014. Factura de venta número C-1124 del 25 de agosto de 2014 por valor de $7.747.760, por el período comprendido en el mes de agosto de 2014. Factura de venta número C-1125 del 25 de agosto de 2014 por valor de $35.402.323, por el período comprendido en el mes de agosto de 2014. Factura de venta número C-1126 del 25 de agosto de 2014 por valor de $99.075.776, por el período comprendido en el mes de agosto de 2014. Factura de venta número C-1199 del 29 de septiembre de 2014 por valor de $2.243.022, por el período comprendido en el mes de septiembre de 2014. Factura de venta número C-1200 del 29 de septiembre de 2014 por valor de $7.747.760, por el período comprendido en el mes de septiembre de 2014. Factura de venta número C-1201 del 29 de septiembre de 2014 por valor de $99.075.776, por el período comprendido en el mes de septiembre de 2014. Factura de venta número C-1202 del 29 de septiembre de 2014 por valor de $31.402.323, por el período comprendido en el mes de septiembre de 2014. Factura de venta número C-1254 del 28 de octubre de 2014 por valor de $49.537.880, por el período comprendido del 1 al 15 de octubre de 2014. Factura de venta número C-1255 del 28 de octubre de 2014 por valor de $3.873.880, por el período comprendido del 1 al 15 de octubre de 2014. Factura de venta número C-1257 del 28 de octubre de 2014 por valor de $1.121.512, por el período comprendido del 1 al 15 de octubre de 2014. Comprobantes de egreso: No. 8006 del 1-04-2014 por valor de $96.231.040, descuentos pro ancianos, impuesto de industria y comercio, retefuente Servicios de Vigilancia y Aseo, descuento RETEIVA valor a pagar de $92.855.078. No. 8008 del 1-04-2014 por valor de $33.645.345, descuentos pro ancianos, impuesto de industria y comercio, retefuente Servicios de Vigilancia y Aseo, descuento RETEIVA valor a pagar de $31.992.108 No. 8860 del 21-04-2014 por valor de $10.592.496, descuentos pro ancianos, impuesto de industria y comercio, retefuente Servicios de Vigilancia y Aseo, descuento RETEIVA valor a pagar de $10.217.935 No. 8857 del 21-04-2014 por valor de $129.876.385, descuentos pro ancianos, impuesto de industria y comercio, retefuente Servicios de Vigilancia y Aseo, descuento RETEIVA valor a pagar de $124.870.223. No. 13136 del 21-05-2014 por valor de $96.231.040, descuentos pro ancianos, impuesto de industria y comercio, retefuente Servicios de Vigilancia y Aseo, descuento RETEIVA valor a pagar de $92.878.115. No. 13141 del 22-05-2014 por valor de $33.645.345, descuentos pro ancianos, impuesto de industria y comercio, retefuente Servicios de Vigilancia y Aseo, descuento RETEIVA valor a pagar de $31.992.108.



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No. 17013 del 16-06-2014 por valor de $10.592.496, descuentos pro ancianos, impuesto de industria y comercio, retefuente Servicios de Vigilancia y Aseo, descuento RETEIVA valor a pagar de $10.222.557 No. 17012 del 16-06-2014 por valor de $129.876-385, descuentos pro ancianos, impuesto de industria y comercio, retefuente Servicios de Vigilancia y Aseo, descuento RETEIVA valor a pagar de $124.870.223 No. 20214 del 8-07-2014 por valor de $10.592.496, descuentos pro ancianos, impuesto de industria y comercio, retefuente Servicios de Vigilancia y Aseo, descuento RETEIVA valor a pagar de $10.223.429 No. 20213 del 8-07-2014 por valor de $129.876.385, descuentos pro ancianos, impuesto de industria y comercio, retefuente Servicios de Vigilancia y Aseo, descuento RETEIVA valor a pagar de $124.870.223 No. 28220 del 21-08-2014 por valor de $109.680.598, descuentos pro ancianos, impuesto de industria y comercio, retefuente Servicios de Vigilancia y Aseo, descuento RETEIVA valor a pagar de $105.410.140 No. 28221 del 21-08-2014 por valor de $9.990.782, descuentos pro ancianos, impuesto de industria y comercio, retefuente Servicios de Vigilancia y Aseo, descuento RETEIVA valor a pagar de $9.610.613 No. 31644 del 15-09-2014 por valor de $9.990.782, descuentos pro ancianos, impuesto de industria y comercio, retefuente Servicios de Vigilancia y Aseo, descuento RETEIVA valor a pagar de $9.608.532 No. 31632 del 12-09-2014 por valor de $130.478.099, descuentos pro ancianos, impuesto de industria y comercio, retefuente Servicios de Vigilancia y Aseo, descuento RETEIVA valor a pagar de $125.483.107 No. 35087 del 9-10-2014 por valor de $9.990.782 descuentos pro ancianos, impuesto de industria y comercio, retefuente Servicios de Vigilancia y Aseo, descuento RETEIVA valor a pagar de $9.295.093 No. 35086 del 9-10-2014 por valor de $130.478.099, descuentos pro ancianos, impuesto de industria y comercio, retefuente Servicios de Vigilancia y Aseo, descuento RETEIVA valor a pagar de $125.483.107 No. 38792 del 13-11-2014 por valor de $65.239.041, descuentos pro ancianos, impuesto de industria y comercio, retefuente Servicios de Vigilancia y Aseo, descuento RETEIVA valor a pagar de $62.741.395 No. 38786 del 13-11-2014 por valor de $4.995.392, descuentos pro ancianos, impuesto de industria y comercio, retefuente Servicios de Vigilancia y Aseo, descuento RETEIVA valor a pagar de $4.798.129 NO SE ALLEGO EL ACTA DE LIQUIDACIÓN DEL PRESENTE CONTRATO. Faltó la hoja No. 9 del acta de reunión (acta 40.AC00.290.0002) del 22 de enero-2014 para evaluar las propuestas El folio 34 acta de recibo de bienes y servicios de las páginas 318-367, tiene un error aritmético la suma no corresponde. Los comprobantes de egreso no fueron firmados por el beneficiario



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DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexa Resolución de liquidación Unilateral del contrato y las notificaciones. Folios 223 – 226 Se anexa el folio 9 del acta de reunión de junta asesora. Folio 227 Por error en la elaboración del acta de recibo de bienes y servicios se digitó mal el valor del ítem, no obstante en la parte de discriminación del IVA y el valor total está bien. La Universidad realiza el trámite de pago a través de giro electrónico, por ende el beneficiario no firma el comprobante de egreso, sin embargo, se hace la verificación por medio de la consulta de bancos. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Esta Departamental acepta los descargos presentados por la entidad, toda vez que la universidad allegó los respectivos documentos y hace la aclaración del error en el acta de recibo de bienes. Se desvirtúa la observación administrativa DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA Los estudios previos efectuados en la etapa de planeación, determinan la necesidad que se pretende satisfacer. Los citados estudios constituyen la base para efectuar los procesos contractuales y han de considerarse para realizar las invitaciones o pliegos de condiciones Al revisar la descripción de la necesidad del requerimiento de servicios formato número FDE.VA-1 v.01, registro sin fecha y al compararlo con lo descrito en la invitación a cotizar del 16 de enero de 2014, se aprecian las siguientes diferencias en la cantidad de personal requerido, así:

SEDE REQUERIMIENTO DE SERVICIOS

INVITACIÓN

SEDE VILLA ROSARIO

NO SE EVIDENCIA EL REQUERIMIENTO DENTRO DE LA DOCUMENTACIÓN ALLEGADA

8 operarios de aseo y servicios generales con insumos incluidos

3 Operarios de mantenimiento con insumos incluidos

3 Operarios de jardinería con insumos incluidos

SEDE PRINCIPAL

NO SE EVIDENCIA EL REQUERIMIENTO DENTRO DE LA DOCUMENTACIÓN ALLEGADA

34 operarios de aseo y servicios generales con insumos incluidos

9 Operarios de mantenimiento con insumos incluidos

3 Operarios de jardinería con insumos incluidos

DESCARGOS DE LA ENTIDAD Conforme a lo anterior y revisado el legajo del contrato No. 442 de 2014, evidenciamos que estos requerimientos hacen parte integral del mismo, y que error involuntario no se



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anexó a la información enviada. Por lo anterior remitimos copia de los dos requerimientos faltantes. Folios 228 - 231 Sin embargo es importante aclarar que las cantidades requeridas del servicio en el requerimiento coinciden con las solicitadas en la invitación. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Universidad de Pamplona adjuntó el requerimiento de servicios formato FDE.VA-16 sin fecha suscrito por el Vicerrector Administrativo y Financiero de la Sede Principal en donde requiere 34 operarios de aseo y servicios generales con insumos incluidos, 9 Operarios de mantenimiento con insumos incluidos y 3 Operarios de jardinería con insumos incluidos y el Requerimiento de Servicios del Campus de Villa de Rosario, sin fecha suscrito por el Vicerrector Administrativo y Financiero, e donde solicita 8 operarios de aseo y servicios generales con insumos incluidos, 3 Operarios de mantenimiento con insumos incluidos y 3 Operarios de jardinería con insumos incluidos. Con la anterior información allegada se desvirtúa la observación efectuada por la Contraloría Departamental. DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA En el numeral 1 de la invitación a cotizar de la UNIVERSIDAD DE PAMPLONA se detalla lo siguiente:

Revisada las cotizaciones presentadas, observamos que la empresas SERVISUMINISTROS no cumplió con lo señalado en el presente literal, Y respecto a CALIDAD TOTAL, solo relaciona un listado de insumos a utilizar sin marcar, adicional a ello adjunta las fichas técnicas. El oferente no especifica si los productos disponen de certificado de aseguramiento de la calidad. Dentro de la propuesta se observa la ficha técnica de los productos, pero NO aparece en la propuesta de calidad total la relación de las cantidades elementos a utilizar por mes.



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DESCARGOS DE LA ENTIDAD En el numeral 1 de la invitación a cotizar de la UNIVERSIDAD DE PAMPLONA se detalla que el oferente deberá especificar los productos que propone utilizar identificándolos, igualmente INFORMARA si los productos disponen de certificado de aseguramiento de la calidad. Es así, como el proponente en su momento Calidad total INFORMÓ que los productos e insumos cuentan con garantía de excelencia, satisfacción, necesidades, gustos y preferencias en la limpieza y pulcritud de las áreas a intervenir, así mismo certifican que los productos son de origen nacional y se encuentran asegurados contra todo riesgo. Certificación que se anexa. Folio 233 Respecto de las cantidades de elementos a utilizar por mes, estos no son detallados por Calidad total en tanto la empresa deberá asumir TODOS los insumos necesarios para la correcta ejecución del contrato y su objeto contractual. Se anexa certificación de origen nacional y productos asegurados contra todo riesgo y que los productos utilizados garantizan el cumplimiento de la excelencia y satisfacción y necesidades en la limpieza. Folio 232 CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Universidad de Pamplona allegó la certificación del 20 de enero de 2014 suscrita por la Gerente General de CALIDAD TOTAL en donde certifica que el personal de trabajo que prestará los servicios en el cumplimiento del contrato que se llegare a celebrar son todos de origen nacional. Así mismo certifica que los insumos y la maquinaria ofrecida que se utilice en la ejecución del contrato son de origen nacional y se encuentra asegurada contra todo riesgo. Al igual anexo certificación del 20 de enero de 2014 en donde consta que los productos e insumos suministrados a diferentes empresas usuarias vinculadas con nuestra organización y los cuales son utilizados por los trabajadores, garantizan el cumplimiento de la excelencia, satisfacción. A pesar de lo manifestado por la Universidad, se mantiene lo expresado por la Contraloría, está situación puede presentarse por la falta de seguimiento y control de la Universidad, lo cual puede conllevar a un presunto incumplimiento de las clausulas contractuales. Por lo tanto se confirma el hallazgo administrativo. 17. HALLAZGO ADMINISTRATIVO DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA En el numeral 10.2 de la invitación a cotizar de la UNIVERSIDAD DE PAMPLONA se detalla lo siguiente:



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La oferta de la empresa SERVISUMINISTROS NO adjunto la información requerida en este aspecto. En cuanto a la propuesta de la empresa CALIDAD TOTAL no se anexaron los estados financieros con la fecha de corte indicada, se allegaron con corte a 30 de septiembre de 2013 y su comparativo en el 2012. Adjuntaron certificaciones expedidas por el Contador Público de la empresa. DESCARGOS DE LA ENTIDAD En el numeral 10.2 de la invitación a cotizar de la UNIVERSIDAD DE PAMPLONA, manifiesta que la evaluación financiera se evaluara conforme a la información financiera del oferente a corte del 31 de diciembre de 2012 contenida en el certificado de inscripción en el registro único de proponentes. Así las cosas, el contratista aporto el REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES, en el cual se encuentra contenida la información financiera a corte de 31 de diciembre de 2012, indicadores contenidos que fueron los evaluados por la Universidad de Pamplona. Se anexa registro Único de proponentes aportado por calidad total en su propuesta en la que se evidencia la información financiera a corte de 31 de diciembre de 2012. Folios 234 - 238



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Universidad allegó certificado de inscripción en el registro de proponentes del 20-1-2014 de la Cámara de Comercio de Cúcuta de la empresa Calidad Total. Con la información anexa en la etapa de alegación se levanta la observación administrativa. DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA En un registro donde se mencione un documento como soporte o referencia, se debe tener presente que la fecha de expedición del registro no sea posterior al del documento en elaboración. Las constancias de cumplimiento registro “FAD-11 v.04” mencionan la factura de venta del proveedor, en la cual el registro FAD-11 se elabora con una fecha anterior a la expedición de la factura. Como ejemplo citamos la del mes de febrero de 2014, el registro FAD-11 tiene por fecha 28-2-2014 y cita la factura número C-0822 cuya fecha de expedición es del 21 de marzo de 2014, es decir, se elaboró sin contar con el documento soporte. DESCARGOS DE LA ENTIDAD Por error en la elaboración del acta se digitó mal la fecha del documento, resultando anterior a la de la factura. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Como quiera que los documentos soportes referenciados deben estar plenamente identificados, se confirma la observación inicial, que pretende la mejora de la Institución Universitaria. Esta situación puede presentarse por la falta de control en la elaboración de documentos, conllevando al diligenciamiento de registros sin la información referenciada. Se confirma el hallazgo administrativo. 17. HALLAZGO ADMINISTRATIVO. DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA Las facturas de venta deben contar con todos los requisitos establecidos en el Estatuto Tributario, tales como nit, dirección, fecha, régimen, consecutivo, habilitación del DIAN, detalle del IVA y relación de la litografía que elabora el respectivo talonario con número del teléfono. En las facturas de venta del contratista CALIDAD TOTAL no se evidencia la litografía o empresa que elaboró las respectivas facturas, de conformidad con lo establecido en el Estatuto Tributario. DESCARGOS DE LA ENTIDAD Se anexa resolución de la DIAN de autorización de factura electrónica. Folio 239



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Universidad adjunto la Resolución de facturación número 70000116314 del 18-9-2014 de la DIAN, en donde se autoriza la expedición de las facturas por el computador desde el número 1159 hasta 2000, por lo tanto, se levanta la observación inicial de la departamental. DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA En el numeral 8 de la cláusula tercera del contrato 442 se establece “corren por cuenta del CONTRATISTA los sueldos del personal destinado a prestar el servicio, horas extras, dominicales y festivos, recargos nocturnos, indemnizaciones, vacaciones, ausencia temporales, primas, afiliación al sistema de seguridad social en salud, riesgos laborales, pensión, caja de compensación familiar, auxilio de transporte y todas las prestaciones sociales que se causen en la ejecución del presente contrato.” No fue posible verificar el cumplimiento del citado numeral, toda vez que no hay registro del personal operativo (auxiliar de servicios generales, operarios de mantenimiento y jardineros) que ejecutaron el presente contrato, no hay soportes de nóminas, pago de horas extras, liquidación de prestaciones sociales y entrega de los elementos de protección y dotación de vestido y calzado a las diferentes personas que llevaron a cabo el objeto contractual. Se desconoce la distribución del personal en cada uno de las sedes y los turnos que ejecuta cada uno. DESCARGOS DE LA ENTIDAD Se anexa la relación de personal mensual que laboraba en cada sede de la Universidad. Folios 240 - 248 CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA En los folios 240 a 248 anexos por la Universidad hace referencia a una relación de personal que presta el servicio de mantenimiento, aseo y jardinería de la Universidad de Pamplona, por sedes, indicando el servicio (generadoras de aseo, operarios de mantenimiento, operarios de jardinería) y el número de operarios, no establece el sueldo, horas extras, recargos, liquidación de prestaciones sociales, elementos de protección y dotación, en otros aspectos Esto se presenta porque la empresa contratista no allegó lo relacionado a nomina, reconocimiento de horas extras y festivos, dotación, pago de prestaciones sociales, entre otros aspectos, conllevando a la no verificación del numeral 8 de la cláusula tercera del contrato 442, por lo expuesto por la departamental se confirma el hallazgo administrativo. 18. HALLAZGO ADMINISTRATIVO. DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA En el numeral 11 de la cláusula tercera del contrato 442 se menciona “tener un supervisor que vigile y coordine al personal a cargo con el fin de que se preste un eficiente servicio y se compromete a cambiarlo cuando la universidad lo considere necesario” No fue posible verificar el cumplimiento del citado numeral, toda vez que no hay registro, historia laboral y/o documento que indique el supervisor designado por el contratista y que tenga las competencias necesarias para efectuar la labor señalada.



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DESCARGOS DE LA ENTIDAD Si bien es cierto, que no hay evidencia del seguimiento al supervisor de la empresa contratista, el servicio prestado ha sido certificado por el supervisor asignado por parte de la Institución. Se anexa documento de CALIDAD TOTAL donde comunica a la Universidad los nombres de los supervisores. Folios 249 - 250 CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Universidad de Pamplona en la etapa de alegación adjunto dos constancias una con fecha 3 de febrero de 2014 y otra del 21 de octubre de 2014, en donde relaciona los nombres de las personas que cumplieron con la función de supervisor, sin embargo, no se allego, registro, historia laboral y/o documento que indique el supervisor designado por el contratista y que tenga las competencias necesarias para efectuar la labor señalada. Lo anterior ocurre porque la empresa contratista no adjunta la documentación mencionada en la minuta contractual, conllevando con ello a lo verificación del numeral 11 de la cláusula tercera del contrato 442, por lo expuesto, se confirma el hallazgo administrativo. 19. HALLAZGO ADMINISTRATIVO DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA Según Resolución No. 025 del 25 de mayo de 2015 en donde declara la liquidación unilateral del contrato dice que: el valor inicial del contrato de prestación de servicios número 442, se pactó por la suma de MIL NOVENTA Y TRES MILLONES NOVECIENTOS OCHENTA Y CINCO MIL CUATROSCIENTOS NOVENTA Y UN PESOS ($1.193.985.491) M/cte. Incluido IVA, el valor final del contrato fue por MIL CIENTO SETENTA Y TRES MILLONES CIENTO OCHENTA Y SIETE MIL NOVECIENTOS OCHENTA PESOS ($1.173.187.980.00) M/cte. Que la UNIVERSIDAD efectuó los siguientes pagos a favor del CONTRATISTA, de acuerdo con el siguiente resumen:



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No se evidencia la relación de pagos solo hace una relación de la factura la fecha y el valor de la factura, para un total pagado según la resolución de $1.173.187.980 valor que difiere del pago de los comprobantes de egreso que fue por valor de $1.152.002.988, presentándose una diferencia de $21.184.992, favor explicar al respecto. ANEXO RELACION DE FRAS CON SUS RESPECTIVOS PAGOS

FACTURA MES VR. FRA

COMPROBANTE

DE EGRESO FECHA VR. PAGO DIFERENCIA FRA/PAGO

C-0822 FEBRERO 106,823,536 8963

07/04/2014

96,231,040

10,592,496

C-0823 FEBRERO 33,645,345 8965

07/04/2014

33,645,345 -

C-0863 MARZO

106,823,536 9715 28/04/201

4 10,592,496 -



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9717 28/04/201

4 96,231,040

C-0864 MARZO 33,645,345 9717

28/04/2014

33,645,345 -

C-0916 ABRIL 106,823,536 13645

26/05/2014

96,231,040

10,592,496

C-0917 ABRIL 33,645,345 13844

26/05/2014

33,645,345 -

C-0970 MAYO

106,823,536 17696

19/06/2014

10,592,496 -

17697 19/06/201

4 96,231,040

C-0971 MAYO 33,645,345 17697

19/06/2014

33,645,345 -

C-1028 JUNIO

106,823,536 20820

10/07/2014

10,592,496 -

20819 10/07/201

4 96,231,040

C-1025 JUNIO 33,645,345 20819

10/07/2014

33,645,345 -

C-1081 JULIO 78,278,275 28515

27/08/2014

78,278,275 -

C-1082 JULIO 31,402,323 28515

27/08/2014

31,402,323 -

C-1087 JULIO 7,747,760 28516

27/08/2014

7,747,760 -

C-1066 JULIO 2,243,022 28516

27/08/2014

2,243,022 -

C-1123 AGOSTO 2,243,022 31662

17/09/2014

2,243,022 -

C-1124 AGOSTO 7,747,760 31662

17/09/2014

7,747,760 -

C-1125 AGOSTO 31,402,323 31661

17/09/2014

31,402,323 -

C-1126 AGOSTO 99,075,776 31661

17/09/2014

99,075,776 -

C-1199 SEPTIEMBRE 2,243,022 35250

15/10/2014

2,243,022 -

C-1200 SEPTIEMBRE 7,747,760 35250

15/10/2014

7,747,760 -

C-1201 SEPTIEMBRE 99,075,776 35251

15/10/2014

99,075,776 -

C-1202 SEPTIEMBRE 31,402,323 35251

15/10/2014

31,402,323 -

C-1254 OCTUBRE 49,537,880 38695

19/11/2014

49,537,880 -

C-1256 OCTUBRE 15,701,161 38695

19/11/2014

15,701,161 -

C-1255 OCTUBRE 3,873,880 51328

29/12/2014

3,873,880 -

C-1257 1-15 OCTUBRE

1,121,512 51328

29/12/2014

1,121,512 -

TOTALES



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1,173,187,980

1,152,002,988

21,184,992

DESCARGOS DE LA ENTIDAD Se anexan comprobantes de egreso y detalles de pago correspondientes al saldo por pagar de las factura C-822 y C-0916 respectivamente. Folios 251 - 254 CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Universidad de Pamplona en sus descargos anexa el comprobante de egreso No. 8964 por valor de $10.592.496 y el comprobante 13548 por valor de $10.592.496, en donde se evidencia que el contrato fue cancelado en su totalidad. Se desvirtúa la observación administrativa. DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR DETERMINAR Según el estatuto de contratación en su ARTÍCULO 25º. Principio de Economía: En virtud de este principio la Universidad dice: a. Establecerá los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección de la propuesta más favorable, a partir de una lista de elegibles de acuerdo con los factores previamente establecidos, que permita negociar en una misma mesa con dichos proponentes. DESCARGO DE LA ENTIDAD La Universidad de Pamplona conforme al ARTÍCULO 25º. Principio de Economía, realizo los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección de la propuesta más favorable, a partir de una lista de elegibles de acuerdo con los factores previamente establecidos en los términos de la referencia. Si bien la empresa servisuministros presento propuesta esta no cumplió con la siguiente documentación, conforme al informe de evaluación:

Registro único de proponentes (RUP).

Certificación de responsabilidad fiscal.

Cédula de ciudadanía, tarjeta profesional y certificado de antecedentes

disciplinarios del contador y/o revisor fiscal.

Certificados de experiencia.

Razón por la cual no fue evaluado al no cumplir con la documentación requerida ya mencionada, que tenía puntaje como la información financiera y la experiencia. OBSERVACIÓN Se evidencia en los documentos allegados que la propuesta presentada por calidad total está cobrando un AIU del 10% (folio 27-28-29 de archivo tomo I -125-170) mientras que la propuesta de servi suministros no cobra AIU (folio 2-3-4 archivo folio I 84-95). DESCARGO DE LA ENTIDAD

Los Contratistas tienen la libertad de presentar sus propuestas. Para el presente caso CALIDAD TOTAL SAS incluyó AIU y servisuministros no lo hizo, sin embargo la Inclusión de AUI encuentra su fundamento en la ley 1607 de 2012 en su artículo 46 que modifica el artículo 462-1 del Estatuto Tributario, el cual quedará así: “Artículo 462-1. Base gravable especial. Para los servicios integrales de aseo y cafetería, de vigilancia, autorizados por la Superintendencia de Vigilancia Privada, de servicios temporales prestados por empresas



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autorizadas por el Ministerio del Trabajo y en los prestados por las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado en cuanto a mano de obra se refiere, vigiladas por la Superintendencia de Economía Solidaria o quien haga sus veces, a las cuales se les haya expedido resolución de registro por parte del Ministerio del Trabajo, de los regímenes de trabajo asociado, compensaciones y seguridad social, como también a los prestados por los sindicatos con personería jurídica vigente en desarrollo de contratos sindicales debidamente depositados ante el Ministerio de Trabajo, la tarifa será del 16% en la parte correspondiente al AIU (Administración, Imprevistos y Utilidad), que no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor del contrato…”.Se anexa certificación del contratista. Folio 255

Así mismo, y como ya fue mencionado servisuministros no cumplió con la documentación requerida. OBSERVACIÓN En la propuesta allegada por el contratista no se detalla cómo se descompone cada uno de los valores relacionados, toda vez que se limita a un valor total en el cual se incluye mano de obra e insumos y materiales. DESCARGO DE LA ENTIDAD Los valores no son detallados, en tanto el servicio solicitado se requiere de manera INTEGRAL, es decir que incluya mano de obra e insumos y materiales, en la cual la empresa deberá asumir TODOS los insumos necesarios para la correcta ejecución del contrato y su objeto contractual OBSERVACIÓN No se conoce la razón por la cual la labor de jardinería tiene un costo mayor que el del operario de mantenimiento y este a su vez es mayor que el valor mensual de las operarias de aseo y servicios generales. DESCARGO DE LA ENTIDAD Conforme a la propuesta presentada los valores son los siguientes

VALOR MENSUAL OPERARIA ASEO INCLUIDO IVA

VALOR MENSUAL OPERARIO MANTENIMIENTO INCLUIDO IVA

VALOR MENSUAL OPERARIO JARDINERIA INCLUIDO IVA

$1.549.552 $ 2.243.023 $ 1.623.314

De lo anterior podemos definir que el servicio con mayor valor es el del OPERARIO MANTENIMIENTO, y no el de JARDINERIA. La propuesta allegada por el contratista no se detalla cómo se descompone cada uno de los valores relacionados, toda vez que la Universidad de Pamplona solicita conforme a los estudios previos un servicio de aseo, mantenimiento y jardinería INTEGRAL que incluya además del servicio mencionado TODOS los insumos y materiales. La diferencia de valores se debe principalmente a que para prestar el servicio de operario de mantenimiento y jardinería se requiere la utilización de equipos especializados tales como aspiradora industrial, brilladoras industriales, guadañadoras y fumigadoras, respecto a la dotación personal también requieren un utensilios especializados para el desarrollo de su servicio tales como para el servicio de mantenimiento elementos de protección personal y elementos para alturas, cuestiones que hacen la diferencia en los valores, al tener mayor riesgo, hacer uso de maquinaria especializada que por el uso de los mismo



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configura un desgaste y acortamiento de la vida útil de los mismos, así como el personal que ejecuta dichas actividades requieren una capacitación especial para la correcta prestación del servicio de mantenimiento. Por su lado el servicio de jardinería aunque su desarrollo amerita un menor riesgo que el de mantenimiento, también requiere de insumos, materiales de protección personal y equipos especializados que por el uso produce el desgaste y acorta la vida útil de los mismos. Mientras que el servicio de aseo tiene el menor riesgo respecto de los anteriores servicios, si bien requiere insumos, materiales de protección personal y en ocasiones equipos estos no requieren una especialidad específica y el personal a cargo no requiere la capacitación que por ejemplo si requiere el personal de mantenimiento y/o jardinería. OBSERVACIÓN Al igual en cada de los ítems, se establece un AIU equivalente al 10%, el cual no se encuentra JUSTIFICADO por parte del Contratista. Valor al cual se le adiciona el IVA. DESCARGO DE LA ENTIDAD La justificación del AIU encuentra sustento en la ley 1607 de 2012 en su artículo 46 que modifica el artículo 462-1 del Estatuto Tributario, el cual quedará así: “Artículo 462-1. Base gravable especial. “…la tarifa será del 16% en la parte correspondiente al AIU (Administración, Imprevistos y Utilidad), que no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor del contrato…”. La ley faculta la inclusión de AIU cuando se refiere a dichos servicios, así mismo se encuentra discriminado en las facturas presentadas por calidad total a la Universidad de Pamplona que corresponde al 10% del valor del servicio antes de IVA y en detalle del AUI adjunto. OBSERVACIÓN No hay informes de supervisión. Este sólo se limita a la elaboración de una constancia, en donde no hay relación del personal que labora para la empresa contratista. Así mismo hay certificaciones de los diferentes coordinadores de las sedes de la Universidad (Villa Rosario, Cúcuta, Santander, Duitama, Yopal, étc), pero no indica cuantas personas ejecutaron la labor y en qué consistió. Como quiera que el contrato en mención se canceló por una labor ejecutada por cierto número de personas, cuya cuantía no fue posible verificar, dado que no se cuenta con los elementos de juicio necesario para ello, y ante las dudas no despejadas en la etapa de ejecución de la auditoría, se elevara a un presunto fiscal el valor ejecutado en el presente contrato. DESCARGO DE LA ENTIDAD Si bien es cierto, que en la constancia de cumplimiento no se discrimina el personal que prestó el servicio de aseo y mantenimiento en el punto 18 se anexa la relación de personal que soporta la certificación expedida por el supervisor. Folios 240 - 248 CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Respecto a la aplicación del principio de economía la Universidad señala que realizó los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección de la



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propuesta más favorable, a partir de una lista de elegibles de acuerdo con los factores previamente establecidos en los términos de la referencia, que no considero la otra propuesta por cuanto el proveedor no allegó toda la información requerida. En cuanto a los AIU la Universidad de Pamplona en el folio 255 allegó comunicación del 25 de agosto de 2015 de la gerente de CALIDAD TOTAL en donde menciona que el AIU corresponde a: 10% de administración y utilidad y 0% de imprevistos, costo que fue asumido por el ente universitario y su margen es bajo. Frente a lo no discriminación de costos en la propuesta, la Universidad señaló los valores no son detallados, en tanto el servicio solicitado se requiere de manera INTEGRAL, es decir que incluya mano de obra e insumos y materiales, en la cual la empresa deberá asumir TODOS los insumos necesarios para la correcta ejecución del contrato y su objeto contractual. Si bien es cierto que el servicio se presta de manera integral, se hace necesario detallar los conceptos que componen el costo, con el fin de efectuar un adecuado control por parte de los supervisores y/o interventores del contrato y de los órganos de control. En cuanto a la diferencia de valores en los servicios de operario de mantenimiento y jardinería, la Universidad plantea que se debe porque para prestar el servicio de operario de mantenimiento y jardinería se requiere la utilización de equipos especializados tales como aspiradora industrial, brilladoras industriales, guadañadoras y fumigadoras, respecto a la dotación personal también requieren un utensilios especializados para el desarrollo de su servicio tales como para el servicio de mantenimiento elementos de protección personal y elementos para alturas, cuestiones que hacen la diferencia en los valores, al tener mayor riesgo, hacer uso de maquinaria especializada que por el uso de los mismo configura un desgaste y acortamiento de la vida útil de los mismos, así como el personal que ejecuta dichas actividades requieren una capacitación especial para la correcta prestación del servicio de mantenimiento. Así mismo refiere el grado de riesgo: el servicio de jardinería aunque su desarrollo amerita un menor riesgo que el de mantenimiento, también requiere de insumos, materiales de protección personal y equipos especializados que por el uso produce el desgaste y acorta la vida útil de los mismos. Mientras que el servicio de aseo tiene el menor riesgo respecto de los anteriores servicios, si bien requiere insumos, materiales de protección personal y en ocasiones equipos estos no requieren una especialidad específica y el personal a cargo no requiere la capacitación que por ejemplo si requiere el personal de mantenimiento y/o jardinería. Los informes de supervisión referidos por la Universidad de Pamplona en la etapa de alegación, no permite obtener elementos de juicio, toda vez que es de forma general y no detalla ningún concepto. Dada la documentación allegada por la Universidad de Pamplona dentro de la etapa de alegación, en donde existen certificaciones de parte de los diferentes coordinadores de las sedes de la Universidad (Villa Rosario, Cúcuta, Santander, Duitama, Yopal, étc), relación de personal que soporta la certificación expedida por el supervisor. Folios 240 – 248, pagos de seguridad social y demás documentos adjuntos, se levanta la observación administrativa con presunta incidencia fiscal.



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CONTRATO DE COMPRAVENTA No. 1209 DE 2014 Contratista: LUDWIN ANDRE SALAZAR PAEZ Objeto: Compraventa de material institucional para la Universidad de Pamplona Valor: $ 79.400.000 Fecha: 22 de enero de 2014 Plazo: 10 días Certificado Disponibilidad: No. 322 del 22 de enero de 2014 por valor de $92.104.000 Rubro presupuestal: No. 2.2.1.04.06.02 – FORTALECIMIENTO DEL BIENESTAR UNIVERSITARIO. Registro presupuestal número 4054 del 20-02-2014 por valor de $ 79.400.00 Requerimiento de servicios del 22 de enero de 2014 Póliza de seguro de cumplimiento de Aseguradora número 475-45-994000003873 del 27-2-2014, amparos cumplimiento y calidad del bien. Invitación para ofertar la contratación 4 de febrero de 2014, Acta de cierre de recepción de ofertas 11 de febrero de 2014 Evaluación de la propuesta 11 de febrero de 2014 Resolución 021 del 20 de febrero de 2014 por la cual se adjudica la invitación pública para la contratación de la adquisición de material institucional para la Universidad de Pamplona. Comprobante de egreso número 8821 del 20-4-2014 por valor de $79.400.000 con descuentos $74.000.800 Factura de venta número 0658 del 7 de abril de 2014 por valor de $79.400.000 Acta de recibo de bienes y servicios número 1209 suscrita por el Director de Bienestar Universitario. Ingreso de bienes de la Sección de Adquisiciones y Almacén número 32 del 7 de abril de 2014. Egreso de bienes de la Sección de Adquisiciones y Almacén número 32 del 7 de abril de 2014. Entregado a German Granados Villamizar – Bienestar Universitario. DESCRIPCION DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON TRASLADO A OTRA ENTIDAD UGP

La Universidad de Pamplona, no está acatando lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002: “Artículo 50. Control a la evasión de los recursos parafiscales. La celebración, renovación o liquidación por parte de un particular, de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector público, requerirá para el efecto, del cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. Las Entidades públicas en el momento de liquidar los contratos deberán verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas. En el evento en que no se hubieran realizado totalmente los aportes correspondientes, la Entidad pública deberá retener las sumas adeudadas al sistema en el momento de la liquidación y efectuará el



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giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas con prioridad a los regímenes de salud y pensiones, conforme lo define el reglamento. Cuando la contratación se realice con personas jurídicas, se deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución…”

El proveedor seleccionado no cumplía con la condición de seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato. Así mismo el pago de seguridad social lo efectúa a través del OUTSOURCING COEMPRESARIAL SAS, según recibo número 04203 del 5 de abril de 2014 por valor de $85.571. Valor insuficiente si se considera un ingreso base de cotización por un salario mínimo vigente 2014 $ 616.00 nos daría la siguiente liquidación SALUD: $616.000 x 12.5: $77.000 PENSIÓN: $616.000 x 16%: $ 98.560 ARL: $616.000 x 0.522%: 3.216 PARAFISCALES: $616.000 x 9%: $55.440 Para un total de $234.216 Consultada la página del RUAF SISPRO no aparece afiliación del contratista en el Sistema de Seguridad Social DESCARGOS DE LA ENTIDAD Por no ser un contrato de prestación de servicios la liquidación y pago de la seguridad social está regulada por el artículo 18 de la Ley 1122 de 2007. A este respecto la Contraloría General de la República, en concepto de fecha 06 de septiembre de 2013 ha reiterado como es la liquidación de la seguridad social en contratos diferentes a los de prestación de servicios. Se anexa concepto. Folios 256 - 262 CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Dados los antecedentes que presenta el tema controvertido y objeto de discusión, se estima el que se ha de tomar y validar, así como lo reconoce la Universidad de Pamplona que se ha verificado en oportunidades pasados el mismo hecho, la misma vía de validar la presunta observación y dirigir a la entidad administrativa para que decida sobre el particular cual es la Unidad de Gestión pensional y Parafiscales –UGPP-, atendiendo los fundamentos jurídicos esgrimidos por la Universidad y finiquitar y dilucidar el tema bajo examen fiscal. 20. HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON TRASLADO A OTRA ENTIDAD. DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR $79.400.000

A pesar de que existen registros que soportan la entrega del material institucional por parte del contratista como son el Acta de recibo de bienes y servicios número 1209 suscrita por el Director de Bienestar Universitario y en el Ingreso de bienes de la Sección de Adquisiciones y Almacén número 32 del 7 de abril de 2014, no se evidencia la finalidad o impacto de la presente inversión, por cuanto se desconoce cómo se va a llevar a cabo la entrega o distribución de los botones, carpetas, manillas, mochilas, mugs cuyo valor unitario es a $6.500 y se solicito 1.000 unidades.



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No se aprecia quienes son los beneficiarios de cada uno de los ítems adquiridos, bien sea estudiantes o personal administrativo o personal docente. Así mismo se desconoce cómo se efectúa la entrega a los estudiantes del primer semestre, o los que realizan diplomados, o los que participan en foros u a través de otro mecanismo. No hay soportes de esta entrega al consumidor final. DESCARGOS DE LA ENTIDAD En cuanto a la finalidad o el impacto de la inversión relacionada por la observación No. 23, se realizan las siguientes apreciaciones:

1. La Universidad de Pamplona en el Acuerdo No. 066 del 2010 establece en su artículo 5 “Principios del sistema presupuestal”, la programación integral que menciona lo siguiente:

“Todos los proyectos de inversión deben contemplar simultáneamente los gastos de inversión, de funcionamiento y las obras complementarias que las exigencias técnicas y administrativas demanden como necesarios para su ejecución y operación de conformidad con los procedimientos y normas legales”

2. El programa de Calidad de Vida, tiene como fin el acompañamiento a los

estudiantes en la vida universitaria desde el momento en que ingresan al sistema

de educación superior, es por esto, que se realizan las jornadas de inducción para

generar un acercamiento entre el estudiante y la institución, encontrar espacios de

integración a la vida universitaria, familiarizarse con el sistema de educación

superior, las responsabilidades y los derechos adquiridos, así como conocer los

servicios de apoyo a los que pueden acceder para complementar su proceso de

formación.

3. La inducción de los estudiantes nuevos es fundamental en el sistema de

educación superior ya que permite acercar al estudiante y al padre de familia con

la institución, generando impactos en la deserción evitando el retiro de los

estudiantes del sistema educativo; cabe aclarar que en el primer semestre es en

donde se presenta la mayor deserción; tal como lo indican las estadísticas

institucionales, de 100 estudiantes que ingresan 21 se retiran en el primer

semestre; además, con el desarrollo de estas actividades se ha logrado disminuir

la deserción por cohorte en el primer semestre pasando 21% a 18% en el último

periodo.

4. El material suministrado al Centro de Bienestar Universitario, fue utilizado para la

promoción de la universidad en actividades y eventos tendientes al desarrollo

integral de la comunidad académica. De esta manera, agendas, manillas y

mochilas fueron entregadas en las jornadas de inducción a estudiantes nuevos

2014-I y 2014-II, como lo evidencia registro fotográfico y listado de asistencia al

programa de Bienvenida a la Vida Universitaria.

5. Por otro lado, los pocillos con el logo de la Universidad y el lema “Estoy

Comprometido”, fue distribuido al personal administrativo con el objetivo de

generar sentido de pertenencia e integración entre el equipo de trabajo; de igual

manera algunas unidades fueron obsequiadas en visita de registro calificado a

pares académicos y visitas académicas.

Se anexa CD 23 con evidencias de ejecución del contrato.



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Universidad de Pamplona adjunto el CD 23 el cual contiene los siguientes archivos:

Y un registro fotográfico de la entrega de los materiales objeto de la contratación.

Con el descargo e información presentada por el ente universitario en la etapa de alegación, como certificaciones, registro fotográfico, informes, se levanta la observación administrativa con presunta incidencia fiscal. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 1210 DE 2014 Contratista: UNION TEMPORAL CONFORMADA POR LAS SOCIEDADES THOMAS GREG & SON DE COLOMBIA SA Y THOMAS GREGS EXPRESS Objeto: IMPRESIÓN DE CUADERNILLOS HOJAS DE RESPUESTAS, EMPAQUES PARA EL CONTRATO DE CONSULTORIA 112 DE 2013 Valor: $ 194.840.000 Fecha: 21 de Febrero de 2014 Plazo: 2 meses Certificado Disponibilidad: No se adjuntó Rubro presupuestal: No. 2.2.6.03.03.02.01.04.01 Contrato de Consultoría 112 de 2013



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Registro presupuestal número 4229 del 21-02-2014 por valor de $ 194.840.000 Requerimiento de servicios del 22 de enero de 2014 Términos de invitación a ofertar del 29 de enero de 2014 Adenda número 01 del 30 de enero de 2014 OTRO SI MODIFICATORIO No. 01 MODIFICAR LA CLAUSULA DE GARANTÍA OTRO SI ADICIONAL EN TIEMPO Y VALOR No. 02 MODIFICAR EL VALOR Y EL TIEMPO. VALOR $38.352.000 Y EL TIEMPO HASTA 2 MESES Propuesta del 5 de febrero de 2014 Evaluación de la propuesta 11 de febrero de 2014 Resolución 0226 del 14 de febrero de 2014 por la cual se adjudica la invitación pública para la impresión de cuadernillos de Universidad de Pamplona. AJUSTE AL CDP 174 DEL 25-01-2014 POR VALOR DE $38.968.000 ACTA DE SUSPENSIÓN No. 01 DEL 2 DE MAYO DE 2014 DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR DETERMINAR

NO existen registros que soportan la entrega del material por parte de la empresa contratista. No está el registro Ingreso de bienes de la Sección de Adquisiciones y Almacén no se evidencia la finalidad o impacto de la presente inversión No hay evidencia que la UNIVERSIDAD DE PAMPLONA haya cumplido con la Consultoría encomendada. No hay constancia por parte de la CNSC del número total de cuadernillos empleados en la prueba efectuada. No hay soportes de esta entrega al consumidor final. Ante la falta de información que permita soportar todas las inquietudes planteadas, se solicita a la Universidad de Pamplona aclarar las mismas.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD

Debido a la naturaleza del contrato, los cuadernillos para la aplicación de las pruebas no podían ser recibidos en dependencia alguna de la Universidad de Pamplona, sino ser transportados, custodiados y devueltos a las instalaciones de Thomas Greg & Sons de Colombia.

Se usaron la totalidad de los 27.000 cuadernillos, los cuales fueron usados en la aplicación del 7 de diciembre de 2014 y actualmente permanecen en custodia hasta Octubre de 2015 en las instalaciones Thomas Greg & Sons de Colombia y podrán ser verificados por la entidad que a bien tenga hacerlo previa aprobación de la Rama Judicial y bajo el protocolo de seguridad que para los casos se aplica. El CD adjunto contiene informe del supervisor del contrato 1210-2014, sobre la utilización de los cuadernillos. (CD 24)



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Para evidenciar que efectivamente los materiales se imprimieron, empacaron, transportaron, custodiaron y almacenaron, todo en el marco de la aplicación del 7 de diciembre de 2014, se anexan al presente informe las constancias de entrega, recibo y recolección de cuadernillos en cada ciudad donde se aplicó la prueba. (Carpeta TG - CD 24) Estas constancias fueron diligenciadas por los DELEGADOS, quienes son los representantes de la Universidad de Pamplona en los sitios de aplicación y como tal reciben y entregan de vuelta todos los cuadernillos a la empresa Thomas Greg & Sons de Colombia. Los DELEGADOS tienen instrucciones expresas para el manejo de la información confidencial, los cuadernillos y el resto del material de la prueba, y así es como el protocolo que se aplica define muy claramente cómo se recibe y entrega a la empresa de seguridad el material del examen.

El siguiente es el listado de los DELEGADOS del 7 de diciembre de 2014:



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Se anexa la RESOLUCIÓN No. CJRES15-20 (Febrero 12 de 2015), “Por la cual se expide el listado de resultados de la prueba de conocimientos correspondiente al concurso de méritos para la provisión de los cargos de Funcionarios de la Rama Judicial”. (CD 24) Esta Resolución evidencia que la Universidad entregó los resultados de la calificación de la prueba realizada el 7 de diciembre de 2014.

Se anexa el Otrosi adicional al contrato de consultoría 112-2013, donde la supervisión del contrato, es decir, la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, manifiesta que la Universidad ha cumplido con las actividades pactadas, no obstante solicita una prórroga para dar respuesta a los recursos impetrados y las acciones de tutela con ocasión de las pruebas escritas y la publicación de los resultados de dicha convocatoria. (CD 24)

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA El cd 24 allegado por la Universidad de Pamplona contiene la siguiente información:



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En el archivo TG

En este archivo se adjuntaron por ciudades las actas de recolección de cuadernillos de los ausentes en el formato que la empresa Thomas Greg, tiene dispuesto para tal fin. Con el descargo e información presentada por el ente universitario en la etapa de alegación, que evidencia la prestación del servicio y en aplicación al principio de la buena fe, se levanta la observación administrativa con presunta incidencia fiscal.

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 1218 DE 2014 Contratista: OSP INTERNATIONAL CALA LTDA Objeto: PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO SOPORTE MATENIMIENTO Y DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN BAJO EL MODELO DE FABRICA DE SOFTWARE CELEBRADO CON LA CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICIA Valor: $ 949.993.600 Fecha: 14 de MARZO de 2014 Plazo: 8 meses Rubro presupuestal: No. 2.1.2.01.04.02.05 Contrato Interadministrativo 128 de 2013 Caja Promotora de Vivienda Militar y Policía Registro presupuestal 5372 del 14 de marzo de 2014 $949.993.600. Resolución 0367 del 14 de Marzo de 2014



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Póliza de 1144101054378 SEGUROS DEL ESTADO DEL 21 DE MARZO DE 2014 AMPAROS: CUMPLIMIENTO, PAGO DE SALARIOS, INDEMNIZACIONES, CALIDAD DEL SERVICIO. Resolución 048 de 21 de marzo de 2014

ACTA DE INICIO DEL 21 DE MARZO DE 2014 COMPROBANTE DE EGRESO No. 31298 DEL 12-09-2014 POR VALOR DE $189.998.720, NETO PAGADO $174.110.936 COMPROBANTE DE EGRESO No. 40997 DEL 3-12-2014 POR VALOR DE $203.705.431, NETO PAGADO $186.671.506 FACTURA DE VENTA NÚMERO 1121 DEL 13-11-2014 POR VALOR DE $203.705.431. OTRO SI No. 001 ADICIONAL AL CONTRATO No. 1218 DE 2014 POR VALOR DE $101.500.000 PARA UN VALOR TOTAL DE $ 1.051.493.600, DEL 10-10-2014 FACTURA DE VENTA NÚMERO 1132 DEL 5-12-2014 POR VALOR DE $173.680.200.

FACTURA DE VENTA NÚMERO 11323 DEL 5-12-2014 POR VALOR DE $270.250.760

COMPROBANTE DE EGRESO No. 1667 DEL 11-2-2015 POR VALOR DE $443.930.960, NETO PAGADO $397.241.671

DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR DETERMINAR

La presente observación se realiza al considerar los siguientes aspectos, No existe certificación por parte del líder de recursos humanos de la Universidad de Pamplona, en donde conste que el ente universitario no cuenta con personal calificado de INGENIEROS DE SISTEMAS y con la competencias necesarias para desarrollar las actividades técnicas especializadas propias de la ejecución del presente contrato. Se desconoce cómo la Universidad de Pamplona establece el presupuesto oficial para este contrato, por cuanto solo se conto con una cotización de la empresa contratista seleccionada. Es de anotar que la oferta presentada por la empresa OSP INTERNATIONAL CALA LTDA, detalla a un equipo de profesionales en donde se cobra por horas y el valor de esta es elevado. No hay constancia del pago de salarios y demás prestaciones sociales al personal que ejecutó la presente orden de servicio.



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Existe una relación de horas prestadas elaborada por el contratista, en la cual se detalla el nombre del profesional, la fecha y el número de horas prestadas, la cual no cuenta con visto bueno de la empresa a la cual se está desarrollando el proyecto de Vivienda Militar y Policía. En la minuta contractual en la clausula quinta FORMA DE PAGO se establecía un primer pago equivalente al 20% del valor del contrato, para lo cual se exigía la presentación de lo siguiente:

Estos documentos no se encontraron dentro del expediente contractual, al igual no existe registro que evidencie que la empresa contratista haya cumplido con lo descrito en la clausula antes referenciada.

En la cláusula primera del contrato en comento se relaciona que el contratista se compromete a ejecutar 18 actividades alguna de las cuales con literales, no existe registro que demuestre que el contratista haya cumplido con cada una de las tareas relacionadas en la clausula antes referenciada.

No se halló dentro de la documentación allegada el CONTRATO SOPORTE MATENIMIENTO Y DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN BAJO EL MODELO DE FABRICA DE SOFTWARE CELEBRADO CON LA CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICIA, suscrito durante la vigencia 2013, se desconoce su valor y las obligaciones del mismo. No se logra determinar la inversión del mismo y la finalidad o impacto de este. DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexa contrato interadministrativo N 128 de 2013 celebrado entre la UNIVERSIDAD DE PAMPLONA Y LA CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICIA. Folios 263 - 271 El valor cotizado por las horas son precios de referencia del mercado y la base del presupuesto fue el contrato interadministrativo 128-2013. Se anexa un estudio de mercado realizado por DPS (Departamento de Prosperidad Social) donde se determinan los precios por horas de perfiles similares a los exigidos en el proceso. (ESTUDIO MERCADO - CD 25) Respecto al pago de salarios y demás prestaciones sociales al personal, se anexan los soportes de los aportes parafiscales emitidos por la Revisoría fiscal de OSP INTERNATIONAL. (parafiscales – CD 25) Se anexan soportes necesarios para los pagos al contratista, tales como acta de inicio del contrato interadministrativo, registro de horas, actas de entrega, cronograma, plan del proyecto, metodologías. (CD 25) CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA En la etapa de alegación la Universidad de Pamplona, allegó el contrato interadministrativo número 128 de 2013 suscrito entre CAPROVIMPO y la Universidad de Pamplona el 29 de octubre de 2013, con el siguiente objeto contractual: Contrato interadministrativo entre la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía y la Universidad de Pamplona para el soporte, mantenimiento y desarrollo de los sistemas de



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información bajo el modelo de fábrica de software para la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía. Valor del contrato: $1.218.819.120. plazo 12 meses La Universidad de Pamplona adjunta en el CD 25 la siguiente información:

El estudio de mercado referenciado es el DPS

Así mismo allegó la siguiente información: Cuatro (4) Actas de entregas fabrica de software que constituyen los soportes para las cuentas de cobro (número 1 con corte a 21 de marzo de 2014, número 2 con corte a 21 de mayo de 2014, número 3 con corte a 21 de julio de 2014 y número 4 con corte a 21 de septiembre de 2014) suscrita por los señores Gerente del Proyecto de Caprovimpo y Proyecto FSW en donde se realiza un listado de documentos entregados junto con su descripción y con la siguiente observación:

Con los soportes adjuntos en la etapa de descargos se levanta el presunto hallazgo fiscal. En cuanto al pago de seguridad social y parafiscales se adjunta una constancia por parte del revisor fiscal del contrato, en donde no se menciona el personal del proyecto e ingreso base de cotización. Sin embargo, es importante señalar que los supervisores deben tener certeza de esta obligación del contratista, para lo cual es conveniente revisar el respectivo registro de planilla de seguridad social. Por lo expuesto se mantiene el hallazgo administrativo. 21. HALLAZGO ADMINISTRATIVO.



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CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 1267 DE 2014

CONTRATISTA: ANGEL IGNACIO RAMIREZ CASTELLANOS OBJETO: Prestar sus servicios profesionales en la Vicerrectoría Académica de la Universidad de Pamplona. VALOR: $54.366.667 PLAZO: 7 meses y 23 días

Certificado de disponibilidad número 1328 del 7 de abril de 2014 por valor de $54.366.667 rubro 2.1.2.01.02.01 Honorarios.

Convocatoria Pública Número 03 del 10 de abril de 2014

Registro presupuestal número 8564 del 8 de mayo de 2014 ACTA DE INICIO: 8 de mayo de 2014

Comprobante de egreso número 26964 del 29 de julio de 2014 por valor $ 12.366.660 valor neto pagado $ 9.629.460.

En la presente contratación no exigieron pólizas de garantías para la realización del objeto contractual.

DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON TRASLADO A OTRA ENTIDAD UGP

Es de anotar que el doctor ANGEL IGNACIO RAMIREZ CASTELLANOS es pensionado de la UNIVERSIDAD DE PAMPLONA, cuya mesada mensual es de $6.525.639, razón por la cual en sus aportes al sistema de seguridad social como CONTRATISTA INDEPENDIENTE no cancela lo correspondiente a PENSIÓN.

Sin embargo, sus aportes a salud y ARL deben efectuarse considerarse lo descrito en la normatividad vigente, en donde se establece el valor mensual de la prestación del servicio menos el 40%. A manera de ejemplo señalamos lo ocurrido en el mes de mayo y junio de 2014.

MAYO DE 2014

VALOR DE LA PRESTACIÓN MENSUAL 5,366,660$

40% EXENTO 2,146,664$

INGRESO BASE DE COTIZACION 3,219,996$

12.5% DE SALUD 402,500$

VALOR CANCELADO POR EL CONTRATISTA 268,800$

DIFERENCIA 133,700$

ARL 16,808.38$

VALOR CANCELADO POR EL CONTRATISTA 11,200.00$

DIFERENCIA 5,608.38$

TOTAL DEJADO DE CANCELAR MES DE MAYO 139,308$ JUNIO DE 2014



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VALOR DE LA PRESTACIÓN MENSUAL 7,000,000$

40% EXENTO 2,800,000$

INGRESO BASE DE COTIZACION 4,200,000$

12.5% DE SALUD 525,000$

VALOR CANCELADO POR EL CONTRATISTA 350,000$

DIFERENCIA 175,000$

ARL 21,924.00$

VALOR CANCELADO POR EL CONTRATISTA 14,600.00$

DIFERENCIA 7,324.00$

TOTAL DEJADO DE CANCELAR MES DE JUNIO 182,324$

DESCARGO DE LA ENTIDAD El Artículo 18 de la Ley 1122 dice: …”Aseguramiento de los independientes contratistas de prestación de servicios. Los independientes contratistas de prestación de servicios cotizarán al Sistema General de Seguridad Social en Salud el porcentaje obligatorio para salud sobre una base de la cotización máxima de un 40% del valor mensualizado del contrato.” El resaltado es nuestro. En la observación hecha por ustedes tomaron como base de liquidación el máximo de 60% y no del 40% como dice la mencionada Ley. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Con la explicación dada por la Universidad de Pamplona y efectuado nuevamente el calculo, se concluye que los valores consignados por el contratista se encuentran ajustados, por lo tanto, se levanta la observación descrita por la departamental. DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA

El contratista elabora unos informes mensuales, y no cuentan con el visto bueno del supervisor y del rector del Colegio al cual participó en los proyectos.

Así mismo en el citado informe menciona unas capacitaciones a docentes, las cuales no cuenta con la respectiva evidencia como el registro fotográfico y el formato de asistencia. DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexan soportes de las actividades realizadas por el contratista. (CD 27) CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Universidad de Pamplona anexo en el CD 27 la siguiente información:



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Revisados los archivos anexos por la Universidad de Pamplona, no se encontró la información citada en la observación del informe preliminar; esta situación puede presentarse por la falta de un adecuado archivo de la documentación soporte del contrato, lo cual puede conllevar a la no trazabilidad de la actividades ejecutadas, por lo tanto se mantiene el hallazgo administrativo señalado. 22. HALLAZGO ADMINISTRATIVO.

CONTRATO DE SUMINISTRO No. 1247

FECHA: 8 DE ABRIL DE 2014 CONTRATISTA: PASAJES LTDA. REPRESENTANTE LEGAL MARÍA ADRIANA LUGO RODRIGUEZ OBJETO: SUMINISTRO DE TIQUETES AEREOS EN RUTAS NACIONALES E INTERNACIONALES PARA EL DESPLAZAMIENTO DE FUNCIONARIOS, ESTUDIANTES, CONTRATISTAS, MIEMBROS DEL CONSEJO SUPERIOR, DOCENTES Y DEMAS COLABORADORES QUE COADYUVEN EN EL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES MISIONALES Y DE APOYO DE LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA. VALOR: $1.118.050.000 INCLUIDO IVA PLAZO: HASTA EL 31-12-2014 Y/O AGOTAR EXISTENCIAS FORMA DE PAGO: PERIODOS QUINCENALES VENCIDOS Para amparar el siguiente contrato se comprometieron recursos en diversos rubros, para lo cual expidieron más de 15 certificados de disponibilidad presupuestal, como a continuación detallamos:



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Registro presupuestal número 6741 del 8 de abril de 2014 por valor de $1.118.050.000. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD No. 1992 DEL 16 DE JUNIO DE 2014 POR VALOR DE $ 53.000.000

OTRO SI MODIFICATORIO Y ADICIONAL EN VALOR AL CONTRATO DE SUMINISTRO 1247 DEL 30 DE JULIO DE 2014 Cuyo cambio es el siguiente:

Para un valor total del contrato de $1.162.299.000. Comprobante de egreso 12570 del 9-5-2014 por valor de $495.000, neto a pagar $490.194

Comprobante de egreso 12568 del 9-5-2014 por valor de $940.000, neto a pagar $914.352 Comprobante de egreso 12572 del 7-5-2014 por valor de $890.000, neto a pagar $880.900 DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA Es de anotar que gran parte de la afectación presupuestal correspondió a rubros de inversión. Se desconoce la razón de ello toda vez corresponde a gastos de funcionamiento (desplazamiento y alojamiento). DESCARGO DE LA ENTIDAD La afectación del presupuesto de inversión se realizó bajo los siguientes criterios:

1. Todo gasto en educación superior de cualquier universidad pública se considera gasto público social (funcionamiento e inversión).



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3. Basado en lo anterior, la Oficina de Planeación, consideró que la naturaleza del

gasto debía efectuarse por los rubros de inversión y considerando que para formar

el capital humano de nuestro país para la innovación, productividad y

competitividad se requieren hacer inversiones; que según la Ley 30 de 1992 las

funciones sustantivas o misionales de la educación superior son la academia, la

investigación y la interacción social.

4. La Oficina de Planeación apoyada en el manual de clasificación presupuestal del

gasto de inversión expedido el 21 de septiembre de 2011 por parte del

Departamento Nacional de Planeación, puede invertir sus recursos en los

siguientes tipos de gastos, subtipos de gastos y acciones específicas de los

programas, tales como:

a. Investigación básica, aplicada y estudios.

b. Formación de capital humano para la investigación y desarrollo.

5. Por otra parte, los siguientes rubros presupuestales asignados para tiquetes

hacen parte de las actividades de convenios y contratos que la Universidad suscribe con diferentes entidades públicas y privadas, su ejecución está contemplada en el capítulo 2.2. INVERSION, 2.2.6 SECTOR CONVENIOS en cumplimiento del Acuerdo No. 108 de 27 de diciembre de 2013, “Por cual se adopta el Presupuesto General de Rentas, Recursos de Capital, Gastos y el Plan Operativo Anal de Inversiones de la Universidad de Pamplona, para la vigencia fiscal del 1° de enero al 31 de diciembre del año 2014” aprobado por el Consejo Superior Universitario.

6. Así mismo, se tiene en cuenta el principio de programación integral, que conlleva

a obtener un resultado de impacto tanto social, como investigativo y tecnológico, mediante las alianzas estratégicas, permitiendo a cada una de ellas cumplir con su misión y sus objetivos:

N° CDP

CODIGO RUBRO NOMBRE RUBRO VALOR RUBRO OBJETO

325 2.2.6.02.01.01.05.01

CONTRATO ADICIONAL AL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE

SERVICIOS 098 DEL 2012 COMPUTADORES PARA EDUCAR CPE NI

456 EJECUCION 59.200.000,00

Ejecutar la estrategia de formación y acceso para la

apropiación pedagógica de las

TIC EN 4.197 SEDES BENEFICIADAS,



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326 2.2.6.02.01.01.05.01



456 EJECUCION 17.600.000,00

entre los años 2012 a 2014 en la región

dos(02) correspondientes a

los Departamentos de Cesar, Guajira ,

magdalena y Norte de Santander , de

acuerdo a la siguiente distribución : Sedes

Tipo A 1.229 SEDES , Sedes Tipo B 1.660, Sedes Tipo C 130 Y Sedes Tipo F 1.178, adicionalmente se deberá ejecutar la

estrategias de laboratorios de

robótica educativa ambiental en 150

sedes del universo de sedes Tipo B.

334 2.2.6.03.02.01.03.02

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE

SERVICIOS COMPUTADORES

PARA EDUCAR CPE NI 456

22.400.000,00

330 2.2.6.02.01.01.05.01



456 EJECUCION 28.800.000,00

793 2.2.6.03.02.01.02.01

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO

N° 00197 DEPARTAMENTO

NORTE DE SANTANDER NI 525

EJECUCIÓN 20.000.000,00

Fortalecimiento de la cultura, y tecnología e innovación, a través de la investigación como estrategia

pedagógica apoyadas en las TIC en instituciones

educativas de Norte de Santander

794 2.2.6.03.02.01.31.01

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO N° 1223 MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

NI 531 EJECUCION

1.200.000,00

Aunar esfuerzos entre el Ministerio de

Educación Nacional y la Institución de

Educación Superior Universidad de Pamplona para

fortalecer su estrategia de

regionalización en la línea de

Caracterización Regional, con el fin

de ampliar las oportunidades de

acceso y permanencia a la

educación superior y generar condiciones

para el desarrollo regional, en el marco

de la ampliación y fortalecimiento de la

regionalización y flexibilidad de la

Educación Superior.



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3



795 2.2.6.02.01.01.06.01

CONTRATO INTERADMINISTRATIVO DE ARRENDAMIENTO

N° 387 COMISIÓN NACIONAL DEL

SERVICIO CIVIL CNSC NI 532 EJECUCIÓN

2.000.000,00

Arrendamiento del inmueble denominado

Sala de Seguridad ubicado en las

instalaciones de la Universidad de Pamplona en la

Carrera 7 N° 32 - 16 Edificio Orquídea

Real, piso 33 de la Ciudad de Bogotá

D.C., amoblado con cinco (05) estaciones

de trabajo y cinco (05) equipos de

cómputo.

796 2.2.6.03.02.01.08.01

CONTRATO INTERADMINISTRATIVO

N° 135 SUPERINTENDENCIA

DE NOTARIADO Y REGISTRO NI 449

EJECUCIÓN

1.000.000,00

Prestación de servicios de custodia de la documentación

de la prueba de méritos de

experiencia para los concursantes y la pertenencia a la

prueba de conocimiento y de entrevista , apoyo

logístico y tecnológico para la

Superintendencia de notario y Registro

812 2.2.6.03.02.01.27.01

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE

SERVICIOS N° 379 ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PUBLICA ESAP NI 447

EJECUCIÓN

2.500.000,00

Soporte Técnico Funcional en Sitio; diseño y Desarrollo de Requerimientos; soporte asincrónico

básico y Actualizaciones del

aplicativo Academusoft para la Escuela Superior de

Administración Pública

813 2.2.6.03.02.01.05.01


N° 337 COMISIÓN NACIONAL DEL

SERVICIO CIVIL CNSC CONCURSO ABIERTO DE MÉRITOS INPEC NI

506 EJECUCION

10.000.000,00

Realizar la verificación de

requisitos mínimos, valoración de

antecedentes, diseño, construcción,

validación, ensamble, diagramación,

aplicación, calificación y

procesamiento de las pruebas de

competencias básicas y funcionales,



30/04/2013 VERSIÓN

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competencias comportamentales para el concurso

abierto de méritos dirigido a proveer

vacantes de carrera administrativa del Instituto Nacional

Penitenciario y Carcelario INPEC, así

como la atención, resolución y

respuesta a la reclamaciones ,

derechos de petición y acciones judiciales que se representen con ocasión de la aplicación de las

citadas pruebas y sus resultados.

814 2.2.6.03.02.01.07.01

ACUERDO DE COOPERACION RELATIVO A UN

PROYECTO PROGRAMA DE

NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO

(PNUD) NI 520 EJECUCION

10.000.000,00

Contribuir a la reducción de los

riesgos tecnológicos en el territorio

Colombiano; a través de una estrategia

Marco Nacional para la convivencia segura y sostenible para la incorporación de la Gestión de Riesgo Tecnológico por

transporte de hidrocarburos en los

instrumentos de planificación

territorial.

815 2.2.6.03.02.01.18.01


ESCUELA TECNOLÓGICA

INSTITUTO TÉCNICO CENTRAL NI 507

EJECUCION

1.400.000,00

Prestar el servicio de soporte funcional en sitio durante UN /(1)

mes para la orientación en los

procesos de academusoft IES-

Académico. Nivelar la estructura de la base de datos y

realizar actualizaciones de la base y el aplicativo

hasta la versión más reciente, orientando

sobre el proceso realizado en sitio. Implementar 300 horas de diseño y



30/04/2013 VERSIÓN

3



desarrollo de requerimientos de Academusoft IES-Académico en las instalaciones de

Pamplona. Realizar soporte asincrónico

básico y actualizaciones del

Aplicativo AcademusoftIES-

Académico durante la vigencia del contrato

de soporte.

816 2.2.6.03.02.01.09.01

CONTRATO INTERINSTITUCIONAL

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA JUAN DE CASTELLANOS NI

465 EJECUCIÓN

6.300.000,00

Fortalecer los procesos académicos y administrativos de

la Fundación Universitaria Juan de Castellanos, a través de la implementación

del aplicativo Academusoft integrado por:

Gestión Colaborativa-Hermasoft : portal IG,

Pagina Amarillas Dinámicas, Contacto IG, Vortal; Gestión

Académica: Promoción y Mercadeo , Académico , generador de

Reportes , Bienestar Universitario

Egresados; GESTION EXTENSIÓN:

encuestas y Módulo de Gerencias IES;

GESTION DOCENCIA: Biblioteca y

Evaluación Docente ; GESTION

INVESTIGACIONES: Investigación;

GESTION ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA-GESTASOFT:

Talento Humano, Contratación, Contabilidad, presupuesto, Pagaduría, y Tesorería ,

Facturación y Cartera



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Parámetros generales, Servicios Generales, Almacén e Inventario Gestión Documental y SANC.

817 2.2.6.03.02.01.22.01


INSTITUTO TÉCNICO DE SOLEDAD

ATLÁNTICO – ITSA NI 526 EJECUCIÓN

8.400.000,00

Realizar el servicio de diagnóstico, nivelación,

actualización de la base de datos del

aplicativo Academusoft,

capacitación técnica de base de datos y programación en el

manejo de las herramientas en las que se desarrolla,

protocolos de actualizaciones del

aplicativo academusoft y en la

instalación del servidor de

aplicaciones, soporte técnico y funcional en

sitio del aplicativo, orientados a los

funcionarios definidos por ITSA encargados de los procesos del

aplicativo y el diseño y el desarrollo y

requerimiento Módulo para la distribución

del SIIF para el aplicativo Gestasoft,

400 horas de diseño y desarrollo de

Requerimientos, Soporte Asincrónico

Básico y Actualizaciones del

Aplicativo



30/04/2013 VERSIÓN

3



Academusoft: Colaborativo, Académico y

Administrativo-Gestasoft contando

con el apoyo del personal experto de la Universidad de

Pamplona.

819 2.2.6.03.02.01.23.01

CONVENIO ESPECÍFICO ESCUELA

SUPERIOR TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO NI 528

EJECUCIÓN 24.000.000,00

Fortalecer los procesos académicos y administrativos de La Débora Arango, a

través de la implantación del

aplicativo Academusoft

Administrativo.

820 2.2.6.02.01.01.08.01

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS N° 0131-14 UNIVERSIDAD DEL TOLIMA NI 542 EJECUCIÓN

30.000.000,00

Nivelación, actualización e

implementación y capacitación técnica,

soporte técnico y funcional, diseño y

desarrollo de requerimientos,

soporte asincrónico básico y

actualizaciones del aplicativo

Academusoft: académico y

Gestasoft para la Universidad del

Tolima.

821 2.2.6.03.02.01.24.01


N° 002 UNIVERSIDAD DEL PACIFICO NI 534

EJECUCIÓN

7.500.000,00

Implantar el aplicativo Gestasoft durante

(20) semanas para su entrega en operación, Capacitación Técnica de Base de Datos en

el manejo de herramientas en las

que desarrolla el aplicativo y en la Instalación del

Servidor de Aplicaciones, Soporte



30/04/2013 VERSIÓN

3



Técnico y Funcional en sitio del aplicativo

Academusoft: Colaborativo, Académico y

Administrativo-Gestasoft, orientados

a los funcionarios definidos por la Universidad del

Pacífico encargados de los procesos del Aplicativo, contando

con el apoyo del personal experto de la Universidad de

Pamplona.

822 2.2.6.02.01.01.07.01

CONTRATO INTERINSTITUCIONAL

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA JUAN DE CASTELLANOS –

JDC NI 540 EJECUCIÓN

6.000.000,00

Realizar la implantación del

aplicativo Formación Continuada de

Academusoft, en su Entidad contando con el apoyo del personal

experto de la Universidad de

Pamplona, asi como Diseñar y desarrollar los requerimientos para el Aplicativo

Academusoft: Academico, Formación

Continuada y Gestasoft.

823 2.2.6.03.01.01.04

CONTRATO RC Nº 624-2011 FIDUCIARIA BTÁ COMO VOCERA DEL

PATRIMONIO AUTÓNOMO DDO FONDO NAL DE

FINANCIAMIENTO PARA LA CIENCIA, LA

TECNOLOGÍA Y LA INNOVACIÓN FCO JOSÉ DE CALDAS

CÓDIGO 112152128328 NI 432

6.500.000,00

LA FIDUCIARIA como vocera del PATRIMONIO

AUTÓNOMO FONDO NACIONAL DE

FINANCIEMIENTO PARA LA CIENCIA, LA TECNOLOGÍA Y LA INNOVACIÓN,

FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS otorga

apoyo económico a la ENTIDAD en la modalidad de recuperación

contingente, para la financiación del

proyecto titulado: "DETERMINACIÓN DE RESIDUOS DE

METALES PESADOS EN SUELO,

PLANTAS, AGUA Y



30/04/2013 VERSIÓN

3



TEJIDOS DE BOVINOS

EXPUESTOS EN ÁREAS DE ALTO

GRADO DE CONTAMINACIÓN Y

DTECCIÓN DE PUNTOS CRÍTICOS

PARA SU CONTROL" CODIGO:

112152128328

845 2.2.6.03.02.01.06.01

CONVENIO ESPECIAL DE COOPERACIÓN N° 025 DE 2013 SERVICIO

GEOLÓGICO COLOMBINO NI 524

EJECUCIÓN

70.000.000,00

Generar la zonificación de la

amenaza relativa por movimientos en masa

y su respectiva memoria explicativa e

12 planchas IGAC escala 1:100.000 -

"Bloque 8", con base en el "documento

metodológico de la zonificación de susceptibilidad

yamenaza relativa por movimientos e masa escala 1:100.000" del

servicio geológico Colombiano,

generado en el año 2012,

complementado en el año 2013.

824 2.2.6.02.01.01.01

CONCESION INFRAESTRUCTURA PARA EL SERVICIO

PUBLICO DE EDUCACION FORMAL

COLEGIO BICENTENARIO 2014

4.000.000,00

El objeto del presente contrato es la entrega en concesión, por el

concedente, al concesionario de una

infraestructura educativa, de propiedad del

MUNICIPIO, ubicada en la zona de la ciudadela juan atalaya – barrio Antonio santos.

Sector olivos. Dotado según se especificara

en el respectivo anexo. Que hará

parte del acata de inicio del presente

contrato. Para que el cocesionario

organice, opere y



30/04/2013 VERSIÓN

3



preste en ella el servicio público de

educación formal, en los niveles de

preescolar, básica primaria, básica

secundaria y media, a cambio de una

remuneración, en los términos y

condiciones previstos en este contrato

306 2.2.6.03.02.01.04.01

CONTRATO DE CONSULTORÍA N° 112

DE 2013 NACIÓN – CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA

CARGOS RAMA JUDICIAL NI 517

EJECUCION 70.000.000,00

"Diseño, Construcción y

Aplicación e pruebas psicotécnicas de

conocimientos y7o de competencias para

los cargos de Funcionarios de la

Rama Judicial

825 2.2.6.03.02.01.01.01

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO N° 010 DE 2013 FONDO

NACIONAL DE ADAPTACIÓN NI 490

EJECUCION

10.000.000,00

El presente Convenio Interadministrativo

tiene por objeto convenir el marco de

las relaciones interinstitucionales

entre el FONDO Y LA UNIVERSIDAD, para definir y establecer una estrategia de acompañamiento

social ( Fase II) que profundice el trabajo

con las familias vinculadas al proceso

de reasentamiento del Municipio de

Gramalote , con los siguientes

componentes: Gestión, Planificación

y Articulación, Atención Psicosocial,

generación de ingresos y

estabilización socioeconómica,

desarrollo de capacitaciones

organizacionales y humanas,

comunicación e información pública ,

fortalecimiento de gobierno local,



30/04/2013 VERSIÓN

3



gestión de la información, monitoreo y

evaluación y apoyo logístico y operativo.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Con las explicaciones dadas por la Universidad de Pamplona y considerando las disposiciones de la Ley 30 de 1992, se levanta la observación administrativa con incidencia disciplinaria descrita en el informe preliminar. DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR DETERMINAR Es de anotar que no existe una relación MENSUAL en donde indique el personal que se desplazó, la ciudad destino, los días del evento, el valor de la tarifa y el centro de costo al cual se afectó. Al igual no aparecen los actos administrativos de comisión de los funcionarios y demás personal que adquiere tiquetes. Es importante anotar que no se evidencia las respectivas constancias de permanencia del citado personal. No hay una tabla o cuadro de tarifas por parte del proveedor para cada uno de los destinos nacionales e internacionales contratados, que permitan mostrar los beneficios en literal ñ, de la cláusula tercera (3) del contrato.

No se cuenta con un cronograma de actividades a realizar por parte del personal al cual se le otorgó tiquetes y la evidencia de la solicitud del mismo con anterioridad, que permitan soportar que la gestión efectuada por la Universidad de Pamplona fue económica. Se desconoce a través de que registro la Universidad de Pamplona requiere tiquetes aéreos para su personal, no hay evidencia de ello en la información allegada

DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexa al presente informe la relación mensual correspondiente a la vigencia 2014 con la siguiente información: nombre del pasajero, Dependencia o Rubro Presupuestal, ruta, # factura, fecha, total de la factura y descripción del viaje); donde se ve reflejado la dependencia a la cual está adscrita la persona a quien se expidió el tiquete aéreo. Folios 272 - 351 El proveedor en este caso PASAJES LTDA cotizó todos y cada uno de los tiquetes de acuerdo a los requerimientos, exigencias de la Universidad de Pamplona y las circunstancias de los eventos, reuniones o desplazamientos.



30/04/2013 VERSIÓN

3



Todas las solicitudes de tiquetes aéreos para el personal de la Universidad de Pamplona se realizan a través del correo electrónico previa autorización del ordenador del gasto en este caso el señor Rector. Se anexa en medio magnético los comprobantes de egreso y sus soportes. (CD 29) Respecto de las constancias de permanencia por ser las mismas constitutivas del soporte para el pago de viáticos y/o gastos de desplazamiento y alojamiento se anexan a la cuenta de cada interesado en el cobro de esos valores y no en la cuenta de los pasajes. No se da trámite en la Universidad de Pamplona del pago de valores por estos conceptos sin la Resolución de desplazamiento o viáticos y la constancia de permanencia respectiva. Para efectos de lo expuesto en la observación se anexan a manera de ejemplo constancias de algunas cuentas (CD 29). CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA En los folios 273 a 351 la Universidad de Pamplona allegó una relación en la que se detalla el número, el nombre del pasajero, la dependencia, la ruta, el número de factura, fecha, total, descripción, el cual se describen 545 filas, es de anotar que el mencionado listado no cuenta con fecha de corte o elaboración, ni responsable de rendir la información, al igual no está totalizado. En el CD 29 se allega la siguiente información:

Revisados aleatoriamente los soportes de los pagos estos se encuentran soportados con la siguiente información:

Autorizaciones de rectoría para la emisión del pasaje, mediante correo electrónico

Control de tiquetes sin fecha ni quien lo diligencia

Causación

Disponibilidad y registro presupuestal

Liquidación de viáticos

Solicitud de autorización de rectoría para la emisión de tiquetes, por correo electrónico

Resoluciones de comisión firmada por el Rector de la Universidad

A continuación mostramos la imagen de la resolución número 696 del 26 de junio de 2014, por la cual se concede comisión a un docente de tiempo completo para participar como ponente en un evento internacional y se autorizan unos gastos.



30/04/2013 VERSIÓN

3



Colillas de pasabordo

Factura de venta de la empresa PASAJES LTDA.

En algunas carpetas digitales se encuentran constancias de permanencias y en otras no.

Cabe mencionar que el cuadro de seguimiento efectuado “CONTROL TIQUETES AÉREOS” no se señala la modalidad de vinculación a la entidad de quienes hacen uso del transporte aéreo. (folios 272-351)



30/04/2013 VERSIÓN

3



Con la información física y digital allegada por la Universidad de Pamplona en la etapa de alegación, que soportan la ejecución del contrato en mención y en aplicación al principio de la buena fe, se levanta la observación administrativa con presunta incidencia fiscal descrita por la departamental en el informe preliminar.

ORDEN DE COMPRA VENTA No. 1325 DE 2014

CONTRATISTA: Alpha Gestión SAS Representante Legal Adriana Vega Hernández OBJETO: compraventa de cuadernillos con pruebas de aptitud y personalidad para la aplicación de la prueba del día 6 de julio de 2014 dentro del concurso abierto de méritos para proveer 350 vacantes grado 11 del Instituto Penitenciario y Carcelario INPEC para la ejecución del contrato de consultoría 056 de 2014 celebrado entre el INPEC-CNSC y la Universidad de Pamplona FECHA: 27-06-2014 VALOR: $120.988.000 PLAZO: de cero () a seis (6) meses ACTA DE INICIO: 27-06-2014 Requerimiento de servicios sin fecha suscrito por René Vargas Ortegón Para el estudio de precios se solicitaron dos cotizaciones Contrato de prestación de servicios no. 056 de 2014 celebrado con la Universidad de Pamplona y la CNSC, con el objeto de desarrollar el proceso de selección para la provisión de 350 vacantes del empleo de dragoneante del INPEC desde la etapa desde la etapa de verificación hasta la conformación de la lista de elegibles. Por valor de $1.213.164.746 Certificado de Disponibilidad presupuestal número 1997 del 18-06-2014 por valor de $121.503.040, rubro presupuestal 2.2.6.02.01.01.13.01 CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 056 DE 2014 CNSC INPEC DRAGONEANTES NI 548 EJECUCIÓN. Solicitud de cotización del 26 de junio de 2014 a las empresas ALPHA GESTION, MANUAL MODERNO, PSEA SAS. ACTA DE REUNION DEL 27 DE JUNIO DE 2014, para estudiar, revisar y analizar las propuestas. Solicitud de compra sin fecha al proveedor ALPHA GESTIÓN Registro presupuestal número 10596 del 27-6-2014 por valor de $120.988.000 Ingreso de bienes y servicios de la Sección de Adquisiciones y Almacén número 59 del 14 de julio de 2014. Egreso de bienes y servicios de la Sección de Adquisiciones y Almacén número 269 del 14 de julio de 2014, entregado a la Subdirección de Infraestructura, Seguridad e Información. Factura número 037 del 14 de julio de 2014 por valor de $120.988.000 Comprobante de egreso número 27893 del 11-08-2014 por valor de $120.988.000 descuentos por $ 16.583.700 valor a pagar $104.404.300 En la presente contratación no se exigió pólizas de garantías



30/04/2013 VERSIÓN

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DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA

No hay acta final y de liquidación del presente contrato DESCARGO DE LA ENTIDAD Conforme a lo estipulado en el contrato se efectuó una sola entrega, por lo tanto se anexa el Acta de recibo. Folio 352 El contrato es de compraventa y por lo tanto de ejecución instantánea no requiriendo de liquidación conforme al artículo 53 del estatuto de contratación de la Universidad. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA

La Universidad de Pamplona adjunto el acta de recibo de bienes y servicios número 1325 formato FAD-11 con fecha 3 de julio de 2014 por valor de $ 120.988.000 suscrita por el Coordinador de Infraestructura. En cuanto a las actas final y liquidación se acepta la alegación presentada por la Universidad de Pamplona. Por lo expuesto, se levanta la observación administrativa del informe preliminar.

DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR DETERMINAR La necesidad a satisfacer en un proceso contractual debe estar ajustada a la realidad, lo cual conlleva a la adquisición de bienes y materiales de manera efectiva en concordancia con los principios de la gestión pública consagrados en la Constitución Nacional. Es de anotar que en el Requerimiento de servicios sin fecha suscrito por René Vargas Ortegón, no se especifica el número de personas inscritas y admitidas en el concurso de meritos para el cargo de dragoneante, código 4114, grado 11. No existe una constancia de ello por parte de la CNSC. No se logra conocer porque la Universidad de Pamplona adquiere 3500 cuadernillos para evaluar la memoria, 1000 cuadernillos de test de aptitudes diferenciales y 3200 cuadernillos de inventarios multifaseticos de la personalidad, porque la diferencia en el número de unidades, si la prueba se realiza de manera simultánea al personal. No hay constancia de entrega por parte del funcionario de la Subdirección de Infraestructura, Seguridad e Información de la Universidad de Pamplona a los delegados de la CNSC para la aplicación de los tests adquiridos en esta contratación. DESCARGO DE LA ENTIDAD Al formalizar el requerimiento del servicio se solicitan solo las cantidades exigidas, las cuales se toman según lo establecido dentro del contrato de prestación de servicios celebrado entre la COMISIÓN NACIONAL DE SERVICIOS CIVIL Y LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA N°056-2014; en cumplimiento de lo contemplado en la cláusula séptima (7) incisos 40 y 41. Se anexa contrato 056-2014. Folios 354 – 377 No obstante lo dispuesto en el contrato 056-2014, mediante actas de reunión se realizó un acuerdo con la Comisión Nacional de Servicio Civil (CNSC), donde la CNSC entrega en calidad de préstamo algunos cuadernillos (DAT 5, MMP1 2 y los SER o Memoria Visual



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de Rostro) a la Universidad; por lo tanto solo se compró la diferencia de los mismos. Folios 378 – 381 La Universidad en cumplimiento de lo establecido en los pliegos y la ejecución del contrato de prestación de servicios 056 de 2014, realizó la entrega de los cuadernillos (DAT 5, MMP1 2 y los SER o Memoria Visual de Rostro) y las hojas de respuesta a la CNSC, teniendo en cuenta la finalización de los tiempos de custodia y la solicitud realizada por la Comisión Nacional del Servicio Civil, de lo cual se anexan soportes. Folios 382 - 383 Se anexa acta de liquidación del contrato 056 de 2014 celebrado entre la Universidad y la Comisión Nacional del Servicio Civil en donde se detalla el recibido de productos y actividades por parte de esta entidad, lo que demuestra el cumplimiento de los mismos. Folios 384 - 388 CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Universidad de Pamplona allegó el contrato de prestación de servicios número 056 de 2014. Mediante ACTA número 01 del 10 de junio de 2014 se hizo entrega de 3.200 cuadernillos de la prueba de personalidad MMPI-2, por parte de la CNSC a la Universidad de Pamplona. A través de ACTA número 04 del 20 de junio de 2014 se efectuó la verificación de los cuadernillos de la prueba DAT-5, entre la Universidad de Pamplona y la CNSC en donde se plantea lo siguiente: “así mismo es importante indicar que se realizará un reajuste en el costo establecido para la convocatoria, toda vez que la CNSC está proporcionado 2.327 cuadernillo y la adquisición de los mismos por parte de la Universidad se reduce en el valor ofertado”. Oficio número 2015EE-10307 del 7 de mayo de 2015 la CNSC solicita entrega de cuadernillos prueba MMPI-2, DAT-5, Memoria Visual y hojas de respuestas al Rector de la Universidad de Pamplona. Acta de entrega de cuadernillos sin número del 13 de mayo de 2015 se recibió a satisfacción el material que se encontraba en poder de la Universidad de Pamplona. Acta de liquidación bilateral y de mutuo acuerdo del contrato número 056 del 22 de mayo de 2014, celebrado entre la Comisión Nacional del Servicio Civil y la Universidad de Pamplona del 24 de junio de 2015, en donde se estipula que el valor del contrato queda en $1.145.019.614. Con la información presentada por la Universidad de Pamplona se levanta la observación señalada por la departamental, toda vez que constituyen el soporte de la ejecución del citado contrato.

ORDEN DE COMPRA VENTA No. 1737 DE 2014

CONTRATISTA: Alpha Gestión SAS Representante Legal Adriana Vega Hernández OBJETO: prestar el servicio para el proceso de entrevistas dentro del concurso abierto de méritos para proveer 350 vacantes grado 11 del Instituto Penitenciario y Carcelario INPEC para la ejecución del contrato de consultoría 056 de 2014 celebrado entre el INPEC-CNSC y la Universidad de Pamplona FECHA: 25-07-2014 VALOR: $136.532.000 PLAZO: de cero () a veintitrés (23) días



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ACTA DE INICIO: 25-07-2014 Requerimiento de servicios sin fecha suscrito por René Vargas Ortegón Para el estudio de precios se solicito una cotización por parte de la Universidad de Pamplona. Contrato de prestación de servicios no. 056 de 2014 celebrado con la Universidad de Pamplona y la CNSC, con el objeto de desarrollar el proceso de selección para la provisión de 350 vacantes del empleo de dragoneante del INPEC desde la etapa desde la etapa de verificación hasta la conformación de la lista de elegibles. Por valor de $1.213.164.746 Certificado de Disponibilidad presupuestal número 2266 del 4-07-2014 por valor de $130.000.000, rubro presupuestal 2.2.6.02.01.01.13.01 CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 056 DE 2014 CNSC INPEC DRAGONEANTES NI 548 EJECUCIÓN. Ajuste al CDP número 2266 del 7-07-2014 por valor de $52.871.680, Solicitud de cotización del 21 de julio de 2014 a las empresas MARTHA LIGIA ZULUAGA IDAP, EDGAR GONZALEZ – FUNDACION CREAMOS COLOMBIA, ADRIANA VEGA HERNANDEZ – ALPHA GESTIÓN. Envío de cotizaciones por correo electrónico el día 22 de julio de 2014 del APLHA GESTIÓN y el IDAP. Acta de reunión 053 del 25 de julio de 2014, para estudiar, revisar y analizar las propuestas. Solicitud de compra 25 de julio de 2014 al proveedor ALPHA GESTIÓN Registro presupuestal número 12217 del 25-7-2014 por valor de $136.532.000 Póliza número 3645101018599 del 25 de julio de 2014 de Seguros del Estado, cumplimiento, calidad y salarios. Resolución número 097 de 2014 del 25 de julio de 2014 por el cual se aprueba la póliza de cumplimiento Acta de recibo de bienes y servicios No. 1737-1 del 15-08-2014 suscrita por el Coordinador Técnico de Desarrollo Específico Factura de venta número 039 del 15 de agosto de 2014 Comprobante de egreso número 31081 del 10-09-2014 por valor de $136.532.000 descuentos por $ 18.714.300 valor a pagar $117.817.700

DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA Para la expedición de un documento se debe contar con todos los soportes necesarios para ello. Es importante que la fecha de los soportes sea anterior a la expedición del documento.

Es de anotar que en el folio 36 aparece un correo electrónico con fecha 9-07-2014 a las 9:31 a.m., del señor Coordinador de la Convocatoria dirigido al Vicerrector Administrativo, en donde requiere la expedición de la solicitud de disponibilidad adjunta.



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Y en el folio 37 figura un nuevo correo electrónico fechado 10-07-2014 a las 3:17 p.m. del señor Coordinador de la Convocatoria dirigido al Vicerrector Administrativo, en donde solicita la colaboración para ajustar el CDP, en la suma de $35.726.365 por lo siguiente: “toda vez que en el día de hoy llego el estudio de mercado, para el requerimiento de las entrevistas por valor adicional a lo estipulado inicialmente y por eso me veo en la necesidad de solicitar dicha adición” En el folio 38 se encuentra la solicitud de disponibilidad presupuestal formato FDE.DA-07 v.01 fechado el 7-07-2014, con el siguiente concepto:

En el folio 39 está el ajuste al CDP, el cual tiene por fecha 07-07-2014, así:

Lo anterior demuestra que se expiden los documentos sin contarse con los soportes pertinentes, o se legalizan actos administrativos posteriormente. DESCARGO DE LA ENTIDAD La solicitud de expedición en el formato establecido por la Universidad se llevó a cabo el 07 de julio de 2014, firmada por el Vicerrector Administrativo y Financiero quien era el competente para dicho trámite. Con base en ese formato se expide el correspondiente CDP. Lo de los correos electrónicos pudo obedecer a una recordación de esta solicitud. El adicional al CDP No. 2266 expedido el 7 de julio de 2014 se realizó teniendo en cuenta el formato Físico de Solicitud de Disponibilidad Presupuestal expedido el 7 de julio de 2014, por el profesor Rene Vargas Ortegón, quien era el Coordinador del Contrato de prestación de servicios No. 056 de 2014 suscrito con la Comisión Nacional del Servicio Civil y con el visto bueno del Vicerrector Administrativo y Financiero.



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Como quiera que la Universidad de Pamplona adjunto la información requerida en la etapa de alegación, y esta se ajusta a lo solicitado, se levanta la observación administrativa señalada por la departamental. DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR DETERMINAR

El Acta de recibo de bienes y servicios No. 1737-1 del 15-08-2014 suscrita por el Coordinador Técnico de Desarrollo Específico – supervisor del contrato, no especifica a cuantos psicólogos se les efectuó la capacitación, en cuales ciudades, durante que días, además no se evidencia el registro de ello y quienes fueron los entrevistadores seleccionados y cómo se llevo a cabo la elección de estos. Otro ítem es el relacionado con el diseño de los casos, estandarización y validación por la suma de $ 16.000.000. En este renglón no hay unos parámetros claros que permitan validar la ejecución del mismo, pues se desconoce cómo se desarrollo. Así mismo en el acta del supervisor no se especifica a cuántas personas se les aplicó la entrevista y que ciudades, no hay registro de ello. Al igual no se encuentra soportado el costo de este ítem el cual asciende a la suma de $ 75.000.000. Como quiera que no se encuentran plenamente identificados la realización de cada uno de los ítems contratados, se requieren las explicaciones del caso por parte de la Universidad de Pamplona. DESCARGO DE LA ENTIDAD En atención a la observación me permito hacer los siguientes descargos:

Se anexa Acuerdo 502 del 19 de noviembre de 2013 de la COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIOS CIVIL, el cual es el sustento para la celebración de la orden de compraventa 1737/2014. (CD 33)

Selección y capacitación de personal de aplicación: La Universidad de Pamplona, convocó y seleccionó 66 psicólogos con conocimientos y/o experiencia en comportamientos clínicos para realizar la aplicación de la prueba de entrevista, a través de la empresa ALPHA GESTIÓN S.A.S.

Capacitación al personal: El proceso de capacitación se desarrolló en dos etapas: la capacitación a los entrevistadores y al personal logístico dispuesto por la Universidad para garantizar la aplicación homogénea de las entrevistas en todas las ciudades de aplicación.

La capacitación a los entrevistadores estuvo enmarcada en lo establecido en el protocolo de entrevista, que se constituye prácticamente en el “manual técnico” de la prueba de entrevista, dado que brindó a los profesionales la información necesaria y suficiente sobre el proceso de selección, el perfil deseable para los Dragoneantes, la interpretación de los perfiles arrojados por el MMPI así como la descripción de las competencias a valorar en la prueba de entrevista. Así mismo se les orientó en relación con la logística, indicando los procedimientos a tener en cuenta para el manejo y custodia de la información de la prueba de entrevista, así como el correcto diligenciamiento de los formatos diseñados para el proceso. En la capacitación al personal logístico, los delegados convocados fueron contextualizados en una sesión de 4 horas, en la que la se les informó sobre el proceso



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que la Universidad de Pamplona realizaría en el marco del contrato N° 056 de 2014 en la ejecución del concurso de la convocatoria N° 315 de 2013, la logística y protocolo de aplicación, conocimiento y manejo de formatos de examen y aplicación, turnos de tiempo de aplicación, clase de prueba a aplicar, entre otros aspectos importantes como horarios, condiciones de presentación, trato al aspirante, ambiente de recibimiento y adecuación de los espacios Dentro de esta contextualización se pudo observar que la gran mayoría del personal convocado, contaba con las competencias básicas requeridas para el desempeño del proceso que se abordaría, motivación y compromiso para ayudar a la Universidad con su labor en el contrato. Se anexan los siguientes documentos en los folios del 389 al 566:

El material de capacitación elaborado por la empresa consultora

La convocatoria de capacitación a los entrevistadores,

Las actas de realización de entrevistas a los aspirantes

Certificaciones de participación de los psicólogos,

El protocolo de entrevistas,

La guía de orientación al aspirante y

Certificación del contratista de elaboración de 21 casos la aplicación de la entrevista: 11 casos para aspirantes al curso de complementación y 10 casos para aspirantes al curso de formación.

Certificación de la CNSC, del diseño, validación y estandarización de los casos aplicados en la prueba de entrevista de la convocatoria 315-2013. CD 33

Acta de liquidación contrato 056 de 2014 (Folios 384 - 388)

En los anexos se pueden verificar la metodología utilizada por la firma contratada por la Universidad, la cual cumplió según los pliegos de la licitación y fue aprobada por la Comisión Nacional del Servicio Civil (CNSC), antes de iniciar las entrevistas. Los casos de estudio utilizados para el proceso de entrevista, son el complemento de las pruebas comportamentales, por lo tanto son de carácter confidencial. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Con la documentación presentada por la Universidad de Pamplona en el anexo IV y V folios 389 al 566, el CD de información y las explicaciones dadas, las cuales soportan la ejecución del contrato objeto de estudio y en aplicación al principio de la buena fé, se levanta la observación administrativa con presunta incidencia fiscal señalada por la departamental.

CONTRATO DE COMPRA VENTA No. 1771 DE 2014

CONTRATISTA: COOPERATIVA DE LA CONSTRUCCIÓN EL PALUSTRE – REPRESENTANTE LEGAL DEASY FABIOLA GELVEZ JIMENEZ OBJETO: Compraventa de artículos de ferretería y materiales eléctricos para las sedes Villa del Rosario y Campus Pamplona de la Universidad de Pamplona FECHA: 25-07-2014 VALOR: $488.202.031 IVA INCLUIDO PLAZO: 30 días FECHA: 1 DE AGOSTO DE 2014 Requerimiento de materiales y suministro elaborado por el Coordinador de Laboratorios sin fecha.



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CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Amparan la celebración de este contrato se expidieron los siguientes certificados presupuestales CDP 1814 del 26-5-2014

CDP 1815 DEL 26-5-2014

CDP 1029 DEL 13-3-2014

CDP 1030 DEL 13-3-2014

CDP 1729 DEL 21-5-2014

CDP 1728 DEL 21-5-2014

CDP 1727 DEL 21-5-2014

CDP 1016 DEL 12-3-2014

CDP 1726 DEL 21-5-2014

Solicitud de cotizaciones del 7 de julio de 2014 a RUBEN DARIO BELLOSO RAMIREZ, COOPALUSTRE, CONSTRUCUCUTA SAS, Evaluación de las propuestas 18-7-2014 Solicitud de compra 21-7-2014



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Póliza No. 33GU025218 Seguros La Confianza amparos cumplimiento y calidad de suministros Resolución número 126 del 23 de septiembre de 2014 por la cual se aprueba póliza de cumplimiento al otro si en tiempo al contrato número 1771 de 2014 Registro presupuestal número 12544 del 1-08-2014 por valor de $488.202.031 Se evidencia el ingreso de los materiales al almacén, con la respectiva factura, acta de recibo de bienes, ingreso de bienes y egreso de bienes. Entre otras relacionamos los siguientes registros: Factura de venta KC026735 del 13-09-2014 por valor de $2.001.000 Factura de venta número 845 del 22-10-2014 $ 34.579.600 Factura de venta número 853 del 22-10-2014 $ 5.142.860 Factura de venta número 857 del 22-10-2014 $ 2.457.750 Factura de venta número 854 del 22-10-2014 $ 19.928.916 Factura de venta número 846 del 22-10-2014 $ 51.759.316 Factura de venta número 844 del 22-10-2014 $ 757.306 Factura de venta número 858 del 22-10-2014 $ 1.297.596 Factura de venta KC027498 del 11-11-2014 por valor de $16.974.850 Factura de venta número 847 del 22-10-2014 $ 11.792.792 Acta de recibo de bienes número 1771 del 13-09-2014 por valor de $2.001.000 Acta de recibo de bienes número 1771 del 22-10-2014 por valor de $113.868.442 Acta de recibo de bienes número 1771 del 22-10-2014 por valor de $4.805.984 Acta de recibo de bienes número 1771 del 22-10-2014 por valor de $12.820.726 Acta de recibo de bienes número 1771 del 28-10-2014 por valor de $16.974.860 Ingreso de bienes de la sección de adquisiciones y almacén número 138 del 22-10-2014 por valor de $131.495.152.40 Ingreso de bienes de la sección de adquisiciones y almacén número 171 del 11-11-2014 por valor de $16.974.860 Egreso de bienes de la Sección de Adquisiciones y almacén número 475 del 13-9-2014 Egreso de bienes de la sección de adquisiciones y almacén número 519 del 22-10-2014 por valor de $98.162.450 Egreso de bienes de la sección de adquisiciones y almacén número 552 del 11-11-2014 por valor de $14.633.500 Comprobante de egreso número 35394 del 20-10-2014 por valor de $ 2.001.000 descuentos $84.5000 neto a pagar $ 1.916.500 Comprobante de egreso número 41206 del 27-11-2014 por valor de $ 203.541.592 descuentos $ 8.597.800 neto a pagar $ 194.943.792 Comprobante de egreso número 41206 del 27-11-2014 por valor de $ 203.541.592 descuentos $ 8.597.800 neto a pagar $ 194.943.792 Comprobante de egreso número 47348 del 11-12-2014 por valor de $ 36.532.885 descuentos $ 1.535.600 neto a pagar $ 34.817.285 Comprobante de egreso número 49920 del 29-12-2014 por valor de $ 117.631.602 descuentos $ 4.968.900 neto a pagar $ 112.662.702 Comprobante de egreso número 51312 del 29-12-2014 por valor de $ 62.440.781 descuentos $ 2.637.600 neto a pagar $ 59.803.181



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Comprobante de egreso número 1829 del 10-2-2015 por valor de $ 5.395.647 descuentos $ 344.204 neto a pagar $ 5.051.443 Comprobante de egreso número 1917 del 12-2-2015 por valor de $ 10.610.520 descuentos $ 676.878 neto a pagar $ 9.933.642 DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA Se aprecia que el formato de Acta de recibo de bienes no cuenta con un consecutivo toda vez que se reseña el número del contrato, siendo en este caso el 1771, con diferentes fechas y valores. DESCARGO DE LA ENTIDAD A partir de la fecha, cuando exista un contrato que contemple dentro de sus cláusulas pagos parciales, se enumerará cada acta de recibo de bienes con un consecutivo propio para cada contrato, esta acción se evidenciara mediante acta de grupo de mejoramiento donde se socializará el aspecto aquí mencionado para su inmediata aplicación. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Siendo aceptada la inconformidad de la Contraloría por parte de la entidad auditada, con las precisiones realizadas frente a las actas, ha de tenerse el hallazgo administrativo pretendiendo mejora empresarial en cuanto al registro y rendición de la información. 23. HALLAZGO ADMINISTRATIVO.

CONTRATO DE OBRA No. 1836 DE 2014 FECHA: 6 DE AGOSTO DE 2014 CONTRATISTA: YESID SANCHEZ CAMACHO OBJETO: ADECUACION DE LOS LABORATORIOS DE LOS VEGETALES, CEREALES Y OLEAGINOSAS Y, DERIVADOS LACTEOS EN EL EDIFICIO LABORATORIO DE ALIMENTOS DEL CAMPUS PRINCIPAL DE LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA. PLAZO: DOS MESES VALOR: $195.391.243 FECHA DE INICIO: 15 DE AGOSTO DE 2014 Certificado de Disponibilidad Presupuestal número 2407 del 11 de julio de 2014 por valor de $195.793.236 Invitación a ofertar del día 17 de julio de 2014 a YESID SANCHEZ CAMACHO, Acta de visita de obra del día 18 de julio de 2014 Registro Presupuestal No. 12829 del 6 de agosto de 2014 por valor de $195.391.243 rubro 2.2.1.03.02.02 plan maestro de regularización y manejo Póliza de seguro de cumplimiento No. 33CU007576 La Confianza del 6-08-2014 Resolución número 105 del 6 de agosto de 2014 por la cual se aprueban las polizas Comprobante de egreso No. 29642 del 29 de agosto de 2014 por valor de $78.156.457 Acta de suspensión número 01 del 6 de octubre de 2014, puesto que no se tiene claridad en el diseño del piso epoxico Acta de reinicio No. 1 del 27-10-2014



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Acta de modificación de cantidades del 27-10-2014 Comprobante de egreso 2193 del 19-2-2015 por valor de $117.215.894 DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA

En la cláusula denominada “OBLIGACIONES DE EL CONTRATISTA”, se establece: “El

Contratista se obliga pagar oportunamente los salarios y prestaciones sociales de los

trabajadores que emplee en la ejecución del contrato y, en general cumplir con las normas

laborales vigentes” Dentro de la documentación allegada no hay constancia de nominas, pago de salarios y demás prestaciones del personal operativo y administrativo que ejecutó el presente contrato, lo cual no permitió verificar el cumplimiento de la cláusula contractual citada anteriormente. DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexan las planillas de aportes de seguridad social del contratista y el control de personal de obra que laboró durante la ejecución del contrato. Como se puede evidenciar, el personal relacionado en el formato de control que realiza el supervisor del contrato por parte de la Universidad, es el mismo del que presenta el pago de seguridad social por el contratista. Folios 567 - 583 CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA En los folios 569 a 583 se anexo los pagos de seguridad social correspondiente a los meses de agosto, septiembre, octubre y noviembre de 2014 No se evidencio nominas, pago de salarios y demás prestaciones del personal operativo y administrativo que ejecutó el presente contrato, lo anterior puede presentarse ante la falta de información por parte del contratista, lo que conduce a un incumplimiento de lo previsto en la clausula “obligaciones del contratista”, por lo tanto, se mantiene el hallazgo administrativo planteado por la departamental. 24. HALLAZGO ADMINISTRATIVO DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA En la cláusula “VALOR DE CONTRATO”, se establece como forma de pago un anticipo del 40%, equivalente a $78.156.457, la Universidad de Pamplona no allegó lo correspondiente a la justificación del anticipo, certificación bancaria de la apertura de cuenta y manejo de la misma y los soportes de la ejecución del mismo. No se observa por parte del interventor y/o supervisor un control adecuado a los recursos girados en el anticipo, de conformidad con lo establecido en el Estatuto Anticorrupción. DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexa plan de inversión del anticipo presentado por el contratista, el cual fue aprobado por el supervisor. Con este documento el supervisor realizó el seguimiento a cada una de la actividades en la cuales se proyectó invertir con los dineros entregados como anticipo.



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Se anexa igualmente, el formato de seguimiento en el cual se evidencia que hubo un buen manejo del anticipo. Folios 584 - 586 Se anexa la certificación bancaria de la apertura y manejo de la cuenta a nombre del objeto contractual con destino a la ejecución del contrato 1836. Folios 587 CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Universidad de Pamplona allegó en la etapa de alegación el Plan de Inversión del Anticipo del 11 de agosto de 2014, el cual se encuentra suscrito por el contratista y aprobado por el supervisor de la obra, es de anotar que el contrato fue suscrito el 6 de agosto de 2014 y el plan tiene por fecha 11-8-2014, es decir posterior al contrato, en donde se establece como forma de pago un anticipo del 40%. Se adjunta seguimiento al programa de inversión del anticipo con fecha 10 de octubre de 2014, con un % de ejecución de 40% suscrito por el supervisor del contrato. Misiva del Banco Colombia del 14 de agosto de 2014 en donde señala que el contrato número 1836 posee la cuenta número 834-29298662, sin detallar el saldo de la cuenta. Con la información anteriormente relacionada y en considerando lo dispuesto el principio de la buena fé, se levanta la observación administrativa con presunta incidencia disciplinaria. DESCIPCIÓN OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR VALOR DE $2.970.893 Se observa que la Universidad de Pamplona considera un imprevisto equivalente al 2% $2.970.893, cifra que no se encuentran plenamente soportada con la información allegada en la etapa de la auditoría DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexa el cuadro donde aparece detallado el imprevisto ejecutado y los soportes del mismo. Folios 588 - 617 CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Dentro de la etapa de alegación se presentó informe de imprevistos sin fecha elaborado por el contratista y visto bueno del supervisor de la obra. Se allega un registro fotográfico e informe de imprevistos folios 589 a 599 sin fecha elaborado por el contratista y visto bueno del supervisor de la obra. Así mismo se adjunta recibo de caja menor por $1.760.000 de fecha 18-10-2014 a favor de CARLOS ENRIQUE GARCÍA por concepto de 35.2 ml canal sin factura, un recibo sin membrete comercial por valor de $326.500 correspondiente a material de ferretería, pedido sin membrete comercial por valor de $370.023, dos (2) factura de venta no legible sin valores Deposito La Flecha, Factura Almacén El Distribuidor número 011318 del 12-8-2014 por valor de $12.000, Factura Almacén El Distribuidor número 011324 del 12-8-2014 por valor de $18.000, Factura Almacén El Distribuidor número 011320 del 12-8-2014 por valor de $4.000. Una vez analizada y verificada la documentación allegada por la Universidad de Pamplona en la etapa de descargos, se logra evidenciar la legalización del imprevisto, por lo tanto, se levanta el presunto hallazgo fiscal.



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CONTRATO DE COMPRAVENTA No. 1927 DE 2014 FECHA: 27 DE AGOSTO DE 2014 CONTRATISTA: IVÁN BAYONA VERGEL OBJETO: VENTA DE MOBILIARIO PARA EL PROGRAMA DE LICENCIATURA EN EDUCACION ARTISTICA DE LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA. PLAZO: DE CERO A QUINCE DIAS VALOR: $58.013.700 IVA incluido FECHA DE INICIO: 1 DE SEPTIEMBRE DE 2014 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: 1334 DEL 7-4-2014

Registro presupuestal número 14334 del 27-8-2014 por valor de $58.013.700 Solicitudes de cotización 19 de agosto de 2014 Evaluación de la propuesta 22 de agosto de 2014 Póliza de seguro de cumplimiento número 475-47-994000013965 del 1 de septiembre de 2014, amparos: cumplimiento y calidad Resolución número 116 de 2014 por la cual se aprueba la póliza de cumplimiento. Ingreso de bienes de la sección de adquisiciones y almacén número 112 del 16 de septiembre de 2014 Acta de recibo de bienes y servicios número 1927 del 11 de septiembre de 2014

Comprobante de egreso número 32153 del 25 de septiembre de 2014 valor $58.013.700 descuentos $ 3.945.000 valor a pagar $54.068.700

DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA

No se evidencia la factura por parte del contratista

NO se encontró soporte que demuestre que los bienes adquiridos hayan sido utilizados en el proyecto o programa de educación que los requirió, así mismo se desconoce la ubicación de cada una de las unidades compradas.

No hay Acta de entrega al usuario final de los bienes adquiridos en la presente contratación. DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexan los soportes de cuenta de cobro, egresos de bienes y acta de entrega por parte del contratista. Los bienes adquiridos se encuentran en las siguientes ubicaciones:



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CANT DESCRIPCIÓN UBICACIÓN

CREAD CUCUTA

1 CABALLETE MODELAR ESCULTOR ALTO EN MADERA CON REPISA MOVIL DE 1.70MTS DE ALTO

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1 ARCHIVADOR METALICO DE 4 GAVETAS FABRICADO EN LAMINA COLD CALIBRE 22

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1 MESA DE DIBUJO PROFESIONAL FABRICADA EN TUBO CUADRADO DE 11/2 CON SUPERFICIE DE TRABAJO AGLOMERADO R

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1 MESA DE DIBUJO PROFESIONAL FABRICADA EN TUBO CUADRADO DE 11/2 CON SUPERFICIE DE

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TRABAJO AGLOMERADO R


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1 ESTRUCTURA METALICA CABALLETE PARA PINTURA AL OLEOFABRICADA EN TUBO CUADRADO CR

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1 ESTANTE DE DE 6 ENTREPAÑOS DE 0.40 CMS X 0.93 CMS X 2MTS ESTANTERIA GRADUABLE

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1 PASAMANOS E TUBO REDONDO CR DE 2 PULGADAS CALIBRE 20 CON ANCLAJES EN PLATINA DEBIDAMENTE INSTALADA

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1 ESCRITORIO RECTO DE 1.50MTS X 0.60 MTS CON ARCHIVADOR DE 2X1

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1 SILLA SECRETARIAL ERGONOMICA REFERENCIA MEDIA TIPO DE SOPORTE LUMBAR Y DORSAL

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1 BUTACA EN MADERA DE 70CM DE ALTO CON SILLIN Y ESPALDAR TAPIZADO

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1 TABLERO ACLIRICO MOVIL COMPUESTO POR TABLERO DOBLE FAX ELABORADO EN TABLEX DE 9 MM

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1 ATRIL PLEGABLE DE ORQUESTA BANDEJA PLEGABLE SISTEMA EZ PARA AJUSTAR EL ANGULO DE LA BANDEJA

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1 VIDRIO ESPEJO SIN MARCO DEBIDAMENTE INSTALADO VIDRIO DE 3.50 METROS 0.10 METROS 2.60METROS

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1 SILLA ISOSCELES FABRICADA EN TUBO DE 15CMS X30CMS CALIBRE 18 ACABADO EN PINTURA EN PLOMO ELECTROSTAT

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1 ARCHIVADOR METALICO DE 3 GAVETAS ARCHIVADOR 2*1

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1 SILLA SIN BRAZO PLASTICA CON TAPONES PROTECTORES EN CAUCHO COLOR BLANCO

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1 LOCKERS 16 PUESTOS CON CANDAO COLOR GRIS CC 306



1 ARCHIVADOR ESPECIAL PARA ESCABILADORES DE 2 METROS X 0.50 MTS X 0.70 CON ENTREPAÑOS EN PARRILLA Y RO

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1. Se adjunta registro fotográfico de la siguiente manera:



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Universidad de Pamplona adjunto el Egreso de Bienes de la Sección de Adquisiciones y Almacén formato FAD-10 número 645, por valor de $58.013.700 Se allegó Acta de Entrega del 11 de septiembre de 2014 suscrita por el contratista y Raúl Quintero. Con la información allegada por la Universidad de Pamplona en la etapa de descargos se levanta la observación administrativa, puesto se adjunto la documentación requerida.

ORDEN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS NO. 1990 DE 2014

Contratista: JESÚS ALEJANDRO PÉREZ CONTRERAS Objeto: Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor de la Universidad de Pamplona para la vigencia 2014 Valor: $64.652.165 Fecha: 3 de septiembre de 2014 Plazo: por el período del acta de inicio hasta el 31 de diciembre de 2014 Certificado Disponibilidad: 2632 del 28 de julio de 2014



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Registro Presupuestal:No.14973 del 3 de septiembre de 2014 Acta de Inicio: 8 de septiembre de 2014 En el estudio de conveniencia no menciona específicamente la necesidad que pretende satisfacer, esta se encuentra de manera general, no se discriminan o relaciona el parque automotor de la universidad, el estado mecánico actual de los vehículos y no existe ningún soporte que avale lo señalado anteriormente (informe técnico, registro fotográfico, etc.). No hay detalle de las especificaciones técnicas exigidas ni en los estudios previos ni en las invitaciones. Así mismo en el citado estudio de conveniencia no se aclara cada cuanto son los mantenimientos correctivos y preventivos, no se establece un parámetro técnico y un control en los kilómetros recorridos mensualmente, que indiquen el momento apropiado para realizar dichos mantenimientos y reemplazo de las partes cuando sea necesario. DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA En la facturas NO SE relaciona o discrimina el valor afectado a cada uno de los vehículos, se evidencia un registro elaborado por el contratista “Formato de Mantenimiento Preventivo y correctivo del vehículo” el cual no se encuentra recibido por algún funcionario de la Universidad, al igual no está avalado por el supervisor del contrato, así mismo no coinciden los valores descritos en el formato de mantenimiento preventivo y correctivo con lo señalado en la factura. NO SE DETALLAN ASPECTOS IMPORTANTES COMO MARCAS, REFERENCIAS MEDIDAS PARA LAS NEUMATICOS, QUE PERMITAN OBTENER ELEMENTOS DE COMPARACIÓN Y EFECTUAR UN ESTUDIO DE PRECIOS. Dentro de la documentación allegada se aprecia un registro fotográfico el cual no posee fecha, vehículo al cual se le realiza el mantenimiento, actividades ejecutadas, entre otros aspectos. En la documentación allegada no se evidencia la necesidad primaria del daño, ausencia de ficha técnica (bitácora y programación) y hoja de vida de los vehículos donde se registre el record de reparaciones y mantenimientos realizados a cada uno. No hay un reporte de daños por parte de un técnico o encargado correspondiente en donde se indique cada una de las fallas. Dentro de la documentación allegada por la Universidad de Pamplona no se evidencia la correspondiente entrada a almacén de los diferentes elementos de consumo adquiridos en la presente contratación. Consultado en el RUNT el parque automotor citado por la Universidad de Pamplona, no aparece registrado tres (3) vehículos con el nit de la UNIVERSIDAD DE PAMPLONA. No hay evidencias del SOAT, pago de impuestos, tarjetas de propiedad, siendo estos los siguientes: BUS OWG 620, BUS OWG 621, HYUNDAI MICROBUS FLL-663. DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexan formatos de mantenimiento preventivo y correctivo del vehículo avalados por el supervisor. Folios 626 - 649 En relación a la ficha técnica de los vehículos valga lo expuesto en el literal e. del punto 6. En relación al RUNT, valga lo expuesto en el literal g. del punto 6.



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Se propondrá implementar el trámite administrativo correspondiente en el sistema Gestasoft desde los diferentes módulos con el objeto diferenciar el costo de repuestos y el de los servicios y solicitar el acompañamiento de la oficina de almacén para verificar entradas y salidas de los diferentes bienes adquiridos. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Universidad de Pamplona allegó en la etapa de alegación el Formato de Mantenimiento Preventivo y correctivo del vehículo en los folios 626-649, el cual contiene una firma de recibido, pero no detalla el cargo, nombre e identificación del funcionario que da fe de la prestación del servicio. La Universidad de Pamplona en su etapa de alegación allegó la Ficha Técnica de Vehículo, formato HGI-05 v.00 folios 104 a 113, la cual no está actualizada ni cuenta con la firma de algún responsable. Esta situación puede presentarse por la falta de inclusión de todos los documentos en el expediente contractual, lo que puede generar un incumplimiento de la normatividad vigente. Por lo expuesto se confirma el hallazgo descrito por la departamental en procura de la mejora continua de la entidad. La Universidad de Pamplona en la etapa de alegación allegó la siguiente información: RUNT de las placas FLL-663, resolución ITTP No. 2015058 del 2 de marzo de 2015, SOAT Seguros del Estado del 8-5-2015 vehículo OWG620 vigente del 19-5-2015 al 18-5-2016, declaración del impuesto sobre vehículos número 157618330 con sello de cancelado de IFINORTE del 22 de mayo de 2015 vehículo OWG 620 de las vigencias 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 y 2015, SOAT Seguros del Estado del 8-5-2015 vehículo FLL663 vigente del 19-5-2015 al 18-5-2016, SOAT Seguros del Estado del 8-5-2015 vehículo OWG-621 vigente del 19-5-2015 al 18-5-2016, comprobante de egreso número 12164 del 14-5-2015 por valor de $4.770.000 Tesorería del Departamento Norte de Santander por concepto de pago de impuestos de los buses placas OWG-621 y OWG-620 con su correspondiente, solicitud de certificado, certificado de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal, declaración del impuesto sobre vehículos con sello de cancelado de IFINORTE del 22 de mayo de 2015 vehículo OWG 621 de las vigencias 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 y 2015, tarjeta de propiedad FLL-663, SOAT Seguros del Estado del 8-5-2015 vehículo FLL-663 vigente del 19-5-2015 al 18-5-2016, comprobante de egreso número 14422 del 1-6-2015 por valor de $3.077.708 Secretaria de Hacienda de Santander por concepto de pago de impuestos del vehículo placa FLL-663 con su correspondiente, solicitud de certificado, certificado de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal, ajuste al CDP, formulario de vehículos automotores Secretaría de Hacienda de Santander vigencias , 2013, 2014 y 2015, comprobante de egreso número 13805 del 29-5-2015 por valor de $3.752.531 Secretaria de Hacienda de Santander por concepto de pago de impuestos del vehículo placa FLL-663 con su correspondiente, solicitud de certificado, certificado de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal, ajuste al CDP, formulario de vehículos automotores Secretaría de Hacienda de Santander vigencias 2009, 2010, 2011, 2012 Siendo aceptada la inconformidad de la Contraloría por parte de la entidad auditada, con las precisiones realizadas frente a las entradas de almacén, ha de tenerse el hallazgo administrativo pretendiendo la mejora empresarial en cuanto al registro de la información respectiva. 25. HALLAZGO ADMINISTRATIVO



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DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR VALOR DE $64.652.165

Revisados los soportes del Contrato 1990, se puede evidenciar que presuntamente la UNIVERSIDAD DE PAMPLONA, está incurriendo en una gestión antieconómica, toda vez que se están realizando los mantenimientos correctivos sin tener en cuenta un parámetro técnico y un control en los kilómetros recorridos mensualmente, que indiquen el momento apropiado para realizar dichos mantenimientos y reemplazo de las partes cuando sea necesario. Al igual se le adiciona que se celebro en el primer semestre del año el contrato número 838 y un adicional.

Así mismo no se cuenta con entradas a almacén de los repuestos adquiridos, no hay un informe técnico de las condiciones de los vehículos, no hay informes de supervisión e informe fotográfico, en las facturas y demás documentos no se detallan marcas, referencias, número de los neumáticos, recibido por parte de los funcionarios de la universidad, entre otros aspectos relevantes que permitan realizar un proceso de estudio de mercados.

Aunado a lo anterior se encuentra el hecho que se efectúa mantenimiento a vehículos que de acuerdo a la norma deberían estar en proceso de desintegración y que ya cumplieron su vida útil (superior a 30 años).

Otro aspecto importante es el relacionado con el cambio eléctrico de los buses, se desconoce las razones de este servicio, el cual puede originarse bien sea por un deterioro total del vehículo o incendio.

Como resultado del análisis a la ejecución del contrato 1990, se presume la ocurrencia de un presunto daño patrimonial al Estado, por valor de $ 78.000.000

DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexa programación de mantenimiento general y la hoja de vida de los vehículos propiedad de la Institución para el segundo semestre de 2014. 650 - 665 En relación a la vida útil de los vehículos: Tal como lo establece el artículo mencionado por la comisión auditora, dicha norma modificada por el artículo 2 de la Ley 276 de 1996, aplica a “los vehículos terrestres de servicio público colectivo de pasajeros y/o mixto”. Para el caso de los vehículos relacionados, los mismos no son de servicio público colectivo de pasajeros y/o mixtos, por lo que su actividad, circulación o periodo de vida útil no están regulados por esta norma. Los vehículos de la Universidad de Pamplona relacionados en la observación son de servicio oficial y particular y su regulación está contenida en el Código Nacional de Tránsito, Ley 769 de 2002. Respecto del uso de los vehículos contempla esta norma lo siguiente: Artículo 2 Definiciones: Vehículo de servicio público: Vehículo automotor homologado, destinado al transporte de pasajeros, carga o ambos por las vías de uso público mediante el cobro de una tarifa, porte, flete o pasaje. Vehículo de servicio particular: Vehículo automotor destinado a satisfacer las necesidades privadas de movilización de personas, animales o cosas. Vehículo de servicio oficial: Vehículo automotor destinado al servicio de entidades públicas.



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ARTÍCULO 44. CLASIFICACIÓN. Las placas se clasifican, en razón del servicio del vehículo, así: De servicio oficial, público, particular, diplomático, consular y de misiones especiales. Conforme consta en las tarjetas de propiedad de estos dos vehículos se determina sin lugar a equívocos que son de servicio oficial y privado y no de servicio público. En el literal g del punto 6 se encuentran los soportes que son las tarjetas de propiedad contenidas en folios 116, 125 y 144, en donde se puede verificar el uso de estos dos vehículos que es oficial y particular. Así mismo, los buses de servicio público deben estar afiliados a una empresa habilitada por el Ministerio para la prestación de este servicio, situación que tampoco se da en este caso. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA

El ente universitario allegó en su etapa de alegación la hoja de vida de los vehículos formato FGI-07, la ficha técnica de vehículo HGI-05, registros RUT, tarjetas de propiedad, pagos de impuestos, resolución de tránsito y transporte, facturas, certificación de supervisor, actas de recibo y en aplicación del principio de la buena fe, se levanta la observación con incidencia fiscal señalada en el informe preliminar.

Sin embargo, se mantiene un hallazgo administrativo relacionada con el informe técnico en el que se determinen los criterios para efectuar el mantenimiento correctivo y el registro que señale el control en los kilómetros de recorrido mensual, que indiquen el momento apropiado para realizar dichos mantenimientos y reemplazo de las partes cuando sea necesario.

Así mismo efectuar entradas a almacén de los repuestos adquiridos, informe técnico de las condiciones de los vehículos, informe fotográfico del estado de los vehículos, en las facturas y demás documentos detallar marcas, referencias, número de los neumáticos, entre otros aspectos.

Por lo expuesto se establece un hallazgo administrativo. 26. HALLAZGO ADMINISTRATIVO.

ORDEN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 2090 DE 2014

Contratista: GUILLERMO ISNARDO ESPINOSA GUTIERREZ Objeto: Prestar el servicio de impresión de material institucional con destino a la oficina de Comunicación y Prensa de la Universidad de Pamplona Valor: $113.598.800 Fecha: 29 de septiembre de 2014 Plazo: 30 días hábiles Registro presupuestal número 16100 del 29-09-2014 por valor de $ 113.598.800 Acta de inicio del 14 de octubre de 2014 Comprobante de egreso número 41529 del 10-12-2014 por valor de $105.432.400 Factura de venta número 0265 del 4 de diciembre de 2014 por valor de $42.282.000



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Ingreso de bienes de la Sección de Adquisiciones y Almacén número 203 del 4 de diciembre de 2014. Egreso de bienes de la Sección de Adquisiciones y Almacén número 593 del 4 de diciembre de 2014. Entregado a Ana Paula Balmaceda Mora – Oficina de Prensa y Comunicación DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR DETERMINAR

A pesar de que existen registros que soportan la entrega del material institucional por parte del contratista como son el Acta de recibo de bienes y servicios e Ingreso de bienes de la Sección de Adquisiciones y Almacén no se evidencia la finalidad o impacto de la presente inversión, por cuanto se desconoce cómo se va a llevar a cabo la entrega o distribución de los botones, carpetas, manillas, mochilas, etc. No se aprecia quienes son los beneficiarios de cada uno de los ítems adquiridos, bien sea estudiantes o personal administrativo o personal docente. Así mismo se desconoce cómo se efectúa la entrega a los estudiantes del primer semestre, o los que realizan diplomados, o los que participan en foros u a través de otro mecanismo. No hay soportes de esta entrega al consumidor final.

Es de anotar que en el mes de enero de 2014 se celebro el CONTRATO DE COMPRAVENTA No. 1209 DE 2014, con el señor LUDWIN ANDRE SALAZAR PAEZ. Objeto: Compraventa de material institucional para la Universidad de Pamplona. Valor: $ 79.400.000, en donde se adquirieron varios ítems comprados en el contrato 2090 de 2014. DESCARGO DE LA ENTIDAD En cuanto a la finalidad o el impacto de la inversión relacionada por la observación No. 41, se realizan las siguientes apreciaciones:



2. El programa de Calidad de Vida, tiene como fin el acompañamiento a los

estudiantes en la vida universitaria desde el momento en que ingresan al sistema

de educación superior, es por esto, que se realizan las jornadas de inducción para

generar un acercamiento entre el estudiante y la institución, encontrar espacios de

integración a la vida universitaria, familiarizarse con el sistema de educación

superior, las responsabilidades y los derechos adquiridos, así como conocer los

servicios de apoyo a los que pueden acceder para complementar su proceso de

formación.

3. La inducción de los estudiantes nuevos es fundamental en el sistema de

educación superior ya que permite acercar al estudiante y al padre de familia con

la institución, generando impactos en la deserción evitando el retiro de los

estudiantes del sistema educativo; cabe aclarar que en el primer semestre es en

donde se presenta la mayor deserción; tal como lo indican las estadísticas



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institucionales, de 100 estudiantes que ingresan 21 se retiran en el primer

semestre; además, con el desarrollo de estas actividades se ha logrado disminuir

la deserción por cohorte en el primer semestre pasando 21% a 18% en el último

periodo.

4. De acuerdo a los procedimientos establecidos para DIPLOMADOS y demás

eventos de EDUCACIÓN CONTINUA, (Congresos, Seminarios, Cursos,

Diplomados, entre otros) una vez hayan sido registrados en la oficina de

Planeación específicamente en la sección de Educación Continua, se hace

entrega de material publicitario, certificados, souvenirs (manillas, bloogs, agendas,

lapiceros, carpetas, plegables, mochilas, entre otros) y demás que se requieran

para el desarrollo de estos ejercicios académicos, con el fin de garantizar la

logística del evento de acuerdo al pago que realiza cada persona que se haya

inscrito en el evento académico. Se Anexa Acuerdo 002 de 2015. (CD 41)

5. Una vez esté registrado el evento en la oficina de Planeación, la oficina de Prensa

y Comunicaciones autoriza la cantidad de materiales que se deben entregar según

el registro o inscripción de participantes, ya que a través del sistema dicha oficina

tiene el control de todos los eventos académicos que se generan en la institución.

6. Por otro lado, cada vez que se tiene visita de pares académicos, se hace entrega

de un kit institucional completo para el par visitante, para los egresados y sector productivo.

7. La oficina de Prensa y comunicaciones es apoyo de la oficina de Bienestar Universitario toda vez que se requiera entregar material institucional para las inducciones cuando llegan estudiantes nuevos.

8. De igual manera este material también se distribuye a los diferentes Centros Regionales de Educación a Distancia CREAD, con el fin de posicionar nuestra marca Unipamplona tanto en los estudiantes como en los eventos que se realizan de promoción y mercadeo, eventos que también replica la Dirección de Interacción Social cada vez que su equipo de mercadeo asiste a las ferias de las carreras o ferias universitarias con el objetivo de garantizar a través de la entrega de este material el posicionamiento de la Universidad y atraer asimismo, nuevos estudiantes para la institución.

9. La Oficina de Comunicación y Prensa como dependencia de la Universidad de Pamplona tiene como misión difundir las comunicaciones y el acontecer institucional, que promueve, gestiona y fomenta la imagen corporativa de la Universidad de Pamplona a nivel interno y externo, impulsando con ello su gestión e importancia a nivel Local, Departamental, Nacional e internacional. En función de su misión, la Oficina de Comunicación y Prensa presta apoyo a las facultades y demás dependencias en el acompañamiento de eventos de tipo académico, cultural, social, administrativo atendiendo las solicitudes de impresión de material de divulgación, certificados y diplomas expedidos por la Universidad, por este motivo se hace necesaria la compra de estos elementos anualmente que posibilitan y permiten el normal desarrollo de las actividades y el oportuno cumplimiento a las solicitudes.

Para esto se hace necesario, cada año llevar a cabo este tipo de contrataciones para la impresión de material institucional que por razones de cantidad, calidad y complejidad no pueden ser impresos en la oficina de Comunicación y Prensa, ya que esta dependencia no cuenta con la maquinaria necesaria para la impresión de estos materiales, que permite y facilita la divulgación de las diversas actividades culturales, deportivas, académicas y de tipo institucional que realice, organice y promocione a la Universidad de Pamplona.



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Se anexa a este informe soportes fotográficos de la entrega a los consumidores finales que son nuestros estudiantes, docentes, personal administrativo, egresados, entre otros. (CD 41) CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Universidad de Pamplona en el CD-41 adjuntó la siguiente información:

Una vez verificada la documentación presentada por la Universidad de Pamplona y analizada la misma, se levanta la presunta incidencia fiscal, por cuanto se soporta el impacto de la inversión.

ORDEN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 2159 DE 2014 Contratista: CENTRO DE ESTUDIOS DEL NORTE DE SANTANDER Objeto: Prestar el servicio de capacitación en NIC-NIF para Pymes con destino al Personal docente y administrativo de la Universidad de Pamplona Valor: $62.060.000 Plazo: desde el perfeccionamiento hasta el 31 de diciembre de 2014 Fecha: 2 de octubre de 2014 Registro presupuestal número 16253 del 2-10-2014 por valor de $ 113.598.800

Acta de inicio del 6 de octubre de 2014 DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA No se detalla el acto administrativo mediante el cual se comisiona a los funcionarios para la realización de la capacitación. Se desconoce a cual actividad del plan de capacitación apunta la realización de la misma.



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No hay relación del personal docente que prestó el servicio de capacitación, no se detalla con el cronograma del evento. No hay historia laboral de este personal que demuestre su experticia profesional en el tema objeto del contrato. DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexan estudios previos. Folios 666 - 670 Plan de Desarrollo Docente, Acuerdo 099 de 2013, “Por el cual se aprueba el plan de desarrollo para docente de carrera de la Universidad de Pamplona” y la viabilidad técnica para inversiones (CD 42) En la propuesta presentada por el contratista adjuntaba las hojas de vida del personal que prestó el servicio de capacitación. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Universidad de Pamplona en su etapa de alegación presentó lo correspondiente a REQUERIMIENTO DE SERVICIOS Formato FDE-VA-16 sin fecha solicitado por el Decano de la Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales. En el CD 42 se adjuntó la siguiente información

En esta documentación se evidencia lo siguiente: Plan de Desarrollo Docente, Acuerdo 099 de 2013, “Por el cual se aprueba el plan de desarrollo para docente de carrera de la Universidad de Pamplona” y la viabilidad técnica para inversiones (CD 42) periodo 2014-2016. A pesar de lo anterior, el ente universitario no allego lo pertinente a: acto administrativo de comisión a los funcionarios para la realización de la capacitación. Se desconoce a cual actividad del plan de capacitación apunta la realización de la misma. No hay relación del personal docente que prestó el servicio de capacitación, no se detalla con el cronograma del evento.



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No hay historia laboral de este personal que demuestre su experticia profesional en el tema objeto del contrato. La anterior situación puede presentarse porque el ente universitario no lleva a cabo un adecuado proceso de archivo de los expedientes contractuales, trayendo como consecuencia la falta de información. Por lo expuesto, se confirma el hallazgo administrativo. 27. HALLAZGO ADMINISTRATIVO. DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTO TRASLADO A OTRA ENTIDAD UGP En los pagos de seguridad social solo se evidencia la afiliación de una persona, se desconoce cómo se cumple con lo dispuesto por la norma para el personal que cumple con la labor de facilitador en el diplomado contratado. DESCARGO DE LA ENTIDAD El inciso tercero del artículo 50 de la Ley 789 de 2002 establece: “Cuando la contratación se realice con personas jurídicas, se deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución”. Por ser el contratista una persona jurídica, se anexa certificación en los términos de esta norma. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Con la explicación dada por la Universidad de Pamplona se levanta la observación descrita, sin embargo es importante establecer mecanismos de control, que permitan al ente universitario tener certeza de que sus contratistas cumplan con la obligación del pago de seguridad social y no se presenten situaciones como alusión y evasión al sistema. Por lo expuesto se confirma el hallazgo administrativo. 28. HALLAZGO ADMINISTRATIVO.

ORDEN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 2199 DE 2014 Contratista: CARLOS JOSÉ OSORIO RINCÓN c.c. 18.904.273 Objeto: Operador logístico encargado de coordinar transporte, hospedaje y alimentación para el encuentro nacional de semilleros en el cual participan los semilleros de la Universidad de Pamplona Valor: $84.861.192 Plazo: seis días Fecha: 3-10-2014 Certificado de disponibilidad presupuestal No. 3481 del 1-10-2014 por valor de $ 84.861.192



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Registro de disponibilidad presupuestal No.16321 del 3-10-2014 por valor de $84.861.192 Acta de inicio 7 de octubre de 2014 Póliza número 49-44101001534 del 7 de octubre de 2014 Seguros del Estado cumplimiento calidad y pago de salarios. Resolución número 136 de 2014 por la cual se aprueba una póliza Comprobante de egreso número 35512 del 21-10-2014 por valor de $84.861.192 descuentos $ 11.192.800 valor a pagar $73.668.392 DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTO TRASLADO A OTRA ENTIDAD UGP Consultada la página del RUAF no aparece afiliación activa del señor CARLOS JOSÉ OSORIO RINCÓN c.c. 18.904.273 en pensión, ARL y Caja de Compensación. DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexa certificación de afiliación del señor CARLOS JOSÉ OSORIO RINCÓN al fondo de pensiones Protección. Folio 671 CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Universidad de Pamplona en la etapa de alegación adjunto constancia del FONDO DE PENSIONES Y CESANTÍAS PROTECCION en la cual se certificó que el señor CARLOS JOSE OSORIO RINCON se encuentra afiliado a pensiones obligatorias desde el 1 de agosto de 2005. Con la explicación dada por la Universidad de Pamplona se levanta la observación descrita, sin embargo es importante establecer mecanismos de control, que permitan al ente universitario tener certeza de que sus contratistas cumplan con la obligación del pago de seguridad social y no se presenten situaciones como alusión y evasión al sistema. Por lo expuesto se confirma el hallazgo administrativo. 29. HALLAZGO ADMINISTRATIVO. DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTO TRASLADO FISCAL POR DETERMINAR A pesar de que existe una constancia del Vicerrector de Investigaciones de fecha 15 de octubre de 2014, no hay registros que soportan la realización del encuentro Nacional de Semilleros, como inscripciones, cronogramas de trabajo, publicidad, étc. Así mismo se desconoce el hotel en el cual fueron hospedados el personal y el número de ellos, no hay registro que lo demuestre, y en qué consistió la alimentación entregada.



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En cuanto al transporte no se relaciona las características de los vehículos como placas, modelo, estado del mismo, tarjeta operacional, etc. No hay un registro en donde los participantes del evento certifiquen la prestación del servicio. Por las anteriores inquietudes se plantea un presunto fiscal, y se requiere que la Universidad de Pamplona presente las alegaciones del caso. DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexan los soportes de la realización del Encuentro Nacional E Internacional de Semilleros (CD 45) celebrado en la ciudad de Tunja del 09 al 12 de octubre del 2014 con la siguiente información: 1. Pago de inscripción de estudiantes pregrado por valor de $4.410.000, con factura de venta 5182 de la fundación red colombiana de semilleros RedCOLSE 2. Logo principal del evento en formato pdf 3. Programación por hora y actividad del enveto en formato Excel 4. Certificaciones meritorias y 10 certificaciones sobresalientes a estudiantes participantes como ponentes de la Unipamplona 5. 49 certificados en formato pdf, en calidad de ponentes de cada estudiante en representación de la Universidad de Pamplona. 6. Póliza de seguros de accidentes escolares 7. Evidencia fotográfica del evento 8. Evidencias fotográficas de hospedaje y alimentación 9. Resultados nacional de semilleros Nodo SANTANDER, en formato pdf

Certificación del servicio prestado por la empresa de transporte berlinas del fonse, placas y demás documentos de los vehículos e identificación de conductores

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA

Efectuada la verificación de la documentación presentada por la Universidad de Pamplona y analizada la misma, en donde se encuentran certificaciones del supervisor del contrato, constancias de participación en el evento, entre otras, se levanta la observación administrativa con presunta incidencia fiscal.

CONTRATO DE COMPRA VENTA No. 2668 DE 2014



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CONTRATISTA: COOPERATIVA DE LA CONSTRUCCIÓN EL PALUSTRE – REPRESENTANTE LEGAL DEASY FABIOLA GELVEZ JIMENEZ OBJETO: se obliga a efectuar la venta de materiales eléctricos con destino a las aulas virtuales de la Universidad de Pamplona FECHA: 25-07-2014 VALOR: $164.801.030 IVA INCLUIDO PLAZO: 8 días FECHA: 23 DE DICIEMBRE DE 2014 Requerimiento de materiales y suministro elaborado por el Coordinador de Laboratorios sin fecha. Ingreso de bienes y servicios de la sección de almacén número 237 del 29 de diciembre de 2014 Comprobante de egreso número 138 del 29 de enero de 2015 por valor de $164.801.030 descuentos $ 6.961.400 valor a pagar $157.839.630 DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTO TRASLADO FISCAL POR $164.801.030 Es de anotar que existe la evidencia del ingreso de los bienes al almacén de la Universidad de Pamplona, sin embargo se desconoce su impacto, cuál fue su destino final, se utilizaron los elementos para la construcción de las aulas virtuales, cuando se construyeron las citadas aulas. O si por el contrario los materiales se encuentran en stock. De lo anterior se requieren las explicaciones del caso. DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexa Egreso de bienes de consumo 645 de almacén de los bienes adquiridos por valor de $ 54.217.979 a nombre del señor Jairo Rosas Celis. Folio 673 Se anexa Egreso de bienes devolutivos 666 de almacén de los bienes adquiridos por valor de $ 87.851.875 a nombre del señor Jairo Rosas Celis. Folio 672 Se anexa certificación del supervisor sobre la utilización de los materiales adquiridos en la ejecución del contrato. Folio 674 CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Universidad de Pamplona a través de constancia número 050 del 31 de agosto de 2015 expedida por el Coordinador Administrativo certifica que con los materiales se llevo a cabo la adecuación de 4 aulas virtuales del segundo piso del bloque de Gramalote, en las cuales fueron utilizados los materiales instalándose tanto las acometidas eléctricas como las instalaciones de conectividad de internet. Es de anotar que la Universidad no allegó ningún registro o evidencia de lo mencionado anteriormente, pero en consideración al principio constitucional de buena fe, se acepta el mismo. Con la información allegada por la Universidad se levanta la incidencia fiscal.

ORDEN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES 117 DE 2014



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Contratista: DAVID CADENA GALVIS Objeto: Prestar sus servicios profesionales como ingeniero industrial para ejecutar las actividades del convenio especial de cooperación número 025 de 2013 entre el Servicio Geológico Colombiano y la Universidad de Pamplona Valor: $61.186.667 Plazo: 11 meses y 23 días Fecha: 8 de enero de 2014 Acta de inicio: 8 de enero de 2014 Registro presupuestal número 284 del 8 de enero de 2014

OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA

Dentro de la documentación allegada se menciona la realización de actividades como capacitaciones las cuales no cuenta con la respectiva evidencia, se desconoce a quienes fue dirigida la misma.

DESCARGO DE LA ENTIDAD El proyecto tuvo un gran componente de capacitación en Sistemas de Información Geográfica SIG, ya que solo los profesionales del área de SIG tenían experiencia en proyectos para nivelar a los geólogos y personal de apoyo, se debía realizar una capacitación permanente en SIG, en particular con el Software ArcGis 10.2 licencias que contaba la Universidad, al ser el profesor del área de Geomática de la carrera de Geología tenía que brindar el soporte y capacitación de la realización de los mapas. En particular se hizo:

a) Desde la primera semana de Febrero de 2014 hasta la tercera semana se realizó

una capacitación a geólogos de SIG, como se evidencia en los informes que

presentaron, dictada en un curso teórico practico.

b) Capacitación de GPS Trimble Juno 2B y ArcPad los días 14 y 15 de marzo de

2014, según correos adjuntos y fotografías de capacitación.

c) Capacitación en ArcGis y Sensores Remotos de 30 de Septiembre a 4 de Octubre

de 2014

Se anexan soportes de ejecución de actividades del contratista y del supervisor del contrato. Folios 675 - 687 CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA En los folios enunciados por la Universidad de Pamplona se allegó un oficio firmado por el contratista en la que señala las actividades ejecutadas, se anexo un registro fotográfico, correo electrónico del 22 de abril de 2014 citando a un grupo a una reunión técnica con el ingeniero Jorge Castro para ajustar y revisar la cartografía geomorfológica, correo electrónico del 14 de marzo de 2014 del ing Cadena Galvis en donde señala las actividades desarrollas con las Corporaciones, correo electrónico del 24 de septiembre de 2015 allegando la programación de la capacitación. Con la información allegada por la Universidad se levanta la incidencia fiscal. Es importante mencionarle a la UNIVERSIDAD DE PAMPLONA, que de manera reiterada se realizaron observaciones administrativas con presunta incidencia fiscal, algunas por determinar, toda vez que el equipo auditor en su etapa de examen no contaba con la información inicial, es decir los expedientes contractuales no contenían de manera completa la documentación, siendo ésta allegada en la etapa de descargos, lo que permite deducir, que se debe fortalecer el archivo de los expedientes contractuales, para evitar posibles problemas futuros como sanciones, controversias judiciales, etc. 30. HALLAZGO ADMINISTRATIVO.



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ORDEN DE COMPRAVENTA No. 1224 de 2014

Número del Contrato 1224 Estado del Contrato Terminado sin Liquidar Tipo de Terminación del Contrato Normal Objeto del Contrato COMPRAVENTA DE EQUIPOS DE CÓMPUTO Y PERIFÉRICOS PARA EL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO N° 00197, CONVENIO INTERADMINISTRATIVO N° 010, EL ACUERDO DE COOPERACIÓN ENTRE EL PROGRAMA DE LAS NACIONESUNIDAS PARA EL DESARROLLO (PNUD) Y LA UNIVERSIDAD, E INSUMOS PARA LA OFICINA DE REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO Cuantía Definitiva del Contrato $63.125.720 Nombre o Razón Social del Contratista SAMUEL FLOREZ GARCIA Cédula de Ciudadanía No. 19385993 Dirección Física del Contratista CALLE 12 3 20 LC 104 de PAMPLONA Fecha de Firma del Contrato 27 de marzo de 2014 Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato 27 de marzo de 2014 Plazo de Ejecución del Contrato 1 Meses Fecha de Terminación del Contrato 25 de abril de 2014

RELACION DE LA DOCUMENTACION ANALIZADA La Universidad de Pamplona allegó de manera virtual los siguientes documentos

Requerimientos de bienes, estudio de conveniencia; certificado de disponibilidad presupuestal 639 del 18-02-2014 rubro presupuestal 2.2.6.03.02.01.02.01 Convenio interadministrativo No. 00197 Departamento Norte de Santander NI 525 ejecución. Por valor de $31.625.004 para la adquisición de equipos de computación y periféricos; CDP 641 del 18-02-2014 por valor de $1.490.000 para la adquisición de equipos audiovisuales del convenio administrativo 00197; CDP 0519 del 07-02-2014 rubro presupuestal 2.2.6.03.02.01.01.01 convenio interadministrativo No. 010 de 2013 fondo nacional de adaptación NI 490 ejecución por valor de $4.002.560; CDP 99 del 13-01-2014 para la compra de equipos de computación con destino al convenio acuerdo de cooperación relativo a un proyecto programa de naciones unidas para el desarrollo (PNUD) ni 520 ejecución por valor de $17.100.000; CDP 265 del 21-01-2014 para la adquisición de insumos para la impresora de carnets de registro y control académico rubro presupuestal 2.1.1.03.01.05 papelería y útiles de escritorio y oficina por valor de $16.756.009 Cotizaciones; invitación, proponentes 2, resolución de adjudicación, contrato, acta de inicio; designación de supervisor; registro presupuestal No. 6139 del 27-03-2014 por valor de $63.125.720, pólizas, resolución de aprobación de las pólizas, acta de recibo de bienes y servicios; factura No. 5012 de fecha 26-06-2014 por valor de $31.272.120, ingreso de bienes a almacén, egreso de bienes a almacén; comprobante de egreso 28585 de fecha 29-08-2014 por valor de $31.272.120; acta de recibo de bienes por valor de $3.387.200; factura No. 5013 del 26-06-2014 por valor de $3.387.200, ingreso y egreso de bienes de almacén; comprobantes de egreso 28584 del 29-08-2014 por valor de $3.387.200; factura 5014 de fecha 26-06-2014 por valor de $14.894.400; comprobante de egreso 28585 del 29-08-2014 por valor de $14.894.400; factura 5015 de fecha 26-06-2014 por valor de $13.572.000 ; comprobante de egreso 35383 de fecha 29-08-2014 por valor de $13.572.000 Después de revisada la documentación anteriormente relacionada se encuentra que se cumplió con el objeto contractual, en aplicación al Principio de Buena Fé.



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ORDEN DE COMPRAVENTA No. 1277 de 2014

Estado del Contrato Terminado sin Liquidar Tipo de Terminación del Contrato Normal Objeto del Contrato COMPRAVENTA DE INSUMOS, PAPELERÍA, ÚTILES DE ESCRITORIO Y OFICINA PARA LA SEDE PRINCIPAL, LACOORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE VILLA DEL ROSARIO, EL CREAD NORTE DE SANTANDER Y EL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO 00197 CELEBRADO ENTRE EL DEPARTAMENTO DE NORTE DE SANTANDER Y LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA Cuantía Definitiva del Contrato $116.846.233 Peso Colombiano Nombre o Razón Social del Contratista MONICA PATRICIA CHACON GOMEZ Identificación del Contratista Cédula de Ciudadanía No. 60363147 Dirección Física del Contratista CL 12 AV 3 N 304LC 115 BR CENTRO de PAMPLONA Identificación del Representante Legal Cédula de Ciudadanía No. 60363147 Fecha de Firma del Contrato 26 de mayo de 2014 Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato 27 de mayo de 2014 Plazo de Ejecución del Contrato 1 Meses Fecha de Terminación del Contrato 14 de julio de 2014 RELACION DE LA DOCUMENTACION ANALIZADA La Universidad de Pamplona allegó de manera virtual los siguientes documentos Estudio de conveniencia y oportunidad, requerimiento de materiales, cotizaciones; invitación pública; RELACION DE CDP

No. CDP RUBRO NOMBRE VALOR

1480 2.1.1.03.01.05 PAPELERIA, UTILES DE ESCRITORIO Y OFICINA 78,906,828

1479 2.1.2.01.4.01.05 PAPELERIA, UTILES DE ESCRITORIO Y OFICINA 68,419,638


1244 2.2.6.03.02.01.02.01

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 00197 DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER NI 525 EJECUCION 3,264,862

1518 2.1.1.03.01.05 PAPELERIA, UTILES DE ESCRITORIO Y OFICINA 2,587,032



TOTAL 196,440,164

Acta de cierre de las propuestas con 8 proponentes, resolución de adjudicación, contrato orden de compraventa 1277 de fecha 26-05/2014, Registro presupuestal 9351 de fecha 26-05-2014 por valor de $116.846.233, acta de inicio de fecha 03 junio-2014; otrosí adicional en tiempo por 15 días más, facturas de venta de la 10052 hasta la 10066, ingreso de bienes a la sección de adquisiciones y almacén, egresos de bienes de la sección de adquisiciones de almacén, acta de recibo de bienes y servicios 14/07/ 2014, Comprobante de egreso 31659 de fecha 17-09-2014 por valor de $114.174.550.88cancelando las facturas así: 10052-10056-10058 ($40.113.987) 10057-10059-10060 ($15.379.169) 10063-10064 ($8.874.668) 10065 ($2.192.400) 10066 ($2.192.399.88)



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10053-10054-10055 ($45.421.927) Para un neto a pagar de $106.111.050.88, Comprobante de egreso No. 31660 de fecha 17-09-2014 por valor de $2.671.682.04 cancelando las facturas 10061-10062 para un neto a pagar de $2.482.978.04. El contrato aún no ha sido liquidado Después de revisada la documentación anteriormente relacionada y en consideración del Principio de la Buena Fé, puede concluirse que se cumplió con el objeto contractual.

ORDEN DE COMPRAVENTA No. 1280 de 2014 Número del Contrato 1280 Ver Adiciones Estado del Contrato Terminado sin Liquidar Tipo de Terminación del Contrato Normal Objeto del Contrato: LA COMPRAVENTA DE IMPLEMENTOS DEPORTIVOS PARA LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA VILLA DEL ROSARIO, SEDE VILLA MARINA, BIENESTAR UNIVERSITARIO Y LA SEDE PRINCIPAL DE LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA Cuantía Definitiva del Contrato $107.326.621 Peso Colombiano Nombre o Razón Social del Contratista LEYDI JACKELINE RIVERA MONTAÑEZ Identificación del Contratista Cédula de Ciudadanía No. 37292048 Dirección Física del Contratista URBANIZACION PRADOS 2 CASA 116 de CUCUTA Fecha de Firma del Contrato 29 de mayo de 2014 Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato 03 de junio de 2014 Plazo de Ejecución del Contrato 1 Meses Fecha de Terminación del Contrato 09 de julio de 2014 RELACION DE LA DOCUMENTACION ANALIZADA La Universidad de Pamplona allegó de manera virtual los siguientes documentos Requerimiento de materiales y suministros, estudio de conveniencia, cotizaciones, invitación a participar RELACIÓN CDP:

No. CDP RUBRO NOMBRE VALOR

1335 2.1.2.01.03.01.01 ADQUISICION DE MATERIALES , SUMINISTROS E INSUMOS PARA LAS PRACTICAS DE TODOS LOS LABORATORIOS

23,741,836


22,613,945


22,372,578


20,466,982

1340 2.2.2.03.02 MATERIALES Y SUMINISTROS E INSUMOS



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12,101,561

1341 2.2.1.04.06.02 PROYECTO 4.6.2: FORTALECIMIENTO DEL BIENESTAR UNIVERSITARIO

22,589,306

TOTAL 123,886,208

Orden de compraventa; póliza de cumplimiento del contrato y calidad de suministros; resolución de aprobación de pólizas; registro presupuestal 9578 del 29-05-2014; por valor de $107.326.621, publicación en el SECOP, acta de inicio 03 de junio de 2014; otrosí adicional en tiempo en 10 días hábiles; factura de venta 4293 del 21-07-2014 por valor de $16.901.155; factura de venta 4294 del 21-07-2014 por valor de $12.093.655; factura de venta 4295 del 21-07-2014 por valor de $17.978.069; factura de venta 4292 del 21-07-2014 por valor de $23.848.570 factura de venta 4291 del 21-07-2014 por valor de $18.703.100; factura de venta 4290 del 21-07-2014 por valor de $17.802.072; acta de entrega de implementos deportivos de fecha julio 09-2014; acta de recibo de bienes y servicios del 09-07-2014; aportes a seguridad social; ingreso de bienes a almacén; egreso de bienes de almacén; comprobante de egreso 28554 del 28-08-2014 por valor de $107.326.620.83 para un neto a pagar de $99.739.620.83 El contrato aún no ha sido liquidado Después de revisada la documentación anteriormente relacionada y en consideración del Principio de la Buena Fé, puede concluirse que se cumplió con el objeto contractual.

ORDEN DE COMPRAVENTA No. 1730 de 2014 Estado del Contrato Celebrado Objeto del Contrato COMPRAVENTA DE INSUMOS DE PAPELERIA, UTILES DE ESCRITORIO Y DE OFICINA PARA EL COLEGIO BICENTENARIO DE LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA Cuantía Definitiva del Contrato $10.184.842 Peso Colombiano Nombre o Razón Social del Contratista LUIS ORLANDO GOMEZ GUERRERO Identificación del Contratista Cédula de Ciudadanía No. 13495993 Dirección Física del Contratista AV 4 8 07 BRR DANIEL JORDAN de LOS PATIOS Identificación del Representante Legal Cédula de Ciudadanía No. 13495993 Fecha de Firma del Contrato 23 de julio de 2014 Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato 23 de julio de 2014 Plazo de Ejecución del Contrato 15 Días RELACION DE LA DOCUMENTACION ANALIZADA La Universidad de Pamplona allegó de manera virtual los siguientes documentos Requerimiento de materiales, estudio de conveniencia, cotización, CDP 2013 del 19-06-2014; rubro 2.2.6.02.01.01.01 Concesión infraestructura para el servicio público de educación formal colegio bicentenario 2014, orden de compraventa de fecha julio 23-2014; registro presupuestal 11919 de fecha 23-07-2014; acta de inicio julio 23-2014; acta de recibo de bienes y servicios con fecha 25-07-2014; ingreso de bienes a almacén, egreso de bienes de almacén; remisión de fecha 25 de julio-2014; facturas de venta 0094– 0095– 0096 – 0097 – 0098 para un total de $10.184.842; aportes a seguridad social; comprobante de egreso 31100 de fecha 10-09-2014 por valor de $10.184.841.80 menos descuentos $9.492.291.80



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El contrato aún no ha sido liquidado Después de revisada la documentación anteriormente relacionada y en consideración del Principio de la Buena Fé, puede concluirse que se cumplió con el objeto contractual.

CONTRATO DE COMPRAVENTA No. 1843 de 2014 Número del Contrato 1843 Estado del Contrato Celebrado Objeto del Contrato COMPRAVENTA DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN, EQUIPOS AUDIOVISUALES, LICENCIAS Y ACCESORIOS PERIFÉRICOSPARA LAS INSTALACIONES DE LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA EN SU SEDE PRINCIPAL PAMPLONA, CREAD CÚCUTA Y VILLA DEL ROSARIO (NORTE DE SANTANDER Cuantía Definitiva del Contrato $853.464.796 Peso Colombiano Nombre o Razón Social del Contratista ICOMMERCE SAS Identificación del Contratista NIT de Persona Jurídica No. 830081246 País y Departamento de Ubicación del Contratista Colombia Bogotá D.C. Dirección Física del Contratista Carrera 16 A 7995ED TORRE VERONA OF 504 BRR EL LAGO de BOGOTA DC Nombre del Representante Legal JESUS RICARDO RIVEROS MORANTES Identificación del Representante Legal Cédula de Ciudadanía No. 13.505.937 Fecha de Firma del Contrato 11 de agosto de 2014 Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato 11 de agosto de 2014 Plazo de Ejecución del Contrato 1 Meses RELACION DE LA DOCUMENTACION ANALIZADA La Universidad de Pamplona allegó de manera virtual los siguientes documentos Requerimiento de bienes, estudio de conveniencia; cotizaciones; invitación a ofertar la compra de bienes; CDP 2333,2334,2335, 2336, 2337, 2338, 2339, 2340, 2341, 2342, 2343, 2344, 2345, 2346, 2347, 2348, 2349, 2350, 2351, 2352, 2353, 2354, 2355, 2356, 2357, 2358, 2359, 2360, 2361, 2362, 2363, 2364, 2365, 2366, 2367, 2368, 2368, 2369, 2370, 2371, 2372, 2373, 2374 y 2504, Rubro 2.2.1.10.05.02 – proyecto 10.5.2 actualizar las herramientas computacionales de las dependencias, cuyo presupuesto oficial es de novecientos trece millones novecientos cuarenta y cuatro mil seiscientos doce pesos M/CTE ($913.944.612) expedido por la directora de la oficina de presupuesto y contabilidad de la universidad de Pamplona para la vigencia 2014, contrato de compraventa 1843 del 11 de agosto de 2014, acta de inicio 12 de agosto de 2014, registro presupuestal 12902 de fecha 11-08-2014; póliza de seguro de cumplimiento; pago seguridad social y aportes para fiscales, acta de recibo de bienes y servicios, ingreso de bienes a la sección de almacén; egreso de bienes de la sección de almacén; acta de entrega parcial a los diferentes programas académicos; factura de venta 4909 de fecha 12-08-2014 por valor de $47.855.000, factura de venta No. 4911 de fecha 13-08/2014 por valor de $9.666.048; factura de venta 4912-4913 de fecha 13/08/2014 por valor de $213.032.400; factura de venta 4915-4916 de fecha 13/08/2014 por valor de $186.946.800; factura de venta 4917-4918 de fecha 13/08/2014 por valor de $141.297.000; factura de venta 4919 de fecha 13/08/201 por valor de $28.259.400; factura de venta 4920-4921 de fecha 13/08/2014 por valor de $93.360.000; factura de venta 4922 de fecha 13/08/2014 por valor de $44.811.948; factura de venta 4924 de fecha 15/08/2014 por valor de 68.672.000; factura de venta 4926 de fecha 15/08/2014 por valor de $19.564.200; declaración de importación; comprobante de egreso 28508 de fecha 25/08/2014 por valor de $853.464.795.63. El contrato aún no ha sido liquidado



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Después de revisada la documentación anteriormente relacionada y en consideración del Principio de la Buena Fé, puede concluirse que se cumplió con el objeto contractual.

CONTRATO DE COMPRAVENTA No. 1856 de 2014 Número del Contrato 1856 Estado del Contrato Terminado sin Liquidar Tipo de Terminación del Contrato Normal Objeto del Contrato COMPRAVENTA DE MOBILIARIO CON DESTINO A LA FACULTAD DE SALUD DE LA IPS CLINICAUNIPAMPLONA DE LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA Cuantía Definitiva del Contrato $33.925.000 Peso Colombiano Nombre o Razón Social del Contratista IVAN DAVID MORA CONTRERAS Identificación del Contratista Cédula de Ciudadanía No. 88.306.632 Dirección Física del Contratista CALLE 4BN N. 15E-54 BRR. SAN EDUARDO CUCUTA Fecha de Firma del Contrato 14 de agosto de 2014 Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato 14 de agosto de 2014 Plazo de Ejecución del Contrato 8 Días Fecha de Terminación del Contrato 25 de agosto de 2014 RELACION DE LA DOCUMENTACION ANALIZADA La Universidad de Pamplona allegó de manera virtual los siguientes documentos Requerimiento de bienes, cotizaciones, estudio de la necesidad, CDP 2496 de fecha 21-07-2014 por valor de $46.435.540 rubro presupuestal 2.2.1.03.02.03 proyecto 3.2.3 dotación para mantener y mejorar los procesos misionales de apoyo, evaluación de propuestas oferente de bienes y servicios, solicitud de compra, cámara de comercio, contrato, registro presupuestal No. 13013 del 14-08-2014 por valor de $33.925.000 ingreso de bienes a almacén; acta de recibo de bienes y servicios; comprobante de egreso 29160 del 01-09-2014 por valor de $33.925.000 menos descuentos $2.306.800 saldo a pagar $31.618.100 Faltan evidencias fotográficas del mobiliario adquirido, favor alegarlas en la etapa de descargos. El contrato aún no ha sido liquidado Después de revisada la documentación anteriormente relacionada y en consideración del Principio de la Buena Fé, puede concluirse que se cumplió con el objeto contractual.

CONTRATO DE COMPRAVENTA No. 1861 de 2014 Estado del Contrato Terminado sin Liquidar Tipo de Terminación del Contrato Normal Objeto del Contrato COMPRAVENTA DE MOBILIARIO PARA LAS VIRTUALTECAS DE LA EXTENSION DE VILLA DEL ROSARIO DELA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA Cuantía Definitiva del Contrato $22.320.000 Peso Colombiano Nombre o Razón Social del Contratista IVAN DAVID MORA CONTRERAS Identificación del Contratista Cédula de Ciudadanía No. 88.306.632 Dirección Física del Contratista CALLE 4BN N. 15E54 BRR SAN EDUARDO de Cúcuta Fecha de Firma del Contrato 14 de agosto de 2014



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Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato 14 de agosto de 2014 Plazo de Ejecución del Contrato 8 Días Fecha de Terminación del Contrato 25 de agosto de 2014 RELACION DE LA DOCUMENTACION ANALIZADA La Universidad de Pamplona allegó de manera virtual los siguientes documentos Requerimiento de bienes, estudio de conveniencia, CDP 2700 de fecha 30-07-2014 rubro presupuestal 2.2.1.03.02.03 proyecto 3.2.3 dotación para mantener y mejorar los procesos misionales y de apoyo por valor de $18.801.080 y rubro 2.2.3.02.01 adquisición de equipos de transporte, muebles y enseres por valor de $15.167.061 para un total de $33.968.141, solicitud de cotizaciones, cotizaciones evaluación de propuestas oferente de bienes y servicios, solicitud de compra, cámara de comercio, contrato; otrosí modificatorio de las medidas de las mesas de fecha 19 de agosto de 2014; registro presupuestal 13018 de fecha 14-08-2014 por valor de $22.320.000, acta de inicio de fecha 14-08-2014; cuenta de cobro de fecha 26-08-2014; acta de entrega; informe del recibido por parte del supervisor; ingreso de bienes a almacén; acta de recibo de bienes y servicios; egreso de bienes de almacén; comprobante de egreso 29159 de fecha 01-09-2014 por valor de $22.320.000 menos descuentos $178.600 total a pagar $20.802.200; No existen evidencias fotográficas de lo entregado favor allegarlo en la etapa de descargos DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA La Universidad de Pamplona en su Artículo 25 Numeral d. del Estatuto de contratación dice: ARTÍCULO 25º. Principio de Economía: En virtud de este principio la Universidad: d. Analizará la conveniencia o inconveniencia del objeto por contratar, y obtendrá las autorizaciones y aprobaciones requeridas, con antelación al inicio del proceso de selección del contratista, o al de la firma del contrato, según el caso.

Faltó planeación, debido a que el análisis realizado por la Universidad de Pamplona, para conocer realmente las medidas del mobiliario que iban a adquirir para dotar las salas no fue adecuado, por lo tanto lo que realmente se cotizó no fue lo que realmente se ejecutó. DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexa oficio del supervisor del contrato en estudio. Folio 688 CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Universidad de Pamplona, en el anexo firmado por el supervisor del contrato aduce que realmente las medidas del mobiliario no fueron las mismas pero que fueron ajustadas a la necesidad de los espacios en cada una de las aulas, pero que este nunca fue menor de lo estipulado en el contrato puesto que el ancho del mobiliario compensa el largo de este. Se desvirtúa la observación administrativa OBSERVACIONES GENERALES DE LOS CONTRATOS DE COMPRAVENTA VIGENCIA 2014 DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA El estatuto de contratación de la Universidad de Pamplona en su CAPÍTULO SEXTO: LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS: ARTÍCULO 53 dice:



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Ocurrencia y Contenido: Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolonguen en el tiempo, o los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación de común acuerdo por las partescontratantes, procedimiento que se efectuará en el término fijado previamente o, en su defecto, a más tardar antes del vencimiento de los dos meses siguientes a la finalización del contrato, o a la expedición de la Resolución que ordene la terminación, o la fecha del acuerdo que la disponga. (Cursiva y subrayado fuera del texto). - La Universidad de Pamplona no ha dado cumplimiento al artículo 53 del estatuto de contratación toda vez que los contratos de compraventa No. 1224 -1277 – 1280 – 1730 – 1843 – 1856 – 1861 no han sido liquidados toda vez que estos tienen más de dos meses de haber finalizado. DESCARGO DE LA ENTIDAD Conforme a lo establecido en el artículo en mención se liquidan los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolonguen en el tiempo o los demás que lo requieran serán objeto de liquidación. A este respecto, los contratos de compraventa son de ejecución instantánea y no de tracto sucesivo ni se prolonga en el tiempo por lo que no requieren de liquidación CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Universidad de Pamplona argumenta en sus descargos que estos contratos los de compraventa son de ejecución instantánea y no son detracto sucesivo es decir no se prolongan en el tiempo por lo tanto no requieren liquidación, esta departamental acepta los descargos presentados por la entidad, se desvirtúa la observación administrativa

ORDEN DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 2091 de 2014

Estado del Contrato Celebrado Objeto del Contrato EL CONTRATISTA SE OBLIGA A PRESTAR EL SERVICIO DE OPERADOR LOGISTICO ENCARGADO DE COORDINARTRANSPORTE, HOSPEDAJE Y ALIMENTACION PARA EL ENCUENTRO NACIONAL DE SEMILLEROS EN EL CUALPARTICIPARAN LOS SEMILLERO DE INVESTIGACION DE LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA Cuantía Definitiva del Contrato $75.098.400 Peso Colombiano Nombre o Razón Social del Contratista CARLOS JOSE OSORIO RINCON Identificación del Contratista Cédula de Ciudadanía No. 18.904.273 Dirección Física del Contratista CARRERA 5 # 267de PAMPLONA Identificación del Representante Legal Cédula de Ciudadanía No. 18.904.273 Fecha de Firma del Contrato 29 de septiembre de 2014 Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato 29 de septiembre de 2014 Plazo de Ejecución del Contrato 6 Días RELACION DE LA DOCUMENTACION ANALIZADA La Universidad de Pamplona allegó de manera virtual los siguientes documentos Requerimiento de servicios, estudio de conveniencia; CDP 3327 del 24-09-2014 rubro presupuestal 2.2.1.02.01.03 mejorar el nivel de calidad y efectividad de la producción investigativa creativa y cultural e innovación de la universidad por valor de $75.0983.400; solicitud de cotización Jesús Alfonso Ibañez Mundo eventos; Elkin Darío Hernández EK producciones; Carlos José Osorio Rincón WorldSeven; cotización de Carlos José Osorio Rincón; certificado de cámara de comercio, RUT, orden de prestación de servicios; acta



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de inicio de fecha 29-09-2014; acta terminación sin ejecución de fecha 29-09-2014; ajuste CDP y registro presupuestal El contrato fue terminado antes de su ejecución según acta de terminación de fecha 29-09-2014 por modificación del lugar de alojamiento.

ORDEN DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 121 de 2014 Estado del Contrato Terminado: sin Liquidar Tipo de Terminación del Contrato: Anormal Objeto del Contrato: PRESTAR SUS SERVICIOS PROFESIONALES COMO GEOLOGO PARA EJECUTAR LAS ACTIVIDADES DEL CONVENIOESPECIAL DE COOPERACION N° 025 DEL 2013 ENTRE EL SERVICIO GEOLOGICO COLOMBIANO Y LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA Cuantía Definitiva del Contrato: $61.186.667 Peso Colombiano Nombre o Razón Social del Contratista: FABIO CASTELLANOS SANABRIA Identificación del Contratista: Cédula de Ciudadanía No. 91268454 Dirección Física del Contratista CLLE 23 N° 68B32INT 10 APTO 201, PAMPLONA Fecha de Firma del Contrato 08 de enero de 2014 Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato 08 de enero de 2014 Plazo de Ejecución del Contrato 354 Días Fecha de Terminación del Contrato 31 de diciembre de 2014 Motivo de Terminación Anormal Después de Celebrado Por mutuo acuerdo RELACION DE LA DOCUMENTACION ANALIZADA La Universidad de Pamplona allegó de manera virtual los siguientes documentos Estudio de conveniencia y oportunidad; definición del perfil, acta de estudio de idoneidad y experiencia; CDP 64 de fecha 07-01-2014, rubro presupuestal 2.2.6.03.02.01.06.01 convenio especial de cooperación No. 025 de 2013 servicio geológico colombiano NI 524 ejecución por valor de $527.231.869, contrato 121, acta de inicio de fecha 08 enero-2014; registro presupuestal 271 de fecha 08-01-2014 por valor de $61.186.667, comprobante de egreso 4482 del 06-03-2014 por valor de $3.986.666; cuenta de cobro de fecha 30 enero -2014 por valor de $3.986.666, constancia de cumplimiento firmada por el supervisor; informe de actividades No. 1, aportes a seguridad social; comprobante de egreso 5927 del 26-03-2014 por valor de $5.200.000; cuenta de cobro mes de febrero; aportes a seguridad social del mes de febrero; comprobante de egreso 9361 del 10-04-2014, aportes a seguridad social, cuenta de cobro del mes de marzo renuncia del contratista; acta de terminación de la orden de prestación de servicios de fecha 31 de marzo de 2014, El contrato fue terminado en forma unilateral por el contratista

ORDEN DE PRESTACION DE SERVICIOS No.131 de 2014 Estado del Contrato Terminado sin Liquidar Tipo de Terminación del Contrato Normal Objeto del Contrato PRESTAR SUS SERVICIOS PROFESIONALES COMO INGENIERO FORESTAL PARA EJECUTAR LAS ACTIVIDADES DELCONVENIO ESPECIAL DE COOPERACION N° 025 DEL 2013 ENTRE EL SERVICIO GEOLOGICO COLOMBIANO Y LAUNIVERSIDAD DE PAMPLONA Cuantía Definitiva del Contrato $55.986.667 Peso Colombiano Nombre o Razón Social del Contratista JUAN ALEJANDRO GARZON PITTA Identificación del Contratista Cédula de Ciudadanía No. 93381942



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Dirección Física del Contratista CARRERA 26ª 61C42APTO 101, CUCUTA Fecha de Firma del Contrato 08 de enero de 2014 Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato 08 de enero de 2014 Plazo de Ejecución del Contrato 323 Días Fecha de Terminación del Contrato 30 de noviembre de 2014 RELACION DE LA DOCUMENTACION ANALIZADA La Universidad de Pamplona allegó de manera virtual los siguientes documentos Estudio de conveniencia y oportunidad, CDP 64 del 07-01-2014 rubro presupuestal 2.2.6.03.02.01.06.01 convenio especial de cooperación No. 025 de 2013, servicio geológico colombiano NI 524 por valor de $527.231.869, acta de inicio 08 enero-2014; registro presupuestal 266 del 08-01-2014 por valor de $55.986.667; comprobante de egreso 16663 del 06-06-2014 por valor de $19.586.667; cuenta de cobro de fecha 30 enero -2014 por valor de $3.986.667; constancia de cumplimiento, informe de actividades; cuenta de cobro por valor de $5.200.000, del mes de febrero; constancia de cumplimiento, informe de actividades; pago aportes mes de enero y febrero; cuenta de cobro por valor de $5.200.000, del mes de marzo; constancia de cumplimiento, informe de actividades; pago aportes mes de marzo; ; cuenta de cobro por valor de $5.200.000, del mes de abril; constancia de cumplimiento, informe de actividades; pago aportes mes de abril; comprobante de egreso 20611 del 08-07-2014 por valor de $5.200.000; cuenta de cobro por valor de $5.200.000, del mes de Mayo; constancia de cumplimiento, informe de actividades; pago aportes mes de Mayo; comprobantes de egreso 21005 del 16-07-2014 por valor de $5.200.000; cuenta de cobro por valor de $5.200.000, del mes de Junio; constancia de cumplimiento, informe de actividades; pago aportes mes de Junio; comprobantes de egreso 31236 del 11-09-2014 por valor de $5.200.000; cuenta de cobro por valor de $5.200.000, del mes de Julio; constancia de cumplimiento, informe de actividades; pago aportes mes de Julio; comprobantes de egreso 34967 del 08-10-2014 por valor de $5.200.000; cuenta de cobro por valor de $5.200.000, del mes de Agosto; constancia de cumplimiento, informe de actividades; pago aportes mes de Agosto; comprobantes de egreso 38920 del 21-11-2014 por valor de $5.200.000; cuenta de cobro por valor de $5.200.000, del mes de septiembre; constancia de cumplimiento, informe de actividades; pago aportes mes de septiembre; cuenta de cobro por valor de $5.200.000, del mes de octubre; constancia de cumplimiento, informe de actividades; pago aportes mes de octubre; comprobantes de egreso 51218 del 29-12-2014 por valor de $5.200.000; cuenta de cobro por valor de $5.200.000 del mes de noviembre. Falta el último pago por valor de $5.200.000 Después de revisada la documentación anteriormente relacionada el grupo auditor encuentra que se cumplió con el objeto contractual.

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 1239 de 2014

Estado del Contrato Celebrado Objeto del Contrato: PRESTAR EL SERVICIO DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL, CONSTRUCCIÓN Y APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL, ACTIVACIÓN DEL SISTEMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y APLICACIÓN DE HERRAMIENTAS DE REGISTRO Y CONTROL DE DOCUMENTOS Cuantía Definitiva del Contrato $140,000,000 Peso Colombiano Nombre o Razón Social del Contratista SILVANO PABON VILLAMIZAR Identificación del Contratista Cédula de Ciudadanía No. 13353614



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Dirección Física del Contratista AV 2AE N 583BARRIO LA CEIBA de CUCUTA Fecha de Firma del Contrato 04 de abril de 2014 Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato 07 de abril de 2014 Plazo de Ejecución del Contrato 5 Meses Prórroga del Contrato 5 Meses Fecha de Ejecución final del Contrato

RELACION DE LA DOCUMENTACION ANALIZADA

La Universidad de Pamplona allegó de manera virtual los siguientes documentos

Requerimiento de servicios, CDP No. 640 del 18-02-2014 rubro presupuestal 2.2.1.08.03.01 proyecto 8.3.1 fortalecer los procesos de planeación, dirección estratégica y desarrollo administrativo, soporte de precios, cotización, viabilidad técnica para inversiones, invitación para ofertar, cámara de comercio, RUP, afiliación a seguridad social, propuesta económica, pólizas, resolución de aprobación de pólizas; Registro presupuestal 6632 de fecha 04-04-2014 por valor de $140.000.000; primer informe parcial, acta de recibo de bienes y servicios de fecha 14-05-2014, factura de venta No. 002 con fecha mayo 14-2014, comprobante de egreso No. 13176 del 23-05-2014 por valor de $28.000.000 valor a pagar $22.037.900; segundo informe parcial, acta de recibo de bienes y servicios de fecha 14-06-2014; factura de venta 003 de fecha 12-06-2014 por valor de $28.000.000; comprobante de egreso 20931 del 15-07-2014 por valor de $28.000.000, valor a pagar $24.451.700; acta de recibo de bienes y servicios, factura de venta 005 de fecha julio 21-2014 por valor de $20.000.000 y factura 006 por valor de $8.000.000 de fecha julio 21-2014, tercer informe parcial, otrosí adicional en tiempo adicional de 45 días con fecha 05-09-2014, acta de recibo de bienes y servicios, factura 014 del cuarto pago con fecha septiembre 17-2014; comprobante de egreso 34015 del 26-09-2014 por valor de $28.000.000 cancelación de la factura 014, cuarto informe parcial, comprobante de egreso 28287 de fecha 28-08-2014 por valor de $28.000.000; informe final

El señor Silvano Pabón (contratista) contrató personal con fecha junio 01 (2), con fecha mayo 19 (1) y luego presenta oficio dirigido a la universidad de pamplona, con fecha 19 de mayo-2014, indicando el cambio de algunos de los integrantes del equipo de trabajo, los cuales son CAROL TATIANA VERA VERA, MARIA FERNANDA CHAVEZ, DIANA ALEXANDRA LEAL, entre ellos existen 2 contratados a partir del 1 de junio de 2014 según el contrato adjunto por el contratista (folio18-19 y 20 del archivo tomo II pag.558-601). Igualmente se evidencia que el acta de inicio es el 07 de abril de 2014 y el personal lo contrató a partir del mes de mayo-2014 y otros en el mes de junio. (folio10 archivo tomo II 504-515).

Personal contratado por el señor Silvano

NOMBRES VALOR MES TOTAL PAGOS FECHA

CONTRATO DURACION

MARIA DEL ROSARIO AYALA REY 1,500,000 6,000,000 may-02 4 MESES

LUZ DARY PARADA PARADA 1,500,000 6,000,000 may-02 4 MESES

NOHORA JUANITA DURAN GONZALEZ 1,100,000 4,400,000 may-06 4 MESES

PAOLA ANDREA MOJICA 1,000,000 4,000,000 may-06 4 MESES

DIANA ALEXANDRA LEAL 1,000,000 3,000,000 jun-01 3 MESES

MARIA FERNANDA CHAVEZ 900,000 3,600,000 may-19 4 MESES



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CAROL TATIANA VERA VERA 900,000 2,700,000 jun-01 3 MESES

29,700,000

En total pagó por el personal contratado $29.700.000 DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA Los pagos a seguridad social los efectuó sobre $1.000.800, teniendo en cuenta que el señor Silvano no paga la seguridad social ni prestaciones sociales del personal que contrató, Si al total del contrato le restamos los $29.700.000 del personal, los $20.000.000 del material, daría un total de $90.300.000 menos el IVA $12.455.172 daría una base de $77.844.827 por el 40% debería pagar sobre una base de $31.137.931. DESCARGO DE LA ENTIDAD Respecto a la seguridad social se tiene que si bien es cierto el personal contratado fue por la modalidad de prestación de servicios, no es menos cierto que dicho personal canceló lo correspondiente a seguridad social. Exigir al contratista que sobre el valor restante liquide lo referente a su seguridad social, implicaría un doble pago por esta obligación. Tal como se determina en el objeto del contrato, el servicio a prestar no es exclusivo de producción intelectual e implica una serie de gastos adicionales para su ejecución diferentes a los relacionados por la comisión auditora. Implica gastos administrativos, de oficina y demás cuya cuantificación y deducción no correspondería a la Universidad. A este respecto valga anotar que le es aplicable en cuanto a la liquidación de lo correspondiente a la seguridad social lo expuesto en el concepto del 06 de septiembre de 2013 de la Contraloría General de la República respecto de los contratos de compraventa y obra. Se aplicaría la norma referente al 40% del valor del contrato si fuera exclusiva la actividad intelectual de parte del contratista. En este sentido se aplicaría lo contenido en el concepto que se anexa. Aunado a lo anterior, en el evento en que no se considerara por la Contraloría este argumento, se debe analizar que lo establecido en la norma es de máximo 40% del valor del contrato y no mínimo como se expone. El cálculo del IBC, para la anualidad del 2014, se determina con base a la Ley 1122 DE 2007, Ley 100 de 1993, Decreto 510 de 2003 y Articulo 107 del Estatuto Tributario: “El porcentaje del 40%, que, de conformidad con el artículo 18 de la ley 1122 de 2007, es el máximo posible que se debe aplicar al valor mensualizado del contrato”.

Artículo 5o. El inciso 4 y parágrafo del artículo 18 de la Ley 100 de 1993 quedarán así: Artículo 18. Base de Cotización. La base para calcular las cotizaciones a que hace referencia el artículo anterior, será el salario mensual. (…)

"Parágrafo 1º.- En aquellos casos en los cuales el afiliado perciba salario de dos o más empleadores, o ingresos como trabajador independiente o por prestación de servicios como contratista, en un mismo período de tiempo, las cotizaciones correspondientes serán efectuadas en forma proporcional al salario, o ingreso devengado de cada uno de ellos, y estas se acumularán para todos los efectos de esta

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=22600#18



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ley sin exceder el tope legal. Para estos efectos, será necesario que las cotizaciones al sistema de salud se hagan sobre la misma base.

"En ningún caso el ingreso base de cotización podrá ser inferior a un salario mínimo legal mensual vigente.…"8

Lo dispuesto en el artículo 18 de la ley 1122 de 2007, en el sentido de que "Los independientes contratistas de prestación de servicios cotizarán al Sistema General de Seguridad Social en Salud el porcentaje obligatorio para salud sobre una base de la cotización máxima de un 40% del valor mensualizado del contrato", debe interpretarse en consonancia con estas disposiciones legales.

En este sentido, el parágrafo del artículo 1º del decreto 510 de 2003, señala que en materia de cotización en pensiones: "Se entiende por ingresos efectivamente percibidos por el afiliado aquellos que él mismo recibe para su beneficio personal. Para este efecto, podrán deducirse las sumas que el afiliado recibe y que debe erogar para desarrollar su actividad lucrativa en las mismas condiciones previstas por el artículo 107 del Estatuto Tributario19".

Lo anterior significa que en materia de cotización en pensiones, la norma considera la posibilidad de excluir del cálculo de los ingresos efectivamente recibidos, aquellas sumas que constituyen costos necesarios para desarrollar la actividad lucrativa; circunstancia que en otra forma consagra el artículo 18 de la ley 1122 de 2.007, pues al disponer que la base de cotización en salud para los contratistas de prestación de servicios se toma sobre un tope máximo del 40% del valor mensualizado del contrato, está concluyendo que el 60% restante hace parte de los costos del mismo.

Siendo el contratante o consumidor final del servicio, quien soporta económicamente el impuesto y el contratista un mero sustituto quien tiene la responsabilidad de pagarlo ante la DIAN, es claro que la suma que resulte de aplicarle al valor del contrato, la tarifa del 16%, no representa un ingreso para el contratista y por consiguiente, independiente de la forma como se pacte el contrato, la suma que éste recibe y que corresponde al impuesto a las ventas no puede tenerse como parte de los ingresos que integran la cifra a considerar para el cálculo del límite máximo fijado por el legislador con el fin de determinar el IBC de un contratista de prestación de servicios. Así mismo, si bien es cierto que el contrato se pactó por un término de 6 meses, el mismo fue adicionado hasta el mes de noviembre de 2014, fecha de la última factura expedida a la Universidad de Pamplona, es decir, cuarenta y cinco días adicionales donde el contratista mantuvo personal en la ejecución del contrato, tal como se demuestra con el otrosí adicional y los comprobantes de seguridad social. Por consiguiente y de acuerdo a la norma el IBC, para el cálculo de los aportes a la seguridad social, durante el periodo del contrato con la Universidad de Pamplona debe tomarse con base en lo establecido en esta norma y el concepto que se anexa. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA En vista de lo anterior la universidad de pamplona aportó los soportes con las explicaciones al respecto, relacionado con el pago a la seguridad social del contratista los cuales fueron efectuadas sobre un salario mínimo. Esta Departamental NO acepta los descargos presentados ya que se observa en el pago de los aportes a seguridad social que fueron hechos sobre un salario mínimo, y no guarda correspondencia con los ingresos efectivamente recibidos como dice la norma. Por lo tanto se confirma el hallazgo administrativo 31. HALLAZGO ADMINISTRATIVO.





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DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA Igualmente el contratista presenta solo 7 órdenes de prestación de servicios. Incumpliendo con lo estipulado en el contrato en la cláusula tercera OBLIGACIONES DE LAS PARTES NUMERAL 8: Para cumplir con el objeto el contratista deberá contar mínimo con el siguiente personal: a. Un Historiador, documentalista o profesional en ciencias de la información y la documentación, quien dirigirá y/o coordinará las actividades conceptuales y técnicas del proyecto. b. Un profesional en Contaduría pública, administración pública o de empresas con experiencia mínima de cinco (5) años en desempeños relacionados con organización de archivos y programas de gestión documental. c. Dos técnicos profesionales en archivística con experiencia certificada no menor a tres (3) años. d. Dos técnicos en archivística o técnicos en asistencia en organización documental con experiencia no menor a dos (2) años. e. Tres auxiliares de archivo y/o de oficina con experiencia en labores de organización de archivos y gestión documental mínimo de una (1) año en total son 8 el personal que debió contratar. DESCARGO DE LA ENTIDAD Tal como consta en el contrato, el Contratista debía contar con mínimo un personal, el cual desarrollaría el objeto contractual. No se estableció que el mismo permaneciera durante toda la ejecución del contrato. Como se puede verificar en el adicional en tiempo, el contrato se extendió más allá de la duración inicial y en ese tiempo se mantuvo por el contratista parte del personal, el cual aportó a la seguridad social sin que para la Universidad hubiera implicado costo adicional. En este sentido, el CONTRATISTA, conforme consta en los informes cumplió con el objeto contractual con el personal que el mismo consideró para este objetivo, no encontrándose causal de incumplimiento alguna. Se anexa copia otrosí adicional y constancias seguridad social. FOLIOS 690 - 696 CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Esta departamental manifiesta, que de acuerdo al hallazgo planteado inicialmente, la Universidad en ningún momento manifiesta el porqué el contratista no cumplió ni siquiera con el mínimo del personal requerido por la entidad, como lo dice textualmente la cláusula tercera, los cuales pueden verse reflejados en servicios prestados de mala calidad. Se desvirtúa la incidencia disciplinaria y se confirma el hallazgo administrativo 32. HALLAZGO ADMINISTRATIVO

2.1.1.2 Resultado, Evaluación Rendición de la Cuenta La rendición de la cuenta es Eficiente; con base en el siguiente resultado:

TABLA 1-2

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje

Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta

100.0 0.10 10.0

Suficiencia (diligenciamiento total de

85.0 0.30 25.5



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formatos y anexos)

Calidad (veracidad) 77.5 0.60 46.5

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

1.00 82.0

Calificación

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría Conforme a la información rendida por el doctor ELIO DANIEL SERRANO, referente a la cuenta anualizada de la vigencia fiscal 2014 y siguiendo las directrices establecidas en el manual de procedimientos de esta departamental el cual se utiliza como guía para la revisión y de acuerdo a la normatividad vigente, se procedió al análisis, de lo cual se observó lo siguiente: La Universidad de Pamplona, allegó la información en las fechas estipuladas, cumpliendo con los plazos establecidos según lo normado en la Resolución 0705 de 2011 y demás resoluciones que modifiquen o adicionen de esta departamental. FORMATO 01: CATALOGO DE CUENTAS La Universidad de Pamplona diligenció los siguientes formatos, Balance General, Estado de actividad económica y social, estado de cambios en el patrimonio, Notas contables, balance de comprobación, informe de control interno contable, informe anual sobre la evaluación del sistema de control interno, el balance de comprobación a nivel de auxiliares. FORMATO 03: CUENTAS BANCARIAS Las conciliaciones Bancarias fueron enviadas en su totalidad en el aplicativo SIA, pero no se evidencian los extractos bancarios para su respectivo análisis. FORMATO 05A: INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA Según la guía para la rendición de formatos, en donde se refleja el diligenciamiento de los formatos (SIA) se evidencia que en este formato la Universidad de Pamplona deberá registrar todos los bienes inmuebles, (casa, edificios, fincas) y la venta de los mismos si se efectuase en la vigencia. Anexar en un (1) archivo las pólizas respectivas sobre los bienes inmuebles. Después de revisar el formato allegado en el aplicativo SIA y confrontarlo con el Balance en la cuenta 1605 presenta una diferencia así: Vr. Reportado en el formato: $389.186.411,624 Vr. Reportado en el balance: $ 77.423.812.839 Diferencia $311.762.598.785 De igual manera la Universidad de Pamplona allegó una póliza multi-riesgo por valor de $219.089.216 de Alianza seguros S.A. vigencia del 01-09-2014 al 01-08-2015.



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DESCARGO DE LA ENTIDAD Después de verificado el formato F05a se puede concluir que si efectivamente existe la diferencia, la Universidad realizará la verificación y corrección necesarias para dicho formato.

FORMATO 05B: INVENTARIO PARQUE AUTOMOTOR Y BANCO DE MAQUINARIA CONCLUSIÓN DE LA CONTALORÍA Esta Departamental acepta los descargos presentados por la entidad, toda vez que la Universidad, no ha realizado la respectiva depuración de estos rubros, pudiendo afectar, cualquier decisión que se tome al respecto de cada uno de los bienes. Se confirma el hallazgo administrativo. 33. HALLAZGO ADMINISTRATIVO DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA Según la guía para la rendición de formatos, en donde se refleja el diligenciamiento de los formatos (SIA) se evidencia que en este formato la Universidad de Pamplona deberá registrar el Inventario del parque automotor y banco de maquinaria Al confrontar los datos reportados en el aplicativo SIA con los reportados en el balance presenta una diferencia al respecto: Vr. Reportado en el formato: $ 700.897.797 Vr. Reportado en el balance: $ 677.245.273 Diferencia $ 23.652.524 DESCARGO DE LA ENTIDAD Después de verificado el formato F05b se puede concluir que si efectivamente existe la diferencia, la Universidad realizará la verificación y corrección necesarias para dicho formato.



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Esta Departamental acepta los descargos presentados por la entidad, toda vez que la Universidad, no ha realizado la respectiva depuración de estos rubros, pudiendo afectar, cualquier decisión que se tome al respecto de cada uno de los bienes. Se confirma el hallazgo administrativo. 34. HALLAZGO ADMINISTRATIVO FORMATO 06: EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS La Universidad de Pamplona, allegó a ésta Departamental, la siguiente ejecución presupuestal activa a 31 de diciembre de 2014:

Presupuesto Inicial Incrementos Reducciones

Presupuesto final Recaudos

Saldos por ejecutar

97,770,549,379

82,121,652,301

7,500,000,000

172,392,201,680

145,659,387,800

26,732,813,880

A 31 de diciembre de 2014, La Universidad de Pamplona, recaudó $145.659.387.800 que representan el 84.49 % de lo presupuestado. FORMATO 07: EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS La Universidad de Pamplona, allegó a ésta Departamental, la siguiente ejecución presupuestal pasiva a 31 de diciembre de 2014:

Ppto Inicial Ajustes Ppto final

Compromisos pagos

Saldos ejecutar Saldos pagar

97,770,549,379

74,621,652,301

172,392,201,680

122,942,250,650

115,485,392,923

49,449,951,031

7,456,857,726

Del cuadro anterior, se refleja que La Universidad de Pamplona, allegó a esta Departamental durante la vigencia 2014 un presupuesto final por valor de $172.392.201.680, celebró compromisos por valor de $122.942.250.650 ejecutando pagos efectivos por valor de $115.485.392.923 que representan el 93.93 % de lo proyectado con un saldo de registro por cancelar de $7.456.857.726. Situación Financiera: De la ejecución activa y pasiva, se obtiene: Ingresos recaudados a 31-12-2014: $145,659,387,800 Gastos ejecutados a 31-12-2014: $115,485,392,923 Diferencia: $ 30.173.994.877

Conforme a lo anterior se observa que a 31 de diciembre de 201, La Universidad de Pamplona, recaudó lo suficiente para solventar el valor de los compromisos adquiridos, ya que el saldo de $30.173.994.877 está por encima, del saldo las cuentas por pagar que son de $7.456.857.726 FORMATO 09: EJECUCION PAC DE LA VIGENCIA Analizado el formato F09 de la Universidad de Pamplona para la vigencia 2014, se observa que los rubros que registra la entidad concuerdan con el pago efectuado.



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FORMATO 10: EJECUCION RESERVA PRESUPUESTAL DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA Según la guía para la rendición de formatos, en donde se refleja el diligenciamiento de los formatos (SIA) se evidencia que el objeto de este formato es determinar el comportamiento en los pagos de los compromisos adquiridos y no ejecutados en vigencia fiscal anterior (reservas), que fueron amparados con reservas presupuestales Se pudo determinar el comportamiento en los pagos de los compromisos adquiridos en la vigencia anterior (2013), evidenciándose que no fueron cancelados en su totalidad. La entidad reporta un pago de 5.630.979.682 frente a las constituidas en el 2013 de 6.001.617.664 Presentándose una diferencia de $370.637.982. La entidad debe explicar al respecto. FORMATO 10A: CONCILIACION PRESUPUESTAL RESERVAS Se pudo comprobar que la Universidad de Pamplona, tiene los saldos dejados en las entidades financieras son suficientes para cubrir las reservas presupuestales de la siguiente vigencia DESCARGO DE LA ENTIDAD A continuación relaciono cada una de las reservas del año 2013, que quedaron con saldo a 31 diciembre 2014 y su observación correspondiente:

EJECUCIÓN DE RESERVAS 2013

NUMERO RP

TERCERO SALDO

OBSERVACIONES

18666 CAROLINA PABON MORA

999.547,00

SE CONSTITUYO LA RESERVA CON EL FIN

DE BRINDAR LA PROTECCIÓN A LA

MATERNIDAD CON LA PROYECCION EMITIDA

POR LA OFICINA DE TALENTO HUMANO Y

AL MOMENTO DE REALIZAR LA

LIQUIDACION DE LAS PRESTACION EL

VALOR FUE MENOR AL RESERVADO

18679 DIANA MYLENA JAIMES PARADA

682.158,00

18680 EDITH ROCIO SARMIENTO MENDOZA

682.158,00

18668 HEDDY YASMIT TUTA GARCIA

1.694.257,00

10677 INDIRA JOHANA CACUA PEÑALOZA

1.055.070,00

18681 JENIT LORENA CORDOBA CASTRO

682.158,00

11865 JORGE BICHARA BITAR RAMIREZ

949.843,00

18682 KAROL ZULEY MARTINEZ CONTRERAS

682.158,00

18683 LENY ROCIO PEÑA LEAL

795.853,00

18684 MABEL XIOMARA MOGOLLON TOLOSA

795.853,00

18665 MARIA LIZETH GUERRERO PEDRAZA

1.655.377,00



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10735 NINI YOHANA LUNA BECERRA

7.955.769,00

10728 PAULA ANDREA PLATA DUARTE

985.179,00

18667 PIEDAD TORCOROMA VEGA MONTAGUTH

999.547,00

18685 ROCIO ISABEL ROMERO BERNAL

795.853,00

18663 RUTH MAYERLY GUERRERO JAIMES

2.647.485,00

18664 ZULLY ANDREA VELAZCO CARRILLO

934.185,00

1420 DIANA KATHERINE CADAVID SALAZAR

1.594.648,00

1443 YUDIS DEL CARMEN TORRES ORTIZ

1.594.648,00

248 ALVIN LEONARDO GONZÁLEZ PINO

571.500,00

CORRESPONDEN A RESERVAS DE

CONTRATOS DE OPS DEL CONVENIO 098 Y NO SE CANCELARON

DEBIDO A QUE NO CUMPLIERON LAS

METAS ESTABLECIDAS PARA LA OBTENCIÓN DEL

RECURSO

5151 ANA MARIA SIERRA GOMEZ

700.000,00

242 CARLOS ALBERTO LAZARO HACEY

500.000,00

869 CARLOS ENRIQUE OLARTE SOLANO

1.000.000,00

13129 CHARLES PAUL MEJIA ZUÑIGA

4.300.000,00

2261 CLARA ANGELICA ALBARRACIN OSORIO

4.000.000,00

12743 ELUDITH ESTHER BELTRAN OROZCO

750.000,00

707 ERIK HENDERSON FLOREZ MALDONADO

7.980.000,00

229 EVER DAVID VERGARA BALDOVINO

2.500.000,00

834 FARIT RAFAEL PINTO MORENO

500.000,00

192 YAIR AMÌN ASSIA LUQUE

16.800.000,00

807 MARIO ALBERTO PUELLO MONTERROSA

1.680.000,00

10792 MARIO ALBERTO PUELLO MONTERROSA

1.820.000,00

2264 NOHORA ANGELICA SILVESTRE JAIMES

4.000.000,00

767 WILLIAM MARTIN CARVAJAL PARRA

8.330.000,00

701 EDWIN ALEXIS OTALORA PABON

336.000,00

15987 YACIRA ESTHER SILVA NIEVES

102.000,00

15988 YENERITZA CLARIBETH SOLANO

546.000,00

8193 LIZAURA TERESA PEREZ RODRIGUEZ

2.820.000,00



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16108 ALPHA GESTION SAS

138.534.375,00

EN LA VIGENCIA 2014 SE RECIBIERON LAS PRUEBAS PSICOTECNICAS PERO DEBIDO A LA SUSPENSIÓN DEL CONTRATO DE CONSULTORÍA N° 112 DE 2013 NACIÓN CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA CARGOS RAMA JUDICIAL NO SE CANCELO EN DICHA VIGENCIA, CONSTITUYENDOSE ASI LA CUENTA POR PAGAR PARA SER GIRADA EN LA VIGENCIA 2015 SEGÚN EGRESO 2090 DEL 17 DE FEBRERO DE 2015

17040 LANZETTA RENGIFO Y CIA S.A.S.

0,08

CORRESPONDE A UN SALDO SOBRANTE

DEBIDO A UNA DIFERENCIA ENTRE LA

RESERVA CONSTITUIDA Y EL

VALOR FACTURADO

15618 LIBARDO MARTINEZ LOPEZ

0,20

18288 AVASYS SAS

0,25

1092 CALIDAD TOTAL S.A.S

0,75

17118 ICOMMERCE LTDA

1,00

6691 LINDE COLOMBIA S.A

1,00

2277 COOPVIGSAN CTA

15,00

16697 JOSE ALBERTO PAEZ SANCHEZ

22,00

17038 CASA CIENTIFICA LTDA

290,00

18675 OMAR ENRIQUE PAREDES CARRERO

382,36

15634 LUIS ERNESTO SALGAR VILLAMIZAR

2.530,00

18673 ALDEMAR ANTONIO RENGIFO REY

3.958,49

18867 ANGELICA MARIA DIEZ CONTRERAS

17.455,00

18677 LEONEL VALERO ESCALANTE

144.451,50

18349 PILES LATINOAMERICANA S.A.S

194.678,00

18917 PROYECTOS ESPECIFICOS DE INGENIERIA P.E.I

1.309.049,00

CONTRATO PARA LA CONSTRUCCION PRIMERA FASE DE AULAS PARA LA FACULTAD DE SALUD



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DE NUESTRA UNIVERSIDAD EN LA CIUDAD DE CUCUTA EL CUAL SE EJECUTO POR MENOR VALOR AL CONTRATADO

2839 AEROVIAS DEL CONTIENENTE AMERICANO S.A AVIANCA S.A

1.385.724,00

CONTRATO PARA EL SERVICIO DE ENVIO DE ENCOMIENDAS, CORREOS REGIONALES, CERTIFICADOS A TODO DESTINO NACIONALEL CONTRATO SE CANCELA DE ACUERDO AL SERVICIO PRESTADO

18406 PSICOLIBROS SAS

1.680.300,00

ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO PARA EL PROGRAMA DE PSICOLOGIA SE CANCELO POR MENOR VALOR DEBIDO A QUE LOS EJEMPLARES REQUERIDO NO ESTABAN EN CIRCULACION

17218 PROFITECNICAS LIMITADA

3.086.000,00

CONTRATO DE ADQUISICION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO DEL PROGRAMA DE GEOLOGIA CON DESTINO A LA BIBLIOTECA DE VILLA ROSARIO DE NUESTRA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA SE CANCELO POR MENOS VALOR DEBIDO A QUE LOS EJEMPLARES REQUERIDO NO ESTABAN EN CIRCULACION

9194 LUZ ESTELA DURAN CAICEDO

4.000.000,00

EL SERVICIO SE PRESTO EN LA VIGENCIA 2014 Y SE CONSTITUYO LA CUENTA POR PAGAR EN LA MISMA VIGENCIA



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1609 COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES EL MOTILON LIMITADA

4.927.000,00

PRESTACION DEL SERVICIO DE TRANSPORTE TERRESTRE DE PASAJEROS DE LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA. EL CONTRATO SE CANCELA DE ACUERDO AL SERVICIO PRESTADO

1608 COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES EL MOTILON LIMITADA

12.770.094,00

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE (GASOLINA Y ACPM) PARA LOS VEHICULOS Y LA PISCINA SEMIOLIMPICA DE LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA, SERVICIO DE MANTENIMIENTO (CAMBIO DE ACEITE, VALVULINA, FILTRO, REFRIGERANTE, LAVADO ENGRASE, MONTAJE DE LLANTAS). EL CONTRATO SE CANCELA DE ACUERDO AL SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE REQUERIDO POR LA UNIVERSIDAD

2689 EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTA SA ESP

24.468.808,00

SERVICIO INSTITUCIONAL DE INTERNET Y DATOS

SE CANCELA DE ACUERDO AL VALOR

DEL ANCHO DE BANDA QUE VARIA DE UN

AÑO A OTRO EN LA FACTURACION


5.164.200,00


41.573.399,26

SERVICIO DE DATACENTER HOUSTING PARA EL APOYO BASICO EN LA EMISION DEL PORTAL INSTITUCIONAL EL CUAL VARIA DE ACUERDO AL SERVICIO PRESTADO

8194 SHARON PEÑUELA CALDERON

3.314.000,00

CONTRATO DE ORDEN DE PRESTACION DE SERVICIOS, SU RESERVA SE CONSTITUYO POR TENER DERECHO A LA



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LICENCIA DE MATERNIDAD, EL SALDO CORRESPONDE A QUE SE LE HIZO UN NUEVO CONTRATO EN LA VIGENCIA 2014.

8225 ADRIANA CAROLINA DAZA SUAREZ

4.400.000,00

CONTRATO DE ORDEN DE PRESTACION DE SERVICIOS, LA RESERVA SE CONSTITUYO POR TENER DERECHO A LA LICENCIA DE MATERNIDAD, PERO SE RETIRO ANTES DE CUMPLIR SU LICENCIA, POR LO TANTO SU SALDO NO SE LE CANCELÓ.

18808 WILSON ELOY MONTAÑEZ CACERES

35.687.000,00

LAS RESERVA NO SE EJECUTÓ DEBIDO AL NO PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO.

18314 LEGISLACION ECONOMICA S.A. LEGIS S.A.

557.000,00

ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO PARA EL PROGRAMA DERECHO SE CANCELO POR MENOR VALOR DEBIDO A QUE ALGUNAS EDITORIALES REQUERIDAS SE ENCUENTRAN AGOTADAS EN EL MERCADO.

TOTAL

370.637.980,89

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Esta Departamental acepta los descargos presentados, toda vez que la entidad allegó la explicación de las diferencias encontradas. Se desvirtúa la observación administrativa FORMATO 11: EJECUCION CUENTAS POR PAGAR Según la guía para la rendición de formatos, en donde se refleja el diligenciamiento de los formatos (SIA) se evidencia que el objeto de este formato es determinar el comportamiento en los pagos de los compromisos adquiridos y no ejecutados en vigencia fiscal anterior (cuentas por Pagar). Se pudo determinar el comportamiento en los pagos de los compromisos adquiridos en la vigencia anterior (2013), evidenciándose que no fueron cancelados en su totalidad. La



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entidad reporta un pago de $3.794.640.096 frente a las constituidas en el 2013 de 3.900.446.828 Presentándose una diferencia de $105.806.731. La entidad debe explicar al respecto. FORMATO 11A: CONCILIACION CUENTAS POR PAGAR Se pudo comprobar que la Universidad de Pamplona, tiene los saldos dejados en las entidades financieras son suficientes para cubrir las cuentas por pagar constituidas y que serán canceladas en la siguiente vigencia FORMATO 15A: EVALUACION DE CONTROVERSIAS JUDICIALES Según el formato allegado por la Universidad de Pamplona reportaron 123 procesos, durante la vigencia 2014 no fue reportado ningún proceso. El estado actual de los procesos es el siguiente:

ADMISION DEMANDA 1

AL DESPACHO PARA SENTENCIA 3

ALEGATOS 29

APELACION 42

ARCHIVO 23

AUDIENCIA DE TRAMITE 1

AUTO OBEDECER Y CUMPLIR LO RESUELTO POR EL CONSEJO DE ESTADO QUE REVOCO SENTENCIA 1 INSTANCIA 1

CONCILIACION 2

CONTESTACION DE LA DEMANDA 1

FIJACION EN LISTA 1

PRIMERA AUDIENCIA DE TRAMITE 1

PRUEBAS 8

SENTENCIA 10

TOTALES 123

FORMATO 15B: ACCIONES DE REPETICION La Universidad de Pamplona no reportó acciones de repetición. FORMATO 17B: GESTION AMBIENTAL En este formato se deben describir los programas, proyectos y actividades referentes al saneamiento básico y mejoramiento ambiental realizado por el ente. COMPONENTE AMBIENTAL La Universidad de Pamplona, presento en el link SIA la siguiente información ambiental, correspondiente al año 2014: - Formato 17B Gestión Ambiental. De acuerdo al análisis realizado se concluye lo siguiente: El formato 17B, está incompleto debido a que no se reportaron realmente todos los contratos ejecutados en la gestión ambiental como por ejemplo “EL CONTRATISTA SE



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OBLIGA CON LA UNIVERSIDAD A PRESTAR SUS SERVICIOS PERSONALES BIRNDANDO APOYO A LAS ACTIVIDADES REALIZADAS RESPECTO AL PLAN DE GESTION INTEGRAL DE RESIDUOS HOSPITALARIOS Y SIMILARES ADELANTADO POR LA COORDINACION DE LABORATORIOS y COMPRAVENTA DE EQUIPOS PARA EL MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOS HOSPITALARIOS Y SIMILARES PARA LA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA”, debido a lo anterior se hace necesario que la universidad revise y complete la información del formato 17B teniendo presente los contratos que fueron anotados en el formato F20. Por consiguiente no fue posible realizar el análisis para calificar la Gestión Ambiental que realizó la entidad incumpliendo con el artículo 13° de la Resolución 0705 de 2011 emitida por la Contraloría General del Departamento. DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA SANCIONATORIA DESCARGO DE LA ENTIDAD Después de verificado el formato F17b se puede concluir que si efectivamente existe la diferencia. Se anexa el formato modificado. Folio 702 CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA La entidad completo y allego a esta Departamental el formato 17B, por consiguiente se concluye lo siguiente: Se evidencia ejecuciones presupuestales en la Gestión Ambiental por el orden de $22.917.025, relacionados con la suscripción de contratos para la gestión integral de residuos sólidos hospitalarios en las actividades de compra de equipos, recolección, transporte y disposición de los R.S.H. Por todos los hechos anteriormente citados, se DESVIRTUA LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA SANCIONATORIA. FORMATO 20.1B: ACCIONES DE CONTROL La Universidad d Pamplona rindió el formato de manera completa FORMATO 20.1C: ACCIONES DE CONTROL CONSORCIOS/UNIONES TEMPORALES La Universidad de Pamplona reportó en el aplicativo SIA haber celebrado UN (1) contrato con la Unión temporal SIS PAMPLONA 2014. FORMATO 20.2: FIDUCIAS La Universidad de Pamplona reporta que tiene un fideicomiso de inversión con destinación específica con la fiduciaria DAVIVIENDA S.A. con recursos del orden nacional. FORMATO 21: ASIGNACION DE LOS RECURSOS TERRITORIALES A LA CULTURA No aplica para la entidad



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FORMATO 26: SISTEMA ESTADISTICO UNIFICADO DE LA DEUDA La universidad de Pamplona reporta en el formato F26 una deuda a 31 de diciembre de 2014 por valor de $20.132.951.005 dato que guarda coherencia con la certificación expedida por la directora de presupuesto y contabilidad, pero frente al consolidado del reporte de la deuda que lleva esta Departamental por valor de $20.923.146.591 presentándose una diferencia de $790.195.586. La entidad debe explicar al respecto. DESCARGO DE LA ENTIDAD Los saldos de las obligaciones financieras a 31 de diciembre de 2015 son:

Entidad Bancaria saldo a 31/12/2014

BANCO DE BOGOTA

6,940,417,096

BBVA

5,920,000,000

IFINORTE

326,572,733

BANCO POPULAR 6,945,961,174

Saldo Obligaciones Financieras

20,132,951,003.15

Se adjunta copia de los siguientes documentos entregados por las entidades financieras: Copia de certificación del Banco Bogotá expedida el 24 de agosto de 2015, (folio 697) Copia de la certificación del Banco BBVA expedida el 6 de enero de 2015 (folio 698) Copia del extracto Histórico con fecha de corte: 01/01/2014 a 31/12/2014 y copia de

la certificación expedida el 24 de marzo de 2015 de Ifinorte. (folios 699 - 700) Copia de la Certificación del Banco Popular expedida el 6 de enero de 2015. (folio

701) Extractos bancarios ( CD 56)

El valor reportado por concepto de las obligaciones financieras coincide con cada una de las certificaciones expedidas por las entidades. Sugiero se revise el informe del SEUD que presentamos mensualmente ante la página del SIA de la Contraloría General del Departamento. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La Universidad de Pamplona adjunto los respectivos soportes en donde se verificaron los

saldos que efectivamente dan como resultado una obligación por valor de

$20.132.951.003.15,



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2.1.1.3 Legalidad SE EMITE UNA OPINION Eficiente, con base en el siguiente resultado:

VARIABLES A EVALUAR PonderaciónPuntaje

Atribuido

Financiera 0.40 40.0

De Gestión 0.60 55.9

1.00 95.9

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0


CUMPLIMIENTO LEGALIDAD

100.0

TABLA 1 - 3

LEGALIDAD

93.2

Calificación

Eficiente


El resultado está sustentado en la certificación suscrita por la directora oficina de control interno de gestión de la entidad Doctora Esperanza Gamboa Gamboa, la cual manifiesta que la entidad cumple con la legalidad financiera exigida a los entes territoriales como: Normas contables: rendidos en la fecha estipulada y de manera completa los formatos pertenecientes a la plataforma CHIP del Ministerio de Hacienda y tesoro Público, en cumplimiento de las normas Contables. Según Resolución 354, 355, 356 de 2007 y 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación (archivo SOPORTES - Anexo 3 -1.) Normas Presupuestales: cumplimiento del Decreto 111 de 1996 (expidiendo para todo pago u compromiso los respectivos certificados de disponibilidad y registro presupuestal, órdenes de pago y actos administrativos de aprobación de cuentas por pagar y reservas (archivo SOPORTES - Anexo 3 -3.1 – 3.2) Cumplimiento del Decreto 115 de 1996 y la ley 617 de 2000; la entidad anexa certificación en donde plasma que es una institución oficial de educación superior del Orden Departamental con personería jurídica adscrita al Ministerio de Educación Nacional, mediante decreto No. 553 del 5 de agosto de 1970 con autonomía universitaria de acuerdo a la ley 30 de 1992, por lo tanto la ley 115 de 1996 y la ley 617 de 2000, no se aplica a nuestra entidad. (archivo SOPORTES - Anexo 4 - 5.) Ley 819 de 2003, transparencia fiscal (existencia del marco fiscal a mediano plazo.

(archivo SOPORTES - Anexo 6 - 7.)

Cumplimiento de normas en cuanto a los descuentos de ley y demás normas tributarias y legales como descuentos por concepto de estampillas pro-hospital, pro-desarrollo académico, pro-cultura, pro-anciano, y retenciones en la fuente a titulo de renta y ventas. (Folio 1. C.-certificación 1-4) Dentro del componente de legalidad de la gestión administrativa la entidad obtuvo un 91.7%, con eficiencia de acuerdo a la información suministrada (cuestionarios de la matriz (componente Legalidad Gestión) por la entidad. El Componente de Gestión administrativa está incluido, los Tics de Legalidad (gobierno en línea).



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2.1.1.4 Gestión Ambiental SE EMITE UNA OPINION, EFICIENTE, con base en el siguiente resultado


AtribuidoCumplimiento de planes, programas y proyectos

ambientales.0.60 60.0

Inversión Ambiental 0.40 33.3

1.00 93.3

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

GESTIÓN AMBIENTAL

Calificación

Eficiente

100.0


TABLA 1-4

CUMPLIMIENTO GESTIÓN AMBIENTAL

83.3

En relación al componente ambiental, ejecutado por la Universidad de Pamplona, de acuerdo a los soportes allegados por la entidad a esta Contraloría, se pudo evidenciar las siguientes acciones ambientales:

Se adoptó la Política Ambiental de la Universidad, mediante el Acuerdo No 004

del 2015.

Se adoptó el Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos Hospitalarios y

Similares de la Universidad, por medio del Acuerdo No 003 del 2015.

La Universidad está estructurando el Sistema de Gestión Ambiental, que brinda

lineamientos estratégicos para el adecuado manejo de los recursos naturales con

los que cuenta la institución en sus diferentes locaciones en la ciudad de

Pamplona y Cúcuta, con el fin de optimizar el uso de materiales y recursos para

asumir criterios de eficiencia ambiental en las actividades cotidianas.

En relación a las actividades ejecutadas en el Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos Hospitalarios:

Se realizó verificación de las Áreas de Almacenamiento Temporal de residuos químicos y biológicos, rotulando los estantes, identificando y clasificando las zonas del área y los sitios adecuados para tal fin, En éstas áreas de almacenamiento se clasificaron las sustancias por tipo de peligrosidad (código CRETIP) ya sea corrosivo, reactivo, explosivo, toxico inflamable y patógeno (infeccioso) con el fin de evitar cualquier accidente o reacción entre una sustancia y otra.

Se realizó limpieza y desinfección de las Áreas de Almacenamiento Temporal de residuos químicos y biológicos, una (1) vez por semana o antes si es necesario. Se lavaron y desinfectaron sus pisos, paredes y alrededores con el objeto de minimizar la proliferación de cualquier microorganismo patógeno.

Se elaboraron fichas de datos y de seguridad de los 26 códigos de residuos químicos y los 4 códigos de residuos de riesgo biológico que están en la página de la universidad para ser entregados a Descont y que es exigido por los entes de control en el transporte de mercancías peligrosas.

Capacitación de Residuos No Peligrosos a las Señoras generadoras de Aseo.

Se dieron charlas a los estudiantes sobre el proceso que está en el SIG ya que muchos docentes dejan como tema de investigación el manejo de residuos en la universidad.

Se realizaron auditorías internas a los laboratorios donde se generan residuos peligrosos, para ello se utilizó el formato FLA-27 Control a Unidades Generadoras.



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En relación Se realizaron entrega de canecas y bolsas para el manejo de los residuos.

En relación a las actividades ejecutadas para el uso de energía y agua dentro de la universidad:

Se elaboró un(1) formato para cuantificar y cualificar :consumo de agua m3, número de grifos y estado, consumo de papel/mes y manejo de residuos verificando si hay recipientes adecuados para tal fin y si hay segregación adecuada en la fuente, aplicado a el área administrativa , docente, investigación etc.

Se elaboró un (1) formato para cuantificar y cualificar: utilización del recurso energético, tipos de equipos, número de personas, días laborales, números de equipos, luminarias y fuente aplicado a todas las dependencias, servicios sanitaros, y cafeterías.

Se hizo una encuesta sobre el manejo y responsabilidad administrativa ambiental. A nivel de legalidad de permisos ambientales:

La universidad desde el mes de abril del año 2014, viene realizando el trámite del

permiso de aguas subterráneas para el uso de aguas de pozo para la extensión de

Villa del Rosario.

La Universidad, en la vigencia 2014, para el cumplimiento de las actividades de gestión ambiental citadas anteriormente, presupuesto recursos por el orden de $35.830.800, y ejecuto un monto de $14.928.225

2.1.1.5 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento El grado de cumplimiento al plan de mejoramiento de la vigencia (2011). SI CUMPLE

PonderaciónPuntaje

Atribuido1.00 41.8

0.00 0.0

1.00 41.8

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

PLAN DE MEJORAMIENTO

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

TABLA 1- 6

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento

VARIABLES A EVALUAR

Efectividad de las acciones


41.8

41.8

Calificación

No Cumple

Las acciones cumplidas e corresponden a los hallazgos: XII, XIV, XVII, XVIII, XXI, fueron cumplidas en un 100% Indicadores de Cumplimiento al Plan de Mejoramiento

INDICADORES DE CUMPLIMIENTO (%) OBSERVACIÓN

No. Acciones Cumplidas X 100 = = 20 = 45% Total Acciones Suscritas

Este indicador señala que de las 13 acciones evaluadas, la Entidad dio cumplimiento a 5, lo que corresponde a un 38.46%.

No. de Acciones No Cumplidas X 100 = Total Acciones Suscritas 44

Este indicador señala que de las 13 acciones evaluadas, la Entidad no dio cumplimiento a 8, lo que corresponde al 61.53%

Fuente: Seguimiento al plan de mejoramiento Elaboró: Equipo auditor



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Después de analizado el seguimiento al plan de mejoramiento vigencia 2013, se pudo evidenciar que el límite para la implementación va desde el 01 agosto de 2014, Los cuales la entidad ha tomado los correctivos necesarios para cumplir de manera integral el proceso de plan de mejoramiento.

2.1.1.6 Control Fiscal Interno


AtribuidoEvaluación de controles (Primera Calificación del

CFI)0.30 26.0

Efectividad de los controles (Segunda Calificación

del CFI)0.70 60.7

1.00 86.7

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

86.7

CONTROL FISCAL INTERNO

TOTAL

TABLA 1-7


86.7

Calificación

Eficiente

SE EMITE UNA OPINION EFICIENTE, con base en el siguiente resultado El Control Fiscal Interno presenta un puntaje de 86.7% de acuerdo a la calificación de la matriz. La cual fue elaborada basada en el cuestionario presentado por la entidad.

Que las diferentes áreas de la entidad conocen, adoptan y ejecutan anualmente los planes de acción de acuerdo a la disponibilidad de recursos y que se cuenta con mecanismos de control y seguimiento, que permiten aportar periódicamente resultados encaminados al logro de los objetivos institucionales, los cuales se realizan con eficiencia. Se pudo observar la existencia de los comités que funcionan según lo establecido en cada acto administrativo expedida para tal fin Se apreció que la entidad cuenta con los manuales de procedimientos debidamente adoptados y se encuentran en cada una de las áreas en donde se desarrolla actividades. La Universidad de Pamplona ha dado cumplimiento a la publicación en la página web institucional de sus planes, así como de los informes semestrales de estado de quejas, sugerencias y reclamos, durante la vigencia 2014. Se debe señalar que para la vigencia 2014, la entidad cumplió con este cometido. De igual manera, la entidad en comento cuenta con un manual de contratación, en el cual se señalan los procedimientos internos en materia contractual, la delegación y las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual. Se elaboró los mapas de riesgos teniendo en cuenta las etapas establecidas para su elaboración. La universidad de Pamplona ha dado cumplimiento a la publicación en la página web institucional de los informes pormenorizados del estado de control interno. La entidad dio cumplimiento a la presentación oportuna del informe ejecutivo anual de control interno vigencia 2014, mediante radicado No. 2783 de fecha 27-02-2015 al Departamento Administrativo de la Función Pública y el Informe de Control Interno Contable vigencia 2014, a la Contaduría General de la Nación Así mismo el ente territorial cuenta con un manual de funciones de acuerdo a la normatividad vigente.



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2.2 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control Financiero y Presupuestal es FAVORABLE, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables:

La opinión fue Con salvedades, debido a la evaluación de las siguientes variables:

Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención -

Indice de inconsistencias (%)

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

TABLA 3-1

ESTADOS CONTABLES

Total inconsistencias $ (millones) 12548679823.0

6.2%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 90.0

Calificación

Con salvedad


SE EMITE UNA OPINION: EFICIENTE, con base en el siguiente resultado:

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0


TABLA 3- 2

GESTIÓN PRESUPUESTAL

Evaluación presupuestal 83.3

Con deficiencias

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 83.3

Eficiente


De acuerdo a la tabla de Gestión presupuestal, La Universidad de Pamplona, obtuvo una calificación EFICIENTE, con un porcentaje atribuido del 83.3% en razón a que los estudios previos de los contratos no se definieron con claridad ni precisión, las condiciones de costo y calidad de los bienes o servicios necesarios para la ejecución del objeto del contrato.

SE EMITE UNA OPINION EFICIENTE, con base en el siguiente resultado:

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0


Con deficiencias

Eficiente

TABLA 3- 3

GESTIÓN FINANCIERA

Evaluación Indicadores 93.8

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 93.8


2.2.1 Estados Contables

2.2.2 Gestión Presupuestal

2.2.3 Gestión Financiera



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Se evaluaron los indicadores de liquidez: Razón corriente, Capital de Trabajo y solvencia. Se evaluaron los indicadores de rendimiento y rentabilidad: Independencia financiera. De acuerdo a la tabla de Gestión financiera, La Universidad de Pamplona, obtuvo una calificación EFICIENTE, con un porcentaje atribuido del 93.8% en razón de que se registra un utilidad operacional de $17.548.602 registrada en el Estado de la actividad financiera, económica, social y ambiental

3. OTRAS ACTUACIONES

3.1. ATENCIÓN DE QUEJAS En la presente auditoria, NO fueron asignadas quejas al grupo auditor.

3.2 BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR No se evidenciaron en el presente proceso auditor. 3.3 SENTENCIAS JUDICIALES Y CONTROL DE LAS ACCIONES DE REPETICIÓN

Mediante certificación del 04 de junio del presente, se observa que:Durante el periodo correspondiente al año 2014 se profirieron las siguientes sentencias judiciales, que han quedado ejecutoriadas:

# DEMANDANTE RADICADO DESPACHO FECHA DECISIÓN

1 Lucio Daniel

Cárdenas Yáñez 2012-00034

Tribunal Administrativo de

Norte de Santander

8 de Abril de 2014

Accede a pretensione

s.

2 Carlos Alberto

Guerrero Flórez 2008-00166

Consejo de Estado

27 de noviembre de 2014

Niega pretensione

s.

3 Obdulio Esteban

Lindarte 2008-00187

Consejo de Estado

20 de octubre de

2014

Niega pretensione

s.

Así mismo, refiere “Igualmente se informa que esta asesoría externa no ha promovido acciones de repetición contra funcionarios de la Universidad de Pamplona, ni ha asumido poder en ningún proceso de tal naturaleza, y que a la fecha no tiene conocimiento de la existencia de ningún proceso de repetición”. 3.4 CONSTITUCIÓN DE FIDUCIAS Y ENCARGOS FIDUCIARIOS

La UNIPAMPLONA con Fidudavivienda la Fiduciaria, suscribieron el contrato de fiducia mercantil irrevocable de administración y pagos No. 3149173/23.12.14 por 04 meses, cuyo objeto fue la constitución de un patrimonio autónomo a través del cual se administren los recursos por concepto de anticipo entregados por la Procuraduría General de la Nación para la ejecución del contrato interadministrativo No. 179 de 2014, con el fin de los mismos se destinen a la realización de los pagos a que haya lugar, exclusivamente en desarrollo del proyecto descrito.



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3.5 URGENCIA MANIFIESTA

La Directora de la Oficina de Asesoría Jurídica de la UNIPAMPLONA – Diana Carolina Villamizar Acevedo, mediante certificación No 1200-062 del 04 de junio del presente, refiere “Teniendo en cuenta la información suministrada por la oficina de contratación de la Universidad de Pamplona respecto de la contratación mediante la figura jurídica URGENCIA MANIFIESTA, me permito manifestar “Que para la vigencia de 2014, la oficina de contratación no adelanto ningún proceso contractual mediante URGENCIA MANIFIESTA”. 3.6 INVENTARIOS: El Director de la Oficina de Adquisición y Almacén de la UNIPAMPLONA – Dr. José Luis Jaimes Quinchoa, mediante certificación del 04 de junio del presente, refiere “Desde el año 2013 se viene realizando inventario de los bienes adquiridos por la Universidad de Pamplona“. 3.7 LEY GENERAL DE ARCHIVO (594 de 2000):

La Secretaria General de la UNIPAMPLONA – Dra . Claudia Liliana Parra Zabala,

mediante oficio del 16 de junio del presente refiere, que:

Sobre la Gestión documental, existe este proceso en el SGC y si se aplica de la siguiente manera: El Objetivo del proceso de Gestión documental: Es Coordinar la aplicación de las políticas relacionadas con la Gestión Documental en la Universidad de Pamplona, con el fin de registrar, almacenar, controlar y suministrar de manera oportuna y eficaz la información generada y recibida. Tablas de Retención Documental: Para dar cumplimiento a la ley 594 de 2000 (ley de archivos) y estandarizar la documentación de la Universidad de Pamplona. En la actualidad contamos con TRD. La elaboración de las Tablas de Retención Documental se basa en la estructura orgánica funcional de la Empresa y se apoyan en los inventarios documentales de los archivos de gestión, lo que permite identificar Series y Subseries documentales. Una vez aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación. Capacitando a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las TRD, Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental. La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Además, anexaron la siguiente información: * Acta 003 del 5 de noviembre del año 2014 dónde el Comité de archivo en donde avala las TRD * Resolución 077 del 19 de enero del año 2015 * Carta de fecha 23 de febrero del año 2015, enviada al Consejo Departamental de Archivos para el trámite de validación y convalidación técnica de las TRD - en el momento se están haciendo unos ajustes a la TRD, según recomendación del comité.



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3.8 RELACIÓN FUNCIONARIOS DE PLANTA Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS. El Jefe de Talento Humano de la UNIPAMPLONA – Avilio Villamizar Estrada , mediante certificación del 05 de junio del presente, relaciona un total de 366 funcionarios de planta y por prestación de servicios y apoyo a la gestión 2670, según certificación del Vicerrector Administrativo y Financiero de la UNIPAMPLONA, Dr. Fredy Solano Ortega. 3.9 DEUDA PÚBLICA: Según certificación del 04 de junio del presente, la Directora de Presupuesto y Contabilidad de la UNIPAMLONA – Mariela Villamizar Vera, certifica que el servicio de la deuda de la Universidad de Pamplona, ejecutada en el año 2014 fue de $7,568,857,710.06, relacionada así:

Entidad Bancaria

Ejecución servicio deuda año 2014

Amortización Capital Intereses Total

BANCO BOGOTA

1,868,417,119 644,252,171 2,512,669,289.92

BANCO BBVA 1,480,000,000 430,280,301 1,910,280,301.14

IFINORTE 653,145,466 81,833,684

734,979,150.00

BANCO POPULAR 1,741,538,826 669,390,143

2,410,928,969.00

Total servicio de la deuda año 2014

$5.743.101.410.85 $1.825.756.299.21 $7.568.857.710.06

Así mismo refiere que el saldo de las obligaciones financieras de la Universidad de Pamplona, a 31 de diciembre de 2014 es de $20,132,951,003.15, relacionada así:

Entidad Bancaria Saldo a 31.12.2014

Banco de Bogotá

6,940,417,096

BBVA

5,920,000,000

IFINORTE

326,572,733

Banco Popular

6,945,961,174

Saldo Obligaciones financiera

$20,132,951,003.15



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4. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS CON PRESUNTA INCIDENCIA

VIGENCIA 2014

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR (en pesos)

1. ADMINISTRATIVOS 34

2. DISCIPLINARIOS 0

3. PENALES 0

4. FISCALES 2

Obra Pública 0 0

Prestación de Servicios 2

1 $4.890.000 1 POR

DETERMINAR

Suministros 0

Consultoría y Otros 0

Gestión Ambiental 0

Estados Financieros 0

5. SANCIONATORIO 1

6. TRASLADOS A OTRA ENTIDAD DIAN UGP

1

TOTALES (1, 2, 3, 4, 5,6) 38 $4.890.000

1 POR DETERMINAR

5. ANEXOS

5.1 PLAN DE MEJORAMIENTO

Anexo formato establecido para tal fin.

Atentamente,

MAGALY VILLAMIZAR BRICEÑO NUBIA STELLA PEÑARANDA ABRIL

Profesional Universitaria Profesional Universitaria

NANCY SERRANO MOLINA LUZ MARINA MURCIA REYES

Profesional Universitario Profesional Especializada

Vo. Bo. ANA MARIA DIAZ ESPINEL

Contralor Auxiliar Delegado para Auditorías

GESTIÓN DE PROPUESTAS · También incluye la evaluación de las normas y principios de...

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