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UNIDAD CENTRAL DE SERVICIOS Revisión: 2 Fecha de Aprob: 20/10/10 Gestión del Correo y Documentación Página 1 de 16 GESTIÓN DEL CORREO Y DOCUMENTACIÓN APROBADO POR: Nº DE REVISIÓN FECHA RESUMEN DE CAMBIOS / COMENTARIOS Encargados de Equipo 0 16/12/08 Creación del Procedimiento Encargados de Equipo 1 02/12/09 - Modificación del correo interno con acuse de recibo (impreso autocopiativo) - Eliminación de “Parte extraordinario de trabajo” Encargados de Equipo 2 20/10/10 - Revisión general - Inclusión del formato de Declaración de valor en aduana
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GESTIÓN DEL CORREO Y DOCUMENTACIÓN
APROBADO POR: Nº DE REVISIÓN
FECHA RESUMEN DE CAMBIOS / COMENTARIOS
Encargados de Equipo 0 16/12/08 Creación del Procedimiento
Encargados de Equipo 1 02/12/09
- Modificación del correo interno con acuse de recibo (impreso autocopiativo)
- Eliminación de “Parte extraordinario de trabajo”
Encargados de Equipo 2 20/10/10
- Revisión general - Inclusión del formato de
Declaración de valor en aduana
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1. OBJETO.......................................................................... 3
2. PERSONAL RESPONSABLE ..................................................... 3
3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA .......................................... 3
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES................................................. 3
5. DESARROLLO .................................................................... 3
5.1. DIAGRAMA .................................................................... 4
5.2. DESCRIPCIÓN DEL DIAGRAMA ............................................. 4
5.2.1. CORREO DE ENTRADA ....................................................... 4
5.2.2. CORREO DE SALIDA ......................................................... 4
6. REGISTROS..................................................................... 16
7. INDICADORES ................................................................. 16
ÍNDICE
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1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto establecer la metodología seguida por Conserjería
de Servicios Generales, en las labores de gestión del correo y documentación.
2. PERSONAL RESPONSABLE • Encargado de equipo
• Técnico Auxiliar de Servicios de Conserjería
3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA • Manual de Calidad de la UNIDAD CENTRAL DE SERVICIOS, según la Norma ISO
9001.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES No se considera necesario.
5. DESARROLLO Este procedimiento puede ser que no se aplique en su totalidad a todo el personal de
Conserjería de la Unidad Central de Servicios.
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5.1. DIAGRAMA
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5.2. DESCRIPCIÓN DEL DIAGRAMA
5.2.1. CORREO DE ENTRADA Recepción y entrega: Una vez que se recoge o recibe el correo de entrada del Servicio de
Correos, se selecciona y reparte a los destinatarios correspondientes. En caso de que el correo
disponga de acuse de recibo, éste se entrega al destinatario para su firma y su posterior
entrega al servicio de correos de la UGR.
5.2.2. CORREO DE SALIDA 1. RECEPCIÓN: El interesado entrega al personal de conserjería el correo que desea
enviar.
2. PREPARACIÓN: Este se preparará de una forma u otra en función de si es Interno
o externo.
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A. INTERNO:
- Se identifica al remitente en el sobre.
- En el caso de que tenga “Acuse de recibo” se rellena el Impreso de Acuse de Recibo
Interno, concretamente los siguientes campos: sección de origen, destinatario,
centro y clase de envío. Este acuse de recibo es un impreso autocopiativo, una de las
copias se recibe de nuevo junto con el correo de entrada cuando el destinatario lo ha
formalizado. El personal de conserjería entrega el acuse de recibo de nuevo al
remitente. La otra copia se la queda el Servicio de Correos.
- Para documentación interna de carácter oficial como por ejemplo: firmas de rector,
firmas del Gerente,…se entrega en mano al lugar de destino junto con una Minuta que
se firma y sella y guardamos una copia que el personal de conserjería entrega
posteriormente al remitente.
IMPRESO DE ACUSE DE RECIBO INTERNO
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B. EXTERNO:
i. Correo Ordinario:
- Se identifica al destinatario.
ii. Correo Certificado:
- Se identifica al destinatario
- Se coloca la Pegatina de Correo Certificado en el sobre y de despegan los dos
códigos de barras pequeños del lateral de la pegatina.
- Se rellena el Impreso M-11 que consta de original y copia a los que se les adhiere los
códigos de barras pequeños que hemos despegado de la pegatina, uno a cada uno.
- Si se van a enviar más de tres correos certificados, no se utiliza el Impreso M-11,
sino que se rellena el Impreso de Relación de Certificados a los que se les adhiere
los códigos de barras pequeños.
IMPRESO DE RELACIÓN DE CERTIFICADOS
PEGATINA DE CORREO
CERTIFICADO IMPRESO M-11
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iii. Correo certificado/certificado urgente con acuse de recibo:
- Sigue el mismo procedimiento que el Correo Certificado, pero además se le adjunta
el Impreso de Acuse de Recibo de CORREOS relleno, pegado detrás del sobre.
- Una vez formalizado en el destino se recibe de nuevo para entregarlo al remitente.
IMPRESO DE ACUSE DE RECIBO DE CORREOS
iv. Correo ordinario Urgente:
- Sigue el mismo proceso que el Correo Ordinario, salvo que se le añade una
Pegatina de Correo Urgente.
PEGATINA DE CORREO URGENTE
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v. Correo certificado urgente:
- Sigue el mismo proceso que el Correo Certificado, pero se le añade una
Pegatina de Correo Certificado Urgente.
PEGATINA DE CERTIFICADO CORREO URGENTE
vi. Correo certificado internacional:
- Sigue el mismo proceso que el ordinario, pero se le añade una Pegatina de
Correo Internacional.
PEGATINA DE CORREO CERTIFICADO INTERNACIONAL
vii. Mensajería:
- Sigue el mismo proceso que el ordinario, pero se llama directamente a la empresa
de mensajería. Cuando se entrega la mensajería, la empresa deja un resguardo de
la recogida.
- Posteriormente, en el propio Servicio se recibe el acuse de recibo devuelto.
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viii. Paquetería:
- Se envuelve el paquete.
- En función del destino:
o Destino nacional peninsular:
� Se identifica con una Pegatina para Paquetería Azul.
o Destino nacional no peninsular (Ceuta, Melilla, Canarias y Baleares) y
Andorra:
� Se identifica con una Pegatina para Paquetería Azul.
� Se rellena el impreso de Declaración de Valor en Aduana de color
verde.
� Este impreso lo sella y firma CORREOS y se entrega una copia al
personal de conserjería quien entregará la copia al remitente.
o Destino internacional:
� Se rellena el impreso de Declaración de Valor en Aduana de color
blanco.
� Este impreso lo sella y firma CORREOS y se entrega una copia al
personal de conserjería quien entregará la copia al remitente.
PEGATINA PARA PAQUETERÍA AZUL
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IMPRESO DE VALOR EN ADUANA (NACIONAL NO PENINSULAR Y ANDORRA)
IMPRESO DE VALOR EN ADUANA (INTERNACIONAL)
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2. FACTURACIÓN:
a. En la aplicación informática “Gestión del correo de servicios postales”, se
cumplimenta el albarán de Entrega de Correo correspondiente ya que este varia
en función del tipo de envío:
i. CARTAS
ii. PAQUETERIA AZUL NACIONAL
iii. PAQUETERIA INTERNACIONAL PRIORITARIO
iv. PAQUETERIA INTERNACIONAL ECONÓMICO
b. Para ello se debe poner la cantidad de correspondencia en función del tipo de
destino, el peso y el tipo de correo. Posteriormente se imprimen dos copias del
albarán, de las cuales una se adjuntará a la correspondencia y se entregará en
el Servicio de Correos y otra se archivará en el área correspondiente.
ALBARÁN DE CARTAS
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ALBARÁN PAQUETERIA AZUL NACIONAL
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ALBARÁN DE PAQUETERÍA INTERNACIONAL PRIORITARIO
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ALBARÁN DE PAQUETERÍA INTERNACIONAL ECONÓMICO
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6. REGISTROS
Registro Fecha Revisión Resp. de archivo Lugar de archivo
Tiempo de archivo
Albarán de entrega de correo
- - Tec. Auxiliar de
Conserjería Conserjería 2 años
7. INDICADORES
Indicador Forma de cálculo
Responsable del cálculo
Estándar Frecuencia del
cálculo
Errores en el albarán de entrega
Nº de albaranes erróneos
Tec. Auxiliar de Conserjería
≤ 2 Mensual
