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Gestión ERP Abril 2021

Factura Electrónica

Utilizando presente instructivo podrás parametrizar Gestión ERP para la emisión de Facturas Electrónicas. A continuación, visualizarás el índice de contenidos.

Índice de Contenido

1. Configuración del Comprobante 2

1.1 Dar de alta el Punto de Venta Electrónico 2

1.2 Definición del Tipo de Comprobante 5

1.2 Definición del Talonario electrónico 6

2. Generación del Certificado Digital 9

2.1 Generación del archivo CSR 10

2.2 Acciones a realizar en la página web de AFIP 11

2.2.1 Empadronamiento 11

2.2.2 Alta del Punto de Venta 13

2.2.3 Obtención del Certificado Digital AFIP 14

2.2.4 Habilitar Servicio de Facturación Electrónica 18

2.3 Generación del archivo PFX 19

2.4 Validación del archivo PFX 20

3. Vincular el Certificado Digital generado con la empresa 21

1. Configuración del Comprobante

Lo primero que tendrás que realizar es la configuración dentro de sistema de los siguientes parámetros:

1.1 Dar de alta el Punto de Venta Electrónico

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Antes de empezar es necesario realizar la siguiente aclaración: si hasta la fecha estuviste facturando desde la página de la AFIP, en Gestión ERP tenes que dar de alta un nuevo punto de venta. En cambio, si venías facturando desde otro sistema de gestión, podes crear el mismo punto de venta que venías utilizando y cuando definas el talonario, podes cargar el número del último comprobante que hayas emitido. Para dar de alta el nuevo punto de venta, ingresa desde el menú

Administración > Puntos de Venta > hace clic en el botón

Luego deberás completar los datos referidos el punto de venta electrónico, que será el que utilices para realizar la factura electrónica. Es de suma importancia

que en el campo Factura Electrónica coloques un tilde , ya que será la manera de indicarle al sistema que la empresa se encuentra obligada a emitir comprobantes comprendidos en la RG 2485 (AFIP).

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La información a completar en dicha pantalla se detalla a continuación:

Código: representa internamente al punto de venta en el sistema. Permite el ingreso de hasta 6 caracteres.

Nombre: permite colocar la descripción deseada para identificar el Punto de Venta. Cant. Dígitos: combo que contiene las opciones “4” o “5”. Permite determinar la cantidad de dígitos del punto de venta, la cual se reflejará en los distintos reportes y máscaras del sistema. Desde: campo que se habilita únicamente si en “Cant. Dígitos” se selecciona “5”. Puede quedar vacío. En caso de ingresar una fecha, en todos los reportes y máscaras del sistema, en el campo correspondiente a Puntos de Venta, se mostrará “5” en aquellos comprobantes con fecha igual o mayor a la ingresada, y “4” para aquellos con fecha menor. Si se deja vacío, mostrará siempre “5” dígitos. Punto de Venta: número con el cual se identifica. Domicilio 1/2/3: campos que permiten colocar distintas direcciones a un punto de venta.

Localidad: a través del botón podrás acceder al archivo de Localidades. Posiciónate sobre la deseada y presionar CONFIRMAR para capturarla. Calle/Manz.: permite ingresar el código de calle y manzana correspondiente (tres caracteres). CPA: Nuevo Código Postal Argentino. El campo se completa automáticamente. Observación: se utiliza para marcar alguna particularidad del punto de venta. Factura Electrónica: marcar esta opción si la empresa se encuentra obligada a emitir comprobantes de acuerdo a las disposiciones de la RG 2485 (AFIP).

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Desde: fecha a partir de la cual la empresa se encuentra incorporada al régimen de factura electrónica. Campo obligatorio. Hasta: fecha hasta de la cual la empresa se encuentra incorporada al régimen de factura electrónica. Puede quedar vacío. Prest. Serv.: colocar SI en caso que la empresa se dedique a prestaciones de servicios, y NO en caso contrario. Bienes de Capital: este campo aparecerá en caso de seleccionar “Factura Electrónica”. Marcar esta opción en caso que el punto de venta esté asociado al WebService Bienes de Capital de AFIP.

Una vez completa la pantalla anterior, coloca para culminar el proceso de alta del punto de venta electrónico.

1.2 Definición del Tipo de Comprobante

Tendrás que configurar el comprobante de factura electrónica, para ello vas a definir un comprobante adicional al de factura que se encuentra dado de alta en el sistema (utilizado para factura manual). Para ello entra al menú

Administración > Tipos de Comprobante > botón .

Deberás completar cada campo del tipo de comprobante.

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Luego presiona en .

1.2 Definición del Talonario electrónico

Es momento de configurar el talonario electrónico con el cual vas a emitir el correspondiente comprobante. Ingresa desde Administración > Talonarios >

botón

Aquí definirás los parámetros del talonario que utilizarás para cargar el comprobante electrónico, en este caso una factura electrónica A (si tenes que configurar otro comprobante electrónico podrás guiarte con este instructivo, prestando especial atención a los datos colocados correspondientes a la factura A los cuales deberás cambiarlos por los datos correspondientes al tipo de comprobante que estés parametrizando). Será indispensable que coloques en el campo Punto de Venta el que definiste en el punto 1.1 del presente instructivo y en el campo Tipo de Comprobante el

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definido en el punto 1.2 . También es importante que coloques en el campo Tipo > Factura Electrónica.

Luego en la salida de comprobantes es necesario que tildes papel y mail, tal como se muestra a continuación:

Presiona en el botón para terminar el proceso de creación del talonario. Posteriormente deberás habilitar el talonario para que pueda ser utilizado por el usuario con el que deseas realizar el comprobante electrónico. Para ello ingresa desde el menú Administración > Parámetros para el Usuario >

posiciónate en el usuario y presiona en el botón

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Luego en la solapa Talonarios Permitidos vas a visualizar los talonarios habilitados para el usuario seleccionado y será en donde agregues el nuevo

talonario realizando clic al final de la pantalla en el botón .

Se habilitará un nuevo renglón en donde ingresaras el número de talonario (en

nuestro caso el código 201) y luego presiona en para culminar el proceso.

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Si el nuevo talonario lo necesitas disponible en varios usuarios deberás repetir el proceso en cada usuario deseado. Una vez configurados estos tres parámetros podemos comenzar a parametrizar el sistema para poder realizar la conexión del mismo con la página de AFIP.

2. Generación del Certificado Digital

En este paso vas a realizar por un lado la configuración en Gestión ERP y por otra parte la configuración en la página web de AFIP. A continuación, se muestran los pasos que deberás realizar

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2.1 Generación del archivo CSR

En primer lugar, vas a crear una carpeta en el disco C para guardar los archivos, para ello ingresa al disco C: de tu equipo y crea una nueva carpeta bajo el nombre Certificado_Digital. Luego vas a dirigirte en Gestión ERP al menú Administración > Empresa > te posicionas en la empresa deseada y presionas Editar.

En la solapa Datos Impositivos controla que la condición frente a Iva y el CUIT sean los correctos. Una vez verificados que el CUIT y la condición fiscal son correctas, deberás realizar los siguientes pasos que se detallan a continuación:

A. Ingresa en la Web de Holistor, www.holistor.com.ar, sección “Acceso Clientes” con tu Usuario/Contraseña > accede al menú Descargas y descarga en su PC el archivo GeneradorCertificado.exe.

B. Ejecuta el archivo GeneradorCertificado.exe que descargaste. Aclaración: en caso de presentarse alguna advertencia, aceptar para continuar. Continuar hasta finalizar la instalación de todos los componentes necesarios.

C. Tendrás que completar los datos de empresa que vas a generar el certificado digital como ser:

o CUIT. o Nombre. o Localidad. o Provincia.

D. En “Destino Clave“ y “Destino CSR“, examinar y seleccionar la carpeta creada en el punto anterior (en nuestro ejemplo:

http://www.holistor.com.ar/

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C:\Certificado_Digital). Una vez seleccionada la carpeta, presionar el botón [Generar]:

E. Al finalizar, se generan los archivos en dicha carpeta y presenta un mensaje como el siguiente, colocar [Aceptar]:

Aclaración: es importante que recuerden en la carpeta donde se guardan tales archivos ya que luego serán solicitados en el paso n° 2.

2.2 Acciones a realizar en la página web de AFIP

Una vez que hayas abierto la página web de AFIP, ingresa con CUIT y clave Fiscal para verificar los pasos que se detallan a continuación:

2.2.1 Empadronamiento

Este paso se llevará a cabo solo si corresponde.

Para tramitar el Certificado Digital desde la página de AFIP; es necesario contar con Clave Fiscal Nivel 3 y haber realizado el trámite de inscripción al régimen de emisión de Facturas Electrónicas.

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Esto se hace accediendo en la Web AFIP al Servicio “Regímenes de Facturación y Registración” y completando lo solicitado en la opción Empadronamiento/Adhesión.

Aclaración: existen regímenes como los Exportadores que no tienen obligación de inscribirse porque han quedado incluidos automáticamente.

En caso de no contar con el Servicio “Regímenes de Facturación y Registración”; es posible habilitarlo de la siguiente manera:

1. Ingresa en Administración de Relaciones de Clave Fiscal que se encuentra en el menú Servicios Administrativos > Adherir Servicio > AFIP > Servicios Interactivos.

2. Buscas el servicio Regímenes de facturación y Registración (REAR/RECE/RFI) > presionar el botón [Buscar] en Representante, donde solicitará el CUIT de la persona o empresa autorizada a quien se delega la utilización del servicio seleccionado.

3. Al “Confirmar” se presenta el Formulario F3283/E como constancia de delegación del servicio y la opción "Regímenes de Facturación y

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Registración (REAR/RECE/RFI)” se visualizará en el portal principal de tu cuenta AFIP.

2.2.2 Alta del Punto de Venta Corrobora tener habilitado el servicio Administración de puntos de venta y Domicilios, en caso de no tenerlo habilitado ingresa en Administración de Relaciones de Clave Fiscal > Adherir SERVICIO

Dentro de Servicios Interactivos, seleccioná la opción “Administración de puntos de venta y domicilios”. Recorda que para visualizar el nuevo servicio deberás cerrar la sesión y volver a ingresar con CUIT y Clave Fiscal. Para dar de alta el punto de venta, seguí lo detallado a continuación:

1. Ingresa al servicio Administración de Puntos de Venta y Domicilios > seleccionar la Empresa > A/B/M de Puntos de Venta

2. Utiliza la opción [Agregar] y completa los datos:

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Número: ingresá el código del nuevo punto de venta. Nombre de Fantasía: dicho campo puede quedar vacío. Sistema: seleccioná la opción “RECE para aplicativo y web services” como se muestra a continuación:

En Nuevo Domicilio slecciona el que declaraste en la página web de AFIP.

3. Presiona el botón [Aceptar] para finalizar el ingreso.

2.2.3 Obtención del Certificado Digital AFIP

En la lista de Servicios Administrativos disponibles, visualizarás el servicio “Administración de Certificados Digitales”. Importante: si el servicio no se encuentra habilitado, deberás darlo de alta de igual manera a la desarrollada para dar de alta la “Administración de puntos de venta y domicilios”. El servicio a seleccionar en este caso es: “Administración de Certificados Digitales”.

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Posteriormente te encontrarás con una pantalla para poder ingresar el ALIAS, tal como la que se muestra a continuación:

Hace clic en el botón [Agregar alias] y completá manualmente el campo Alias. Es importante que recuerdes este ALIAS ya que el sistema te lo va a solicitar en un trámite posterior, como nombre del Computador Fiscal.

Luego utiliza el botón [Seleccionar archivo] para seleccionar el archivo CSR (Certificate Signing Request; en formato PKCS # 10”) generado previamente con la herramienta GeneradorCertificado.exe:

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Busca el archivo CSRXXXXXXXXXXX.CSR (donde X corresponde al CUIT de la empresa que facturará) en la carpeta donde lo generaste (Por ejemplo, C:\Certificado_Digital):

Al presionar en [Abrir] podrás capturar el archivo y luego la página web de AFIP te

solicitará que confirmes el ALIAS realizando clic en el botón [Agregar Alias]:

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En la siguiente pantalla visualizarás el ALIAS y después realiza clic en el botón [Ver]:

A continuación, guarda el archivo CRT entregado por AFIP (que constituye el Certificado Digital), mediante el botón [Descargar]. Seleccionar la misma carpeta donde se encuentran los demás archivos (Por ejemplo, C:\Certificado_Digital):

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Importante: tendrás que realizar inmediatamente y de forma obligatoria el siguiente paso:

2.2.4 Habilitar Servicio de Facturación Electrónica

Ingresa en la opción “Administrador de Relaciones de Clave Fiscal” para habilitar un nuevo servicio (desde la opción Adherir Servicio o desde la opción Nueva Relación según corresponda). Luego AFIP > WebServices

Ordenados en forma alfabética encontrarás los Servicios disponibles. En el caso que estamos desarrollando debemos seleccionar Factura Electrónica

Utiliza el botón [Buscar] presente sobre Representante

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A continuación, en “Computador Fiscal” debemos seleccionar y [Confirmar] el computador identificado con el nombre que se utilizó en el campo ALIAS durante el trámite de obtención del certificado digital:

Al realizar clic en [Confirmar] estás confirmando esta nueva relación hasta finalizar el trámite con la obtención del formulario que emite la página. Esta nueva asociación permitirá la futura utilización del certificado.

2.3 Generación del archivo PFX

En el paso anterior obtuvimos el archivo CRT (Certificado Digital) en la página de AFIP, ahora debemos generar el último archivo PFX que es el que establece la conexión con los WebServices de AFIP. En este paso vamos a volver a trabajar con la herramienta

GeneradorCertificado.exe que se encuentra en ejecución. Te encontrarás con la siguiente pantalla:

Deberás seleccionar los archivos, tal como lo indicamos a continuación:

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• En “Clave“ y “CRT“, examinar, buscar la carpeta donde guardamos

los archivos (en nuestro ejemplo: C:\Certificado_Digital) y seleccionar los archivos solicitados:

o Clave: lo generamos en el Paso 1. o CRT: lo generamos en el Paso 2.

• En “Destino PFX“, examinar y seleccionar la carpeta donde fuimos guardando todos los archivos (en nuestro ejemplo: C:\Certificado_Digital).

Una vez seleccionados los archivos (Clave y CRT) y la carpeta (para PFX), presionar el botón [Generar PFX]. Al finalizar, se genera el archivo en dicha carpeta y presenta un mensaje como el siguiente, presiona [Aceptar]:

2.4 Validación del archivo PFX

Una vez generado el archivo PFX (paso anterior), debemos validarlo para corroborar que tanto el empadronamiento como los archivos se generaron correctamente. Esta validación nos permite asegurarnos que podremos Solicitar CAE correctamente.

Para ello dentro de la herramienta GeneradorCertificado.exe realizaremos el paso 4. En donde tildarás Factura Electrónica (o el servicio que desees validar) en el recuadro “Marcar Web Services a validar” y presionarás en el botón [Validar]

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Si el proceso de validación finaliza correctamente, el campo Resultado se completa con OK:

Caso contrario, si la validación falló, deberás corroborar los pasos realizados en el punto 2.2 del correspondiente instructivo.

3. Vincular el Certificado Digital generado con la empresa Nuevamente dentro de Gestión ERP selecciona la empresa a la que deseas vincular el certificado digital generado. Accede al menú Administración > Empresa > selecciona la empresa en

cuestión y presiona sobre

Luego en la pestaña Certificado Digital deberás seleccionar el archivo PFX

generado anteriormente. Posteriormente presiona

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De esta manera el certificado digital queda vinculado con la empresa y apto para ser utilizado en la generación de comprobantes electrónicos.

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