GESTIÓN FINANCIERA CORDINACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL 8 DE ... · información, su consulta, uso...

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GESTIÓN FINANCIERA

CORDINACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL

8 DE MAYO DE 2019

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1. OBJETIVO: Regular la implementación de las actividades operativas, técnicas y administrativas

correspondientes, que garanticen el adecuado tratamiento de los documentos producidos o recibidos

por la Cámara de Comercio de Neiva.

1.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Normalizar y estandarizar a través de la implementación de los procesos del Programa de Gestión Documental – PGD, la producción, recepción, distribución, gestión, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los registros y documentos durante su ciclo de vida.

Implementar el desarrollo de procesos administrativos y técnicos básicos en concordancia con la aplicación de la Tabla de Retención Documental TRD, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos.

Estructurar y garantizar los medios y requisitos necesarios para la recuperación y/o ubicación de la información, su consulta, uso a usuarios y demás grupos de interés.

Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos de gestión en su etapa inicial en cuanto al establecimiento de las estrategias que garanticen la preservación de los documentos.

Sensibilizar a los funcionarios de la Cámara de Comercio de Neiva sobre la importancia de la función

archivística en cuanto al eficiente tratamiento de los documentos con miras a su conservación, preservación y custodia de aquellos que forman parte de la Memoria Institucional.

Promover las buenas prácticas administrativas en cuanto al tratamiento de los documentos de

archivo, en relación con la producción, gestión y trámite de los documentos en la Entidad.

Diseñar e implementar los mecanismos apropiados (sistematizados o manuales) que permitan un acertado control sobre la recepción, distribución, elaboración y despacho de correspondencia.

Archivar adecuadamente los documentos, como garantía para su localización, consulta y disposición ágil, y oportuna de la información al servicio de los usuarios.

Garantizar mediante la estructura e implementación de estrategias contundentes el seguimiento

de los procesos, actividades y trámites de los documentos en relación a su estado, su debido control y seguimiento.

Asesorar a los empleados responsables de los Archivos de Gestión, en la ejecución de las

políticas y la implementación eficiente de los instrumentos diseñados para la consolidación de la función archivística de la entidad.

Garantizar el cumplimiento del Plan de Institucional Archivístico, como estrategia de organización y actualización en los procesos documentales.

2. ALCANCE: Este Reglamento Interno de Archivo, detalla los procedimientos que se deben tener en cuenta en cada una de las etapas y procesos archivísticos de la Cámara de Comercio de Neiva, hasta la respectiva disposición final de los documentos en concordancia con las Tablas de Retención Documental.

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REGLAMENTO INTERNO DE ARCHIVO

Código: DAF-CGD-R-003 Versión: 2 Fecha: 1 de Mayo de 2019

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3. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES: Acceso: Facilidad de acceder a la información contenida en los documentos de forma ágil y eficientemente, en relación a los niveles de autoridad y demás permisos oficiales para poderlo hacer. Accesibilidad: Facilidad de acceder a la información contenida en los documentos de forma ágil y eficientemente. Acceso restringido: Limitación en la consulta de ciertos documentos, que por su confidencialidad, antigüedad o gran valor, deben ser objeto de reserva. Acervo documental: Conjunto de documentos que se custodian en una institución. Acidez: sustancia que determina el grado diferencial de un documento. La escala más común para cuantificar la acidez es el pH. Acidez del papel: Cambio físico de afectación que reciben los documentos por la exposición a altas temperaturas, la luz solar o artificial, que producen que los documentos pierdan su humedad propia, se vuelven quebradizos y se tornan amarillentos. Activo de Información: son todos los elementos tanto físicos, tecnológicos e intangibles que pueda producir, contenga o procese información de valor para la entidad soporte en cada proceso. Ej: bases de datos, registros, folletos, videos, publicidad, archivos, programas, equipos, imagen corporativa, . La información, como activo de la empresa, puede presentarse de varias formas:

• Impresa • electrónica • en videos • medios publicitarios • en una conversación • en el conocimiento de las personas

Adulteración: Cambio o modificación dolosa del contenido o forma de un documento o producto. Alcalinidad de los documentos: Fenómeno que se produce cuando el documento se encuentra en el depósito a merced de bajas temperaturas, y de malas condiciones del mismo (goteras, derrames de agua, tuberías, etc) donde el documento absorbe humedad, se debilita, pulveriza y posibilita la aparición de bacterias y hongos. Anaquel / Entrepaño: Tabla horizontal que se encuentra entre los parales verticales de una estantería donde se colocan los documentos de archivo. Antropogénico: se refiere a los efectos, procesos o materiales que son el resultado de actividades humanas, a diferencia de los que tienen causas naturales sin influencia humana. (Deterioro).

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Archivalía: Documentación que ha sido producida en función de las actividades de una entidad, la cual ha perdido vigencia administrativa, y se conserva para fines de investigación histórica-cultural.

Archivar: Acción de colocar ordenadamente en un expediente, previa la identificación del proceso y flujo, los Documentos que lo forman. Por extensión, dar por terminado un expediente o asunto o dejar de ocuparse de él. Archivo: Uno o más conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural, en el transcurso de su gestión. Archivo electrónico de documentos: Almacenamiento electrónico de uno o varios documentos o expedientes electrónicos. Archivo de gestión: corresponde a la documentación generada y recibida en cada una de las oficinas de una entidad los cuales se conserva allí mientras están vigentes los trámites y asuntos en estos contenidos. Archivo central: es el área dispuesta como tal, para recibir los documentos provenientes de los archivos de gestión que se reciben y conservan en dicho espacio. Conservados allí por tiempos adicionales con base en lo dispuesto por la TRD aprobada, con el objeto de servir como evidencia de las actividades realizadas por la entidad. Archivo histórico: Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Audiovisuales: Medios y métodos de información, comunicación y enseñanza que utilizan la representación de imágenes, películas y registros sonoros. Autenticidad: Característica técnica que permite identificar al autor de un mensaje de datos, el cual es conservado en condiciones que permitan garantizar su integridad, para preservar la seguridad de la información, el cual permite validar su contenido. Autenticidad de los documentos: Características especiales que hacen del documento soporte veraz de la gestión, en cuanto a la ley y su propio acto o protocolo. Autenticidad electrónica: Es la acreditación por medios electrónicos de la identidad de una persona o autoridad, para elaborar o firmar documentos, o para adelantar trámites y procedimientos administrativos. Auxiliar descriptivo: Es el documento resultante de los análisis documentales y representará los distintos aspectos para la evaluación de Documentos, el cual nos conducirá a una selección adecuada. Back up: Anglicanismo informático para denominar copia de seguridad de documentos informáticos o digitales. Base de datos: Bancos de información que contienen datos relativos a diversas temáticas y categorizados de distinta manera, pero que comparten entre sí algún tipo de vínculo o relación ordenarlos y clasificarlos

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en conjunto. Campo: Es un grupo de caracteres contiguos pertenecientes a un mismo tipo de información, el cual se especifica en un proceso electrónico para su conservación y consulta Carpeta: (Unidad de Almacenamiento) Es el material de cartón, las tapas legajadoras separadas en tamaño carta u oficio destinada a albergar (reunir, almacenar, agrupar) y proteger los documentos. Ciclo de vida de los documentos: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Clasificación: Identificación y estructuración sistemática de las actividades de la organización o de los documentos generados por estas en categorías, de acuerdo con convenciones, métodos y normas de procedimiento, lógicamente estructurados y presentados en un sistema de clasificación. (UNE-ISO-15489-1). Clasificación Documental: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad. Código de barras: Serie de datos numéricos o alfanuméricos codificados en forma de líneas o barras finas y gruesas, que sirve para identificar un producto o un objeto. Código de la serie: Número que identifica la serie documental dentro de la estructura de la Tabla de Retención. Comité de Archivo: Grupo asesor de alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones, asignadas legalmente por una entidad mediante el proceso de radicación, independientemente del medio utilizado. Comunicación Oficial Restringida: son las comunicaciones oficiales dirigidas a la Cámara de Comercio de Neiva, cuyo contenido debe ser conocido únicamente por el destinatario. Estas comunicaciones se definen así, solo cuando el sobre que las contenía explícitamente lo relaciona. Confidencial: Documentos que no pueden ser divulgados a todos los usuarios (por motivos especiales de seguridad, etc.). Confianza de que se mantendrá la reserva de lo hecho o lo dicho. 1 Conservación de Archivos: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo. Conservación preventiva: Conjunto de acciones de la conservación o cuidado de las colecciones dirigidas a evitar al máximo que las condiciones medioambientales y de riesgo que puedan causar daño al objeto

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Conservación total: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Asimismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura. Consulta de documentos: Derecho de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos Control: Medios, estrategias, políticas, prácticas y medidas que se ejecutan para minimizar los riesgos adversos o para mejorar las actuales. Copia: Todo documento que no es original, sino réplica del mismo. (Segunda impresión) Correspondencia: es la carta o el conjunto de las mismas que consisten en un texto escrito a través del cual un individuo le comunica a otro un determinado asunto. Correspondencia Personal: aquellas comunicaciones que se producen a título personal y que interesan únicamente al destinatario. No se le da ningún tratamiento interno administrativo. Cuadro de clasificación: El cuadro de clasificación documental, es un consolidado de todas las series documentales de la Cámara de Comercio de Neiva, estructurado jerárquicamente de acuerdo a los procesos y actividades de la organización, en cuanto a los flujos de producción y trámite de los mismos, los cuales se identifican, el código, sigla y nombre del proceso, código y nombre de la serie documental, y cuando sea pertinente, notas aclaratorias relacionadas con la trazabilidad de las series documentales respecto a los flujos, responsables y actualizaciones de los mismos. Custodia de documentos: Responsabilidad jurídica, que implica por parte de la institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos. Data Crónica: se refiere al elemento intrínseco de un documento que permite la identificación temporal de su producción (día, mes y/o año). Data tópica: Elemento intrínseco de un documento que permite la identificación de localización o entidad productora. Depósito: Local especialmente equipado, organizados y destinado para la conservación de los documentos de archivo. Depuración de documentos: actividades que garantizan la conservación estable de los documentos en cuanto al material adicional que pueda afectar la integridad física del mismo. (retiro de material abrasivo). Separación de documentos que carecen de valor administrativo, cultural e histórico, que han cumplido su vida útil. Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas o químicas de los documentos, causada por

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envejecimiento natural u otros factores externos. Desacidificación: práctica neutraliza los ácidos presentes en el papel y provee una reserva alcalina que lo protege de posibles futuros ataques ácidos. Es una tecnología desarrollada para detener el deterioro ácido del papel. La acidez provoca la ruptura de las cadenas moleculares desequilibrando la estructura del papel, y pudiendo llegar a desintegrarlo. La degradación por la acidez se manifiesta al adquirir el papel un tono amarillento acompañado de una fragilidad que lo acaba convirtiendo en quebradizo y de difícil manejo. Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivos o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación y localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación. Digitalización: Proceso de convertir documentos impresos o de otro soporte no digital a un formato digital. Puede suponer tomar fotografías digitales de los documentos originales o escanearlos (UNE-ISO TR 13028). Digitalización certificada: Es el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte análogo, en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento, con certificación tecnológica de integridad, disponibilidad, fiabilidad y autenticidad. Diplomática: es la ciencia que estudia la tradición, la forma y la elaboración de los documentos. Su objeto es hacer la crítica, juzgar sobre la autenticidad del documento, hacer una valoración sobre la cualidad del texto, extraer de las fórmulas todos los elementos del contenido susceptibles de ser utilizados por el historiador, datar los documentos y, finalmente, editarlos. Disco Óptico: Soporte de almacenamiento de imágenes digitalizadas que permite conservar es un espacio mucho más reducido una mayor cantidad de información. Disponibilidad: Característica de seguridad de la información que garantiza que los usuarios autorizados tengan acceso a la información y a los recursos relacionados con la misma, toda vez tenga autorización oficial dada por la entidad para su respectivo trámite. Disposición final: Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras a su conservación permanente, a su eliminación, selección y/o microfilmación, digitalización. Procedimiento para el uso y destrucción de un documento. Documento : Representación de la información sobre los objetos de la realidad objetiva y la actividad intelectual del hombre por medio de la escritura, la gráfica, la fotografía, la grabación u otro medio en cualquier soporte. - Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. Documento de archivo: Información registrada en cualquier soporte y forma, producida (emitida o recibida) y conservada por cualquier institución o persona en el ejercicio de sus funciones o en el desarrollo de su actividad (record). (Consejo Internacional de Archivos-ISDF). Documento audiovisual : Soporte que contiene en forma simultánea, registros de sonido e imagen. Documento de apoyo: Es aquel de carácter general que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Generados por otra institución, y no

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forman parte de las series documentales, estas no hacen parte de los procesos. Documento Inactivo: Documento que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales. Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento privado: El perteneciente a personas naturales y jurídicas, entidades, instituciones y organizaciones que no tienen carácter oficial. Eliminación de Documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Evaluación de documentos: Es la función básica del archivo, destinada a determinar la clasificación posible de los documentos para su conservación, transferencia o eliminación, según sus usos administrativos, fiscales, legales o jurídicos, tanto presentes como futuros y sus valores testimoniales, informativos e investigativos. Evidencia: Documento prueba de la realización de una actividad que puede demostrar que ha sido creada en el curso normal de la misma y que está intacta y completa. No se limita al sentido legal del término. (ISO 15489-1:2006 y la ISO 30300:2011) Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. Expediente electrónico: Mecanismo tecnológico, óptico, telemático, informático o similar, conocido o por conocerse que permite producir, almacenar o transmitir, documentos datos o información. Expurgo: Selección, análisis que se hace unidad por unidad para determinar cuáles documentos se eliminan y cuáles no. (2) Eliminación planificada de documentación, que carece de valor testimonial, histórico o cultural para ser conservadas. Normalmente esta eliminación suele corresponder a la segunda edad del documento (Archivo Intermedio) donde el documento ya perdió su utilidad administrativa. Fechas extremas: Indicación de las fechas que deben aparecer, al inicio y al final de la unidad de conservación, garantía del desarrollo del proceso. Fiabilidad: se define como la probabilidad de que un documento respalde o evidencia efectivamente un proceso durante o para el período que fue creado bajo condiciones operativas específicas. Firma autógrafa: acto que se aplica al estricto uso del escrito a mano de su propio autor. Firma Digital: valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave de quien origina el mensaje y al texto que contiene, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación. Está basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación. Corresponde al nivel más alto de seguridad.

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Firma Electrónica: Códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas, que permitan identificar a una persona en relación con un mensaje, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma. Incluye cualquier método o símbolo basado en medios electrónicos que tuviera por finalidad identificar a una persona, sin que tenga que dar integridad al mensaje que acompaña Flujograma: Representación gráfica e icónica simplificada que refleja la trayectoria de una actividad, con el fin de facilitar el conocimiento de las actividades ejecutadas en dicho proceso. Folio: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto o revista. Folio recto: Primera cara de un folio Folio vuelto: Segunda cara de un folio Foliación: Numerar consecutivamente los folios de un expediente.

Fondo acumulado: Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación. Fondo Documental: Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades. El fondo suele identificarse con el archivo cuando la documentación es conservada en la entidad productora. Formato: hoja donde se describe sistemáticamente el contenido de una actividad requisito que se debe diligenciar que acompaña y sirve de evidencia del trámite. Fotocopia: Fotografía especial obtenida directamente sobre el papel y empleada para reproducir, multiplicar páginas manuscritas o impresas. Higrómetro: instrumento que se utiliza para la medición del grado de humedad del aire en un local cerrado. Humedad: Cantidad de vapor de agua que se puede encontrar en los depósitos de archivo. Humedad relativa: es la cantidad de humedad que el aire sostiene a una temperatura determinada, en comparación con la que podría sostener. 2 Información: Es el resultado de un proceso regulado de datos, que consolidados son garantía para la toma de decisiones. Integridad documental: Característica técnica de seguridad de la información con la cual se salvaguarda la exactitud y totalidad de la información, así como los métodos utilizados para el procesamiento de la misma. Inventario: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar.

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Legajo: En los archivos históricos es el conjunto de documentos que forman una unidad documental, que por lo general se amarran o embolsan. Listado maestro de registros: Es un instrumento del sistema de gestión integral diseñado para controlar los registros de la organización en cuanto a su identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros. (NTC-ISO 9001:2008). Ver Tabla de Retención Documental. Manipulación: actividad antropogénica de afectación directa de los documentos. La manipulación normal de algún modo causa siempre daños inevitables, peri una manipulación incorrecta de los documentos conduce pronto a daños serios e irreparables. Mapa de Procesos: serie de diagramas de actividades que cubren los procesos de negocio más importantes y que suele tener una aproximación jerárquica a los mismos, incluye información suficiente para que los procesos puedan ser analizados, simulados y/o ejecutados en producción. Mapoteca / Planoteca: Mueble especial de madera o metal utilizado para almacenar y conservar los mapas y planos. Matrícula mercantil: La matrícula mercantil hace pública la calidad de comerciante, protege el nombre de la empresa y da legitimidad al negocio, en la medida que lo visualiza frente a quienes consulten los registros. Allí se consigna la información básica de los comerciantes y de las sociedades legalmente constituidas. Medio Electrónico: Mecanismo tecnológico, óptico, telemático, informático o similar, conocido o por conocerse que permite producir, almacenar o transmitir, documentos, datos o información. Mensaje de datos. La información generada, enviada, trasmitida, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares. Metadatos: Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo (ISO 15489-1:2006). Metros Cúbicos: Unidad de medida de longitud del sistema métrico, utilizada en la archivística para medir la documentación que se encuentra apilada o amontonada. Metros lineales: Unidad de medida de longitud del sistema métrico utilizada en la archivística para medir la documentación que está instalada en un estante de forma horizontal o vertical. Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. Migración Electrónica: Proceso de transferencia de los documentos de un sistema de hardware o software a otro sin modificar su formato (UNE-ISO 30300). Muestreo: Operación que corresponde a la selección cuantitativa de unidades de conservación en la cual se determina para su conservación y/o eliminación. Se efectúa durante la aplicación del proceso de disposición final de los documentos, donde se seleccionan teniendo en cuenta lo descrito en las Tablas de Retención y Valoración Documental.

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Normalización: Someter una actividad u objeto a norma, o sea a un modelo, tipo, patrón o criterio dado. Normatividad: Conjunto de directrices de carácter reglamentario, que se deben tener en cuenta en la aplicación de los diferentes procesos. Oficio: Comunicación escrita que utilizan las instituciones gubernamentales o jurídicas para el trámite de sus asuntos. Ofimática: Conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan para optimizar las tareas y procedimientos. Las ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir o almacenar información. Onomástico / Ordenación: Sistema que se lleva únicamente cuando el archivo es constituido por expedientes cuyos encabezamientos e identificación corresponden a nombres de personas. Ordenación: Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos o las unidades archivísticas dentro de las series. Orden Original : Es el que hace relación al orden que conservan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo a la secuencia que origino el expediente y en el orden en que se dieron los documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolución administrativa de un asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia específica. Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad del documento. Patrimonio archivístico: Conjunto de archivos conservados en el país y que forman parte esencial de su patrimonio administrativo, cultural e histórico. Perfilado: Corresponde al proceso de alineado de los registros y documentos hacia la parte superior, el cual garantiza la uniformidad de los documentos, esto se logra perforando las hojas tomando como guía el centro de una hoja tamaño oficio al momento de su perforación. PDF/A: Document Management Electronic - ISO 19005-1:2005 –. Único estándar para la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos. Nacido con la finalidad de garantizar la conservación y visualización exacta de los documentos electrónicos. Preservación de documentos: comprende todas las actividades económicasy administrativas que incluyen el depósito y la instalación de los materiales, la formación del personal, los planes de acción, los métodos y técnicas referentes a las buenas condiciones de custodia y almacenamiento de los documentos. Principio de orden original: Es el que hace relación al orden que conservan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo a la secuencia que origino el expediente y en el orden en que se dieron los documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolución administrativa de un asunto

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determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia específica. Principio de procedencia: Se define como aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en este la integridad y carácter seriado de los documentos. Debe tenerse en cuenta tanto en la organización de los documentos del archivo como en la ordenación, clasificación y descripción de los mismos. Procedimiento: Secuencia cronológica de las acciones requeridas, que detallan la forma exacta en la cual una actividad debe llevarse a cabo. Proceso: Conjunto de actividades organizadas de forma sistemática en cumplimiento de las funciones y actividades establecidas. Procesos técnicos: conjunto de actividades operativas aplicadas a los procesos archivísticos, conducentes a la organización, conformación, administración, control y seguimiento de las documentales. Producción Documental: Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones y procesos. Puntos por pulgada – PPP: NO son una unidad de medida del tamaño de una imagen. Los puntos por pulgada son el factor de conversión que nos permite pasar de píxeles, en una imagen digital, a centímetros, en una imagen impresa. (300ppp es igual a una imagen digital óptima como elemento probatorio.) Los puntos por pulgada (ppp) simplemente indican la cantidad de píxeles de una imagen digital que podemos colocar en una pulgada de imagen impresa. Los ppp indican la resolución o densidad de puntos de una fotografía o imagen impresa. (http://www.taringa.net/) Radicación: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. Reconocimiento óptico de caracteres : expresado con frecuencia con el acrónimo OCR (del inglés Optical Character Recognition), es un proceso dirigido a la digitalización de textos, los cuales identifican automáticamente a partir de una imagen símbolos o caracteres que pertenecen a un determinado alfabeto, para luego almacenarlos en forma de datos. Registro electrónico (documento electrónico). Es aquel documento orgánico, generado o recibido por una persona o entidad en el desempeño de sus actividades y que ha sido producido o almacenado usando las tecnologías informáticas. (LOPEZ, Alonso. 2000). Registro topográfico: Instrumento de control que relaciona correlativamente el conjunto de cada una de las unidades de conservación, indicando su posición exacta. En un depósito de archivo. Repositorio: depósito físico o electrónico utilizado para el almacenamiento de documentos. Reprografía: Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación foto técnica y la policopia de

http://www.taringa.net/

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documentos, mediante técnicas como la fotografía, la fotocopia y el microfilm. Restauración: Comprende las técnicas y conocimientos utilizados por el personal especializado, responsable de reparar los daños causados por la manipulación, el tiempo y otros factores en los materiales de archivo. Restricción / Restringido: Limitación del acceso a la información de ciertos documentos por su estado de conservación o por disposiciones jurídicas o jurídico administrativas. Retención documental: Es el plazo de términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo respectivo después de las transferencias documentales, tal como en la tabla de retención. Riesgo: Todo aquello que pueda ocurrir y generar un impacto. La Posible variación que se puede producir en los resultados esperados de una situación dada, dentro de un periodo determinado. Seguridad de la información: es el conjunto de medidas preventivas y reactivas de las organizaciones y de los sistemas tecnológicos que permiten resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma. Selección documental: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total, aplicando técnicas cualitativas (sobre el contenido y el medio) o cuantitativas (métodos estadísticas sobre la masa documental). Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros. Signatura topográfica: Numeración correlativa con la que se identifican todas las unidades de conservación de un depósito de archivo. Símbolos particulares a los documentos para su identificación. Dichos símbolos reemplazan a los nombres o títulos, representándolos, lo que permite su inmediata localización. Soporte: medio en los que se registra la información, y varían según los materiales empleados, tales como papel, audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos y sonoros. Tabla de retención documental (TRD): Es una herramienta gerencial que clasifica, bajo categorías denominadas Series, todos los documentos y registros de la Cámara de Comercio de Neiva, organizados por cada uno de los procesos, Departamentos, Direcciones, Coordinaciones y Dependencias, a las que se les establecen los tiempos de retención durante su ciclo de vida.

Las Tablas de Retención pueden ser generales o específicas de acuerdo a la cobertura de las mismas.

Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución, también conocidos como documentos facilitativos, por ejemplo: Circulares, Memorandos o Directivas Presidenciales.

Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo, por ejemplo:

Historias Clínicas, Actas de Sesiones del Congreso.

Taquigrafía: Arte de escribir tan aprisa como se habla, mediante la utilización de ciertos signos que

https://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n

https://es.wikipedia.org/wiki/Tecnolog%C3%ADa

https://es.wikipedia.org/wiki/Informaci%C3%B3n

https://es.wikipedia.org/wiki/Confidencialidad

https://es.wikipedia.org/wiki/Disponibilidad

https://es.wikipedia.org/wiki/Integridad_de_datos

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simplifican la escritura.

Termo-Higrógrafo: instrumento para medir la temperatura y humedad relativa de los depósitos y almacenes de documentos. Tesauro: Instrumento para el control y recuperación de la información digital. Compilación de palabras y de frases que muestran sus sinónimos, relaciones jerárquicas y otras dependencias, cuya función es suministrar un vocabulario estandarizado para el almacenamiento y recuperación de la información. Testigo documental: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas. Tipo documental: Unidad documental simple que hace parte de una serie documental, y que evidencia una actividad o función. (Véase Registro). Es la mínima pieza que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Pueden ser entre otras, un acta, un oficio, un informe entre otros. Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Tomo: Cada una de las partes de un expediente simple, con foliación propia, en que suelen dividirse. Transferencia de Documentales : Son los traslados de documentos de archivo de gestión al central, sin alteración de sus propiedades, para su conservación precaucional y cuya frecuencia de uso ha disminuido o culminado en el proceso de atención de trámites. Trazabilidad: Creación, incorporación y conservación de información sobre la dinámica y uso de los documentos (ISO 30300:2011). Unidades de conservación: Correspondiente a espacios físicos y estanterías donde reposará las unidades documentales momentáneamente. Valor administrativo: Es el valía que tienen los documentos que están en plena vigencia administrativa. Valor científico – cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad. Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad. Valor fiscal: es el valor que presentan los documentos que tratan de entradas, salidas y controles de los dineros que se manejan en una institución. Valor histórico: es el valor que permite conocer la situación social, económica, política y cultural de una época o de una región. Valor jurídico. Cuando los documentos se utilizan para probar y salvaguardar los derechos de los gobiernos,

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de las instituciones y de los individuos en general. Valor Primario: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento. Es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto. Valor Secundario: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. Valoración Documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo. Volumen: Unidad de conservación que se refiere al conjunto de documentos con foliación consecutiva. Los expedientes pueden estar contenidos en uno o más volúmenes (Expedientes Compuestos) Xerografía: Procedimiento fotográfico para la reproducción de documentos escritos, impresos o dibujados. 4. CRITERIOS 4.1 EFICIENCIA ADMINISTRATIVA: Administrar con oportunidad, los documentos producidos y recibidos, en coherencia con las buenas prácticas operacionales a favor de los usuarios internos y externos. 4.2 ECONOMÍA: Reducción de costos administrativos operacionales. 4.3 CALIDAD: Garantiza con calidad la producción, gestión y trámite de los documentos, así como de su organización y preservación. 5. GENERALIDADES 5.1 Contexto Legal El objetivo fundamental de la normativa archivística es complementar las normas, comprometiendo así, a las instituciones y a las personas a cumplir con la conservación y preservación de los documentos y el que hacer archivístico, en cuanto al desarrollo y la investigación se refiere. También es una herramienta conformada por una serie de parámetros y de lineamientos de aplicación general y un marco conceptual que permite el mejor desempeño de las tareas técnicas y administrativas, con la posibilidad de hablar un lenguaje común. La legislación Colombiana ha reglamentado normas sobre deberes y derechos en materia de documentos como instrumentos de información y herramientas de investigación, tales como: Constitución Política de Colombia.

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Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y Naturales de la Nación”.

Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y

el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar

y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de

entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la

libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de

comunicación privada son inviolables. Sólo o pueden ser interceptadas o registradas mediante orden

judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.”

Artículo 23. “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por

motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.

Artículo 70. “El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los

colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la

enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la

identidad nacional”.

Artículo 72. “El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado.

Artículo 74. “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvo los casos

que establezca la ley.

Legislación Archivística

Ley 80 de 1989. “Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece e l Sistema Nacional de Archivos y se dictan otra disposiciones.”

Reglamento General de Archivos – Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación,

donde se contempla el término Gestión de Documentos y se desarrolla el tema en aspectos como

la responsabilidad frente a la gestión documental, organización de archivos administrativos, sistemas

empleados para la gestión de documentos, valoración documental, transferencias de documentos con

valor permanente y eliminación de documentos.

Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.

Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.

Ley 527 de 1999. Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos,

del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de Certificación y

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se dictan otras disposiciones.

Ley 594 en julio 14 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivo. Título V, Artículos

21 al 26, en los que se establece la formación de archivos a partir del concepto de archivo total, la

obligatoriedad de las tablas de retención, la reglamentación de los documentos contables, notariales

y otros y la obligación de los inventarios documentales, la sensibilización y regulación sobre la

importancia de los archivos para la administración y la cultura, así como, la conservación y preservación

del patrimonio documental.

Decreto Ley 019 de 2012. “Ley antitrámites”, la iniciativa se debe entender como un apoyo para racionalizar y simplificar trámites, procesos, procedimientos y servicios internos, con el propósito de eliminar funciones y barreras que impidan la oportuna, eficiente y eficaz gestión de las entidades. Decreto 2609 de 2012. y el manual de implementación de los programa de gestión documental –PGD, reglamentan el título V de la Ley 594 del 2000, parcialmente los artículos 58 y 589 de la Ley 1437 de 2011. Acuerdo 005 de 2013. “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones”. Acuerdo 007 de 2014, “Por el cual se establecen los lineamientos para la construcción de expedientes y se dictan otras disposiciones.” Código del Comercio – Decreto No. 410 de 1971. NTC-ISO: 9001 de 2015 – Sistemas de Gestión de Calidad NTC-ISO:15489-2 de 2001 - Gestión documental enfocada a procesos. Decreto No. 2609 de 2012. Reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, disposiciones en materia de gestión documental. Capítulo II. Del Programa de Gestión Documental. Acuerdo No. 004 de 2013 “Por el cual se Reglamentan parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. El Capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, autoriza la utilización de medios electrónicos en los procesos administrativos, producción, recepción, la distribución y archivo electrónico de documentos y el uso del expediente electrónico. Acuerdo 003 de 2015. “ Por el cual se establecen los lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos . Acuerdo 005 de 2018. Archivo General de la Nación. Por del cual se reglamenta la Gestión Documental en las Cámaras de Comercio en desarrollo de sus funciones públicas.

Acuerdo 004 de 2019. Archivo General de la Nación. Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro Único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y las Tablas de Valoración Documental – TVD.

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Y demás normas reglamentarias. 5. USUARIOS Y SERVICIOS

5.1 Usuarios. Toda persona natural o jurídica que requiera un servicio.

5.2 Servicio de consulta. Es el acceso a los documentos por parte de los usuarios. 5.2.1 Normas para el servicio de consulta: Los usuarios pueden consultar los documentos que reposan

en el archivo central en el horario establecido.

Antes de solicitar la consulta al Archivo Central, el usuario deberá adelantar el proceso de búsqueda

mediante la utilización de las herramientas disponibles para ello, tales como; inventarios documentales, página web o demás fuentes de información, con el fin de hacer eficientes los recursos y servicios de la

Entidad.

La consulta realizada por usuarios externos, se hace directamente en el archivo, en el horario

establecido y con la debida autorización para la reproducción de documentos, según el caso, por ningún

motivo se deben retirar los documentos sin autorización y el cumplimiento de los requisitos. 5.3 Servicios de Préstamo

Los documentos que se conservan en los archivos, tanto de gestión como en el archivo central de la

Entidad, pueden ser objeto de consulta por cualquier usuario interno o externo, siempre y cuando los

documentos no estén sometidos a reservas de tipo legal.

5.3.1 Normas de Préstamo

Los documentos que se presten al interior de la Cámara de Comercio de Neiva, tienen un plazo de cinco días hábiles para ser devueltos. Si son requeridos por más tiempo, se podrá solicitar renovación, actualizando la fecha y firma en el formato de préstamo. El auxiliar administrativo o responsable del archivo será responsable de verificar que se cumpla con estos tiempos y procedimientos para el préstamo de documentos.

El servicio se prestará en el horario laboral de la Cámara de Comercio de Neiva.

Bajo ninguna circunstancia se prestarán carpetas o expedientes para ser consultadas fuera de la Cámara de Comercio de Neiva (En forma excepcional y cuando el caso lo amerite, se solicitará autorización al Jefe de la Dependencia a la cual corresponda la carpeta para ser retirada de la Cámara de Comercio de Neiva.) Solo a consideración del Comité de Archivo de la entidad quienes calificarán el estado de conservación

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de los documentos, se considerará su consulta física o no, la cual amerite para disminuir los posibles factores que aumenten su deterioro, documentos que se excluirán del servicio al público. Solo estará dispuesta su información y contenido en medios digitales para su consulta y visualización. Todos los Archivos de Gestión deben llevar un registro de las carpetas que conforman el archivo de la dependencia y deberán llevar un riguroso control de las carpetas que se encuentran en préstamo. En cada Archivo de Gestión, es absolútamente necesario llevar un registro de control de consulta y préstamo de documentos y registrar las novedades que en este caso se presente.

De igual manera el Archivo Central llevará los controles de préstamo correspondiente y supervisar permanentemente la devolución del material que se encuentrea en préstamo.

5.4 Horario de atención al público El servicio se presta en dos jornadas de lunes a viernes de 8:00 a 11:00 y de 2:00 a 5:00 de la tarde.

6. ACTUALIZACIÓN DEL REGLAMENTO INTERNO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Las actualizaciones, cambios, correcciones y adiciones al presente Reglamento Interno de Archivo se deberán presentar oficialmente ante el Comité de Archivo para su debida revisión y aprobación, una vez aprobados los respectivos cambios, estos se deben socializar para su correspondiente aplicación. 7. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ETAPAS

ACTIVIDAD

Planeación

Todas las actividades de análisis, interpretación y estructura de los procesos y flujos de documentos, identificación de etapas, responsables y tiempos de ejecución de los mismos, en ejercicio de las funciones administrativas y operativas institucionales. Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de los flujos de actividades, y documentos, conforme a los procesos y funciones asignadas a cada área.

Producción.

Es el conjunto de actividades tendientes a normalizar los documentos que se producen en ejercicio de los procesos y funciones empresariales. Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme a las funciones y procesos de la Cámara de Comercio de Neiva.

Recepción.

Son todas las actividades de verificación y control que la entidad debe realizar para la admisión de documentos, remitidos por una persona natural o jurídica. (Radiación de documentos, registro de documentos). Centro de Gestión de Correspondencia, PQR y ventanillas de Registro.

Distribución. Son todas las actividades que garantizan que los documentos recibidos y producidos por proceso lleguen a su destinatario.

Trámite. Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

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Organización Conjunto de actividades orientadas a la Clasificación, ordenación y descripción de los documentos como parte integral de los procesos administrativos, desde su origen hasta su disposición final.

Consulta de documentos

Actividades relacionadas con la estructura e implementación de procesos de acceso a los documentos debidamente organizados que garantizan el derecho a la consulta que tienen los usuarios.

Conservación Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. Plan de Conservación Archivística

Disposición Final

Identificación de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, conforme a lo dispuesto a las tablas de retención documental y/o tablas de valoración documental.

8. GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA – VENTANILLA ÚNICA 8.1 Políticas de operación:

“La producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos” de

las comunicaciones oficiales debe seguir las pautas establecidas en el Acuerdo No. 060 (30 de octubre

de 2001) expedido por el Archivo General de la Nación “Por el cual se establecen pautas para la

administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen

funciones públicas”

Todas las comunicaciones externas e internas que se reciban y que se generen en las dependencias u

oficinas, deben ser radicadas y registradas en el Sistema de Información (Software) Documental de la

entidad, Ventanilla Única del Centro de Gestión De Correspondencia

.

8.2 Alcance Aplica para cada uno de los administradores y gestores documentales designados por la Cámara de Comercio de Neiva, en cada uno de los procesos, direcciones y departamentos, con base en los niveles y demás perfiles de acceso y atención de las comunicaciones oficiales . El Gestor Documental designado a cada trámite de la entidad, deberá controlar, recibir la comunicación allegada (Antecedente), gestionar, tramitar y elaborar la respectiva respuesta, comunicación (Consecuente), con base en el presente instructivo. Aplica para todas las comunicaciones oficiales administradas por la Cámara de Comercio de Neiva.

Las comunicaciones oficiales son todas aquellas recibidas y radicadas (Asignación de No. Consecutivo de la entidad) las cuales se convierten en propiedad para la Cámara de Comercio de Neiva, hasta cuando se defina lo contrario por la no responsabilidad de asuntos y contenidos.

CAPÍTULO II

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Cada gestor documental responsable del trámite y respuesta de las comunicaciones oficiales asignadas, deberá tener en cuenta para responder las comunicaciones oficiales un plazo máximo de 15 días hábiles, contado a partir de la fecha de radicación, los trámites que tengan un término establecido por la ley estarán sujetos a las normas que sobre el particular lo regulen. Las Factura, cuentas de cobro y demás trámites y documentos especiales estarán sujetas a los procedimientos y normativas internas establecidas sobre el particular, por lo tanto estas no se radican en el Centro de Gestión de Correspondencia – CGC. 8.3 Proceso de Implementación En consecuencia la Cámara de Comercio de Neiva, debe atender todo tipo de solicitud realizada por los usuarios y comunidad en general, para lo cual debe tener en cuenta las categorías de solicitudes según su motivo, que se describen a continuación: Peticiones: toda expresión de conformidad o no con los productos y/o servicios ofrecidos por la entidad. Toda solicitud por medio de la cual son formuladas ante las autoridades, manifestaciones, quejas, reclamos consultas o demandas. Peticiones o Solicitudes de Interés particular: es la solicitud en la cual el asunto objeto de la petición afecta, interesa o guarda relación con el peticionario y de acuerdo con su finalidad, puede tratarse de una queja, reclamo, solicitud o manifestación. Peticiones o Solicitudes de Interés general: es la solicitud en la que el asunto objeto de la petición no afecta de manera individual y directa al solicitante, sino que hace referencia a motivos de conveniencia general. Peticiones o Solicitudes de Información: se entiende por petición de información, el ejercicio del derecho a la averiguación de un hecho, acto o actuación administrativa que corresponda a la naturaleza y finalidad de la Acción Social, así como la solicitud de expedición de copias y desglose de documentos que reposen en los archivos, salvo los casos señalados en la Ley, y ciñéndose a los respectivos presupuestos de Ley. Peticiones, Quejas y Reclamos: conjunto de mecanismos institucionales que permiten y aseguran a los ciudadanos una participación efectiva en el seguimiento y control social a la gestión que desarrolla. Queja: Es la manifestación de inconformidad que se da a conocer a las autoridades por un hecho o situación irregular de un funcionario o de un particular a quien se le ha adjudicado la prestación de un servicio o por la deficiente o negligente atención que presta una autoridad administrativa.

8.3.1 Requisitos

Las solicitudes que se presenten ante la Cámara de Comercio de Neiva, podrán formularse verbalmente o por escrito, a través de cualquier medio que permita a la administración su conocimiento, como mínimo se debe tener en cuenta:

a) Las peticiones escritas deberán contener, por lo menos, los siguientes datos:

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Nombre del destinatario y/o dependencia;

Nombres y apellidos completos del solicitante, indicando el Número del documento de identidad.

Asunto del que trata el documento.

Firma del peticionario, para el caso de solicitudes presentadas en documento físico, y para requerimientos presentados por medios electrónicos, el peticionario deberá suministrar los datos personales que permitan su plena identificación.

Dirección y Número de teléfono de notificación.

Número de anexos

Número de radicación de origen

Fecha de emisión del documento

Las comunicaciones deberán radicarse en el Centro de Gestión de Correspondencia de cada sede según el caso.

Las peticiones presentadas por medios electrónicos se recibirán hasta las 23 horas y 59 minutos de lunes a viernes.

b) Las peticiones verbales deben reunir los mismos requisitos que las escritas, de lunes a viernes en el horario establecido por la Entidad.

El funcionario ante quien se formule una petición verbal levantará un escrito en el cual consten los elementos fundamentales de la misma, según lo señalado en el literal anterior, y será suscrito y radicado por el peticionario, en el Centro de Gestión de Correspondencia.

Si quien presenta una petición verbal afirma no saber o no poder escribir y pide constancia de haberla presentado, el funcionario le suministrará una copia del escrito mencionado.

Si el funcionario encargado de atender la petición lo juzga pertinente, podrá exigir su presentación por escrito, así como el diligenciamiento del formato respectivo, si hay lugar a este.

8.3.2 Perfiles y Responsables El responsable de este procedimiento es el Centro de Gestión de Correspondencia – CGC (ventanilla única) y cada uno de los funcionarios designados como gestores y/o administradores documentales, quienes tienen el compromiso de su respectivo trámite y respuesta. Para el trámite de las comunicaciones oficiales se han establecido los siguientes roles y responsabilidades: 8.3.2.1 Roles Radicador: Persona responsable del Centro de Gestión de Correspondencia encargada de recibir, revisar, validar competencia, radicar, direccionar y/o asignar, digitalizar, generar y controlar planillas y realizar consultas cuando el proceso lo requiera.

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Mensajero: Persona encargada de Verificar, clasificar, distribuir, entregar, recibir y controlar planillas de entrega las comunicaciones oficiales radicadas y distribuidas en cada grupo administrativo. Administrador documental: Personal designado para el seguimiento y control del proceso de Comunicaciones Oficiales, encargadas de recibir, distribuir, entregar y canalizar todas las comunicaciones oficiales dirigidas a cada jefe de área o directamente a los funcionarios encargados de los trámites en su departamento. Gestor documental: Persona ubicada en los diferentes Grupos Administrativos, encargada de recibir, gestionar, proyectar, tramitar y cerrar todas las comunicaciones oficiales asignadas, en cumplimiento de las funciones oficialmente establecidas de acuerdo con su perfil. 8.3.3 Firmas autorizadas Las (consecuentes), respuestas a las peticiones, quejas y reclamos, sólo podrán ser firmadas por los funcionarios que desempeñen los siguientes cargos dentro de la Cámara de Comercio de Neiva:

a. Presidente Ejecutivo

b. Directores

c. Jefes de Departamento

d. Coordinadores de procesos debidamente autorizados

e. Todos los funcionarios para el caso estricto de las comunicaciones interna. 8.3.4 Centro de Gestión de Correspondencia – CGC (Ventanilla Única) Conforme a la situación geográfica propuesta, sedes ubicadas en diferentes municipios del departamento, donde opere y así lo requiera la entidad, existirán en cada punto el respectivo Centro de Gestión de Correspondencia, los cuales aplicaran las políticas, directrices y normativa interna que se acuerde por el Grupo de Gestión Documental como dependencia líder funcional para la administración de las Comunicaciones oficiales. El Despacho y recepción de las comunicaciones oficiales de la Cámara de Comercio de Neiva se deben realizar exclusivamente a través de los Centros de Gestión de Correspondencia en cada sede. Todas y cada una de las comunicaciones recibidas y despachadas sin excepción deben quedar radicadas el mismo día de su recepción en ventanilla. Cada una de las comunicaciones allegadas en sobre con destino a la Cámara de Comercio de Neiva serán abiertas, a excepción de aquellas que en la escritura del sobre indiquen claramente si son confidenciales o personales, estas comunicaciones no se deben radicar. Se debe dar aviso para que el destinatario la reclame personalmente. A excepción de las comunicaciones dirigidas a presidencia. En concordancia con lo previsto en el Acuerdo No. 060 de 2001 del Archivo General de la Nación, en la que se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales, establece que la correspondencia

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(No comunicación oficial) particular y/o personal no constituye ningún tipo de trámite administrativo para la Cámara de Comercio de Neiva. Se sugiere la actualización de datos para que la correspondencia de tipo personal sea dirigida a la residencia de los funcionarios, en el caso contrario la correspondencia será devuelta inmediatamente al mensajero o al servicio postal correspondiente. (revistas, publicaciones bibliográficas, folletos, documentos bancarios, regalos, etc.) Horario de atención: Se acuerda que el servicio de recepción y despacho de las comunicaciones se realizará a partir de las 7:00am a 12:00am y de 2:00pm a 5:00pm y de acuerdo al horario establecido para el caso de las Sedes de la Cámara de Comercio de Neiva. 8.4 Proceso de radicación

Los Centros de Gestión de Correspondencia de la Cámara de Comercio de Neiva, debe garantizar el efectivo ingreso de las comunicaciones, para lo cual debe realizar las siguientes actividades previas: 8.4.1 Recepción de Comunicaciones Centros de Gestión de Correspondencia CGC - Ventanilla Única: El despacho y recepción de las Comunicaciones Oficiales se realizará en los Centros de Gestión de Correspondencia de cada seccional y sede de la Cámara de Comercio de Neiva (Pitalito, Garzón y la Plata). Los centros de Gestión de Correspondencia contarán con las herramientas necesarias para dicho proceso y el aplicativo software correspondiente para la administración en línea de las comunicaciones oficiales. Las comunicaciones recibidas, producidas y despachadas por la entidad son oficiales y por consiguiente deben registrarse en el aplicativo software administrador destinado para tal fin. En consecuencia, todas las comunicaciones a despachar sin excepción deben ser elaboradas con base en lo descrito en el Manual de Imagen Corporativa. Link: http://es.calameo.com/read/002531409c025892b5170 Teniendo en cuenta lo anterior, se procede a abrir todo sobre o soporte que contenga la información y se verifica la correcta identificación del destinatario como del remitente. Se debe revisar las firmas de documento y la copia idéntica al original allegada. Se digita en el aplicativo el número de folios correspondientes a la cantidad de hojas que componen el documento hasta la firma del mismo. Se revisan y digita en el aplicativo la cantidad de anexos que componen y acompañan la comunicación. Comunicaciones anónimas: (Apócrifas) cuando una comunicación recibida no lleve esté firmada, ni indique el nombre del responsable de su contenido se considera anónima, sin embargo se debe radicar y remitirse a la oficina correspondiente por su asunto, quien determinará las acciones a tomar. Para los casos en que las comunicaciones sea recibidas directamente por el funcionario de la Cámara de Comercio de Neiva, mediante entrega personal, correo electrónica, fax o a través de un sobre señalado como

http://es.calameo.com/read/002531409c025892b5170

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Restringido o confidencial y que por su contenido se debe radicar, es deber del funcionario proceder a su respectiva radicación oficial en el Centro de Gestión de Correspondencia. Las comunicaciones no radicadas, no tienen valor ni se controlan dentro del sistema de comunicaciones oficiales de la entidad, no son oficiales. 8.4.2 Radicación

Las comunicaciones recibidas externas o despachadas se reciben para su respectiva radicación, proceso que incluye la generación de un Número consecutivo y registro por cada departamento que recibe la comunicación y/o como destino de las comunicaciones recibidas, este consecutivo debe iniciar cada vigencia desde (1), el aplicativo genera por defecto dicho código de radicación. El radicador debe tomar la información correspondiente del comunicado diligenciando cada uno de los campos sugeridos en el aplicativo, (remitente, destinatario, nombre de la entidad origen según el caso, resumen del asunto, cantidad de folios, cantidad de anexos, y por defecto generar la fecha, hora del radicado y el respectivo número consecutivo así: El formato de número consecutivo de radicación es el siguiente: CCNE19-4052 Donde:

CCN : Es la Sigla de la Cámara de Comercio de Neiva E : Comunicación Entrante S : Comunicación Saliente 19 : Vigencia -0001 : Número consecutivo del radicado Ejemplo: CCNE19-4052 - CCNS19-3082 8.4.3 Clasificación de las categorías de comunicaciones oficiales Según su origen o destino, las comunicaciones oficiales se clasifica en:

SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL CODIGO CONSECUTIVOS DE Consecutivo de Comunicaciones COMUNICACIONES OFICIALES Oficiales Salientes - Enviadas CNNS19-3691 CONSECUTIVOS DE Consecutivo de Comunicaciones COMUNICACIONES OFICIALES Oficiales Entrantes - Recibidas CCNE19-4052 8.4.4 Registro de las Comunicaciones Oficiales Las comunicaciones oficiales radicadas deben ser direccionadas al funcionario y dependencia

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correspondiente teniendo en cuenta la lista actualizada de usuarios autorizados, según su nivel de responsabilidad y acceso a las mismas. Se digitaliza la comunicación hasta donde se encuentra la firma del remitente, los anexos se envían con la comunicación original para que el funcionario responsable para el respectivo trámite. 8.4.5 Distribución Una vez radicadas y registradas las comunicaciones en el aplicativo de Comunicaciones Oficiales, se imprimen las planillas de distribución y prueba de entrega de comunicaciones (DAF-CGD-Plantilla-003) a las diferentes dependencias y funcionarios responsables asignados destinatarios para su correspondiente distribución física por parte del mensajero del Centro de Gestión de Correspondencia. El Funcionario Administrador Documental de cada departamento, será el responsable de recibir las planillas de distribución de correspondencia, quien verificará la correcta asignación de dichas comunicaciones en cuanto al asunto respectivo. Firmará y/o Aceptará en la columna de recibo anexando fecha y hora en que las recibe. El Funcionario administrador documental inmediatamente deberá entregar a los funcionarios asignados en su departamento para el trámite y respuesta de las comunicaciones recibidas. 8.4.6 Devoluciones En el evento en que una comunicación asignada, no sea competencia de la dependencia, el funcionario Administrador Documental inmediatamente debe informar al Centro de Gestión de Correspondencia para que se reasigne en el sistema aplicativo de Comunicaciones oficiales de la entidad y por consiguiente se entrega al área y funcionario competente. No firma recibido pero relaciona la respectiva novedad en la columna de recibido. Las planillas de registro y distribución de comunicaciones serán archivadas en el Centro de Gestión de Correspondencia en el Expediente, Serie Documental Controles de Correspondencia, subserie Distribución y entrega de Comunicaciones Recibidas. 8.4.7 Consultas Sucede cuando las entidades o personas solicitan mediante el uso de esta modalidad de comunicación escrita, diferentes asuntos y consideraciones a empresas y personas. Corresponde al funcionario encargado, verificar los términos establecidos para dar respuesta a los peticionarios, pues en aras de proteger el derecho fundamental de petición e independientemente de su resultado, el cual deberá propender porque en cada caso dé una respuesta oportuna resuelva de fondo lo realmente solicitado. Términos de respuesta establecidos para las diferentes modalidades de petición son:

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MODALIDADES PLAZO DE

RESPUESTA

De interés particular: 15 días

De interés general: 15 días

De consulta: 30 días

Solicitudes o Consulta ejecuciones contractuales – Ley 80 de 93 90 días

De información: 10 días

De copias: 10 días

Autenticación de Copias 10 días

Cumplimiento de Normas 10 días

De acceso a expedientes: 3 días

Quejas y Reclamos 15 días

Devolución por incompetencia 10 días

Solicitudes de otras entidades públicas 10 días

Honorables Representantes del Congreso 5 días

Organismos de Control – Entidades Judiciales 5 días

Representantes de los Medios de Comunicación 5 días

9. ADMINISTRACIÓN DE LAS CATEGORIAS DE COMUNICACIONES OFICIALES

9.1 Consecutivo de Comunicaciones Oficiales Salientes Enviadas (CNNS19-4250) Son las comunicaciones escritas y demás documentos adjuntos, generados por las funciones de Cámara de Comercio de Neiva, con destino a otras entidades o a personas naturales en ejercicio de sus funciones. 91.1 Etapas de envío 9.1.2 Elaboración Responsables (Funcionarios oficina productora) Todas las comunicaciones oficiales impresas que se produzcan para ser enviadas por las diferentes dependencias de la Cámara de Comercio de Neiva, deberán ser elaboradas de acuerdo con lo establecido en el manual de Imagen corporativa, para el efecto, la dependencia que genera la comunicación y el Centro de Gestión de Correspondencia deberán tener en cuenta lo siguiente: Anexo No. 3. Plantilla modelo de Comunicación Oficial Saliente (E) Elaborar la comunicación en original dirigido al destinatario mediante el aplicativo Docxflow.

Original: Destinatario

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Primera Copia: Remitente: Se envía con la Original para la toma del recibido externo, cuando regresa debidamente firmada (recibida por el Destinatario), esta se incluye en el expediente de (Consecutivo de Comunicaciones Salientes) de la CCN, o si esta corresponde por asunto a temas específicos de otros procesos se debe anexar en el expediente respectivo. Claramente quedará incompleto el Consecutivo de Comunicaciones Oficiales Enviadas, esta novedad se relaciona en el acta de cierre de la carpeta.

En el caso de sobre (Manila) cuando una solicitud va dirigida a otra ciudad, la dependencia responsable, prepara el respectivo paquete, con los datos exactos y necesarios correspondientes del (destinatario y remitente), dejándolo abierto, para que cuando llegue a la Ventanilla única se pueda revisar su contenido. Allí una vez radicado procederán a cerrarlo, dejando la copia grapada por fuera del mismo para la toma de la correspondiente firma de recibido y radicado externo.

Verificar que las comunicaciones contengan los datos completos del (los) destinatario(s).

Nombre, cargo, entidad, dirección, piso, apartado aéreo, fax, ciudad, departamento y país.

Confrontar el número de anexos.

Constatar que el contenido del original sea idéntico al de las copias.

Verificar que la comunicación esté debidamente firmada.

Debe citarse en la parte inferior izquierda de las comunicaciones, la cantidad de folios y cantidad de anexos que los acompañan y las iníciales de la persona que elaboró el documento.

Las copias extras en las comunicaciones, se deben anunciar con los nombres, cargos, entidades, direcciones y elaborar los sobres respectivos.

Las comunicaciones que no cumplan con estas normas, serán devueltas sin excepción a la dependencia correspondiente por parte del Centro de Gestión de Correspondencia en los recorridos establecidos para la entrega y recepción de comunicaciones. El Centro de Gestión de Correspondencia solo se encarga del despacho controlado de las comunicaciones y su respectiva prueba de recibido por parte del destinatario.

Procedimientos Responsables (Funcionario oficina productora) Revisa y firma el documento. Prepara el sobre con los siguientes datos, este lo debe entregar abierto a la oficina de Gestión de Correspondencia:

1. Datos del remitente Nombre de dependencia productora Nombre de Funcionario Dirección

2. Datos del destinatario:

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Nombre de entidad Nombre destinatario Cargo (Sí se conoce) Dirección y teléfono Ciudad

Responsables (Funcionario oficina productora) Entrega el documento en original y copia con anexos (si los hay), su respectivo sobre de envío abierto y el documento original inicial de la solicitud si la hubo (Antecedente), a la oficina Centro de Gestión de Correspondencia. 9.2.3 Recepción Todas las comunicaciones oficiales impresas que se produzcan para ser enviadas por los diferentes Grupos Administrativos de la Cámara de Comercio de Neiva, con destino a otras entidades, se entregarán exclusivamente en el Centro de Gestión de Correspondencia ubicado en Recepción. (Registro y Despacho Oficial) Horario de Atención: Se establece que el servicio de recepción de las comunicaciones oficiales enviadas será en el mismo horario y frecuencia establecidos así: De 7:00Am a 5:00 PM. 9.2.4 Registro de información Responsables (Funcionario del Centro de Gestión de Correspondencia) Paso 1. Recepciona el sobre con la original y copia y se indexa la información requerida en los campos

mínimos establecidos en el Aplicativo (Software) utilizado.

Se debe ingresar a la base de datos como mínimo los siguientes datos:

Nombre del remitente Interno Nombre del destinatario Externo Nombre de la Empresa Destino Fecha del documento. Nombre de la Dependencia remitente. Número de radicación de origen. (No. del radicado del Antecedente Entrante) (Si aplica). Número de folios. Número y descripción de los anexos. Fecha de radicación del documento

Una vez se ingresen los datos, el sistema genera un registro único de radicación y se valida la información para generar un rótulo con los siguientes datos:

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Número de radicación (CCNE19-5230) Fecha y hora de radicado Destinatario Remitente Asunto Número de folios Número de anexos

A la copia del documento radicado se le debe imprimir el sello húmedo de “Copia” al frente en la parte inferior derecha del documento. (Se asegura este procedimiento para digitalizarlo una sola vez). A las comunicaciones copia igualmente se les debe colocar el respectivo rótulo de Radicación y de escaneado. Las comunicaciones con copia a funcionarios internos, se les debe imprimir el Sello de “Copia Controlada”.

9.2.5 Radicación Procedimiento Responsables (Funcionario Grupo de Gestión de Correspondencia) Todas las comunicaciones oficiales enviadas que emitan los diferentes Grupos Administrativos, deberán ser radicadas en el Centro de Gestión de Correspondencia sin excepción, en el sistema aplicativo utilizado. El número consecutivo de Radicación, será asignado por defecto por el aplicativo Sistema (Software) utilizado. El número consecutivo asignado debe corresponder iniciando desde 1 para todos los Grupos Administrativos en cada Vigencia. (Un solo consecutivo general para todas). Ejemplo: CCNS19-5247 corresponde a la primera comunicación radicada y despachada El Centro de Gestión de Correspondencia, debe asegurar conformando cada año los expedientes de consecutivos de comunicaciones Enviadas, al completar el total de 200 folios por carpeta, esta se debe cerrar oficialmente mediante la elaboración del Acta de Cierre de Consecutivos de Correspondencia. (Ver Anexo 2) Acta de cierre de Correspondencia. 9.2.6 Escaneo Se digitaliza la comunicación remisora hasta donde se encuentra la firma, los anexos no se digitalizan, estos

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se envían con la comunicación original al destinatario, solo se referencia la información correspondiente a la cantidad de hojas del anexos, etc. En el aplicativo Software.

El Escaneo permite la digitalización de los documentos producidos y recibidos por la Cámara de Comercio de Neiva, lo cual facilita el acceso a estos a través de la intranet y garantiza la integridad de los documentos originales al ser manipulados cuando sean estrictamente necesarios.

Procedimientos Responsables (Funcionario Centro de Gestión de Correspondencia)

Paso 1. Debe mantener en su orden de clasificación la correspondencia en su puesto de trabajo evitando enrredos, (Entrantes y Salientes).

Paso 2. Prepara los documentos liberando de ganchos, bandas de caucho, posibles dobleces y demás elementos que puedan impedir la digitalización normal de los documentos.

Paso 3. Se debe garantizar la total legibilidad de la imagen digital, si esta no garantiza una lectura clara, se debe escanear nuevamente aumentando la resolución del scanner, hasta lograr una imagen óptima.

Paso 4. La imagen lograda debe nombrarse con el mismo número de radicación. Ejemplo: CCNE19-5624, lo anterior para ligar la imagen a la base de datos de Radicados enviados del Sistema.

Paso 5. El Sistema soporte de escaneo de documentos debe garantizar antes de convertir el

documento en formato PDF, la opción de limpiar la imagen, quitando todo tipo de manchas, sombras, líneas, marcas de ganchos, dobleces, perforaciones, etc. Se debe asegurar una imagen totalmente legible y limpia.

Paso 6. La imagen se debe convertir a formato PDF y subir al servidor para su respectiva consulta en

línea mediante el Sistema aplicativo (Software) de correspondencia utilizado. La imagen de este documento debe ser ligada al expediente correspondiente por asunto y contenido.

Estos documentos deben ser digitalizados y ligados a la base de datos del sistema aplicativo utilizado a más tardar una (1) hora después del proceso de radicación, antes de su respectiva distribución, física y electrónica. Por seguridad e integridad del proceso, la Información, los documentos, una vez digitalizados y ligados al Sistema, no se puede modificar, anexar o eliminar. (Manipulación del Sistema). El sistema aplicativo utilizado debe garantizar ningún tipo de manipulación posterior a su actualización. (Niveles de acceso y manipulación del Sistema). 9.2.7 Distribución Responsables (Funcionario Centro de Gestión de Correspondencia)

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Procedimientos Paso 1. Sella el sobre e imprime la planilla de distribución de correspondencia establecida para el

control de los despachos de correspondencia Enviada (Ver Anexo 4) Planilla de distribución de correspondencia Enviada. Horarios de entrega para la distribución mensajería externa comunicaciones Oficiales Enviadas (E). Estas se entregan el día siguiente a los mensajeros externos (Mensajería externa), para su respectiva distribución. Hora de Salida 8:30 AM. Con las respectivas planillas para distribución urbana. Paso 2. Entrega al mensajero externo para la distribución por intermedio de la empresa encargada

del servicio de mensajería. Paso 3. Archiva la segunda copia del documento sin los anexos, en la serie documental Consecutivo

Comunicaciones Enviadas (E). Para los casos de comunicaciones con destino fuera de la ciudad, se asegura el envío mediante el servicio de mensajería certificada externa, los números de colillas o despachos asignados para cada comunicación enviada, se relacionan en la casilla correspondiente por comunicado, este no es prueba de entrega solo de envío. La empresa de mensajería debe devolver al Centro de Gestión de Correspondencia de la CCN, las planillas propias del servicio donde constate y/o certifique la entrega efectiva al destinatario propuesto. Una vez se reciba la copia del documento con el comprobante de recibido, si esta y su asunto no corresponde a ningún expediente (Serie Documental específico), se archiva en el Expediente de comunicaciones Enviadas. Pero si la comunicación corresponde específicamente a un asunto y serie documental se debe archivar en el que corresponda en su orden lógico cronológico dentro del mismo expediente. Las planillas de control de entrega de comunicaciones Enviadas se deben archivar en las carpetas correspondientes (Expediente serie Administración Documental, Controles de correspondencia Planillas de Comunicaciones Enviadas). 9.2.8 Firmas Autorizadas. Solo el personal directivo (Presidente, Directores, Jefes de Departamento y Coordinadores) están autorizados para firmar Comunicaciones Oficiales Enviadas. Toda Comunicación Oficial Enviada firmada por personal de otro nivel jerárquico, no se debe radicar y tramitar, esta se devuelve inmediatamente al funcionario para la respectiva modificación y/o visto bueno de su jefe inmediato. 9.3 Consecutivos Comunicaciones Oficiales Entrantes - Recibidas (CCNE19- 0001) Son las comunicaciones escritas y demás documentos adjuntos, dirigidas a funcionarios de la CÁMARA DE

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COMERCIO DE NEIVA - CCN recibidas en el Centro de Gestión de Correspondencia, único punto oficial para el ingreso de las comunicaciones. Horario de Atención, recepción y radicación: De lunes a Viernes de 7:00 AM a 5:00 PM 9.3.1 Recepción. Procedimientos Responsables (Funcionario Grupo de Gestión de Correspondencia) Consiste en recibir y revisar la correspondencia que llega a la Cámara de Comercio de Neiva y sus Seccionales y sedes, procedentes de apartados aéreos, oficinas de correo, fax y la que se entrega directa y personalmente, en los Centros de Gestión de Correspondencia.

Una vez cumplidas las anteriores indicaciones, se procederá a abrir todo sobre o soporte que contenga la información y se verifica la correcta identificación tanto del remitente como del destinatario.

Se revisa la(s) firma(s) del documento y la copia idéntica al original presentado, cuando sea el caso. Se verifica la cantidad de anexos que acompañan la comunicación. Se registra la información en los campos del Sistema Aplicativo Docxflow. El sistema asigna un número consecutivo de radicación a cada comunicación oficial, con constancia

de fecha y hora de recibo. Se digitaliza la comunicación remisoria hasta donde se encuentra la firma, los anexos no se digitalizan

en el centro de gestión de correspondencia, estos se envían con la comunicación original para que el funcionario responsable analizando el o los soportes adjuntos a la comunicación remisora, los encadene al proceso respectivo, previo escaneo de los mismos en el área correspondiente.

Se envía y/o distribuye al destinatario interno responsible del asunto únicamente de forma electronica mediante el Uso del Aplicativo Docxflow, bandejas de Entrada, el físico de esta se conserva archivándose en las carpetas de consecutivos de Correspondencia. ma física. El sistema aplicativo utilizado debe garantizar la distribución y/o asignación electrónica de las comunicaciones oficiales recibidas.

Toda comunicación recibida en sobre cerrado con destino a la Cámara de Comercio de Neiva, es abierto y se radica oportunamente, igualmente la copia presenta por el usuario recibe el consecutivo de radicación. La correspondencia personal no se abre, ni tendrá ningún registro dentro de la función del Centro de Gestión de Correspondencia, será entregada en los puntos de acopio establecidos. La correspondencia personal se identifica por no traer relacionado el cargo y la dependencia en la cual labora el funcionario destinatario. Se recomienda que cada funcionario actualice la dirección de correspondencia para que esta llegue a su lugar de residencia. Los sobres que no se deben abrir se clasifican en tres grupos:

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a.) Personal b.) Publicaciones c.) Propuestas d.)

Responsables (Funcionario Centro de Gestión de Correspondencia – Ventanilla Única) Paso 1. Identificar y verificar si la correspondencia está dirigida a Cámara de Comercio de Neiva, de

no ser así se realiza la respectiva devolución.

Toda la información allegada en diferentes formatos, (planos, mapas, Cds, Cassettes, Libros, videos, etc.) se radicarán si vienen como anexos a una comunicación, de no ser así, estos se reciben pero no se radican y se entregan a la mano al funcionario destino. Se garantiza un control de ingreso especial de estos soportes, en el Formato Recepción de Material en otros soportes

Paso 2. La correspondencia particular y/o personal (extractos bancarios, recibos de cuentas

personales los folletos, las publicaciones periódicas y el material bibliográfico, no constituye trámite, para control por parte del CGC), no da lugar a trámite alguno y será enviada al destinatario sin ser radicada.

Paso 3. Cuando se trate de publicaciones, tarjetas de invitaciones o similares se le imprimirá solo el

sello húmedo para indicar allí la fecha de recibido y se referenciara a mano únicamente. No se radican.

Paso 4. La correspondencia oficial, el sobre se abre y se verifica que lo anunciado (Anexos) estén

completos, de no ser así, se debe colocar la respectiva observación. Correspondencia anónima. Cuando una comunicación no esté firmada, ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considera anónima y debe ser remitida sin radicar a la oficina del funcionario correspondiente, este determina las acciones a seguir. Las comunicaciones anónimas, cuando vienen a nombre de algún funcionario de la CCN, se deben radicar, incluyendo la observación esta corresponde a una comunicación apócrifa. 9.3.2 Tipos de Trámites Comunicaciones Oficiales Entrantes - Recibidas (E). 9.3.2.1 Derechos de Petición, quejas y Reclamos Si se trata de derechos de petición, quejas y reclamos, demandas u otros documentos jurídicos, una vez radicados, el Centro de Gestión de Correspondencia deberá enviar de manera inmediata el documento a la persona encargada delegada de atender los PQR, (Departamento Jurídico) quien debe asegurar dentro del expediente físico de Derechos de Petición, una copia completa del documento. Delegando a los abogados

GESTIÓN FINANCIERA



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correspondientes para la respectiva revisión y proyección de respuesta. (Ver Instructivo de Atención y trámite de Peticiones, Quejas y Reclamos DAF-CGD-I-005).. En el Sistema aplicativo utilizado, debe garantizar la caracterización de la categoría de comunicación a atender (Derecho de Petición, Queja o Reclamo), para que este por defecto asigne el tiempo de respuesta previsto para cada tipo de comunicado, dentro del sistema para su respectivo control (Semaforización). 9.3.2.2 Correspondencia Recibida vía Fax Responsables (Todos los Funcionarios) Los funcionarios de la Cámara de Comercio de Neiva, son los encargados de tomar de los faxes y definir su respectiva radicación. (Son comunicaciones oficiales los documentos radicados). Responsables (Funcionario Centro de Gestión de Correspondencia - Recepción) En los dos casos el Centro de Gestión de Correspondencia recibe el Fax y lo radica, si posteriormente llega el documento original, éste recibe el radicado inicial del fax y será entregado al destinatario. El Centro de Gestión de correspondencia debe controlar la radicación de los Faxes para no volver a radicar los originales allegados. Nota: los faxes que estén en papel químico, se deben fotocopiar para garantizar su durabilidad y legibilidad. 9.3.2.3 Documentos Electrónicos Recibidos – Correos Las comunicaciones recibidas por este medio, que requieran trámite, serán impresas y enviadas al Centro de Gestión de Correspondencia para su respectivo trámite de radicación, por el funcionario interesado.

GESTIÓN DE ARCHIVOS

10. Generalidades

Los archivos están conformados por el conjunto de documentos, generados o recibidos, sea cual

fuera su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

De acuerdo con el ciclo vital de los documentos se generan tres tipos de archivos:

Archivos de Gestión

CAPÍTULO III

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Archivo Central Archivo Permanente o histórico

10.1 Políticas de Operación

La organización y el seguimiento a los archivos de la Cámara de Comercio de Neiva, se hará conforme

a los principios establecidos en la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos. Al respecto se precisa:

El Comité de Archivo fue creado por medio de la Resolución 238 del 2015 y fue concebido

como un Órgano Asesor de la Alta Dirección responsable de definir las políticas, los programas

de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos

y de la correspondencia del Ministerio.

El proceso de Gestión Documental – Centro de Gestión de Archivos, conjunto de actividades

administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización

de la documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destino final, con el

objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.

Todos los archivos de la Cámara de Comercio de Neiva deben ser ordenados conforme a lo

establecido en la Tabla de Retención Documental de cada dependencia.

La actualización de las Tablas de Retención Documental de la Cámara de Comercio de

Neiva es un proceso administrativo y técnico, cuya responsabilidad está a cargo del Centro de

Gestión de Archivo en coordinación con todas las dependencias.

10.2 Archivos de Gestión

Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa

por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación y trámite se realiza para dar

respuesta o solución a los asuntos iniciados.

Para la organización de los Archivos de Gestión en las oficinas de la Cámara de Comercio de Neiva

se requieren los siguientes elementos:

Carpeta yute tamaño oficio con una capacidad para almacenar 200 folios máximo para la

conservación de los documentos que corresponden a una serie documental. No se organizarán

carpetas con una capacidad superior a la anteriormente mencionada.

Rótulos para la identificación de las Unidades de Conservación. Los rótulos se colocarán en la

parte inferior derecha de la carpeta.

Las carpetas que conforman el archivo de gestión deben ubicarse en las Cajas X-200 respectivas

precaucionalmente hasta su respectiva transferencia al Archivo Central para su conservación.

GESTIÓN FINANCIERA



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El acceso al área de archivo debe ser restringido al funcionario responsable por la custodia de los

documentos.

10.2.1. Proceso de Organización

La organización de los archivos de gestión debe realizarse según lo establecido en el procedimiento DAF-CGD-I-002 “Conformación de Expedientes”. Al respecto se debe tener en cuenta lo siguiente:

La apertura, conformación y actualización de los expedientes debe basarse en la Tabla de Retención

Documental (TRD), última versión. Ver ruta compartida: iso9001 en “ccnimagenes”(Z:) / GESTIÓN DOCUMENTAL / TRDCcn.

Cada proceso y flujo documental identificado tiene personal asignado, encargado de ejecutar las

acciones y por consiguiente tramitar los registros soporte requisito y evidencia de los mismos; por consiguiente las unidades administrativas correspondientes, con base en las Tablas de Retención Documental aprobadas, deberán abrir, ordenar y asegurar la conformación de los respectivos expedientes parte de su archivo de gestión.

El Administrador documental designado por proceso, deberá garantizar la aplicación de las directrices

dispuestas en el presente instructivo, quien será el primer responsable certificador de la calidad de dicho proceso.

Aunque la responsabilidad recae en el Administrador Documental designado, no se exime al dueño

del proceso jefe de cada área administrativa de velar porque su Dirección y/o Departamento responda eficientemente por la organización, conservación, custodia y consulta de su Archivo de Gestión.

Cada vez que durante el proceso de conformación de los expedientes se presenten posibles

modificaciones o actualizaciones al flujo de registros y por consiguiente a la Tabla de Retención Documental, se debe nuevamente diligenciar la plantilla No. 001, recurrente para nuevas versiones (DAF-CGD-Plantilla-001). La cual se debe imprimir y firmar por los responsables. No se aplica, hasta tanto no se socialice y apruebe en Comité de Gestión Documental. Ver ruta compartida: iso9001 en “ccnimagenes”(Z:) / GESTIÓN DOCUMENTAL / <<TrdCCN

Por ningún motivo deben crearse carpetas identificadas como “Varios”, “Correspondencia

enviada”, “Correspondencia recibida”, “Memorados internos o externos”. Etc

Cuando un documento incluya anexos, éstos se ordenarán cronológicamente, conservando el

orden original, revisando si existen duplicados, los cuales se eliminarán, solo se dejará un solo

documento de cada asunto, siempre respetando el orden cronológico.

Los borradores, incluyendo manuscritos, una vez oficializado el documento respectivo con

la firma del funcionario responsable, serán eliminados por el encargado del Trámite. Por

GESTIÓN FINANCIERA



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ningún motivo se almacenará este tipo de documentos en los Archivos de Gestión.

No se podrá archivar documentos duplicados o borradores, o aquellos innecesarios que ya

perdieron su valor de consulta (obsoletos).

Los documentos se archivarán previa verificación de que su trámite ha concluido.

No se utilizará papel ecológico para elaborar las comunicaciones ya que con el tiempo, la

información pierde nitidez.

De la misma manera, cuando se utiliza papel químico (papel térmico) para la impresión de

los faxes, se recomienda reproducirlos o fotocopiarlos sobre papel que garantice su

permanencia y durabilidad. Este papel contiene demasiada acidez y la luz, el calor y la

manipulación borran los caracteres impresos en él. Además, transmite acidez a los documentos

y los pone amarillos.

Las carpetas serán organizadas en estricto orden cronológico de tal manera que al abrir la

carpeta, se encuentra el primer documento que generó el trámite y el último, será el que tiene la fecha más reciente.

Foliación de Expedientes compuestos:

Corresponde a expedientes que contienen una o varias carpetas con un mismo asunto, ejemplos: Expedientes de la Serie Contratos, Historias laborales, Ordenes de Compra, Registro Mercantil, Afiliados, etc.

Estos se deben foliar consecutivamente hasta el último volumen del expediente, Ejemplo: Volumen.1: termina en 198, se inicia el segundo volumen con 199, 200, 201 y así consecutivamente.

EXPEDIENTE

VOLUMEN 1

201

202

VOLUMEN 2

200

199

Documento más nuevo

Documento más Antiguo

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Foliación de Expedientes Simples:

Corresponde a expedientes que contiene una o varias carpetas con asuntos homogéneos, ejemplos: Expedientes de la Serie Actas, Comunicaciones Oficiales, Resoluciones, Certificados, Informes de Gestión, etc. Cada carpeta o tomo se folia individualmente.

a. Una vez creada la primera carpeta del expediente se debe inmediatamente incluir dentro del Formato

único de inventario documental – FUID de la Dirección y/o el Departamento a la que pertenecen los registros, Ver Formato DAF-CGD-F-004 y el Instructivo para el Diligenciamiento del Inventario Documental (DAF-CGD-I-008), formato para el control de existencia de carpetas y expedientes en los archivos de gestión, el cual se debe imprimir al momento de las respectivas transferencias documentales al Archivo Central. Documento soporte del trámite.

b. Con fines de consulta, mínima manipulación física, conservación y preservación de los diferentes expedientes, documentos y registros, la Cámara de Comercio de Neiva adoptará y aplicará las directrices establecidas por el Archivo General de la Nación relacionadas a los procesos de digitalización certificada,

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los cuales mediante la debida aprobación del Comité Interno de Archivo determinará con base en las Tablas de Retención y Valoración Documental los expedientes a digitalizar. Proceso que incluye la digitalización de los documentos en físico una vez se cierre el expediente. (último asiento, registro), con base en el flujo de documentos establecido para el proceso según sea el caso. Dicho proceso debe asegurar la ubicación y recuperación de cada registro digital mediante el uso de la herramienta oficial destinada para la administración y la consulta oportuna de los mismos.

c. Cada una de las unidades de conservación (carpetas) que conforman los expedientes se deben rotular,

identificar consecutivamente en la parte inferior izquierda y debe contener como mínimo los siguientes datos:

Nombre de la Entidad: Cámara de Comercio de Neiva Nombre de la Dirección o el Departamento responsable de los documentos Código de la Serie Documental descrita en la TRD Nombre de la Serie Documental descrita en la TRD: Ejemplo. (Historia Laboral) Asunto del expediente Ejemplo: (Ramiro Alexi Sandoval Alarcón C.C. 72.185.325) Fechas Extremas: Fecha Inicial y Fecha Final Número de la carpeta dentro del total que conforman el expediente: Ejemplo: (2/5) Cantidad de Folios: Ejemplo: (198 del 203 al 401) Número de Caja: Ejemplo: 2345

Ejemplo: Rótulo

a. Para el caso de los Registros Mercantiles se debe Indicar en el Asunto el Nombre de la Empresa y el Nro. De matrícula. (expediente del matriculado).

b. Una unidad de Conservación (Carpeta) debe contener en promedio 200 folios.

10.2.2 Transferencia Documentales

La transferencia de Archivos de Gestión deberá efectuarse de conformidad con lo estipulado en la

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Tabla de Retención Documental y el Instructivo DAF-CGD-I-009 “Transferencias Documentales”. Al

respecto se deben considerar las siguientes instrucciones:

Las dependencias productoras deben realizar las transferencias al Archivo Central anualmente

de conformidad con el calendario de transferencias elaborado por el Centro de Gestión de

archivos en el formato DAF-CGD-F-004 “Inventario Documental”.

Deben trasladarse solamente las series que determine la tabla de retención documental de

la dependencia, el Archivo Central no recibirá series o subseries (carpetas o expedientes) que

no estén registrados en la respectiva tabla.

Los encargados de preparar la documentación para remitirla al Archivo Central, deben revisar

la tabla de retención de su dependencia para constatar que las carpetas o expedientes

correspondan a las series previamente enumeradas. En ningún caso dicho trabajo se

encomendará a personas que no conozcan la documentación.

La documentación se remitirá desprovista de gomas elásticas, grapas, clips metálicos o

cualquier otro elemento que pueda ser perjudicial para la correcta conservación del

documento.

Las carpetas, tapas (empastes) etc., que se encuentren muy deterioradas, deben ser sustituidas

por otras nuevas.

La documentación debe remitirse al Archivo Central guardada en cajas de cartón para archivo

definitivo, las cuales serán suministradas por el Archivo Central, optándose por el tamaño

estándar (X 200). Estas cajas serán llenadas en su totalidad y se debe evitar a toda costa dejar

cajas semivacías.

Las cajas deben numerarse de forma correlativa de modo que su número coincida con el

que figure en la relación de entrega o impreso facilitado por el Archivo Central. Su marcación será con lápiz negro, de tal manera que permita al Archivo Central marcarla en impreso.

10.2.3 Diligenciamiento Formato Único de Inventario Documental

El formato DAF-CGD-F-004 “Inventario Documental” debe diligenciarse de la siguiente manera:

Entidad Productora: Nombre completo o razón social de la entidad que produjo o produce

los documentos.

Oficina productora: Coloque el nombre de su oficina, pues es la que conserva la documentación tramitada.

Hoja No: Numere cada hoja del inventario c onsecutivamente. Registro de entrada: Escriba la fecha. Código: Escriba el número de la dependencia

Número de Orden: Escriba consecutivamente el número correspondiente a cada una de las series

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(carpetas o expedientes).

Serie: Escriba el nombre de la serie documental - Título de la carpeta

Fechas Extremas: Registre la fecha inicial y fecha final del primer documento con el cual se abrió la carpeta o expediente y la del documento con la cual se cerró.

Unidad de conservación: Escriba el nombre de la unidad de conservación (carpeta, Libro, legajo, tomo, etc.)

Número de folios: Escriba el número de folios (hojas) de las unidades de conservación con lápiz negro

en la parte superior derecha de la hoja, como a 2 cm del margen izquierdo superior.

Notas: se consignarán datos que sean relevantes y que no han sido registrados en las columnas.

Por ejemplo: el estado de las carpetas o de las unidades documentales.

10.3 Archivo Central

En este archivo se agrupan todos los documentos transferidos o trasladados por los distintos

Archivos de la Cámara de Comercio de Neiva, una vez finalizado su trámite, de acuerdo al tiempo de

retención establecido en la Tabla de Retención, y son objeto de consulta por las propias oficinas.

Se precisan las siguientes reglas:

Al recibir los documentos en el archivo central, se debe efectuar una revisión de las unidades

transferidas, verificando su integridad y asegurándose que correspondan a la información

contenida en el inventario.

Luego, se ubicará la documentación y se dará una signatura topográfica definitiva de acuerdo con el lugar que esté ocupando cada unidad de conservación. Se deben correlacionar en el inventario

Sistematizado la signatura y unidad de conservación. En esta fase se desarrollan las actividades de organización, consulta, conservación y disposición final establecidas en el procedimiento

DAF-CGD-I-009 “Transferencia Documentales” cuya responsabilidad corresponde al Archivo

Central.

La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo estipulado en las

tablas de retención documental y antes de transferir al archivo histórico se aplicará la disposición

final y procedimientos previstos en las mismas.

El Archivo Central deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al público en general, de acuerdo a las normas que lo regulen.

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10.4 Archivo Permanente o Histórico

Archivo al cual se transfiere la documentación del archivo central que por su valor probatorio, histórico,

cultural, científico y administrativo debe conservarse permanentemente, dado además, el valor que

adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. (TRD y TVD). 10.4.1 Conservación Total de Documentos

La conservación total debe aplicarse a todos aquellos documentos que tienen un valor para la

investigación, la ciencia y la cultura, poseen valores secundarios, los cuales obedecen a otras

motivaciones que no son la propia finalidad del documento, debidamente registrados en las Tablas de

Retención y Valoración Documental de la Cámara. (Cuadro de Clasificación Documental – DAF-CGD-T-

006).

Estos valores sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción, como fuente primaria para la

historia y como testimonio de la memoria colectiva, es decir pueden ser testimoniales, informativos o

históricos.

Estos documentos de valor permanente constituyen el Patrimonio Documental de la institución que

los creó y los utiliza. Su contenido informa sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y

políticas de la Cámara de Comercio de Neiva, convirtiéndose en testimonio de su actividad y

trascendencia, así mismo, son patrimonio documental del Estado. (Ver Sistema Integrado de

Conservación SIC – DAF-CGD-N-003)

En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los

documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para los documentos, sistemas de

almacenamiento de información en distintos soportes que permitan su recuperación con el paso del

tiempo.

La conservación y la preservación de documentos requieren de espacios y unidades de conservación

apropiadas. Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Diagnóstico integral Sensibilización y toma de conciencia Prevención y atención de desastres Inspección y mantenimiento de instalaciones Monitores y Control de condiciones ambientales Limpieza de áreas y documentos Control de Plagas Apoyo administrativo y financiero a la producción documental

Almacenamiento y realmacenamiento (Determinación de Unidades de conservación y almacenamiento).

Intervención de primeros auxilios para documentos Aseguramiento de la Información en diferentes medios y soportes.

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10.5 Eliminación de documentos

Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o

contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología, relacionados en las Respectivas TRD de la Cámara de Comercio de Neiva. (Ver Instructivo Proceso de

eliminación de Documentos – DAF-CGD-I-010) Para eliminar documentos de archivo, se debe tener en cuenta los siguientes principios:

El primero que debe observarse es aquel según el cual los documentos inactivos que han sido de

antemano señalados como eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumpla el

plazo fijado por las Tablas de Retención Documental.

Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la

correspondiente Tabla de Retención Documental.

En las eliminaciones primarias el responsable de la oficina productora informará al Coordinador

de Gestión Documental de la Cámara de Comercio de Neiva, las eliminaciones que se tienen proyectadas conforme a la Tabla de Retención Documental de cada dependencia.

Las eliminaciones secundarias, serán responsabilidad del Coordinador de Gestión Documental

de la Cámara de Comercio de Neiva, quien deberá aplicar las Tablas de Retención y Valoración

de la Entidad y levantar un acta acompañada del respectivo inventario de eliminación de series

y subseries que cumplieron con el tiempo de retención establecida. 10.6 Comité de Archivo

Es el Grupo Asesor de la Alta Dirección, responsable de definir en la Cámara de Comercio de Neiva las

políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y

técnicos de la gestión documental de la Entidad. Creado por medio de la Resolución 238 del 13 de

mayo de 2015, Conformada por los siguientes cargos:

Ver reglamento del Comité de Archivo – DAF-CGD-R-003

Presidente Ejecutivo o su delegado Director de Control Interno y SGC o su delegado Director Jurídico o su delegado Director Departamento Administrativo y Financiero o su delegado Director Departamento de Promoción del Comercio, Emprendimiento y Eventos o su delegado. Director Departamento de Competitividad e Innovación o su delegado Coordinador de Sistemas Informáticos o su delegado Líder de Gestión Documental o su delegado Administrador Documental invitado Podrán asistir al Comité con voz pero sin voto, aquellos funcionarios o particulares que puedan

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aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes.

10.7 Tabla de Retención Documental TRD

Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una dependencia

en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de

archivo y su destinación final.

Es la herramienta gerencial que clasifica, bajo categorías denominadas Series, todos los documentos y registros de la Cámara de Comercio de Neiva, organizados por cada uno de los procesos, Departamentos, Direcciones, Coordinaciones y Dependencias, a las que se les establecen los tiempos de retención durante su ciclo de vida.

Las Tablas de Retención pueden ser generales o específicas de acuerdo a la cobertura de las mismas.

Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución, también conocidos como documentos facilitativos.

Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo, por ejemplo:

Historias Clínicas, Actas de Sesiones del Congreso. 10.7.1. Objetivo

Ejercer un estricto control sobre la producción, organización y utilización de los documentos en los

Archivos de Gestión, pues estos serán objeto de transferencia al Archivo Central, logrando el

propósito de agilizar y racionalizar la gestión administrativa, establecer responsabilidades sobre el

manejo de los documentos, atender las peticiones y solicitudes de los ciudadanos y garantizar el

incremento del patrimonio documental de la Cámara de Comercio de Neiva.

Ver Instructivo para la Creación y Actualización de las TRD – DAF-CGD-I-001

10.7.2. Estructura de la Tabla de Retención Documental

La Tabla de Retención Documental” contiene los siguientes conceptos y campos: Entidad Productora: Corresponde al nombre de la Entidad que agrupa toda la estructura jerárquica

( Cámara de Comercio de Neiva)

Oficina Productora: Es la dependencia que genera o conserva la documentación de acuerdo con sus

funciones, asignadas mediante acto administrativo.

Código: Corresponde al Código de la dependencia, generado por el Sistema de

Correspondencia, más el número del sistema de clasificación documental, de las series

documentales y las subseries, identificadas en la Cámara de Comercio de Neiva.

La serie documental: Es la reunión o clasificación de documentos de estructura y contenido

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homogéneo (tipologías documentales producidas en acciones administrativas semejantes). Las series

documentales están asociadas a un asunto o tema en particular, cuya denominación resulta del

análisis del contenido de los documentos y del trámite que los genera.

Subseries documental: Las funciones específicas que identifican un asunto en particular

denominado serie documental, de acuerdo con los procedimientos establecidos para los trám ites

administrativos, pueden variar, lo cual hace que surjan las subseries.

Retención: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el Archivo

de Gestión o en el Archivo Central, tal como se consigna en la Tabla de Reten Sión Documental. Disposición final: Selección de los documentos en cualquiera de sus tres etapas, con miras a su

conservación total (CT), Eliminación (E), Otros Medios (OM) o Selección (S). La selección se impone

cuando la serie documental no se va a conservar totalmente; en este evento, debe practicarse un

muestreo atendiendo las características de la serie:

Conservación total: se aplica a los documentos de valor permanente por disposición legal. Selección: proceso de muestreo mediante el cual se determina la conservación total o parcial de las

series.

Otros Medios: Microfilmación / Digitalización: Es una técnica reprográfica documental, que reemplaza al documento de papel.

Eliminación: el último proceso de la disposición final, mediante el cual se reciclan (se dan de baja de

los archivos) los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal que no tienen valor

histórico, carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y/o la tecnología.

Dentro de la Tabla de Retención Documental de la Cámara de Comercio de Neiva, el diligenciamiento de

la columna Disposición final, implica que a cada serie o subserie se le aplica previamente el proceso

de valoración para definir su conservación permanente, reproducción a través de tecnologías como

digitalización, escáner y o eliminación cuando agotado sus valores administrativos, legales, fiscales,

contables, etc. No tengan o representen valor para la investigación o la selección de algunas

muestras representativas.

Procedimientos: Determina las acciones finales que se ejercerán sobre los documentos. Ejemplo de la Tabla de Retención Documental - TRD:

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Para la Implementación de las Tablas de Retención Documental se deben realizar las siguientes actividades:

Al momento de crear, abrir o conformar un expediente se debe validar sobre el nombre de la Serie

Documental, y los correspondientes tipos y registros. Cada documento a producir, recibir y tramitar dentro un proceso debe estar relacionado con el

contenido exacto de registros de la correspondiente serie documental. Los documentos y/o registros a producir deben corresponder exactamente a la actividad ejecutada

en el proceso, como evidencia del mismo en el tiempo determinado, en el orden en que suceden las cosas.

El uso de los documentos y/o registros de cada proceso deben corresponder a la última versión con base en el Listado Maestro de Registros LMR del Sistema de Gestión de Calidad de la Cámara de Comercio de Neiva.

Cada uno de los documentos y/o registros deben archivarse en las correspondiente expedientes y carpetas según el soporte de información definido para cada uno, electrónico o físico y sus respectivos repositorios oficiales ( Carpeta física y/o electrónica).

Cada expediente se debe foliar, digitalizar, rotular, inventariar y ubicar en su correspondiente Caja

X200 consecutivamente al volumen respectivo por expediente y serie documental.

Procesos de capacitación a empleados sobre el proceso de organización documental y aplicación de

los instrumentos archivísticos.

10. 8 Proceso de Consulta de Información Mediante una estricta estructura de perfiles y niveles de acceso, para los empleados que deben consultar y acceder a la información, el grupo de sistemas de la Cámara de Comercio de Neiva, garantizará y mantendrá actualizado el cuadro de niveles y perfiles de acceso de los sistemas de información oficiales de la empresa, para la actualización y consulta de la información conservada en las diferentes herramientas y de aquellos documentos electrónicos creados o capturados por proceso. Cada Sistema de Información oficial caracterizado dentro de los procesos en la CCN, tendrá su grupo de

SGC

CD S SB I E D F D E D I G AG AC P B P V CT S E MT

1031 31 g

1031 31 2 c 2 0 PV E

i DAF-CSI-F-048 I DE


1031 51 g

1031 51 1 c 1 0 PV E




i SIN I DE


SOP OR T E

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se eliminará

el soporte físico de acuerdo con las políticas ambientales. Estos expediente no

se transfieren al archivo central.

CONVENCIONES

D ISP OSIC IÓN F IN A L

CT - Conservación Total

S - Selección

E - Eliminación

M T - Otros M edios

CÓD I GO

FORMATO

NI VEL

D E ACCESO

SOPORTE TÉCNICO

Cronograma de mantenimiento de Equipos

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se eliminará

el soporte físico de acuerdo con las políticas ambientales.Hoja de vida de equipos

SOP ORTE RETENCI ÓN TRAD I CI ÓND I SP OSI CI ÓN

FI NAL

SOPORTE TÉCNICO

P ROCED I MI ENTOCÓD I GO SERI E

HOJA DE VIDA

HOJAS DE VIDA DE EQUIPOS

SERI ES, SUBSERI ES Y REGI STROS

PB - Público

AG - Archivo de Central E - ExternoDE - Documento Electrónico PV - privado

DIG - Digitalizado

R ET EN C IÓN T R A D IC IÓN N IVEL D E A C C ESO

SGC - Sistema de Gestión de Calidad

Programa de mantenimiento

CODIGO:

DAF-CGD-PL-002

FECHA: 10 DE ENERO DE 2019

VERSION: (2)

CAMARA DE COMERCIO DE NEIVA

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

SECCIÓN: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO - Dirección de T ICS - Cod: 1031 HOJA __1__ DE __1__

Hoja de vida de Computadores

Encuesta de Satisfacción de Sistemas

DF - Documento Físico

Solicitud de asistencia técnica de sistemas

Informe de gestión de soporte técnico

COORDINADOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PRESIDENTE COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO

COORDINADOR DE LA DEPENDENCIA

JEFE DE LA DEPENDENCIAAG - Archivo de Gestión I - Interno

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empleados responsables para su actualización y consulta. Ver Anexos.(Tabla de Niveles y perfiles de Acceso – SINE) DAF-CGD-T-004 y (Instructivo para los procesos de digitalización DAF-CGD-I-006). Para la Consulta de los expediente en físico ubicados en el Archivo Central, la Coordinación de Gestión Documental, establece el cuadro de perfiles y niveles de acceso a estos documentos Ver Anexo Tabla de Perfiles y Niveles de Acceso a expedientes DAF-CGD-T-004, el cual consolida los nombres de los empleados debidamente autorizados para consultar y retirar según el caso los expedientes, en los tiempos y plazos establecidos. Ver ficha de Préstamo.

10.9 Clasificación de la información de acuerdo con su nivel de confidencialidad.

Toda información recibida o producida en cada uno de los procesos de la Cámara de Comercio de Neiva es un activo de valor para ella y como tal debe ser protegida. La confidencialidad de la información propia o en custodia, en la CCN, requiere de la implementación de controles efectivos que aseguren la conservación de la misma. Toda información relacionada con los procesos y actividades de la empresa debe ser clasificada, identificada y tratada como tal por las personas a cargo, de acuerdo con su nivel de confidencialidad, lo anterior permite garantizar la protección de la información contra la pérdida, la destrucción, la divulgación o desvío no autorizado de información contenida en los documentos y registros, con base a los requisitos de cada proceso estructurado por departamento.

ITEM CLASIFICACIÓN TRATAMIENTO

1 PÚBLICA La Información no tiene afectación para la organización. Sin reserva alguna

2 GENERAL La Información no afecta las relaciones con terceros o grupos de interés. Tratamiento especial al interior de la empresa.

3 RESTRINGIDA La información si puede comprometer las relaciones con los grupos de interés, las actividades u operaciones de la empresa.

4 CONFIDENCIAL

La Información puede afectar la posición competitiva de la empresa en el mercado, su estabilidad financiera, la imagen y el buen uso del nombre de la empresa. Se constituye en secreto comercial, industrial, fiscal o de otro tipo.

Tomado de la Sentencia de la Corte Constitucional T-729 del 5 de septiembre de 2002. (Ver Cuadro Registro de Activos de Información (DAF-CGD-T-005)

Los documentos con clasificación de seguridad confidencial, deben ser conservados de forma y tratamiento especial en el archivo central, de tal manera que esta información se pueda mantener en reserva por su carácter adquirido. El acceso a estos documentos clasificados confidenciales, solo pueden ser consultados por el Presidente, su Delegado, Coordinador o Jefe de dependencia debidamente autorizado.

Los empleados o contratistas encargados de administrar los archivos deben mantener la respectiva confidencialidad de la información allí consignada.

El sistema de información correspondiente debe garantizar la respectiva seguridad, respecto al acceso, actualizaciones y copias de seguridad periódicas como constancia de su respectiva

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conservación y administración. Debe permitir visualizar el historial de consulta recibido por cada expediente, a manera de estrategia para minimizar las posibles adulteraciones.

10.10 Preservación y Conservación a largo plazo 10.10.1 Definición Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. Es importante mencionar que en los archivos puede implementarse el uso de diferentes diseños para las unidades de conservación, pero debe tenerse en cuenta que cumplan con las especificaciones recomendadas en cuanto a diseño, uso de materiales en su elaboración y que sean garantía de conservación a largo plazo. Las Especificaciones tienen referentes en cuanto a los materiales de elaboración y el diseño; los materiales tienen parámetros de calidad que se establecen en términos generales y que fueron tomados entre otras de diferentes Normas Técnicas Colombianas. Se hace referencia a la NTC 452:1999, Cajas de cartón corrugado. Especificaciones, a la NTC 4436:1998, Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad y la NTC 5397: Materiales para documentos de Archivo con soporte papel: características de calidad. Para implementar este Sistema, una estrategia fundamental de preservación y conservación lo constituye el adecuado almacenamiento de documentos en cajas y carpetas dependiendo de las diferentes etapas del ciclo vital por las cuales atraviesa la documentación de archivos: por eso se habla de Cajas para Archivo Central ( Ref: X200, X300 y AGN) y Cajas para Archivo Histórico (Ref X100); Carpetas de doble solapa (portada y contraportada) y su correspondiente gancho plástico. Estas son acciones que se enmarcan en la denominada conservación-preventiva proceso mediante el cual se podrá garantizar el adecuado mantenimiento documental ya que se contemplan manejos administrativos, uso de materiales adecuados, adopción de medidas específicas en edificios y locales, sistemas de almacenamiento y depósito, unidades de conservación, manipulación y mantenimiento periódico entre otros factores. (Tomado de: Archivo General de la Nación. Reglamento General de Archivos. Artículo 59. Parágrafo Primero). 10.10.2 Alcance El Proceso de Preservación y Conservación Documental contempla en términos generales los siguientes aspectos: Situación actual:

No existen espacios locativos con las mínimas condiciones de conservación Documentación que presenta un sistema de almacenamiento inadecuado Documentación que no presenta ningún tipo de almacenamiento Unidades de conservación no adecuadas

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Objetivos: Planear, desarrollar, coordinar e implementar procesos de organización, limpieza y mantenimiento

documental Identificar las características y condiciones físicas de los documentos Asociar los problemas de almacenamiento con las directrices archivísticas existentes Gestionar recursos de acuerdo con las necesidades

Dirigido a: Personal directivo responsable del manejo de los archivos en la entidad Personal técnico y profesional encargado y relacionado con la manipulación de los archivos Personal encargado de los depósitos donde se encuentra la documentación

Campo de Aplicación: Se debe implementar a través de la Coordinación de Gestión Documental de la CCN, mediante el

Reglamento de Archivos y El Programa de Gestión documental. Se debe garantizar el uso de cajas y carpetas adecuadas en la aplicación de las Tablas de Retención y

de Valoración documental a través de la regulación de uso de materiales en las transferencias documentales oficiales primarias.

Espacios de manejo de procesos técnicos de organización documental

Oficinas

Salas de consulta

Con base en lo anterior y el diseño e implementación del Panorama de Riegos archivísticos, se establecen las respectivas estrategias que garanticen la conservación a largo plazo de los documentos y registros tanto físicos como electrónicos.

El desarrollo de este procedimiento involucra las siguientes actividades:

Desde el inicio, creación, diligenciamiento, impresión y trámite de los registros, se deben tener en cuenta las diferentes consideraciones respecto a calidad de los materiales en uso y perdurabilidad como características mínimas para la conservación a largo plazo de los documentos.

Diseño, estructura e implementación del Sistema Integral de Conservación SIC de la Cámara de Comercio de Neiva.

Diseño y estructura del Panorama de Riesgos Archivísticos el cual incluye Programas de Preservación, Conservación y Restauración. Conservación preventiva, (manejo del entorno), identificación de factores de riesgo internos y externos de alteración, prevención de desastres, corrección, mitigación de riesgos y estabilización de los deterioros y primeros auxilios.

Constituye la normalización de los procesos operativos y administrativos dirigidos a la conservación a largo plazo de los documentos y registros.

Seguimiento y control en la producción de los registros, uso de materiales y procedimientos adecuados para el tratamiento de los diferentes soportes utilizados.

Los edificios y locales destinados para el almacenamiento y conservación de archivos deberán cumplir con las condiciones locativas, de almacenamiento, ambiental y seguridad mínimas que garanticen la

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adecuada conservación de los acervos documentales. Lineamientos establecidos en el Acuerdo 049 de 2000, emitido por el Archivo General de la Nación.

Los documentos y registros en soportes electrónicos y demás medios digitales, requieren de la

adecuada aplicación de SIC, en la cual se definen los lineamientos generales que garantizan la

conservación de estos soportes, acciones dirigidas a prevenir, adecuar el medio ambiente, el correcto

embalaje y la manipulación.

Y la vinculación del Grupo de Sistemas, quienes se encargarán de los métodos y estrategias de conservación y el acceso a la información, contenida en los diferentes medios digitales y electrónicos, identificando los posibles factores intrínsecos y antropogénicos para este tipo de soportes. 10.10.3 Actividades

Diseño de procedimiento de “Preservación a largo plazo” para los documentos físicos y “Preservación

digital a largo plazo” para soportes electrónicos.

Desarrollo de la Política de Preservación a largo plazo de documentos.

Elaboración e implementación del Sistema Integrado de conservación SIC de documentos orientado

a las diferentes etapas de archivo.

Elaboración e implementación del Plan de Conservación Documental

Elaboración e implementación del Programa de Conservación Preventiva documental y digital.

BIBLIOGRAFIA

Archivo General de la Nación. Acuerdo 060 de Agosto del 2008 “Por el cual se establecen pautas para

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la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen

funciones públicas.

Archivo General de la Nación. Acuerdo 042 de Octubre 31 de 2002 “Por el cual se establecen los Criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula en Inventario único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley general de Archivos 594 de 2000.

Archivo General de la Nación. Acuerdo 027 del 2006 “Por el cual se modifica el Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994; se actualiza el Reglamento General de Archivos, en su Artículo 67 y en lo

correspondiente al uso del Glosario. Instituto Colombiano de Normas Técnicas. Guía Técnica Colombiana GTC 185: Documentación Organizacional. —Bogotá: ICONTEC, 2010. 88 p.

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