[Gestió de projectes] Pràctica 1 primera part: Convocatòria i acta de reunió i mapa...

MGPTIC Projecte: Servei de Manteniment Integrat Tipus de document: Convocatòria i acta de reunió i mapa d’interessats

Versió Document: V1.0 Jordi Llonch Esteve

Cas Pràctic – Convocatòria i acta de reunió i mapa d’interessats pàgina 1 de 8 CC BY-NC-SA Jordi Llonch Esteve

Convocatòria de reunió

Projecte/Assumpte SMI: canvis d’última hora Referència

Data Reunió 22 de desembre de 2009 Hora Inici / Fi 16:00 / 18:15

Lloc FEIGAE Sala 5B Responsable Jordi Rabinet

Temes a Tractar

Exposició de les opinions dels directius i gestors de les empreses instal·ladores més significatives afiliades a la FEIGAE i presentació de solucions possibles a les debilitats detectades.

Exposició de necessitats de millora de les prestacions tecnològiques del sistema de telecomunicacions (inclou una proposta d’una nova eina per oferir el servei als clients).

Canvi del nombre de clients previstos que la companyia d’assegurances LSP pot acceptar inicialment per temes legals.

Allargament de la durada del projecte.

Requeriments

Document de descripció del projecte.

Calendari de planificació general.

Convocats

Nom Departament /Àrea/Empresa

Rol Assistència (M/O/I)*

Observacions

Josep Calderó

President de la FEIGAE Patrocinador del projecte. M Nivell d’autoritat màxim.

Jordi Rabinet

Responsable TIC de la FEIGAE Director del projecte. M

Nivell d’autoritat màxim en l’execució del projecte.

Joan Riudor

Director financer de la FEIGAE Responsable d’administració. M

Lluís Sempere

Secretari de la FEIGAE Secretari. M




Heribert Valls

Director general d’LSP Proveïdor de clients. M

Maria Arquer

Directora comercial de solucions de NOTA

Proveïdora del servei de telefonia mòbil amb totes les seves extensions

M

Pere Pintor

Director comercial de BCP

Proveïdor dels sistemes de pagament electrònic O

Àngel Córdoba

Responsable tècnic de solucions de GPRS de NOTA

Coordinador de la participació de la companyia i dels seus recursos al projecte

I El seu paper és de col·laborador.

*Participació requerida del convocat: M = Obligatòria; O = Opcional; I = a títol informatiu

Justificacions Participació obligatòria Josep Calderó té participació obligatòria, ja que té el vot decisori en els acords de consens del comitè de direcció del projecte i pot assignar i ampliar el pressupost global i acceptar canvis d’abast i d’entrega. Jordi Rabinet té participació obligatòria perquè és el responsable sobre l’ús i distribució del pressupost assignat al projecte. S’encarrega de la contractació de recursos i proveïdors. Joan Riudor té participació obligatòria, ja que ha de dur a terme els estudis econòmics necessaris i establir si són viables. Lluís Sempere té participació obligatòria, ja que és el secretari i ha de prendre nota de l’acta. Heribert Valls té participació obligatòria, ja que aporta la seva base de clients com a clients inicials. Ha d’actuar de xarxa comercial per a la venda de l’SMI i participar en la promoció de l’SMI. Maria Arquer té participació obligatòria, ja que s’encarrega de garantir cobertura de comunicació per als equips de camp en un 99% de l’àrea del servei, proveir els equipaments de camp i gestionar el servei d’assistència tècnica. Aquestes són tasques que es detallaran a la reunió. Participació opcional Pere Pintor té participació opcional, ja que la seva tasca és garantir les transaccions econòmiques del servei, una tasca que encara no cal començar a desenvolupar. També participa en la promoció de l’SMI. Participació a títol informatiu Àngel Córdoba té participació a títol informatiu, ja que la seva tasca en aquesta reunió és de col·laborador.




Acta de reunió

Projecte/Assumpte SMI: canvis d’última hora Referència

Data Reunió 22 / 12 / 2009 Hora Inici / Fi 16:00 / 18:15

Lloc FEIGAE Sala 5B Responsable Jordi Rabinet

Redactat per Lluís Sempere Data 22 / 12 / 2009

Revisat per Jordi Rabinet Data 22 / 12 / 2009

Llista de Distribució

Nom Departament/Àrea/Empresa Acció* Observacions

Josep Calderó President de la FEIGAE Aprovar Ha d’aprovar el projecte.

Jordi Rabinet Responsable TIC de la FEIGAE / Director del projecte Revisar Ha de revisar tots elements del

projecte.

Joan Riudor Director financer de la FEIGAE Aprovar Ha d’aprovar els comptes.

Heribert Valls Director general d’LSP Actuar Ha de reduir el nombre de clients inicials.

Pere Pintor Director comercial de BCP Informar Podria aplicar un rènting o una línia de crèdit fins a 5 anys en cas necessari.

Maria Arquer Directora comercial de solucions de NOTA Actuar

Han de millorar les prestacions tecnològiques.

Àngel Còrdoba Responsable tècnic de solucions de GPRS de NOTA Actuar

* Tipus d’acció que s’espera del destinatari: Aprovar, Revisar, Informar, Actuar, Altres (especificar a observacions)

Convocats

Nom Departament/Àrea/Empresa Absent Observacions

Josep Calderó President de la FEIGAE




Jordi Rabinet Responsable TIC de la FEIGAE

Lluís Sempere Secretari de la FEIGAE

Heribert Valls Director general d’LSP

Pere Pintor Director comercial de BCP

Maria Arquer Directora comercial de solucions de NOTA

Àngel Còrdoba Responsable tècnic de solucions de GPRS de NOTA X Connectat mitjançant vídeo

conferència

Agenda

1) Exposició de les opinions dels directius i gestors de les empreses instal·ladores més significatives afiliades a la FEIGAE i presentació de solucions possibles a les debilitats detectades.

2) Exposició de necessitats de millora de les prestacions tecnològiques del sistema de telecomunicacions (inclou una proposta d’una nova eina per oferir el servei als clients).

3) Canvi del nombre de clients previstos que la companyia d’assegurances LSP pot acceptar inicialment per temes legals.

4) Allargament de la durada del projecte.

Documentació Aportada

Intercanvi de correus i converses de Josep Calderó amb els directius i gestors de les empreses instal·ladores més significatives a la FEIGAE.

Estudi detallat de la cartera de clients dut a terme per la companyia d’assegurances LSP.

Document de convocatòria de la reunió.




Resultats de la reunió

Assumpte: Ajustaments en les tasques de les empreses instal·ladores.

Presentador(s): Josep Calderó

Resum del tractat: 1) Els instal·ladors de la FEIGAE no tenen gaire interès en aprofitar la seva interacció amb els clients per a promocionar el servei.

2) Les previsions fetes per a les empreses instal·ladores són massa optimistes.

Decisions: 1) Es reduirà la previsió de contractes generats pels instal·ladors en un 25%. 2) Es reduirà en el mateix percentatge el nombre de nous clients obtinguts fruit de

les campanyes comercials previstes.

Accions:* En Jordi Rabinet haurà de dissenyar una campanya de comunicació i promoció del sistema entre els instal·ladors oferint-los algun incentiu. Aquesta campanya hauria de començar al mateix temps que s’iniciï el projecte tecnològic i es perllongarà fins a final d’any 2010. A més, a fi d’involucrar els instal·ladors en el dia-dia del projecte, s’inclourà un representant seu dins del comitè de direcció del projecte. Se li assigna una partida addicional de 35.000 euros. Caldrà redactar aquests canvis a la documentació del projecte que es presentarà el dia 24 de desembre.

* Per a cada acció cal identificar el responsable executar-la i la data prevista en que ha d'estar executada.

Assumpte: Millores en les prestacions tecnològiques.

Presentador(s): Josep Calderó i Heribert Valls

Resum del tractat: L’actual sistema d’ús de PDAs específiques per al servei és insuficient.

Decisions: Es milloraran les prestacions tecnològiques dels sistemes, a fi de contemplar les funcionalitats demanades, com ara l’adaptació de l’aplicació de les PDA cap a altres plataformes per a aprofitar els dispositius mòbils que ja tenen alguns instal·ladors.

Accions:* En Jordi Rabinet, juntament amb Maria Arquer i Àngel Córdoba hauran d’establir una durada més llarga per al projecte tecnològic, que es dividirà en dues fases: la primera d’elles, que ha d’acomplir amb les funcionalitats ja acordades d’antuvi, s’ha de mantenir la seva posada en marxa per a la data ja establerta; la segona no pot anar més enllà de desembre del 2010. S’ha d’incrementar el pressupost previst per aquesta part en un màxim del 15%. Caldrà redactar aquests canvis a la documentació del projecte que es presentarà el dia 24 de desembre.





Assumpte: Canvi del nombre de clients inicials previstos.

Presentador(s): Heribert Valls

Resum del tractat: Per temes legals, el nombre de clients previstos de l’assegurança LSP que poden constituir la base inicial del projecte es redueixen en un 25%.

Decisions: Es conclou que cal acceptar des de bon principi la realitat del projecte i adaptar-s’hi.

Accions:* Heribert Valls haurà de reduir el nombre de clients de la seva assegurança als quals podrà oferir el servei en la primera etapa de la promoció. Caldrà redactar aquests canvis a la documentació del projecte que es presentarà el dia 24 de desembre.


Assumpte: Increment del finançament.

Presentador(s): Josep Calderó

Resum del tractat: Pere Pintor està disposat a fer-hi aportació financera, si s’escau. En concret parla d’estudiar possibilitats d’aplicar-hi modalitats de renting o obrir una línia de crèdit a la FEIGAE, pel valor resultant del projecte, per a un màxim de 5 anys, si fos necessari.

Decisions: Segons el valor final del projecte que surti caldrà estudiar amb Pere Pintor quines accions es poden fer.

Accions:* Caldrà redactar aquests canvis a la documentació del projecte que es presentarà el dia 24 de desembre.


Si no hi ha cap comentari o anotació, aquesta acta es donarà per aprovada al N dies del seu enviament




Mapa d’interessats Entusiastes Maria arquer Part del projecte se sustenta amb el servei de telefonia que ella ofereix. Per això l’impacte amb el resultat del projecte depèn en gran mesura d’aquesta cobertura. Tot i així, no pot prendre gaires decisions. Instal·ladors El projecte es podrà portar a terme si els instal·ladors fan la seva feina, per això el seu nivell d’impacte és tant elevat. Per altra banda no tenen gaire poder de decisió vers el projecte. Director NOTA De la mateixa manera que la Maria Arquer, la cobertura GPRS que ofereixi la seva companyia li atorga un grau d’impacte important. Respecte al poder de decisió és superior al de la senyora Arquer perquè és el seu superior. Heribert Valls D’acord amb la posada en marxa inicial del projecte s’encarrega de proporcionar els abonats de la seva assegurança, per això té un grau d’influència tant elevat, tot i així, el seu impacte és força baix. Director LSP Té un grau d’influència superior al del senyor Valls perquè és el seu superior. El seu impacte és el mateix.

Gra

u d’

influ

ènci

a

Grau d’impacte

Jordi Rabinet

Director LSP

Assegurats LSP

Instal·ladors

Operaris

Heribert Valls Entusiasta

Maria Arquer

Joan Riudor Màrqueting

Legal

Director LSP

Director BCP

Director NOTA

Josep Calderó

Director BCP

Neutre

Opositor




Màrqueting La campanya publicitària que facin aconseguirà atreure més o menys clients. Tot i així no tindran cap impacte en el projecte, ja que ells només hauran de fer el que els manin. Josep Calderó Com a patrocinador té un grau d’influència força elevat, tot i que el seu impacte és força baix. Jordi Rabinet Com a promotor del projecte té un grau d’influència molt elevat. D’altra banda, el grau d’impacte no és superior al de la majoria de les persones que participen en el projecte. Neutres Director LSP Tant el grau d’impacte com el d’influència són bastant baixos, ja que és una persona que només aporta els seus clients per a formar part del projecte. Legal La seva influència i impacte venen determinats per la llei, així que per això els situo al mig de la gràfica. Assegurats LSP El grau d’impacte que tindrà el projecte dependrà, en gran mesura, dels seus clients, que també tenen una influència elevada, però per sota de la mitjana, ja que no tindran prou informació com per a poder prendre decisions sobre el projecte. Opositors Operaris De la mateixa manera que els instal·ladors, el projecte no es podrà portar a terme sense la seva feina, per això el seu nivell d’impacte és tant elevat. Per altra banda no tenen gaire poder de decisió vers el projecte. Joan Riudor Com a responsable d’administració de la FEIGAE ha de prendre decisions relacionades amb la viabilitat econòmica i el rendiment de la inversió, per això el seu grau d’influència és molt elevat. Respecte al grau d’impacte, té l’última paraula sobre si el projecte es porta a terme o no, per això també és molt elevat.

[Gestió de projectes] Pràctica 1 primera part: Convocatòria i acta de reunió i mapa...

Documents

Transcript of [Gestió de projectes] Pràctica 1 primera part: Convocatòria i acta de reunió i mapa...