GESTIÓ DE PROJECTES

MÒDUL 4 – PLANIFICACIÓ DEL PROJECTE

Més que una etapa, la planificació és una necessitat inherent a qualsevol projecte. La planificació estableix el mapa de ruta que cal seguir en el projecte, orienta i ordena el treball de tot l’equip per a aconseguir els resultats perseguits.

Planificar és determinar què cal fer, qui ho farà, en quin temps i amb quins recursos per a complir un objectiu. Permet millorar la qualitat i les perspectives del projecte a llarg termini.

El pla de projecte és:

- L’eina principal que utilitza el gestor de projecte per a assegurar la consecució dels objectius

- Un mapa de ruta estructurat que estableix totes les activitats que cal fer per a assolir els objectius.

- Una definició del temps i recursos (tecnològics i de negoci) necessaris per a completar el treball.

- Un mecanisme per a monitorar avenços i controlar l’abast per a assegurar els resultats finals, dins del temps i el pressupost definits.

- Un instrument de comunicació amb el client dins de l’equip de treball.

Contingut del pla de projecte:

- Objectius i resultats que s’esperen del projecte- Les fites principals del projecte- Mecanismes de control de l’abast i gestió de canvis- Involucració dels diferents agents participants, rols i responsabilitats- Activitats o grups de tasques de què es compon, recursos tècnics i humans i resultat que

s’ha d’obtenir de cada activitat.- Calendari de treball- Organització i equip assignat al projecte (rols i responsabilitats per a les diferents fites).- Pressupost del projecte a partir del consum de recursos, previsió d’evolució i previsió de

beneficis.- Sumari de riscos identificats prèviament a la implantació del projecte.- Qualitat dels treballs duts a terme.

La planificació és un procés iteratiu i permanent, que té lloc a l llarg d tot el cicle de vida de la gestió de projectes.

PROCESSOS DE PLANIFICACIÓ SEGONS EL PMBOK

1 – Pla de gestió del projecte

2 – Pla de gestió de l’abast

- Recollida de requisits- Definició detallada de l’abast- Creació de l’EDT

3 – Pla de gestió del temps

- Definir les activitats- Seqüenciar les activitats- Estimar els recursos per a les activitats- Estimar la durada de les activitats- Elaborar el calendari

4 – Pla de gestió de costos

- Estimar costos- Elaborar el pressupost

5 – Pla de qualitat

6 – Pla de recursos humans

7 – Pla de comunicació

8 – Pla de riscos

- Pla de gestió de riscos- Identificació de riscos- Anàlisi qualitativa de riscos- Anàlisi quantitativa de riscos- Pla de resposta davant els riscos

9 – Pla d’administració i compres

PLANIFICACIÓ ORIENTADA A OBJECTIUS

La base de la planificació orientada a objectius és definir abans què s’ha d’aconseguir que no pas com s’ha d’aconseguir. El pla de fites és l’instrument de diàleg amb la direcció. El pla d’activitats és l’instrument de diàleg dins de l’equip de treball.

SEQÜÈNCIA DE PREPARACIÓ DEL PLA

1 – Entendre els objectius del client i l’abast inicial

2 – Prendre requisits dels interessats

3 – Establir l’abast detallat

4 – Establir fites i lliurables parcials (EDT)

5 – Establir responsables per a les fites

6 – Definir les activitats que s’han de dut a terme

7 – Establir la seqüència de realització

8- Estimar l’esforç (càrrega i quantitat de treball) requerit

9 – Establir el calendari de treball provisional

10 – Estimar els recursos humans i altres

11 – Establir el pressupost provisional

12 – Establir responsables per a les activitats

13 – Preparar plans de qualitat, recursos humans, comunicació, etc.

14 – Avaluar els riscos i establir contingències

15 – Comprovar la disponibilitat de recursos

16 – Revisar el calendari i el pressupost

17 – Presentar i discutir el pla amb el client

18 – Confrontar el pla amb els objectius i l’abast inicials

2 - PROCESSOS DE LA PLANIFICACIÓ. LA INTEGRACIÓ DEL PLA

ACTA DE CONSTITUCIÓ DEL PROJECTEENTRADES EINES I TÈCNIQUES SORTIDES

Acta de constitucióAltres sortides dels processos de planificacióFactors ambientals de l’empresaActius de processos de l’organització

Judici expert Pla de gestió de projecte

Un pla de gestió de projecte és una responsabilitat principal del director de projecte i es basa en els eu propi judici i la seva experiència. Ha de decidir quin mètode de producció s’adoptarà, quins processos, eines i tècniques en cada fase i quins documents es produiran.

Els temes claus d’aquest procés són:

- Línies base d’abast, cost i temps i plans per a gestionar-les- Organigrama del projecte i matriu de rols i responsabilitats- Pla de comunicació amb el client i les parts interessades- Pla de gestió de riscos

3 – PLANIFICAR L’ABAST

És el procés més crític de tot el projecte. Els processos de gestió de l’abast són els que es requereixen per a assegurar que el projecte inclou tot el treballa requerit, i només el requerit.

Hi ha que diferenciar:

- L’abast del producte – Funcionalitats, característiques que el producte o servei ha de proporcionar al client.

- L’abast del projecte – El treball que cal fer per a lliurar aquest producte o servei.

La planificació de l’abast inclou:

- La recollida de requisits que permetran cobrir els objectius del projecte- La definició detallada de l’abast, es a dir, del projecte i del producte o productes lliurables

que s’obtindran.- La definició de fites i la distribució de l’estructura de treball (EDT). Subdividir el conjunt

del treball i els seus lliurables en parts o components menors.

RECOLLIDA DE REQUISITS

La causa principal del fracàs de l’abast és que els requisits s’han establert malament o han canviat contínuament al llarg del projecte.

Això es pot evitar amb un conjunt de requisits complet i sense ambigüitats. Haurien d’incloure tots els aspectes necessaris per a garantir el rendiment, la confiança, la seguretat i la privacitat. Igual que els objectius, els requisits haurien de complir els principis SMARTT:

- Specific – Específics sense ambigüitats- Measurable - Quantificables- Agreed – Acordats amb els interessats- Realistic – Assolibles dins de les limitacions tècniques, d’abast, temps i calendari- Traceable – Que sigui possible el seguiment- Testable – que es pugui provar la consecució internament per par de l’usuari

RECOPILAR REQUISITSENTRADES EINES I TÈCNIQUES SORTIDES

Acta de constitucióRegistre d’interessats

EntrevistesGrups d’opinióTallers facilitatsTècniques grupals de creativitatTècniques grupals de presa de decisionsQüestionarisEnquestesPrototips

Documentació de requisitsPla de gestió de requisitsMatrius de traçabilitat de requisits

DEFINICIÓ DETALLADA DE L’ABAST

DEFINIR L’ABASTENTRADES EINES I TÈCNIQUES SORTIDES

Acta de constitucióDocumentació de requisitsActius dels processos de l’organització

Judici expertAnàlisi del producteIdentificació d’alternativesTallers facilitadors

Declaració de l’abast del projecteActualització del documents del projecte

La identificació d’alternatives, es tracta de torbar maneres de fer el projecte que permetin assolir els mateixos resultats d’una manera més eficient o més ràpida.

La descripció de l’abast compren:

- Descripció actualitzada del producte resultant (freqüentment com a annex)- Criteris d’acceptació del producte- Lliurables del projecte (productes o serveis o documentació)- Exclusions del projecte – Descripció argumentada del que no es farà- Limitacions i assumpcions – Condicions organitzatives, de calendari o de pressupost sota

les quals es durà a terme el projecte. També les condicions per a modificar-lo.- Fites – Estadis o condicions intermèdies pels quals ha de passar el projecte per a assolir els

objectius finals. Les fites es poden representar de manera gràfica mitjançant la utilització de programes com el Microsoft Project o l’Open Project.

- Responsabilitats per les fites – Assignació de rols.o Qui és el responsable de cada fitao Qui pren les decisionso Qui gestiona els recursos i controla el progrés del treballo Qui n’ha de ser informato Qui ha de ser consultato Qui ha de participaro Qui ha de donar suport a l’equip o dotar-lo d’infraestructurao Qui assegura la qualitat dels resultats

ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIÓ DEL TREBALL (EDT)

És el procés de dividir el treballa i els lliurables del projecte en components més petits i manejables-. Cada paquet és més fàcil de costejar, controlar i col·locar en un calendari.

Exemple de descomposició en paquets d’un projecte de construcció i implantació de programari.

- La gestió del projecte- La presa de requisits- El disseny de detall- La construcció- La integració- Les proves- La implantació

Exemple de descomposició del treball d’un projecte de desplegament d’una xarxa LAN/WAN, pàg 27, mòd. 4 dels materials.

4 – PLANIFICAR EL TEMPS

El temps i el cost són dos àmbits per excel·lència de la planificació.

Processos:

- Definir les activitats – Els objectius es converteixen en fites i lliurables i els lliurables i EDT es converteixen en activitats.

- Seqüenciar les activitats- Estimar els recursos per a les activitats – De tots els recursos, el més important és el

temps.- Estimar la durada de les activitats- Establir el calendari o cronograma

PLANIFICAR LES ACTIVITATS

La planificació de les activitats deriva de la definició de les fites del projecte. Les fites són estadis de treball i les activitats són les accions necessàries per a assolir les fites. La manera més habitual de representar un pla d’activitats és utilitzar un diagrama de Gantt.

Les activitats es desglossen en tasques i grups de tasques. El procés és un treball de descomposició successiva. El Problema habitual és decidir fins a quin nivell de detall és convenient arribar.

Cada activitat individual no hauria de implicar un càrrega gaire gran de treball, per exemple un total de 10 a 15dies/persona. S’hauria de poder avaluar fàcilment si s’ha completat o no l’activitat i poder fer un control de qualitat del resultat de l’activitat.

ESTIMACIÓ D’ESFORÇOS

En aquesta etapa s’estima quina és la càrrega de treball necessari per fer una activitat, el nivell de temps o esforç requerit.

DISTRIBUCIÓ DEL TREBALL I RECURSOS NECESSARIS

El pla de treball incorpora a la taula els recursos que es requereixen, la durada estimada del treball, i la contribució de cada membre e l’equip. Una cosa són les necessitats i l’altra són les disponibilitats i la capacitat del projecte per a costejar-les.

És molt important distribuir correctament les tasques i la responsabilitat als perfils professionals de l’equip assignats a cada tasca.

Una vegada se detallen les tasques, s’estableix una estimació de temps/dedicació requerida per a cada categoria professional.

PREPARACIÓ DEL CALENDARI DEFINITIU

En aquesta fase tanquem el cercle de la planificació. Posem en el calendari el pla de treball real tenint en compte els recursos disponibles i les restriccions de temps i de cost.

CALENDARI DE FITES

Normalment són estats en què es produeixen lliurable parcials que el client ha d’aprovar. Es revisa també el treball que queda per a fer. Les dates de lliurament de fites haurien de variar el menys possible.

Exemple de calendari de fites:

CALENDARI COMPLET

El calendari complet és l’eina de treball per a l’equip. Ha d’incloure el detall que es requereixi en cada cas, tasques, durada, interdependències, dades d’obtenció de productes, etc.

Exemple:

- 1- Introduir la data d’inici del projecte- 2- Establir els períodes laborals i el festius- 3- Crear llista de tasques sobre la graella- 4- Organitzar les tasques per etapes o fases- 5- Determinar els vincles o dependències entre les tasques- 6- Establir dates límit i assignar recursos i costos- 7- Diagrames de Gantt

5 – PLANIFICACIÓ DE COSTOS

La planificació de costos inclou l’estimació i valoració dels costos de tots els recursos que estaran involucrats en el projecte, particularment els recursos humans. Sovint es prepara conjuntament amb la planificació del temps. La planificació de costos analitza també el rendiment aportat pel projecte de manera global i en cada moment.

L’estimació de costos hauria de:

- Cobrir tos els costos de qualitat, comunicació, formació de l’equip, etc.- Cobrir el costos en què incorrerà el client a causa del projecte- Incloure tots els costos presents i futurs, els de manteniment, evolució, formació etc.

Factors a tenir en compte:

- Base del mesurament – El més recomanable és fer-ho al nivell de les EDT (paquets de treball en què hem dividit el projecte). S’estableix un cost intern per EDT al qual s’aniran carregant els costos reals en què s’incorri.

- Fins a quin nivell de descomposició s’ha d’arribar (activitats, tasques, etc.). Mentre que la planificació d’abast té una visió més estratègica i de dalt a baix (top-down), la planificació de temps i costos té una dimensió més tàctica de baix a dalt (bottom-up).

Cost = dedicació de recursos * temps * cost unitari de temps

- Unitats de mesurao Recursos humans – Cost per unitat de temps/persona (hora, dia, setmana)o Recursos tècnics – Tarifes o llistes de preus

- Nivells de precisió – Acostuma a ser molt alt al començament del projecte i es delimita a mesura que el projecte avança.

- Nivell de reserves per a cobrir el riscos.- Llindars de desviació o variacions acceptables sobre la línia base del cost.- Formats de presentació del pressupost o reporting interns i al client.

Format de presentació habitual d’un pressupost:

6 – PLANIFICAR LA QUALITAT

La qualitat es refereix tant als lliurables de gestió com als de producte i també al producte final. És el patrocinador i els usuaris finals els que valoraran el projecte.

Les normes de qualitat han de ser explícites i s’han de comentar amb el client per a consensuar-les. Un cop identificades i consensuades han d’estar plenament aplicades en el projecte. Per això és necessari un pla de qualitat.

No n’hi ha prou que el producte s’ajusti a criteris de qualitat tècnics, cal també que el producte sigui vàlid i que satisfaci el client.

S’ha de tenir en compte que la “no-qualitat” també costa diners

COSTOS DE CONFORMITAT COSTOS DE NO-CONFORMITATCost de prevenció (produir amb qualitat)

- Formació- Documentació de processos

Costos interns per fallades (durant el projecte)- Reelaboració- Desaprofitaments

Costos d’avaluació (avaluació de la qualitat)- Proves- Productes perduts per les proves- Inspeccions

Costos externs per fallades (detectats pel client)

- Responsabilitats- Garanties- Treball malbaratat

El pla de gestió de la qualitat del projecte ha de determinar:

- La missió, els objectius, l’abast i l’enfocament de qualitat dins del projecte- L’organització. Tothom és responsable de la qualitat, però han d’existir unes persones que

verifiquin la qualitat dins i forma de l’equip de treball. També per part del client (usuaris, personal tècnic, etc.)

- Processos d’assegurança, seguiment i control de la qualitat

Lliçons apreses de la verificació (Testing):

- Quan es prepara el pla de projecte, mai no es pot subestimar el pla de proves i mai no s’han de retallar els costos de proves.

- De tot el que s’ha d’aprovar, el més important són els requisits funcionals crítics en la definició de l’abast, que són els que resolen els problemes de negoci del client i dels usuaris crítics.

- L’única manera de fer les proves tècniques és fer proves de càrrega.- La gestió de configuracions i versions és un apartat fonamental de la gestió d’abast.- Quan es corregeixen errors s’han de tornar a verificar- Mai no es pot provar en l’entorn de producció.- S’ha de verificar tot: cada funcionalitat, cada programa, les interfícies, programes de

migració, plans de continuïtat, seguretat i recuperació, protecció de dades, etc.- El test és una feina tècnica i especialitzada. És bo tenir especialistes propis i/o contractar

especialistes externs. El supervisor ha d’estar disponible les 24h.

- Els usuaris clau i eventualment el finals han d’estar involucrats a les proves.- No s’ha de subestimar ni deixar pel final el pla de migració i conversió de dades.- Quan es compra un producte comercial també s’ha de verificar abans de comprar-lo i

pagar-lo.

Normes ISO

- ISO 9126 (1991). Sofware Engineering Product Quality- ISO 12207 (1996). Sofware Life Cycle Processes- ISO 9001 (2000). Quality Management System

7 – PLANIFICAR ELS RISCOS

El problema fonamental de la gestió de riscos rau en la incertesa associada als mateixos riscos. En general és difícil disposar d’informació suficient i vàlida per a eliminar aquesta incertesa.

Passos en la planificació de riscos:

- 1- Planificar la gestió dels riscos – Indica la manera en què es gestionaran els riscos del projecte. En un pla de riscos hi trobarem:

o Metodologia que s’ha d’utilitzaro Rols i responsabilitats respecte dels riscoso Pressupost destinat a la gestió dels riscoso Temporalització: cada quan es revisaran els riscoso Categories o grups de riscoso Normes per a calcular l’impacte que serviran perquè el director de projecte avaluï

els riscoso Normes sobre la probabilitat, com ubicar cada risc, quins cal considerar, etc.o Tipus de toleràncies permeseso Plantilles per als informes de riscoso Mètodes de seguiment i control

- 2- Identificar els riscos i documentar-ne les característiques – Han de participar tots els interessats: el director i el seu equipo, però també el patrocinador i el client. S’ha de repetir periòdicament. Hi ha molts d’aspectes que no es poden predir degut a la incertesa de no saber que pot passar. Les àrees més comuns d’incertesa són:

o Estimacions de cost respecte al pressuposto Estimacions de temps respecte al compliment de dateso La definició del paquets de treball (EDT) poden ser una font de riscos en funció de la

capacitat de definir clarament el treball i les probabilitats de canvis de l’abast.o Plans de gestió de costoso Recursos: qualitat, quantitat, responsabilitats, etc.

Els riscos més freqüents són:o Falta d’entesa amb l’usuari

o Escassetat d’interlocutors del cliento Requisits massa o massa poc detallatso Canvis continus de requisitso Errors de producteo Personal de l’equip no formato Errors en retiment tècnico Incompliment de calendario No s’accepten les accions presentades per l’equipo Rotació freqüent de l’equip propi o del client

- 3- Analitzar els riscos – És un procés costós però que ajuda a limitar la llista de problemes.

o Anàlisi qualitativa dels riscos - És habitual que la concreció d’aquesta anàlisi es plasmi en una matriu de P/I (probabilitat/impacte)

o Anàlisi quantitativa dels riscos – Aquest procés consisteix a analitzar numèricament l’efecte dels riscos identificats respecte dels objectius del projecte.

- 4- Planificar la resposta als riscos – Desenvolupar accions que a millorar les oportunitats i minimitzar les amenaces als objectius del projecte. Aquestes accions poden requerir recursos econòmics i humans, modificar el cronograma o el mateix pla de gestió del projecte.Classificació de les respostes als riscos:

o Riscos negatius Evitar- Canviant el pla de projecte es pot eliminar l’amenaça Transferir – No s’elimina el risc però s’encarrega una tercera persona Mitigar la probabilitat que passi Acceptar quan no és possible dissenyar respostes efectives

o Riscos positius o oportunitat

Explotar l’oportunitat modificant el pla de projecte Compartir amb un tercer més preparat (tota l’oportunitat o una part) Millorar per a incrementar que hi hagi benefici quan passi Acceptar quan no es fan accions concretes

Consells pràctics en mòdul 4, pàg. 56

8 – ALTRES COMPONENTS DE LA PLANIFICACIÓ

La planificació pot incloure també els plans següents:

- De recursos humans- De comunicació i gestió d’interessats- D’administració de compres i contractes, lligat en la pràctica a aspectes de context legal,

administratiu i financer