Gestión Administrativa · acta de Liquidación bilateral, firmada por el contratista, el ... Fecha...

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Gestión Administrativa

ACTA DE REVISION POR DIRECCION

ACTA DE COMITÉ No. 04

Hora: 8:00 a.m. Fecha: 14/02/2014

Lugar: Auditorio SENA

Dependencia que Convoca:

Dirección Regional

Proceso: Direccionamiento Estratégico

Objetivo: Realizar la Revisión por la Dirección al Sistema Integrado de Gestión II Semestre 2014.

Agenda: En la revisión por dirección se analizan las siguientes entradas:

1. Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión y revisiones realizadas al Sistema de Gestión de Seguridad

2. Retroalimentación del cliente (quejas, reclamos y sugerencias, encuestas de satisfacción)

3. Desempeño de los Macroprocesos/procesos y conformidad del servicio

4. Desempeño ambiental

5. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas

6. Requisitos legales Ambiental y SYSO

7. Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección

8. Cambios que podrían afectar al Sistema Integrado de Gestión

9. Recomendaciones para la mejora

10. Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos para la entidad

11. Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoración previa de riesgos

12. Desempeño de SYSO

13. Estado de la investigación de accidentes

14. Resultados de la participación y consulta de las partes interesadas externas

15. Desempeño y efectividad del SGSI

16. Identificación de técnicas, productos o procedimientos para mejorar el desempeño del SGSI

17. Revisión de la Política y los Objetivos del Sistema Integrado de Gestión

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Desarrollo:

1. Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión y Revisiones realizadas al Sistema de Gestión de Seguridad.

Fecha Auditoria No. Total de Hallazgos

No. Hallazgos Cerrados

No. Hallazgos Abiertos

No. Hallazgos Vencidos

No. Hallazgos sin vencer

7 al 11 de mayo

SGC y SGA

52

28

26

2

0

20 al 23 de

noviembre de 2012 SYSO Y

SGSI

26

22

4

4

0

30 de septiembre al 4 de octubre 2013 SGC,SGA,SYSO

y SGSI

56

0

56

0

56

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HALLAZGOS VENCIDOS

RESPONSABLES

1 (1812)

Elizabeth Lacombe

1 (1409) Lastenia Castro

1 (1309) Josefina Narvaez

1 (1830) Ricardo Pinedo

2 ( 1880,1939) Leon David, Liliana Bohórquez

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Número 1409

Descripción

AISIGE2012-SU32 La entidad no se asegura que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos especificados en los pliegos de condiciones, o en las disposiciones aplicables, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: FASE POSCONTRACTUAL O DE LIQUIDACION Sin informe final rendido por el contratista (contratos No: 292, 325 de 2011) Sin estado de cuenta expedido por el área Financiera (contratos No: 292, 325 de 2011) Sin certificación final de cumplimiento expedida por el supervisor o interventor (contratos No: 292, 325 de 2011). Sin acta de Liquidación bilateral, firmada por el contratista, el supervisor y el ordenador del gasto (contrato 325 de 2011).

Solicitado a Lastenia Castro Lopez

Fecha de creación 02/Ago/2012

Proceso DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

Fecha prevista de cierre 30/06/2013

Tiempo en curso (días) 571

Dificultades No se ha podido realizar en su totalidad la liquidación de todos los contratos de la vigencia 2010 y 2011.

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Número 1309

Descripción

AISIGE2012-SU44La Regional no aplica métodos apropiados para el seguimiento del proceso de Gestión Financiera impidiendo demostrar la eficacia, la eficiencia y la efectividad del mismo, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada en CONTABILIDAD: REGISTRO Y AJUSTES -Sin depurar cuenta 24530102 (saldo a Diciembre 31/11 $21.698.004 y a marzo 31/12 $20.254.360). -Sin conciliación interaareas de la cuenta 24530102 con Asistencia Técnica Vigencia 2011 y 2012 -Conciliaciones bancarias elaboradas y aprobadas por el contador Vigencia 2011 y 2012 -Sin evidencia de recibo de extractos bancarios en contabilidad durante los 10 primeros días de cada mes, Vigencia 2011 y 2012. -Sin oportunidad en el envío de las conciliaciones bancarias a la Sede de la Direccion General durante los primeros 20 días de cada mes, Vigencia 2011 y 2012. -Sin registrar en libro de bancos consignaciones realizadas en la cuenta No. 353990054 por valor de $4.607.550 desde noviembre de 2008 (fecha de consignación según extracto) -Sin depurar diferencia de giro bancario de fecha 12 de diciembre de 2011 por valor de $284.663 en cuenta No. 630300494-13 del banco Agrario. -Sin recibo oportuno por Parte del Coordinador de Asistencia Técnica del reporte de ahorro voluntario, Vigencia 2011 y 2012. -Sin depurar Cuenta Deudores (Acuerdos de pago de aportes e intereses), Vigencia 2011 y 2012. -Sin depurar Cuenta 1615 construcciones en curso por valor $6.218.618.162,31; -Sin depurar Cuenta 1640 edificaciones sin legalizar ($2.581.540.192,77). -Sin depurar Cuenta 1915 obras y mejora en propiedad ajena - Sin depurar cuenta 831536 Activos retirados -Sin depurar conciliaciones interareas con el Grupo Jurídico del mes de marzo/12 (partida de proceso a favor por valor de $6.315.852 aparece desde el mes de octubre/11) -Sin depurar conciliaciones interaeres del mes de marzo entre Almacén y contabilidad por $2.969.097.62 viene desde agosto 2011 depreciación equipos y máquinas para producción y mantenimiento (transformador en mantenimiento).

Solicitado a Josefina Del Carmen Narvaez Hernandez

Fecha de creación 21/Jun/2012

Proceso GESTIÓN FINANCIERA

Fecha prevista de cierre 19/Jul/2013


Dificultades No se ha podido realizar la liquidación de los contratos de obras realizados a los Hogares Comunitarios de la Regional Sucre, esta actividad fue asignada a la Directora

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Administrativa (Milena Sandoval). De igual manera no se ha podido realizar las acciones necesarias con el fin de lograr el peritaje por parte de la entidad encargada (SIJIN -DIJIN) para poder definir la situación contable y jurídica de la moto. (Elizabeth Lacombe)

Número 1812

Descripción

AISIGE2012-SU01SYSO La Entidad no ha implementado y mantenido un procedimiento para la valoración de riesgos como se evidencia en la siguiente situación: -Sin determinación de controles para algunos riesgos identificados Ej: Riesgo físico por iluminación excesiva CZ Sincelejo, Postura prolongada y por fuera del ángulo de confort, Regional Sucre -Sin determinación de controles para la reducción de los riesgos de acuerdo con la siguiente jerarquía (Eliminación, sustitución, controles de ingeniería, señalización/advertencias o controles administrativos o ambos, equipos de protección personal) Ej: Temperatura del aire y humedad, velocidad del aire y temperatura radiante CZ Sincelejo, CZ Norte. -Servidores públicos y contratistas manipulando archivos sin elementos de protección personal (Archivo Central y CZ Boston) -Sin entrega de elementos de protección personal a los servidores público y/o contratistas (Regional y CZ Boston) -Sin identificación de riesgos psicosociales en Regional y CZ -Sin identificación de riesgo natural por inundación (cuando llueve se entra el agua a la Sede de la Regional Sucre en las escaleras y pasillos).

Solicitado a Elizabeth Del Socorro Lacombe Morales

Fecha de creación 17/Dic/2012

Proceso GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Fecha prevista de cierre 20/Dic/2013


Dificultades

Adecuación e instalación del aire acondicionado en el CZ Sincelejo. (Elizabeth Lacombe) Adecuación de la regional para evitar que se esta se inunde cuando llueve muy fuerte, una vez la Sede Nacional realice el estudio correspondiente y asigne los recursos necesarios. (Elizabeth Lacombe).

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Número 1830

Descripción

AISIGE2012-SU24SGSI La Entidad no tienen implementado el procedimiento para el etiquetado y el manejo de la información de acuerdo al esquema de clasificación adoptado por el ICBF, como se evidencia en la muestra aleatoria: -No se tiene etiquetado los activos de información en los procesos Gestión Financiera, Gestión Administrativa, Gestión Jurídica y Centro Zonal Boston

Solicitado a Ricardo Antonio Pinedo Atencia


Proceso GESTIÓN TECNOLÓGICA

Fecha prevista de cierre 30/Ago/2013


Dificultades

No se han recibido las orientaciones por parte de la Direccion de Información y Tecnología para realizar el etiquetado de los activos de información en los diferentes grupos de la Regional.

Número 1880

Descripción

AISIGE2012-SU23SGSI. La entidad no establece un procedimiento documentado para el control de documentos y de registros que permita definir las acciones necesarias en el SGSI.

Solicitado a Leon David Montealegre


Proceso GESTIÓN TECNOLÓGICA



Dificultades

A la fecha se encuentra sin análisis de causas, sin evidencias en el tratamiento, faltan evidencias en las actividades de plan de acciones.

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Número 1939

Descripción

AISIGE2012SU-05SYSO La entidad no ha proporcionado el recurso financiero y humano necesario para implementar y mantener el SYSO y mejorar continuamente su eficiencia, eficacia y efectividad, como se evidenció en las siguientes situaciones: - Sin recursos esenciales para implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión de SYSO.

Solicitado a Liliana Rocio Bohórquez Hernandez


Proceso GESTIÓN HUMANA



Dificultades

A la fecha se encuentra sin análisis de causas, sin evidencias en el tratamiento, faltan evidencias en las actividades de plan de acciones.

Actividades formuladas en las Acciones Correctivas que no han permitido el

cierre de las mismas.

NUMERO DE ACCIÓN CORRECTIVA

CONSECUTIVO EN ISOLUCION

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

32

1409

1. Realizar la liquidación de contratos 2010,2011, 2012 una vez se cuente en el grupo jurídico con todos los soportes necesarios. (Lastenia Castro, CZ)

44

1309

1. Realizar la liquidación de los contratos de obras realizados a los Hogares Comunitarios de la Regional Sucre. (Milena Sandoval). Realizar las acciones necesarias con el fin de lograr el peritaje por parte de la entidad encargada (SIJIN -DIJIN) para poder definir la situación contable y jurídica de la moto. (Elizabeth Lacombe)

1

1812

1. Realizar adecuación e instalación del aire acondicionado en el CZ Sincelejo. (Elizabeth Lacombe) 2. Realizar adecuación de la regional para evitar que se esta se inunde cuando llueve muy fuerte, una vez la Sede Nacional realice el estudio correspondiente y asigne los

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recursos necesarios. (Elizabeth Lacombe)

24

1830

1. Realizar el etiquetado de los activos de información en los diferentes grupos de la regional. (Julio Ordoñez).

2. Socializar con las diferentes áreas de la regional el etiquetado de activos. ( Esperanza Romero

1.2 Revisiones realizadas al Sistema de Gestión de Seguridad de la Información: Mediante actividades lúdicas se realizaron sondeos de conocimiento a los colaboradores sobre el eje de seguridad de la información; para lo cual se implementaron los concursos denominados quien sabe más sobre SGSI, el ahorcado, sopa de letras y concurso de fotografías; donde la participación y apropiación de los temas referentes al eje arrojaron resultados satisfactorios.

NOMBRE DE CONCURSO GANADORES DE PREMIO

Quien sabe más de SGSI 6 Colaboradores

Sopa de letras 5 Colaboradores

El ahorcado 8 Colaboradores

Fotografía Centro Zonal Sincelejo Centro Zonal Norte

Con los anteriores resultados se evidencia el conocimiento que tienen los colaboradores ICBF Regional Sucre sobre todo lo referente al eje SGSI; sin embargo, se debe seguir trabajando en las buenas prácticas de estos temas.

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En el concurso quien sabe más sobre SGSI se realizaron una serie de preguntas por concursante en las cuales se evaluaron conocimientos referentes al eje SGSI.

En el concurso sopa de letras se midió la agilidad con que los funcionarios podían encontrar palabras alusivas al SGSI en su respectiva sopa de letras.

En el concurso el ahorcado se evaluó la apropiación y conocimiento que los colaboradores tienen sobre palabras alusivas a la seguridad de la información; este concurso contó con un gran número de participación de los cuales 15 de ellos resolvieron el juego en tiempos mínimos no superiores a 60 segundos.

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En el concurso de fotografía además del conocimiento y la creatividad, se premió el número de personas sensibilizadas sobre el objetivo del concurso.

Es de resaltar que la participación de nuestros colaboradores fue masiva donde familia y amigos hicieron parte de ella.

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2. Retroalimentación del Cliente

2.1 Encuestas: Durante el segundo semestre de 2013 se aplicaron las encuestas de satisfacción a una muestra en el Centro Zonal Sincelejo. La encuesta fue realizada por la empresa consultora HELP FILE LTDA, a continuación se encuentra la información relacionada del contrato realizado.

QUIENES FUERON LOS ENCUESTADOS:

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METODOLOGIA DE MEDICION E INDICADORES

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Análisis de resultados: El primer análisis general se realiza con la comparación de las tres poblaciones para esta regional, donde observamos que el nivel más bajo de satisfacción se ve reflejado en los usuarios que acuden al centro zonal.

CRITERIOS DE DESCRIPCIÓN DE LOS INDICADORES DE SATISFACCIÓN

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ÍNDICES REGIONALES DE SATISFACCIÓN CON LOS SERVICIOS DE LOS CENTROS ZONALES

En la gráfica anterior se observa que los indicadores de satisfacción de los usuarios se encuentran en el promedio nacional para la población de usuarios que acuden a solicitar los servicios al centro zonal.

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Grafica N° 11

a. USUARIOS DE CENTRO ZONAL:

Para determinar aquellos módulos que presentan mayores limitantes se desarrolla el mapa de respuestas (Grafica 11), el cual muestra el % de usuarios satisfechos en promedio por grupos de preguntas de acuerdo al formulario de usuarios de centro zonal. Este esquema nos indica de forma clara que la calificación en general es baja respecto al % de usuarios satisfechos, a su vez se observa que gran parte de los componentes son susceptible de mejora (Flechas rojas y amarillas), sin embargo se evidencia que la atención de los profesionales se encuentra en un nivel superior respecto a los demás aspectos, al igual que las expectativas y la lealtad de los usuarios del Centro Zonal. Para determinar el nivel de criticidad para cada uno de los atributos relacionados en el cuestionario se presenta a continuación una tabla de resultados (Tabla 1), donde se observan los cuatro indicadores para cada una de las preguntas realizadas en el cuestionario.

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En la tabla de respuestas (Tabla 1) observamos que en general el indicador de satisfacción se encuentra en un nivel promedio para todos los atributos, sin embargo se hace relevante prestar una especial atención al horario y tiempo de prestación del servicio del Centro Zonal, la atención de citas y el seguimiento sugerencias de los usuarios del CZ.

INDICES DE SATISFACCIÓN DEL GRUPO DE USUARIOS DE LOS CENTROS ZONALES PROGRAMAS DE ATENCÍÓN A LOS USUARIOS EXTERNOS DEL ICBF - 2013

Tabla 1

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Grafica N° 12

b. PADRES DE PRIMERA INFANCIA:

Para esta población se establece el mapa de respuestas (Grafica 12) en el cual se observa que se debe ´prestar atención al seguimiento a las sugerencias de los padres de familia ya que es el único componente que se encuentra con nivel de insatisfacción. En la tabla de indicadores por atributos (Tabla 2), como un punto de mejora se identifica el seguimiento a las sugerencias de los padres de familia, pero en general la regional se encuentra en un nivel de satisfacción alto para esta población.

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ÍNDICES DE SATISFACCIÓN DEL GRUPO DE USUARIOS DE LOS PROGRAMAS DE PREVENCIÓN PROGRAMAS DE ATENCÍÓN A LOS USUARIOS EXTERNOS DEL ICBF – 2013.

Tabla 2

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Grafica N° 13

c. NIÑOS NIÑAS Y ADOLESCENTES: Para esta población se establece el mapa de respuestas (Grafica 13) en donde se observa como aspecto de mejora el servicio de apoyo que les brindan a los niños, igualmente se hace necesario revisar el aprendizaje que están teniendo los niños, niñas y adolescentes en los programas de protección. En la tabla de indicadores por atributos (Tabla 3) se observa las áreas por mejorar se enfocan en los atributos relacionados con el trato de los demás compañeros y el apoyo y acompañamiento que reciben por parte de los adultos del programa.

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ÍNDICES DE SATISFACCION DEL GRUPO DE NINOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES PROGRAMAS DE PROTECCIÓN DEL ICBF

REGIONAL SUCRE

Tabla 3

2.2 Peticiones: (Quejas, Reclamos y Sugerencias)

- Análisis de resultados: Se presentaron quejas, reclamos y sugerencias a nivel del eje de calidad, en Seguridad y Salud Ocupacional, Ambiental y Sistema de Seguridad de la información no se presentaron este tipo de peticiones durante el segundo semestre 2013.

2.2.1 QUEJAS La Regional Sucre tramitó en éste periodo un total de diez (11) quejas, las cuales se encuentran debidamente diligenciadas y en estado “Cerrado”. A continuación se detalla por programa o servicio y Centro Zonal con mayor número de quejas registradas.

TOTAL QUEJAS CANTIDAD PORCENTAJE

CERRADAS 11 100%

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Los Cargos de los Servidores Públicos contra quienes se interpusieron las Quejas

fueron:

Cargo N° de Quejas

Coordinador de Centro Zonal 1

Defensor de Familia: 2

Trabajador social 6

Recepcionista 1

Pedagogo 1

Número de quejas por Centro Zonal:

CENTRO ZONAL N° DE QUEJAS

Centro Zonal Norte 1

Centro Zonal Mojana 4

Centro Zonal Boston 1

Centro Zonal Sincelejo 4

Regional 1

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LOS PROGRAMAS Y SERVICIOS AFECTADOS CON LAS QUEJAS DE LOS CIUDADANOS

SON:

MOTIVOS DE QUEJA

Nº. C.Z MÁS QUEJADO

Servicio al Ciudadano

3

CZ SINCELEJO 2

CZ MOJANA 1

• Maltrato al Ciudadano • Parcialidad en procesos

(inhabilidades e incompatibilidades).

Proceso Restablecimiento de

Derechos

2

CZ MOJANA 2

• Medidas de Protección • Incumplimiento, abuso o

extralimitación de deberes o funciones.

Fijación de Visitas

2

CZ SINCELEJO 1 CZ BOSTON 1

• Incumplimiento, abuso o extralimitación de deberes o funciones.

• Demora en la atención (omitir, negar, retardar o entrabar de asuntos a su cargo o prestación del servicio).

Fijación de Cuota de Alimentos

1

CZ SINCELEJO 1

• Maltrato al Ciudadano

Contratación y Oferta

Laboral

1

REGIONAL SUCRE

1


Hogares Comunitarios de Bienestar FAMI

1

CZ NORTE 1


Hogares Comunitarios de Bienestar

1

CZ MOJANA 1


TOTAL

11

CZ NORTE 1 REGIONAL 1 CZ LA MOJANA 4 CZ BOSTON 1 CZSINCELEJO 4

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2.2.2 RECLAMOS Análisis de resultados:

La Regional Sucre tramitó en éste periodo un total de 69 reclamos, todos a la fecha se

encuentran debidamente diligenciados y en estado “Cerrado”.

A continuación se detalla por programa o servicio y C. Zonal más reclamado.

TOTAL RECLAMOS CANTIDAD PORCENTAJE

CERRADAS 69 100%

NÚMERO DE RECLAMOS POR CENTRO ZONAL:

CENTRO ZONAL N° DE RECLAMOS

Centro Zonal Norte 17


Centro Zonal Mojana 4


TOTAL 69

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PROGRAMAS Y SERVICIOS AFECTADOS EN LOS RECLAMOS:

PROGRAMA

Nº

C.Z MAS

RECLAMADO

MOTIVOS MÁS RECLAMADO

Hogares

Comunitarios

de Bienestar

28

CZ BOSTON 18

CZ NORTE 5

CZ LA MOJANA 3

CZ SINCELEJO 2

• Maltrato a Usuarios del Programa

Incumplimiento de Obligaciones

Incumplimiento en Calidad de

producto o servicio

Maltrato a Niños, Niñas y

Adolescentes

Suspensión del Servicio

Demora en los pagos

Instalaciones Físicas Inadecuadas

Incumplimiento en Cantidad de

producto o servicio

Suspensión del Servicio

Trazabilidad

Idoneidad del Recurso Humano

Mal uso del producto

Incumplimiento en la minuta

Incumplimiento en Oportunidad

de producto o servicio

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Programa

Alimentación

Escolar PAE

15

CZ NORTE 7

CZ BOSTON 4

CZ SINCELEJO 3

CZ LA MOJANA 1

Demora en los pagos

Incumplimiento en la minuta

Incumplimiento en Calidad de

producto o servicio

Mal uso del producto

Programa de Alimentación Escolar

– PAE


producto o servicio

Medidas de protección

Desayunos

Infantiles con

Amor

6

CZ BOSTON 5

CZ NORTE 1

• Incumplimiento en Cantidad de

producto o servicio

• Suspensión del Servicio

• Incumplimiento de Obligaciones

• Alimentación Inadecuada

• Mal uso del producto

• Motivos de exclusión PNAAM -

DIA

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Hogares

Comunitarios

de Bienestar

FAMI

5

CZ NORTE: 2

CZ BOSTON: 2

CZ SINCELEJO: 1

• Incumplimiento en la minuta

• Malos Manejos del Presupuesto

• Demora en los pagos


• Incumplimiento en Cantidad de

producto o servicio

Centros de

desarrollo

infantil para la

primera infancia

5

CZ SINCELEJO: 2

CZ BOSTON: 2

CZ NORTE: 1

• Incumplimiento en la minuta



• Mal uso del producto

•

Hogares

Infantiles -

Lactantes y

Preescolares

4

CZ SINCELEJO: 3

CZ BOSTON: 1



• Maltrato a Niños, Niñas y

Adolescentes

• Idoneidad del Recurso Humano

Diligencias

Administrativas

1

CZ BOSTON: 1


producto o servicio

Fijación de

Cuota de

Alimentos

1

CZ BOSTON: 1

• Incumplimiento en Calidad de

producto o servicio

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Hogares de

Paso

1

CZ BOSTON: 1

• Incumplimiento en Calidad de

producto o servicio

Servicio al

Ciudadano

1

CZ SINCELEJO:1

• Incumplimiento en Oportunidad de

producto o servicio

Servidores

Públicos

1

CZ BOSTON: 1


Hogares

Sustitutos

1

CZ NORTE 1


TOTALES

69

CZ BOSTON : 36 CZ NORTE : 17

CZ SINCELEJO 12 CZ LA MOJANA : 4

Los programas con mayor número de reclamos fueron: Hogares Comunitarios de Bienestar con

el 41%, Programa Alimentación Escolar PAE 22%, Desayunos Infantiles con Amor con 9%.

2.2.3 SUGERENCIAS

Análisis de resultados: La Regional Sucre tramitó en éste periodo un total de nueve (9)

sugerencias, la cuales se encuentran debidamente diligenciadas y en estado “Cerrado”.

A continuación se detallan los motivos de sugerencias y Centro Zonales que registraron

las peticiones.

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TOTAL SUGERENCIAS

CANTIDAD PORCENTAJE

CERRADAS 9 100%

NÚMERO DE SUGERENCIAS POR CENTRO ZONAL:

CENTRO ZONAL N° DE RECLAMOS



Regional Sucre 2

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MOTIVO MENCIONADO EN LA SUGERENCIA:

MOTIVOS DE SUGERENCIA

Nº.

C.Z

SIN CONCLUIR

GESTIÓN.

Felicitaciones y Agradecimientos 4 CZ BOSTON 4

Diligencias Administrativas 3 CZ BOSTON 2

REGIONAL SUCRE 1

Hogares Comunitarios de

Bienestar

2 CZ SINCELEJO 1

REGIONAL SUCRE 1

TOTAL

9

CZ BOSTON 6

CZ SINCELEJO 1

REGIONAL SUCRE 2

0

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Mejoras respecto a resultados anteriores:

COMPARATIVO I Y II SEMESTRE DE 2013

Con relación al I semestre de 2013, el periodo evaluado (II semestre 2013) muestra un

aumento en los tres tipos de peticiones, siendo positivo las sugerencias que se pasó de

recibir 5 a 9.

- Acciones Implementadas:

La totalidad de las peticiones recibidas en el II semestre fueron atendidas en el término estipulado por la ley.

Las Quejas recepcionadas fueron remitidas a los jefes inmediatos.

Seguimiento, asesoría y acompañamiento a los centros zonales a través de diversos medios telefónico, correo electrónico y/o presencial, lo que ha permitido disminuir en un alto porcentaje las inconsistencias en los informes enviados al Nivel Nacional.

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3. Desempeño de los Macroprocesos/procesos y Conformidad del Servicio

3.1 Desempeño de los Macroprocesos/procesos

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DETALLE POR MACROPROCESOS

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DETALLE POR PROCESOS

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CUMPLIMIENTO POR MACROPROCESOS

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INDICADORES CRITICOS

Macroprocesos Cód. Indicadores en estado "CRITICO" Avance # Numerador Denominador %

avance Gestión para la

promoción y Prevención para la protección integral

de las niñez y la adolescencia

MPM2-01

Niños, niñas y adolescentes en situación de desplazamiento atendidos por el Programa de Alimentación Escolar

3.506 3.506 4.576 77%

Gestión para la nutrición

MPM4-02

Niños y niñas menores de 5 años atendidos por el programa de recuperación nutricional ambulatoria con Desnutrición aguda o riesgo que mejoran su estado nutricional

48% 25 52 57%


MPM4-03

Niños y niñas desplazados reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional - SSN en HI - HCB - CDI (excluyendo FAMI, menores de 2 años y mayores de 5 años) con desnutrición aguda que mejoraron su estado Nutricional.

42% 59 142 53%


MPM4-07

Porcentaje de cumplimiento de la actualización de datos de beneficiarios para la Dirección Nutrición en el sistema CUENTAME

0% 0 5.538 0%

Mejoramiento Continuo

MPE2-03

% de riesgos controlados NR 0 0 0%

Gestión Soporte MPA1-P4-02

Liquidación de Contratos 42% 30 71 42%


Nivel de cumplimiento estándar de consumo de agua

114% 932 816 114%


Nivel de cumplimiento estándar de consumo del recurso energético.

124% 125.221 100.952 124%

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Nombre del indicador: MPE1-01: Eficiencia ejecución presupuestal compromisos

ANALISIS: Durante los últimos cinco de los seis meses del segundo semestre de 2013 la ejecución presupuestal de compromisos mantuvo un estado optimo, reflejando buena ejecución del mismos. Solo el mes de julio presentó estado en riesgo debido a que a la fecha de corte existen recursos sin ejecución en los rubros de vulnerabilidad y adoptabilidad con un porcentaje de ejecución del 77% y en atención integral a la primera infancia toda vez que no se efectuó en transito de las modalidades tradicionales y la ampliación a CDI. Una vez se terminó con la contratación de estos servicios, se normalizó la ejecución pptal.

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Nombre del indicador: Indicador MPE1-02: Eficiencia ejecución presupuestal obligaciones

ANALISIS: Durante los meses de julio y agosto se presentó un resultado critico dado que al finalizar el mes de julio se recibió adición superior a 11 mil millones de pesos, afectando la apropiación inicial, incidiendo directamente el resultado del indicador, no obstante las obligaciones proyectadas a cancelarse se realizaron dentro de la fecha establecida, obteniendo resultados óptimos a partir del mes de octubre cuando se finalizó la contratación de transito y ampliación de los servicios en la Atención Integral a la Primera infancia.

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Nombre del indicador: MPE1-05: Ejecución de metas sociales

ANALISIS: Durante el mes de julio no se reportó ejecución de 3,212 usuarios, distribuidas así. 4.800 correspondiente a la atención integral a la primera infancia por diferencias en tiempos de aprobación de los cambios en programación SIM versus el reporte del indicador y 1.957 por registros no realizados en las siguientes modalidades: centros de recuperación nutricional y recuperación nutricional - paquete tipo I y tipo II. Se instó a los coordinadores de para verificar la atención de los beneficiarios en estas modalidades de atención y su registro oportuno en CZ SIM. A partir del mes de agosto, se evidencia un aumento en el número de beneficiarios atendidos frente a la meta programada para ese mismo período. Este incremento se debe al tránsito y ampliación de usuarios efectuado en las modalidades de atención integral a la primera infancia. Hubo incremento en el número de usuarios, no obstante el denominador no fue actualizado, reflejando una atención por encima del 100% durante los meses de septiembre a diciembre.

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Desempeño de los Macroproceso/procesos: MEJORAMIENTO CONTINUO

Nombre del indicador: MPE2-01 % de Acciones correctivas y preventivas eficaces

ANALISIS: Durante el segundo y tercer trimestre se obtiene un resultado CRITICO y en RIESGO, esto se debió a que a esa fecha estaban varias acciones vencidas resultado de las auditorías internas con la siguiente situación: 1880 y 1939: acciones formuladas a la Sede Nacional (Gestión Humana y Dirección de Planeación, a la fecha de corte no tienen tratamiento. 1826,1827 y 1392: Acciones que dependen de la asignación de recursos por parte de la Sede Nacional por lo que se solicitará reformulación de las mismas (adquisición de gabinetes contra incendios, actualización de la tarjeta de propiedad del vehículo OYE 147. 1932 y 1820: Se está a la espera del Mapa de Riesgos del eje SGSI para poder realizar las actividades planteadas mientras esto se da y para que no afecte el indicador se reformulará. 1812,1409,1413: Acciones que no se pudieron cumplir desde la regional y se pedirá reformulación de las mismas. Con corte al tercer trimestre del año, estaban 15 acciones vencidas pese a las gestiones realizadas continúan abiertas las dos AC formuladas a la Sede Nacional y otras que por razones que no dependen del resorte de la regional no se han podido gestionar. En el último trimestre se tiene un avance en el cierre y para este periodo se cuenta con 7 acciones vencidas las cuales corresponden a los consecutivos 1880,1939,1812, 1830, 1409,1309, 767 esta última formulada a la oficina de aseguramiento a estándares en el año 2011 sin respuesta.,

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PUNTOS CRITICOS: Falta de seguimiento por parte de los responsables para el cumplimiento de las actividades Propuestas, acciones correctivas sin tratamiento y sin reformulación por parte de la Dirección de Gestión Humana y Dirección de Planeación, actividades establecidas en las diferentes acciones correctivas que no han sido posible cumplir por razones que no dependen de la Regional. Nombre del indicador: MPE2-02Agentes educativos (madres comunitarias, maestras jardineras, operadores) sensibilizados en Mejores Prácticas Ambientales del ICBF

ANALISIS: En el mes de Julio se realizó sensibilización a Madres Comunitarias durante los días 24 y 29 con la asistencia de 292 Madres, esta actividad se realizó en coordinación con CARSUCRE quienes dictaron la sensibilización en el tema de mejores prácticas ambientales y manejo de residuos sólidos, con esta capacitación se da cumplimiento a la meta establecida para la vigencia 2013 la cual fue del 10%

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Nombre del indicador: Indicador:MPE2-03 % de riesgos controlados

ANALISIS: El indicador de riesgos tuvo un comportamiento optimo durante los tres primeros trimestres, sin embargo se observa que el mes de diciembre se obtiene un resultado crítico, la causa por la que se tuvo este resultado obedece a la siguiente explicación dada desde la Subdirección de Mejoramiento Organizacional: Se envía el reporte de indicador del 94% con corte al mes de diciembre por parte de la Regional, sin embargo este dato no es consistente con la Valoración de los mapas que publica la Regional en el Repositorio. Por qué no cumple con las directrices de la guía de riesgos y las impartidas en el correo del 24 de diciembre de 2013, aunque se mejoró en la asignación de fechas en los controles efectivos para el 2014, se observa que hay dificultades en lo concerniente a: no se cuenta con el visto bueno del dueño del proceso de la Sede Nacional para bajar el nivel de riesgos, se evidencia que el mantenimiento en muchos riesgos de la calificación del control en el mismo nivel y en el reporte lo define como eficaz. Los mapas de todas las regionales fueron objeto de una revisión más exhaustiva desde la Subdirección y se encontró que había algunas inconsistencias metodológicas por lo que se decidió y no solo en el caso de Sucre establecer como no reportado, además fue muy riguroso el cumplimiento de la fecha y ese también fue un criterio de calificación que incidió al momento del reporte por parte de evaluación

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Nombre del indicador: MPE2-04 Porcentaje de avance de la ruta de implementación y

mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión.

ANALISIS: El comportamiento de este indicador durante el segundo semestre se mantuvo entre riesgo y adecuado, terminando el año con un porcentaje de cumplimiento del 94% ubicándonos en un rango adecuado , no se logra el 100% teniendo en cuenta que no se cumplieron en su totalidad varias actividades establecidas en la ruta tales como: realización de los exámenes médicos ocupacionales, la formulación de Acciones de Mejora (AC, AP, SNC) de fuentes diferentes de las auditorías internas, cierre eficaz de las acciones (AC, AP, SNC y NCS), organización de archivos y aplicación de la tabla de retención documental en los Centros Zonales y Regionales , Capacitar en acciones de mejora (AC, AP, SNC),quedando estas en el 90 y 60% de cumplimiento. PUNTOS CRITICOS: Actividades que no dependen del resorte regional como es la realización de los exámenes médicos ocupacionales, etiquetado de activos de información teniendo en cuenta que solo hasta el 9/11/2013 se enviaron las instrucciones necesarias para realizar esta labor; la formulación de acciones de mejoras no fue constante para todos los meses, de igual manera el cierre de las mismas no ha sido oportuno.

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Desempeño de los Macroproceso/procesos: COORDINACIÓN Y ARTICULACIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE BIENESTAR FAMILIAR

Nombre del indicador: E-29: Número de municipios con asistencia técnica del ICBF en la

formulación de Políticas diferenciales en favor de niños, niñas y adolescentes.

113% 113%

0

20

40

60

80

100

120

SEPTIEMBRE DICIEMBRE

E-29 Municipios con Asistencia Técnica del ICBF en la formulación de la Politica diferencial a favor de los niños, niñas y Adolescentes

ANALISIS: Se cumplió con la meta programada en asistencia técnica superándola, se obtuvo como logros el diseño y adopción de las PP del Departamento de Sucre, y de Los municipios de Palmito, Sampues, y en construcción las de San Pedro, Buenavista Los Palmitos, Coveñas, Sincelejo, Galeras, Betulia, San Onofre

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Nombre del indicador: E31 Número de municipios con los Consejos Departamentales de Política Social monitoreados

100% 100%

0

20

40

60

80

100

120

SEPTIEMBRE DICIEMBRE

E-31 Número de Municipios con los Consejos Municipales de Política Social monitoreados

ANALISIS: Se logró el monitoreo del CDPS y los CMPS con la realización y autoevaluación de las sesiones correspondientes, el envío de oficios recordatorios por parte de los coordinadores zonales. La asistencia técnica en puesto de trabajo a los Alcaldes y equipos por parte de los referentes Regionales y zonales.

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Nombre del indicador: E-13: Porcentaje de niños, niñas y adolescentes que reingresan al proceso de restablecimiento de derechos

ANALISIS: Durante el periodo relacionado no se presentó ningún reingreso y se vienen haciendo los seguimientos respectivos a cada caso. Este logro se obtuvo gracias a los seguimientos realizados por los coordinadores Zonales y equipos de defensoría a cada caso reintegrado y el trabajo adelantando con las familias mientras el beneficiario estuvo bajo medida de protección.

Desempeño de los Macroproceso/procesos: GESTIÓN PARA LA PROTECCION

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Nombre del indicador: E-14: Porcentaje de niños, niñas y adolescentes menores de 18 años

en protección con auto de apertura de investigación con situación legal definida en 120 días o menos

ANALISIS: El comportamiento del indicador durante el período se mantuvo ADECUADO, excepto en Julio (RIESGO), teniendo en cuenta que los procesos que afectaron este indicador, fueron identificados como casos a los que les faltaba ingresar datos adicionales en el SIM por parte de los equipos de Defensorías de Familia. A la fecha se continúa haciendo seguimiento a la actualización de datos en el SIM.

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Nombre del indicador: E-15 Niños, niñas y adolescentes en situación de adoptabilidad en firme, SIN características especiales presentados a comité de adopciones, con familia

asignada

ANALISIS: En el periodo evaluado, el indicador se mantuvo con un resultado ÓPTIMO, teniendo en cuenta que los NNA con esta condición presentado a Comité, fueron asignados a familias solicitantes.

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Nombre del indicador: E-16 Niños, niñas y adolescentes en situación de adoptabilidad en firme, CON características y necesidades especiales y posibilidad de adopción presentados a comité de adopciones, con familia asignada:

ANALISIS: El comportamiento del Indicador ha sido ÓPTIMO, teniendo en cuenta que se ha logrado la asignación de un número alto de NNA con esta condición durante los dos últimos años. Sin embargo existen pocas familias dispuestas a adoptar NNA con estas características. No se presentaron nuevos niños en el comité durante el periodo.

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Nombre del indicador: E-17 Niños, niñas y adolescentes que a partir de la fecha de sentencia de adopción en firme, cumplen con el número de informes de seguimientos post adopción en el periodo establecido

ANALISIS: El indicador tuvo resultado ADECUADO durante los meses de agosto a noviembre, llegando a estar optimo en julio y diciembre, esto debido al incumplimiento en la entrega de informes de seguimiento post adopción de un organismo internacional, por lo cual se requirió y se logró el resultado esperado en el último mes. Los seguimientos se registraron oportunamente dentro de los términos establecidos en el aplicativo SIM.

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Nombre del indicador: E-18: Porcentaje de Niños, niñas y adolescente víctimas del desplazamiento forzado con proceso de restablecimiento de derechos por vulneraciones adicionales al desplazamiento.

ANALISIS: De acuerdo a la hoja de vida del indicador, se estableció que de los NNA victimas atendidos por las Unidades Móviles en el programa de Ayuda Humanitaria Componente Nutricional para familias en transición, se ha abierto Procesos de Restablecimiento de Derechos por otros motivos diferentes a su condición de víctimas. El indicador se ha mantenido fluctuante entre OPTIMO y ADECUADO, sin embargo es necesario aclarar que pese a la intervención que se hace desde los equipos de UM, estos no son suficientes para prevenir la vulneración por otros motivos dado que son muchos los usuarios a atender en este componente, así como el desarrollo de la estrategia Mis Derechos Primero y demás actividades asignadas

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Nombre del indicador: MPM5-P1-01 Porcentaje de niños, niñas y adolescentes en PARD ubicados en la modalidad del hogar sustituto con permanencia mayor a 12 meses.

ANALISIS: El indicador arroja un resultado OPTIMO, excepto en los meses de Noviembre y Diciembre que se tuvo ADECUADO, siendo la causa el no ingreso oportuno de la información requerida en el aplicativo SIM, pese a haber resuelto la situación dentro de los términos de ley para lograr el restablecimiento de derechos a los NNA que ingresan.

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Nombre del indicador: MPM5-P1-03 Porcentaje de Niño, niñas o adolescentes con auto de apertura de investigación que llevan entre 121 y 180 días sin situación legal definida.

ANALISIS: El resultado de este indicador ha sido fluctuante, estando ADECUADO en los meses de agosto a noviembre y en RIESGO en Julio y Diciembre. Lo anterior debido a que la situación legal de los NNA que reportaba el indicador estaba definida mas no ingresados oportunamente en el sistema los datos adicionales, afectando así el resultado del indicador en cada periodo. PUNTOS CRITICOS: Falta de calidad e inoportunidad en el ingreso de la información de forma permanente en el SIM por parte de los profesionales de Defensorías de Familia, pese a tener identificadas fallas en la misma.

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Nombre del indicador: MPM5-P1-04 Porcentaje Niños, niñas y adolescentes con auto de apertura de investigación que llevan más de 180 días sin situación legal definida

ANALISIS: El comportamiento del indicador en el periodo ha sido ADECUADO, encontrándose en RIESGO solo al inicio del mismo, en el mes de julio. Es de anotar que la situación legal de los NNA que reporta el indicador está definida, pero persiste el no ingreso oportunamente de las actuaciones en el sistema.

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Nombre del indicador: MPM5-P1-05: Porcentaje de niños y niñas menores de 6 años con situación legal definida en menos de 6 meses

ANALISIS: El indicador ha tenido un comportamiento ADECUADO durante el período, sin embargo se evidencia la existencia de procesos que al revisarlos se encontró la falta de actuaciones por parte del equipo de defensoría de familia, que lleven a definir la situación.

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Nombre del indicador: MPM5-P1-06 Porcentaje niños, niñas menores de 6 años que reingresan al proceso de restablecimiento de derechos

ANALISIS: Durante el periodo relacionado no reingresaron niños de este grupo etario y se vienen haciendo los seguimientos respectivos a cada caso. Este logro se obtuvo gracias a los seguimientos realizados por los equipos de defensoría a cada caso reintegrado y el trabajo adelantando con las familias mientras el beneficiario estuvo bajo medida de protección.

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Nombre del indicador: MPM5-P2-01 Niños y niñas menores de 6 años en situación de adoptabilidad en firme, SIN características y necesidades especiales presentados a comité de adopciones, con familia asignada

ANALISIS:

En el periodo no se presentaron niños con esta condición al comité de Adopciones, por lo que el indicador se mantuvo ÓPTIMO.

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Nombre del indicador: MPM5-P2-02 Niños y niñas menores de 6 años en situación de adoptabilidad en firme, CON características y necesidades especiales y posibilidad de adopción presentados a comité de adopciones, con familia asignada

ANALISIS:

En el periodo no se presentaron niños con esta condición al comité de Adopciones. Se gestionó la presentación de niños con estas características a organismos internacionales para su asignación.

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Nombre del indicador: MPM5-P3-03 Reiteración del delito en el Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes.

ANALISIS:

Se evidencian que continúan las dificultades existentes en el Sistema a nivel general, pues en la actualidad no se dictan las medidas que ameriten los adolescentes debido a la falta de cupos e instituciones que presten el servicio en las modalidades de atención requeridas; esto se suma al alto índice de consumo de SPA en los adolescentes vinculados al SRPA y que los llevan a reincidir.

PUNTOS CRITICOS:

Falta de cupos e instituciones que a nivel nacional puedan dar solución a las medidas dictadas por las autoridades competentes.

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Desempeño de los Macroproceso/procesos: GESTIÓN PARA LA PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN PARA LA PROTECCIÓN INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y ADOLESCENCIA

Nombre del indicador: E- 05 Niños, niñas y adolescentes vinculados a programas de prevención (reclutamiento, gestación de adolescentes, uso del tiempo libre y procesos de participación)

ANALISIS:

La atención en la modalidad se da sin dificultades de acuerdo a lo programado, obteniendo un resultado óptimo durante el semestre.

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Nombre del indicador: E- 06 Niños, niñas y adolescentes atendidos por el Programa de Alimentación Escolar

ANALISIS:

La atención en la modalidad se da sin dificultades de acuerdo a lo programado, sin embargo se presentó Inoportunidad en el reporte de informes requeridos para el trámite de pagos a operadores, resultados de visitas, requerimientos realizados a los operadores.

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Nombre del indicador: MPM2-01 Niños, niñas y adolescentes en situación de desplazamiento atendidos por el Programa de Alimentación Escolar :

ANALISIS:

La atención en la modalidad se reportó sin dificultades durante el primer semestre del año, sin embargo, en el periodo de medición actual prevalece el estado CRITICO porque se registran coberturas por debajo de lo programado, debido a que al cruzar los usuarios con la base de datos en VIVANTO, no se identificaron como víctimas todos los usuarios reportados inicialmente, sin embargo los usuarios no reportados se están atendiendo como población vulnerable.

PUNTOS CRITICOS:

Inoportunidad en la activación de usuarios VIVANTO que permitiera realizar el cruce de información en el momento indicado y así modificar la meta de acuerdo a la población real existente o focalizar a los beneficiarios de acuerdo a los requisitos.

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Nombre del indicador: MPM2-02 :Días promedio de atención del Programa de Alimentación

Escolar

ANALISIS:

La atención se ha dado de acuerdo a los días programados y contratados, obteniendo un resultado óptimo durante el semestre.

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Nombre del indicador: MPM2-03 :Encuentros vivenciales realizados por el Programa de Promoción y Prevención para la Protección Integral de los niños, niñas y adolescentes "Generaciones con Bienestar"

ANALISIS:

El resultado del indicador se mantuvo ÓPTIMO durante el periodo. Se realizaron encuentros vivenciales según lo programado para una atención total de 6000 Beneficiarios y un total de 240 Grupos.

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Nombre del indicador: MPM2-04 :Porcentaje de cumplimiento de la actualización de datos de unidades de Servicio y beneficiarios para la Dirección de Niñez y Adolescencia

ANALISIS:

El indicador se mantuvo ÓPTIMO durante el periodo. Se hizo el reporte de unidades de servicio y beneficiarios según lo programado, pero en algunas de la modalidad PAE, se hicieron registros de usuarios que remplazaron a otros que salieron, lo cual refleja un número mayor debido a que los que recibieron el servicio durante un tiempo no pueden ser retirados del aplicativo.

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Desempeño de los Macroproceso /procesos: GESTIÓN PARA LA ATENCIÓN DE LAS FAMILIAS Y COMUNIDADES

Nombre del indicador: E-12: Familias beneficiadas por el programa "Familias con bienestar

ANALISIS:

El indicador arrojo un resultado OPTIMO, teniendo en cuenta que se hicieron los ajustes a la información registrada en el F2 por parte de la Dirección de Familia y Comunidad. Es de anotar que la ejecución presentó un incremento debido a que la ONG atendió 28 familias adicionalmente en el municipio de Sincelejo, sin embargo se presentaron dificultades debido a la complejidad en el ingreso de la información en el aplicativo CUÉNTAME por parte del operador. Dificultades con las bases de datos entregadas por ANSPE, por lo cual fue necesario según directrices de la sede nacional, focalizar bases de datos directamente en el territorio por parte de los cogestores e ingresarlas como población ICBF. Esta situación llevo a la modificación de la distribución del número de familias por tipo poblacional que requiere la modalidad

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Nombre del indicador: MPM3-01: Familias de Red Unidos beneficiadas por el programa "Familias con bienestar"

ANALISIS:

El indicador arrojó un resultado fluctuante en RIESGO y CRÍTICO durante casi todo el período, lo cual se debió a las dificultades con las bases de datos enviadas por ANSPE, que llevaron al cambio en la distribución del número de familias por grupo poblacional establecido en la programación de metas. Lo anterior hizo necesario el ajuste de la distribución en metas por directrices de la Subdirección de Operaciones de Familia y Comunidad, lográndose al final del periodo el ajuste y resultado ÓPTIMO.

PUNTOS CRITICOS:

Dificultades con las bases de datos entregadas por ANSPE, por lo cual fue necesario según directrices de la sede nacional, focalizar bases de datos directamente en el territorio por parte de los cogestores para ingresarlas como población ICBF. Esta situación llevo a la modificación de la distribución del número de familias por tipo poblacional que requiere la modalidad.

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Nombre del indicador: MPM3-02 Familias Victimas, PARD, Vulnerables beneficiadas por el programa "Familias con bienestar"

ANALISIS:

El indicador arrojo durante el período de medición un resultado ÓPTIMO. Es de anotar que se hicieron los ajustes a las metas teniendo en cuenta las dificultades presentadas con las bases de datos oficiales, sin embargo, el resultado del indicador no se afectó.

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Nombre del indicador: MPM3-03: Familias indígenas atendidas por el proyecto fortalecimiento a familias de grupos étnicos

ANALISIS: El indiciador presentó estado crítico durante el mes de agosto debido a que los operadores de servicio enviaron las caracterizaciones de la población a atender oportunamente, no obstante se presentaron dificultades con el aplicativo filezila, afectando el cargue de la información en el aplicativo cuéntame. Esta situación fue ajustada para los meses siguientes, dando resultado óptimo en el indicador.

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Nombre del indicador: MPM3-06 Familias ROM atendidas por el proyecto fortalecimiento a familias de grupos étnicos

ANALISIS: El resultado del indicador es OPTIMO durante el periodo, excepto el mes de julio que estuvo CRITICO, debido a que los operadores iniciaron el proceso de caracterización de las familias de forma manual, para luego ingresarla en el aplicativo FilleZilla para ser validadas y aprobadas. Una vez se dio la capacitación para el diligenciamiento del instrumento se obtuvo el resultado final PUNTOS CRITICOS:

Implementación de la Herramienta para el cargue de la información por parte de las comunidades étnicas sin la debida capacitación, pese a ser de difícil manejo para ellos.

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Nombre del indicador: MPM3-09 Porcentaje de cumplimiento en el registro de Familias para la Dirección de Familia y Comunidades en el Sistema Cuéntame

ANALISIS:

El resultado del indicador se mantuvo Óptimo, sin embargo, en revisión de la hoja de vida del indicador, la fuente de información para este es el reporte de metas sociales y financieras el cual fue verificado encontrando que lo reportado por la regional (7137) no corresponde al denominador que refleja el indicador (7328).

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Desempeño de los Macroproceso /procesos: GESTIÓN PARA LA ATENCIÓN INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA

Nombre del indicador: E-01 Número de Niños y Niñas con Atención Integral a la Primera

infancia.

ANALISIS: Durante el período el resultado del indicador se mantuvo ÓPTIMO, lograndose el 100% aunque se dejaron de atender mínimas coberturas por inasistencias ocasionales de usuarios, las cuales no fueron representativas para afectar el resultado del indicador.

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Nombre del indicador: E-03 Número de niños y niñas atendidos en Hogares Comunitarios de Bienestar -HCB Familiares, FAMI, Grupal y en Establecimientos de Reclusión y otras

formas de atención.

ANALISIS: La atención en las modalidades tradicionales, que no incluyen el componente de educación inicial, se da sin dificultades de acuerdo a lo programado. Sin embargo, se registran mínimas coberturas no atendidas por la inasistencia esporádica normal dentro de la prestación del servicio.

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Nombre del indicador: E -04: Número de nuevos Agentes Educativos vinculados a procesos de formación en el modelo de atención Integral.

ANALISIS:

Como consecuencia de la gestión de la Regional ante el SENA Nacional, ICBF y Colsubsidio, sumando además la conformación de alianzas con los entes territoriales para la financiación de los instructores que asumieran la formación de los grupos programados con recursos CONPES 162-2013, se logró la modificación de metas de Agentes Educativos vinculados al proceso de formación en el técnico en AIPI. Esta gestión llevo a la Regional a pasar de un resultado en el indicador de CRÍTICO a ÓPTIMO, habiéndose logrado superar la meta establecida a partir del mes de octubre. PUNTOS CRITICOS:

La diferencia entre la meta SENA (614) y la meta ICBF (850) para agentes educativos que inicien el proceso de formación. La falta de recursos del SENA Sucre para contratar los instructores requeridos para el cumplimiento de la meta. Dificultad para conformar grupos de AEC –ICBF con el número mínimo requerido por el SENA en un mismo municipio. Demora en el proceso de contratación (orden de compra) de instructores por parte de COLSUBSIDIO. Demora en el proceso de ingreso de información de AEC en el

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Sofia Plus.

Nombre del indicador: E-22:Número de niños y niñas en primera infancia con valoración y seguimiento nutricional

ANALISIS:

En concordancia con el indicador E-01, durante el período el resultado del indicador se mantuvo OPTIMO, lograndose el 100%. A la fecha de corte se había reportado por parte de las EAS de los programas de primera infancia (Institucional y modalidad familiar), la toma de medidas antropométricas correspondientes a las tomas 1, 2 y 3 de la vigencia 2013, de acuerdo al cronograma establecido.

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Nombre del indicador:MPM1-01:Cupos transitados a esquemas de atención integral

ANALISIS:

Durante la vigencia se logró el tránsito de 5,362 cupos de las modalidades tradicionales de Primera Infancia a las modalidades contempladas en el modelo de Atención Integral. Se dificultó el cumplimiento de la meta debido a varios factores, entre los que se pueden mencionar la negativa de las madres comunitarias, las dificultades de tipo geográfico y de infraestructuras en algunos municipios del departamento. Pese a lo anterior, el resultado del indicador fue ADECUADO no se cumplió con la meta programada teniendo en cuenta varios factores como son: La negativa de algunas madres comunitarias para el tránsito, dificultades de tipo geográfico y de infraestructuras en algunos municipios del departamento.

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Nombre del indicador:MPM1-02 Número de niños y niñas entre 6 meses a 4 años 11 meses de edad beneficiados con el Programa - DIA

ANALISIS:

La atención en la modalidad se da sin dificultades de acuerdo a lo programado en un 100%, lo cual mantiene el resultado del indicador ÓPTIMO durante todo el periodo. Es de resaltar que desde los centros zonales y el GAT se mantiene actualizada la información de los AEC, realización de capacitaciones sobre lineamientos técnicos administrativos en coordinación con el operador logístico, haciendo énfasis en diligenciamiento de planillas de registro y actualización, acciones de gestión social comunitaria del programa, periodicidad en las entregas y plan de manejo ambiental. Seguimiento puntual a los puntos de entrega, los cuales se reportan en el EV-12.

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Nombre del indicador: MPM1-03 Unidades de atención beneficiarias de la implementación de la Estrategia Fiesta de la Lectura.

ANALISIS:

El indicador se mantuvo ÓPTIMO, debido a que solo 7 de las unidades de atención beneficiarias de esta estrategia no recibieron la dotación por parte de la Dirección de Primera Infancia.

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Nombre del indicador: MPM1-07 Número de niños y niñas víctimas de conflicto armado atendidos en las diferentes modalidades de atención a la primera infancia.

ANALISIS: La atención a esta población se da de acuerdo a la demanda, teniendo en cuenta que esta puede ser fluctuante. Por tal razón se presenta en el periodo atención de usuarios por encima o por debajo de lo programado, lo cual evidencia el cruce de base de datos adelantado por parte de los centros zonales.

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Nombre del indicador: MPM1-08 Porcentaje de cumplimiento de la actualización de datos de unidades de Servicio para la Dirección de Primera Infancia en el Sistema CUENTAME

ANALISIS:

El resultado del indicador permaneció ÓPTIMO, pese a las inconsistencias que inicialmente se presentaron con el aplicativo CUENTAME. Se avanzó en el registro de la información de unidades de servicio al 100%, las cuales en un momento determinado estuvieron por encima de lo real debido al registro duplicado hecho por algunos operadores.

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Nombre del indicador: MPM1-09 Madres transitadas a esquemas de atención integral

ANALISIS: El resultado del indicador se mantuvo en RIESGO debido a varios factores, entre los que se pueden mencionar la negativa de las madres comunitarias, las dificultades de tipo geográfico y de infraestructuras en algunos municipios del departamento. Se logró el tránsito de 387 madres comunitarias de las modalidades tradicionales de HCB a las modalidades contempladas en el modelo de atención integral.

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Nombre del indicador: MPM1-10 Porcentaje de cumplimiento de la actualización de beneficiarios para la Dirección de Primera Infancia en el sistema Cuéntame

ANALISIS:

El resultado es OPTIMO durante los tres últimos meses del periodo, sin embargo, en el mes de septiembre estuvo CRITICO pese a que el registro de Unidades estaba en el 100% se avanzó en el cargue de beneficiarios, lo cual no se reflejó debido a las inconsistencias en el aplicativo CUENTAME. Es de anotar que se avanzó en el registro de la información de unidades de servicio por parte de los operadores con el acompañamiento de los administradores de sistema para alcanzar la meta establecida.

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Desempeño de los Macroproceso/procesos: GESTIÓN PARA LA NUTRICION

Nombre del indicador: E-21 Niños y niñas reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional - SSN en HI - HCB - CDI (excluyendo FAMI, mayores de 2 años y menores de 5 años) con desnutrición aguda que mejoraron su estado Nutricional.

ANALISIS:

En el mes de Noviembre el resultado del indicador es ÓPTIMO, pues alcanzó el % de avance esperado en el reporte de la meta establecida para el periodo. En el mes de diciembre paso a estar ADECUADO teniendo en cuenta que el indicador es creciente y el % de avance reportado no alcanzó la meta establecida para el periodo. En los meses anteriores el resultado se mantuvo CRITICO debido a que los operadores no habían cumplido con el reporte oportuno y con calidad de la información a los centros zonales en la planilla de salud y nutrición, por lo cual se hizo la devolución para las correcciones correspondientes, sin que se alcanzaran a cargar dentro del periodo de reporte del indicador.

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Nombre del indicador: MPM4-01 Niños de 0-2 años reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional – SSN pertenecientes al programa FAMI, con desnutrición global que mejoran su estado nutricional.

ANALISIS:

Se obtiene este resultado en RIESGO teniendo en cuenta que no se alcanzó la meta propuesta de niños y niñas con desnutrición global que mejoran su estado nutricional, por lo que se formula plan de intervención en los casos que persisten. Es de anotar que en el último mes, el % de avance en el reporte mejoro con relación al reporte anterior.

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Nombre del indicador: MPM4-02 Niños y niñas menores de 5 años atendidos por el programa de recuperación nutricional ambulatoria con Desnutrición aguda o riesgo que mejoran su estado nutricional.

ANALISIS:

El resultado del indicador es CRITICO de acuerdo al análisis de resultados remitido por La Direccion de Nutrición, lo cual indica que no se alcanzó la meta propuesta de niños y niñas con desnutrición aguda o en riesgo que mejoran su estado nutricional, debido a las dificultades con el CUENTAME se implementó un Excel a partir del segundo semestre para el cargue de la información, en donde se debía reportar primer y segundo grupo, no alcanzando a recolectar la totalidad de la información, lo cual ocasiono un reporte de usuarios inferior a la meta establecida.

PUNTOS CRITICOS:

Incumplimiento del operador en el reporte de la información de forma oportuna. La falta de compromiso de los municipios para apoyar la recolección de la información requerida.

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Nombre del indicador: MPM4-03 Niños y niñas desplazados reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional - SSN en HI - HCB - CDI (excluyendo FAMI, menores de 2 años y mayores de 5 años) con desnutrición aguda que mejoraron su estado Nutricional.

ANALISIS: El resultado del indicador es CRITICO, pues no alcanzó el % de avance en el reporte de la meta establecida para el periodo, debido a que los operadores no habían cumplido con el reporte oportuno y con calidad de la información a los centros zonales en la planilla de salud y nutrición, por lo cual se hizo la devolución para las correcciones correspondientes, sin que se alcanzaran a cargar dentro del periodo de reporte del indicador.

PUNTOS CRITICOS:

Incumplimiento de los operadores en el reporte de la información de forma oportuna. De igual forma, la deficiente calidad de los registros entregados que ocasionaron varias devoluciones para las correcciones correspondientes.

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Nombre del indicador: MPM4-04 Niños y Niñas reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional –SSN en HI, CDI y HCB (excluyendo FAMI, menores de 2 años) que permanecieron con Obesidad

ANALISIS: El cierre del periodo es RIESGO, lo cual indica que se incrementó el número de niños y niñas con Obesidad. Es de anotar que este resultado puede deberse a la recuperación del peso en niños que tuvieron desnutrición y que por el tiempo de tratamiento no reflejan un aumento de talla resultando niños obesos en el indicador P/T.

PUNTOS CRITICOS:

De igual forma, la deficiente calidad de los registros entregados que ocasionaron varias devoluciones para las correcciones correspondientes.

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Nombre del indicador: MPM4-07 Porcentaje de cumplimiento de la actualización de datos de beneficiarios para la Dirección Nutrición en el sistema CUENTAME

ANALISIS: La Regional Sucre reportó todas las tomas: 1 y 2 el 7 de octubre de 2013, la 3 el 15de octubre y la cuarta el 15 y 28 de enero d 2014. De acuerdo a lo expresado por la Dirección de Nutrición, una vez enviada la información por la regional la Sede Nacional inicio el cargue al sistema Cuéntame, por dificultades con este proceso no se han podido cargar los datos de varias regionales, siendo probable que la regional Sucre este entre estas y de allí el resultado Critico del indicador.

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Desempeño de los Macroproceso/procesos: GESTIÓN SOPORTE/ GESTIÓN HUMANA

Nombre del indicador MPA1-P1-02: Cupos del programa de bienestar social ejecutados

ANALISIS: El plan fue aprobado por segunda vez en comité ampliado del día 17 de septiembre del 2013, ya que el plan inicial fue modificado por solicitud de los SP. lográndose realizar todas las actividades programadas y con gran participación de los SP como son: celebración de fechas especiales, Jornada de salud, exámenes médicos ocupacionales a brigadista, conmemoración del día del servidor publico, encuentro lúdico recreativo y cultural de SP, celebración navideña para los hijos de los S.P, Entrega de bono de apoyo escolar y bono de integración Familiar. obteniendo un resultado del 109% ubicándonos en un rango óptimo, a lo largo del segundo semestre del 2013

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Nombre del indicador MPA1-P1-03: Cupos de capacitación ejecutados

ANALISIS: El plan de capacitación se presentó en Comité Estratégico Regional el día 5/02/2013 mediante acta N°3 y se envió a la Sede Nacional el día 15/02/2013, logrando dar cumplimiento en su totalidad en las fechas establecidas, con 10 eventos de capacitación, que permitió la participación de todos los servidores públicos de los diferentes grados y designaciones, obteniendo un resultado del 109% ubicándonos en un rango óptimo, que se mantuvo en el segundo semestre del 2013.

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Nombre del indicador MPA1-P1-04: Colaboradores capacitados en el Eje de SYSO

s

ANALISIS:

Durante el mes de Mayo se realizó capacitación en el tema de OSHAS 18001 a 37 colaboradores, esta fue dictada por el SENA en este mes se cumplió con la meta establecida, sin embargo se mantiene el cumplimiento hasta finalizar la vigencia.

MPA1-P1-04: Colaboradores capacitados en el Eje de SYSO

MP

P

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Nombre del indicador MPA1-P1-05: Colaboradores capacitados en el Eje de Seguridad de la Información.

ANALISIS:

Desde el primer semestre del año se cumplió la meta establecida para la presente vigencia, la cual solo era de 14 personas. Con las actividades realizadas a lo largo del año, en especial durante el segundo semestre, se logró una meta del 559%.

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Nombre del indicador MPA1-P1-06: Colaboradores capacitados en el Sistema Integral de Gestión (SIGE)

ANALISIS:

Los datos reportados en el tablero de control no están acorde al número real de colaboradores capacitados en el Sistema Integrado de Gestión. Se realizaron las solicitudes correspondientes, para que el resultado se refleje óptimo, no obstante esta información no fue ajustada, reflejando un resultado adecuado durante el segundo semestre del año.

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P1-Nombre del indicador MPA1-P1-09: Eficacia de la capacitación ejecutadosP1-03: Cu n

ANALISIS:

En el segundo semestre el indicador mantuvo un rango óptimo con un 108 % por encima de la meta que era del 80%, afirmándose el compromiso por parte de los Colaboradores y coordinadores de motivar y asistir a los eventos programados e igualmente se evidencia que el desarrollo de los mismos permitió el cumplimiento de los objetivos.

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Desempeño de los Macroproceso/procesos: GESTIÓN SOPORTE/GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Nombre del indicador MPA1.P5-07:Organización de Archivos de Gestión

ANALISIS:

La meta que se debía cubrir a septiembre 30 era de 67,76 metros lineales. La Regional Sucre reportó 76,00 metros lineales de los cuales se validaron 41,6 ml, de lo anterior resulta un pendiente de 26,16 ml. Esto debido a que no fueron validados 34.4 ml, toda vez que se detectaron algún tipo de inconsistencias en el registro de la información en el formato establecido. A DICIEMBRE este indicador se encuentra el OPTIMO, con un resultado del 100%

PUNTOS CRITICOS: Desde la Dirección Administrativa no se actualizó la información enviada desde la regional.

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Desempeño de los Macroproceso/procesos: GESTIÓN SOPORTE/GESTIÓN FINANCIERA

Nombre del indicador MPA1-P2-01: Rezago Presupuestal

ANALISIS:

El rezago presupuestal compuesto por las cuentas por pagar vigencia 2012, fue cancelado en su totalidad en el mes de febrero 2013, cumpliéndose en el 100%.lo que ubicó a la regional en un rango OPTIMO durante la vigencia.

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Nombre del indicador MPA1-P2-02: Ejecución Presupuestal

ANALISIS:

El comportamiento presupuestal, muestra que la ejecución fue buena a pesar que no se alcanzó el 100%, esto debido a las adiciones de recursos que no se alcanzaron a comprometer en su totalidad y a las liberaciones a contratos que no fueron realizadas oportunamente, para poder ser contracreditados a la Sede Nacional.

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Nombre del indicador MPA1-P2-03: Ejecución de PAC

ANALISIS:

El comportamiento del PAC en los primeros meses del semestre se afectó, debido a la dificultad con el programa PAE, afectando la programación, los cual se mejora en noviembre y diciembre, cuando fueron efectuados los pagos a este programa. Otros programas como primera infancia,

tuvieron incidencia debido a que no fue posible contracreditar el PAC de los saldos liberados.

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Desempeño de los Macroproceso/procesos: GESTIÓN SOPORTE/GESTIÓN LOGISTICA Y ABASTECIMIENTO

Nombre del indicador MPA1-P6-03: Recursos ejecutados por el ICBF frente a los recursos

asignados a la Regional y Sede de la Dirección General

ANALISIS: De acuerdo a la información reflejada en el segundo semestre de 2013 ,con relación a los recursos ejecutados frente a los asignados se puede apreciar que en el mes de agosto el comportamiento presenta el rango en riesgo ,debido a que la ejecución reflejada en el aplicativo PACCO está basada en los soportes de prestación de servicio aportada por los Centros Zonales, además existió otro factor que con corte a la fecha del mes en mención muchos contratos no se habían celebrado y por ende no tuvieron ejecución.

Con relación a los otros meses el comportamiento obedeció a la ejecución financiera estimada para cada proyecto y modalidades de atención.

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Nombre del indicador MPA1-P6-05: Porcentaje de los recursos contratados por el ICBF

ANALISIS: El estado crítico que refleja el rango en el mes de agosto de 2013, precisamente se presentó porque se tenía que hacer el ajuste a la programación de acuerdo al tránsito de cupos de HCB y FAMI a CDI y a la modalidad familiar. Además la liberación de recursos libre de afectación ó compromisos contractuales no se hicieron en su debido tiempo.

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Nombre del indicador MPA1-P6-06: Porcentaje de los recursos contratados, reportados en plan compras y contratación

ANALISIS: Al finalizar el mes de julio del 2013, la Sede Regional recibió adiciones presupuestales para

garantizar el tránsito y ampliación de cupos en las modalidades de atención Integral a la Primera infancia, situación que generó la dificultad de no alcanzar incluir la totalidad de recursos recibidos antes del cierre del mes, generando una diferencia mayor a ocho mil millones de pesos que representó el 8% aproximadamente para obtener un resultado óptimo. Con respecto con los demás meses se puede apreciar que el mes de agosto fue adecuado y de septiembre a diciembre de 2013, se mantuvo en el rango deseado.

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Nombre del indicador MPA1-P6-07: Porcentaje de los recursos ejecutados por el ICBF

ANALISIS:

Los recursos ejecutados en el mes de julio y diciembre presentan rango esperado por la Sede Regional y los meses de agosto a noviembre un nivel adecuado que muestra el buen comportamiento o porcentajes ejecutados acorde a la prestación al servicio público misional del ICBF.

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Desempeño de los Macroproceso/procesos: GESTIÓN SOPORTE/GESTIÓN CONTRATACIÓN

Nombre del indicador MPA1-P6-02Liquidación de contratos

ANALISIS: Con corte a 30 de diciembre no se cumplió con la meta de a contratos a liquidar, teniendo en cuenta los retrasos debido en su mayoría a las firmas de los representantes legales y devolución de informes por inconsistencias en los mismos. A la fecha se han ido subsanando con un aumento de la cifra presentada con corte a 30. 2009: 03 contratos. 2010: 11 contratos. 2011: 18 contratos. 2012: 07 contratos. Total 39 contratos a liquidar. A pesar de no cumplir al 100% la meta propuesta, se obtiene un avance significativo en el estado de liquidación de estos contratos, dado que se liquidaron más de ochocientos contratos pendientes por liquidar, acumulados de vigencias anteriores. PUNTOS CRITICOS: Liquidaciones de contratos de años anteriores a la vigencia 2013, dado que se han tenido dificultades para la firma de los operadores por parte de los Centros Zonales.

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Nombre del indicador:MPA1-P4-03: Solicitud de liquidación de Contratos

ANALISIS: El resultado de éste indicador corresponde, a las solicitudes de liquidación de contratos enviadas al Grupo Jurídico de la Regional, por los Supervisores de los mismos, con todos los soportes requeridos, las cuales fueron tramitadas en su totalidad. El rango CRÍTICO del indicador en el mes de agosto de 2013, corresponde a un error al momento de registrar el número de solicitudes, pues se incluyeron las devueltas por errores o por falta de soportes, las cuales realmente no se tramitaron en el período.

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Desempeño de los Macroproceso/procesos: GESTIÓN JURÍDICA

Nombre del indicador MPA2-01: Oportunidad en la expedición del auto de avocación por el

funcionario ejecutor.

ANALISIS: El resultado de éste indicador corresponde, al cumplimiento del término de 5 días, contados a partir del recibo de los procesos que llegan a Jurisdicción Coactiva del Grupo Jurídico, en el cual el funcionario ejecutor expidió el auto para avocar el conocimiento. Como se observa en la diapositiva, en diciembre se incrementó el numero de expedición de éstos autos, por el envió procesos, que se encontraban en Recaudo, que no fueron enviados en meses anteriores.

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Nombre del indicador MPA2-02: Oportunidad en la Notificación del mandamiento de pago

ANALISIS: El resultado de éste indicador corresponde, al cumplimiento en los términos legales, de la notificación del mandamiento de pago al ejecutado en Jurisdicción Coactiva del Grupo Jurídico, que en diciembre se incrementó por el envió procesos, que se encontraban en Recaudo, que no fueron enviados en meses anteriores.

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Nombre del indicador MPA2-05: Oportunidad en la presentación de los créditos a favor del ICBF en los Procesos Concursales de insolvencia empresarial en Ley 1116 de 2006.

ANALISIS: El resultado de éste indicador corresponde, al cumplimiento de la presentación de los créditos en los procesos concursales, en los cuales en el mes de diciembre de 2013, de 6 que se recibieron de recaudo, todos se Presentaron de forma oportuna. Este indicador se movió en diciembre, debido al ingreso en el grupo jurídico, de procesos que no fueron enviados en meses anteriores.

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Nombre del indicador MPA2-06: Oportunidad en la resolución de recursos en Sede Administrativa

ANALISIS: El resultado de éste indicador corresponde, a los recursos que el Grupo Jurídico de la Regional, responde en Sede Administrativa, los Cuales fueron tramitadas en su totalidad.

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Desempeño de los Macroproceso/procesos: GESTIÓN SERVICIOS Y ATENCIÓN/GESTIÓN DE ATENCIÓN A PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

Nombre del indicador E- 40 Quejas y reclamos solucionados

ANALISIS:

El indicador de Quejas y Reclamos en el II semestre de 2013 tuvo un desempeño entendido de la siguiente forma:

En términos generales el comportamiento del indicador fue bueno, en los meses de Julio, Septiembre, Noviembre y Diciembre, tuvo un comportamiento que reflejó un resultado ÓPTIMO, es decir, cuatro meses con totalidad del 100% de las quejas y reclamos solucionados.

Por su parte en los meses de Agosto y Octubre, el indicador tuvo un resultado ADECUADO con 91,67% y 94,44% respectivamente, teniendo en cuenta que en el mes de Agosto la petición N° 29801205 del Centro zonal Sincelejo, no fue gestionada en término de ley, por su parte Octubre evidenció esta misma situación, teniendo en cuenta que la petición N° 29801302, del

Grupo de Asistencia Técnica no fue ingresado el número de oficio de respuesta a tiempo.

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Nombre del indicador MPA5-02-01 Oportunidad en la constatación de Denuncias PRD

ANALISIS: En los meses de Julio y Agosto el resultado del indicador fue EN RIESGO, puesto que la realización de los códigos de constatación fue tardía, es decir, excedía los tres días término de ley. En el mes de Julio con un 85,29% presentaron esta anomalía las peticiones N° 1759029747 y 1759003931 del Centro Zonal Norte y las N° 30111321, 2980118 y 1759010698 del Centro Zonal Sincelejo, por su parte en Agosto con un 89,66% las peticiones que tuvieron inconvenientes correspondieron al Centro Zonal Sincelejo con los números radicados SIM: 3011858, 21101955 y 1759086168.

Por otra parte en el mes de Septiembre el indicador denotó un resultado ÓPTIMO, es decir, llegó al 100% de peticiones gestionadas a los tres días de haber sido recibidas.

Por último Octubre, Noviembre y Diciembre manejaron una misma línea de resultados, todos obteniendo un rango ADECUADO. Octubre con un 92,31% tuvo su deficiencia en las peticiones N° 30202494 del Centro Zonal Mojana y 29801297 del Centro Zonal Sincelejo. Entre tanto Noviembre con un 93,94% presentó inconvenientes con las peticiones N° 30002518 del Centro Zonal Sincelejo y 29905274 del Centro Zonal Boston, por último Diciembre con un 95,45% tuvo demoras en la resolución de la constatación, por la petición N° 1759302330 del Centro Zonal Norte.

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Nombre del indicador MPA5-02-02 Oportunidad en la atención de peticiones de Asuntos Conciliables.

ANALISIS:

En los meses de Julio, Agosto, Septiembre y Octubre, el rendimiento de indicador fue ADECUADO, es decir, no se logró llegar al nivel óptimo, por una serie de peticiones que no fueron gestionadas en términos de resultado de la audiencia en los 10 días hábiles exigidos por la ley. En el mes de Julio con un resultado de 99,09%, la petición N° 30002257 del Centro Zonal Norte no fue atendida a tiempo, por su parte en Agosto con un 96,59% la deficiencia la ocasionó la petición N° 30111593 del Centro Zonal Sincelejo, entre tanto Septiembre con un 99,07% radió su inconveniente con la petición N° 30112272 del Centro Zonal Sincelejo y por último Octubre con un 97,32% no pudo alcanzar el máximo nivel por las peticiones del Centro Zonal Sincelejo con radicado SIM: 30113229, 30113217 y 30113205.

Sin embargo en los meses de Noviembre y Diciembre, el resultado del indicador fue ÓPTIMO, es decir el 100% de los asuntos concíliales recibidos en 61 días fueron atendidos y gestionados conforme a la ley.

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Nombre del indicador MPA5-02-03 Porcentaje de constatación de Denuncias PRD (Acumulado)

ANALISIS:

Durante el segundo semestre de 2013 el desempeño del indicador fue ÓPTIMO teniendo en cuenta que las denuncias fueron atendidas en el tiempo establecido.

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Nombre del indicador MPA5-02-04 Quejas y reclamos cerrados

ANALISIS:

Los 69 reclamos y las 11 quejas recibidas durante el II semestre de 2013, todas se encuentran debidamente diligenciadas, gestionadas y cerradas, razón por la cual el resultado que tuvo el indicador fue ÓPTIMO.

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Desempeño de los Macroproceso/procesos: GESTIÓN TECNOLOGICA DE LA INFORMACION.

Nombre del indicador MPA6-01: Aplicación de las Herramientas Informáticas en el ICBF

ANALISIS: Existen usuarios con uso de varias herramientas tecnológicas lo que permite lograr un buen comportamiento del indicador sobrepasando la meta, logrando un resultado ÓPTIMO.

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Desempeño de los Macroproceso/procesos: ASEGURAMIENTO A ESTÁNDARES/VERIFICACIÓN, INSPECCIÓN Y CONTROL A INSTITUCIONES QUE

PRESTAN SERVICIO PÚBLICO DE BIENESTAR FAMILIAR

Nombre del indicador: MPEV2-P1-01 Cumplimiento de los estándares de calidad para las modalidades contempladas en la Guía de Verificación de estándares.

ANALISIS:

En el mes septiembre de acuerdo a los resultados de verificación de estándar 3 Instituciones entre ellas (CEREVIDI, NUEVO SER Y SAN RAFAEL) cumplieron parcialmente con la prestación del servicio, a pesar que desde el Nivel Regional se les brindo Asistencia Tecnica y asesoría; de igual forma se les socializo los respectivos Lineamientos, Instrumentos y

otros aspectos de la Verificación de Estándar. Para el mes de Diciembre la Fundación San

Rafael y el Centro de Rehabilitación CEREVIDI, logran subsanar las variables afectadas de acuerdo al plan de mejora implementado por los responsables de los Centros Zonales y el grupo de Asistencia técnica; Mas sin embargo la Fundación Nuevo Ser no logro subsanar las variables afectadas, cumplió parcialmente con las acciones formuladas de acuerdo al Plan de mejora implementado por el equipo de Asistencia Técnica asignado por la supervisora del contrato.

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Nombre del indicador: MPEV2-P1-02 Acciones Ejecutadas frente a los resultados de estándares por debajo del 60%.

ANALISIS: Dentro de las causas que originaron el resultado crítico en el mes de septiembre podemos decir que: Las acciones ejecutadas no fueron adecuadas ni oportunas por parte de los responsables de los centros zonales Boston, Norte y Sincelejo, a pesar de las recomendaciones y seguimiento del Nivel Regional. Para el mes de Diciembre las acciones ejecutadas fueron oportunas y adecuadas, se recibieron evidencias de las acciones de mejora en la ejecución de verificación de estándar por parte de los responsables de los CZ.

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Nombre del indicador: MPEV2-P1-03 Acciones formuladas frente a los resultados de estándares por debajo del 60%.

ANALISIS:

Se obtiene este resultado teniendo en cuenta que los responsables del Centro Zonal Boston no formularon acciones oportunas y adecuadas relacionadas con los requerimientos y acciones Jurídicas a la EAS COOMUDEMAGOGA, sin embargo se alcanza un resultado adecuado para este periodo.

Para el mes de Diciembre los responsables enviaron acciones formuladas adecuadas de requerimientos y citación a audiencias por parte de la coordinadora Jurídica.

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Nombre del indicador: MPEV2-P1-04 Cierre de situaciones de reporte inmediato.

ANALISIS:

La situación de riesgo que obtuvo en el mes de septiembre fue generada por una SRI de la Fundación NUEVO SER no fue atendida con acciones oportunas e inmediatas.

Para el mes de Diciembre se logró optimizar la situación porque la Defensora de Familia que lleva el caso realizó un análisis adecuado de la situación y reportó las evidencias requeridas para el cierre de la situación.

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Nombre del indicador: MPEV2-P1-05 Modalidades con licencia de funcionamiento vigente durante la ejecución del contrato con el ICBF.

ANALISIS: La Regional cuenta con 7 Licencias de Funcionamiento Vigentes correspondiente a las Instituciones con la cuales celebro contratos de aportes: Fundación CEREVIDI, Fundación Nuevo Ser, COE (4 modalidades) y la Fundación San Rafael. Para el mes de Diciembre la Regional cuenta con 17 Licencias de Funcionamiento otorgadas, de las cuales 8 tienen contratos de aportes vigentes con el ICBF, y cuentan con los requisitos Técnicos, Administrativos, Legales y Financieros contemplados en la Resolución 3899 de 2010 y los exigidos por la Normatividad Vigente.

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Desempeño de los Macroproceso/procesos: EVALUACION Y MONITOREO DE LA GESTION

Nombre del indicador MPEV1-P1-05 Mesas públicas y eventos de rendición de cuentas realizadas

ANALISIS:

Durante el segundo semestre de 2013 no se realizaron mesas públicas, toda vez que estas se cumplieron con corte a 30 de junio. Se realizaron 10 mesas públicas en los siguientes municipios y fechas: Guaranda 16/05/2013; Sucre 22/08/2013; Palmito 30/05/2013; Toluviejo 30/07/2013; Sincelejo 07/03/2013,09/05/2013,14/08/2013,11/09/2013; Sampues 23/05/2013; Buenavista 22/08/2013. Durante el último trimestre se realiza la Rendición pública de Cuentas, cumpliendo con la meta establecida para la vigencia 2013.

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Nombre del indicador MPEV1-P2-05 % de Procesos y Regionales con Seguimiento a Plan de Mejoramiento.

ANALISIS:

Durante los dos trimestres reportados en el indicador, la regional Sucre presenta estado óptimo, no obstante a 31 de diciembre de 2013 están pendiente por definir las acciones correspondientes a los 4 hallazgos relacionados con el programa de Alimentación Escolar. Se envió solicitud a la Oficina de Control Interno para que se determine el tratamiento que se debe dar a estos hallazgos teniendo en cuenta que este programa no hace parte del ICBF.

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3.2 Conformidad del Servicio:

De acuerdo a lo reportado en el aplicativo ISOLUCION en el segundo semestre 2013 se generaron dos Servicios No Conformes, los cuales se encuentran cerrados, estos fueron formulados a los procesos gestión de atención a peticiones, quejas, reclamos y sugerencias y de Restablecimiento de Derecho desde la Dirección Regional y el Grupo de Asistencia Técnica.

Se observa que los Centros Zonales no generaron Servicios No Conformes durante el primer semestre. Los dos formulados fueron realizados desde la Regional.

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- Resultados comparativos con el periodo anterior:

En el segundo semestre 2013 se formularon dos Servicios No Conformes , sigue siendo bajo el nivel de reporte de este tipo de acciones, esto puede deberse a la falta de convencimiento en la efectividad de estas, poco tiempo por parte de los coordinadores para formular SNC por lo que se recurre a la solución de la problemática encontrada de manera verbal, la urgencia en la solución de los problemas hace que estas se soliciten por teléfono o presencial y no se tiene la cultura de generar la acción en ISOLUCION cuando se presenta un incumplimiento.

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4.Desempeño Ambiental

4.1 Desempeño de los Macroproceso/procesos:

Nombre del indicador MPA1-P5-01 Nivel de cumplimiento estándar de consumo de agua.

ANALISIS:

Teniendo en cuenta los estándares fijados por la Sede Nacional, se observa que durante el segundo semestre de 2013, la ejecución del servicio de agua, tanto en la Sede Regional como en los Centros Zonales, estuvo por encima de los valores establecidos (Critico). Sin embargo, se evidencia una disminución, debido al arreglo de las fugas de agua que se presentaban en la Regional y Centros Zonales. PUNTOS CRÍTICOS:

Teniendo en cuenta los estándares fijados por la Sede Nacional, se observa que durante el segundo semestre de 2013, la ejecución del servicio de agua, tanto en la Sede Regional como en los Centros Zonales, estuvo por encima de los valores establecidos (Critico). Sin embargo, se evidencia una disminución, debido al arreglo de las fugas de agua que se presentaban en la Regional y Centros Zonales.

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Nombre del indicador MPA1-P5-02 Nivel de cumplimiento estándar de consumo del recurso energético.

ANALISIS: Teniendo en cuenta los estándares fijados por la Sede Nacional, se observa que durante el Segundo semestre de 2013, la ejecución del servicio de energía, tanto en la Sede Regional como en los Centros Zonales, estuvo por encima de los valores establecidos quedando en estado Crítico, a pesar de Desarrollar estrategias de sensibilización para que los colaboradores apaguen sus computadores al momento de ir a almorzar y el apagado de la pantalla cuando no se esté trabajando en el computador.

PUNTOS CRÍTICOS:

Incremento en el número de equipos, como computadores, escáner.

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Nombre del indicador::MPA1-P5-09 Ejecución presupuestal de gestión ambiental

ANALISIS:

La ejecución presupuestal se vio afectada debido a que en el valor total se encontraba incluido lo correspondiente a la compra e instalación de aires acondicionados y cubierta para el centro zonal Sincelejo, lo cual fue cancelado en el mes de Diciembre, obteniendo de esta manera un resultado adecuado al finalizar la vigencia.

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Nombre del indicador::MPA1-P5-10 Ejecución de Planes de Gestión Ambiental

ANALISIS: El resultado de este indicador durante los inicios del segundo semestre fue CRÍTICO, debido a que las actividades realizadas no se reportaron en su oportunidad, sin embargo se desarrollaron todas las actividades que fueron programadas, por ello el indicador en diciembre estuvo en ÓPTIMO. Estas son algunas de las actividades que se desarrollaron:

• Se envió correo masivo a los servidores públicos dando recomendaciones para ahorrar energía eléctrica.

• Se realizó inspección en los Centros Zonales y diferentes dependencias de la ubicación de neveras, hornos microondas, grecas, estufas y se evidenció que estás se encuentran permanentemente ubicadas en las cocinas.

• Se realizaron mantenimientos y poda de las zonas verdes. • Implementaron campañas de ahorro y uso eficiente de agua, energía y papel.

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5. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas

5.1 Acciones Correctivas

De acuerdo con el reporte de ISOLUCION, durante el segundo semestre 2013 se formularon 57 acciones correctivas, 56 como resultado de la auditoria interna practicada a la regional en el mes de octubre y 1 como resultado de la autoevaluación de los procesos.

A la fecha se encuentran 6 acciones vencidas resultado de la auditoria 2012 (ver detalle de la situación de cada una de las 6 AC en la entrada N°1).

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PROCESO AFECTADO

ACCIONES CORRECTIVAS

Total Generadas CERRADAS ABIERTAS SIN

VENCER

Direccionamiento Estratégico 5 0 5

Coordinación y articulación del SNBF

2 0 2

Gestión para la atención integral a la primera infancia

3 0 3

Gestión de adopciones 1 0 1

Gestión responsabilidad penal 2 0 2

Gestión Restablecimiento de derechos

2 0 2

Gestión para la promoción y prevención para la protección

integral de la niñez y la adolescencia

1 0 1

Gestión para la nutrición 1 0 1

Gestión Jurídica 1 0 1

Gestión de atención a peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.

2 0 2

Gestión administrativa

18 1 17

Gestión contratación

2 0 2

Gestión Financiera 4 0 4

Gestión Humana 6 0 6

Gestión Tecnológica 7 0 7

TOTAL 57 1 56

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Es importante mencionar la gestión de cierre durante el segundo semestre 2013, se lograron cerrar 21 acciones correctivas, sin embargo no estamos siendo oportunos teniendo en cuenta que solo se cerraron 2 AC dentro de la fecha prevista.

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- Resultados comparativos con el periodo anterior: Durante el primer semestre 2013 no se generaron AC, con relación a este periodo se mejoró teniendo en cuenta que se generó 1 AC como resultado de la autoevaluación a los procesos.

Causas por la cuales no se han podido cerrar dichas acciones:

Falta de control en la planeación para el logro de los tratamientos propuestos, acciones sin tratamiento, sin reformulación por parte de la Dirección Humana y Dirección de Planeación.

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5.2 Acciones Preventivas

Durante el segundo semestre 2013 se generó una AP de tipo ambiental, esta fue direccionada al grupo administrativo y se encuentra abierta sin gestión. Se encuentra una AP que corresponde al consecutivo en ISOLUCION N°311 formulada el 20/11/2011 a la Dirección de Contratación pese a los requerimientos realizados está abierta sin gestión.

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- Resultados comparativos con el periodo anterior: Durante el primer semestre 2013 no se generaron AP, con relación a este periodo se mejoró teniendo en cuenta que se generó 1 AP como resultado de la autoevaluación a los procesos.

Causas por la cuales no se han podido cerrar dichas acciones Acciones sin tratamiento, sin reformulación por parte del Grupo Administrativo y la Dirección de Contratación.

5.3 No Conformidad del Sistema:

Durante el segundo semestre 2013 se formularon 9 NCS de las cuales la situación es la siguiente:

6 cerradas.

3 abiertas sin gestión.

Se observa que las 9 NCS realizadas fueron formuladas desde los grupos de asistencia técnica, administrativa y Dirección Regional a los procesos Direccionamiento Estratégico, Gestión Administrativa y Gestión a quejas, reclamos y sugerencias.

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En la gráfica anterior se observa que los grupos de la regional formularon No Conformidades en los diferentes procesos.

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Resultados comparativos con el periodo anterior: Durante el primer semestre 2013 se generaron 2 NCS , con relación a este periodo se mejoró teniendo en cuenta que se generaron 9 NCS, sin embargo no estamos siendo efectivos en el tratamiento y cierre de estas, teniendo en cuenta que a la fecha existen 3 NCS las cuales fueron formuladas el 28/11/2013.

Puntos críticos:

No formulación de este tipo de acciones por parte de los Centros Zonales.

No se responde de manera oportuna las acciones generadas.

Se identifican los problemas pero no se formulan en el aplicativo y no se evidencia la mejora en los procesos.

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5.4 No Conformidad del Sistema Ambiental:

Durante el segundo semestre se generó una Acción Correctiva, preventiva y 2 No conformidades del sistema.

6. Requisitos legales SYSO

De acuerdo a lo establecido en la matriz de requisitos legales en materia de seguridad y salud ocupacional se cuenta con 288 requisitos de los cuales la Regional y sus centros zonales cumplen 121, no cumple 39 y 28 requisitos no aplican teniendo en cuenta la actividad realizada por el ICBF.

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Como se puede observar en el grafico anterior no se cumple en su totalidad con el Decreto 738/2013.Resolución 2400/1979, resolución 2346/2007 y resolución 3673/2008.

A continuación se detallan los aspectos en los cuales no se cumple.

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Normatividad Requisito no cumplido Descripción de no

cumplimiento

LEY 979-79

Código Sanitario Nacional

Art. 2 Artículo 92º.- Los pisos de los locales de trabajo y de los patios deberán ser en general, impermeables, sólidos y antideslizantes; deberán mantenerse en buenas condiciones y en lo posible, secos. Cuando se utilicen procesos húmedos deberán proveerse de la inclinación y canalización suficientes para el completo escurrimiento de los líquidos; de ser necesario, se instalarán plataformas o falsos pisos que permitan áreas de trabajo secas y que no presenten en sí mismos riesgos para la seguridad de los trabajadores.

La bodega del Cz Mojana no cumple con especificaciones higiénicas ni de seguridad

LEY 979-79

Código Sanitario Nacional

Artículo 93º.- Las áreas de circulación deberán estar claramente demarcadas, tener la amplitud suficiente para el tránsito seguro de las personas y estar provistas de la señalización adecuada y demás medidas necesarias para evitar accidentes.

Artículo 94º.- Todas las aberturas de paredes y pisos, foros, escaleras, montacargas, plataformas, terrazas y demás zonas elevadas donde pueda existir riesgo de caídas, deberán tener la señalización, protección y demás características necesarias para prevenir accidentes.

Artículo 96°: Todos los locales de trabajo tendrán

No existen señalizaciones para las diferentes áreas del instituto como las áreas de circulación, las escaleras, terrazas, salidas de emergencias.

Sistemas de ventilación en los baños del CZ Sincelejo y Norte.

Adecuación de los Baños en el Centro Zonal Mojana.

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puertas de salida, en número suficiente y de características apropiadas para facilitar la evacuación del personal en caso de emergencia o desastre, las cuales no podrán mantenerse obstruidas o con seguro durante las jornadas de trabajo. Las vías de acceso a las salidas de emergencia estarán claramente señaladas.

Artículo 197º.- Todos los servicios sanitarios tendrán sistemas de ventilación adecuados

Artículo 206º.- Toda edificación o espacio que pueda ofrecer peligro para las personas, deberá estar provisto de adecuada señalización

Artículo 234°: En todos los establecimientos de trabajo se tendrán en cuenta las siguientes consideraciones respecto de las salidas de escape o de emergencia: a) Ninguna parte o zona del establecimiento (edificio o local) deberá estar alejada de una salida al exterior y la distancia deberá estar en función del grado de riesgo existente. b) Las salidas deberán estar marcadas y bien iluminadas. c) el acceso a las salidas de emergencia siempre deberá mantenerse sin obstrucciones.

No existe señalización e iluminación de las salidas de emergencias de la Regional Y Centros Zonales

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DECRETO 738-2013

Artículo 2. La expedición del certificado de aptitud psicofísica para el porte y tenencia de armas de fuego del personal vinculado a la actividad de vigilancia y seguridad privada (vigilantes, escoltas y supervisores), sólo podrá efectuarse mediante solicitud que realice la persona jurídica licenciada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada ante la Administradora de Riesgos Laborales a la cual se encuentre afiliada Artículo 8. Las personas jurídicas o naturales, que presten servicios de vigilancia y seguridad privada, con vigilantes, escoltas o supervisores, tendrán un plazo de 12 meses a partir de la expedición del presente Decreto para que el personal vinculado cuente con el citado certificado.

No se cuenta con el certificado de aptitud Psicofísica del personal encargado de la vigilancia en la regional y CZ.

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RESOLUCION 2400-79

ARTÍCULO 7o. Todo local o lugar de trabajo debe contar con buena iluminación en cantidad y calidad, acorde con las tareas que se realicen; debe mantenerse en condiciones apropiados de temperatura que no impliquen deterioro en la salud, ni limitaciones en la eficiencia de los trabajadores. Se debe proporcionar la ventilación necesaria para mantener aire limpio y fresco en forma permanente

ARTÍCULO 11. Las paredes serán lisas, protegidas y pintadas en tonos claros, susceptibles de ser lavadas o blanqueadas y serán mantenidas al igual que el pavimento, en buen estado de conservación, reparándose tan pronto como se produzcan grietas, agujeros o cualquier clase de desperfectos. ARTÍCULO 14. Todos los locales de trabajo deberán tener una cantidad suficiente de puertas y escaleras, de acuerdo a las necesidades de la industria. Las escaleras que sirvan de comunicación entre las distintas plantas del edificio ofrecerán las debidas condiciones de solidez, estabilidad y seguridad.

Se requiere remplazar luminarias que ya están quemadas en la Regional y Centro Zonales. Adquisición de aires acondicionados Centro Zonal Norte, CZ Mojana, CZ Sincelejo. Pintura en general de la Regional y Cz Mojana. Escaleras con respecto a la altura de los pasamanos no cuenta con las medidas reglamentarias, como tampoco con antideslizantes en la Regional y Centro Zonal Norte.

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RESOLUCION 2400-79

ARTÍCULO 33. La limpieza de las salas de trabajo se efectuará siempre que sea posible, fuera de las horas de trabajo y se evitará diseminar polvo al ejecutarla. Las basuras y demás desperdicios se sacarán frecuentemente para mantener siempre en buenas condiciones los locales. ARTÍCULO 45. Los residuos producidos en los sitios de trabajo deberán removerse, en lo posible, cuando no haya personal laborando, y se usarán métodos que eviten la dispersión de los materiales, especialmente de aquellas substancias nocivas para la salud. ARTÍCULO 63. La temperatura y el grado de humedad del ambiente en los locales cerrados de trabajo, será mantenido, siempre que lo permita la índole de la industria, entre los límites tales que no resulte desagradable o perjudicial para la salud. ARTÍCULO 79. Todos los lugares de trabajo tendrán la iluminación adecuada e indispensable de acuerdo a la clase de labor que se realice según la modalidad de la industria; a la vez que deberán satisfacer las condiciones de seguridad para todo el personal. ARTÍCULO 85 .La iluminación general de tipo artificial debe ser uniforme y

Se dejan las Oficinas con llaves y las personas encargadas del aseo no pueden realizarlo antes de comenzar las actividades laborales.

El Centro Zonal Sincelejo no cuenta con aire acondicionado.

Algunos CZ y dependencias requieren el cambio de luminarias.

Existen oficinas que no tiene suficiente luz con relación a la cantidad de personas que trabajan en dicha oficina.

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distribuida adecuadamente de tal manera que se eviten sombras intensas, contrastes violentos y deslumbramientos ARTÍCULO 126. En los sistemas eléctricos las entradas y controles de alta tensión deberán estar localizados en sitios seguros para tal efecto y protegidos convenientemente, para evitar todo riesgo, y se prohibirá al personal no autorizado el acceso a dichos sitios ARTÍCULO 126. En los sistemas eléctricos las entradas y controles de alta tensión deberán estar localizados en sitios seguros para tal efecto y protegidos convenientemente, para evitar todo riesgo, y se prohibirá al personal no autorizado el acceso a dichos sitios ARTÍCULO 229. Los hidrantes para incendios deberán ser fácilmente asequibles y estarán situados o protegidos de tal manera que no estén expuestos a daños inferidos por vehículos, etc. Los hidrantes y las tuberías deberán ser desaguados a intervalos frecuentes para eliminar sedimentos. ARTÍCULO 231. Los sistemas de alarmas para los conatos de incendio, como medida de seguridad y actuación rápida para extinguir el fuego, deberán

La puerta principal de entrada a la Regional no cuenta con un sistema para que esta abra hacia afuera.

No se cuenta con hidrantes

sistema de alarma para los centros zonales

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reunir los siguientes requisitos: a) Deberán trasmitir señales dignas de confianza. b) Las señales deberán llegar a las personas capacitadas para que respondan a ellas. c) Deberán llamar inmediatamente la atención "fuego" en forma inequívoca. d) Deberán indicar el lugar del incendio. e) Los medios para trasmitir la alarma deberán ser accesibles y muy simples, no dando ocasión a demoras o errores, por parte de la persona encargada. f) La alarma será fuerte para que los ocupantes del edificio o local de trabajo, etc. queden advertidos. ARTÍCULO 232. Las alarmas de incendio que se empleen, a excepción de otros sistemas más técnicos y modernos, serán de tipo manual y de tipo automático. ARTÍCULO 234. En todos los establecimientos de trabajo se tendrán en cuenta las siguientes consideraciones respecto a las salidas de escape o de emergencia: a) Ninguna parte o zona del establecimiento (edificio o local) deberá estar alejada de una salida al exterior y dicha distancia deberá estar en función del grado de riesgo existente. b) Cada piso deberá tener por lo menos dos salidas, suficientemente amplias protegidas contra las llamas y el humo y bien separadas.

No están Señalizadas e iluminadas las salidas de emergencias de la Regional.

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RESOLUCION 2346-2007

Tipos de evaluaciones médicas ocupacionales. Las evaluaciones médicas ocupacionales que debe realizar el empleador público y privado en forma obligatoria son como mínimo, las siguientes: 1. Evaluación médica pre ocupacional o de pre ingreso. 2. Evaluaciones médicas ocupacionales periódicas (programadas o por cambios de ocupación). 3. Evaluación médica pos ocupacional o de egreso. El empleador deberá ordenar la realización de otro tipo de evaluaciones médicas ocupacionales, tales como pos incapacidad o por reintegro, para identificar condiciones de salud que puedan verse agravadas o que puedan interferir en la labor o afectar a terceros, en razón de situaciones particulares. Artículo 4°. El empleador tiene la obligación de informar al médico que realice las evaluaciones médicas pre ocupacionales, sobre los perfiles del cargo describiendo en forma breve las tareas y el medio en el que se desarrollará su labor. En el caso de que se realice la contratación correspondiente, el empleador deberá adaptar las condiciones de trabajo y medio laboral según las recomendaciones sugeridas en el reporte o certificado resultante de la evaluación

No se han realizado las evaluaciones médicas ocupacionales, de ingreso, periódicas y las de egreso a todos los servidores públicos.

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médica pre ocupacional. Artículo 7°. Información básica requerida para realizar las evaluaciones médicas ocupacionales. Para realizar las evaluaciones médicas ocupacionales, el empleador deberá suministrar la siguiente información básica: 1. Indicadores epidemiológicos sobre el comportamiento del factor de riesgo y condiciones de salud de los trabajadores, en relación con su exposición. 2. Estudios de higiene industrial específicos, sobre los correspondientes factores de riesgo. 3. Indicadores biológicos específicos con respecto al factor de riesgo. Artículo 13. Evaluaciones médicas específicas según factores de riesgo. El empleador está obligado a realizar evaluaciones médicas ocupacionales específicas de acuerdo con los factores de riesgo a que esté expuesto un trabajador y según las condiciones individuales que presente, utilizando corno mínimo, los parámetros establecidos e índices biológicos de exposición (BEI), recomendados por la ACGIH.

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RESOLUCION 3673/2008

ARTÍCULO 3. OBLIGACIONES DE EMPLEADORES. Todo empleador que tenga trabajadores que realicen tareas de trabajo en altura debe: 1. Incluir en el programa de salud ocupacional, los procedimientos, elementos y disposiciones establecidas en la presente resolución. 2. Implementar el Programa de Protección contra Caídas de conformidad con la presente resolución, las medidas necesarias para la identificación, evaluación y control de los riesgos asociados al trabajo en alturas..... ARTÍCULO 6. CAPACITACIÓN. La capacitación debe realizarse a dos tipos de población objeto: las personas que realizan labores de tipo administrativo (empleadores, jefes y supervisores) y a las personas que realizan labores operativas (trabajadores en alturas, jefes y supervisores). Esta capacitación debe ser realizada por entrenadores certificados. ARTÍCULO 14. LINEAMIENTOS PARA EL PERMISO DE TRABAJO EN ALTURAS. El permiso de trabajo en alturas es un mecanismo que mediante la verificación y control previo de todos los aspectos

Todero y Profesional en Salud ocupacional no cuenta con el curso de trabajo en altura

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relacionados en la presente resolución que establece el reglamento técnico para trabajo seguro en alturas.

Se requiere señalizaciones para las diferentes áreas del Centro Zonal como las áreas de circulación, las escaleras, salidas de emergencias en la Regional y Centros Zonales.

• CZ NORTE :Instalar en los baños sistema de ventilación

• CZ SINCELEJO: Instalar sistemas de ventilación en los baños.

• CZ MOJANA: Construcción de baños nuevos con su sistema de ventilación.

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• Se requiere cambiar luminarias con las nuevas exigencias, remplazar algunas que ya están quemadas y la adquisición de aires acondicionados. REGIONAL, CZ NORTE, CZ MOJANA, CZ BOSTON.

• Se requiere a las instalaciones de la regional pintura a nivel general. REGIONAL Y CZ MOJANA

• Realizar adecuación a las escaleras con respecto a la altura de los pasamanos con las medidas reglamentarias, y colocarles antideslizantes. REGIONAL, CZ SINCELEJO Y CZ NORTE.

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6. Requisitos legales Sistema de Gestión Ambiental

De acuerdo a las normas ambientales vigentes para el ICBF este debe dar cumplimiento a 70 (decretos, leyes, resoluciones), de las cuales 43 se encuentran en cumplimiento, 17 no aplican y solo 10 de ellas en no cumplimiento.

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Normatividad Requisito no cumplido Descripción de no

cumplimiento

Articulo 4 Resolución 180606 de 2008

certificado de producto, se debe exigir al proveedor de estas luminarias

La regional solicita al proveedor certificación de las luminarias que fueron suministradas durante la vigencia 2012 y este hasta la fecha de diciembre 2013 no ha generado el certificado correspondiente.

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Articulo 15 Ley 373 de 1997

Artículo 2. Numeral II Resolución 541 de 1994

Tecnología de bajo consumo de agua. Los ministerios responsables de los sectores que utilizan el recurso hídrico reglamentarán en un plazo máximo de seis (6) meses la instalación de equipos, sistemas e implementos de bajo consumo de agua para ser utilizados por los usuarios del recurso y para el reemplazo gradual de equipos e implementos de alto consumo

En la Regional no se ha dado inicio al cambio de tecnología de bajo consumo aplicable en los sanitarios de la regional, debido a la falta de presupuesto y en los centros zonales debido a que por hallazgos de Contraloría no se puede invertir en locaciones arrendadas.

Regulación. El cargue, descargue, transporte, almacenamiento y disposición final de materiales y elementos está regulada por las siguientes normas:

Numeral II. En materia de almacenamiento, cargue y descargue: Se prohíbe el almacenamiento temporal o permanente de los materiales y elementos (Escombros, concretos, de construcción, de demolición y capa orgánica, suelo y subsuelo de excavación, ladrillo, cemento, acero, mallas, madera, inmuebles públicos o privados o los elementos arquitectónicos o naturales asociados a ellos, que están destinados por su naturaleza, uso o afectación a la satisfacción de necesidades colectivas.

Dentro de la Regional se encuentra dispuesto en el parqueadero materiales de escombros generados a partir de la construcción del cuarto de almacenamiento temporal.

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Artículo 2. Numeral III Resolución 541 de 1994

Numeral III. En materia de disposición final: Asegurar la disposición final de los elementos y materiales, de igual forma se prohíbe la mezcla de los materiales y elementos a los cuales se hizo mención en el numeral II.

Hasta la fecha no se ha dado la disposición final a los escombros que se encuentran dentro del parqueadero.

Articulo 85 Decreto 1843 de

1991

Articulo 191 Decreto 1843

de 1991

Del lavado de los equipos. Los equipos usados para aplicación de plaguicidas, deberán lavarse en lugares destinados para ese fin, evitando riesgos para los operarios y contaminación de fuentes o recursos de agua. Estas aguas residuales deben verterse a un sistema para tratamiento de desechos conforme a lo establecido en el presente Decreto.

Debido a que la entidad contratista para el servicio de fumigación no ha entregado el certificado y programa correspondiente a las actividades mencionadas en la presente norma.

Del programa para prevención. Toda persona natural o jurídica que se dedique a actividades de uso y manejo de plaguicidas, deberá tener un programa completo para prevención y tratamiento de casos de emergencia para ser aplicado por personal debidamente capacitado. Este programa deberá ser sometido a la aprobación y control de la dirección seccional de salud correspondiente.

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Articulo 14 Decreto 1443

de 2004

Consumo de plaguicidas. De conformidad con las obligaciones establecidas en la ley, las personas naturales o jurídicas que utilicen plaguicidas, cualquiera que sea su propósito, entre otros, deberán:

a) Realizar un manejo ambientalmente racional de los plaguicidas y de los envases, empaques y demás residuos o desechos de plaguicidas;

b) Devolver los envases y empaques de acuerdo al mecanismo de recolección que los generadores de plaguicidas y los distribuidores o comercializadores, deben establecer, de forma separada o conjunta, para tal fin;

c) Mantener en los mínimos posibles, las existencias de plaguicidas a ser usados.

La entidad contratista para estos servicios no ha generado el certificado de disposición final a estos productos.

Articulo 7 Decreto 3102 de 1997

Todos los usuarios pertenecientes al sector institucional, están obligados a reemplazar antes del 1 de julio de 1999 los equipos, sistemas e implementos de alto consumo actualmente en uso, por unos de bajo consumo.

Esto se debe a la falta de recursos para dar inicio al cambio de esta tecnología dentro de la Regional y en los centros zonales no puede ser implementada por hallazgo generado (Contraloría) , donde especifica que no se puede invertir en locaciones que no sean propias.

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Artículo 37 Decreto 3930 de 2010

Artículo 10 Decreto 1575 de 2007

Registro de actividades de mantenimiento. Las actividades de mantenimiento preventivo o correctivo quedarán registradas en la minuta u hoja de vida del sistema de pre tratamiento o tratamiento de aguas residuales del generador que desarrolle actividades industriales, comerciales o de servicios que generen vertimientos a un cuerpo de agua o al suelo, documento que podrá ser objeto de seguimiento, vigilancia y control por parte de la autoridad ambiental competente.

RESPONSABILIDAD DE LOS USUARIOS. Todo usuario es responsable de mantener en condiciones sanitarias adecuadas las instalaciones de distribución y almacenamiento de agua para consumo humano a nivel intradomiciliario, para lo cual, se tendrán en cuenta además, los siguientes aspectos:

1.Lavar y desinfectar sus tanques de almacenamiento

2. Mantener en adecuadas condiciones de operación la acometida y las redes internas domiciliarias para preservar la calidad del agua suministrada y de esta

En el centro zonal Mojana no se ha realizado mantenimiento al pozo séptico, para su buen funcionamiento.

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manera, ayudar a evitar problemas de salud pública y redes, como mínimo cada seis (6) meses.

3. En edificios públicos y privados, conjuntos habitacionales, fábricas de alimentos, hospitales, hoteles, colegios, cárceles y demás edificaciones que conglomeren individuos, los responsables del mantenimiento y conservación locativa, deberán realizar el lavado y desinfección de los tanques de almacenamiento de agua para consumo humano, como mínimo cada seis (6) meses. La autoridad sanitaria podrá realizar inspección cuando lo considere pertinente.

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7. Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección

Compromisos Acciones

Adelantadas Estado(Cumplido / Pendiente)

Fecha de Cumplimient

o Dificultades

1.Realizar campañas encaminadas a la disminución del consumo de energía, mediante estrategias que incluyan apagado de aires acondicionados de 12 meridiano a 2 PM y 6 PM, de igual manera todos los fines de semana con presencia de colaboradores laborando no encender los aires.

El 17 de octubre de 2013 se oficializó campaña 12-6 en que consiste en apagar los aires acondicionados de 12 meridiano a 2 PM y 6 PM, de igual manera todos los fines de semana con

CUMPLIDO

15 de noviembre de 2013.

2. Gestionar ante la Dirección Administrativa la aprobación del uso de caja menor para cubrir necesidades inmediatas y de menores recursos de inversión.

A provechando visita a la regional Sucre por parte de la Directora Administrativa, mediante comité estratégico ampliado se gestión la aprobación del uso de caja menor a fin de suplir necesidades urgentes de menor valor

CUMPLIDO

15 de octubre de

2013.

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presupuestal para esta regional, indicando la Directora Administrativa que la regional puede solicitarla en el momento que lo desee, ante lo cual y teniendo en cuenta lo que falta para finalizar la presente vigencia, se delega en la coordinación Financiera para que revise el procedimiento y en próximo comité presente detallado el tema, todo apuntando a la posibilidad de aprobación de uso de caja menor para la vigencia 2014.

3. Realizar campañas pedagógicas con el fin de fortalecer compromisos institucionales referentes al SGSI en los colaboradores;

El día 26 de octubre de 2013 los Ingenieros de Sistemas socializaron a los Colaboradores de Centros

CUMPLIDO

16 de diciembre de 2013.

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enfatizando el carácter confidencial e intransferible de las contraseñas.

Zonales y Regional la importancia de confidencialidad e intransferible de las contraseñas.

4. Dar a conocer mediante correos electrónicos métodos para la creación de contraseñas seguras.

El día 24 de octubre de 2013 se envía correo masivo a los Servidores Públicos dando sugerencias para crear contraseñas seguras.

CUMPLIDO

25 de octubre de

2013.

5. Liquidar totalmente los contratos vigencia 2009 y vigencia 2010.

Con corte a 23 de diciembre están pendientes las siguientes liquidaciones por vigencias: 2009: 03 contratos. 2010: 10 contratos. Total 13 contratos.

PENDIENTE

31 de diciembre de 2013.

Los tres contratos correspondientes a la vigencia 2009 presentan dificultades debido a que, de acuerdo a lo manifestado por la coordinación Jurídica, existe una documentación extraviada. Al indagar a los coordinadores actuales de los CZ manifiestan que la

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documentación fue enviada en su momento por los coordinadores de la época. A la fecha de realizada la revisión por dirección se conformó un equipo interdisciplinario cuyo objetivo es terminar las liquidaciones de contratos pendientes, iniciando con las vigencias 2009 y 2010, terminando con todos los contratos pendientes por liquidar.

6. Revisar el procedimiento verificación de estándares en comité estratégico con el fin de retomar acciones frente a las actividades que se vienen realizando y hacer más eficiente los resultados presentados a la fecha.

En desarrollo de los puntos del orden del día del presente comité, se realizó la socialización del procedimiento verificación de estándares como aporte para aclarar las actividades que se desarrollan y

CUMPLIDO

15 de noviembre de 2013.

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encaminado a mejorar los resultados en cada uno de los indicadores que conforman el proceso de Gestión de abastecimiento

7. Gestionar los recursos para el desarrollo del proceso de formación de AEC ICBF en el marco del convenio SENA – ICBF.

Se solicitó ante la dirección de Primera Infancia bajar la meta de AEC a formarse en la vigencia 2013, se logró pasar de 850 a 567. Se aprobó por parte de Colsubsidio el inicio de 6 nuevos grupos de formación para la Regional Sucre, los cuales iniciarán en el mes de noviembre de 2013, se logró la aprobación de 2 convenios con las Alcaldías de Majagual y Sincé para que con recursos CONPES 102 se formaran AEC en el

CUMPLIDO

21 de octubre de

2013

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técnico laboral AIPI estos grupos iniciaran en el mes de noviembre. Se les ha solicitado a funcionarios del SENA matricular oportunamente los AEC para que se evidencie la misma en el aplicativo Sofía Plus.

8. Gestionar la modificación la programación de Metas Sociales y Financieras en lo que tiene que ver con la distribución del tipo de familias a atender.

Se envió correo el 25 de septiembre de 2013 a la Subdirección de operación de las Familias y Comunidades ( Hernán Darío Torres Espita) ,sin tener respuesta aún, sin embargo el día 17 octubre se le envió nuevamente correo recordando .

CUMPLIDO

7 de octubre de 2013

9. Enviar a la Subdirección del Sistema de Responsabilidad Penal las

Se envió correo a la Subdirección del Sistema de Responsabilidad

de 206



observaciones relacionadas con el indicador MPM5-P3-03 “Reiteración del delito en el Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes”, con el fin de mejorar los resultados del indicador.

Penal anotando observaciones relacionadas con el indicador MPM5-P3-03 a fin que sea ajustado el mismo.

CUMPLIDO

21 de octubre de

2013

10.Enviar al Director Regional informe completo de las acciones realizadas frente a las actuaciones pendientes en el proceso de Gestión de Servicios y Atención, con el fin de enviarlo al área competente del nivel nacional para que desde ese nivel se tomen los correctivos a que haya lugar.

Una vez finalizada la revisión por dirección, se conformó un equipo interdisciplinario con profesionales del grupo de Asistencia Técnica, CZ Norte y la Dirección Regional, se procedió a revisar cada una de las peticiones que hace mención el compromiso, logrando cerrar todas con fecha de 04 de septiembre. De esta manera se da por cumplido el compromiso establecido.

CUMPLIDO

04 de octubre de

2013.

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11.Diseñar una estrategia que establezca un ranking entre las defensorías que impulse resultados óptimos en los indicadores correspondientes.

CZ SINCELEJO: Presenta estrategia “responsim plus” cuya idea es acumular puntos SIM y su objetivo es incentivar la actualización continua del aplicativo SIM

Se espera que este sistema permita semanalmente a cada defensoría gane diez puntos dependiendo de la oportunidad en el diligenciamiento correcto de sus actuaciones en el aplicativo, siendo controlados mismos por parte de la Coordinadora Zonal (ver propuesta anexa). Se aprueba la adopción de esta estrategia para toda la región

CUMPLIDO

15 de octubre de

2013.

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8. Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión EJE SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.

Descripción del Cambio Efecto Positivo/Negativo

Posibles Acciones

MEJORAMIENTO CONTINUO: Actualización del aplicativo ISOLUCION – módulo de mejoramiento

POSITIVO: Mayor dinamización de la herramienta, haciendo más práctica y ágil su utilización.

Posibles acciones: Socializar los cambios en el aplicativo a los colaboradores y coordinadores de Grupo y CZ.

GESTION PARA LA PROTECCION: Implementación de la estrategia Responsim Plus, creada a fines del año anterior

POSITIVO: Generar mayor oportunidad y calidad en los registros de la información en el SIM.

Posibles acciones: Realizar Seguimiento a la implementación de la estrategia.

GESTIÓN FINANCIERA:

1. Desmonte o salida de operación del SIIF ICBF.

2. Entrada en funcionamiento de un aplicativo diseñado para la reprogramación del Plan Anual de caja PAC.

3. Contratación de un operador para la administración de los Hogares Sustitutos, pasando de muchos registros presupuestales a uno solo.

1. POSITIVO: Contar con un solo Sistema de Información Financiera, disminuyendo los trámites internos para solicitud, comprometimiento y ejecución de los recursos.

2. POSITIVO: Se espera que proporcione agilidad y mayor efectividad en la presentación del mismo.

3. Disminución de la carga laboral, agilidad y oportunidad en los pagos en la modalidad HS.

Posibles acciones: Capacitar a los colaboradores que trabajan con esta herramienta de gestión.

de 206



GESTIÓN DE CONTRATACIÓN:

1. No inclusión de las clausulas referentes al Sistema Integrado de Gestión en los contratos de aportes a suscribir durante la vigencia 2014.

2. Contratación de un operador para la administración de los Hogares Sustitutos, que incluye la entrega de dotación, multivitamínicos y leche, pasando de varios contratos a uno solo.

NEGATIVO: Poco compromiso por parte de los contratistas para dar cumplimiento a las diferentes normatividad que exige el Sistema Integrado de Gestión. POSITIVO: Disminución de la carga laboral en el número de contratos a suscribir en la modalidad HS, disminución de trámites ante las acciones precontractuales, contractuales y postcontratuales.

ASEGURAMIENTO A ESTANDARES:

1. Aplicación del nuevo manual de supervisión, estableciendo tiempo real de las visitas a cada unidad de servicio por modalidad de atención.

2. Contratación de personas naturales para ejercer la supervisión de manera integral.

1. POSITIVO: Mayor control en la programación de comisiones para visitas a unidades de servicio.

2. Disminución del número de contratos a supervisar bajo la responsabilidad de una sola persona, generando mayor control en la prestación del servicio y la ejecución del contrato.

Posibles acciones: Control en los itinerarios de viaje, verificando el cumplimiento de lo establecido en manual del supervisor. Redistribución de cargas laborales a nivel de CZ y grupo de Asistencia Técnica.

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8. Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión EJE SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL


Posibles Acciones

GESTION HUMANA: Traslado del Centro Zonal Boston al municipio de Corozal.

POSITIVO: Disminuir el hacinamiento de la Regional.

Posibles acciones: Alquiler o compra de un inmueble para el funcionamiento del CZ en el municipio de Corozal.

Adecuación del inmueble en materia tecnológica y organización de oficinas.

GESTION HUMANA: Adecuación del aire acondicionado para el Centro Zonal Sincelejo.

POSITIVO: Mejorar el clima organizacional.

Posibles acciones: Realizar las gestiones para la instalación del transformador que permita encender los aires acondicionados en el CZ.

de 206



8. Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión EJE SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL.


Posibles Acciones

GESTION ADMINISTRATIVA: Contratación de un ingeniero ambiental que dinamice y desarrolle a plenitud las actividades contempladas en el plan de gestión ambiental regional y todas acciones inherentes a este eje.

POSITIVO: Gestión para el cumplimiento y mayor seguimiento a las actividades programadas para el desarrollo del plan de gestión ambiental.

GESTION ADMINISTRATIVA:

Aumento de los estándares de consumo de agua y energía por parte de la Sede Nacional

POSITIVO: Lograr resultados de estado óptimo de los indicadores que miden estos consumos.

Posibles acciones: Solicitar a la dirección Administrativa el aumento en los estándares de agua y energía acorde a las características de las Regionales.

GESTION ADMINISTRATIVA:

Separación del rubro 123, definiendo exclusivamente los recursos de ejecución del plan de gestión ambiental.

POSITIVO: Medición exclusiva de la ejecución de los recursos del SGA.

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8. Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión EJE SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION


Posibles Acciones

1. Adquisición equipos de cómputo.

2. Organización centro de cableado.

POSITIVO: La adquisición de nuevos computadores para la renovación y ampliación del parque computacional.

POSITIVO: Organización y maquillado del cableado estructurado de la Regional y Centros Zonales.

Posibles acciones: Realizar inventario de equipos a fin de identificar los colaboradores a los cuales se les debe hacer renovación de equipos.

de 206



9. Recomendaciones para la Mejora SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

Macroproceso/proceso Propuestas de Mejora Resultado esperado


Implementación del plan de manejo de residuos sólidos en los centros zonales y sede regional.

Alcanzar un manejo integral de los residuos sólidos en la regional Sucre y los centros

zonales Boston, Norte, Sincelejo y Mojana.


Sensibilizar al personal de servicios generales a fin de crear en ellos una cultura en el manejo de la separación de los residuos y ahorro del agua.

Fortalecer las buenas prácticas ambientales al

interior de la regional Sucre.


Incluir las clausulas para el cumplimiento de la normatividad ambiental, en aquellos contratos de tipo administrativo, tales como fumigación, mantenimiento, jardinería, ferretería, mantenimiento de vehículos.

Cumplimiento de la normatividad ambiental en estos tipos de contratos.


Impartir directrices mediante correo masivo a fin de garantizar el cumplimiento de la política de cero papel.

Cumplimiento de la política de cero papeles.

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Implementar estrategias de sensibilización frente al uso adecuado de puntos ecológicos, ahorro de energía, agua y papel.

Continuar con la estrategia de sensibilización y del apagado de los breques en las horas no laborales.

Correcta utilización de puntos ecológicos y

disminución en el consumo de agua y energía

Disminuir el consumo de energía


Cambio de medidor de Agua en el Centro Zonal Sincelejo

Lectura del consumo Real.


Corrección inmediata de las fugas de agua detectadas.

Disminución del consumo de Agua.

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9. Recomendaciones para la Mejora SISTEMA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN


GESTION TECNOLOGICA DE LA INFORMACION

Continuar con la motivación de las buenas prácticas en el eje de Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.

Reforzar las buenas prácticas en torno a las

acciones que hacen parte del Sistema de Gestión de

Seguridad de la información.


Realizar cronogramas de mantenimiento preventivos vigencia 2014 para los equipos de cómputo.

Minimizar el daño en los equipos de cómputo y

pérdida de información.


Inclusión en la inducción de los nuevos colaboradores de un espacio a los Ingenieros de Sistemas con la finalidad de dar a conocer las actividades que se vienen llevando a cabo en la protección y buen manejo de la información física y digital.

Integración de los nuevos colaboradores a las

actividades referente a seguridad de la información.


Informar a los Ingenieros de sistemas los traslados de colaboradores con el fin de coordinar la disponibilidad de equipos y puntos de red.

Evitar contratiempos en cuanto a la disponibilidad de las herramientas de trabajo.


Revisión por parte del área administrativa lo referente a la seguridad física de las dependencias y oficinas en cuanto a puertas y ventanas.

Seguridad en las oficinas y archivos.

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Realizar mantenimiento oportuno de equipos de cómputo y gestionar la instalación de elementos para la seguridad física de oficinas y archivos.

Minimizar el daño en los equipos de cómputo y perdida de información


Continuar con la verificación del porte obligatorio del carnet institucional para los colaboradores en la Regional y Centros zonales.

Robo o pérdida de a información física y digital.

9. Recomendaciones para la Mejora SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD


MEJORAMIENTO CONTINUO

Socializar a través de GET en los grupos de la regional y centros zonales todos los cambios en los procedimientos, formatos y demás documentos que conforman el Sistema integrado de gestión.

Interiorización del Sistema integrado de gestión en todos los colaboradores de la regional Sucre.

MEJORAMIENTO CONTINUO

Fortalecer la utilización del aplicativo ISOLUCION con el fin de mejorar la formulación de acciones de mejora.

Formular acciones de mejora ante las desviaciones detectadas en los procesos que permita evidenciar la dinámica del Sistema de Gestión.

de 206



DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

GESTIÓN PARA LA ATENCIÓN DE LAS

FAMILIAS Y COMUNIDADES

Actualización periódica de los insumos y/o bases de datos para una mejor focalización activa de la población a atender.

Contratar desde el inicio del año la prestación del servicio de la modalidad Familia con Bienestar.

Atención de la población beneficiara acorde a los lineamientos de programación – Lograr el estado óptimo de indicadores con fuente de medición son las diferentes bases de datos de ANSPE.

Oportuna intervención a las familias beneficiarias del servicio.

GESTIÓN DE SERVICIOS Y ATENCIÓN

Fortalecer en cada uno de los colaboradores de los centros zonales la cultura de diligenciamiento oportuno y completo de los registros de las peticiones y actuaciones en el SIM.

Obtener un sistema de información veraz que permita conocer en forma oportuna acciones frente a las peticiones recibidas.


Continuar con la realización de servicios no conformes y no conformidades, una vez la petición cumpla 15 días y no se haya gestionado con todos los requisitos que dicta la resolución 6707 del 16 de agosto de 2013.

Resultado óptimo en los indicadores, respuestas

oportunas a los peticionarios.


Continuar con el seguimiento preventivo de intensidad diaria, a las peticiones de tipo trámite extraprocesal – asuntos conciliables.

de 206




Realizar jornadas de atención al ciudadano para brindar un servicio más cercano a los usuarios que carecen de recursos para su traslado hasta el CZ Norte

Mejorar el servicio prestado.

ASEGURAMIENTO A ESTANDARES

GESTION HUMANA

1. Acompañamiento y Seguimiento permanente desde el nivel Regional a las acciones de los responsables en los Centros Zonales.

2. Acompañamiento y Seguimiento a las EAS desde el nivel Regional y Zonal.

Enviar por parte del coordinador oportunamente las actas de compromiso firmadas y la programación de los SP que asistirán a cada uno de los eventos.

Garantizar el aseguramiento a la Calidad del Servicio Público de Bienestar Familiar prestado por el ICBF, a través de sus modalidades de atención.

Mayor organización en la ejecución del plan de capacitación, cumplimiento del reporte de información a la Direccion de Gestión Humana de manera oportuna.

GESTION HUMANA

Elaboración de las propuestas de actividades a incluir en el plan de bienestar social que incluya la consulta previa con la mayoría de los servidores públicos a participar de estas actividades.

Mayor asistencia a las actividades programadas.

GESTION DE CONTRATACION

Capacitar a los miembros del Grupo Jurídico sobre el nuevo código Contencioso Administrativo y el decreto 1510 de 2013 sobre contratación estatal.

Tramites contractuales más agiles acorde a la normatividad existente.

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9. Recomendaciones para la Mejora SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL


GESTION HUMANA

Fortalecer las Brigadas con personal de todos los procesos y compromiso de todos los jefes de área.

Contar con un equipo de brigadistas comprometido y entrenado, con el aval de su coordinador.

GESTION HUMANA

Hacer un diagnóstico de las necesidades de recursos y cuantificarlas para priorizar las inversiones requeridas.

Dar aplicabilidad a la normatividad en materia de salud ocupacional, mejorar las condiciones laborales de todos los colaboradores.

GESTION HUMANA

Dotar a los baños con elementos indispensables como: Papel Higiénico, Toallas de papel de la Regional y Centros Zonales.

Usuarios y colaboradores satisfechos con el servicio.

GESTION HUMANA

Restringir el acceso de los colaboradores a los sistemas eléctricos, manteniéndolos cerrados durante la jornada laboral.

Prevenir accidentes laborales.

GESTION HUMANA

Adquirir un sistema de alarma para cada uno de los centros zonales.

Cumplir con la normatividad aplicable en materia de Salud Ocupacional, Alertar a los colaboradores y usuarios en caso de una emergencia.

GESTION HUMANA

Realizar campañas de sensibilización a los colaboradores con el fin de que no dejen las oficinas con llaves para que las personas encargadas del aseo puedan realizarlo antes de comenzar las actividades laborales.

Prevenir enfermedades de tipo respiratorio.

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10. Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos para la entidad SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

Se realizó valoración de riesgos eje SYSO durante el segundo semestre 2013, en donde se realizó evaluación de 10 riesgos cada uno de ellos con diferentes peligros en donde se detectaron las causas raíz y se programaron las actividades con el fin de disminuir los riesgos a los que están expuestos los colaboradores y visitantes.

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En la gráfica anterior se observa los riesgos que han sido difícil de controlar son los mecánicos y Psicosocial los cuales se encuentran en la zona extrema inaceptable, de igual manera se observa que otros riesgos también están afectando la gestión de mitigación de los mismos.

Macroproceso/proceso: GESTION HUMANA

Riesgos de mayor dificultad para su control o no controlados

Causas

RIESGO MECANICO

Por Manipulación de herramientas mecánicas o manuales.

RIESGO PSICOSOCIAL

Trabajo misional realizado por las defensorías de familia, específicamente las que realizan tareas de protección y restablecimiento de derechos.

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RIESGO AMBIENTAL

Tormentas eléctricas, Inundación.

OTROS RIESGOS

Exposición a delincuencia, desorden público y grupos al margen de la ley.

RIESGO LOCATIVO

Condiciones inadecuadas de orden y aseo, Defectos del piso (lisos, irregulares, húmedos), Escaleras y barandas inadecuadas o en mal estado, Falta de canaletas y desagües.

10. Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos para la entidad SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION

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En la gráfica anterior se observa que los riesgos que han sido difícil de controlar hace referencia a incumplimiento de la política ,Infiltración o acceso no autorizado de igual manera que la pérdida o daño de equipo, para la mitigación de estos riesgos se hace necesario continuar con la realización de actividades que lleven a la mitigación de los mismos.

Macroproceso/proceso: GESTION TECNOLOGICA DE LA INFORMACION


Causas

Denegación de servicio

Capacidad inadecuada de red, Indisponibilidad de datos de respaldo

Deterioro de activos físicos

Falta de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de la Instalaciones.

Disponibilidad del servicio

Falta de dispositivos de continuidad eléctrica (UPS-PLANTA ELÉCTRICA).

Incumplimiento de la política

Falta de políticas, normas o procedimientos

Infiltración o acceso no autorizado

Control de Acceso Inadecuado (Físico y Lógico), Préstamo de Usuarios y Contraseñas

Perdida o daño de equipo

Falta de mantenimiento planificado

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10. Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos para la entidad SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Se evaluaron un total de 74 riesgos de los cuales, 2 se calificaron con Extrema-inaceptable y 6 con alta importante.

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Macroproceso/proceso: GESTION RESPONSABILIDAD PENAL


Causas

Carencia de operadores para la atención de las modalidades del Sistema de Responsabilidad Penal.

El incremento de cupos tanto en las medidas privativas como en las no privativas de la libertad.

La regional no cuenta con un centro de Internamiento, por lo que toca recurrir a otras regionales.

Insuficiencia de cupos para la atención de adolescentes en sistema de responsabilidad penal

El incremento de cupos tanto en las medidas privativas como en las no privativas de la libertad.

La regional no cuenta con un centro de Internamiento, por lo que toca recurrir a otras regionales

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11. Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoración previa de riesgos SGSI

11.1 Informe de Vulnerabilidades

VULNERABILIDAD

ENCONTRADA

TIPO DE

VULNERABILIDAD

TRATAMIENTO

Préstamo de usuario y

contraseñas

Fuga de información

Con el fin de asumir responsabilidades a nivel grupal e individual se formulara Acciones de Mejora; en los casos donde se detecte malas prácticas en el uso de las contraseñas.

Control de acceso inadecuado (Físico y Lógico)

Robo - Fuga de Información.

A pesar que se ha logrado carnetizar casi al 100% de los funcionarios, sigue siendo frecuente el no porte del carnet; por lo anterior se continuara con las campañas y llamados de atención por dicha infracción.

Uso de dispositivos de almacenamiento removibles no controlado

Fuga de Información

Se gestionara ante la Sede Nacional el tratamiento para el uso de los medios removibles. A nivel regional se seguirá sensibilizando sobre el riesgo que implica el uso de estos elementos.

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Seguridad de las oficinas y recintos e instalaciones

Robo de Datos - Daño en los equipos

Generar alarmas de situaciones encontradas en Regional y Centros Zonales en cuanto a la inseguridad de los sitios de trabajo por deterioro en las puertas y cerraduras; se tendrá en cuenta la formulación de acciones de mejora.

Equipos desatendidos

Pérdida masiva de información – Daño informático

Tramitar ante la Subdirección de Información y Tecnología la adquisición de equipos de cómputos para la totalidad de contratistas con el propósito de eliminar los contratos que incluyen cláusulas donde se exige a los colaboradores la utilización de equipos de cómputo personales.

Falta de dispositivos de continuidad eléctrica

Perdida de Información – Daño en los equipos

Gestionar ante la sede la adquisición UPS para el caso del Centro Zonal Mojana.

Capacidad inadecuada de red

Denegación del Servicio

Realizar diagnostico a nivel Regional y Centro Zonales informar al área administrativa y directiva en general las acciones a implementar.

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12. Desempeño de SYSO

12.1 Desempeño de los procesos:

Nombre del indicador: Indicador MPA1-P1-10 : Frecuencia de accidentes de trabajo

ANALISIS:

En el mes de Septiembre se modificó la fórmula del indicador por lo que actualmente nos miden por accidente investigado, durante los meses de octubre, noviembre y diciembre el indicador se mantuvo ÓPTIMO. Los hábitos que predominan y causan los motivos de los accidentes son: chatear caminando, usar tacones altos, distraerse mientras sube las escaleras, uso inadecuado de pasamanos).

Acciones de mejora:

Realizar jornadas de inspección para identificar los focos de peligro que pueden representar un riesgo para los colaboradores del ICBF. Adecuar instalaciones locativas que representan riesgos para los colaboradores (CZ con grietas, humedades, espacios deteriorados, escaleras sin cinta antideslizante).

N° AT FECHA LUGARMECANISMO

DEL AT

1 19/08/2013 Escaleras Alcaldia de corozalFalso

Movimiento

2 23/09/2013 Municipio Coveñas(visita)Caída de

personas

3 26/12/2013Escaleras del CZ Boston

(Prevención)

Caída de

personas

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Nombre del indicador: MPA1-P1-01 Porcentaje colaboradores participantes en actividades SYSO

ANALISIS:

El indicador durante el semestre siempre estuvo en ÓPTIMO, queriendo decir que los colaboradores que se convocaban, asistían a las capacitaciones. Algunos Actividades desarrolladas fueron: Entrega de reposa pies, y bases para las pantallas, Jornadas de pausas activas, Brigadas de salud (Valoraciones médicas, citologías), Taller de Risa, Realización de ejercicios pasivos, Aplicación encuesta Riesgo ergonómico, capacitación plan de emergencias, entre otro.

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Nombre del indicador: MPA1-P1-04 Colaboradores capacitados en el Eje de SYSO

ANALISIS: Se evidencia que en el mes de mayo se realizó una capacitación en convenio con el SENA en fundamentos SYSO bajo la Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001”, con una participación de 37 colaboradores.

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13. Estado de la investigación de accidentes


ANALISIS:

• En este indicador se investigaron todos (100%) de los accidentes que se presentaron en el semestre, teniendo en cuenta que se tiene 15 días después de ocurrido el evento para su análisis.

• El 67% de los accidentes se dieron fuera de las instalaciones del ICBF, y un 33% se dieron en las instalaciones del ICBF.

• El mecanismo de los accidentes es CAIDA DE PERSONAS.

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14. Resultados de la participación y consulta de las partes interesadas externas

14.1. Seguimiento a los compromisos Actas de COPASO y estrategias de comunicación de peligros.

Actas de COPASO:

• El orden del día, verificación del quórum, seguimiento a anteriores compromisos y el desarrollo propio de la agenda del día en temas del COPASO por ejemplo, inspecciones, seguimiento a inspecciones, a las reuniones se traen requerimientos que se presentan de salud ocupacional, investigación de accidentes, propuestas en materia del SYSO.

• Están atentos en promover el reporte de los Accidentes de Trabajo con los compañeros en el tiempo estipulado.

• Identifican peligros e informan de inmediato para su corrección.

• Participan en las investigaciones de Accidentes de trabajo.

ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN:

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Evidencias de las acciones adelantadas en el marco del Calendario EPICO (Feria Épico), Jornadas de bienestar (Valoración médica, Realización examen de citologías), capacitaciones con la ARL, realización de 2 simulacros, Socialización a los visitantes sobre los riesgo/peligros, socialización de la Cartilla de Seguridad y de la Cartilla de Controles Operacionales y demás documentos similares generados por el Eje S&SO.

15. Desempeño y efectividad del SGSI


Estadística de los incidentes reportados.

Tickets Reportados Descripción

INC000000216567, INC000000221648, INC000000237056 INC000000205519, INC000000205538, INC000000205540 INC000000220093, INC000000220097, INC000000220101 INC000000226164, INC000000226316, INC000000226438

12 Incidentes reportados y resueltos por problemas de Antivirus

INC000000234219 1 Incidentes reportados y resueltos por problemas de UPS

INC000000239586, INC000000240026, INC000000253555 INC000000268256, INC000000272649, INC000000284198

6 Incidentes reportados y resueltos por problemas de pérdidas de información

19 Incidentes reportados y resueltos

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Estadística de los incidentes reportados: De los veinticinco (19) incidentes reportados en nuestra regional durante el periodo comprendido entre 1 de Julio hasta el 31 de Diciembre de 2013, según la plataforma REMEDY. Doce (12) corresponden a problemas de antivirus, uno (1) se refiere a problemas de caída de energía eléctrica por fallas en UPS y seis (6) a pérdida de información la cual fue recuperada.

Análisis de los tipos de incidentes reportados: Doce (12) de estos incidentes están relacionados con problemas ocasionados por virus; en este semestre se evidencia una disminución de incidentes, dado a la instalación oportuna de parches de seguridad y al constate monitoreo de las actualizaciones del antivirus. Un (1) caso corresponde a fallas de las UPS las cuales interrumpieron momentáneamente la prestación del servicio. Seis (6) incidente se refieren a la pérdida de información (correos, archivos, etc); lo que conlleva a retrasos en la entrega de informes.

Equipo reportados por la Sede Nacional: Desde el nivel central se reportaron 9 computadores los cuales se revisaron con el fin de verificar el correcto funcionamiento y actualización de antivirus; fueron atendidos de manera oportuna por el personal de INDRA.

Punto Crítico : Según las estadísticas arrojadas la Regional Sucre tiene sus puntos críticos en los incidentes referentes a problemas ocasionados por virus y pérdida de información.

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16. Identificación de técnicas, productos o procedimientos para mejorar el desempeño del SGSI

16.1Planes de Trabajo:

NECESIDAD ACTUAL:

• El incremento de funcionarios tanto de plantas como contratistas genera la necesidad de la ampliación del cableado estructurado, con el fin de preservar los principios de confidencialidad, integridad y sobre todo disponibilidad de la información.

• Formular acciones de mejora con el objeto de disminuir futuros hallazgos por auditorías internas y revisiones realizadas por el equipo de sistemas.

OBJETIVOS:

• Minimizar el riesgo de pérdida de información. • Fortalecer los principios del sistema de gestión de la seguridad de la información. • Disminuir los hallazgos detectas en las auditorías internas que se realizan en el eje.

ALCANCE:

• Inicia con la realización del diagnóstico de los puntos adicionales requeridos y finaliza con el ingreso de todos los equipos a la red ICBF. Este procedimiento seria implementado en todas las aéreas que lo requieren.

• Inicia con la detección de las malas prácticas de los colaboradores en todo lo referente al SGSI y finaliza con la generación de acciones de mejora a los implicados. Exigencia del uso de carnet para los colaboradores y para los usuarios el estricto control y seguimiento en bitácora por parte de los vigilantes.

Recursos:

• Humano: Ingenieros Regionales quienes realizaran el estudio de necesidades y alternativas de solución.

• Financieros: Los dispuestos por el área administrativa para la adquisición de materiales y pago de mano de obra.

Actividades de Implementación:

• Supervisión a casos en los cuales se infrinja los principios del Sistema de Gestión de Seguridad de información.

• Realización de diagnóstico de la situación actual y las respectivas necesidades.

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17. Revisión de la Política y los Objetivos del Sistema Integrado de Gestión

Presentar el resultado del cumplimiento de las políticas y objetivos del sistema Integrado de Gestión y la pertinencia de los mismos de acuerdo al análisis de indicadores de los Macroproceso/proceso.

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Decisiones

N° DECISION Responsable (Cargo) Fecha de cumplimiento

RESULTADO DE AUDITORIAS INTERNAS

1

Recabar solicitud ante la Dirección de Gestión Humana y Dirección de Planeación para que realicen el tratamiento de las acciones correctivas No 1880 y 1939 respectivamente.

Director Regional

31 de marzo de 2014.

2

Conformar un equipo interdisciplinario que apoye la liquidación de los contratos de la vigencia 2009, 2010, 2011, 2012 y 2013, iniciando con los contratos pendientes por liquidar de las vigencias más antiguas hasta la más reciente.

Coordinadora Grupo Jurídico.

Coordinadores de Centros Zonales.

Febrero 28 de 2014

3 Recabar solicitud ante la Dirección Administrativa para que se brinde a la regional el apoyo correspondiente en la solución de la problemática presentada con la motocicleta marca Suzuki de placa RFS91, de color blanco.

Coordinadora Grupo Administrativo

Febrero 28 de 2014

4

Formular Acciones de Mejora en aquellos casos reiterativos de manejo de las claves de acceso y sesiones de equipos expuestas a otros usuarios.

Director Regional, Coordinadores de Grupos y Centros Zonales

30 de junio de 2014.

RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE

5

Reubicar a un colaborador al Centro Zonal Sincelejo con el objetivo que apoye al área de gestión de servicios y atención y de esta manera brindar un

Marzo 03 de 2014

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6

servicio oportuno a los usuarios.

Realizar reunión con el personal que presta los servicios de seguridad en la regional y centros zonales a fin de darles las directrices en cuanto a sus funciones en la información y orientación que ellos deben suministrarles a los usuarios que acuden a los centros zonales y la regional.

Director Regional

Coordinadora Administrativa

Profesional Gestión servicios y atención

Mayo 30 de 2014

7

Establecer horarios de atención a usuarios en jornada continua en el Centro Zonal Sincelejo, de acuerdo a lo establecido en la resolución 6707 del 16 de agosto de 2013, teniendo en cuenta los resultados obtenidos en las encuestas de satisfacción.

Director Regional

Coordinadora Centro Zonal Sincelejo

Marzo 03 de 2014

8

Permitir el acceso a los baños durante toda la jornada de atención a los usuarios que acuden al centro zonal Sincelejo.

Coordinadora Centro Zonal Sincelejo

Febrero 28 de 2014

9

Solicitar al propietario del inmueble la adecuación de los baños para los colaboradores, teniendo en cuenta que este debe ser compartido con los usuarios que acuden al centro zonal Sincelejo.


Marzo 31 de 2014

10

Establecer una estrategia con la colaboración de los comunicadores sociales que

Coordinadores de

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permita que los usuarios que acuden a los centros zonales y la regional utilicen el buzón de sugerencias.

centros zonales

Comunicadores sociales

Marzo 31 de 2014

11

Solicitar a los representantes legales de las unidades de servicio de atención masiva a niños y niñas de primera infancia (CDI – Hogares Infantiles – HCB Agrupados) la instalación de buzones de sugerencia en las mismas a fin de recepcionar las peticiones de los usuarios.

Coordinadores de centros zonales

Abril 30 de 2014

12

Socializar con los colaboradores del Centro Zonal Sincelejo los resultados obtenidos en la aplicación de las encuestas de satisfacción.

Profesional Gestión servicios y atención

Coordinadora centro Zonal Sincelejo

Febrero 21 de 2014

13

Realizar mensualmente reunión con Defensores de Familia con el fin de tratar temas relacionados con la atención a los usuarios y el trato brindado a los mismos.

Director Regional.

Junio 30 de 2014

14

Reorganizar el funcionamiento de las defensorías del centro Zonal Sincelejo de tal manera que estas sean promiscuas y puedan atender los casos conciliables y no conciliables mejorando el tiempo de atención a los usuarios que acuden al centro zonal y se equilibran las cargas laborales.

Coordinadora centro Zonal Sincelejo

Marzo 31 de 2014

DESEMPEÑO DE LOS MACROPROCESOS Y CONFORMIDAD DEL SERVICIO

Designar una persona responsable por área para que realice el seguimiento constante

Coordinadores de Grupos y Centro

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15 al cumplimiento de las actividades programadas para mitigar los riesgos.

Zonales.

Mayo 30 de 2014

16

Recabar solicitud a la Dirección de Protección – Subdirección de Responsabilidad Penal la exclusión o ajuste del indicador MPM5-P3-03 Reiteración del delito en el Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes, dado que sus variables de cumplimiento no dependen exclusivamente de las regionales.

Coordinadora Grupo de Asistencia Técnica.

Febrero 28 de 2014

17

Oficiar a los operadores con el fin de recordarles los plazos para la captura de información relacionada con el seguimiento nutricional de los niños (as) de acuerdo a lo establecido en el contrato. Realizar seguimiento al cumplimiento de la captura de información.

Coordinadores de Centro Zonales.

Febrero 28 de 2014

18

Requerir a los operadores de las modalidades de atención para el cumplimiento de las obligaciones contractuales específicas sobre la captura de información relacionada con el seguimiento nutricional de los niños (as) de acuerdo a lo establecido en el contrato

Coordinadores de Centro Zonal –

Supervisores de Contrato.

Abril 30 de 2014

DESEMPEÑO AMBIENTAL

19

Solicitar a la Dirección Administrativa el incremento en el estándar del consumo de energía, debido a que la regional Sucre se encuentra ubicada en una zona geográfica donde del calor es bastante fuerte.

Coordinadora grupo Administrativo

Febrero 28 de 2014.

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20

Solicitar a la empresa ADESA el cambio de medidor del consumo de agua y la entrega de la lectura mensual realizada a los medidores de la sede Regional y el CZ Sincelejo.

Coordinadora grupo administrativo

Febrero 28 de 2014.

ESTADO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

21

Realizar cierre de las NCS N° 3541, 3542, 3545 con el fin de evidenciar en ISOLUCION las acciones realizadas frente al incumplimiento detectado.

Coordinadora Centro Zonal Boston

Coordinador Centro Zonal Mojana

Febrero 28 de 2014.

REQUISITOS AMBIENTALES Y DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

22

Solicitar a la empresa que presta el servicio de vigilancia los certificados de aptitud psicofísica a cada una de los guardas de seguridad que presentan sus servicios en la regional Sucre y sus Centros Zonales.

Coordinadora grupo Administrativo.

Profesional líder SYSO

Mayo 30 de 2014

23

Verificar la realización del curso de trabajo en alturas para el TODERO y la profesional SYSO. Anexar certificaciones a la carpeta contractual de los mismos.

Coordinadora grupo Administrativo


Mayo 30 de 2014

24

Señalizar e iluminar las salidas de emergencias de la Regional y Centros Zonales.

Coordinador Grupo Administrativo


Mayo 30 de 2014

25

Realizar adecuación a las escaleras con respecto a la altura de los pasamanos con las medidas reglamentarias, y colocarles antideslizantes de la Regional y Centro Zonal Norte.

Coordinador Grupo Administrativo


Junio 30 de 2014

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26

Enviar requerimientos a los contratistas que suministraron los servicios de mantenimiento y fumigación durante la vigencia 2013 para que presenten las certificaciones correspondientes que permita dar cumplimiento a lo establecido en la normatividad ambiental.


Ingeniera Ambiental

Febrero 28 de 2014

27 Gestionar recursos ante la Dirección Administrativa para el cambio de sanitarios y lavamanos de los baños de la regional a tecnología de bajo consumo.


Ingeniera Ambiental

Marzo 31 de 2014

RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

28

Sensibilizar al personal de servicios generales a fin de crear en ellos una cultura en el manejo de la separación de los residuos y ahorro del agua

Ingeniera Ambiental

Marzo 31 de 2014

29

Incluir las clausulas para el cumplimiento de la normatividad ambiental, en aquellos contratos de tipo administrativo, tales como fumigación, mantenimiento, jardinería, ferretería, mantenimiento de vehículos.


Ingeniera Ambiental

Mayo 30 de 2014

30

Implementar estrategias de sensibilización frente al uso adecuado de puntos ecológicos, ahorro de energía, agua y papel.

Ingeniera Ambiental

Junio 30 de 2014

31

Realizar cronogramas de mantenimiento preventivos vigencia 2014 para los equipos de cómputo.

Ingenieros de Sistemas

Marzo 14 de 2014

RIESGOS ACTUALIZADOS

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32

Realizar capacitación en el manejo del estrés y atención al público a los colaboradores de los centros zonales y la regional.

Profesional SYSO

Junio 30 de 2014

33 Sensibilizar a colaboradores que estén expuestos al riesgo mecánico, sobre el uso adecuado de los EPP, durante la jornada laboral.

Profesional SYSO

Mayo 30 de 2014

34

Recabar solicitud ante la policía nacional para el acompañamiento de ellos en los horarios de salida de los colaboradores de la regional y centro zonal Boston.

Realizar seguimiento a la respuesta dada ante dicha solicitud.


Profesional SYSO

Marzo 31 de 2014

DESEMPEÑO DEL SYSO

35

Realizar gestión interinstitucional a nivel regional con las EPS; cajas de compensación y otras entidades con el fin de aumentar actividades de promoción y prevención (brigadas de salud, tamizajes, citologías, jornadas de actividad física).


Profesional SYSO

Marzo 31 de 2014

36

Realizar inspecciones a los puestos de trabajo en compañía de los integrantes del COPASO con el fin de identificar debilidades y buscar la solución al problema detectado

Profesional SYSO

Junio 30 de 2014

DESEMPEÑO Y EFECTIVIDAD DEL SGSI

Gestionar ante la Subdirección de Información y Tecnología la adquisición de equipos de

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37

cómputos para la totalidad de contratistas con el propósito de eliminar los contratos que incluyen cláusulas donde se exige a los colaboradores la utilización de equipos de cómputo personales.

Ingeniero Líder

Marzo 31 de 2014

38

Gestionar ante la sede la adquisición UPS para el Centro Zonal Mojana.

Ingeniero Líder

Febrero 28 de 2014

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Gestión Administrativa · acta de Liquidación bilateral, firmada por el contratista, el ... Fecha...

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