Gestión de Activos Fijos

Propuesta Comercial

I. Gestión y Control de Activos Fijos

• Problemas

• Características del Proceso

• Elementos que lo conforman

• Beneficios

Resumen Técnico

II. Inventario Inicial de Activos Fijos (Toma Masiva)

• Digitalización

• Clasificación (Creación de Catálogos)

• Trascripción

• Codificación y Etiquetado

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Índice General Gestión de Activos Fijos

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Resumen Técnico

III. Gestión y Mantenimiento

• Recepción

• Traslado

• Auditoria

• Desincorporación

IV. Otros Componentes

• Módulos del Sistema

• Hardware/Consumibles

• Roles

Índice General Gestión de Activos Fijos

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El Problema Gestión de Activos Fijos

1. Falta de control administrativo de gran parte de los Activos Fijos.

2. Falta de conocimiento de la cantidad real de los Activos (valorización).

3. Desconocimiento de su ubicación física (real).

4. Desconocimiento del detalle de cada Activo (Contable / Administrativo).

5. Dificultad de llevar un historial de los Activos Fijos durante su vida útil.

6. Imprecisión de cálculos de los ajustes (Contables / Depreciación).

7. Generación de Asientos Contables errados por mala depreciación. (Problema incremental y acumulativo).

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Características del Proceso Gestión de Activos Fijos

La Gestión y Control de Activos, es un proceso, que bien ejecutado trae muchos beneficios.

Para llegar a ellos, se debe pensar en la elaboración de un Plan Formal del Trabajo, y se requiere contar con tiempo (Depende del tamaño y complejidad de la Empresa Cliente)

El proceso comienza en el Inventario Inicial de Activos, pasando por Gestión y Mantenimiento, finalizando en el control inmediato de ellos.

Nuestra solución se apoya en el uso de Tecnología y Experiencia. (Computadores de Mano, Sistema, Conocimiento del Área)

La Gestión de Activos Fijos implica una Filosofía o Cultura particular de trabajo, que de ser aceptada por la Alta Gerencia de la empresa, y adoptada por el personal involucrado en este proceso, para garantizar su éxito

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Elementos que lo conformanGestión de Activos Fijos

La Gestión y Control de Activos Fijos la podemos resumir en cinco elementos esenciales, los cuales presentamos a continuación:

I.- Inventario Inicial de Activos Fijos (Toma Masiva)

II.- Gestión y Mantenimiento

III.- Software de Gestión de Activos Fijos

IV.- Elementos de Hardware y Consumibles

V.- Recursos Humanos y sus Roles dentro del Proceso

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Características del Proceso Gestión de Activos Fijos

La Gestión y Control de Activos, es un proceso, que bien ejecutado trae muchos beneficios.

Para llegar a ellos, se debe pensar en la elaboración de un Plan Formal del Trabajo, y se requiere contar con tiempo (Depende del tamaño y complejidad de la Empresa Cliente)

El proceso comienza en el Inventario Inicial de Activos, pasando por Gestión y Mantenimiento, finalizando en el control inmediato de ellos.

Nuestra solución se apoya en el uso de Tecnología y Experiencia. (Computadores de Mano, Sistema, Conocimiento del Área)

La Gestión de Activos Fijos implica una Filosofía o Cultura particular de trabajo, que de ser aceptada por la Alta Gerencia de la empresa, y adoptada por el personal involucrado en este proceso, para garantizar su éxito

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BeneficiosGestión de Activos Fijos

a) Optimización de la administración de los Activos Fijos.

b) Catálogo único de Activos Fijos.

c) Recepción rápida y ordenada.

d) Automatización de los Traslados, Auditorias, Desincorporación con equipos móviles.

e) Clasificación de activos fijos por Ubicación Física (sucursal, edificio, piso), Responsable y Centro de Costo.

f) Valorización real.

g) Precisión de los cálculos contables.

h) Fácil manejo del historial de los activos fijos.

i) Manejo de Obras de Arte con funcionalidad particular.

j) Consultas “inteligentes” de Activos Fijos (Ej: ¿Qué Existe?, ¿Dónde Está?, ¿Valor Actual?, ¿Cómo se Encuentra?).

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Gestión de Activos Fijos

Es un proceso que consiste en:

1.Capturar la imagen.

2.Identificar datos que encabezan el grupo de activos.

3.Identificar la ubicación (sucursal, edificio, piso)

4.Ubicar Responsable.

5.Ubicar Centro de Costo

Inventario Inicial de Activos Fijos Digitalización

Ejemplos de Digitalización

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Gestión de Activos Fijos

Las imágenes son consolidadas en el Centro de Transcripción, donde el Coordinador de este trabajo, analiza las imágenes para generar un Catálogo Único.

Inventario Inicial de Activos Fijos Clasificación (Creación de Catálogos)

Esto facilitará la posterior transcripción de los datos, haciendo referencia a una sola descripción para cada Tipo de Activo, eliminando así la redundancia por Tipo de Activo (Optimización).

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Gestión de Activos FijosInventario Inicial de Activos Fijos

Trascripción y Procesamiento

El Cliente definirá, que información desea que SID,C.A. transcriba es decir, se deben seleccionar los Campos que servirán de formato a la carga de la Ficha de Activo.

Comúnmente para cada activo cargamos:

• Ubicación (sucursal, edificio, piso, oficina)

• Descripción

• Marca

• Modelo

• Color

• Responsable

• Centro de Costo

Ejemplo: Data-Entry

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Gestión de Activos FijosInventario Inicial de Activos Fijos

Codificación y Etiquetado

El Coordinador de Transcripción:

• Imprime reportes de Activos Fijos y de

Ubicación Física por Sucursal.

• Imprime las Etiquetas de Activos y Etiquetas

de Ubicación Física.

• Asigna un Equipo de Etiquetado para la Oficina

o Sucursal del Cliente.

El Equipo de Etiquetado tiene por misión:

• Identificar nuevamente todos los activos

digitalizados.

• Etiquetar Activos.

• Identificar faltantes o nuevos activos

encontrados en el proceso.

Ejemplo de Codificación:

(En sitio)

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Gestión de Activos FijosGestión y Mantenimiento

Procedimientos

Recepción:

Gestionar en forma eficiente y oportuna las incorporaciones de los nuevos activos adquiridos (Mantener Actualizada la Información)

Traslado:

Controlar el proceso de transferencias de los activos entre los departamentos hacia el almacén (Mantener en el tiempo información fidedigna de la ubicación del activo).

Auditoria:

Llevar un control de los activos tanto por cantidad como por ubicación de los mismos, utilizando los equipos móviles.

Desincorporación:

Deben ser desincorporados del Sistema de Control de Activos:

Los activos deteriorados, liquidados por vía de oferta pública, concurso privado, adjudicación directa, venta, permuta y/o donación y bote como desecho, y por motivo de hurto o extravió,

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Gestión de Activos FijosGestión y Mantenimiento

Recepción

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Gestión de Activos FijosGestión y Mantenimiento

Traslado

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Gestión de Activos FijosGestión y Mantenimiento

Auditoria

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Gestión de Activos FijosGestión y Mantenimiento

Auditoria

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Gestión de Activos FijosGestión y Mantenimiento

Auditoria

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I. Control Físico

II. Control Financiero

III. Reportes

IV. Administración del Sistema

V. Móvil de Gestión de Activos

VI. Obras de Artes

Módulos del Sistema:• Hardware de Impresión de Códigos de Barras

• Hand Held

•Cámara Digital

• Etiquetas Metalizadas para Control de Activos.

• Ribbons de Resina

Hardware y Consumibles:

Según la definición de responsabilidades tenemos tres (3) roles de usuario que son:

1) Consulta 2) Operador 3) Supervisor

Recursos Humanos y Roles:

Gestión de Activos Fijos

Gracias por su Tiempo…!