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GESTIÓN ADMINISTRATIVA GESTIÓN DOCUMENTAL Y CORRESPONDENCIA

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR

Código: GAD-GDO-DI002 Versión: 00 Fecha de Emisión: 23/11/2017 Página 1 de 21

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INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS

INVIMA


SECRETARÍA GENERAL GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y CORESPONDENCIA

BOGOTA D.C

https://www.invima.gov.co/procesos





CONTENIDO

1 INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................ 3 2 CONTEXTO ESTRATÉGICO .......................................................................................................... 3

2.1 MISIÓN .................................................................................................................................... 3 2.2 VISIÓN .................................................................................................................................... 3 2.3 VALORES ............................................................................................................................... 4

2.3.1 SERVICIO ............................................................................................................................ 5 2.3.2 RESPETO ............................................................................................................................ 5 2.3.3 HONESTIDAD ..................................................................................................................... 5 2.3.4 TRANSPARENCIA ............................................................................................................... 5 2.3.5 COMPROMISO .................................................................................................................... 6 2.3.6 PERTENENCIA.................................................................................................................... 6 2.3.7 RESPONSABILIDAD INSTITUCIONAL ............................................................................... 6

2.4 POLÍTICAS INSTITUCIONALES ............................................................................................. 6 2.4.1 POLÍTICA DE DIRECCIÓN Y DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO DEL INVIMA ..... 7 2.4.2 POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................................................ 7 2.4.3 POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN ........................................................... 8 2.4.4 POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES. .................... 8

2.5 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO ....................................................... 8 3 MARCO LEGAL Y/O NORMATIVO ................................................................................................. 9 4 DEFINICIONES ............................................................................................................................... 9 5 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS ....................................................................................... 11

5.1 IDENTIFICACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL. .................................................................. 11 5.2 DEFINICIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS .............................................................................. 13 5.3 PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES. ............................ 15 5.4 FORMULACIÓN DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS- PINAR. ............................................................................................................................................. 16 5.5 FORMULACIÓN DE OBJETIVOS, PLANES Y PROYECTOS. .............................................. 16 5.6 CONSTRUCCIÓN DEL MAPA DE RUTA .............................................................................. 18 5.7 CONSTRUCCIÓN DE LA HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL. ..................... 20






1 INTRODUCCIÓN El Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – Invima adscrito al Ministerio de Salud y Protección Social, en cumplimiento del artículo 2.8.2.5.8 del Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura 1080 de 2015, establece el Plan Institucional de archivos- PINAR, como un instrumento archivístico que consiste en, determinar los elementos importantes para la planeación estratégica y anual, articulada a los planes y proyectos de la entidad. Teniendo como punto de referencia las necesidades identificadas en los factores críticos señalados como oportunidades de mejora generados a partir de las auditorías realizadas por órganos de control y demás herramientas administrativas.

2 CONTEXTO ESTRATÉGICO El contexto estratégico que da soporte y en el que se basa el Plan Institucional de Archivos – PINAR del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – Invima es la plataforma estratégica la cual establecer un horizonte de acción que posiciona a la entidad y define su razón de ser en el ámbito de la protección de la salud, gestión de riesgo y competitividad.

2.1 MISIÓN Proteger y promover la salud de la población, mediante la gestión del riesgo asociada al consumo y uso de alimentos, medicamentos, dispositivos médicos y otros productos objeto de vigilancia sanitaria.

2.2 VISIÓN Afianzar el reconocimiento nacional e internacional del Invima como líder articulador, referente y regulador en la vigilancia sanitaria con enfoque de riesgo, comprometido con la excelencia en el servicio, eficacia técnico- científica y los mejores estándares tecnológicos, generando confianza, seguridad y calidad de vida a la población. Para el cumplimiento de la misión y visión, y el fortalecimiento de la gestión institucional el Invima cuanta con el Plan Estratégico 2015 – 2018, en el cual se establecen seis (6) objetivos estratégicos:

1. Fortalecer los mecanismos de articulación y coordinación entre los sujetos responsables de la inspección, vigilancia y control sanitario con enfoque de riesgo que contribuyan a la protección y prevención de la salud y al cumplimiento de las políticas de competitividad y desarrollo.

2. Fomentar y promover la excelencia en la prestación de los servicios, para afianzar la confianza de la población y el reconocimiento nacional e internacional.

3. Implementar modernas tecnologías de información y de comunicación de acuerdo con las necesidades de los usuarios, directrices del Gobierno y estándares internacionales.

4. Fortalecer la gestión del conocimiento, capacidades, competencias y mejora de la calidad de vida laboral de los servidores públicos de la institución.

5. Aumentar la eficiencia en la gestión operacional de los laboratorios del INVIMA, y de la red nacional; y los sitios de control de primera barrera.






6. Aplicar las acciones de IVC para diseñar e implementar procesos de gestión orientados a mitigar los efectos de la ilegalidad

Fuente: Plataforma estrategica 2015 – 2018

A partir del objetivo No. 2 “Fomentar y promover la excelencia en la prestación de los servicios, para afianzar la confianza de la población y el reconocimiento nacional e internacional”, se desprenden todos los proyectos relacionados con la gestión documental entre los cuales se encuentran “Identificar y definir el modelo del Sistema de gestión documental y establecer los lineamientos para su implementación institucional” y el sistema integrado de correspondencia cuyos objetivos se enfocan en Identificar y definir un conjunto de características organizacionales en los aspectos normativos, conceptuales, procedimentales, técnicos, tecnológicos y de negocio de acuerdo a las necesidades y situación actual del Invima que permita optimizar, racionalizar, simplificar y automatizar los procesos como se relacionan a continuación :

1. Elaborar un diagnóstico integral de la gestión documental del instituto. 2. Definir los principios, características y etapas para la construcción de un modelo de un sistema

de gestión documental. 3. Identificar los requisitos y requerimientos de un modelo para la implementación de un sistema de

gestión documental teniendo en cuenta los aspectos: normativos, económicos, administrativos, tecnológicos y gestión del cambio.

4. Definir los procesos y procedimientos del modelo del sistema de Gestión Documental. documentando cada actividad y operación y a su vez el flujo de los procesos y operaciones que los engloban.

5. Definir el plan de trabajo para la implementación del modelo de un sistema de gestión documental.

6. Definir los requerimientos y requisitos técnicos y funcionales para el sistema de correspondencia del Invima.

7. Diseñar y Desarrollar el Sistema integrado de Correspondencia 8. Generar pruebas frente a la usabilidad del desarrollo del Sistema Integrado de

Correspondencia.

2.3 VALORES






“Nuestros valores están concebidos como las formas deseables de ser y de actuar, como atributos o cualidades propias y de los demás, por cuanto posibilitan la construcción de una convivencia gratificante en el marco de la dignidad humana. Porque soy Gente INVIMA demuestro: Servicio, respeto, honestidad y transparencia, compromiso, pertenencia, y responsabilidad institucional

2.3.1 SERVICIO

Se traduce en el ejercicio y prestación ejemplar, permanente y oportuna de las funciones u obligaciones asignadas en cumplimiento de la misión, visión y los objetivos estratégicos de la entidad. La persona con ACTITUD DE SERVICIO en el INVIMA se caracteriza por: Realizar su trabajo con vocación y disposición y excelencia con el fin de satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes internos y externos. Prestar el servicio requerido sin discriminación alguna de forma cordial, completa, veraz pertinente, imparcial y de calidad, manteniendo excelente disposición. Escuchar, tolerar y respetar al otro para lograr una óptima comunicación. Apoyar y colaborar dentro de los equipos de trabajo, con el fin de reducir esfuerzos y maximizar beneficios.

2.3.2 RESPETO

Es un valor que permite al ser humano reconocer, aceptar, apreciar y valorar las cualidades, creencias, costumbres y derechos del otro; características fundamentales de una sana convivencia. La persona RESPETUOSA en el Invima se caracteriza por: Rechazar toda conducta que atente contra la dignidad y la integridad física o mental de los servidores (as), contratistas y comunidad. Escuchar sin juzgar, hablar sin ofender y buscar mecanismos para solucionar los conflictos que puedan presentarse en el entorno laboral y personal. Aceptar las diferencias de pensamiento, cultura y religión. Conservar y proteger el medio ambiente. Brindar un trato amable y digno; escuchar y considerar las sugerencias de sus compañeros, de la autoridad y la comunidad.

2.3.3 HONESTIDAD

Es actuar coherentemente con transparencia, rectitud y justicia en cada momento de la vida. La persona HONESTA en el Invima se caracteriza por: Reconocer que es parte de un equipo de trabajo y una institución de impacto nacional e internacional por lo que sus acciones afectan positiva o negativamente a la comunidad. Rehusar compensaciones o dádivas de cualquier tipo a personas u organizaciones. Evitar utilizar su cargo público para obtener algún provecho o ventaja personal o a favor de terceros. Actuar con transparencia, rectitud y justica en cada gestión que realiza. Garantizar información clara, real y objetiva.

2.3.4 TRANSPARENCIA

Es un atributo moral del funcionario, que se evidencia en el dar cuentas de sus actos de forma clara, precisa y coherente, reconociéndosele una mayor credibilidad y confianza en su actuar. La persona TRANSPARENTE en el Invima se caracteriza por: Actuar con rectitud, ética, visibilidad y responsabilidad en su día a día. Actuar consecuentemente con el marco legal y normativo que rige sus funciones como servidor público Dar cuenta por sus acciones u omisiones ante las instancias que lo requieran.






2.3.5 COMPROMISO

Es la capacidad del individuo para tomar conciencia de la importancia que tiene el cumplir con su trabajo, asumiendo su ejecución con calidad, responsabilidad, esfuerzo y lealtad. La persona COMPROMETIDA en el Invima se caracteriza por: Contribuir con sus acciones al buen desarrollo y cumplimiento de los objetivos y metas de la institución. Realizar su trabajo de forma eficiente, dando lo mejor de sí, para lograr el cumplimiento de los objetivos de la Institución. Contribuir con el crecimiento institucional a partir del conocimiento de su trabajo y su entidad. Desarrollar las tareas asignadas satisfactoriamente. Proponer mejoras y nuevos retos que permitan una mejor eficiencia en el servicio, superando las expectativas.

2.3.6 PERTENENCIA

Es sentirse parte de un equipo, un grupo, una institución y serle fiel defendiéndolo y cumpliendo su normatividad. Una persona CON SENTIDO DE PERTENENCIA en el Invima se caracteriza por: Sentirse orgulloso de pertenecer a la entidad, de su trabajo y de su actuar. Velar por el cuidado de los recursos físicos y elementos de trabajo asignados por la entidad, como si fueran propios Participar en las actividades propuestas por la entidad Ser parte de la Institución enfocando todos sus esfuerzos en el cumplimiento de la misión, visión y de los objetivos estratégicos.

2.3.7 RESPONSABILIDAD INSTITUCIONAL

Es la cualidad de todo ser humano de asumir, ejecutar y cumplir los compromisos, así como de ser analítico en la toma de decisiones y responder o aceptar las consecuencias de actos y omisiones. La persona RESPONSABLE en el Invima se caracteriza por: Preocuparse por conocer la entidad y trabajar en pro de satisfacer las necesidades de sus usuarios y los objetivos institucionales. Dar cumplimiento a las funciones con suma diligencia y pericia, asumiendo las consecuencias de sus actos Cuidar el medio ambiente ejerciendo prácticas de reciclaje y ahorro de recursos. Guardar confidencialidad de la información que maneja para el desarrollo de sus actividades. Tomar acciones preventivas y correctivas de las consecuencias negativas y omisiones de sus actuaciones, así como de la entidad. Ser puntual en el horario de trabajo, reuniones y demás compromisos internos y externos.”1

2.4 POLÍTICAS INSTITUCIONALES El instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos, dando cumplimiento a la normatividad vigente y al Decreto 2482 de 2012 “Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la Planeación y la Gestión”, ha definido políticas como lineamientos generales que se deben tener en cuenta para la toma de decisiones y para facilitan la implementación de las estrategias y el cumplimiento de los objetivos estratégicos; estas políticas están alineadas con el Sistema de Gestión Integrado; las políticas que proporcionan el soporte para el desarrollo del Plan Institucional de Archivos son:

1Colombia. Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – Invima. Código de Ética y Buen Gobierno. [en línea] Bogotá, 2017. Disponible en: https://www.invima.gov.co/images/pdf/nuestra-entidad/Gestion/CodigodeEticayBuenGobierno2015.pdf


https://www.invima.gov.co/images/pdf/nuestra-entidad/Gestion/CodigodeEticayBuenGobierno2015.pdf





2.4.1 POLÍTICA DE DIRECCIÓN Y DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO DEL INVIMA

El Invima protege y promueve la salud de la población mejorando continuamente la eficacia y eficiencia de los macroprocesos y procesos para optimizar la inspección, vigilancia y control sanitario bajo el enfoque de riesgo, de los productos competencia del Instituto, implementando buenas prácticas profesionales, asegurando la confiabilidad y oportunidad de los ensayos y resultados analíticos de los laboratorios, protegiendo, la seguridad y salud en el trabajo, la seguridad de la información y el medio ambiente, previniendo la contaminación, cumpliendo con la legislación vigente, las políticas y requisitos aplicables al Instituto, administrando efectivamente los recursos humanos, físicos, ambientales y financieros para lograr la satisfacción de las partes interesadas y generar confianza en los colombianos. En cumplimiento de lo anterior, los gerentes públicos y jefes de oficina del Invima se comprometen a:

Formular las políticas públicas o acciones estratégicas y ser responsables por su ejecución.

Orientar sus capacidades personales y profesionales hacia el cumplimiento efectivo de los fines misionales del Invima.

Promover el cumplimiento del código de ética y buen gobierno y demás normas que regulen la administración pública y al Invima.

Cumplir efectivamente con la rendición de cuentas a las partes interesadas sobre su gestión y resultados.

Y los servidores públicos del Invima se comprometen a:

Cumplir con las políticas, normas, procedimientos y en general con los lineamientos definidos en el Invima para el desarrollo de sus funciones.

Realizar todas sus actividades con responsabilidad, transparencia, integridad, objetividad, independencia, protección del medio ambiente y profesionalismo”2

2.4.2 POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamento y Alimentos – Invima, en cumplimiento de su plataforma estratégica y consiente de la vital importancia de los documentos técnicos - científicos que se generan físicos y electrónicos que son evidencia de su gestión y respaldo de transparencia, se compromete a dar cumplimiento a la normatividad vigente y adoptar las mejores prácticas, metodologías y estándares para la gestión de la documentación. El Instituto implementará los Instrumentos archivísticos para la gestión documental y las metodologías para la generación, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos dentro de la entidad; siendo estas las actividades que comprenden los procesos de Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo y Valoración, para garantizar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información.

2Colombia. Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – Invima. . Política de Dirección y del Sistema de Gestión Integrado

del Invima [en línea] Bogotá, 2017. Disponible desde: https://www.invima.gov.co/images/stories/formatotramite/GDI-DIE-PL001.pdf


https://www.invima.gov.co/images/stories/formatotramite/GDI-DIE-PL001.pdf





Los lineamientos establecidos para la gestión documental están soportados en el Sistema de Gestión Integrado del Invima y las diferentes políticas relacionadas con la seguridad y confidencialidad de la información, para su protección, acceso y difusión, fundamentando los principios orientadores de eficiencia, eficacia, economía, transparencia, medioambiente, cultura archivística, interoperabilidad, neutralidad tecnológica con orientación a la atención al ciudadano.

2.4.3 POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Esta política determinar los lineamientos que permitan proteger la Información del Invima a través de acciones de aseguramiento de la Información teniendo en cuenta los requisitos legales, operativos, tecnológicos, de seguridad y de la entidad alineados con el contexto de direccionamiento estratégico y de gestión del riesgo con el fin de asegurar el cumplimiento de la integridad, no repudio, disponibilidad, legalidad y confidencialidad de la información. En la política de seguridad de la información se establecen los lineamientos sobre el uso de contraseñas y usuarios, uso del servicio de correo electrónico, uso de los servicios de Internet/ Intranet, uso de los servicios de mensajería instantánea, uso de dispositivos de almacenamiento externo y dispositivos de captura de imágenes y/o grabaciones de video, así como los lineamientos sobre el uso de escritorios y pantallas despejas, uso de dispositivos móviles y las conexiones remotas.

2.4.4 POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

Esta política se implementó para dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - Invima adopta la presente política para el tratamiento y procedimiento de datos personales, en la cual manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad e la intimidad de los titulares de los datos personales sensibles y define el tratamiento, la finalidad y deberes que se tienen como responsables de esta información. Establece el modo en que se usa la información y los procedimientos para el acceso a los datos, la consulta y actualización y rectificación de los datos por parte de los titulares de la información.

2.5 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO El Sistema de Gestión Integrado del Invima, está basado en estándares de calidad que le permiten a esta entidad prestar servicios que satisfacen los requisitos del cliente y las partes interesadas, legales, normativos y los de la organización y especifica el compromiso de la Dirección General con la calidad y la mejora continua. Los objetivos del sistema de gestión integrado del Invima son las metas y retos que se definen a partir de la planificación estratégica y de la Política de Dirección y del Sistema de Gestión Integrado:

1. Incrementar el nivel de competencias de los servidores públicos que desarrollan actividades de tipo misional.






2. Fortalecer la cultura interna de servicio al ciudadano y trabajo en equipo que oriente las labores de los servidores públicos en pro de la satisfacción del ciudadano.

3. Evaluar de manera la permanente la eficiencia, eficacia y efectividad de los Sistemas Integrados

de Gestión.

4. Minimizar el impacto ambiental de las actividades desarrolladas en el Invima.

5. Dar cumplimiento a la legislación vigente y los requisitos aplicables la Invima.”3

3 MARCO LEGAL Y/O NORMATIVO Matriz de Requisitos Legales

4 DEFINICIONES Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos. Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. Aspecto crítico: Percepción de problemáticas referentes a la función archivística que presenta la entidad, como resultado de la evaluación de la situación actual. Conservación digital: Se refiere generalmente al proceso de establecer y desarrollar a largo plazo, repositorios digitales de referencia actual y futura. Consiste en la selección, la preservación, mantenimiento, recolección y archivo de los objetos digitales. Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento digital: Información representada por medio de valores numéricos diferenciados – discretos o discontinuo-, por lo general valores numéricos binarios (bits), de acuerdo con un código o convención preestablecidos.

3Colombia. Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – Invima. . Objetivos del Sistema Integrado de Gestión. [en línea]

Bogotá, 2017. Disponible en :https://www.invima.gov.co/procesos/contenido_www.procesos/objetivos.html


https://www.invima.gov.co/procesos/archivos/GAD/GDO/Matriz_Requisitos_Legales_GDO/Matriz_Requisitos_Legales_GDO.xlsxhttps:/www.invima.gov.co/procesos/archivos/GAD/GDO/Matriz_Requisitos_Legales_GDO/Matriz_Requisitos_Legales_GDO.xlsx

https://www.invima.gov.co/procesos/contenido_www.procesos/objetivos.html





Eje articulador: Es un principio legal que tiene como función básica el facilita miento del manejo de la información así como su gestión tecnológica y física. Instrumentos archivísticos: Son Herramientas aplicadas en la ejecución de la Gestión Documental con el fin de identificar aspectos relevantes positivos o negativos dentro de los procesos, planes y proyectos que se deben desarrollar para el cumplimiento función archivística. Plan de Acción Anual: Es la programación anual de las actividades, proyectos y recursos que va a desarrollar en la vigencia cada dependencia de la entidad, articulado con el Plan Estratégico Sectorial e Institucional. 5 Plan Estratégico Institucional: Instrumento que organiza y orienta estratégicamente las acciones de la entidad en un plazo de cuatro años, para alcanzar objetivos acordes con su misión y con el Plan Nacional de Desarrollo.4 Plan Institucional de Archivos – PINAR: Es un instrumento de la alta dirección, que permite planear, hacer seguimiento y articular con los planes estratégicos, la función archivística de acuerdo con las necesidades, debilidades, riesgos y oportunidades de cada entidad. Preservación digital: Es el conjunto de principios, políticas, estrategias y acciones específicas que tienen como fin asegurar la estabilidad física y tecnológica de los datos, la permanencia y el acceso de la información de los documentos digitales y proteger el contenido intelectual de los mismos por el tiempo que se considere necesario. Preservación a largo plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su forma y medio de registro o almacenamiento. La preservación a largo plazo aplica al documento electrónico de archivo con su medio correspondiente en cualquier etapa de su ciclo vital. Priorización: Hace referencia a la anterioridad de algo respecto de otra cosa, en la gestión documental es saber identificar aquello que tiene más importancia e impacto y que permitirá conservar una secuencia frente al proceso facilitando la ejecución del Plan. Programa de Gestión Documental – PGD: Es un instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Riesgo: Es la posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencias. Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos. Sistema integrado de conservación: Es el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendientes a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción






y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es decir en cualquier etapa de su ciclo vital.”4

5 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

5.1 IDENTIFICACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL.

HERRAMIENTA DESCRIPCIÓN

Diagnóstico Integral de Archivos

Realizado por el Grupo de Gestión Documental y Correspondencia en el año 2015, se actualiza el documento con fecha del 29 de septiembre 2017.

Mapa de Riesgos La Matriz de identificación, valoración, análisis y tratamiento de riesgos de la vigencia 2017.

Planes de Mejoramientos generados a partir de las

auditorías internas y externas.

Acciones correctivas, preventivas y de optimización generadas del Programa Anual de Auditorias de la Oficina de Control Interno. De acuerdo al proceso de auditorías internas y externas realizadas desde el año 2015, Los hallazgos identificados se consolidan y ejecutan mediante el PMA como se relaciona a continuación : Hallazgo No.1: Tablas de Retención Documental y Cuadros de Clasificación Documental. El Invima no cuenta con las Tablas de Retención Documental (TRD) actualizadas e implementadas. Así como tampoco con Cuadros de Clasificación Documental actualizados. Hallazgo No.2: Programa de Gestión Documental- PGD. El Invima debe ajustar y actualizar el Programa de Gestión Documental. Hallazgo No.3: Plan Institucional de Archivos de la Entidad - PINAR. El Invima no cuenta con un Plan Institucional de Archivos de la Entidad, según lo establecido Hallazgo No.4: Inventario Documental - FUID. El Invima no cuenta con la totalidad de inventarios documentales conforme a la norma. Hallazgo No.5: Unidad de Correspondencia. El Invima no cuenta con los procedimientos de conformidad con la norma para la adecuada gestión de las comunicaciones oficiales.

4ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de Formulación del Plan Institucional de Archivos- PINAR. Colombia, AGN, 2014.pags.44.






Hallazgo No.6: Conformación de los Archivos Públicos. El Invima no ha elaborado las Tablas de Valoración Documental (TVD) Hallazgo No.7: Organización de Archivos de Gestión. El Invima debe ajustar los aspectos en cumplimiento a la totalidad de los criterios de organización de los archivos de gestión, según la normatividad relacionada: ordenación, foliación, hoja de control, control de préstamo, control de préstamo de documento, numeración de actos administrativos e integridad física de los documentos. Hallazgo No.8: Sistema Integrado de Conservación- SIC. El Invima no cuenta con aprobación del correspondiente Sistema Integrado de Conservación para la preservación de los documentos de archivo desde su producción hasta su disposición final.

Planes de Mejoramientos generados a partir de las auditorías realizadas por órganos de control

Los planes de mejoramiento van alineados con los hallazgos anteriormente relacionados en el PMA, “Planes de Mejoramientos generados a partir de las auditorías internas y externas”.

Formulario Único de Reportes de Avances de la Gestión -

FURAG

Reporte del Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión -

FURAG del primer trimestre del año reportando la vigencia del año anterior

Recomendaciones hechas por FURAG: “Se recomienda culminar todo el proceso frente a las TRD (convalidación, publicación e implementación) y así aplicar los diferentes procedimientos que de este instrumento se desprenden (transferencias, eliminación, disposición final), así mismo, incluir en la planeación estratégica de la gestión documental, la intervención del Fondo Acumulado (su intervención física y






desarrollo del proceso de la TVD aplicando lo señalado en el Acuerdo 002 de 2014).Se sugiere establecer un plan para el control efectivo de los documentos mediante el uso del Formato Único de Inventario Documental en archivos de gestión. Existe contradicción en informar que cuentan con SIC pero no se ha elaborado plan de preservación, se recomienda revisar la integridad de la información suministrada y proceder a ajustar los documentos referidos. Finalmente, se recuerda continuar con la implementación del Plan de Mejoramiento Archivístico suscrito con el Archivo General de la Nación”.

Planes de Mejoramiento Archivístico- PMA generados a partir de la visita de Inspección

del Archivo General de la Nación-AGN

Los planes de mejoramiento van alineados con los hallazgos anteriormente relacionados en el Plan de Mejoramiento Archivístico, “Planes de Mejoramientos generados a partir de las auditorías internas y externas”.

5.2 DEFINICIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Se identifica los aspectos críticos con base a la identificación de la situación actual y se expone cuáles son los riesgos asociados.

ASPECTOS CRÍTICOS RIESGO RESPONSABLES

Las instalaciones locativas del archivo de gestión misional no cuentan con la normatividad

vigente del Archivo General de la Nación. Este se encuentra en una

zona de alta contaminación ambiental y sobrepasa la

capacidad de almacenamiento - Preservación de la información.

Dificultades para la ubicación de la información.

Secretaria General /Grupo de Gestión Administrativa

No hay uso racional del espacio, por el inadecuado diseñado del espacio.

No se cuenta con las normas de seguridad y salud en el trabajo necesaria para los equipo de trabajo que realizan consultas en alturas.

Perdida de documentos por factores medio ambientales y biológico

Riesgos de Salud Ocupacional.

No se tienen organizados los archivos de gestión, se tienen desglosados en las oficinas

productoras.

Falta de seguridad de los documentos e información.

Dirección General /Direcciones, Oficinas y

Grupos de Trabajo/Funcionarios o Contratistas Asignados/

Grupo de Gestión

Fraccionamiento de expedientes y tramites

Deficiencia en el control de la documentación

Dificultad para los préstamos y la elaboración de conceptos.

Perdida de información e ineficiencia en el servicio, la transparencia en el






acceso de la información de las partes interesadas

Documental y Correspondencia

Represamiento de cajas de archivo sin ubicación en los archivos de gestión poniendo en riesgo la adecuada disposición, consulta y conservación de documentos de archivo.

El archivo central no se encuentra totalmente

inventariado

Dificultad en Préstamos y ubicación de información.

Grupo de Gestión Documental y

Correspondencia

No se puede identificar la documentación para eliminación.

Duplicidad de documentación, Mala utilización del espacio.

La entidad no tiene articulada la gestión documental, ni cuenta

con una infraestructura tecnológica acorde a la

normatividad archivística.

La entidad no cuenta con proceso de gestión del cambio, encontrando resistencia a la implementación de la normatividad archivística.

Oficina Tecnologías de la Información/ Grupo de Gestión Documental y

Correspondencia

Hallazgos administrativos por parte de las auditorías Internas y externas.

No se cuenta con un aplicativo de correspondencia que aplique la normatividad archivística vigente

La digitalización de las solicitudes de los tramites de registros sanitarios y tramites asociados y no tiene control de calidad lo que genera reproceso.

Levantamiento y actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD) con

participación y aprobación directa de los jefes de oficinas

productoras. Teniendo en cuenta que en este instrumento se establecen los tiempos de retención documental y los criterios de conservación o

eliminación de los mismos como una responsabilidad para la

preservación de la información resultado de la gestión de cada

uno.

No se cuenta con un instrumento actualizado que permita la valoración jurídica, técnica, administrativa de los documentos.

Grupos de trabajo / Áreas Misionales /Grupo de Gestión Documental y Correspondencia

Duplicidad de documentos e información

Hallazgos en auditorías de Contraloría, Control Interno, Archivo General de la Nación por incumplimiento de requisitos normativos.

Organización errada en los archivos de gestión






Archivos que no cumplen con criterios técnicos en la organización.

5.3 PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES. Una vez identificados los aspectos críticos, se evaluó el impacto que tienen estos frente a cada uno de los ejes articulares, como se observa a continuación:

ASPECTO CRÍTICO

ADMINISTRACIÓN

DE ARCHIVO

S

ACCESO A LA

INFORMACIÓN

PRESERVACIÓN DE LA

INFORMACIÓN

ASPECTOS

TECNOLÓGICOS

Y DE SEGURID

AD

FORTALECIMIENT

O Y ARTICUL

ACIÓN

TOTAL POR

ASPECTO

CRÍTICO

Las instalaciones locativas del archivo no cuentan con la normatividad vigente del Archivo General de la Nación. Este se encuentra en una zona de alta contaminación ambiental y sobrepasa la capacidad de almacenamiento - Preservación de la información.

6 3 8 3 6 26

No se tienen organizados los archivos de gestión, se tienen desglosados en las oficinas productoras.

5 4 8 3 3 23

El archivo central no se encuentra totalmente inventariado.

5 4 8 3 3 23

La entidad no tiene articulada la gestión documental, ni cuenta con una infraestructura tecnológica acorde a la normatividad archivística.

6 4 7 4 9 30

Levantamiento y actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD) con

5 7 2 8 6 28






ASPECTO CRÍTICO

ADMINISTRACIÓN

DE ARCHIVO

S

ACCESO A LA

INFORMACIÓN

PRESERVACIÓN DE LA

INFORMACIÓN

ASPECTOS

TECNOLÓGICOS

Y DE SEGURID

AD

FORTALECIMIENT

O Y ARTICUL

ACIÓN

TOTAL POR

ASPECTO

CRÍTICO

participación y aprobación directa de los jefes de oficinas productoras. Teniendo en cuenta que en este instrumento se establecen los tiempos de retención documental y los criterios de conservación o eliminación de los mismos como una responsabilidad para la preservación de la información resultado de la gestión de cada uno.

TOTAL POR EJE ARTICULADOR

33 26 40 26 32

5.4 FORMULACIÓN DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS-

PINAR. Como resultado de los puntajes obtenidos en la priorización de los aspectos críticos y los ejes articuladores, la visión estratégica de la alta dirección del Invima para el mejoramiento del proceso archivístico es: consiste en implementar planes y programas que permitan la apropiación de los lineamientos para la conservación ,así mismo garantizar la preservación de los documentos físicos y electrónicos articulados con los planes y programas de los sistemas de gestión y del Programa de Gestión Documental en todos los niveles de la entidad , administrando los procesos archivísticos acorde con la normativa vigente con el fin de garantizar la seguridad, acceso y consulta de la información. 5.5 FORMULACIÓN DE OBJETIVOS, PLANES Y PROYECTOS. De acuerdo con los análisis realizados, se establecen los siguientes objetivos como los planes de gestión documental, y los programas y proyectos incluidos en la plataforma estratégica, siguiendo la metodología de la Entidad.






ASPECTOS CRÍTICOS/ EJES ARTICULADORES

OBJETIVOS PLANES,

PROGRAMASPROYECTOS ASOCIADOS.

La entidad no tiene articulada la gestión documental, ni cuenta con una infraestructura tecnológica acorde a la normatividad archivística.

Generar un Modelo de Sistema de Gestión Documental del Invima y establecer los lineamientos para su debida implementación. Implementar un sistema integrado de correspondencia para el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos- Invima.

Proyecto: Identificar y definir el modelo del sistema de gestión documental y establecer los lineamientos para su implementación institucional. Meta: Lograr un modelo de gestión documental que nos permita crear, almacenar, recuperar, tener acceso y prevención de los documentos, salvaguardando sus características estructurales, contextuales el cual garantice su autenticidad y veracidad e integración con el Sistema de Gestión de la Entidad. Proyecto: Sistema Integrado de Correspondencia Meta: Adquirir una herramienta para la integración y la gestión de correspondencia en el Invima. .

Las instalaciones locativas del archivo no cuentan con la normatividad vigente del Archivo General de la Nación. Este se encuentra en una zona de alta contaminación ambiental y sobrepasa la capacidad de almacenamiento- Preservación de la información.

Adquirir y dotar la bodega de archivo del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos–Invima. Contar con los elementos necesarios para cumplir la con las organización, custodia y conservación de los documentos aplicando normatividad vigente.

Proyecto: Adquisición y dotación de bodega de archivo. Meta: Contar con instalaciones locativas para conservar y preservar los documentos del Invima de acuerdo a la normatividad archivística.

No se tienen organizados los archivos de gestión, se tienen desglosados en las oficinas productoras - Preservación de la información.

Realizar capacitaciones en temas de gestión documental. Contar con los insumos adecuados para la organización de archivos.

Plan: Seguimiento y monitoreo al cumplimiento de la normatividad archivística en temas de organización documental. Meta: Desarrollar un plan de trabajo de manera transversal que involucre a todas las dependencias para el seguimiento de organización de archivos de gestión .






ASPECTOS CRÍTICOS/ EJES ARTICULADORES

OBJETIVOS PLANES,

PROGRAMASPROYECTOS ASOCIADOS.

El archivo central no se encuentra totalmente inventariado - Preservación de la información.

Realizar el levantamiento de inventario en la bodega de archivo central

Plan: Identificación y organización la información de archivo central del Invima. Meta: Archivo central acorde a la normatividad.

Levantamiento y actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD) con participación y aprobación directa de los jefes de oficinas productoras. Teniendo en cuenta que en este instrumento se establecen los tiempos de retención documental y los criterios de conservación o eliminación de los mismos como una responsabilidad para la preservación de la información resultado de la gestión de cada uno.

Realizar mesas de trabajo con las dependencias para el levantamiento y actualizar la tabla de retención documental.

Plan: Actualizar e implementar las Tablas de Retención Documental-TRD, como instrumento archivístico que contiene el listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las dependencias del Invima. Meta: Archivos organizados de acuerdo a las Tablas de Retención Documental-TRD.

5.6 CONSTRUCCIÓN DEL MAPA DE RUTA En el siguiente mapa de ruta se define el orden en que se pretende desarrollar el plan y los proyectos para el mejoramiento de las actividades archivísticas del Invima.

PLAN O PROYECTO

CORTO PLAZO

1 a 2 Años

MEDIANO PLAZO 1 A 3 Años

LARGO PLAZO 3 años en adelante.

2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024

Proyecto: Identificar y definir el modelo del sistema de gestión documental y establecer los lineamientos para su implementación institucional Meta: Lograr un modelo de gestión documental que nos permita crear, almacenar, recuperar, tener acceso y






PLAN O PROYECTO

CORTO PLAZO

1 a 2 Años



2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024

prevención de los documentos, salvaguardando sus características estructurales, contextuales el cual garantice su autenticidad y veracidad e integración con el Sistema de Gestión de la Entidad.

Proyecto: Adquisición y dotación de bodega de archivo. Meta: Contar con instalaciones locativas para conservar y preservar los documentos del Invima de acuerdo a la normatividad archivística.

Plan: Seguimiento y monitoreo al cumplimiento de la normatividad archivística en temas de organización documental. Meta: Desarrollar un plan de trabajo de manera transversal que involucre a todas las dependencias para la debida organización de archivos de gestión .

Plan: Identificación y organización la información de archivo central del Invima. Meta: Archivo central acorde a la normatividad.

Proyecto: Sistema Integrado de Correspondencia






PLAN O PROYECTO

CORTO PLAZO

1 a 2 Años



2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024

Meta: Adquirir una herramienta para la integración y la gestión de correspondencia en el Invima.

Plan: Actualizar e implementar las Tablas de Retención Documental-TRD, como instrumento archivístico que contiene el listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las dependencias del Invima. Meta: Archivos organizados de acuerdo a las Tablas de Retención Documental-TRD.

5.7 CONSTRUCCIÓN DE LA HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL. El seguimiento y control del Plan Institucional de Archivos, se realizara monitoreo por medio de:

Plan de Mejoramiento Archivístico.

Plan Estratégico Institucional.

Formulación y Seguimiento a la Plataforma Estratégica del Invima.

Plan Operativo Anual-POA.






BIBLIOGRAFÍA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de Formulación del Plan Institucional de Archivos- PINAR. Colombia, AGN, 2014.pags.44. INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS INVIMA. Código de Ética y Buen Gobierno. [Término de búsqueda: Código de Ética y Buen Gobierno]. [En línea - pdf].Colombia: Invima, 2015. [Consulta: 2017 – 08– 14].p.18.Disponible en: https://www.invima.gov.co/images/pdf/nuestra-entidad/Gestion/CodigodeEticayBuenGobierno2015.pdf INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS INVIMA. Política de Dirección y del Sistema de Gestión Integrado del Invima. [Término de búsqueda: Política de Calidad]. [en línea - pdf].Colombia: Invima, 2017. [Consulta: 2017 – 08– 14].p.18.Disponible en: https://www.invima.gov.co/images/stories/formatotramite/GDI-DIE-PL001.pdf INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS INVIMA. Política de Gestión Documental. [Término de búsqueda: Política de Calidad]. [en línea - pdf].Colombia: Invima, 2017. https://www.invima.gov.co/procesos/archivos/GDI/DIE/GDI-DIE-PL020.pdf INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS INVIMA. Política de Seguridad de la Información. [Término de búsqueda: Política de Calidad]. [en línea - pdf].Colombia: Invima, 2017.https://www.invima.gov.co/procesos/archivos/GDI/DIE/GDI-DIE-PL010.pdf INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS INVIMA. Política de tratamiento y datos personales [Término de búsqueda: Política de Calidad]. [en línea - pdf].Colombia: Invima, 2017. https://www.invima.gov.co/procesos/archivos/GDI/DIE/GDI-DIE-PL018.pdf INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS INVIMA. Objetivos del Sistema Integrado de Gestión. [término de búsqueda: Objetivos del Sistema Integrado de Gestión]. [en línea – html].Colombia: Invima, 2017. [consulta: 2017 – 08– 14].p.18.Disponible en: https://www.invima.gov.co/procesos/contenido_www.procesos/objetivos.html INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS INVIMA. Plataforma estrategica 2015 – 2018 [término de búsqueda: Plataforma Estratégica]. [en línea - pdf].Colombia: Invima, 2017. [consulta: 2017 – 08– 16].p.28.Disponible en:https://www.invima.gov.co/images/pdf/nuestra-entidad/Gestion/plan_estrategico/Plataforma_Estrategica_2015_2018v1.pdf


https://www.invima.gov.co/images/pdf/nuestra-entidad/Gestion/CodigodeEticayBuenGobierno2015.pdf

https://www.invima.gov.co/images/stories/formatotramite/GDI-DIE-PL001.pdf

https://www.invima.gov.co/procesos/archivos/GDI/DIE/GDI-DIE-PL020.pdf



https://www.invima.gov.co/procesos/contenido_www.procesos/objetivos.html

https://www.invima.gov.co/images/pdf/nuestra-entidad/Gestion/plan_estrategico/Plataforma_Estrategica_2015_2018v1.pdf

https://www.invima.gov.co/images/pdf/nuestra-entidad/Gestion/plan_estrategico/Plataforma_Estrategica_2015_2018v1.pdf

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