PROPUESTA DEINVENTARIOS Y ABASTECIMIENTO

ABASTECIMIENTO, FARMACIA Y BODEGA

LUIS ANDRS MARTNEZ WINTER

PROFESOR PATROCINANTE:ING. LUIS ALBERTO

ESCUELA DE INGENIERA CIVIL INDUSTRIAL

PROPUESTA DE MEJORA AL MODELO DE GESTIN DE INVENTARIOS Y ABASTECIMIENTO PARA EL REA DE

ABASTECIMIENTO, FARMACIA Y BODEGA DEL HOSPITAL BASE DE PUERTO MONTT

Trabajo de Titulacin

al ttulo de Ingeniero Civil Industrial

LUIS ANDRS MARTNEZ WINTER PUERTO MONTT CHILE

2013

PROFESOR PATROCINANTE: ALBERTO DAZ GUAJARDO

ESCUELA DE INGENIERA CIVIL INDUSTRIAL

MODELO DE GESTIN DE EL REA DE

HOSPITAL BASE DE

Trabajo de Titulacin para optar

Ingeniero Civil Industrial

I

DEDICATORIA

Quisiera dedicarles el presente trabajo de titulacin a mis padres Ins y Carlos, quienes han dado todo

por m, me han tenido fe y me han acompaado desde siempre, han sido mi motivacin y mi ejemplo a

seguir. De igual forma quisiera dedicarle este trabajo a mi polola Jenifer, que me ha acompaado durante

ms de 3 aos, y que me sigui hasta el otro lado del mundo cuando me toc estudiar en el extranjero,

en un gesto de amor tan hermoso que nunca olvidar.

Tambin quiero hacer presentes a mis tos, Marcela y Pedro, quienes me acogieron en su hogar durante

todo el transcurso de mi carrera y que fueron un apoyo fundamental para que concluya mis estudios,

estando siempre conmigo cuando lo necesit.

Finalmente, quiero dedicar este trabajo a los profesores y amigos que conoc en la universidad, quienes

contribuyeron a que el transcurso de la carrera fuera algo agradable, combinando la alegra y el

entusiasmo con la seriedad, el compromiso y la exigencia, especialmente al Mon, el Mak y el Cue,

amigos con los que compart gran parte de la carrera y que estuvieron presentes durante todo este

proceso educativo en la universidad.

II

AGRADECIMIENTO

Quisiera expresar mi gratitud primeramente a mi profesor gua, el Sr. Luis Daz, por toda la ayuda

brindada, su dedicacin y tiempo al ayudarme a revisar y mejorar mi trabajo, por la orientacin que me

brind durante todo este proceso, que me ayud a concluir con xito el presente informe.

Por otra parte quiero agradecer al Hospital Base de Puerto Montt, por abrirme sus puestas y darme la

oportunidad de desarrollar mi tesis, especialmente al departamento de Abastecimiento, Farmacia y

bodega, donde tuve el apoyo necesario para poder realizar este trabajo. Aqu quiero destacar

principalmente a la Sra. Jennifer Salgado, Sra. Nancy Villegas, Srta. Soraya Lagreze, Srta. Sandra

Morales, el Sr. Ral Correa, y el Sr. Jos Calisto, quienes dedicaron parte de su valioso tiempo para que

pueda obtener la informacin que requera, y quienes mostraron una excelente disposicin cuando

solicit su ayuda, haciendo de esta una experiencia grata y enriquecedora.

III

SUMARIO

El presente estudio se desarrollar dentro del Hospital Base de Puerto Montt, cuyo objetivo fue presentar

una propuesta que signifique una mejora en el sistema de Abastecimiento, Farmacia y Bodega,

puntualmente en lo que respecta a la gestin de compras y el control de inventarios.

Tomando en cuenta que gran parte de los costos operacionales de una organizacin pasan por la cadena

de suministro, se decidi realizar un estudio para establecer de qu forma eran gestionadas las compras

y los inventarios, para as poder establecer cambios que agilicen los procesos implicados y mejoren el

desempeo a travs de la reduccin de costos, reduccin de tiempos y reduccin de inventarios en

bodega.

Para poder llevar a cabo este estudio, se realizar previamente un levantamiento de informacin, con el

propsito de acotar el problema, el cual contemplar los resultados de las visitas al Hospital, revisin de

manuales de procedimientos y revisin de informacin externa, con lo cual se pudo contextualizar e

identificar con mayor precisin las caractersticas del problema estudiado.

Una vez que el problema est claramente definido, se proceder a realizar un diagnstico que mostrar la

situacin en la que se encontraba el Hospital, lo que contemplar una evaluacin de los procesos, las

comunicaciones entre sus departamentos y el sistema informtico que se utiliza.

Posteriormente, con los resultados obtenidos del levantamiento de informacin y del diagnstico, se

realizar una propuesta preliminar que modific los procesos necesarios de modificar para obtener

mejores resultados, la cual fue revisada por la directiva del Hospital

Finalmente se trabaj sobre la base de la propuesta preliminar sobre la cual se elabor el modelo de

gestin de compras y control de inventarios, el que contempl la adicin de informacin para la toma de

decisiones como indicadores de gestin, incorporacin de datos histricos, adicin de categoras,

atributos y una propuesta de interfaz.

VI

NDICE Pgina

1. ANTECEDENTES GENERALES ...................................................................................... 1

1.1 Introduccin .................................................................................................................. 1

1.2 Objetivos del Estudio .................................................................................................. 2

1.2.1 Objetivo General ................................................................................................... 2

1.2.2 Objetivos Especficos .......................................................................................... 2

1.3 Descripcin de la Organizacin ............................................................................... 3

1.3.1 Servicio de Salud del Reloncav ....................................................................... 3

1.3.2 Tipos de Hospitales ............................................................................................. 3

1.3.3 Hospital Base de Puerto Montt (HBPM) .......................................................... 4

1.3.4 Misin del Hospital ............................................................................................... 4

1.3.5 Visin del Hospital ............................................................................................... 5

1.3.6 Organigrama del Hospital .................................................................................. 5

1.3.7 Centro de Responsabilidad ............................................................................... 5

1.3.8 Centro de Responsabilidad de Abastecimiento, Farmacia y Bodega .... 6

1.4 Planteamiento del Problema ..................................................................................... 7

1.5 Supuestos y Restricciones ....................................................................................... 8

2. MARCO TERICO ............................................................................................................... 9

2.1 Modelo ............................................................................................................................ 9

2.2 Gestin ............................................................................................................................ 9

2.2.1 Inventarios ............................................................................................................ 10

2.2.2 Indicadores de Gestin ..................................................................................... 11

2.2.3 Gestin de Inventarios ...................................................................................... 12

2.3 Sistema ......................................................................................................................... 12

2.3.1 Sistema de Gestin Informtico ..................................................................... 12

2.4 Gestin por Procesos ............................................................................................... 13

2.4.1 Modelamiento de procesos .............................................................................. 13

2.5 Categorizacin ABC .................................................................................................. 13

2.6 TOC ................................................................................................................................ 14

2.6.1 Sistemas Push: ................................................................................................... 14

2.6.2 Sistemas Pull: ...................................................................................................... 15

2.6.3 Enfoque DBR ....................................................................................................... 15

VI

2.7 Levantamiento de Informacin .............................................................................. 16

2.7.1 Encuesta ............................................................................................................... 16

2.7.2 Entrevista .............................................................................................................. 18

2.7.3 Muestreo ............................................................................................................... 18

2.7.4 Lenguaje de Modelamiento Unificado UML ................................................. 19

2.7.5 Modelo de Casos de Uso .................................................................................. 19

2.7.6 Estructura de los Casos de Uso ..................................................................... 20

2.8 Integracin de Conceptos: ...................................................................................... 20

3. DISEO METODOLGICO ............................................................................................. 22

3.1 Anlisis del Problema: .............................................................................................. 23

3.1.1 Definicin del rea de Estudio: ...................................................................... 23

3.2 Desarrollo de una Propuesta de Trabajo ............................................................. 23

3.3 Bsqueda de Informacin ....................................................................................... 24

3.3.1 Entrevistas con el personal ............................................................................. 24

3.3.2 Reuniones con la directiva del Hospital ....................................................... 24

3.3.3 Realizacin de una Encuesta .......................................................................... 24

3.3.4 Revisin de Manuales de Procedimientos .................................................. 25

3.4 Procesamiento de Informacin .............................................................................. 25

3.5 Desarrollo de un diagnstico ................................................................................. 25

3.6 Elaboracin de la Propuesta Inicial ...................................................................... 25

3.7 Retroalimentacin ...................................................................................................... 25

3.8 Elaboracin de la Propuesta Final ........................................................................ 26

4. RESULTADOS .................................................................................................................... 27

4.1 Anlisis ......................................................................................................................... 27

4.1.1 Anlisis del Problema: ...................................................................................... 27

4.1.2 Definicin del rea de estudio: ....................................................................... 27

4.1.3 Desarrollo de una propuesta de trabajo: ..................................................... 27

4.2 Levantamiento de Informacin .............................................................................. 28

4.2.1 Bsqueda de Informacin ................................................................................ 28

4.2.2 Procesamiento de Informacin ....................................................................... 30

4.2.3 Diagnstico: ......................................................................................................... 30

Procesos: ..................................................................................................................... 30

Comunicaciones: ....................................................................................................... 31

Sistema Informtico: ................................................................................................. 33

VI Atributos del sistema informtico: ........................................................................... 33

Desempeo del sistema informtico: ...................................................................... 34

4.3 Elaboracin de la Propuesta ...................................................................................... 36

4.3.1 Elaboracin de la Propuesta Inicial ............................................................... 36

Abastecimiento: ................................................................................................................ 37

Farmacia: ............................................................................................................................ 41

Bodega: ............................................................................................................................... 44

4.3.2 Retroalimentacin .............................................................................................. 50

4.3.3 Elaboracin de la Propuesta Final ................................................................. 50

Modelo de Gestin de Compras ................................................................................... 50

Modelo de Control de Inventarios ................................................................................ 55

5. CONCLUSIONES ............................................................................................................... 64

6. RECOMENDACIONES ...................................................................................................... 66

7. BIBLIOGRAFA .................................................................................................................. 67

8. LINKOGRAFA ................................................................................................................... 68

9. ANEXOS .............................................................................................................................. 70

ANEXO A: Notacin BPMN................................................................................................. 70

ANEXO B: Proceso de Compra del HBPM: .................................................................... 71

ANEXO C: Informacin Procesada del Insumo Povidona: ...................................... 72

ANEXO D: Comparativa Situacin Actual y Situaciones Propuestas: ................... 73

VII NDICE DE TABLAS Pgina Tabla 4.1: Ponderacin beneficios de un sistema informtico 32

Tabla 4.2: Ponderacin de atributos a mejorar del sistema Orden 34

Tabla 4.3: Caso de Uso Elaboracin del Plan Anual de Compra 38

Tabla 4.4: Caso de Uso Compra de Insumos 38

Tabla 4.5: Caso de Uso Consolidar Pedidos 39

Tabla 4.6: Caso de Uso Gestin de Contratos 40

Tabla 4.7: Caso de Uso Autorizar Pedidos 41

Tabla 4.8: Caso de Uso Ejecutar Pedidos 42

Tabla 4.9: Caso de Uso Elaboracin del Presupuesto del Plan Anual de Compras 42

Tabla 4.10: Caso de Uso Prestar 45

Tabla 4.11: Caso de Uso Pedir Prestado 46

Tabla 4.12: Caso de Uso Recepcin por Proveedor 46

Tabla 4.13: Caso de Uso Recepcin de Donaciones 47

Tabla 4.14: Caso de Uso Recepcin por Guas de Reexpedicin 47

Tabla 4.15: Caso de Uso Transferir 48

Tabla 4.16: Caso de Uso Despacho de Pedidos 48

Tabla 4.17: Caso de Uso Reposicin de Armarios Digitales 49

Tabla 4.18: Informacin cuantitativa sistema Orden 59

Tabla 4.19: Informacin Cualitativa sistema Orden 59

Tabla 4.20: Informacin cuantitativa modelo propuesto 60

Tabla 4.21: Informacin cualitativa y aadida modelo propuesto 60

VIII NDICE DE FIGURAS Pgina Figura 1.1 : Organigrama Hospital de Puerto Montt 5

Figura 2.1 : Desarrollo del Modelado 9

Figura 2.2 : Filosofa del manejo de los inventarios 15

Figura 2.3 : Recopilacin de informacin a travs de encuestas 16

Figura 3.1 : Estructura del Diseo Metodolgico 21

Figura 4.1 : Evaluacin de la comunicacin entre departamentos del HBPM 32

Figura 4.2 : Valoracin de atributos del sistema Orden 33

Figura 4.3 : Desempeo del sistema Orden 35

Figura 4.4 : Adaptacin a necesidades del sistema Orden 35

Figura 4.5 : Modelo UML del rea de Abastecimiento - Jefe de Abastecimiento 37

Figura 4.6 : Modelo UML del rea de Abastecimiento - Unidades Compradoras 37

Figura 4.7 : Modelo UML del rea de Abastecimiento - Gestor de Contratos 37

Figura 4.8 : Modelo UML del rea de Farmacia - Encargado de CR 41

Figura 4.9 : Modelo UML del rea de Farmacia - Encargado de CC 41

Figura 4.10 : Modelo UML del rea de Bodega - Unidades Compradoras 44

Figura 4.11 : Modelo UML del rea de Bodega - Jefe de Bodega 44

Figura 4.12 : Modelo UML del rea de Bodega - Funcionarios de Bodega 45

Figura 4.13 : Modelo UML del rea de Bodega - Encargado de Bodega General 45

Figura 4.14 : Propuesta de interfaz bsica de compra 54

Figura 4.15 : Consumo vs entradas de Povidona 61

Figura 4.16 : Propuesta de Interfaz Control de Proveedores 63

1

1. ANTECEDENTES GENERALES

1.1 Introduccin

El sistema de salud chileno ha experimentado grandes reformas en el ltimo tiempo, en lo que respecta a

los procesos involucrados en la gestin y la toma de decisiones. Estos cambios tienen por objeto la

mejora continua del servicio de salud brindado a la comunidad, buscando alcanzar niveles de servicio

ms altos, sumando la complejidad no menor de desarrollar redes que permitan aumentar la cobertura

para poder llegar cada vez a una mayor poblacin. El Hospital Base de Puerto Montt no es la excepcin.

La historia del Hospital Base de Puerto Montt (de aqu en adelante HBPM) se remonta al ao 1972, y

desde entonces ha funcionado ininterrumpidamente hasta la actualidad, creciendo paulatinamente para

mejorar su nivel de servicio y se encuentra prximo a trasladarse a sus nuevas y modernas

dependencias. Como es de suponer, un hospital de esta envergadura cuenta con una gran cantidad de

subdivisiones, lo que incrementa el nivel de complejidad de la red en s, abriendo la brecha para la

aparicin de efectos indeseados que se deben corregir.

Es imprescindible que los sistemas hospitalarios avancen hacia una gestin integrada, donde la gestin

administrativa y mdica funcione en conjunto de manera sistemtica y eficiente, logrando de esta manera

cumplir con las metas de una manera eficaz en base a una gestin por procesos. sta visin hace que la

gestin de los hospitales sea algo sumamente importante, donde se pase de tomar decisiones basadas

en la experiencia, a tomar decisiones sujetas a criterios y normas establecidos basadas en la informacin,

para de esta manera poder asegurar que stas cumplen de manera eficiente con los objetivos del

Hospital.

Los principales egresos que tiene el Hospital Base de Puerto Montt son los que involucran el

aprovisionamiento de insumos, siendo los encargados de esto las unidades de Abastecimiento, Farmacia

y Bodega (de aqu en adelante AFyB). Estas unidades realizan principalmente la compra de insumos, el

anlisis de requerimientos y el manejo de inventarios respectivamente, por lo cual su trabajo es

fundamental en lo que respecta al manejo presupuestario del HBPM, donde actualmente existen

discordancias entre el sistema de registros y las existencias reales, que derivan en la prdida de

mercaderas, sobre stock, vencimiento de medicamentos y diversos tipos de mermas. En este mbito,

este trabajo realiza un estudio con el fin de proponer un modelo que ayude a la toma de decisiones en la

gestin de compras y el control de inventarios. Para lograr dicho objetivo se agruparn un conjunto de

herramientas que permitirn dar una solucin integral al problema planteado, a travs de un modelo que

aporte con un marco sistemtico en el cual fundamentar las decisiones.

2

1.2 Objetivos del Estudio

1.2.1 Objetivo General

Disear, elaborar y proponer una mejora al sistema de informacin del HBPM que permita a travs de un

sistema informtico realizar la gestin de compras y el control de inventarios, mediante el levantamiento

de informacin y el anlisis de los requerimientos en el rea de AFyB.

1.2.2 Objetivos Especficos

i. Realizar un diagnstico del sistema informtico actual.

ii. Establecer los principales atributos requeridos para el sistema informtico.

iii. Esquematizar la interaccin de los distintos usuarios con el sistema informtico.

iv. Mejorar los procesos involucrados en la adquisicin y manejo de bienes.

v. Proponer un modelo que considere el consumo de medicamentos y los diversos insumos para

realizar proyecciones de compra.

3

1.3 Descripcin de la Organizacin

1.3.1 Servicio de Salud del Reloncav

Servicio de Salud del Reloncav consiste en un conjunto de centros asistenciales que abarcan las

provincias de Llanquihue y Palena. El Servicio de Salud es el encargado de la organizacin, planificacin,

coordinacin y control de los establecimientos asistenciales a su cargo, en cumplimiento con las normas

establecidas por el ministerio de salud (Servicio de Salud del Reloncav. 2013).

La red de salud del Servicio de Salud del Reloncav conforma una superficie de 30.178 km2, hacindolo el

ms extenso de la regin. sta red est conformada por todos los establecimientos de salud pblica de

dichas provincias, los cuales son coordinados para poder dar solucin a los problemas de salud de sus

beneficiarios.

El servicio de salud cuenta con diversos tipos de establecimientos para distintos tipos de necesidades:

Nivel primario: abarca los CES (Centros de Salud) CESFAM (centros de salud familiar), CECOSF

(Centros Comunitarios de Salud Familiar), SAPUS (Servicios de Atencin Primaria de Urgencia),

Centros de Salud Rural y Postas de Salud Rural.

Nivel Secundario: Este nivel corresponde a las especialidades (UCAE: Unidad Consultorio Adosado

de Especialidades), que se ubica en el Hospital Base de Puerto Montt. Por otro lado tambin existen

consultoras de especialidades en hospitales de menor complejidad, los cuales son mdicos que

salen a comunas a atender a otros pacientes que as lo requieran, especialmente en las reas de

ginecologa y obstetricia, cardiovascular, broncopulmonar y psiquiatra.

Nivel terciario: a este nivel corresponden las hospitalizaciones, que pueden ser en establecimientos

hospitalarios en sus diferentes complejidades (alta, mediana y baja complejidad).

Atencin de urgencia: sta rea corresponde bsicamente al SAMU, el cual se encarga de

coordinar el traslado de pacientes a nivel local, y de ser necesario a establecimientos a otras

localidades para tratar a pacientes de extrema gravedad que la red local no pueda resolver.

Suprared: Son los establecimientos asistenciales en otras regiones del pas donde son derivados

los pacientes para completar los estudios de diagnstico y tratamiento en hospitales de Valdivia,

Temuco, Concepcin y Santiago.

1.3.2 Tipos de Hospitales

Los hospitales de baja complejidad (Servicio de Salud del Maule. 2009) corresponden a

establecimientos orientados hacia la familia y la comunidad, y son responsables de la provisin de

cuidados bsicos en salud para su poblacin beneficiaria, mediante actividades de promocin,

4

prevencin, curacin, rehabilitacin y cuidados paliativos, a travs de todo el ciclo salud-

enfermedad.

Los hospitales de mediana complejidad (Servicio de Salud del Maule. 2009) son establecimientos

de salud responsable de la provisin de atenciones mdicas generales y de especialidad y cuidados

de enfermera a su poblacin beneficiaria y desarrolla actividades integrales de promocin,

prevencin, curacin, rehabilitacin y cuidados paliativos, a lo largo del proceso salud - enfermedad

y ciclo vital de las personas.

Los hospitales de alta complejidad (Servicio de Salud del Maule. 2009) son establecimientos de

salud responsables de la provisin de atenciones mdicas y cuidados de enfermera bsicos,

intermedios e intensivos a su poblacin beneficiaria y desarrolla para ello, actividades integrales de

promocin, prevencin, curacin, rehabilitacin y cuidados paliativos, a lo largo del proceso salud-

enfermedad y ciclo vital de las personas.

1.3.3 Hospital Base de Puerto Montt (HBPM)

El HBPM es el establecimiento de mayor complejidad del Servicio de Salud Del Reloncav (Servicio de

Salud Del Reloncav. 2013). Este cuenta con una infraestructura de aproximadamente 26.000 [m2] lo cual

le permite tener una dotacin de 418 camas. Atiende a los beneficiarios del sistema pblico de salud de

las provincias de Llanquihue y Palena, as como a los que son derivados de la Macro - Red provenientes

de la provincia de Chilo y de la XI y XII regiones. En l trabajan cerca de 1.500 funcionarios. Este

hospital alberga unidades de gran demanda y complejidad tecnolgica como: Unidad de Emergencia,

Pabelln Central, Unidades de Cuidado Intensivo, Neonatologa, Partos y Esterilizacin. Su mayor

desarrollo es en el rea Neuroquirrgica, y tambin cuenta con fuertes avances en la integracin con

Universidades y Centros de Estudios Superiores, con el fin de transformarse en el corto plazo en un

establecimiento docente asistencial (HBPM. 2013), que cuente con los recursos humanos y tecnologas

para cumplir las complejas necesidades de salud de sus beneficiarios.

El HBPM se encuentra cercano a trasladarse a sus nuevas dependencias, las cuales cuentan con una

superficie de 111.394 m2, lo cual se estima beneficiar a una poblacin aproximada de 500 mil personas.

Estas dependencias constarn adems de 15 pabellones (actualmente 7) y 107 camas adicionales

(Servicio de Salud Del Reloncav. 2013).

1.3.4 Misin del Hospital

Somos un equipo de salud altamente calificado y comprometido, al servicio de nuestra comunidad.

Nuestro propsito es brindar atencin de alta complejidad, eficiente, oportuna y de calidad, en un marco

de respeto, equidad y participacin social (HBPM 2013)

5

1.3.5 Visin del Hospital

Ser un complejo hospitalario, docente asistencial, autogestionado en red, que cuente con los recursos

necesarios para dar respuesta oportuna a las necesidades de salud de nuestra poblacin, con especial

nfasis en la atencin ambulatoria y la especialidad Neuroquirrgica (HBPM 2013)

1.3.6 Organigrama del Hospital

Figura 1.1: Organigrama del HBPM

Fuente: HBPM 2013

1.3.7 Centro de Responsabilidad

Los Centros de Responsabilidad nacieron de la necesidad de modernizar la gestin de los hospitales de

mayor complejidad (HBPM. 2009). stos Centros de Responsabilidad son unidades organizacionales

6

dirigidas por un responsable al cual se le ha delegado un determinado nivel de decisin sobre el uso de

recursos para el logro de los objetivos del Centro de Responsabilidad, los cuales agrupan una serie de

centros de costo, acorde a similitudes en relacin a clientes, procesos clnicos, productos intermedios y

finales, lo cual da como resultado 16 centros de responsabilidad dentro del HBPM.

1.3.8 Centro de Responsabilidad de Abastecimiento, Farmacia y Bodega

El Centro de Responsabilidad de AFyB es el encargado de realizar las adquisiciones de los distintos

servicios del HBPM, desde el momento que se genera el requerimiento hasta que la necesidad es

satisfecha. Cada centro de costo tiene su respectiva funcin:

Abastecimiento: La unidad de abastecimiento lleva el Registro de Proveedores de bienes y

servicios, y su principal funcin es establecer los mecanismos de gestin adecuados para optimizar

los recursos y gastos en insumos, sean stos de carcter clnico o no clnico, acorde a la ley de

compras pblicas (HBPM 2013).

Farmacia: Es el encargado de la definicin y actualizacin del arsenal farmacolgico del hospital, y

su principal funcin es asesorar al Director en las materias relativas al uso y manejo de

medicamentos, actualizar las normas y procedimientos para la gestin de suministros de

medicamentos, analizar informes de auditoras de recetas y proponer las medidas que correspondan

(HBPM 2013).

Bodega: El rea de bodega es la encargada de la recepcin y almacenamiento de las adquisiciones

del hospital. Sus principales objetivos son realizar un manejo eficiente del espacio que permita

proveer de insumos de manera eficiente a los distintos Centros de Responsabilidad del hospital, as

como velar por la pertinencia logstica de las adquisiciones acorde al espacio disponible. La bodega

est dividida en 3 secciones acorde al tipo de insumos que se manejan, estas son Economato

(artculos de oficina, de aseo, muebles e insumos no clnicos), Adquisiciones Mdicas (insumos

mdicos y clnicos) y General de Frmacos (frmacos, sueros, detergentes enzimticos y jabones)

(HBPM 2013).

7

1.4 Planteamiento del Problema

En la actualidad, el HBPM ha experimentado fuertes crecimientos, especialmente en el rea

neuroquirrgica y neonatologa, que son sus especialidades. Fruto de este crecimiento y del aumento de

la poblacin es que se encuentra ad portas de trasladarse a sus nuevas y modernas instalaciones que

sern abiertas a inicios del ao 2014. Como es de suponer, todo crecimiento implica una serie de

cambios que derivan en desviaciones de diversa ndole que deben de ser abordadas. Una de estas

desviaciones dentro del Hospital Base de Puerto Montt es el sistema que utilizan para la gestin de

compras y control de inventarios, el cual no satisface las necesidades de tener informacin oportuna,

completa y confiable, ya que sta no es un fiel reflejo de la realidad . Esto se puede apreciar claramente

en el departamento de AFyB, donde se pueden apreciar productos que no figuran en las existencias as

como tambin productos que se encuentran en el sistema informtico pero que ya han sido consumidos.

Por esta razn, se desea realizar una intervencin dentro del departamento de AFyB para sugerir

modificaciones que ayuden a mejorar la gestin de compras y el control de inventarios.

Para poder llevar a cabo dicha intervencin, se proceder en primera instancia a la recopilacin de

informacin, a travs de documentos, trato directo con el personal y herramientas como encuestas, con el

fin de acotar el problema y establecer con mayor detalle el rea y el enfoque que se le dar a la

investigacin. Posteriormente, teniendo claros los requerimientos, se procesar la informacin para poder

realizar un diagnstico que indique ms claramente las fortalezas y debilidades del sistema informtico y

de los procesos que se llevan a cabo en l, para finalmente realizar una propuesta que pueda ayudar a

solucionar ya sea total o parcialmente los problemas asociados a la gestin de compras y el control de

inventarios del rea de AFyB del HBPM.

Al concluir este estudio, se desea realizar una propuesta que logre mejoras al modelo utilizado por el

HBPM, de tal manera de impulsar avances en materia de reduccin de costos y tiempos, con lo cual se

espera contribuir de manera positiva al hospital regional, aminorando la carga laboral de los funcionarios,

normalizando los procesos, y estableciendo los parmetros que podran significar la renovacin de su

sistema informtico, lo cual se espera que a su vez aumente la productividad y mejore el desempeo

general del HBPM.

8

1.5 Supuestos y Restricciones

La solucin al problema propuesto est sujeta a una serie de condiciones, las cuales deben de ser

cumplidas para que el modelo sea til. Dichas condiciones son las siguientes:

A nivel de tesis, la metodologa y los datos considerados al momento de disear el modelo,

consideran la realidad del HBPM y no el de la situacin nacional, por lo que no considera una

extrapolacin a otros establecimientos asistenciales

El presente trabajo considera el levantamiento de los procesos que se ejecutan dentro del HBPM,

los que no son necesariamente los mismos para otro tipo de hospitales.

Al tratarse del diseo de un modelo, a este nivel de detalle no se consideran las limitantes legales

para integrar los procesos ni los sistemas analizados, lo cual si puede resultar interesante a un

nivel de trabajo ms especfico.

El HBPM utiliza un modelo de inventario que se asemeja ms al de periodo fijo, sin embargo, no

resulta ser tan estricto en ese sentido, por lo que da pie a realizar las modificaciones propuestas.

9

2. MARCO TERICO

2.1 Modelo

Un modelo es bsicamente una abstraccin de la realidad que busca dar una explicacin a los escenarios

complejos dentro de una organizacin. La RAE (2013) lo define como un esquema terico, generalmente

en forma matemtica de un sistema o una realidad compleja, que se elabora para facilitar su comprensin

y el estudio de su comportamiento. Otros autores sealan que es una representacin abstracta de

fenmenos, sistemas o procesos con el fin de predecirlos. En ambos casos se coincide en que es una

abstraccin de la realidad para posteriormente comprenderla mejor.

Las principales utilidades de un modelo o del modelamiento son reducir la complejidad y hacer

predicciones, lo cual ayuda de manera significativa a realizar la gestin dentro de las organizaciones,

aunque esto no garantiza el xito de ella. Los modelos deben ser validados a travs de los resultados

para corregir las desviaciones, realizando ajustes que lo adapten mejor a la realidad.

Figura 2.1: Desarrollo del Modelado

Fuente: Elaboracin Propia

2.2 Gestin

En trminos generales, el trmino gestin se asocia al cumplimiento de ciertos objetivos marcados

(Salgado 2012), de esta manera la gestin comprenden todas las acciones que se realizan para lograr los

objetivos de una empresa en un tiempo determinado. stas acciones son agrupadas en dentro de cuatro

Observacin y medicin

Anlisis de informacin

Organizacin de la informacin

Elaboracin del modelo

Retroalimentacin activa

10

categoras: planeacin, organizacin, direccin y control. Todas y cada una de ellas son fundamentales

para poder cumplir con los objetivos de la empresa, a travs de la gestin. Por lo tanto, se entender

como gestin como conducir a la empresa hacia los objetivos dentro de un tiempo determinado,

planificando las actividades, organizando los recursos para realizarlas dirigiendo a las personas y

controlando que los objetivos se cumplan para, de ser necesario, realizar las correcciones pertinentes.

2.2.1 Inventarios

Los inventarios son la cantidad de bienes o activos fijos (muebles o inmuebles) que una empresa

mantiene en sus existencias en un momento determinado en espera de ser vendidos o utilizados en el

proceso productivo. Otra definicin sugiere que es todo el dinero que el sistema invierte en la compra de

cosas que el sistema pretende vender (Goldratt 1994) y algunos autores lo definen de manera ms

simple como las existencias de una pieza o recurso utilizado en una organizacin (Chase 2009), vale

decir que se trata de un bien que la empresa pretende utilizar.

Las razones por las cuales las empresas mantienen inventarios estn relacionadas principalmente por la

reduccin de costos, los cuales pueden ser de diversa ndole, segn Chase, los costos asociados al

inventario son los siguientes:

Costo de mantenimiento: Costos de manejo de los inventarios como almacenamiento, daos,

obsolescencia y depreciacin.

Costos de configuracin: Estos costos estn asociados a los cambios que se deben de realizar en

la configuracin de equipos, papeleo y material al cambiar de un producto a otro.

Costos de pedidos: Son los costos administrativos que implican el preparar la orden de compra o

produccin.

Costos de faltantes: El costo de faltantes es el que se produce al haber un quiebre de stock, lo que

genera cancelacin de rdenes o esperas por falta de materia prima.

Los inventarios existen de diversos tipos, entre los cuales estn:

Materia prima: Elementos que se utilizan para la elaboracin de los bienes.

Productos en proceso: Productos que se encuentran en la etapa de fabricacin.

Productos terminados: Productos que se encuentran listos para su comercializacin.

Materiales y suministros: Son los elementos que participan en la elaboracin del bien pero que no

forman parte de ste (herramientas).

11

2.2.2 Indicadores de Gestin

Los indicadores de gestin son ratios o medidas que permiten conocer informacin para poder

administrar un proceso. stos son necesarios para poder medir el desempeo y realizar gestin, pues lo

que no se mide no se puede controlar, y lo que no se controla no se puede gestionar (Soto 2012). Los

indicadores de gestin deben poseer ciertas caractersticas para que resulten de utilidad. Dichas

caractersticas son:

a) Nace a partir de un objetivo establecido: El indicador se crea para cumplir un propsito.

b) Relevante: Que aporte informacin til.

c) Claramente definido: Que sea sencillo en su formulacin e interpretacin.

d) Medible: El indicador debe ser cuantificable para de esta manera poder interpretarlo.

e) Comparable: Que se pueda comparar con indicadores de otras organizaciones similares o de la

industria.

f) Que aporte valor o genere ahorros: El indicador debe servir para mejorar el desempeo de la

organizacin.

g) Costo Efectivo: Que no implique incurrir en costos para obtenerlo.

Dentro de los indicadores de gestin se definirn los siguientes, los cuales sern utilizados ms adelante:

Rotacin de inventario: El indicador de rotacin establece que porcentaje de los inventarios es

realizado en un periodo determinado, por lo que se define como:

+ 100%

Entregas a tiempo: El indicador de entregas a tiempo se establece para controlar la puntualidad

de las entregas, para poder establecer un control de los proveedores. El indicador de entregas a

tiempo se define como:

100%

Entregas correctas: Una entrega puede estar a tiempo pero no necesariamente estar

completas, por lo cual se utiliza este indicador para llevar un control ms minucioso. Se define

como:

100%

12

Atrasos: En el caso del control de atraso, tambin se establece para tener un control de los

proveedores, y corresponde a:

100%

Devoluciones: Los rechazos corresponden a aquellos pedidos que no satisfacen a lo solicitado

por el cliente, por lo cual son rechazados. El indicador de rechazos se define como:

100%

2.2.3 Gestin de Inventarios

La gestin de inventarios es el control de la cantidad de bienes o artculos que se encuentran en las

dependencias de la empresa y las acciones destinadas a reducir los costos que se originan por el

almacenamiento de existencias. Chase (2009) indica que tambin puede ser tratado como el conjunto de

polticas y controles que vigilan los niveles de inventario y determinan aquellos a mantener, el momento

en que es necesario reabastecerlo y qu tan grandes deben ser los pedidos. Otra definicin ms sucinta

indica que es simplemente la planificacin y el control de inventarios (Ritzman 1999). Se entender

como la gestin de inventarios a las polticas que se establecen para determinar los niveles de inventario

que una empresa debe mantener para que sea costo eficiente.

2.3 Sistema

Una de las definiciones ms claras de lo que es un sistema es la aportada por la teora de sistemas

misma, la cual dice que es un complejo de componentes que interactan (Bertalanffy. 1969), sin

embargo es necesario agregar que dicha interaccin se realiza para lograr un fin determinado, como bien

lo describe la RAE (2013) conjunto de cosas que relacionadas entre s ordenadamente contribuyen a

determinado objeto. Los sistemas pueden ser de carcter fsico (como el sistema solar) o abstracto (un

software) y pueden existir dentro de otros sistemas. Los sistemas tienen fronteras que lo diferencian del

ambiente, no obstante, dependiendo de la relacin que tengan con su entorno pueden ser de carcter

abierto (existe relacin con el entorno) o cerrado (no existe relacin con el entorno).

2.3.1 Sistema de Gestin Informtico

Un sistema de gestin informtico es un sistema que permite realizar la gestin a travs de una

plataforma informtica. Dicho de otra manera, es un conjunto de partes interrelacionadas con el fin de

cumplir los objetivos especificados, facilitando la planeacin, organizacin, direccin y control de la

13

organizacin a travs de una plataforma informtica. Dichas caractersticas sugieren un sistema que

pueda responder a las preguntas cuya respuesta requiera de la utilizacin de un procedimiento para la

toma de decisiones (Goldratt 1994). Est compuesto por el hardware (o sistema fsico), el software (o

sistema lgico) y los usuarios que lo utilizan. Su principal objetivo es el procesamiento de datos, para as

transformarlos en informacin til que ayude a la organizacin en toma de decisiones.

2.4 Gestin por Procesos

La gestin por procesos es una metodologa de gestin mediante la cual se persigue mejorar el

desempeo de la organizacin a travs de la gestin de los procesos de negocio. Esta metodologa se

orienta a desarrollar la misin de la organizacin mediante la satisfaccin de las expectativas de sus

clientes, proveedores, empleados y la sociedad en lugar de centrarse en aspectos estructurales (Mallar

2010). Cualquier actividad puede considerarse un proceso (Ministerio del Fomento 2005). La gestin por

procesos ha sido popularizada por la Certificacin de Sistemas de Gestin de la Calidad con base en la

ISO 9001:2000 (Pires 2005), por lo cual hoy es ampliamente utilizada por todo tipo de organizaciones. La

gestin por procesos dentro de una organizacin implica conocer los distintos procesos que son llevados

a cabo en sta y la interaccin que tienen entre s, para poder as aumentar el rendimiento de ella, al

evitar malgastar recursos y esfuerzos intiles.

2.4.1 Modelamiento de procesos

Para poder llevar a cabo una gestin por procesos se hace necesario un conocimiento de ellos, para lo

cual se utiliza el modelamiento de procesos. Dicho modelamiento de procesos busca establecer de

manera ms sencilla la forma en que cada uno de los procesos debe de ser realizado. El modelamiento

de procesos se realiza generalmente a travs de un anlisis, para posteriormente efectuar una

representacin grfica que facilite su comprensin. Para este efecto existen herramientas que permiten

llevar a cabo un modelado a travs de un lenguaje estndar, como lo es la Notacin y Modelo de

Procesos de Negocio (BPMN: Business Process Model and Notation). La principal ventaja del uso de este

lenguaje radica en su carcter de estndar, lo que facilita su entendimiento.

2.5 Categorizacin ABC

La categorizacin ABC es un mtodo que clasifica a los inventarios, proveedores o lo que se desee medir

en rangos para poder as definir la mejor estrategia para la empresa, ya que permite identificar por

ejemplo, los artculos que tienen una mayor incidencia en la actividad de la empresa. Este criterio est

basado en la ley de Pareto del 80/20 que dice que aproximadamente el 80 por ciento del costo est

representado por un 20 por ciento de los artculos, aunque esto vara en distintos rangos acorde al criterio

que se utilice. Esta herramienta puede definir los inventarios acorde a costo, frecuencia de uso, valor

14

monetario, riesgo o aportacin a las utilidades. El inconveniente que tiene la categorizacin ABC es que

es una evaluacin monocriterio, por lo que por s sola no representa una solucin completa a

determinado problema, lo que hace necesario que se utilice en conjunto con otras herramientas que

permitan una solucin ms integral.

En este modelo se definen 3 tipos de artculos:

Tipo A: Son los artculos que tienen un mayor valor y que requieren un mayor control. Generalmente

corresponden al 20 por ciento de los artculos cuyo valor se estima entre el 70 80 por ciento del

costo (Morn 2005).

Tipo B: Son artculos de menor valor y que requieren de un control normal. stos suelen representar

de un 20 al 30 por ciento de los artculos con un 15 por ciento del costo (Morn 2005).

Tipo C: Son los artculos de poco valor y que requieren de control simple, y que generalmente no

superan del 5 por ciento del costo total de los bienes pero representan un 50 por ciento de stos

(Morn 2005).

2.6 TOC

El TOC (Theory of Constraints) es un concepto que se ide para administrar ambientes industriales, con

el objetivo de aumentar las ganancias de las compaas en el corto y largo plazo (Cimatic 2001), el cual

se alcanza aumentando el throughput (ingreso de dinero a travs de las ventas) y reduciendo los

inventarios con los gastos operativos. Esto se logra mediante la previa identificacin de las restricciones

y los cuellos de botella del sistema ya que los eslabones ms dbiles y las restricciones son las que

determinan el desempeo total de la empresa (Goldratt 1994).

El TOC establece cinco etapas para el diseo de estrategias mediante un diagnstico que contempla:

1) Identificar restricciones del sistema.

2) Decidir como explotar las restricciones del sistema.

3) Subordinar el sistema a la restriccin anterior.

4) Elevar las restricciones del sistema.

5) Si con los pasos anteriores se llegase a romper una restriccin, volver al paso uno sin que la

inercia cause una restriccin al sistema.

2.6.1 Sistemas Push:

El trmino push es un vocablo ingls que significa empujar. Un sistema push trabaja con pronsticos

de venta o de consumo, donde se realiza el reaprovisionamiento basado en las necesidades

proyectadas (Ballou 2004), con lo que se busca lograr economas de escala. Bajo esta perspectiva la

produccin debe ir al ritmo del reaprovisionamiento para no colapsar la cadena productiva.

15

2.6.2 Sistemas Pull:

La palabra pull es un trmino ingls que significa jalar. Es un mtodo de manejo de inventarios basado

en la demanda, donde el pronstico de la demanda y la determinacin de las cantidades de

reaprovisionamiento se realizan tomando en consideracin las condiciones locales (Ballou 2004), por lo

que bajo esta perspectiva, lo que se busca es eliminar el sobre stock o compras innecesarias, ajustando

el abastecimiento de insumos al ritmo de la produccin, minimizando de esta manera el gasto

operacional, los inventarios y los desperdicios.

Figura 2.2: Filosofa del manejo de los inventarios.

Fuente: Logstica Administracin de la cadena de suministro, Ballou 2004

2.6.3 Enfoque DBR

El enfoque DBR (Drum Buffer Rope) es un enfoque que forma parte de la Teora de las Restricciones

(TOC), en el cual se busca conocer las restricciones del sistema o los recursos restriccin (Goldratt

1994) para as poder modelarlo y establecer polticas que ayuden al manejo de ste, a travs de una

explotacin eficiente de las limitaciones de l.

Drum (Tambor): El tambor es el elemento de la cadena que establece el ritmo de la produccin o el

aprovisionamiento, el cual obedece netamente a lo que son las restricciones del sistema (pasa a ser

16

un cuello de botella). En consecuencia, el sistema debe adaptarse al tambor para evitar atascos que

perjudiquen su desempeo.

Buffer (Colchn): El buffer es el amortiguador que mantiene al sistema en funcionamiento al

sistema en caso de imprevistos, evitando que el tambor genere un quiebre de stock. Este buffer se

ubica en posiciones estratgicas con el fin de que el material llegue a los puntos crticos con cierta

anticipacin, desacoplando la limitacin respecto de las incertidumbres de los otros recursos

(TEOC 2007).

Rope (Cuerda): La cuerda es el elemento que une al cuello de botella con el inicio de la cadena, y

se encarga de mantener la comunicacin y el flujo de los materiales, evitando que se produzcan

materiales que no hagan falta (TEOC 2007), logrando de esta manera evitar las eficiencias locales

centrndose en la subordinacin y buscando la eficiencia global.

2.7 Levantamiento de Informacin

2.7.1 Encuesta

La encuesta es definida como el mtodo de investigacin capaz de dar respuestas a problemas tanto en

trminos descriptivos como de relacin de variables, tras la recogida de informacin sistemtica, segn

un diseo previamente establecido que asegure el rigor de la informacin obtenida"(Buenda et al, 1998),

otra definicin sugiere que la encuesta es una bsqueda sistemtica de informacin en la que el

investigador pregunta a los investigados sobre los datos que desea obtener, y posteriormente rene estos

datos individuales para obtener durante la evaluacin datos agregados.(De la Rada, 2001) . Con la unin

de ambas definiciones se puede hacer un diagrama de lo que es la encuesta:

Figura 2.3: Recopilacin de informacin a travs de encuestas

Fuente: Elaboracin Propia

No obstante, algunos autores clasifican las encuestas acorde a una serie de criterios los cuales se

muestran a continuacin (Universidad de Navarra, 2002):

a) Segn su Objetivo

Exploratorias: Encuesta que se utiliza como primera aproximacin al fenmeno en estudio.

Bsqueda de Informacin

Diseo de la Encuesta

Recogida de Informacin

Dar Respuesta al fenmeno en Estudio

17

Descriptivas: Encuesta que se realiza para definir la realidad, dando respuesta a la naturaleza del

fenmeno.

Explicativas: Busca realizar asociaciones causa efecto entre los fenmenos.

Predictivas: Las encuestas predictivas buscan como su nombre lo dice predecir el comportamiento

de las variables en estudio.

Evaluativas: Son las que buscan evaluar el grado de ejecucin, cumplimiento o satisfaccin de la

poblacin.

b) Segn su Procedimiento de Administracin:

Personal: La que se realiza de manera presencial.

Telefnica: Encuesta que es realizada por telfono.

Postal: Encuesta que se enva por correo al encuestado.

Web: Encuesta que se realiza a travs de una plataforma web.

c) Segn su Dimensin Temporal:

Transversales o Sincrnicas: Buscan conocer el estado de las variables en un momento dado.

Longitudinales o Diacrnicas: Son estudios que se realizan en un periodo de tiempo y miden la

variacin de las variables.

d) Segn su Finalidad:

Poltico Sociales: Encuestas que se realizan para evaluar el comportamiento de los individuos en

temas del mbito social y/o poltico.

Comerciales : Encuestas que se realizan para indagar acerca de las preferencias comerciales de los

encuestados.

Con Fines Especficos: Todo tipo de encuesta que no pertenezca a los grupos anteriormente

mencionados.

De esta forma, acorde a los criterios anteriormente expuestos, la encuesta que se emplear para la

realizacin de este estudio ser de carcter Exploratorio, Personal, Transversal y con Fines Especficos.

Esto quiere decir que se aplicar para realizar una primera aproximacin al fenmeno en estudio, referida

a las opiniones personales de los encuestados, realizada va web, transversal para conocer el estado de

las variables en un momento dado y con fines especiales dado que se har un estudio dentro de una

institucin pblica para recopilar informacin de carcter administrativo.

18

2.7.2 Entrevista

La RAE (2013) define la entrevista como vista, concurrencia y conferencia de dos o ms personas en

lugar determinado, para tratar o resolver un negocio, otros autores la definen como reunin o encuentro

formal que puede tener propsitos especficos, sin embargo una definicin que se asemeja ms al

objetivo de este trabajo de titulacin es un intercambio directo entre un analista y un componente de la

organizacin con el fin de recopilar informacin acerca de un tema en particular. La entrevista puede ser

aplicada a todo nivel dentro de la empresa, lo que posibilita la obtencin de informacin de diversa ndole.

2.7.3 Muestreo

El muestreo es la seleccin de una pequea parte estadsticamente determinada, utilizada para inferir el

valor de una o varias caractersticas del conjunto (RAE 2013). Estos se efectan para realizar estudios de

una poblacin a travs de muestras que resultan ms fciles y econmicas de medir.

El muestreo de una poblacin puede realizarse de diversas maneras, las cuales se exponen a

continuacin:

Muestreo Dirigido: El muestreo dirigido es aquel en que los elementos de la muestra son

seleccionados por decisin personal, y generalmente se utiliza en encuestas exploratorias.

Muestreo Sistemtico: Los elementos son seleccionados de una manera ordenada (sin embargo

dicho orden es al azar). Cada elemento se selecciona en funcin del nmero deseado de la muestra.

Muestreo Aleatorio Simple: Es un tipo de muestreo en el cual cada elemento tiene la misma

probabilidad de ser seleccionado, con lo cual se obtiene una muestra objetiva cuyo error muestral

puede ser medido.

Muestreo Aleatorio Mltiple: Este tipo de muestreo selecciona una muestra inicial pequea, pero

en caso de que los resultados del estudio no sean consistentes se incluyen mas casos a la muestra

y se repiten los anlisis.

Muestreo Aleatorio Estratificado: Este tipo de muestreo se utiliza cuando hay sospechas de que la

poblacin a estudiar es de carcter heterogneo, por lo cual se divide en estratos y se seleccionan

los elementos de manera sistemtica en cada estrato.

Muestreo por Clsters: En este muestreo la poblacin se divide en clsters o grupos, para luego

seleccionar parte de los grupos para realizar el anlisis.

19

2.7.4 Lenguaje de Modelamiento Unificado UML

El lenguaje UML es un lenguaje de modelado que permite la representacin conceptual y fsica de un

sistema (Mora 2002), de tal forma de describir mtodos o procesos. Este lenguaje de modelado es un

lenguaje grfico que ayuda a visualizar y documentar un sistema, lo cual es de gran ayuda como soporte

para la creacin de sistemas informticos. Gracias a que es un lenguaje estandarizado y grfico, el

usuario no requiere conocer el proceso para entender de que se trata, basta con conocer lenguaje para

lograr un entendimiento de lo que se habla.

2.7.5 Modelo de Casos de Uso

El modelo de casos de uso es una herramienta de modelado UML que se centra en describir como

alcanzar una nica meta de negocio (Junta de Andaluca. 2013) y documentan el comportamiento de

un sistema desde el punto de vista del usuario (Cceres 2006), por lo tanto, describe una caracterstica

del sistema relacionada con las funciones que ste puede realizar. Entre las caractersticas que debe

poseer un caso de uso estn:

i. Describir una tarea de negocio que sirva para las metas de ste.

ii. Tener un nivel apropiado de detalle.

iii. Ser bastante sencillo como para que un desarrollador lo elabore en un solo lanzamiento.

Los elementos que conforma un caso de uso son los siguientes:

Actor: Un actor es un algo o alguien que puede interaccionar con el sistema que se est

desarrollando(Mora 2002), vale decir, es un rol que realiza una labor frente al sistema y no un ente

en particular, por lo que no necesariamente tiene que ser una persona, tambin puede serlo un

sistema informtico o algn agente externo que interacte con el sistema.

Caso de Uso: Es una descripcin de un conjunto de secuencias de acciones que un sistema ejecuta

y que produce resultado observable de inters para un actor en particular. Son los requisitos

funcionales que indican qu es lo que har el sistema.

Tipo de Relacin (Document Information Retrieval Systems 2013) El tipo de relacin indica el

comportamiento que existe entre casos de uso, o entre los actores del sistema:

i. Asociacin: Este tipo de relacin indica la invocacin de un actor o caso de uso a otra

operacin.

ii. Dependencia: Este tipo de relacin se utiliza para cuando una clase depende de otra.

iii. Generalizacin: Este tipo de relacin es exclusiva de los casos de uso, donde pueden

ser de tipo Extends, cuando se quiere especificar ciertas variantes de un caso de uso lo

que conlleva que el comportamiento de dicho caso de uso ser diferente, o de tipo

20

Uses, donde se desea especificar el comportamiento comn entre dos o ms casos de

uso.

Dentro del presente trabajo de ttulo se utilizar el modelo de casos de uso para poder sealar las

responsabilidades que tendr el sistema en cuanto a su funcionalidad. stos describirn que es lo que el

sistema debe hacer, pero no especifican necesariamente el cmo.

2.7.6 Estructura de los Casos de Uso

Segn Cceres (2006), los casos de usos pueden describirse de la siguiente forma:

Descripcin: La descripcin contempla un breve resumen del caso de uso, donde se menciona lo

que debe hacer dicho caso de uso.

Pre Condicin: La Pre- Condicin indica lo que debe cumplirse previamente antes de iniciar el

caso de uso, por lo cual, dicha condicin se asume como verdadera al momento de comenzar el

caso de uso.

Post Condicin: La Post Condicin indica lo que debe suceder una vez finalizado el caso de

uso, por lo cual el caso de uso se considera realizado satisfactoriamente una vez que dicha

condicin es cumplida.

Flujo Principal: El flujo principal es la secuencia que sigue el caso de uso al realizarse de manera

normal, de esta manera, es la secuencia que ms se repite al momento de realizar un determinado

caso de uso.

Flujo(s) Alternativo(s): El flujo alternativo es aquel que se ejecuta cuando existen ciertas

desviaciones dentro del sistema, lo cual hace que tenga que efectuarse un tratamiento particular

dados los escenarios que se puedan dar en un determinado caso de uso. Estos flujos debieran

satisfacer el resto de posibilidades tanto de xito como de fracaso del caso de uso, aunque en

ocasiones puede que el cumplimiento del caso de uso este ligado a requisitos de carcter no

funcional, lo cual debe registrarse en las observaciones.

Observaciones : Las observaciones es el espacio donde se especifica todo lo que no tiene que ver

directamente en el caso de uso pero que puede afectar su funcionamiento, como los requisitos no

funcionales que pueden ser necesarios en determinados casos.

2.8 Integracin de Conceptos:

A mediados del ao 2006, el Hospital Escuela de Burlington, Massachusetts, decidieron que deban

eliminar la burocracia al hacer pedidos y almacenar, y empezar a ahorrar a travs de la cadena de

suministro (Chase 2009). Tras dicho estudio, se generaron una serie de modificaciones que finalmente

21

cambiaron la cadena de suministro a una ms integrada y automatizada, lo cual gener importantes

ahorros. Bajo ese prisma, en el presente trabajo de titulacin se pretende realizar un estudio que muestre

de que manera est constituida la gestin de compras y el control de inventarios del HBPM para

posteriormente realizar modificaciones que ayuden a producir ahorros y minimizar los desperdicios. Para

lograrlo, se requiere el levantamiento de informacin, para lo cual la encuesta y la entrevista resultan

particularmente tiles, ya que permiten abarcar el amplio espectro de interrelaciones que existen dentro

del HBPM. La informacin obtenida requiere ser organizada de tal forma que resulte til para el objetivo

del estudio, para lo cual se presentar en forma de un diagnstico, el cual representar la realidad del

HBPM en funcin de sus procesos, su estructura y los diversos atributos que tiene el sistema utilizado por

el HBPM. En este sentido, el diagnstico se construir evaluando los procesos a travs de

categorizaciones ABC y filosofas como el TOC y control de gestin.

Una vez que se encuentre clarificada la realidad del HBPM, se requiere establecer cules sern los

cambios que se requieren para mejorar el desempeo. Primero que todo se espera realizar cambios en la

estructura o la forma en la cual se realizan los distintos procesos llevados a cabo dentro del HBPM. Es

aqu donde se plantea el uso de los modelos de Casos de Uso basados en UML y el modelamiento de

procesos a travs de BPMN los cuales muestran de manera esquemtica la estructura en la que se

sustenta cada uno de los procesos, brindando de esta manera los cimientos sobre los cuales se

construir la propuesta de mejora para el modelo de gestin de compras y control de inventarios del

HBPM.

22

3. DISEO METODOLGICO

La metodologa que se implement se basa bsicamente en 2 principios:

1. Requerimientos establecidos por el hospital.

2. Disponibilidad de recursos disponibles.

En la primera parte, el objetivo que persegua el HBPM era cambiar el sistema informtico que utilizaban

(Orden), por uno que se apegue ms a las necesidades que tenan. En este mbito se requera un

sistema que se apegue al nuevo modelo de abastecimiento que se deseaba implementar para el nuevo

HBPM. Este modelo implicaba una serie de cambios a los cuales el HBPM deba adaptarse, por lo que

fue indispensable realizar las correcciones al flujo de trabajo que se realizaba. De esta manera, se

requera un modelo que:

Considere los nuevos flujos de procesos.

Considere los cambios en las distintas responsabilidades.

Reduzca tiempos.

Muestre la informacin real.

Establezca nuevos informes acorde a las nuevas necesidades.

Aada los nuevos requisitos funcionales.

Reduzca el sobre stock.

Mejore la planeacin.

Mejore el control de los inventarios.

Por otro lado, la disponibilidad de recursos estuvo asociada al tiempo con que se contaba para obtener

informacin del personal, dado que los servicios de AFyB tienen una alta demanda diaria, a lo cual se le

suma el hecho de que los funcionarios participan regularmente en distintos tipos de capacitaciones, por

lo que se establecieron visitas regularmente a los departamentos mencionados previo acuerdo con los

funcionarios, de tal forma de aprovechar mejor el tiempo, evitar interrumpir el quehacer de ellos y de

trabajar de manera ms focalizada en los problemas analizados.

En la siguiente figura se muestra de manera esquematizada la forma mediante la cual el problema ser

abordado, la cual se desarrollar mediante 3 fases:

1. Anlisis del problema.

2. Recopilacin de informacin.

3. Elaboracin de la propuesta.

Figura 3.1: Estructura del Diseo Metodolgico

3.1 Anlisis del Problema:

Un problema bien definido es un problema parcialmente resuelto. Tomando en cuenta esto, el primer

paso de la metodologa propuesta consisti

objetivos y los alcances dentro de los cuales se

3.1.1 Definicin del rea de Estudio:

Cuando el problema estuvo claramente definido, se proced

el estudio, pues ya que el Hospital Base de Puerto Montt es una institucin bastante grande, muchos de

los problemas que tiene la organizacin s

tal modo que pueda ser abordado de manera ms se

definido, se estableci el rea en la cual se

3.2 Desarrollo de una Propuesta de Trabajo

Una vez establecidos el problema y

consisti en un plan de accin preliminar para sentar las bases del estudio que se iba a realizar. Dicha

propuesta se realiz ya que se necesitaba saber la manera en

para as poder indicar con mayor eficacia aspectos como fuentes de informacin

metodologas a emplear, etc.

Anlisis

Recopilacin de

informacin

Elaboracin de la

propuesta

Figura 3.1: Estructura del Diseo Metodolgico

Fuente: Elaboracin Propia.

Un problema bien definido es un problema parcialmente resuelto. Tomando en cuenta esto, el primer

metodologa propuesta consisti en definir el problema, de tal forma de poder definir

dentro de los cuales se iba a desarrollar el estudio.

Definicin del rea de Estudio:

claramente definido, se procedi a definir el rea en la cual se iba a realizar

que el Hospital Base de Puerto Montt es una institucin bastante grande, muchos de

la organizacin son de carcter transversal, lo que hace necesario acotarlo de

tal modo que pueda ser abordado de manera ms sencilla. Por esta razn, cuando

el rea en la cual se iba a desarrollar el estudio.

Desarrollo de una Propuesta de Trabajo

el problema y el rea de estudio, se realiz una propuesta de trabajo,

consisti en un plan de accin preliminar para sentar las bases del estudio que se iba a realizar. Dicha

se realiz ya que se necesitaba saber la manera en la cual el problema iba a ser abordado,

para as poder indicar con mayor eficacia aspectos como fuentes de informacin

Anlisis del Problema

Definicin del rea de Estudio

Desarrollo de una Propuesta de

Trabajo

Bsqueda de Informacin

Procesamiento de Informacin

Desarrollo de un Diagnostico

Elaboracin de una Propuesta

InicialRetroalimentacin Elaboracin de la

Propuesta Final

23

Un problema bien definido es un problema parcialmente resuelto. Tomando en cuenta esto, el primer

, de tal forma de poder definir los

ir el rea en la cual se iba a realizar

que el Hospital Base de Puerto Montt es una institucin bastante grande, muchos de

hace necesario acotarlo de

ncilla. Por esta razn, cuando el problema estuvo

una propuesta de trabajo, lo que

consisti en un plan de accin preliminar para sentar las bases del estudio que se iba a realizar. Dicha

la cual el problema iba a ser abordado,

para as poder indicar con mayor eficacia aspectos como fuentes de informacin, procedimientos o

Desarrollo de una Propuesta de

Trabajo

Desarrollo de un Diagnostico

Elaboracin de la Propuesta Final

24

3.3 Bsqueda de Informacin

El proceso de recopilacin de informacin fue dividido en 2 tipos:

1. Levantamiento de informacin externa: Se comenz a travs de la recopilacin de informacin de

distintas fuentes gubernamentales del rea de salud con el fin de efectuar la primera aproximacin

en lo que respecta a la gestin hospitalaria.

2. Bsqueda de informacin interna:

Entrevistas con el personal.

Reuniones con la directiva del Hospital.

Realizacin de una encuesta.

Revisin de manuales de procedimientos.

3.3.1 Entrevistas con el personal

Las entrevistas fueron realizadas al personal de distintos niveles dentro los departamentos de AFyB, ya

que se necesitaba conocer con mayor detalle el flujo de trabajo para as poder tener una visin global del

problema. Con estas entrevistas se busc obtener informacin acerca del funcionamiento del sistema

informtico, el manejo y seguimiento que se hace de los distintos requerimientos de los servicios del

hospital, desde el momento que surge la necesidad hasta que sta es satisfecha. Dichas entrevistas

fueron reiterativas en la medida que surgan nuevas necesidades.

3.3.2 Reuniones con la directiva del Hospital

Las reuniones realizadas con la directiva del Hospital fueron realizadas en distintas ocasiones puesto que

a la directiva le interesaba revisar los avances del proyecto para orientar el trabajo hacia las metas

propuestas del hospital. De esta forma se contaba con informacin actualizada del avance real del estado

del proyecto mientras que se corregan las desviaciones que surgan.

3.3.3 Realizacin de una Encuesta

Una vez se tuvo claro los flujos de trabajo de las distintas reas, se procedi a elaborar una encuesta en

conjunto con la directiva del hospital puesto que se necesitaba conocer la apreciacin que tenan los

usuarios de los distintos atributos, funcionalidades e informes con el que contaba el sistema que

utilizaban y las expectativas que se tenan de lo que debiese ser un sistema informtico, de esta forma se

hizo a los distintos usuarios partcipes del proceso de cambio mientras que se obtena informacin valiosa

de lo que esperaban del nuevo sistema. Dicha encuesta fue realizada a los funcionarios de AFyB.

25

3.3.4 Revisin de Manuales de Procedimientos

El hospital contaba con manuales de procedimientos de las unidades que lo componen, los cuales

establecan las tareas, actividades y objetivos de cada una de ellas. Estos manuales fueron revisados

puesto que se necesitaba conocer la forma en que estaban estipulados formalmente los procesos, de

esta forma se pudo saber si los resultados obtenidos de las entrevistas coincidan con lo que el hospital

estipulaba en sus manuales y posteriormente realizar las correcciones y consultas pertinentes.

3.4 Procesamiento de Informacin

Cuando se obtuvieron todos los datos de las distintas fuentes se procedi a procesarla de tal forma de

generar informacin que ayude a la toma de decisiones para enfocarlas en funcin de los distintos temas

abordados, generando de esta manera un sustento bajo el cual basar el diagnstico y la propuesta de

mejora.

3.5 Desarrollo de un diagnstico

Ya con la informacin procesada, se procedi con la elaboracin de un diagnstico del sistema

informtico, con el fin de evaluar el sistema Orden, para ver en qu condiciones se encontraba respecto a

lo que el usuario esperaba de l. Del mismo modo se realiz una revisin de los procedimientos llevados

a cabo para la adquisicin de bienes y servicios desde el momento que surge la necesidad hasta que

esta era satisfecha, pues de esta manera se pudieron esclarecer ciertas discordancias que finalmente

ayudaron a orientar el desarrollo del modelo.

3.6 Elaboracin de la Propuesta Inicial

Una vez realizado el diagnstico, con la informacin recopilada se realiz una propuesta inicial, la cual

consisti en la formalizacin de actores y los principales procesos llevados a cabo por ellos a travs del

modelo de casos de uso, pues se necesitaba conocer la base sobre la cual se construira el nuevo

modelo, por lo que se esquematizaron los procesos llevados a cabo a travs del sistema informtico por

los departamentos de AFyB.

3.7 Retroalimentacin

La retroalimentacin estuvo presente durante todo el proceso, ya que los distintos funcionarios

continuamente iban aportando, revisando y corrigiendo los avances, puesto que fue un trabajo realizado

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en conjunto, de esta forma, se persegua obtener datos reales que representen fielmente la realidad del

HBPM.

3.8 Elaboracin de la Propuesta Final

Una vez que se tena toda la informacin recopilada, procesada y analizada, se hizo la entrega que

contena la propuesta final, la que corresponda a todo el proceso realizado: el levantamiento de

informacin, el establecimiento de los principales procesos, los requerimientos informticos necesarios

para el nuevo sistema y la propuesta de modelo para la gestin de compras y control de inventarios.

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4. RESULTADOS

4.1 Anlisis

4.1.1 Anlisis del Problema:

El problema estudiado de manejo de inventarios radicaba en el desorden que le generaba al hospital

tener un sistema informtico deficitario en cuanto al procesamiento y generacin informacin oportuna y

til para la toma de decisiones y a procesos que estando estandarizados no eran implementados acorde

a lo planificado, de este modo, el HBPM deseaba idear un nuevo modelamiento que le permita

implementar los procesos de manera ms eficiente, reemplazando el sistema informtico con el que

contaban en aquel entonces (Orden) por uno que se adapte al nuevo modelo que se deseaba

implementar. Por esta razn, se hizo necesario realizar un anlisis de los procesos que eran realizados

en el HBPM y cmo stos se sustentaban en el modelo de gestin que se deseaba implementar, para lo

cual se realiz un levantamiento de informacin, un diagnstico y posteriormente se elabor el modelo.

4.1.2 Definicin del rea de estudio:

El sistema informtico del Hospital Base de Puerto Montt era transversal a la organizacin, dado que era

usado por todos los servicios del hospital, ya sean estos de carcter clnico o administrativo. Sin

embargo, dado el tamao de la organizacin y en acuerdo con el HBPM, se opt por realizar un estudio a

nivel de los proveedores internos (AFyB), ya que eran ellos los principales afectados con el sistema

informtico, pues el resto de los usuarios en su calidad de clientes internos (Servicios Clnicos), utilizaban

el sistema mayoritariamente para realizar pedidos. De esta forma se redujo drsticamente la poblacin

que se tena que estudiar y se focaliz en los usuarios ms afectados por el problema.

4.1.3 Desarrollo de una propuesta de trabajo:

La propuesta de trabajo inicial consisti en una breve presentacin en la cual se defini las posibles

formas en la cual el problema podra ser abordado y en cmo se comenzara a levantar la informacin,

esto es, el rea de estudio, fuentes de informacin y las herramientas a utilizar. En dicha propuesta se

estableci:

rea: Departamento de Abastecimiento, Farmacia y Bodega.

Fuentes de informacin: Entrevistas con el personal, manuales de procedimientos, diagramas

de procesos e informacin institucional.

Herramientas: Encuesta, Modelo de Casos de Uso, Modelado de Procesos.

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4.2 Levantamiento de Informacin

El proceso de levantamiento de informacin fue fundamental para el desarrollo del estudio posterior, dado

que al ir profundizando en el rea de estudio se fueron descubriendo distintos aspectos que no

necesariamente fueron considerados en la primera aproximacin al HBPM. ste proceso fue realizado

dentro de 3 pasos: bsqueda de informacin, procesamiento de informacin y la elaboracin de un

diagnstico, y cada uno de ellos se describe a continuacin.

4.2.1 Bsqueda de Informacin

Entrevistas con el personal: Las entrevistas realizadas peridicamente a los distintos funcionarios

dentro del departamento de Abastecimiento, Farmacia y Bodega, fueron construyendo la hoja de

ruta dentro de la cual se enmarcara la investigacin. En este mbito, fue claramente sealado por

los distintos funcionarios que gran parte del problema que tenan con el manejo de inventarios y le

gestin de compras se deba a un sistema informtico que no estaba correctamente implementado,

entregaba informacin incompleta, era lento y tena un soporte deficiente. Adicionalmente, los

resultados de las entrevistas con el personal mostraron los problemas puntuales de cada una de las

reas:

Abastecimiento: En Abastecimiento, el principal problema que tenan se trataba de que como

departamento, su funcin era comprar en base a los pedidos que le iban llegando. Sin embargo, la

gran mayora de las veces deban verificar que las solicitudes de insumos por parte de los distintos

centros de costo estn debidamente aprobadas (lo cual a juicio de ellos tena que ser parte de las

funciones del sistema informtico), lo cual en muchas oportunidades no era as, por lo que deban

informar al servicio solicitante que realice nuevamente la solicitud validada correctamente. Todo

esto se haca va documentos escritos, correos electrnicos y llamadas telefnicas. Este ritmo de

trabajo generaba gran estrs para los funcionarios ya que se encontraban sobrecargados de

informacin por distintas vas, lo que repercuta directamente en su desempeo, siendo usual que

algunas solicitudes se extraven y tengan que volver a ser efectuadas por parte de los servicios

clnicos, agregando an ms tiempo al proceso de solicitud. Aqu se detect claramente la carencia

de un canal nico o de un proceso estandarizado de solicitud de pedidos que era necesario

corregir.

Otro problema necesario de abordar es que el sistema que utilizaban no estaba integrado con otras

plataformas y sistemas con los cuales los funcionarios deben trabajar para realizar su trabajo

(como el portal de chilecompra o mercado pblico), por lo que se haca necesario la doble o hasta

la triple digitacin de los mismos documentos, con el consiguiente riesgo que esto implica (prdida

de informacin, errores de digitacin, etc).

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Farmacia: En el caso de farmacia, el problema radicaba en la planificacin de la compra de

medicamentos, puesto que no se realizaba una proyeccin real de consumo en el plan anual de

compra, sino que se planificaba la adquisicin de medicamentos en relacin a un consumo

histrico que no se actualizaba. No se consideraba ningn tipo de estacionalidad, estadstica ni

proyecciones futuras basadas en un criterio establecido, por lo que generalmente las cantidades

compradas no coincidan con las que se utilizaban durante el ao. Tampoco se realizaban

actualizaciones peridicas de los medicamentos que se utilizaban versus aquellos que se estaban

dejando de utilizar, lo que sola resultar en compra de medicamentos que estaban siendo

reemplazados por otros.

Bodega: Dentro del rea de bodega, se observ que el sistema informtico no le ayudaba a

realizar un control de existencias efectivo, puesto que en algunas oportunidades mostraba

inventarios que no existan o viceversa, adems de que tampoco generaba alertas ante eventuales

quiebres de stock. Tambin tenan un problema de espacio, ya que los pasillos siempre tenan

mercadera que no entraba en las respectivas bodegas y cierto desorden en la recepcin de

pedidos, derivado del mal manejo de las solicitudes de insumos y la descoordinacin entre

departamentos generadas por el sistema informtico y un flujo de proceso que no estaba

claramente establecido.

Reuniones con la Directiva: Las reuniones con la directiva fueron de carcter orientativo, las

cuales establecieron las directrices del trabajo que se deba realizar, estableciendo los alcances de

la investigacin, con lo cual se logr acotar el problema al rea de AFyB, apuntando principalmente

a analizar el sistema informtico y los procesos que se llevaban a cabo en l, para lo cual se elabor

una encuesta y se estableci analizar el sistema informtico a travs de un modelo de Casos de

Uso.

Encuesta: La encuesta que fue realizada en el HBPM se desarroll en conjunto con las jefaturas de

cada rea y la directiva del hospital, con el fin de conocer la percepcin que los usuarios tenan del

sistema informtico, evaluando sus distintas capacidades y deficiencias, as como para conocer las

expectativas de los usuarios ante la implementacin de un nuevo sistema informtico, lo cual se

esperaba utilizar en un eventual proceso de licitacin posterior. La encuesta fue de carcter

exploratorio con un muestreo dirigido y fue difundida por separado a quienes fueron considerados

como clientes internos (servicios clnicos) y los proveedores internos (AFyB). sta fue enviada va

correo electrnico por medio de la Subdireccin Administrativa del hospital con su debida

presentacin, objetivos, glosario y las preguntas hacia ambos grupos de encuestados. El grupo de

clientes internos compuesto por los servicios clnicos mostr un nulo inters, ya que slo siete

personas de los ms de 300 funcionarios respondieron la encuesta, por lo que se acord en conjunto

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con la directiva del hospital descartar ese grupo, el cual fue considerado por parte de ellos como

secundario, ya que slo utilizan el sistema para revisar inventarios y solicitar insumos. El segundo

grupo compuesto por los funcionarios de AFyB respondi en su totalidad, por lo cual se trabajaron

con los resultados de dicho grupo ya que ellos son los principales afectados y los que ms utilizan el

sistema informtico.

Revisin de manuales de procedimientos: Tambin se realiz una revisin de los manuales de

procedimientos del departamento de AFyB. stos establecan claramente los procesos,

responsables de ellos, funciones de los distintos departamentos y funcionarios e inclusive en

algunos casos se contaba con diagramas de flujo de los procesos. A grandes rasgos todo estaba

correctamente implementado en ellos, pero lamentablemente los procesos no se realizaban segn lo

estipulado. Esto se deba a que dichos manuales muestran el cmo debera ser, pero los procesos

no se haban adecuado totalmente a ellos o hasta el momento no se contaba con las herramientas

necesarias para realizarlos segn se deseaba.

4.2.2 Procesamiento de Informacin

La informacin recopilada de las distintas fuentes fue analizada y procesada de tal forma de elaborar un

diagnstico de la situacin en la cual se encontraba el departamento de AFyB en relacin a la gestin de

compras y el control de inventarios a travs de su sistema informtico, el cual se detalla a continuacin.

4.2.3 Diagnstico:

Con la informacin debidamente procesada, se realiz el diagnstico del sistema de control de

inventarios y gestin de compras al rea de AFyB dentro del HBPM, referente principalmente a los

procesos llevados a cabo, las comunicaciones entre los distintos departamentos, los atributos de su

sistema informtico y el desempeo general de ste.

Procesos:

Los procesos llevados a cabo dentro del sistema informtico eran diversos, los cuales variaban en

funcin de los distintos departamentos. El sistema completo estaba sustentado en un proceso bsico el

cual era la solicitud de insumos. Dentro de este proceso de solicitud de insumos, se encontraban los

Centros de Costo, los que iniciaban el proceso de solicitud enviando los requerimientos al respectivo

encargado del Centro de Responsabilidad, para ser aprobado (o eventualmente rechazado). Luego este

requerimiento, en caso de ser aprobado, era enviado al departamento de Abastecimiento, el cual

verificaba las existencias de bodega. En caso de que existan los medios para satisfacer dicho

requerimiento en bodega, se le comunicaba a dicho departamento para que despache los insumos

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necesarios y en caso contrario se iniciaba el proceso de compra para adquirir los bienes solicitados.

(Para mayor detalle revisar el Anexo B: Proceso de compra del HBPM).

El proceso de solicitud de insumos se encontraba correctamente definido en cuanto a los pasos

necesarios para completarlo satisfactoriamente, pero el problema era uno asociado a la forma en la cual

dicho proceso se ejecutaba. El proceso anteriormente descrito se realizaba de manera ms o menos

regular, pero con diversos matices dependiendo de la persona o el departamento que las ejecutaba, lo

cual claramente representaba una dificultad cuando el hospital buscaba establecer sus procesos

administrativos de forma estandarizada.

Utilizando el enfoque DBR, se puede establecer que para el proceso de compra de insumos, el tambor

(drum) era el departamento de Abastecimiento, que revisaba y consolidaba las solicitudes para

posteriormente solicitar el despacho o realizar las compras. Abastecimiento pasaba a ser el cuello de

botella ya que en este departamento las compras se filtraban para ser finalmente ejecutadas o

rechazadas. El colchn (buffer) resulta ser el departamento de Bodega, el cual mantena los stocks de los

insumos y medicamentos para su posterior distribucin, y la cuerda (rope) el sistema informtico, el cual

manejaba la informacin que era vista por los distintos usuarios del sistema.

Comunicaciones:

Los departamentos de AFyB no siempre trabajaban de manera ordenada y coordinada, puesto que el

sistema de comunicacin que utilizaban no era un sistema integrado, sino mas bien se utilizaban los

correos electrnicos y las llamadas telefnicas, lo cual es usual en todo tipo de organizaciones, pero que

dada la cantidad de pedidos y solicitudes que se generaban diariamente tanto de clientes como

proveedores, se haca difcil el manejo de tanta informacin para los funcionarios, por lo que no era

inusual que el ente solicitante tenga que insistir varias veces por diversos medios para poder ingresar s