Gestión de aplicaciones Financieras, Contables y Económicas con Excel 2007

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Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . i TABLA DE CONTENIDOS INTRODUCCIÓN ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ I 1 UNIDAD 01. MICROS0FT EXCEL 2007: INTERFACE Y OPCIONES ‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 1 1.1 INTERFACE DE EXCEL ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 1 1.2 LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO Y LA BARRA DE OPCIONES. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 3 1.3 BOTÓN DEL OFFICE OPCIONES DE EXCEL ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 3 1.3.1 Opciones frecuentes ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 4 1.3.2 Opciones de fórmulas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 5 1.3.3 Opciones de revisión ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 6 1.3.4 Opciones para guardar‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 6 1.3.5 Opciones de avanzadas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 6 1.3.6 Opciones a personalizar ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 7 2 UNIDAD 02. GESTIÓN CON ARCHIVOS DE EXCEL. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 8 2.1 ABRIR UN LIBRO DE TRABAJO ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 8 2.2 GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJO ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 9 2.2.1 Guardar como… ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 10 2.3 TRABAJO COLABORATIVO COMPARTIR ARCHIVOS – APLICACIÒN EN GOOGLE DOCS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 13 2.3.1 Cómo Trabajar en Google Docs ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 13 2.3.2 Subir archivos de Excel a Docs ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 14

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Motivación al uso de métodos abreviados de cálculo y ejercicio de aplicación financiera, contable y económicas hechas en Excel 2007

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Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . i 

TABLA DE CONTENIDOS

INTRODUCCIÓN ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ I 

1 UNIDAD 01. MICROS0FT EXCEL 2007: INTERFACE Y OPCIONES ‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 1 

1.1  INTERFACE DE EXCEL ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 1 

1.2  LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO Y LA BARRA DE 

OPCIONES. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 3 

1.3  BOTÓN DEL OFFICE ‐ OPCIONES DE EXCEL ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 3 

1.3.1  Opciones frecuentes ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 4 

1.3.2  Opciones de fórmulas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 5 

1.3.3  Opciones de revisión ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 6 

1.3.4  Opciones para guardar‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 6 

1.3.5  Opciones de avanzadas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 6 

1.3.6  Opciones a personalizar ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 7 

2 UNIDAD 02. GESTIÓN CON ARCHIVOS DE EXCEL. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 8 

2.1  ABRIR UN LIBRO DE TRABAJO ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 8 

2.2  GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJO ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 9 

2.2.1  Guardar como… ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 10 

2.3  TRABAJO COLABORATIVO ‐ COMPARTIR ARCHIVOS – APLICACIÒN 

EN GOOGLE DOCS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 13 

2.3.1  Cómo Trabajar en Google Docs ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 13 

2.3.2  Subir archivos de Excel a Docs ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 14 

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2.3.3  Nube Computacional para Excel – Google Cloud Connect para 

Microsoft Office ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 17 

3 UNIDAD 03.  MÉTODOS ABREVIADOS PARA MINIMIZAR EL TIEMPO 

EN LA GESTIÓN DE APLICACIONES ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 19 

3.1  MÉTODOS ABREVIADOS PARA  MOVERSE DENTRO EN LA HOJA ‐‐‐ 19 

3.1.1  Desplazamiento dentro de la hoja. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 19 

3.1.2  Principales Métodos abreviados ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 20 

3.2  MÉTODOS ABREVIADOS: SELECCIÓN, INSERCIÓN Y ELIMINACIÓN  DE 

CELDAS, COLUMNAS, FILAS Y HOJAS‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 22 

3.2.1  Métodos abreviados para la selección de celdas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 22 

3.2.2  Métodos abreviados para la selección de columnas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 24 

3.2.3  Métodos abreviados para la selección de filas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 24 

3.2.4  Métodos abreviados para la selección de hojas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 25 

3.2.5  Métodos abreviados para insertar columnas y filas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 25 

3.2.6  Métodos abreviados  para mostrar y ocultar columnas y filas ‐‐‐‐ 27 

3.3  MÉTODOS ABREVIADOS PARA INSERTAR Y ELIMINAR HOJAS, 

COLUMNAS Y FILAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 28 

3.3.1  Eliminar filas en hoja ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 28 

3.3.2  Insertar filas en hoja ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 29 

3.3.3  Eliminar columnas en una hoja ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 30 

3.3.4  Insertar columnas en una hoja‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 31 

3.3.5  Insertar y eliminar hoja ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 32 

3.4  MÉTODOS ABREVIADOS:  FUENTE Y BORDES DE CELDAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 33 

3.4.1  Fuente de celdas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 33 

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3.4.2  Formato de celdas: bordes y alineación. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 36 

3.4.3  Aumentar y disminuir sangría ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 39 

3.5  MÉTODOS ABREVIADOS PARA FORMATO DE CELDAS (número) ‐‐‐‐ 40 

3.6  OTROS MÉTODOS ABREVIADOS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 43 

4 UNIDAD 04. GESTIÓN DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 45 

4.1  CAMBIOS DE ESTRUCTURA DE CELDAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 45 

4.2  OPCIÓN FORMATO DE CELDAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 45 

4.2.1  Alto de fila ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 45 

4.2.2  Autoajustar alto de fila ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 46 

4.2.3  Ancho de columna ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 47 

5 UNIDAD 05.  IMPRESIÓN – DISEÑO DE PÁGINA ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 48 

5.1  VISTA PRELIMINAR‐CONFIGURAR PAGINA ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 48 

5.2  TEMAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 48 

5.3  CONFIGURAR PÁGINA ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 49 

5.4  OPCIONES DE LA HOJA ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 55 

6 UNIDAD 06 INSERTAR ILUSTRACIONES ‐ GRÁFICOS SMARTART ‐‐‐‐‐‐‐ 56 

6.1  Ilustraciones. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 56 

6.1.1  Formas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 56 

6.1.2  SmartArt ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 57 

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7 UNIDAD 07.  PRESENTACIÓN GRÁFICA Y ANÁLISIS DE LA 

INFORMACIÓN ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 60 

7.1  GESTIÓN DE GRÁFICOS Y PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN ‐‐‐‐‐‐‐ 60 

7.1.1  Comportamiento de las ventas ‐ Gráfico de barras ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 61 

7.1.2  Gráfico Gantt ‐ Barra apilada ‐ Cronograma de actividades ‐‐‐‐‐‐‐ 65 

7.2  PRESENTACION DE INFORMES ‐ ESTILOS DE CELDAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 71 

7.2.1  Estilo de celdas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 71 

7.3  FORMATO DE TABLAS PARA PRESENTAR DATOS DE UINA LISTA ‐‐‐ 72 

7.4  FORMATO CONDICIONAL EN LISTA DE DATOS: ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 75 

7.5  GESTIÓN DE DATOS CON TABLAS DINÁMICAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 79 

7.5.1  Gestión de ventas con tabla  dinámica ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 80 

7.5.2  Creación de gráficos dinámicos ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 90 

8 UNIDAD 08.  PRESENTACIÓN DE DATOS: ORDENAR Y FILTRAR DATOS, 

CONSOLIDAR HOJAS,  ESQUEMAS Y SUBTOTALES ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 91 

8.1  PRESENTACIÓN DE DATOS ORDENADOS Y FILTRADOS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 91 

8.1.1  Ordenar datos en una lista o tabla de datos ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 92 

8.2  FILTRAR DATOS DE UNA TABLA DE DATOS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 93 

8.2.1  Filtro de datos ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 93 

8.2.2  Filtros avanzados ‐ Validación de datos y utilizacion de macros ‐ 95 

8.3  PRESENTACIÓN DE DATOS ‐ ESQUEMAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 110 

8.3.1  Creación automática de esquemas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 110 

8.3.2  Creación individual de esquemas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 113 

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8.3.3  Eliminacion de esquemas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 113 

8.4  PRESENTACIÓN DE INFORMES CON SUBTOTALES ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 114 

8.5  HERRAMIENTAS DE DATOS ‐ VALIDAR Y CONSOLIDAR ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 116 

8.5.1  Validación de datos ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 116 

8.6  CONSOLIDAR HOJAS DE DATOS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 121 

9 UNIDAD 09. GESTIONAR DATOS EXTERNOS DE EXCEL ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 123 

9.1  ASISTENTE PARA IMPORTAR TEXTO ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 124 

10  UNIDAD 10. GESTIÓN DE FORMULAS, NOMBRES DE CELDAS, 

FUNCIONES y AUDITORIA DE FÓRMULAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 126 

10.1 LAS FÒRMULAS EN LA GESTIÓN DE DATOS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 126 

10.2 GESTIÓN DE FÓRMULAS: SIGNOS DE COMPARACIÓN, OPERACIÓN Y 

AGRUPACION ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 126 

10.2.1 Signos de comparación y operación ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 127 

10.2.2 Signo de operación y funciones de texto ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 135 

10.3 GESTIÓN DE APLICACIONES CON FUNCIONES ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 137 

10.3.1 Síntaxis y reglas de funciones ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 137 

10.3.2 Métodos abreviados: para trabajar con funciones ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 138 

10.3.3 Insertar función con asistente ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 138 

10.4 FUNCIONES BÁSICAS EN LA GESTIÓN DE DATOS: SUMAR, RELLENAR, 

BORRAR, BUSCAR Y SELECCIONAR ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 141 

10.4.1 Función suma ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 141 

10.4.2 Rellenar serie de datos ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 146 

Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. vi

10.4.3 Borrar todo, contenido, formatos o comentarios ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 149 

10.4.4 Función suma.si ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 150 

10.4.5 Función contar.si ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 152 

10.5 GESTIÓN BÚSQUEDA Y SELECCION DE DATOS: OPCIONES DE EXCEL Y 

FUNCIONES BUSCARV,COINCIDIR E INDICE ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 153 

10.5.1 Buscar, remplazar, seleccionar contenido y seleccionar referencias 

desde las opciones de Excel ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 153 

10.5.2 Función Buscarv ‐ Búsqueda vertical, devolución de contenido 157 

10.5.3 Función Coincidir: Devolución de posición valor encontrado ‐‐‐ 161 

10.5.4 Función indice‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 164 

10.6 GESTIONES DE INFORMACIÓN: FUNCIONES DE TEXTO ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 165 

10.6.1 Unión de texto ‐ función CONCATENAR ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 166 

10.6.2 Unión de texto ‐ función TEXTO ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 167 

10.6.3 Función iZQUIERDA ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 168 

10.6.4 Dividir contenido de celda‐ opción texto en columnas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 168 

10.6.5 Función EXTRAE ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 170 

10.6.6 Función SUSTITUIR ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 170 

10.6.7 Función REPETIR ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 172 

10.6.8 Función ESPACIOS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 173 

10.6.9 Funciones de texto concatenadas: sustituir, extraer, repetir y 

espacios ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 174 

11  UNIDAD 11. GESTIÓN DE PROYECTOS – DETERMINACIÓN  DE 

FACTIBILIDAD ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 176 

11.1 PUNTO DE EQUILIBRIO EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 176 

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . vii 

11.2 EVALUACIÓN FINANCIERA DEL PROYECTO: TIR(Tasa Interna de 

Retorno), VAN (Valor Actual Neto),PAGO (Pago) VA (Valor Actual) y VF 

(Valor Futuro) ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 182 

11.3 PAGO DE LA DEUDA ‐ TABLA DE AMORTIZACIÓN ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 191 

11.3.1 Función Pago ‐ Pago calculado ‐ Grupo datos de la tabla ‐‐‐‐‐‐‐‐ 193 

11.3.2 Función VF (valor futuro)  ‐ Grupo resultados ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 197 

11.3.3 Función Elegir ‐ Resultados ‐ Tipo de Pagos ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 198 

11.3.4 Función Max ‐ Resultados ‐ Fecha último pago ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 199 

11.3.5 Función Min ‐Cálculo del capital ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 204 

11.3.6 Función Pago ‐ Pagos en la tabla ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 204 

11.4 ADMINISTRACIÓN DE ESCENARIOS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 207 

11.5 COMPLEMENTOS DE EXCEL EN APLICACIÓN FINANCIERAS  ‐ 

SOLUCIONES SOLVER ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 208 

11.5.1 Optimización de soluciones ‐ Solver ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 208 

11.6 GESTIÓN DE APLICACIONES CONTABLES: SUBTOTALES, TABLA 

DINÁMICA Y APLICACION DE FUNCIONES ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 220 

11.7 Función sumar.si, suma anidada con si ‐ aplicación contable ‐‐‐‐‐ 220 

11.8 APLICACIONES CONTABLES ‐ MAYORIZACIÓN ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 220 

11.8.1 Mayorización – tabla dinámica ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 224 

11.8.2 Mayorización con subtotales ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 225 

11.8.3 Mayorizar con funciones ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 226 

12  UNIDAD 12 GESTIÓN DE DATOS ‐ ANÁLISIS ESTADÍSTICOS ‐‐‐‐‐ 230 

12.1.1 Estadígrafos de Posición ‐ Funciones ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 230 

Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. viii

12.1.2 Estadígrafos de Posición ‐ Complementos ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 232 

12.1.3 Presentación Gráfica del comportamiento de los salarios ‐‐‐‐‐‐‐ 233 

12.1.4 Análisis de tendencia, crecimiento y pronóstico ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 234 

13  UNIDAD 13. MACROS EN APLICACIONES FINANCIERAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 238 

13.1 DISEÑO DE MACROS SENCILLAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 238 

13.1.1 Macro para sumar ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 238 

13.2 DISEÑO DE MACROS COMPLEJAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 239 

13.2.1 Macro para salir ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 240 

13.3 FUNCIONES DEFINIDAS POR EL USUARIO‐MACROS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 241 

13.3.1 Funciones números a letras ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 243 

13.3.2 Funciones letras a números ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 246 

13.4  INFOGRAFÍA‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 248 

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Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . I 

INTRODUCCIÓN

Excel 2007 es una versión mejorada y con una interface más dinámica

que la versión 2003, impulsa principalmente el acceso rápido a muchas

de sus opciones mediante la utilización del método abreviado, la barra de

acceso rápido y la optimización de las opciones de Excel, desde el botón

del office que antes se trabajaba desde la opción de herramientas. El

aérea de trabajo así como las hojas a aumentado significativamente hasta

alcanzar 1.048.576 filas y 16.384 columnas.

El texto trabaja las opciones más utilizadas en el quehacer contable y

financiero buscando implementar ejercicios de la práctica profesional de la

gestión de negocios, es un aporte efectivo de la construcción y búsqueda

de soluciones de Excel a problemas empresariales.

El presente trabajo constituye el reflejo del proceso de adaptación conti-

nua de conocimientos, habilidades informáticas y estrategias metodológi-

cas útiles concretizadas en el aula y visualizadas en un aprendizaje signi-

ficativo del profesional contador, auditor, administrador y economista,

motivado permanentemente por un ambiente de trabajo colaborativo en

las aulas universitarias.

Es la divulgación del repositorio del trabajo de estudiantes anónimos y

especialmente mis hijos Anita Lucía y Carlos Augusto de quienes observé

y capturé sus destrezas y habilidades en el uso de aplicaciones conta-

bles, financieras y económicas en Excel los que dinamizaron y motivaron

mi actividad académica de muchos años que considero mi obligación

reproducirlo y compartirlo con ustedes, espero, en algún momento sean

ellos mismos los que continúen con ésta difusión y transmisión de cono-

cimientos, experiencias, habilidades y destrezas profesionales y que apor-

ten efectivamente en el crecimiento de conocimientos de la comunidad de

profesionales que requieran de conocimientos ofimáticos.

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 1 

1 UNIDAD 01. MICROS0FT EXCEL 2007: INTERFACE Y OPCIONES

Excel 2007 es una versión mejorada y con una interface más dinámica

que la versión 2003, impulsa principalmente el acceso rápido a muchas

de sus opciones mediante la utilización del método abreviado, la barra de

acceso rápido y la optimización de las opciones de Excel, desde el botón

del office que antes se trabajaba desde la opción de herramientas. El

aérea de trabajo así como las hojas a aumentado significativamente hasta

alcanzar 1.048.576 filas y 16.384 columnas.

1.1 INTERFACE DE EXCEL

Excel, libro Electrónico que permite realizar variedad de operaciones con

números y textos organizados en una cuadrícula es de gran utilidad para

realizar, desde simples sumas hasta cálculos complejos en aplicaciones

financieras, estadísticas y contables hasta operaciones complejas.

El objetivo principal del presente texto es el de para asegurar su com-

prensión y ambientación efectiva a la utilización de Excel aplicando estra-

tegias metodológicas progresivas explicando algunos conocimientos bási-

cos de aplicación y utilización hasta aplicaciones complejas.

Otro objetivo es que las estrategias metodológicas utilizadas durante todo

el proceso de aprendizaje insistirá que la utilización de métodos abrevia-

dos facilitarán y agilitarán el trabajo utilizando óptimamente la interface de

Excel, gestionando adecuadamente el área de trabajo y utilizando con

seguridad las fórmulas y funciones de Excel en aplicaciones de negocios

financieros

Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 2

Para iniciar Excel 2007 debe reconocerse dos formas básicas:. Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda del

pantalla, escritorio de Windows, al colocar el cursor sobre él se despliega

un menú de Todos los programas. Al picar, en todos los programas,

Windows muestra lista con los programas instalados en el computador,

elegir, con el puntero del ratón, de Microsoft Office Microsoft Excel 2007 y se iniciará y abrirá el programa.

Desde el icono de Excel del escritorio al pulsar el apuntador

izquierdo de ratón por dos veces seguidas, igualmente se ini-

ciará y abrirá

Excel.

Al elegir y

abrir Excel

2007 se

muestra una

pantalla inicial en la

que se visualiza sus componentes fundamentales de su interface de tra-

bajo. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exac-

tamente, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se

vean. Botón de Office o menú archivo Barra de herramientas de acceso rápido Banda de opciones Barra de titulo Línea de fórmulas Área de Trabajo Vista del documento Barra de desplazamiento vertical y horizontal Zoom

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 3 

1.2 LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO Y

LA BARRA DE OPCIONES.

En la barra de acceso rápido deben mostrarse las utilizadas con mayor

frecuencia por el usuario, Excel presenta las que generalmente son más

usadas como; nuevo, abrir, guardar, vista preliminar entre otras opciones,

sin embargo,; se pueden insertar otras opciones desde la misma ventana

desplegable de la barra opción más comandos o desde las opciones de Excel personalizar.

La barra de acceso rápido se puede mostrar debajo de la cinta de opcio-

nes o sobre ella, para lo cual se debe aplicar la opción de la misma ven-

tana desplegable mostrar la barra de opciones encima o debajo de la

banda de opciones.

La cinta o barra de opciones se minimiza maximiza desde la opción de

esta ventana desplegable minimizar la cinta de opciones, con doble clic

con el apuntador sobre cualquiera de la opciones o la combinación de las

teclas Ctrl+F1.

1.3 BOTÓN DEL OFFICE - OPCIONES DE EXCEL

Excel proporciona al

usuario opciones

diferentes para que

trabaje el usuario

dependiendo de sus

necesidades, agru-

padas para una mejor búsqueda en: las más frecuentes, de fórmulas,

Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 4

revisión, guardar, avanzadas, personalizar, complementos, centro de

confianza y recursos a las cuales se ha de acceder desde el botón del

office u opción archivo, botón opciones de Excel que se muestra en la

parte inferior derecha de la ventana desplegada.

1.3.1 Opciones frecuentes

Dentro de las más frecuentes se encuentra opciones que el usuario debe

utilizar comúnmente en el trabajo de Excel como son: mostrar mini barra de herramientas al seleccionar, habilitar vistas previas activas, mos-trar ficha de programador utilizar siempre ClearType, combinación de colores, estilo de información en pantalla y crear listas para utili-zar criterios de ordenación y secuencia de relleno (listas personali-zadas).

La Mini barra, al igual que todos los métodos

abreviados, es una herramienta de gran utilidad

por la rapidez con que permite modificar el forma-

to del texto de una celda sin activar las opciones de fuente desde la barra

de opciones.

Habilitar vistas previas activas

para visualizar previamente las

modificaciones en la hoja, por

ejemplo: al modificar colores de

las celdas A1:C1, se observa

previamente la modificación al

pasar el cursor por cualquiera de

los colores elegidos.

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Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 6

1.3.3 Opciones de revisión

Dentro de las opciones revisión, las opciones para autocorrección y al

corregir ortografía en los programas de Office.

1.3.4 Opciones para guardar

En guardar, la opción de

mayor importancia a

considerar, dentro de

guardar libros, es Guar-dar información de auto recuperación en la

que la casilla debe estar

activa y el libro que debe

recuperar es libro de Excel si el propósito es una hoja de trabajo de Excel

2007. Esta opción modificará automáticamente la opción Excepciones de autocorrección para el libro

activo que se trabaje inmedia-

tamente después de salir de

Excel. Por ejemplo si se elije

libros de Excel 97-2003 el área

de trabajo se modificará a 65536

filas y 256 columnas.

1.3.5 Opciones de avanzadas

Dentro de opciones avanzadas se tiene opciones de edición para, por

ejemplo, para mover la selección después de presionar ENTER, permitir

arrastrar y colocar el controlador de relleno. En mostrar será necesario

comprender que por ejemplo, si no se mostrará, en la barra de tareas

todos los archivos es porque está desactivada la opción avanzada de

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 7 

mostrar todas las ventanas en la barra de tareas, o si no se puede

observar la barra de fórmulas es porque está desactivada esa opción. De

la misma manera con los encabezados de filas y columnas. Es de gran

importancia en aplicaciones contables financieras la opción mostrar un cero en celdas que contienen un valor cero para una mejor visualiza-

ción de estos registros como es el presente ejemplo.

1.3.6 Opciones a personalizar

La opción personalizar está orientada a la barra de herramientas de acce-

so rápido, para agregar o quitar opciones que no se encuentran incluidas

pueden ser incluidas desde la misma barra. Como se muestra en la ven-

tana de esta opción. Los comandos más utilizados se muestran por omi-

sión, pero si se requiere otras opciones se puede picar en el cuadro

combinado comandos disponibles.

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2 UNIDA

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Pág. No. 8

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Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 9 

derecho del botón abrir de la parte inferior derecha de la ventana abrir y

aplicar sus recomendaciones: abrir únicamente como lectura, como copia

para proteger el archivo, abrir en el explorador, abrir y reparar o mostrar

versiones anteriores.

2.2 GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJO

Un libro de trabajo que requiera ser recuperado, en otra ocasión, para su

modificación, impresión, o realizar cualquier operación posterior, hay que

almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina

Guardar. Para almacenar un libro de trabajo, en condiciones normales, se

puede utilizar varios métodos:

Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre:

Clic el Botón Office para elegir la opción

Guardar como... Aparecerá la ventana

de diálogo Guardar Como. Si el archivo

existe aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, al pulsar

el botón Guardar, sin indicarle una nue-

va ruta de archivo, se modificará el do-

cumento que se está trabajando. Por el contrario, para crear otro nuevo

documento con las modificaciones realizadas, sin cambiar el documento

original, en el recuadro Guardar en, clic sobre la flecha de la derecha

para seleccionar la unidad a grabar el trabajo, observar como en el

recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad selec-

cionada. En el recuadro Nombre de archivo, escribir el nombre asignado

al archivo y clic sobre el botón Guardar.

Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre

antes de la modificación. Para ello:

Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 10

Seleccionar la opción Guardar del Botón Office.

bien, clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido, se guardará con el mismo nombre

que tenía. También se puede utilizar la combinación

de teclas Ctrl+G.

Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que permitirá darle nombre y elegir la ruta a guardar.

2.2.1 Guardar como…

Al momento de guardar un libro en Excel se debe estar consciente las

características y atributos que tiene el mismo, formatos y macros princi-

palmente, además de que propósito de recuperación se tiene del manejo

de su información, entonces:

Para cuando se desea grabar el archivo que contiene macros y

se requiere que se mantenga hay que grabar el archivo como

tipo Libro de Excel habilitado para macros, sin descuidar

que en la opción de Programador/seguridad de macros se habilite para

todas las macros. Se muestra un icono diferenciado por símbolo que

incluye un signo de interrogación.

Universidad Cen

Dr. Carlos Escoba

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Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 12

archivo. El archivo toma el icono adicionando la letra a adjunto una coma,

como se muestra en la siguiente forma o si se configuró para abrir con

bloc de notas el icono mostrará la siguiente figura:

Un ejemplo

de archivo

guardado con

formato de

Excel mues-

tra la siguien-

te figura.

Para abrir el archivo con bloc de notas, ubicarse en el archivo y presionar

el apuntador derecho del mouse y del menú desplegable elegir la opción

abrir con, luego de lo cual, elegir la aplicación con la que se abrirá el

archivo diseñado con comas, para el caso bloc de notas, el mismo que

se mostrará como sigue:

Para el caso de archivos que se gestionan para el SRI servicio de rentas

internas. El procedimiento a seguir es diferente.

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 13 

2.3 TRABAJO COLABORATIVO - COMPARTIR ARCHIVOS –

APLICACIÒN EN GOOGLE DOCS

2.3.1 Cómo Trabajar en Google Docs

Google Docs es la suite ofimática que constituye una de las mejores

plataformas para trabajo colaborativo, todo en línea. Permite crear docu-

mentos o editar para, a través de compartirlos, realizar un trabajo colabo-

rativo entre los miembros de la red en tiempo real evitando que los docu-

mentos se anexan en diferentes lugares como se hace a través de los

correos con dificultades en su organización y acceso.

La suite ofimática Google Docs no sólo que optimiza el espacio físico, al

evitar guardar los documentos o archivos en la computadora de la oficina

o domicilio y hacerlo en la nube computacional, sino que facilita la edi-

ción y control de acceso al mismo almacenando la dirección electrónica

de sus colaboradores.

Google Docs, es software de uso gratuito que no requiere licencia de

uso, tampoco requiere ser instalado, dentro de sus principales ventajas se

pueden mencionar:

Los documentos se almacenan en línea dentro de la nube

computacional, lo que permite acceder a ellos desde cual-

quier computador y compartirlo con los usuarios que hayan

sido elegidos previamente para que lo puedan editar o úni-

camente acceder a él;

La gran cantidad de formatos que soporta con el procesador

de textos editando documentos de Word, Open office y

guardarlos con el mismo formato u otros distintos, los mismo

con las presentaciones y hojas de cálculo; y,

Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 14

Google es un software libre

Google Docs trabaja con cualquier navegador, sin embargo es importan-

te seleccionar el navegador, de preferencia Mozilla o Firefox que adicio-

nan algunas funcionalidades extras cuando se editan los documentos.

No es obligatorio trabajar en Google Docs con

una cuenta de de correo electrónico creada en

Google, dicho de otra forma cuenta con

…@Gmail.com. De tener una cuenta en Google,

escribir la dirección electrónica en la casilla Correo

electrónico acompañada de su contraseña en el

panel inicio de sesión y picar en el botón Acceso. En la casilla Correo

Electrónico no es imprescindible escribir @gmail.com puesto que el pro-

grama reconoce que es una cuenta de Google.

Para trabajar con una cuenta de Hotmail o Yahoo! Picar en la opción Crear una cuenta ahora del panel

inicio de sesión. Google mostrará la ventana para

crear la cuenta o que el usuario puede utilizar las

otras opciones. Será suficiente picar en el logotipo de

cualquiera de ellos y Google solicitará dirección de

correo y contraseña. Previamente debe ser reconoci-

da cuenta de usuario de Google Docs como que fuese una cuenta de

Gmail.

2.3.2 Subir archivos de Excel a Docs

Para subir el archivo de Excel picar en el botón subir

que se encuentra al lado izquierdo y debajo del icono

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 15 

Google Docs y elegir Archivo. Al picar en Archivo deberá ubicarse el

archivo, que para el presente caso el archivo será punto de equilibrio

colaborativo. mm.

Subido el archivo y visualizado por la

opción última modificación el archivo

se podrá observar así:

Al picar en el archivo se podrá editar y modificar de ser el gusto del pro-

pietario del documento o si se comparte hacer los cambios de acuerdo los

objetivos del equipo de trabajo. Para aplicar el trabajo colaborativo, el

primer colaborador completará la tabla de costos e ingresos, el segundo

colaborador el punto de equilibrio por unidades y valores y el tercer cola-

borador graficará para visualizar el cambio del punto de equilibrio.

Para el cálculo del punto de equilibrio, el

usuario deberá definir intervalos desde el

menú Insertar, opción Intervalo con nom-bre, definir un nuevo intervalo, los mismos

que será utilizados en las fórmulas del punto

de equilibrio. Los nombres asignados son:

COSTOS_TOTALES, COSTO FIJO, INGRE-

SOS_TOTALES, CANTIDAD PRODUCIDA, CANTIDAD, CO-

STO_VARIABLE Y PRE-

CIO_UNITARIO. Las celdas que

corresponden de las celdas son

mostradas en la ventana nombre

de intervalos que se abre desde

Insertar/Administrar intervalos.

Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 16

Al aplicar las fórmulas utilizando

los intervalos se muestra en la

línea de fórmulas de la hoja de

cálculo de Docs. Para el primer

caso COSTOFI-JO/(PRECIO_UNITARIO-COSTO VARIABLE presentando el resultado

de 43 unidades que deberá producirse para no perder; para el segundo

caso la fórmula a aplicar es: COSTOFIJO/(1- (COSTO VARIABLE/ PRE-CIO_UNITARIO)) con un resultado de 64.

Para el gráfico picar en el icono Insertar gráfico de la barra de herra-

mientas que se encuentra a la derecha de la barra de herramientas.

Cuando Docs muestre los gráficos recomendados picar en más.. hasta

encontrar el gráfico Línea que para el efecto deberá elegir, asignar título

al gráfico PUNTO DE EQUILIBRIO.

Presentado picar en

gráfico 1, picar en la

Lista como se muestra

en la figura, selec-

cionar Mover a hoja propia para trabajarle

con mayor amplitud y

agilidad. Cambiar de nombre a la hoja para una mejor identificación, asig-

narle el nombre de Gráfico.

Utilizar la opción Modificar

gráfico y asignar los dos

rango de celdas

P_equilibrio!E2:E14, P_equilibrio!H2:I14 sepa-

rado con una coma, usar fila

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 17 

dos como encabezado. Con los datos mostrados en el gráfico se podrá

visualizar que el punto de equilibrio es producir 43 o que los ingresos

referenciados con los costos totales presentan un resultado de cero

cuando los dos llegan a 64.

Para concluir el uso de hojas electrónicas en Excel en el trabajo colabora-

tivo debe reconocerse sus bondades en el trabajo colaborativo, así como

sus limitaciones en el uso de fórmulas, métodos abreviados y opciones,

pero de gran utilidad para reducir distancias entre usuarios y aportar efec-

tivamente el conocimiento de los usuarios.

2.3.3 Nube Computacional para Excel – Google Cloud Connect para Microsoft Office

Se puede crear y trabajar en hojas de cálculo propias de Google Docs,

subir archivos trabajados en Excel como se mostró anteriormente, o sus-

cribirse a software por internet para su uso libre. La última versión que

crea Microsoft, en la actualidad es Office 2010 y Office 365 para empre-

sas pequeñas, ejecutivos y profesionales a quienes el trabajo colaborati-

vos en las suites empresarial, es de mucha utilidad y no requiere de la

instalación de Office.

Para compartir y modificar un archivo en la nube computacional en aplica-

ciones Microsoft Office en Google Docs debe descargarse el complemen-

to de uso libre cloud Microsoft office lo que permitirá el trabajo colabora-

tivo desde la plataforma de Google Docs de no ser en HotMail. Instalado

el complemento cloud Microsoft office se observará que en cada una de

la aplicaciones de Microsoft office, en este caso Excel, se adiciona una

herramienta dentro de la banda de opciones para sincronizar el trabajo

colaborativo.

Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 18

Trabajar dentro la nube computacional cloud Computing ofrece algunos

beneficios como: reducción de costos de adquisición, con la nube se

paga alquiler por su utilización y no requiere se adquiere el complemento

lo aliviaría el flujo del efectivo; fomenta almacenamiento masivo, alqui-

lando espacios de almacenamiento, más económico que comprar espa-

cio adicional en discos para los equipos; menos riesgo, la seguridad de

datos dejará de ser un problema para la empresa, esa responsabilidad lo

asumirá la empresa Hosting; acceso desde cualquier lugar, recupere

sus datos por internet desde cualquier lugar.

Comprender Hosting, como el sitio de hospedaje o alojamiento en el In-

ternet, o que significa poner una página web en un servidor de internet.

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 19 

3 UNIDAD 03. MÉTODOS ABREVIADOS PARA MINI-MIZAR EL TIEMPO EN LA GESTIÓN DE APLICACIO-NES

En la gestión de libros de Excel, en el mundo de los negocios, es impor-

tante motivar y reconocer el buen y rápido uso para Introducir y modifi-car los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, así como manejar

las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la

creación de aplicaciones contables, financieras, estadísticas entre otras

hojas de cálculo.

3.1 MÉTODOS ABREVIADOS PARA MOVERSE DENTRO EN

LA HOJA

Las teclas de movimiento y los métodos abreviados facilitan el trabajo

ahorrando tiempo y mejorando la construcción de cualquier aplicación de

Excel, requiere fortalecer permanente las habilidades y destrezas del

usuario en la gestión del teclado donde radica su optimización, el uso más

frecuente del teclado y menos de ratón agilita el trabajo.

3.1.1 Desplazamiento dentro de la hoja.

Es importante motivar una mejor utilización del teclado tratando de mini-

mizar el uso del ratón cuando se esté trabajando principalmente en Excel,

puesto que agilita y optimiza el trabajo de las listas o tablas de datos. Es

relativamente fácil el uso de métodos abreviados para moverse dentro de

una hoja, cambiarse de hoja o cambiarse de libro cuando siempre que no

este activa ninguna opción. Dentro de las más principales teclas para

poder desplazarse a través de la hoja son:

Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 20

DESPLAZAMIENTO EN EL AREA DE TRABAJO MOVIMIENTO TECLAS

Celda Abajo Flecha abajo Celda Arriba Flecha arriba Celda Derecha Flecha derecha Celda Izquierda Flecha izquierda Pantalla Abajo Avpag Pantalla Arriba Repag Celda A1 Ctrl+Inicio Primera celda de la columna activa Fin+ flecha arriba Última celda de la columna activa Fin+flecha abajo Primera celda de la fila activa Fin+flecha izquierda/Inicio Última celda de la fila activa Fin+flecha derecha Otra forma rápida de mover-

se por la hoja, cuando se

conoce con seguridad la

celda donde se desea ir, es

escribir el nombre de colum-

na y fila en el cuadro de texto

cuadro de nombres que se

encuentra a la izquierda de la barra de fórmulas, bajo el grupo de opcio-

nes de Excel. Por ejemplo, para ir a la celda DF15 escribir el texto de

identificación de la celda DF15 en el cuadro de nombres y pulsar la tecla

ENTER.

Aunque se puede utilizar el ratón para desplazarse dentro de la hoja utili-

zando las barras de desplazamiento horizontal o vertical y para cuan-

do se haya visualizado la celda destino, picar en ella. Las barras de des-

plazamiento están habilitadas por omisión en cada hoja de trabajo de

Excel.

3.1.2 Principales Métodos abreviados

La utilización preferente del teclado permite una manejo más rápido de

Excel como de cualquier aplicación informática por lo que se requiere de

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 21 

un adiestramiento personal de cada uno de los usuarios fortalecido con el

empeño individual, puesto que son métodos abreviados de utilización del

teclado para optimizar recursos combinando teclas principales como, Ctrl, Mayúsc más otras del teclado numérico o mecanográfico, inclusive las de

funciones. Las más formales se activan presionando la tecla Alt.

MÉTODOS ABREVIADOS MÁS UTILIZADOS

ACCION TECLADO Grabar Alt+1 ó alt+gTamaño de letra Alt+o+fuTipo de letra Alt+o+feCombinar y centrar Alt+o+mPantalla Abajo Ctrl+mayus+f+ o Ctrl+1 Insertar Función Shift+f3 Celda A1 Ctrl+inicio Suma Alt+o+u+u ó alt+mayüs+= Promedio Alt+o+pCrear nombres desde la selección Ctrl+mayüs+F3Mostar fórmulas Alt+ºFiltros Ctrl+mayüsc+l Buscar y remplazar Ctrl+l Agrupar Mayüsc+alt+flecha derecha Desagrupar Mayüsc+alt+flecha izquierda Nuevo Comentario Mayüs+F2Ver macros Alt+F8Ocultar/mostrar banda de opciones Ctrl+f1. Vista preliminar Ctrl+f2. Administrador de nombres Ctrl+f3Guardar Ctrl+f4. Restaurar hoja Ctrl+f5. Minimizar Ctrl+f9. Gráficos Alt+f1Deshacer Alt+2Buscar Mayüsc+f2Botón secundario del mouse Mayüsc+f10

Universidad Centr

Dr. Carlos Escob

AInsertar hAvanzar uRegresarCrear TabÚltima ce

En algunas o

presionada, m

y 3) marcada

para accede

tas.

3.2 MÉTO

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En la gestión

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3.2.1 Mét

A la hora de

puntero del

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Pág. No. 22

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Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 23 

Digitar, en el cuadro de nombre, la referencia de la celda, por ejemplo:

A1, para activar la celda.

Para un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el apuntador izquierdo del

ratón en la primera celda, mantener presionado el apuntador del ratón

mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y

las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor con otro color.

Los métodos abreviados son de gran utilidad por la reducción del tiempo

utilizado en el desarrollo de una aplicación, los métodos abreviados no

son otra cosa que la utilización del teclado casi en su totalidad, dicho en

otras palabras; el usuario debe limitar el mouse y no separar sus manos

teclado para ganar tiempo en su trabajo.

3.2.1.1 Selección de celdas contiguas

Para seleccionar celdas contiguas mover el ratón desde la celda activa

hasta la celda que requiere su selección con el apuntador izquierdo del

mouse sostenido; el método abreviado para ampliar la selección de cel-

das continuas es Mayúsc+Flecha. En celdas continuas el procedimiento

para ampliar la selección de celdas es bastante fácil y de aplicación gene-

ralizada, no sólo en Excel, sino en todo el entorno informático, en Win-

dows, Word, Excel y cualquier otra aplicación, la clave radica en el uso de

la tecla Mayúsc entonces; ampliar o reducir una selección a partir de

una selección previa el procedimiento, utilizando el método abreviado, es

el siguiente:

a. Ubicarse en una celda determinada, por ejemplo D3;

b. Ubicada en la Celda D3 pulse en la Mayúsc; y,

c. Hacer clic en la celda G8. Excel marcará el rango de celdas D3:G8.

Universidad Centr

Dr. Carlos Escob

3.2.1.2 Se

Para continu

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nada la tecla

aplicable con

celdas B3:B4

a. Desde la

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b. Marcar un

caso B3:

c. Mantener

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Pág. No. 24

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Dr. Carlos Escoba

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Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 26

Para insertar columna, los métodos formales o conoci-

dos son: 1) elegir de la opción Inicio/Celdas/Insertar columnas de hoja; 2) utilizando el botón derecho del

mouse para elegir la opción insertar, luego de lo cual mostrará una venta-

na de la que se ha de elegir la opción insertar columna. El botón derecho

o auxiliar del mouse se puede utilizar también desde el mismo teclado,

tecla que se encuentra al lado izquierdo del la tecla Ctrl y

la derecha de la tecla Alt Gr.

Sin embargo, se insiste en que la utilización de los métodos abreviados

para insertar filas y columnas es de fácil aplicación que requieren un pro-

ceso de adaptación del usuario. Así, para columnas un primer método

es utilizar es la combinación de las teclas Alt+O+I+N lo mismo que para

una fila Alt+O+I+I, en el primer caso insertar inmediatamente una colum-

na antes de la columna donde se encuentre el cursor y en el segundo una

fila.

Un segundo método es utilizar la com-

binación de las teclas Ctrl+(+) de cuyo

efecto muestra la ventana Insertar cel-das de la cual se puede elegir si es

columna o fila la que se desea insertar,

para eliminar columnas o filas Ctrl+(-).

El tercer método, también muy utilizado, es presionar combinadas las

celdas Ctrl+Barra Espaciadora, selecciona la columna de la celda activa,

inmediatamente, la combinación de las teclas Ctrl+(+) para insertar la

columna antes de la celda seleccionada,. En caso de más columnas,

marcada la primera con Mayúsc y tecla de dirección (flechas) las veces

que se requiera.

El método explicados anterior, se puede utilizar para insertar filas los

métodos son igualmente para insertar una fila utilizando el método abre-

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 27 

viado formal que ofrece Excel dentro de sus opciones. Presionar la com-

binación de las teclas Ctrl+(+) y luego de de aparezca la ventana de diá-

logo Insertar celdas elegir insertar toda una fila. También se puede

utilizar el método abreviado Mayúsc+Barra Espaciador combinadas,

para marcar la fila y Ctrl+(+) para insertar inmediatamente la fila.

De requerirse insertar varias columnas como filas, luego de Ctrl+Barra Espaciador ó Mayúsc+Barra Espaciador para marcar columnas o filas

respectivamente, presionar la combinación de las tecla Mayúsc+Tecla de Dirección para avanzar según sea el requerimiento.

3.2.6 Métodos abreviados para mostrar y ocultar columnas y filas

Activada la celda de la columna a ocultar, el método abreviado para ocul-

tar columnas consiste en presionar la combinación de las teclas

Ctrl+Barra Espaciadora, luego; la combinación de las teclas de Ctrl+0,

del teclado mecanográfico, y las columnas de ocultarán., como ejemplo:

marcar y ocultar las columnas B,C,D.

Para mostrar las columnas, marcar las columnas adyacentes, anterior y

posterior a la columna o columnas ocultas, y presionar la combinación de

las teclas Ctrl+ Mayúsc+), la columna o columnas se visualizarán dentro

de la hoja de trabajo.

El método abreviado para ocultar filas es Ctrl+9, luego de que se marque

la fila o filas con el método abreviado Mayúsc+Barra Espaciador, para

mostrar las filas ocultas Ctrl+Mayúsc+(.

De no usar el método abreviado para ocultar columnas; el procedimiento

a utilizarse será, una vez que las columnas o filas se encuentren selec-

cionadas, picar en la opción formato del grupo de opciones celdas op-

ción principal inicio. Al picar en esta opción Excel muestra una ventana

Universidad Centr

Dr. Carlos Escob

desplegable

las cuales s

ocultar y mo

el requerimie

elegirá, de s

dentro de las

3.3 MÉTO

HOJA

3.3.1 Elim

Para seleccio

observar que

la fila activa;

El primer m

ciones:

ral del Ecuador       

bar Paredes             

con varias o

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de Ciencias Adminis

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Pág. No. 28

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Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 29 

• Seleccionar las filas a eliminar. En caso de

no seleccionar ninguna, se realizará la

operación a la fila activa.

• Seleccionar de Celdas la opción Eliminar

que se encuentra en la pestaña Inicio y

elegir la opción Eliminar fila de hoja... inmediatamente se eliminará la

fila.

Lo mismo sucederá al utilizar la opción eliminar celdas, con la diferencia

de que mostrará una ventana de diálogo para desplazar las celdas hacia

arriba o toda la fila si no fue elegida las celdas a eliminar.

El segundo método consiste en utilizar el botón secundario del ratón.

• Señalar con el puntero del ratón la fila a eliminar; y

• Presionar la opción eliminar.

El tercer método es el método abreviado, para ello:

• Marcar la fila con el método abreviado Mayúsc+Barra Espaciadora; y

• Aplicar la combinación de teclas Ctrl+(-);

Lo mismo se puede realizar si se aplica

directamente el método abreviado Ctrl+ (-

), con la diferencia que muestra la Elimi-nar celda; de la que deberá elegirse

toda la fila.

3.3.2 Insertar filas en hoja

Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 30

Para insertar una fila se pueden utilizar

igualmente algunos métodos, desde: selec-

cionar el menú Insertar de la pestaña Ini-cio. Elegir la opción Insertar filas de hoja. Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición. En

caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está

situado el cursor como fila seleccionada.

Los métodos abreviados para insertar fila más utilizados son:

Marcar la fila con Mayúsc+Barra Espa-ciadora y utilizar el método abreviado

Ctrl+ (+).

Utilizar el método abreviado Ctrl+ (+) y de

la ventana Insertar celdas elegir Insertar

toda una fila

Cuando se inserta filas con un formato diferente al que hay por defecto,

aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe te-ner la nueva fila. Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y aparecerá el

cuadro de la derecha desde el cual se puede

elegir si el formato de la nueva fila será el mis-mo para la fila de arriba como la de abajo o sin formato. 3.3.3 Eliminar columnas en una hoja

Para eliminar columnas se puede considerar seguir el mismo método que

el eliminar filas.

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 31 

3.3.4 Insertar columnas en una hoja

Excel 2007 también permite añadir columnas, al igual que filas; para

añadir una columna debe seguirse los siguientes pasos:

1) Seleccionar la columna delante de la cual se añadirá otra, con el

método abreviado Ctrl+Barra Espaciadora, inmediatamente después

utilizar el método abreviado Ctrl+(+) o, luego de marcar la columna uti-

lizar;

2) El menú Insertar de la pestaña Inicio opción celdas. Elegir la

opción Insertar columnas de hoja.

En caso de no seleccionar ninguna colum-

na y utilizar directamente el método abre-

viado Ctrl+(+), Excel presentará la ventana

Insertar celdas de la que deberá elegir-

se Insertar toda una fila, a partir de la

columna de la celda activa.

Las columnas siempre se añaden a la izquierda de la seleccionada, todas

las columnas de la derecha a la nueva incrementarán una posición. En

caso de no haber seleccionado ninguna columna.

Para añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas,

como columnas va añadir, con el método abreviado Mayúsc+Tecla de dirección.

El añadir columnas a la hoja de cálculo no hace que el número de colum-

nas varíe, seguirán habiendo 16384 columnas.

Universidad Centr

Dr. Carlos Escob

Para saber c1) mantenedor izquierdosuperior izqudesde cualqción =CONTAR.marcando unSon entonces

Cuando se in

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Para elegir u

clic sobre el

el cuadro de

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3.3.5 Inse

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una hoja de

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ral del Ecuador       

bar Paredes             

cuántas filas Er presionado o del ratón enuierdo de la uier fila, utiliz

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nserta column

ecerá el botón

na.

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Excel 2007: el apunta-

n el vértice hoja o 2)

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5:15), en blanco.

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e a un nombre

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ar hoja de cgrupo celdaMayúsc+F11

                Facultad d

                                   

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elegir el forma

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de Ciencias Adminis

                                P

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Pág. No. 32

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erior del

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 33 

libro insertar hoja de la

opción insertar

del grupo celdas del menú inicio, o con el botón secundario del mou-se. Para eliminar una hoja la opción eliminar hoja con el botón secundario

del mouse, o con la barra de herramientas.

Para eliminar, insertar u otra acción se podrá aplicar la tecla de función F4

aplicada para repetir la últimas acción aplicada .

3.4 MÉTODOS ABREVIADOS: FUENTE Y BORDES DE

CELDAS

Las aplicaciones en la gestión empresarial diseñadas en Excel, no sólo

deben presentarse con exactitud, veracidad y oportunidad, sino que debe

observar una adecuada presentación que facilite la lectura, comprensión y

búsqueda de la información con formatos de hojas, columnas, filas y cel-

das visualizadas acogedora y amigablemente. En el formato de celdas

hay muchas opciones que deben considerarse para la fuente, la celda, la

alineación del texto, el tipo y el estilo.

3.4.1 Fuente de celdas

Excel 2007 tiene disponibles diferentes opciones para la cambiar la apa-

riencia de la presentación de la información en una hoja de cálculo, des-

de la ventana o cuadro de diálogo del grupo de opciones fuente de la

banda de opciones, desde la mini barra, o con el método abreviado. Los

dos últimos métodos de más rápida utilización.

Universidad Centr

Dr. Carlos Escob

Para activar

pude hacer p

que se mue

opciones fueCtrl+Mayúsgo fuente de

Del cuadro d

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bar Paredes             

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a se puede e

distintos: Tacno de ellos, h

la izquierda.

                                   

                                   

e diálogo Fuena punta de f

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a o bien teclea

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                Facultad d

                                   

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de Ciencias Adminis

                                P

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índice. Para a

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Pág. No. 34

de dialo-

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Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 35 

Con clic sobre el botón Aceptar confirma la configuración del texto de la

celda o rango de celdas activas, conforme cambian los valores de la ficha,

aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará el texto

seleccionado en la celda.

Fuente normal: De activar su casilla de

verificación Si esta opción se activa, se

devuelven todas las opciones de fuente

que Excel 2007 tiene por defecto.

En la Banda de opciones se dispone de accesos directos a cada una de

ella permitiendo la modificación vistas anteriormente de forma más rápida,

como por ejemplo para cambiar la fuente, se puede picar en el cuadro

combinado u optar por el método abreviado Alt+O+Fe y elegir la fuente

solicitada que aparecerá. en este recuadro aparece el tipo de fuente o

letra de la celda activa.

Al igual que el botón de Fuente, el tamaño de letra de la celda activa

puede cambiarse picando en la flecha de la derecha, escribirlo directa-

mente en el recuadro el valor que se quiere asignar como tamaño de letra

u optar por el método abreviado Alt+O+Fu escribir el tamaño y confir-

marlo con Enter;

Utilizado para poner o quitar la Negrita. del texto de una celda o rango de

celdas, Al picar sobre éste icono se activa o desactiva negrita; lo mismo,

de manera más rápida con el método abreviado Ctrl+N;

Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 36

Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso, su fun-

ción es poner o quitar la Cursiva al texto. Se puede activar picando en el

icono que se encuentra en la barra de opciones o de manera más rápida

con el método abreviado Ctrl+K;

Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el

Subrayado simple Ctrl+S;

Con este botón se elige un color para la fuente. Debajo de la letra A

aparece una línea, en este caso roja, que indica que de hacer clic sobre el

botón cambiará la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer

clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo o el método abreviado

Alt+O+Fc.

3.4.2 Formato de celdas: bordes y alineación.

En el trabajo de las celdas, en el grupo de opciones Formato de celdas

Excel presenta opciones para diseñar bordes a las celdas y alinear su

contenido.

3.4.2.1 Bordes de celdas

Para poner bordes a celdas o rango de celdas: picando directamente en

el icono de bordes del grupo de opciones fuente o activando la ventana

de dialogo Formato de celdas. Existen varios métodos de los cuales de

rescatan los más principales:

1. Marcar la celda o el rango de celdas, picar

en el icono para bordes de la opción fuente o en la flecha de la parte inferior

Universidad Cen

Dr. Carlos Escoba

derecha q

elegir los

2. Marcar la

Ctrl+Ma

3. Marcar la

teclas Ctendrán e

do por su

El método a

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de la misma

3.4.2.2 Al

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g. No . 37 

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Universidad Centr

Dr. Carlos Escob

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Pág. No. 38

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Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 39 

Combinar y separar

Para combinar celdas, de por

ejemplo, los siguientes encabeza-

dos:

1) Marcar, el primer título, desde la celda A1

hasta la celda D1;

2) Marcar los dos títulos siguiente, mante-

niendo la tecla Ctrl; y

3) Elegir la combinación de las teclas: Alt+O+M, para elegir la opción

Combinar y centrar presionar la tecla ENTER.

La misma utilidad, en un solo paso, se consigue aplicando la opción com-

binar horizontalmente

Cuando lo que se trata, en cambio, es la de separar celdas que han sido

combinadas anteriormente, o dividir elegir la opción separar celdas.

3.4.3 Aumentar y disminuir sangría

El uso de las sangrías no se usa con la frecuencia de un procesados de

palabras, es necesario recomendar que el uso de los métodos abreviados

facilitarán este trabajo.

3.4.3.1 Aumentar y disminuir sangría en celdas contiguas

Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 40

Para el caso de aumentar y disminuir sangría, en celdas contiguas, cuan-

do el texto no se ajuste a la celda debe marcarse las celdas involucradas

y utilizar la opción aumentar o disminuir sangría del grupo de opciones

alineación de las opciones de inicio, o el método abreviado, para aumen-

tar sangría Ctrl+Alt+Tab y para disminuir sangría

Ctrl+Alt+Mayúsc+Tab.

3.4.3.2 Aumentar y disminuir sangría en celdas discontinuas

Para el caso de

aumentar y dismi-

nuir sangría en

celdas contiguas 1)

ubicarse en la

primera celda Discontinua 2) a partir de la segunda celda que requiere

marcar, mantener presionada la tecla Ctrl y picar con el botón izquierdo

del ratón, la celda correspondiente, y 3) picar en la opción aumentar o en

la de disminuir sangría que se encuentra dentro del grupo alineación de

las opciones de inicio, o el método abreviado Ctrl+Alt+Tab.

3.5 MÉTODOS ABREVIADOS PARA FORMATO DE CELDAS

(número)

Las opciones y

formas de vi-sualizar núme-ros en la celda

son general,

número, mone-

da, contabilidad,

fecha, hora, porcentaje, fracción, científica, texto, especial, y personaliza-

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 41 

da de las cuales se detallará las más principales. El método abreviado

Ctrl+1 es de gran utilidad para dar formato a las celdas y de requerirse el

formato de número N.

General: Es el formato de número predeterminado que Excel aplica

cuando se escribe un número, se muestran tal y como se escriben, de

requerirse decimales se puede utilizar la opción presionando en El icono

aumentar decimales.

Número: En este

formato se puede

especificar el número

de posiciones deci-

males que se va a

utilizar, el uso de un

separador de miles y

el modo en que se

muestran los núme-

ros negativos, para lo

cual se debe utilizar

la opción más forma-tos de número… Moneda: Utili-

zado para los

valores mone-

tarios y muestra

el símbolo de

moneda predeterminado junto a los números. Se puede especificar el

número de posiciones decimales que se va a utilizar, el uso de un sepa-

rador de miles y el modo en que se muestran los números negativos.

Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 42

Contabilidad: Utilizado para los valores monetarios y muestra el símbolo

de moneda predeterminado junto a los números. Se puede especificar el

número de posiciones decimales que se va a utilizar, el uso de un sepa-

rador de miles y el modo en que se muestran los números negativos. Esta

se puede elegir desde la opción de contabilidad directa de la cual elegir

más formatos de contabilidad… o desde la lista desplegable de núme-ro más formato de número…. En el

caso para mostrar

que el formato de

moneda debe ex-

presar el formato en

dólares americanos

USD. El resultado

será el mismo si se

personaliza el forma-

to con la opción

personalizada… Fecha: Muestra los números que representan fechas y horas como

valores de fecha. Se puede optar por las de acceso rápido presentado en

la lista de formato de número, esto es fecha corta o fecha larga. Para el

caso de requerirse otra tipo de formato elegir más formato de núme-ro….

De elegir del formato

de celdas de la ficha

número se puede con-

figurar otras variadas

formas de fechas utili-

zando la opción per-sonalizada, para por

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 43 

ejemplo configurar la

ción de la fecha en dd-mmm-aa. Al incrementar una M para

meses, presentará los mismo

en con el texto completo del mes. El formato personalizado, también se

puede utilizar en casos especiales que ayuden a mostrar información con

mayor detalle.

Los otros formatos como porcentaje y texto especialmente no son de

mayor dificultad que requieran un tratamiento detallado que conocer que

el primero multiplica el valor de la celda por 100 y muestra el resultado

con un símbolo de porcentaje; mientras que el segundo, trata el contenido

de una celda como texto y lo muestra tal como se escribe, incluso si se

escriben números.

El formato de una celda también se puede aplicar utilizando el botón se-

cundario del mouse

3.6 OTROS MÉTODOS ABREVIADOS

Los métodos abreviados expuestos anteriormente son los que común-

mente se encuentran configurados para el trabajo de cualquier aplicación

en Excel, pero cuando se agrega, a la barra de herramientas de acceso rápido, una opción que el usuario considera de uso frecuente, se incre-

menta otro método abreviado para activarlo combinado la tecla Alt con el

número secuencial que le corresponda según , para el presente caso Alt +4.

Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 44

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4 UNIDAD 04. GESTIÓN DE CELDAS, FILAS Y CO-LUMNAS

La gestión de celdas, filas y columnas son de aplicación relativamente

fácil, y más bien lo que se quiere resaltar, como se ha hecho durante todo

el texto, como realizar más eficiente y ágil los procedimientos ofrecidos

por Excel.

4.1 CAMBIOS DE ESTRUCTURA DE CELDAS

Útil para modificar el aspecto de las filas, columnas, el aspecto general de

una hoja de cálculo y obtener así un aspecto más presentable.

4.2 OPCIÓN FORMATO DE CELDAS

4.2.1 Alto de fila

Excel 2007 ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra más grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el

tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila

es 12,75. Si se aplica Times New Roman de 12 puntos a una celda de la

fila 2, la altura de toda la fila pasa automáticamente a 15,75.

Para modificar la altura de alguna fila, previamente seleccionar las filas a

modificar la altura, caso contrario se realizará la operación a la fila activa,

se puede utilizar dos métodos:

El primer método consiste en utilizar el menú:

Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 46

Seleccionar de Celdas la opción Formato que se encuentra en la pesta-

ña Inicio y elegir la opción Alto de fila... Aparecerá el cuadro de diálogo Alto de fila de la derecha para indicar el alto de la fila, en este caso está

12,75 que es la altura que tiene la fila por defecto. Hacer clic sobre el

botón Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.

El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello:

• Colocar el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de

la fila que desee modificar, en la cabecera de la fila. El puntero del

ratón

• Adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como: Mantener

pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición.

Conforme se mueve el ratón, la altura de la fila cambia. Al final soltar

el botón del ratón.

El tercer método consiste utilizar el método

abreviado Alt+O+O+F para lo cual muestra

directamente la ventana para modificar la altura.

4.2.2 Autoajustar alto de fila

De modificar la altura de una fila se puede redimensionarla para ajustarla a la entrada más alta de la fila, utilizando dos métodos

distintos.

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello:

• Seleccionar las filas a las que desees modificar la altura.

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Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 47 

• Seleccionar del menú Formato que se encuentra en la pestaña Inicio.

• Elegir la opción Autoajustar alto de fila.

Un segundo método más rápido:

• Acercar el apuntador del ratón sobre la línea divisoria por debajo de la

fila a modificar, en la cabecera de la fila; y

• Hacer doble clic, el tamaño se reajustará automáticamente.

Un tercer método igual de rápido, es utilizar el método abreviado

Alt+O+O+A

4.2.3 Ancho de columna

Para la columna los métodos son los mismos, es decir, el menú desple-

gable de las barra de opciones, el ratón y la combinación de teclas Alt +O+O+N.

Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 48

5 UNIDAD 05. IMPRESIÓN – DISEÑO DE PÁGINA

Las técnicas relacionadas con la impresión Excel presenta agrupadas en

grupo de opciones de temas, configuración de páginas, ajustar áreas de impresión, opciones de hoja y organizar del documento

y la acción de imprimir propiamente dicha.

5.1 VISTA PRELIMINAR-CONFIGURAR PAGINA

Es una herramienta que permite visualizar previamente lo que se impri-

mirá en la hoja de papel a la misma que se puede acceder desde el botón

del Office opción IMPRIMIR; desde la barra de opciones de acceso rápido luego de que ha sido personalizada; o con el método abreviado

Ctrl+F2. En vista preliminar se incluye herramientas para imprimir y configurar página desde el grupo de opciones imprimir, similar al

presentado cuando se activa directamente la ventana de diálogo confi-gurar página,

5.2 TEMAS

Útil para dar formato rápido a una hoja y proporcionarle un aspecto profe-

sional, es un conjunto de opciones de formato que incluyen

colores, fuentes y efectos. Elegir temas, de diseño de página para elegir, cambiar o crear tema. Para utilizar

esta opción, debe previamente existir diseño en la tabla.

Universidad Cen

Dr. Carlos Escoba

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Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 53 

insertar el texto VENDEDORES ASOCIADOS S.A. en la sección derecha la fecha; en el centro del pie el número de página

referenciado con el total de ellas con la instrucción Página &[Página] de &[Páginas]. La impresión se verá de la siguiente manera:

Para repetir los encabezados de las columnas de la tabla

VENDEDORES no se puede realizar desde hoja de vista preliminar

porque se encuentra apagada, para lo cual debe elegirse configurar página de diseño de página, o la opción imprimir títulos de la

misma opción y

señalar la fila

donde se

encuentran los

encabezados.

Desde la opción insertar se aprecia directamente la configuración de los

encabezados y pies de página picando en la opción encabezados y pies

de página, pero de manera directa picar en la flecha del extremo inferior

izquierda del grupo opciones de hoja.

De elegirse la opción insertar encabezado y pie de página desde la

ficha insertar Excel incrementa la opción diseño a la barra de

opciones para el trabajo especializado de los encabezados con la vista del documento a diseño de página. Picando dentro del

encabezado o pie muestra grupo de opciones para cambiar los

encabezados, sus elementos, la exploración y otras opciones.

Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 54

• Orientación y tamaño

La orientación y tamaño de

la página se diseña desde la opción directa de la barra de opciones con-figurar página o desde la

pestaña página de la ventana de diálogo configurar página picando

previamente en la flecha inferior de la derecha de su grupo de opciones.

• Área de impresión

Para imprimir parte de una tabla para lo cual debe marcarse el área que

se asignará y elegir la opción directa área impresión de configurar

página. Desde hoja de configurar página o con el método abreviado

ALT+C+M+E. Inmediatamente después mandar a imprimir o mostrar

vista preliminar. Para cancelar picar en borrar área de impresión.

• Insertar salto de página

En ocasiones se necesi-

ta imprimir un número

exacto de páginas. Excel

de acuerdo al tamaño de

papel los márgenes y la

escala, a través de la

opción vista se puede

observar los saltos de

página insertados, lo

manuales se aparecen con líneas continuas y los insertados automática-

mente con línea discontinua observados a través vista previa del salto de

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 55 

página de la ficha vista de la banda de opciones, útil para ver cómo afec-

tan los cambios.

En presentación preliminar se podrá observar las páginas con un salto de

página similar para la hoja actual que contiene 82 registros se presentan

27 registros por página aproximado para ser distribuidos en tres páginas

de similar tamaño.

Para regresar de página utilizar el botón o pulsar la tecla RE PAG del

teclado. Para ir a la página siguiente o la tecla AV PAG

del teclado. Si la hoja sólo tiene 1 página éstos boto-

nes estarán desactivados. Para ver los márgenes, la opción mostrar márgenes. 5.4 OPCIONES DE LA HOJA

Excel muestra otros grupos de opciones para la hoja y para organizar,

que serán tratadas ligeramente en el presente texto, por existir otras ins-

tancias u otros procedimientos, como por ejemplo la opción línea de

cuadrícula utilizada para quitar las líneas de las celdas de la hoja, que

también se puede aplicar desde la opción vista, grupo mostrar u ocul-

tar.

Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 56

6 UNIDAD 06 INSERTAR ILUSTRACIONES - GRÁFI-COS SMARTART

La inserción y trabajo de tablas, ilustraciones, gráficos, vìnculos y texto

amerita un trabajo más detenido por lo que estos temas serán tratados

con puntualidad en las unidades siguientes. En éste capítulo se tratará

con exclusividad las ilustraciones.

6.1 Ilustraciones.

Dentro de las ilustraciones Excel presenta opciones para insertar imáge-

nes, formas y Smartart que quizás no sean de mucha aplicabilidad y

requieran mucha profundidad.

6.1.1 Formas

Las formas son muy aplicables en Excel para el diseño de mucha aplica-

ciones de diseño, incluyendo mapas de procesos, mapas mentales y

conceptuales reconociendo que para ello existen programas especializa-

dos como Visio, CmapTools o Freemind respectivamente.

Dentro de las ilustraciones, los

mètodos abreviados son de

igual significaciòn en el

manejo de las formas, cuando

por ejemplo se requiere mover

o duplicar una forma bastará con presionar el apuntador izquierdo del

ratón y para duplicar acompañado de la tecla Ctrl.

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 57 

Cuando se está trabajando con formas, para

seleccionarlas es mejor activar, desde la opcìon

inicio, grupo modificar, la opción seleccionar objetos, entonces, al tratarlos como objetos se

marcará el área donde se encuentran los objetos y

moficarles con el apuntador izquierdo del ratón, de

ser el caso.

6.1.2 SmartArt

Los gráficos Smartart incluyen listas gráficas, diagrama de proceso,

organigramas, diagramas ciclicos, piramidales entre otros, que si bien

tienen un grado importante de aplicación, se mostrará únicamente el

diseño organigramas por tener una mayor aplicación de los usuarios de

Excel.

6.1.2.1 Organigrama

Para elaborar organigramas se utlizará de SmartArt del grupo de opción

jerarquía cualquier de la 7 opciones si guardan relación con las

necesidades de presentación de la información y el tipo de organigrama.

Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 58

En la ficha Insertar picar en SmartArt, de je-rarquía elegir la opción jerarquía y picar en el

botón Aceptar: Lo mismo se puede conseguir

utilizando el método abreviado Alt+B+M.

Insertado el organigrama se modifica la banda de

opciones con diseño y formato;

De la opción Diseño, picar en panel de texto para insertar texto en las

formas más fácil y rapidamente;

Sobre la forma Gerente general Insertar dos formas picando en

agregar forma superior y escribir el texto Junta de accionistas para la

primera forma y Directorio para la segunda;

Para el caso de insertar una forma después de

Gerente comercial, agregar una forma

picando en agregar detrás y digitar el texto

Gerencia técnica. Presionando la tecla Tab

en el texto de cualquier forma, esta disminuye el nivel o con la tecla Re-troceso sube un nivel, lo mismo puede realizarse desde la barra de

herramientas;

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 59 

Para cambiar el diseño del

organigrama utilizar diseño,

estilos y colores para la

siguiente presentación; y

Finalmente, desde formato,

cambiar el tipo de letra y el

relleno de la forma.

Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 60

7 UNIDAD 07. PRESENTACIÓN GRÁFICA Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

Uno de los requerimientos más importantes en la gestión de datos es que

la información se presente de la forma más didáctica posible de manera

que sea utilizada adecuadamente en la toma de decisiones. La presenta-

ción gráfica de los datos permite visualizar objetivamente el comporta-

miento de los datos dentro del complejo de variables incorporadas en la

aplicación en estudio y facilitan la toma de decisiones.

En el diseño de gráficos es importante el criterio del usuario para com-

prender los datos y el análisis e interpretación que se dará a la informa-

ción de la aplicación o caso en estudio, de esta manera, se mostrará una

concepción general para luego utilizar en aplicaciones financieras.

Se trata de mostrar la forma general de trabajar con gráficos, no es posi-

ble trabajar todos los tipos de gráficos, por lo que se utilizará dos de tipo

genérico, con el propósito que su tratamiento se pueda generalizar a

todos los tipos de gráficos.

7.1 GESTIÓN DE GRÁFICOS Y PRESENTACIÓN DE

INFORMACIÓN

Para el trabajo con gráficos

hay varias opciones vincu-

ladas a procedimientos

como por ejemplo desde

tablas dinámicas, sin embargo, la forma común de trabajar con gráficos es

desde la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 61 

Excel presenta varios grupos de tipos de gráficos es del tipo columnas,

lineal, circular, barra, área, dispersión y otros tipos de gráficos, dentro de

cada uno de estos grupos se presentan varios tipos de gráficos relaciona-

dos del grupo.

Para trabajar con gráficos se partirá de la siguiente tabla de datos:

7.1.1 Comportamiento de las ventas - Gráfico de barras

Con la tabla VENDEDORES ASOCIADOS S.A.se realizará un gráfico

de barras para analizar de las ventas de los en enero, febrero, marzo y

del total del trimestre de cada uno de los vendedores para evaluar la efi-

ciencia de cada vendedor y proponer mejoras. Para el análisis se puede

utilizar las columnas de cantidad o precios.

Para presentación de la información gráfica en barras del comportamiento

de las cantidades vendidas por vendedor por producto, marcar el rango

de celdas C4:C12 y con la tecla Ctrl sostenida marcar los rangos

D4:D12; G4:G12; J4:J12 y finalmente, M4:M12. Las columnas marca-

das harán referencia al producto, cantidades vendidas en enero, febrero,

marzo y total de ventas en el trimestre;

Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 62

El gráfico presentado muestra, en el eje horizontal; los productos vendi-

dos y en el eje vertical, una escala de valores estimados por Excel según

los datos de la tabla. Adicionalmente, un grupo de leyendas explicando

sobre las barras de datos presentados en el gráfico con los nombres de

las columnas referenciadas.

Ubicado en el área de gráficos, Excel presenta un grupo de opciones

dentro de herramientas de gráficos para el diseño, presentación y forma-

to. Por defecto, presenta la opción diseño para cambiar el diseño, cam-

biar el tipo de gráfico y cambiar los datos.

Para insertar título al gráfico picar en

la opción presenta-ción/etiquetas/título del gráfico y

de las opciones de la ventana

desplegable al elegir encima del gráfico y escribir Productos Ven-

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 63 

didos por Mes y Trimestre;

Si el apuntador del

mouse se encuentra

dentro en el área de

gráfico se muestra la

barra de herramientas

de gráfico, al picar en la

opción presentación, dentro del grupo de

opciones selección actual se muestra el

objeto que se encuentra

selccionado en el cuadro de lista presentando en la gráfica anterior,

muestra que se ha señalado la serie Cantidad total.

Para realizar

modificaciones,

seleccionar el objeto a

modificar del área del

gráfico, por ejemplo para

modificar el Eje vertical (valor); luego de

seleccionado, picar en

Aplicar formato a la selección y modificar lo

que a juicio del análisis

ayude a la toma de

decisiones, desde la

Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 64

ventana dar formato al eje. Lo mismo se puede realizar selccionando el

objeto y presionar el apuntador derecho del ratón para elegir la opción

para dar formato.

Si se ha seleccionado el rango de celdas de la lista de datos que se grafi-

cará, Excel podrá generarlo automáticamente. Caso contrario, el gráfico

se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los

datos que solicita. Para que la lista de datos sea seleccionado por defec-

to u omisión de activarse la misma ubicándose en una de las celdas de la

mencionada lista.

Sin elegir los datos para el análisis, picar en inser-tar/columna/columna agrupada Excel muestra el área de gráfico sin

información. En la opción Diseño picar en Seleccionar datos y desde

la ventana Seleccionar origende datos ir agregando las serie una por

una de la siguiente manera:

Con la misma información, desde la opción Diseño, cambiar el gráfico al

tipo circular estilo 2, de manera que el gráfico sea el siguiente:

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 65 

7.1.2 Gráfico Gantt - Barra apilada - Cronograma de actividades

En la elaboración de gráficos mucho depende de la necesidad del

usuario, la creatividad, adaptabilidad y asimilación de las bondades

ofrecidas por Excel; es así como, el diagrama de barras puede expresar

un diagrama Gantt básico, únicamente actividades y tiempos sin

especificación de recursos, como se trabajaría en Project .

La opción de gráficos es una herramienta de gran utilidad para la toma de

decisiones por la facilidad que aporta para la interpretación de la

información como para administrar un proyecto: control de recursos

(tiempos de realización de las actividades) y cumplimiento de las tareas y

el proyecto. Es de gran utilidad el diagrama Gantt, el mismo que se puede

diseñar a través de la opción de gráficos de Excel, expresado

inmediatamente partiendo de la siguiente tabla de datos:

Universidad Centr

Dr. Carlos Escob

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Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 70

selección actual picar en la lista categorías en orden inverso y en

la opción número personalizar a que se presente los días y los meses

con el formato dd/mm. De optar por cambiar el color de las barras

elegir de la opción formato de serie de datos, de relleno sólido el color

al gusto;

Marcar eje horizontal (valor) y picar en aplicar formato a la selec-

ción, en opciones del eje fijar la fecha mínima y máxima del proyecto

desde la ventana dar formato al eje. Las fecha deben ingresarse en

números naturales y no en formato de fecha, de la siguiente manera;

Finalmente ,el gráfico se presentará como sigue:

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Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 71 

7.2 PRESENTACION DE INFORMES - ESTILOS DE CELDAS

En este capítulo se enfocará como Excel permite trabajar con las listas o

bases de datos con presentaciones que aportan una visualización y pre-

sentación amigable a un mejor análisis e interpretación de los mismos.

Mucho tiene que ver en el trabajo diario de la oficina para gerentes y ad-

ministradores la forma ágil y oportuna de la gestión de la información en la

toma de decisiones lo que es favorecido con el trabajo eficiente de las

tablas, el formato condicional, las tablas dinámicas y los gráficos dinámi-

cos.

7.2.1 Estilo de celdas

Para aplicar varios formatos en un solo paso y garantizar que las celdas

presentan un formato coherente, se puede utilizar un estilo de celda. Los

estilos de celda se definen como conjuntos definidos de características de

formato ofrecidos por Microsoft Office Excel.

Los varios estilos de celda integrados o personalizadas que se pueden

aplicar o modificar para visualizar celdas cuyos datos cumplen algunas

características puntuales como buena, incorrecta y neutral por ejem-

plo; otros para datos y modelos; título o los encabezados; for-mato de números; estilos de celdas temáticos; y finalmente,

personalizar en algún caso especial. Para aplicar un estilo de celda se

debe seguir los siguientes pasos:

a. Seleccionar la celda o grupo de cel-

das que se requiere asignar un estilo

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Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 73 

Excel proporciona un gran número de estilos de tabla predefinidos que

pueden ser utilizados muy rápidamente y personalizados de manera dife-

rente Acogido cualquier estilo de tabla, este se puede modificar de acuer-

do a las necesidades del usuario como las filas de encabezado y de

totales, la primera y la última columna, y las filas y columnas con bandas.

Para diseñar una lista de datos a tabla, Excel presenta algunas opciones

de uso y diseño de tablas: a) Desde la opción Dar formato como ta-bla/grupo Estilos opción Inicio; b) Desde Tablas del grupo Tablas de

la opción Insertar; y c) Con el método abreviado Ctrl+Q O Alt+B+T

cuyos procedimientos se muestran a continuación:

a. Dar Formato como tablas.- Para convertir un rango de celdas

o lista de datos en tablas desde esta opción

Inicio/Dar formato como tabla, picar en ella y elegir el

diseño o estilo al gusto del

usuario, para lo cual se requie-

re ubicarse previamente dentro

de la tabla o lista a convertir.

Excel considerará por defecto que se trata del rango de datos activo,

caso contrario, escriba el rango de celdas en la casilla de la ventana

dar formato como de tabla que se muestra en la siguiente venta-

na;

b. Tablas.- De no elegir la opción sugerida

anteriormente, elegir la opción tabla de la opción

principal Insertar y determinar los límites de la

tabla si no fue activada o seleccionada cualquier de las celdas de la

Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 74

lista de datos a convertir en tabla. Recordar que si la lista de datos tie-

ne encabezados debe picarse en la casilla La tabla tiene encabe-zados para que Excel reconozca tales características de la lista de

datos.

c. Métodos abreviados.- Otra forma diferente, más rápida y de utili-

zación sugerida es la aplicación de los métodos abreviados Ctrl+Q o

Alt+B+T preferentemente activada la tabla o lista de datos con lo que

se activa de manera inmediata la ventana Crear tabla en la cual

únicamente se confirmará el rango y los encabezados solicitados en la

ventana.

Una vez que la lista de datos tome las características de una tabla. Las

opciones de Excel se incrementa con una más para las Herramientas de tabla opción Diseño con grupos para propiedades, herramientas,

datos externos de la tabla, opciones de estilo de la tabla y estilos de tabla

que son características principales, diferentes al rango de celdas.

El formato y los filtros que automáticamente se crean. Así por ejem-

plo, en el caso presentado en la figura anterior, se puede filtrar por nom-

bre; los nombres que contengan Ana o si de esos registros se requiere

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 75 

que su nota final superen los 65 puntos, Excel devolverá únicamente el

registro 25. La columna que se ha filtrado muestra un icono que expresa

que la información está filtrada.

Si se quiere convertir en rango la tabla y borrar el formato utilizado se

debe borrar desde estilos de la tabla y luego convertir la tabla en rango desde el grupo herramientas, no al contrario porque al convertir la

tabla en rango, la opción Diseño de las Herramientas de tablas se

desactivará.

La opción Diseño contiene algunos grupos de opciones desde propieda-

des de la tabla, herramientas (resumir en tabla dinámica, quitar duplicado

o convertir en rango), para exportar y actualizar y las opciones de estilo

de las tablas.

7.4 FORMATO CONDICIONAL EN LISTA DE DATOS:

La opción Formato condicional aporta eficientemente en la toma de deci-

siones sobre el comportamiento de una variable o campo de estudio ex-

presa en una fila o columna de una lista de datos considerados en su

conjunto. Excel muestra opciones en las que rápidamente se puede cole-

gir como se distribuyen los datos dentro del conjunto de ellos sin que el

usuario haya intervenido con sus cálculos como son: Barra de datos,

escala de colores, y conjunto de iconos; además de resaltar reglas y re-

glas superiores e inferiores.

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Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 76

Para crear, editar, eliminar y mostrar todas las reglas de formato condi-

cional utilizar la opción Formato condicional de la ficha Inicio, gru-po Estilos. Cuando se aplican dos o más reglas la prioridad es en fun-

ción de cómo aparezcan en este cuadro de diálogo. Una regla más alta en

la lista tiene una mayor prioridad que una regla más baja en la lista.

Las nuevas reglas siempre se agregan al principio de la lista y se

puede cambiar el orden de prioridad empleando las flechas Subir y Bajar

del cuadro de diálogo.

El método abreviado para trabajar con formato condicional es Alt+L

de gran utilidad y facilidad, para su aplicación se partirá de la siguiente

aplicación:

Las diferentes opciones del Formato condicional van desde resaltar

reglas de celdas, reglas superiores e inferiores, barra de datos, escala de

colores, conjunto de iconos. La opción de formato condicional presenta

opciones para crear, borrar y administrar reglas.

Resaltar reglas de celdas que in-

cluye: es mayor que…, es menor que…,

entre…, es igual a…, texto que contie-

ne…, una fecha…, duplicar valores…; y

más reglas;

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Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 77 

Reglas superiores e inferiores contienen opciones para caracterizar

las 10 mejores…, 10% mejores…, 10 inferiores…, 10% peores…, por

encima del promedio… y por debajo del promedio.

La barra de datos del formato condicional

muestra las Barra de datos azul, verde, roja,

naranja, azul claro y purpura como se

muestra en la gráfica;

La escala de color combinado

diferentes opciones entre verde, amarillo y

rojo:

El conjunto de iconos con flechas,

banderas, semáforos entre otras opciones de

iconos.

Se puede crear nuevas reglas con las características definidas por el

usuario, para lo cual Excel muestra una ventana para su diseño. Para

borrar el formato condicional de un rango de celdas debe utilizarse la

opción borrar reglas.

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En la aplicación propuesta al inicio formato condicional marcar la fila

de datos del total de ventas M5:M12 y llamar al formato condicional, tres símbolos (en círculo) Excel modificará la presentación de datos e

insertará un icono a la izquierda de los datos luego de haber analizado el

comportamiento de los datos dentro de la serie en su conjunto. Así, los de

color verde tendrán un comportamiento aceptable, de color amarillo más o

menos aceptable y los de color rojo deberá ser revisado su comporta-

miento pues son las ventas más bajas.

Para modificar el formato de condicional aplicando una nueva regla, es

recomendable eliminar el formato anterior, caso contrario, su lectura será

defectuosa.

Los datos así presentados podrán filtrarse u ordenarse. De optar por or-

denar los datos con el método abreviado Alt+O+A orden ascendente,

los datos se ordenarán desde el color verde, amarillo y rojo.

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De filtrarse Excel mostrará una opción para

filtrar por el color como muestra la siguiente

gráfica.

Para borrar los formatos condicionales también se puede utilizar la opción

borrar del grupo de opciones modificar.

7.5 GESTIÓN DE DATOS CON TABLAS DINÁMICAS

Una tabla dinámica de gran utilidad para resumir de un conjunto de datos,

atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla

de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos de

forma dinámica en los cambios de presentación para mejorar la interpre-

tación y análisis de la información.

Una tabla o listas de base de datos en Excel debe comprender como un

conjunto de datos celdas organizados en filas (registros) y colum-nas (campos) conceptualiza desde un gestor de base de datos.

Cada celda es un dato, un fila es un registro de entrada y una columna es

un campo desde la fundamentación de base de datos; por tanto, máximo

una lista con 255 campos y 65.535 registros hasta Excel 2003 y en

el Excel 2007

1'048.576 probables

filas o registros y

16.384 campos o columnas como se puede observar en el cuadro de

nombres al sostener el apuntador en la intersección de la hoja, entre la

primera fila y la primera columna.

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Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 80

Entre las bondades más importantes, en la gestión de aplicaciones

económicos, financieros y estadísticos, que ofrece las Tablas dinámi-cas constituye la flexibilidad, variedad y facilidad de su trabajo

esquematizando la información en filas, columnas y fórmulas, una

puntualización de sus principales ofertas se sitúan en que facilitan:

Ordenar la los registros;

Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio;

Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado;

Crear un resumen de los datos; y,

Aplicar formatos a todos los datos.

7.5.1 Gestión de ventas con tabla dinámica

Para trabajar las tablas dinámicas es necesario identificar una lista de

datos para proponer las soluciones que aportarán el análisis de la infor-

mación, mientras más variedad de datos y campos tenga la lista o tabla

de datos, más interesante se hace la presentación de registros en tabla

dinámica y más variada los requerimientos de presentación de la informa-

ción y análisis.

Los requerimiento de información dependerá en mucho de la cantidad y

calidad de la información, así como de la finalidad que tenga su análisis,

una caracterización de lo expuesto se espera alcanzar desde la aplicación

VENDEDORES ASOCIADOS S.A. donde se presenta las ventas por

fechas, ciudad, producto, cantidad, precio, total, vendedor, forma de pago

un descuento por pronto pago para las ventas al contado; además de 42

registros presentados en filas.

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Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 81 

VENDEDORES ASOCIADOS S.A.REPORTE DE VENTAS

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Para tomar decisiones, con la información anterior, se solicita:

1. Qué ciudad vendió más libros;

2. Cuál es el mejor año de ventas;

3. Cuántas ventas se realizaron, en cada una de las ciudades, en el

segundo semestre del año 2012

4. Qué vendedor vendió más a crédito y cual más al contado

5. Con los datos de la tabla VENDEDORES ASOCIADOS S.A. que

muestre el total de ventas por año y por vendedor.

6. Mayor cantidad vendida por ciudad y por producto

7. Tabla con utilidad marginal del 30% en cada producto

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Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 82

• Qué ciudad vendió más libros..?

Para conocer que ciudad vendió libros de la lista VENDEDORES ASOCIADOS S.A se seguirá los siguientes pasos:

1. Utilizar el método

abreviado

Alt+B+I+T previa-

mente marcada la lis-

ta de datos, reco-

mendable o de lo

contrario, modificar el

rango desde la ven-

tana Crear tabla dinámica, para el presente caso el rango de celdas considerado pa-

ra la tabla dinámica es A4:J4. La activación de la opción Tabla dinámica se puede realizar desde la opciones Insertar. Dentro los

parámetros requeridos en esta ventana está la selección de datos: se-

leccionar un rango o tabla de datos o utilizar una fuente de datos ex-

terna; además parámetros para elegir el lugar donde se ubicará el in-

forme de tabla dinámica:, para el presente caso una hoja nueva;

2. A la hoja nueva cambiarle el nombre de la hoja a

Ciudad, el campo Producto colocar en rotulo de columna, ciudad en rotulo de fila y la can-tidad en ∑ valores. En caso de requerir cambiar

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 83 

la función en ∑ valores, picar en el campo cantidad asignado en esta

casilla y elegir la opción configuración del campo. La tabla se

mostrará en la siguiente figura:

Para cambiar el rotulo de las columnas, picar dentro de la celda y escribir

el texto; para el presente caso escribir Ciudades en la celda A4.

Se puede alternar las ciudades en las filas y los productos en las colum-

nas y viceversa, dependiendo de la comodidad para el análisis de la in-

formación del usuario, para lo cual será suficiente con arrastrar los cam-

pos a las casillas contrapuestas de la ventana lista de campos de la tabla dinámica;

3. Para que la tabla dinámica mues-

tre únicamente, dentro de los pro-

ductos, lo referente a libros, picar

en la columna rotulo de co-lumna y filtrar por LIBROS. La lista dinámica se mostrará la informa-

ción más concreta de donde se puede observar que es Cuenca la

ciudad que vendió más libros 23 libros;

4. Con la tabla dinámica que muestra las ciudades y los libros, marcar

los valores de la columna total general y mirar en la barra de estado

de Excel MAX:23 que es el valor máximo de venta de libros;

• Cuál es el mejor año en ventas..?

Para el análisis del mejor año de ventas se considerará únicamente los

campos fecha y el total de ventas para lo cual se seguirá el siguiente

procedimiento:

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Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 84

1. Crear la tabla dinámica hoja con el método abreviado Alt+B+I+T. y

arrastrar el campo fecha a rotulo de fila y el campo total a ∑ Valo-

res, asignar a la hoja el nombre año;

2. Activar la celda que contiene la

primera fecha de la columna

fecha A4 y utilizar cualquiera

de los métodos expuestos in-

mediatamente: a) con el botón

derecho del mouse elegir la op-

ción agrupar; b) desde el gru-

po de opciones Esquema op-

ción Datos picar en la opción

Agrupar; c) desde el mismo

grupo de Opciones de las

Herramientas de tabla dinámica picar en agrupar selección, o d) aplicar el método abre-

viado Alt+Mayúsc+Flecha derecha de mayor agilidad y facilidad

de uso. Todos estos métodos presentan la ventana agrupar de la que

se elegirá agrupar los datos por años.

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 85 

Una vez elegido el tipo de agrupación se puede colegir a simple vista que

el mejor año en ventas es el 2013 con 1850.3 de ventas.

Para Agrupar por meses, años o días, es necesario resaltar que no es

necesario marcar la columna o fila donde se encuentra el campo de las

fecha. Suficiente con ubicarse en la primera celda.

• Cuántas ventas se realizaron, en cada una de las ciudades, en el segundo semestre del año 2012..?

1. Utilizar el método abreviado ALT+B+T+I para crear la tabla dinámi-

ca, asignarle el nombre de Ventas2012 a la hoja;

2. Arrastrar el campo Ciudad a rotulo de columna, el campo Fecha a

rotulo de fila y Total ventas a ∑ Valores;

3. Ubicarse en la celda A4 del campo Fecha y utilizar el método abre-

viado Alt+Mayúsc+Flecha para activar la ventana Agrupar:

4. En la ventana Agrupar indicar que el comienzo debe ser el

01/07/2012 y terminar el 31/12/2012, además de que se agrupará

por meses.

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Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 86

Al confirmar los parámetros de la opción Agrupar, se puede visualizar en

la fila del total general de la tabla dinámica que los resultados son:

• Qué vendedor vendió más a crédito y cuál más al contado

Para conocer que vendedor vendió más a

crédito y al contado seguir el siguiente

procedimiento:

1. Con el método abreviado ALT+B+T+I

crear la tabla dinámica, asignarle el

nombre de Ventas a la hoja en la que

se incorporará el diseño, arrastrar los

campos: Forma de pago al área rótulo de columna, Vendedor a

rótulo de fila y Total a ∑ Valores;

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 87 

2. Los resultados se visualizan inmediatamente, pero si se requiere pue-

de filtrase la columna por contado o crédito como se conveniente, por

ejemplo:

• Tabla dinámica que muestre el total de ventas por año y vendedor

Para mostrar el total de ventas por Año y Vendedor, utilizar igual pro-

cedimiento que los casos anteriores:

1. Con el método abreviado Alt+B+T+I crear la tabla dinámica al que

se le asignará el nombre de vend-año y arrastrar el campo vende-dor a rotulo de fila, el campo Fecha a rotulo de columna y Total a ∑

Valores. La tabla se mostrará como se ve en la siguiente figura;

2. Activar la celda B4 en la

que se encuentra la pri-

mera fecha y agrupar por

años, quitar de las áreas

el campo Fecha con lo

que el resultado mostrará

los vendedores por años

como se había requerido:

• Mayor cantidad vendida por ciudad y por producto

1. Para obtener la cantidad vendida por ciudad y por producto, crear la

hoja vend-prod-año y con el método abreviado Alt+B+T+I, arras-

Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 88

trar el campo Ciudad al área rotulo de fila, el campo Producto a ro-

tulo de columna y Cantidad a ∑ Valores. La tabla se mostrará como

se ve en la siguiente figura:

2. Modificar la configuración del campo Cantidad para resumir el cam-

po de valor a la función Máx. La tabla se mostrará así:

• Tabla con utilidad marginal del 30% en cada producto.

1. Crear la hoja utilidad con el método abreviado Alt+B+T+I, arrastrar

el campo Fecha a rotulo de fila, y Cantidad, Precio y Total a ∑

Valores;

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 89 

2. Desde Herramientas de la opción de tablas dinámicas opción

Fórmulas diseñar la fórmula Margen utilidad que multiplique el

precio por un treinta por ciento. La tabla presentará la siguiente infor-

mación:

En el diseño de tablas dinámicas Excel muestra dos opciones dentro del

grupo Herramientas de tabla dinámica, una de opciones y otra de dise-ño.

Opciones para configurar la tabla, agrupar, ordenar, gestionar los datos.

Grupo de acciones para borrar y seleccionar la tabla y sus elementos,

herramientas para diseñar gráfico dinámico y utilizar formulas, otras para

mostrar y ocultar los campos.

La de Diseño sobre formato de la tabla dinámica y formas de presenta-

ción.

Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 90

7.5.2 Creación de gráficos dinámicos

Luego de elegir la opción diseño de gráficos dinámicos presentado

dentro de las herramientas de tabla dinámica, grupo

herramientas muestra el gráfico dinámico con varias opciones para

trabajar el gráfico: grupo de opciones para el diseño, presentación,

formato, y análisis de la información presentada. Dentro de diseño

opciones para cambiar el tipo

de gráfico, seleccionar los

datos, cambiar el diseño del

gráfico, el estilo del diseño y

mover el gráfico. En presen-tación el trabajo con

etiquetas como títulos y

leyendas. La de formato opciones que tiene que ver

con la forma y la de análisis en relación con los datos y los campos.

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 91 

8 UNIDAD 08. PRESENTACIÓN DE DATOS: ORDE-NAR Y FILTRAR DATOS, CONSOLIDAR HOJAS, ESQUEMAS Y SUBTOTALES

El trabajo con base de datos tiene opciones de gran utilidad e importancia

en el tratamiento de información contable, financiera y estadística; facilita

la presentación, análisis, agrupación, esquematización de datos, entre

otras de sus bondades, que será tratado con detalle en este capítulo.

Dentro de la opción de datos Excel presenta diferentes tratamientos para

las diferentes opciones de ordenación, filtración, consolidación, esquema

y otras importantes herramientas de gestión de datos, sin descuidar las de

grabación de archivos que hay que tomar muy en cuenta todas de mucha

utilidad y fáciles de aplicar, recalcando la importancia de utilizar los méto-

dos abreviados para facilitar su aplicación en tiempo y calidad de análisis

de la información.

8.1 PRESENTACIÓN DE DATOS ORDENADOS Y FILTRADOS

Dos de las principales opciones utilizadas muy frecuentemente por los

usuarios de Excel en la gestión de volúmenes significativos de datos por

su versatilidad y aporte sin desconocer el soporte de las funciones propias

que aportan significativamente su uso. El trabajo con la opción de datos

amerita un tratamiento profundo que quizás no sea suficiente con las

aplicaciones que se realizarán a continuación, plateándose el reto de

seguir su estudio y profundización.

Universidad Centr

Dr. Carlos Escob

8.1.1 Ord

Ordenar es d

ejemplo los n

ordenar filas

algunos proc

menor a ma

grupo de op

ubicándose e

abreviado A

descendente

De elegir Alt

Excel presen

la ventana

denardiferentes

opciones p

agregar nieliminar nivlos datos ti

ral del Ecuador       

bar Paredes             

denar datos e

de gran utilida

nombres en o

s por colores

cedimientos, e

yor; de mayo

pciones orden

en la columna

Alt+S+A en

e, ilustrado en

t+S+S, ordentará

Or-con

para:

vel, vel, copiar nienen encab

                                   

                                   

en una lista o

d y ayuda en

rden alfabétic

o por iconos

elegiendo de

or a menor o

nar y filtrar.

a que se req

el caso de q

la siguiente ta

en personal

nivel, subir bezados. De

                Facultad d

                                   

tabla de dato

el análisis de

co, los valores

s. Para orde

la banda de

picando en la

La mejor ma

uiere ordenar

que sea asce

abla:

izado ubicad

o bajar el nebajo opciones

de Ciencias Adminis

                                P

os

datos, coloca

s de mayor a m

nar se puede

opciones ord

a opción orde

anera de hac

r y utilizar el

endente o A

do dentro de l

nivel, opcions para selecc

strativas

Pág. No. 92

ando por

menor u

e existir

enar de

enar del

cerlo es

método

lt+S+D

la tabla.

nes y si

cionar la

Universidad Cen

Dr. Carlos Escoba

columna por

campos de l

de ordenació

categoría_pr

ordenación, c

8.2 FILTR

Por sus difer

rio tratar la o

camente com

zados.

8.2.1 Filtr

Los datos d

comprensión

comprensible

la opción p

utilización y

seguirse el s

a. Marcar la

ntral del Ecuador

r Paredes                 

la que se va

a tabla, el cri

ón. Para el pr

oducto.

caso contrario

RAR DATOS

rencias en las

opción de filtra

mo se complej

ro de datos

de una tabla

n, requiriendo

e y claro. Se p

resentada en

aplicabilidad

iguiente proce

a tabla de dato

                                   

a ordenar co

terio de orden

resente caso

o la fila.

S DE UNA TA

aplicaciones

ar los datos co

jiza su aplicac

a requieren

o de Excel

puede aplicar

n la banda d

el uso del mé

edimiento.

os, método ab

Facultad d

                                   

on una lista de

nación Orden

se ordenará

Será de

opciones

distiguirá

minúsculas

ordenación

o de izquie

elegir de

considera l

ABLA DE DA

y por su impo

on mayor deta

ción hasta lleg

se filtrados

un proce

el procedimie

de opciones,

étodo abreviad

reviado Ctrl+M

de Ciencias Admin

                             Pág

esplegable se

ar según y el

por área y lu

gran utilida

para fijar

mayúsculas

y el crie

de arriba hac

erda a derec

arriba hacia

la columna p

ATOS

ortancia será

alle y tratando

gar a los filtro

para su an

edimiento rá

ento formal, e

pero es de

do para lo cu

Mayúsc+Fin;

nistrativas

g. No . 93 

egún los

l criterio

ego por

ad las

si se

s de

erio de

ia abajo

cha. De

a abajo

para su

necesa-

metódi-

os avan-

álisis y

ápido y

eligiendo

e mayor

ual debe

y

Universidad Centr

Dr. Carlos Escob

b. Presionar

abreviado

El mismo mé

presente fig

excluyentes

pueden ser

personalizad

menú desple

datos. Elegid

flecha cambi

elegir el crite

utilizar el mét

ral del Ecuador       

bar Paredes             

r la combinac

o para la opció

étodo abreviad

ura una: lists mutuament

elegidos, pe

o, pero no p

egable con opc

do algún crite

a por:

erio de filtro d

todo abreviad

                                   

                                   

ción de teclas

ón de filtros o

do Alt+S+T de

ta de valorete que const

ero no por a

or ambos. qu

ciones para d

rio de selecci

de búsqueda

o Alt+Flecha

                Facultad d

                                   

s Alt+S+T pa

Clt+Mayúsc+

ebe utilizarse p

Filtrar

signifi

os

carect

como

es, un formtituyen los cr

ambos; por ic

ue al picar so

iseñar el crite

ión diferente a

Para e

filtrar d

picar e

encabe

seleccio

categor

lista.

para el

mostrada en

a abajo.

de Ciencias Adminis

                                P

ara aplicar el

+L.

para quitar los

r datos de un

ca agrupar y

datos por

terísticas esp

se muestra

ato o por criterios de fil

cono o por u

obre ella mue

rio de filtració

a seleccionar

elegir el crit

e cualquier c

n la flecha ad

ezado y

onar todo o c

ría o categoría

Una forma m

legir la venta

la presente fi

strativas

Pág. No. 94

método

s filtros.

na tabla

mostrar

r sus

pecificas

a en la

criterios tro que

un filtro

estra un

n de los

todo la

erio de

olumna,

djunto al

elegir

ualquier

as de la

más fácil

na para

igura es

Universidad Cen

Dr. Carlos Escoba

Filtrado los

observar los

borrar el filtro

encuentra al

o columna,

siguiente ven

8.2.2 Filtrmac

para el caso

la matriz o ta

método abrev

rio decida la

a otro lugar,

rango de crit

pecificación d

anteriorment

8.2.2.1 Fi

Previa definic

aplicación se

a. Sobre la

trabajarán

viado AMayúsc+

ntral del Ecuador

r Paredes                 

datos de tab

atributos del

o picando en e

lado derecho

ante lo cu

ntana despleg

ros avanzadcros

de los filtros

abla de datos

viado Alt+S+Q

acción del filt

considerando

terios y si el c

de que si la c

e.

ltros avanza

ción de la tabeguirá el siguie

tabla, insertar

n, para lo cua

Alt+Barra E+Flecha abajo

                                   

bla se puede

filtro, volver a

el boton de fill

o del nombre d

ual Excel pre

able:

os - Validac

avanzados el

que se desea

Q Excel mostr

tro filtrar la list

o o no registr

criterio es cop

copia será con

ados único cr

bla y el rangente procedim

r tres filas com

l, ubicarse en

Espaciadora,

o dos veces pa

Facultad d

                                   

e ordenar,

a aplicar o

tro que se

del campo

esenta la

ción de dato

l procedimient

a filtra inmedi

rará una venta

ta sin moverle

ros únicos; el

piar, señalar d

n registros ún

riterio

go de criterimiento:

mo previsión p

la celda A1 ymarcará

ara la restante

de Ciencias Admin

                             Pág

os y utilizac

to inicial será

iatamente des

ana para que

e a otro lugar o

l rango de la

donde; ademá

icos. Por lo e

os principalm

para los filtros

y con el métod

una fila;

es filas más;

nistrativas

g. No . 95 

cion de

señalar

spués el

el usua-

o copiar

lista, el

ás la es-

xpuesto

mente su

s que se

do abre-

luego

Universidad Centr

Dr. Carlos Escob

b. Copiar la

título de l

otro filtro

c. Insertar e

Sureste,

d. Insertado

utilizar

Ctrl+May

la tabla

con la c

Alt+S+Q

tana para

de filtrar l

lugar o c

cionar la

de criterio

e. El resulta

tabla con

mostrada

ral del Ecuador       

bar Paredes             

a fila de enca

a columna a f

copiar toda la

el criterio p

mejor copiar

o el criterio

el método

yúsc+Fin, sede preferenc

combinación

Excel mostra

a especificar

a lista sin mov

copia a otro lu

opción corres

os, lugar dond

ado de la cop

los mismos r

a en la siguien

                                   

                                   

abezados en ffiltrar pero por

a fila;

para filtrar

rlo para evitar

de filtro,

abreviado

eleccionar

cia y luego

de teclas

ará la ven-

si se trata

verle a otro

ugar selec-

spondiente; ad

de copiar y si s

ia filtrada, se

egistros pero

te figura:

                Facultad d

                                   

fila 1. Se req

r facilidad par

los datos, en

r errores de di

demás del ran

serán registros

muestra a pa

únicamente lo

de Ciencias Adminis

                                P

quiere únicam

ra cuando se r

n celda A2,

gitación:

ngo de la lista

s únicos

artir de la fila

os del áreas S

strativas

Pág. No. 96

mente el

requiera

el área

a, rango

51, una

Sureste,

Universidad Cen

Dr. Carlos Escoba

En la filtració

deberá tener

lo que se con

8.2.2.2 Fi

Si se requier

mostrar en la

los registros

canalizaciósean mayorelas celdas C2que el rango

Observar que

se adicionan

ntral del Ecuador

r Paredes                 

ón de la inform

rse claro si su

nsiderará al m

ltros avanza

re filtrar la inf

a misma o cop

que cumplan

ón sea según

es que 1000 2 y D2 como

de criterio de

e en la inclusi

n columnas de

                                   

mación se pue

u cumplimiento

momento del fil

ados – Funci

formación sele

piar a otro luga

n la condición

n 1. contacto

dólares el ra

se muestra e

be incluir las c

ón de datos e

e datos y no

Facultad d

                                   

ede utilizar má

o es de inclus

ltro.

ón Y en los

eccionada de

ar, por ejempl

de que en e

o y que sus iango de crite

en la siguiente

celdas C1 y D

en el rango de

filas lo que d

de Ciencias Admin

                             Pág

ás de un crite

sión Y o exclu

criterios

la lista origin

o: de la tabla

el campo estaingresos acrios se espec

e figura, sin de

D1.

e criterios para

deberá observ

nistrativas

g. No . 97 

erio pero

usión O,

nal, para

clientes

ado de ctuales

cífica en

escuidar

a el filtro

varse al

Universidad Centr

Dr. Carlos Escob

señalar el ra

rango de crite

resultado de

8.2.2.3 Fi

Cuando el pr

otra; es deci

la tabla cliecampo catecriterios se e

guiente figura

ral del Ecuador       

bar Paredes             

ngo de criteri

erios se debe

la copia es el

ltros avanza

ropósito es filt

ir cualquiera d

entes los reg

goría_produespecífica en

a:

                                   

                                   

os en la venta

incluir la celd

El

lar

list

cri

D2

Al

pe

rio

de

siguiente:

ados – Funci

rar los datos s

de las dos, po

gistros que cu

ucto sea seg

las celdas B2

                Facultad d

                                   

ana filtro ava del encabez

procedimient

r al anterior:

ta de datos

iterio de filtro

2, utilizar el

t+S+Q filtroecificar la tabl

os $C$1: $D$

e la cual se co

ón O en los

según se cum

or ejemplo: filt

umplan la con

gún carne o

2 y B3 como

de Ciencias Adminis

                                P

vanzado y qu

zado.

to a seguir se

es decir: ma

fuente, ingr

en las celda

método ab

os avanzadola, el rango d

$2 y la celda

opiará los regis

criterios

mpla una condtrar la informa

ndición de qu

marisco el ra

se muestra e

strativas

Pág. No. 98

ue en el

erá simi-

arcar la

resar el

as C2 y

breviado

os, es-

de crite-

a partir

stros. El

dición u ación de

ue en el

ango de

en la si-

Universidad Cen

Dr. Carlos Escoba

partir de la c

siguiente:

En la tabla a

manera exclu

8.2.2.4 Fi

De gran utili

misma opció

las listas y pa

ntral del Ecuador

r Paredes                 

cual se copia

anterior se mo

usiva.

ltros avanza

idad en la ap

ón Datos de E

ara su aplicac

                                   

E

si

la

de

ut

A

es

cr

de

ará los registro

ostrarán regist

ados – Valida

plicación de fi

Excel 2007 de

ción será nece

Facultad d

                                   

l procedimie

imilar al anter

a tabla de dato

e filtro en la

tilizar el

Alt+S+Q filtspecificar la

riterios, desde

el campo $B$

os. El resulta

ros únicos de

ar datos

iltros la valida

e la cual tiene

esario crear un

de Ciencias Admin

                             Pág

ento a segu

rior: es decir:

os, ingresar e

as celdas B2

método ab

tros avantabla, el ra

e la celda d

$1: $B$3 y la

ado de la cop

e carne y mari

ación de dato

e una gran ut

na lista adicio

nistrativas

g. No . 99 

uir será

marcar

l criterio

2 y B3,

breviado

nzados,

ngo de

el título

celda a

ia es el

scos de

os de la

ilización

nal, que

Universidad Centr

Dr. Carlos Escob

no se encuen

la informació

a. Para util

validar e

diseñar la

dación en

tinta seg

que se de

Para el prese

tres tipos de

a la matriz A

caso contrar

deba señalar

preferencia n

b. Ubicar en

hoja clielidaciónficar que

en el crite

el nombr

cluye la

en la cas

GORIA L

ral del Ecuador       

bar Paredes              

ntre en la tab

n.

izar la opció

es convenien

a lista de va

n una hoja di

gún el camp

esee filtrar.

ente caso, de

registros pos

A2:A4 donde

rio no se pod

rse el origen d

no incluir en la

n la celda B2

ntes y picar e

n de datos, e

se trata de un

erio de valida

re de matriz q

lista de cate

silla origen CLa lista se mo

                                   

                                   

la de datos C

ón

te

ali-

s-

po

e la columna csibles de la ho

e se encuentr

rá elegir la lis

de la lista por

a matriz Categ

2 de la

en va-especi-

na lista

ción, y

que in-

egorías

CATE-ostrará así:

                Facultad d

                                   

lientes de la q

categoría_poja VALIDARran las catego

sta desde la

rque se encue

goria la celda

de Ciencias Adminis

                               Pá

que se necesi

producto ma

R y asignar el

orías CATEGhoja clientes

entra en otra h

a del título;

strativas

ág. No. 100

ita filtrar

arcar los

nombre

GORIA,

cuando

hoja. De

Universidad Cen

Dr. Carlos Escoba

Las listas fac

celda de crit

do en la lista

celda B2 pa

seguirse el

miento: 1) m

datos, 2) u

abreviado Alla ventana

definir el ran

go de criterio

de incluir en

El resultado d

8.2.2.5 Fi

co

La aplicación

incorpora el u

a. Para apl

macro, a

lista esta

ntral del Ecuador

r Paredes                 

cilitarán modifi

erio de filtro p

de validación

ara lo cual h

siguiente pro

marcar la mat

utilizar el m

t+S+Q para a

Filtro avanza

ngo de la lista

os y la zona a

el rango el en

de la aplicació

ltros avanza

omando

n de la opción

uso de macro

licar el proce

al caso cliente

ado de cana

                                   

icar la

pican-

n de la

ha de

ocedi-

riz de

método

activar

ado y

a, ran-

a donde copia

ncabezado de

ón del filtro an

ados – Valida

validar datos

lo que ejemp

edimiento co

es adicionar l

alización en l

Facultad d

                                   

ar principalme

la columna de

terior se mues

ar datos – m

s toma mayor

larizará enseg

on

a

la

de Ciencias Admin

                             Pág

ente. No desc

el criterio de fi

stra en la figur

macros - boto

relevancia cua

guida:

nistrativas

g. No . 101 

cuidarse

iltro.

ra:

ones de

ando se

Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 102

hoja VALIDAR con los registros únicos de la columna del mismo

nombre, como muestra la siguiente figura, para lo cual debería seña-

larse la columna estado de la canalización con el método abreviado

Ctrl+Mayúsc+Flecha abajo y Ctrl+C para copiar los registros, cam-

biarse a la hoja VALIDAR y ubicado en la celda B1 Ctrl+V para pe-

gar: Copiado los registros eliminar los registros duplicados con la op-

ción Quitar duplicados;

b. Asignar, al rango de celdas que incluye las categorías y los estados de

canalización los nombre Categoría y CANALIZACION respectiva-

mente;

c. Regresar a la hoja clientes; en las celdas B2 validar los datos en una

lista que incorpore los datos de la matriz Categoria y en la celda C3 con los datos de la matriz Canalización;

d. Picar en cada una de las listas anteriores para elegir de Carne Carne

y de Canalizacion 2- Investigación como muestra la siguiente

gráfica:

e. Activar la opción Programador desde el botón Opciones de Ex-cel que se encuentra en el botón Office;

f. Desde la opción Programador, picar en Grabar macro del grupo

Código. Inmediatamente, Excel mostrará la ventana para asignar el

nombre y el método abreviado para la macro; asignarle como nombre:

INCLUSION;

g. Repetir el procedimiento para filtrar según el criterio de filtro expresado en el

Universidad Cen

Dr. Carlos Escoba

literal d,.

ratón en l

El código de

grupo código

guientes inst

Sub INCLUSIO

Range("A7:I

"B1:C2"),

End Sub

El seudoc

marcar e

lista a filtr

rio desde

(A51:I51”

la subruti

h. Grabada

de la mis

nar la m

Inclusión

Al ejecutar

ntral del Ecuador

r Paredes                 

Al finalizar g

la opción dete

e la macro pa

o, opción Visu

rucciones:

ON()

I49").Advanced

CopyToRange

código de la m

l rango de ce

rar utilizar filtr

e la celda (“B

”) siendo que

ina.

la macro, ins

ma opción pro

macro Inclusn como se mu

la macro

                                   

grabar la mac

ener grabac

ra INCLUSIOual Basic o de

Filter Action:=xl

:=Range("A51:I

macro INCLUS

eldas (A7:I49)

ros avanzado

B1:C2”) y cop

los registros

ertar un botóogramador, e

ión y modifi

uestra en la grá

Excel mo

Facultad d

                                   

cro pulsando c

ción:

ON se puede

esde macro la

lFilterCopy, Crit

51"), Unique:=T

SION expresa

) que constitu

y señalar el r

piar en el ran

únicos sean

ón(control dn un espacio

car el texto

áfica;

ostrará el s

de Ciencias Admin

                             Pág

con el apunta

leer desde e

a que muestra

teriaRange:=Ra

True

a que luego de

uye la matriz o

rango de crite

ngo de celdas

únicos. Fin de

de formularilibre de la hoj

del botón a

siguiente re

nistrativas

g. No . 103 

ador del

l mismo

a las si-

ange( _

e

o

e-

s

e

io) des-

ja, asig-

a Filtro

sultado:

Universidad Centr

Dr. Carlos Escob

La ventaja d

mizar el trab

validación y

por ejemplo,

tado será el s

Para comple

para cuando

miento será e

a. Extender

el criterio

b. Picar en

realizar la

llamará E

el proced

tabla por

jando la m

tro (sin o

cabezado

copiará lo

c. Diseñar e

car el tex

muestra a

ral del Ecuador       

bar Paredes              

e utilizar macbajo en repet

ejecutando nu

cambiar carn

siguiente:

etar la ilustrac

o de cumpla u

el siguiente:

las celdas de

de filtro a ma

grabar maca nueva macro

Exclusion y c

dimiento para

r marisco y cmatriz, el crite

lvidar la celda

o), y el lugar d

os registros filt

el botón Filtro

xto del botón

así:

                                   

                                   

cro, validacticiones frecue

uevamente el

ne en lugar de

ción anterior, s

una condición

e validación a

arisco y carne

cro para

o que se

continuar

filtrar la

carne fi-

rio de fil-

a del en-

donde se

trados;

o Exclusión, a

a Filtro exclu

                Facultad d

                                   

ción y filtrosentes cambia

botón que co

e mariscos en

se aplicará in

n O la otra c

las celdas $Be respectivam

asignar la mac

usión de man

de Ciencias Adminis

                               Pá

s juntos perm

ando los regis

ontiene la ma

la celda B2, e

nmediatamente

condición. El p

B$2:$B$3 y m

ente;

cro Exclusión

nera que el b

strativas

ág. No. 104

mite opti-

stros de

acro. Así

el resul-

e, filtros

procedi-

modificar

n modifi-

botón se

Universidad Cen

Dr. Carlos Escoba

Sub EXCLUSI

Range("C12

Range("A7:I

"B1:B3"), Copy

End Sub

El código de

go de celdas

avanzado y s

en el rango

únicos. Fin d

El resultado d

ntral del Ecuador

r Paredes                 

ON()

2").Select

I49").Advanced

yToRange:=Ran

la macro EXCs (A7:I49) que

señalar el ran

de celdas (A

e la subrutina

del registro filt

                                   

Filter Action:=

nge("A51:I51"),

CLUSION ex

e constituye la

go de criterio

A51:I51”) sien

a.

trado será el s

Facultad d

                                   

=xlFilterCopy,

Unique:=True

xpresa que lue

a matriz o lista

desde la celd

ndo que los r

siguiente:

de Ciencias Admin

                             Pág

CriteriaRange:

ego de marca

a a filtrar utiliza

da (“B1:B3”) registros único

nistrativas

g. No . 105 

:=Range(

r el ran-

ar filtros

y copiar

os sean

Universidad Centr

Dr. Carlos Escob

No descuida

opción habilExcel habil

8.2.2.6 Fi

En el caso d

a botones ejemplo, un

mismas mac

procedimient

a. Insertar p

de acción

DATOS;

b. Picar en

botón de

cuadro de

c. Asignar

Exclusio

d. Picar en

filtración d

ral del Ecuador       

bar Paredes              

r que en seglitar todas lalitado para m

ltros avanza

de las aplicaci

de comanbotón de o

cros asignada

to:

previamente u

n dentro de es

; insertar y e

opciones y d

e grupo dos bo

Filtro a Filtroon;

cualquiera de

de datos se ej

                                   

                                   

uridad de mas macros y

macros.

ados – Macro

ones anteriore

do, lo mismo

opción, a los

as utilizadas,

n cuadro deste cuadro. Mo

elegir la opc

dibujar dentro

otones;

o 1 la macro

e los botones

jecutará.

                Facultad d

                                   

macros se en

y el archivo se

os/botones d

es se utilizó la

o se puede

s cuales se le

como se mue

e grupo para

odificar su text

ción

del

o Inclusion y

s de acción y

de Ciencias Adminis

                               Pá

ncuentre habi

ea grabado Li

de acción

as macros as

hacer utilizan

es puede asig

estra en el s

a agrupar los

to con FILTR

a Filtro 2 la

las instruccio

strativas

ág. No. 106

litada la

bro de

ignadas

ndo, por

gnar las

iguiente

botones

ROS DE

a macro

ones de

Universidad Cen

Dr. Carlos Escoba

8.2.2.7 Fi

En la filtració

jo, para dem

ejercicio má

partirá de un

a. A partir d

esta hoja

b. En la hoj

nombre DCARGO

c. El la hoja

con el ra

ntral del Ecuador

r Paredes                 

ltros avanza

ón de datos pu

mostrar su ap

ás corto que p

a matriz más

de la hoja Datlos encabeza

a Datos_filtDEPARTAM

O y a La matriz

a Filtros en l

ngo de datos

                                   

ados – utiliza

uede utilizarse

plicación se a

permita la visu

pequeña mos

tos_filtro dis

ados de colum

ro marcar la

ENTO; al ra

z de datos asig

as celdas F2

DEPARTAM

Facultad d

                                   

ación de com

e comodines p

aplicará algun

ualizar la didá

strada en la sig

señar otra hoja

mna;

matriz de celd

ango de celda

gnarle el nomb

y F3 configur

MENTO y se

de Ciencias Admin

                             Pág

modines

para facilitar s

nas variantes

ctica del proc

guiente gráfica

a Filtros y co

das F5:F19 y

as G5:G19 el

bre TABLA;

rar la lista vin

eleccionar en

nistrativas

g. No . 107 

su traba-

con un

ceso. Se

a:

opiar en

asignar

nombre

culando

la celda

Universidad Centr

Dr. Carlos Escob

F2 el dep

TESORE

d. En la hoj

ntro de es

e. Asignar a

Sub FILTRRange("TA "A1:HEnd Sub Sub FILTR Range("TA "A1:H3"),End Sub

En el primer

Filtro1 filtra

el campo A

pertenezcan

En el segund

cro FILTRO

ral del Ecuador       

bar Paredes              

partamento de

ERIA, en la ce

ja Datos_filtse cuadro dos

a cada uno de

RO1() ABLA").AdvanceH2"), CopyToRa

RO2() TABLA").AdvancedF, CopyToRange:=R

caso, con el

ndo a partir d

SEGURADO

a CONTABIL

do caso, con e

O2 filtrando a p

                                   

                                   

e CONTABILelda E2 escrib

tro insertar u

s botones de o

los botones d

edFilter Action:=ange:=Range("A

Filter Action:=xlFilterCRange("A4:H4"), Un

botón de opci

el rango A4:H

O sea SI Y e

LIDAD como s

el botón de op

partir del rang

                Facultad d

                                   

LIDAD y en la

bir SI para el d

n cuadro de g

opción de la si

de acción, las

=xlFilterCopy, CA4:H4"), Unique

Copy, CriteriaRangeique:=False

ión Filtro 1 s

H4 los registro

en el campo

se muestra en

pción Filtro 2

go A4:H4 los r

de Ciencias Adminis

                               Pá

a F3 el depart

dato de asegu

grupo incluye

iguiente mane

siguientes ma

CriteriaRange:=R:=False

e:=Range( _

se ejecutará la

os cuyos regis

DEPARTAM

la siguiente g

2 se ejecutará

registros cuyo

strativas

ág. No. 108

tamento

urado;

ndo de-

era:

acros:

Range( _

a macro

stros, en

MENTO

gráfica:

á la ma-

os regis-

Universidad Cen

Dr. Carlos Escoba

tros, en el ca

al departame

En la opción

además de la

sea: que el c

res, para lo c

solo carácter

No sería nec

rango de cri

para el prime

tabla:

ntral del Ecuador

r Paredes                 

ampo DEPAR

ento FINANCI

de filtros, los

as condicione

campo nombre

cual deberá a

r, el comodín a

cesario modif

terios incluye

er filtro será

                                   

RTAMENTO

ERO como se

comodines s

es anteriores e

e por la letra

acompañarse

a utilizarse es

ficar la macro

la celda A1,

registros vaci

Facultad d

                                   

pertenezcan

e muestra en l

son de gran ut

en el campo N

J sin importa

por el asteris

?.

os FILTRO1 , El resultado

os y para el

de Ciencias Admin

                             Pág

a CONTABIL

a siguiente gr

tilidad, si por e

NOMBRE la co

ar el resto de c

co, de tratars

y FILTRO2o de la copia

segundo la s

nistrativas

g. No . 109 

IDAD O

ráfica:

ejemplo;

ondición

caracte-

e de un

2 por el

filtrada,

iguiente

Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 110

8.3 PRESENTACIÓN DE DATOS - ESQUEMAS

Un esquema se define como un resumen preciso que refleja la infor-

mación más relevante, esquematizada o trascendente para la toma de

decisiones empresariales para lo cual debe observarse que los datos

sean apropiados para este propósito, es decir; estructuraos por niveles

Para la creación de Esquemas se puede utilizar dos procedimientos: Au-to esquema y agrupar. En el primer caso Excel 2007 realiza el es-

quema automáticamente, disminuyendo la participación del usuario; y la

segunda, es el usuario decide los criterios de agrupación.

8.3.1 Creación automática de esquemas

El mejor procedimiento es apoyarse en Excel 2007 para que lo realice

automáticamente, para lo cual deberá picarse en Autoesquema de la

opción Agrupar del grupo esquema ubicada dentro de la opción gene-

ral datos porque tarda menos tiempo que agrupándole manualmente,

especialmente cuando lo que se trata es de agrupar toda la tabla con sus

columnas y filas.

Las filas sumarias deben estar por encima o por debajo de los datos,

nunca entremezclados. Las columnas sumarias deben estar a la dere-

cha o a la izquierda de los datos, nunca entremezclados para que Excel

2007 reconozca con facilidad cuales son las celdas resultantes.

Universidad Cen

Dr. Carlos Escoba

La aplicación

de la tabla Vsiguiente figu

Se puede ha

do los subtot

ventas de en

de las venta

semestre TSTOTAL DE

Mét

El método m

dentro de la

Excel 2007 m

siguiente grá

ntral del Ecuador

r Paredes                 

n de los esque

VENDEDORura:

acer un esque

tales trimestra

nero, febrero

as abril, mayo

SEM y a nivel

MATERIAL

todo abreviado

más rápido y

tabla de dato

mostrará la lis

áfica:

                                   

emas se pued

RES ASOCIA

ema tanto de f

ales por vende

y marzo por

o y junio por

de filas los TES y el TOTA

o para aplicar

eficaz para a

os y utilizar e

ta de datos en

Facultad d

                                   

de visualizar c

ADOS S.A. q

filas como de

edor en TRIMvendedor); en

vendedor), fi

OTAL LIBRAL GENERA

autoesquema

aplicar auto e

el método abr

n esquema co

de Ciencias Admin

                             Pág

con claridad pa

que se muest

columnas. Or

M1 (subtotale

n TRIM2 (su

nalmente el t

ROS y REVISAL.

a

esquema es u

reviado Ctrl+8

omo se muest

nistrativas

g. No . 111 

artiendo

tra en la

rganiza-

s de las

btotales

total del

STAS el

ubicarse

8 con lo

tra en la

Universidad Centr

Dr. Carlos Escob

La tabla ha s

los niveles de

que muestra

picar en 1, la

al picar en 2

total de vent

toda la desco

Respecto de

total general.

de materiales

Utili

Picar la opc

menú Agrup

ral del Ecuador       

bar Paredes              

sido modificad

e la columnas

a que la tabla

a tabla se redu

, el total por t

tas mensuales

omposición de

e las filas. Al

. Al picar en 2s. Al picar en 3

zando opción

ión Autoesqpar que se en

                                   

                                   

da de manera

s que han sido

a se encuentr

ucirá a mostra

rimestre y el t

s, trimestrales

e la tabla.

picar en 1, la

2, el total gene

3 todos los re

autoesquema

quema del g

ncuentra en la

                Facultad d

                                   

a que en parte

o agrupadas, a

ra agrupada e

ar únicamente

total del seme

s y semestrale

a tabla se co

eral, total libro

gistros de la t

a

rupo de opcio

pestaña Dat

de Ciencias Adminis

                               Pá

e superior se

además de los

en cuatro gru

el total del se

estre; al picar

es; al picar en

mprime y mu

os y revistas y

tabla.

ones esquemos automática

strativas

ág. No. 112

grafican

s iconos

upos. Al

emestre;

en 3, el

n cuatro

uestra el

y el total

ma, del

amente,

Universidad Cen

Dr. Carlos Escoba

Excel 2007 g

anterior.

Para compri

símbolos - y

4..

decir; filas y

borrar esqu

8.3.2 Cre

Antes de util

tes: marcar d

TRIMESTRE

DO SEMES

MESTRE. Lpara agrupa

agrupar Matneral.

8.3.3 Elim

ntral del Ecuador

r Paredes                 

genera los niv

mir y expand

+ de cada niv

y columnas. D

uema del gru

ación individ

izar la opción

desde la coluE; desde la c

STRE; desde

Lo mismo con

r Libros y Reriales; y de

minacion de e

                                   

veles del esqu

dir el esquem

vel o picar en e

De requerirse

upo de opcione

dual de esque

agrupar/agumna D has

columna N h

la columnalas filas: marc

Revistas; m

esde la 3 hast

esquemas

Facultad d

                                   

uema como se

a sólo hay q

el botón que s

Para

mas s

grupo

opción

desagreque

par p

eliminar todo

es desagrup

emas

grupar en tod

ta la L para

hasta la V se

D hasta la

car desde la fi

arcar desde

ta la 15 para

de Ciencias Admin

                             Pág

e mostró en la

que hacer clic

señala el nivel

eliminar los

se puede util

esqueman desaggrupar cua

rimiento es d

parte por pa

o el esquema

par.

dos los casos

agrupar el P

agrupar el S

V se agrupar

la 3 hasta la f

la 13 hasta

agrupar el to

nistrativas

g. No . 113 

a gráfica

c en los

l 1, 2, 3,

esque-

izar del

de la

grupar, ando el

desagru-

arte, es

a utilizar

siguien-

RIMER

EGUN-

r el SE-

fila 12 y

la 15 y

otal ge-

Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 114

Para la eliminación de esquemas utilizar la opción desagrupar del grupo

esquemas. Al picar, muestra dos opciones: una para desagrupar filas

y columnas respectivamente; y, otra para borrar esquema que quitará

todo el esquema de la lista. Es conveniente reflexionar que CTRL+8 por

segunda vez, no elimina los esquemas de la configuración de la tabla sino

únicamente no se visualiza los esquemas

8.4 PRESENTACIÓN DE INFORMES CON SUBTOTALES

Para trabajar con subtotales. Partir de la misma tabla de datos VENDE-DORES ASOCIADOS S.A. eliminada las filas de subtotales de libros y

revistas, además de la de materiales, de manera que la tabla muestra la

siguiente figura:

Conviene ordenar previamente la tabla, para el presente caso, por vende-

dor y luego por producto, luego:

Es conveniente marcar previamente la lista que se solicita aplicar subtota-

les; luego de los cual, picar en la opción subtotal del grupo esquema de datos o mejor todavía utilizar el método abreviado ALT+B. Excel

2007 solicita especificar para cada cambio en: se utilizará los subtotales;

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 115 

la función que se ha de aplicar y cuan-

do se han de agregar los subtotales en

la siguiente ventana:

Para la presente aplicación, los subtota-

les se aplicarán para que en cada cam-

bio en VENDEDOR se utilice la función

suma agregando los subtotales por

trimestre TRIM1 y TRIM2 y semestre

TSEM. El informe solicitado se muestra

en la siguiente figura:

El informe de subtotales se puede expandir o contraer la información,

para lo cual se debe picar en los (–) o (+) para cada grupo subtotalizado,

conforme aporte a su análisis. Lo mismo se puede realizar aplicando

mostrar detalle y ocultar detalle que se muestra en el grupo esque-

ma, mientras se esté utilizando informe de subtotales. Su realización

depende de la ubicación del cursor dentro de la tabla.

Universidad Centr

Dr. Carlos Escob

Utilizando los

hoja expandsea el nivel s

Para quitar l

misma venta

se elimine el

8.5 HER

8.5.1 Vali

lidados que d

evitar el ingre

ral del Ecuador       

bar Paredes              

s niveles que

de o contraesolicitado 1,2,

os subtotales

ana de subtota

informe de su

RAMIENTAS

idación de da

dificultarán la

eso de datos n

                                   

                                   

se presenta e

e toda la lis3…

, marcar prev

ales picar en

ubtotales solic

S DE DATOS

atos

comprensión

no validos en

                Facultad d

                                   

en la parte su

ta, y muestra

viamente el ra

el botón Quicitado.

S - VALIDAR

La opc

datos

cia pa

so de

lista y

y análisis de

una celda det

de Ciencias Adminis

                               Pá

perior izquierd

la informació

ango y a travé

itar todos p

R Y CONSOL

ción de valida

es de gran im

ara controlar e

datos a la

evitar registro

e la informació

terminada Exc

strativas

ág. No. 116

da de la

n según

és de la

ara que

LIDAR

ación de

mportan-

el ingre-

tabla o

os inva-

ón. Para

cel 2007

Universidad Cen

Dr. Carlos Escoba

presenta tres

lo los datomiento de es

válidos.

Utilizando la

y subtotales

lizar como ob

no válidos, c

datos. Para

a. Para efe

ventas de

ta VENDCIADOSrango de

utilizar el

ALT+S+

ventana v

especifica

números

ntral del Ecuador

r Paredes                 

s opciones: Vaos no validoste tema se in

misma tabla Vla aplicación d

bjetivo final el

consciente de

lo cual se ha

cto de analiz

el semestre de

DEDORES S S.A. marc

e celdas X4:Xl método abr

V+V para, de

validación de

ar el criterio

enteros mayo

                                   

alidación deos y borrar cniciará desde

VENDEDORde validar dato

interés de rod que su traba

seguir el sigu

zar las

e la lis-

ASO-car el

X14 y

reviado

esde la

e datos

de validación

ores que 500

Facultad d

                                   

e datos, rodcírculos de vrodear con un

RES S.A. utili

os será intera

dear con unajo depende d

uiente procedim

n. Validar las

en el total de

de Ciencias Admin

                             Pág

dear con unvalidación.

n círculo los d

izada para es

activa, es deci

n círculo losde la opción vmiento:

s ventas perm

ventas semes

nistrativas

g. No . 117 

n círcu-El trata-

datos no

quemas

r; visua-

s datos

validar

mitiendo

strales;

Universidad Centr

Dr. Carlos Escob

b. Inmediata

datos ntrará la lis

lidación e

En el caso a

ducto de la a

datos desde

ventas que n

Para impedir

la columna C

a. Para la c

ingresará

didas, m

partir de

los datos

validar da

criterio de

te valores

cero;

ral del Ecuador       

bar Paredes              

amente despu

o validos q

sta VENDEDes el teclado

anterior, los da

aplicación de

el teclado, ú

no cumplan co

r el ingreso de

C donde se ing

columna D, d

án las cantidad

marcar la col

donde se ing

s y solicitar la

atos para exp

e que sean ún

s enteros supe

                                   

                                   

ués, solicitar

ue no super

DOR ASOCIA

atos han sido

una fórmula;

nicamente se

on el criterio ex

e datos en una

gresará la can

donde se

des ven-

umna a

gresarán

ventana

presar el

nicamen-

eriores a

                Facultad d

                                   

rodear coren el valor

ADOS S.A. c

ingresado pre

no podrá imp

e puede marc

xpuesto.

a celda se uti

ntidad;

de Ciencias Adminis

                               Pá

on un círcu de 500. Exc

con el atributo

eviamente y s

pedirse el ing

car con un cír

lizará la colum

strativas

ág. No. 118

ulo los cel mos-

o de va-

son pro-

greso de

rculo las

mna D y

Universidad Cen

Dr. Carlos Escoba

b. Desde la

de validaingresar

alerta sob

lidos en e

desde la

ficha. El

trará inm

pués de

o simplem

c. Desde la

se mostra

en las ce

te se mos

Tomar en co

tará el ingres

en cancelar

ción de la va

Validar datos

ta evitar la e

tricción que

usuario, caso

tud del texto)

ntral del Ecuador

r Paredes                 

a misma ven

ación de dael mensaje

bre los valore

el ingreso de d

a misma ven

mensaje se

mediatamente

un ingreso fa

mente, cuando

misma venta

ará cuando se

lda que incluy

strará en la sig

onsideración lo

so inválido; de

no es válido e

lidación.

s es una opció

entrada de dat

asegurará la

o de fechas, v

), fecha, hora

                                   

ntana

atos,

que

s va-

datos

tana,

mos-

des-

allido,

o se active cua

ana ingresar e

e confirme el i

ye la validación

guiente ventan

os botones a

e ser No edita

el ingreso y de

ón de datos de

tos no validos

idoneidad de

valores, carac

lista o person

Facultad d

                                   

alquiera de es

el mensaje de

ingreso, con E

n. Configurado

na:

seleccionar. D

a nuevamente

e solicitar ayu

e mucha utilid

s en una hoja

la informació

cterísticas del

alizar el reque

de Ciencias Admin

                             Pág

sas celdas;

e error, el mis

Enter, de la c

o el texto de e

De picar en Se la celda; de

uda dará una

ad cuando se

a de Excel 20

ón considerad

texto (entero

erimiento.

nistrativas

g. No . 119 

smo que

cantidad

error es-

SI, acep-

hacerlo

explica-

necesi-

07, res-

o por el

o longi-

Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 120

La opción validación tiene tres pestañas a elegir (configuración, mensaje

de entrada mensaje de error, habilitada por omisión configuración para

validar inicialmente lo que se considere necesario, para una aplicación

más amplia de utilizará la aplicación Una Su demostración se mostrará

con la siguiente aplicación:

Para deshacer la validación de datos presionar en el botón borrar todos

de la ventana validación de datos.

En la aplicación anterior se validan, que las fechas que se ingresen sean

superiores al 15/05/1961 y no superen el 15/05/1970. El procedimiento

es el siguiente:

a. Marcar las celdas D5:D18

columna de fechas de la fi-

gura anterior;

b. Elegir la opción validación

de datos, y de configuración

elegir fechas digitar fecha

inicial y fecha final;

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 121 

c. Digitalizar el mensaje de validación y el de error requerido;

d. Luego de aceptado, como los datos ya se encuentran, no será posible

impedir su ingreso, pero se puede solicitar que se señalen los datos

que no cumplan con esas condicione;

Para desmarca utilizar la opción borrar círculos de valida-

ción, para lo cual es necesario haber marcado previamente

el rango de celdas que se incluyen en la validación;

Si la validación fuese desde una lista, se diseñará una lista

adicional a partir de la cual se validará los datos de la

columna ASEGURADO. La lista a considerar será

F1:F2, así los datos la columna ASEGURADO así únicamente podrán

ser SI o NO, como se muestra en la siguiente figura.

8.6 CONSOLIDAR HOJAS DE DATOS

La opción consolidar es de gran utilidad para unir tablas de igual

estructura de datos aunque difieran en valores sus registros. De gran

utilidad en información de la que se requiere sumar, promediar, contar,

obtener estadísticas u otras funciones útiles en la consolidación.

Universidad Centr

Dr. Carlos Escob

PRO

1. Identificar

2. Picar en

ventana c

3. Marcar lo

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Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 123 

Para consolidar, es de gran utilidad asignar nombres a los rangos de

celdas, para el presente caso la primera matriz TRIMESTRE_UNO y para

la segunda TRIMESTRE_DOS; una vez asignado los nombres elegir la

opción consolidar y para agregar las referencias picar en la opción fórmu-

las para desde la lista desplegable insertar las referencias de nombres

asignados anteriormente.

9 UNIDAD 09. GESTIONAR DATOS EXTERNOS DE EXCEL

En muchas ocasiones se tiene la necesidad de trabajar en Excel con

datos procedentes de otras aplicaciones. Hay dos alternativas:

- Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de

tiempo que ello implica más el riesgo de introducir erróneamente los datos

al introducirlos manualmente.

- Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar

datos.

Para importar datos externos a Excel disponemos básicamente de

dos opciones:

- Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la

aplicación externa y pegarlos en una hoja de Excel.

- Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamen-

te del formato Excel.

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Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 124

La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser más

laboriosa y tediosa.

La segunda opción es más rápida, pero pueden surgir problemas de com-

patibilidad dependiendo del formato del archivo a importar.

Además de esto, al importar datos de una aplicación externa debemos

tener en cuenta que pueden surgir los siguientes fallos:

- Algunas de las fórmulas no ajustan correctamente.

- El formato no se ajusta al original.

- Las fórmulas y funciones que no entiende no las copia.

Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una

importación y después comprobar si todo ha salido correctamente. A no

ser que la cantidad de datos no sea demasiado extensa.

9.1 ASISTENTE PARA IMPORTAR TEXTO

Cuando decimos archivos de texto nos estamos refiriendo a archivos que

no tienen formato, los conocidos como archivos de texto plano (AS-

CII); los archivos de texto con formato como los de Word (.doc) o los (.rtf)

tienen otra forma de importarse a Excel que veremos más adelante.

Pero para importar archivos de texto con el asistente se puede hacer de

dos formas distintas:

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Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 125 

- Acceder a la pestaña Datos y seleccionar uno de los tipos de orígenes

de datos de esta sección.

- O acceder mediante el Botón Offi-ce - Abrir y donde pone Tipo de datos seleccionar Todos los archivos (*.*). En ambos casos se sigue el mismo procedimiento.

Aparece un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo a importar. Una

vez seleccionado el archivo de texto aparecen una serie de tres pantallas

correspondientes al asistente para importar texto. En la ventana del Asis-

tente para importar texto -Paso 1 , aparecen varias opciones:

• Indicar si el texto importado tiene los Campos delimitados o

no para que Excel sepa dónde empieza un campo y dónde aca-

ba;

• Indicar a partir de qué fila se requiere importar por si se

quiere descartar títulos, por ejemplo;

• Decidir el Origen del archivo; y

• Si todos los datos son correctos pulsar sobre Siguiente >.

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Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 126

10 UNIDAD 10. GESTIÓN DE FORMULAS, NOMBRES DE CELDAS, FUNCIONES y AUDITORIA DE FÓRMULAS

10.1 LAS FÒRMULAS EN LA GESTIÓN DE DATOS

Es demasiado amplio el tratamiento de las fórmulas y funciones utilizadas

en Excel lo que depende de cómo, dónde y cuándo utilizar una función

adecuadamente en un entorno financiero, se hará un esfuerzo para una

aplicación relevante de las funciones de cada categorías en la gestión de

datos en la gestión empresarial que sea pertinente,oportuna y didactica

presentadas.

En la introducción de fórmulas y funciones hay que diferenciar oportuna-

mente que las funciones son aquellas fórmulas diseñadas por Excel y que

tiene una aplicación puntual a como fue diseñada, donde se exprese con

claridad los argumentos que contengan la función; sin embargo de que

también lo puede diseñar el usuario que pueden incorporarse a las de

Excel. En definitiva las funciones son fórmulas que tienen el propósito de

una aplicación general y se encuentra debidamente verificado su proceso

lógico.

10.2 GESTIÓN DE FÓRMULAS: SIGNOS DE COMPARACIÓN,

OPERACIÓN Y AGRUPACION

Es de mucha importancia tener claro el uso de los signos, su naturaleza,

propiedad e instancias de aplicación que requiere ser reflexionado y dife-

renciado su trabajo.

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Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 127 

10.2.1 Signos de comparación y operación

En el uso de fórmulas, diseñadas por el usuario, debe diferenciarse los

signos de comparación y operación. Entre los signos de operación re-

conocer la diferencia de aplicación de los aritméticos, de texto y de

agrupación; en la aplicación de los signos de operación aritméticos es

de gran importancia observar el nivel jerárquico de los mismos.

SIGNOS DE COMPARACIÓN

Los signos de comparación utilizados que al compar dos valores

producen un valor lógico son: Igual =; Mayor que >; Menor que <; Mayor

o igual que >=; Menor o igual que <=; No igual a o diferente <>.

Los signos de comparación son muy utilizados en funciones o procesos

que requieren control o en actividades que involucra toma de decisiones

cuando se está aplicando alguna aplicación financiera y depende de

habilidad del usuario su eficiente utilización. Por lo general son aplicados

en funciones lógica simples y concatendas.

SIGNOS DE OPERACIÓN

Es más generalizado el uso de los signos de operación con números que

con texto, sin embargo, es importante resaltar su aplicación y reglas de

aplicación tanto para número como para letras.

Números

^ √ Exponente y radical Primer nivel jerárquico

*/ Multiplicación y división Segundo nivel jerárquico+ - Suma y resta Tercer nivel jerárquico

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Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 128

De texto

& Juntar, concatenar, unir & Operador de texto Une

textos en uno sólo,

ejemplo “Juan cobra ” &

245 & “dolares”

SIGNOS DE AGRUPACION

() Paréntesis { } Llaves [ ] Corchetes

Los niveles jerárquicos de los signos de operación aritméticos orien-

tarán su utilización. Observar estas jerarquías permite validar efectiva-

mente el resultado de la fórmula; conscientes que las operaciones se

realizan secuencialmente, desde el nivel superior (primer nivel) hasta el

nivel inferior (tercer nivel).; es decir, cuando, en una fórmula se presentan

operaciones en las que aparecen signos de niveles diferentes se irán

desarrollando primero la operación de nivel I, luego la de nivel II y luego la

de nivel III

Cuando se utiliza los signos de agrupación, se romperá la secuencia

lógica de operación, según como hayan sido utilizados estos signos de

agrupación.

Ejemplo I:

12 4√9

2 15,33

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Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 129 

• Las primeras operaciones que realizará son 4 al cuadro 16; raíz cua-

drada de 9, 3.

• La segunda operación 16 divido para 3, igual a 5,33;

• Las dos últimas operaciones 12+5,33-2, el resultado será 15,33.

La utilización de los signos de agrupación son utilizados para romper los

niveles jerárquicos y dar otras prioridades de operación; así por ejemplo,

con la misma operación anterior si se agrupará de la siguiente manera, el

resultado es diferente.

Ejemplo II:

12 4√9 2

28

• La primera operación realizada: 4 al cuadrado igual 16, sumado 12 da

un total 28;

• La segunda raíz cuadrada de nueve: 3, restado 2 igual a 1;

• La tercera operación 28 dividido para 1: total 28.

Las mismas operaciones se realizarán con referencias de celdas, con la

diferencia que en el lugar de los valores absolutos serán celdas que con-

tienen esos valores, tomando como ejemplo la última fórmula:

Ejemplo III:

1 2√ 1 2

Donde:

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Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 130

Donde: en A1 el valor de 9; en A2 el valor de 2; en C1 el valor 12; en C2 el valor de 4; y en B2 el valor de 2.

Para operaciones con

textos o caracteres

especiales debe pun-

tualizarse que única-

mente se pueden juntar, unir o concatenar, a diferencia de los números

que son modificados en su resultado; es decir 9 +3 cambia a 12; aunque

se referencien a celdas que contengan esos valores. Juntar “Roberto”& “ “&”gana”&” 500”; su resultado se expresará Roberto gana 500. Con

celdas referenciadas la operación se ilustra en la siguiente figura:

Una explicación de la fórmula utilizada es que junta el contenido de la

celda A2, a un espacio en blanco, al texto gana y al contenido de la

celda B2.

10.2.1.1 Principales componentes de edición de fórmulas:

(=) Signo igual con el que comienza una fórmula.

La barra de fórmulas, incluye el cuadro de nombre para presentar la

referencia o el nombre de la celda; el cuadro de cancelación ; cancelar

la entrada de datos,

picando en x; confirmar el ingreso de datos, picando en V; o utilizar

funciones con el cuadro de funciones, para solicitar por la ventana

asistente de funciones; y, la barra de fórmulas para introducir y editar

fórmulas. Con la tecla de funciones F2 se edita el contenido de la celda o

rango de celdas.

Universidad Cen

Dr. Carlos Escoba

Para la aplic

los operadoradores de

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Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 132

Referencias absolutas Una referencia como $B$2 indica como

encontrar una celda en base a la posición exacta de esa celda en la hoja,

agregando el signo de dólar ($) antes de la letra y antes del número. Se

puede escribir el signo editando la fórmula y presionando la tecla de

función F4.

Referencias mixtas Una referencia tal como B$1 o $B1 señala como

encontrar una celda combinando la referencia de una columna o de una

fila exacta con una fila o columna relativa. En el primer caso la fila $1 es

absoluta y la columa B es relativa, y en el segundo caso, la $B es

absoluta y la fila 1 es relativa. Habiendo definido la celda $B$2 como

celda absoluta es posible arrastrar la fórmula para arriba y abajo

obteniendo el resultado esperado.

10.2.1.3 Asignación de nombre o referenciar celda o celdas

Un nombre es un identificador fácil de recordar que crea una referencia a

una celda o grupo de celdas, a una fórmula, para definir el nombre a una

celda o matríz de celdas, previa su determinación, se puede aplicar

varios métodos:

a. Picar dentro del cuadro de nombres de la

parte superior de la hoja o área de trabajo,

escribir el nombre y confirmar con Enter,

unicamente para celdas o grupo de celdas,

no para fórmulas;

b. Presionar las teclas del método abreviado Ctrl+F3 para activar la

ventana de diálogo administrador de nombres para asignar el

nombre y confirmar con Enter.

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Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 133 

c. Picar dentro del grupo

de opciones Nombres

Definidos del menú

fórmulas la opción

Administrador de nombres o picar en Asignar nombre a un rango del mismo

grupo de opciones.

Excel mostrará la

ventana Administrador de nombres.

Para explicar mejor el procedimiento expuesto en los párrafos anteriores

se ejemplarizará con la multiplicación de un determinate con una matriz

para lo cual:

a. Ubicarse en la celda A3 y desde el cuadro de nombres asignar

asignar el nombre de Determinante, marcar el rango de celdas

B5:C6 y escribir Matriz en el cuadro de nombres confirmarlo con

ENTER;

b. Para utilizar la celda o rango de celdas

referenciadas picar en la lista del cuadro de

nombre y se deplegará los nombre que

existan o, escribir el signo = y la letra M,

por ejemplo, Excel mostrará en la lista

desplegable, además de las funciones, el

nombre del rango de celdas Matriz, como

se muestra en la presente gráfica, ubicarse

con el cursor y presionar la tecla Tab para

seleccionar esa celda, matriz o fórmula;

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Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 134

Presionando la tecla Enter Excel mostrará #¡VALOR! Señalando no

conocer la operación solicitada, dado que es una matriz por un

determinante;

c. Escribir el signo para la multiplicación * y digitar De. Excel mostrará el

nombre de la celda Determinante presionar la tecla Tab y

confirmarlo con Enter para multiplicar matrices;

d. Marcar desde la celda resultante B8 hasta la celda C9, Editar la

fórmula con F2; y

e. Finalmente, presionar la combinación de

las teclas Ctrl+Mayús+Enter para

transformarla en una operación con

matrices. El resultado será el siguiente:

Si se trata de elegir nombres de

celdas, rango de celdas o nombres se

puede utilizar la opción utilizar en la fórmula que muestra una lista

desplegable de los nombres usados

en el libro.

El procedimiento anterior tambien

se puede realizar asignando los

nombres desde el administrador

de nombres de la opción

fórmulas, desde donde se

puede además, eliminar o

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 135 

modificar los nombres.

Para utilizar este último procedimiento se asignará un nombre a la fórmula

Matrices que haga referencia a la fórmula de la multiplicación de la

matriz por el determinante. Luego de aceptar, en la celda resultante

escribir el signo = y el nombre de la fórmula Matrices, confirmar con

Enter, marcar las cuatro celdas contiguas, editar la fórmula con F2 y la

combinación de las teclas Ctrl + Mayúsc + Enter. 10.2.2 Signo de operación y funciones de texto

Para operar textos se utiliza el símbolo de operación & o funciones tales

como concatenar y Texto para juntar, unir o concatenarlos. Equivale decir

el texto1 y el texto2 y el texto3.. y textoN donde los textos no son modifi-

cados sino únicamente juntados.

Como se vio en el tema signos de operación el símbolo para operar textos

es & que significa unión de textos como se muestra inmediatamente.

10.2.2.1 Unión de texto - signo de operación

Para unir textos de distinto

origen, de celdas o ingresados

desde el teclado, se utiliza el

signo &. Para explicar su

operación, de la lista de la

presente figura, juntar los

apellidos que se encuentran en

el rango del celdas B2:B11con los nombres del rango de celdas A2:A11

con un espacio en blanco entre ellos en las celdas de la columna D.

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Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 136

1. Ubicarse en la celda D2 y digitar el signo =B2&" "&A2 que son las

refrencias de celdas de la primera operación, confirmar su operación

con Enter;

2. Picar en el botón

de arrastre para

copiar las

fórmulas en el

resto de celdas

contiguas

inferiores. El

resultado es el

siguiente:

Al solicitar

mostrar

fórmulas como opción de

Auditoría de fórmu-las de las opciones de fórmulas, en la columna D, titulo UNION, se

puede observar las fórmulas aplicadas de la siguiente manera:

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10.3 GESTIÓN DE APLICACIONES CON FUNCIONES

Para utilizar funciones Excel muestra algunas opciones de

procedimientos: el cuadro de diálogo del grupo Modificar picando en el

icono ∑ elegir más funciones; del icono para el asistente de funciones de

la barra de fórmulas; o, desde la opción fórmulas.

10.3.1 Síntaxis y reglas de funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usua-

rio) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que

aparecerá directamente en la celda o utilizado para calcular la fórmula

que la contiene. La sintaxis de cualquier función es:

Nombre_función(argumento1; ...arguemtno2..argumento N)

De la sintaxis expresada anteriormente, se deduce que las funciones

siguen las siguientes reglas:

a. Si la función va al comienzo de una fórmula, empezar por el signo =;

b. Los argumentos o valores de entrada siempre se escribirán entre

paréntesis. Sin espacios antes o después de cada paréntesis;

c. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto),

fórmulas o funciones; y,

d. Por omisión o por defecto, los argumentos se separan con punto y

coma, =Contar.si(rango;criterio). En el ejemplo: =Suma(A2;A7) los

argumentos son las celdas a sumar; aunque para este caso será más

explícito los dos puntos ":" expresando más bien, los límites del rango de celdas, así: A2:A7 inclusión de las celdas A2 hasta la A7; expre-

Universidad Centr

Dr. Carlos Escob

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=A2+A3+

10.3.2 Mét

Para introdu

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ág. No. 138

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Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 139 

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si se conoce su sintaxis, se puede escribir la función, y seguir la

sintaxis sugerida después de elegir la función que se descuelga de una

lista, o la utilización del asistente de funciones que guía su aplicación.

Para el ingreso de una función en una celda se puede utilizar cualquiera

de estos procedimientos dependiendo de la habilidad usuario:

Primer procedimiento:

a. Situarse en la celda a introducir la

función;

b. Hacer clic en la opción Fórmulas, picar en insertar función, identifi-

cada dentro del grupo biblioteca de funciones; y ,

c. Elegir la opción Insertar función.

Segundo procedimiento:

a. Situarse en la celda a in-

troducir la función;

b. Picar sobre el botón que se

encuentra en la línea de

fórmulas;

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Una forma rápida de utilizar la ventana asistente de funciones Insertar

Función de Excel es a través escribir una breve descripción de la fun-

ción en el recuadro Buscar una función: y picar sobre el botón ir.

Otra forma de utilizar la ventana, Insertar función, es picar en la lista

seleccionar una categoría del cuadro combinado, esto hará que en el

cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y

reduzca por lo tanto el rango de búsqueda. De no estar seguros de la

categoría elegir Todas, del cuadro de lista de funciones Seleccionar una función: hay que elegir la función a utilizar picando sobre ésta.

Conforme se selecciona una función, en la parte inferior aparecen los

distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También un enlace

Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de

dicha función. A finaliza picar sobre el botón Aceptar. Tercer procedimiento:

Desde el grupo de opciones modificar de las opciones de inicio, de la

lista autosuma picar en más funciones; y de manera más rápida utilizar

la combinación de las teclas Mayúsc+F3. Aparecerá la ventana de diálo-

go Insertar función: Cuarto procedimiento:

a. Escribir el signo de operación e inme-

diatamente la función a aplicar, Excel

presentará una lista de funciones rela-

cionadas con lo escrito;

b. Seleccionar la función requerida y

confirmarlo con la tecla Tab. Inmediatamente después Excel mostrará

la sintaxis de la función, incluyendo sus argumentos;

Universidad Cen

Dr. Carlos Escoba

c. Escribir

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presionar

Excel mu

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elegida.

10.4 FUNC

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g. No . 141 

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Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 142

rango de celdas donde encontró valores A2:A7; y finalmente presionar

Enter para mostrar el valor de la suma, que para el caso es 259, como se

muestra se muestra en la gráfica;

2) El método abreviado de mejor aplicación por su rapidez y facilidad es

el de presionar la combinación de las teclas Alt+Mayúsc+=, ubicado

previamente en la celda inmediata al rango de suma, para el caso A8

Excel marcará el rango de celdas, que confirmando el usuario al pre-

sionar Enter la suma 259 es mostrada inmediatamente.

3) Un tercer método es marcar el rango de celdas A2:A7 y presionar

cualquiera de las combinación de teclas anteriores.

Para conocer la suma, promedio, conteo, valor máximo y mínimo, sin

imprimir en ninguna celda, marcar el rango de celdas y observar esos

valores en la barra de estado de Excel como se muestra en la presente

gráfica. De no presentar alguno de ellos presionar en el botón derecho del

mouse para mostrar desde la ventana desplegable y confirmar su reque-

rimiento.

La aplicación de estos métodos abreviados tiene como objetivo motivar su

uso para optimizar el tiempo que siempre será menor, mucho más si el

usuario consigue una mejor destreza. Se busca insistir en la búsqueda del

camino más corto para utilizar la función de los que Excel presenta para la

función suma que se encuentra en el menú inicio o del menú fórmulas.

Las fórmulas pueden contener más de una función anidadas o alojadas

una dentro de otra por ejemplo la suma del rango de celdas A1:B4 divido

para la suma de las celdas C1:D4 : =Suma(A1:B4)/Suma(C1:D4).

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o

cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas,

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 143 

estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de

datos, de búsqueda y referencia y de información.

10.4.1.1 Sumar todos los números contiguos en una fila o co-

lumna

La suma de valores de celdas continuas

se realiza utilizando el operador aritméti-

co + (signo más). Por ejemplo, si escribe

la fórmula siguiente en una celda:

=5+15. La celda mostrará como resultado 20. Si los valores se encuen-

tran en las celdas A3:A4 la fórmula a escribir será =A3+A4. La misma

operación se puede realizar utilizando la opción Autosuma la que

puede elegirse desde el grupo de opciones modificar, desde el grupo

biblioteca de funciones de la opción fórmulas.

Para utilizar cualquiera de los accesos a la autosuma se puede utilizar la

el método abreviado Alt+M+U+U para activar la autosuma del grupo de

opciones de Fórmulas Alt+O+U+U para activar la opción fórmulas del

grupo del opciones Inicio, pero la de mejor aplicación que no se preocupa

de que grupo de opciones es asistida es Alt+=. Para realizar tomar la lista

de datos de la siguiente figura:

Como se expresó en el párrafo anterior, para sumar se puede utilizar

algunos procedimientos, de los cuales se explicará los de mayor utiliza-

ción:

Universidad Centr

Dr. Carlos Escob

1. Utilizando

ejemplo,

ma de cu

el resulta

da M14;

2. Ubicada e

do del sig

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3. Activar la

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bar Paredes              

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o de una man

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6:M13 y picar

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                Facultad d

                                   

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de Ciencias Adminis

                               Pá

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ción

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ág. No. 144

precedi-

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s igual a

usuario,

te caso,

e la refe-

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 145 

rencia de las celdas M6+M7+M8+M9+M10+M11+M12+M13 y confirmar

con la tecla Enter.

Es recomendable la utilización del método abreviado por el ahorro de

tiempo. Los mismos procedimientos se puede utilizar para promedio, contar números, Max., y Min. la diferencia únicamente es en el método

abreviado Alt+M+U+P para el promedio Alt+O+U+X para el valor

máximo, y así en otros casos de funciones.

Es recomendable, que el usuario, observe la diferencia imprimir el resul-

tado o únicamente observar, para cuyo efecto se debe marcar la lista de

datos y mirar su resultado en la barra de estado de Excel, donde;

además de la suma, se muestra el promedio, el número y los valores

máximo y mínimo.

10.4.1.2 Sumar números no contiguos

La aplicación del procedimiento para sumar, calcular el promedio, o cual-

quier otra operación en celdas no continuas se explicará con la lista mos-

trada en la figura anterior. Para sumar, la cantidad de ventas de Ana García, digitar =SUMA y elegir las celdas con el teclado o el mouse B6; B10; B13 como se muestra en el ejercicio o más bien el método abrevia-

Universidad Centr

Dr. Carlos Escob

do ALT+(=)una en una l

o argumento

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Para visualiz

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10.4.2 Rell

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                Facultad d

                                   

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de Ciencias Adminis

                               Pá

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strativas

ág. No. 146

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arios se

es volú-

Universidad Cen

Dr. Carlos Escoba

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de escribir u

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10.4.2.1 El

Para rellenar

opciones de

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desde el b

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aplicación.

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la celda q

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nistrativas

g. No . 147 

ca otras

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manera

de ele-

en una

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mpletará

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Universidad Centr

Dr. Carlos Escob

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2. Un segu

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ral del Ecuador       

bar Paredes              

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r la serie eligie

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de la opción

o picar e

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eviado Alt+Otana de diálog

                                   

                                   

r serie Excel m

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erie, 1 por eje

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aso y para cu

desplegable

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en la opción

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de Ciencias Adminis

                               Pá

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ág. No. 148

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puede

Universidad Cen

Dr. Carlos Escoba

No solo los

creados por

celda inicial,

Es necesario

de tipo numé

diferente, se

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10.4.3 Bo

Cuando se

celdas, la op

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contenido, e

presiona la

utiliza copiar

especialment

Para aplicar

dificar pero

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realizar cualq

ntral del Ecuador

r Paredes                 

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gran utilidad

desde el gru

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desplegable

nistrativas

g. No . 149 

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Universidad Central del Ecuador                                                          Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 150

10.4.4 Función suma.si

En muchas ocaciones de la gestión financiera se requiere realizar suma

criterial de columnas, por ejemplo: para sumar el total de ventas en

LIBROS; las ventas del año 2010, o culaquier otro criterios. Su aplicación

se trabajarán con la tabla de ventas siguiente:

FECHA CIUDAD PRODUCTO Q. VA TOT VENDEDOR FORM_PAG DSTO

01/01/2010 QUITO LIBROS 23 25 575 PEDRO CONTADO 10% 02/03/2010 GUAYAQUIL LIBROS 12 25 300 JUAN CRED 30 d 5% 03/05/2010 CUENCA LIBROS 23 25 575 ROBERTO CRED 60 d 0% 04/08/2010 LOJA LIBROS 12 25 300 SANTIAGO CRED 90 d 0% 04/09/2010 AMBATO LIBROS 2 25 50 ANITA CONTADO 10% 04/10/2010 RIOBAMBA LIBROS 3 25 75 EMILY CONTADO 10% 04/11/2010 QUITO REVISTAS 4 3 12 NARCIZA CONTADO 10% 04/12/2010 GUAYAQUIL REVISTAS 12 3 36 LUPE CONTADO 10% 04/01/2011 CUENCA REVISTAS 1 3 3 CARLOS CONTADO 10% 04/02/2011 LOJA REVISTAS 11 3 33 MARCELO CRED 30 d 5% 04/03/2011 AMBATO REVISTAS 12 3 36 RODRIGO CRED 30 d 5% 04/04/2011 RIOBAMBA REVISTAS 13 3 39 VICTOR CRED 60 d 0% 04/05/2011 QUITO PERIODICOS 15 0,8 12 LUCIA CRED 90 d 0% 04/06/2011 GUAYAQUIL PERIODICOS 12 0,8 9,6 MARIA CONTADO 10% 04/07/2011 CUENCA PERIODICOS 10 0,8 8 BOLIVAR CONTADO 10% 04/08/2011 LOJA PERIODICOS 10 0,8 8 OSCAR CRED 30 d 5% 04/09/2011 AMBATO PERIODICOS 4 0,8 3,2 OSWALDO CRED 60 d 0% 04/10/2011 RIOBAMBA PERIODICOS 3 0,8 2,4 CARMEN CRED 90 d 0% 04/11/2011 QUITO TINTAS 5 2,5 12,5 DAVID CRED 90 d 0% 04/12/2011 GUAYAQUIL TINTAS 8 2,5 20 DIEGO CONTADO 10% 04/01/2012 CUENCA TINTAS 12 2,5 30 DARIO CONTADO 10% 04/02/2012 LOJA TINTAS 15 2,5 37,5 RUBEN CONTADO 10% 04/03/2012 AMBATO TINTAS 15 2,5 37,5 MARCO CRED 30 d 5% 04/04/2012 RIOBAMBA TINTAS 12 2,5 30 PATRICIO CRED 30 d 5% 04/05/2012 QUITO PAPEL 21 6 126 PEDRO CRED 60 d 0% 04/06/2012 GUAYAQUIL PAPEL 12 6 72 JUAN CRED 90 d 0% 04/07/2012 CUENCA PAPEL 22 6 132 ROBERTO CONTADO 10% 04/08/2012 LOJA PAPEL 12 6 72 SANTIAGO CONTADO 10% 04/09/2012 AMBATO PAPEL 6 6 36 ANITA CONTADO 10% 04/10/2012 RIOBAMBA PAPEL 5 6 30 EMILY CONTADO 10% 04/11/2012 QUITO IMPRESORAS 4 80 320 NARCIZA CRED 30 d 5% 04/12/2012 GUAYAQUIL IMPRESORAS 3 80 240 LUPE CRED 60 d 0% 04/01/2013 CUENCA IMPRESORAS 7 80 560 RUBEN CRED 30 d 5% 04/02/2013 LOJA IMPRESORAS 7 80 560 MARCO CRED 60 d 0% 04/03/2013 AMBATO IMPRESORAS 5 80 400 PATRICIO CRED 90 d 0% 04/04/2013 RIOBAMBA IMPRESORAS 4 80 320 PEDRO CONTADO 10% 04/05/2013 QUITO LAPICES 6 0,3 1,8 JUAN CRED 30 d 5% 04/06/2013 GUAYAQUIL LAPICES 8 0,3 2,4 ROBERTO CRED 60 d 0% 04/07/2013 CUENCA LAPICES 6 0,3 1,8 RUBEN CRED 30 d 5% 04/08/2013 LOJA LAPICES 2 0,3 0,6 MARCO CRED 60 d 0% 04/09/2013 AMBATO LAPICES 6 0,3 1,8 PATRICIO CRED 90 d 0%

De la la tabla anterior sumar: el total de ventas de la ciudad de QUITO, el

total de ventas en Libros y el total de ventas del año 2010.

• Para sumar el total de ventas de la ciudad de Quito, si que se

requiera ordenar previamente por el campo Ciudad, escribir la

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas

Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 151 

función =Sumar.si y con el método abreviado Ctrl+F3 solicitar el

asistente de funciones y escribir sus argumentos: rango: rango de

celdas que desea evaluar B5:B46; criterio: o condición que

determina que celdas deben sumarse, número, texto o expresión

"Quito"; rango de suma: celdas que van a sumarse G5:G46

como se muestra en la siguiente figura:

El resultado de aplicar la función Sumar.si en la lista anterior es

1059.30.

• Para el total de ventas de libros, utilizando la función Sumar.si cambiará unicamente el rango a evaluar D5:D46; Criterio D5 que

contiene el texto LIBROS; y el rango de suma el mismo anterior

G5:G46;

• Par sumar las ventas del año 2010, es muy importante puntualizar el

cambio en la sintaxis en el criterio donde el signo de comparación

ingresado como cadena de caracter, entre comillas, se une con el

contenido de la celda que contenga el la fecha más alta que contenga

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el año 2010. ">"&A12. La columna del rango a evaluar es la que

contiene las fecha, para el caso A1:A46.

Para el caso de sumar las ventas del 2010 es importante vwerificar que la

lista o tabla debe estar ordenada previamente por el campo de fecha.

10.4.5 Función contar.si

La función Contar.si, utilizada igual que la

función sumar.si pero

tiene una menor

complejida visualizada

desde la exigencia de

sus argumentos. La función cuenta las celdas que contiene el argumento

explicitato.

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10.5 GESTIÓN BÚSQUEDA Y SELECCION DE DATOS:

OPCIONES DE EXCEL Y FUNCIONES

BUSCARV,COINCIDIR E INDICE

Excel tiene algunas opciones interesantes para la búsqueda de informa-

ción que son de gran utilidad especialmente cuando de maneja grandes

cantidades de datos o que los mismos no permiten una visualización

inmediata para encontrar diferencias o errores en el ingreso de los mis-

mos. De la misma manera Excel cuenta con funciones que en casos es-

peciales que no solucionan las opciones pueda utilizarse como son las

funciones de Buscarv, Buscarh, Coincidir, índice entre otras funcio-

nes de búsqueda.

10.5.1 Buscar, remplazar, seleccionar contenido y seleccionar referencias desde las opciones de Excel

El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar es de gran utilidad en la

buscar información y opcionalmente reemplazar con otra. Su utilidad es

relevante cuando de maneja grandes volúmenes de datos en la gestión

de aplicaciones financieras y económicas.

En las opciones de búsqueda es recomendable que el usuario se adapte

al uso de comodines (?) que remplazan un carácter individual

desconocido o un asterisco (*) para una cadena de caracteres

desconocidos.

En la ventana Buscar y remplazar Excel presenta una busqueda

inmediata sin formato y otra con formato al picar en el icono Formato... se puede buscar texto o números con un formato específico. Para buscar

celdas que tienen un determinado formato, seleccionar desde la opción

Formato la opción Formato... la misma que presenta la ventana for-

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mato de celdas o picar en la opción Elegir formato de celdas y

picar en la celda que tiene el formato que desea buscar para que la

búsqueda asuma ese formato. En caso de requerir borrar el formato de

celdas en la opción de búsqueda picar en Borrar formato de búsqueda.

Para reemplazar picar en la pestaña reemplazar y la repetición

seleccionada de los criterios del cuadro Buscar, busca la siguiente

repetición y, a continuación, se detiene. Si desea reemplazar

automáticamente todas las repeticiones de los criterios de búsqueda

presionar el apuntador izquierdo en el botón Reemplazar todo.

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La opción de buscar y seleccionar de Excel

muestra algunas opciones adicionales para

buscar fórmulas, comentarios, formato

condicional, constantes, validación de datos, y

selección de objetos y una especial que muestra

la ventana Ir a Especial... para marcar

cambiarse a celdas que contengan: comentarios,

constantes, celdas con fórmulas, celdas en

blanco, objetos, diferencias entre filas y entre

columnas, celdas precendente y dependientes,

celdas visibles entre otras opciones de selección.

El método abreviado Ctrl+I

es de mucha aplicabilidad

para ubicar celdas que han

sido asignadas nombres

propios, como por ejemplo,

los nombres que se mues-

tran en la ventana Ir a: de

la siguiente figura:

Si la búsqueda se utiliza

para contrarrestar registros

diferentes de una lista de

datos que visualmente no

son identificables se puede

utilizar Ir a y luego picar en Especial... o Alt+E para

elegir el tipo de diferencias.

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Para explicitar la aplicación de la opción de Ir a.. se presenta el caso

mostrado en la figura siguiente:

para contrarrestar los registros de columna A con la columna I se seguirá

el siguiente procedimiento :

a. Marcarse las columnas A e I donde se encuentran los registro

involucrados que se contrarestarán;

Utilizar el método abreviado Ctrl+I, opción ir a.. y el método Alt+E,

especial de la cual seleccionar diferencias entre filas. Al picar en

aceptar se activará la celda cuyo contenido sea diferente, para el

presente caso la celda A13 que tiene una diferencia con la celda I13

puesto que los valores son: 0237464522 en la celda A13 y

0237464622 en la celda I13 en los que se muestra ser diferentes.

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10.5.2 Función Buscarv - Búsqueda vertical, devolución de contenido

Es una de las funciones más utilizadas en la gestión de aplicaciones

financieras, especialmente en listados de gran volumen de datos

especialmente cuando la busqueda es relacionada o referenciada, caso

contrario, una búsqueda de contenido se lo puede hacer con Ctrl+B.

La función BUSCARV en una búsqueda a nivel de columnas o búsqueda

vertical de un valor específico o cadena de caracteres de la primera

columna de la izquierda de una matríz para devolver, en la misma fila o

registro, el valor o la cadena de caracteres de la columnna especificada

de dicha tabla. La sintaxis de la función Buscarv incluye cuatro

argumentos: Valor_buscado; Matríz_buscar_en; indicador_columnas y

ordendado.

Muchas son las utilidades en aplicaciones económico - financiera cuyo

progreso será explicitado progresivamente, buscando que las

aplicaciones que permitan explicar las bondades del uso de esta función.

De la tabla vendedores, presentada a continuación, se plantean algunos

patrones de búsqueda.

La función Buscarv toma mayor relevancia cuando se realiza búsquedas

en lista de datos de gran volúmen, por ejemplo de la lista de cuentas del diario con la lista del plan de cuentas, registros de un rol de

pagos que al usuario no visualiza las diferencias o errores. En la

aplicación de esta función es muy importante o relevante la consideración

Sintaxis de la función BUSCARV =BUSCARV(valorbuscado;matríz_buscar_en;indicadorcolumnas;ordenado)

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de que los datos deben estar previamente ordenados, caso contrario se

debe explcitar con falso en el parámetro correspondiente.

• Buscar las cédulas expuestas en lista B19:B32 en la tabla VENDE-DORES ASOCIADOS S.A. o en la matriz de celdas A4:M13 y de-

volver el producto que vende en las celdas C19:C32.

1. Activar la celda C19 y escribir =BUSCARV Excel mostrará la función

dentro de la lista de posbibles funciones, presionar la tecla TAB para

seleccionarla;

2. Puede

escribir los

argumentos

directamente

o solicitar el

asistente con

el método abreviado

Ctrl+F3. Al referenciar en el argumento valor_buscado la celda B5

Excel muestra a su lado derecho el contenido de la celda; en Ma-triz_buscar_en marcar toda la matriz o lista de datos; y en indicador

de columna, el número de la columna cuyo contenido se solicita, para

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el caso el producto que vende la columna es 3 o si el el vendedor la

columna 2.

3. Copiar la función BUSCARV utilizada en la celda C19 en las celdas

contiguas debajo de la celda para observar el resultado.

• El resultado de la búsqueda no coincidirá con los datos del campo

producto si previamente no ha sido ordenada la columna de datos

de las cédulas de la tabla origen VENDEDORES ASOCIADOS S.A. y de la matríz de búsqueda B19:B32. De haber sido ordenada la

columna el resultado se muestra en la presente gráfica.

• En caso de no estar ordenadas las dos matrices, la búsqueda se

resolvería adecuadamente, al ordenar ascendentemente la lista de

cédulas B19:B32 y la tabla VENDEDORES ASOCIADOS S.A

A4:M13 por la primera columna o en por el contrario;

• En la función Buscarv en el argumento ordenado, no tomar en

cuenta la ordenación asignándole FALSO o 0 (CERO) para que se

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omite la ordenación de la primera columna. En el caso de escribir 1

(uno) VERDADERO considera la ordenación de la primera colunmna

fundamental.

Para el presente caso, eligiendo el argumento

de ordenación FALSO y arrastrando la

función desde la celda C19 hasta C32 el

resultado idoneo se muestra en la siguiente

gráfica.

Para ejemplarizar lo expresado, aunque la lista Vendedores S.A. no es

grande, a través de encontar la cédula, primera columna de la matriz,

referenciada por la lista de cédulas B19:B32 presentar el registro cuyo

total de ventas (columna 13) no exista en la lista Vendedores S.A.

Sabiendo que la cédula 1504578210 no

se encuentra en la lista de VENDEDO-RES S.A. Excel, al utilizar la función

Buscarv indica que el tipo de error es

que el valor no está disponible o no lo

encontró e imprime #N/A en la celda

B25. con lo que el usuario deberá

investigar las razones del error. de la no

existencia de ese registro.

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10.5.3 Función Coincidir: Devolución de posición valor encontrado

La función Coincidir devuelve la posición relativa de un elemento de una

matríz que coincida con un valor determinado o especificado en relación

con el tipo de coincidencia deseado. Utilizar COINCIDIR, en lugar de de

cualquier opción de búsqueda, cuando necesite conocer la posición de

un elemento coincidente en lugar del elemento en si. Tomar muy en

cuenta que, a diferencia de BUSCARV La matriz de celdas debe ser una

única columna y no varias.

La función Coincidir busca un valor especificado en un rango de celdas

de una misma columna y devuelve la posisción relativa de ese elemento

exactamente, el valor mayor más cercano

• Si el Tipo_de_coincidencia es 0, Coincidir encuentra el primer

valor que es exactamente igual al valor_buscado. Los valores

en matriz_buscada pueden estar en cualquier orden;

• Si el tipo_de_coincidencia es 1, Coincidir encuentra el mayor

valor que es menor o igual al valor_buscado. Los valores en ma-triz_buscada deben colocarse en orden ascendente, y;

• Si el tipo_de_coincidencia es -1, Coincidir encuentra el menor

valor que es mayor o igual al valor_buscado. Los valores en ma-triz_buscada, puntualmente la columna a la que se hace referencia

deben colocarse en orden descendente;

De la lista VENDEDORES ASOCIADOS S.A. Buscar en que celda coin-cide que: a) El Total de Ventas presentadas en la columna M sea de 300 dólares; b) en qué posición se encuentra el valor inmediatamente

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inferior bajo los 300 dólares y c) En qué posición se encuentra el

valor inmediatamente superior a los 300 dólares. Lo solicitado

anteriormente debe realizarse en la celda N5.

Ordenar previamente la lista, columna M, en orden ascendente, de

menor a mayor

a. Activar la celda N5 y escribir =COIN Excel mostrará la función dentro

de la lista de posibles funciones, eleigir =Coincidir presionar la tecla

Tab para seleccionarla;

Puede escribirse los argumentos directamente o solicitar el asistente con

el método abreviado Ctrl+F3. Para el uso de esta función se realizará

con la ventana argumentos de funciones;

b. Ingresar el valor_buscado 300, matriz_buscada M5:M17, y el

tipo_de_coincidencia 0 en el primer caso y 1 en el segundo caso;

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c. Excel, en la misma ventana de argumentos de

funciones, muestra que el valor más cercano

inferior a 300 se encuentra en la posición 12, es

decir, 294. En el caso de que el ti-

po_de_coincidencia sea 0, no encuentra ningún

valor, en la celda N5, imprime #N/A.

d. Para ubicar la posición en que se encuentra el valor inmediatamente

superior a los 300 dólares debe reordenarse primero, de mayor a

menor la matriz la matriz_buscada M5:M17 y luego Ctrl+F3 para

activar la ventana asistente de funciones argumentos de funcio-nes y modificar el tipo_de_coincidencia con el valor -1.

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Excel mostrará que ubicó el mayor valor en la posición

1 de de la matriz M5:M17. La referencia de celda es M5 pero la posición es 1 donde se encuentra el valor

de 304.

10.5.4 Función indice

Permite elegir un valor dentro de una matríz o una referencia de celdas.

La función indice tiene dos formas: referencia y matricial. La forma de

referencia siempre devuelve una referencia y la forma matricial siempre

devuelve un valor matricial o una matríz de valores. El procedimiento para

aplicar la función Indice es:

a. Ubicarse en la celda fuera de la tabla, en este caso en la celda C15;

b. Utilizar el método abreviado Ctrl+F3 para mostrar la ventana

Insertar función. Para solicitar el asistente de esta fúnción, en la casilla

buscar Función escribir su nombre INDICE y presionar el botón Ir;

Seleccionar uno de los dos argumentos que presenta esta función; y,

En el asistente de funciones señalar la matríz, el número de fila y el de

columna.

Universidad Cen

Dr. Carlos Escoba

10.6 GEST

Los textos tra

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10.6.1 Unión de texto - función CONCATENAR

También con la función CONCATENAR se puede unir los textos de los

rangos de celdas de apellidos y nombre con la diferencia que los

textos se obervan como argumentos. Utilizando el asistente los textos son

ingresados como se muestra en la siguiente figura:

Para aplicar la función Concatenar ubicarse en la celda E2 y digitar la

función

antecedida

por el signo =

y luego

solicitar el

asistente de

funciones con

el método

abreviado Ctrl+F3. Para continuar con las demás celdas del rango picar

en en botón de arrastre de la celda E2, presentando en vista de fómrulas

se verá de la siguiente manera:

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10.6.2 Unión de texto - función TEXTO

La función Texto convierte un valor numérico en texto especificando su

formato de presentación, útil para combinar números con texto o símbo-

los.

Por ejemplo, en la

presente lista

combinar, en la

celda F2, los tex-

tos para que se

pueda observar la

siguiente informa-

ción:

Para presentar la información mostrada en la columna, la fórmula utilizada

es ="Sueldo de "& A2& " es "&Texto(C2;"0,0")&" USD" incluye la

función texto y es copiada al resto de celdas de la misma columna. La

función de Texto presentada con el asistente de funciones para ingresar

los argumentos es:

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10.6.3 Función iZQUIERDA

Extrae el carácter o caracteres

situados en el extremo izquierdo

de una cadena de texto, según

sean los requerimientos del

usuario. Por

ejemplo de la

lista anterior

juntar el nombre (abreviado únicamente primer caracter),

terminado con un punto y el apellido considerando los

espacios necesarios. El resultado se presentará así:

10.6.4 Dividir contenido de celda- opción texto en columnas

De la misma manera que se unio los textos en una sola celda, en

ocasiones se hace necesario separa los textos en varia celdas,

dependiendo de la información y las necesidades de presentación para su

posterior análisis. De presente lista separar el contenido de las celdas del

rango F2:F11.

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1. Para separar el contenido de la celda deberá convertirse la fórmula en

información, para lo cual copiar Ctrl+C y Pegado especial opción

VALORES en

las mismas

celdas para

eliminar las

fómulas y

presentar su

resultado como

se muetra en la gráfica;

2. Marcar el rango que participará en la división y utilizar el método

abreviado ALT+S+E para activar la ventana asistente para con-vertir texto en columnas cuyo procedimiento incluye tres pasos;

3. Paso uno, En tipo de los datos originales y elegir delimitados y picar

en siguiente;

4. En el paso dos, elegir Espacio para que el texto sea separado

cada que encuentre un espacio entre los textos, en esta ventana se

puede observar

como se

separan los

textos en la

parte inferior

en la casilla

vista previa de los datos,

la ventana se

muestra en la

siguiente

gráfica;

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5. En el paso tres, elegir el formato de las celdas de columnas y el

destino en el que se presentarán los datos. de Elegir F2 el texto se

presentará a partir de la celda origen de los datos reemplazando a los

mismos. El resultado se muetra en la siguiente gráfica:

10.6.5 Función EXTRAE

En ocasiones es importante extraer una cadena de caracteres desde

cualquier parte de la cadena de caracteres de una celda o de una cadena

de texto comenzando desde una posición que especifique no

necesariamente al principio o al final de la misma, dada una posición y

longuitudes

iniciales. Por

ejemplo, si el

contenido de

la celda es

ANA GARCÍA de

la celda B5;

la posicón a partir de la que se extrae el texto es la 5; y el número de

caracteres a extraer es 6. El Excel devuelve como resultado GARCÍA.

10.6.6 Función SUSTITUIR

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Constituye una de las funciones más importantes que requiere

comprender la aplicación de sus argumentos y el momento de su

aplicación. La función sustituir, reemplaza con un nuevo en una cadena

de caraacteres siempre que coincida exactamente las mayúsculas y

minpusculas del texto original el remplazo no se aplica. Por ejemplo, en la

celda G2, copiar el texto de la celda D2 sustituyendo "DIANA" por

"ANA". El resultado es "Ana GÓMEZ" porque el texto original de la celda

es "DIANA GÓMEZ"

Buscando una generalización de la función

sustituir de la lista para su utilización en

aplicaciones de base de datos de gran

volúmen y que presente alguna dificultad en

el trabajo, por ejemplo, si los espacios en

blanco no se visualizan adecuadamente

será necesario reemplazar los blancos con

un caracter especifico, como la presente lista, de las celdas del rango de

celdas D2:D11 reemplazar, en todos los casos, los espacios en blanco

con "-" . Como se observa en la celda D2 hay un espacio en blanco más

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que se eliminará para que todas las celdas tengan la misma

característica.

En la función es importante comprender oportunamente sus argumentos,

prinicalmente Núm_ocurrencia en el que se especificará el número de

veces que se desea reemplazar, para el caso si se explicita 1, lo hará en

una sola vez, y de repetirse su ocurrencia no lo hará.

La función sustituir, copiada a

todas las celdas del rango

G2:G11, solicitando la

presentación desde la opción

mostrar fórmulas se muestra como

sigue:

10.6.7 Función REPETIR

En el caso anterior, se

requiere que la sustitución

se realice repetidamente por

40 VECES, que no es lo

mismo que ocurra 40 VE-CES en el texto orginal, es

conveniente utilizar la función

repetir, cuya aplicación es utilizada para repetir el texto un número

determinado de veces, para lo cual se modificará la fórmula anterior

concatenando la función repetir dentro de la función sustituir de la

siguiente manera y con el siguiente resultado:

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10.6.8 Función ESPACIOS

La función espacio elimina todos los espacios excepto los espacios indivi-

duales entre palabras, por ejemplo

de la lista mostrada en la siguiente

figura, en la columna B se impri-

mirán los nombres y apellidos

eliminando los espacios que ante-

ceden a los nombre:

La ventana asistente de la función espacio se muestra en la siguiente

sintaxis:

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10.6.9 Funciones de texto concatenadas: sustituir, extraer, repetir y espacios

Luego de sustituir el caracter blanco por cuarenta veces "-" en una sola

ocurrencia, al extraer los caracteres desde la posición 1 hasta la posición

50, donde es muy posible que aparezca el cararcter "-" que sustituyó al

caracter blanco en el procedimiento anterior concatenar la función así:

=EXTRAE(sustituir(d2;" ";repetir("-";50);1);1;50).

Al aplicar la función concatenada, extrae los caracteres del 1 hasta el 50

donde se incluye el caracter "-" y los los resultados se expresan en la

columna, de la siguiente manera:

Finalmente, al sustituir el caracter "-" por vacio se presentará el

nombre liberado del apellido. La función a aplicar se muestra de la

siguiente manera:

=Espacios(Sustituir(Extrae(Sustituir(D2;" ";Repetir("-

";50);1);1;50);"-";""))

Para aplicar el mismo procedimiento con los apellidos utilizar la misma

función diferenciando el texto a extraer, desde la posición 51 un número

de caracteres de 50.

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=Espacios(Sustituir(Extrae(Sustituir(D2;" ";Repetir("-

";50);1);51;50);"-";"")

El resultado de la extracción, tanto de los apellidos como de los nombres

contenidos en el rango de celdas D2:D11 se muestra en las columnas E

y F y la función concatenada final se muestra a continuación:

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11 UNIDAD 11. GESTIÓN DE PROYECTOS – DETERMI-NACIÓN DE FACTIBILIDAD

Para la gestión de proyectos existen algunos software de aplicaciones

que constituyen un soporte muy importante por su pertinencia y facilidad

dentro de ellos los más conocidos son Project y Excel. La utilización ade-

cuada de las funciones de Excel, aplicabilidad de sus opciones y el uso de

Visual Basic permitirá se tratará de ser lo más explicito para tener una

comprensión efectiva de los usuarios.

11.1 PUNTO DE EQUILIBRIO EN LA GESTIÓN DE

PROYECTOS

El punto de equilibrio es usado comúnmente en la gestión de nego-

cios para determinar los beneficios por la venta de un producto, si es en

mayores cantidades de las que arroja el punto de equilibrio se percibirá

UTILIDAD; si son menores las cantidades al punto de equilibrio, el efecto

será PÉRDIDA en la venta del producto. Se considera punto de equilibrio

el punto donde los Ingresos Totales Recibidos se igualan a los Cos-tos Asociados con la venta de un producto (IT = CT). El punto de equi-

librio se da cuando el Ingresos o Ventas totales=costos totales.

Sean IT los ingresos totales, CT los costos totales, PU el precio por uni-

dad, Q la cantidad de unidades producidas y vendidas, CF el total de los

costos fijos, y CV promedio de los costos variables.

El precio por unidad menos el promedio de costos variables constituye la

utilidad por unidad .

Entonces, para conocer en qué cantidad que debe ser vendida el produc-

to para alcanzar el punto de equilibrio se utiliza la siguiente fórmula:

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Si por ejemplo:

CF=30 Costos fijos

PU= 1.5 Precio por unidad

CV=0.8 Promedio de los costos variables

30

1.5 0.8

Se tiene:

U= 1.5-0.8 La utilidad por unidad es de 0.7 y 30/0.7=42.85

PE(u)=42.85 Como son unidades, el resultado será 43

Ingreso (ventas))=Cantidad*Precio Unitario

Costos Totales =Cantidad * Costo Variable + Costo Fijo

Para el punto de equilibrio:

Ingreso (ventas))=43*1.5=64

Costos Totales = 43*0.8+30= USD 64

Para conocer el importe de ventas necesario para llegar a una situación

de equilibrio se utiliza las siguientes fórmulas:

1

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30

1 0.81.5

U= 0.8/1.5 relación del costo variable respecto del precio unitario,

aproximadamente el 0,53 del precio unitario representa el costo del pro-

ducto.

(1-08/1,5)=0.47 margen de utilidad

PE(v)=30/0.07 = 64.28 punto de equilibrio factura o importe en ventas

equilibrada.

Para explicitar la

aplicación del cálcu-

lo y presentación del

punto de equilibrio

en Excel, partir del

siguiente cuadro de

costos:

a. Adicionalmente, diseñar una hoja, PUNTO_EQUIBRIO para facilitar el

cálculo del punto de equili-

brio.

b. Para facilitar los cálculos,

asignar nombre a las celdas

como se muestra en la siguiente figura:

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c. En la hoja Punto_equilibrio, en las celdas Costo_fijo, Cos to_variable y Precio unitario asignar los valores 30 USD, 0,8 y 1,5

respectivamente. Los valores consignados desde de la tabla de costos

mostrada anteriormente, excepto el precio unitario que ha sido consi-

derado de 1,5;

d. Para calcular el punto de equilibro donde los ingresos sean iguales a

los costos deberá encontrarse cuál es la cantidad que iguala esas dos

variables. Visto de la tabla de DATOS se puede colegir que se en-

cuentra entre 40 y 50 la cantidad, para encontrar la cantidad más

exacta se puede escribir valores entre ese rango y por eliminación en-

contrar ese valor, que para el presente caso es de 43.

Una interesante aproximación se consigue al insertar desde la opción

programador el control barra de desplazamien-to (Control de formulario) al que debe modifi-

carse su formato: valor actual 0; Valor mínimo 0; Valor máximo, para

el ejemplo 100; Incremento 1; Cambio de página 10; y vincular con la

celda $C$3 que es la celda donde se mostrará la cantidad según se

desplace el botón de arrastre de la barra de desplazamiento, para el

efecto hasta que llegue a 43, que es la cantidad del punto de equili-

brio, donde los ingresos por venta se igualan a los costos totales.

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en la celda $C$11 calcular el punto de equilibrio por unidades aplicando

la fórmula explicitada anteriormente y que se muestra en Excel de la si-

guiente forma:

=Costo_Fijo/(Precio_Unitario-Costo_Variable)

e. Insertar otra barra de desplazamiento para modificar los costos fijos en

la celda $C$4 y en la celda ;

En la celda $C$12 la fórmula para calcular el punto de equilibrio de las

ventas facturadas de la siguiente manera:

=Costo_Fijo/(1-(Costo_Variable/Precio_Unitario))

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Una forma más visible de calcular el punto de equilibrio, tanto de unidades

como de ventas facturadas, es a través de un gráfico que muestre el

comportamiento de los costos fijos, costos variables y principalmente el

encuentro de las líneas que representan los ingresos totales y el costos

total que explicitan el punto de equilibrio, para lo cual debe:

a. De la opción Insertar, elegir la opción

insertar/Gráficos línea con marcadores

para configurar el gráfico de línea.

b. Desde la opción

seleccionar datos

del grupo diseño

agregar, en entra-

das de leyenda

(series) Costo fi-jo, Costo varia-ble, Costo Total e Ingreso total lo

que sugiere que se ingresará como leyenda el título de cada una de

las columnas con sus respectivos valores de la serie. En el presente

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caso, los valores de la serie se fijarán de acuerdo a la tabla presenta-

da;

c. La entrada de la etiqueta del eje horizontal (categoría) corresponde a

la CANTIDAD PRODUCIDAD presentada en la columna A de la tabla;

d. Definidas las opciones de presentación, el gráfico se mostrará de la

siguiente manera:

11.2 EVALUACIÓN FINANCIERA DEL PROYECTO: TIR(Tasa

Interna de Retorno), VAN (Valor Actual Neto),PAGO (Pago)

VA (Valor Actual) y VF (Valor Futuro)

En la gestión de proyectos. Excel ofrece algunas funciones de aplicación

financiera que facilitan enormemente su cálculo y permiten un análisis

gerencial efectivo minimizando al máximo el uso de fórmulas complejas

con la utilización de funciones rápidas y de fácil comprensión.

PE(can)=43

PE(usd)=64

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En la gestión de proyectos es de mucha importancia visibilizar los benefi-

cios concretos que producirán la inversión antes de emprender en el mis-

mo, para loa cual es importante fijar la Tasa Interna de Retorno y el valor

actual Neto dentro de varios escenarios o alternativas financieras.

Para emprender la gestión de Proyecto en Excel se partirá de los Estados

de Resultados Proyectados a cinco años de la empresa COMERCIAL S.A.

PROYECTO EMPRESA COMERCIAL S.A. EVALUACION FINANCIERA PARA INVERSIONISTAS

Año=0 Año=1 Año=2 Año=3 Año=4 Año=5

VENTAS 554.500 555.082 555.665 556.249 556.833

COSTO DE VENTAS 529.750 530.306 530.863 531.420 531.978

(=) UTILIDAD BRUTA 24.750 24.776 24.802 24.828 24.854

Gastos de Operación: 2.550 2.550 2.550 1.200 1.200 Gastos por Depreciación Activos Fijos

Amortización Patente

Otros gastos de Operación (=) INGRESOS OPERACIO-NALES-UTILIDAD NETA 22.200 22.226 22.252 23.628 23.654

Otros Ingresos 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 Utilidad por Venta de Inversio-nes (1000)

Otros Gastos: 3.878 3.303 2.642 1.881 1.006 Gasto por Intereses Préstamo 25,856 Utilidad antes de Participa-ción Trabajadores 19.322 19.923 20.610 22.747 23.648 (-)15% Participación Trabaja-dores 2.898 2.988 3.092 3.412 3.547

Utilidad antes de Impuestos 16.423 16.934 17.519 19.335 20.101

(-) 25% Impuesto a la Renta 4.106 4.234 4.380 4.834 5.025 (=) UTILIDAD DEL EJERCICIO 12.318 12.701 13.139 14.501 15.076 (+) DEPRECIACIÓN Y AMOR-TIZACIÓN 2.550 2.550 2.550 1.200 1.200 Pago de la deuda 3.835 4.410 5.072 5.832 6.707

FLUJO NETO EFECTIVO GENERADO: -25.856 11.033 10.841 10.618 9.869 9.568

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a. En la tabla anterior se suma a la utilidad del ejercicio el valor de las

depreciaciones y amortizaciones y se resta el pago de la deuda del

préstamo de $ 25.856 que se asume en valores decrecientes porque

el interés es sobre saldos y el pago es un valor fijo.

b. Los valores de la C24:G24 son valores que se consideran se recupe-

ran en los cinco próximos cinco años del proyecto; es decir, desde

11.033 hasta 9.568. Este rango de celdas se asignará el nombre de

EFECTIVO_RECUPERADO. Es decir que se espera recuperar, en

los cinco años, 51.928,32.

c. A la celda H2 asignarle el nombre de INTERÉS e

ingresar el valor de 15%. que será la tasa activa o de

descuento considerada en el presente caso.

d. CÁLCULO DEL VALOR ACTUAL.- En la celdas C24:G24 cal-

cular el FLUJO DE EFECTIVO DESCONTADO para lo cual ha

de utilizarse la función VA escribiendo, en la celda, C24 el nombre

de la función =VA luego el método abreviado Ctrl+F3. Excel mues-

tra la ventana para ingresar los argumentos de la función en el argu-

mento Tasa: asignarle el valor de la celda TASA_INTERÉS; para el

número de periodos Nper: el valor de C3 y para Vf valor futuro el de

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la celda -C23 con signo negativo como se muestra en la siguiente

gráfica:

Arrastrar la función para todas las demás celdas hasta la G24 la suma de

del flujo de efectivo descontado 35.176 . El resultado será el siguiente:

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e. VALOR FUTURO.- En las celdas C25:G25 calcular el flujo Neto de Efectivo Calculado o Valor Futuro de la inversión para lo

cual llamar a la función Vf desde una de las primeras celdas en este

caso la celda C24 e ingresar los argumentos. Tasa: que correspon-

derán a la tasa de interés; NPer, al número de periodos, y Va valor

actual, para el presente proyecto el valor del flujo de efectivo descontado que se presentan en la celda C24. Para el cálculo de

estos valores futuros se considera individualmente y no para el total

del proyecto debiendo observar que el número de periodos varía

como avanza el número de años. el mismo procedimiento en el resto

de celdas de D24:G24.

f. VALOR FUTURO.- El valor futuro del proyecto 52.006 se

calcula en la celda B26 para lo cual debe considerarse como argu-

mentos de la función Vf: Tasa, la tasa de interés o de descuento; el

número de periodos de la deuda 5 AÑOS; y, el valor de la in-versión inicial, que para el presente caso es de 25.856. que se

encuentra en la celda C24 la misma que fue asignada el nombre de

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Inversión_Inicial que debe ingresarse con negativo. El resultado

de aplicar esta función muestra un valor futuro de 52.006 aproxima-

damente.

g. VALOR ACTUAL.- En la celda B27 se calcula el Valor Actual de

la inversión asistido por el método abreviado CTRL+F3 en cuya ven-

tana asistente se asigna los argumento de la función VA. Los argu-

mentos constituyen la Tasa_interés, el Nper número de periodos y

el Vf valor futuro cuyo nombre se asignó previamente a la celda B26

como se muestra en la gráfica de la función. El resultado de aplicar la

función VA muestra un valor actual de la inversión 25.856 que es

igual al valor de la inversión.

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h. CALCULO DEL PAGO.- Para calcular el pago, utilizando la

función PAGO asignar los argumentos TASA, Nper, VA correspon-

dientes; para el presente ejercicio TASA_INTERES, 5 e INVER-SIÓN_INICIAL; las referencias de celdas excepto en los periodos

en el que se escribió 5. El resultado de aplicar esta función es

7.713,25 que es la suma del interés más la fracción de capital que

se pagará durante los CINCO AÑOS.

En el caso del cálculo del pago, se puede utilizar indisttntamente e l valor actual o el valor futuro arrojando el mismo resultado de 7.713.25.

i. CÁLCULO DE LA TASA.- Para el cálculo de la TASA los

argumentos se relacionan con el número de periodos Nper del valor

de la inversión Va, el valor de pago PAGO. el resultado es: 15%.

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j. TASA INTERNA DE RETORNO.- Para el cálculo del Tasa Inter-na de Retorno, en la celda B30 a la que se le asignó el nombre de

TASA_INTERNA_RETORNO; luego de solicitar por el asitente de

argumentos de la función TIR en el argumento valores marcar el

rango de celdas B23:G23 o la fila del FLUJO NETO DE EFECTI-VO GENERADO incluyendo el valor de la inversión, que para el

presente ejercicio se encuentra con negativo. El resultado aplicando la

función TIR es de 30% lo que demuestra que el proyecto si es

rentable;

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k. VALOR ACTUAL NETO.- Devuelve el valor neto presente de

una inversión para lo cual es necesario señalar la tasa de descuento y

los valores que se recuperarán en un periodio determinado, para el

presente proyecto TASA_INTERES en el argumento tasa y EFEC-

TIVO_RECUPERADO en el argumento Valor1. Se puede ingresar

valor por valor en la ventana asistente de argumentos de la función

VNA produciendo el mismo resultado. El resultado de la fórmula

=VNA(Tasa_Interés;Efectivo_Recuperado)+Inversion_inicial es de 9.315.78.

El valor actual neto restado el VA constituirá el beneficio neto de la

inversión así: VAN - Inversión_Inicial; 35.171.78-25856 = 9.315.78

Beneficio de la Inversión.

Indicadores de los resultados del proyecto:

El valor Actual - Inversión Inicial = 0

Tasa Interna de Retorno-Tasa de Descuento >0

VAN -Flujo de Efectivo Descontado -Inversión Inicial =0

Beneficio de la Inversión > 1

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11.3 PAGO DE LA DEUDA - TABLA DE AMORTIZACIÓN

La información del pago de deuda, los intereses generados, la amortiza-

ción de la deuda de la Evaluación Financiera para inversionistas del pro-

yecto para la empresa Comercial S.A. presentada en la tabla anterior

explicitarse el comportamiento de la deuda en los diferentes escenarios

que se presenten.

Una explicación detallada a partir del diseño de la tabla, que incluirá una

estructura adecuada y una asignación de nombres a celdas y fórmulas

organizada como se muestra en la siguiente gráfica:

La hoja para la amortización se diseña en tres bloques organizados para

una mejor explicitación. El primer bloque de la tabla para el ingreso de datos, el segundo para mostrar los resultados y el tercero para el deta-

lle de la tabla de amortización.

a. Dentro del ingreso de datos dos bloques para los datos iníciales del

préstamo y Datos para la Tabla que serán considerados en la ta-

bla de amortización que se presentará a partir de la fila 18. En estos

dos grupos se asignará los siguientes nombres:

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b. Cambiar el formato de celdas de la tabla anterior principalmente la

celda Cantidad_prestada a formato de moneda donde el signo sea

USD; en la Tasa_interés

formato porcentual; en la de

Años_plazo, formato perso-

nalizado de manera que en la celda se exprese los años como formato

como se muestra en la presente figura; y en la Fecha_inicia_tabla,

formato de fecha para que imprima en la celda, el mes completo;

c. En la celda D7 vali-

dar los datos con una

lista previamente di-

señada que incluye

la serie del 1 al 12

que se encuentra

junto a la tabla, cel-

das I3:I14 asignada

el nombre de Capi-talización para lo

cual debe llamar a la opción validación de datos del grupo datos

como se muestra en la siguiente ventana;

Celda Nombre

D4 Cantidad_prestada D5 Tasa_Interés_Anual D6 Años_plazo D7 Pagos_por_año D8 Fecha_primer_pago H5 Fecha_inicia_tabla H6 Pago_inicia_tablaH7 Pago_introducido H8 Pago_calculado

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d. En el bloque resultados fijar los nombres las celdas de acuerdo a la

tabla expuesta a continuación;

Celda NombreD11 Pago_usar D12 Primer_pago_en_la_tablaD14 Saldo_inicial_pago_? H11 Tipo_pago

11.3.1 Función Pago - Pago calculado - Grupo datos de la tabla

a. Pago Calculado - Función Pago.- La función pago diseñada en

Excel permite calcular el pago de un préstamo considerando pagos y

tasas de interés constante, en su aplicación se incluyen argumentos

como la requeridos se encuentra la Tasa, en la presente aplicación el

interés ingresado en la celda Tasa_interés_anual es anual que

depende del número de pagos al año Pagos_por_año para su apli-

cación en la tabla de amortización,

=Tasa_interes_anual/Pagos_por_año explicitada en la fórmula:

tasa_efectiva; la misma dependencia en el argumento Nper que

debe multiplicarse los años de plazo por los pagos por año; y final-

mente en el argumento VA ingresar como valor actual el valor de la

celda Cantidad_prestada antepuesta del signo negativo como se

muestra en la siguiente figura;

para proteger su uso y automatizar el cálculo guardar la fórmula del pago

con el nombre funcion_pago_calculado;

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b. La celda D11, asignada el nombre de Pago_usar, utilizada para

recibir el valor del pago teclado o el pago calculado considerando que

por el teclado se ingreso un valor diferente al valor de la cuota calcu-

lada para tomarse en cuenta en la tabla de amortización, entonces se

controlará preguntando SI el Pago_introducido en la celda corres-

pondiente fuese diferente de cero aceptar el Pago_introducido; de

lo contrario el valor del Pago_calculado, sintaxis vista en la fórmula:

=SI(Pago_introducido<>0;Pago_introducido;pago_calculad

o). La fórmula será guarda en el nombre de Funcion_usar_pago;

c. Primer pago en la tabla.- Para calcular el primer pago en la tabla

tomar en consideración las celdas de referencia Fecha_inicia_tabla

y Fecha_primer_pago para el ingreso del valor en la celda Pri-

mer_pago_en_la_tabla esta celda la misma que se explicitará detalla-

damente paso a paso:

La Fecha_inicia_tabla contiene la fecha en el momento de la aplica-

ción de la fecha 01/09/2011 y Fecha_primer_pago 01/07/2011 de la

cual se calculará primeramente la diferencia en años que con esas fechas

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será 0 cero su resultado, para lo cual se utilizará la función de fecha

Años para restar los años de las celdas referenciadas anteriormente y

multiplicarla la celda que contiene los pagos por año por influir en la de-

terminación del próximo pago. La fórmula será expresada así:

=Pagos_por_año*(AÑO(Fecha_inicia_tabla)-AÑO(Fecha_primer_pago))

Para calcular la diferencia de los meses de las mismas celdas, aplicar la

función Meses ponderando igualmente por Pagos_por_año y dividir

para 12 que son los meses del año, incluir la función Entero para elimi-

nar la posibilidad de que, producto de la división el resultado sea fraccio-

nario o decimal. La fórmula será expresada de la siguiente manera:

=ENTERO(Pagos_por_año*(MES(Fecha_inicia_tabla)-MES(Fecha_primer_pago))/12)

Considerando las fechas expuestas anteriormente, el resultado de la

aplicación de la fórmula anterior será igual a 2.producto de la diferencia

de 12*(09-07)/12.

Para el caso de los días utilizar la función SI para que calcule los inter-

eses para cuando el pago se haya realizado días después de lo contrata-

do para lo cual se utilizará la siguiente fórmula:

SI(DIA(Fecha_inicia_tabla)>DIA(Fecha_primer_pago);1)

Juntado las tres fórmulas anteriores, la de los años, los meses y los días

en una sola el resultado arroja un valor de 2 dos, debiendo considerar

que debe sumarse 1 uno, dado que el mes de la celda Fe-cha_primer_pago debe incluirse, para lo que se sumará el valor de 1.y

la fórmula se expresará de la siguiente manera:

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=1+Pagos_por_año*(año(Fecha_inicia_tabla)-año(Fecha_primer_pago))+ENTERO(Pagos_por_año*(MES(Fecha_inicia_tabla)-MES(Fecha_primer_pago))/12)+SI(DIA(Fecha_inicia_tabla)>DIA(Fecha_primer_pago);1))

Finalmente, se hace necesario controlar el valor ingresado en la celda

Fecha_inicia_tabla aplicando la función Si, de manera que si la celda

Fecha_inicia_tabla se encuentra en blanco; llamar otra vez la función

SI para consultar si la celda Pago_inicia_tabla tiene asignada el valor

de 0 poner en la celda Primer_pago_en_la_tabla el valor 1, caso

contrario en valor que tenga la celda pago_inicia_tabla. En el caso de

que la celda no se encuentre

Fecha_inicia_tabla= " "

Pago_inicia_tabla=0

si

En la celda Primer_pago_en_la_tabla ponga el valor de 1

Primer_pago_en_la_tabla <-- 1

no

si

a

noPonga en la celda

Pri-mer_pago_en_la_tabla el valor de la celda Pago_Inicia_tabla

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11.3.2 Función VF (valor futuro) - Grupo resultados

Función utilizada para calcular el valor futuro de una inversión que se

utilizará para calcular el saldo antes del primer pago en la tabla.

d. Saldo Antes del pago ?.- En el cálculo del saldo antes del pago

o el capital adeudado a la fecha de pago al utilizar la función VF asig-

nar los argumentos: Tasa_efectiva para Tasa; en Nper el valor con-

tenida en la celda Primer_pago_en_la_tabla restado 1; en el argu-

mento Pago, el valor de la celda Pago_usar: y para VA el valor de la

Cantidad prestada con signo negativo. Todos estos son argumentos

de la función VF valor futuro, utilizada para calcular el saldo antes del

pago correspondiente como se muestra en la ventana asistente de la

función VF. La sintaxis de función guardar con el nombre de Fun-cion_Saldo;

a

1+Pagos_por_año*(año(Fecha_inicia_tabla)-año(Fecha_primer_pago))+ENTERO(Pagos_por_año*(MES(Fecha_inicia_tabla)-MES(Fecha_primer_pago))/12)+SI(DIA(Fecha_inicia_tabla)>DIA(Fecha_primer_pago);1))

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e. Interés Acumulado antes del pago ?.- Para conocer cuánto se

ha generado de interés hasta antes del primer pago que irá a la tabla, si el pago ha sido 615,11 mensuales y el primer pago en la tabla es 3,

quiere decir que hubo previamente dos pagos de 615,11 lo que es

igual a 1.253,67 que resulta de multiplicar Pago_usar por (Pri-mer_pago_en_la_tabla -1), si a ese valor se resta la diferencia de

(Cantidad_prestada - Saldo_inicial_pago_?), es decir; 25.856- 25.268,53 igual a 587.47 restado a 1.253.67 produce como resultado

642,75 de interés_acumulado antes del pago ?, siempre que el

préstamo sea de 25.856, la tasa de interés del 15% anual en dos

años, las fechas sean las que se muestra en la gráfica de la gestión de

la deuda y la capitación sea mensual

11.3.3 Función Elegir - Resultados - Tipo de Pagos

La función Elegir, elije un valor o acción de una lista de valores a partir a

partir de un número índice. De gran utilidad en la gestión de la deuda para

obtener como resultado el tipo de pagos desde un determinado número

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indice referenciado con la celda Pagos_por_año, la misma que

recupera valores de una lista previamente diseñada.

Previamente a la aplicación de la función Elegir se realizará el control,

con la función SI, de que si la celda Pago_usar se encuentre en blanco,

ponga blancos caso contrario utilizar la la función elegir en la el

Núm_índice sea el Pago_por_año y los valores de acuerdo a la

siguiente tabla.

La fórmula Elegir concatenda con la función SI se muestra a

continuación:

=SI(Pago_usar="";"";ELEGIR(Pagos_por_año;"Anual";"Se

mestral";" ";"Trimestral";" ";" ";" ";" ";" ";" ";" ";"Mensual"))

NÚM ÍNDICE: PAGOS_POR_AÑOValor Respuesta

Valor 1 Anual Valor 2 Semestral Valor 3 " " Valor 4 Trimestral Valor 5 " " Valor 6 " " Valor 7 " " Valor 8 " " Valor 9 " " Valor 10 " " Valor 11 " " Valor 12 Mensual

11.3.4 Función Max - Resultados - Fecha último pago

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La función Max devuelve el valor máximo de una lista de valores, no texto

ni lógicos y para encontrar la última fecha de esa columna, precisamente

aplicado en la obtención del último Pago de la deuda.

f. Fecha último Pago.- Para calcular la fecha del último pago, asig-

nar previamente el nombre de Fecha_pago al rango de celdas de la

columna Fecha de Pago de la tabla de amortización desde B20

hasta cuando se considere necesario incluir valores en la tabla depen-

diendo del plazo y la capitalización, y luego utilizar la función Max

como muestra la fórmula:

=MAX(Fecha_Pago)

g. Primer número de la tabla.- Para el primer número de la tabla de

amortización, celda A20, no es conveniente utilizar la opción de series

propias de Excel porque no se controlaría la impresión del número de

pago con el que debe iniciar la tabla y cuando deberá terminar de im-

primir la serie; de otra manera, la tabla siempre estará llena sin ubicar

su finalización y no limpia como se desearía en cada nuevo préstamo,

por lo que es necesario incluir la función SI para controlar ese reque-

rimiento, de la siguiente manera:

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La fórmula quedará expresada de la siguiente manera y será almacenada

con el nombre de: Funcion_primer_número.

=SI(Primer_pago_en_la_tabla<Años_plazo*Pagos_por_año;Pri

mer_pago_en_la_tabla;" ").

La fórmula para el segundo número tendrá que controlarse en base

de la celda anterior; es decir,. si A20, se encuentra en blanco la celda

A21 también deber asignarle espacios en blanco y para que la serie fina-

lice su despliegue, controlarse cuando llegue a igualarse al producto de

los Años_plazo por el Pago_por_año. La fórmula es la siguiente:

=SI(O(A20="";A20=Años_plazo*Pagos_por_año);" ";Amort!A20+1)

La fórmula explicitada anteriormente debe copiarse a las restantes celdas

de la columna A para que surta efecto.

h. Saldo Inicial - Función primer saldo.- Para ingresar, en la tabla

de amortización, el primer saldo inicial de la columna Deuda en la

celda C20, controlar SI la el valor de la celda A20 esté diferente de

Primer_pago_en_la_tabla< Años_plazo*Pagos_por_año

si

no

Ponga blancos en la celda A20

A20 <--" "

En A20 ponga el valor del primer pago en la tabla A20 <-- Primer_pago_en_la_tabla

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blancos; de estarlo o de ser SI, preguntar SI el valor de la celda D13, saldo inicial antes del pago ? es menor que 0, de ser SI, que ponga

en la celda C20 cero, caso contrario ponga el valor que contenga la

celda D13; De no encontrase la celda A20 en blanco, ponga en la

celda C20 Blancos; El algoritmo es el siguiente:

Valor si Verda-dero

Valor si Falso Valor si Ver-dadero

Valor si Falso

A20=" " C20<--" "

D13<0

C20<--" "

C20<--D13

La sintaxis, asignada el nombre de Función_primer_saldo, de la

fórmula para obtener el primer pago en la tabla es:

=SI(A20=" "; " "; SI(E13<0;0;D13))

NO

A20 =" "

D13<0

SI

Ponga blanco en la celda C20

C20-->" "

si

Ponga blancosen la celda C20

C20-->0

no

Ponga el valor de D13 la celda C20

C20-->D13

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i. Segundo Saldo en la Tabla.- Par el segundo saldo será necesa-

rio preguntarse si la celda anterior C20 se encuentra en blanco para

que la celda actual C21 también asignarle espacio en blanco; caso

contrario, restar al primer saldo de la celda inmediatamente anterior,

C20 el valor del capital que se encuentra en la celda E20 como se

muestra en la siguiente ventana;

j. Cálculo del Interés.- Para el caso de la función interés el control

tiene el mismo propósito de que SI la celda A20 se encuentre el blan-

co la celda D20 también se le asigne blancos; caso contrario multipli-

car el saldo de la deuda por la tasa_efectiva. El saldo de la deuda

se encuentra en la celda C20 y la tasa_efectiva es el resultado de

dividir la Tasa_interés_anual para Pagos_por_año. La sintaxis

de la fórmula utilizada para calcular el interés es:

=SI(A20<>" ";C20*tasa_efectiva;" ")

Asignar a la fórmula anterior el nombre de Funcion_interés y copiarle

para el resto de la tabla.

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11.3.5 Función Min -Cálculo del capital

La función Min, que devuelve el valor mínimo de una lista de valores, no

texto ni lógicos, será de gran utilidad en el cálculo del capital para impri-

mir en la celda E20 el menor valor que para el caso será 953.88.

k. Cálculo del Capital.- Para calcular el capital en la tabla de amorti-

zación, controlar si la celda A20 se encuentre en blanco, deje la celda

E20 en blanco; caso contrario, imprimir en la celda E20 el mínimo

entre el valor de la celda C20 y la diferencia del Pago_usar -D20.

La fórmula =SI(A20<>" ";MIN(C20;Pago_usar-D20);" ") guardarle

con el nombre de Funcion_Capital y copiarlo en las demás celdas

inmediatas inferiores.

La aplicación de la función Min utilizada como control de si la celda C20

contenga algún residuo que sea menor que la diferencia de Pago_usar-D20.

11.3.6 Función Pago - Pagos en la tabla

l. Pagos en la tabla.- Para llenar la columna pagos de la tabla de

amortización, utilizar la función Pago realizando la rutina de control de

si la celda A20 este en blanco calcule caso contrario que deje la celda F20 en blanco, para el efecto la fórmula se expresaría así:

=SI(A20="";"";PAGO(tasa_efectiva;Años_plazo*Pagos_por

_año;-Cantidad_prestada))

q. Capital Amortizado.- El capital amortizado, previo control de que la

celda A20 no se encuentre en blanco, restar a la deuda el capital pa-

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gado, para lo cual deberá diseñarse la siguiente fórmula que será re-

plicada en toda la columna:

=SI(A20=" ";" ";C20-E20)

r. Fecha de Pago en la Tabla.- para calcular la fecha de pago en la

tabla, controlar primeramente, si la celda A20 está en blanco, imprima

blancos; caso contrario, elegir la función fecha y dentro de la función

fecha ingresar en el argumento año, el año de la celda Fe-cha_primer_pago; en el argumento mes, el mes de la Fe-cha_primer_pago restado 1 al valor de la celda A20; y, en el ar-

gumento día, el día de la celda Fecha_primer_pago;

r. Finalmente, para imprimir el valor de la cuota en la celda G17 referen-

ciar el valor de la celda Pago_usar. La tabla construida se presenta

de la siguiente manera:

s. Macros Vista Preliminar, Salir e Imprimir.- Luego de haber

diseñado la tabla de amortización con todas las condiciones requeri-

das sería importante imprimir un reporte de la tabla de amortización, lo

que es conveniente automatizar el proceso mediante el uso de macros

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asignadas a botones de Vista Previa, Salir e Imprimir como se

muestra en la figura anterior.

El código en Visual Basic para la macro para Vista previa:

Sub Presentacion_preliminar() Range("A16:H54").Select ' selección del rango de celdas Selection.PrintPreview ' vista previa del rango de celdas End Sub

El código en Visual Basic para la macro para Imprimir:

Sub IMPRIMIR() Range("A15:G54").Select Selection.PrintOut Copies:=1 End Sub

El código en Visual Basic para la macro para Salir:

Sub SALIR() Excel.Application.Quit End Sub

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11.4 ADMINISTRACIÓN DE ESCENARIOS

La administración de escenarios es de gran utilidad en la toma de

decisiones de los negocios principalmente. Para crear escenarios, elegir

de la opción datos, análisis si, administración de escenarios o con el

método abreviado Alt+S+Y+S y hacer clic en agregar.

En la ventana administra-

dor de escenarios apuntar

en agregar, en el respectivo

cuadro escribir su nombre,

asignar como celda cam-

biante la celda D6 en la que

se encuentra la Tasa_anual

y señalar que se evitarán

cambios; inmediatamente

después, ingresar el valor para cada celda cambiante. Agregado

los escenarios, señalar como resumen de datos, las celdas $H$18:

$H$29. Luego de este último paso, se muestra el siguiente resumen del

escenario en una nueva hoja:

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11.5 COMPLEMENTOS DE EXCEL EN APLICACIÓN

FINANCIERAS - SOLUCIONES SOLVER

El uso de los componente de no es de utilización muy frecuente de usua-

rios comunes, por el contrario requieren de un grado de profundización

conceptual previa para validar estas herramientas expuestas por Excel.

Entre los componente se encuentran: Asistentes para búsqueda, asisten-

tes para suma condicional, herramientas para análisis, herramientas para

el euro, solver y VBA Ayudante para Internet.

11.5.1 Optimización de soluciones - Solver

Solver es una herramienta de optimización y asignación de recursos,

complemento de Excel, para resolver problemas con múltiples soluciones

matemáticas encontrando y presentando la solución óptima maximizando

las utilidades y minimizando los costos.

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La opción Solver no se encuentra entre las regulares de Excel por lo que

debe instalarse picando en el Botón del Office botón Opciones de Excel Opciones ubicada en la parte inferior de la ventana. Al picar en

ese botón Excel muestra las opciones, entre las cuales aparece la de

Complementos con un panel que muestra todos los complementos que

pueden ser instalados y en la parte infoerio una lista para administrar los

complementos, picar enel botón Ir.. para activar la ventana de

complementos disponibles y elegir la opción Solver.

La opción Solver utilizado en la gestión de aplicaciones económicas y

financieras aportará en las respuestas como a preguntas sobre: a) ¿Qué

precio de producto genera mayores utilidades?; b) ¿cómo ajustarse a un

determinado presupuesto?; y, ¿con qué rapidez se puede crecer sin ago-

tar la liquidez? lo que se explicitará progresivamente con aplicaciones

financieras que incrementen su complejidad.

1. Solución Solver Básica y valor fijo - Compra de mercadería

Respondiendo a la pregunta de cómo ajustarse al presupuesto, se plantea

el caso de una compra de mercadería sin considerar ninguna restricción

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que no sea una disponibilidad presupuestaria de Usd 850 para la compra

de camisas.

a. Un primer caso presen-

tado buscará calcular

que cantidad de cami-

sas se deberá adquirir

considerando un presu-

puesto de USD 850

conociendo el precio de cada una de ellas. La celda objetivo D10debe

ser una fórmula obligatoriamente, en el presente caso la suma del

precio por la cantidad y las cantidades que se solicita Solver devuel-

va en las celdas B4:B9 mostrado en la presente gráfica:

b. Para la búsqueda de la solución, picar en Solver y asignar los pará-

metros: celda objetivo, el Valor de la celda objetivo y Cam-biando las celdas considerando si es maximización, minimización o

un valor justo al que se espera devolver las cantidades óptimas. El va-

lor de la celda puede ser máximo, mínimo y valores en dependiendo

del tipo de optimización requerida.

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La celda objetivo o función objetivo es la celda del modelo de la

hoja cuyo valor desea aumentar, disminuir o determinar. De otro modo

es la celda en que se presentará el valor óptimo que constituya solu-

ción al modelo presentado;

Las celdas cambiantes o variables de decisión son aquellas cel-

das que afectan al valor de la celda objetivo; es decir son las varia-

bles, valores o celdas de las que depende la celda objetivo; y,

Las restricciones es el valor de una celda cambiante para que

esté dentro de ciertos límites para satisfacer los valores objetivo. De

otro modo, las restricciones son valores que limitan las celdas cam-

biante para que tomen su valor en la consideración de un objetivo pro-

puesto.

c. Luego de asignar los parámetros, al picar en Resolver, presenta los

resultados en las celdas seleccionadas y la ventana Resultados de Solver para explicitar que ha encontrado la solución, dos opciones

para elegir: Utilizar soluciones de Solver o Restaurar los va-lores originales; además del tipo de informes que se solicitará: de

respuesta, sensibilidad o límites dependiendo del requerimiento del

usuario.

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Como se puede observar, la solución propuesta muestra cantidades

fraccionarias no factible en el caso de compra de camisetas y modifica los

precios de las camisetas, lo que hace visible la necesidad de plantear la

restricción de que las cantidades deban expresarse en valores enteros,

para lo cual, se modificará la solución Solver para que todas las

cantidades sean valores enteros desde el parámetro Sujeta a las si-guientes restricciones: como se muestra en la siguiente gráfica:

2. Solución Solver con restricciones y valor fijo - Compra de mercaderías

Para explicar mejor el uso de las restricciones se plantea la compra de

inversiones bajo algunos supuestos que se presentan inmediatamente:

Se requiere comprar los siguientes muebles: sillas. taburetes y si-

llas;

Los precios son:

Sillas 40

Taburetes 35

Mesas 70

El modelo presentado considera que existen algunas restricciones para la

compra de inversiones las misma que son presentadas inmediatamente.

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Se cuenta con Usd 3.000 para la compra de los muebles;

Los muebles se compran enteras y completas;

El cantidad máxima requerida es:

Sillas 28

Taburetes 14

Mesas 7

a. Diseñar la tabla

con las columnas

para Producto,

Cantidad, Pre-cio, Valor y las Restricciones;

además asigne nombres a las celdas como se muestra en la siguiente

gráfica y tabla;

NOMBRES DE CELDAS CELDA NOMBRE

B5 Cant_sillasB6 Cant_taburetesB7 Cant_mesasE5 Max_sillasE6 Max_taburetesE7 Max_mesasD7 F_objetivo

b. Calcular la el valor que tomaría el mueble luego de obtener la cantidad

óptima, para lo cual debe asignarse la fórmula que multiplique la can-

tidad por el precio; es decir, Cant_sillas*C5, Cant_taburetes*C6

y Cant_mesas* C7. De la misma manera, calcular el total de las ad-

quisiciones; es decir, el total de la columna VALOR que constituye la

función objetivo, la misma que debe ser una fórmula;

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c. Escribir en las celdas correspondientes los precios de cada mueble y

las restricciones en la columna E, como se muestra en la siguiente

gráfica;

d. Picar en la opción Solver e ingresar las referencias de celdas asig-

nadas en el literal a para: La función objetivo, el valor presu-puestado, las celdas cambiantes y las restricciones como se

muestra en la siguiente gráfica;

e. Ingresado todos los parámetros requeridos por Solver al picar en el

botón Resolver, Solver aplicará la solución presentando las canti-

dades de muebles que se podrá comprar con las restricciones esta-

blecidas previamente como se muestra en la siguiente figura:

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De requerirse presentar un informe de respuestas, este se presentará en

una hoja adicional, cuando se haya solicitado desde la ventana Resulta-

dos de Solver. B4:B9

3. Solución Solver con restricciones y valor máximo - Compra máxima de acciones

Se presenta el caso para resolver el problema de optimizar la inversión en

acciones en tres empresas Ecuatorianas supuestas PROINCO, la Favo-rita y Dinners de máximo Usd 100.000 conociendo el valor de cada

acción y la utilidad que generan como se muestra en la siguiente figura:

El procedimiento a seguir incluye las siguientes tareas:

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1. Considerando la tabla de la figura anterior, asignar los siguientes

nombres;

NOMBRES DE CELDAS CELDA NOMBRE

B5 Precio_Acc_ProincoB6 Precio_Acc_FavoritaB7 Precio_Acc_DinnersD5 Cant_Acc_ProincoD7 Cant _Acc_FavoritaD8 Cant _Acc_DinnersF5 Inversion_ProincoF7 Inversion _FavoritaF8 Inversion _DinnersG5 Inv_Maxima_ProincoG7 Inv_Maxima_FavoritaG8 Inv_Maxima DinnersE9 Rentabilidad_MaximaD7 Inversion_OptimizadaJ8 Disponibilidad

2. Aplicar la fórmula al rango de celdas A6:A8 que sea el resultado del

Precio por la Utilidad en acciones. Otra fórmula para las celdas

F6:F8 que constituya el resultado del Precio por la Cantidad;

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Debe puntualizarse que para una solución Solver, cuyo valor de la celda

objetivo sea máximo, dentro de las restricciones debe definirse una in-

ecuación donde el valor de la inversión óptima sea menor que el presu-

puesto disponible como se muestra en la ventana Parámetros de Sol-ver.

3. Picar en la opción Solver y consignar los parámetros mostrado en la

siguiente ventana;

4. Picar en el botón resolver de la ventana Parámetros de Solver y la

solución se visualizará de la siguiente manera:

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Como se puede observar la solución propuesta por Solver es comprar

750 acciones de Proinco, 1.250 de La Favorita y 1.500 de Dinners lo que producirá un rendimiento de 5.250 en Proinco, 3.750 en La Favorita y 4.500 en Dinners con una inversión de 45.000, 25.000 y

30.000 respectivamente en cada una de las empresas señaladas anterior

en el mismo orden; finalmente, la solución muestra que invirtiendo los

Usd 100.000 disponibles con las cantidades estructuradas en la solución

se obtendrá una rentabilidad de Usd 13.500.

4. Solución Solver con restricciones y valor mínimo - Venta mínima de acciones

Cuando el objetivo es encontrar un mínimo como solución se debe consi-

derar que en el planteamiento de las inecuaciones o restricciones implican

la presencia de >= contrario a los que sucede con la maximización. Para

mostrar la solución Solver se buscará la combinación óptima en la venta

de acciones de las mismas empresas consideradas en el caso de la

maximización con algunas variaciones presentadas desde la estructura de

la tabla desde el punto de vista de vendedor:

El procedimiento para presentar una solución mínima incluye las siguien-

tes tareas:

1. Considerando la tabla de la figura anterior, asignar los siguientes

nombres;

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NOMBRES DE CELDAS CELDA NOMBRE

D5 Cantidad_ProincoD7 Cantidad _FavoritaD8 Cantidad _DinnersF5 Venta_ProincoF7 Venta _FavoritaF8 Venta _DinnersG5 Venta_minima_ProincoG7 Venta_minima_FavoritaG8 Venta_minima_DinnersE9 Total_ingresoF10 Venta_optimaJ8 Ingresos_esperados

2. Aplicar la fórmula al rango de celdas A6:A8 que sea el resultado del

Precio por la Utilidad en acciones. Otra fórmula para las celdas

F6:F8 que constituya el resultado del Precio por la Cantidad;

3. Picar en la opción Solver e ingresar la celda objetivo, elegir el valor

de la celda objetivo Mínimo, señalar las celdas cambiantes y definir

las celdas cambiantes como se muestra en la siguiente gráfica.

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4. Picar en el botón resolver y Solver muestra la siguiente solución:

11.6 GESTIÓN DE APLICACIONES CONTABLES:

SUBTOTALES, TABLA DINÁMICA Y APLICACION DE

FUNCIONES

11.7 Función sumar.si, suma anidada con si - aplicación contable

Para Aplicar las funciones SUMAR.SI y SUMAR anidada con la función en una

aplicación contable debe partirse del

diseño de un Plan de Cuentas, a partir de

este, realizar el diario, el mayor y los

balances. Por consiguiente no se incluirá

la aplicación de estas tres funciones de

manera individual, sino que se mostrará

la aplicabilidad práctica en la contabilidad

para lo cual serán necesarios incorporar

otros elementos o componentes.

11.8 APLICACIONES CONTABLES - MAYORIZACIÓN

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Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 221 

a. Crear el plan de cuentas en la hoja con nombre

PLAN_CUENTAS. El plan de cuentas incluirá código y nombre

de las cuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y egresos Ver

Hoja de Excel Ejercicio Contable. Además del nombre de la hoja

asignar al rango de celdas que contienen el código y el nombre de las

cuentas PLAN_ CUENTAS, para lo cual debe señalarse el rango y

picar en dentro del cuadro de nombres de la linea de fómulas que se

encuentra sobre el área de trabajo de la hoja de cálculo;

b. Crear la hoja de diario. En la hoja de

diario insertar, desde la opción

programador, un cuadro de lista para mostrar los CÓDIGOS y los

NOMBRES de las cuentas. El procedimiento para dichos cuadros

de listas es el siguiente:

c. Dibujar el cuadro de

lista en la hoja Diario,

picando en la opción

programador, grupo

de opciones contro-

les;

d. Dibujado el cuadro de lista, con el botón secundarios del mouse,

picar en el y elegir la opción Formato de Control para definir el

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Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 222

rango de entrada 'PLAN DE CUENTAS'!$A$2:$A$170 rango de la

hoja del Plan_cuentas que incluye todos sus código y la celda

vinculada, que para el efecto será $A$1. Para la definición del rango

de control es conveniente picar en la hoja PLAN_CUENTAS y

seleccionar todos los códigos. Utilizar igual procedimiento para el

cuadro de lista que desplegará los nombres de las cuentas, para

cuyo efecto debe cambiarse el rango de entrada 'PLAN DE CUEN-

TAS'!$B$2:$B$170 y la celda vunculada $A$1. Al picar en

cualquiera de los dos cuadros anteriores se despliega los códigos o

los nombres;

e. Escribir en la celda E1 Código y en la celda E2 Cuenta y rellenar

las celdas con colores;

f. En la Celda F2 utilizar

la función Desref

para que devuelva

una referencia a un

rango que es un

número especificado

de filas y columnas de

una refrencia dada.

Para utilizar la función escribir en la celda F1 =des y Excel asistirá

con una lista desplegable de las funciones incluida la función

requerida, ubicarse en ella, presionar la tecla Tab para escoger la

función y con el método abreviado Shift+F3 mostrar la ventana

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Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                    Pág. No . 223 

asistente. Para la referencia señalar la celda 'PLAN DE CUEN-

TAS'!B2 celda referencial del listado de cuentas, para el caso de las

filas a partir del valor de la celda vinculada y restar 1, para que al

moverse la fila se regrese 1 observar en el siguiente gráfico quel valor

de 9 en la celda vinculada, y en el caso de la columna para que no se

mueva asignar el valor 0. El mismo procedimiento para el caso de la

celda F2 donde se imprimirá el código de la cuenta.

Tomar en consideración que para las filas, la celdas vinculada se cruza

las de los cuadros de listas del código con las cuentas y viceversa.

g. La función Desref muestra su aplicación al cambiar la elección de

cualquiera de los items de los cuadros de lista de código o cuenta;

h. Una vez recuperado el CÓDIGO DE LA CUENTA copiar y pegar

valores en el diario, según sea el registro requerido. Con propósito

didáctico sólo se realizar 9 asientos contables;

i. Duplicar la hoja del diario y asignarle el nombre de MAYOR;

j. Marcar desde el rango de celdas B3:B41; elegir filtros; y escoger la

opción de filtros de texto Vacías. Excel mostrará únicamente las filas

que contienen el número de asiento que debe procederse a elminar

inmediatamente. La tabla se mostrará como sigue;

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Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 224

11.8.1 Mayorización – tabla dinámica

Una vez que se eliminen las celdas vacias desde la

lista de filtro de datos habiendo picado en la casilla

de (celdas vacías) seguir el siguiente

procedimiento:

1. Elegir la opción tablas dinámicas del menú

de opciones insertar. Excel crea una hoja para diseñarla; muestra

una ventana con la lista de campos con las áreas de: FILTRO DE

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INFORME, RÓTULO DE COLUMNA, RÓTULO DE FILA Y ∑ VALORES;

2. Arrastrar el campo código

a rotulo de filas, el campo

debe y el haber al área

valores; y,

3. Cambiar cuenta por suma

picando en la flecha que

se encuentra en cada

campo ∑ DEBE y ∑ HABER, desde la opción

configuración campo de

valor. La tabla se mostrará

como sigue:

11.8.2 Mayorización con subtotales

a. Duplicar la hoja MAYOR y cambiarle de nombre a MAYORSUBT;

b. Ordenar la tabla según el código de cuenta;

c. Elegir la opción subtotales del grupo

de opciones esquema menú datos

tablas dinámicas del menú de

opciones insertar. En la ventana de

diálogo Subtotales señalar que se

agregarán subtotales a los campos

debe y haber.

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Dr. Carlos Escobar Paredes                                                                                                                   Pág. No. 226

El mayor con subtotales se muestra así:Al picar en los íconos 1,2 o 3 que

se muestra en el extremo derecho de los subtotales el informe se recoge

o despliega.

11.8.3 Mayorizar con funciones

Para mayorizar aplicando funciones, trabajar con la hoja de MAYOR en

la que se encuentran eliminadas los números de asientos y seguir el

siguiente procedimiento:

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a. Marcar la matríz de celdas que incluye los CÓDIGOS y

asignarle el nombre Código_diario;

b. Marcar el rango de celdas en los que se encuentran los valores

del DEBE y asignarle el nombre de Débito_diario; lo mismo

con la columna del haber y asignarle el nombre

Crédito_diario;

Las tres matrices deben tener el mismo tamaño, es decir; el mismo inicio y

el mismo fin aunque no hubiesen registros en esas celdas, de otro modo

debe ser del .mismo tamaño que el rango Código_diario.

c. Copiar todos los código de la hoja MAYOR en una hoja nueva a

la que se le asigne el nombre MAYOR_FUNCION;

d. Ubicar en cualquiera de las celdas que contengan un código,

sería mejor en la primera, para asignarle el nombre Códi-go_mayor. Desde administrador de nombres editar Códi-go_mayor para modificarle de manera que se congele la

columnna pero no la fila. Verificar que ubicado en cualquier

columna diferente a la del código el elegir Código de mayor

ubique el código de la misma fila de la celda activa;

e. Llamar a la función sumar, y cuando la ventana asistente de la

función solicite el primer número, llamar a la función SI;

f. En la ventana asistente de la función SI, en la prueba lógica

probar si Código_diario=Código_mayor; si el verdadero

asignarle el valor de 1 caso contrario el valor de 0 y aceptar con Enter;

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g. Una vez aceptado la función se mostrará mostrará de la

siguiente manera:

=Suma(Si(CODIGO_DIARIO=CODIGO_MAYOR;1;0));

h. Picar delante delante del último paréntesis y modificar la función

insertando Debito_diario y aceptar con ENTER;

i. Para que la función sea matricial presionar la combinación de las

teclas Ctrl+Shift+Enter;

j. Arrastrar la fórmula para abajo, hasta donde se encuentre

códigos de cuenta en la columna de la izquierda;

k. Copiar la celda a la columna de los créditos y modificar la

fórmula, en lugar de Débito_diario asignarle Crédito_diario;

l. presionar la conbinación de las teclas Ctrl+Shift+Enter para

que la función sea matricial;

m. Arrastrar la formula abajo mientras exista código en la columna

Código_diario;

n. Utilizar la opción Tablas del menú insertar;

o. Quitar duplicados desde el mismo menú de tablas o desde el

menú datos;

p. Insertar una columna entre los códigos y los débitos para

recuperar el nombre de las cuentas con la función BUSCARV,

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aisgnándole previamente el nombre de Plan_cuentas al rango

del plan de cuentas;

q. Finalizado es proceso el mayor se presenta de la siguiente

manera:

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12 UNIDAD 12 GESTIÓN DE DATOS - ANÁLISIS ES-TADÍSTICOS

En la gestión de datos considerar, para los principales estadígrafos, las

funciones estadísticas más principales y el uso del complemento Herra-

mientas de análisis de datos que ofrece Excel para el análisis estadístico

correspondiente. La aplicación de los estadígrafos y el uso del comple-

mento se realizará a partir de la lista que muestra los salarios de la ma-

yoría de países de América Latina mostrado en la siguiente figura:

Adicionalmente, se asignará nombres a las celdas mostradas a continua-

ción:

12.1.1 Estadígrafos de Posición - Funciones

A partir de las celdas A10 a la A17 ubicar los nombre de los estadígrafos

que se utilizará:

NOMBRES DE CELDAS RANGO DE CELDA NOMBRE

B3:B9 Salario_MensualB3:B9 Horas_SemanaB3:B9 Horas_Mes

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1) El primer estadígrafo a utilizar en la celda B10, es la media aritmética

o promedio de los salarios básicos explicitado en la función:

=Promedio(Salario_Básico), y el resultado presenta el valor de

301. Para promediar el número de horas por semana trabajadas en

cada uno de los países expuestos la función:

=Promedio(Horas_semana), el resultado muestra 44,86;

2) El mismo procedimiento en las celdas B11:B17 para los otros es-

tadígrafos, debe recordarse el nombre de las funciones a aplicar a

aplicar: Mediana, Moda, Media.Geom, Desvest, Var, Máx y

Min. Los resultados se muestran en la gráfica anterior;

3) El cálculo del

promedio ponde-

rado de salarios

debe ponderarse

por las horas al

mes trabajadas,

para lo cual se

llamará a la fun-

ción SumaPro-

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ducto para trabajar con las matrices Salario_Mensual y

Horas_Mes como se muestra en la siguiente ventana y dividir para la

suma de las horas al mes, considerando como frecuencia. la sintaxis

de aplicación será:

=Sumaproducto(Salario_Mensual;Horas_Mes)/Suma(Horas_Me

s)

El resultado de aplicar la función Su-maProducto y Suma expuestas,

presenta un resultado 300.51 dólares,

aparentemente no muy significativo 49

centésimas pero más real pues es

afectado por las horas al mes de cada

país.

12.1.2 Estadígrafos de Posición - Complementos

La utilización de la herramientas para análisis de activarse desde

Opciones de Excel/complementos. Una vez activado se muestra en el

grupo de análisis, la opción Análisis de datos, y su aplicación debe

seguir el siguiente procedimiento:

1) Marcar el rango de celdas

B2:C9 o las columna de los

Salarios y las Horas semana o

luego de que se haya picado

en la opción Análisis de da-tos y configurar los demás

parámetros, principalmente; si

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la tabla contiene rótulos en la primera fila y las opciones de salida: En

una nueva hoja y Resumen de estadísticas como se muestra a conti-

nuación:

12.1.3 Presentación Gráfica del comportamiento de los salarios

Para presentar gráficamente el comportamiento de los salarios básicos de

los países contenidos en la tabla utilizada para la aplicación de los estadí-

grafos anteriores, picar en Columnas agrupadas de la opción Co-

lumnas de Insertar y configurar el gráfico de manera que el rango de

datos del gráfico sea la columna de los países, salarios y las horas sema-

nales y configurar los parámetros:

1. Picar en la serie de los Salarios y cambiar al gráfico línea únicamen-

te a esta variable;

2. Elegir, dentro de la opción de presentación Etiqueta de datos la opción

Extremo externo;

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3. Llamar a Selec-

cionar datos y

agregar la celda

que contiene el

promedio ponde-

rado y entradas

de serie agregar

el promedio ponderado;

Además de asignar nombre al gráfico y quitar el borde al área del gráfico,

el gráfico se muestra en la siguiente figura:

12.1.4 Análisis de tendencia, crecimiento y pronóstico

Para realizar un estudio del comportamiento de una variable cronológica-

mente será convenientemente visualizada desde la concepción de pro-

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ducto interno bruto valor de todos los bienes y servicios finales producidos

dentro de una nación en un año determinado del Ecuador en los años

2000 hasta el 2009 para colegir su comportamiento y pronosticar su valor

en los futuros años. Los valores de PIB son:

Para aplicar

las funciones estadísticas de tendencia y crecimiento para observar a

cuál de las funciones se ajustan más la tendencia del producto interno

bruto la de tendencia o crecimiento se seguirá el siguiente procedimiento:

1. Situarse en la celda C3 y solicitar la función Tendencia a la cual se

le asignarán los argumentos: para Conocido_y el rango de celdas

B3:B12 y para Conocido_x el rango de celdas A3:A12;

PRODUCTO INTERNO BRUTO-ECUADOR AÑOS PIB

2000 54,92001 37,22002 39,62003 41,72004 45,652005 49,512007 57,232008 61,522009 98,71

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2. Luego de aceptar los argumentos de la función, copiar la función a las

celdas restantes de la misma columna, hasta la C12;

3. Sin desmarcar el rango de la copia,

editar la fórmula aplicada en el rango

de celdas con la tecla F2, editadas

las fórmulas teclear las celdas com-

binadas Ctrl+Shift+Enter para que

las funciones sea matriciales;

4. En las celdas C13 y C14 aplicar el mismo procedimiento adicionando

para el argumento Nueva_matriz_x el contenido de las celdas A13 y A14;

5. Aplicar el mismo procedimiento para la función Crecimiento, tanto para

calcular los valores estimados de la serie como para pronosticar para

los años 2010 y 2011;

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6. Una vez obtenidos los valores estimados y pronosticados con las dos

funciones, calcular los valores mínimos de las dos funciones utilizando

la siguiente fórmula;

Una vez realizado los cálculos anteriores, se puede observar que la varia-

ble PIB se ajusta más a un comportamiento exponencial que lineal, pues-

to que al aplicar la fórmula de los mínimos expuesto en el numeral 6 es

menor es menor el valor de la celda E13 que la celda F14, lo que se con-

firma con la siguiente tabla y gráfico.

2)( ci YYMinimo −= ∑

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13 UNIDAD 13. MACROS EN APLICACIONES FINAN-CIERAS

Las macros constituyen el nombre que se le asigna a un conjunto de

instrucciones diseñadas con un propóstio u objetivo específico. Las

macros se graban dentro de una subrutina de programación diseñadas en

VisualBasic.

13.1 DISEÑO DE MACROS SENCILLAS

se puede realizar macros a partir de

operaciones realizadas para que Excel

escribiera el código como por ejemplo

para sumar. La forma más fácil e intuitiva

de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que

dispone Excel, Este grabador de macros permite grabar las acciones

deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las

cuales se puede modificar posteriormente.

13.1.1 Macro para sumar

Elegir de la opción programa-dor, grupo código, la opción

grabar macro, opción con la

cual; Excel presenta la ventana

para asignar NOMBRE A LA MACRO, definir MÉTODO ABREVIADO y lugar para

GUARDAR LA MACRO; y,

escribir la descripción de la macro, caso contrario Excel lo asignará.

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Inmediatamente

después, realizar las

operaciones para

sumar el rango de

celdas F5:F12; es

decir, marcar el

rango anterior,

presionar la

combinación de las teclas ALT+SHIFT+= para realizar la suma del rango

explicitado y confirmarlo con ENTER; realizada la operación detener la

grabación. Para el presente caso, la macro se llama SUMA.

Grabada la macro, en Visual Basic, picando en la opción Macros,

previa la ubicación en la macro SUMA, elegir paso a paso para ver el

código de la macro;

Luego de diseñada la macro, diseñar un botón (control de formula-rio) desde el grupo controles de la opción programado y

asignarle la macro SUMA.

13.2 DISEÑO DE MACROS COMPLEJAS

Las macros o subrutinas de programación en Excel se realizan desde

Visual Basic de manera interactiva y como se ha mostrado previamente,

las macros son escritas automáticamente mientras seguimos una serie de

procesos, este texto constituye el código de las acciones realizadas.

Para realizar macros más complejas se hace necesario conocer un poco

más de la gesti+ón de Visual Basic y la utilización de su código, puesto

que en las macros más complejas ya se requiere escribir el código pero

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conociendo perfectamente la aplicación de sus instrucciones, sin

embargo; las que se utilizarán a continuación se explicarán

adecuadamente por aplicarse en la gestión de aplicaciones financieras.

13.2.1 Macro para salir

Cuando se escibe una instrucción, se apoya de Visual Basic digitando la

combinación de

las teclas

CTRL+J para

mostrar la ven-tana desple-gable y elegir

la instrucción o

función

correspondiente con la tecla Tab. En el presente caso, luedo de escribir

presionar la combinación Ctrl+J;

La macro SALIR, se completará con las

siguientes instrucciones. Msgbox para

que presente una caja de mensajes con el

texto Desea salir, la opción de Visual

Basica VbYeNo con título en la ventana Macros sencillas;

Dibujar el botón salir, asignar la macro salir y ejecutar la macro pulsando

el botón.

Ejecutada la macro, la opción de Visual Basic muestra dos botones. Al

elegir cualquiera de los dos la macro funciona en las dos opciones de la

misma manera; es decir, igual en si como en no

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Para que, sólo cuando presione en el botón Sí, salga de Excel, y en el

caso de No regrese a la hoja de trabajo; la macro debe modificarse de la

siguiente manera:

La instrucción Dim para declarar variables de memoria indepen-diente Mensaje, Estilo, Titulo, Respuesta y Micadena.

En la variabe mensaje

almacenar el texto

¿Desea salir?; en

Estilo VbYesNo; en

titulo el texto Macros

sencillas; en respuesta

Respuesta =

MsgBox(Mensaje,

Estilo, titulo) y para

cuando presione en el

botón No muestre el mensaje “regresar al libro”.

De la misma manera que la macro salir se puede diseñar la macro cerrar,

con la diferencia de que en caso de elegir si, la instrucción será la siguien-

te ActiveWindow.Close

13.3 FUNCIONES DEFINIDAS POR EL USUARIO-MACROS

Para trabajar las funciones definidas

por el usuario se partirá de un diseño

de una factura la mismas que se mues-

tra inmediatamente:

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Picar en Visual Basic

de las opciones de

programador y desde

Proyecto -VbProject insertar un módulo.

Insertado el módulo

escribir la macro o las

instrucciones de la fun-

ción costoVentas en el

cuadro de texto de Vi-

sual Basic, de la si-

guiente manera:

Function costoventas(totalFactura, Iva12, margen_utilidad)

costoventas= (totalFactura-Iva12)-((totalFactura- Iva12) * margen_utilidad)

End Function

Las partes de una función definida por el usuario, al igual que las funcio-

nes definidas por Excel tiene nombre y argumentos. Un argumento es un

tipo de variable, una variable es un nombre que representa un valor o una

referencia a un objeto, como celda u hoja de cálculo. En el caso expuesto

anteriormente, el nombre de la función es costoventas y los argumen-

tos: Totalfactura, IVA12, Margenutilidad.

La función calcula el costo de ventas considerando el total de la factura

menos el 12% del IVA; y restando la misma diferencia por el margen de

utilidad.

Para aplicar la función salir de Microsoft Visual Basic o cerrar y volver a

Excel, ubicarse en una celda en blanco e iniciar la escritura, en el texto de

relleno. Excel muestra la lista de funciones de la siguiente manera:

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13.3.1 Funciones números a letras

Se ha convertido en una necesidad muy frecuente de usuarios que re-

quieren convertir número ingresados o calculados en una celda a letras,

principalmente al momento de querer imprimir algún informe o reporte,

puesto que no existe ninguna función diseñada en Excel, les presento a

ustedes la macro que ayudaría en ese propósito.

Function Unidades(num, UNO) Dim U Dim Cad U = Array("UN", "DOS", "TRES", "CUATRO", "CINCO", "SEIS", "SIE-TE", "OCHO", "NUEVE") Cad = "" If num = 1 Then If UNO = 1 Then Cad = Cad & "UNO" Else Cad = Cad & "UN" End If Else

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Cad = Cad & U(num - 1) End If Unidades = Cad End Function Function Decenas(num1, res) Dim D1 D1 = Array("ONCE", "DOCE", "TRECE", "CATORCE", "QUINCE", "DIECISEIS", "DIECISIETE", _ "DIECIOCHO", "DIECINUEVE") D2 = Array("DIEZ", "VEINTE", "TREINTA", "CUARENTA", "CINCUEN-TA", "SESENTA", _ "SETENTA", "OCHENTA", "NOVENTA")

If num1 > 10 And num1 < 20 Then Cad1 = D1(num1 - 10 - 1) Else Cad1 = D2((num1 \ 10) - 1) If (num1 \ 10) <> 2 Then If res > 0 Then Cad1 = Cad1 & " Y " Cad1 = Cad1 & Unidades(num1 Mod 10, 0) End If Else If res = 0 Then Cad1 = Cad1 & "E" Else Cad1 = Cad1 & "I" Cad1 = Cad1 & Unidades(num1 Mod 10, 0) End If End If End If Decenas = Cad1 End Function Function Cientos(num2) num3 = num2 \ 100 Select Case num3 Case 1 If num2 = 100 Then cad2 = "CIEN " Else cad2 = "CIENTO " End If Case 5 cad2 = "QUINIENTOS " Case 7 cad2 = "SETECIENTOS " Case 9

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cad2 = "NOVECIENTOS " Case Else cad2 = Unidades(num3, 0) & "CIENTOS " End Select num2 = num2 Mod 100 If num2 > 0 Then If num2 < 10 Then cad2 = cad2 & Unidades(num2, num2) Else cad2 = cad2 & Decenas(num2, num2 Mod 10) End If End If Cientos = cad2 End Function Function Miles(num4) If (num4 >= 100) Then cad3 = Cientos(num4) Else If (num4 >= 10) Then cad3 = Decenas(num4, num4 Mod 10) Else cad3 = Unidades(num4, 0) End If End If cad3 = cad3 & " MIL " Miles = cad3 End Function Function Millones(cant) If cant = 1 Then ter = " " Else ter = "ES " End If If (cant >= 1000) Then cantl = cantl & Miles(cant \ 1000) cant = cant Mod 1000 End If If cant > 0 Then If cant >= 100 Then cantl = cantl & Cientos(cant) Else If cant >= 10 Then cantl = cantl & Decenas(cant, cant Mod 10) Else cantl = cantl & Unidades(cant, 0)

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End If End If End If Millones = cantl & " MILLON" & ter End Function Function decimales(numero As Single) As Integer Dim iaux As Integer iaux = numero - Application.Round(numero, 2) decimales = iaux End Function 13.3.2 Funciones letras a números

Function letras(cantm As Variant, ByVal mon As Integer) As String

Dim cants1 As String, num1 As Variant, num2 As Variant num1 = cantm \ 1000000 num2 = cantm - (num1 * 1000000) cents = (num2 * 100) Mod 100 If cents = 0 Then cents1 = "00" Else cents1 = Format(cents) End If cantm = cantm - (cents / 100) If cantm >= 1000000 Then cantlm = Millones(cantm \ 1000000) cantm = cantm Mod 1000000 End If If cantm > 0 Then If (cantm >= 1000) Then cantlm = cantlm & Miles(cantm \ 1000) cantm = cantm Mod 1000 End If End If If cantm > 0 Then If cantm >= 100 Then cantlm = cantlm & Cientos(cantm) Else If cantm >= 10 Then cantlm = cantlm & Decenas(cantm, cantm Mod 10) Else cantlm = cantlm & Unidades(cantm, 1) End If

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End If End If If mon = 1 Then letras = cantlm & " " & cents1 & "/100 DOLARES" Else letras = cantlm & " DOLARES " & cents1 & "/100 U.S.D." End If End Function Sub prueba() Dim res As String, num As Single num = 50899697.51 res = letras(num, 1) End Sub

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13.4 INFOGRAFÍA

1. BRAVO VALDIVIESO Mercedes y UBIDIA TAPIA Carmita, Contabilidad de Costos, Editora Nuevodía, Ecuador, 2007;

2. SÁNCHEZ VENEGAS José Luis, Diagnóstico Financiero Integral, ECAFSA/THOMSON LEARNING,México, 1999.

3. RINCÓN VEGA José M, Informática Como Instrumento de Gestión, España.Deusto, 1978;

4. SPILMAN Miguel, La Investigación Operativa: su Aplicación Práctica en la Explotación de Empresas. España, Editorial Francisco Casonova, 1965;

5. KAZMIER Leonardo y DIÄZ M., Estadística Aplicada a la Administración y a la Economía, Alfredo MC-HILL, México, 1973;

6. WOODWARD Jeff, Excel 5 para Windows, Editorial Osborne/Mc-Hill, 1994<

7. http://www.tools.google.com/dlpage/cloudconnect?hl=es#; 8. http://www.youtube.com/watch?v=KRFel8XIFyg; 9. http://www.youtube.com/watch?v=UQU1kfse5us;