Gestion de Archivos
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EL ARCHIVO
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EL ARCHIVO
NECESIDADES DE CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN
• Tres son las razones principales por las que la empresa debe y tiene que conservar o guardar la documentación:– Por el propio interés de la organización.– Por exigencias legales.– Documentación e información de carácter histórico para la
empresa.
CONCEPTO DE ARCHIVO
Archivo de documentos: captación, elaboración de datos y su custodia
• FASES:– Registro/anotación.– Clasificación/ordenación.– Codificación/denominación. – Tratamiento/manipulación. – Cálculo/estadística. – Archivo/custodia.
Clases de archivo
Atendiendo a su titularidad• Archivos públicos:
– De la Administración General de Estado.– De la Administración Autonómica– De la Administración Local
• Otros órganos de la Administración:– De empresas.– De instituciones religiosas.– De partidos políticos y organizaciones
sindicales.– De familias.
Atendiendo a la edad del documento
• Activos (de oficina y centrales –documentos vivos).
• Semiactivos (intermedios –de baja actividad).
• Inactivos (archivos históricos –sin vigencia administrativa).
ORAGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
El grado de utilizaciónEl grado de autonomía.
• Activos.• Semi-activos.• Inactivos.
A Por el grado de utilización
B Por el grado de autonomía
Centralizado Descentralizado
• Convencionales:– Carpeta– Carpeta archivador–Mobiliario
• Por microfilme• e Informáticos
SISTEMA DE ARCHIVO
• Funcionamiento habitual del archivo• Normas prácticas de utilización :– Comprobar que el recorrido y que la toma de datos ha finalizado.– No retrasar el archivo de los documentos.– Detallar o indicar el tiempo de permanencia de los documentos.– No interpretar las reglas dictadas para la gestión u organización
del archivo.– Si los documentos archivados son extraídos del archivador, dejar
en el espacio físico que ocupaba una ficha de referencia.
FUNCIONAMIENTO HABITUAL DEL ARCHIVO Y NORMAS PRÁCTICAS DE UTILIZACIÓN
Trabajas en una organización y tu superior te pide que archives una factura. ¿Qué pasos o fases darías para ello?
Solución:1. En primer lugar identificaremos la factura (si se trata de compra o de venta).2. Nos aseguraremos de que su contabilización está efectuada, bien por la
anotación del departamento correspondiente (compras o ventas) o por otra señal de referencia.
3. Una vez efectuada la comprobación, iremos al mueble archivador donde se encuentran las carpetas de ‹‹proveedores›› o ‹‹clientes››, según proceda, y pondremos la factura en la carpeta del cliente o proveedor que corresponda, que a su vez estarán ordenadas alfabéticamente y dentro de la carpeta personal se colocará la factura por orden cronológico.
CASO PRÁCTICO
Archivo activo Archivo semiactivo Archivo pasivo o inactivo
CONTROL DEL ARCHIVO
• La Clasificación Alfabética• La Clasificación Numérica• El Empleo de Colores• El Procedimiento de la Cifra Terminal
CLASIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN DOCUMENTAL
• Clasificación Geográfica• Clasificación Temática• Clasificación Decimal• Clasificación Cronológica
OTRAS CLASIFICACIONES
• La Dirección General de la empresa será la que establezca los controles y filtros de acceso.
• El control de acceso, aumentara y disminuirá a medida que su contenido sea más o menos relevante.
CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DE LA DOCUMENTACIÓN
LOS FICHEROS
SimplesRotativos
PURGA O DESTRUCCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Máquina para destruir documentos (HSM).
Máquina para destruir gran volumen de documentos con cinta trasportadora (HSM).
EL ARCHIVO DIGITAL
Ventajas• Ahorro de espacio.• Agilidad en la gestión.• Reproducción fiable• Inmediata recuperación.• Preservación del documento (como
histórico)• Seguridad jerarquizada mediante claves de
acceso a los diferentes usuarios.• Agilización de trámites y de la actividad de
la empresa.• Recuperación del documento, del medio
original por el que fue registrado.
Desventajas• Que durante el proceso de separación y
regrabación, puede ser fácilmente manipulado, y poco fiable la autenticidad de las copias.
• El rápido desfase de los soportes magnéticos y ópticos, que necesitan de transporte a otros soportes más actuales, que garanticen su conservación y posterior utilización. Es una desventaja: la autenticidad, frente a los métodos tradicionales que son: preservación, organización y acceso.
• Por eso se requieren métodos de control que garanticen la integridad física y lógica. Copias de seguridad y almacenes diferentes de los depósitos.
• Hace más óptimo el almacenamiento y recuperación de documentos.• Establece mayor agilidad en la búsqueda de los mismos.• Comparte distintas aplicaciones para los documentos, si estas son
requeridas, evitando la duplicidad de los mismos.• Dispone de acceso a la información desde un punto único.• Controla el estado la ubicación de cada uno de los documentos.• Facilita la labor archivística y la clasificación de los documentos.• Aumenta la integridad y la seguridad de los documentos accediendo a
ellos a través de su forma digital.• Otorga un mínimo de error para la información que no ha sido
estructurada.
A Reproducción y cotejo de la información de archivo documental a digital.
• Escáner de mano• Escáneres planos• Escáner con alimentador de
hojas• Escáneres de tambor• Escáneres para microfilm• Escáneres de transparencias
B Forma de digitalizar los archivos convencionales.
ManualmenteMedios electrónicos.
• Habitación que albergue el archivo requisitos:– Debe de estar custodiada por sistemas de seguridad y
puertas ignifugas, de las que sólo posean llave los administradores.
– Debe ser estanca, sin materiales inflamables.– Debe ventilarse una vez a la semana.– Se debe preservar el orden y la limpieza.– Se prohíbe, fumar, comer y beber.
PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, BÚSQUEDA, CONSULTA, RECUPERACIÓN, ACTUALIZACIÓN CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DE LA INFORMACIÓN ARCHIVADA
• Cómo Organizan la información.• Trabajar con carpetas y la papelera.
FUNCIONES Y CARACTERÍSTICAS DE LOS SO Y DE ARCHIVO
• Las medidas de Seguridad que una empresa ha de adoptar son las siguientes:– Guardar duplicados en lugares separados. Los cajones, escritorios y
taquillas deben estar provistos de llave.– Utilizar cajas de seguridad.– Utilizar cajas de seguridad en bancos para escrituras, contratos,
fórmulas, etc.– Guardar los documentos en almacenes especiales con garantías
antiincendios u otros siniestros.– Establecer claves que bloqueen el acceso a la memoria del ordenador.– Destruir la documentación obsoleta en filamentos o en forma de pulpa.
TÉCNICAS DE PROTECCIÓN DE ACCESOS PÚBLICOS Y PRIVADOS EN ARCHIVOS CONVENCIONALES E INFORMÁTICOS
• Las medidas de Control en el Acceso a los Datos:– Que se acceda a los datos a través de Formularios.– Los datos importantes requerirán contraseña de acceso,
estos accesos tendrán diferentes privilegios, según el usuario que lo realice.
– Utilización de tarjetas electrónicas.– Huella dactilar.– Escáner de retina…
TÉCNICAS DE PROTECCIÓN DE ACCESOS PÚBLICOS Y PRIVADOS EN ARCHIVOS CONVENCIONALES E INFORMÁTICOS
• Toda la Ley de Protección de datos se basa en los siguientes preceptos básicos:– Desarrollo del Artículo 18.4 de la Constitución: “La ley limitará el uso de la
informática para garantizar el honor, la intimidad personal y familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio de los derechos”.
https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1999-23750– Garantizar al tiempo y al espacio como salvaguarda de la privacidad
personal. http://www.lopd-proteccion-datos.com/ley-proteccion-datos.php– Garantizar que la informática no redunde en perjuicio para las personas, ya
que objetivamente la potencialidad puede interferir de forma muy acusada.http://www.lopdprotec.com/formacion/test/PROTECCION%20DE%20DATOS%20EN%20LA%20EMPRESA.pdf
NORMATIVA VIGENTE DE PROTECCIÓN DE DATOS Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
• Windows permite realizar Backup desde el Panel de control, sistema de seguridad, copias de seguridad y restauración.
COPIAS DE SEGURIDAD
