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GESTIÓN DE BODEGAS E INVENTARIO

UNIDAD I:

Gestión de abastecimiento: Proceso de compra en la gestión de de abastecimiento

SEMANA 1

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Introducción

¿Ha pensado usted en las competencias profesionales que debe poseer un profesional de las áreas administrativas y comerciales en relación a la gestión de una bodega o central de distribución?

Para los profesionales de las Ciencias de la Ingeniería, y más específicamente los que

orientan su perfil profesional a los procesos comerciales, es de vital importancia conocer y comprender los procesos de Administración y Funcionamiento de la Bodega, dentro de los cuales podemos citar: procedimientos a utilizar para la recepción de materiales y mercancías, distribución de dichos materiales de acuerdo a sus propiedades y características, y gestión de los recursos (materiales y humanos) en pro de la eficacia y la eficiencia.

Lo anterior requiere el dominio de competencias técnicas eficientes en el despacho de

materiales, conocimientos de las normativas de documentación administrativa, dominio adecuado de los registros propios de cada fase y etapa del proceso de almacenamiento, y las técnicas y procedimientos inherentes al trabajo con inventarios en bodega.

Así, el presente material, perteneciente a la asignatura Gestión de bodega e

inventario, correspondiente a la Unidad I, constituye el primer módulo: Administración y funcionamiento de la bodega, el cual es necesario que estudies con interés y dedicación, priorizando el análisis por sobre la memorización; de este modo, el aprendizaje no presentará dificultades. Cabe destacar que los saberes y contenidos están propuestos y desarrollados de tal forma que su dominio, sirva para mejorar tu perfil profesional y tus competencias laborales.

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Ideas fuerza

La administración de bodega es: “Aquella que se dedica a dictar y aplicar las normas necesarias para la conservación de los materiales y productos, verificando el cumplimiento de éstas disposiciones al interior de las bodegas (Sáez, 2011,p 22).

La Administración de Bodegas, requiere que la empresa cuente con 4 procedimientos definidos para su gestión, los cuales son: Recepción de Mercaderías, Almacenamiento, Despacho de Mercaderías y Registros

El procedimiento de Recepción de Materiales incluye toda forma en la cual ingresen productos a la empresa. Durante la ejecución de dicho procedimiento el Encargado de Bodega es el responsable de la recepción de todos los insumos o enseres que ingresen a la empresa.

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1. Administración de Bodega

La Administración de Bodega es: “Aquella que se dedica a dictar y aplicar las normas necesarias para la conservación de los materiales y productos, verificando el cumplimiento de estas disposiciones al interior de las bodegas”. (Sáez, 2011, p. 47). Así, la administración de bodegas tiene, por un lado, un sentido normativo (en tanto propone y promueve políticas y procedimientos de gestión de recursos al interior una central de distribución), y por otro lado, un sentido de control (en razón del monitoreo, registro y evaluación de los procesos sucedidos de manera práctica). Es decir, la administración de bodega es un proceso horizontal y continuo que engloba desde la gestión de ingreso de los recursos, su acopio bajo normativas de conservación, y el planeamiento previo a su distribución al cliente o a otro espacio de recepción.

El proceso anteriormente citado, requiere un planeamiento estratégico que incluya el

análisis de las variables referidas a la gestión de los espacios disponibles, no obstante, sin importar lo exhaustivo o meticuloso del proceso, es imposible que los procedimientos planificados dejen de estar mediados por el azar y lo fortuito, en tanto siempre se sucederán: despachos fuera de plazo, atrasos por parte de los proveedores, problemas en el traslado de los recursos, retrasos por carencias de stock, redistribuciones a razón de prioridades de la empresa o el mercado, entre otros factores que condicionarán el acopio de los productos o mercaderías. Esto requiere que el proceso de Administración de Bodega, en relación a la gestión de los espacios disponibles, implique capacidad de sortear constantes imprevistos y la necesidad imperativa del traslado de artículos a lugares más convenientes dentro de la misma central o inclusive a otros lugares, con la finalidad de dejar espacios disponibles a mercaderías con características prioritarias.

1.1. Procedimientos de la administración de bodegas

La gestión de eficaz y eficiente bajo rangos apropiados en la Administración de Bodegas, requiere que las prácticas laborales respondan a procedimientos definidos y estandarizados, lo cual significa en concreto que dichos procedimientos puedan ser homologados al interior de cualquier tipo de bodega, sin importar su dimensión, estructura o finalidad.

Si bien la bodega debe contar con procedimientos genéricos (gestión de carácter

generalista), también pueden existir otros procesos específicos, los cuales tendrán relación directa con el giro de la empresa, las características de los artículos acopiados y con las propiedades de las instalaciones de almacenamiento.

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La Administración de Bodegas, requiere que la empresa cuente con 4 (cuatro) procedimientos definidos para su gestión, los cuales se sintetizan en la siguiente tabla:

Tabla 1

a. Recepción de Mercaderías:

Recepcionar materiales, suministros, artículos o cualquier otro bien que la empresa reciba, comprobando fehacientemente que dichos productos cumplan cualitativa y cuantitativamente con el set de especificaciones propuesto en la orden de compra, factura de recepción o guía de despacho del proveedor que envía la carga, y rechazando todos y cada uno de los elementos antes citados que no cumplan con las especificaciones o presenten deterioro debido al proceso de despacho.

Este procedimiento también incluye tomar registro e informar al Departamento de Adquisiciones o al Jefe Administrativo (según corresponda con las cadenas de mando de la organización), cualquier irregularidad que suceda en el proceso antes citado.

b. Almacenamiento:

Almacenar, acopiar, reunir y resguardar los insumos, enseres, artículos y materiales, bajo condiciones apropiadas y pertinentes que los mantengan en condiciones ideales para su posterior utilización.

Además, este procedimiento incluye informar a los responsables en las cadenas de mando sobre situaciones anómalas, tales como: problemas en las dependencias de la bodega, faltas a la seguridad industria del espacio, personas o animales extraños al interior de la central, irregularidades en los servicios eléctricos, de gas, u otros que puedan atentar a la seguridad de la carga o de los operarios, necesidades de inspección en prevención de riesgos, en materias como techumbres, pisos u otros aspectos que afecten la movilidad de los productos al interior de la bodega, entre otras situaciones.

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(Fuente: Sáez, 2011)

c. Despacho de Mercaderías:

Despachar, entregar o enviar los artículos, materiales, e insumos, a razón de las cantidades, montos y especificaciones técnicas, establecidas y especificadas en el documento “solicitud de abastecimiento” o en otro documento que la empresa establezca como valedero para tomar registro del procedimiento.

d. Registros:

Tomar nota escrita y/o de manera análoga o digital del estado y ubicación de los productos e insumos a cada momento al interior de la bodega, como también, mantener actualizados los registros de monitoreo y control de existencias, con el fin de mantener información fidedigna de los bienes bajo custodia.

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1.1.1. Recepción de mercaderías

La recepción de mercaderías está directamente ligada con el Control de ingreso de materiales a la bodega, central de distribución o almacenamiento. Es decir, el proceso de recepción es clave para para el monitoreo y seguimiento de los productos, mercancías, insumos y bienes que se incorporan al stock vigente de la expresa. Por lo tanto, es el Encargado de Recepción de la Bodega (funcionario responsable de la gestión de ingreso de insumos), en quien recae la responsabilidad de recibir materias primas, repuestos, mercaderías, materiales y otros insumos adquiridos por la empresa.

Durante el proceso de recepción de la mercadería en la empresa, el receptor de la bodega, debe actuar mancomunadamente con algún funcionario representante de la División o Departamento que solicitó el producto, comprobando colaborativamente que lo expuesto en la Orden de Compra concuerda con lo recibido. Lo anterior tiene por finalidad realizar una inspección tanto logística (a cargo del receptor de la bodega, experto la gestión de ingreso y documentación), como técnica (a cargo del funcionario especialista en las características del producto adquirido):“Cuando sea necesaria una revisión técnica, (el Receptor de Bodega) debe solicitar la participación del funcionario solicitante de la compra”. (Sáez, 2011, p. 48).

Además, es necesario y pertinente llevar registro de fecha y hora de la Recepción de la Mercadería, para controlar de mejor modo los ingresos (debe adjuntarse a la Orden de Compra o a la Nota de Pedido).

Figura 1

(Fuente: Extraído en septiembre del 2015 de la World Wide Web:

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http://www.arealogistica.es/blog/)

Por último, en relación a las responsabilidades sucedidas en el proceso de recepción

de mercaderías, es pertinente aclarar que existen responsabilidades tanto para el Proveedor (Responsabilidades de entrega en plazos y calidad propuestos), como para la Empresa (Controlar el ingreso de mercaderías y rechazar las que no cumplan con el Set de Especificaciones necesarios para cumplir con los requerimientos que de ellos se tiene en la organización).

Tabla 2

ORGANISMO RESPONSABILIDAD

PROVEEDOR (Envía productos)

Entregar productos en buen estado

EMPRESA (Recibe Productos)

Revisar y rechazar todo aquello que no venga en perfectas condiciones

1.1.2. Almacenamiento

Este proceso se refiere al acopio, guardado y resguardo de las especies, artículos o materiales al interior de la Bodega de la empresa. La clave consiste en el desarrollo de procedimientos de bodegaje que tengan por objetivo el cuidado de la integridad de los productos, manteniéndolos en condiciones óptimas, y con stock y ordenamiento preciso para ser despachados cuando sea necesario de manera eficiente.

Para que el procedimiento de almacenamiento de artículos sea eficaz y eficiente, es

muy importante que el Encargado de la Bodega, se ciña a los principios y recomendaciones que desarrollaremos más adelante en la asignatura.

Por último, es necesario recalcar que luego de la recepción de la mercadería y su

correspondiente ingreso a la bodega, el Encargado de la Bodega pasa a ser directo responsable del resguardo y control del stock de los productos a su cargo.

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Figura 2

(Fuente: Extraído en septiembre del 2015 de la World Wide Web: http://almacenamientolog.blogspot.cl/2011/11/almacenamiento-

concepto.html

1.1.3. Entrega o despacho de mercaderías

El procedimiento de despacho, se refiere al envío de productos, artículos o materiales desde la bodega de la empresa, generalmente, a un cliente externo (comprador de la mercadería) o interno (funcionario de la misma organización que requiere un insumo para el ejercicio de su labor).

Para que el proceso antes citado suceda con normalidad, el Encargado de la Bodega

debe solicitar la orden de entrega (documento mercantil que indica los productos a ser llevados desde la bodega a otra dependencia) al solicitante; cabe destacar que el Encargado de Bodega, no debiera retirar ningún producto de la Central de Distribución sin el documento necesario, ya que de no cumplir con dicho proceso, el stock de la Bodega no tendrá solidez (no habrá claridad de la cantidad de productos con que cuenta la empresa).

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Figura 3

(Fuente: Extraído en septiembre del 2015 de la World Wide

Web:http://www.otecfundacion.cl/recepcion-almacenamiento-y-despacho-de-mercaderia-con-uso-de-software-de-gestion-de-bodega/)

1.1.4. Registros

Este proceso tiene por finalidad mantener un control administrativo de la gestión de la bodega, en todos sus procesos: ingreso, acopio, distribución y despacho de materiales; por lo tanto, es fundamental tener archivo de registro físico de, a lo menos, todos y cada uno de los siguientes documentos:

Copia de las Órdenes de Compra.

Notas de Recepción o Entrega de Mercaderías.

Mapa o Plano de la Bodega, que indique espacios utilizados y disponibles.

Plano de distribución de las áreas de almacenamiento de la Bodega.

Guías de Despacho de proveedores.

Guías de Ingreso de Mercaderías.

Asimismo, es necesario recalcar que los documentos antes citados funcionan como registro oficial de los movimientos de mercadería, por lo que su gestión y organización responde a procesos logísticos y legales.

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Figura 4

(Fuente: Imagen extraída en septiembre del 2015 de la World Wide Web: http://www.argologistics.mx/catalogos/catalogo-sistema-de-almacenaje-estanteria/)

En resumen, los cuatro Procedimientos de Administración de Bodegas anteriormente desarrollados, poseen una lógica sistémica, en tanto son fundamentales para la gestión de las mercancías al interior de la organización y comparten importancia en la calidad de la logística de la empresa.

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Figura 5

(Fuente: Sáez, 2011, p. 50)

Actividad N° 1 La Administración de Bodegas, requiere que la empresa cuente con 4 procedimientos definidos para su gestión, los cuales son: Recepción de Mercaderías, Almacenamiento, Despacho de Mercaderías y Registros. A partir de lo anterior, realice un resumen de las características más relevantes de cada uno de los 4 procedimientos antes citados, y con la información levantada, construya una tabla de síntesis, la cual servirá como medio de estudio para usted.

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1.2. Procedimiento para la recepción de materiales El procedimiento de Recepción de Materiales incluye toda forma en la cual ingresen

productos a la empresa, durante la ejecución de dicho procedimiento el Encargado de Bodega (o Encargado de Recepción según sea la estructura organizacional), es el responsable de la recepción de todos los insumos o enseres que ingresen al espacio físico o instalaciones de la empresa, siempre y cuando cumplan con alguna de las siguientes características o pertenezcan a alguna de las siguientes categorías:

1. Que sean adquiridas por la empresa (manufacturadas por un tercero).

2. Que sean semi-elaboradas en la empresa y que deban almacenarse hasta ser

requeridas posteriormente.

3. Que hayan sido enviadas fuera de la empresa (o a otra sucursal), para recibir algún tratamiento especial. Así, no es recomendable “guardar o almacenar” productos o enseres de proveedores

o clientes (tanto internos como externos) que no pertenezcan a las 3 categorías antes citadas (con excepción de las autorizadas por agentes internos que tengan por fin la mejora de los procesos empresariales y que se hagan responsables de la decisión sucedida), ya que esto reducirá los espacios de almacenaje de productos prioritarios o redestinará recursos en tareas que no son propias del giro empresarial.

El procedimiento para la recepción de materiales, se estructura a razón de los pasos

que se desarrollan en la siguiente tabla:

Tabla 3

1. Cuando la empresa requiere un producto por parte de un proveedor, emite una Orden de Compra (documento que indica la especificación cualitativa y cuantitativa de los productos a adquirir), la cual es producida por el Área o Departamento de Adquisiciones y remitida a la Bodega para que se tome registro de las especificaciones de la mercadería que se recepcionará para su posterior acopio (cantidad, código, calidad, especificaciones técnicas, proveedor y fecha de recepción).

(Fuente: Sáez, 2011, p. 51)

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2. Al momento de la recepción de la mercadería enviada por el proveedor a la bodega, el Encargado de Recepción o bodeguero exigirá la Guía de Despacho (documento que define las especificaciones de los productos que adjunta). Debe existir absoluta correspondencia entre los expuesto en la Orden de Compra y la Guía de Despacho.

(Fuente: Sáez, 2011, p. 51)

3. El encargado de la bodega (recepción o bodeguero según sea el caso) deberá chequear la coherencia de los 2 documentos anteriormente citados, como también deberá verificar que las mercaderías recepcionadas físicamente correspondan a lo expuesto en los documentos.

4. Luego de la revisión conforme de los productos recibidos, el Encargado de Bodega deberá firmar la Guía de Despacho, en su versión original y con copia; entregará la copia del documento al encargado del transporte, y archivará el original al interior de la empresa.

5. Si por el contrario, el Encargado de la Bodega revisa la mercadería y ésta no cumple con las especificaciones o no se encuentra en condiciones óptimas de recepción, se procede a lo siguiente según sea el caso sucedido: - Recepción parcial por cantidad inferior (La mercadería cumple los estándares de calidad, pero la cantidad de stock es menor a la informada en la Guía de Despacho). Se especifica en la Guía de Recepción. - Recepción parcial por rechazo (La mercadería cumple el stock necesario, pero algunos productos no cumplen con los estándares de calidad requeridos, por lo que deben ser devueltos). Se especifica en la Guía de Recepción. - Devolución de guía y materiales (Debido al no cumplimiento de Stock mínimo necesario o falencias severas en la calidad de los productos recibidos). Se informa al proveedor el rechazo de la carga.

(Fuente: Sáez, 2011, p. 52)

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6. Por último, el Encargado de Recepción de Mercadería deberá realizar un proceso de control de calidad a los envases y envoltorios de los productos recepcionados, en tanto, los daños o roturas a ellos pueden ser indicios de mermas en la calidad de la mercadería.

(Fuente: Sáez, 2011, p. 52)

Actividad N° 2 El procedimiento de Recepción de Materiales incluye toda forma en la cual ingresen productos a la empresa, dicho proceso se estructura a razón de los 6 pasos antes desarrollados. Realice un resumen de las características más relevantes de cada uno de los 6 pasos, y con la información levantada, construya una tabla de síntesis, la cual servirá como material de estudio para usted.

1.3. Normas para el almacenamiento y distribución de materiales

El procedimiento de almacenamiento y distribución de materiales es un proceso complejo, en tanto en él confluyen múltiples variables que influyen y condicionan la calidad del proceso. A razón de ello, es fundamental trabajar bajo normas tendientes a un correcto y eficiente aprovechamiento de los espacios físicos propios de la bodega, a una gestión temporal apropiada que dé fluidez y velocidad a los procesos, y proporcione un control eficaz y expedito de las mercaderías almacenadas.

Con el fin de tender a los objetivos anteriores, se necesario tener en consideración las

normas y recursos de recepción siguientes:

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Tabla 4

1º Contar con un área de recepción apropiada: Es recomendable contar con mesones amplios, desocupados y dispuestos para la recepción, revisión y despacho de la mercadería de manera cómoda y expedita.

(Fuente: Imagen extraída en septiembre del 2015 de la World Wide Web:

http://www.metalmadera.cl/resumen/images/141%20mesa%20trabajo.jpg)

2º Contar con estantes apropiados: Para el almacenamiento y acopio de mercaderías es necesario contar con estanterías y casilleros apropiados para los requerimientos de los diferentes artículos presentes en la bodega, como también contar con pasillos que faciliten el tránsito entre ellos y el traslado de los materiales.

(Fuente: Imagen extraída en septiembre del 2015 de la World Wide Web:

http://www.todoparahosteleria.com/estanterias-de-acero-inoxidable/243-estanteria-acero-inox-bandeja-lisa-fondo-

400-mm.html)

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3º Contar con medios de protección contra organismos vivos: La bodega, al ser un espacio generalmente cerrado, cuenta con condiciones de nacimiento y reproducción de organismos vivos que pueden deteriorar las mercancías, como hongos, bacterias, roedores e insectos. Debido a esto, es necesario priorizar la ventilación, la reducción de la humedad, el control de la temperatura, la higiene, y otros aspectos orientados a reducir la producción de ácaros.

(Fuente: Sáez, 2011, p. 53)

4º Contar con implementos de Prevención de Riesgos: La bodega debe disponer de implementos y medios orientados a la reducción de deterioros y daños de la mercadería, como también insumos de seguridad, como son: extintores de incendio o redes húmedas.

(Fuente: Imagen extraída en septiembre del 2015 de la World Wide Web: //www.extintores.cl/extintor-4-kilos-

polvo-quimico-seco-90.html)

5º Contar con registros específicos de resguardo por producto: Los productos, en razón de sus especificaciones técnicas, poseen diversas condiciones de acopio, lo cual debe ser gestionado de manera diferenciada, controlando: Luz, calor, humedad, entre otros factores.

(Fuente: Sáez, 2011, p. 54)

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6º Contar con accesos restringidos: Es necesario que los accesos al interior de la bodega sean restringidos a toda persona o funcionario ajeno a las labores propias de la bodega; toda vez que el ingreso de una persona extraña puede alterar el normal funcionamiento del espacio, y/o entorpecer los procesos que se suceden en dinámicas propias de la Central de Distribución. Cabe destacar que en casos de fuerza mayor, puede acceder un funcionario externo, previa autorización del Encargado de Bodega o Jefe de Bodega.

(Fuente: Sáez, 2011, p. 54)

7º Contar con procedimientos de acopio y apilamiento regulares: Tan importante como el proceso de recepción de mercaderías, es el proceso de acopio de los productos. Es fundamental que el apilado de los materiales sea sobre Pallets (estructuras de madera construidas con el fin de crear distancia entre los productos y el suelo), y nunca directamente sobre el piso de la bodega. Esto evitará el deterioro en contenedores o envases, producido por la absorción de la humedad del ambiente.

(Fuente: Sáez, 2011, p. 54)

Actividad N° 3

El procedimiento de almacenamiento y distribución de materiales, se estructura bajo 6 normas de recepción tendientes a un correcto y eficiente funcionamiento. Realice un resumen de las características más relevantes de cada una de las 6 normas, y con la información levantada, construya una tabla de síntesis, la cual servirá como material de estudio para usted.

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Conclusión

A través del desarrollo de los contenidos de: Gestión de Abastecimiento, en su primera semana: Administración y Funcionamiento de la Bodega, es pertinente concluir lo siguiente:

La Administración de Bodega dicta y aplica las normas necesarias para la

conservación de los materiales, y controla el cumplimiento de estas disposiciones al interior de las bodegas.

La Administración de Bodegas, requiere que la empresa cuente con los siguientes

procedimientos definidos y estandarizados para su gestión:

Recepción de Mercaderías: Recepcionar materiales comprobando que dichos productos cumplan con el set de especificaciones propuesto en la orden de compra del proveedor que envía la carga, y rechazando los elementos que no cumplan con las especificaciones necesarias.

Almacenamiento: Acopiar, materiales bajo condiciones apropiadas y pertinentes que los mantengan en condiciones óptimas para su posterior utilización.

Despacho de Mercaderías: Enviar los materiales a razón de las especificaciones técnicas, establecidas en el documento "solicitud de abastecimiento".

Registros: Tomar nota escrita del estado y ubicación de los productos a cada momento al interior de la bodega, con el fin de mantener información fidedigna de los bienes bajo custodia.

El procedimiento de Recepción de Materiales incluye toda forma en la cual ingresan

productos a la empresa. Durante la ejecución de dicho procedimiento el Encargado de Bodega es el responsable de la recepción de todos los materiales que ingresen a la empresa.

Durante el Procedimiento de Almacenamiento y Distribución de Materiales es

fundamental trabajar bajo normas, dentro de las cuales figuran: Contar con un área de recepción apropiada; Contar con estantes apropiados; Contar con medios de protección contra organismos vivos; Contar con implementos de Prevención de Riesgos; Contar con registros específicos de resguardo por producto; Contar con accesos restringidos; y Contar con procedimientos de acopio y apilamiento regulares.

Así, la Administración de Bodegas es un procedimiento normativo y de control de

existencias, que cuenta con procesos definidos, de los cuales el responsable es el Encargado de Bodega.

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Bibliografía

Hopeman, R. (2002). Producción, Conceptos, Análisis y Control. Madrid: Editorial Océano.

Sáez, C. (2011). Curso Administración de Bodega y Control de Inventario. Extraído en septiembre del 2015 de la World Wide Web: http://www.fundacionrutten.cl/Download/courses/Administraciondebodegaycontroldeinventario.pdf

S/A (2009). Manual Gestión de Almacenamiento y Bodega. Extraído en septiembre del 2015 de la World Wide Web: www.proyecto laboral.cl

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GESTIÓN DE BODEGAS E INVENTARIO

UNIDAD I:

Gestión de abastecimiento: Proceso de compra en la gestión de de abastecimiento

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Introducción

Estimado estudiante, se le da la bienvenida formal a la segunda semana de la asignatura Gestión de Bodegas e Inventario, invitándole a reflexionar a razón de las siguientes interrogantes:

¿Ha pensado usted en la importancia que posee la adquisición eficiente de materias

primas y productos, por parte de los proveedores, para una empresa? ¿Cuál será el rol que tomará la Bodega o la Central de Distribución en dicho Proceso

de Compra de Materiales? En el presente material de estudio: El Proceso de Compra en la Gestión de

Abastecimiento, se aprenderá a trabajar el proceso mercantil en razón de la adquisición oportuna, confiable y diligente de los recursos y materias primas necesarias para que la empresa desarrolle sus procesos productivos con eficacia y eficiencia; haciendo hincapié en los pasos y etapas pertinentes a desarrollar en la adquisición de bienes materiales, y fundamentando el proceso de adquisición en principios de función, importancia y organización de las compras.

Se reitera la idea trabajada durante la primera semana de la asignatura: Es necesario

que estudies con interés y dedicación, priorizando el análisis por sobre la memorización; ya que de este modo el aprendizaje no presentará dificultades. Cabe destacar que los saberes y contenidos están propuestos y desarrollados de tal forma que su dominio, sirva para mejorar tu perfil profesional y tus competencias laborales.

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Ideas fuerza

El Proceso de Investigación de Proveedores permite una comparación técnica de las condiciones de los diversos proveedores calificados. Mientras que el Proceso de Selección de Proveedores, es una toma de decisiones sobre cuál será el escogido para proveer los materiales requeridos.

El Proceso de Compra se refiere al procedimiento mediante el cual la empresa adquiere, por medio de intercambios comerciales con las empresas proveedoras y distribuidoras, las materias primas y los insumos necesarios para sus procesos productivos.

El Proceso de Compra está condicionado por los siguientes 3 aspectos: Función de Compras (relación de los departamentos con el proveedor); Importancias de Compras (tiene por objetivo fundamental el aseguramiento del stock); y Organización de Compras (a razón de las particularidades de la organización).

El Proceso de Compra es básicamente un proceso algorítmico (serie de operaciones orientadas a la repetición, las cuales necesariamente deben cumplirse en tiempos y bajo lineamientos establecidos); homologable (puede aislarse en función de sus pasos y ser reproducido en otros espacios o momentos); y autónomo (se activa o pone en funcionamiento cada vez que se requiere la adquisición de una materia prima o producto).

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1. Proceso de Compras

Debido a que las empresas se instalan en modelos macroeconómicos de mercado se hace imposible concebirlas como organizaciones autónomas y autosolventables. Lo anterior, provoca que no tengan procesos autosuficientes, dependiendo siempre de otras empresas externas para su funcionamiento, y con las cuales mantendrán, irremediablemente, intercambios comerciales.

Así, para solventar sus procesos productivos y operacionales las empresas deben

contar con recursos concretos, como: materias primas, maquinarias, materiales, equipos, servicios, y un sin número de insumos que provienen del ambiente exterior. En otras palabras, para un correcto funcionamiento la empresa requiere, por un lado, de distribuidores y proveedores que le surtan de insumos pertinentes y en los tiempos requeridos, y por otro, un proceso logístico interno que facilite que los insumos se encuentren disponibles y su abastecimiento garantizado de manera eficaz y eficiente al interior de la Central de Acopio o Bodega.

Entonces, el Proceso de Compra se refiere al procedimiento mediante el cual la

empresa adquiere, por medio de intercambios comerciales con las empresas proveedoras y distribuidoras, las materias primas y los insumos necesarios para sus procesos productivos.

Figura 1

(Fuente: Extraído en septiembre del 2015 de la World Wide Web: http://www.monografias.com/trabajos101/sistema-compras-como-factor-ahorro-empresas-perjudicar-

calidad/image003.jpg)

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Actividad N° 1

El Proceso de Compra se refiere al procedimiento mediante el cual la empresa “adquiere, por medio de intercambios comerciales con las empresas proveedoras y distribuidoras, las materias primas y los insumos necesarios para sus procesos productivos”. Reflexione a razón de la cita anterior, haciendo hincapié en impacto que posee, para la gestión empresarial, el desarrollo de procesos de compra que mantengan orientación a la calidad.

1.1. Concepto de compra La compra es “aquella operación que involucra todo el proceso de ubicación de

proveedor o fuentes de abastecimiento, adquisición de materiales a través de negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido y la recepción de las mercaderías correspondientes para controlar y garantizar el suministro de la adquisición”. (Sáez, 2011, p. 76). Es decir, la operación de compra requiere una etapa logística previa de reconocimiento de ofertas del mercado para la adquisición de insumos, definición de los procesos de intercambio económico y de recepción (citado en el texto de la semana anterior) y suministro.

Figura 2

(Fuente: Extraído en septiembre del 2015 de la World Wide Web: http://1.bp.blogspot.com/-5mvIYDztojk/VMtypv2rCVI/AAAAAAAAHew/zHG1Bfgae-M/s1600/area-de-compras-logistica.jpg)

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El concepto antes citado, está delimitado por características propias y atingentes a todo Proceso de Compra, las cuales se expondrán y analizarán a continuación:

1. Función de compras: Se refiere a la relación, conexión e interacción de los diversos Departamentos Internos de la empresa con los Proveedores Externos, así, el Encargado del Departamento de Compras actúa como mediador o intermediario entre la oferta y demanda. Es decir, la eficacia y eficiencia del proceso de compra depende directamente de la gestión del Departamento de Compras.

2. Importancias de compras: El proceso de compras tiene por objetivo fundamental el aseguramiento del stock suficiente para cubrir las necesidades de materiales e insumos de la empresa. Además, es necesario en este punto realizar un análisis exhaustivo, definiendo: qué, a quién, cómo y cuándo comprar, lo cual tiene por fin promover tomas de decisiones de adquisición fundamentados y justificados.

3. Organización de compras: El carácter único e irrepetible de la organización

condiciona sus necesidades, debido a que ellas son particulares según el giro, tamaño, organización y situación geográfica de la empresa. Así, según el tipo de empresa, se requiere de una Organización de Compras Centralizada o Descentralizada, las cuales poseen ventajas y desventajas competitivas, según lo que se instale.

Con el fin de esclarecer la taxonomía antes planteada (Organización de Compras

Centralizada / Organización de Compras Descentralizada), presentamos la siguiente tabla resumen:

Tabla 1

Tipo de

organización del proceso de compra

Definición Ventajas Desventajas

Organización centralizada

Es aquella en que todas las compras de la empresa se concentran en el departamento, sección o encargado de compras.

Obtención de mayores ventajas y descuentos de los proveedores por compras en grandes cantidades.

Calidad uniforme, constante y equivalente de los materiales adquiridos.

Mayor especialización y desarrollo profesional de los compradores.

Favorece la organización de los procedimientos de compras.

Poca, reducida o carente flexibilidad.

No siempre atiende a las necesidades particulares de los departamentos, cuando los organismos de la empresa no comparten espacios geográficamente.

Organización descentralizada

Es aquella en que cada unidad dispersa de la empresa tiene sus

Mayor conocimiento de los proveedores locales o regionales.

Mejor atención de las

Permite un menor volumen de compra.

No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los

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propios encargados de compras para atender sus necesidades específicas y particulares.

necesidades específicas de cada departamento de la empresa.

Agilidad en las compras, ya que no instala todo el proceso en el mismo trabajador o departamento.

proveedores.

Falta de esquematización en los procedimientos de compra.

Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados.

Ausencia de compradores especializados.

Actividad N° 2

El Proceso de Compra está condicionado por 3 aspectos, los cuales son: Función de Compras, Importancias de Compras y Organización de Compras. Realice un resumen de las características más relevantes de cada uno de los 3 aspectos antes citados, y con la información levantada, construya una tabla de síntesis, la cual servirá como material de estudio para usted.

1.2. Ciclo de compras

Ha razón de lo expuesto hasta ahora, se puede deducir que la operación Compra posee características complejas (requiere de un proceso meticuloso compuesto por variados y diversos pasos) y articuladas (en tanto necesita de un algoritmo confiable).

Además de lo anteriormente citado, es posible sostener que la operación de Compra

posee características cíclicas y sistémicas, en tanto promueve un modelo estructurado en pasos coherentes y cohesionados. Es decir, se constituye como un proceso confiable y pertinente, toda vez que mantiene y sustenta una organización adecuada, respetando el contexto y las características propias de la organización donde se inserta y manteniendo un modelo homologable a diversos procesos internos.

Así, es posible concluir que el Proceso de Compra es básicamente algorítmico (serie

de operaciones orientadas a la repetición, las cuales necesariamente deben cumplirse en tiempos y bajo lineamientos establecidos); homologable (puede aislarse en función de sus pasos y ser reproducido en otros espacios o momentos); y autónomo (se activa o pone en funcionamiento cada vez que se requiere la adquisición de una materia prima o producto).

A continuación se enuncian las cinco etapas principales de un ciclo de compras,

para luego proceder a su desarrollo y análisis:

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a. Análisis de la solicitud de compras.

b. Investigación y selección de proveedores.

c. Negociación con el proveedor (seleccionado).

d. Acompañamiento de pedido (Follow-Up).

e. Control de la recepción del material comprado.

A modo de apoyo visual, a continuación se presenta un esquema que expone el algoritmo lógico de las Etapas de un Ciclo de Compras, desde una perspectiva sistémica:

Figura 3

(Fuente: Sáez, 2011, p. 78)

La imagen anterior presenta un modelo cíclico, en tanto los pasos mantienen una

lógica proyectada, pero también, se nutre de un proceso de retroalimentación (análisis concreto e inmediato de la operación de compra) orientado a la mejora continua del sistema.

A continuación desarrollaremos analíticamente cada una de las etapas antes citadas:

a. Análisis de la solicitud de compras

Corresponde a la primera Etapa del Ciclo de Compras, la cual inicia cuando el Departamento u organismo interno encargado del proceso de adquisiciones recibe una Solicitud de Compras, emitida por otro departamento o área de la empresa que requiere los productos o insumos.

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Luego de la recepción del documento (Solicitud de Compra), el Departamento de

Adquisiciones o Compra, procede a realizar un análisis del pedido (lectura concreta del escrito y evaluación de la información que contiene), el cual tiene por objetivo conocer el Set de Especificaciones (lista enumerada de las características propias de lo que se debe comprar) del producto, dentro de las cuales se pueden citar: cantidades requeridas, época adecuada para su recepción, calidad mínima de su composición, entre otras variables a considerar.

Debes tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de compras, se

hacen llegar al organismo encargado a través de un listado que además de contener los antecedentes del material requerido, también lleva otros datos como: Ficha de última compra, Nombre del proveedor, Cantidad comprada y Precio de venta.

En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear sus actividades de tal

modo que pueda atender las solicitudes de compras recibidas, y proveer las compras. Como una forma de facilitar esta tarea, éste organismo mantiene un fichero o block de datos sobre los materiales necesarios para la empresa, y a la vez un fichero de proveedores para cada tipo de material.

A continuación se expone un esquema a modo de ejemplo, para la construcción de

una ficha de historia de material, la cual tiene por finalidad mantener registro escrito de la solicitud de compra de productos, insumos, materias primas o materiales.

Figura 4

(Fuente: Sáez, 2011, p. 79)

En dicha ficha, se incluye Artículo (nombre propio o de fantasía del material a

comprar), Código (número interno que indica el correlativo de ingreso), Fichas (documentación que incluye), Cantidad (número de unidades o embalajes de producto), Proveedor (nombre de la empresa a la cual se le compró el producto), y Precio Unitario (precio individual de cada uno de los productos adquiridos). Cabe destacar que en el ejemplo de ficha anterior se opta arbitrariamente por algunas alternativas o categorías a incluir en el documento, las cuales pueden variar a razón de las necesidades de la empresa u organización.

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b. Investigación y selección de proveedores

Corresponde a la segunda etapa del ciclo de compras, que se puede dividir en dos partes: (1) La investigación y (2) La selección de los proveedores:

Tabla 2

LA INVESTIGACIÓN LA SELECCIÓN

Consiste en investigar, por medio del estudio exhaustivo, las condiciones (ventajas y desventajas) que ofrecen los diferentes proveedores presentes en el mercado de oferta de los materiales requeridos. El proceso anteriormente citado, debe ser desarrollado por el Departamento u Organismo Encargado de Compras. El proceso comienza con la verificación de proveedores, priorizando los ya registrados en la base de datos de la empresa como habituales, y procediendo (en ausencia de oferta para la compra) a investigar la oferta de libre de productos que ofrece el mercado. Es importante destacar que existe un número muy alto de proveedores que buscan empresas a través de sus ejecutivos de ventas correspondientes, proceso que en la actualidad se realiza vía internet; éstos, para ser calificados para posibles consultas, envían datos para su registro, como nombre, dirección, capital social, productos o servicios ofrecidos, referencias de los clientes, etc.). Es pertinente recordar, como cita al texto de la semana anterior, que los Proveedores son las empresas que producen las materias primas e insumos necesarios y que los venden. Es decir, el proveedor es el encargado de surtir a la empresa de lo necesario para su giro comercial. Como ya se ha desarrollado en la presente etapa (emanada de la anterior), es necesario que el organismo o departamento encargado de la compra cuente con un banco de datos acerca de los proveedores ya registrados, que contengan antecedentes de los

Consiste en comparar las cotizaciones (propuestas de compra, donde se indican, a groso modo, las características de los productos y sus valores) recibidas de los proveedores y elegir cuál es la que mejor atiende las conveniencias y necesidades de la empresa. Para una correcta y pertinente selección del proveedor, se debe considerar diversos criterios, tales como: precio, calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, entre otros factores. Se debe tener presente, que a pesar de los diversos criterios y valores agregados a considerar en el proceso de selección de proveedores, generalmente es el “precio” la referencia a otorgar prioridad en la selección de los proveedores (un objetivo generalizado y horizontal a las empresas de diversos rubros y dimensiones, es el ahorro de recursos financieros en los procesos productivos). La investigación de los proveedores, básicamente, es un análisis estadístico del mercado que permite verificar cuáles son las posibles fuentes de suministro de materiales requeridos. La función de selección y elección de proveedores recae operativamente en el Organismo o Departamento Responsable de Compras. El proceso anteriormente citado, posee como base la comparación técnica entre los posibles proveedores con los cuales se pretende desarrollar intercambios comerciales.

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abastecimientos realizados y las condiciones en que se negoció. Este registro, facilita los trabajos de investigación y selección, ya que además de los datos del proveedor, el organismo de compra debe asegurar toda la información posible de la gestión del proceso de compra con proveedores anteriores (listas telefónicas, revistas técnicas, catálogos, folletos, prospectos, cartas, set de especificaciones, entre otras), toda vez, que la información mejorará la calidad (eficacia y eficiencia) del proceso de adquisición.

De acuerdo a lo anterior, se puede concluir que el Proceso de Investigación de Proveedores permite una comparación técnica de las condiciones de los diversos proveedores calificados, mientras que el Proceso de Selección de Proveedores es una toma de decisiones sobre cuál será el escogido para proveer los materiales requeridos.

El esquema siguiente corresponde a un ejemplo concreto de la comparación de

precios y cotizaciones de materiales. Se recuerda que las variables consideradas en la siguiente tabla, deben ser ajustadas a la realidad y al contexto de la organización en la cual se realice el proceso de compra.

Figura 5

(Fuente: Sáez, 2011, p. 79)

c. Negociación con el Proveedor

Luego que se ha analizado la necesidad de insumos que requiere la organización, y

seleccionado el organismo proveedor más adecuado, el Organismo o Departamento Encargado del Proceso de Compras, iniciará un proceso que tiene por finalidad negociar con el proveedor la adquisición del material requerido, es decir, lograr una negociación orientada a acordar las condiciones más adecuadas de precios y pago.

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La atención y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega deben ser asegurados en la negociación, que corresponde a la tercera etapa del proceso, y sirve para definir cómo se hará la emisión de la orden de compra al proveedor.

La Orden de Compra, corresponde a un documento escrito que actúa como contrato

formal entre la Empresa y el Proveedor. En él se detallan las condiciones de la negociación, toda vez que posee aspectos legales que le atribuyen características de un contrato. La aceptación de la Orden de Compra, implica que se debe cumplir con todas las condiciones estipuladas en el documento.

La empresa que actúa como comprador, se constituye como el responsable de las

condiciones y especificaciones contenidas en la orden de compra, mientras que el proveedor debe estar plenamente informado de todas las cláusulas; pre-requisitos y criterios exigidos por la Empresa, los procedimientos de recepción del material, los controles y especificaciones de calidad, etc., lo cual tiene por objetivo, que el pedido de la compra sea legalmente válido.

Así, un Proceso de Negociación de Compra - Venta, se constituye como un

procedimiento mediante el cual dos organismos (Proveedor y Empresa) interactúan de manera libre y voluntaria, intentando aunar criterios e intentando reducir las diferencias comerciales, con el fin de llegar a un acuerdo sobre las condiciones que delimitarán el intercambio comercial, tendiendo al beneficio de ambas partes.

A continuación se presenta, a modo de ejemplo, una Orden de Compra (haciendo

hincapié, nuevamente, en que el documento mantiene una estructura variable, por lo que es necesario ajustarlo al contexto de la empresa negociadora).

Figura 6

(Fuente: Sáez, 2011, p. 80)

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d. Acompañamiento de pedido (Follow-Up)

Desarrollado el proceso de negociación con el organismo proveedor, instancia de la cual, emana la Orden de Compra, el Organismo o Departamento de Compras requiere de garantías que permitan asegurar que la entrega de la materia prima o material se realizará de acuerdo a lo acordado (plazos establecidos, calidad y cantidad negociada). Por lo tanto, debe haber un seguimiento del pedido (control del lugar físico y el estado en que se encuentra la carga), complementando el procedimiento por medio de contactos personales, telefónicos o multimediales con el proveedor. Lo anterior significa que el Organismo o Departamento encargado de Compras no abandonan al proveedor después de haber emitido la Orden de Compra, sino que realiza un proceso de Seguimiento o Acompañamiento a los Productos, por medio de una constante supervisión del pedido y una cobranza permanente de resultados.

Cuando la compra de materias primas o productos es cuantiosa (de gran volumen o

gran valor económico), es prudente que la empresa realice el seguimiento en fechas y plazos preestablecidos. De aquí la denominación Follow-Up, término en inglés que significa seguir, acompañar, fechar.

La cuarta etapa del Proceso de Compra, llamada Follow-Up, permite anticipar,

localizar y delimitar de manera oportuna los problemas; a través de un procedimiento exhaustivo y meticuloso, el organismo o departamento de compras puede: apurar el pedido, exigir la entrega en los plazos establecidos, intentar complementar el atraso con otros proveedores, o gestionar otros procedimientos de mejora ante imprevistos fortuitos.

A continuación se presenta, a modo de ejemplo, un Esquema de Follow-Up (se

recuerda que el documento mantiene una estructura variable).

Figura 7

(Fuente: Sáez, 2011, p. 81)

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e. Control de la recepción del material comprado

Corresponde a la quinta y última etapa del Ciclo de Compras y acontece cuando el Organismo o Departamento Encargado del Proceso de Compras recibe del proveedor el material solicitado en la orden de compra.

Al momento de la recepción delos materiales, el organismo de compras, será

responsable y garante de la verificación que las cantidades están correctas y, en acompañamiento del Organismo o Departamento de Control de Calidad, procederá a realizar la inspección y monitoreo de lo recibido, con el fin de comparar los materiales recepcionados con su correspondiente Set de Especificaciones (definidas en la Orden de Compra). La operación antes citada, se denomina Inspección de Calidad en la recepción del material.

Luego de la Inspección de Calidad (confirmación de la cantidad y calidad del material

recepcionado), el Organismo o Departamento de Compras, procederá a autorizar a la bodega o central de acopio a recibir el material. Culminado el proceso, se informa al Departamento de Contabilidad, Departamento de Finanzas o al Departamento Responsable de Cuentas por Pagar, para autorizar el pago de la factura al proveedor dentro de las condiciones de precio y plazo de pago, estipuladas en la Orden de Compra.

El Ciclo de Compras es continuo e ininterrumpido, por lo tanto, el volumen de trabajo

exige que el Organismo de Compras funcione por medio de una Agenda de Seguimiento y Cobranza meticulosa, sistémica y eficiente; haciendo hincapié en este punto, en empresas donde puedan ocurrir cambios en el plan de producción que impliquen anticipaciones o atrasos en las entregas de materiales.

El Proceso de Compra o Adquisición de Materias Primas o Productos, el cual se

constituye por Cinco Etapas, se estructura a razón del siguiente Flujograma (se presenta a modo de apoyo visual para ayudar a la comprensión del proceso sistémico):

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Figura 8

(Fuente: Sáez, 2011, p. 82)

Actividad N° 3

El Ciclo de Compras se estructura a través de 5 etapas, las cuales son: Análisis de la Solicitud de Compras, Investigación y Selección de Proveedores, Negociación con el Proveedor Seleccionado, Acompañamiento de Pedido y Control de la Recepción del Material Comprado. Realice un resumen de las características más relevantes de cada una de las 5 etapas del Ciclo de Compras antes citadas, y con la información levantada, construya una tabla de síntesis, la cual servirá como material de estudio para usted.

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Conclusión

A través del desarrollo de los contenidos Gestión de Abastecimiento, en su segunda Semana: Proceso de Compra en la Gestión de Abastecimiento, es pertinente concluir lo siguiente:

El Proceso de Compra es un procedimiento en el cual la empresa adquiere las

materias primas y los insumos necesarios para sus procesos productivos. Dicho proceso está condicionado por 3 aspectos: Función de Compras, Importancias de Compras y Organización de Compras (las cuales pueden ser centralizadas o descentralizadas).

El Ciclo de Compras se estructura en 5 etapas:

Análisis de la Solicitud de Compras: Es cuando el Departamento de adquisiciones recibe una Solicitud de Compras y procede a realizar un análisis del pedido, el cual tiene por objetivo conocer el Set de Especificaciones del producto.

Investigación y Selección de Proveedores: Comprende la Investigación (determinar ventajas y desventajas de los proveedores) y la Selección de los Proveedores (comparar cotizaciones y elección del proveedor más ventajoso).

Negociación con el Proveedor: Proceso que tiene por finalidad negociar con el proveedor la adquisición del material requerido (precios y pago).

Acompañamiento de Pedido: Seguimiento del pedido (control del lugar físico y el estado en que se encuentra la carga).

Control de la Recepción del Material: Sucede cuando el Departamento de Compras recibe, de parte del proveedor, el material solicitado en la orden de compra.

Así, durante esta semana revisamos los contenidos sobre el Proceso de Compra; proceso sistemático de adquisición de materiales, que posee una estructura algorítmica distribuida en las 5 etapas antes mencionadas.

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Bibliografía

Hopeman, R. (2002). Producción, Conceptos, Análisis y Control. Madrid: Editorial Océano.

Sáez, C. (2011). Curso Administración de Bodega y Control de Inventario. Extraído en septiembre del 2015 de la World Wide Web: http://www.fundacionrutten.cl/Download/courses/Administraciondebodegaycontroldeinventario.pdf

S/A (2009). Manual Gestión de Almacenamiento y Bodega. Extraído en septiembre del 2015 de la World Wide Web: www.proyecto laboral.cl

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GESTIÓN DE BODEGAS E INVENTARIO

UNIDAD Nº II Gestión de inventario: Documentación mercantil del proceso de

bodegaje

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Introducción

¿Ha pensado usted en cómo las empresas logran tener registro fidedigno y confiable

de los procesos de adquisición que se suceden al interior de su organización?

Para los profesionales que se desempeñan en organizaciones que tienen por fin

mantener intercambios comerciales orientados a la ganancia, es de vital importancia

comprender los procedimientos de Gestión de Inventario, y más específicamente, tener dominio de la Documentación Mercantil y Comercial del Proceso Mercantil.

Lo anterior presenta para usted una gran oportunidad de conocer y comprender en

plenitud la documentación comercial en toda su esencia. Descubrir la importancia de estas

herramientas básicas en el desarrollo de las distintas actividades comerciales, implicará una

clara familiarización con estos instrumentos, reconociendo cada uno de ellos y su adecuada

utilización.

Así, en el presente material, usted podrá conocer e identificar conceptualmente los

documentos inherentes y respaldatorios al proceso de Compraventa, como también

documentos relacionados con la Administración del Personal.

Es necesario que usted estudie con interés y dedicación, priorizando el análisis por sobre la memorización; de este modo el aprendizaje no presentará dificultades. Cabe

destacar que los saberes y contenidos están propuestos y desarrollados de tal forma que su

dominio, sirva para mejorar su perfil profesional y sus competencias laborales.

SEMANA 3

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Ideas Fuerza

Un contrato es un documento que registra un acuerdo entre dos o más personas

naturales, grupos u organizaciones, mediante el cual se obligan a proceder de

alguna manera determinada. Dentro de los contratos, podemos encontrar: Contratos Civiles, Contratos Mercantiles y Contratos de Compraventa.

Para que el Proceso de Compraventa se suceda con regularidad, se requiere de la

confección y archivo de documentos y formularios, dentro de los cuales figuran: Consulta, Cotización, Pedido, Guía de Despacho, Factura, Recibo, Pago, Nota de

Débito y Nota de Crédito.

Los Documentos Mercantiles, en su gran mayoría, están relacionados directamente

con la compraventa, pero se pueden encontrar otros, que comparten con los

anteriores su orientación al desarrollo comercial de la empresa, pero tienen por finalidad administrar la relación contractual de los clientes internos de la

organización. Dentro de ellos, encontraremos: El Contrato de Trabajo y la

Liquidación de Sueldo.

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1. Documentación Mercantil

Un contrato es un documento (también puede ser un procedimiento oral) que registra

un acuerdo (emanado, generalmente, de un proceso de negociación) constituyente entre dos

o más personas naturales, grupos u organizaciones, mediante el cual se obligan voluntaria, mediada o arbitradamente, a proceder de alguna manera determinada.

A razón de los contratos, a grandes rasgos, se puede considerar que:

Los Contratos Civiles (contraídos entre personas o grupos naturales) se regulan por el Código Civil (Ley Civil).

Los Contratos Mercantiles (contraídos entre personas, grupos u organizaciones con

fines comerciales) por el Código de Comercio (Ley Mercantil).

Los Contratos de Compraventa, contienen acuerdos y regulan procesos sucedidos

entre personas, grupos y organizaciones, tanto naturales como comerciales, por lo

que la tendencia actual es la Unificación Legislativa, lo que indica que pueden ser regulados por el Código Civil y/o el Código de Comercio según sea el caso o la

situación sucedida.

Figura 1

(Fuente: Sáez, 2011, p. 92)

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A continuación, se detalla cómo se norma o procede, en los casos de un proceso de Compraventa, en los Códigos Civil y de Comercio:

Cuadro 1

Compraventa Civil

Compraventa Mercantil

El Código Civil se refiere al proceso de

compraventa como un contrato, por el cual una persona (vendedor de un producto o

servicio) se obliga a entregar una cosa a

otra (comprador de un producto o

beneficiario de un servicio); la cual se

compromete a pagar o cancelar una suma

en dinero o monto efectivo, a razón de un

signo que represente el valor llamado

Precio. En el procedimiento antes citado, es

necesario destacar su irregularidad

procesal, en tanto se requiere para su

validación legal, sólo del consentimiento

de lo estipulado en el contrato por las

partes. No se garantiza la entrega de los

productos, no se estipulan políticas de

precio o se predefinen obligaciones

recíprocas para los participantes del acuerdo.

El Código de Comercio (1965) regula la

Compraventa señalando: "será Mercantil la

Compraventa de cosas muebles para

revenderlas, bien en la forma que se compraron

o bien en otra diferente, con ánimo de lucrarse

en la reventa". Así, el proceso de compraventa

regulado por la Ley Mercantil, es el referido a

los intercambios comerciales entre personas, grupos u organizaciones, donde intervienen

procesos de reventa (compra de un producto o

materia prima, no con el fin de satisfacer una

necesidad personal, sino con el de

intercambiarlo nuevamente, es decir, el proceso

tiene por fin el lucro o ganancia, a través de la

venta de un producto adquirido). El Código de Comercio, desarrolla las

condiciones mínimas para que un proceso de

compra-venta sea legal, por lo cual, instala una

regulación mercantil distinta a lo estipulado para

las ventas civiles.

Existen instancias en que es complejo identificar si se está frente a una compraventa

Civil o Mercantil. Si bien es necesario considerar las características particulares de cada

proceso donde se sucedan intercambios comerciales, se puede considerar que la

Compraventa Mercantil, a grandes rasgos, se caracteriza por:

Por el destino. La finalidad del proceso de compraventa mercantil no es

satisfacer una necesidad por medio de la adquisición de un determinado bien o producto, sino que proceder a la Reventa de lo comprado (comprar o

adquirir para revender).

Por el ánimo de lucro. El objetivo del proceso de compraventa mercantil es

obtener Beneficio Económico en la reventa. Por lo tanto, la compraventa

mercantil no se hace para que el comprador satisfaga sus necesidades de

consumo, sino para lucrar con tal actividad (obtener beneficios económicos de

la transacción realizada).

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Es necesario explicitar que hay procesos de Compraventa que se constituyen como

excepciones a lo anteriormente citado, por lo que no se consideran Mercantiles, a modo de

ejemplo:

Ventas realizadas por empresarios a particulares o consumidores.

Ventas que los artesanos (agricultores, ganaderos, entre otros), realicen de

sus productos.

Reventa que haga una persona natural (no comerciante) del resto o sobrante

de acopios que hizo para su consumo individual.

El Código de Comercio (1965) en las disposiciones generales sobre los contratos de

comercio establece que “Los contratos Mercantiles, en todo lo relativo a sus requisitos, modificaciones, excepciones, interpretación y extinción, y a la capacidad de los contratantes; se regirán en todo por lo que se encuentre expresamente establecido en este código, o en

las leyes especiales por las reglas generales del derecho común". Es decir, es necesario que

los contratos de compraventa cumplan con todos y cada uno de los puntos presentes en los

artículos de la Ley Mercantil, ya que de lo contrario se incurrirá en faltas a la normativa

vigente.

Actividad N° 1 Un contrato es un documento mediante el cual personas naturales, grupos u

organizaciones se obligan a proceder de alguna manera; entre ellos podemos

encontrar: Contratos Civiles, Contratos Mercantiles y Contratos de Compraventa. Realice un resumen de las características más relevantes de cada uno de los 3

tipos de contratos antes citados, y con la información levantada, construya una tabla

de síntesis, que le servirá como medio de estudio.

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2. Documentos relacionados con la compra – venta

En el material de la Semana 2, trabajado previamente al presente módulo, se

presentaron los conceptos y contenidos propios del proceso de compra y venta, por parte de

la Central o Departamento de Adquisiciones de la Empresa. Para que dicho proceso ocurra

con regularidad, se requiere que la confección y archivo de los Documentos y Formularios

inherentes al procedimiento, antes citados, se gestionen de buena manera.

Así, dentro del proceso de compra – venta gestionado por el Departamento de

Adquisiciones de una Empresa, podemos identificar documentos o formularios, que por su

relevancia o la frecuencia de su utilización, deben cumplir ciertas exigencias normativas y/o

legales necesarias en su confección y archivo.

Todo proceso de intercambio comercial responde a un proceso sistémico y

algorítmico, en tanto posee, por un lado, etapas definidas e independientes, y por otro, procedimientos ordenados que se estructuran secuencialmente. El proceso anterior, inicia

con la Consulta y culmina con el Pago (pasando por variadas etapas intermedias no

prescindibles); y para cada una de las operaciones sucedidas se llevan a cabo movimientos

de documentos y formularios impresos.

Más abajo se presenta un esquema algorítmico que resume el proceso de interacción

entre el Comprador y el Vendedor, cuando se sucede un intercambio comercial, explicitando

la documentación, requerida en cada caso:

Figura 2

(Fuente: Sáez, 2011, p. 87)

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A continuación se explicarán, a grandes rasgos, las características de los documentos

presentes en el esquema antes presentado:

a. La Consulta: Es el documento, por medio del cual, el comprador tiene el primer acercamiento o contacto con el proveedor. Es a través de él, donde el comprador solicita o pregunta todas las especificaciones del o los productos que se tiene

intención de adquirir, por ejemplo: Precio, Calidad, Tiempo de entrega, etc. Este

documento es fundamental, porque permite al proveedor reconocer cuál es el Set de

Especificaciones de los productos o materias primas que la Empresa necesita adquirir.

Figura N° 3

(Fuente: Sáez, 2011, p. 109)

b. La Cotización: Es el medio con que el cual se responde a la Carta de Consulta, y

es dentro de ella donde el proveedor da contestación a las interrogantes o preguntas

planteadas por la Empresa (cliente potencial). Por lo general, incluye la información

siguiente:

Descripción detallada de los productos en cuanto calidad y cantidad.

Tiempo del despacho del o los productos.

Precio exacto del o los productos.

Vigencia de la información presente en la cotización.

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Figura N° 4

(Fuente: Sáez, 2011, p. 109)

c. El Pedido: Luego de la recepción y aceptación de la Cotización (la Empresa opta

por el proveedor que más le convenga, luego de un análisis comparativo, a razón de lo

presentado en las cotizaciones), se procede a efectuar el Pedido u Orden de Compra, de los productos presentes en la cotización. Por lo general, la Carta de Pedido incluye

la siguiente información:

Membrete de la empresa compradora.

Número secuencial de la nota de pedido u orden de compra.

Fecha de Envío de la nota de pedido u orden de compra.

Dirección de la Empresa o donde debe ser entregada la mercadería.

Datos de Identificación del proveedor o vendedor.

Descripción de los artículos solicitados.

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Precios unitarios de los productos o materias primas y cantidad de unidades

de cada uno.

Condiciones y forma de pago de los productos solicitados.

Condiciones especiales (Si las hubiere).

Referencia a la cotización (Número o nombre de la cotización a la cual

corresponde el proceso de pedido).

d. Guía de Despacho: Es el documento legal que acompaña, la entrega de

mercaderías, es decir, para el despacho desde el proveedor a la empresa que actúa

como cliente, es necesario acompañar las mercaderías o materias primas de la Guía

de Despacho; documento que contiene la información de los embalajes.

Figura N° 5

(Fuente: Sáez, 2011, p. 111)

e. Factura: Es el documento que acredita legalmente una operación de compra y venta (su formato y legalidad se establecen en el D.L. 825 de 1974). Dicho documento es entregado por el proveedor/vendedor a la empresa/cliente y contiene información similar a la presente en los documentos anteriores.

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Figura N° 6

(Fuente: Sáez, 2011, p. 112)

f. Recibo: Corresponde a la nota que indica la recepción concreta y física de las mercaderías o materias primas solicitadas en el lugar establecido por el comprador. Normalmente es el proveedor/vendedor que entrega el recibo al cliente/comprador, y este último firma dicho documento, de este modo el primero podrá utilizar ese documento como medio de justificación del pago que se llevará a cabo. O hay casos, en que es el mismo cliente/comprador que da o envía un recibo al proveedor, indicando que recibió la mercancía o el servicio conforme, este último caso no es tan utilizado, pero depende siempre de los contratos establecidos y de la organización de cada empresa. El recibo en papel es cada vez menos utilizado, siendo que muchas empresas ya utilizan el recibo digital.

f. Pago: Es la operación que realiza la empresa que actúa como comprador de los

productos enviados por el proveedor una vez que recibe en conformidad las

mercaderías o materias primas requeridas según la información de la Central de

Abastecimiento o Bodega. La forma o especificación del proceso de Pago (entrega de

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efectivo o documentos equivalentes a modo de cambio por los productos adquiridos), se realizará según lo especificado en los documentos antes citados, y de acuerdo a

las políticas financieras de cada Empresa.

g. Nota de Débito y Crédito: Son documentos legales que tienen por fin la corrección

o enmienda de errores de facturación. Estos documentos sólo se gestionarán cuando

el proceso lo requiera (existan diferencias o divergencias entre lo presentado en la

factura y los montos cancelados). Por ejemplo, si una factura indica que se debe

cancelar por los productos o materias primas $ 100 por 100 unidades, podría suceder que sólo se hayan despachado 90 unidades o se encuentren 10 unidades con

desperfectos o en estado de merma, por lo que se deberá producir una nota de crédito

para restituir a la Empresa $ 10 por la diferencia entre lo cancelado con lo indicado en

la factura. Se producirán notas de crédito (redactada por el proveedor o productor de

la factura, para restituir montos por la no entrega o entrega defectuosa de productos) o

débito (redactada por la empresa que actúa como cliente, cuando los productos

entregados exceden a los montos cancelados por ellos), según a quién se le restituyan

o compensen los valores.

Nota de Débito:

Figura N° 7

(Fuente: Sáez, 2011, p. 113)

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Nota de Crédito:

Figura N° 8

(Fuente: Sáez, 2011, p. 114)

Actividad N° 2

Para que el Proceso de Compraventa ocurra con regularidad, se requiere de la

gestión de Documentos y Formularios, dentro de los cuales figuran: Consulta,Cotización, Pedido, Guía de Despacho, Factura, Recibo, Pago, Nota de Débito y

Nota de Crédito. Realice un resumen de las partes fundamentales de cada uno de

los 9 documentos antes citados, y con la información levantada, construya una tabla

de síntesis, que le servirá como medio de estudio.

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3. Documentos mercantiles relacionados con la administración

de personal

Si bien existen Documentos Mercantiles relacionados directamente con la

compraventa o intercambio comercial de bienes (consulta, cotización, factura, entre otros), se

pueden encontrar otros, que comparten con los anteriores su orientación al desarrollo

comercial de la empresa, pero tienen por finalidad administrar la relación contractual de los

clientes internos de la organización. Dentro de ellos, se encuentran: El Contrato de Trabajo y

la Liquidación de Sueldo, y por su relevancia en la gestión financiera, se desarrollarán a

continuación:

3.1. Contrato de trabajo

Es un formulario en el que se establece la relación entre el empleador y el trabajador (relación de dependencia laboral), y por medio del cual, este último se obliga a prestar determinado servicio al empleador bajo su dirección y control, a cambio de una retribución en

dinero (remuneración).

El contrato de trabajo es consensual (se acuerda por medio de un proceso de

negociación entre el empleador y el trabajador) y debe legalmente estar redactado por escrito

en el plazo máximo de 15 días desde la incorporación al trabajo.

El contrato de trabajo, debe ser firmado por ambas partes en dos ejemplares

originales, quedando una copia en poder de cada contratante. El documento antes citado, debe contener como mínimo las estipulaciones desarrolladas de la siguiente manera:

Lugar y fecha del contrato de trabajo

Individualización de las partes (datos personales de los contratantes), indicándose, la fecha de nacimiento, el domicilio, la nacionalidad y la

remuneración pactada.

Determinación de la naturaleza de los servicios, del lugar o ciudad en que

haya de prestarse (Caracterización de las labores a desarrollar).

Forma, periodo y medio de pago de las remuneraciones.

Duración y distribución de la jornada de trabajo.

Plazo del contrato (Si es a plazo o de lo contrario será considerado indefinido).

En el caso que el empleador suministre algunos beneficios adicionales, dentro de los cuales podemos citar: casa habitación, luz combustible, alimentación, entre otras; deberá quedar establecido en el contrato de trabajo.

Por último, todos los acuerdos particulares o individuales que tomen o decidan

las partes.

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3.2. Liquidación de sueldo

La Liquidación de Sueldo es el documento en donde se expresan los valores pactados

en el contrato de trabajo con sus correspondientes descuentos y beneficios adicionales. Es

decir, estipula los pagos a recibir por parte del trabajador, menos los descuentos sucedidos

por incumplimientos (atrasos, inasistencias, entre otros). Al ocurrir el cumplimiento de un

periodo laboral (generalmente de 30 días de trabajo), el empleador deberá entregar el original del documento antes citado al trabajador, junto con el monto exacto en dinero que se

exprese en él.

Este documento es de gran importancia, tanto para el empleador como para el trabajador, pues permite tener claridad del detalle de las remuneraciones entregadas y

recibidas y mantener registro escrito de los movimientos mercantiles con los clientes

internos. La Liquidación de Sueldo debe contener como mínimo lo siguiente:

Nombre de la empresa que la emite.

Nombre y RUT del trabajador.

Remuneración base.

Asignaciones obligatorias.

Descuentos previsionales (AFP, ISAPRE, INP, CCAF) según corresponda.

Descuentos varios (préstamos, anticipos, entre otros).

Figura N° 9

(Fuente: Sáez, 2011, p. 130)

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Actividad N° 3

Dentro de los Documentos Mercantiles la gran mayoría están relacionados con la

compraventa, pero se pueden encontrar otros Relacionados con la Administración

de Personal, dentro de los cuales se identifican: El Contrato de Trabajo y la

Liquidación de Sueldo. Realice un resumen de las partes fundamentales de cada

uno de los 2 documentos antes citados, y con la información levantada, construya

una tabla de síntesis, que le servirá como medio de estudio.

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Conclusión

Para la correcta gestión de los procesos mercantiles al interior de una organización

que tenga por fin intercambios comerciales que generen lucro (ganancia); es necesario

gestionar (generar y archivar) documentos y formularios que permitan tener un registro

confiable, fidedigno y actualizado de los procesos de compraventa que ocurren, por un lado, entre ella y sus proveedores, y por otro, entre ella y sus clientes internos.

Cada vez que la empresa inicia un intercambio comercial, debe proceder a generar un

contrato mercantil o de compraventa (documento que registra el acuerdo comercial), y luego, gestionar todos y cada uno de los Documentos y Formularios necesarios (Consulta, Cotización, Pedido, Guía de Despacho, Factura, Recibo, Pago, Nota de Débito y Nota de

Crédito); con el fin de mantener un procedimiento sistémico y algorítmico.

Por otro lado, existen Documentos Mercantiles que no están relacionados

directamente con la compraventa (Contrato de Trabajo y Liquidación de Sueldo), sino que

tienen por finalidad administrar la relación contractual de los clientes internos de la

organización, lo cual contribuye al desarrollo organizacional de manera complementaria.

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Bibliografía

Hopeman (2002) Producción, Conceptos, Análisis y Control. Madrid: Editorial Océano.

Saez, C. (2011). Curso Administración de Bodega y Control de Inventario. Sin Edición. Extraído en septiembre del 2015 de la World Wide Web: http://www.fundacionrutten.cl/Download/courses/Administraciondebodegaycontroldeinventari o.pdf

S/A. (2009). Manual Gestión de Almacenamiento y Bodega. Sin Edición. Extraído en

septiembre del 2015 de la World Wide Web: http://www.proyectolaboral.cl/MANUAL_CURSO_LOGISTICA_Y_BODEGA_AUTOINSTRUC CION.pdf

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GESTIÓN DE BODEGAS E INVENTARIO

UNIDAD Nº II

Gestión de inventario: planificación de stock

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Introducción

El presente material de trabajo te permitirá a conocer, a grandes rasgos, los objetivos de la gestión de stocks, con la finalidad de ahondar en el tema de la logística a nivel de empresa. Asimismo, el módulo permitirá conocer la base del Análisis ABC conocido también como regla 80/20 o principio de Pareto, y cómo este sistema focaliza el control sólo en los artículos más importantes para la gestión de inventarios.

También permitirá conocer los procedimientos que se utilizan, además de los criterios para catalogar los artículos con denominación A, B o C, como las actualizaciones diarias de los registros de stocks con frecuentes recuentos cíclicos.

Otros puntos interesantes tratados teóricamente para conocimiento general en este material serán los relacionados con la clasificación operativa y funcional de los stocks, para finalmente terminar con la composición de los stocks (base, seguridad, infraestructura, en tránsito, estacional o de anticipación y otras clases).

Al finalizar el desarrollo del material, debes ser capaz de controlar en forma eficiente los stocks, además de una rotación adecuada de los productos, mercaderías o materiales almacenados dentro de una bodega.

El presente material constituye la cuarta semana de estudio que es necesario estudies con interés y dedicación, priorizando el análisis por sobre la memorización; de este modo el aprendizaje no presentará dificultades. Cabe destacar que los saberes y contenidos están propuestos y desarrollados de tal forma, que su dominio sirva para mejorar tu perfil profesional y tus competencias laborales.

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Ideas Fuerza

El Stock consiste en la cifra cuantitativa representante de la totalidad de Productos

y Mercaderías que posee la empresa, es decir, es la cantidad de unidades que

posee la empresa en la Central de Distribución o Bodega, de cada una de las

mercancías que tiene, las cuales se acopian con el fin de reponer aquellos

productos que son vendidos.

El Análisis ABC se constituye como una de las técnicas aplicadas para seleccionar

aquellos ítems más importantes dentro de un grupo de acopio determinado. En el

campo de la Gestión de Stocks su aplicación es fundamental, ya que permite

organizar los productos y mercaderías a razón de su importancia particular para el

proceso comercial de la empresa y seleccionar aquellos que presentan mayor

interés para la referida gestión. Lo anterior, supone establecer tres niveles de

importancia: NIVEL A (Artículos muy importantes), NIVEL B (Artículos

moderadamente importantes) y NIVEL C (Artículos poco importantes)

La cantidad de stock que la empresa posee tiene por fin satisfacer las necesidades

de compra de los clientes de las mercaderías que la organización comercializa. Así,

es necesario clasificar el stock total según su contribución (o no) al Grado de

Satisfacción del Cliente. Dicha categorización, se desarrolla a continuación:

a. El Stock que proporciona Grado de servicio Interno al Cliente (Stock

Base, Stock de seguridad y Stocks de Infraestructura).

b. El Stock que no contribuye a conseguir Grado de servicio Interno al

Cliente (Stock en Tránsito, Stock Estacional y Otras clases de Stock).

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1. OBJETIVOS DE LA PLANIFICACIÓN DE STOCK

El Stock consiste en la cifra cuantitativa representante de la totalidad de Productos y Mercaderías que posee la empresa, es decir, es la cantidad de unidades que posee la empresa en la Central de Distribución o Bodega, de cada una de las mercancías que tiene, las cuales se acopian con el fin de reponer aquellos productos que son vendidos.

El proceso antes descrito, requiere de una gestión meticulosa, en tanto la Planificación de Stock facilita un control de existencias y, por tanto, un conocimiento acabado del número de productos con que se cuenta. Así, uno de los problemas más recurrentes que se presentan en las empresas (sin importar el rubro o giro) que no cuentan con una planificación de existencias eficaz y eficiente, es la venta de productos, pero cuya entrega no puede efectuarse al cliente por Carencia de Stock (Falta de unidades de mercadería para despachar), lo cual merma la confianza con los clientes, propicia la recepción de reclamos, y condiciona la instalación de descuentos por no cumplimiento de los plazos establecidos.

Figura 1

(Fuente: Extraído en octubre del 2015, de la World Wide Web: http://www.avantpro.eu/img/foto_que.jpg)

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Una pertinente Planificación de Stock, se conforma como un pilar básico de la gestión de la Central de Abastecimiento o Bodega, por lo que es prioritaria en la actual logística empresarial. El concepto, antes citado, no es novedoso dentro de las teorías y prácticas de Management (Técnica de dirección y gestión de empresas), las cuales dan relevan el Control de Existencias; debido al desarrollo de los medios informáticos de gestión, junto con las nuevas técnicas de Distribución Comercial, se ha posibilitado la recuperación de la vigencia y operatividad de las fórmulas clásicas de desarrollo

Por otro lado, la estructura competitiva del mercado comercial actual, obliga a las empresas y organizaciones a mejorar su eficiencia (reducción de costos operacionales), lo cual está ligado directamente a la mantención del Capital Cautivo (carteras de clientes que constituyen el capital empresarial de conexiones); el proceso de Planificación de Stock apoya la gestión estratégica, en tanto asegura las inversiones en Productos y Mercaderías en razón de la retención de los clientes que las adquieren. Es decir, existe proporcionalidad directa entre la Planificación de Stock y la Retención de Clientes: mientras mayor es la calidad de control de stock (conocimiento del número de productos acopiados), mayor será el nivel de calidad de satisfacción de los clientes.

Los principios presentes en la logística, aportan una serie de soluciones estructuradas tendentes a reducir al mínimo las inversiones en stocks, sin embargo, éstas no serían operativas sin una correcta planificación y administración de los inventarios que, de una u otra forma, traen consigo saberes complementarios a los propuestos por los procesos logísticos; es decir, la logística propone una reducción al mínimo de los stocks, lo cual no siempre se refleja en un ahorro financiero, ya que la correcta administración de las existencias (y no meramente su disminución) será clave en la eficiencia de los procedimientos de acopio.

Variados son los objetivos que se pueden alcanzar con una correcta Planificación de Stocks, sin embargo, se pueden referir como los más importantes a los siguientes:

Posibilidad de atender al grado de servicio y disponibilidad, requerido por el mercado (Satisfacción del cliente y reconocimiento empresarial en el mercado potencial).

Reducir las inversiones de Capital Circulante (gastos operacionales inherentes al proceso logístico y de bodegaje) al mínimo posible, sin menoscabo del referido grado de servicio requerido por el mercado (Reducir gastos sin comprometer la calidad de servicio a los clientes).

Conseguir la rentabilidad deseada sobre las inversiones en Stocks (Tender a la eficiencia en la Planificación de Stocks: Mayor ganancia con menor stock circulante).

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Dado el acento financiero de los objetivos antes citados, es pertinente presentar la Fórmula de las Inversiones o R.O.I. (Retorno de la Inversión), la cual justifica gran parte de los referidos objetivos.

Figura 2

(Fuente: Sáez, 2011, p. 135)

Mejorar la Gestión de Stocks implica necesariamente una mejora del R.O.I., debido a:

a. La disminución del costo de los inventarios permanentes (Se reduce la cantidad de inventario estancado, el cual corresponde al acopiado, pero sin movimiento comercial).

b. Al incrementar el grado de servicio, se incrementa la “Demanda atendida” con la consiguiente mayor absorción de gastos directos (Al mejorar los niveles de satisfacción del cliente, se fidelizan los cautivos y se posibilita un incremento de los potenciales, por lo que se contará con mayores recursos financieros para amortizar los gastos inherentes al proceso comercial).

c. En el sector industrial se mejora la capacidad productiva, debido a una disponibilidad correcta de los materiales y componentes necesarios en la producción (El correcto acopio de las Materias Primas y recursos necesarios para el proceso productivo, impactan de manera favorable en dicho proceso).

A razón de lo anterior, se hace evidente la necesidad de mejorar la Gestión de los Stocks, la que frecuentemente requiere de inversiones adicionales en personal y procesos informáticos. Por lo tanto, es pertinente seguir criterios de economicidad al decidir qué tipo de fórmulas debemos aplicar en cada caso, ya que no todos los productos y/o mercaderías son igualmente rentables.

Así, la instalación de un proceso eficiente de Planificación de Stock, llevará necesariamente a un análisis previo de las características de los productos y mercaderías presentes en los inventarios, tópico que se desarrollará a continuación.

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Actividad N° 1

“Una correcta Planificación de Stocks favorece el logro de 3 objetivos: Posibilidad

de atender al grado de servicio y disponibilidad requerido por el mercado,

Reducción de las inversiones de Capital Circulante al mínimo posible, y Obtención

de la rentabilidad deseada sobre las inversiones en Stocks”.

Realice un resumen de las características más relevantes de cada uno de los 3

objetivos antes citados, y con la información levantada, construya una tabla de

síntesis, que le servirá como medio de estudio.

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2. ANÁLISIS DE INVENTARIOS (ANÁLISIS ABC)

El Análisis ABC (otras fuentes lo reconocen como “Regla 80/20” o “Principio de Pareto”, términos cuales pueden ser homologados), se constituye como una de las técnicas aplicadas (la con mayor frecuencia), para seleccionar aquellos ítems más importantes dentro de un grupo de acopio determinado. En el campo de la Gestión de Stocks su aplicación es fundamental, ya que permite organizar los productos y mercaderías a razón de su importancia particular para el proceso comercial de la empresa y seleccionar aquellos que presentan mayor interés para la referida gestión.

Debido a que el Análisis ABC ha sido difundido por las diferentes técnicas y escuelas de Management, su estructura es de dominio general. No obstante, en el presente curso, se hace necesario puntualizar algunos aspectos del mismo, de relevancia individual a los procesos de Gestión de Bodegas e Inventario.

El principio básico se centra en Focalizar el Control (priorizar la gestión) sobre los artículos, productos o mercaderías más importantes para la administración de los inventarios. Lo anterior, supone establecer tres niveles de importancia:

NIVEL A – Artículos muy importantes.

NIVEL B – Artículos moderadamente importantes.

NIVEL C – Artículos poco importantes.

La organización o discriminación de artículos, productos o mercaderías, a razón de la taxonomía antes propuesta, tiene por objetivo que el gasto de recursos de la gestión, sea proporcional a la importancia del producto administrado.

La empresa, de manera particular, debe establecer los criterios que le son prioritarios para la organización de sus productos acopiados en las tres categorías antes citadas. Los cuales, luego de ser definidos, deben ser catalogados por orden de importancia (impacto en los procesos comerciales de la organización). Así por ejemplo, se podrían definir los siguientes (se exponen a modo de ejemplo, ya que los criterios varían según las características de la empresa):

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a. Ventas anuales (en pesos) del artículo, producto o mercadería.

b. Costo unitario del artículo, producto o mercadería.

c. Escasez del material o dificultad de adquisición (Posibilidad de Acceso).

d. Disponibilidad de los recursos para fabricarlos (Si los productos o mercaderías se producen en la empresa).

e. Periodo de aprovisionamiento (Tiempo que el producto se ha mantenido en

proceso de acopio).

f. Condiciones de almacenaje (El modo de acopio puede provocar costos extras, a razón del tipo de mercaderías).

g. Riesgo de robo, obsolescencia y caducidad del producto.

h. Costos de Stocks – out.

i. Grado de servicio requerido (Los clientes podrían requerir condiciones

específicas de acopio, que condicionen su almacenaje).

Una vez definidos estos criterios por parte de la organización, considerando su relevancia para la gestión comercial, se llevará a cabo el desarrollo de un procedimiento estándar de Cálculo de Niveles de Importancia -como el que a continuación se ejemplifica-, para el cual se tomará como prioridad el “Consumo Anual” de cada artículo, producto o mercadería.

2.1. Procedimiento

1. Determinar el consumo anual de cada producto. 2. Multiplicar el consumo anual de cada producto por su costo, para obtener el

consumo anual en pesos. 3. Calcular el porcentaje que cada ítem, representa con relación a su costo

total. 4. Listar los productos en orden descendente al porcentaje calculado, con

indicación del tanto por ciento acumulado. 5. Asignarle el grupo correspondiente (A, B o C). 6. Resumen cuantificado de la importancia de cada grupo.

Es pertinente manifestar, que la discriminación de los productos es meramente convencional, pudiéndose considerar que, aproximadamente, un entorno al 20% de los

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productos representaría un entorno al 80% de la Venta, mientras que el 80% aproximado del resto de los productos, representaría sólo un entorno al 20% de la venta. En conclusión, la asignación de las mercaderías a los Niveles de Importancia A, B o C es un criterio aplicado (Responde a un ordenamiento que emana de los criterios particulares de la organización, los cuales, en algunos casos, pueden tener tendencia a estándares y no a las condiciones subjetivas de los procedimientos de gestión).

Así, cuando se realiza un cuadro comparativo constitutivo de los diferentes criterios, puede suceder que un producto, que por su consumo anual está catalogado como C, podría según otros criterios, estar catalogado como A, B o C, en cuyo caso significaría que la definición de criterios condiciona la clasificación de las mercaderías; es decir, los Niveles de Importancia dependen de los criterios que la empresa considere prioritarios en su gestión en un periodo determinado.

Gráficamente el análisis A, B o C, se puede expresar de la siguiente forma:

Figura 3

(Fuente: Sáez, 2011, p. 137)

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2.2. Criterios de gestión aplicables

A razón de la clasificación de los stocks acopiados en la Central de Distribución o Bodega, según su nivel de importancia para la gestión empresarial, en grupos A, B o C; es necesario determinar las acciones de gestión o controles básicos con que se gestionará cada una de las cargas. A continuación se presentan y desarrollan algunos criterios a considerar para la gestión de cada uno de los grupos diferenciadamente.

2.2.1. Criterios artículos catalogados como grupo A

En el presente grupo (Nivel de Importancia) es aconsejable efectuar, como mínimo, los siguientes controles básicos (Es necesario recordar que son los productos, artículos o mercaderías más importantes para la empresa, por lo que su gestión es prioritaria):

Evaluación mensual de sus movimientos comerciales (previsión automática de sus egresos con revisiones periódicas de sus resultados), con el fin de mantener stock vigente, suficiente y de pronta distribución.

Actualización diaria de los registros de stocks, con frecuentes recuentos cíclicos para comprobar que las existencias del almacén coincidan con los valores cuantitativos registrados.

Revisión frecuente de las necesidades y cantidades pedidas por los clientes u otros departamentos internos.

Recálculo periódico del stock de seguridad (Productos en estado de reserva de los acopiados, con el fin de mantener stock siempre disponible).

Vigilancia permanente de los plazos de entrega (Control de la distribución).

2.2.2. Criterios artículos catalogados como grupo B

Ya que los artículos, mercaderías y productos del presente grupo son considerados como moderadamente importantes, es recomendable efectuar controles básicos similares a los presentados en el Grupo A, pero con una disminución de la frecuencia de revisión (Estas mercancías no son las más importantes para la empresa, por lo que su gestión no es prioritaria, pero sí relevante).

2.2.3. Criterios artículos catalogados como grupo C

Debido a que los artículos, mercaderías y productos del presente grupo tienen poca importancia para los procesos comerciales de la empresa, ya sea por poca

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rotación, costos excesivamente altos, mínima rentabilidad, entre otros factores; se considera pertinente prestar poca atención a sus procesos de acopio (es fundamental priorizar las mercancías de los Grupos A y B), en el sentido de que el costo de los procesos de gestión y control de los stocks, no sea superior al beneficio potencial obtenido en su comercialización.

En este grupo, los registros pueden ser simples o, incluso, inexistentes, sin necesidad de cobertura de pedidos o stocks de seguridad. Los recuentos físicos, poco frecuentes (semestrales o anuales) y con márgenes de errores aceptables, pueden presentarse como una opción viable de los productos acopiados en la Bodega.

Actividad N° 2

El Análisis ABC es una de las técnicas aplicadas para seleccionar aquellos ítems

más importantes dentro de un grupo de acopio determinado. En el campo de la

Gestión de Stocks su aplicación es fundamental, ya que permite organizar los

productos y mercaderías a razón de su importancia particular para el proceso

comercial de la empresa y seleccionar aquellos que presentan mayor interés para la

referida gestión. Lo anterior, supone establecer tres niveles de importancia: NIVEL

A (Artículos muy importantes), NIVEL B (Artículos moderadamente importantes) y

NIVEL C (Artículos poco importantes).

Realice un resumen de las características más relevantes de cada uno de los 3

niveles de importancia antes citados, y con la información levantada, construya una

tabla de síntesis, que le servirá como medio de estudio.

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3. COMPOSICIÓN DE LOS STOCKS

Los puntos anteriores del presente material, definen el Stock como la “cantidad de unidades que posee la empresa de cada una de las mercancías que tiene, las cuales, se acopian con el fin de reponer aquellos productos que son vendidos”. Por lo tanto, la cantidad de stock que la empresa posee tiene por fin satisfacer las necesidades de compra de los clientes de las mercaderías que la organización comercializa; es decir, los stocks son un medio para conseguir un servicio al cliente.

Así, es necesario y pertinente dividir el stock total en dos grupos principales (cada uno con subdivisiones), con el fin de determinar si contribuyen o no al Grado de Satisfacción del Cliente. Dicha categorización, se desarrolla a continuación:

a. El Stock que proporciona el G.S.I. (Grado de servicio Interno al Cliente)

a.1. Stock Base

a.2. Stock de seguridad

a.3. Stocks de Infraestructura

b. El Stock que no contribuye a conseguir el G.S.I. (Grado de servicio Interno al Cliente)

b.1. Stock en Tránsito

b.2. Stock Estacional

b.3. Otras clases de Stock

A continuación, se presentarán y desarrollarán con detalle, los contenidos referidos a los diferentes tipos de stocks.

a.1. Stock Base

Generalmente, durante el periodo que ocurre entre dos entregas sucesivas (envíos de mercaderías, artículos o productos al o los clientes), disminuirán gradualmente los stocks como resultado de la demanda en curso; es decir, es recurrente que se sucedan bajas de existencias debido a procesos de comercialización reiterados.

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Podría ocurrir que la demanda sea proporcional y equivalente en el tiempo, siguiendo un flujo constante que permitiera tener un control de stocks estandarizado. Ello, haría posible adquirir o manufacturar productos y acopiarlos en la Central de Distribución o Bodega en la cantidad exacta a ser comprada por los clientes, lo cual reduciría a cero la remesa (sobrante de productos en un periodo), adquiriendo las nuevas mercancías en el momento exacto en que se acaben.

Se hace obvio suponer que la situación antes citada es improbable, debido a que la compra (adquisición de mercaderías) y venta (reventa de mercaderías), no poseen una lógica proporcional, siendo lo más común quedar sin stock (carencia) o con exceso de stock (remesa). La situación anterior, está reflejada en la figura siguiente: Cálculo Stock Base, donde la demanda está representada por una línea inclinada. En consecuencia, durante el periodo de reposición, el stock promedio es igual a la mitad del promedio de la remesa de lotes (1/2 Q) y se le denomina Stock Promedio de Lotes o Stock Base.

Figura 4

(Fuente: Sáez, 2011, p. 139)

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a.2. Stock de Seguridad

Como se indicó en el punto anterior, es muy poco probable que se presente una situación ideal de oferta y demanda (adquisición y reventa totalmente equivalente), ya que la demanda nunca será constante y proporcional al tiempo. Debido a esto, se intenta mantener una demanda promedio esperada, la que debido a las posibles variaciones, requiere la creación de un Stock de Seguridad o Stock Adicional que tiene por fin la cobertura de contingencias; cuando la demanda real es superior al promedio estadístico establecido en la previsión de ventas durante el período de reposición.

En la figura Stock de Seguridad (inserta más abajo) se muestra que cuando la demanda es más alta, durante el tiempo que transcurre entre las dos adquisiciones, se agota el stock. En ese momento se necesita el Stock de Seguridad que tendrá por fin la cobertura de la variación de demanda, evitando la interrupción o ruptura de distribución de stocks al o los clientes.

Al periodo que acontece entre dos ventas se le llama lead-time, el que tendrá injerencia en el cálculo del stock necesario para cubrir las fluctuaciones entre la demanda esperada y la real el periodo previsto. Igualmente en la figura siguiente, se puede observar que si el lead-time de aprovisionamiento es superior al tiempo establecido, se produciría también una ruptura de stock, por lo que se hace necesaria la creación y mantención de un Stock de Seguridad para cubrir dicha contingencia. En la práctica, debido a que la Variabilidad de la Demanda es normalmente superior a la Variabilidad del Lead–time, se suele prescindir de esta última para evitar un stock de seguridad excesivo. Es decir, si es demasiado fluctuante el volumen de venta al cliente, es aconsejable reducir el Stock de Seguridad, para reducir los costos de un acopio excesivo.

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Figura 4

(Fuente: Sáez, 2011, p. 140)

En síntesis, el Stock de Seguridad, se define como el stock necesario calculado para cubrir las fluctuaciones entre la demanda esperada y la real durante el periodo que acontece entre dos ventas (lead - time). Los lead – time promedio del sistema se componen básicamente de dos conceptos: el llamado periodo de revisión más el tiempo de respuesta del proveedor o fabricante.

a.3. Stock de Infraestructura

Cuando se calcula la norma de stock correspondiente (cantidad de stock a acopiar), la cual se sustenta en un determinado grado de servicio de disponibilidad, es de suponer que la distribución se efectúa desde un punto central de almacenamiento (generalmente la empresa se ubica en un único y determinado espacio físico). Sin embargo, ocurren casos donde la distribución de productos hasta los clientes finales tiene lugar desde varios puntos distintos de almacenamiento (almacenes periféricos de acopio que se centralizan en una organización, pero que poseen procesos logísticos medianamente autónomos), mientras que los suministros a estos puntos de stock adicionales o periféricos son servidos desde un Almacén, Central de Acopio o Bodega centralizada.

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Así, en caso que estos puntos de stocks (almacenes de acopio) sean específicos de los almacenes periféricos o regionales, es decir, que un punto de stock no permite la entrega desde otra región o bodega con stock, ante la carencia de existencias de este último, la práctica ha demostrado que la norma de stock calculada debe ser incrementada para servir al objetivo de servicio elegido (existen organizaciones que no optan por la distribución de otras centrales de acopio regionales o periféricas, aun cuando mantengan stock para satisfacer al cliente, por motivos de control estratégico). Al stock extra calculado como consecuencia de la referida descentralización, se le denomina Stock de Infraestructura. Es decir, cuando la empresa se organiza con sucursales que no comparten controles de stock que permitan solventar las necesidades de los clientes, es necesario mantener un stock extra (Stock de Infraestructura), para solventar a los clientes de cada una de las sucursales.

El mencionado, básicamente se refiere al stock de seguridad adicional necesario debido a la tenencia de bodegas o centrales de distribución descentralizadas, cuyo cálculo se puede realizar teniendo en cuenta la proporción a la raíz cuadrada del número de bodegas o almacenes. Por ejemplo, si pasamos de 1 a 4 bodegas o almacenes, el Stock de Seguridad se multiplicaría por la raíz cuadrada de 4 (o sea se duplicaría) para la tenencia de un Stock de Infraestructura.

b.1. Stock en Tránsito

El proceso de administración o gestión logística cubre la totalidad del procedimiento de flujo de los productos terminados desde la Fábrica (si son manufacturados) o de los comprados desde el Departamento de Adquisiciones (si son adquiridos para su reventa), hasta la Organización de Ventas.

El Stock en Tránsito también denominado de “Pipe – Line”, se define como la suma de stocks de productos acabados en la fábrica, mercancías en tránsito y recepción de mercancías aún no ubicadas en el almacén. Es decir, son todos los productos listos para su comercialización por parte de la empresa productiva, pero que aún no están posicionados para ser adquiridos por el o los clientes.

Dado que el Stock de Tránsito (Pipe – line) no está disponible para la entrega a clientes, no contribuye directamente al objetivo de servicio establecido. Por lo tanto, no está considerado como parte de las normas de stock que deberían estar físicamente disponibles en las Organizaciones de Ventas para mantener un correcto servicio de disponibilidad de stock, sino que se consideran mercaderías en proceso de posicionamiento para la venta (dependiendo su tiempo de acopio pueden ser consideradas como estancadas).

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b.2. Stock Estacional

En los meses que la empresa tiene que mantener un Stock Anticipado por razones de estacionalidad de este (producción o compra previa al periodo de venta, debido a necesidades comerciales), se mantienen existencias detenidas por periodos de baja venta o cambios de periodo. Este stock, sirve como un acopio de protección ante variaciones de la demanda y del lead – time.

Para evitar una doble protección con Stock de Seguridad (Unidades para suplir carencia de stock base) y Stock Estacional (Unidades para cubrir periodos donde no se pueden adquirir productos o la demanda es muy elevada) se recomienda considerar al segundo como parte de los stocks de seguridad. Por lo cual, a efectos del Cálculo del Stock Normativo Mensual (Unidades de stock mensuales para cubrir la demanda) se procederá de la siguiente forma:

a. Acopiar solo el Stock Estacional cuando éste es mayor que el Stock de Seguridad.

b. Acopiar el stock adicional necesario junto al Stock Estacional para conseguir el nivel de Stock de Seguridad deseado.

a.3. Otras clases de Stock

El Cálculo de la Norma de Stock sólo se refiere a los denominados Tipos Normales de Stock (los que ocurren con mayor frecuencia, por lo que es prioritario o incluso imprescindible gestionar). Es decir, aquellos que presentan una venta regular a lo largo del año. Sin embargo, puede ser necesario ampliar las consideraciones según la realidad particular o el giro propio de la empresa para otros tipos de stocks, tales como:

Stocks para atender pedidos especiales, es posible que la empresa comercialice productos que no tengan una salida o venta regular, pero que por ejemplo, tengan un margen más elevado que los productos habituales, por lo que es necesario acopiarlos y controlar su gestión.

Stocks clasificados como Administrativos (no tienen fin comercial), tales como stocks a reparar, consignaciones de productos obsoletos, entre otros.

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Actividad N° 3

“La cantidad de stock que la empresa posee tiene por fin satisfacer las necesidades

de compra de los clientes de las mercaderías que la organización comercializa. Así,

es posible clasificar el stock total según su Grado de Satisfacción del Cliente. En:

Stock que proporciona Grado de servicio Interno al Cliente (Stock Base, Stock de

seguridad y Stocks de Infraestructura), y Stock que NO proporciona Grado de

servicio Interno al Cliente (Stock en Tránsito, Stock Estacional y Otras clases de

Stock)”.

Realice un resumen de las características más relevantes de cada uno de los 6

tipos de stock antes citados, y con la información levantada, construya una tabla de

síntesis, que le servirá como medio de estudio.

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Conclusión

El Stock se refiere a la cantidad de productos, artículos o mercaderías que posee la empresa (pueden ser adquiridos o manufacturados) para reponer los que han sido comercializados a los clientes, con el fin de obtener ganancia o lucro económico. Es decir, son los enseres que se acopian para cubrir las existencias de los que han sido vendidos a los consumidores.

Como el Stock no tiene un fin comercial propiamente tal (se encuentra a la espera para reposición), es necesario priorizar sus artículos a razón de su importancia para el desarrollo comercial de la empresa. Esto se desarrolla a través del Análisis ABC, que es una técnica aplicada para seleccionar aquellos ítems más importantes dentro de un grupo de acopio determinado (permite organizar los productos y mercaderías a razón de su relevancia en el proceso comercial de la empresa). Lo anterior, supone establecer tres niveles de importancia: NIVEL A (Artículos muy importantes), NIVEL B (Artículos moderadamente importantes) y NIVEL C (Artículos poco importantes).

Para que el proceso de Administración de Stock sea eficiente, es necesario definir cuál es la finalidad del acopio de las mercaderías y si contribuyen o no a la satisfacción del cliente; por lo que es necesario clasificar los productos y artículos en: Stock Base, Stock de seguridad, Stocks de Infraestructura, Stock en Tránsito, Stock Estacional y Otras clases de Stock.

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Bibliografía

Hopeman (2002). Producción, Conceptos, Análisis y Control. Madrid: Editorial Océano.

Sáez, C. (2011). Curso Administración de Bodega y Control de Inventario. Sin Edición. Extraído en septiembre del 2015 de la World Wide Web: http://www.fundacionrutten.cl/Download/courses/Administraciondebodegaycontroldeinventario.pdf

S/A. (2009). Manual Gestión de Almacenamiento y Bodega. Sin Edición. Extraído en septiembre del 2015 de la World Wide Web: http://www.proyectolaboral.cl/MANUAL_CURSO_LOGISTICA_Y_BODEGA_AUTOINSTRUCCION.pdf

SEMANA 4

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GESTIÓN DE BODEGAS E INVENTARIO

UNIDAD Nº III

Gestión y control de despacho: La gestión adecuada de la bodega

SEMANA 5

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Introducción

Como se ha desarrollado en las semanas previas, podemos concluir que existen esfuerzos, realizados en Logística General, para una reducción drástica de los stocks. Ello no ha incidido de manera negativa en lo prioritario; la necesidad de tener una organización eficaz de los almacenes, sino que por el contrario la ha potenciado, constituyéndola como uno de los puntos neurálgicos para una política de distribución.

Así, el contenido de esta semana comprende en un primer momento una definición exhaustiva de las Características de los Productos acopiados (Físicas, Caducidad y Operatividad), y de las Características de su Demanda (Artículos de alta o baja rotación, Artículos estacionales, y Artículos de alto o bajo costo) lo cual permite potenciar su Perfil Profesional, en razón de competencias que propicien comprender las especificaciones y el mercado de las cargas aprovisionadas y por aprovisionar.

Por último, usted aprenderá sobre los diferentes medios o formas de Distribución en Planta del Flujo de los Productos aprovisionados (Flujo en U, en Línea Recta o en T), lo cual facilitará la organización de los espacios al interior de la Central de Distribución, cuando sea necesario delimitar lugares de acopio.

El presente material requiere de su parte que lo estudie con interés y dedicación, priorizando el análisis por sobre la memorización; ya que así el aprendizaje no presentará dificultades. Cabe destacar que los saberes y contenidos están propuestos y desarrollados de tal forma que su dominio sirva para mejorar su perfil profesional y sus competencias laborales.

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Ideas Fuerza

La gestión de la bodega, hace imprescindible realizar, por un lado, un análisis

detallado de las Características de sus Productos (Físicas, caducidad y

operatividad), y por otro, una revisión precisa del Comportamiento de su

Demanda (Artículos de alta o baja rotación, Artículos estacionales, y Artículos

de alto o bajo costo).

La gestión eficiente de la Central de Distribución o Bodega, hace referencia a

dos principios: Principio de la Popularidad y Principio de Posicionamiento y

Localización de los Productos.

La Distribución en Planta del Flujo de Productos, es posible de ser realizada

de 3 formas diferentes: Flujo en U, Flujo en Línea Recta o Flujo en T.

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1. CARACTERÍSTICAS DE LOS PRODUCTOS

Antes de proceder al aprendizaje de los requerimientos técnicos y organizacionales de la bodega, se hace imprescindible realizar un análisis detallado de las Características de los Productos, y realizar una revisión precisa del Comportamiento de su Demanda; ya que los dos factores antes citados, son decisivos al momento de definir y establecer las Técnicas de Diseño y Organización de la Central de Distribución o Bodega.

A razón de lo anterior, se realizará una definición de los factores a considerar para el análisis de los productos.

1.1. Características de los productos

Se refiere a la descripción (enumeración de características) de los productos que la empresa tiene acopiados o procederá a resguardar al interior de la Bodega o Central de Distribución, los cuales tienen por fin reemplazar a los comercializados a los proveedores o a los utilizados en los diferentes departamentos internos de la organización. Las características antes citadas, deben ser indicadas en los embalajes (cajas) de los productos por medio de timbres o autoadhesivos que indiquen las especificaciones de los productos que se guardan en su interior; generalmente, según corresponda, se utilizan los símbolos o signos presentes en la taxonomía de la imagen siguiente (existen muchos otros, pero se exponen estos a modo de ejemplo):

Figura 1

(Fuente: Extraído en octubre del 2015 de la World Wide Web: https://gerardovivas.files.wordpress.com/2009/08/symbolspack.jpg)

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Dentro de las características de los insumos o mercancías, es pertinente definir sus características físicas, su grado de caducidad y su operatividad:

a. Características Físicas

Volumen y peso del producto: Tiene por fin definir el espacio que ocupará cada unidad de mercadería al interior de la Bodega o Central de Distribución. Es necesario cuantificar los productos por unidades mínimas (puede ser individualmente, por decenas, docenas, centenas o cualquier medida que indique el mínimo de artículos a acopiar) considerando sólo su empaque unitario. Por ejemplo: Peso: 300 grs. / Volumen: 25 cm3.

Standard de empaquetado: Se refiere a la forma física en que se agrupan los productos para ser acopiados (Medio de embalaje y cantidad de productos que agrupa). Por ejemplo: Caja de 12 unidades.

Fragilidad y resistencia de apilación: Se refiere, por un lado, al grado de tolerancia a manipulación que posee el producto, y por otro, a la cantidad de productos que pueden ser acopiados sobre el mismo producto. Se indican por medio de la palabra: “FRÁGIL” rotulada al costado del producto y un número con doble subrayado. Por ejemplo: Frágil, 6 Unidades.

Figura 2

(Fuente: Extraído en octubre del 2015 de la World Wide Web:

https://gerardovivas.files.wordpress.com/2009/08/symbolspack.jpg)

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Peligrosidad: Se refiere a las características de los productos, en tanto pueden ser nocivos para los encargados de su almacenaje y distribución, por lo que deben ser acopiados resguardando su integridad. Por ejemplo: Inflamables, explosivos, entre otros.

Figura 3

(Fuente: Extraído en octubre del 2015 de la World Wide Web: https://gerardovivas.files.wordpress.com/2009/08/symbolspack.jpg)

Condiciones ambientales requeridas: Son las características de almacenaje que requieren los productos acopiados, en razón del ambiente físico que los guarda. Por ejemplo: Refrigeración, cámara isotérmica, entre otros.

Figura 4

(Fuente: Extraído en octubre del 2015 de la World Wide Web: https://gerardovivas.files.wordpress.com/2009/08/symbolspack.jpg)

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b. Caducidad y obsolescencia

Productos de larga duración: Son los productos que poseen una vida útil muy larga o extensa, por lo que pueden mantenerse acopiados por mucho tiempo sin que se descompongan, mermen o destruyan. En general, son compuestos por polímeros plásticos u otros materiales de larga duración.

Productos perecederos: Son productos o artículos que poseen una vida útil menor, en tanto poseen una tendencia a mermarse o estropearse luego de ser acopiados durante un tiempo. Generalmente, son mercancías compuestas por papel u otras fibras similares (Sufren riesgo de humedecerse), químicos o productos volátiles (a pesar de ser sellados al vacío, algunos pueden evaporarse), entre otros.

Productos de caducidad fija: Son mercancías, generalmente, orgánicas o alimenticias, que por tener fines de consumo humano o animal, poseen una vida útil definida en su “Fecha de Caducidad”. Dicha fecha debe ser registrada por la Bodega, con el fin de distribuirlas antes del plazo establecido.

Alto riesgo de obsolescencia: Son mercancías, que si bien no son necesariamente perecederos o con una caducidad definida, son tendientes a convertirse en mermas, en tanto, pueden perder vigencia, dejar de presentar utilidad a la empresa o no posibles de comercializar. Es decir, son mercaderías que pueden quedar obsoletas, como por ejemplo, productos electrónicos, que a razón de los avances tecnológicos pierden vigencia (Personal Estéreo).

c. Operatividad

Condiciones de seguridad: Son los seguros con que cuenta la carga contra sucesos imprevistos. Por ejemplo: Robos, manipulaciones negligentes, entre otras.

Sistema de codificación existente: Es la forma en que los productos son designados, ya sea por el proveedor, o por la Bodega. Por ejemplo: Código de barras, código de asignación, entre otros.

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Unidad de manipulación: Es la forma en que los productos son agrupados para ser manipulados por el proveedor, la bodega y el distribuidor. Por ejemplo: Paquete, pallet, entre otras.

Unidad mínima de venta: Se refiere a la forma en que los productos son agrupados para ser comercializados (No necesariamente es la misma forma en que se manipula, ya que puede variar según los requerimientos de los clientes). Por ejemplo: Caja de 10 unidades.

Medios de contención utilizados: Son las formas o medios en que se contienen los productos al interior de la bodega, los cuales tienen por fin resguardar los productos (si los productos son líquidos requieren de contenedores apropiados). Por ejemplo: Pallet, bidón, cesta, entre otros.

2.2. Características de su Demanda

Artículos de alta y baja rotación: Es necesario definir el grado de rotación de los productos (nivel de utilización interna o comercialización externa), indicando si son muy requeridos por la empresa (productos prioritarios por su alto grado de uso) o poco requeridos (No son muy utilizados o comercializados, por lo que no son prioritarios). La clasificación anterior, permitirá organizar la bodega en razón de las prioridades de sus productos acopiados, lo que mejorará inherentemente la eficiencia de su distribución.

Artículos estacionales: Son los artículos que se acopian, no con el fin de reponer los productos utilizados por los Departamentos internos, ni reponer a las mercancías comercializadas, sino que guardados por periodos extensos de tiempo por diversos motivos. Por ejemplo: Archivos no consultables, pero con deberes legales de acopio, entre otros.

Artículos de alto o bajo costo: Es pertinente definir el costo económico de los productos acopiados, con el fin de priorizar los de alto nivel de costo. Esto permitirá reducir mermas de productos costosos y priorizar su gestión por sobre los de valor económico menor.

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En los casos en que se presente una gama de productos de alta variedad de características, podría ser incluso inconveniente desarrollar una base de datos que permita organizar y seleccionar los productos rápidamente en función de sus referidas características.

Actividad N° 1

La gestión de la bodega, hace imprescindible realizar, por un lado, un análisis detallado de las Características de sus Productos (Físicas, caducidad y operatividad), y por otro, realizar una revisión precisa del Comportamiento de su Demanda. Realice un resumen de cada una de las características antes citadas, y con la información levantada, construya una tabla de síntesis, que le servirá como medio de estudio.

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2. PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN

Como se ha desarrollado en los módulos de las semanas anteriores, el objetivo básico de la organización es la gestión eficiente de la Central de Distribución o Bodega, lo cual se basa fundamentalmente en dos Criterios:

Maximizar el espacio disponible en términos de metros cúbicos: Acopiar la mayor cantidad de productos en la menor cantidad de espacio posible.

Minimizar las operaciones de manipulación y transporte interno: Reducir la cantidad de procesos al interior de la bodega manteniendo la calidad de acopio, dinámica que mejora la eficiencia de la gestión de almacenaje.

Ya que ambos criterios significan un costo adicional al producto sin ningún valor agregado a él, se hace necesario hacer referencia a dos principios:

a. Principio de la Popularidad

b. Principio de Posicionamiento y Localización de los Productos

A continuación se desarrollarán los elementos clave de cada uno de los principios antes citados:

2.1. Principio de la Popularidad

Este principio de sustenta en la idea de que, generalmente, una pequeña gama de productos representan la mayor parte del volumen de manipulación en un almacén, lo que no se relaciona directamente con su valor o importancia para la venta, mientras que el resto de los productos, (posiblemente entre un 60 u 80 % de los mismo), apenas representa un 20 % del total de manipulaciones. Es decir, el porcentaje (%) más alto de ganancia se sustenta en la menor cantidad de productos comercializados.

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A razón de lo anterior, es necesario determinar cuáles son los productos que permiten la mayor ganancia (mayor volumen de venta y mayor margen de excedente económico), por medio de un sistema de localización eficiente que a su vez minimice los espacios recorridos al efectuar la selección de los mismos en los procesos de selección de pedidos.

Para identificar los productos antes citados (Populares o De Mayor Actividad), generalmente, se recurre a la utilización del Método de Análisis A, B, C (desarrollado en el material de estudio de la Semana 4), que permite calcular el volumen de actividad en forma ponderada, multiplicando la demanda anual en unidades por la frecuencia de Picking (cantidad de veces que al año se solicita el producto). Ambos datos necesarios para el cálculo, se obtienen de la información estadística que dispone la Central de Distribución o Bodega de la empresa.

Es pertinente explicitar, que gran cantidad de empresas (más específicamente sus Centrales de Distribución o Bodegas) utilizan para este análisis el índice de rotación de los productos, lo cual no siempre es pertinente, ya que un producto con un margen de movimiento muy elevado puede tener un bajo índice de rotación y viceversa (la rotación es un indicador del promedio de veces que un producto se renueva en el almacén, de tal manera que un artículo puede tener mucho movimiento con un índice de rotación bajo debido a un exceso de stock). Es decir, para definir el nivel de rotación de un producto, es necesario determinar cuál es el stock de un producto en bodega y cuántos productos se comercializan en un periodo, ya que el cruce de ambas variables, determinará cuántos es necesario adquirir.

Siguiendo la lógica del análisis anterior, los productos, artículos o mercancías, se podrían clasificar en 3 (tres) grupos:

Artículos de Actividad Alta (A): Mercancías prioritarias ya que poseen una rotación y demanda alta.

Artículos de Actividad Media (M): Mercaderías de prioridad intermedia, en tanto, no poseen una alta rotación o la cantidad de productos acopiados en la bodega mantiene un stock no menor.

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Artículos de Actividad Baja (B): Mercaderías o artículos que poseen una rotación mínima o que poseen un stock en bodega muy elevado, lo cual no hace prioritario focalizar su acopio o reposición.

Por otro lado, es pertinente que la Central de Distribución o Bodega, presente una división de sus espacios físicos, en 2 (dos) Áreas de Almacenaje:

i. Almacén General: Sector o Área que acopia todos los productos, artículos o mercaderías almacenadas.

ii. Áreas de Picking: Sector o Área que contiene una cantidad fija de productos, artículos o mercaderías para atender a las necesidades de servicio de un período determinado (generalmente corto o breve). Por ejemplo: Productos para una semana.

En razón de las ideas antes desarrolladas, la organización física del almacén se ajustaría al gráfico siguiente:

Figura 5

(Fuente: Sáez, 2011, p. 158)

La idea que desarrolla el gráfico anterior, es que los productos de mayor actividad deben estar acopiados en el sitio más próximo posible a las Zonas de Expedición, con el fin

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de conseguir una economía y rapidez en el transporte interno del almacén. Por otro lado, y siempre que sea factible, los artículos más populares deben ser acopiados en la forma más asequible para su localización (Nivel bajo de ubicación), ya que de esta forma, el picking se puede realizar de una forma directa sin necesidad de utilizar máquinas elevadoras para su localización en estanterías, lo cual representaría lentitud y costo adicional al proceso.

El gráfico anterior, se sustenta en la idea que se ha creado una zona especial de picking, en el cual hay una cantidad mínima o pequeña porción de acopio de los productos o artículos más vendidos (mayor grado de comercialización) en un periodo breve de tiempo (por ejemplo una semana), de tal manera que los movimientos diarios se realizarán dentro de un área de trabajo relativamente pequeña.

El gráfico siguiente expone la Visión en Planta, es decir, ilustra las ventajas de tener organizado un almacén con los procedimientos de trabajo antes expuestos, donde se dispone de un almacén general amplio para el acopio y de un área para la actividad de picking, que se distribuye en un espacio menor (relativamente pequeño).

Figura 6

(Fuente: Sáez, 2011, p. 158)

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2.2. Principio de posicionamiento y localización de los productos

Permite determinar la forma en que se ubicarán o distribuirán los productos al interior de la Central de Almacenamiento o Bodega; dicha forma responde a las particularidades propias de cada Empresa u Organización.

Así, los productos, artículos o mercaderías se pueden posicionar o ubicar en la bodega de 2 (dos) formas diferentes:

Sistema de Posición Fija: En este Sistema de Localización cada producto ocupa una posición permanente dentro del área asignada en la bodega para su almacenaje, por lo cual, existe una relación unívoca entre espacio disponible y producto acopiado, de tal manera que cuando no hay stock, el espacio queda vacío, pero reservado para el producto asignado.

Sistema de Posición Aleatoria: En este Sistema de Localización, como su nombre indica, los productos se ubican en cualquier espacio que esté vacío dentro del área asignada en la bodega para su almacenaje, pudiendo cambiar la posición del mismo en función del espacio disponible y otros criterios de productividad (Son llamados también Sistemas Caóticos).

Actividad N° 2

La gestión eficiente de la Central de Distribución o Bodega, hace referencia a dos principios: Principio de la Popularidad y Principio de Posicionamiento y Localización de los Productos. Realice un resumen de las características más relevantes de cada uno de los 2 principios antes citados, y con la información levantada, construya una tabla de síntesis, que le servirá como medio de estudio.

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3. DISTRIBUCIÓN EN PLANTA DEL FLUJO DE MATERIALES

A razón de la manera en que se acopian los productos al interior de la bodega, es apropiado determinar las características de flujo que se aplicará a los productos, es decir, la forma en que se manejarán las mercancías al interior de la bodega.

La distribución en planta del flujo de productos o artículos, básicamente, es posible de realizar de 3 (tres) formas diferentes, cada una de las cuales tiene características específicas que se desarrollarán a continuación:

a. Flujos en U

Este caso se aplica cuando la bodega está dotada de una sola zona de muelles (espacio determinado para el ingreso y egreso de mercaderías a la bodega) que se utilizan, tanto para tráfico de entradas como de salidas de mercancías; es decir, los productos se reciben por el mismo lugar por donde se entregan.

El flujo de productos sigue un recorrido semicircular, como se observa en la siguiente figura:

Figura 7

(Fuente: Sáez, 2011, p. 162)

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Entre sus principales ventajas podemos destacar:

La unificación de muelles (espacios de ingreso y egreso), permite una mayor flexibilidad en la carga y descarga de vehículos; no sólo en cuanto a la utilización de las facilidades que tengan los referidos muelles, sino que a su vez, permite utilizar el equipo y el personal de una forma más eficiente.

Facilita el acondicionamiento de la bodega, al mantener espacios más unificados es más sencilla su gestión.

Proporciona una mayor facilidad en la ampliación y/o adaptación de las instalaciones interiores.

b. Flujos en Línea Recta

Este sistema se utiliza cuando la bodega está dotada de dos muelles: uno de los cuales se tiene por fin la recepción de mercaderías, y el otro se utiliza para la entrega del producto.

Figura 8

(Fuente: Sáez, 2011, p. 163)

Las características más importantes se derivan precisamente de esa especialización de muelles; ya que uno se puede utilizar, por ejemplo, para la recepción de productos en camiones de gran tonelaje tipo traillers, lo que obliga a unas características especiales en la

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instalación de los referidos muelles, mientras que el otro puede ser simplemente una plataforma de distribución para vehículos ligeros (furgonetas), cuando se efectúa, por ejemplo, un reparto en plaza. Es decir, permite mantener medios o formas de ingreso y egreso diferenciadas, las cuales se determinarán según las cualidades propias de cada caso.

A razón de lo anterior, el Sistema de Flujo en Línea Recta permite una menor flexibilidad, obligando a largo plazo a una división funcional, tanto del personal, como del equipo destinado a la carga y descarga de los vehículos.

c. Flujos en T

Este sistema presenta una variante del sistema en Forma de U, apropiado cuando la bodega se encuentra situada entre dos viales (pórticos o puertas de la bodega) que permiten utilizar muelles independientes, como se puede observar en el siguiente esquema:

Figura 9

(Fuente: Sáez, 2011, p. 164)

Como se observa en las imágenes anteriormente citadas, el diseño de una bodega para el acopio o almacenaje de productos, responde a un problema complejo (incide la forma

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física que poseen los espacios para guardar productos) que requiere de la intervención de diferentes especialistas (fabricantes de equipos de manutención, estanteros, arquitectos, entre otros). Además de la utilización de diferentes planos globales, y de detalle, para una implementación y/o instalación apropiada y pertinente.

Actividad N° 3

La Distribución en Planta del Flujo de Productos, es posible de realizar de 3 formas

diferentes: Flujo en U, Flujo en Línea Recta o Flujo en T.

Realice un resumen de las características más relevantes de cada una de las 3

Formas de Flujo antes citadas, y con la información levantada, construya una tabla

de síntesis que le servirá como medio de estudio.

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Conclusión

A través de los procesos instalados, en los diversos materiales de la cátedra de “Gestión de Bodegas e Inventario” para la gestión de los procesos de distribución, se ha dispuesto como preponderante la eficiencia de los procesos de almacenaje al interior de la organización. Para que dicho objetivo pueda ser obtenido, es necesario definir detalladamente, por un lado, las Características de los Productos Acopiados (Físicas, caducidad y operatividad), y por otro, realizar una revisión precisa del Comportamiento de su Demanda (Artículos de alta o baja rotación, Artículos estacionales, y Artículos de alto o bajo costo).

Por otro lado, se hace necesario determinar el Grado de Gestión que requieren los productos acopiados, por lo que se hace pertinente definir las mercancías en razón de 2 principios: Principio de la Popularidad (Nivel de Ganancia que proporciona cada producto) y Principio de Posicionamiento y Localización de los Productos (Cuál es el grado de rotación y stock que se tiene de cada producto).

Por último, es necesario determinar la forma en que se distribuyen los productos en la bodega (Flujo de Productos), lo cual puede ser realizado de 3 formas diferentes: Flujo en U (los productos ingresan y egresan por el mismo lugar), Flujo en Línea Recta (los productos ingresan por la parte trasera de la bodega y egresan por la parte frontal) o Flujo en T (los productos ingresan por los costados de la bodega).

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Bibliografía

Hopeman R. (2002). Producción, Conceptos, Análisis y Control. Madrid: Editorial Océano.

Sáez, C. (2011). Curso Administración de Bodega y Control de Inventario. Extraído en septiembre del 2015 de la World Wide Web: http://www.fundacionrutten.cl/Download/courses/Administraciondebodegaycontroldeinventario.pdf

S/A. (2009). Manual Gestión de Almacenamiento y Bodega. Extraído en septiembre del 2015 de la World Wide Web: http://www.proyectolaboral.cl/MANUAL_CURSO_LOGISTICA_Y_BODEGA_AUTOINSTRUCCION.pdf

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GESTIÓN DE BODEGAS E INVENTARIO

UNIDAD Nº III

Gestión y control de despacho

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Introducción

Uno de los principios básicos del Control de Inventarios de las Centrales de Almacenamiento o Bodegas, consiste en garantizar la exactitud entre las existencias físicas de productos almacenados y los registros correspondientes de los mismos en el sistema informático o administrativo correspondiente. Es decir, la Bodega, y por lógica, el Personal que en ella se desempeña tiene por labor de garantizar la integridad, seguridad y correcta disposición de los productos, artículos y mercaderías almacenadas bajo su responsabilidad.

A razón de lo anterior, se hace imprescindible Controlar los Inventarios (auditarlos), lo cual consiste en comprobar que las existencias físicas en el almacén coinciden con el contenido de los registros administrativos. En este proceso, las diferencias son inevitables y debidas a múltiples causas, que van desde el simple robo del producto, hasta los errores más complicados de esclarecer. En consecuencia, es preceptivo realizar periódicamente inventarios o recuentros físicos de los productos y comparar con el contenido de los registros de Stocks.

El presente material tiene por finalidad, proporcionar conocimientos sobre cómo elaborar indicadores de manejo y/o control de inventarios y evaluar la gestión de bodega a través de informes para la mejora continua; lo anterior, se desarrollará, por un lado, definiendo el concepto de inventario y determinando en los tipos en los cuales se pueden clasificar, y por otro, caracterizando los medios de recuento de bienes y mercancías al interior de la bodega.

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Ideas Fuerza

El inventario corresponde al acopio o existencia de bienes físicos almacenados, los

cuales tienen por finalidad, ser destinados a la realización de una operación, sea de

compra, alquiler, venta, uso o transformación. Los bienes antes citados, deben

formar parte del patrimonio contable de la organización, es deben aparecer situados

dentro de los activos de la empresa, como Activos Circulantes (tiene finalidad

móvil).

Los inventarios pueden clasificarse de 2 formas diferentes: según su Forma en 5

tipos (de Materias Primas, de Productos en Proceso de Fabricación: de Productos

Terminados, de Suministros de Fábrica, y de Mercancías:) y según su Función en 4

tipos (de Reserva, de Desacoplamiento, en Tránsito, y de Previsión).

Los Procesos de Recuento (procedimientos de cuantificación de los bienes

acopiados al interior de la bodega) pueden realizarse de manera Periódica o Cíclica,

lo cual responde a las necesidades de la empresa

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1. CONCEPTO DE INVENTARIO

El inventario corresponde al acopio o existencia de bienes físicos almacenados, los cuales tienen por finalidad, ser destinados a la realización de una operación, sea de compra, alquiler, venta, uso o transformación. Los bienes antes citados, deben formar parte del patrimonio contable de la organización, es deben aparecer situados dentro de los activos de la empresa, como Activos Circulantes (tiene finalidad móvil).

Así, controlar la cantidad de bienes (productos, artículos o mercaderías) que posee la empresa es una tarea primordial, que debe realizarse con la periodicidad que la organización requiera (diaria, semanal, quincenal, mensual u otra que la empresa decida a razón de sus necesidades).

Existen variadas definiciones del concepto de inventario (las cuales citaremos a continuación en el presente material), no obstante, las fuentes concuerdan en las características comunes declaradas a continuación:

La relación detallada de todos los bienes, derechos y deudas de la empresa

(el inventario posee una lógica descriptiva).

Se constituye como un documento contable, es decir, sirve para visualizar, a

modo general, con lo que cuenta la empresa para desarrollar su actividad (el inventario posee una lógica cuantitativa).

Corresponde al conjunto de mercancías o artículos que posee la empresa

para comerciar, permitiendo la compra, venta o la fabricación en un periodo económico determinado (el inventario posee una lógica material).

Es uno de los activos más importantes en una empresa, ya que sobre él

descansan los procesos comerciales de la organización (el inventario posee una lógica relevante).

Así, el inventario va a aparecer reflejado, tanto en el Balance General, como en el Estado de Resultados. Lo anterior, debido a que incluye a todas y cada una de las mercancías que la empresa posee, comprendiendo, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser destinados a la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases, y los inventarios en tránsito.

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Por otro lado, el inventario encierra: los productos en espera para su su venta (las mercancías de una empresa comercial, los productos terminados de un fabricante), los artículos en proceso de producción y los que serán consumidos directa o indirectamente en la producción. Es decir, el concepto de inventario engloba a la gran mayoría de los activos que la empresa mantiene y dispone para la normal y correcta ejecución de sus procesos productivos.

1.1. A razón de las fuentes y el concepto de inventario

Con el fin de propiciar la discusión bibliográfica sobre los alcances del concepto de inventario, se hace pertinente recopilar los aportes de diversos expertos sobre dicho concepto. Para efectos del presente material, se opta por las siguientes fuentes y autores:

“Los inventarios se definen como bienes ociosos almacenados en espera de ser utilizados.” (Eppan, p.364)

“El stock es el conjunto de productos almacenados en espera de su ulterior empleo, más o menos próximo, que permite surtir regularmente a quienes los consumen, sin imponerles las discontinuidades que lleva consigo la fabricación o los posibles retrasos en las entregas por parte de los proveedores.” (Ferrín, p.47).

“Los inventarios de una compañía están constituidos por sus materias primas, sus productos en proceso, los suministros que utiliza en sus operaciones y los productos terminados. Un inventario puede ser algo tan elemental como una botella de limpiador de vidrios empleada como parte del programa de mantenimiento de un edificio, o algo más complejo, como una combinación de materias primas y sub-ensamblajes que forman parte de un proceso de manufactura.” (Muller, p.1).

“(Se define un inventario como) la acumulación de materiales (materias primas, productos en proceso, productos terminados o artículos en mantenimiento) que posteriormente serán usados para satisfacer una demanda futura.” (Moya, p.19).

“Conjunto de bienes corpóreos, tangibles y en existencia, propios y de disponibilidad inmediata para su consumo (materia prima), transformación (productos en procesos) y venta (mercancías y productos terminados).” (Perdomo, p.72).

Si bien los autores plantean diversas concepciones del término inventario, todas ellas comparten los puntos vistos anteriormente en el material de la semana.

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Actividad N° 1

El proceso logístico al interior de la bodega se sustenta en el inventario como medio

acopio de mercancías, dicho concepto (revisado en el material) tiene diversas

definiciones según los autores y fuentes que se dediquen a su estudio. Realice un

resumen con las principales características que determinan los autores al concepto

de inventario, y con la información levantada, construya una tabla de síntesis, la

cual servirá como medio de estudio para usted.

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2. TIPOS DE INVENTARIO

Para el concepto de inventario (desarrollado en el punto anterior del presente material), existen diversas clasificaciones según la taxonomía que se decida emplear. A continuación se desarrollarán las nomenclaturas más importantes, las cuales corresponden a la clasificación de los inventarios según, por un lado, su Forma, y por otro, su Función:

2.1. Clasificación de inventarios según su Forma

Este medio de organización clasifica a los inventarios según el estado de producción que tengan los bienes en acopio, a razón de lo cual pueden encontrarse en las 5 (cinco) situaciones, momentos o estado productivo siguientes:

Inventario de Materias Primas: Lo conforman todos los materiales (sin o con

parcial manufacturación) con los que se elaborarán los productos, artículos o mercaderías, pero que todavía no han recibido procesamiento interno.

Inventario de Productos en Proceso de Fabricación: Lo integran todos aquellos

bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura.

Inventario de Productos Terminados: Son todos aquellos bienes adquiridos por

las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.

Inventario de Suministros de Fábrica: Son los materiales con los que se elaboran

los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta por su volumen de difícil o indeterminable cuantía (Por ejemplo se puede citar: pintura, lija, clavos, lubricantes, entre otros).

Inventario de Mercancías: Lo constituyen todos aquellos bienes que le

pertenecen a la empresa, ya sea de carácter comercial o mercantil, los cuales son adquiridos para ser comercializados sin ser modificados. Este el inventario de mayor relevancia en su gestión (cuantificación, ordenamiento, posicionamiento, entre otros procesos) debido a que por medio de ellos, la empresa obtiene réditos financieros y ganancia.

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2.2. Clasificación de inventarios según su Función

Este sistema de clasificación organiza a los inventarios según la finalidad que éste mantenga para la organización o empresa, a razón de lo cual pueden encontrarse cumpliendo alguno de los 4 (cuatro) destinos siguientes:

Inventario de reserva: Es el que se mantiene para compensar o respaldar los

riesgos de paros fortuitos de producción o incrementos inesperados en la demanda de los clientes.

Inventario de desacoplamiento: Es el que se requiere mantener entre dos

procesos u operaciones adyacentes (simultaneas) cuyas tasas de producción no pueden sincronizarse; esto permite que cada proceso funcione como se planea. Es decir, al sucederse procesos productivos paralelos, la empresa requiere de insumos suficientes para cubrir ambos procesos, por lo que al mantener este inventario se permite solvencia en estados de proceso de demanda alta.

Inventario en tránsito: Estos materiales corresponden a artículos que se han

solicitado a los proveedores, pero que aún no se han recibido o adquirido. Las mercancías antes citadas forman parte de un inventario proyectado, pero sin acopio físico.

Inventario de previsión: Corresponde a un acopio acumulado, debido a que la

empresa produce más de los requerimientos inmediatos de los clientes durante periodos de demanda baja, con el fin de satisfacer las demandas de los clientes en los momentos de demanda alta.

Actividad N° 2

Los inventarios pueden clasificarse según su Forma (de Materias Primas, de

Productos en Proceso de Fabricación: de Productos Terminados, de Suministros de

Fábrica, y de Mercancías:) y según su Función (de Reserva, de Desacoplamiento,

en Tránsito, y de Previsión). Realice un resumen de las características más

relevantes de cada una de las 2 formas de clasificación antes citadas, y con la

información levantada, construya una tabla de síntesis.

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3. RECUENTOS

Los Recuentos o Procesos de Recuento corresponden a los procedimientos de cuantificación de los productos, artículos y/o mercaderías que se encuentran acopiados al interior de la bodega, con el fin de tener registro fiel y un control de existencias apropiado, que permita mantener procesos logísticos eficaces y eficientes.

Los recuentos pueden ser realizados de manera Periódica o Cíclica, según los requerimientos y/o necesidades de la empresa u organización. A continuación, se desarrollarán los aspectos fundamentales de cada uno de los 2 tipos de recuentos antes citados:

3.1. Recuentos periódicos

Supone un recuentro completo de todos los artículos, mercaderías y productos acopiados al interior de la organización, los cuales debieran ser realizados una o dos veces al año, lo cual generalmente es coincidente, en algunos casos, con las fechas de elaboración del Balance General, o en otros, con los momentos de menor actividad de la Central de Abastecimiento o Bodega, con el fin de aprovechar los tiempos de menor volumen de trabajo.

Este sistema se orienta a un modelo de control general y no específico, por lo cual suele ser criticado a razón de lo siguiente:

Necesidad de detener la actividad del almacén, por lo cual se suelen realizar en

fines de semana o periodos vacacionales, utilizando el propio personal del almacén, lo que evidentemente supone un trabajo extra que hay que remunerar.

Dificultad de conocer e interpretar las causas que motivan las diferencias o

errores identificados, lo que impide tomar decisiones fundadas en la retroalimentación de procesos, limitándose normalmente a ajustar los registros contables a la realidad física de las existencias.

El hecho de que el inventario se realice por personal no especializado suele

dificultar el mantener un criterio uniforme en la manera operativa de efectuar el recuentro de bienes.

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A continuación se exponen, a modo de ejemplo, dos modelos o formatos de Recuento Periódico, los cuales tienen por fin explicitar los puntos clave que incluye este medio de control de inventario:

Figura 1

Fuente: Sáez, 2011, p. 174.

Figura 2

Fuente: Sáez, 2011, p. 175.

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3.2. Recuentos Cíclicos

Este procedimiento, supone un recuento diario selectivo (diferenciado) de un determinado grupo de productos, los cuales previamente se han seleccionado según las necesidades que tiene por fin cubrir (priorizando los de mayor relevancia). Así por ejemplo, podemos establecer un Plan para que los artículos A se recuenten una vez por mes (Recuento Cíclico), mientras que los artículos B o C se recontarían solamente una o dos veces al año (Recuento Periódico). Es decir, este proceso pretende diferenciar los procesos de recuento, según las características de los productos acopiados (por ejemplo: en función del valor de los artículos, de su criticidad cuando se trata de materiales para fabricación, de su factor de riesgo, entre otros criterios).

Así, dentro de los criterios de selección para determinar si es pertinente o necesario recurrir a Recuentos Cíclicos, se pueden encontrar: el riesgo de error, el costo de error, la actividad del producto, entre otras.

Las principales ventajas de este sistema son las siguientes:

Permite realizar el recuento sin necesidad de parar la actividad productiva o

comercial, utilizando personal especializado.

Posibilita el análisis de la causa del error, mediante una investigación de las

transacciones que tuvieron lugar en el periodo, por lo cual, se pueden analizar estadísticas de errores, con el fin de establecer un programa preventivo para los próximos periodos productivos.

El sistema permite monitorear y sistematizar información (controlar inventarios),

con el fin de medir la calidad de los procesos.

A continuación se expone, a modo de ejemplo, un formato de Recuento Cíclico, el cual tiene por fin explicitar los puntos clave que incluye este medio de control de inventario:

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Figura 3

Fuente: Sáez, 2011, p. 177

Actividad N° 3

Los Procesos de Recuento (procedimientos de cuantificación de los bienes

acopiados al interior de la bodega) pueden realizarse de manera Periódica o Cíclica,

lo cual responde a las necesidades de la empresa. Realice un resumen de las

características más relevantes de cada una de las 2 formas de recuento antes

citadas, y con la información levantada, construya una tabla de síntesis, la cual

servirá como medio de estudio para usted.

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Conclusión

A través de los procesos instalados, en los diversos materiales de la cátedra de “Gestión de Bodegas e Inventario” para la gestión de los procesos logísticos, se ha dispuesto como preponderante el rol de la Centra de Distribución o Bodega en la eficiencia interna de la empresa y en la calidad de la ejecución de sus procesos comerciales.

Así, es importante comprender que el acopio de mercaderías requiere de un proceso de inventario apropiado, el cual corresponde a la cuantificación física de los productos, mercaderías y artículos con que la empresa dispone, los cuales deben formar parte del patrimonio contable de la organización (legalmente deben aparecer dentro de los activos de la empresa como Activos Circulantes).

Los inventarios antes citados, pueden clasificarse de 2 formas diferentes: según su Forma en 5 tipos (de Materias Primas, de Productos en Proceso de Fabricación: de Productos Terminados, de Suministros de Fábrica, y de Mercancías:) y según su Función en 4 tipos (de Reserva, de Desacoplamiento, en Tránsito, y de Previsión); esto permite gestionar los bienes de mejor manera según su lógica, tanto logística, como comercial.

Por último, los Procesos de Recuento (procedimientos de cuantificación de los bienes acopiados al interior de la bodega) pueden realizarse de manera Periódica o Cíclica, lo cual responde a las necesidades de la empresa; ya que se determinarás según el giro, volumen de adquisición o venta, u otros aspectos que la organización considere pertinente o relevantes.

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Bibliografía

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Ferrín Gutiérrez, A. (2007). Gestión de stocks en la logística de almacenes, FC Editorial, p.47.

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Moya Navarro, M. (1999). Control de inventarios y teoría de colas, EUNED, p.19.

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Perdomo Moreno, A. (2004). Fundamentos de control interno. Cengage Learning Editores, p.72.

Sáez, C. (2011). Curso Administración de Bodega y Control de Inventario. Sin Edición. Extraído en septiembre del 2015 de la World Wide Web: http://www.fundacionrutten.cl/Download/courses/Administraciondebodegaycontroldeinventario.pdf

S/A. (2009). Manual Gestión de Almacenamiento y Bodega. Sin Edición. Extraído en septiembre del 2015 de la World Wide Web: http://www.proyectolaboral.cl/MANUAL_CURSO_LOGISTICA_Y_BODEGA_AUTOINSTRUCCION.pdf

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