G E S T I Ó N D E E V E N T O S

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

1. Qué es un Evento?

Es un medio para COMUNICAR los valores que se tiene como empresa o marca

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Es … Una puesta en escena

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Con CONCEPTO

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Que debe CREAR lazos emocionales

2. Cómo se programa un evento?

PASO #1. Por qué REALIZAR un evento?

Metas y Objetivos del

evento

1. Objetivo de Marca o Producto

2. Objetivo de carácter humano

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

PASO #2. A quienes está DIRIGIDO el evento?

Cómo se programa un evento?

CLIENTES

EMPRESARIOS

PÚBLICO EN GENERAL

COMPRADORES

MEDIOS

PASO #3. Qué tipo de evento?

SOCIAL

EMPRESARIAL

CULTURAL

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Cómo se programa un evento?

EVENTO ÚNICO

EVENTO SECUENCIAL

EVENTO MULTIDISCIPLINARIO

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

PASO #4. Con cuál formato?

Cómo se programa un evento?

PASARELA

SHOWROOM

FER IA

OTRO TIPO DE EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS ENFOCADAS AL MARKETING

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

PASO #5. En dónde se va a realizar el evento?

1. Espacio físico

2. Espacio conceptual

3. Espacio virtual

Cómo se programa un evento?

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

PASO #6. En qué fecha se va a realizar el evento?

Disponibilidad del espacio

Días y horarios adecuados para los Invitados

Fechas de Eventos similares

Cómo se programa un evento?

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Cómo se programa un evento?

Así como los espectadores

temporada tras temporada

esperan experimentar

productos diferentes en las colecciones,

de igual forma, esperan lo inesperado

en cada detalle de las pasarelas

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

EJES ORGANIZATIVOS DE UN EVENTO

EJE COMUNICACIONAL

EJE LOGISTICO

Cómo se programa un evento?

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

EJES ORGANIZATIVOS DE UN EVENTO

Qué comunicación interna es necesaria para este evento?

Cómo será la comunicación externa del evento?

Cómo es la cultura organizacional y cómo puede incidir en el evento?

Qué es lo que se quiere comunicar a través del evento

EJE COMUNICACIONAL

Cómo se programa un evento?

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

EJES ORGANIZATIVOS DE UN EVENTO

Qué formato tiene el evento?

Qué duración tendrá el evento?

Cuántos asistentes habrá en el evento?

Quiénes serán los asistentes?

Qué acreditaciones se realizarán?

Qué procesos se instaurarán para garantizar la seguridad e higiene del mismo?

EJELOGISTICO

Cómo se programa un evento?

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

ORGANIZADOR DEL EVENTO

PRODUCTOR O COORDINADOR DEL EVENTO

JEFE DE PRENSA O RELACIONES PÚBLICAS

STAFF

Quiénes están involucrados en el evento?

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

PRODUCTOR O COORDINADOR DEL EVENTO

JEFE DE PRENSA O RELACIONES PÚBLICAS

STAFF

ORGANIZADORDEL EVENTO

Perfil y Funciones del cargo

Es la persona o empresa mentalizadora del evento

Define su concepto y realiza la dirección general

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Promoción del evento

Los wikis

RSS

Rich Media

Newsletter

Medios de prensa convencional

Medios de correo electrónico

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Promoción del evento

Los wikis

RSS

Rich Media

Newsletter

Medios de prensa convencional

Medios de correo electrónico

Buscadores de titulares de noticias y sus resúmenes

Really Simple Syndication

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Promoción del evento

Los wikis

RSS

Rich Media

Newsletter

Medios de prensa convencional

Medios de correo electrónico Medios interactivos digitales para

visualizar documentos con un reproductor en formato de video, flash, audio, música, visitas virtuales de 360º, etc.

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Promoción del evento

Los wikis

RSS

Rich Media

Newsletter

Medios de prensa convencional

Medios de correo electrónico

Boletines electrónicos, que mediante suscripción, entregan información con una frecuencia clara para ambas partes.

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Presupuesto del evento

GASTOS PREVISTOS

FUENTES DE INGRESOS

BENEFICIO PREVISTOS

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Gastos previstos a tomar en cuenta:

COSTOS ADMIN ISTRAT IVOS

Administración (Teléfono, correo, envíos)

Costos de licencias y permisos

Alquiler del Recinto ferial o Salón del evento

Seguro del evento

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Gastos previstos a tomar en cuenta:

COSTOS DEL RECURSO HUMANO

Organizador del evento

Coordinador / Productor de evento

Jefe de Prensa / Relaciones Públicas

Staff

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Gastos previstos a tomar en cuenta:

COSTOS DE MONTAJE

Diseñadores Interioristas y Escaparatistas

Técnicos de Iluminación, audio, video

Técnicos electricistas y carpinteros

Transporte de Equipos

Montaje y desmontaje

Props (Utilería)

Productos capilares y de maquillaje (Opcional)

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Gastos previstos a tomar en cuenta:

COSTOS DE MARKETING

Papelería y costos publicitarios

Señalética

Imagen corporativa

Costos de Imprenta

Gastos de Representación

Servicio de Catering

Viajes Promocionales

Presencia en ferias

COSTOS ADICIONALES

Alquiler y/o compra de equipos y decoración

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

3. Tipos de eventos

PASARELA

SHOWROOM

FER IA

OTRO TIPO DE EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS ENFOCADAS AL MARKETING

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Perfil de InvitadosPASARELA

SHOWROOM

FER IA

OTROS EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS

Los VIP y Celebrities

Los Diseñadores

Los Representantes demarcas

Presentadores del evento

Auspiciantes

Prensa especializada

Compradores para cadenas Comerciales

Compradores finales

Público en general

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Distribución de Invitados y PrensaPASARELA

SHOWROOM

FER IA

OTROS EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS

Los personajes clasificados como VIP

La prensa escrita

Los auspiciantes

Definir estratégicamente la ubicación y establecer

quienes estarán en primera línea:

Planificar la movilidad para personas con discapacidad

Verificar la temperatura interior del salón del evento o

recinto ferial

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Comunicación con los Medios

Quiénes son los Medios?

PASARELA

SHOWROOM

FER IA

OTROS EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS

El Staff y los acomodadores harán saber a la

prensa quien es la persona o el representante de marca mas adecuado para ser entrevistado

Dos meses antes, se

debe desarrollar un boletín de prensa, que mencione en qué consiste el evento, el perfil de los participantes, fecha, lugar, etc.

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Los Medios y la Sala de Prensa

Quiénes son los Medios?

PASARELA

SHOWROOM

FER IA

OTROS EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS

Se consideran como medios de comunicación,

radio, TV, prensa escrita y Bloggers

La Sala de Prensa proporciona un espacio que

dispone de entradas para audio digital de alta calidad, equipos de fax, fotocopiadoras, Wi-Fi, zona para entrevistas, enchufes suficientes, teléfonos

PASARELA

SHOWROOM

FER IA

OTROS EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Qué es un Showroom?

Es el espacio a través del cual los clientes grandes y

estructurados tienen contacto directo con la prenda o producto de moda

PASARELA

SHOWROOM

FER IA

OTROS EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

El objetivo es, además de presentar nuevas

colecciones, controlar el producto y tener un manejo más cercano de los clientes

Qué es un Showroom?

PASARELA

SHOWROOM

FER IA

OTROS EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Cómo se organiza un Showroom?

En el Showroom de productos de moda se puede presentar simultáneamente:

Productos de rotación

Nuevos productos de temporada

Productos para testear

PASARELA

SHOWROOM

FER IA

OTROS EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Uso de ESCAPARATES y DISPLAYS

Cómo se organiza un Showroom?

PASARELA

SHOWROOM

FER IA

OTROS EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Qué es una Feria?

Es un evento que sirve

para promocionar, mercadear, comercializar productos o servicios en un corto plazo

Es un medio perfecto

para comunicar marca

PASARELA

SHOWROOM

FER IA

OTROS EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Experiencias de marca o “Performance”

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Antes del evento (PRE-EVENTO)

ACTIVIDAD RESPONSABLE

Establecer comité organizador ORGANIZADOR

Nombrar y definir funciones del coordinador del evento

ORGANIZADOR

Preparar el presupuesto COORDINADOR

Confirmar y firmar el contrato para el sitio

COORDINADOR

Establecer el calendario del evento COORDINADOR + STAFF

Analizar y aprobar el presupuesto ORGANIZADOR

Diseñar la estrategia promocional y ejecutarla

JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD

Solicitar cotizaciones de los proveedores

COORDINADOR + STAFF

Realizar Marketing online para promoción del evento

JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Antes del evento (PRE-EVENTO)

ACTIVIDAD RESPONSABLE

Contactar prensa, conferencistas y celebrites

JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD

Realizar el lanzamiento oficial del evento

JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD

Enviar invitaciones a celebridades y políticos, con cuatro meses de anticipación

JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD

Realizar el casting de modelos COORDINADOR

Contratar iluminación y audio COORDINADOR

Seleccionar música COORDINADOR

Entregar invitaciones al público en general (2 a 3 meses antes)

COORDINADOR + STAFF

Diseñar y definir la escenografía COORDINADOR + STAFF

Contratar servicio de fotografía y video

COORDINADOR + STAFF

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Antes del evento (PRE-EVENTO)

ACTIVIDAD RESPONSABLE

Contactar servicio de catering y seleccionar menú

COORDINADOR

Enviar a imprenta la papelería, 2 meses antes

JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD

Preparar el cuadro de colección (control y gestión de colección)

COORDINADOR + STAFF

Enviar boletín de prensa, 6 semanas antes

JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD

Definir encargado de vestier y encargado de salidas

COORDINADOR + STAFF

Definir encargado de terminado y planchado de prendas

COORDINADOR + STAFF

Definir encargado de seguridad de las prendas en vestier

COORDINADOR + STAFF

Asignar los acomodadores para los invitados

COORDINADOR + STAFF

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Antes del evento (PRE-EVENTO)

ACTIVIDAD RESPONSABLE

Contratar la agencia de seguridad COORDINADOR

Asignar el encargado de boletería COORDINADOR

Ultimo aviso del evento a posiblesclientes y visitantes

JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD

Iniciar campaña publicitaria, 1 mes antes

JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD

Coordinar las pruebas con modelos COORDINADOR

Gestionar la difusión de papelería impresa

COORDINADOR + STAFF

Actualizar frecuentemente la página web

JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD

Hacer seguimiento de la publicación del boletín de prensa y presencia en medios de comunicación 2 semanas antes

JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Unos días antes…

ACTIVIDAD RESPONSABLE

Cronograma de trabajo con encargados y actividades

COORDINADOR + STAFF

Diseño del plan de contingencia COORDINADOR

Contratar conferencias / presentadores del evento

COORDINADOR

Firma del contrato de Seguro COORDINADOR

Lista definitiva del listado de participantes y visitantes

COORDINADOR + STAFF

Procedimiento de inscripción o venta de boletería según aplique

COORDINADOR + STAFF

Elaboración del checklist del evento COORDINADOR + STAFF

Montaje del evento COORDINADOR + STAFF

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Durante del evento (EVENTO)

ACTIVIDAD RESPONSABLE

Realizar la coordinación y seguimiento del staff

COORDINADOR

Coordinar con los proveedores y clientes

COORDINADOR

Manejo y control de la producción del evento

COORDINADOR

Inicio y ejecución del evento COORDINADOR + STAFF

Uso del checklist COORDINADOR

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Después del evento (POST-EVENTO)

ACTIVIDAD RESPONSABLE

Cerrar cuentas por pagar COORDINADOR

Enviar cartas de agradecimiento a los auspiciantes, conferencistas y celebridades que colaboraron

JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD

Buscar la retroalimentacion del evento a partir del mailing y newsletter y enviar contenidos de las conferencias

COORDINADOR

Desmontar el evento COORDINADOR + STAFF

Devolver equipos alquilados COORDINADOR

Hacer el cierre del evento con proveedores y cliente

COORDINADOR

Realizar el levantamiento de reportes y encuestas de resultados del evento

COORDINADOR + STAFF

G E S T I Ó N D E E V E N T O S

Después del evento (POST-EVENTO)

Para evaluar deben considerarse indicadores de calidad como evidencia de los resultados

Medición de los indicadores de la gestión del evento

Grado de impacto, de satisfacción del cliente

Orden y secuencia del evento

Nivel de la propuesta conceptual del evento

Optimización de recursos materiales

Eficiencia del recurso humano que participó en el evento…