Gestión de la DocumentaciónVersión 1.0

Zadrinux

2 de marzo de 2016

Gestión de la Documentación

ÍNDICE1. NOMENCLATURA DE LOS DOCUMENTOS......................................................................................3

2. TIPO DE DOCUMENTO................................................................................................................. 3

2.1. DOCUMENTOS DESTINADOS AL CLIENTE.................................................................................................32.2. DOCUMENTOS INTERNOS DEL EQUIPO...................................................................................................32.3. DOCUMENTOS GENERALES..................................................................................................................3

3. VERSIONES.................................................................................................................................. 4

4. ESPECIFICACIONES DE DISEÑO Y ESTILOS......................................................................................4

4.1. DISEÑO...........................................................................................................................................44.1.1. Portada.................................................................................................................................44.1.2. Índice....................................................................................................................................44.1.3. Textos principales.................................................................................................................4

4.2. ESTILOS...........................................................................................................................................44.3. TIPOS DE LETRAS...............................................................................................................................5

5. PLANTILLAS DE LOS DOCUMENTOS..............................................................................................5

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1. Nomenclatura de los documentosLa nomenclatura que utilizaremos para la estructuración de los documentos se encontrará especificada en el campo determinado de cada tipo de documento, pero de manera general, los documentos finales tendrán la siguiente nomenclatura, sustituyendo los campos con [] por su valor real “[proyecto]_[tipo]_[específico]_[fecha].pdf” sustituyendo los campos:

[proyecto]: por el nombre del proyecto, en minúsculas y sin espacios. [tipo]: por las iniciales del tipo de documento en minúsculas. [específicos]: en el caso de especificar un tipo de documento. [fecha]: por la fecha de elaboración del documento en formato aaaammdd.

2. Tipo de documento

2.1. Documentos destinados al cliente

En este primer apartado encontraremos todos los documentos destinados a los clientes. Esto engloba los siguientes tipos de documentos:

a. Reuniones con cliente: estos documentos tendrán el siguiente formato para su nomenclatura “[proyecto]_ce_rcc_[fecha].pdf”.

b. Propósito general: estos documentos tendrán el siguiente formato para su nomenclatura “[proyecto]_ce_pg_[asunto]_[fecha].pdf”. Sustituyendo el campo [asunto] por una palabra o dos que resuma el asunto del documento.

c. Manuales de usuario: estos documentos tendrán el siguiente formato para su nomenclatura “[proyecto]_ce_mdu_[asunto]_[fecha].pdf”. Sustituyendo el campo [asunto] por una palabra o dos que resuma el asunto del documento.

d. Correos electrónicos: estos documentos tendrán el siguiente formato para su nomenclatura “[proyecto]_ce_ce_[fecha].pdf”.

2.2. Documentos internos del equipo

en este segundo apartado encontraremos todos los documentos internos que hemos ido generando para el equipo. Este campo contiene:

a. Reuniones internas: estos documentos tendrán el siguiente formato para su nomenclatura “[proyecto]_ci_ri_[fecha].pdf”.

b. Propósito general: estos documentos tendrán el siguiente formato para su nomenclatura “[proyecto]_ci_pg_[asunto]_[fecha].pdf”. Sustituyendo el campo [asunto] por una palabra o dos que resuma el asunto del documento.

2.3. Documentos generales

Estos documentos engloban las presentaciones y las hojas de cálculo realizadas durante el proyecto. Por lo tanto, podemos encontrar:

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a. Hojas de cálculo: estos documentos tendrán el siguiente formato para su nomenclatura “[proyecto]_dg_hdc_[fecha].xlsx/.pdf”.

b. Presentaciones: estos ficheros tendrán el siguiente formato para su nomenclatura, siendo: “[proyecto]_dg_pres_[asunto]_[fecha].pptx/.pdf”. Sustituyendo el campo [asunto] por una palabra o dos que resuma el asunto del documento.

3. VersionesEl último tema que nos queda por tratar es el de control de versiones de los documentos. Como hemos dicho, los documentos entregado a los clientes serán en formato .PDF y con las nomenclaturas descritas anteriormente, pero los documentos internos tendrán una extensión diferente. Las nomenclaturas que seguiremos serán las mismas, con la única diferencia que añadiremos un campo [versión] justo antes de la fecha, y sustituyendo este campo por vX, donde X es el número de versión, por ejemplo, en el caso siguiente: “[proyecto]_dg_pres_[asunto]_v1_[fecha].pptx”.

4. Especificaciones de diseño y estilos

4.1. Diseño

El documento está formado por 3 partes: portada, índice y textos principales.

4.1.1. Portada

La portada está formada por un título, subtítulo y versiones, nombre del autor y la fecha de la publicación. Además, en cada página se ha definido un encabezado de título, donde se cambian según el título.

En la parte de la fecha se puede seleccionar la fecha.

4.1.2. Índice

Para usar el índice se debe emplear previamente los estilos de Zadrinux que se especificará en el siguiente apartado, para crear índice debes hacer los siguientes pasos en WORD:

a. Hacer click en Referencias.b. En la parte izquierda arriba hacer click en “Actualizar tabla”.

4.1.3. Textos principales

Donde puedes editar los textos principales.

4.2. Estilos

Los formatos y estilos de los documentos de Zadrinux son propios. Los estilos que empleamos a los documentos de Zadrinux se puede encontrar a la pestaña Estilo del Programa Word Empezado con Zadrinux_ tal como muestra la siguiente imagen.

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Imagen 1

a. Títulos, subtítulos, autor, fecha: Se ha definido estilos para cada uno de ellos.b. Apartados: Se ha definido 4 niveles cada uno con su enumeración.c. Texto principal: Se ha definido un único los textos principales.d. Enumeraciones: Se ha definido una única enumeración con alfabetos.

4.3. Tipos de letras

Los tipos de letras empleados son:

a. Calibri(Título): para los títulos.b. Calibri(Cuerpo): para los textos principales y citaciones.

5. Plantillas de los documentosEn la parte final de la siguiente página podéis encontrar las plantillas de cada tipo de documentos: https://zadrinux.wordpress.com/documentos/