Organización Funcional

Organización Matricial Débil

Organización Matricial Equilibrada

Organización Matricial Fuerte

Organización Orientada a Proyectos

Los procesos de la dirección de proyectos se aplican de manera global y a todos los grupos de industrias. Buenas prácticas aumenta las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos.

Buenas prácticas no significa que los conocimientos, habilidades y procesos descritos deban aplicarse siempre de la misma manera en todos los proyectos.

Para un proyecto determinado, el director del proyecto, tiene la responsabilidad de determinar cuáles son los procesos adecuados, así como el grado de rigor adecuado para cada proceso.

El propósito clave de este Grupo de Procesos es alinear las expectativas de los interesados con el propósito del proyecto, darles visibilidad sobre el alcance y los objetivos, y mostrar cómo su participación en el proyecto y sus fases asociadas puede asegurar el logro de sus expectativas.

Grupo de Procesos de Inicio

El Grupo de Procesos de Inicio está compuesto por aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto existente al obtener la autorización para iniciar el proyecto o fase.

Se define el alcance inicial y se comprometen los recursos financieros iniciales. Se identifican los interesados internos y externos que van a participar y ejercer alguna influencia sobre el resultado global del proyecto.

Se toma entonces una decisión sobre la necesidad de continuar, posponer o suspender el proyecto.

Grupo de Procesos de Planificación

El Grupo de Procesos de Planificación está compuesto por aquellos procesos realizados para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, y desarrollar la línea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos.

Se desarrolla el plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto que se utilizarán para llevarlo a cabo.

Se explorarán los aspectos de alcance, tiempo, costo, calidad, comunicaciones, recursos humanos, riesgos, adquisiciones y participación de los interesados

Grupo de Procesos de Ejecución

El Grupo de Procesos de Ejecución está compuesto por aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo.

Durante la ejecución del proyecto, en función de los resultados obtenidos, se puede requerir una actualización de la planificación y una revisión de la línea base.

Esto puede incluir cambios en la duración prevista de las actividades, cambios en la disponibilidad y productividad de los recursos, así como riesgos no previstos.

Está compuesto por aquellos procesos requeridos para rastrear, analizar y dirigir el progreso y el desempeño del proyecto. El beneficio radica en que el desempeño del proyecto se mide y se analiza a intervalos regulares, y también como consecuencia de eventos adecuados, a fin de identificar variaciones respecto del plan de dirección del proyecto, e implica:• Controlar los cambios y recomendar acciones correctivas o preventivas para

anticipar posibles problemas,

• Monitorear las actividades del proyecto, comparándolas con el plan para la dirección del proyecto y con la línea base para la medición del desempeño del proyecto, e

• Influir en los factores, de modo que únicamente se implementen cambios aprobados.

Grupo de Procesos de Monitoreo y Control

Este monitoreo continuo proporciona el conocimiento sobre la salud del proyecto y permite identificar las áreas que requieren más atención.

En proyectos de varias fases, el Grupo de Procesos de Monitoreo y Control coordina las fases del proyecto a fin de implementar las acciones correctivas o preventivas necesarias para que se cumpla con el plan para la dirección del proyecto.

Por ejemplo, el incumplimiento de la fecha de finalización de una actividad puede requerir ajustes y soluciones de compromiso entre los objetivos de presupuesto y de cronograma

Esta compuesto por aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto, una fase del mismo u otras obligaciones contractuales.

Establece formalmente que el proyecto o fase del mismo ha finalizado.

Grupo de Procesos de Cierre

En el cierre del proyecto o fase, puede ocurrir lo siguiente:

• Que se obtenga la aceptación del cliente o del patrocinador para cerrar formalmente el proyecto o fase,

• Que se realice una revisión tras el cierre del proyecto o la finalización de una fase,

• Que se documenten las lecciones aprendidas,

• Que se archiven todos los documentos relevantes del proyecto en el sistema de información para la dirección de proyectos para utilizarlos como datos históricos,

• Que se cierren todas las actividades de adquisición y se asegure la finalización de todos los acuerdos relevantes, y

• Que se realicen las evaluaciones de los miembros del equipo y se liberen los recursos del proyecto.

Información del ProyectoA lo largo del ciclo de vida del proyecto, se recopila, analiza,

transforma y distribuye a los miembros del equipo del proyecto y a otros interesados una cantidad significativa de datos e información en diversos formatos.En consecuencia, los términos "datos" e "información" a menudo se utilizan indistintamente en la práctica. Esto puede llevar a confusión y mala interpretación por parte de los diferentes interesados en el proyecto. Las siguientes pautas contribuyen a minimizar los errores en la comunicación y ayudan al equipo del proyecto a utilizar la terminología adecuada:Datos de desempeño del trabajo

Información de desempeño del trabajoInformes de desempeño del trabajo

Datos de desempeño del trabajo

Son las observaciones y mediciones directas identificadas durante las actividades ejecutadas para llevar a cabo el trabajo del proyecto.

Pueden ser el porcentaje de trabajo físicamente terminado, las medidas de desempeño técnico y de calidad, las fechas de comienzo y finalización de las actividades planificadas, el número de solicitudes de cambio, el número de defectos, los costos reales, las duraciones reales, etc.

Información de desempeño del trabajo

Son los datos de desempeño recopilados de varios procesos de control, analizados en contexto e integrados en base a las relaciones entre las áreas.

Por ejemplo el estado de los entregables, el estado de implementación de las solicitudes de cambio y las estimaciones hasta la conclusión previstas.

Constituyen la representación física o electrónica de la información de desempeño del trabajo recogida en documentos del proyecto para la toma de decisiones, el planteamiento de incidentes, el emprendimiento de acciones y la generación de conocimiento.

Se pueden citar los informes de estado, los memorandos, las justificaciones, las notas informativas, los cuadros de mando electrónicos, las recomendaciones y las actualizaciones

Informes de desempeño del trabajo

Flujo de Datos, Información e Informes del Proyecto

Correspondencia entre Grupos de Procesosy Áreas de Conocimiento de la Dirección de

Proyectos

GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN

La Gestión de la Integración del Proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de dirección del proyecto dentro de los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos. La integración incluye características de unificación, consolidación, comunicación y acciones integradoras cruciales para que el proyecto se lleve a cabo de manera controlada y se complete con los requisitos y expectativas del cliente.

La Gestión de la Integración del Proyecto implica tomar decisiones en cuanto a la asignación de recursos, equilibrar objetivos y alternativas contrapuestas y manejar las interdependencias entre las Áreas de Conocimiento de la dirección de proyectos.

Los procesos de Gestión de la Integración del Proyecto, a saber son:

• Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

• Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

• Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto

• Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

• Realizar el Control Integrado de Cambios

• Cerrar el Proyecto o Fase

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Es el proceso de desarrollar un documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director del proyecto la autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto.

Establece una relación de colaboración entre la organización ejecutora y la organización solicitante.

Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

Es el proceso de definir, preparar y coordinar todos los planes secundarios e incorporarlos en un plan integral para la dirección del proyecto.

Las líneas base y planes secundarios integrados del proyecto pueden incluirse dentro del plan para la dirección del proyecto.

Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto

Es el proceso de liderar y llevar a cabo el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto, así como de implementar los cambios aprobados, con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto.

Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

Es el proceso de dar seguimiento, revisar e informar del avance del proyecto con respecto a los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto.

Realizar el Control Integrado de Cambios

Es el proceso de analizar todas las solicitudes de cambio; aprobar y gestionar los cambios a los entregables, activos de los procesos de la organización, documentos del proyecto y plan para la dirección del proyecto; y comunicar las decisiones correspondientes.

Cerrar el Proyecto o Fase

Es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades en todos los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo.

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Enunciado del Trabajo del ProyectoEs una descripción narrativa de los productos, servicios o

resultados que debe entregar el proyecto. En proyectos internos, el iniciador del proyecto proporciona el enunciado del trabajo. En el caso de proyectos externos, el enunciado del trabajo puede ser proporcionado por el cliente como parte de un documento y hace referencia a:

Necesidad de negocio.- Las necesidades de negocio pueden provenir de una demanda del mercado, de un avance tecnológico, de un requisito legal, de una reglamentación gubernamental o de consideraciones medioambientales. La necesidad de negocio y el análisis costo-beneficio se incluyen en el caso de negocio para justificar el proyecto.

Descripción del alcance del producto.- La descripción del alcance del producto documenta las características del producto, servicio o resultados que el proyecto se encargará de crear.

Plan estratégico.- El plan estratégico documenta la visión, metas y objetivos estratégicos de la organización y puede contener una declaración de alto nivel de su misión. Todos los proyectos deben estar alineados con el plan estratégico de la organización. La alineación con el plan estratégico asegura que cada uno de los proyectos contribuye a lograr los objetivos generales de la organización.

Caso de Negocio

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Proporciona la información necesaria desde una perspectiva de negocio para determinar si el proyecto es viable o no en términos de la inversión requerida. Normalmente se utiliza para la toma de decisiones por parte de la dirección superior al del proyecto. El análisis costo-beneficio se incluyen en el caso de negocio para justificar y establecer los límites del proyecto.

• Demanda del mercado: una compañía automotriz autoriza un proyecto para construir automóviles de bajo consumo por la escasez de combustible.

• Necesidad de la organización: debido a los altos costos generales una compañía puede combinar funciones del personal y racionalizar procesos para reducir costos.

• Solicitud de un cliente: una compañía eléctrica autoriza la construcción de una nueva subestación a fin de abastecer un nuevo parque industrial.

El caso de negocio se crea como resultado de una o más de las siguientes razones:

• Avance tecnológico: una compañía aérea que autoriza un nuevo proyecto para desarrollar el billete electrónico y sustituir los billetes en papel, sobre la base de los avances tecnológicos.

• Requisito legal: un fabricante de pinturas que autoriza un proyecto para establecer guías para el manejo de materiales tóxicos.

• Impacto ecológico: una compañía que autoriza un proyecto para disminuir su impacto ambiental.

• Necesidad social: una ONG en un país en vías de desarrollo autoriza un proyecto para dotar de sistemas de agua potable, baños y educación sanitaria a comunidades que padecen altos índices de desnutrición y pobreza.

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

AcuerdosLos acuerdos se establecen para definir las intenciones

iniciales de un proyecto. Los acuerdos pueden tomar la forma de contratos, memorandos de entendimiento, acuerdos de nivel de servicio, cartas de acuerdo, declaraciones de intenciones, acuerdos verbales, correos electrónicos u otros acuerdos escritos. Normalmente se utiliza un contrato cuando se lleva a cabo el proyecto para un cliente externo.

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Factores Ambientales de la Empresa

Los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso para Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto incluyen, entre otros:• Estándares gubernamentales, estándares de la industria o

reglamentos (p.ej., códigos de conducta, estándares de calidad o estándares de protección del trabajador);

• Cultura y estructura de la organización, y• Condiciones del mercado.

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Activos de los Procesos de la Organización

• Procesos estándar de la organización, políticas y definiciones de procesos;

• Plantillas (p.ej., plantilla del acta de constitución del proyecto), e

• Información histórica y base de conocimientos de lecciones aprendidas (p.ej., proyectos, registros y documentos, toda la información y documentación de cierre del proyecto,).

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Juicio de ExpertosEsta experiencia puede ser proporcionada por

cualquier grupo o individuo con conocimientos o formación especializados, y se encuentra disponible a través de diferentes fuentes, entre las que se incluyen:

• Consultores, Interesados, clientes y patrocinadores, Asociaciones profesionales y técnicas, Grupos industriales, y la Oficina de dirección de proyectos.

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Técnicas de Facilitación

Las técnicas de facilitación tienen una amplia aplicación. Tormentas de ideas, resolución de conflictos, solución de problemas y gestión de reuniones son ejemplos de técnicas clave que utilizan los facilitadores para ayudar a equipos e individuos a llevar a cabo las actividades del proyecto.

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Acta de Constitución del Proyecto

Es un documento emitido por el iniciador del proyecto o patrocinador, que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director del proyecto la autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto.

• El propósito o la justificación del proyecto,• Los objetivos medibles del proyecto y los criterios de éxito asociados,• Los requisitos de alto nivel,• Los supuestos y las restricciones,• La descripción de alto nivel del proyecto y sus límites,• Los riesgos de alto nivel,• El resumen del cronograma de hitos,

Documenta las necesidades de negocio, los supuestos, las restricciones, el conocimiento de las necesidades y requisitos de alto nivel del cliente y el nuevo producto, servicio o resultado que el proyecto debe proporcionar, como por ejemplo:

• El resumen del presupuesto,• La lista de interesados,• Los requisitos de aprobación del proyecto (es decir, en qué consiste el éxito del proyecto, quién decide si el proyecto tiene éxito y quién firma la aprobación del proyecto),• El director del proyecto asignado, su responsabilidad y su nivel de autoridad• El nombre y el nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el acta de constitución delproyecto.