Gestión de proyectos costos

Gestión de Gestión de ProyectosProyectos

MBA CARLOS ACUÑA, PMP

Gestión de los Gestión de los Costos del ProyectoCostos del Proyecto

AgendaAgenda• Introducción a la gestión de costos• Estimación de Costos• Preparación del Presupuesto de Costos• Control de Costos• Términos relacionados a la gestión de

costos

• La Gestión de Costos del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

• La gestión de costos del proyecto se ocupa principalmente del costo de los recursos necesarios para completar las actividades del cronograma del proyecto, desarrollado en el área de conocimiento de la gestión del tiempo.

IntroducciónIntroducción

En muchas áreas de aplicación, el pronóstico y análisis de los resultados se efectúan fuera del proyecto. En otras, la gestión de costos también incluye este trabajo.

El Gerente de Proyecto debe estar atento para incluir los procesos adicionales y las técnicas generales, tales como retorno de la inversión, análisis de retorno, y otros, que sean requeridos por el proyecto.


Una visión más amplia de la gestión de costos del proyecto se denomina frecuentemente cálculo de costos del ciclo de vida del proyecto.

El cálculo de costos del ciclo de vida del proyecto, junto con técnicas de ingeniería de valor, puede mejorar la toma de decisiones y se usa para reducir el costo y tiempo de ejecución, y mejorar la calidad y el rendimiento del producto entregable del proyecto.



Preparación del Presupuesto de Costos


Estimación de CostosEstimación de Costos

Planificación Control

Control deCostosControl deCostos

EstimaEstimaciónción de Costo de Costoss Estima los costos de los recursos necesarios

para completar las actividades del proyecto.

Preparación delPreparación del Presupuesto del CostoPresupuesto del Costo Asigna el costo total estimado a paquetes de

trabajos individuales.

Control del CostoControl del Costo Controla cambios en el presupuesto del

proyecto.

Introducción

En algunos proyectos, especialmente los más pequeños, la estimación de costos y la preparación del presupuesto del costo están tan unidos que se ven como un sólo proceso (p.e., son ejecutados por un sólo individuo en un período relativamente corto de tiempo).

Aqui se presentan como procesos distintos porque las herramientas y técnicas para cada uno son diferentes.


Plan de Gestión de CostosPlan de Gestión de CostosDescribe cómo las variaciones del costo serán

manejadas (respuestas diferentes a problemas mayores y a menores).

Puede ser formal o informal, altamente detallado o con generalidades enmarcadas en las necesidades del proyecto.

Es un elemento subsidiario del plan de gestión del proyecto.


El Plan de Gestión de CostosPlan de Gestión de Costos debe establecer:Nivel de precisión, tipos de estimación y redondeos.Unidades de medida (horas, días).Enlaces con procedimientos de la organización y

cuentas de control (CA).Umbrales de control, variaciones permitidas.Reglas de valor ganado, fórmulas y criterios.Formatos de informe.Descripciones de proceso.



PRESUPUESTO GERENCIA

PROYECTO

CUENTA DE CONTROL (CA)





RESERVA DE GESTIÓN

CUENTAS DE CONTROL (CA)

En la gestión del tiempo se estimó los recursos a nivel de actividades. Sin embargo, en proyectos grandes puede ser más práctico estimar los costos a nivel de cuentas de control

7.1 Estimación de Costos

• La estimación de costos de las actividades del cronograma implica desarrollar una aproximación de los recursos necesarios para completar cada actividad, incluyendo la identificación y consideración de diversas alternativas.

• Generalmente se expresan en unidades monetarias, como soles, dólares, etc.

• Estas estimaciones son mejoradas a través de refinamientos durante el transcurso del proyecto, para reflejar detalles adicionales disponibles.


• Los costos de las actividades del cronograma se estiman para todos los recursos que se cargarán al proyecto incluyendo mano de obra, materiales, equipos, servicios, instalaciones y categorías especiales tales como asignación por inflación o un costo por contingencia.

• Si la organización ejecutante no tiene estimadores de costos de proyecto con experiencia, el equipo de proyecto debe proporcionar los recursos y la experiencia requerida.


Estimación de CostosEstimación de Costos• La estimación debe ser basada en la EDT• Siempre que sea posible, la estimación debe ser

realizada por la persona que realizará el trabajo• La información histórica de proyectos pasados es la

clave para afinar las estimaciones• Las estimaciones son más exactas si componentes

más pequeños de trabajo son estimados• El gerente de proyecto debe cumplir con las

estimaciones acordadas.

Recordar para el examen


Entradas• Factores ambientales de la empresa• Activos de los procesos de la

organización• Enunciado del alcance• Estructura detallada

de trabajo (EDT)• Diccionario de la EDT• Plan de gestión del proyecto

Entradas• Factores ambientales de la empresa• Activos de los procesos de la

organización• Enunciado del alcance• Estructura detallada

de trabajo (EDT)• Diccionario de la EDT• Plan de gestión del proyecto

Herramientas y Técnicas• Estimación por analogía• Determinación de tarifas de costos de

recursos• Estimación ascendente• Estimación paramétrica• Software de gestión de proyectos• Análisis de propuestas para licitaciones• Análisis de reserva• Costo de la calidad

Herramientas y Técnicas• Estimación por analogía• Determinación de tarifas de costos de

recursos• Estimación ascendente• Estimación paramétrica• Software de gestión de proyectos• Análisis de propuestas para licitaciones• Análisis de reserva• Costo de la calidad

Resultados• Estimación de costos de las

actividades• Información de soporte de la

estimación de costos de las actividades

• Cambios solicitados• Plan de gestión de costos (act.)

Resultados• Estimación de costos de las



• Cambios solicitados• Plan de gestión de costos (act.)

EntradasEntradasFactores ambientales de la empresaFactores ambientales de la empresaCondiciones del mercado.Base de datos comerciales.

Activos de los procesos de la organizaciónActivos de los procesos de la organizaciónPolíticas de estimación de costos.Plantillas de estimación de recursos. Información histórica.Archivos del proyecto.Conocimientos del equipo de proyecto.Lecciones aprendidas.

Estimación de Costos


Fuente Descripción

Información histórica

Podemos consultar los archivos de proyectos anteriores y de similar naturaleza para obtener información que nos sirva como referencia.

Investigación de mercado

Para integrar precios unitarios hay información de mercado disponible que podemos adquirir llevando a cabo una investigación de costos de materiales, mano de obra, costos indirectos, etc.

Cotizaciones Implica preparar alcances preliminares con criterios de aceptación para lograr obtener cotizaciones de proveedores.

Bases de datos

En ciertas industrias existen empresas que proveen el servicio de consultoría de base de datos de precios unitarios por región, especialidad, entregable, etc.

FUENTES DE INFORMACIÓN PARA ESTIMAR COSTOS

EntradasEntradas

Enunciado del alcance del proyectoEnunciado del alcance del proyectoNecesidad del negocio.Justificación.Requerimientos.Límites.Restricciones y asunciones.Entregables y criterios de aceptación.

Estructura detallada de trabajo (EDT)Estructura detallada de trabajo (EDT)Suministra relación entre todos los componentes del

proyecto y los entregables.


EntradasEntradas

Diccionario de la EDTDiccionario de la EDT Identificación de productos entregables.Descripción del trabajo en cada componente del

EDT.

Plan de gestión del proyectoPlan de gestión del proyectoPlan de gestión del cronograma.Plan de gestión de personal.Registro de riesgos


EntradasEntradas

Herramientas y TécnicasHerramientas y TécnicasEstimación por analogíaEstimación por analogía Implica usar el costo real de proyectos anteriores

similares.Se utiliza cuando la cantidad de información

detallada es limitada.Utiliza el juicio de expertos.Es menos costosa que otras técnicas pero también

menos exacta.Es fiable cuando los proyectos anteriores son

similares de hecho y no de apariencia y cuando las personas que preparan las estimaciones tienen la experiencia necesaria.


Herramientas y TécnicasHerramientas y Técnicas


Ventajas Desventajas

Rápida. Menos exacta.

Las tareas individuales no necesitan ser identificadas.

Se preparan con información limitada.

Menos costosa. Requiere considerable experiencia para hacerlo bien.

Provee al gerente de proyecto de una idea de las expectativas de la gerencia.

Extremadamente difícil para proyectos con alto grado de incertidumbre.

ESTIMACIÓN POR ANALOGÍA

Herramientas y TécnicasHerramientas y TécnicasDeterminación de tarifas de costos de recursosDeterminación de tarifas de costos de recursosSe deben conocer las tarifas de costos unitarios de

cada recurso.Se usan cotizaciones, tarifas estándar con factores

de escalamiento, bases de datos comerciales y listas de precios de los vendedores.


Herramientas y TécnicasHerramientas y TécnicasEstimación ascendenteEstimación ascendenteEstimación del costo de las actividades individuales

o paquetes de trabajo y su acumulación para obtener el costo total del proyecto.

El costo y precisión depende del tamaño y complejidad de la actividad individual o paquete de trabajo: serán mayores en la medida que estas actividades sean mayores o más pequeñas.

El equipo de gerencia del proyecto debe decidir si vale la pena el costo adicional de la exactitud adicional.




Ventajas Desventajas

Más exacta. Toma tiempo y esfuerzo (costo).

Basada en un análisis detallado del proyecto.

Tendencia del equipo a acolchar los estimados.

Provee una base confiable para el monitoreo y control.

Requiere que el proyecto este bien definido y entendido

ESTIMACIÓN ASCENDENTE

Herramientas y TécnicasHerramientas y TécnicasEstimación paramétricaEstimación paramétrica Técnica que utiliza relación entre datos históricos y otras

variables para calcular una estimación de costos. Puede producir niveles superiores de exactitud dependiendo

de la complejidad y la información de costos y recursos. Los modelos pueden ser simples (la construcción de casas residenciales costará cierta cantidad de dinero por m2 de vivienda) o complejos.

Los modelos paramétricos pueden ser altamente confiables cuando: los proyectos involucrados de hecho, son similares; la información histórica usada para desarrollar el modelo fue precisa; y el modelo es escalable (trabaja bien para un gran proyecto así como para uno pequeño).


Herramientas y TécnicasHerramientas y TécnicasSoftware de gestión de proyectosSoftware de gestión de proyectosSoftware de estimación de costos, hojas de cálculo y

herramientas de simulación y estadística.Dichos productos pueden simplificar el uso de las

herramientas descritas anteriormente y de tal modo, facilitar la rápida consideración de varias alternativas de costos.


Herramientas y TécnicasHerramientas y TécnicasAnálisis de propuestas para licitacionesAnálisis de propuestas para licitacionesCuando los proyectos se ganan mediante procesos

competitivos el equipo de proyecto puede realizar un trabajo de estimación de costos adicional para examinar el precio de los productos entregables individuales y obtener un costo que respalde el costo total del proyecto .


Herramientas y TécnicasHerramientas y TécnicasAnálisis de reservaAnálisis de reservaReservas o asignaciones para contingencias son

costos estimados que utilizará el Gerente de Proyecto para gestionar eventos previstos, pero no ciertos.

Problema de posible exageración de estimación de costos.

Reservas forman parte de la línea base de costos.

Costo de la calidad (COQ)Costo de la calidad (COQ)Costos totales incurridos en inversiones para prevenir

el incumplimiento de los requisitos, evaluar la conformidad del producto o servicio con los requisitos y por no cumplir con los requisitos.


ResultadosResultadosEstimación de costosEstimación de costosSon valorizaciones cuantitativas de los costos

probables de los recursos requeridos para completar las actividades del proyecto.

Son presentados en forma de resumen o en detalle.Deben cubrir todas las categorías de recursos que

serán cargados al proyecto (mano de obra, materiales, suministros, más categorías especiales tales como la variación por inflación o reserva de contingencias de costos).


ResultadosResultadosEstimación de costosEstimación de costosLos estimados de costos son ajustados

frecuentemente durante el curso del proyecto para reflejar el detalle adicional disponible respecto al producto del proyecto.

Tipos de Estimaciones: Orden de Magnitud y Estimación Definitiva.


ResultadosResultadosEstimación de costos (Tipos de Estimaciones)Estimación de costos (Tipos de Estimaciones) Estimado del Orden de MagnitudEstimado del Orden de Magnitud (-50, +100 por

ciento). Este es un estimado aproximado sin datos detallados, que es utilizado durante la evaluación inicial del proyecto.

Estimado DefinitivoEstimado Definitivo (-10, +15 por ciento). Un estimado definitivo es preparado de datos bien definidos, especificaciones, planos, etc. Estos estimados son usados para licitaciones, evaluaciones de ofertas, cambios contractuales, trabajos adicionales, reclamos legales, permisos, y aprobaciones de gobierno.


ResultadosResultadosInformación de respaldoInformación de respaldoEl monto y tipo de detalles adicionales varía por área

de aplicación.Debe proporcionar imagen clara, profesional y

completa de cómo se obtuvo la estimación.Debe incluir:

◦ Descripción del alcance del trabajo.

◦ Fundamentos de la estimación.

◦ Asunciones y restricciones.

◦ Rango de estimaciones.


ResultadosResultadosCambios solicitadosCambios solicitadosSe pueden generar cambios que afecten al plan de

gestión de costos o requerimientos de recursos u otros planes componentes del plan de gestión del proyecto.

Se procesan a través del control integrado de cambios.

Plan de gestión de costos (actualizaciones)Plan de gestión de costos (actualizaciones)Si las solicitudes de cambio son aprobadas y causan

un impacto sobre la gestión de costos se actualiza el plan de gestión de costos.


7.2 Preparación del Presupuesto de Costos

• La preparación del presupuesto de costos implica la asignación de costos totales estimados a paquetes de trabajo individuales para establecer un costo base que permita medir el rendimiento del proyecto.

• El enunciado del alcance del proyecto proporciona el presupuesto resumen.

Preparación del Presupuesto de Preparación del Presupuesto de CostosCostos

Entradas• Enunciado del alcance• Estructura detallada

de trabajo (EDT)• Diccionario de la EDT• Estimación de costos de las



• Cronograma del proyecto• Calendario de recursos• Contrato• Plan de gestión de costos

Entradas• Enunciado del alcance• Estructura detallada

de trabajo (EDT)• Diccionario de la EDT• Estimación de costos de las



• Cronograma del proyecto• Calendario de recursos• Contrato• Plan de gestión de costos

Herramientas y Técnicas• Suma de costos• Análisis de reserva• Estimación paramétrica• Conciliación del límite de la financiación

Herramientas y Técnicas• Suma de costos• Análisis de reserva• Estimación paramétrica• Conciliación del límite de la financiación

Resultados• Línea base de costos• Requerimientos para la

financiación del proyecto• Plan de gestión de costos (act.)• Cambios solicitados

Resultados• Línea base de costos• Requerimientos para la

financiación del proyecto• Plan de gestión de costos (act.)• Cambios solicitados

Preparación del Presupuesto de Preparación del Presupuesto de CostosCostos

EntradasEntradasEnunciado del alcance del proyectoEnunciado del alcance del proyectoLimitaciones periódicas formales de gastos de

fondos del proyecto.

EDTEDT

Estimaciones de costosEstimaciones de costos

Información de respaldo de la estimación de Información de respaldo de la estimación de costoscostos

Cronograma del proyectoCronograma del proyecto

Calendario de recursosCalendario de recursos


EntradasEntradasContratoContrato Información relacionada sobre los productos o

servicios contratados se utilizan para desarrollar el presupuesto.

Plan de gestión de costosPlan de gestión de costosComponente del plan de gestión del proyecto.


Herramientas y TécnicasHerramientas y TécnicasSuma de costosSuma de costosLas estimaciones de costos de actividades se suman

hasta el nivel de paquete de trabajo.Las estimaciones de paquetes de trabajo se suman

hasta los niveles superiores de la EDT y finalmente para todo el proyecto.


Herramientas y TécnicasHerramientas y TécnicasAnálisis de reservaAnálisis de reservaReservas para contingencias de gestión son

presupuestos reservados para cambios no planificados o incógnitas desconocidas.

El Gerente de Proyecto debe obtener la aprobación antes de comprometerse o gastar esta reserva.

No forman parte de la línea base del costo pero están incluidas en el presupuesto del proyecto.


Herramientas y TécnicasHerramientas y TécnicasEstimación paramétricaEstimación paramétricaConciliación del límite de la financiaciónConciliación del límite de la financiaciónGrandes variaciones en los desembolsos de fondos no

son deseables, por eso éstos se concilian con los límites de financiación establecidos por el cliente o la organización.

La conciliación requerirá el ajuste del cronograma, lo cual se hará aplicando restricciones de fecha impuesta para paquetes de trabajo, hitos o componentes de la EDT.


ResultadosResultadosLínea base de costoLínea base de costoEs un presupuesto fase-tiempo que será usado para

medir, supervisar y monitorear el rendimiento del costo en el proyecto.

Es desarrollado sumando los costos estimados por período y usualmente mostrado en forma de curva-S.

Proyectos de gran magnitud suelen tener múltiples líneas base de costo.


ResultadosResultadosRequisitos para la financiaciónRequisitos para la financiaciónSe derivan de la línea base de costo y pueden

establecerse para excederlos con el fin de responder al avance temprano o a los sobrecostos.

En general la financiación no es continua y aparece como una función escalonada.

Los fondos totales necesarios son la línea base más las reservas de gestión.


Tiempo

ValoresAcumulados

Línea basede costo

Flujo de caja esperado

Reserva de gestión

Financiación

Resultados


GRÁFICO DE FLUJO DE CAJA, LÍNEA BASE DE COSTO Y FINANCIACIÓN

ResultadosResultadosPlan de gestión de costos (actualizaciones)Plan de gestión de costos (actualizaciones)Si las solicitudes de cambio sen aprobadas se

actualiza el plan de gestión de costos en caso de ser necesario.

Cambios solicitadosCambios solicitadosSe pueden generar cambios que afecten el plan de

gestión de costos u otros componentes del plan de gestión u otros componentes del plan de gestión del proyecto.

Se procesan a través del control integrado de cambios.


ACTIVIDADES

PAQUETES DE TRABAJO

CUENTAS DE CONTROL

PROYECTO

RESERVAS DE CONTINGENCIA

RESERVAS DE GESTIÓN

LINEA BASE DE COSTOS

PRESUPUESTO DE COSTOS

7.3 Control de Costos

El control de costos incluye:• Influir sobre factores que crean cambios en la línea base

de costo.• Asegurar que los cambios solicitados sean acordados.• Gestionar los cambios reales cuándo ocurran. • Monitorear el rendimiento del costo para detectar y

entender las variaciones con respecto a la línea base de costo.

• Registrar con precisión cambios a la línea base de costo.• Evitar cambios incorrectos, inadecuados o no aprobados,

en el costo o uso de recursos.• Informar cambios aprobados a los interesados.• Actuar para mantener sobrecostos dentro de límites

aceptables.

Control de CostosControl de Costos

• El control de costos incluye la búsqueda del "porqué" de las variaciones positivas y negativas. Este debe estar totalmente integrado a los otros procesos de control (control de cambio del alcance, control del cronograma, control de calidad, y otros).

• Por ejemplo, respuestas inapropiadas a las variaciones de costos pueden causar problemas de calidad o programación, o posteriormente, producir un inaceptable nivel de riesgo en el proyecto.


Entradas• Línea base de costo• Requisitos para la financiación

del proyecto• Informes de rendimiento• Información sobre el

rendimiento del trabajo• Solicitudes de cambio

aprobadas• Plan de gestión del proyecto

Entradas• Línea base de costo• Requisitos para la financiación

del proyecto• Informes de rendimiento• Información sobre el

rendimiento del trabajo• Solicitudes de cambio

aprobadas• Plan de gestión del proyecto

Herramientas y Técnicas• Sistema de control de cambios del costo• Análisis de medición del rendimiento• Proyecciones• Revisiones del rendimiento del proyecto• Software de gestión de proyectos• Gestión de variación

Herramientas y Técnicas• Sistema de control de cambios del costo• Análisis de medición del rendimiento• Proyecciones• Revisiones del rendimiento del proyecto• Software de gestión de proyectos• Gestión de variación

Resultados• Estimación de costos (act.)• Línea base de costo (act.)• Mediciones del rendimiento• Conclusión proyectada• Cambios solicitados• Acciones correctivas

recomendadas• Activos de los procesos de la

organización (act.)• Plan de gestión del proyecto (act.)

Resultados• Estimación de costos (act.)• Línea base de costo (act.)• Mediciones del rendimiento• Conclusión proyectada• Cambios solicitados• Acciones correctivas

recomendadas• Activos de los procesos de la

organización (act.)• Plan de gestión del proyecto (act.)


EntradasEntradasLínea base de costoLínea base de costo

Requisitos para la financiación del proyectoRequisitos para la financiación del proyecto

Informes de rendimientoInformes de rendimiento Información sobre el rendimiento del costo y

recursos.

Información sobre el rendimiento del trabajoInformación sobre el rendimiento del trabajoEntregables completados.Costos autorizados e incurridos.Estimaciones al término.Porcentajes físicamente completados.

Control de Costos

EntradasEntradasSolicitudes de cambio aprobadasSolicitudes de cambio aprobadasPueden incluir cambios en:Términos de costo del contrato.Alcance del proyecto.Línea base de costo.Plan de gestión de costos.

Plan de gestión del proyectoPlan de gestión del proyectoPlan de gestión de costos.Otros planes subsidiarios.

Control de Costos

Herramientas y TécnicasHerramientas y TécnicasSistema de control de cambios del costoSistema de control de cambios del costoDefine procedimientos por el cual el costo base

puede ser cambiado. Incluye las hojas de trabajo, sistema de seguimiento

y niveles de aprobación necesarios para autorización de cambios.

Debe estar integrado con el proceso de control integrado de cambios.

Control de Costos

Herramientas y TécnicasHerramientas y TécnicasAnálisis de medición del rendimientoAnálisis de medición del rendimiento Las técnicas de medición del rendimiento tales como

valor ganado ayudan a fijar la magnitud de las variaciones que ocurran.

Una parte importante del control de costos es determinar la causa de una variación, la magnitud de la variación y decidir si la variación requiere acción correctiva.

Gestión del Valor GanadoGestión del Valor Ganado (Earned Value Management EVM). Esta técnica implica medir continuamente el rendimiento del proyecto mediante tres variables independientes: 1) El valor planificado (PV), 2)El valor ganado (EV) y 3) Los costos actuales (AC).

Control de Costos

Herramientas y TécnicasHerramientas y TécnicasAnálisis de medición del rendimientoAnálisis de medición del rendimiento Gerencia del Valor GanadoGerencia del Valor Ganado (Earned Value

Management EVM). Calcula además las variaciones del costo (CV) y cronograma (SV) y los índices de rendimiento del costo (CPI) y cronograma (SPI).

CV = EV – ACSV = EV – PVCPI = EV / ACSPI = EV / PV

Control de Costos

Tiempo

ValoresAcumulados

Costos reales(AC)

Valor planificado(PV)

Valor ganado(EV)

Presupuesto hastala terminación (BAC)

Herramientas y Técnicas

Control de Costos

INFORME GRÁFICO DEL RENDIMIENTO

Herramientas y TécnicasHerramientas y TécnicasProyeccionesProyeccionesEstimación para concluir el trabajo restante (ETC)Estimación para concluir el trabajo restante (ETC) Basada en una nueva estimación: ETC Basada en variaciones atípicas: ETC = BAC – EVBasada en variaciones típicas: ETC

= (BAC – EV) / CPI

Estimación al término (EAC)Estimación al término (EAC) Estimación con nueva estimaciónEstimación con nueva estimación: EAC = AC + ETC

Costo Real a la fecha más un nuevo estimado para el trabajo restante. Este enfoque se usa cuando el rendimiento pasado muestra que los supuestos originales estuvieron errados o ya no son validos.

Control de Costos

Herramientas y TécnicasHerramientas y TécnicasProyeccionesProyeccionesEstimación al término (EAC)Estimación al término (EAC) Estimación usando el presupuesto restanteEstimación usando el presupuesto restante:

EAC = AC + (BAC - EV). Costo Real a la fecha más el presupuesto restante. Este enfoque se usa cuando las variaciones reales son atípicas y no se espera que vuelvan a ocurrir en el futuro.

Estimación usando el presupuesto restante afectado Estimación usando el presupuesto restante afectado por el CPIpor el CPI: EAC = AC + (BAC - EV) / CPI. Costo Real a la fecha más el presupuesto restante modificado por un factor. Este enfoque se usa cuando las variaciones reales son típicas y se espera que vuelvan a ocurrir en el futuro.

Control de Costos

Herramientas y Técnicas

Control de Costos

DIFERENCIA ENTRE BAC, EAC Y ETC

HOYPLAN ORIGINAL

Herramientas y TécnicasHerramientas y TécnicasAnálisis del Valor GanadoAnálisis del Valor GanadoUn método de medición del rendimiento del proyecto

que compara la cantidad del trabajo planeado con la realmente lograda, para determinar si el costo y el cronograma avanzan según lo planificado.

Integra costo, tiempo y alcance.Puede ser usado para pronosticar el rendimiento

futuro del proyecto y la fecha de termino del proyecto.

Control de Costos

Interpretación Término AcrónimoTrabajo programado Valor Planeado PV (BCWS)

Trabajo logrado Valor Ganado EV (BCWP)

Costo actual Costo Actual AC (ACWP)

Presupuesto total Presupuesto al término BAC

Costo estimado total Estimación al término EAC

Variación del Trabajo Variación del Cronograma SV

Variación del Costo Variación del Costo CV

Variación Final Variación al término VAC

Control de Costos


TÉRMINOS DEL VALOR GANADO

Control de Costos

CV Variación del Costo CV = EV - AC

SV Variación del Cronograma SV = EV - PV

CPI Índice de rendimiento del costo CPI = EV / AC

SPI Índice de rendimiento del cronograma

SPI = EV / PV

EAC Estimación al término EAC = AC + ETCEAC = AC + (BAC - EV)EAC = BAC / CPI

ETC Estimación para terminar ETC = EAC - AC

VAC Varianza al término VAC = BAC - EAC


FÓRMULAS EVM

Control de Costos

En orden alfabético

AC EV PV

CV = = SV

MENOS MENOS

CPI = = SPI

DIVIDIDO POR DIVIDIDO POR


FÓRMULAS GRÁFICA EVM

SI AC > EV AC = EV AC < EV

ENTONCES CV < 0 CV = 0 CV > 0

CPI < 1 CPI = 1 CPI > 1

El proyecto

está

Sobre el presupuesto

Dentro del presupuesto

Debajo del presupuesto

Control de Costos

SI PV > EV PV = EV PV < EV

ENTONCES SV < 0 SV = 0 SV > 0

SPI < 1 SPI = 1 SPI > 1

El proyecto está

Atrasado Dentro del cronograma

Adelantado


ANÁLISIS EVM

Herramientas y TécnicasHerramientas y TécnicasRevisiones del rendimiento del proyectoRevisiones del rendimiento del proyectoComparan:Rendimiento a lo largo del tiempo.Actividades/paquetes por encima/debajo del

presupuesto.Hitos alcanzados o vencidos.

Combinan:Análisis de variación.Análisis de tendencias.Técnica del valor ganado.

Control de Costos

Herramientas y TécnicasHerramientas y TécnicasSoftware de gestión de proyectosSoftware de gestión de proyectosSe usan para supervisar el PV frente al AC o para

predecir efectos de los cambios o variaciones.

Gestión de variaciónGestión de variaciónPlan de gestión de costos describe cómo gestionar

las variaciones.

Control de Costos

ResultadosResultadosEstimaciones de costos (actualizaciones)Estimaciones de costos (actualizaciones)Son modificaciones a la información de costos usada

para gestionar el proyecto. Los involucrados apropiados deben ser notificados

cuando así se requiera. Los estimados revisados pueden o no necesitar

ajustes de otros aspectos del plan del proyecto.

Control de Costos

ResultadosResultadosLínea base de costo (actualizaciones)Línea base de costo (actualizaciones)Cambios a la línea base de costo.En general sólo responden a cambios aprobados de

alcance.En algunos casos las variaciones pueden ser tan

grandes que se necesita revisar totalmente la línea base.

Mediciones del rendimientoMediciones del rendimientoLos valores de CV, SV, CPI y SPI se calculan y

documentan para los componentes de la EDT.

Control de Costos

ResultadosResultadosConclusión proyectadaConclusión proyectadaSe documenta un valor de EAC y ETC, calculado o

proporcionado por la organización ejecutante.Se comunica a los interesados.

Cambios solicitadosCambios solicitadosSe pueden generar cambios que afecten algún

aspecto del proyecto o del presupuesto en particular.Se procesan a través del control integrado de

cambios.

Control de Costos

ResultadosResultadosAcciones correctivas recomendadasAcciones correctivas recomendadasTodo aquello que se hace para alinear el rendimiento

futuro esperado con el plan de gestión del proyecto.

Activos de los procesos de la organización Activos de los procesos de la organización (actualizaciones)(actualizaciones)

Las causas de variaciones, el razonamiento detrás de la acción correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas del control de costos deben ser documentados de tal manera que formen de la base de datos histórica para este proyecto y para otros proyectos de la organización ejecutante.

Control de Costos

ResultadosResultadosPlan de gestión del proyecto (actualizaciones)Plan de gestión del proyecto (actualizaciones)Estimaciones de costo.Línea base de costo.Plan de gestión de costo.Documentos del presupuesto.

Control de Costos

Términos relacionados a la gestión de costos

1. Métodos de selección de proyectos1. Métodos de selección de proyectosHerramientas usadas para seleccionar los proyectos

más rentables. Incluyen:◦ Valor actual (PV).◦ Valor actual neto (NPV) (VAN).◦ Tasa interna de retorno (IRR) (TIR).◦ Periodo de retorno (PBP).◦ Ratio costo beneficio (BCR).◦ Retorno de la inversión (ROI).

Control de Costos

Términos relacionados a la Términos relacionados a la gestión de costosgestión de costos

Valor actual (PV)Valor actual (PV)Es el valor actual de un flujo de caja futuro. Se calcula así: PV = FV / (1 + r)n donde FV es el

valor futuro, r es el ratio de interés y n el número de períodos.

Control de Costos


Valor actual neto (NPV) Valor actual neto (NPV) Es el valor actual del total de beneficios menos los

costos, por lo tanto es la suma algebraica de todos los valores presentes con su signo.

Se calcula: NPV = CF0 + CF1/(1 + r)1 + CF2/(1 + r)2 + CF3/(1 + r)3… CFn/(1 + r)n donde CF es el flujo de caja, r es el ratio de interés y n el número de períodos.

Se debe escoger siempre el proyecto con mayor VAN (NPV).

Control de Costos


Tasa interna de retorno (IRR) Tasa interna de retorno (IRR) Es la tasa a la cual el flujo de ingresos iguala al flujo

de egresos, computados como valores presentes (NPV = 0).

Se debe seleccionar siempre el proyecto con mayor TIR (IRR).

Control de Costos


Período de retorno (PBP)Período de retorno (PBP)Es la velocidad del retorno financiero expresado

como número de periodos de tiempo requeridos para recuperar la inversión antes que el beneficio empiece a ser acumulado.

Siempre se debe seleccionar el proyecto con PBP menor.

Control de Costos


Ratio beneficio costo (BCR)Ratio beneficio costo (BCR)Compara los beneficios con los costos de un

proyecto.BRC = Beneficios / Costos Si BCR > 1 entonces Beneficios > Costos.Si BCR = 1 entonces Costos = Beneficios.Si BCR < 1 entonces Costos > Beneficios.Siempre escoger el proyecto con mayor BCR.

Control de Costos


Retorno de la inversión (ROI)Retorno de la inversión (ROI)Porcentaje que muestra el retorno de la inversión en

un determinado periodo de tiempo.ROI = (Beneficios – Costos) / Costos Siempre escoger el proyecto con mayor ROI.

Control de Costos


2. Consideraciones de Costos2. Consideraciones de CostosLos gerentes de proyecto deben considerar tres tipos

de costos:◦ Costo del ciclo de vida◦ Costo oportunidad◦ Costo hundido

Control de Costos


Costo del ciclo de vidaCosto del ciclo de vida Los gerentes de proyecto no deben excluir los costos de

las fases de operación y mantenimiento.

Costo oportunidadCosto oportunidad Impacto de las estimaciones de costos por reducir

opciones de ejecutar otros proyectos. Valor del proyecto que no fue seleccionado “costo de

perdida de oportunidad”.

Costo hundidoCosto hundido Costos ya incurridos. No deben ser considerados en el proceso de estimación.

Control de Costos


3. Tipos de costos3. Tipos de costosUn costo puede ser variablevariable o fijofijo.Un costo puede ser directodirecto o indirectoindirecto.

Control de Costos


Costo variableCosto variableCualquier costo que cambia con el volumen de

producción o cantidad de trabajo. Por ejemplo los costos de materiales, suministros y salarios.

Costo fijoCosto fijoSon los costos que no cambian a medida que

cambia la producción. Por ejemplo el alquiler de una oficina.

Control de Costos


Costo directoCosto directoCostos que son directamente atribuidos al trabajo del

proyecto. Por ejemplo, capacitación y viajes del equipo, sueldos del equipo, incentivos o costos del material usado en el proyecto.

Costo indirectoCosto indirectoCostos administrativos o costos incurridos para el

beneficio de más de un proyecto. Por ejemplo, impuestos, beneficios contractuales o servicios de consejería.

Control de Costos


4. Depreciación4. DepreciaciónLos activos pierden valor en el tiempo y existen

varios métodos para calcular cuál es el valor que se pierde cada año y que por lo tanto puede ser imputado al costo.

El método más común de depreciación es la depreciación por línea recta en la cual el mismo valor es depreciado cada año.

Control de Costos


Uso Método Tipo Acrónimo Descripción

Más común Línea Recta Línea Recta SL Misma cantidad depreciada cada año

Usado por maquinas

Línea Recta Unidad de producción

UP/O [UP/O] = (Costo de adquisición – Valor residual) / Unidad de Producción

Depreciación acelerada

Acelerado Doble saldo decreciente

DDB Pérdida del valor de la inversión más rápido que con Línea Recta

Depreciación acelerada

Acelerado Suma de los dígitos del año

SYD Pérdida del valor de la inversión más rápido que con Línea Recta

Control de Costos

Términos relacionados a la gestión Términos relacionados a la gestión de costosde costos

MÉTODOS DE DEPRECIACIÓN

5. Análisis de Valor 5. Análisis de Valor También llamado ingeniería de valor. F (valor) = (calidad + funcionalidad) / costo Trata de encontrar una forma menos costosa de realizar

el mismo alcance de trabajo. Requiere el uso sistemático de técnicas para identificar

las funciones requeridas del proyecto, asignar valores a estas funciones y proveer funciones al menor costo total sin pérdida de rendimiento.

Si un equipo de proyecto esta tratando de reducir los costos del proyecto pero manteniendo el mismo alcance del trabajo, entonces está realizando un análisis de valor.

Control de Costos


6. Ley del retorno decreciente 6. Ley del retorno decreciente El incremento de recursos no necesariamente

incrementa la producción.Por ejemplo, añadir el doble de recursos a una

actividad no necesariamente indica que la actividad será realizada a la mitad del tiempo original.

Control de Costos


¿Preguntas?¿Preguntas?¿Preguntas?¿Preguntas?

BibliografíaBibliografía Guía del PMBOK, tercera edición. Capítulo 7 –

Gestión de los Costos del Proyecto. PMI. Pmp Exam Prep, Fifth Edition. Rita Mulcahy. Administración Profesional de Proyectos, La Guía.

Yamal Chamoun. Earned Value Project Management. Second

edition. Quentin W. Fleming, Joel M. Koppelman.

Gestión de proyectos costos

Documents

Transcript of Gestión de proyectos costos