Gestion de Proyectos Informaticos - PMI

DIRECCION Y GESTION DE PROYECTOS INFORMATICOS

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Lic. Jorge Alejandro Perdiguero

[email protected]

Lic. Jorge A. Perdiguero

Gestión de Proyectos

• La gestión de proyectos es una disciplina nueva• Las técnicas se aplican a cualquier proyecto• No se aplican de forma exacta a diferentes proyectos• Cada proyecto posee sus propias particularidades• El equipo de desarrollo de proyecto es responsable

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Lic. Jorge A. Perdiguero 2

• El director de proyectos es una pieza clave: debe coordinar al sponsor, al equipo del proyecto, al cliente y al resto de las personas involucradas en conseguir los objetivos.

Necesidad de la gestión de proyectos

• En 1995 el Standish Group publico un estudio titulado “Chaos!”: el porcentaje de éxito de un proyecto en los 90 es del 16.2 %. (http://www.standishgroup.com/chaos_resources/chronicles.php).

• Los proyectos no cumplen los objetivos o no se ajustan al presupuesto. Proyectos cada ves mas complejos.

• El 31% de los proyectos se cancelan antes de su finalización.

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• El 31% de los proyectos se cancelan antes de su finalización.• La gestión de proyectos asegura las siguientes ventajas:

• Mayor control financiero, físico y de recursos humanos• Mejora de las relaciones con el cliente• Tiempos de desarrollo mas cortos• Menor costo• Mayor calidad• Mayores beneficios• Mejora de la productividad• Mejora de la moral de los trabajadores

¿Que es un Proyecto?

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Definición de Proyecto

• Son desarrollados por personas.• Están restringidos por recursos limitados. Debe haber un sponsor o

patrocinador que proporcione los fondos y dirija el desarrollo.• Están planificados, controlados y ejecutados.• Llevan a cabo la planificación estratégica de la organización.

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Un proyecto es un desarrollo progresivo llevado a cabo en un intervalo de tiempo para crear un nuevo producto o servicio.

• Tiempo: los proyectos tienen y un fin.• Nuevo: el producto o servicio que se crea es diferente de forma sustancial

a los ya existentes.• Desarrollo: los proyectos responden a las necesidades de una

organización que no pueden ser satisfechas con su actividad cotidiana.

Cada proyecto es único: incertidumbre

• Dificultad en la definición de objetivos.• Dificultad en la estimación del tiempo de duración.• Dificultad en la estimación del costo.• Especialmente importante en proyectos que involucran a las TI.

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Principales restricciones de un proyecto

• Son tres: el alcance del proyecto, tiempo y el costo.• Alcance: ¿Qué se espera obtener del proyecto? ¿Cuál es el servicio o

producto único que debe proporcionar?• Tiempo: ¿Cuál es la planificación del proyecto• Costo: ¿Cuál es el presupuesto para completar el proyecto?

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• Es necesario conseguir un equilibrio: existen diferentes visiones del mismo mientras avanza el tiempo.

• La calidad puede ser un cuarto eje• Otros autores consideran que la calidad forma parte de la consecución del

alcance, costo y tiempo (www.pmi.org).

¿Que es la gestión (dirección) de Proyectos?

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Definición: gestión de Proyectos

• La aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de desarrollo de un proyecto para conseguir los requisitos establecidos.

• Los elementos claves en la gestión de proyectos son:� Interesados: las personas involucradas o afectadas por las actividades del

proyecto: sponsor, el equipo del proyecto, clientes, usuarios, proveedores y las

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proyecto: sponsor, el equipo del proyecto, clientes, usuarios, proveedores y las personas que se oponen al proyecto.

� Areas de conocimiento: describen las competencias que deben desarrollar los directores de proyectos: gestión del alcance, tiempo, costo, calidad, integración, recursos humanos, comunicación, riesgo y abastecimiento.

� Herramientas y técnicas de gestión de proyectos: ayudan al equipo de desarrollo del proyecto en la gestión del alcance, costo, tiempo y calidad: diagramas de gantt, diagramas de pert, análisis del camino crítico. Software de gestión de proyectos.

Elementos claves en la gestión de proyectos

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Areas de conocimiento

• Son nueve. Se dividen en tres grupos:

• Areas principales:

� Alcance: definición y gestión del trabajo necesario para completar el proyecto adecuadamente. Asegura que el proyecto satisface el QUE.

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proyecto adecuadamente. Asegura que el proyecto satisface el QUE.� Tiempo: estimación de la duración del proyecto, construcción de una

planificación temporal y aseguramiento de su cumplimiento.� Costo: preparación, gestión y aseguramiento del presupuesto del

proyecto.� Calidad: aseguramiento de que el proyecto satisface las necesidades

para las cuales se desarrolla.

Areas de conocimiento

• Areas de soporte:

� Recursos humanos: consiste en gestionar a las personas que intervienen en el proyecto.

� Comunicación: incluye actividades tales como la generación, recolección, difusión y almacenamiento de la información del

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recolección, difusión y almacenamiento de la información del proyecto.

� Riesgo: identificar, analizar y actuar ante los riesgos del proyecto.� Contratación: adquisición de bienes y servicios que son necesarios

para el proyecto. Subcontratación.

• Integración: afecta y es afectada por las otras ocho áreas de conocimiento. Se encarga de coordinar todas las actividades del proyecto.

Procesos de gestión de proyectos

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La gestión de proyectos como sistemas

• La idea de resolver los problemas complejos como si estos fueran sistemas requiere un proceso de análisis y uno de gestión.

• El análisis de sistemas define el alcance del problema, lo divide en partes y finalmente evalúa cada parte identificando sus problemas, oportunidades y necesidades.

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oportunidades y necesidades.

• La gestión de sistemas estudia los aspectos tecnológicos, organizativos y de negocio asociados con la realización de un cambio.

• Es muy importante ver un proyecto como un sistema (problema) que hay que analizar para resolver y satisfacer las necesidades de todos los implicados.

Ciclo de vida de un proyecto

• Los proyectos poseen incertidumbre. Por eso es necesario dividir su ejecución en fases. Permiten mejorar la gestión.

• El ciclo de vida de un proyecto es el conjunto de sus fases.

• Las fases que posee todo proyecto son: concepto, desarrollo, implementación y finalización.

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implementación y finalización.

• Concepto y desarrollo se centran en la planificación. Conforman el estudio de viabilidad del proyecto.

• Implementación y finalización se centran en realizar el trabajo. Conforman la ejecución del proyecto.

• No se debe comenzar un fase hasta que no se termina la anterior con la aceptación por parte del cliente o responsable de la fase.

Fases del Ciclo de vida

• La fase de concepto describe someramente el proyecto, la necesidad de llevarlo a cabo, una estimación del costo y un resumen de las tareas (alcance) a realizar. Se forma el equipo de trabajo.

• La fase de desarrollo crea un plan detallado del proyecto, un análisis del costo (presupuesto) y las tareas organizativas.

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costo (presupuesto) y las tareas organizativas.

• El equipo del proyecto desarrolla el trabajo en la implementación y proporciona un análisis de rendimiento.

• La fase de finalización termina el trabajo, se obtiene la aceptación del cliente, se documentan las dificultades encontradas y como se han resuelto.

Los entregables

• La finalización de una fase proporciona un entregable y establece un punto de finalización.

• Un entregable es un producto verificable y tangible. Por ejemplo un documento o un prototipo.

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• La división en fases y entregables permiten conocer si el proyecto continúa en la línea del plan estratégico de la organización en la que esta inmerso.

• Es muy importante detectar y abandonar un proyecto si deja de satisfacer las necesidades de la organización. Ahorra mucho tiempo y dinero

Factores que influyen en los proyectos

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Proyecto y organización

• Las proyectos se desarrollan en el seno de una organización.

• Es importante conocer las personas afectadas, la política organizativa y sobre todo aquellas que se oponen al desarrollo del proyecto.

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Tipos de estructuras organizativas

• Existen básicamente tres.• Estructura funcional:

� Existe una jerarquía de mando� Cada empleado conoce exactamente quien es su superior� La plantilla se agrupa en unidades funcionales.� Cada dpto. es independiente de los demás.

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� Cada dpto. es independiente de los demás.� Es difícil ejecutar proyectos que transgreden los límites de un dpto.

• Estructura de proyecto:� Posee también una jerarquía de mando.� Las personas no pertenecen a unidades funcionales sino que son

realojados en los diferentes proyectos que se desarrollan.� Es ineficiente ya que puede haber personas que o trabajen en ningún

proyecto.

Tipos de estructuras organizativas

• Estructura matricial:� Son una mezcla de las dos anteriores. Posee una estructura dividida

en unidades funcionales, pero los proyectos se desarrollan por personas que pertenecen a diferentes dptos.

� Hay un director de departamento y un director de proyectos.

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� Un director de proyecto posee mucha autoridad es una estructura de proyectos, pero no ocurre lo mismo en una estructura funcional.

� Se debe tener en cuenta en la gestión de proyectos.

Gestión de las partes interesadas

• Las partes interesadas son todas aquellas personas afectadas positiva o negativamente por el proyecto, tanto externas o internas a la organización:• Alta dirección• Sponsor• Equipo de proyecto

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• Equipo de proyecto• Clientes• Proveedores de recursos• Competidores

• Es imprescindible identificar a los interesados con el fin de identificar sus necesidades y como se ven afectados.

Conocimientos de un director de proyectos

• Los directores de proyectos deben poseer conocimientos en diferentes disciplinas que afectan a un proyecto:� Finanzas, ventas, marketing, I+D y producción� Planificación estratégica de la organización� Gestión de personal: técnicas de motivación, delegación,

supervisión.

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supervisión.� Gestión de uno mismo

Habilidades de un director de proyectos

• Liderazgo:� Establecer una dirección: tener visión de futuro y desarrollar

estrategias para producir los cambio necesarios que los dirijan.� Motivar e inspirar a las personas necesarias para alcanzar los

objetivos.

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• Comunicación:� Capacidad para escuchar� Empatía� Capacidad de transmisión en forma clara y sin ambigüedades.

• Negociación:� Capacidad para alcanzar acuerdos

Habilidades de un director de proyectos

• Capacidad para solucionar problemas:� Análisis de problemas: distinguir causas y síntomas.� Toma de decisiones.

• Capacidad de influencia:� Habilidad para que se realicen los trabajos.

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� Habilidad para que se realicen los trabajos.� Conocimientos de la estructura organizativa.

Procesos de gestión de proyectos

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Procesos

• La gestión de proyectos es una actividad integrada. Una modificación en alguna de las áreas de conocimiento puede afectar al resto.

• Los proyectos están compuestos de procesos. Las áreas de conocimiento poseen procesos para conseguir los entregables.

• Un proceso es un conjunto de acciones que proporcionan un resultado.

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• Un proceso es un conjunto de acciones que proporcionan un resultado.• Existen dos tipos de procesos:

� Procesos de gestión de proyectos: describen, organizan y completan el trabajo del proyecto. Son los mismos para todos los proyectos.

� Procesos orientados al producto: crean el producto. Estos procesos están definidos en el ciclo de vida del proyecto. Son diferentes según el dominio del que se trate.

Grupos de procesos de gestión de proyectos

• Los procesos de gestión se clasifican en cinco grupo:� Procesos de iniciación: autorizan el comienzo de una fase o del

proyecto entero.� Procesos de planificación: definen y modifican los objetivos del

proyecto. Asimismo, seleccionan y controlan la ejecución del curso de acciones para conseguir los resultados esperados. Los procesos de

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acciones para conseguir los resultados esperados. Los procesos de planificación se ejecutan al principio de cada área de conocimiento para definirla.

� Procesos de ejecución: coordinan las personas y los demás recursos para llevar a cabo el plan y producir los entregables.

� Procesos de supervisión y control: Aseguran que se cumplen los objetivos del proyecto. Identifican desviaciones con respecto a la planificación y ponen en marchas acciones correctivas.

� Procesos de cierre o finalización: formalizan la aceptación de cada fase o del proyecto.

Interrelación entre procesos

• Los grupos de procesos se relacionan entre si porque los productos de uno se convierten en las entradas de otro

Procesos de iniciación

Procesos de planificación

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de planificación

Procesos de ejecución

Procesos de control

Procesos de cierre

Iniciación Planificación Ejecución Control Cierre

Integración Proyecto Ejecutar plan Cambios

Alcance Iniciación Alcance Alcance

Tiempo Actividades Ejecución

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Grupos de procesos y áreas de conocimiento

• Las diferentes áreas de conocimiento ejecutan 39 procesos.


Tiempo Actividades Ejecución

Costo Presupuestos Costo

Calidad Calidad Aseguramiento Calidad

RR HH Adquisición Formación

Comunicac. Comunicación Distribución Rendimiento Administrativo

Riesgo Riesgo Riesgo

Contratación Abastecim. Proveedores Contratos

Ciclo de vida, áreas de conocimiento y procesos

• Los ciclos de vida están compuestos por fases, cada una de las cuales genera unos entregables.

• Hay dos ciclos de vida:� Proyecto: describe las fases y su secuencia para completar un

proyecto.� Producto: describe las fases y su secuencia para la construcción de

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� Producto: describe las fases y su secuencia para la construcción de un producto.

• El ciclo de vida del producto se ejecuta dentro del ciclo de vida del proyecto.

• Las nueve áreas de conocimiento describen las competencias que deben desarrollar los directores de proyectos.

• Las áreas de conocimiento se llevan a cabo a través de la ejecución de procesos.

• Se han descrito 39 procesos para desarrollar las 9 áreas de conocimiento que competen a un proyecto.

Gestión de la integración

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Gestión de la Integración. Procesos

• La gestión de la integración del proyecto implica coordinar todas las demás áreas de conocimiento de la gestión a lo largo del ciclo de vida del proyecto.� Desarrollo del Plan del Proyecto: recoger los resultados de la

planificación de las demás áreas de conocimiento y crear un documento estándar.

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documento estándar.� Ejecución del Plan de Proyecto: llevar a cabo las actividades

planificadas.� Control de cambios: coordinación de los cambios de la planificación

Relación con otras áreas y ciclo de vida

• La gestión de la integración esta relacionada con las otras ocho áreas de conocimiento y con el ciclo de vida.

• La gestión de la integración es la clave del éxito. Un director de proyectos debe:� Coordinar personas, planificación y trabajo

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� Coordinar personas, planificación y trabajo� Dirigir el equipo de proyecto� Resolver conflictos entre los objetivos del proyecto� Comunicar los resultados a la alta dirección.� Adaptar los objetivos del proyecto para responder a la planificación

estratégica del organización.

El plan del proyecto

• El plan del proyecto es un documento que se utiliza para coordinar las planificaciones de las diferentes áreas de conocimiento, ejecutar el proyecto y controlar las desviaciones.

• La planificación debe ser flexible, dinámica y sujeta a cambios.

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• Incluye los siguientes puntos:� Introducción acerca del proyecto� Descripción de la organización del proyecto.� Procesos técnicos empleados en la ejecución.� Descripción del trabajo a realizar.� Un plan de tiempos y un presupuesto.

Plan del proyecto: introducción

• Nombre del proyecto: debe ser único• Descripción y necesidades que cubre• Nombre de los patrocinadores y forma de contacto.

• Director del proyecto y miembros clave.

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Lic. Jorge A. Perdiguero - 2006 36

• Lista y descripción de los entregables.

• Referencias a la documentación adicional.• Lista de definiciones y acrónimos empleados.

Plan del proyecto: organización

• Diagramas de organización: para sponsor y cliente y equipo del proyecto.• Personas responsables de las actividades del proyecto.• Procesos de alto nivel a llevar a cabo.

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Plan del proyecto: procesos técnicos

• Objetivos, prioridades y restricciones para la alta dirección.• Procesos e intervalos de seguimiento del proyecto.• Identificación de riesgos y plan de contingencia (referido al documento

de gestión del riesgo).• Personas requeridas (referido al plan de gestión de RR HH).• Metodología empleada, ciclo de vida de los productos y procesos

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• Metodología empleada, ciclo de vida de los productos y procesos técnicos que se emplean.

Plan del proyecto: descripción del trabajo

• Debe referenciar el plan de gestión del alcance del proyecto.• Describir las tareas de alto nivel: paquetes de trabajo utilizando un

diagrama de trabajo.• Entregables clave y nivel de calidad requerido.• Información relacionada con las tareas del proyecto: HW y SW a

emplear, especificaciones a seguir, etc.

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emplear, especificaciones a seguir, etc.

Plan del proyecto: tiempo y presupuesto

• Resumen del plan de tiempos del proyecto en una página: diagrama de Gantt.

• Plan de tiempo detallado: dependencias entre actividades.• Referencia al plan de gestión del tiempo.

• Resumen del presupuesto: total proyecto, totales mensuales y anuales.

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• Resumen del presupuesto: total proyecto, totales mensuales y anuales.• Presupuesto detallado: costos fijos, retorno de la inversión, beneficios del

proyecto, costo del personal y de bienes.• Referencia al plan de gestión del costo.

Plan del proyecto: análisis de las partes implicadas

• Como anexo privado al proyecto, se debe incluir información acerca de las partes implicadas en el proyecto:� Nombres de las personas clave.� Roles de las diferentes partes implicadas en el proyecto.� Características particulares de cada uno.� Nivel de interés en el proyecto.

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� Nivel de interés en el proyecto.� Influencia.� Procesos de gestión de relaciones con las partes implicadas.

Ejecución del plan del proyecto

• La ejecución del plan consiste en realizar las actividades descritas en la planificación.

• La ejecución es lo que mas tiempo consume.• La planificación y la ejecución son dos procesos inseparables: la

planificación guía la ejecución.• El personal del proyecto que ejecuta también debe planificar.

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• El personal del proyecto que ejecuta también debe planificar.

Control de cambios

• El control de cambio identifica, evalúa y gestiona los cambios en el proyecto que se producen a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

• Los objetivos de este proceso son:� Asegurar que los cambios son beneficiosos. Es necesario conseguir

un equilibrio entre los objetivos del proyecto: tiempo, costo, alcance

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un equilibrio entre los objetivos del proyecto: tiempo, costo, alcance y calidad.

� Confirmar que ha ocurrido un cambio por una desviación en el plan: hay que informar a las partes implicadas y la alta dirección.

� Gestionar las desviaciones del plan: importante minimizar los cambios o desviaciones en el plan.

Sistema de control de cambios

• El sistema de control de cambios debe documentar formalmente los cambios ocurridos en el proyecto. Esta formado por:� Grupo de control de cambios: personal responsable de aceptar o

rechazar cambios.� Gestión de la configuración: asegura que la descripción de los

productos generados es correcta y completa. Comprueba las cambios

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productos generados es correcta y completa. Comprueba las cambios en el producto y asegura que se cumplen los requisitos.

� Comunicación de cambios: generación de informes de progreso y establecimiento de reuniones periódicas de progreso.

Sistema de control de cambios

• El sistema de control de cambios debe:� Ver la gestión de un proyecto como una actividad de negociación y

comunicación constantes.� Planificar los cambios y gestionar la configuración.� Organizar un grupo de control de cambios.� Definir un procedimiento para la toma de decisiones rápidas en

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� Definir un procedimiento para la toma de decisiones rápidas en pequeños cambios.

� Utilizar herramientas (sw) para gestionar y comunicar los cambios.

Gestión del alcance

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Gestión de Alcance. Procesos

• El alcance de un producto o servicio es el conjunto de características, funciones y requisitos del producto o servicio.

• El alcance de un proyecto se refiere a todo el trabajo a realizar para crear los productos o servicios del proyecto y que procesos se utilizan para llevarlos a cabo (como) define que hay que hacer y que no hay que hacer.� Iniciación: proceso encargado de acordar el comienzo del proyecto o de

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� Iniciación: proceso encargado de acordar el comienzo del proyecto o de cada una de las fases del ciclo de vida. Produce como salida un documento de iniciación del proyecto.

� Plan: establece el criterio para saber si se ha completado una fase. Produce el documento de descripción del alcance.

� Definición: divide los entregables del producto en componentes más pequeños. Produce una jerarquía de trabajos a realizar.

� Verificación: acuerda con las partes implicadas la aceptación de los entregables.

� Control de cambios: controla los cambios en el alcance del proyecto.

Iniciación

• Puede ser un contrato o un breve documento firmado por las partes implicadas que incluya:� Titulo del proyecto� Director del proyecto y forma de contacto� Objetivos del proyecto� Roles y responsabilidades.

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� Roles y responsabilidades.� Este documento permite que todas las partes interesadas sepan que

ha comenzado el proyecto.

Planificación del alcance

• Documento de descripción del alcance

• Se emplea para que todas las partes interesadas conozcan el alcance del proyecto.

• Sus puntos fundamentales son:

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• Sus puntos fundamentales son:� Justificación: describe las necesidades de negocios a cubrir.� Descripción de productos: resume las características de los productos

o servicios que se van a generar.� Entregables: la lista de entregables que se generan a lo largo del

proyecto.� Plan de gestión del alcance: establece los criterios cuantitativos para

conocer el grado de éxito de un proyecto: costo, medidas de calidad, tiempos de ejecución, etc.

Definición del alcance

• La definición del alcance de un proyecto consiste en definir el trabajo a realizar y dividirlo en partes.

• La división en partes permite ser mas exacto a la hora de estimar tiempos, costos, recursos. Además, define una forma de comunicación y permite conocer el progreso y estado de proyecto.

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permite conocer el progreso y estado de proyecto.

• Su salida es la estructura jerárquica del trabajo (WBS).


• Salida: la estructura jerárquica del trabajo (Work Breakdown Structure -WBS).

• Es un documento básico en la gestión de proyectos.• Describe todo el trabajo a realizar en un proyecto.• Se organiza como un árbol de actividades en niveles por productos a

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• Se organiza como un árbol de actividades en niveles por productos a desarrollar o por fases del ciclo de vida.

• El nivel 0 de la jerarquía es el proyecto entero, los sucesivos niveles bajan de detalle en las tareas o productos a desarrollar.

• El nivel mas bajo representan paquetes de trabajo que no deben durar mas de 80 horas.

REQUERIMIENTOS DISEÑO DESARROLLO PRUEBAS FINALIZACIÓN

CURSO GESTIÓN DE PROYECTOSSOFTWARE

Estructura jerárquica del trabajo (WBS): Implementación del curso “gestión de proyectos” a través de Internet

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Objetivos Pedagógicos

Integración en plataforma LMS

Documentación

Unidades Didácticas

Evaluación-Exámenes

Comunicación con Alumnos

Gestión Alumnos

Documentación

Control de Calidad

Estructura Base de Datos

Páginas de U.Didácticas

Páginas de Evaluación

Foro - Chat

Gestión de Alumnos

Documentación

Control de Calidad

Pruebas Funcionamiento

Integración plataforma LMS

Control de calidad

Puesta en Explotación

Presentación a la dirección


Desarrollo de una estructura jerárquica del trabajo

• Crear un WBS a realizar en un proyecto no es fácil. Generalmente requiere de varias iteraciones y la participación de todas las partes implicadas.

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• Existen diferentes formas de realizarlo:� Usar guías de desarrollo: existen organizaciones que tienen sus

propias plantillas o guías de desarrollo del WBS.� Utilizar proyectos análogos.� Técnica Top-down: comenzar por las tareas más grandes.� Técnica Bottom-up: el equipo de desarrollo del proyecto identifica

tareas específicas a realizar. Posteriormente se agrupan para ir subiendo de nivel.


Principios de desarrollo de una estructura jerárquica del trabajo

• Una unidad de trabajo “debe” aparecer en un único sitio.• La unidad de trabajo en un nivel, es la suma de las unidades de trabajo

inferiores.• En una unidad de trabajo pueden trabajar muchas personas.

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• En una unidad de trabajo pueden trabajar muchas personas.• Debe seguir la forma de trabajo que se va a llevar a cabo.• Debe implicar a los miembros del equipo del proyecto.• Cada unidad de trabajo debe estar documentada para asegurar la

precisión del alcance del trabajo a realizar.• Debe se flexible para acomodar los cambios que seguro se van a

producir.

Control de cambios

• Es muy difícil mantener constante el alcance de un proyecto, especialmente en proyectos TIC.

• Hay que evitar la tendencia en hacer que el proyecto sea cada vez más ambicioso y no acabe nunca.

• El control de cambios incluye la verificación y la gestión del alcance.

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• El control de cambios incluye la verificación y la gestión del alcance.• La verificación del alcance consiste en asegurar su aceptación y crear los

documentos que permitan comprobar que se cumple.

• Una de las mayores causas de problemas en un proyecto se deben al mal control de cambios en un proyecto:� Falta de información de parte del usuario del proyecto.� Requisitos cambiantes e incompletos.

Tener en cuenta a los usuarios

• Todos los proyectos deben tener un patrocinador perteneciente a la organización donde se desarrolla.

• El patrocinador no debe pertenecer al equipo de trabajo ni ser director del proyecto.

• Tener usuarios en el equipo del proyecto.• Tener reuniones regularmente.

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• Tener reuniones regularmente.• Realizar entregas de productos del proyecto a los usuarios.• Situar a los desarrolladores y usuarios tan cerca como sea posible

(físicamente).

Evitar los requisitos incompletos

• Establecer procesos de gestión de requisitos.• Usar técnicas como el prototipado o el modelado de casos para

entenderlos bien.• Documentar los requisitos en forma actualizada.• Realizar pruebas para comprobar que los productos satisfacen los

requisitos.

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requisitos.• No olvidar que los cambios en los requisitos afectan al resto del

proyecto: costo, tiempo, etc.

Resumen:

• La gestión del alcance incluye:� Establecer y planificar el trabajo a realizar para llevar a cabo un

proyecto en base a los requisitos y funcionalidades de los productos o servicios a desarrollar.

� Detallar el trabajo a realizar mediante una jerarquía de trabajo estructurada (WBS).

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estructurada (WBS).� Conseguir la aceptación del alcance del proyecto con todas las partes

interesadas (incluido el equipo de desarrollo).� Verificar y gestionar los cambios en el alcance del proyecto.

Gestión del costo

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Gestión del costo

• El costo es sacrificar recursos para conseguir fines: se expresa generalmente como dinero.

• Los proyectos TIC suelen costar entre un 145% y un 189% mas de lo inicialmente presupuestado.

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• Causas: � Presupuestos poco realistas.� El proyecto posee riesgos difícilmente medibles.� Requisitos poco claros: alcance poco claro: mas costo del previsto.

Estimación de costos en proyectos TIC

• Las estimaciones de costos en proyectos TIC son muy inexactos debido a cuatro razones:1. Muchas estimaciones se realizan antes de cerrar los requisitos.

2. Las personas que desarrollan software no conocen técnicas de estimación de costos.

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3. Las estimaciones se realizan en base a la experiencia de las personas que estiman. No se tiene en cuenta el equipo de trabajo. Se olvidan las los costos de integración y pruebas.

4. Existen presiones de los sponsor y clientes por mejorar el precio. Es necesario recurrir a la capacidad de negociación del director de proyectos.

Presupuesto de costos

• El presupuesto asigna los costos estimados a cada uno de los trabajos descriptos en el WBS.

• El objetivo es tener una estimación adecuada del costo total del proyecto a lo largo del tiempo.

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• Es importante para la alta dirección, los costos de las actividades de alto nivel en el WBS.

Control de costos

• Es necesario hacer un seguimiento de los costos del proyecto en ejecución para saber si se cumple lo presupuestado.

• Se necesitan mecanismos que permitan aceptar cambios en el presupuesto.

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• El control de costos necesita (entradas): estimaciones de costos, presupuesto, peticiones de cambio y el plan de gestión del costo.

• Se generan (salidas) modificaciones en el presupuesto o acciones correctivas.

• Son necesarias técnicas de medición del rendimiento del dinero: análisis del valor adquirido.

Gestión de la calidad

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La calidad en los sistemas de información

• La calidad en un grave problema en los sistemas de información.

• No se aceptan errores de funcionamiento en sistemas físicos: coches, cámaras, etc.

• Pero, está comúnmente aceptado que el software tenga defectos de

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• Pero, está comúnmente aceptado que el software tenga defectos de funcionamiento.

• Los errores en el software pueden causar la muerte.

El concepto de gestión de la calidad

• ISO define calidad como “la totalidad de las características que conforman un sistema, satisfacen las necesidades para las que se construyo”.

• Otra posible definición es que la calidad de un sistema se mide por cuanto se adecuan a los requisitos establecidos.

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se adecuan a los requisitos establecidos.

• El problema aquí es que los requisitos sean correctos y representen las necesidades del cliente. De esto se encarga la gestión del alcance.

• El cliente es quien decide si la calidad es aceptable. Es más, la calidad depende de todas las partes implicadas (usuario, sponsor, alta dirección, etc.).

El concepto de gestión de la calidad

• La calidad depende de una buena gestión en: alcance, tiempo y costo.

• La gestión de las calidad incluye tres procesos:� Planificación de la calidad: identificar que estándares de calidad son

relevantes para el proyecto y como satisfacerlos.� Aseguramiento de la calidad: periódicamente es necesario constatar

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� Aseguramiento de la calidad: periódicamente es necesario constatar que el proyecto satisface los requisitos y estándares de calidad impuestos en el plan.

� Control de calidad: monitorización de los entregables del proyecto para corroborar que cumplen los requisitos y llevar a cabo mejoras de calidad

Dimensiones de la calidad

• La gestión de la calidad debe tener en cuenta tanto el producto o servicio como el proceso llevado a cabo.

• La dirección del proyecto incluye la gestión de la calidad que debe buscar:� Satisfacer al cliente. Entender, manejar e influenciar las necesidades

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� Satisfacer al cliente. Entender, manejar e influenciar las necesidades y plasmarlas en los requisitos. Conformidad con estos y adecuación al uso.

� Priorizar la prevención sobre la inspección. ( implicación de la alta dirección: debe proporcionar recursos para el aseguramiento de la calidad).

� Fases confirmadas por procesos de validación y verificación: planificar, ejecutar, controlar y actuar. Se incluyen dentro de los procesos de la dirección de proyectos.

Planificación de la calidad

• Tener en cuenta los aspectos del alcance que mas afectan a la calidad:� Funcionalidad: en que grado el sistema atiende a la función para la

que se ha concebido. Funcionalidad requerida y funcionalidad opcional.

� Salida del sistema: aspecto de la interfaz, facilidad de interpretación de resultados.

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de resultados.� Rendimiento: el producto maneja convenientemente la cantidad de

información para la que fue concebido. Se adapta al crecimiento. Velocidad de respuesta.

� Mantenibilidad.

• Muchos de los aspectos de la calidad y de alcance son contrapuestos a las restricciones de tiempo y calidad.

Control de la calidad

• Los objetivos de este proceso son:

� Aceptación: decidir si los productos o servicios que se desarrollan son aceptables o no. Si alguna de las partes implicadas rechaza un subproducto, hay que rehacer el trabajo.

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� Rehacer el trabajo: las actividades a realizar para que un subproducto cumpla con las expectativas de todas las partes implicadas.

� Ajustes del proceso de control: corregir y prevenir posibles problemas debidos a una mala selección de medidas de calidad.

Gestión del tiempo

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Importancia de la gestión del tiempo

• Además del alcance y el costo, el tiempo es uno de los aspectos mas delicados de un proyecto.

• En proyectos mal planificados, se tarda un 63% - 220% mas de lo inicialmente previsto.

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• La finalización de las tareas en el tiempo previsto es lo que mas conflictos provoca en un proyecto.

• La gestión del tiempo es el conjunto de procesos necesarios para asegurar la ejecución del proyecto en el tiempo planificado.

Gestión del Tiempo.

• Definición de actividades: identificar las actividades a desarrollar para generar los entregables (en base al WBS).

• Secuenciamiento de actividades: identificar y documentar las relaciones de dependencia entre las actividades del proyecto.

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• Estimación de duración de las actividades: estimar el numero de jornadas de trabajo necesarias para completar cada actividad.

• Desarrollo del cronograma (plan de tiempos): analizar el secuenciamiento, estimación de duración y recursos necesarios para cada actividad, para crear un cronograma.

• Control del programa: controlar y gestionar los cambios en el cronograma.

Gestión de Recursos Humanos

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Gestión de Recursos Humanos

• Las personas determinan el éxito o fracaso de un proyecto. Especialmente cuando se requiere cualificación.

• La gestión de recursos humanos permiten un uso mas efectivo de las personas implicadas en un proyecto.

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• Los procesos son: � Planificación de la organización: asignación de roles y

responsabilidades.� Adquisición de personal: conseguir las personas adecuadas para el

proyecto.� Construir un equipo de trabajo: construcción de grupos de trabajo

que incrementen el rendimiento.

Planificación de la organización

• Consiste en asignar y documentar responsabilidades y roles.

• Es necesario identificar las necesidades de personal y su cualificación.

• Generalmente se crea una matriz de asignación de responsabilidades.� Las columnas representan las actividades del WBS.

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� Las columnas representan las actividades del WBS.� Las filas representan las unidades organizativas que se encargan del

trabajo.� Las celdas asignan las responsabilidades de las actividades a las

unidades organizativas.

Fase / Unidad Dirección del Proyecto

Departamento de Formación

Departamento de Comunicación

Unidad de Informática

ROLES

1.- Requerimientos P R O O P=Participante

Planificación de la organización

Matriz de asignación de responsabilidades (fases)

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2.- Diseño P R O O R=Responsable

3.- Desarrollo R V O R V=Revisión Requerida

4.- Pruebas V V V R O=Opinión Requerida

5.- Finalización V V V P F=Firma Requerida

Unidades Organizativas / Actividades del WBS

1.1 1.2 1.3 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 3.1 3.2 3.3

Jefe Depto. Sistemas de Información V R R O O V V V V R R R

Asesor Técnico R P P R R R R R V O O O

Documentador 1 P O P P P P P P

Documentador 2 P O P P P P P P

Pplanificación de la organización

Matriz de asignación de responsabilidades (actividades)

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Responsable Calidad 1 R

Responsable Calidad 2 P

Programador 1 P O O O O P P P



Bibliografía:

• [PMBOK] A guide to the project management body of knowledge, Project Management Institute, 2000.

• Information Technology Project Management, Kathy Schwalbe, Thomsom Learning, 2002 .

• www.pmi.org• www.standishgroup.org

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• www.standishgroup.org

Gestion de Proyectos Informaticos - PMI

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