introducción a la gestión de proyectos pmi

En este curso aprenderá cuál es el enfoque para gestionar cualquier proyecto

independientemente de su tamaño, complejidad o duración. Tanto si quiere organizar una

boda como desarrollar un nuevo producto o enviar un astronauta a Marte, para asegurarse el

éxito, necesitará organizarse y realizar una serie de tareas de gestión.

Usaremos la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK

5ª edición) realizada por la mayor organización mundial de profesionales de la gestión de

proyectos, el Project Management Institute. En ella se describe la evolución por la que

atraviesa todo proyecto, se definen los conceptos fundamentales y se explican las tareas a

realizar para cumplir los objetivos con éxito.

Esta norma se desarrolló a partir de las buenas prácticas reconocidas de los profesionales

dedicados a la dirección de proyectos que han contribuido a su desarrollo.

Existen otras guías similares como la internacional ISO 21500 y la PRINCE2 en el Reino

Unido.

Qué es un Proyecto

¿Pero qué es un proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o

resultado único.

La naturaleza temporal de los proyectos implica que un proyecto tiene un principio y un

final definidos. Hay otras formas de producir un bien o servicio pero que no son proyectos

como por ejemplo un sistema de producción continua para fabricar tornillos. La materia

prima pasa por una serie de procesos que dan lugar al producto final. En la práctica en las

empresas se dan varios tipos de sistemas productivos, por ejemplo en la fábrica de tornillos

se debió de realizar un proyecto para el diseño y construcción de la propia fábrica. También

cuando se decide desarrollar un nuevo modelo de tonillo. El diseño y las modificaciones de

los procesos para poder fabricar el nuevo modelo de tornillo se realizan mediante la gestión

de proyectos y, una vez finalizado, se comienza la fabricación en serie.

Que los proyectos sean un esfuerzo temporal no significa que tengan que durar poco, eso

dependerá del tipo de proyecto.

Un proyecto puede ser una fase de otro proyecto mayor. Por ejemplo el diseño de la fábrica

de tornillos es un proyecto en sí mismo pero puede ser una fase del proyecto de crear la

nueva fábrica. Otras fases pueden ser el estudio de viabilidad, la construcción de la fábrica

y la puesta en marcha. Todas ellas tienen un inicio y un final definidos.

Grupos de procesos de un Proyecto

Todos los proyectos pasan por unos estados característicos. Como hemos dicho tienen un

principio y un fin temporal, así que ya tenemos los dos primeros, INICIO y CIERRE.

Lo que hacemos habitualmente cuando estamos trabajando en un proyecto, es decir, al

grupo de procesos en el que realizamos las tareas propias para obtener el producto o

servicio lo llamamos EJECUCIÓN.

Para gestionar un proyecto con éxito tenemos que añadir dos grupos de procesos más que

son los que van a marcar la diferencia entre gestionar un proyecto con constantes problemas

en los que nos sentimos como bomberos apagando fuegos, y gestionar un proyecto de

manera profesional con garantías de éxito.

Antes de ejecutar nada se ha de PLANIFICAR lo que se quiere ejecutar. Este trabajo previo

minimizará los riesgos inherentes a todo proyecto y nos dará las guías para saber, durante la

ejecución, si vamos por el camino correcto o hay que tomar medidas correctoras.

Una vez ejecutando tenemos que comparar nuestro progreso con lo planificado y si nos

hemos desviado debemos realizar cambios. Estos procesos los agruparemos en lo que

llamaremos SEGUIMIENTO Y CONTROL.

Por tanto en todos los proyectos tenemos que realizar tareas o procesos que agruparemos

en:

1. INICIO 2. PLANIFICACIÓN 3. EJECUCIÓN 4. SEGUIMIENTO Y CONTROL 5.

CIERRE.

En PMI los llamamos Grupos de Procesos ya que cada uno tiene una serie de procesos que

deberemos tener en cuenta en cada proyecto.

Los procesos no son más que unas tareas o trabajos para gestionar y dirigir los proyectos.

Inicio

Como todo proyecto tienen un inicio existen unas tareas o procesos de gestión que

realizaremos las primeras. Son aquellas que realizamos para definir el nuevo proyecto y con

el que obtenemos la autorización formal para comenzar.

Se define el alcance inicial y se comprometen los recursos financieros iniciales. Además se

identifican las personas interesadas en el proyecto (stakeholders), tanto internas como

externas, que van a participar y ejercer alguna influencia sobre el resultado global.

Idealmente es en este momento cuando se selecciona el director de proyecto.

Toda esta información se registra en el acta de constitución del proyecto y en el registro de

interesados. En el momento en que se aprueba el acta de constitución del proyecto, éste se

considera oficialmente autorizado.

Los proyectos complejos de gran tamaño deberían dividirse en fases separadas. En dichos

proyectos, lo procesos de Inicio se llevan a cabo en las fases subsiguientes. Ejecutar los

procesos de Inicio en el comienzo de cada fase ayuda a mantener el proyecto centrado en la

necesidad de negocio que el proyecto se comprometió a abordar.

Involucrar a los patrocinadores, clientes y otros interesados durante el inicio genera un

entendimiento común de los criterios de éxito, reduce los gastos generales de participación

y, en general, mejora la aceptación de los entregables y la satisfacción del cliente y los

demás interesados.

Planificación

El grupo de procesos de Planificación está compuesto por aquellos procesos realizados para

establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, y desarrollar la línea

de acción requerida para alcanzar dichos objetivos.

Debido a la naturaleza compleja de la dirección de proyectos a medida que se va

recopilando y comprendiendo más información o más características del proyecto, es

probable que se requiera un planificación adicional.

El beneficio clave de este grupo de procesos consiste en trazar la estrategia y las tácticas,

así como la línea de acción o ruta para completar con éxito el proyecto.

De este grupo de procesos obtendremos el plan para la dirección del proyecto y los

documentos del proyecto que explorarán todos los aspectos del alcance, el tiempo, el costo,

la calidad, las comunicaciones, los recursos humanos, los riesgos, las adquisiciones y la

participación de los interesados del proyecto.

Dependiendo del tamaño y complejidad del proyecto se podrán realizar más o menos

documentos así como más extensos o menos. Es decisión del director del proyecto adaptar

la guía para la dirección de proyectos a su caso concreto.

Los mínimos documentos que se deberán realizar son:

1. Definir el alcance del proyecto. Qué es lo que queremos conseguir. 2. El cronograma. Cuándo lo obtendremos. 3. El presupuesto. A qué coste.

Ejecución

El grupo de procesos de Ejecución está compuesto por aquellos procesos realizados para

completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto, que redactamos en

los procesos de planificación, a fin de cumplir con las especificaciones del mismo. Este

grupo de procesos implica coordinar personas y recursos, gestionar las expectativas de los

interesados, así como integrar y realizar las actividades del proyecto conforme al plan para

la dirección del proyecto.

Gran parte del presupuesto del proyecto se utilizará en la realización de los procesos de este

grupo.

Se debe ejecutar lo que se planificó y solo eso para evitar desviaciones. Las modificaciones

posteriores deberán estar previamente estudiadas y validadas. Esto se realiza en el grupo de

procesos que veremos a continuación, el de seguimiento y control. Estos dos, Ejecución y

Seguimiento y Control se realizan simultáneamente ya que durante la ejecución del

proyecto, en función de los resultados obtenidos, se puede requerir una actualización de la

planificación y una revisión de sus metas. Esto puede incluir cambios en la duración

prevista de las actividades, cambios en la disponibilidad y productividad de los recursos, así

como responder a riesgos no previstos.

Seguimiento y Control

Si solo ejecutásemos no nos daríamos cuenta si nos estamos desviando de nuestros

objetivos o incluso si estamos cometiendo errores, por eso, a la vez que ejecutamos

debemos controlar el trabajo realizado.

El grupo de procesos de Seguimiento y Control está compuesto por aquellos procesos

requeridos para rastrear, analizar y dirigir el progreso y el desempeño del proyecto, para

identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios

correspondientes.

El beneficio clave de este grupo de procesos radica en que el desempeño del proyecto se

mide y se analiza a intervalos regulares para identificar variaciones respecto del plan

inicial.

Se controlan los cambios y se recomiendan acciones correctivas o preventivas para

anticipar posibles problemas.

Se monitorean las actividades del proyecto comparándolas con el plan inicial.

Se controla que solo se ejecuten cambios aprobados.

Éste monitoreo continuo proporciona conocimiento sobre la salud del proyecto y permite

identificar las áreas que requieren más atención.

Cierre

Todo proyecto tiene un inicio y un final. Los procesos de cierre son aquellos realizados

para finalizar todas las actividades para completar formalmente el proyecto.

Es en éste momento cuando entregamos el bien o servicio producido al cliente, ya sea

interno o externo. Esta entrega la formalizaremos dejando recogida la aceptación del

cliente.

Pero no solo hay que entregar el bien o servicio producido, antes realizaremos tareas de

cierre importantes como:

Cerrar los contratos que hayamos realizado con terceros para producir ese bien o

servicio.

Documentaremos lo que hayamos aprendido durante el proyecto en las Lecciones

Aprendidas para que nos sirva para futuros proyectos.

Archivaremos todos los documentos relevantes del proyecto para poder usarlos en

el futuro como datos históricos.

Evaluaremos a los miembros del equipo y liberamos los recursos del proyecto.

El cierre se puede dar tanto porque hemos finalizado el bien o servicio que queríamos

realizar o porque el proyecto se cancela.

Áreas de conocimientos

Las distintas tareas o procesos que debemos realizar para gestionar un proyecto los hemos

agrupados inicialmente en Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y control y Cierre.

También se pueden agrupar según el área de conocimientos al que pertenezcan. Por

ejemplo hay tareas o procesos necesarios para planificar el presupuesto y otros para

planificar el cronograma. Ambas pertenecen al grupo de procesos de Planificación pero

unos están relacionados con el presupuesto y otros con el cronograma.

Las áreas de conocimiento se utilizan en la mayoría de los proyectos durante la mayor parte

del tiempo.

La guía PMBOK 5ª edición define 10 áreas de conocimiento:

1. GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO. Los procesos de esta área

de conocimiento tratan de unificar todos los demás procesos para darle coherencia.

Corresponden a los propios del director de proyectos.

2. GESTIÓN DEL ALCANCE. Se gestiona todo el trabajo requerido para completar el

proyecto. Se enfoca en definir qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto.

3. GESTIÓN DEL TIEMPO. Incluye los procesos necesarios para completar el

proyecto en el plazo requerido.

4. GESTIÓN DEL COSTE. Incluye los procesos relacionados con planificar, estimar,

presupuestar, financiar, gestionar y controlar los costes de manera que se complete

el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

5. GESTIÓN DE LA CALIDAD. La gestión de la calidad trabaja para asegurar que se

alcancen y se validen los requisitos del proyecto, incluidos los del producto.

6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS. Incluye los procesos que organizan,

gestionan y conducen al equipo del proyecto.

7. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES. Incluye los procesos requeridos para

asegurar que la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento,

recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la información del

proyecto sean oportunas y adecuadas.

8. GESTIÓN DE LOS RIESGOS. Incluye los procesos que tienen por objetivo

aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la

probabilidad y el impacto de los eventos negativos en el proyecto.

9. GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES. Incluye los procesos necesarios para

comprar o adquirir productos, servicios que es preciso obtener fuera del equipo de

proyecto.

10. GESTIÓN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO. Incluye los procesos

necesarios para identificar a las personas que pueden afectar o ser afectadas por el

proyecto a fin de lograr su participación eficaz.

Procesos

Si agrupamos todos los procesos de la gestión de proyectos en una tabla según pertenezcan

a los cinco grupos de procesos y a las diez áreas de conocimiento obtenemos la siguiente

matriz.

Vamos a ir explicando en los siguientes capítulos que es lo que debemos hacer en cada

casilla de esta matriz viendo cómo evolucionan cada grupo de conocimientos por las

distintas etapas.

También adjuntamos la tabla con los procesos según la norma ISO 21500 que como podrás

comprobar es muy parecida.

procesos ISO 21500

Iniciar la gestión de la Integración

El primer grupo de conocimientos es Integración.

La gestión de la Integración del proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para

identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de

dirección del proyecto. Los procesos se presentan diferenciados con interfaces definidas

para poder identificarlos aunque en la práctica se superponen e interactúan entre ellos de

formas que no pueden detallarse en su totalidad. La integración se encarga de dar

coherencia a todos los procesos por eso hay procesos de Integración en Inicio,

Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control, y Cierre.

El primer proceso de Integración está en Inicio al que llamamos Desarrollar el Acta de

Constitución del Proyecto. Es el proceso de desarrollar un documento que autoriza

formalmente la existencia del proyecto y confiere al director del proyecto la autoridad para

asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto.

En este documento se recoge cuanta información se tenga hasta ese momento sobre el

proyecto, normalmente será información de alto nivel que se desarrollará en sucesivos

procesos posteriores. Se puede incluir:

El enunciado del trabajo del proyecto que será una descripción narrativa de los

productos, servicios o resultados que debe entregar el proyecto.

El caso de negocio. Documento que determina la viabilidad del proyecto en

términos de inversión.

Acuerdos si los hubiera.

Factores Ambientales de la Empresa (FAEs) que pueden influir en el proyecto.

Como pueden ser; los estándares gubernamentales, estándares de la industria o

reglamentos aplicables, la cultura y estructura de la organización, y las condiciones

del mercado.

Activos de los Procesos de la Organización (APOs) que pueden influir en el

proyecto. Como pueden ser; los procesos estándar de la organización, políticas y

definiciones de procesos, plantillas de documentos, información histórica y base de

conocimientos de lecciones aprendidas.

Un aspecto clave de este documento es que se nombra al director de proyecto y una vez

aprobado confiere al director de proyecto de la autoridad necesaria para realizarlo.

Planificar la gestión de la Integración

En Planificación tenemos un proceso de Integración que es: Desarrollar el Plan de

Dirección del Proyecto.

En este proceso definimos, preparamos y coordinamos todos los planes secundarios y los

incorporaremos en un plan integral para la dirección del proyecto. El beneficio clave de

este proceso es un documento central que define la base para todo el trabajo del proyecto.

El plan para la dirección del proyecto define la manera en que el proyecto se ejecuta, se

monitorea, se controla y se cierra. El contenido del plan para la dirección del proyecto es

variable en función del área de aplicación y de la complejidad del proyecto.

Se realizará mediante iteraciones ya que las salidas de muchos de los otros procesos de

Planificación se integrarán en este plan. Además los cambios realizados sobre estos

documentos pueden requerir actualizaciones al plan para la dirección del proyecto.

Este plan se actualizará progresivamente una vez en ejecución gracias a los procesos que

realizaremos en Seguimiento y Control.

Ejecutar la gestión de la Integración

Cuando hayamos terminado de realizar los planes que componen el Plan de Dirección del

Proyecto pasaremos a la etapa de Ejecución donde tendremos que Dirigir y Gestionar los

Trabajos.

Dirigir y Gestionar el Trabajo del proyecto es el proceso de liderar y llevar a cabo el trabajo

definido en el plan para la dirección del proyecto e implementar los cambios aprobados

para alcanzar los objetivos del proyecto.

Durante la ejecución del proyecto se recopilan los datos de rendimiento del trabajo, se actúa

sobre ellos y se comunican de manera adecuada. Estos datos de rendimiento se utilizarán

como entrada para el grupo de procesos de Seguimiento y Control.

El proceso de Dirigir y Gestionar los Trabajos también requiere la revisión del impacto de

todos los cambios del proyecto y la implementación de los cambios aprobados.

Necesitaremos tener la última versión aprobada del Plan de Dirección del Proyecto así

como las Solicitudes de Cambio aprobadas. Esta documentación nos dirá qué debemos

hacer y solo lo que debemos hacer. No se debe ejecutar nada que no esté previamente

aprobado. Esto evitará muchos errores y desviaciones del alcance.

De este proceso obtendremos los diferentes entregables, que son las partes del producto o

servicio que estamos produciendo. Los entregables son en general componentes tangibles

que se generan para cumplir con los objetivos del proyecto.

Seguir y Controlar la gestión de la

Integración

A la vez que ejecutamos hacemos un seguimiento y control a los trabajos para poder

detectar las desviaciones a lo planificado.

En Integración tenemos el proceso de Controlar el trabajo del proyecto donde damos

seguimiento, revisamos e informamos del avance para cumplir con los objetivos de

rendimiento definidos en el Plan de Dirección de Proyecto.

El seguimiento es un aspecto de la dirección del proyecto que se realiza a lo largo de todo

el proyecto. Permite conocer la salud del proyecto e identificar las áreas que pueden

requerir una atención especial.

Como consecuencia de la comparación entre los resultados planificados y los reales,

pueden emitirse solicitudes de cambio para que puedan ser analizadas. El proceso de

estudiar todas las solicitudes de cambios, aprobarlas y aplicar los cambios al proyecto se

llama Control integrado de Cambios.

Los cambios quedan documentados y se gestionan de una manera integrada de forma que se

reduce el riesgo de errores y se consigue que los cambios estén alineados con los objetivos

del proyecto.

El proceso de realizar el Control Integrado de Cambios interviene desde el inicio del

proyecto hasta su finalización y es responsabilidad última del director del proyecto.

Cerrar la gestión de la Integración

Una vez terminado los trabajos debemos Cerrar el Proyecto o la fase de una manera

formal. También debemos cerrar el proyecto si es cancelado antes de su finalización.

En este proceso verificamos que se ha realizado todo el trabajo planeado y que este trabajo,

los entregables, han sido aceptados por el cliente.

Se realiza la transferencia al cliente del producto o servicio final para el que se autorizó el

proyecto formalizando el fin del proyecto.

La documentación del proyecto se archiva.

Se termina de redactar y se archivan las lecciones aprendidas. Esta información pasará a

formar parte de la base de conocimientos para su utilización en futuros proyectos o fases.

Esto puede incluir información sobre incidentes y riesgos, así como sobre técnicas que

funcionaron bien.

Planificar la gestión del Alcance

La gestión del Alcance incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto

incluya todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo para completar el proyecto con

éxito. Gestionar el Alcance del proyecto se enfoca primordialmente en definir y controlar

qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto.

En el grupo de procesos de Planificación la gestión del Alcance comienza con el proceso

Planificar la Gestión del Alcance donde creamos un plan para su gestión donde

documentamos cómo se va a definir, validar y controlar el alcance.

Posteriormente hay que Recopilar los Requisitos. Que es el proceso de determinar,

documentar y gestionar las necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con

los objetivos del proyecto.

Una vez recopilados los requisitos hay que Definir el Alcance donde desarrollamos una

descripción detallada del proyecto y del producto. Se describe cuáles de los requisitos

recopilados serán incluidos y cuáles excluidos del alcance del proyecto.

La preparación de un enunciado detallado del alcance del proyecto es fundamental para el

éxito del proyecto.

Con la definición del alcance tenemos que Crear la Estructura de Desglose del Trabajo

(EDT) que es el proceso de subdividir los entregables y el trabajo en componentes más

pequeños y más fáciles de gestionar.

Seguir y Controlar la gestión del Alcance

Con el proceso Validar el Alcance formalizamos la aceptación de los entregables del

proyecto que vayan completando. Aporta objetividad al proceso de aceptación y aumenta

las posibilidades de que el producto o servicio final sea aceptado mediante la validación de

cada entregable individual.

Los entregables, verificados internamente por el proceso de control de calidad, se revisan

con el cliente para asegurarse que se han completado satisfactoriamente y que reciben su

aceptación formal.

Con el proceso Controlar el Alcance se monitorea el estado del alcance del proyecto y se

gestionan cambios del alcance. Este proceso puede generar solicitudes de cambio que se

estudiarían en el Control Integrado de Cambios.

La expansión incontrolada del alcance sin ajustes se denomina corrupción del alcance. Los

cambios son inevitables por lo que es obligatorio para todo proyecto contar con algún tipo

de proceso de control de cambio.

Planificar la gestión del Tiempo

La gestión del tiempo incluye los procesos requeridos para gestionar la terminación en

plazo del proyecto.

En Planificación realizaremos:

Planificar la Gestión del Cronograma donde estableceremos las políticas, los

procedimientos y la documentación para planificar, desarrollar, ejecutar y controlar el

cronograma del proyecto.

Definir las Actividades, proceso de identificar y documentar las acciones específicas que

se deben realizar para generar los entregables del proyecto.

Secuenciar las Actividades donde identificaremos y documentaremos las relaciones

existentes entre las actividades del proyecto.

Estimar los Recursos de las Actividades. Proceso de estimar el tipo y las cantidades de

materiales, recursos humanos, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada una de

las actividades.

Desarrollar el Cronograma. En este proceso obtendremos el cronograma que será nuestro

modelo de programación del proyecto con el que, cuando estemos ejecutando, podremos

comparar para saber si vamos adelantados o atrasados. Para realizarlo analizaremos las

secuencias de actividades, duraciones, requisitos de recursos y restricciones del

cronograma.

Seguir y Controlar la gestión del Tiempo

Cuando estamos ejecutando una labor fundamental que debemos realizar es controlar el

tiempo del proyecto. Tenemos que saber en todo momento si vamos atrasados o

adelantados con respecto a la planificación y cuál será la fecha prevista de finalización del

proyecto. Para ello realizaremos el proceso Controlar el Cronograma.

Es el proceso de seguimiento del estado de las actividades del proyecto para actualizar el

avance del mismo y gestionar los cambios del cronograma a fin de cumplir con el plan.

El beneficio clave de este proceso es que proporciona los medios para detectar desviaciones

con respecto al plan y establecer acciones correctivas y preventivas para minimizar el

riesgo.

Entre las diferentes técnicas que se pueden usar se cuentan; el análisis de tendencias, el

método de la ruta crítica, el método de la cadena crítica y la gestión del valor ganado.

En proyectos de cierta envergadura se suelen usar herramientas informáticas específicas

que ayudan a realizar el modelo del cronograma y su seguimiento. Los más conocidos y

usados son el Microsoft project y Primavera P6.

Planificar la gestión del Coste

La gestión del coste del proyecto incluye los procesos relacionados con planificar, estimar,

presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo

que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

Para planificar el coste realizaremos los siguientes procesos:

Planificar la Gestión del Coste. Es el proceso que establece las políticas, los

procedimientos y la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y

controlar los costes del proyecto.

Estimar los Costes. Consiste en desarrollar una aproximación de los recursos financieros

necesarios para completar las actividades del proyecto.

Determinar el Presupuesto. Sumando los costes estimados de las actividades individuales

obtenemos el presupuesto del proyecto.

En los proyectos pequeños la estimación de costes y la preparación del presupuesto están

tan estrechamente ligados que se consideran un solo proceso.

La definición del Alcance, el cronograma y el presupuesto son los tres elementos básicos

que todo proyecto debe tener definido antes de pasar a ejecutar.

Seguir y Controlar la gestión del Coste

Para evitar desviaciones incontroladas del presupuesto realizaremos un seguimiento con el

proceso Controlar los Costes. Actualizaremos los costes de proyecto y gestionaremos los

posibles cambios.

El beneficio clave de este proceso es que proporciona los medios para detectar desviaciones

con respecto al plan con objeto de tomar acciones correctivas y minimizar el riesgo.

Gran parte del esfuerzo de control de costes se dedica a analizar la relación entre los fondos

del proyecto consumidos y el trabajo real efectuado correspondiente a dichos gastos. Una

herramienta muy útil es la Gestión del Valor Ganado.

La Gestión del Valor Ganado es una metodología que combina medidas de alcance,

cronograma y recursos para evaluar el rendimiento y el avance del proyecto. Integra la

planificación del alcance con la planificación del coste, junto con la planificación del

cronograma, para generar la línea base del rendimiento, que facilita la evaluación y la

medida del rendimiento y del avance del proyecto. Estos principios se pueden aplicar a

todos los proyectos, en cualquier sector.

A menudo se utiliza software de gestión de proyectos para realizar el seguimiento de los

costes.

Planificar la gestión de la Calidad

La gestión de la Calidad trabaja para asegurar que se alcancen y se validen los requisitos

del proyecto. Se aborda la calidad tanto de la gestión del proyecto como la de sus

entregables.

Se persigue minimizar las desviaciones y proporcionar resultados que cumplan con los

requisitos especificados. Este enfoque reconoce la importancia de:

La satisfacción del cliente.

La prevención antes que la inspección.

La mejora continua.

La responsabilidad de la dirección.

El coste de la Calidad.

En Planificación debemos Planificar la Gestión de Calidad. Es el proceso de identificar

los requisitos de calidad para el proyecto y sus entregables, así como documentar la manera

en que el proyecto probará el cumplimento con los requisitos de calidad.

Dado que la calidad tiene dos vertientes, la calidad de los entregables y la calidad de la

gestión, al planificar la calidad obtendremos dos planes, el plan de gestión de calidad

enfocado a los entregables y el plan de mejoras del proceso enfocado a la propia gestión del

proyecto.

Ejecutar la gestión de la Calidad

En ejecución realizaremos el proceso de Aseguramiento de la Calidad donde damos un

seguimiento a la ejecución de los entregables para evitar desviaciones.

También cubre la mejora continua del proceso, que es un medio iterativo de mejorar la

calidad de todos los procesos. La mejora continua de procesos reduce las pérdidas y elimina

las actividades que no agregan valor.

Existen múltiples herramientas para realizar la gestión de la calidad, enumeraremos las 7

básicas:

Diagramas causa-efecto. Conocidos también como diagramas de espina de pez o

Ishikawa.

Diagramas de flujo. Muestran la secuencia de pasos.

Hojas de control. Son listas de comprobaciones.

Histogramas. Forma especial de diagrama de barras donde se ve la forma de

distribución estadística.

Diagrama de Pareto. Resalta las pocas fuentes clave responsables de la mayor parte

de los defectos. Relación 80-20%.

Diagramas de control. Determina si un proceso es estable.

Diagramas de dispersión. Busca la correlación de dos variables.

Seguir y Controlar la gestión de la Calidad

En Seguimiento y Control realizaremos el proceso de Controlar la Calidad donde

verificamos que cada entregable cumpla con las especificaciones y si no se cumple

identificamos las causas para poder realizar acciones correctivas.

Podemos usar las 7 herramientas básicas de la calidad y también realizaremos muestreos

estadísticos e inspecciones.

Una vez realizado el control de calidad a un entregable éste estará listo para su aprobación

por el cliente con el proceso que ya hemos visto de validar el alcance.

Además de entregables verificados también podemos obtener con este proceso:

Mediciones de control de calidad.

Cambios validados.

Información del rendimiento del trabajo.

Solicitudes de Cambio.

Actualizaciones al Plan de Dirección

Actualizaciones de los documentos del proyecto.

Planificar la gestión de los Recursos

Humanos

La gestión de los Recursos Humanos incluye los procesos que organizan, gestionan y

conducen al equipo del proyecto.

El equipo del proyecto son todas las personas que intervienen directamente en el proyecto.

El equipo de dirección de proyecto es un subgrupo del anterior y es responsable de las

actividades de dirección y liderazgo, es el equipo de apoyo al Director del Proyecto.

Planificar la Gestión de Recursos Humanos. Es el proceso de identificar y documentar

los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las

relaciones de comunicación, así como de crear un plan para la administración de personal.

La planificación de los recursos humanos se utiliza para determinar e identificar aquellos

recursos humanos que posean las habilidades requeridas para el éxito del proyecto.

Contiene el cronograma para la adquisición y liberación del personal, la identificación de

necesidades de capacitación, las estrategias para desarrollar el espíritu de equipo, los planes

para los programas de reconocimiento y recompensas, las consideraciones relativas al

cumplimiento, los asuntos relativos a la seguridad y el impacto del plan para la

administración de personal en la organización.

Una de las tareas del director de proyecto es la de crear relaciones de trabajo entre los

miembros del equipo de proyecto. Incluye la interacción formal e informal con otras

personas de la organización o entorno profesional. La creación de relaciones puede ser una

técnica útil en el inicio de un proyecto.

Ejecutar la gestión de los Recursos

Humanos

Durante la etapa de ejecución tendremos tres procesos de gestión de los recursos humanos.

Adquirir el equipo de Proyecto. Es el proceso de confirmar la disponibilidad de recursos

humanos y obtener el equipo necesario para completar las actividades del proyecto. El

beneficio clave de este proceso consiste en describir y guiar la selección del equipo y la

asignación de responsabilidades para obtener un equipo competente.

Desarrollar el equipo de Proyecto. Es el proceso de mejorar las competencias, la

interacción entre los miembros y el entorno general del equipo para lograr un mejor

desempeño del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que produce como resultado

una mejora del trabajo en equipo, mejoras de las habilidades y competencias personales,

empleados motivados, reducción de las tasas de rotación de personal y un rendimiento

general del proyecto mejorado.

El trabajo en equipo es un factor crítico para el éxito del proyecto y el desarrollo de equipos

de proyecto eficaces es una de las responsabilidades fundamentales del director de

proyecto.

Dirigir el equipo de Proyecto. Es el proceso de seguimiento del rendimiento de los

miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y gestionar los

cambios en el equipo con el fin de optimizar el rendimiento del proyecto. El beneficio clave

de este proceso es que influye en el comportamiento del equipo, gestiona los conflictos,

resuelve los problemas y evalúa el rendimiento de los miembros del equipo.

La dirección del equipo requiere de una variedad de habilidades directivas para fomentar el

trabajo en equipo e integrar los esfuerzos de los miembros del equipo. Implica una

combinación de habilidades con especial énfasis en la comunicación, la gestión de

conflictos, la negociación y el liderazgo.

Planificar la gestión de las Comunicaciones

La gestión de las Comunicaciones incluye los procesos requeridos para asegurar que la

información sea oportuna y adecuada. Los directores de proyecto emplean la mayor parte

de su tiempo comunicándose con los miembros del equipo y otros interesados en el

proyecto, tanto internos como externos.

En Planificación debemos Planificar la Gestión de las Comunicaciones. Es el proceso de

desarrollar un enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones del proyecto sobre la

base de las necesidades y requisitos de información de los interesados y de los activos de la

organización disponibles.

El beneficio clave de este proceso es que identifica y documenta el enfoque a utilizar para

comunicarse con los interesados de la manera más eficaz y eficiente. Una planificación

incorrecta de las comunicaciones puede dar lugar a problemas tales como demoras en la

entrega de mensajes, comunicación de información a la audiencia equivocada, o

comunicación insuficiente con los interesados y mala interpretación o comprensión del

mensaje transmitido.

Un componente clave de la planificación de las comunicaciones reales del proyecto es la

determinación y delimitación de quién se comunicará con quién, y de quién recibirá qué

información.

Ejecutar la gestión de las Comunicaciones

En Ejecución tendremos que Gestionar las Comunicaciones. Es el proceso de crear,

recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y realizar la disposición final de la información

del proyecto de acuerdo con el plan de gestión de las comunicaciones.

El beneficio clave de este proceso es que permite un flujo de comunicaciones eficaz y

eficiente entre los interesados del proyecto. Este proceso va más allá de la distribución de

información relevante y procura asegurar que la información que se comunica a los

interesados del proyecto haya sido generada adecuadamente, recibida y comprendida.

Existen programas informáticos que configuran un Sistemas de Gestión de la Información,

son herramientas que nos ayudan a gestionar la información del proyecto y distribuirla.

Muy útiles cuando el volumen de información y el número de interesados es alto.

Seguir y Controlar la gestión de las

Comunicaciones

En Seguimiento y Control realizaremos el proceso de Controlar las Comunicaciones. Es

el proceso de monitorear y controlar las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida

del proyecto para asegurar que se satisfagan las necesidades de información de los

interesados.

El beneficio clave de este proceso es que asegura, en cualquier momento, un flujo óptimo

de información entre todos los participantes de la comunicación.

El impacto y las repercusiones de las comunicaciones del proyecto deben evaluarse y

controlarse cuidadosamente para asegurar que se entrega el mensaje adecuado a la

audiencia adecuada en el momento adecuado.

Como todo proceso de Seguimiento y Control este proceso puede dar como resultado

modificaciones a los planes contenidos en el Plan de Dirección del Proyecto. Por ejemplo

algunos elementos concretos de comunicación, tales como incidentes o indicadores calve

del rendimiento, pueden desencadenar una revisión inmediata, mientras que otros no lo

harán.

Planificar la gestión de los Riesgos

La gestión de los Riesgos del proyecto incluye los procesos para llevar a cabo la

planificación de la gestión de riesgos, así como la identificación, análisis planificación de

respuesta y control de los riesgos de un proyecto. Los objetivos de la gestión de los riesgos

consisten en aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la

probabilidad y el impacto de los eventos negativos en el proyecto.

El riesgo es un evento o condición incierta que, de producirse, tiene un efecto positivo o

negativo (oportunidades y amenazas) en los objetivos del proyecto, tales como el alcance,

el cronograma, el coste y la calidad.

Los riesgos tienen su origen en la incertidumbre que está presente en todos los proyectos.

Los procesos de gestión de los riesgos en Planificación son:

Planificar la Gestión de Riesgos. Es el proceso de definir cómo realizar las

actividades de gestión de riesgos de un proyecto.

Identificar los Riesgos. El proceso de determinar los riesgos que pueden afectar al

proyecto y documentar sus características.

Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos. El proceso de priorizar riesgos para

análisis o acción posterior, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia e

impacto de dichos riesgos.

Realzar el Análisis Cuantitativo de Riesgos. El proceso de analizar

numéricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales

del proyecto.

Planificar la Respuesta a los Riesgos. El proceso de desarrollar opciones y

acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del

proyecto.

Seguir y Controlar la gestión de los

Riesgos

En Seguimiento y Control debemos de Controlar los Riesgos. Es el proceso de

implementar los planes de respuesta a los riesgos, monitorear los riesgos identificados,

monitorear los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos y evaluar la efectividad del

proceso de gestión de los riesgos. El objetivo clave de este proceso es que se optimiza de

manera continua la respuesta a los riesgos.

El proceso de Controlar los Riesgos puede implicar la selección de estrategias alternativas,

la ejecución de un plan de contingencia o de reserva, la implementación de acciones

correctivas y la modificación del plan para la dirección del proyecto.

Las estrategias para gestionar los riesgos negativos (amenazas) son:

Evitar. Se realizan las acciones oportunas para eliminar el riesgo.

Transferir. Por ejemplo cuando se contrata un seguro. No se elimina el riesgo, se

transfiere a un tercero.

Mitigar. Se minimizan las posibles repercusiones.

Aceptar. Cuando no es posible o rentable abordar el riesgo específico de otra

manera.

Las estrategias para gestionar los riesgos positivos (oportunidades) son:

Explotar. Se intenta asegurar que la oportunidad se haga realidad.

Mejorar. Se intenta aumentar la probabilidad o los efectos positivos.

Compartir. Se asigna parte de la propiedad de la oportunidad a un tercero mejor

capacitado para capturar la oportunidad en beneficio del proyecto. Por ejemplo

cuando se forman las uniones temporales de empresas.

Aceptar. Se acepta la oportunidad sin buscarla de manera activa.

Planificar la gestión de las Adquisiciones

La gestión de las Adquisiciones incluye los procesos necesarios para comprar o adquirir

productos, servicios, servicios o resultados que es preciso obtener fuera del equipo del

proyecto.

Los procesos de gestión de las Adquisiciones, desde planificar las adquisiciones hasta

cerrar las adquisiciones, se realizan por cada una de los elementos que se va a adquirir.

En Planificación realizaremos el proceso de Planificar la Gestión de adquisiciones del

Proyecto. Es el proceso de documentar las decisiones de adquisiciones, especificar el

enfoque e identificar a los proveedores potenciales.

El beneficio clave de este proceso es que determina si es preciso obtener apoyo externo y,

si fuera el caso, qué adquirir, de qué manera, en qué cantidad y cuándo hacerlo.

En este proceso se analiza si es mejor hacer por medios propios o comprar. Para ello se

tiene en cuenta no solo el precio final sino otras restricciones del proyecto como el

cronograma y la calidad.

De este proceso obtendremos el plan de gestión de las adquisiciones, la descripción del

trabajo relativo a la adquisición, los documentos de la adquisición, los criterios de selección

de proveedores y el análisis de hacer o comprar.

Ejecutar la gestión de las Adquisiciones

En Ejecución deberemos Realizar las Adquisiciones. Es el proceso de obtener respuestas

de los vendedores, seleccionarlos y adjudicarles un contrato. El beneficio clave de este

proceso es que permite alinear las expectativas de los interesados internos y externos a

través de acuerdos establecidos.

A lo largo de este proceso el equipo recibirá ofertas y propuestas, y aplicará criterios de

selección definidos en planificación para seleccionar uno o más vendedores que estén

calificados para efectuar el trabajo y que sean aceptables como tales.

Para el éxito de este proceso es fundamental haber realizado correctamente la descripción

de los trabajos que se van a subcontratar y que debimos realizar en la fase de Planificación.

Para la selección del vendedor podemos usar diferentes herramientas como:

Conferencia de Oferentes. Son reuniones entre el comprador y todos los posibles

vendedores que se celebran antes de la presentación de ofertas. Se utilizan para

asegurar que todos poseen la misma información y no se reciba un trato preferente.

Técnicas de evaluación de propuestas. Se ponderan previamente las diferentes

cualidades.

Estimaciones independientes. En el caso de adquisiciones complejas se puede

recurrir a una organización o experto externo para que realice una estimación de

coste que servirá como base de comparación de las propuestas.

Juicio de experto. Se puede recurrir a expertos o equipos multidisciplinarios para la

revisión de las ofertas.

Publicidad. Para ampliar la lista de vendedores.

Técnicas analíticas. Para el estudio de las ofertas.

Negociación de adquisiciones. Aclara los términos relativos a las compras para que

se logre alcanzar un acuerdo mutuo antes de firmar el contrato.

Seguir y Controlar la gestión de las

Adquisiciones

En Seguimiento y Control realizaremos el proceso de Controlar las Adquisiciones. Es el

proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecución de los

contratos y efectuar cambios y correcciones al contrato según corresponda.

El beneficio clave de este proceso es que garantiza que el rendimiento tanto del vendedor

como del comprador satisface los requisitos de adquisición de conformidad con los

términos del acuerdo legal.

Controlar las Adquisiciones también tiene un componente de gestión financiera que implica

el seguimiento de los pagos efectuados al vendedor.

Se revisa y documenta el rendimiento actual y anterior de un vendedor de acuerdo con el

contrato y se establecen acciones correctivas según las necesidades.

Cerrar la gestión de las Adquisiciones

En cierre deberemos de Cerrar las Adquisiciones. Es el proceso de finalizar cada

adquisición. El beneficio clave de este proceso es que documenta los acuerdos y la

documentación relacionada para futura referencia.

El proceso también implica actividades administrativas, tales como finalizar reclamaciones

abiertas, actualizar registros para reflejar los resultados finales y archivar dicha información

para su uso en el futuro.

El acuerdo definitivo y equitativo de todos los asuntos, reclamaciones y controversias

pendientes a través de la negociación es un objetivo fundamental. Iniciar un litigio en los

tribunales es la opción menos deseable.

El cierre se aborda para cada uno de los contratos independientemente de en qué fase se

encuentre el proyecto.

El comprador proporciona al vendedor una notificación formal por escrito de que se

aceptan los entregables y que se ha completado el contrato.

Iniciar la gestión de los Interesados

La Gestión de los Interesados incluye los procesos necesarios para identificar a las

personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto para

poder desarrollar estrategias adecuadas a fin de lograr su participación eficaz en el

proyecto.

Al comienzo del proyecto, justo después de realizarse el Acta de Constitución del Proyecto,

deberemos Identificar a los Interesados. Es el proceso de identificar a las personas que

podrían afectar o ser afectados por el proyecto. Analizaremos y documentaremos la

información relevante relativa a sus intereses, participación, interdependencias, influencia y

posible impacto en el éxito del proyecto.

Cada proyecto tendrá interesados que se verán afectados o podrán afectar al proyecto, ya

sea de forma positiva o negativa. Si bien algunos interesados pueden tener una capacidad

limitada para influir en el proyecto, otros pueden tener una influencia significativa sobre el

mismo y sobre sus resultados esperados.

La capacidad del director del proyecto para identificar correctamente y gestionar a dichos

interesados de manera adecuada puede constituir la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Planificar la gestión de los Interesados

En Planificación realizaremos el proceso Planificar la Gestión de los Interesados. Es el

proceso de desarrollar estrategias de gestión adecuadas para lograr la participación eficaz

de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con base en el análisis de sus

necesidades, intereses y el posible impacto en el éxito del proyecto.

El beneficio clave de este proceso es que proporciona un plan claro y factible para

interactuar con los interesados del proyecto.

El nivel de participación de los interesados se puede clasificar de las siguientes maneras:

Desconocedor. Del proyecto y de sus impactos potenciales.

Reticente. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y reticente al

cambio.

Neutral. Conocedor del proyecto, aunque ni lo apoya ni es reticente.

Partidario. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y apoya el

cambio.

Líder. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y activamente

involucrado en asegurar el éxito del mismo.

Ejecutar la gestión de los Interesados

En Ejecución realizamos el proceso de Gestionar la participación de los Interesados. Es

el proceso de comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus necesidades y

expectativas, abordar los incidentes en el momento en que ocurren y fomentar la

participación adecuada de los interesados en las actividades del proyecto a lo largo del ciclo

de vida del mismo.

Gestionar la participación de los Interesados ayuda a aumentar la probabilidad de éxito del

proyecto al asegurar que los interesados comprenden claramente las metas, objetivos,

beneficios y riesgos del mismo.

El beneficio clave de este proceso es que permite al director del proyecto incrementar el

apoyo y minimizar la resistencia por parte de los interesados, aumentando

significativamente las posibilidades de lograr el éxito del proyecto.

Necesitaremos usar nuestras habilidades interpersonales como son generar confianza,

resolver conflictos, escuchar de forma activa y superar la resistencia al cambio.

También deberemos usar nuestras habilidades de gestión para facilitar el consenso hacia los

objetivos del proyecto, ejercer influencia sobre las personas para que apoyen el proyecto,

negociar acuerdos para satisfacer las necesidades del proyecto, y modificar el

comportamiento de la organización para aceptar los resultados del proyecto.

Seguir y Controlar la gestión de los

Interesados

En Seguimiento y Control realizaremos el proceso Controlar la participación de los

Interesados. Es el proceso de monitorear las relaciones generales de los interesados del

proyecto y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los interesados.

El beneficio clave de este proceso es que se mantendrá o incrementará la eficiencia y la

eficacia de las actividades de participación de los interesados a medida que el proyecto

evoluciona y su entorno cambia.

Las actividades de participación de los interesados se ejecutan durante el ciclo de vida del

proyecto por lo que se debería controlar de manera continua.

A medida que los interesados se involucran en el proyecto, se puede evaluar la eficacia

general de la estrategia de gestión de los interesados. A medida que se identifican los

cambios necesarios en el enfoque o la estrategia, puede ser necesario actualizar las

secciones afectadas del plan para la dirección del proyecto a fin de reflejar estos cambios.