GESTIN DE PROYECTOS PMIIntroduccin a la Gestin de Proyectos

Expositor: Mg Blasco Nez Velasco

OBJETIVO Adquirir los conocimientos bsicos necesarios para administrar mejor proyectos de mejora interna o servicio. Lo anterior se lograr a travs del anlisis de casos prcticos y ejercicios que permitan conocer los factores determinantes para lograr proyectos en tiempo, costo y calidad. La estructura del curso est basada en las mejores prcticas propuestas en A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), documento desarrollado por el Project Management Institute (PMI) y utilizado a nivel mundial como estndar en la prctica de administracin de proyectos.

QU ES EL PMI?El Project Management Institute -PMI- es una organizacin sin fines de lucro.Fundada en 1969 tiene cerca de 265,000 profesionales asociados de diferentes especialidades, en 170 pases.El Captulo Lima Per del PMI fue fundado en 1999.El lema del PMI es Hacer de la gestin de proyectos una herramienta para obtener resultados de negocios.

QU ES EL PMBOK?El Project Management Body of Knowedge -PMBOK- es una gua que presenta el subconjunto de fundamentos de la direccin de proyectos denominados mejores prcticas.Es adems una gua que proporciona y promueve un vocabulario comn para analizar, escribir y aplicar la gestin de proyectos.El PMI usa este documento como una referencia fundamental, pero no nica, para la direccin de proyectos en sus programas de desarrollo profesional.

QU ES SER UN PMP?El PMI es una de las pocas organizaciones en el mundo que certifica a los profesionales en la gestin de proyectos.La certificacin PMP reconoce a los expertos en gestin de proyectos que rene tanto experiencia como conocimientos de las mejores prcticas en la gestin de proyectos.El examen de certificacin consta de 200 preguntas y tiene una duracin de 4 horas.

POR QU ES IMPORTANTE UNA GUA PARA LA GESTIN DE PROYECTOS?Provee elementos para definir una metodologa.Documenta las lecciones aprendidas.Permite una definicin clara de lo que se puede hacer, sobre lo que se desea lograr.Proporciona elementos de medicin y toma de decisiones informadas.Muestra resultados de manera objetiva.

CMO SE APLICA EL PMBOK?El PMBOK describe una serie de conocimientos, habilidades, tcnicas y herramientas que pueden ser aplicados a los proyectos para satisfacer los requisitos que se plantean.El PMBOK es una gua que permite comparar, adaptar, incorporar o mejorar los procesos que una organizacin tiene para la gestin de proyectos con la finalidad de lograr cumplir con los objetivos propuestos de manera ordenada y metodolgica.

CARACTERSTICAS DEL PMBOKEs una gua, no una regla fija.Es adaptable, compatible o complementario con otras metodologas (ejem.:Marco Lgico).Describe un proceso completo, desde el inicio hasta el cierre de un proyecto.Aceptado internacionalmente.Ayuda a generar una cultura de proyectos basada en un estndar.

QU ES UN PROYECTO?Caractersticas:-Evento nico-Fecha de inicio y terminacin determinada-Costo presupuestado-Recursos definidos-Tareas definidas-Objetivos especficos-Elaboracin progresivaDefinicin de diccionario: Esfuerzo de trabajo temporal, compuesto de actividades relacionadas entre s, con un inicio y terminacin definidos; para crear un producto, resultado o servicio nico.

QU ES UN PRODUCTO ENTREGABLE?Cualquier producto, servicio o resultado medible, tangible y verificable como:- Una planta termoelctrica de 160MW producto para generar electricidad.- Centro logstico intermodal servicio de almacenamiento y manejo de carga para facilitar el transporte internacional.- Plan estratgico regional concertado al 2010 resultado o salida de un proceso.

CMO SE GENERAN LOS PROYECTOS?reincorporangeneranPROCESOSPROYECTOS

PROYECTOS DENTRO DEL PLAN ESTRATGICO PMBOK Los proyectos son una forma de organizar actividades que no pueden ser tratados dentro de los limites operativos normales de la organizacin. Por lo tanto, los proyectos se usan a menudo como un medio de lograr el plan estratgico de la organizacin.

PLANEAMIENTO ESTRATGICOMisinObjetivos estratgicosIniciativasVisinObjetivos estratgicosObjetivos estratgicosIniciativasIniciativasIniciativasIniciativasIniciativasProgramas y ProyectosProcesosFuente: 12 pasos para el xito en la gestin de proyectos. Alpha Consultora

SELECCIN DE PROYECTOSPRIORIZARSELECCIONARProyectosCancelados yPospuestosPROYECTOSAUTORIZADOS(Acta de Proyecto)ESTRATEGIARECURSOSClientesCompetenciaTecnologaMejorasNuevos ProductosFuente: 12 pasos para el xito en la gestin de proyectos. Alpha Consultora

QU ES UNA OPERACIN? Son actividades continuas y repetitivas que se realizan para poner en funcionamiento determinado producto o servicio.

CICLO DE VIDA PROYECTO DE INVERSIN PRIVADAPROYECTOINICIOPLANIFICA-CINEJECUCINSEGUIMIENTO & CONTROLCIERREInicioFinIDEA

CICLO DE VIDA - PRODUCTOPRODUCTOINTRODUCCINMADUREZDECLINACINCRECIMIENTOInicioFin

CONCEPTOS BSICOS DE LA GESTIN DE PROYECTOS SEGN EL PMI

QU ES LA GESTION DE PROYECTOS?La aplicacin de conocimientos, habilidades y tcnicas, (tanto cuantitativos como cualitativos) a las actividades de un proyecto, para cumplir con los requerimientos que le dieron origen.Beneficios:Mayor nmero de Proyectos terminados.Menores desviaciones en el cumplimiento de los tres elementos fundamentales (Tiempo, Costo y Alcance).Mejor cumplimiento de los objetivos estratgicos de la organizacin.

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO SEGN EL PMBOKProcesos de IniciacinProceso de CierreProcesos de EjecucinProcesos de PlanificacinProcesos de Seguimiento y Control

GRUPOS DE PROCESOS DE LA GESTIN DE PROYECTOS PMBOK

IniciativaDefinen y autorizan un proyecto.PlanificacinDefinen y refinan los objetivos y preparan el plan de gestin del proyecto.EjecucinIntegra a personas y otros recursos para ejecutar plan de gestin del proyecto.Seguimiento y ControlMide, supervisa y controla regularmente el avance del proyecto y los cambios.CierreFormaliza la aceptacin del producto, servicio o resultado y terminan proyecto.

REAS DE CONOCIMIENTO DE LA GESTIN DE PROYECTOS DEL PMI Divisin de la gestin de proyectos en reas especficas y el conjunto de procesos, herramientas y tcnicas relacionadas a esta.EntradasHerramientasSalidas

AREAS DE CONOCIMIENTO DEL PMI

Gestin de la IntegracinGestin del AlcanceGestin del TiempoGestin de CostosGestin de CalidadGestin de RR.HHGestin de lasComunicacionesGestin de RiesgosGestin de Adquisiciones

MAPA DE PROCESOS

Grupo de Procesos IniciacinGrupo de ProcesosPlaneacinGrupo de ProcesosEjecucinGrupo de ProcesosY ControlGrupo de ProcesosCierreGestin de laIntegracinxXXXXGestin del AlcanceXXGestin del TiempoXXGestin de CostosXXGestin de CalidadXXXGestin de RR.HHXXXGestin de las ComunicacionesXXXGestin de RiesgosXXGestin de AdquisicionesXXXX

EQUIPO DEL PROYECTO El conjunto de personas que trabajan directamente en el Proyecto. El equipo del proyecto es el encargado de implementar cada uno de los procesos de la gestin de proyectos.

GERENTE DEL PROYECTOEs el representante de cumplir con los objetivos especficos del proyecto, controla los recursos asignados, gestiona el alcance, el cronograma, el costo y la calidad de los productos de los paquetes de trabajo.

Es el encargado de informar a la alta direccin sobre los avances y otros aspectos del proyecto.

INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIN EN LA GESTIN DE PROYECTOSCOORDINACION DEL PROYECTO FUNCIONAL

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE TIPO MATRICIAL( FUERTE, EQUILABRADA O DBIL)COORDINACION DEL PROYECTO FUNCIONAL

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ORIENTADA A PROYECTOSGERENTE GENERALGERENTE FUNCIONALGERENTE FUNCIONALGERENTE FUNCIONALPERSONALPERSONALPERSONALPERSONALPERSONALPERSONALPERSONALPERSONALPERSONALCOORDINACION DEL PROYECTO FUNCIONAL

EL PLAN DE GESTIN DEL PROYECTO SEGN EL PMBOKEs el resultado del proceso de integrar y coordinar todos los planes subsidiarios o componentes en un solo plan.

El plan de gestin del proyecto define como se ejecuta, supervisa, controla y cierra el proyecto.

SECUENCIA GRFICA PARA ELABORAR UN PLAN DE GESTINLISTA DE ACTIVIDADESPLANEACION DE ALCANCEDEFINICION DE OBJETIVOPLANEACIN DE RECURSOSSECUENCIA DE ACTIVIDADESESTIMACIN DE DURACINESTIMACION DE COSTOSPRESUPUESTOCRONOGRAMALINEA DE BASEPLAN DE RRHHPLAN DE ADQUISICIONESPLAN DE COMUNICACIONESPLAN DE RIESGOSPLAN DE CALIDAD

GESTIN DE LA INTEGRACIN DEL PROYECTO

LA GESTIN DE INTEGRACIN DEL PROYECTOIncluye los procesos y actividades necesarias para identificar, definir, combinar, unificar y coordinas las acciones de direccin de proyectos

En este contexto de direccin de proyectos, incluyen las caractersticas de consolidacin, articulacin e integracin cruciales para terminar el proyecto.

PROCESOS DE LA GESTIN DE INTEGRACIN EN EL CICLO DE VIDA

SECUENCIA DE PROCESOS PARA LA GESTIN DE INTEGRACINDESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCINCONTROL INTEGRADO DE CAMBIOSDESARROLLAR EL ALCANCE PRELIMINARSUPERVISAR Y CONTROLAR EL TRABAJOCERRAR EL PROYECTODIRIGIR Y GESTIONAR LA EJECUCINDESARROLLAR EL PLAN DE GESTIN12

DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCINDocumento que autoriza formalmente le proyecto.

Confiere al Gerente de Proyecto la autoridad para aplicar recursos de la organizacin a las actividades del proyecto.

Emitido por el patrocinador (externo) del equipo del proyecto quien personifica al financiador del proyecto.

Vincula el proyecto al trabajo en curso de la organizacin.

ENTRADAS, HERRAMIENTAS Y SALIDAS

ENTRADASHERRAMIENTAS Y TCNICASSALIDASContratoEnunciado del proyecto.Factores Ambientales de la empresa.Activos de los procesos de la organizacin.Juicio de expertosPlantillas, formularios normas.1. Plan de gestin del alcance del proyecto.

DESARROLLAR EL ENUNCIADO DEL ALCANCE PRELIMINARDocumento que define el proyecto y los objetivos que deben cumplirse.

Se desarrolla a partir de la informacin que suministra el patrocinador.

Aborda y documenta las caractersticas y lmites del proyecto, sus producto y servicios relacionados, y los mtodos de aceptacin y control del alcance.Requisitos del proyecto y productoRestricciones y supuestosHitos, riesgos y estimacin de costos inicial

GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

LA GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTOIncluye los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente.

Se relaciona principalmente con la definicin y el control de lo que est y no est incluido en el proyecto (fronteras).

QU ES ALCANCE Y CMO GESTIONARLO?ALCANCEPunto de llegada de un proyecto Descripcin del entregable final del proyecto.Es lo que se pretende obtener con el proyecto.

GESTIONAR EL ALCANCE Saber manejar herramientas para alcanzar logros.

OBJETIVOS DE ALCANCE DENTRO DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTOPLANEJECUCIONINICIOCIERREDefinir y redefinir continuamente qu tipo de componentes tiene el alcance que ayuden a lograrloSEGUIMINETO Y CONTROLRegistrar datos del alcance real vs alcance planificado y tomar acciones correctivas.Asegurar que alcance real est reproduciendo el alcance planificado

PROCESOS DE GESTIN DEL ALCANCE EN EL CICLO DE VIDAPLANEJECUCIONINICIOCIERREPlaneamiento de alcance.Definicin del alcance.Creacin del EDTSEGUIMINETO Y CONTROLVerificacin del alcance.Control del alcance.Ejecucin del alcance

SECUENCIA DE PROCESOS PARA LA GESTIN DEL ALCANCEDESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCINDESARROLLAR EL ALCANCE PRELIMINARSUPERVISAR Y CONTROLAR EL TRABAJODIRIGIR Y GESTIONAR LA EJECUCINDESARROLLAR EL PLAN DE GESTIN12345

ENTRADAS, HERRAMIENTAS Y SALIDAS

ENTRADASHERRAMIENTAS Y TCNICASSALIDASFactores ambientales de la empresa.Activos de los procesos de la Organizacin.Acta de constitucin del proyectoEnunciado preliminar del alcance del proyecto.Juicio de expertosPlantillas, formularios normas.1. Plan de gestin del alcance del proyecto.

PLAN DEL ALCANCEEl alcance se define durante todo el proyecto.Se analiza el producto.Se identifica las alternativas.Se analiza las expectativas de actores involucrados.ResultadoEnunciado del alcance del proyectoCambios solicitados.Actualizacin del plan de gestin de alcance.

MATRIZ DE PODER/INTERS ACTORES INVOLUCRADOS-MANTENER SATISFECHOMANTENER INFORMADOGESTIONAR DE CERCAMANTENER INFORMADOALTOPODERBAJOBAJOINTERSALTO

ENTRADAS, HERRAMIENTAS Y SALIDAS

ENTRADASHERRAMIENTAS Y TCNICASSALIDASActivos de los procesos de la Organizacin.Acta de constitucin del proyecto.Enunciado preliminar del alcance del proyecto.Plan de gestin del alcance del proyecto.Solicitudes de cambio aprobadas.Plantilla de la estructura de desglose de trabajo.Descomposicin.Enunciado del alcance del proyecto.(actualizaciones)Diccionario de la EDT.Plan de gestin del alcance del proyecto.(actualizaciones)Cambios solicitados

GENERAR LA ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO (EDT)Los proyectos generan alcancesLos sub-proyectos generan alcances parciales.Las fases generan hitos.Las actividades generan entregables.

RESULTADOEDTDiccionario del EDTLnea de base del alcance.Cambios solicitados

ENTRADAS, HERRAMIENTAS Y SALIDAS

ENTRADASHERRAMIENTAS Y TCNICASSALIDASActivos de los procesos de la Organizacin.Enunciado preliminar del alcance del proyecto.Plan de gestin del alcance del proyecto.Solicitudes de cambio aprobadasAnlisis del producto Identificacin de alternativasJuicio de expertosAnlisis de los interesados.Enunciado del alcance del proyectoCambios solicitadosPlan de gestin del alcance del proyecto (actualizaciones)

DESAGREGADO COMPARATIVOProyecto Sub Proyectos Fases Paquetes de trabajo ActividadesAlcance Alcances parciales Hitos Entregables Tareas

REPRESENTACIN GRFICA DE UN EDTALCANCE DEL PROYECTOFASE 1PAQUETE 2.2PAQUETE 2.1PAQUETE 3.1FASE 3FASE 2PAQUETE 1.1

VERIFICACIN DEL ALCANCEInspeccin de los entregables definidos en el EDT.

ResultadoProductos entregables aceptadosCambios solicitadosAcciones correctivas recomendadas.

ENTRADAS, HERRAMIENTAS Y SALIDAS

ENTRADASHERRAMIENTAS Y TCNICASSALIDASEnunciado preliminar del alcance del proyecto.Diccionario EDT.Plan de gestin del alcance del proyecto.Productores entregables.InspeccinProductos entregables aceptados.Cambios solicitados.Acciones correctivas recomendadas.

CONTROL DEL ALCANCETomar decisiones y ejercer una accin luego de hacer las inspecciones.Implica un sistema de control de cambiosAnalizar las variacionesRe-planificaSistema de gestin de la configuracin.

ResultadoAcciones correctivas recomendadas.Actualizaciones de resultados de otros procesos.

ENTRADAS, HERRAMIENTAS Y SALIDAS

ENTRADASHERRAMIENTAS Y TCNICASSALIDASEnunciado preliminar del alcance del proyecto.EDTDiccionario EDT.Plan de gestin del alcance del proyecto.Solicitudes de cambio aprobadas.Informes de rendimiento.Sistemas de control de cambios.Anlisis de variacin.Re planificacinSistema de gestin de la configuracin.Enunciado del alcance del proyecto.EDTDiccionario EDTLnea de base del alcance.Cambios solicitados.Activos de procesos de la organizacin.Plan de gestin.